mareva 2 du numérique, methode d’analyse et de … · 2016-04-21 · direction...

Direction interministérielle du numérique,

des systèmes d’information et de communication

MAREVA 2 METHODE D’ANALYSE ET DE REMONTEE DE LA VALEUR

GUIDE ADMINISTRATEUR

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GUIDE ADMINISTRATEUR – MAREVA 2 Excel / Calc Version 2.1

1. INTRODUCTION

Ce guide Administrateur a pour objectif d’expliquer aux administrateurs des outils MAREVA 2 le fonctionnement des fichiers, leur structure et les formules afin de leur apporter quelques modifications éventuelles. Lorsque des consignes ne s’appliquent qu’à un seul des fichiers Rentabilité, Stratégie ou Valeur, la mention « fichier X » est indiqué en italique. Pour toute modification, l’Administrateur aura simplement à déverrouiller le classeur pour la durée de son travail, sans oublier de le reverrouiller à la fin ; sur Excel 2003 et plus, utiliser Ctrl + Maj + P pour protéger le classeur et Ctrl + Maj + M pour le déverrouiller (il faudra entrer le mot de passe approprié) ; sur Calc (Libre Office), utiliser les boutons « Protéger » et « Mode admin » dans la barre de menu principale.

Mots de passe :

- « analyseMAREVA » pour le fichier Stratégie - « MAREVAmisajour » pour le fichier Rentabilité - « MAREVAmisajour » pour le fichier Valeur

Quelques conseils généraux préliminaires :

- Penser à sauvegarder régulièrement - Tester l’ensemble du fonctionnement du fichier sur un projet test après une modification, de manière

à éviter toute régression - Ne pas travailler directement sur la version diffusée : changer de version à chaque mise à jour pour

pouvoir revenir à la version précédente si nécessaire - Protéger l’ensemble du fichier avant de le fermer (Ctrl + Maj + P sur Excel / « Mode Admin » sur

Calc)

Mise à jour version: Introduction de MAREVA allégé dans les fichiers MAREVA stratégie et rentabilité

- Les ministères ont constaté qu’en phase amont des projets ou pour les projets plus modestes, les

données disponibles sont souvent insuffisantes pour renseigner de façon pertinente l’ensemble des champs des fichiers MAREVA stratégie et rentabilité.

- En conséquence, les ministères ont souhaité des fiches « MAREVA 2 allégé » intégrées aux fichiers stratégie et rentabilité pour permettre de :

1. Faciliter la première analyse MAREVA 2 2. Donner les premières grandes tendances du projet 3. Intégrer MAREVA 2 dans le cycle de vie d’un projet, quel que soit son importance

Mise à jour version 2.1 : Introduction de la fonction de reprise des données

- La version 2.1 ajoute une fonctionnalité de reprise des données des versions antérieures de MAREVA 2

qui permet aux utilisateurs de toujours travailler avec la version la plus récente des fichiers.

- Attention: cette fonctionnalité permet de reprendre les données des fichiers MAREVA 2 Excel et Calc/ LO à partir de la version 2.0 de juillet 2015





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2. ADMINISTRATION DU FICHIER STRATEGIE

2.1. Contenu du fichier

- Page d’accueil - 1 Onglet « Utilisateur » Allégé (fiche questionnaire allégé) - 10 Onglets « Utilisateur » standard (fiches Image, Glossaire Image, Apports, Glossaire Apports,

valeur métier, Glossaire Valeur métier, valeur SI, Glossaire Valeur SI, Glossaire transverse) - 1 Onglet « Administrateur » Allégé (Matrice de conversion, cf. Infra) - 5 Onglets « Administrateur » standard (Admin Image, Admin Apports, Admin valeur métier, Admin

valeur SI et Synthèse).

2.2. Articulation des onglets Administrateur et Utilisateur allégés (Matrice de conversion) Pour le fonctionnement détaillé de l’onglet utilisateur allégé, veuillez-vous référer au guide utilisateur stratégie

2.2.1. Matrice de conversion La matrice de conversion lie les questions de l’onglet utilisateur allégé avec les questions de l’onglet utilisateur standard. Chaque question de l’onglet utilisateur allégé correspond à une ou plusieurs questions des onglets utilisateurs allégé. La matrice permet donc de « convertir » automatiquement les réponses apportées dans l’onglet utilisateur allégé en réponses dans les onglets utilisateurs standard lorsque l’utilisateur clique sur le bouton « Alimentation » de l’onglet utilisateur allégé (cf. guide utilisateur stratégie). La matrice de conversion est paramétrable en tant qu’administrateur du fichier (cf. ci-après « Modification de la matrice de conversion »). L’identification des questions allégées est réalisée dans la colonne Q de l’onglet utilisateur allégé (numérotation des questions de 1 à 26) L’identification des questions standard est réalisée dans la colonne Q des onglets utilisateurs standard selon le principe suivant :

- Onglet Image : numérotation « I1 à IXX » - Onglet Apport : numérotation « A1 à AXX » - Onglet Valeur métier : numérotation « M1 à MXX » - Onglet Valeur pour le SI : numérotation « S1 à SXX »





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QUESTIONNAIRE ALLEGE QUESTIONNAIRE STANDARD Règles de gestion

N° de question

Intitulé de la question Réponse allégée

Onglet standard

N° questio

n

Intitulé de la question Réponse standard Si conflit

1 Le nombre de bénéficiaires du service fourni (citoyens, agents ou entités selon l'échelle) est-il élevé? Oui Image I1

Le nombre de bénéficiaires du service fourni (citoyens, agents ou entités selon l'échelle), concerné(e)s par des bénéfices quantifiables est-il élevé?

significatif

1 Idem Non Image I1 Idem faible

1 Idem N/A Image I1 Idem N/A

1 Idem Oui Image I2 Le nombre de bénéficiaires du service fourni (citoyens, agents ou entités selon l'échelle), concerné(e)s par l'amélioration de la qualité du service est-il élevé ?

significatif

1 Idem Non Image I2 Idem faible


2 Les bénéfices quantifiables du service fourni sont-ils significatifs pour les bénéficiaires ?

Gain de temps et

gain d'argent

Image I3 Quel est l'impact de l'application déployée pour les bénéficiaires, en termes de temps passé (procédures et déplacements) ?

gain de temps

2 Idem Gain de temps

Image I3 Idem gain de temps

2 Idem Gain

d'argent Image I3 Idem neutre

2 Idem Non Image I3 Idem neutre


2 Idem

Gain de temps et

gain d'argent

Image I4 Quel est l'impact de l'application déployée pour les bénéficiaires, en termes économiques ?

gain d'argent


Image I4 Idem neutre

2 Idem Gain

d'argent Image I4 Idem gain d'argent

2 Non Image I4 Idem neutre

2 N/A Image I4 Idem N/A

2 Idem

Gain de temps et

gain d'argent

Image I5 Si un gain est identifié, est-il significatif pour les bénéficiaires (de nature à faire évoluer leur comportement) ? oui





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N° de question


Onglet standard

N° questio

n



Image I5 Idem non

2 Gain

d'argent Image I5 non

2 Non Image I5 non


3 L'information fournie par le service permet-elle d'améliorer la prise de décision des bénéficiaires ?

Oui Image I6 L'information fournie par le service permettra-t-elle d'améliorer la prise de décision des partenaires, entreprises ou associations ?

oui

3 Idem Non Image I6 Idem non


0 Pas de question allégée Image I7 Le service fourni est-il de nature à dynamiser un secteur d'activité ?

Pas de question allégée, réponse vide dans standard

0 Pas de question allégée Image I8 Le projet s'appuie et/ou bénéficie de retours d'expériences sur la valeur apportée par des projets similaires ou expérimentations ?


