septembre 2008

À la niche les toutous… en Arabie Saoudite

Au Canada, on peut se permettre d’amener son chien dansun hôtel et profiter de le promener à l’extérieur pour faire desrencontres, mais ne vous y attardez pas en Arabie Saoudite.Avec la ferme intention de séparer les hommes des femmes,la Commission de la promotion de la vertu et la prévention duvice (nom officiel de la police religieuse Saoudienne) s’assurequ’aucune excuse ne soit utilisée.

La solution ? Interdire de vendre les chiens et les chatscomme animaux domestiques ainsi que leur promenade enpublic. Cette restriction a pris effet il y a peu dans la capitaleRiyad, et les autorités soutiennent qu’elles la maintiendrontfermement – contrairement à la même prohibition dans lesvilles de la Mecque et Jeddah où les ventes d’animaux domes-tiques n’ont pu être stoppées. Ceux qui enfreindront la loi severront confisquer leurs toutous et autres compagnons par laCommission, dont la mission est d’appliquer le codeislamique en Arabie Saoudite.

De la graisse pour se rendre en GrèceVoici une petite anecdote qui nous permet de garder l’e-

sprit ouvert. Huit équipes ont récemment participé à un rallyeen voiture de plus de 4 000 km de Londres à Athènes,

durant lequel les conducteurs se sont rendus en Grèce avecde l’huile végétale recyclée au lieu d’essence. Cette course,fondée par le Londonien Andy Pag, 34 ans, a amené lescoureurs à s’arrêter sur leur chemin pour se procurer auprèsde restaurants, fast-foods et autres établissements du genre del’huile pour remplir leur réservoir. Pendant 10 jours à traversl’Europe, leur mission a éveillé les esprits sur les carburantsbios plus économiques et respectueux de l’environnement.

La course s’est terminée le 27 août par une cérémonie àl’Ambassade anglaise à Athènes, où l’Ambassadeur SimonGass a remis un Trophée Saindoux à l’équipe ayant réalisé lemeilleur temps grâce à sa collecte d’huile.

Contrairement à d’autres rallyes plus onéreux comme leParis-Dakar, Mr Pag n’a déboursé que 500 livres (900 $) poursa voiture d’occasion, une Peugeot 405, et pas un centime enessence depuis son départ de Londres – économisant l’équiv-alent du coût de sa voiture. Son prochain pari sera un tour dumonde l’an prochain, utilisant du carburant d’avion à base desacs plastique recyclés.

Septembre ’08 3LePLANIFICATEUR

Et les rumeurs courent…L’hôtel Omni Mont-Royal de la rue Sherbrooke fermerait

ses portes le 10 décembre prochain. La fermeture de cetétablissement de taille à Montréal reste à suivre…

La compagnie d’audiovisuel SBI, reconnue pour ses bonsservices rendus dans l’industrie, aurait été vendue cet été.

De quoi traite cette réunionet à qui s’adresse-t-elle ?

Nous les planifions. Nous y participons. Nousessayons d’y échapper. Nous savons qu’elles sont

indispensables. Bien sûr, je parle des réunions.Elles constituent la raison d’être d’un planificateur et sont à l’origine

de leur profession. Vous en faites l’expérience au quotidien mais êtes-vous conscient du changement que connaît notre industrie ? Par exem-ple, les travailleurs sont de mieux en mieux formés aujourd’hui, plus àl’aise avec la technologie mais aussi plus difficiles à satisfaire, à moinsde renouveler votre façon de les servir et de répondre à leurs infiniesattentes.

Les réunions d’un planificateur d’événements comptent beaucoup departicipants, des centaines parfois, voire des milliers, mais peu de clientscomprennent la pression qu’endurent les organisateurs au quotidienpour mener à bien leurs projets. Le Planificateur tente de concentrer lestendances de l’industrie pour vous, en vous donnant les conseils les pluspratiques possibles. Certaines tendances sont là pour rester, commeorganiser des événements plus écologiques et encourager à consommerlocalement, et nous continuerons de publier de l’information sur le sujet.Le changement est inévitable, c’est pourquoi nous vous aidons à y faireface en nous engageant à vous simplifier la vie.

Sans perdre de vue que d’avoir l’embarras du choix peut parfoisamener à nous sentir dépassés et stressés, nous tentons de vous offrir unsavoir à la fois utile et distrayant. Si vous aimeriez que l’on aborde unsujet particulier, écrivez-nous et on s’assurera de vous en donner labonne dose !

— Leo Gervais

2105, de la Montagne, bureau 100Montréal, Québec H3G 1Z8

Téléphone : (514) 849-6841 poste 331 Télécopieur : (514) 284-2282Vos commentaires sont appréciés : [email protected]

> Note de l’éditeur

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Se former est importantL’expérience peut parfois remplacer une for-mation académique mais les planificateursdoivent sans cesse se renouveler et RenaudY. Huot nous donne un aperçu des bienfaitsd’une formation.

Boucle d’Or planificatricePlanifier un événement peut s’avérer com-pliqué au point de vous faire perdre la tête.Notre collaborateur Don Murray vous aide àfaire le tri, grâce à une petite histoire bienconnue.

La vidéoconférenceAvec l’envolée des prix de l’essence, tous lesplanificateurs doivent trouver une alternativeà leurs moyens de voyager et d’organiserleurs événements. La vidéoconférence enest une de plus en plus populaire, et la tech-nologie ne cesse de s’améliorer.

On se voit à TorontoPour de nombreux planificateurs, la plupartdes grandes villes demeurent onéreuses.Cependant, notre rédactrice adjointe JylAshton Cunningham, nous a dénichéplusieurs trésors à connaître à Toronto quivalent le coup d’être connues.

LEPLANIFICATEURRÉDACTEUR Leo Gervais [email protected]ÉDACTRICE ADJOINTE Camille Lay [email protected]ÉDACTRICE ADJOINTE Jyl Ashton Cunningham [email protected] Matt RiopelADMINISTRATION Debbie Barlow, Tania Joanis, Patricia LemusCONTRIBUTEURS Jyl Ashton Cunningham, Tim Ferguson, Stacey Hanke,

Renaud Y. Huot, Don Murray, Barry Siskind

Le Planificateur est diffusé mensuellement aux professionelscanadiens de l’industrie du tourisme et des affaires.

