gÉnÉralitÉs · s'approprier novaxel… gÉnÉralitÉs ouverture de novaxel double cliquez...

S'approprier Novaxel…

GÉNÉRALITÉS

PRINCIPE DE NOVAXEL

Novaxel est un logiciel de classement. Tous les éléments qui constituent le dossier papier

peuvent être fédérés dans une seule et même base de données. Qu’ils soient d’origine

bureautique, papier, qu’ils viennent d’Internet ou qu’ils soient générés à partir d’une base de

données de production.

Vos dossiers papiers sont constitués dans la majorité des cas de la manière suivante :

− Ce qui rentre dans l’entreprise : courriers, fax, e-mails.

− Ce que produit l’entreprise : documents de gestion (BL, factures), documents

bureautiques (courriers, tableaux), documents techniques (plans, dessins), fax,

e-mails.

E-mails Documents bureautiques

Documents papiersApplications de production


GÉNÉRALITÉS

Tout est intégré pour mieux être consulté et exporté vers une imprimante, une

messagerie Internet, un module de fax, Internet, un CD Rom, un portable.

Une imprimante

Une messagerie Internet

Un module de fax

Internet

Un CD Rom

Un portable


GÉNÉRALITÉS

OUVERTURE DE NOVAXEL

Double cliquez sur l’icône .

Sélectionnez la bibliothèque Novaxel que vous souhaitez

ouvrir grâce au menu déroulant.

Saisissez le nom d’utilisateur ainsi que le mot de passe

s'il y a lieu.

L’utilisateur et le mot de passe sont sensibles aux majuscules et aux minuscules.

Cliquer sur le bouton .

L'ÉCRAN PRINCIPAL

L'écran principal de Novaxel se définit sur 2, 3, 4 ou 5 colonnes. Chaque sous-niveau

est rattaché à un seul niveau supérieur.

Pour créer ou modifier une armoire, un rayon, un classeur ou un dossier, il suffit de

faire un clic droit sur l’élément concerné, puis "Ajouter" ou "Modifier".


GÉNÉRALITÉS

L'ÉCRAN DOSSIER

Aperçu du document

Barres d’outils

Barre d’outils du document

Liste des documents


L'AFFICHAGE

LES OPTIONS D'AFFICHAGE

L'onglet APPARENCE INFO EN +

Ces options sont disponibles au

niveau de l’écran principal en

cliquant sur "Affichage", puis

"Options". Sur chaque poste

les paramètres d’affichage sont

propres à chaque bibliothèque.

Vous avez aussi la possibilité de

changer la police, les

couleurs et les attributs des

items vides.

L'onglet NAVIGATION INFO EN +

Les rubriques suivantes

Asynchrone, Filtrer la

saisie, Charger le premier

document et Entrée pour

charger les documents sont

souvent très intéressantes

pour une gestion affinée des

flux sur des bases très

importantes ou des réseaux à

faible débit (accès distant).

AsynchroneC’est le double clic sur un

élément qui déclenche

l’affichage du reste de

l’arborescence.

Recherche inclus dansCette option permet lors de la

frappe intuitive dans une

colonne de se positionner sur

l’enregistrement qui contient

la chaîne (par défaut, on a

"Commence par").

Charger le premier

document

Lors de l’ouverture du dossier,

seuls les titres de pages sont

affichés. Il faut cliquer sur le

titre pour afficher le

document.

"Entrée" pour charger

les documentsIl faut faire "Entrée" pour

charger les documents.

Filtrer la saisie

Lors de la frappe intuitive,

n’est affiché que ce qui

correspond à la frappe.

Sauver les positions

Cette option enregistre le

réglage de la taille des

colonnes.

Panneau dossier en basGrâce à cette option, la

dernière colonne de Novaxel

est décalée vers le bas de

l’écran pour permettre une

meilleure lisibilité.

ThèmesEn cochant cette option,

paramétrez l’apparence de

votre interface à votre

convenance


L'AFFICHAGE

LES OPTIONS D'AFFICHAGE

Sélectionnez les répertoires grâce à l'icône qui vous permet

de parcourir le réseau.

Cliquez sur "Enregistrer".

Cliquez sur "Valider".

L'onglet RÉPERTOIRES INFO EN +

L'intérêt principal de cet onglet

est le partage des

répertoires pour tous les

utilisateurs afin d'y stocker

notamment des listes types,

des sélections, des recherches

enregistrées, etc.