4 Le service fourni est-il plus simple et compréhensible pour le bénéficiaire ? Oui Image I9

Le service fourni sera-t-il plus simple et compréhensible pour le bénéficiaire ? oui



4 Idem Oui Image I10 L'application déployée permettra-t-elle d'améliorer l'information du bénéficiaire (contenu, personnalisation, transparence, …) ? oui



4 Idem Oui Image I11 L'application déployée permettra-t-elle de mieux appliquer le principe du "Dites le nous une fois" et de limiter le dépôt de pièces justificatives pour ses bénéficiaires

oui



5 L'application déployée permet-elle de réduire le nombre d'interlocuteurs pour le bénéficiaire ? Oui Image I12

L'application déployée permettra-t-elle de réduire le nombre d'interlocuteurs pour le bénéficiaire ? oui



6 L'application déployée apporte-t-elle de nouveaux services ou un service plus complet par rapport à la situation initiale ?

Oui Image I13 L'application déployée apportera-t-elle de nouveaux services ou un service plus complet par rapport à la situation initiale ? oui







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N° de question


Onglet standard

N° questio

n


0 Pas de question allégée Image I14

L'application déployée permettra-t-elle de disposer d'une relation globale et cohérente avec les utilisateurs du service (usager ou agent) sur l'ensemble des canaux de communication disponibles (approche omnicanal) ?


0 Pas de question allégée Image I15 Le déploiement entrainera-t-il une perturbation temporaire significative du service fourni ?

non

Pas de question allégée liée, réponse "non" par défaut lorsque clic sur bouton

d'alimentation

0 Pas de question allégée Image I16 L'application déployée répondra-t-elle à des attentes exprimées par les bénéficiaires du service (actuel ou futur) ? oui

Pas de question allégée liée, réponse "oui" par défaut lorsque clic sur bouton

d'alimentation

7

L'application déployée a-t-elle des impacts significatifs en matière de citoyenneté responsable (protection de l'environnement, amélioration de la sécurité des citoyens et/ou agents, amélioration de la cohésion sociale, protection des personnes fragiles, rayonnement de la France)?

Oui Image I23 L'application déployée aura-t-elle d'autres impacts significatifs en matière de citoyenneté responsable ? oui, très positifs


7 Idem N/A Image I23 Idem non

0 Pas de question allégée Image I18 L'application déployée a-t-elle un impact positif sur la protection de l'environnement ?


0 Pas de question allégée Image I19 L'application déployée permet-elle d'améliorer la sécurité des agents et/ou citoyens ?


0 Pas de question allégée Image I20 L'application déployée permet-elle d'améliorer la cohésion sociale (formation, insertion, dépendance, logement, place de l'enfant et du jeune, … ) ?


0 Pas de question allégée Image I21 Le service fourni s'adresse-t-il prioritairement à des personnes fragiles (âgées, handicapées, sans emploi …) ?


0 Pas de question allégée Image I22 L'application déployée contribue-t-elle au rayonnement de la France dans la communauté internationale ?


8

L'application déployée permet-elle d'améliorer la valorisation et la motivation des gestionnaires du service (meilleure compréhension de leur activité, enrichissement du contenu du travail et/ou amélioration des conditions de travail)

Oui Apports A1 L'application déployée donnera-t-elle aux gestionnaires du service une meilleure compréhension des processus auxquels ils contribuent?

oui

8 Idem Non Apports A1 Idem non

8 Idem Oui Apports A2 L'application déployée permettra-t-elle de recentrer les gestionnaires de service sur leur cœur de métier par la suppression de tâches à faible valeur ajoutée ?

oui


9 L'application déployée permet-elle d'améliorer la gestion des gestionnaires du service (formation, carrière, gestion des équipes par le responsable hiérarchique…) ?

Oui Apports A3 L'application déployée permettra-t-elle d'améliorer la gestion des gestionnaires du service (formation, carrière…) ? oui





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N° de question


Onglet standard

N° questio

n



9 Idem Oui Apports A4 L'application déployée permettra-t-elle au responsable hiérarchique de mieux gérer ses équipes ? oui


10 L'application déployée permet-elle d’améliorer l’efficience des gestionnaires de service (faire mieux ou aussi bien avec pareil ou moins) ?

Oui Apports A5 L'application déployée permettra-t-elle d'optimiser les ressources et /ou d'améliorer les processus (faire mieux ou aussi bien avec pareil ou moins) ?

oui


11 Le nombre de gestionnaires du service est-il élevé pour l'entité sur laquelle l'application est déployée? Echelle des réponses: <10% non; <50% oui; >10% oui

Oui Apports A6

Le nombre de gestionnaires du service est-il élevé pour l'entité sur laquelle l'application est déployée? Echelle des réponses: <10% non; <50% oui; >50% oui très significativement Si la réponse apportée est Oui ou Oui, très significativement, la justification doit préciser le périmètre de l'entité de référence.

oui


12

L'application déployée permet-elle d'améliorer le pilotage de l'activité, la responsabilisation des services de l'entité ou la communication et le partage (informations, bonnes

pratiques…) entre les entités ou les ministères?

Oui Apports A7 L'application déployée permettra-t-elle de mieux piloter l'activité ? oui


12 Idem Oui Apports A8 L'application déployée sera-t-elle de nature à renforcer la responsabilisation des services ? oui


12 Idem Oui Apports A9 L'application déployée permettra-t-elle la communication et le partage (informations, bonnes pratiques…) entre les entités ou les ministères ?

oui


13

Ce projet est il : - Un prérequis pour transformer une organisation ou faire évoluer ses processus ? - Nécessaire pour adapter les outils suite à des évolutions d’organisation ou de processus ?

Oui Valeur metier

M1

Ce projet est-il : - Un prérequis pour transformer une organisation ou faire évoluer ses processus ? - Nécessaire pour adapter les outils suite à des évolutions d’organisation ou de processus ?

oui

13 Idem Non Valeur metier

M1 Idem non

14

Le projet permet-il de créer une dynamique nécessaire à d'autres projets (mise en place d'une infrastructure, de fonctions transverses ou d'un référentiel /de données partagé(es) partagé(es) nécessaire(s) à d'autres projets)?

Oui Valeur metier

M2 Ce projet permet-il la mise en place d'une infrastructure ou de fonctions transverses nécessaire(s) à d'autres projets ? oui


M2 Idem non





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N° de question


Onglet standard

N° questio

n


14 Idem Oui Valeur metier

M3 Ce projet permet-il la mise en place d'un référentiel partagé (ou de données partagées) avec d'autres projets ?

oui


M3 Idem non

15 Ce projet correspond-il à l'application d'une obligation réglementaire ? Oui

Valeur metier

M4 Ce projet correspond-il à l'application d'une obligation réglementaire ? oui


M4 Idem non


M5 Le projet peut-il être un levier de simplifications ou d'évolutions du droit (simplication de la relation usager, des règles de gestions à implémenter dans les applications) ?

oui


M5 Idem non


M6 La réglementation française ou européenne fait-elle porter un risque particulier au projet ou à l'application déployée ?

