le facilitateur, un role encore meconnu

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Post on 30-Oct-2014

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Si les DSI ont la culture de l'audit, peu s'appuient sur un facilitateur. L'auditeur pose des questions, en tire des constats et propose des améliorations. Le facilitateur, lui, s'assure que les équipes prennent des décisions de groupe, en explorant ensemble les problèmes, leurs causes et les actions correctives. Le facilitateur met en place un cadre propice à la communication, s'assure que les impacts de chaque option seront explorés et que des décisions seront prises. Il est tantôt animateur, tantôt modérateur, il est à l'écoute et cherche à faire sortir des idées qui n'auraient pu émerger individuellement. Un exemple de facilitation est apporté par la méthode Scrum. Au sein d'un projet, le Scrum Master s'assure que l'équipe est de plus en plus performante. La pratique mise en place est la "rétrospective d'équipe" qui permet d'améliorer le travail collectif, de résoudre les conflits et de mettre en place de nouvelles pratiques. Nous explorerons un panel de techniques : Analyse "Plus/Delta", "Is/Is Not", "Timeline Mad/Sad/Glad". Nous verrons que ces mêmes pratiques peuvent être utilisées pour rendre un classique audit plus efficace. Au delà de Scrum, le facilitateur utilise des outils comme les brainstormings, les jeux de rôle ou encore les formations. Nous aborderons le principe du Forum Ouvert à travers un retour d'expérience de forum regroupant 200 personnes et qui permit de mettre en oeuvre des techniques comme le "dot-voting" ou le brainstorming avec des cartes hexagonales. Nous verrons que ces mêmes pratiques peuvent être utilisées lors d'un steering commity pour s'assurer que choix business et contraintes terrain sont alignées. Par sa créativité et son expertise, le facilitateur pousse une organisation à être plus innovante et plus efficace. Il travaille autant avec les "boss" qu'avec les "geeks" et s'assure souvent que les "boss" et les "geeks" se parlent et se comprennent.

TRANSCRIPT

  • 1. Le facilitateur, un rle encore mconnu David Gageot Directeur Technique de Valtech Technology

2. Petite histoire OCTO Technology Universit du Systme dinformation 3. Pourquoi je mintresse la facilitation

  • David Gageot, directeur technique de Valtech Technology
    • Certified Scrum Master
    • Coach et Formateur Scrum
    • 10 ans au cur dquipes de dveloppement
    • En recherche constante damlioration
    • Blog depuis 2004 : http://sunchic.free.fr
    • Modeste participation Gestion de projets, vers les mthodes Agiles

OCTO Technology Universit du Systme dinformation 4.

  • Aide une quipe prendre des dcisions de groupe, en explorant collectivement les problmes, leurs causes et les actions correctives
  • Met en place un cadre propice la communication et sassure que chacun peut exprimer son opinion sans crainte
  • Tantt animateur, tantt modrateur, il est l'coute et cherche faire sortir des ides qui n'auraient pu merger individuellement

Le facilitateur en bref OCTO Technology Universit du Systme dinformation 5.

  • tes-vousou?
  • Avez-vous dj fait appel un facilitateur ?
  • tes-vous un facilitateur ?

Sondage OCTO Technology Universit du Systme dinformation GEEK BOSS 6.

  • Les DSI () font souvent appel des auditeurs
  • Les quipes Agiles () font appel des facilitateurs
  • Un mme objectif : amliorer lexistant travers la mise en uvre de plans daction
  • Des mthodes diffrentes

Parallle entre auditeur et facilitateur OCTO Technology Universit du Systme dinformation BOSS GEEK 7.

  • Auditeur :
  • Expert du domaine (technique, fonctionnel, mthodes)
  • Plutt externe
  • Mne des interviews
  • Observe les quipes
  • Rdige un bilan daudit
  • Prsente une synthse lquipe, la fin

Comparaison entre auditeur et facilitateur OCTO Technology Universit du Systme dinformation ?

  • Facilitateur :
  • Expert en facilitation
  • Externe ou interne
  • Anime des ateliers de groupe
  • Intgre toute lquipe dans la dmarche ds le dbut

8.

  • Auditeur :
  • Expert du domaine (technique, fonctionnel, mthodes)
  • Plutt externe
  • Mne des interviews
  • Observe les quipes
  • Rdige un bilan daudit
  • Prsente une synthse lquipe, la fin

Pour ceux au fond de la salle OCTO Technology Universit du Systme dinformation ?

  • Facilitateur :
  • Expert en facilitation
  • Externe ou interne
  • Anime des ateliers de groupe
  • Intgre toute lquipe dans la dmarche ds le dbut

9.