Ces répertoires doivent être

paramétrés lors de

l'installation du logiciel

Novaxel. Les modifications

de ces répertoires doivent

être réalisées par

l'administrateur.


LES BARRES D'OUTILS

L'ÉCRAN PRINCIPAL

Cette icône permet de se déconnecter de la bibliothèque Novaxel.

Cette icône permet de se connecter à une bibliothèque (après s’être déconnecté)

Cette icône permet de rechercher des armoires, des rayons, des classeurs, des

dossiers ou des documents selon leurs titres, leurs notes, leurs dates de création et

taille.

Cette icône ouvre le dossier sélectionné.

Cette icône ouvre les panières (raccourci clavier F11).

Il s’agit d’informations techniques relatives au nombre d’utilisateurs connectés, à la

version du programme client, à celle du serveur, ainsi que celle de la base de données.

L'ÉCRAN DOSSIER (menu principal)Cette icône permet de retourner sur l’écran principal.

Cette icône permet d'apposer une note à un document. La note est indépendante du

document, elle ne s’imprime donc pas avec celui-ci.

Cette icône permet d'imprimer le ou les documents du dossier.

Raccourci vers la boîte de réception de la messagerie par défaut (ici Outlook)

Cette icône permet de lancer la numérisation si un scanner est branché sur le poste.

Raccourci vers les panières (que l’on retrouve aussi dans l’écran principal).

Cette icône permet d'activer la capture d’impression. Il s'agit de convertir en PDF les

documents extérieurs à Novaxel dans lequel on peut utiliser l’imprimante NOVAXEL PDF.

En cliquant sur cette enveloppe, vous placez les documents de la boîte d’envoi en pièce

jointe d’un nouveau message prêt à être envoyé.

Cette fonction permet de convertir en PDF tout document d’un dossier.

Cette icône permet d’accéder directement à votre environnement Windows, par défaut

sur le dossier « Mes Documents » afin de récupérer et classer directement un ou

plusieurs documents dans le dossier.


LES BARRES D'OUTILS

L'ÉCRAN DOSSIER (barre d’outils)

Cette icône regroupe toutes les applications ou programmes définis en

raccourci. Ce paramétrage s’effectue par l’administrateur.

L’historique vous permet d’accéder à vos derniers documents consultés ou

modifiés. Il est propre à chaque compte utilisateur.

On placera dans la boîte d’envoi tous les documents prêts à être envoyés

par message électronique

On trouve dans le Bureau Novaxel les documents ouverts en modification

(le plus souvent Word et Excel) en attente de réintégration dans Novaxel


LES MENUS CONTEXTUELS

L'ÉCRAN PRINCIPAL

Cette action permet d'ajouter des armoires, des rayons, des classeurs,

des intercalaires.

Cette action permet de modifier l'intitulé des armoires, des rayons, des

classeurs et des intercalaires.

Cette action permet de supprimer l'élément sélectionné.

Cette action permet de couper un élément de l'arborescence (et tout ce

qui suit : dossiers, documents, etc.).

Cette action permet de coller, au même niveau mais dans un parent

différent, l'élément de l'arborescence qui a été coupé.

Novaxel permet l'utilisation de liens entre les différents éléments de

l'arborescence pour éviter de stocker à plusieurs endroits un même document.

Après avoir défini un lien vous pouvez l’ajouter dans l’arborescence.

Cette action permet d'accéder aux informations de l'élément.

Cette action permet d'initialiser la recherche avec des filtres.

Cette action permet de créer et d'appliquer des listes types.

Cette action permet d’afficher les liens pointant vers cet item.

Ajoute l’item sélectionné à la sélection en cours.

Cette action permet d'ajouter des dossiers.

Cette action permet de modifier les dossiers.

Cette action permet de supprimer le dossier sélectionné.

Cette action permet de couper un dossier (et les documents qui en

dépendent)

Cette action permet de coller un dossier qui a été coupé.


l'arborescence pour éviter de stocker à plusieurs endroits un même

document.

Après avoir défini un lien vous pouvez l’ajouter dans l’arborescence.

Armoire, rayon, classeur et intercalaire

Dossier



Cette action permet d'accéder aux informations de l'élément.

Cette action permet d'initialiser la recherche avec des filtres.

Cette action permet de créer et d'appliquer des listes types.

Cette action permet d'ouvrir le dossier sélectionné.