Le Planificateur utilise du papier recyclé 30 %.Poste-publication No. 40934013

Dans ce numéro

4 Septembre ’08LePLANIFICATEUR


Le Fairmont Tremblant,1er de sa région

Dès la mi-novembre, les planificateurspourront jouir de nouveaux espaces deréunions à Tremblant même. Actuellement

en construction, l’hôtel de luxe offrira bientôt 5 000 pieds car-rés de nouvelles salles de réunion, dont le décor sera typique-ment canadien : canots d’écorce, carrioles et traines sauvagesferont régner une atmosphère détendue, dans un cadre fraîche-ment rénové. Cette valeur ajoutée à l’établissement en fera leplus grand fournisseur de salles de réunion de la région.

Montréal s’emballeEmbassy Suites, Candlewood, Dauphin, Crystal, etc., les

hôtels n’ont cessé de fleurir depuis un an à Montréal, sanscompter les prochaines ouvertures à ne pas manquer, commecelle de la prestigieuse chaîne hôtelière Westin. Le nombre dechambres augmente ainsi, offrant à notre ville le plus grandboom hôtelier au pays. De quoi réjouir les autorités touris-tiques mais aussi les organisateurs d’événements, pourlesquels ce vent de fraîcheur apportera un peu de variété àleurs projets, avec plus de chambres d’hôtels, d’espaces deréunions et de salles de bal (guettez l’arrivée de la salle de baldu Westin de 7 500 pieds carrés, en plein Vieux-Montréal !).

L’Ouest de l’île s’éveille aussi avec l’ajout de 800 chambres d’icifévrier, dans le secteur de l’aéroport Montréal-Trudeau, parmilesquelles seront tant attendues celles du Marriott, qui offriraaussi le plus grand centre de conférence de l’Ouest de l’île (25000 pieds carrés) et une salle de bal pour 800 personnes.

> Ici et làDE CAMILLE LAY

DE TIM FERGUSON

Tout le monde a le trac avant une présentation, même ceuxqui ont l’air d’être les mieux préparés. Ceci est valable

pour les acteurs professionnels, les politiciens, les athlètes,ainsi que pour nous. En suivant un simple procédé de 3étapes, utilisé par ces professionnels du public, nous pouvonsaméliorer nos propres présentations.

RÉPÉTEZCela semble couler de source mais répéter est essentiel

pour réduire notre niveau de stress le jour J. Énumérer vosidées, écrire votre présentation sous forme de phrases com-plètes, la lire à voix haute à vous-même ou un collègue, fairevotre introduction devant le miroir, tout ceci compte pourrester en contrôle de votre présentation, surtout si vousvoulez paraître spontané.

VISUALISEZ C’est un fait: l’inconnu nous rend nerveux. Une présenta-

tion en direct peut être pleine de surprises. De quoi aurai-jel’air en montant sur scène ? Y aura-t-il un podium ? Pourrai-jevoir mon audience ? Que vais-je faire de mes mains ? Si l’onme pose une question à laquelle je ne peux répondre, quevais-je dire ? Vous poser de telles questions avant votre

présentation va vous aider à la visualiser, en réduisant ainsiles « surprises » et en contrôlant votre nervosité. Et vousaméliorerez votre présentation en même temps. Les athlètesferment leurs yeux et « se regardent » réaliser le coup parfaitafin d’améliorer leur exécution réelle. Il en est de même pourvos présentations.

RAFRAÎCHISSEZLes athlètes appellent cela « rester détendu », les acteurs,

eux, « vivre le moment ». Cela veut dire répéter autant que l’onpeut mais exécuter son numéro comme pour la première fois.Une répétition ne devrait pas enlever toute la vie de votreprésentation mais plutôt vous aider à atteindre un niveau depréparation tel que chaque présentation en ressortira uniqueet dynamique, vous propulsant à votre meilleur, quelque soitles obstacles que vous rencontrerez.

Pour rafraîchir votre présentation, vous devez croire quevous êtes prêt et que les mots sortiront comme vous l’avezprévu. Pensez seulement à ce qui suit et non pas à la dixièmeétape suivante. Prêtez attention à votre audience et livrezchaque pensée au moment où vous y pensez !

Tim Ferguson, Président d’Audience Communication and events,

est considéré comme l’un des meilleurs coachs du Canada. On peut le

joindre à [email protected].


De meilleures présentations en trois étapes


Des événements pourraientêtre menacés

Les coupures prévues par le gouvernementde Stephen Harper, de près de 45 millions dedollars dans des programmes du milieu cul-turel, pourraient avoir des répercussions surle rayonnement national et internationald’artistes mais aussi, l’existence d’événe-ments, dépendant bien souvent de subven-tions. L’industrie du divertissement et de laculture n’est pourtant pas négligeable quandon pense que les artistes voyageant et lesévénements attirant de nombreux partici-pants favorisent la consommation de cham-bres d’hôtels, la fréquentation des restaurantset l’économie d’une ville en général.

D’un point de vue touristique justement,l’Association de l’industrie touristique duCanada aurait souligné que, depuis 2002,Ottawa n’aurait pas augmenté, ni mêmemaintenu son financement destiné à la pro-motion du Canada à l’étranger. D’autres paysqui ne négligent pas leurs efforts de promo-tion touristique pourraient bien menacer leCanada en tant que destination, car le nom-bre de voyageurs américains dégonfle défini-tivement et les autres voyageurs interna-tionaux sont la cible de promotions plus féro-ces. Renouveler la clientèle et miser sur lelong terme sont des stratégies qui, certesnécessiteraient un investissement con-séquent, mais qui positionneraient le Canadacomme une destination internationale de choix.

