n°1 de la ged intuitive -...

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N°1 de la GED intuitive Responsable Formation Emilie PIERENS [email protected] Novaxel 1 rue de la République 69001 LYON Tél. : 04 78 30 62 41 Fax : 04 78 29 55 58 Site commercial : www.novaxel.com Site technique : www.novaxel2.com © Novaxel – Septembre 2006 SUPPORT DE FORMATION

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N ° 1 d e l a G E D i n t u i t i v e

Responsable Formation

Emilie PIERENS

[email protected]

Novaxel

1 rue de la République

69001 LYON

Tél. : 04 78 30 62 41

Fax : 04 78 29 55 58

Site commercial : www.novaxel.com

Site technique : www.novaxel2.com

© Novaxel – Septembre 2006

SUPPORT

DE FORMATION

jose
jose
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S'APPROPRIER NOVAXEL…

MODIFIER L'ARBORESCENCE…

INTÉGRER DES DOCUMENTS…

GÉNÉRALITÉS

Ouverture de Novaxel

L'écran principal

L'écran Dossier

L'AFFICHAGE

Les options d'affichage

LES BARRES D'OUTILS

L'écran principal

L'écran Dossier

Un document image

LES MENUS CONTEXTUELS

L'écran principal

Un document

L'ARBORESCENCE

Création manuelle

Création automatique

LA NUMÉRISATION

La numérisation directe

La numérisation sur le réseau

LES DOCUMENTS DANS LEUR

FORMAT D'ORIGINE

Intégrer des documents existants

Créer des documents

Agir sur les documents

LA CAPTURE D'IMPRESSION

La capture d'impression dans un dossier

La capture d'impression dans la panière

LA MESSAGERIE

Envoyer un message

Classer un message

RECHERCHER…

LA RECHERCHE

La recherche simple

La recherche avancée

Les résultats

LES OPTIONS…

LE NOMADISME

LE CDROM AUTONOME

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S'approprier Novaxel…

GÉNÉRALITÉS

PRINCIPE DE NOVAXEL

Novaxel est un logiciel de classement. Tous les éléments qui constituent le dossier papier

peuvent être fédérés dans une seule et même base de données. Qu’ils soient d’origine

bureautique, papier, qu’ils viennent d’Internet ou qu’ils soient générés à partir d’une base de

données de production.

Vos dossiers papiers sont constitués dans la majorité des cas de la manière suivante :

− Ce qui rentre dans l’entreprise : courriers, fax, e-mails.

− Ce que produit l’entreprise : documents de gestion (BL, factures), documents

bureautiques (courriers, tableaux), documents techniques (plans, dessins), fax,

e-mails.

E-mails Documents bureautiques

Documents papiers Applications de production

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S'approprier Novaxel…

GÉNÉRALITÉS

Tout est intégré pour mieux être consulté et exporté vers une imprimante, une

messagerie Internet, un module de fax, Internet, un CD Rom, un portable.

Une imprimante

Une messagerie Internet

Un module de fax

Internet

Un CD Rom

Un portable

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S'approprier Novaxel…

GÉNÉRALITÉS

OUVERTURE DE NOVAXEL

Double cliquez sur l’icône .

Sélectionnez la bibliothèque Novaxel que vous souhaitez

ouvrir grâce au menu déroulant.

Saisissez le nom d’utilisateur ainsi que le mot de passe s'il

y a lieu.

L’utilisateur et le mot de passe sont sensibles aux majuscules et aux minuscules.

Cliquer sur le bouton .

L'ÉCRAN PRINCIPAL

L'écran principal de Novaxel se définit sur 2, 3, 4 ou 5 colonnes. Chaque sous niveau est

rattaché à un seul niveau supérieur.

Pour créer ou modifier une armoire, un rayon, un classeur ou un dossier, il suffit de faire un

clic droit dans la colonne concernée, puis "Ajouter" ou "Modifier".

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GÉNÉRALITÉS

L'ÉCRAN DOSSIER

Aperçu du document

Barres d’outils

Barre d’outils du document

Liste des documents

Bureau Novaxel

Informations sur : - Type du document - Taille du document - N° de volume où est stocké le

document

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L'AFFICHAGE

LES OPTIONS D'AFFICHAGE

L'onglet APPARENCE INFO EN +

Les options sont disponibles au

niveau de l’écran principal en

cliquant sur "Affichage", puis

"Options". Sur chaque poste

les paramètres d’affichage sont

propres à chaque bibliothèque.