Cette action permet d'ouvrir le dossier dans le visualisateur Novaxel.

Cette action permet d'envoyer par mail le dossier sélectionné.

Ajoute une signature électronique aux fichiers lors de l’envoi.

Cette action permet d'enregistrer le dossier sélectionné (au format

.nov).

Ajoute une signature électronique lors de l’enregistrement du fichier.

Cet élément permet de copier un ou plusieurs documents vers un autre

dossier, ou une autre bibliothèque.

Cet élément permet de couper un ou plusieurs documents vers un autre

dossier, ou une autre bibliothèque.

Cet élément permet de coller ce que l’on vient de copier ou couper dans

Novaxel, dans l'explorateur Windows ou dans une panière. Quand vous copiez

ou coupez un lot de documents celui-ci ne pourra être coller que dans un

dossier. Quand on réalise des copier coller entre bibliothèques, il faut les

laisser ouvertes pendant l’opération.

Cet élément permet de sélectionner l’intégralité des documents.

Cet élément permet de supprimer la ou les pages sélectionnées. Celles-ci

vont dans une corbeille où chaque utilisateur pourra récupérer, ses

documents propres, et l’administrateur tous les documents.

Cet élément permet d’ajouter de façon chronologique un document dans

le dossier Novaxel en cours.

Cet élément permet d’insérer un document où on le souhaite.


l'arborescence ou entre dossiers. En réalité, le but est de pouvoir accéder à

un document depuis un dossier autre que son dossier d'origine.

Cet élément permet de modifier le titre des documents.

Document



Cet élément permet de renuméroter les pages dans l’ordre chronologique

du dossier.

Cet élément permet d'actualiser la liste des documents.

Cet élément permet d'accéder aux informations du document : titre,

numéro de classement, type de document, date de création, date de

modification, etc.

Ajoute le document à la sélection en cours.

Cet élément permet de placer le ou les documents sélectionnés dans la

boîte d’envoi. Celle-ci vous permet d’envoyer facilement des documents

dispersés dans différents dossiers. Vous pouvez envoyer soit le document par

mail, soit un raccourci vers ce document. Cette dernière option n’est

exploitable si et seulement si vous vous adressez à un interlocuteur interne

ayant accès à la base Novaxel.

Les raccourcis Novaxel ont été créés pour permettre un accès direct à un

dossier donné.

Modifier l'arborescence…

L'ARBORESCENCE

CRÉATION MANUELLE

Sur la colonne de votre choix, cliquez

avec le bouton droit de la souris et

sélectionnez "Ajouter". L’ajout peut être saisi

directement au clavier, ou bien l’utilisateur peut faire appel au

dictionnaire de tout ce qui existe déjà dans Novaxel comme

référence.

Vous pouvez :

- saisir directement au clavier et cliquer sur

le bouton OK pour valider

- saisir directement au clavier et cliquer sur

pour valider et ajouter au

dictionnaire

- sélectionner un élément dans le

dictionnaire et cliquer sur le bouton OK pour

valider

La flèche à droite permet d’afficher le dictionnaire ou de

le refermer.

- annuler pour ne pas valider votre saisie.

La chemise est un niveau supplémentaire

de classement. Vous pouvez ajouter un

nombre illimité de chemises, les modifier

et les supprimer.

Faites un clic droit sur l’onglet

Dossier.

Sélectionnez "Ajouter".

Saisissez l'intitulé de la chemise.

Ajout d'un item INFO EN +

Toutes les colonnes doivent

contenir un item avant de

pouvoir ouvrir l’écran

dossier. Un item est rattaché

à un parent existant qui se

trouve dans la colonne

précédente.

Dans chaque colonne, les

items se classent par ordre

alphabétique. Si vous

souhaitez les classer dans un

ordre défini, il suffit de leur

attribuer un numéro. Par

exemple : 01 – xxxx.

Ce dictionnaire est défini et

mis à jour par l'administrateur.

Info Administrateur…

Pour paramétrer le

dictionnaire, reportez-vous

à la fiche technique.

Ajout d'une chemise INFO EN +

Vous pouvez définir leur

position sur l’écran (clic

droit - "Position") et leur

ordre d'affichage (clic droit -

"Ordre"). Il est possible de

gérer des couleurs par

chemises.


Pour paramétrer les

couleurs des chemises,

reportez-vous à la fiche

technique.