Lié à question 15 allégé mais case vide


M6 Idem Lié à question 15 allégé mais

case vide

16 Ce projet répond-il à une obligation de nature politique ? Oui Valeur metier

M7 Ce projet répond-il à une obligation de nature politique ? oui


M7 Idem non


M8 En cas d'obligation externe, l'immobilisme fait-il courir un risque politique fort ?

oui


M8 Idem N/A


M9 Des données publiques seront-elles reversées en opendata ? Lié à question 16 allégé mais

case vide


M9 Idem Lié à question 16 allégé mais

case vide

17 Le projet permet-il de rationaliser et simplifier le SI sur tout ou partie d'une ou plusieurs zones du POS du SI de l'Etat ? Oui

Valeur SI

S1

Le projet contribue-t-il à la mise en œuvre des orientations stratégiques définies : - sur un ou plusieurs secteur du POS du SI de l'Etat (zone, quartier, bloc) - dans un contrat de progrès ou un schéma directeur des systèmes d'information du ministère (SDSI) ?

oui très significativement

17 Non Valeur

SI S1 oui

17 Oui Valeur

SI S2

Le projet permet-il de rationaliser et simplifier le SI sur tout ou partie d'une ou plusieurs zones du POS du SI de l'Etat ? oui





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N° de question


Onglet standard

N° questio

n


17 Non Valeur

SI S2 non

18 Le projet permet-il de contribuer à la stratégie Etat Plateforme ? Oui

Valeur SI

S3 Le projet permet-il de recourir et/ou d’exposer ses données et services sous forme d’API dans le cadre de la stratégie Etat Plateforme ?

oui

18 Non Valeur

SI S3 Idem non

Pas de question allégée S31 Le projet pourrait-il bénéficier des fonctionnalités d’authentification et de l’univers de confiance offert par France Connect ?


19 Le projet s'inscrit-il dans la politique de sécurité des systèmes d'information (PSSIE et PSSIM) et/ou d'améliorer la conformité au RGS ?

Oui Valeur

SI S4

Le projet permet il d'améliorer la conformité au RGS et s'inscrit-il dans la politique de sécurité des systèmes d'information (PSSIE et PSSIM) ??

oui

19 Idem Non Valeur

SI S4 Idem non

20 Le projet répond-il à un impératif de sécurité SI (sécurisation des accès ou des données, données particulièrement sensibles) ?

Oui Valeur

SI S6

La sécurisation des accès ou des données du service est-elle particulièrement sensible ? oui

20 Idem Non Valeur

SI S6 Idem non

20 Idem Oui Valeur

SI S7

Le projet est-il nécessaire pour la sécurisation de données sensibles ?

oui

20 Idem Non Valeur

SI S7 Idem non

21

Le projet répond-il au besoin de remplacement d'un SI obsolète (remplacement d'une application non maintenue par son éditeur et/ou remplacement de technologies obsolètes (serveurs, bases de données, protocoles d'échange …) ?

Oui très significativ

ement

Valeur SI

S8 Ce projet répond-il au besoin de remplacement d'une application qui n'est plus maintenue par son éditeur ? oui

21 Idem Oui Valeur

SI S8 Idem oui

21 Idem Non Valeur

SI S8 Idem non

21 Idem


ement

Valeur SI

S9 Ce projet répond-il au besoin de remplacement de technologies obsolètes (serveurs, bases de données, protocoles d'échange …) ?

oui

21 Idem Oui Valeur

SI S9 Idem oui

21 Idem Non Valeur

SI S9 Idem non





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N° de question


Onglet standard

N° questio

n


21 Idem


ement

Valeur SI

S10 En cas d'obsolescence, l'immobilisme fait-il courir un risque fort (pas de compétence en interne, risque significatif de défaillance, gravité des défaillances, évolutivité limitée …) ?

oui

21 Idem Oui Valeur

SI S10 Idem non

21 Idem Non Valeur

SI S10 Idem non

22

Le projet s'inscrit-il dans une démarche de rationalisation et de standardisation du SI: réutilisation de composants du SI de l'Etat et/ou rationalisation des infrastructures de production (amélioration du pilotage de l'infrastructure et de l'exploitation de l'infrastructure, hors problématiques de réductions des coûts financiers)

Oui Valeur

SI S11

Le projet réutilise-t-il des applications ou des composants du SI de l'Etat ? Oui très significativement: Applications ou composants interministériels et/ou transverses

oui

22 Idem Non Valeur

SI S11 Idem non

22 Idem N/A Valeur

SI S11 Idem N/A

22 Idem Oui Valeur

SI S12

Le projet permet-il de rationaliser les infrastructures de production (amélioration du pilotage de l'infrastructure et de l'exploitation de l'infrastructure, hors problématiques de réductions des coûts financiers) ?

oui

22 Idem Non Valeur

SI S12 Idem non

22 Idem N/A Valeur

SI S12 Idem N/A

23

Le projet intègre-t-il le retrait et le décommissionnement des applications remplacées (reprise ou archivage des données, démantèlement, hors problématiques de réductions des coûts financiers...) ?

Oui Valeur

SI S13

Le projet intègre-t-il le retrait et le décommissionnement des applications remplacées (reprise ou archivage des données, démantèlement, hors problématiques de réductions des coûts financiers...) ?

oui

23 Idem Non Valeur

SI S13 Idem non

23 Idem N/A Valeur

SI S13 Idem N/A

24

Le projet permet-il de mieux se conformer au Cadre de Cohérence Technique Ministériel et de contribuer à la maîtrise du parc logiciel (non prolifération des technologies) ?

Oui Valeur

SI S14

Le projet permet-il de mieux se conformer au Cadre de Cohérence Technique Ministériel et de contribuer à la maîtrise du parc logiciel (non prolifération des technologies) ?

oui

24 Idem Non Valeur

SI S14 Idem non

0 Pas de question allégée Non Valeur

SI S15

Le projet permet-il d'améliorer la conformité aux référentiels généraux RGI et RGAA, CIE (Charte Internet de l'Etat) ? oui

Pas de question allégée liée, réponse "oui" par défaut





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N° de question


Onglet standard

N° questio

n


lorsque clic sur bouton d'alimentation

25

Le projet nécessitera-t-il ou sera-t-il l'occasion de changements organisationnels et métiers au sein de la DSI: évolutions de l'outillage des processus de conception, construction et production de la DSI, montée en compétence des équipes de la DSI (passage en Devops, orientation cloud...)

