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SOFE – Grh Pas à pas – Navigation

Service des ressources humaines et financières 8 avril 2008

Pas-à-pas Navigation i

Table des matières Ouverture de l’application SOFE...............................................................................................................1

Premier accès............................................................................................................................................1 Demande d’accès......................................................................................................................................4 Changement de mot de passe ..................................................................................................................5

Menu SOFE-Grh ..........................................................................................................................................7

Ouverture de SOFE-Grh............................................................................................................................7 Boutons de navigation...............................................................................................................................8 Touches de raccourci principales..............................................................................................................9

Effectuer une recherche...........................................................................................................................10

Exemple 1 : recherche avec un seul critère ............................................................................................10 Exemple 2 : recherche avec critères multiples........................................................................................12 Exemple 3 : recherche avec opérateurs logiques (recherche avancée).................................................15 Exemple 4 : recherche SANS critère.......................................................................................................18

Effectuer des tris d’enregistrements ......................................................................................................19 Le principe de forage avec les loupes ....................................................................................................24 Trucs et astuces utiles .............................................................................................................................26

Suivi des modifications ............................................................................................................................26 Exportation vers Excel.............................................................................................................................27 Attacher un document .............................................................................................................................30

Pas-à-pas Navigation 1

Ouverture de l’application SOFE

Premier accès Accédez à la page Internet suivante : http://www.usherbrooke.ca/finances/sys_fin/sofe1.html Cette page dispose de cinq différents liens. Les deux premiers nous dirigent vers l’environnement «Production», les deux autres vers l’environnement «Formation» et le dernier est réservé à l’usage du Service des ressources humaines et financières. Lors du premier accès au système SOFE, le lien «Windows» déclenche une installation d’un «applet» JAVA. IMPORTANT : Vous devez avoir les droits d’administrateur sur votre ordinateur pour que cette installation se fasse, sinon, il ne se passera rien et une page blanche sera affichée. Si cela se produit, veuillez contacter le technicien informatique qui dessert votre service ou votre faculté. Le lien «Macintosh» ne requiert pas cette installation. Vous pouvez également créer un raccourci sur votre bureau : • Dans un endroit vide de votre bureau, cliquez le bouton droit de la souris. • Dans « Nouveau », sélectionnez « Raccourci ». • Afin d’éviter une rupture éventuelle du lien avec l’application causée par l’ouverture d’une autre

application, il est fortement recommandé de forcer l’ouverture de l’application par le biais d’une nouvelle fenêtre. Pour ce faire, le champ cible de votre raccourci devrait contenir le libellé suivant : "C:\Program Files\Internet Explorer\IEXPLORE.EXE"

http://www.usherbrooke.ca/finances/sys_fin/sofe1.html • Cliquez sur suivant. • Dans la case « Entrer l’emplacement de l’élément », tapez l’adresse ci-haut et cliquez sur suivant. • Dans la case « Entrer un nom », tapez SOFE et cliquez sur terminer. Vous pouvez maintenant entrer dans l’application en cliquant sur le raccourci que vous venez de créer. Lors de votre première entrée au système, ce dernier peut prendre jusqu’à 4 minutes pour installer un outil de communication avec le serveur « Jinitiator » (un produit d’Oracle). Lors de cette installation, le système posera quelques questions : 1. D’abord, il vous demandera si vous voulez installer les produits ORACLE : cliquez sur « Oui ».


2. Par la suite, une fenêtre apparaîtra demandant où installer le produit : cliquez sur « Next ».

3. Voulez-vous installer…distribuer par « Product Management » ? Cliquez sur « Autoriser en tout

temps». IMPORTANT : il peut arriver que cet écran passe trop rapidement sans que vous ayez la chance de cliquer sur le bouton «Autoriser en tout temps», ce qui pourrait avoir comme effet que la souris ne soit pas fonctionnelle au niveau de l’application. Afin de remédier à la situation, la combinaison de touche «ALT TAB» devrait vous permettre de basculer vers cet écran. Si le problème persiste, communiquer avec Dave Pagé au poste 63356 ou Nathalie Poulin au poste 65065.


4. Enfin, lorsque l’installation est complétée, le système affiche la fenêtre qui donne accès à l’application.

5. Vous devez saisir votre code d’usager actuel du système financier SOFE avec le mot de passe qui

vous a été attribué.


Demande d’accès

Pour utiliser le système financier SOFE, l'utilisateur doit obtenir un code d'usager auprès du Service des ressources humaines et financières de l'Université.