Modifier l'arborescence…

L'ARBORESCENCE

CRÉATION AUTOMATIQUE

Il faut d’abord créer l’élément auquel vous souhaitez attribuer

la liste type. Pour cela, faites un clic droit dans la colonne dans

laquelle vous souhaitez ajouter un index et sélectionner "Ajouter".

Positionnez vous dans la colonne dans laquelle vous voulez

ajouter le modèle de classement.

Faites un clic droit dans la colonne et choisissez

.

Attribution d'une liste type INFO EN +

La liste type est en réalité un

modèle de classement que

vous pouvez attribuer à tout

nouvel item que vous créez :

un nouveau client, un nouveau

fournisseur, etc.

Cette liste type est définie et

mise à jour par

l'administrateur.

Sélectionnez dans

le menu déroulant la

liste type.

Cliquez sur le

bouton "Ecriture".

Confirmez

l'écriture dans la

colonne sélectionnée.


Pour paramétrer les listes

type, reportez-vous à la

fiche technique.

Intégrer des documents…

LES DOCUMENTSDANS LEUR FORMAT D'ORIGINE

INTÉGRERDES DOCUMENTS EXISTANTS

Ouvrez l’explorateur Windows.

Dans Novaxel, ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez

classer vos documents.

Dans l'explorateur Windows, sélectionnez le(s) document(s)

que vous voulez intégrer à Novaxel.

Maintenez le clic gauche de la souris et glisser déplacer le(s)

document(s) vers la liste des pages du dossier Novaxel.

Les documents sont alors copiés dans Novaxel. L'original

demeure dans l'arborescence Windows.

Novaxel vous propose alors un classement assisté : choix de la bibliothèque et du dossier

où classer le document.

Les documents sont alors copiés dans Novaxel. L'original demeure dans Windows.

A partir de l'explorateur Windows INFO EN +

On ne peut pas importer un

répertoire directement. En effet

il faut impérativement l’ouvrir

et sélectionner les documents.

Si on sélectionne plusieurs

documents, ils iront

obligatoirement dans un seul

dossier Novaxel.

Il est également possible de

faire "copier coller" entre

l'explorateur Windows et

Novaxel pour intégrer des

documents.

A partir de Windows

Sélectionnez le document que vous voulez

intégrer à Novaxel.

Faites un clic droit et choisissez Envoyer vers, puis

GED Novaxel.



CRÉER DES DOCUMENTS

Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez créer votre document.

Cliquez sur et ouvrez le répertoire contenant la matrice que vous souhaitez

utiliser.

Glissez déplacez la matrice dans la liste des pages du dossier Novaxel. Vous pouvez

également effectuer un copier coller.

Sélectionner le document que vous souhaitez réutiliser.

Faites un clic droit sur son titre, et choisissez "Copier".

Faites un clic droit dans la liste des pages d’un dossier et choisissez "Coller".

Vous pouvez alors modifier votre document.

Ouvrez Word ou Excel.

Dans Word ou Excel, saisissez votre texte, faites la mise en page, etc.

Dans Novaxel, ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez classer votre document.

Retournez sur votre document, cliquez sur le bouton et saisissez le

nom du document. Le document se classe automatiquement dans le dossier Novaxel ouvert.

Vous pouvez fermer Word ou Excel sans enregistrer le document. Le document est déjà

classé dans Novaxel.

A partir d'un modèle de documents

A partir de documents existants

A partir d'un logiciel Office (Word et Excel)



AGIR SUR LES DOCUMENTS

Positionnez-vous sur l’aperçu du document.

Pour modifier le document, faites un clic droit "Modifier".

Plus simplement, vous pouvez également cliquer sur le bouton

ou présent dans la barre d’outils du document.

Le document s'ouvre dans son logiciel d'origine.

Effectuez les modifications, enregistrez et fermez le document.

Modifier les documents

Le document est barré en noir pour signifier

qu’il est ouvert en modification. Il est mis en

attente dans le bureau Novaxel. Il faut le

réintégrer en cliquant sur la flèche verte ou

en faisant un clic droit "Réintégrer dans

Novaxel".



AGIR SUR LES DOCUMENTS


Pour consulter le document, faites un clic droit "Consulter".

Le document s'ouvre, en lecture seule, dans son logiciel d'origine.

Consulter et fermez le document.