Oui Valeur

SI S16

Le projet nécessite-t-il d'organiser et d'outiller différemment les processus de conception, construction et production de la DSI ? oui

25 Idem Non Valeur

SI S16 Idem non

25 Idem Oui Valeur

SI S17

Le projet sera-t-il l'occasion de faire monter en compétences les équipes de la DSI (passage en Devops, orientation cloud...) ?

oui

25 Idem Non Valeur

SI S17 Idem non

26

Le nombre de services de la DSI impacté par le projet (évolution de l'organisation et de l'outillage des processus et montée en compétence des équipes de la DSI) est-il élevé? oui : Impact sur plusieurs départements majeurs de la DSI ou sur plusieurs services ou un département (étude, exploitation...); non : Quelques équipes ou un service impactés.

oui Valeur

SI S18

Le nombre de services de la DSI impacté par le projet (évolution de l'organisation et de l'outillage des processus et montée en compétence des équipes de la DSI) est-il élevé? oui très significativement : Impact sur plusieurs départements majeurs de la DSI seront mobilisés; oui : Impact sur plusieurs services ou un département (étude, exploitation...); non : Quelques équipes ou un service impactés.

oui

26 Idem Non Valeur

SI S18 Idem non

Direction interministérielle des systèmes d’information

et de communication



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2.2.2. Modification de la matrice de conversion

2.2.2.1. Modifier le lien entre une question de l’onglet MAREVA allégé et une question des onglets MAREVA standard

Exemple pour la question I4 standard rattachée à la question 2 allégée et que l’on souhaite rattacher à la question 1 allégée :

Dans la page « Matrice de conversion », couper l’ensemble des lignes rattachées à la question standard que l’on souhaite associer à une autre question allégée :

Insérer la ligne comportant la question standard à la fin des autres questions standards liées à la question allégée que l’on souhaite associer :

Changer le numéro de la question allégée (2 à 1) et changer les réponses allégée si besoin.

2.2.2.2. Supprimer une question standard de la matrice de conversion du MAREVA allégé

Dans la matrice de conversion, sélectionner l’ensemble des lignes rattachées à la question standard et supprimer ces lignes. La question standard ne sera pas automatiquement renseignée et apparaîtra vide.

Pour supprimer ou modifier une question standard du fichier, la procédure est identique aux précédentes versions du MAREVA 2 et s’effectue dans les différents onglets « Admin » (cf. ci-après).


et de communication



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Attention : si une réponse du questionnaire standard est modifiée (passage de « Oui très significativement » à « Oui totalement » par exemple), bien vérifier que cette réponse est également modifiée dans la matrice de conversion (si elle y apparaît), y compris si la modification concerne uniquement la ponctuation (passage « Oui, très significativement » à « Oui très significativement » par exemple).


et de communication



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2.3. Articulation des onglets Administrateur et Utilisateur standard

2.3.1. Présentation générale

L’outil MAREVA 2 standard repose sur deux types d’onglets : les onglets "Admin" (interface administrateur) et les onglets "Axe" (interface utilisateur). Cette distinction a pour but de simplifier le travail de l’Administrateur qui ne modifie que les données situées sur les onglets « Admin ». Chaque onglet « Utilisateur » est alimenté automatiquement par l’onglet « Admin » correspondant. Les modifications les plus fréquentes concernent le libellé des axes / thèmes / questions, les grilles de réponses et les points associés (cellules jaunes). En revanche, la modification des formules ou du nombre de lignes ou de colonnes est fortement déconseillée (cellules bleues). Chaque onglet « Admin » standard comprend un exemple et une zone permettant de paramétrer la fiche interface utilisateur associée. L’Administrateur doit normalement modifier uniquement les cellules de couleur jaune car les cellules bleues contiennent des formules permettant l’articulation entre les fichiers « Admin » et « Utilisateur ». A titre tout à fait exceptionnel, l’Administrateur peut avoir à modifier une cellule bleue. Nous attirons votre attention sur les risques d’une telle démarche.

2.3.2. Présentation détaillée du contenu

PARAMETRES A COMPLETER

Catégories / Questions Points

Numéro Intitulé

0 MAREVA / VALEUR METIER - Apports qualitatifs aux gestionnaires du service D C B A

Seuils d'attribution de la note 0 8 11 14

100 Valorisation et motivation des gestionnaires du service faible moyen fort 0 11 14

Seuils d'attribution de la note 0 11 14

101 L'application déployée donne-t-elle aux gestionnaires du service une meilleure compréhension de leur activité ?oui, très

significativementoui non 1,5 1 0

102L'application déployée permet-elle d'enrichir le contenu du travail des gestionnaires du service concernés ou

d'améliorer leurs conditions de travail ?

oui, très


103 L'application déployée permet-elle d'améliorer la gestion des gestionnaires du service (formation, carrière…) ?oui, très

significativementoui non 1 0,5 0

104 L'application déployée permet-elle au responsable hiérarchique de mieux gérer ses équipes ?oui, très


200 Amélioration de l'efficience faible moyen fort 0 11 14


201 L'application déployée permet-elle d'optimiser les ressources (faire mieux ou aussi bien avec pareil ou moins) ?oui, très

significativementoui non 3 2 0

202L'application déployée permet-elle d'améliorer un processus décisionnel (visibilité, disponibilité, qualité des

données) ?

oui, très


203

Le nombre de gestionnaires du service est-il élevé pour l'entité sur laquelle l'application est déployée?

Echelle de réponse:

<10% non; <50% oui; >50% oui très significativement

Si la réponse apportée est Oui ou Oui, très significativement, la justification doit préciser le périmètre de l'entité

de référence.

oui, très


204 L'application déployée permet-elle de mieux piloter l'activité ?oui, très

significativementoui non 3 2 1

205 L'application déployée est-elle de nature à renforcer la responsabilisation des services ?oui, très


Réponses / Evaluations

Zoom sur le numéro :

- Chaque ligne se voit attribuer un numéro qui est indispensable pour l'automatisation des formules : le numéro 0 correspond au titre du sujet, le numéro 100 au titre du 1er thème, le numéro 200 au titre du 2ème thème, etc. Il y a 6 thèmes maximum par axe.

Nom de l’axe

Libellé des questions

Nom du thème

Pondérations associées

Pondérations du thème pour note

finale de l’axe

Plage des réponses

Notes de l’axe et seuils d’attribution

de la note

Notes du thème et seuils d’attribution

de la note


et de communication



10/07/2015 Page : 14/26

- Pour chaque thème, 12 questions peuvent être posées au maximum : leur numéro va de 101 à 112 pour le 1er thème, de 201 à 212 pour le 2ème thème, etc.

- Au risque d’attenter au fonctionnement des formules du fichier, il est fortement déconseillé de modifier les numéros ou d’ajouter/supprimer des lignes 2.3.2.1. Questions

2.3.2.1.1. Intitulé des questions

- Les questions (12 par thème au maximum) doivent être rédigées dans les cellules jaunes situées

sous la cellule bleue Intitulé - Ces questions sont reprises automatiquement dans les cellules correspondantes du fichier

« Utilisateur » associé (vérifier uniquement que les lignes en question ne sont pas masquées pour des raisons de présentation : avec Excel 2003 ou plus, utiliser Grouper et dissocier les lignes dans l’onglet Données ; avec Calc - Libre Office, utiliser Plan et groupe puis Grouper et dissocier les lignes dans l’onglet Données).