La formation, une façon de mieuxcommuniquer par l’événementRENAUD Y. HUOT

L’être humain est, de par sa nature, grégaire. L’histoirenous apprend aussi que, quelque soit le type deregroupement (tribu, secte, mouvement, association…),

il a, de tous les temps, ressenti le besoin de se rassemblerpour souligner un fait marquant tels une conquête, un exploit,une découverte, pour communier, commémorer ou encore,tout simplement, pour le plaisir de festoyer. Obélix en est unillustre exemple ; il ne rate jamais une occasion de nous lerappeler. Bref, les événements se sont affranchis comme unmédium de communication par excellence ; heureusement, ilsse sont raffinés au fil du temps.

Nul récit, aussi récent soit-il, ne relate cependant les nomsde ceux et celles qui les ont organisés. Cela vous surprend ?

Communiquer par l’événement est un art en soi. L’art s’ap-privoise. En organisation d’événement, est-il besoin de lesouligner, il n’y a pas une façon mais des façons de faire leschoses, notamment en raison de la culture de chaque entre-prise et davantage de la personne qui prend en charge laplanification et la réalisation d’un quelconque événement. Et,c’est ce qui rend en quelque sorte le caractère distinct de

chaque événement. Tout comme un artiste-peintre, un plani-ficateur d’événements se doit d’améliorer ses techniques, biensûr, mais il doit également disposer de sources d’inspirationpour faire en sorte que chaque événement soit un véritablechef-d’œuvre ; à vrai dire, c’est ce qui préoccupe souventnombre de personnes vouées à organiser un événement, sanspour autant minimiser le fait qu’elles en ont réalisés plus d’unet, de surcroît, sans diplôme académique. Autodidactes, ellesont appris surtout de leurs erreurs du passé et j’en suis. Au-delà de tout, l’expérience n’est-elle pas la somme des erreursnon répétées, comme il m’est permis de le souligner person-nellement comme formateur et praticien en organisationd’événement.

Et, à ce titre, quelques questions reviennent régulièrement,à savoir : « La formation, « quossa donne » ? Quels bénéfices enretire-t-on ? Cela fait 10,15, 20 ans que j’organise des événe-ments, que vais-je apprendre de nouveau ? Je n’ai pas le tempsd’entreprendre 2, 3 années d’études à temps partiel et encoremoins à plein temps, j’en ai suffisamment sur les bras ».

À ces questions, je me permets, comme fondateur et forma-teur de l’Académie de formation en événements et commeprofessionnel du domaine avec quelque 40 années d’expérience, d’apporter les précisions suivantes, à savoirqu’une formation doit être et doit être perçue comme :

- un investissement, non une dépense- un ressourcement, une mise à niveau des connaissances

acquises, peu importe le nombre d’années accumulées en cedomaine

- une source d’information sur les techniques efficaces detravail, les tendances, les nouveaux produits et nouvellestechnologies

- une occasion privilégiée de partager ses expériences avecses pairs et vice et versa.

Ce ne sont là que quelques éléments à prendre en considération dans le choix d’une formation pour gérer etorganiser efficacement, d’une façon pratico-pratique, touttype d’événement.

Chers collègues, je dois vous avouer bien humblement,qu’à titre de formateur, chaque formation que je dispense estpour moi un ressourcement, une occasion unique d’échanges,d’expériences vécues avec mes pairs dont le nombre excèdemaintenant les 600.

Renaud Y. Huot est Président-directeur général et formateur

à l’Académie de formation en événement. Pour vous informer des

différentes formations qui y sont offertes, consultez le site Web suivant :

www.formation-evenements.qc.ca.



L’après-400ème a du bon pour lesplanificateurs

Les lendemains du 400ème anniversaire de la ville deQuébec révèlent une tendance effrayante pour les four-nisseurs de la ville. En effet, bien que choyée en 2008 durantles activités des célébrations, Québec annonce un maigre calendrier des réservations hôtelières et de salles de congrèspour l’année prochaine. Mais, pour les planificateurs d’événe-ments, c’est l’occasion de se pencher sur les opportunités queprésente la ville en termes de congrès et d’attraits touristiqueset de dénicher des réservations qui, de coutume, sont impos-sibles à certaines périodes de l’année. « Prêt à envisager tousles moyens », Mr Lebeaume, maire de Québec, soutient lesefforts mis en place pour maintenir la ville sur sa lancée,notamment la création d’un fonds pour organiser des événe-ments culturels originaux.

Du nouveau dans la garde-robe deshôtels W

Reconnue pour son chic et sa modernité, la prestigieusechaîne d’hôtels W a annoncé récemment l’un de ses toutderniers partenariats : une entente avec la chanteuse pop-rockGwen Stefani. Déjà remarquée pour son style original et lelancement de sa griffe L.A.M.B. en 2004, la chanteuse a conçu

une robe pour le personnel féminin de bar des hôtels W aux États-Unis. Inspiré des années 80, le nouvel uniforme ferades heureuses et ajoutera une touche en plus aux populairesétablissements.


Recyclage d’ordinateurs www.rebootcanada.ca

Acceptant que l’on dépose son ordinateur usagé ou toutautre équipement électronique, ou bien en organisant leramassage (avec frais), à plusieurs endroits au Canada, cetteorganisation à but non lucratif fournit des ordinateurs, de laformation aux organismes à but non lucratif et aux personnesayant un accès limité à la technologie.

VOICI D’AUTRES SITES SUR LE MÊME SUJET :

Free computer help for Anyonewww.computerhope.com/disposal.htm

Small business Canadawww.sbinfocanada.about.com/od/environmentbiz/a/compre-cycling.htm

Pour plus d’information sur le recyclage d’ordinateurs, contactez votre municipalité locale.

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Du nouveau dans le voyagewww.boo.com

Ce site vous intéressera car il facilitera votre planificationde voyages, basée sur les critiques de millions de voyageurs.Le site peut se vanter d’avoir reçu plus de 2 millions de com-mentaires sur environ 2 000 destinations. On s’en sert nonseulement comme outil de recherche, à travers les nom-breuses histoires de voyages que l’on y trouve, mais il est enplus moderne, ce qui en facilite l’interaction et la lecture.