Pour transformer le document en PDF, faites un clic droit

"Enregistrer PDF". Un nouveau document, au format PDF, s'ajoute

à la liste des documents du dossier.

Consulter les documents

Transformer les documents en PDF


LA CAPTURE D'IMPRESSION

LA CAPTURE D'IMPRESSIONDANS UN DOSSIER

Ouvrez le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez intégrer

votre document.

Cliquez sur l’imprimante . La disquette devient rouge

: la capture est active.

Ouvrez le document à imprimer.

Sélectionnez l’imprimante NOVAXEL et imprimez. Le fichier

PDF vient s’ajouter automatiquement dans la liste des documents.

Une fois l’impression terminée, cliquez à nouveau sur pour

la désactiver. Notez qu'en fermant le dossier elle se désactive

automatiquement.

Via l'imprimante NOVAXEL INFO EN +

La capture d’impression

permet d’imprimer des

documents en PDF

directement dans un dossier

Novaxel.

Pour pouvoir consulter les

documents PDF, il faut

qu’Acrobat Reader soit

installé sur le poste (au

minimum 4.0).

Novaxel possède un

visualisateur interne qui

peut être utilisé si l'on ne

possède pas Acrobat Reader

ou si l'on veut un affichage

plus rapide des PDF.


LA CAPTURE D'IMPRESSION

LA CAPTURE D'IMPRESSIONDANS LA PANIÈRE

Cliquez sur et choisissez la panière dans laquelle vous

souhaitez classer les impressions PDF.

Cliquez sur l’imprimante . La disquette devient rouge

: la capture est active.

Ouvrez le document à imprimer.

Sélectionnez l’imprimante NOVAPANIERE et imprimez. Le

fichier PDF vient s’ajouter automatiquement dans la liste des pages de

la panière.

Pour le classer dans Novaxel, ouvrez le dossier, sélectionnez le

document et cliquez sur Classer. Le fichier se classe

automatiquement dans le dossier.

Si vous n'avez pas coché la case « Déplacer », supprimez le

fichier de la panière (clic droit sur son titre et supprimer).

Cliquez à nouveau sur pour désactiver la capture

d'impression.

Via l'imprimante NOVAPANIERE INFO EN +

L’impression via une panière

permet de mettre en attente

les documents, le classement

n’étant pas immédiat.

Dans la panière, il est possible

de fusionner plusieurs

documents PDF en un seul

fichier PDF :

- Sélectionnez les documents à

fusionner

- Faites un clic droit

- Sélectionnez "Fusionner PDF"

- Un nouveau document

Multipages.pdf est créé.

Si la case « Supprimer après

fusion » n'est pas cochée,

supprimez les documents qui

ont permis de générer le

multipage.


LA NUMÉRISATION

LA NUMÉRISATION DIRECTE

Entrez dans le dossier Novaxel où vous souhaitez intégrer

les documents.

Cliquez sur (raccourci clavier F7). Les documents viennent

s’ajouter directement dans le dossier.

Interface Twain désactivéePour les documents "faciles" (texte en noir et blanc)

Vous sélectionnez les paramètres de numérisation qui permettent

de définir si vous scannez :

- en simple page (SIMPLE)

3 pages scannées créent 3 documents de 1 page

- en multi page (MULTI)

3 pages scannées créent 1 document de 3 pages

Interface Twain activéePour les documents "difficiles" (texte recto verso, couleur, etc.)

Vous sélectionnez les paramètres de numérisation qui permettent

de définir si vous scannez :

- en simple page (SIMPLE)

3 pages scannées créent 3 documents de 1 page

- en multi page (MULTI)

3 pages scannées créent 1 document de 3 pages

Vous sélectionnez, pour affiner la numérisation :

- en couleur

- en noir et blanc.

Via un scanner relié à un poste INFO EN +

est l'icône qui permet

d'identifier les documents

numérisés au format image

dans Novaxel.

Quelques paramètres peuvent

être réglés avant la

numérisation grâce à la flèche

située à côté de l’icône de

numérisation.

Interface Twain

Cet élément permet d’utiliser

l’interface Twain du scanner.

Pour cela, cochez l'option.

Source

Si plusieurs scanners sont

installés sur le poste, il faut

choisir le driver du scanner que

l’on souhaite utiliser.


LA NUMÉRISATION

LA NUMÉRISATIONSUR LE RÉSEAU

Sur le scanner réseau, choisissez le répertoire dans lequel le ou les documents

numérisés vont être stockés et lancez la numérisation.