  • Intgre toute lquipe dans la dmarche ds le dbut
  • Intgre toute lquipe dans la dmarche ds le dbut
  • Intgre toute lquipe dans la dmarche ds le dbut
  • Intgre toute lquipe dans la dmarche ds le dbut

Si je nai pas t clair OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 10.

  • Rtrospective de groupe sur un thme impos : Les tests dans lquipe R&D
    • Dans le cadre dun audit classique
    • 6 8 personnes de profils trs diffrents tous seniors et expriments
    • Travaillent tous sur les mmes projets depuis plusieurs annes
  • Porter bullition puis laisser mijoter dans une mme pice, 4 heures avec un facilitateur

Premier exemple: rtrospective de groupe OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 11. Photos OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 12.

  • Chaque membre de lquipe liste sur des post-its les points positifs ou ngatifs sur le projet
  • Lquipe partage et priorise les problmes par un simple vote avec des points sur les post-its
  • Lquipe tente de trouver les causes des problmes
  • Lquipe cherche un plan daction qui agisse sur les causes des problmes les plus prioritaires

Dmarche OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 13.

  • Cest bien de prendre le temps de confronter nos points de vues quand on sait quon essaye, avec Intel de se bloquer une heure ensemble depuis prs dun an
  • Plan daction mis en uvre en seulement quelques jours

Plan daction OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 14.

  • Un facilitateur intervient priori dans un contexte difficile donc le travail dquipe sera dautant plus dur
    • Peur de mettre tout le monde dans la mme pice
    • Crainte de ne pas obtenir de rsultats dans des dlais courts
  • Plus rassurant pour un DSI de sappuyer sur un expert du domaine
    • Mconnaissance du rle et de ses techniques
    • Lexpert pourra comparer lquipe ltat de lart
  • Ltat de lart, cest la facilitation !

Difficults OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 15.

  • Mettre en place un climat de confiance demande la fois de lexprience et du charisme
  • Des conflits vont apparatre lors de la facilitation. Il va falloir les modrer
  • Les techniques de facilitation utilisent souvent des outils caractres rgressifs : post-its, tableau blanc, gommettes, crayons de couleur
  • Cela intrigue, effraie, amuse

Autres difficults OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 16. Gommettes et crayons de couleur ! OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 17.

  • A huit, a fonctionne bien
  • Mais pour une quipe plus importante, on fait quoi ?

Et pour une quipe plus grande ? OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 18.

  • 150 personnes par exemple ?

Deuxime exemple : Open Space OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 19. Agenda OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 20.

  • Trop nombreux pour rcolter priori les avis de chacun
  • Mme les axes de discussions sont flous, voire compltement inconnus
  • Un seul facilitateur ne suffit pas
  • Il faut diviser le groupe en sous groupes par centre dintrt
  • Du sur-mesure, en live

Dans quel contexte ? OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 21. Lancement de lOpen Space OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? Le Facilitateur 22. Petits groupes de travail OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? Le Facilitateur 23. Auto-organisation OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 24.

  • Avec une quipe si grande, tout le monde ne sera pas satisfait 100% la fin
  • La mthode parvient toutefois satisfaire le plus grand nombre
  • Les groupes de travail ont besoin dun facilitateur souvent improvis. Les effets sont donc variables
  • Il faut insister sur la retranscriptions de notes des sessions

Toujours des difficults OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 25.

  • Scrum est une mthode agile qui prne lintrospection et lamlioration continue
  • Chaque itration se termine par une rtrospective dquipe
  • Le travail dquipe est facilit par un Scrum Master

Troisime exemple : Rtrospective Scrum OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 26. Mad / Sad / Glad OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 27. Radar dquipe OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 28.

  • Rtro Bistrot
  • Is / Is Not
  • Cartes hexagonales
  • Rtrospective projet sur 2 jours
  • Core protocols

Autres techniques OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 29.

  • Le facilitateur aide les quipes samliorer
  • Il a une bote outils sa disposition
  • Cest un rle mconnu
  • Et qui demande de lexprience terrain

Synthse OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 30.

  • Comment puis-je aller plus loin ?
  • Je vais utiliser une de ces techniques
    • Lors dun audit
    • A ma prochaine runion
    • Lors de ma prochaine rtrospective dquipe Scrum ou XP
    • A la fin de mon projet pour amliorer les prochains
    • Participer un Open Space des praticiens XP

Aprs cette prsentation ? OCTO Technology Universit du Systme dinformation ? 31. Livres OCTO Technology Universit du Systme dinformation ?

  • Je vais en apprendre plus

32. Questions et peut tre rponses OCTO Technology Universit du Systme dinformation ?