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Guide d’utilisation Novaxel

Toute reproduction partielle ou complète à des fins de formation est interdite sans autorisation explicite de Visiativ Software 1 Novaxel est un produit de la société

Toute reproduction partielle ou complète à des fins de formation est interdite sans autorisation explicite de Visiativ Software 2

GUIDE

D’UTILISATION

Novaxel est un produit de la société

Objectifs

Type

Guide explicatif

110 pages

Objectifs de ce guide

Comprendre les principes de la GED

Savoir gérer de l’arborescence de

classement

Savoir classer et gérer des

documents dans les dossiers à

l’aide de divers outils

Savoir effectuer des recherches

multicritères

Ressources pédagogique

Guide des bonnes pratiques

Guide du gestionnaire Novaxel

Plateforme de tutoriels vidéo

Prérequis

Aucun


GUIDE

D’UTILISATION

3Toute reproduction partielle ou complète à des fins de formation est interdite sans

autorisation explicite de Visiativ Software

Programme

La recherche

Historique des documents Lancer des recherches multicritères

La gestion de l’arborescence

Créer des index de classement L’outil de duplication d’arborescence

Les outils de classement

L’outil de numérisation La panière La capture d’impression L’import des documents Windows Le classement des mails

Les documents bureautiques Les notes Les chemises Les outils PDF Envoi de documents

La gestion des documents

Présentation de Novaxel

Les principes de la GED Découverte de l’interface Personnalisation de l’espace de

travail

D’UTILISATION


GUIDE



Les principes de la GED Novaxel


GUIDE

D’UTILISATION



La GED Novaxel

La GED Novaxel est une solution de Gestion Electronique de Documents qui va vous permettre de centraliser et partager toutes vos ressources documentaires.

Centraliser

Documents papier

Documents bureautiques

E-mails

Editions logiciels métiers

Partager

Nomadisme

Consultation simultané des dossiers

Classement et envoi de mails

Partage des processus métiers


GUIDE

D’UTILISATION



Un plan de classement unique

Novaxel c’est un plan de classement unique, organisé sous forme de colonnes nommées Armoire, Rayon, Classeur et Dossier, et commun à :

Tous vos systèmes de classement actuels

A vous et l’ensemble de vos collaborateurs


GUIDE

D’UTILISATION



Un système de partage

Novaxel c’est également un système de partage documentaire, répondant à des règles de gestion de partage et de sécurité strictes.

* Sous réserve de souscription au module web Novaxel

Partage à tous les collaborateurs ayant accès au dossier de classement

Envoi par e-mail (documents ou raccourcis)

Impression papier et réintégration auto

Transmission de documents aux clients

D’UTILISATION


GUIDE



Découverte de l’interface


GUIDE

D’UTILISATION



Connexion

Choix de la bibliothèque

Lorsque vous lancez Novaxel, une mire d’accueil vous propose de vous connecter.Novaxel s’organise sous forme de bibliothèques. Chacune d’entre elles gère des thématiques documentaires différentes. La connexion à votre bibliothèque se fait par identifiant et mot de passe, garantissant ainsi la sécuritéd’accès à vos documents.

Saisie de l’identifiant

Saisie du mot de passe


GUIDE

D’UTILISATION



L’écran bibliothèque

Une fois connecté, l’écran bibliothèque s’ouvre. C’est là que vous retrouvez la structure de classement de vos documents. Elle est composée de plusieurs colonnes dont le nombre est variable d’une bibliothèque à l’autre.


GUIDE

D’UTILISATION



L’écran dossier

L’écran dossier est l’endroit où vous retrouverez les documents classés dans Novaxel. Il se décompose en plusieurs parties dont notamment :

Deux barres d’outils que nous détaillerons au fil de la formation

Une colonne listant tous les documents du dossier

Une fenêtre de visualisation du document sélectionné


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D’UTILISATION



Personnalisation de l’espace de travailLa personnalisation de l’espace de travail est propre à chaque poste.Il est possible de changer la largeur et la position des colonnes, le fond d’écran, la police de caractère, la taille, les couleurs.