2.3.2.1.2. Réponses / Evaluations

- Les réponses possibles aux questions posées, 4 réponses par question au, doivent être rédigées dans les cellules jaunes situées sous la cellule bleue Réponses / Evaluations

- Ces réponses sont reprises automatiquement dans le menu déroulant du fichier « Utilisateur » associé

2.3.2.1.3. Points

- Attribuer des points à chaque réponse (dans l’ordre de gauche à droite) - Lorsque l’utilisateur choisit une réponse dans le menu déroulant, ce nombre de points est

automatiquement additionné au total des points du thème dans la fiche d'évaluation afin de permettre l'évaluation du thème puis de l'axe

2.3.2.1.4. Etapes à suivre en cas d’ajout et/ou de modification d’une question

a. Ajouter / modifier le libellé d’une question b. Eventuellement démasquer la ligne que vous souhaitez utiliser (dans « Utilisateur » et « Admin ») c. Rédiger la question dans le fichier « Admin » qui sera reprise dans le fichier « Utilisateur » d. Vérifier qu’un numéro est attribué à la question e. Lister les réponses possibles à cette question f. Attribuer un nombre de points à chaque réponse possible g. Indiquer des commentaires qui permettront à tout administrateur de comprendre votre démarche

2.3.2.1.5. Illustration


Catégories / Questions Points Commentaires

Numéro Intitulé









oui, très









1. Chaque question se voit attribuer un numéro indispensable pour l'automatisation des formules

3. Lister les réponses possibles pour chaque question. Elles s'afficheront automatiquement dans le menu déroulant de la fiche utilisateur correspondant à la question

4. Attribuer des points par réponse afin de permettre l'évaluation du thème puis de l'axe

5. Indiquer des commentaires pour expliquer votre démarche

2. Lister les questions qui seront reprises automatiquement dans la fiche utilisateur associée


et de communication



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2.3.2.2. Thèmes

2.3.2.2.1. Intitulé des thèmes

- Les thèmes, 6 au maximum par axe, doivent être rédigés dans la première cellule jaune située au-

dessus des questions - Ces thèmes sont repris automatiquement dans les cellules correspondantes du fichier « Utilisateur »

associé

2.3.2.2.2. Réponses / Evaluations

- Les évaluations possibles du thème, 4 au maximum, doivent être rédigées dans les premières cellules jaunes situées sous la cellule bleue Réponses / Evaluations

- Les seuils de points à atteindre pour chaque évaluation sont renseignés dans les cases situées en-dessous des évaluations

- L’évaluation du thème apparaît dans le fichier « Utilisateur » associé après que l’utilisateur a répondu à au moins une question du thème, sous la forme de la somme des points du thème

2.3.2.2.3. Points

- Attribuer des points à chaque évaluation - Lorsque l’utilisateur a répondu à au moins une des questions d’un thème, le nombre de points des

thèmes de l’axe est automatiquement additionné dans la fiche d'évaluation et permet de définir l'évaluation de l’axe

2.3.2.2.4. Etapes à suivre en cas d’ajout et/ou de modification d’un thème

a. Ajouter / modifier le libellé d’un thème b. Rédiger l’intitulé du thème dans le fichier « Admin » qui sera repris dans le fichier « Utilisateur » c. Vérifier qu’un numéro est attribué au thème d. Lister les évaluations possibles pour ce thème e. Fixer les seuils de points nécessaires pour chaque évaluation f. Attribuer à chaque évaluation des points qui permettront de déterminer l'évaluation finale de l'axe




Numéro Intitulé









oui, très









4. Attribuer à chaque évaluation des points qui permettront de déterminer l'évaluation finale de l'axe

1. Chaque thème se voit attribuer un numéro indispensable pour l'automatisation des formules

3. Préciser les évaluations possibles du thème et fixer les seuils de points nécessaires par évaluation

2. Rédiger l’intitulé du thème qui sera repris automatiquement dans la fiche d'évaluation associée


et de communication



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2.3.2.3. Axes

2.3.2.3.1. Intitulé des axes

- Les axes doivent être rédigés dans la première cellule jaune située sous la cellule bleue Intitulé - Ces axes sont repris automatiquement dans les cellules correspondantes du fichier « Utilisateur »

associé - Attention : la modification du nom des axes est déconseillée d’un point de vue méthodologique, les

axes faisant partie des attributs clés de Mareva 2

2.3.2.3.2. Etapes à suivre en cas d’ajout et/ou de modification d’un axe

a. Ajouter / modifier le libellé d’un axe b. Préciser les évaluations possibles du thème et fixer les seuils de points nécessaires par

évaluation c. Lister les notes possibles pour ce thème d. Attribuer un nombre de points pour chaque note




Numéro Intitulé









oui, très









2.3.3. Réponses aux questions fréquentes à propos de la manipulation du fichier Stratégie

2.3.3.1. Comment faire apparaître les onglets Admin ?

Sur Excel 2003 et plus, utiliser le raccourcis clavier Ctrl + Maj + M pour déverrouiller le classeur, avec le mot de passe correspondant (voir introduction) ; ne pas oublier de verrouiller le classeur avant de le fermer (Ctrl + Maj + P). Sur Calc (Libre Office), utiliser les boutons « Protéger » et « Mode admin » dans la barre de menu principale.

2.3.3.2. Comment cacher / faire apparaître des lignes ou des colonnes? Pour faire apparaître ou disparaître des lignes ou des colonnes, la feuille doit être déprotégée au préalable (Ctrl + Maj + M sur Excel 2003 et plus ; « Mode admin » sur Calc). . Pour faire apparaître des lignes : les sélectionner et cliquer droit dessus => Afficher. Pour faire apparaître des colonnes : les sélectionner et cliquer droit dessus => Masquer. Pour cacher des lignes : les sélectionner et cliquer droit dessus => Afficher.

3. Fixer les seuils de points nécessaires pour déterminer l'évaluation finale de l'axe

1. Chaque axe se voit attribuer un numéro indispensable pour l'automatisation des formules

2. Rédiger l’intitulé de l’axe qui sera repris automatiquement dans la fiche d'évaluation associée


et de communication



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Pour cacher des colonnes : les sélectionner et cliquer droit dessus => Masquer.

2.3.3.3. Comment grouper et dégrouper des lignes ? Pour grouper ou dégrouper des lignes ou des colonnes, la feuille doit être déprotégée au préalable (Ctrl + Maj + M sur Excel 2003 et plus ; « Mode admin » sur Calc). Puis cliquer sur le « + » qui se trouve dans la marge pour faire apparaître le groupement de lignes ou de colonnes et sur le « - » pour le faire disparaître. Pour grouper ou dégrouper des lignes ou colonnes : les sélectionner et cliquer respectivement sur Grouper ou Dissocier dans l’onglet Données.

2.3.3.4. Comment modifier la hauteur des lignes et la largeur des colonnes ? Modifier la largeur des colonnes : se placer dans la marge en haut de la feuille et positionner le curseur sur le trait à droite de la lettre>le déplacer vers la droite pour augmenter la largeur ou vers la gauche pour la diminuer. Modifier la hauteur des lignes : se placer dans la marge à gauche de la feuille et positionner le curseur sur le trait en bas du chiffre>le déplacer vers le bas pour augmenter la hauteur ou vers le haut pour la diminuer.

2.4. Présentation de la fiche Utilisateur standard (en mode administrateur) Lorsqu’un Administrateur ouvre un onglet « Utilisateur », aucune cellule ne peut être modifiée : la protection doit être ôtée au préalable (Ctrl + Maj + M sur Excel 2003 et plus ; « Mode admin » sur Calc). Après avoir saisi le mot de passe, l’Administrateur peut faire apparaître la zone « Colonnes à cacher » en dégroupant les cellules des colonnes I à O et peut modifier le contenu des indications ainsi que les formules contenues dans les fichiers « Utilisateur ». Cependant, l’Administrateur doit éviter de modifier le contenu des cellules dans la mesure où les zones de texte sont alimentées par les fichiers « Admin » et qu’il est fortement déconseillé de modifier les cellules bleues pour ne pas attenter au fonctionnement des formules contenues dans ces cellules. Exemple de la fiche utilisateur Image, l’apport au citoyen et qualité de service : MAREVA / VALEUR METIER - Image, qualité de service et apport aux bénéficiaires de ce serviceSommaire < COLONNES A CACHER >

Glossaire

MAREVA / VALEUR METIER - Image, qualité de service et apport aux bénéficiaires de ce service 0,0 0 31 0

Questions Réponses Justification Numéro Ligne Points Points thème

Nombre de bénéficiaires du service fourni 0,0 100 35 0 0

Le nombre de bénéficiaires du service fourni (citoyens , agents ou entités selon l'échelle), concerné(e)s par

des bénéfices quantifiables est-il élevé?