Dans Novaxel, sur l’écran principal, cliquez sur l’icône et choisissez la panière

contenant les documents numérisés.

Sélectionnez ou ouvrez le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez ranger vos

documents.

Après avoir sélectionné le ou les documents à intégrer, Cliquez sur l’icône Classer. Les

documents viennent s'ajouter directement dans le dossier. Il convient de laisser cochée l’option

« Déplacer » afin que les documents s’enlèvent d’eux-mêmes de la panière.

Via un scanner réseau


LA MESSAGERIE

ENVOYER UN MESSAGE

Faites un clic droit sur le titre du document.

Sélectionnez "Mettre dans la boîte d’envoi", puis

"Documents".

Le document sélectionné se place dans la boîte d’envoi.

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur l’icône pour placer vos documents en pièce jointe

pour un nouveau message (vous pouvez également effectuer un clic droit « Envoyer » sur vos

documents dans la boîte d’envoi).

Envoyer un message avec une pièce jointe


LA MESSAGERIE

Faites un clic droit sur le

titre du document.

Sélectionnez "Mettre dans la

boîte d’envoi", puis "Raccourci".

Le raccourci du document

selectionné se place dans la boîte

d’envoi.

Le destinataire du message n'a plus qu'à ouvrir la pièce jointe. Novaxel s'ouvre

alors et se positionne directement sur le document défini comme raccourci.

Envoyer un message avec un raccourci INFO EN +

Cette fonction permet d'éviter

l'envoi systématique de

documents et donc d'alléger

les échanges par

messagerie. Cette option n’est

utilisable que pour une

bibliothèque accessible par le

destinataire du message.


LA MESSAGERIE

ENVOYER UN MESSAGE

Faites un clic droit sur le dossier que vous

souhaitez envoyer

Choisissez "Envoyer"

Le message est automatiquement créé

avec, en pièce jointe, le dossier Novaxel

sélectionné.

Saisissez le destinataire, l’objet et le

message avant de faire "Envoyer".

Envoyer un dossier complet INFO EN +

L’envoi d’un message avec des

documents sous un format

dossier Novaxel nécessite pour

le destinataire d’avoir, soit le

logiciel Novaxel, soit le

visualisateur Novaxel. Celui-

ci est distribué gratuitement sur

le site www.novaxel.com.

Ce format permet en effet de

compresser la taille des

fichiers.

Toutefois, les notes restent

présentes sur les documents, le

dossier Novaxel envoyé étant

une copie conforme du dossier

d’origine.


LA MESSAGERIE

CLASSER UN MESSAGE

Sélectionnez le message dans Outlook

Cliquez sur le bouton

Une fenêtre de classement assisté nous invite à choisir le dossier de

destination du message.

Après avoir sélectionné le dossier et cliqué sur « Classer », le

message se range automatiquement au format Outlook.

Outlook INFO EN +

indique un document au

format Message.

est une icône qui permet

d'ouvrir le message, de

l'imprimer, de le transférer ou

bien encore d'accéder aux

pièces jointes.

au format MSGLe paramétrage du

classement des

messages s’effectue

dans Outlook, en

particulier le fait de

classer à part les pièces

jointes.


LA MESSAGERIE

CLASSER UN MESSAGE

Sélectionnez le message dans Outlook

Cliquez sur le bouton .


destination du message.

Après avoir sélectionné le dossier et cliqué sur « Classer », le message se range

automatiquement au format HTML.

Outlook INFO EN +


format HTML.


d'ouvrir le message dans une

page Internet.

au format HTML


LA MESSAGERIE

CLASSER UN MESSAGE

Sélectionnez le message dans votre boîte de réception ou

dans vos éléments envoyés

Faites glisser le message jusque dans la liste des documents


destination du message

Après avoir sélectionné le dossier et cliqué sur « Classer », le message se range

automatiquement au format Message.

.

Outlook Express INFO EN +


format Message.


d'ouvrir le message, de

l'imprimer, de le transférer ou

bien encore d'accéder aux

pièces jointes.


LA MESSAGERIE

CLASSER UN MESSAGE

Ouvrez le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez

classer le message

Sélectionnez le message dans Lotus

Cliquez sur le menu "Actions", puis sur "Ranger dans

Novaxel"

Sélectionnez

l'imprimante

NOVAXEL en cliquant sur le bouton

"Imprimante".