2. Cliquez surl’onglet Apparence

1. Cliquez droitmenu Affichage

puis Options


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D’UTILISATION




Changement de police, taille, fond d ’écran

Pour élargir toutes les colonnes, positionnez la souris sur la dernière

colonne et effectuez un cliquer-glisser.Puis colonne par colonne.


GUIDE

D’UTILISATION

Sauvegarder les positionsdes colonnes et de la taille écran




Sauvegarder l’ensemble des options


GUIDE

D’UTILISATION



Personnalisation de l’espace de travailRésumé

2. Cliquez sur l’onglet

Apparence

1. Cliquez droitmenu Affichage

puis Options

Sauvegarder les positions des colonnes et de la taille écran

Changement de police, taille, fond d ’écran

Sauvegarder l’ensemble des options

Pour élargir toutes les colonnes, positionnez la souris

sur la dernière colonne et effectuez un cliquer-glisser.

Puis élargir colonne par colonne.

La recherche multicritères

La gestion des documentsLa gestion des documents

La recherche multicritères

Les outils de classementLes outils de classement

La gestion de l’arborescence

Toute reproduction partielle ou complète à des fins de formation est interdite sans autorisation explicite de Visiativ Software

D’UTILISATION


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Créer des index de classement


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D’UTILISATION



Le plan de classement

La création du plan de classement est une des phases les plus importantes dans la mise en place de la GED Novaxel.

Plus il sera réfléchi et cohérent avec votre organisation, plus l’utilisation de la GED Novaxel sera intuitive.

La bibliothèque s’organise sous forme d’armoires, rayons, classeurs et dossiers. A chaque armoire sont associés des rayons, qui contiennent eux-mêmes des classeurs qui contiennent eux-mêmes des dossiers.

Le classement des documents se fait uniquement dans les dossiers. Il est donc primordial de prévoir une structure de classement allant systématiquement jusqu’au dossier.


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D’UTILISATION



L’ajout de nouveaux index

Pour créer un nouvel index de classement, placez-vous sur la colonne concernée et faites un clic droit puis Ajouter.

Nommez ensuite votre index de classement puis validez.

Répétez l’opération autant de fois que nécessaire

D’UTILISATION


GUIDE



Dupliquer l’arborescence


GUIDE

D’UTILISATION



Principe de fonctionnement

La duplication d’arborescence permet de reproduire des parties complètes d’arborescence à partir d’un modèle. C’est par exemple le cas pour la création d’un nouveau prospect.

Cliquez sur le menu Scriptspuis Nouveau prospect

Sélectionnez l’élément de référence à dupliquer


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D’UTILISATION



L’outil de duplication

Choix du niveau à dupliquer

Saisie du nom du prospect

Permet de charger une liste de plusieurs prospects

Permet de récupérer les métadonnées, droits d’accès et documents du modèle

La fenêtre de l’outil de duplication contient quelques champs à renseigner. Seul le nom du nouvel index est obligatoire.

La recherche multicritèresLa recherche multicritères

La gestion des documentsLa gestion des documents


La gestion de l’arborescenceLa gestion de l’arborescence


D’UTILISATION


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L’outil de numérisation


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D’UTILISATION



Principes de la numérisation

La numérisation de documents consiste à transformer un document physique en fichier électronique à l’aide d’un scanner. C'est la première étape de la dématérialisation d'un document.

Dans un cadre d'entreprise, la numérisation est souvent entendue comme la transformation d'un document papier (texte ou image) en document électronique.

Novaxel permet de piloter votre scanner au travers de l’interface Twain de ce dernier afin de numériser vos documents directement dans vos dossiers GED.

Vous pouvez effectuer tous les réglages liés à la numérisation de vos documents depuis Novaxel.