Fin prêt pour une croisière ?www.voyage.gc.ca (section « avant de partir »)

Les croisières sont devenues une alternative aux destinationspopulaires pour les réunions, et proposent aux participantsl’occasion d’y amener leur famille et de profiter d’autres avan-tages. Le Service des Affaires étrangères et du Commerce inter-national vous recommande de prendre certaines précautionsafin de s’assurer de votre bien-être en croisière, notamment :

• De vous munir d’une assurance voyage et santé. Elle devraitcomprendre une couverture en cas d’accident et de rapatriementpour cause médicale. Votre plan d’assurance provincial ne pour-rait couvrir qu’une partie ou aucun des frais médicaux encourus.

• De voyager avec un passeport Canadien valide. Utilelorsque vous traversez un pays pour embarquer sur unecroisière. Gardez une photocopie de la page d’identité.

• De ne pas oublier d’apporter une deuxième paire delunettes de soleil.

Sites Web d’intérêt


À l’affût de vacances ? Ne vous mettez pas à votre compte

Les entrepreneurs et les petites entreprises ont peu de répit,selon une récente enquête de Lloyds TSB Business Insurance,menée auprès de 401 propriétaires en affaires, en Angleterre.Un cinquième des personnes interrogées ont affirmé qu’ellesn’avaient pas eu la chance de prendre une seule journée derepos durant la dernière année, et 36 pourcent révélaient avoirpris 10 jours ou moins de vacances. Seulement une sur cinqaurait pris 20 jours ou plus de vacances. Parmi ceux qui onteu ce plaisir, 62 pourcent ont voyagé avec leur téléphone cel-lulaire et 19 pourcent, avec leur ordinateur portable.

LE MARCHÉ DE L’ÉVÉNEMENTIEL AU CANADA(PAR AN)

Source : MPI – 2006671 000 réunions, congrès et événements70 millions de participants

LES CONGRÈS AU QUÉBEC(Source : ABCQ, août 2008)575 869 nuitées 252 nuitées par congrès ou événement en moyenne2,9 nuitées par congressiste en moyenne


LA DESCENTE SERA MONDIALE ETIRRÉVERSIBLE

Selon Niels Pederson, Directeur du Supranational Hotelsconsortium, regroupant 1 250 membres, on peut s’attendre àun long et grand combat dans l’industrie hôtelière, avec les établissements 3 et 5 étoiles qui s’en sortiront le mieux et leshôtels 4 étoiles et bon marché qui en prendront un coup.Selon lui, « la tendance sera mondiale et irréversible et ira au-delà de 2010 ». M. Pedersen explique qu’en amont de l’aug-mentation des coûts et de la pression de l’endettement, lestendances qui émergent sur le marché ne font qu’aggraver lesproblèmes déjà existants. Voici quelques des tendances qu’ilcitait :

• Une saturation des réservations en ligne et un retour auxréservations de vive voix, car la fraude poussent les consom-mateurs à être plus méfiants et à ne plus donner leur carte decrédit sur Internet.

• Une diminution des dépôts pour les réservations • Une moins grande fidelité des clients car trop de mail-

lons faibles des chaînes hôtelières déçoivent et provoquent undésir de changement.

• Une diminution des prix des chambres sous la pressiondes services d’achats, jusqu’à 20 % par rapport aux tarifs 2008,forçant aussi à réduire le prix des repas, du stationnement etdes boissons.

M. Pedersen dément que les hôtels 5 étoiles demeureront pop-ulaires car il existera toujours une clientèle désireuse de préserv-er un certain statut comme les stars du sport, les célébrités et leschefs d’entreprise, en particulier des pays émergents.

Il entrevoit un changement massif d’environ un tiers desvoyages d’affaires qui se dirigeront vers les hôtels 3 étoiles,plutôt que les 4 étoiles, ces derniers y répondant par descoupures au niveau des restaurants, des heures des clubsrécréatifs, moins d’accueil et de personnel de bagages la nuit,ainsi que moins de personnel d’entretien.

LES HÔTELS FAIRMONT OFFRENT DESLEXUS HYBRIDES

Le groupe Fairmont Hotels & Resorts prévoit offrir, auxÉtats-Unis, des véhicules Lexus hybrides comme voitures decourtoisie. Réservé exclusivement aux membres du pro-gramme de fidélité Fairmont, l’ensemble des véhicules Lexushybrides, meilleurs en consommation d’essence et en émis-sions de gaz, seront gracieusement mis à la disposition desclients pour les transporter à leur destination, tout enréduisant l’impact de leurs déplacements sur l’environnement.

Lexus est le seul fabricant de voitures de luxe à offrir desvéhicules hybrides dans sa catégorie et les membres Fairmontauront le plaisir de monter à bord des modèles hybrides RX400h ou GS 450h. Ces deux voitures démontrent comment lesclients écolos peuvent réduire leur impact sur l’environ-nement sans pour autant sacrifier leur luxe.

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Boucles d’or et les trois salles de réunionDON MURRAY, CMP

Nous connaissons tous l’histoire de Boucles d’or et destrois ours. Mais si notre Boucles d’or était une planifica-

trice de réunions et que la visite de la maison des trois oursétait une inspection des lieux ? Sans simplifier outre mesureles choses, il est vrai que, parfois, savoir ce que nous nevoulons pas nous aide à choisir ce qu’il nous faut.

Boucles d’or avait des choix à faire et elle a, en fait,procédé par élimination pour y arriver. Ses décisions ont étéguidées, au moins au début, par la connaissance spécifique dece qu’elle ne voulait pas. Comme planificateur de réunions,vous devriez toujours rester fidèle à vos convictions et choisiravec sagesse une salle de réunion.

Beaucoup de facteurs entrent en jeu dans la préparationd’une réunion. S’il n’y avait que trois possibilités, ce seraitbeaucoup plus simple. Mais nous savons tous que les dif-férences sont beaucoup plus complexes et les choix beaucoupplus nombreux.