Echelle des réponses :

pour les citoyens : < 1 000 000 : faible ; < 10 000 000 : significatif ; > 10 000 000 : très élevé

pour les entités : < 1 000 : faible ; < 10 000 : significatif ; > 100 000 : très élevé

pour les agents ou partenaires du ministère : <10% faible; <50% significatif; >50% très élevé

pour les externalités mixtes, tenir compte de la population la plus significative.

Période:

Si un nombre de bénéficiaires est précisé, indiquez quelle est la période nécessaire pour l'atteindre

101 39 0

Le nombre de bénéficiaires du service fourni (citoyens, agents ou entités selon l'échelle) , concerné(e)s par

l'amélioration de la qualité du service est-il élevé ?

Echelle des réponses:




pour les externalités mixtes, tenir compte de la population la plus significative

Période:


102 40 0

MAREVA / VALEUR METIER - Image, qualité de service et apport aux bénéficiaires de ce serviceSommaire < COLONNES A CACHER >

Glossaire

MAREVA / VALEUR METIER - Image, qualité de service et apport aux bénéficiaires de ce service 0,0 0 31 0

Questions Réponses Justification Numéro Ligne Points Points thème

Nombre de bénéficiaires du service fourni 0,0 100 35 0 0

Le nombre de bénéficiaires du service fourni (citoyens , agents ou entités selon l'échelle), concerné(e)s par

des bénéfices quantifiables est-il élevé?

Echelle des réponses :




pour les externalités mixtes, tenir compte de la population la plus significative.

Période:


101 39 0

Le nombre de bénéficiaires du service fourni (citoyens, agents ou entités selon l'échelle) , concerné(e)s par

l'amélioration de la qualité du service est-il élevé ?

Echelle des réponses:




pour les externalités mixtes, tenir compte de la population la plus significative

Période:


102 40 0


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2.5. Explication du fonctionnement des onglets « Admin » et « Utilisateurs » standard

2.5.1. Présentation générale

Les onglets « Admin » et « Utilisateurs » sont liés entre eux par des formules dont les fonctions sont principalement de :

- Reprendre dans un onglet le contenu des cellules situées dans l’onglet associé - Associer des points aux réponses

2.5.2. Explication des formules : exemples issus des onglets « Admin Image » et « Image » Remarque : tous les axes sont basés sur la même structure et contiennent strictement les mêmes formules.

2.5.2.1. Exemple de la formule contenue dans la cellule B11 de l’onglet « Image »

=SI($L14>0;SI(INDEX('Admin Image'!C:C;$L14)<>"";INDEX('Admin Image'!C:C;$L14);"");"") Si L14 (onglet Image) est positif et que la cellule de la colonne C à la ligne 39 (valeur de L14) (onglet Admin Image) n’est pas vide alors mettre le contenu de cette cellule ; sinon, ne rien mettre.

2.5.2.2. Exemple de la formule contenue dans la cellule P12 de l’onglet « Image » (plus utilisé dans le modèle)

=SI(ET($L12<>0;NB.SI($E14:$E25;"<>")>0);SI(NON(ESTNA(EQUIV($N12;INDEX('Admin Image'!$E:$H;$L12+2;0);1)));INDEX('Admin Image'!$E:$H;$L12;EQUIV($N12;INDEX('Admin Image'!$E:$H;$L12+2;0);1));"");"") En décomposant la formule : =SI(ET($L12<>0;NB.SI($E14:$E25;"<>")>0) Si L12 est différent de 0 et qu’une des cellules entre E14 à E25 est supérieure à 0, alors : SI(NON(ESTNA(EQUIV($N12;INDEX('Admin Image'!$E:$H;$L12+2;0);1)));INDEX('Admin Image'!$E:$H;$L12;EQUIV($N12;INDEX('Admin Image'!$E:$H;$L12+2;0);1));"") Un nouveau test logique :

SI(NON(ESTNA Si la valeur suivante n’est pas N/A :

EQUIV($N12;INDEX('Admin Image'!$E:$H;$L12+2;0);1)) Recherche la valeur entre les colonnes E et H (onglet Admin Image) à ligne 37 (valeur de L12 + 2) la plus proche (borne inférieure) de N12 (onglet Image); la position relative de la cellule dans la plage de recherche est ensuite retournée.

2.5.2.3. Exemple de la formule contenue dans la cellule L12 de l’onglet « Image » =SI(ESTNA(EQUIV($K12;'Admin Image'!$B:$B;FAUX));0;EQUIV($K12;'Admin Image'!$B:$B;FAUX)) En décomposant la formule : =SI(ESTNA(EQUIV($K12;'Admin Image'!$B:$B;FAUX)) Si dans la colonne B (onglet Admin Image) il n’y a pas de cellule comprenant la valeur 100 (valeur de K12) alors mettre « 0 » ; sinon : EQUIV($K12;'Admin Image'!$B:$B;FAUX) Retourne le numéro de la ligne pour laquelle la valeur de la cellule K12 (100) se retrouve dans la colonne B (onglet « Admin Image »)


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2.5.2.4. Exemple de la formule contenue dans la cellule M12 de l’onglet « Image » =SI(ET($L12<>0;$P12<>"");INDEX('Admin Image'!$J:$M;$L12;EQUIV($P12;INDEX('Admin Image'!$E:$H;$L12;0);FAUX));0) En décomposant la formule : =SI(ET($L12<>0;$P12<>"") Si L12 est différent de 0 et P12 n’est pas vide, alors : INDEX('Admin Image'!$J:$M;$L12; Va chercher entre les colonnes J et M (onglet « Admin Image ») à la ligne 35 (valeur de la cellule L12) la colonne suivante : EQUIV($P12;INDEX('Admin Image'!$E:$H;$L12;0);FAUX)) Retourne le numéro de la colonne dans laquelle se trouve la valeur de P12 dans le tableau formé par les colonnes E et H à la ligne 35 (valeur de cellule L12) Lorsque le numéro est retourné, la formule affiche la valeur de la cellule située entre les colonnes J et M, au numéro indiqué par le EQUIV

2.6. Fonctionnement des principales macros

2.6.1. Module1 – Macro1()

o Raccourcis : Ctrl + Maj + M (pour Excel) o Passe en mode administrateur


o Raccourcis : Ctrl + Maj + P (pour Excel) o Passe en mode utilisateur

2.6.3. Sheet10 (Sommaire) – CommandButton1_Click()

o Lancement depuis le bouton d’impression o Lance l’impression du document

2.6.4. Module3 – Impression_administrateur()

o Lancement manuel (aller dans l’onglet Développeur => Visual Basic => module 3 puis F5) o Lance l’impression du document


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3. ADMINISTRATION DU FICHIER RENTABILITE


- Page d’accueil - 1 Onglet « Utilisateur » Allégé - 1 Onglet « Administrateur » Allégé (matrices allégées) - 9 Onglets « Utilisateur » standard (Fiche information générale sur le projet, Glossaire transverse,

Glossaire rentabilité, Tableau dépenses d’investissements –coûts directs, Tableau dépenses d’investissement – coûts indirects, Tableaux Impact SI, Tableau Impact métier, Tableau récapitulatif –synthèse RSI, Annexe de modification des coûts complets de personnels).