Vous avez aussi la possibilité de

changer la police, les

couleurs et les attributs des

items vides.

L'onglet NAVIGATION INFO EN +

Les rubriques suivantes

Asynchrone, Filtrer la

saisie, Charger le premier

document et Entrée pour

charger les documents sont

souvent très intéressantes

pour une gestion affinée des

flux sur des bases très

importantes ou des réseaux à

faible débit (accès distant).

Asynchrone

C’est le double clic sur un

élément qui déclenche

l’affichage du reste de

l’arborescence.

Recherche inclus dans

Cette option permet lors de la

frappe intuitive dans une

colonne de se positionner sur

l’enregistrement qui contient

la chaîne (par défaut, on a

"Commence par").

Charger le premier

document

Lors de l’ouverture du dossier,

seuls les titres de pages sont

affichés. Il faut cliquer sur le

titre pour afficher le

document.

"Entrée" pour charger

les documents

Il faut faire "Entrée" pour

charger les documents.

Filtrer la saisie

Lors de la frappe intuitive,

n’est affiché que ce qui

correspond à la frappe.

Sauver les positions

Cette option enregistre le

réglage de la taille des

colonnes.

Grandes icônes

Cette option permet de

choisir si les icônes

s’affichent en grand ou en

petit.

Panneau dossier en bas

Grâce à cette option, la

dernière colonne de Novaxel

est décalée vers le bas de

l’écran pour permettre une

meilleure lisibilité.

Titre sur les boutons

Cette option permet d'afficher

un intitulé sous chaque bouton.

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L'AFFICHAGE

LES OPTIONS D'AFFICHAGE

Sélectionnez les répertoires grâce à l'icône qui vous permet

de parcourir le réseau.

Cliquez sur "Enregistrer".

Cliquez sur "Valider".

L'onglet RÉPERTOIRES INFO EN +

L'intérêt principal de cet onglet

est le partage des

répertoires pour tous les

utilisateurs afin d'y stocker

notamment des listes types,

des sélections, des recherches

enregistrées, etc.

Ces répertoires doivent être

paramétrés lors de

l'installation du logiciel

Novaxel. Les modifications

de ces répertoires doivent

être réalisées par

l'administrateur.

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S'approprier Novaxel…

LES BARRES D'OUTILS

L'ÉCRAN PRINCIPAL

Cette icône permet de fermer la bibliothèque Novaxel.

Cette icône permet de rechercher des armoires, des rayons, des classeurs, des

dossiers ou des documents selon leurs titres, leurs notes, leurs dates de création et

taille.

Cette icône ouvre le dossier sélectionné.

Cette icône ouvre la panière (raccourci clavier F11).

Il s’agit d’informations techniques relatives au nombre d’utilisateurs connectés, à la

version du programme client, à celle du serveur, ainsi que celle de la base de données.

L'ÉCRAN DOSSIER

Cette icône permet de retourner sur l’écran principal.

Cette icône active la liste des documents dans les dossiers.

Cette icône permet d’afficher le bureau Novaxel en bas de la liste des documents pour

effectuer des modifications de documents (Word, Excel).

Cette icône donne les propriétés du dossier : classement, date, taille, note apposée.

Cette icône permet de se déplacer dans le dossier en utilisant les boutons.

Cette icône permet d'imprimer le ou les documents du dossier.

Cette icône permet d'apposer une note à un document. La note est indépendante du

document, elle ne s’imprime donc pas avec celui-ci.

Cette icône permet d'enregistrer les modifications. En changeant de documents ou en

fermant le dossier, les modifications sur les images sont enregistrées après confirmation.

Cette icône permet d’annuler les modifications non enregistrées sur le document.

Cette icône permet de lancer la numérisation.

La panière est un élément permettant de pointer sur un répertoire et d’en

visualiser le contenu. On peut alors obtenir l’aperçu d’un répertoire contenant différents

documents types, des documents numérisés en réseau.