Votre objectif ultime, comme planificateur de réunions, estd’aider à créer le bon environnement pour la réunion pourque les participants puissent le mieux atteindre les objectifsde la réunion. Beaucoup de facteurs jouent dans ce processusdécisionnel, certains que j’aborderai, d’autres que je devraiignorer faute d’espace et de temps.

Les dimensions d’ensemble du lieu de la réunion sontimportantes. Trop petites ou trop grandes, elles affecterontvotre réunion et ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire.Voyez la salle comme une toile et les murs comme un cadre,c’est dans ces limites prédéterminées que votre environ-nement se situe.

Les possibilités de configuration de la salle de réunion sontpresque illimitées mais il y a des lignes directrices à respecter.Bien qu’il n’y ait pas de consensus sur ce sujet, la pièce nedevrait pas être trop fraîche : une température corporelle plusélevée génère plus d’activité mentale. N’oubliez pas que latempérature ambiante s’élève rapidement dans un espace con-finé même quand le nombre de participants est peu élevé.

À propos d’espace confiné, la salle de réunion devrait don-ner une impression d’intimité et, dans la mesure du possible,les réunions devraient se tenir porte close une fois la réunioncommencée. Les retardataires se sentiront mal à l’aise, mais,l’un des objectifs est d’avoir une réunion efficace, productiveet respectueuse de l’horaire.

Peu importe comment vous décidez d’organiser votre salle,la propreté de l’environnement est un élément crucial. C’estvotre réputation qui est en jeu et la façon dont la salle estentretenue et rafraîchie pendant la journée pourrait affecterles résultats de la réunion.

L’organisation spécifique de la salle dépend des objectifsde la réunion. Par exemple, peut-être que dans une petitesalle conçue pour des remue-méninges, l’idéal serait d’enlevertoutes les tables et d’avoir un décor plus relaxant, style salon.S’il faut une table, mieux vaut alors une table ronde quifavorise la discussion ouverte et l’échange spontané des idées.

DÉTERMINER LA CONFIGURATION D’UNE SALLESi vous désirez un décor plus officiel, il faudra soit des

tables soit une scène. Il faudrait toujours prendre en comptevos besoins en matériel audiovisuel avant de choisir la configuration de la salle et la salle elle-même. Vos choixseront fonction des dimensions, de la hauteur de plafond, deslignes de vue et de l’exposition des fenêtres, entre autresproblèmes possibles.

Si vous préférez une salle style théâtre, donc sans table,sachez que cette organisation n’aide pas les gens à mettre lamain à la pâte et qu’un style salle de classe contribuerait à unenvironnement plus propice à l’éducation. Le style conférenceest utilisé pour un environnement plus interactif. Essayezd’éviter les arrangements rectangulaires où les gens se retrou-vent face à face comme des adversaires, ce qui n’incite pas àla discussion ouverte.

CERTAINES DISTANCES DOIVENT ÊTRE RESPECTÉESAutre détail important : le nombre exact de participants

que vous attendez. Devoir ajouter une ou deux chaises deplus autour de la table, ça passe. Être à court d’une ou deuxchaises ne l’est pas. Ces petits détails peuvent engendrer unesituation gênante et évitable.

À vue de nez, rappelez-vous qu’il faut au moins deux piedsd’espace par personne à la table – trois de préférence s’il y abeaucoup de notes à prendre. S’il y a un écran, il faudraitqu’en général, la distance entre l’écran et les participants soitégale à au moins deux fois (mais au plus huit fois) la largeurde l’écran.

Comme vous le voyez, ce n’est pas toujours évident et leschoix ne sont pas toujours faciles mais savoir à l’avance ceque vous voulez de la salle aide à encadrer le processus dedécision. Tout comme Boucles d’or avait des choix à faire eta éliminé ce qui ne lui plaisait pas, vous avez, en tant queplanificateur, un processus de décision à suivre. Au bout ducompte, l’important est que la salle de réunion offre lemeilleur environnement possible pour que l’objectif spéci-fique de la journée soit atteint.

• • •Don Murray est Directeur des opérations chez Avtec Services

Professionels Audio-Visuels. Pour le joindre : [email protected].

DE LEO GERVAIS

Le coût élevé des déplacements rend difficiles de nom-breuses réunions face à face, surtout quand il faut aller à

l’autre bout du pays ou en Europe.En effet, amener quelqu’un de Vancouver à Montréal le

temps d’une nuit et une réunion coûtera plus de 1 000 $, tousfrais inclus.

C’est là que la vidéoconférence devient une solution trèsintéressante. Pour beaucoup moins de 1 000 $, les gens

peuvent se réunir et discuter sans jamais se retrouver physiquement ensemble dans la même salle.

La vidéoconférence, c’est la transmission synchronisée de l’image et de la parole entre deux endroits différents – ouplus. Elle permet d’échanger comme si les participants con-versaient réellement dans la même salle. Cela demande unsignal (téléphone ou Internet), des caméras, des moniteursvidéos, des microphones et des haut-parleurs.

Deux types de situations se prêtent bien à la vidéocon-férence : 1) celle où vous pouvez déjà communiquer avecquelqu’un qui est éloigné physiquement mais avec laquellevous souhaitez une communication plus riche, interviewerpour un emploi une personne située outremer en Europe parexemple et 2) celle où vous voulez communiquer avec unendroit proche ou éloigné mais dont l’accès est limité par descontraintes situationnelles ou physiques, un laboratoire ouune installation nucléaire par exemple.

« Cela peut certainement économiser des coûts de déplace-ment », selon Sylvain Gagnon d’Avtec Audio-Visual, qui s’oc-cupe de vidéoconférences pour des clients au centre-ville deMontréal.

« Pour ceux qui ne veulent pas voyager à cause du coût oude la peur de l’avion, c’est la solution la plus logique. »

Les économies sont réelles. Exemple : envoyer quelqu’un àLondres en classe économique coûte environ 1 000 $, plus lachambre d’hôtel à 250 $ (une nuit), plus les repas, sanscompter le temps d’absence des voyageurs eux-mêmes – vousavez vite dépassé les 1 500 $.