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D’UTILISATION



Les paramètres de numérisation

L’outil de numérisation de Novaxel propose 2 possibilités pour numériser vos documents

Utiliser l’interface Twain du scanner

Cette interface est propre à chaque scanner (marque, modèle)

Les fonctionnalités peuvent varier en fonction du modèle de scanner

Une fenêtre de réglages s’ouvre à chaque nouvelle numérisation

Utiliser les paramètres de Novaxel

Cette interface est interne à Novaxel

Permet de créer des profils réutilisables

Pas de fenêtre intermédiaire à chaque numérisation


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D’UTILISATION



L’interface Twain

Exemple d’interface Twain (Canon DR-2010C)

Dans l ’écran Dossier, vous pouvez choisir d’activer ou désactiver la numérisation avec l’interface Twain à l’aide du menu spécifique à l’icône de numérisation


GUIDE

D’UTILISATION



Les paramètres de Novaxel

Si vous n’utilisez pas l’interface Twain du scanner, vous pourrez modifier les paramètres de numérisation de Novaxel en cliquant sur le menu Paramètres

Dans la fenêtre des paramètres, vous retrouvez les paramètres de numérisation existants. Vous pouvez en ajouter de nouveaux, les modifier ou les supprimer via un clic droit dans la fenêtre.


GUIDE

D’UTILISATION



La fenêtre de paramétrage

Choix du format de fichier(PDF ou TIF)

Choix du mode (N&B, Couleur ou Nuances de gris)

Si le scanner estcompatible, active le mode

recto-verso

Choix du type de scanner(chargeur ou à plat)

Choix de la résolutiondu document

Choix de la tailledu document


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D’UTILISATION



Numériser les documents

Pour lancer la numérisation des documents positionnés dans votre scanner il suffit simplement de cliquer dans la fenêtre Dossier sur le bouton Numériser(le scanner doit être installé et configuré sur votre poste au préalable)

Lance la numérisation

Choix du profil de numérisation

D’UTILISATION


GUIDE



La panière


GUIDE

D’UTILISATION



Ouverture de la panière

Choisir l’icône panière dans

l’écran principal

Ou choisir l’icône panière de l’écran

dossier

La panière permet d’accéder rapidement aux documents numérisés depuis un copieur multi-fonctions pour un classement ultérieur dans les dossiers.Elle peut s’ouvrir soit à partir de l’écran principal soit à partir de l’écran dossier.


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D’UTILISATION



Créer une panière privée

Procédure

2. Clic droit

1. Choisir l’icône panière du

menu principal

Choix du dossier Windows

Permet d’ouvrir les sous-dossiers

de Windows

3. Valider

Résultat

La panière privée permet de conserver les documents scannés pour un classement ultérieur dans les dossiers. Elle est accessible uniquement à l’utilisateur connecté à Novaxel.Elle permet de pointer également un dossier Windows pour accélérer le classement.

Nommez la panière


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D’UTILISATION



La panière - Supprimer un document

3. Cliquez sur Supprimer

4. Cliquez sur Oui

1. Cliquez sur le document

2. Cliquez bouton de droite sur le document


GUIDE

D’UTILISATION



La panière privéeRenommer un document

3. Cliquez sur Renommer1. Cliquez sur le

document


4. Taper le nouveau nom

4. Cliquez sur Ok


GUIDE

D’UTILISATION



La panière - découper un PDF

Ce document contient 13 pages

1. Cliquez sur le document


3. Cliquez sur Découper


GUIDE

D’UTILISATION



La panière - découper un PDF

2. Le document est découpé en 13 pages

1. Le document d’origine est conservé


GUIDE

D’UTILISATION



La panièreFusionner plusieurs documents

1. Cliquez sur les documents

2. Cliquez boutonde droite

3. Cliquez sur Fusionner


GUIDE

D’UTILISATION



La panièreFusionner plusieurs documents

Ce document contient toutes

les pages4. Un document « fusion » est généré

D’UTILISATION


GUIDE



La capture d’impression


GUIDE

D’UTILISATION




La capture d’impression est une impression virtuelle qui permet de créer un PDF à partir de tout programme externe à Novaxel dès l’instant que le programme tolère l’impression.