3.2. Articulation entre l’onglet Utilisateur allégé et l’onglet Administrateur allégé

3.2.1. Présentation générale de l’onglet utilisateur MAREVA Allégé

Pour le fonctionnement détaillé de l’onglet utilisateur allégé, veuillez-vous référer au guide utilisateur rentabilité.

3.2.2. Fonctionnement des tableaux de la page Matrices allégées Le renseignement des différents tableaux (tableaux financiers et tableau d’abaques) de l’onglet utilisateur allégé permet, via le bouton « Alimentation du MAREVA 2 standard », d’alimenter automatiquement les onglets utilisateur standard (Dépenses d’investissements, Impacts SI, Impact métier).

Accès vers les deux catégories « solution packagée » et « solution développée »

Coût d’un ETP/an si l’utilisateur choisit d’exprimer les coûts en ETP

Tableau financier Liste ETP ou K€

Choix « oui ou non » pour l’utilisation des abaques

Sous-totaux et totaux

Valeur par défaut

Tableau d’abaques : Colonne « abaque »= liste déroulante Colonne « % »= champ libre


et de communication



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Le fonctionnement de l’onglet utilisateur allégé dépend de l’onglet administrateur allégé (onglet « Matrices allégées ») constitué de 4 tableaux :

3.2.2.1. Tableau des réponses en mode allégé Ce tableau permet d’identifier l’ensemble des champs possibles (listes déroulantes) pour les 6 tableaux financiers (Dépenses métiers, Impact SI, Impact métier à la fois pour une solution packagée et une solution développée), ainsi que les valeurs par défaut à la fois pour les 6 tableaux financiers et les 4 tableaux d’abaques (Dépenses métiers et Impact SI, à la fois pour une solution packagée et une solution développée). Chaque ligne de coûts des tableaux financiers est identifiée avec un code « IRAL » situé en colonne J de l’onglet utilisateur allégé (exemple : IRAL1 = Coûts de licence pour une solution packagée). Chaque ligne des tableaux d’abaques est identifiée avec un code « ICP » (exemple : ICP1 = abaque correspondant au coût de licence). Extrait du tableau des réponses en mode allégé :

IRAL (indice de réponse allégée)

Solution packagée (SP) ou

développée (SD)

Titre domaine Item

Unités d'expressions possibles

Valeur par défaut (réf. abaque)

k€ ETP % Indice

IRAL1 S.P. Dépenses d'investissement

Licence Oui Non ICP0

IRAL2 S.P.

Dépenses d'investissement

Matériel - Infrastructure Oui Non 50% ICP1

IRAL3 S.P.


Réalisation (direct) Oui Non 100% ICP1

IRAL4 S.P.


Réalisation (indirect - T2) Oui Oui 100% ICP5

IRAL5 S.P.


Pilotage du projet (direct) Oui Non 15% ICP4

IRAL6 S.P.


Pilotage du projet (indirect - T2) Oui Oui 15% ICP5

3.2.2.2. Tableau des choix possibles pour les références des abaques

Ce tableau permet d’associer à chaque catégorie d’abaque, identifiée par un code ICP, une référence sur une ligne de coût, identifiée par un code IRAL. Exemple : ICP1 = cette abaque correspond au coût de licence, poste de dépense identifié par le code IRAL 1. Extrait du tableau des choix possibles pour les références des abaques :

ICP Libellé commentaire (S.P.: solution

packagée, S.D.: solution développée)

Référence réponse allégée

ICP0 abaque non disponible

ICP1 du coût de la licence S.P. IRAL1

ICP2 du coût total du projet S.P. =$K$41

ICP3 du coût d'infrastructure S.P. IRAL2

ICP4 du coût de réalisation S.P. direct IRAL3

ICP5 du coût de réalisation S.P. indirect IRAL4

ICP6 du coût de pilotage du projet S.P. direct IRAL5


et de communication



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3.2.2.3. Tableau des associations IRAL/ICP

Ce tableau permet de déterminer les choix possibles (liste déroulante) de catégories d’abaques, identifiées par un code ICP, pour chaque ligne de coût, identifiée par un code IRAL. Exemple : pour renseigner automatiquement la ligne IRAL 3 (coût « Réalisation – direct »), l’utilisateur a la possibilité de choisir parmi les catégories d’abaques suivantes : ICP 0 (pas d’abaque), ICP 1 (coût de licence) ou ICP « (coût d’infrastructure). Extrait du tableau des associations IRAL/ICP :

IRAL ICP

IRAL1 ICP0

IRAL2 ICP0

IRAL2 ICP1

IRAL3 ICP0

IRAL3 ICP1

3.2.2.4. Tableau des cascades vers les onglets standard

Ce tableau permet de déterminer pour chaque ligne de coûts renseignée dans l’onglet utilisateur allégé, identifiée par un code IRAL, les données alimentées dans les tableaux des onglets utilisateurs standard lorsque l’utilisateur clique sur le bouton « Alimentation ». Extrait du tableau des cascades vers les onglets standard :

3.2.3. Règles de modification des tableaux de la page Matrices allégées

Les colonnes en bleu des tableaux sont modifiables à condition de respecter les valeurs normées (IRAL, ICP, valeur textuelle normée…) et impactent soit l’onglet utilisateur allégé (valeurs par défaut, associations entre les lignes de coûts et une catégorie d’abaque) soit l’alimentation des onglets utilisateur standard

Les colonnes en jaune sont indicatives.

IRAL Onglet standard Description du coût Nature du coût Exprimé en (pour gains

uniquement)

Lissage ou répétition (L/R)

1: Build / 2: Run / 3: Build + Run

S.P.: solution packagée, S.D.:

solution développée

IRAL1 Coûts Directs

Investissement Licence Logiciel L1 S.P.


Investissement Matériel - Infrastructure Matériel L1 S.P.


Investissement Réalisation (direct)

Prestation MOE (hors formation)

L1 S.P.


Investissement Pilotage du projet

(direct) Prestation MOA (hors formation)

L1 S.P.


Investissement Reprise des données

(direct) Prestation MOE (hors formation)

L1 S.P.


Investissement

Conduite du changement, tests

(direct)

Prestation MOE (hors formation)

L1 S.P.


Investissement Mise en production

(direct) Prestation MOE (hors formation)

L1 S.P.


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3.3. Fiche information générale sur le projet : calculs des Coûts complets de personnel

Les données annuelles des coûts complets par catégorie sont alimentées par la fiche « Annexe - Coûts complets », accessible par l’onglet ou par le lien direct sur la fiche « Information générale sur le projet » lorsque l’on choisit « Cas spécifique » en matière de coûts complets

Sur la fiche « Annexe - Coûts complets », vous pouvez modifier directement les coûts standards utilisés par le fichier (lignes 5 à 8). Ces coûts sont des coûts complets annuels en k€ les rémunérations principales, les indemnités, les pensions civiles, les charges patronales et le coût du poste de travail des agents

Les coûts complets relatifs au « cas spécifique » se calculent automatiquement en saisissant les coûts relatifs aux différentes entités concernées et la pondération de chaque entité.

