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Guide du Gestionnaire Novaxel
Toute reproduction partielle ou complète à des fins de formation est interdite sans autorisation explicite de Visiativ Software 1 Novaxel est un produit de la société
Novaxel est un produit de la société
GESTIONNAIRE
NOVAXEL
2Toute reproduction partielle ou complète à des fins de formation est interdite sans
autorisation explicite de Visiativ Software
Type
Guide explicatif
73 pages
Objectifs de la formation
Comprendre le rôle du Gestionnaire
Créer et gérer les comptes Utilisateurs
Gérer la sécurité et les droits d’accès
Créer des tampons
Effectuer des traitements sur les
documents
Ressources pédagogique
Guide des bonnes pratiques
Guide d’utilisation Novaxel
Plateforme de tutoriels vidéo
Prérequis
Aucun
La formation Novaxel Gestionnaire
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Les Filtres
Agir sur le filtre de saisie paramétré Qu’est-ce qu’un filtre ? Les matrices de filtres Recherches
3Toute reproduction partielle ou complète à des fins de formation est interdite sans
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Programme
Les comptes Utilisateurs
Qu’est-ce qu’un compte utilisateur ? Les actions et les modèles Les groupes
Le Gestionnaire Novaxel
Rôle du Gestionnaire Présentation de la console
d’administration
Les Tampons
Création Paramétrage
Les Traitements de documents
Colorisation des éléments Restauration des documents Purge des documents Extraire et réintégrer des dossiers
La Panière
Création Paramétrage
Les Métadonnées
Qu’est-ce qu’une métadonnée ? Création d’une métadonnée Filtres et recherches sur métadonnées
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Rôle du Gestionnaire Novaxel
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Rôle du Gestionnaire Novaxel
Il crée les comptes utilisateurs et gère les droits d’accès à partir d’un compte administrateur propre à chaque bibliothèque.
Le Gestionnaire est la personne ressource entre les utilisateurs et Novaxel.
Il doit être habilité à voir l’intégralité des documents qui seront stockés dans les bibliothèques Novaxel.
Par exemple, il sera le seul à pouvoir détruire définitivement des documents classés.
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La gestion de Novaxel
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La gestion de Novaxel
Le Gestionnaire ouvre la bibliothèque en tant qu’Administrateur ce qui lui permet d’accéder à certaines fonctions spécifiques
Double clicSur l’icône du
bureau
Saisir l’identifiant : Administrateur
Sans mot de passeà la première connexion
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Accès à la console d’administration
L’accès à la console d’administration s’ouvre par le menu principal de NovaxelOutils – Maintenance - Paramètres uniquement réservé à l’Administrateur
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La console d’administration
L’organisation fonctionnelle de Novaxel se gère par les options réparties en 5 onglets :
UtilisateurGestion des noms utilisateurs, mot de passe et choix des filtres créés dans l’onglet Filtres
ActionsGestion des actions autorisées pour chaque groupe d’utilisateurs
FiltresCréation des droits d’accès (documents et niveaux de classement)
LicencesIntégration des différentes licences permettant l’utilisation de Novaxel en mode client lourd, client léger ou web
La licence possède une date d’expiration
Configuration
Gestion des commandes
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Les comptes utilisateurs
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L’attribution de l’identifiant et du mot de passe
Le Gestionnaire va créer les identifiants pour chaque utilisateur et pour chaque bibliothèque en tenant compte également du modèle d’actions.
Ouvre la fenêtre
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L’attribution de l’identifiant et du mot de passe
Le mot de passe est optionnel mais devient indispensable lorsque des droits sont appliqués.
Saisir le nom de l’utilisateur
Saisir un mot de passe si des droits ont été attribués
Indiquer le modèle d’actions
Valider
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La gestion des groupes d’Utilisateurs
Le Gestionnaire va permettre de créer des groupes d’utilisateurs pour donner des accès identiques à la bibliothèques NovaxelLe mot de passe devient obligatoire lorsque des droits sont appliqués.
Méthode : Menu : Outils - Maintenance - Paramètres – onglet Utilisateur
Création du nom du groupe
1
2
3
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Qu’est-ce qu’un modèle d’actions ?Le Modèle d’actions est un profil d’utilisation rattaché à un utilisateur.
Chaque modèle détermine les actions que l’utilisateur aura le droit d’effectuer dans la GED.Par exemple, pour le modèle d’actions Utilisateur, si l’action « Copierdocument » et « Collerdocument » est à Non, les utilisateurs rattachés ne pourront ni copier ni coller de documents.
Il existe par défaut plusieurs modèles d’actions qui permettent d’accorder des droits aux utilisateurs.D’autres modèles d’actions peuvent être créés à partir de ces modèles.
Plusieurs utilisateurs peuvent appartenir à des groupes d’utilisateurs.
Les 151 actions appartiennent à chaque modèle sous la forme Oui/ Non
Ouverture des Actions : Menu : Outils - Maintenance - Paramètres – onglet Actions
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Le choix du modèle d’actions pour l’utilisateur
Le Gestionnaire va créer les identifiants pour chaque utilisateur et pour chaque bibliothèque en prenant le soin de déterminer le modèle d’actions autorisé.