GUIDE

D’UTILISATION



La capture d’impression - Méthode

2. Cliquez sur l’icône

1. Ouvrir le dossier où vous voulez stocker le fichier de capture d’impression

3. Un point rouge apparait


GUIDE

D’UTILISATION




1. Ouvrir la page du programme externe

2. Cliquez bouton de droite de la souris sur le document

4. L’imprimante virtuelle novaxel est affectée

5. Cliquez sur Imprimer

3. Cliquez sur Imprimer


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D’UTILISATION




1. Le document est classé dans le dossier ouvert

2. Cliquez pour arrêter le mode CaptureouSortir du dossier

Toutes les pages du document sont capturées

D’UTILISATION


GUIDE



L’import des documents Windows


GUIDE

D’UTILISATION




L’import des documents Windows permet de classer des documents préalablement classés sur tout support magnétique.

Dans le cas de documents bureautiques, le lien avec les programmes d’origine sont conservés.

L’import crée une copie dans Novaxel. Il est recommandé de supprimer le document sous Windows pour éviter les doublons.


GUIDE

D’UTILISATION




A partir de l’écran Dossier, Cliquer sur l’icône « Importer des documents »


GUIDE

D’UTILISATION



Ouvrir le dossieret sélectionnez les fichiers

Cliquez-glissez vers la fenêtre Dossier

A partir de l’écran DossierCliquez sur l’icône


La recherche multicritèresLa recherche multicritères

La gestion des documents


La gestion de l’arborescenceLa gestion de l’arborescence


D’UTILISATION


GUIDE



Le classement des mails


GUIDE

D’UTILISATION



Le classement des mails

Le classement des mails d’Outlook vers Novaxel se fait d’un clic.

Les mails issus d’autres messageries pourront être classés par un cliquer-glisser

Les mails classés restent au format natif ce qui permet de vider sa messagerie puisqu’il sera possible à tout moment de les rouvrir pour répondre et transférer à partir de Novaxel.


GUIDE

D’UTILISATION



Le dossier pointé s’ouvre

A partir d’OutlookCliquez sur l’icône

Le classement des mails Outlook

Ou, pour les versions supérieures,

Menu Compléments pour accéder à l’icône

Pour changer de dossier, cliquez sur l’icône

Clic droit sur le fichier permet de supprimer des

fichiers avant le classement

Puis validez


GUIDE

D’UTILISATION



Le classement des mailsÀ partir de toute autre messagerie

2Pointez

le message

D’UTILISATION


GUIDE



Les documents bureautiques


GUIDE

D’UTILISATION



Les documents bureautiques

Novaxel permet de créer et d’enregistrer directement des documents bureautiques à partir des programmes Microsoft Word, Excel et PowerPoint. Dans ce cas, aucun doublon n’existe sous Windows.

Lors du classement de tout document de Windows vers Novaxel , le lien avec son programme d’origine est conservé.

Le fichier peut être ouvert directement à partir du dossier Novaxel, à condition toutefois que le programme d’origine soit accessible sur le poste.


GUIDE

D’UTILISATION



1. Ouvrez le programme Word ou Excel

2. Taper le contenu, faire la mise en forme

Création d’un document bureautiqueà partir de Word

3. Cliquez sur l’onglet Compléments

4. Cliquez sur l’icône Classer au Format Office

5. Le fichier est en attente de classement dans Novaxel

6. Ouvrez le Dossier

7. Cliquer sur classer


GUIDE

D’UTILISATION



1. Ouvrez le programme Word ou Excel

2. Taper le contenu, faire la mise en forme

Création d’un document bureautiqueà partir de Word en lecture seule

3. Cliquez sur l’onglet Compléments

4. Cliquez sur l’icône Classer en lecture seule

5. Le fichier est en attente de classement dans Novaxel

6. Ouvrez le Dossier

7. Cliquer sur classer


GUIDE

D’UTILISATION



1. Ouvrez le dossier Novaxel

2. Sélectionnez le fichier

3. Double-cliquez dans l’aperçuou sur l’icône du programme

4. Le fichier s’ouvre dans son programme d’origine

5. Apportez les modifications et enregistrez

6. Refermez le fichier

Les documents bureautiques - 1


GUIDE

D’UTILISATION



7. Revenez dans le dossier Novaxel

8. Les modifications n’ont pas encore été affectées car le fichier est encore dans le bureau Novaxel de l’utilisateur.

Le titre du fichier est barré.

