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NOVAXEL ET P9

Toute reproduction partielle ou complète à des fins de formation est interdite sans autorisation explicite de Visiativ Software 1 Novaxel est un produit de la société

Bonnes pratiques et modes opératoires

OPERATOIRES

Novaxel est un produit de la société

MODES

2Toute reproduction partielle ou complète à des fins de formation est interdite sans

autorisation explicite de Visiativ Software

Préambule


MODES

OPERATOIRES



Avant de démarrer

L’objet de ce guide est de vous aider à démarrer dans l’utilisation de votre GED Novaxel.

Il est destiné à vous transmettre les bonnes

pratiques et les modes opératoires à adopter en

fonction des différents contextes d’utilisation.


MODES

OPERATOIRES



Ressources pédagogiques

Guide d’utilisation Novaxel

Guide du gestionnaire Novaxel

Plateforme de tutoriels vidéo

Prérequis

Novaxel installé

et paramétré sur

le serveur et les

postes

Objectifs de ce guide

GED MMA et GED Novaxel, quelles

obligations documentaires ?

Interactions entre P9 et Novaxel :

création de clients et contrats

Importer des documents imprimés

depuis P9

Interface de nommage des

documents à classer dans Novaxel

Le QR Code : tamponner et réintégrer

les documents retournés par les clients

Type

Guide explicatif

35 pages

OPERATOIRES


MODES

5Toute reproduction partielle ou complète de ce document est interdite sans


GED MMA, quelles obligations documentaires ?


MODES

OPERATOIRES



Documents compagnie

La GED Novaxel n’a pas pour vocation de remplacer la GED Compagnie, mais

vient en complément de celle-ci. Le mode opératoire concernant les documents à destination de la GED Compagnie reste inchangé.

2 fonctions d’insertion dans la GED compagnie :

Insertion pilotée des justificatifs

2 modes opératoires identiques pour ces deux fonctions :

Numérisation d’un document papier

Insertion libre des documents

Insertion d’un document numérique


MODES

OPERATOIRES



La procédure d’insertion d’un document

papier dans la GED Compagnie reste

inchangée.

Cette opération doit être exécutée avant

l’intégration des mêmes documents dans la

GED Novaxel.

Insertion pilotée des justificatifsNumérisation d’un document papier

(situation de travail face au client)


MODES

OPERATOIRES

Avec un scanner de bureau :Après avoir numérisé les documents dans la GED Compagnie, numérisation

des documents directement dans le dossier Novaxel à l’aide de l’outil de

numérisation. Reportez-vous au guide d’utilisation Novaxel pour l’utilisation

de l’outil de numérisation. Inconvénient : Impose une double numérisation.



Insertion pilotée des justificatifsNumérisation d’un document papier

Pour intégrer les documents dans la GED Novaxel, 2 possibilités :

Avec un scanner copieur/multifonctions :Après avoir numérisé et enregistré les documents dans la GED Compagnie,

utilisez la panière Novaxel pour classer le/les documents dans les bons

dossiers. Reportez-vous au guide d’utilisation Novaxel pour l’utilisation de la

panière. Avantage : La panière supprime automatiquement du répertoire

de numérisation les documents classés dans Novaxel.

(situation de travail face au client)


MODES

OPERATOIRES



Insertion pilotée des justificatifsInsertion d’un document numérique

La procédure d’insertion d’un document

numérique dans la GED Compagnie reste

inchangée.

(situation de travail en différé)

Cette opération peut être exécutée avant ou après l’intégration des mêmes documents dans

la GED Novaxel.

L’insertion dans la GED Compagnie

reste OBLIGATOIRE.


MODES

OPERATOIRES



Pour intégrer les documents dans les deux GED, deux cas de figure :

Insertion dans la GED MMA puis dans la GED Novaxel : Après avoir

enregistré les documents dans la GED Compagnie, ouvrez l’explorateur Windows et faites glisser les documents dans les bons dossiers Novaxel.

Reportez-vous au guide d’utilisation Novaxel pour l’import de documents

Windows.

Insertion dans la GED NOVAXEL puis dans la GED MMA : Même procédure

que précédemment mais en commençant par l’insertion dans la GED

Novaxel. La procédure d’insertion en GED Compagnie reste inchangée.