Le message se range automatiquement au

format PDF, les pièces jointes se classent à la suite du message.

Lotus Notes INFO EN +


Pour paramétrer Lotus

Notes, reportez-vous à la

fiche technique.

Les options Novaxel…

LE NOMADISME

DANS LA BIBLIOTHÈQUE RÉSEAU

Emporter une partie de la bibliothèque INFO EN +

Avec le nomadisme, vous

prenez sur votre portable

seulement une partie de la

bibliothèque, à différents

niveaux : ARMOIRE, RAYON,

CLASSEUR.

ICI, NOUS SOUHAITONS

EMMENER L'ARMOIRE DURAND.

Le paramétrage des

ordinateurs doit être

réalisé par l'administrateur.

ACTIONS

- Créer une nouvelle base

Vous n'avez jamais pris cet

élément sur votre portable.

- Ecraser une base

existante

Vous avez déjà pris cet

élément sur votre portable et

vous souhaitez mettre cette

bibliothèque nomade.

- Ajouter les données à une

base existante

Vous voulez stocker dans une

même bibliothèque nomade

tout ce que vous exportez.


Pour paramétrer le

nomadisme, reportez-vous


Choisissez le niveau

d'export.

Choisissez l'action à

réaliser.

Novaxel crée automatiquement un

répertoire reprenant le nom de l'élément

exporté.

Après un temps de traitement, vous avez

un message vous donnant le nombre de

dossiers Novaxel exportés. Cliquez sur

"Ok".

Sélectionnez

l'élément que vous

souhaitez prendre

sur votre ordinateur

portable.

Cliquez sur la

flèche qui pointe

vers la droite.

La bibliothèque nomade s'ouvre alors.


LE NOMADISME

DANS LA BIBLIOTHÈQUE NOMADE

Pour accéder à une bibliothèque Nomade, il suffit de double cliquer

sur le raccourci Novaxel contenu dans le répertoire reprenant

le nom de l'élément exporté.

Une bibliothèque Nomade est absolument identique à la bibliothèque

Réseau. On y retrouve exactement les mêmes fonctions :

numérisation (via un scanner connecté au portable), intégration de

documents bureautique, capture d'impression.

Accéder à une bibliothèque Nomade INFO EN +

Une bibliothèque Nomade est

absolument identique à la

bibliothèque Réseau, excepté

la mention "Nomade" qui

apparaît dans le logo.

Modifier une bibliothèque Nomade INFO EN +

Lorsque vous avez pris une

partie de la bibliothèque sur

votre portable (en copie), les

utilisateurs peuvent

continuer à travailler sur la

bibliothèque Réseau.


LE NOMADISME

DANS LA BIBLIOTHÈQUE RÉSEAU

Novaxel réintègre les données de

la bibliothèque Nomade à la

bibliothèque Réseau.

1er cas de figure : vous n'avez pas modifié de documents.

Le message "Pas de dossier à mettre à jour" apparaît.

2e cas de figure : vous avez modifié un ou plusieurs documents.

Vous avez alors la liste des dossiers qui ont été mis à jour. Vous

devez alors valider le remplacement des documents qui ont été

modifiés.

Réintégrer une bibliothèque Nomade INFO EN +

Lors de la réintégration de la

bibliothèque Nomade, Novaxel

compare les dates de

modification.

Le dernier document

modifié sera toujours celui

qui sera pris en compte.

Une fois réintégrée, il reste

une copie de la

bibliothèque Nomade sur

l'ordinateur portable. Vous

pouvez la supprimer ou alors

la conserver et la mettre à

jour quand vous le souhaitez. Sélectionnez le répertoire qui

contient la bibliothèque Nomade.


LE CDROM AUTONOME

SUR LE POSTE DÉDIÉÀ LA CRÉATION D'UN CDROM AUTONOME

Entrez dans la base que vous souhaitez

graver en sélectionnant l'utilisateur CD qui a

des droits de consultation.

Placez-vous sur l’armoire, le rayon ou le

classeur que vous souhaitez graver.

Cliquez sur le bouton script CD

autonome.

Choisissez le niveau

d'export.

Choisissez l'action à

réaliser.

Fermez la base CDROM qui se lance

automatiquement.

Mettez en lecture seule la base CDROM en

cliquant sur l'icône suivante.