9. Reclassez le fichier dans Novaxel

10. Cliquez sur l’icône pour réintégrer le fichier


11. Le fichier sort du Bureau et les modifications sont affectées


GUIDE

D’UTILISATION



7. Revenir dans le dossier Novaxel

8. Les modifications n’ont pas encore été affectées car le fichier est encore dans le bureau Novaxel de l’utilisateur.

Le titre du fichier est barré.



GUIDE

D’UTILISATION



9. Reclassez le fichier dans Novaxel

10. Cliquez sur l’icône pour réintégrer le fichier

11.Le fichier sort du Bureau etles modifications sont affectées



GUIDE

D’UTILISATION




Lorsque vous souhaitez transformer un document bureautique en PDF,la fonction enregistrer un PDF se fait en 1 clic.

2. Cliquez l’aperçu du document

Générer un PDF


GUIDE

D’UTILISATION




Lorsque vous souhaitez regrouper plusieurs documents en un seul quel que soit leur format d'origine, vous pouvez utiliser la fonction générer un PDF

2. Cliquez sur l’icône

Générer un PDF à partir de plusieurs fichiers


GUIDE

D’UTILISATION



Après classement d’un document, quelque soit sa nature, il est possible de renommer, déplacer ou supprimer ce document à condition que les droits de l’utilisateur le permettent.

Gestion des documents


GUIDE

D’UTILISATION



1. Sélectionnez le fichier 2. Cliquez bouton droit

Renommer un document


GUIDE

D’UTILISATION




3. Changez de dossier

Déplacer un document


GUIDE

D’UTILISATION




Supprimer un document

D’UTILISATION


GUIDE



Les notes


GUIDE

D’UTILISATION



Les notes

Les notes correspondent à des petits blocs de texte attachés au nom du fichier.

Elles sont visibles et modifiables par tout ou une partie des utilisateurs suivant les droits affectés.

Leur utilisation est un atout majeur dans la recherche des documents à condition que les informations soient homogènes(par exemple : A_facturer)


GUIDE

D’UTILISATION





3. Cliquez sur l’icône Notes

4. Remplissez le texte de la note

5. Enregistrez

6. Le texte de la note est visible en pointant le post-it

Les notes

D’UTILISATION


GUIDE



Les chemises


GUIDE

D’UTILISATION



Les chemises

Les chemises sont un niveau de classement supplémentaire optionnel

Les chemises se créent dans le dossier.

L’intérêt est de segmenter les documents par thème.par exemple : un classement par trimestre, par réunion…


GUIDE

D’UTILISATION




2. Sélectionnez l’icône dossier

3. Clic droit sur Dossier

6. Enregistrer

7. La chemise se place au même niveau que le dossier principal

5. Remplir le libellé de la chemise

4. Choisir Ajouter

Les chemises


GUIDE

D’UTILISATION




Les chemises

2. Sélectionnez l’icône dossier


GUIDE

D’UTILISATION



Les chemises

3. Clic droit sur DossierSélectionnez Ajouter

6. Enregistrez5. Tapez le libellé de la chemise

4. Choisissez Ajouter


GUIDE

D’UTILISATION



Les chemises

7. La chemise se place sous le dossier

8. Triez les chemisesClic droit Ordre

D’UTILISATION


GUIDE



Les outils PDF


GUIDE

D’UTILISATION



Les outils PDF

Les documents numérisés et classés dans la GED Novaxel peuvent être enrichis par des outils.

Ces outils sont accessibles pour les documents PDF interne.