Insertion pilotée des justificatifsInsertion d’un document numérique

(situation de travail en différé)


MODES

OPERATOIRES




La procédure d’insertion libre d’un document

dans la GED Compagnie reste inchangée.

Numérisation d’un document papier

Insertion d’un document numérique

Cette opération peut être exécutée avant

ou après l’intégration des mêmes

documents dans la GED Novaxel.


MODES

OPERATOIRES




Pour intégrer les documents dans les deux GED, deux cas de figure :

Insertion dans la GED MMA puis dans la GED Novaxel : Après avoir

enregistré les documents dans la GED Compagnie, ouvrez l’explorateur Windows et faites glisser les documents dans les bons dossiers Novaxel.

Reportez-vous au guide d’utilisation Novaxel pour l’import de documents

Windows.

Insertion dans la GED NOVAXEL puis dans la GED MMA : Même procédure

que précédemment mais en commençant par l’insertion dans la GED

Novaxel. La procédure d’insertion en GED Compagnie reste inchangée.


MODES

OPERATOIRES



Quelques rappels importants

Le responsable du traitement (l’agent MMA) est dans l’obligation d’effectuer une

déclaration à la CNIL

La GED Novaxel ne se substitue aucunement à la GED Compagnie

Il est interdit de stocker des données clients à caractère sensible (ex. données médicales)

Les règles de durée de conservation des données enregistrées dans la GED Novaxel sont

gérées par les agents MMA et doivent être conformes aux règles d’archivage papier

définie sur P9 (ex: lorsqu’un client résilie tous ses contrats, les données archivées

concernant ce client doivent être supprimées au bout d’un certain délai). De manière

générale, les règles définies pour la GED Compagnie s’appliquent de la même façon à

Novaxel.

L’accès aux dossiers et documents stockés dans Novaxel est par défaut identique pour

tous les utilisateurs. Il vous est toutefois possible de définir des droits spécifiques. Cette

gestion nécessite au préalable une formation à l’administration de Novaxel.

OPERATOIRES


MODES



Interactions entre P9 et Novaxel


MODES

OPERATOIRES



Création de dossiers clients

Pour créer un nouveau dossier client dans Novaxel positionnez-vous

dans P9 sur une fiche client, puis double-cliquez sur le N° Client.

Appuyer ensuite sur CTRL-C suivi de CTRL-W sur votre clavier.

Astuce

Si le client existe déjà dansNovaxel, il sera simplementsélectionné, ce qui permetde passer rapidement du dossier client dans P9 au dossier client dans Novaxel.


MODES

OPERATOIRES




Dans Novaxel une fenêtre de création de nouveau

client s’ouvre. Le numéro client est pré-renseigné, il ne

reste qu’à saisir son nom et cliquer sur le bouton Créer.

S’il s’agit d’un prospect existant dans Novaxel, il est

possible de le sélectionner dans la liste des prospects

afin de récupérer les informations existantes. Le prospect est alors déplacé dans la partie clients.


MODES

OPERATOIRES




Le client est créé dans l’armoire 01 – Clients.

Il est automatiquement créé avec toute la

structure de classement nécessaire à la

gestion du dossier client dans Novaxel.


MODES

OPERATOIRES



Création de contrats

Pour créer un nouveau contrat, sélectionnez le client dans Novaxel puis sélectionnez

par double-clic dans P9 le N° de contrat à créer. Appuyer ensuite sur CTRL-C suivi de

CTRL-W sur votre clavier.

Sélection du client dans Novaxel Sélection du contrat dans P9 puis CTRL-C et CTRL-W


MODES

OPERATOIRES




Dans Novaxel une fenêtre de création de nouveau

contrat s’ouvre. Le numéro de contrat et le client sont

pré-renseignés.

Il ne reste qu’à choisir le type de contrat et cliquer sur le

bouton Créer.


MODES

OPERATOIRES




Le contrat est créé dans le dossier du client.

Astuce

Si le contrat existe déjà dansNovaxel, il sera simplementsélectionné, ce qui permetde passer rapidement du contrat dans P9 au contratdans Novaxel.

OPERATOIRES


MODES



Import des documents imprimés depuis P9


MODES

OPERATOIRES



Impression P9 avec QR Code

Lancer l’impression du document à classer dans Novaxel sur l’imprimante

Novaxel PDF (choix de l’imprimante dans le spooler P9). Une fois l’opération

terminée, pensez à remettre l’imprimante physique par défaut.