Derrière chaque code se retrouve un profil auquel on vient greffer les UBR (enveloppes budgétaires) qui pourront être consultées et utilisées par cet usager. Il va de soit que le formulaire d'accès devra avoir fait l'objet d'une approbation préalable par le personnel autorisé (ex. : requérant, responsable d'unité administrative, adjointe ou adjoint à la doyenne ou au doyen) avant d'être acheminé au Service des ressources humaines et financières, à l'attention de M. Dave Pagé (télécopieur : 67882).

Vous obtiendrez ce code à l'aide du formulaire « Demande d'accès au système financier SOFE » que vous trouverez à l’adresse :

http://www.usherbrooke.ca/finances/exagon_pdf/Formulaire_demande_acces_SOFE_final2.pdf

L'utilisateur ne doit pas communiquer à un tiers le mot de passe qui est associé à son code d'accès ni tenter de décrypter ou de découvrir le mot de passe d'un utilisateur interne ou externe au réseau institutionnel.

En regard de l'impression des rapports, le système dirigera vers l'adresse de courriel fournie sur le formulaire d'accès un fichier .PDF que l'usager pourra lancer à l'imprimante pour conserver une copie papier.

Le système financier SOFE est accessible à ses usagers 24 heures par jour, 7 jours par semaine sauf pour la période qui s'étend du samedi 18 h au dimanche midi.

Des éléments de référence sont disponibles à l’adresse ci-dessous afin de vous aider à remplir les différentes sections du formulaire d'accès :

http://www.usherbrooke.ca/finances/sys_fin/demande_acces_SOFE.html


Changement de mot de passe Par mesure de sécurité, le système financier a été programmé de façon à demander un changement de mot de passe tous les quatre (4) mois. Lors de votre premier accès au système financier SOFE, ce dernier vous demandera de changer votre mot de passe temporaire. Vous avez la possibilité, par la suite, de changer ce mot de passe à tout moment : 1. Accédez d’abord à l’application avec le mot de passe qui vous a été fourni. 2. Cliquez sur « Outils » puis sur « Profil usager ».

3. Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur le bouton « Changement de mot de passe ».

4. Saisir le mot de passe fourni (ancien) ainsi qu’un mot de passe personnel (nouveau). Une fois

l’information saisie, cliquez sur le bouton OK. Par la suite, vous devrez enregistrer le tout à l’aide du bouton enregistrer de la barre d’outils.


Menu SOFE-Grh

Ouverture de SOFE-Grh Mode formation

Mode production


Boutons de navigation

Permet de retourner au menu principal sans fermer la ou les fenêtres actives

Ferme la fenêtre active dans laquelle on navigue (raccourci = F4)

Affiche une liste de valeurs disponibles, s’il y a lieu, pour un champ donné (raccourci = CTRL + L)

Permet d’indiquer des critères de recherche (raccourci = F11)

Permet de lancer (ou exécuter) la recherche d’après les critères indiqués (raccourci = CTRL = F11)

Permet d’annuler la recherche en cours

Permet d’accéder à l’enregistrement précédent

Permet d’accéder à l’enregistrement suivant

Permet de créer un nouvel enregistrement ou F6 (raccourci = CTRL + BAS)

Permet de détruire un enregistrement (raccourci = CTRL + HAUT)

Permet d’effacer le contenu d’un enregistrement

Permet de sélectionner un type de tri

Permet d’exporter les enregistrements de la fenêtre active dans Excel

Affiche de l’aide par rapport à la fenêtre active

Permet d’annexer nos documents personnels ou liens Internet pour documenter nos façons de travailler.


Touches de raccourci principales Enregistrer CTRL + S Fermer la fenêtre en cours F4 Imprimer la fenêtre en cours CTRL + P Demander des critères de recherche F11 Répéter les critères de la recherche précédente F11 + F11 (appuyer deux fois sur F11) Exécuter une recherche CTRL + F11 Faire afficher une liste de valeurs (LOV) CTRL + L Insérer un enregistrement CTRL + BAS Supprimer un enregistrement CTRL + HAUT Effacer le contenu d’un champ F5 Dupliquer le champ de la ligne précédente MAJ + F5 Dupliquer tous les champs de la ligne précédente MAJ + F6 Afficher l’aide CTRL + H


Effectuer une recherche Cliquez sur le bouton pour effectuer une recherche. Positionnez le curseur dans le champ où vous désirez effectuer une recherche avec un ou des critères. Entrez le ou les critères de recherche désirés.

Cliquez sur le bouton pour lancer la recherche.

Exemple 1 : recherche avec un seul critère Accédez à l’écran des « Cours offerts ».

Double-cliquez sur « Cours offerts ».

Ceci est l’écran multi-occurrence des « Cours offerts » (ci-dessus).