3.4. Emplacement des menus déroulants et cellules cachées

3.4.1. Pour créer un menu déroulant, vous devez :

Sélectionner les cellules sur lesquelles vous voulez appliquer la liste du menu déroulant

Cliquer sur : Données > Validation des données : Autoriser : List

Dans la case “source” : saisissez les coordonnées des cellules où se trouve la liste à afficher grâce au menu déroulant

Cliquer sur « ok »

3.4.2. Pour créer des formats conditionnels, vous devez :

Sélectionner la zone concernée

Cliquer sur : Format>Mise en forme conditionnelle puis choisir « la formule est » et entrer la formule correspondante

Choisir le format associé à cette condition en cliquant sur « Format »

Valider en cliquant sur OK

3.4.3. « mise en forme conditionnelle » utilisée dans ce fichier :

Une « mise en forme conditionnelle » consiste à appliquer une mise en forme spécifique sur une cellule si un critère est rempli. Cette fonctionnalité permet d’améliorer l’ergonomie de saisie et d’éviter des erreurs à l’utilisateur

La « mise en forme conditionnelle » sert ici à griser les années supérieures à la dernière année de vie du projet

o La formule est « cellule année de la colonne > cellule dernière année de vie ». C’est-à-dire, si l’année de la colonne sélectionnée est supérieure à l’année de fin, la colonne sera grisée

3.4.4. Emplacement des menus déroulant et cellules cachées :

Fiche Information générale sur le projet o Mois de début : A36 à A47 o Coûts complets standards ou spécifiques : B33 à B34

Coûts directs et indirects o Nature des coûts : BP15 à BP20 pour les coûts directs et BD5 à BD10 pour les coûts indirects o Cellule D32 – Coût Direct : Date de fin permettant de griser les années supérieures à cette date

(Fonction de mise en forme conditionnelle) o Cellule D41 – Coût indirect : Date de fin permettant de griser les années supérieures à cette date

(Fonction de mise en forme conditionnelle)


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Impacts sur les coûts de fonctionnement SI o Nature des coûts : E4 à E9 o Cellule D112 : Date de fin permettant de griser les années supérieures à cette date (Fonction de

mise en forme conditionnelle) o Cellule D113 : Date de début de mise en œuvre (inutilisé)

Impacts métier o AP18 à AP23 : unité de l’impact o AQ18 à AQ25 : nature de l’impact o Cellule D112 : Date de fin permettant de griser les années supérieures à cette date (Fonction de

mise en forme conditionnelle) o Cellule D113 : Date de début de mise en œuvre (inutilisé)

Synthèse ROI o Lignes 52 : Calcul incrémental du délai de retour o Lignes 53 : Test sur les flux cumulés pour l’alerte de la cellule E63



o Raccourcis : Ctrl + Maj + M o Passe en mode administrateur


o Raccourcis : Ctrl + Maj + P o Passe en mode utilisateur

3.5.3. Sheet6 (Sommaire) – BoutonImprimer_Click()

o Lancement depuis le bouton d’impression o Lance l’impression du document


et de communication



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4. ADMINISTRATION DU FICHIER VALEUR


- Page d’accueil - Comparateur - 1 onglet « Fiche projet – template » - 25 onglets « Fiche projet i »

4.2. Explications diverses

- Les données utiles sont récupérées automatiquement depuis les fichiers rentabilité et valeur - Elles sont positionnées dans les cellules AG11 à EG37 de l’onglet « Sommaire » - Elles sont recopiées dans chaque fiche projet, dans les cellules AE63 à DZ80 et AP83 à AT102 - 10 projets / scénarios de projet sont accessibles par défaut, mais on peut augmenter le nombre

jusqu’à 25 (appuyer sur le +, et dégrouper / regrouper les lignes)

4.3. Modifier les paramètres

Les paramètres modifiables par l’administrateur sont sur fond jaune.

4.3.1. Notes attribuées aux indicateurs de rentabilité - Une note est attribuée à chaque indicateur de rentabilité - Ces notes sont attribuées en fonction de l’intervalle dans lequel ce situe l’indicateur de rentabilité - L’administrateur peut modifier ces intervalles et ces notes dans les cellules AK78 à AS105 de l’onglet

comparateur

4.3.2. Poids des critères pour calculer la note globale - Dans chaque fiche projet, l’utilisateur peut choisir le poids qu’il attribue à chaque critère : important,

moyen, faible, ou nul (ignorer le critère) - Le coefficient associé peut être choisi par l’administrateur dans les cases AF70 à AH73.



o Raccourcis : Ctrl + Maj + M o Passe en mode administrateur


o Raccourcis : Ctrl + Maj + P o Passe en mode utilisateur

4.4.3. Sheet6 (Sommaire) – BoutonImprimer_Click()

o Lancement depuis le bouton d’impression o Lance l’aperçu avant impression du document

4.4.4. Sheet6 (Sommaire) – Worksheet_Change()

o Exécutée quand une cellule de l’onglet Sommaire est modifiée o Si jamais la case modifiée est une case de la colonne « Fichier rentabilité » ou « Fichier

stratégie », la macro charge toutes les données du fichier dans le tableau prévu à cet effet (cellules AG11 à EG37)


et de communication



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4.4.5. ThisWorkBook – Workbook_Open()

o Exécutée à l’ouverture du fichier o Recharge les données des fichiers rentabilité et stratégie, au cas où ils auraient été modifiés

depuis la dernière fermeture du fichier valeur.

4.4.6. Module1

4.4.6.1. Explications - Les macros de ce module sont à utiliser si l’administrateur souhaite modifier toutes les fiches projets

(leur forme, leurs formules, etc…) - Elles permettent de supprimer toutes les fiches projets (sauf le template), et de les recréer à partir du

template : on n’a qu’à modifier le template et à utiliser ces macros, sans avoir à modifier chaque fiche projet une par une

4.4.6.2. Procédure

- Modifier l’onglet template - Aller dans le Module1 (onglet développeur => Visual Basic => Module1 - Exécuter la macro macroSupprimerFichesProjet() (aller dedans et faire F5)

Cela supprimer toutes les fiches projet, sauf le template - Exécuter la macro macroCreerFichesProjet ()

Cela recrée les fiches projet en dupliquant le template - Exécuter la macro macroLierFichesAuComparateur () (ignorer l’éventuel message d’erreur sur

l’onglet comparateur) Permet de lier les graphes de l’onglet « Comparateur » aux fiches projet

- Sauvegarder et quitter excel. - Les fiches projet sont maintenant actualisées !

4.4.6.3. Autres macros

4.4.6.3.1. mettreLienFiche(num As Integer)

Fait en sorte que le lien « Accéder à la fiche » sur le sommaire amène bien à la bonne fiche

Sauf modification particulière, il ne devrait plus être nécessaire de s’en resservir

4.4.6.3.2. creerFicheProjet(num As Integer)

Crée la fiche projet de numéro num, en dupliquant le template.

Renomme cette fiche projet correctement

Modifie la cellule A1, qui contient le numéro de projet (utilisé dans le tableau de données de la fiche pour récupérer les bonnes données)

Cette macro est utilisée par macroCreerFichesProjet() et ne devrait pas être utilisées directement

mareva 2 du numérique, methode d’analyse et de … · 2016-04-21 · direction...

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