MODES

OPERATOIRES



Classement dans Novaxel

Dans Novaxel, positionnez-vous dans le dossier de destination

du document puis cliquez sur le

bouton Intégrer documents P9.

Ce répertoire est important pour le processus

d’intégration des documents P9 dans Novaxel,

il est important de ne pas le supprimer ni le

renommer. Merci également de désactiver le

volet de visualisation des fichiers Windows

pour éviter tout problème d’intégration.

Le document s’imprime en PDF dans le répertoire D:\Impression P9 Novaxel


MODES

OPERATOIRES



Classement dans Novaxel

Le document est importé et

automatiquement nommé en

fonction du type de pièce.

Pour les documents nécessitant

un envoi au client pour

signature, le QR Code sera

directement intégré au

document au moment du

classement.

OPERATOIRES


MODES



Interface de nommage des documents


MODES

OPERATOIRES



Nommage des documents

Lorsque vous importez un document dans Novaxel, une interface spécifique

vous est proposée pour nommer vos documents.

Vous pouvez sélectionner un titre parmi

une liste de propositions existantes (liste

modifiable).

Vous pouvez au besoin compléter le titre

par une saisie manuelle.

Enfin vous pouvez garder le nom d’origine

du document si vous le souhaitez.

OPERATOIRES


MODES



Tamponner et réintégrer les documents clients


MODES

OPERATOIRES



Tamponner un document PDF

Le QR Code est placé sur le

document. Par

défaut il est

positionné en haut à

gauche mais vous

pouvez le déplacer si

besoin.

Après avoir sélectionné

le document, un clic sur

le bouton Tamponner

appose le QR Code.


MODES

OPERATOIRES

Date tampon : Date à laquelle le document a été tamponné



Tamponner un document PDF

Lorsque le document est tamponné, des métadonnées lui sont associées :

Document signé : Permet de savoir si le document a été retourné signé


MODES

OPERATOIRES



Impression et retour du document

Le document peut ensuite être imprimé et envoyé au client. Lorsque celui-ci le

retourne signé, il doit être scanné dans la bannette du copieur prévue à cet effet.

Pour reclasser les documents retournés il suffit de cliquer sur le bouton Retour

documents signés.

Pour garantir la bonne lecture du QR Code

il est recommandé de numériser vos

documents selon les paramètres suivants :

Résolution : Minimum 300 DPI

Mode : N&B (éviter la couleur)


MODES

OPERATOIRES



Retour du document

Le document signé remplace

automatiquement le document

d’origine sans que n’ayez à vous

soucier de son classement. Les

métadonnées sont mises à jour avec

la date de retour du document signé ainsi que la métadonnée Document

signé passée à Oui.


MODES

OPERATOIRES



Recherche des documents non retournés signés

Un bouton de recherche permet en

un clic de cibler les documents qui

n’ont pas été retournés signés par les clients.

OPERATOIRES


MODES



Pour aller plus loin


MODES

OPERATOIRES



Guide d’utilisation Novaxel

Ce document a pour vocation de vous transmettre les modes opératoires

rattachés aux outils Compagnie, en complément de la GED MMA, afin

d’adopter les bonnes habitudes d’utilisation.

Pour aller plus loin dans l’utilisation de votre GED Novaxel et découvrir tout

son potentiel, vous pouvez parcourir le guide d’utilisation dans lequel vous

découvrirez toutes les fonctionnalités standards de la solution. De plus des

modules vidéo basés sur des cas d’usages viendront accompagner ce

guide pour faciliter votre apprentissage.


MODES

OPERATOIRES



Sauvegarde

Merci d’avoir suivi ce guide, toute l’équipe de Visiativ Software se tient à votre

disposition pour vous accompagner dans l’utilisation de votre GED Novaxel. Pour

tout besoin d’assistance, n’hésitez pas à vous connecter sur www.mynovaxel.netrubrique SUPPORT (création d’un compte requise).

Pour terminer, n’oubliez de sauvegarder vos

données le plus régulièrement possible.

Suivez le document prévu à cet effet qui vous

a été fourni lors de l’installation de Novaxel.

http://www.mynovaxel.net/