Dans notre exemple, nous voulons visualiser tous les cours offerts au trimestre d’automne 2008. Pour indiquer à SOFE que nous voulons effectuer une recherche, il faut d’abord cliquer sur le bouton

ou encore utiliser la touche de raccourci F11. Ensuite, il faut positionner le curseur dans le champ pour lequel nous voulons indiquer notre critère de recherche. Aux fins de notre exemple, cliquez dans le champ « Trimestre ». Toujours dans le champ « Trimestre », cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionner « Liste de valeurs » (raccourci = CTRL + L).

Sélectionnez la valeur « Automne 2008 » et cliquer sur OK. Nous retrouvons notre critère de sélection dans notre écran multi-occurrence.


Il s’agit maintenant de lancer la recherche en cliquant sur le bouton ou en utilisant les touches de raccourci CTRL + F11. Voici le résultat de notre recherche :

Exemple 2 : recherche avec critères multiples Nous voulons maintenant visualiser tous les cours offerts au trimestre Automne 2008, mais seulement pour le groupe 51 du Département de biologie de la Faculté des sciences.

Cliquez d’abord sur le bouton ou encore utilisez la touche de raccourci F11. Positionnez ensuite le curseur dans le champ « Trimestre ». Toujours dans le champ « Trimestre », cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez « Liste de valeurs ».


Sélectionnez la valeur « Automne 2008 » et cliquer sur OK. Nous retrouvons notre critère de sélection dans notre écran multi-occurrence.

Positionnez maintenant le curseur dans le champ « Groupe » et inscrire 51.


Déplacez la barre de défilement horizontale de l’écran pour aller retrouver le champ « Unité RH ».

Positionnez le curseur dans le champ « Unité RH » et cliquez sur le bouton droit de la souris pour sélectionner « Liste de valeurs ». Sélectionnez le Département de biologie et cliquez sur OK.

Il suffit maintenant d’exécuter la recherche en cliquant sur le bouton ou en utilisant les touches de raccourci CTRL + F11.


Voici le résultat de notre recherche :

Exemple 3 : recherche avec opérateurs logiques (recherche avancée) Voici les opérateurs logiques qu’il est possible d’utiliser pour faire des recherches avancées dans les écrans multi-occurrence : Plus petit <

Plus grand >

Différent <>

Est nulle #IS NULL

N’est pas nulle #IS NOT NULL

Entre deux données #BETWEEN ‘A’ AND ‘G’

Est égal à #IN (‘A’,’X’,’6’)

N’est pas égal à #NOT IN (‘A’,’X’,’6’)


Dans notre exemple, nous voulons visualiser tous les cours offerts à l’Automne 2008, pour tous les groupes, SAUF pour le groupe 51.

Cliquez d’abord sur le bouton ou encore utilisez la touche de raccourci F11. Positionnez ensuite le curseur dans le champ « Trimestre ». Toujours dans le champ « Trimestre », cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez « Liste de valeurs ».

Sélectionnez la valeur « Automne 2008 » et cliquez sur OK. Nous retrouvons notre critère de sélection dans notre écran multi-occurrence.


Positionnez maintenant le curseur dans le champ « Groupe » et inscrire <> 51 ou encore #NOT IN (‘51’).

Il suffit maintenant d’exécuter la recherche en cliquant sur le bouton ou en utilisant les touches de raccourci CTRL + F11. Voici le résultat de notre recherche :


Exemple 4 : recherche SANS critère Il est possible de faire afficher la liste complète de tous les cours offerts en ne spécifiant aucun critère de recherche. Dès l’ouverture de l’écran multi-occurrence des Cours offerts, il suffit de cliquer sur le bouton d’exécution

de recherche ou d’utiliser les touches de raccourci CTRL + F11. Cette opération est possible dans tous les écrans multi-occurrence de SOFE, mais n’est pas toujours appropriée, selon le nombre de données que la recherche pourrait retourner!


Effectuer des tris d’enregistrements Afin de faciliter les recherches de candidatures, une fonction de tri est accessible dans l’écran multi-occurrence de Candidature de chargé de cours. Par exemple, nous avons effectué une recherche afin de visualiser toutes les candidatures pour la période d’affichage 2007-2008.

Voici le résultat obtenu lorsque nous avons lancé la recherche :


Pour créer un nouveau tri à partir de l’écran multi-occurrence précédent

• Cliquez sur le bouton de tri de la barre d’outils : . • Une boîte de dialogue apparaît alors.

• Sélectionnez un tri déjà configuré à partir de la liste de valeurs en cliquant dans le champ « Nom du

tri », puis sur les trois petits points qui apparaîtront à droite dans ce même champ.