Créez le CDROM autonome en gravant tout le

contenu du répertoire C:\Novaxel_CDAutonome\.

Annulez la lecture seule de la base CDROM en

cliquant sur l'icône suivante.

Tester le CDROM en lançant le CD.

Générer un CDROM autonome INFO EN +

Il est possible de créer un CD

totalement autonome qui,

sans avoir à installer Novaxel,

est utilisable sur une station

Windows avec toutes les

fonctions de consultation et

de recherche de Novaxel.

ACTIONS

- Ecraser une base

existante

Vous effacez toutes les

données de la base CDROM.

- Ajouter les données à une

base existante

Vous voulez stocker dans une

même bibliothèque CDROM

tout ce que vous exportez.

La mise en lecture seule de la

base CDROM est obligatoire

pour le bon fonctionnement du

CD autonome.


Pour paramétrer le CD

autonome, reportez-vous à

la fiche technique.

Rechercher…

LA RECHERCHE

LA RECHERCHE SIMPLE

Rechercher un document

Lancez la recherche

Saisissez le

nom du

document à

rechercher Sélectionnez

le domaine de

recherche :

DOCUMENTS.

Double cliquez sur le

document qui vous intéresse.

Vous arrivez directement sur le document

dans l’arborescence.

Rechercher…

LA RECHERCHE

LA RECHERCHE SIMPLE

Exemple : recherche de toutes les armoires qui contiennent le terme « partenaire ».

Rechercher un élément de l'arborescence

Saisissez le

nom (ou une

partie du nom)

de l'élément à

rechercher

Sélectionnez

le domaine de

recherche :

ARMOIRE (RAYON,

CLASSEUR,

DOSSIERS).

Double cliquez sur

l'élément qui vous intéresse.

Vous arrivez directement sur

l’arborescence.

Lancez la recherche

Rechercher…

LA RECHERCHE

LA RECHERCHE AVANCÉE

Il s’agit de retrouver tous les bons de commande concernant le client DURAND

Rechercher en utilisant les filtres

en texte libreRechercher à partir des notes

Se positionnez sur l'élément d'arborescence

qui va permettre d'affiner la recherche.

Sélectionnez le domaine de recherche : DOCUMENTS.

Lancez la recherche.

Saisissez un critère contenu dans la

note

Sélectionnez le domaine de recherche.

Validez votre saisie en cliquant sur .

Les mots passent dans le cadre du dessous.


Faites un clic droit sur l’élément et

sélectionnez "Chercher".

Rechercher…

LA RECHERCHE

LA RECHERCHE AVANCÉE

INFO EN +

La recherche par mots-clés

permet de retrouver tous les

documents, armoires,

rayons, classeurs, dossiers,

documents sur lesquels ont

été apposées des notes

utilisant des mots-clés.

ICI, NOUS CHERCHONS TOUS

LES DOCUMENTS QUI ONT UN

MOT-CLE "A REVISER".

Il est tout à fait possible

d'utiliser plusieurs listes de

mots-clés.

avec les mots-clésRechercher à partir des notes


Pour paramétrer les listes

de mots-clés, reportez-vous


Rechercher par date INFO EN +

Il est possible dans cette

recherche de retrouver, par

exemple, les derniers

documents intégrés dans

Novaxel, ou le nombre de

documents créés sur une

période donnée.

Cliquez sur l'icône MOTS

CLES.


Sélectionnez le domaine de recherche.

Sélectionnez le ou les mots-clés

Le mot-clé s'ajoute automatiquement

dans les critères de recherche.

Rechercher…

LA RECHERCHE

LES RÉSULTATS

INFO EN +

L'icône permet d'afficher

le nombre total de

documents ainsi que leur

taille.

Le résultat peut être trié en

cliquant sur l’en-tête des

colonnes.

Il suffit d'un double clic sur

un résultat de la recherche

pour ouvrir l'élément

sélectionné.

En cliquant sur , vous

pouvez exporter dans un état

Excel la liste des résultats

de votre recherche pour, par

exemple, une présentation

individualisée du résultat.

La recherche est enregistrable

de manière à être rappelée par

un bouton pré paramétré.

Liste des résultats

Vous n’affichez par défaut que les 100

premières réponses. Vous pouvez choisir

d’afficher la totalité des résultats en cliquant

sur .


Pour paramétrer les

recherches paramétrées,

reportez-vous à la fiche

technique.

Note

Aperçu