L’intérêt est d’apporter des informations supplémentaires sur le documents.par exemple : un numéro de chèque, une annotation complémentaire sur une facture …


GUIDE

D’UTILISATION




Les outils PDF


3. Sélectionner un des outils


GUIDE

D’UTILISATION



Si la barre d’outils ne s’affiche pas, vérifier que le fichier soit bien paramétré en PDF interne

Les outils PDF – Conversion PDF interne

3. Sélectionnez PDF interne

2. Double-cliquez sur le fichier

4. Validez

5. Fermez et rouvrez le dossier


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D’UTILISATION



Les outils PDF - Utilisation

Sauve

Infos

Imprime

Déplace la page

Pointe

Annote le document

Encadrele texte

Surlignele texte

Ajoute unbloc de texte

D’UTILISATION


GUIDE



Envoi de documents


GUIDE

D’UTILISATION



Envoi de documents

Les documents classés dans la GED Novaxel peuvent être directement envoyés par mail.

Si les utilisateurs ont accès à la même base, il est possible d’envoyer le lien du fichier sous forme de raccourci.

L’intérêt est d’alléger la messagerie et de permettre d’accéder directement au document.


GUIDE

D’UTILISATION




L’envoi de documents



GUIDE

D’UTILISATION




3. Effectuez un clic droit

DocumentLe document est placé en attente comme pièce- jointe

RaccourciUniquement pour les utilisateurs de la même bibliothèque


GUIDE

D’UTILISATION




Cliquez sur l’icôneLa messagerie Outlook s’ouvre directement


GUIDE

D’UTILISATION



L’envoi de documents bureautiquesavec conversion PDF

Cliquez sur le bouton GénérerCliquez sur le bouton PDF


GUIDE

D’UTILISATION




Cliquez sur le bouton Envoyer


GUIDE

D’UTILISATION




Le fichier est placé dans le Bureau


GUIDE

D’UTILISATION




Cliquez sur l’icône Messagerie

Le message s’ouvre avec le fichier attaché au format PDF

D’UTILISATION


GUIDE



La recherche


GUIDE

D’UTILISATION



L’historique de document est une fonction très utile pour passer d’un document précédemment ouvert à un autre document sans avoir à les rechercher dans les différents dossiers.

Cet historique fonctionne exclusivement pour les documents du poste de l’utilisateur connecté.

L’onglet Historique reste ouvert tout le temps de votre session et se referme automatiquement lorsque vous quittez Novaxel.

Historique de document


GUIDE

D’UTILISATION



2. Ouvrez l’onglet historique

Historique de document1. A partir de tout Dossier

3. Choisissez le fichier.


GUIDE

D’UTILISATION



La recherche

La recherche des documents classés dans la GED Novaxel est riche et intuitive.

Les utilisateurs ont accès à de nombreux critères grâce à un panneau de recherche complet avec visualisateur.

L’intérêt est de retrouver rapidement les documents puisque le document peut être ouvert via la fenêtre de recherche.


GUIDE

D’UTILISATION



1. Ouvrez la recherche à partir du Menu principal

La recherche

2. Choisissez le niveau de recherche


GUIDE

D’UTILISATION



Exemple : la recherche d’un contrat

Renseignez : « Au cours des derniers mois »

cTapez le mot

« contrat »

c

Ouvrez « Quelle est la date ? »


GUIDE

D’UTILISATION



La recherche - métadonnées

La recherche par les métadonnées des documents classés dans la GED Novaxel nécessite d’avoir préalablement enregistré des métadonnées.

Les utilisateurs ont accès aux métadonnées suivant leurs droits.

L’intérêt est de retrouver les documents d’après des niveaux de critères très fins.


GUIDE

D’UTILISATION



Exemple : la recherche + métadonnées

Une métadonnée appliquée sur un élément est visible dans la rectangle en bas à droite de l’élément sélectionné.

Par exemple, recherchons tous les contrats non signés

c


GUIDE

D’UTILISATION




ccc

c c

c

1. Ouvrez la Recherche

c

2. Ouvrez l’élémentRecherche Métadonnées

3. Cliquez sur l’icône +

4. Cliquez sur la métadonnée

5. Choisissez l’opérateur

6. Sélectionner la valeur


GUIDE

D’UTILISATION

102Toute reproducti

on partielle ou complète à des fins de formation est interdite sans autorisation explicite de Visiativ Software


c

Double cliquez sur l’élément

c

La liste de recherche

s’affiche