• Choisissez le tri désiré et cliquez sur OK (par exemple, matricule). • Voici la confirmation de notre choix de tri. Cliquez sur « Sélectionner ».

Cliquez ensuite sur le bouton pour exécuter la recherche.


Voici le résultat de notre tri :

Vous pouvez également décider de créer votre tri selon vos propres besoins.

• Cliquez sur le bouton de tri .

• Cliquez sur le bouton « Nouveau ».


• Cliquez dans une ligne blanche pour attribuer un nom au tri que vous désirez créer puis sauvegardez.

• Sélectionnez les champs sur lesquels vous voulez exécuter un tri et cliquez sur la flèche pour que les

champs sélectionnés apparaissent à droite.


• Cochez ascendant ou descendant, selon le type de tri désiré. • Fermez l’écran et retournez à la boîte de dialogue (le nouveau tri est automatiquement sauvegardé).

• À l’aide de la liste de valeurs, sélectionnez le tri que vous venez de créer; cliquez ensuite sur le

bouton « Sélectionner ».

• Cliquez ensuite sur le bouton pour exécuter la recherche. • Voici notre résultat :

• Pour définir un tri par défaut, cochez la case Conserver le tri, une fois que vous avez sélectionné un tri

parmi la liste de valeurs. • Le bouton « Réinitialiser » permet de retourner au tri initial.


Le principe de forage avec les loupes

Dans plusieurs écrans multi-occurrence, vous aurez l’occasion de voir des loupes à côté de certains

champs. Ces loupes vous permettent de « forer » dans différents écrans afin d’obtenir des informations complémentaires. Reprenez le résultat de recherche précédent.

Sélectionnez une candidature de votre choix et cliquez sur le bouton « Ouvrir ».


Vous voyez des loupes à certains endroits dans l’écran.

Par exemple, nous retrouvons une loupe à côté du champ « U.adm.HR ». En cliquant sur cette loupe, vous obtenez des informations complémentaires par rapport à ce champ.

Fermez par la suite les écrans avec le bouton ou en appuyant sur F4.


Trucs et astuces utiles

Suivi des modifications Il est possible dans SOFE-Grh d’identifier la personne qui a procédé à la modification d’un dossier. Pour ce faire, positionnez le curseur à l’intérieur du champ pour lequel vous désirez connaître l’auteur de la saisie ou de la modification. Allez ensuite dans le menu « Outils » puis sélectionnez « Suivi des modifications ».

La fenêtre suivante s’ouvrira avec les informations recherchées :

Vous pouvez fermer cette fenêtre en cliquant sur le « X » dans le coin supérieur droit ou encore en appuyant sur la touche F4.

Vous pouvez également en tout temps cliquer sur le bouton pour fermer la fenêtre active. Vous

pouvez cliquer autant de fois sur que vous avez de fenêtres ouvertes.


Exportation vers Excel Après avoir effectué une recherche dans un écran multi-occurrence, comme nous l’avons vu précédemment, vous pouvez exporter les résultats de votre recherche vers Excel afin de pouvoir manipuler les données selon vos besoins. À titre d’exemple, reprenons les résultats d’une recherche effectuée à la page 22, soit de pouvoir visualiser toutes les candidatures pour la période d’affichage 2007-2008.

Dans la barre de boutons en haut de l’écran, appuyer sur le bouton .


Vous pouvez inclure tous les champs proposés ou sélectionner seulement ceux répondant à vos besoins. Cliquez ensuite sur OK. L’application Excel s’ouvrira automatiquement et vous obtiendrez le message de sécurité suivant :

Vous devez cliquer sur « Activer les macros » afin que la conversion des données puisse se compléter correctement dans Excel. Voici le résultat obtenu dans Excel :


Si vous n’obtenez pas de résultats, c’est probablement que le niveau de sécurité activé dans votre application Excel est trop élevé. Pour remédier à ce problème, vous devez ouvrir Excel pour aller modifier vos options de sécurité. Dans Excel, cliquez sur le menu « Outils » puis sélectionnez « Options »

Cliquez sur l’onglet « Sécurité » puis sur le bouton « Sécurité des macros… » en bas de la fenêtre à droite.

Sélectionnez le « Niveau de sécurité moyen » et cliquer sur OK, puis encore sur OK. Fermez Excel et reprenez la procédure d’importation dans Excel à partir de SOFE (pages précédentes).


Attacher un document Certains écrans de saisie vous permettront d’attacher des documents afin de compléter un dossier (par exemple un curriculum vitae. Exemple d’écran :

Cliquer sur le bouton dans l’écran de saisie. La fenêtre suivante apparaît.

Inscrivez une description et cliquer sur le bouton à droite pour sélectionner le document à attacher.

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