Il est toutefois possible de créer d’autres modèles d’actions à partir de ces modèles.
Les 151 actions appartiennent à chaque modèle sous la forme Oui/ Non
Il existe par défaut plusieurs modèles d’actions qui permettent d’accorder des droits aux utilisateurs.
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Changement des actions sur un modèle existant
4. Lorsque tous les changements sont effectués, cliquer sur le bouton Sauver
1. Choisir le modèle d’actions
3. Pour valider, cliquer sur la première colonne d’une action
2. Les actions s’inversenten cliquant sur Oui ou Non
Il est d’usage de rendre l’action identique entre Visible et Active
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Création d’un nouveau modèle d’actions
3. Taper le nom de la nouvelle cléex : Comptabilité
2. Choisir Ajouter
1. Clic droit dans la liste des modèles d’actions
4. Cliquer sur le bouton Ok
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Les filtres
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Les filtres
Un filtre permet de définir pour chaque utilisateur : - un modèle de droits, qui correspond à ce qu'il a le droit de faire - un modèle de filtres, qui correspond à ce qu'il a le droit de voir. Un utilisateur auquel un filtre est affecté ne voit que ce qui est définit dans ce filtre.Le paramétrage des filtres s'effectue en ouvrant le menu <Outils> <Maintenance> <Paramètres> , onglet <Filtres>.
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Les filtres – Création d’un filtre
<Outils> <Maintenance> <Paramètres> , onglet <Filtres>.
1. Clic droit
3. Taper le nom de la clé
4. valider
2. Ajouter
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Les filtres – Création de la Matrice
La création de la Matrice permet ensuite de placer les filtres
1. Ajouter
2. Taper le nom
4. Editer
3. Valider
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Les filtres – Choix des Permissions
Les permissions par défaut de la matrice seront prises en compte en premier.
Choisir les permissions par défaut
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Les filtres – Le filtre
Les filtres s’ajoutent niveau par niveau en accordant les permissions
2. Saisir le texte du filtre
3. Renseigner le type et les permissions
4. Ok
5. Sauver
6. valider
1. Clic droit - Ajouter
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Les filtres – Attacher la Matrice
1. Sélectionner la matrice 2. Sauver
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Les filtres – Attacher le filtre à l’utilisateur
5. Résultat
1. Ouvrir l’onglet Utilisateur
3. Cliquer pour attacher le filtre
2. Double clic sur l’Utilisateur
4. Valider
Pour valider toutes les étapesQuitter et rouvrir Novaxel en
mode Administrateur
1
L’utilisateur se connecte à Novaxel avec son code et
son mot de passe
2
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Les filtres – Résumé des étapes à suivre
Créationde la Matrice
Choixdes Permissions de la Matrice
c
Création du filtre
Créationdu nom du Filtre
Attachede la Matrice
Attachedu filtreà l’Utilisateur
c
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Les métadonnées
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Les métadonnées
Une métadonnée est un marqueur qui reste attaché au niveau affecté (document)…..
Une métadonnée permet de créer une infinité de critères de recherches et de classement à chaque niveau du plan de classement.
Une métadonnée peut être affectée à un utilisateur ou à un groupe d’utilisateurs.
Par exemple, la date de validité d’un document, la fin d’un contrat …
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Processus
1. Onglet Configuration2. Onglet Bibliothèque3. Clic droit dans la partie
droite de la fenêtre4. <Ajouter>5. Taper METADONNEE6. Valider7. Clic sur METADONNEE8. Taper 1
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Les métadonnées – ParamétrageA partir du menu de Novaxel <Outils> <Maintenance> <Gestion du Dictionnaire de Métadonnées> de Novaxel, onglet <Configuration>
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3
7
5
8
4
Le terme Métadonnées est ajouté au menu
6. Ok
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Les métadonnées – Création A partir du module Administration <Outils> <Maintenance> <Paramètres> de Novaxel, onglet <Configuration>
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Processus
1. Onglet Actions2. Action AMetadonnee3. Clic sur non4. Bascule en oui5. Action GMetaDonnee
Non -> Oui6. Idem GMetaDonnee7. Sauver
Ajout de Menus
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Les métadonnées – gestion du dictionnaire
A partir du menu de Novaxel <Outils> <Maintenance> <Gestion des Métadonnées>
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Les métadonnées – gestion du dictionnaire
A partir du menu de Novaxel <Outils> <Maintenance> <Gestion des Métadonnées>
Taper la liste
Processus
1. Ajouter2. Taper le nom de la
Section 3. Taper le nom 4. Choisir le type5. Taper la liste6. Sauver
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Les métadonnées – utilisation du dictionnaireA partir de la bibliothèque de Novaxel
1
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Double clic
4
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Les métadonnées – utilisation du dictionnaireA partir de la bibliothèque de Novaxel
1 Double clic
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Les métadonnées – utilisation du dictionnaireA partir de la bibliothèque de Novaxel
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Les métadonnées – utilisation du dictionnaireA partir de la bibliothèque de Novaxel
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Filtrer la saisie dans les niveaux de classement
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Filtrer la saisie
Dans chaque colonne de classement, la frappe des premiers caractères permet de trouver la première occurrence comportant cette suite de caractères.