La plupart de ceux qui offrent ce service demandent envi-ron 250 $ minimum pour deux heures, frais d’interurbain noncompris. Certains détaillants de vidéoconférence utilisentInternet pour éviter les frais d’interurbain mais le signal est parfois moins bon qu’avec la radiodiffusion et la sécuritésuscite quelques inquiétudes.

À la hauteur de vos attentesIdéale pour les groupes en soif de nouvelles émotions,

cette toute dernière tendance, qui nous vient de Belgique,détrônera vos centres de tables et vos menus les plus originaux ! S’adressant aux groupes de 22 personnes auplus, cette attraction culinaire propose à vos invités dedécoller à 50 mètres du sol pour y déguster un menu cuisiné dans les airs, tout en se divertissant et en profitantde la vue. Maintenant offert au Canada, le coût de cetteactivité varie selon la date et l’endroit, entre autres.

Sur le Web : www.dinnerinthesky.ca


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Présent… par vidéoconférence

VOICI QUELQUES CONSIGNES À SUIVRE LORS DEVOTRE PROCHAINE VIDÉOCONFÉRENCE :Tenue vestimentaire :Évitez les vêtements aux couleurs trop vives et au design tropbariolé, préférez les couleurs neutres.

Mouvement :Parce que le mouvement est compressé puis décompressé lorsd’une vidéoconférence, mieux vaut minimiser votre gestuelle.

Matériel :Produisez vos supports visuels à l’avance.

Éléments clés pour vos visuels :• Utilisez une taille d’écriture plus large que d’habitude, parexemple 18 – style Helvetica.• Imprimez vos pages à l’horizontale• Garder votre mise en page la plus simple possible• Limitez le nombre de mots par page• Préférez des couleurs contrastantes si vous faites uneprésentation électronique• Utilisez un papier de couleur bleu clair pour un meilleurimpact.

En conclusion, une réunion en vidéoconférence est une « vraie » réunion. Donc, le respect des règles habituelles s’im-pose, comme la ponctualité et la remise des mêmes docu-ments de référence à tout le monde.

Si tous les participants voient en la technologie qui les relieun simple outil de communication, alors ces réunionsvirtuelles peuvent être aussi productives que des réunions enpersonne.

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Votre apparence compte lors d’une vidéoconférence


Que faire de vos mains ?

On communique pour amener lesautres à agir. Que vous conversiez

face à face ou au téléphone, animiez uneréunion ou fassiez un exposé, vousdevriez chercher à influencer l’autre à

agir. Malheureusement, notre langage corporel crée plus dedistraction qu’il ne renforce le message. Quand cela se pro-duit, vous commencez à saboter le message et les personnesqui vous écoutent peuvent se demander où vous voulez envenir. Au cours des mois à venir, je vais vous aider à prendredavantage conscience de ce que dit votre langage corporel.

Utilisés à bon escient, certains gestes peuvent vous aider àamener les autres à agir. L’image visuelle qu’ils créent vousaide énormément à faire passer votre message.

J’ai entendu tellement de gens me dire qu’on leur avait ditqu’ils utilisaient trop leurs mains… Ils sont prêts à tout pourne pas utiliser leurs mains : croiser les bras, joindre les mains,les mettre dans leurs poches, les tenir dans leur dos, se servird’un stylo (ou d’une tasse) comme béquille, jouer avec unbijou ou leurs cheveux ou encore serrer les poings. Tout celapour faire quelque chose de leurs mains ou s’empêcher detrop les utiliser. N’en venez pas à ces extrêmes. Alors, quefaire ? Faire les bons gestes.

Oui, mais comment ? Chacun a sa propre gestuelle. Aucuneformule ne dit qu’il faut faire un geste toutes les trois phrases. La clé est de vous organiser pour que vos gestes col-lent à votre message. Voici quelques astuces pour y arriver :

• Adoptez une position de repos neutre. Par position derepos, je veux dire ce que vous faites de vos bras et de vos mainsquand vous ne faites aucun geste. En position debout, laisseztomber vos bras le long du corps, mains ouvertes. En positionassise, posez vos bras sur la table, mains ouvertes et détendues.

• Quand vous faites un geste, agissez délibérément. Sivous faites un geste pour illustrer l’importance des dépenses,gardez la position prise pendant un moment pour que l’assistance le voie bien. Une fois votre message transmis,reprenez la position de repos neutre.

• Variez vos gestes. Utilisez une seule main ou les deux.L’important, c’est que les gestes collent aux mots.

• Ne tenez rien à la main sans raison. J’ai vu des gens tenirune tasse de café pleine tout en gesticulant. Je ne pensais qu’àune chose : quand le café allait gicler de la tasse. J’ai vuquelqu’un jouer avec un trombone pendant toute son allocu-tion. Je ne faisais attention qu’à une chose : la sculpture qu’ilcréait. Si vous utilisez des marqueurs, posez-les quand vousavez fini. Si vous devez souvent utiliser la télécommande devotre ordinateur portatif, placez-la dans la paume de votremain de façon à ce qu’elle ne gêne pas vos gestes.

• Évitez de pointer les gens du doigt. Faites-le plutôt lamain ouverte.

Pourquoi faire des gestes ? Parce qu’ils peuvent :• Renforcer votre message • Attirer l’attention de l’assistance • Créer une image pour l’assistance • Aider les gens à se souvenir de vos arguments• Vous aider à vous détendre

Commencez à mettre ces recommandations en pratique dèsaujourd’hui !

· Vous a-t-on déjà fait des commentaires sur l’effet de vosexpressions faciales ? Sinon, qu’est-ce qui vous empêche deposer la question à vos auditeurs ?

· Si possible, filmez-vous pour voir si vos expressionsfaciales collent à votre message pendant une présentation ouune séance de répétition avant une conversation face à face.

Sur le Web : www.staceyhanke.com.

DE STACEY HANKE


Des surcharges qui sont là pour resterBien que le prix du pétrole ait connu une baisse

considérable ces derniers temps, allant jusqu’à moins de 100 $le baril, les compagnies aériennes ne sont pas prêtes à élimi-ner certains frais apparus pour compenser la hausse des prixdu pétrole survenue depuis un an. En effet, se dirigeant versdes tarifs plus à la carte, faisant payer leurs passagers pour cequ’ils consomment, les compagnies aériennes n’ont pas hésitéà imposer des frais d’enregistrement d’un deuxième bagagepar exemple ou encore l’usage d’une couverture ou d’uncoussin, ou encore la commande d’un repas, d’un café oud’une boisson gazeuse sans alcool. Devenues coutume, cessurcharges sont là pour rester et les lignes aériennes, selonqui le prix de l’essence est encore volatile et toujourssupérieur à l’an passé, y voient une source de revenus stable.En facturant ses clients de 15 $ pour l’enregistrement d’unpremier bagage, Continental a estimé un revenu de 100 mil-lions de dollars par an et United, qui a récemment augmentéses tarifs, a annoncé que les frais en surplus cumulés rap-porteraient un total de 700 millions de dollars l’an prochain.Alors que ces frais supplémentaires sont à la source de frustrations chez la plupart des voyageurs, il semblerait quevoyager est en train de prendre une nouvelle tournure et qu’ilfaudra s’y plier.

À Toronto, un événement ou une réunion peut se fairepresque n’importe où. Il existe plusieurs endroits qui sedémarquent, dont les plus connus sont la tour CN ou encorele Distillery District. Mais d’autres endroits moins connusoffrent aussi de belles opportunités pour vos événements. À cette fin, Le Planificateur a, de nouveau cette année, publiéLe Toronto Venues Guide, que vous trouverez ci-joint. Commede coutume, vous y trouverez les hôtels mais aussi les sitesmultifonction et les restaurants de la ville capables d’accueillir.

Vous vous demanderez pourquoi ce guide n’est publiéqu’en anglais… La raison est très simple : si vous organisezun événement à Toronto, vous serez amené à parler anglais.Non pas qu’on n’y trouve pas du monde qui parle français,mais en règle générale, les francophones s’y font plutôt rares.Donc, pour cette raison, nous nous sommes dit qu’il seraitpréférable de laisser le guide en anglais.

Jyl Ashton-Cunningham, une ancienne Montréalaise quihabite maintenant Toronto, a mené la recherche pour notre


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Toronto...La ville des mille et un sites

guide, afin d’en assurer la pertinence et la qualité, tout en mettant à jour l’informationpubliée. Si vous avez des questions surToronto, n’hésitez pas à contacter Jyl enappelant notre ligne d’assistance (514) 849-6841.

Certes ce guide vous sera d’une ressourceindéniable mais les mieux placés pour vousparler de Toronto, sont ceux/celles qui y onttenu leurs événements. Voyez donc leurscommentaires à la page 24.

Toronto est au cœur de la vie intel-lectuelle et culturelle du Canada anglophone.La plupart des maisons d’édition se trouventà Toronto. Le International Festival ofAuthors (IFOA) au Harbourfront Centre estle premier festival littéraire au Canada anglo-phone. Toronto est également un centre deproduction pour le film et le théâtre (Festivalinternational du film de Toronto). La chaîneanglophone de Radio-Canada, la CanadianBroadcasting Corporation (CBC), siège àToronto, ainsi que TV Ontario et TFO, les chaînes anglophone et francophone dugouvernement ontarien.


Un guide pour les planificateurs

Pourquoi j’adore Toronto ! Notre question-concours était :

Dites-nous pourquoi vous aimez ou aimeriez tenir vosévénements à Toronto et vous pourriez gagner un séjourde 2 nuits au superbe hôtel Westin Harbour Castle, situéau centre-ville de Toronto, au bord de l’eau. Notre gagnant(e) profitera aussi d’un dîner pour deux, d’unepartie de billard au centre historique de l’Academy ofSpherical Arts, ainsi qu’un certificat de magasinage àTilley, situé au Queens Quay, à quelques pas de l’hôtel. Ceprix est valable jusqu’au 31 décembre 2009.

Voici un aperçu des réponses que nous avons reçues :

« Une des principales raisons pour lesquelles je choisisToronto pour l’organisation d’événements est l’accessibilité dela ville par avion. »

Claudine Deblois, MedPlan Communications inc.

« Je crois que la ville de Toronto offre de gros avantagesévénementiels. Son centre de congrès est empli de possibi-lités. De plus, d’un point de vue purement artistique et services événementiels, on y retrouve de nombreuses offresde qualité et très originales. Finalement, le fait que Torontocentralise de plus en plus les centres décisionnels etéconomiques des entreprises canadiennes permet, d’aprèsmoi, aux acteurs du milieu de développer et d’améliorer laqualité de l’offre événementielle et d’ainsi répondre plusadéquatement à la demande locale mais aussi internationalequi est très exigeante. »

Yaëlle Renaud, Les Productions Nat Raider Inc.

« C’est une des villes les plus importantes au Canada. Surle plan des services, il s'agit d'une destination internationalequi est superbement bien desservie par les vols interna-tionaux et nationaux et qui offre une multitude d'endroitspour le logement et la tenue d'événements. C’est une ville quifait également plaisir de cotoyer pour la diversité de ses genset qui permet de stimuler la créativité car on la retrouve àchaque coin de rue. Excellent choix. »

Mélissa St-Pierre, Alcoa Canada

« Nous tenons régulièrement des rencontres régionalesainsi que des rencontres de fidélisation à Toronto, pour lebénéfice de nos Conseillers financiers ontariens.

Nous utilisons normalement les hôtels de la chaîne Deltaou Fairmont pour l’ensemble de nos événements tenus dans la ville reine et nous apprécions particulièrement le professionnalisme et l’excellent service offert dans les hôtels

de la région torontoise. Les restaurants de la grande région deToronto sont tout aussi surprenants… »

Eric Sicotte, B.A.Hon. LL.B. Directeur, Groupe financier PEAK

« Organiser un événement à Toronto est tout simplementun charme.