Par contre, l’option « filtrer la saisie » permet de visualiser exclusivement les lignes qui comportent cette chaîne de caractères.
Par exemple, si « F » est recherché dans le rayon Fournisseurs, seuls ceux commençant par la lettre F seront affichés.
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Filtrer la saisie – Mise en place
1. Cochez le niveau
2. Cliquez
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Filtrer la saisie – Résultat
3. Positionnez-vous dans la colonne
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Filtrer la saisie – Résultat
4. Tapez dans la colonne
La sélection est
immédiate
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Le traitement de documents
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Le traitement des documentsRappel : suppression d’un document
1. Cliquez droit
2
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3. Le fichier est barré
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1. Cliquez droit
2
3
3. Le fichier est restauré
Info : renommez le fichier si vous souhaitez supprimer le tag de restauration
Restauration d’un document
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Le traitement des documentsLa purge
La purge est une opération irréversible qui permet de supprimer en une seule opération aussi bien des niveaux de classement AVEC tous les documents classés que des documents préalablement supprimés.Il est conseillé de faire une sélection sur le critère de date pour conserver les documents classés depuis quelques mois.
Sélectionnez « Traitements » onglet
« Suppression »
Lancez la recherche Choisissez dans les Options avancées le critère Supprimés
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1. Cliquez droit
3. Le fichier est définitivement supprimé
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3
La purge
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3
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Purge des documents supprimés - 1
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La liste des fichiers supprimés s’affiche
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Purge des documents supprimés - 2
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Cliquez
1
32
4
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5
6
7
Permet de vérifier que la liste est vide
Purge des documents supprimés - 3
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Export base 1 vers base 2
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Export de dossiers base 1 vers base 2
1. Dans base 1Effectuer une recherche de l’élément à exporteret préciser « Dossier »
Exemple : toute l’armoire Social/RH
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Export de dossiers base 1 vers base 2
2. Cliquer sur l’onglet [Envoyer] et renseigner les éléments pointés(de 1 à 4)
3. Valider par [Ok]
2
1
3 4
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Import de dossiers base 2
4. Dans base 2A partir du menu principal, choisir [Fichier][Importer des dossiers Novaxel]
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Import de dossiers base 2
5. Renseigner le chemin
6. Valider
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Import de dossiers base 2
5. La liste des fichiers s’affiche
6. Sélectionner les options
7. Valider par [Ok]
8. La structure à partir de l’armoire est réimportée ainsi que tous les fichiers
9. Détruire les dossiers copiés de la base 1
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Les options d’interface
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La gestion des couleurs
La gestion des couleurs permet de visualiser le classement, structure ou documents relié à des codes couleur.
Il est souvent utilisé pour conserver des codes couleur déjà existants dans l’entreprise.
Nous allons colorier en vert le client Touplastic ainsi tous les dossiers contenant « factures ».
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Gestion des couleurs - Affecter
Cliquez le menu Outilspuis Règles des couleurs
3. Sélectionnez le niveau
1. Cliquez
2. Choisissez
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Gestion des couleurs
5. Cliquez
4. Cliquez
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Gestion des couleurs
9. Choisissez
8. Sélectionnez
6. Cliquez
7. Choisissez
10. Sauvez
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Gestion des couleurs - Résultats
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La panière publique
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La panière publique
Procédure
2. Clic droit
Résultat
1. Choisir l’icône panière du
menu principal
Choix du dossier Windows
Permet d’ouvrir les sous-dossiers de Windows
3. Valider
La panière publique permet de conserver les documents scannés pour un classement ultérieur dans les dossiers. Elle est accessible à l’ensemble des utilisateurs suivant les droits Windows accordés.
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Les tampons
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Les tampons
Les tampons se positionnent sur tout document PDF interne. Ils évitent plusieurs opérations telles que la réimpression, le scan et le classement du document.
1. Choisir dans la liste 2. Cliquer dans
le document
Le Gestionnaire peut créer un tampon à partir d’une image numérisée ou par découpage d’une image scannée; il suffit de l’ajouter dans la liste.
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Créer et affecter un tampon
Procédure : 3 phases1. Sélection du groupe2. Création du nom3. Choix de l’image
Ouvrir le Menu Outils – Maintenance – Gestion des tampons
3. Sélectionner le fichier image
2. Cliquer
pour créer un nouveau tampon
1. Choisir l’utilisateur ou
le groupe
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67Toute reproduction partielle ou complète à des fins de formation est interdite sans autorisation explicite de Visiativ Software
Paramétrer les tampons
Ajout de variable
Pour valider
Le paramétrage permet de positionner l’image dans le PDF, de déterminer sa taille, d’ajouter des variables (par exemple la date)
%DATE%