Il y a de belles places comme le Carlu, où une soirée deGala peut très bien s’organiser. Le bord de l’eau aussi est uneplace très « relaxante » près du Queen’s Quay et du WestinHarbour Castle, car les participants à l’événement peuventprendre une courte marche santé à l’extérieur et l’été ils peu-vent en profiter plus longuement.

Le nouveau service avec « Porter Airlines » à l’aéroport duCentre-Ville aide grandement aux déplacements qui se fontmaintenant plus rapidement ; pas de transit de 60 $ entrel’aéroport de Pearson et le centre-ville. »

Daniel Perri

« J’aime organiser des réunions à Toronto car la ville offreplusieurs possibilités que ce soit pour les hôtels, les restaurants,les activités, etc. Aussi, très accessible de partout au Canada –que vous veniez des États-Unis, de l’Europe ou du Canada.

Tous est possible à Toronto – c’est une ville qui grouillepresque 24 heures sur 24 et Sky is the limit. Plusieurs options quitiennent compte de vos budgets – que ce soit un budget trèsrestreint ou un budget plus élaboré – il y a toujours des options. »

Carole Daigenault

« Effectivement, j’aimerais beaucoup revisiter Toronto dansle cadre d’un événement spécial ou de la tenue d’un de nosspectacles là-bas car je sais que la ville a beaucoup changé ;j’en ai eu un aperçu il y a trois ou quatre ans lors du passaged’Alegria à Toronto.

Malheureusement je n’y ai séjourné que quelques jours quiont été très intensivement consacrés au travail. Mais j’avaisquand même profité de quelques heures pour prendre letramway et me rendre au Musée de la chaussure que j’avaisbeaucoup apprécié. Chemin faisant, j’avais pu voir quelquescoins que j’aurais aimé explorer : petites boutiques, restossympathiques, activité débordante… Par contre, si j’organisaisquelque chose à Toronto, je ferais très attention au transportentre mes activités car cela semble un réel problème. »

Louise Simoneau, Cirque du Soleil


SUITE À LA PAGE 26


Du 5 au 7 octobre 2008Association of Corporate Travel Executives, ACTEGlobal Education Conference, Hôtel Rome marriottPark, Italie. Contact : www.acte.org.

Du 16 au 19 octobre 2008Canadian Society of Professional Event Planners,Conférence annuelle, Hôtel Sheraton Hamilton,Hamilton, Ont. Contact : www.cspep.ca.

Le 29 octobre 2008 BIZBash, Event Style Show, Jacob K. Javits Center, newYork, New York. Contact : www.bizbash.com.

Du 1 au 5 novembre 2008International Congress & Convention Association,47th ICCA Congress & Exhibition, Victoria ConferenceCentre, Victoria, BC. Contact : www.iccaworld.com/dbs/congress2008.

Du 9 au 12 novembre 2008MPI-Montréal - Convivium 2008, Sheraton Laval, Laval, Qué.Contact : (514) 493-9835.www.mpimontreal.com/fr/convivium.

Du 9 au 13 novembre 2008Financial & Insurance Conference Planners,Conférence annuelle, Fiesta Americana Grand CoralBeach, Cancun, Mexico. Contact : www.ficpnet.com.

SOLUTION SUDOKUFACILE PAGE 16

SOLUTION SUDOKUMOYEN PAGE 16

SUITE AU FAIT QUE LUNDITOMBE UN MARDI CE MERCREDI, NOTRE RÉUNION DU

JEUDI SE TIENDRA VENDREDI CE SAMEDI CARDIMANCHE EST UN JOUR FÉRIÉ

RED SKELTON


« Tout étant plus centralisé au "Downtown Toronto", il estplus facile de coordonner les évènements de fin de journéepour les gros groupes de participants. De plus, le transport encommun se faire aisément et fait partie intégrante de lamarche santé entre deux activités. »

Monika Neszvecskó, Air Canada

« Pour moi Toronto est une grande ville où les clients peu-vent non seulement profiter d'une réunion mais également oùil y a de la culture.

Les grandes villes sont un bonus pour tout planificateurévénement. »

Michel Paquette

« Pour l’ambiance, le beat et les exclusivités que Torontoa par rapport à Montréal. Toujours agréable de faire affairesavec Toronto. »

Louise Couture, Air Canada

« Nos clients aiment faire des réunions à Toronto car c’estle cœur de toutes les autres villes canadiennes et un aéroportinternational. Nos participants sont de partout à travers leCanada, donc Toronto est un bon juste milieu pour tous. »

Cinthia Bernatchez, Vision 2000

« Je tiens à vous dire par la présente que je réserve toujours tous les « offsites » de mes patrons à Toronto !

Personnellement, je n’y suis jamais allée mais les raisonspour lequelles ils y vont sont surtout du fait que c’est une trèsgrande métropole et la plus multiculturelle au monde. Il n’ymanque pas de choix de restaurants et d’activités à faire lesoir ou les weekends lorsque leur femme et/ou enfants sontprésents dans les hôtels avec eux. C’est aussi à cause desclients des États-Unis qui peuvent s’y rendre rapidementcomme point de rencontre ! Toronto est le point central.

C’est énorme comme capitale et ça ne manque pas d’en-droits pour faire des rencontres.

Personnellement, j’aimerais vraiment y aller puisque jeréserve des vols, des restaurants et des hôtels et ce, à tous lesjours pour mes clients à l’interne et mes patrons. Il doit bieny avoir un cachet ! »

Tara Imbeault

« J’aime Toronto car c'est facile d'accès pour tous nosclients et les hôtels sont très très biens. »

Sylvie Desrochers, Rio Tinto Alcan

« J’aime tenir mes événements à Toronto parce que la villeest bien située et facile d'accès pour mes participants quihabitent un peu partout au Canada. »

Janik Huot

La gagnante de notregrand prix est...

Elizabeth A. SharpeBPI Consulting

Félicitations et merci à tous les participants !

Un grand merci à nos commanditaires : Tilley, le Westin Harbour Castle et

l’Academy of Spherical Arts.

Pourquoi j’adore Toronto !

septembre 2008

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