Cette icône permet d'activer la capture d’impression. Il s'agit de transformer en pdf les

documents issus de tout logiciel Windows dans lequel on peut utiliser l’imprimante

NOVAXEL.

On peut composer directement un message e-mail à partir de Novaxel et y joindre des

documents contenus dans la bibliothèque.

Cette icône permet d’accéder à votre boîte de réception, de classer les messages et les

pièces jointes (Outlook et Outlook Express seulement).

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S'approprier Novaxel…

LES BARRES D'OUTILS

UN DOCUMENT IMAGE

Cette icône active le zoom progressif. Il faut se positionner sur le centre de

l’écran au moment du zoom et cliquer.

Cette icône active le zoom dégressif.

Cette icône active le zoom par sélection de l’image. Il suffit de cliquer sur

l’icône et d’ensuite se placer sur le document en faisant une sélection à l’aide

du bouton gauche de la souris. Quand on lâche le bouton, le zoom se fait

automatiquement.

Cette icône permet d'ajuster en largeur l'aperçu du document

sélectionné.

Pour les documents numérisés en TIF noir et blanc, cette icône permet

d'améliorer la qualité de l'image.

Cette icône permet de pivoter les documents image de 90° à gauche ou à

droite. Ce que vous voyez à l’écran est le reflet exact de vos documents lors

de l’impression. Si vous avez basculé des documents en paysage pour qu’ils

soient lisibles dans NOVAXEL, il ne faut pas oublier de les re-basculer et de

les imprimer en format paysage.

Cette icône active une loupe permanente sur les documents image.

Cette icône permet d’accéder aux options d’affichage : recadrage du

document, passage en inverse vidéo, etc. (cf. Traitement d’image)

Cette icône permet d'imprimer tout ou partie d'un document.

Cette icône permet de sélectionner une partie d’image pour la passer

en inverse vidéo, la copier dans un autre document… Il est souhaitable

d’avoir un plein aperçu du document. Il faut ensuite cliquer sur l’icône et

sélectionner la partie de l’image qui vous intéresse avec le clic gauche de la

souris. Une fois que vous lâchez le bouton droit de la souris, la sélection est

faite.

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S'approprier Novaxel…

LES MENUS CONTEXTUELS

L'ÉCRAN PRINCIPAL

Armoire, rayon, classeur et intercalai re

Cette action permet d'ajouter des armoires, des rayons, des classeurs, des

intercalaires.

Cette action permet de modifier l'intitulé des armoires, des rayons, des

classeurs et des intercalaires.

Cette action permet de supprimer l'élément sélectionné.

Cette action permet de couper un élément de l'arborescence (et tout ce qui

suit : dossiers, documents, etc.).

Cette action permet de coller, au même niveau mais dans un parent

différent, l'élément de l'arborescence qui a été coupé.

Novaxel permet l'utilisation de liens entre les différents éléments de

l'arborescence pour éviter de stocker à plusieurs endroits un même document.

Cette action permet d'accéder aux informations de l'élément.

Cette action permet d'initialiser la recherche avec des filtres.

Cette action permet de créer et d'appliquer des listes types.

Cette action permet d'ajouter des armoires, des rayons, des classeurs, des

intercalaires.

Cette action permet de modifier l'intitulé des armoires, des rayons, des

classeurs et des intercalaires.

Cette action permet de supprimer l'élément sélectionné.

Cette action permet de couper un élément de l'arborescence (et tout ce qui

suit : dossiers, documents, etc.).

Cette action permet de coller, au même niveau mais dans un parent

différent, l'élément de l'arborescence qui a été coupé.

Novaxel permet l'utilisation de liens entre les différents éléments de

l'arborescence pour éviter de stocker à plusieurs endroits un même document.

Cette action permet d'accéder aux informations de l'élément.

Cette action permet d'initialiser la recherche avec des filtres.

Cette action permet de créer et d'appliquer des listes types.

Cette action permet d'ouvrir le dossier sélectionné.

Cette action permet d'ouvrir le dossier dans le visualisateur Novaxel.

Cette action permet d'envoyer par mail le dossier sélectionné.

Cette action permet d'enregistrer le dossier sélectionné (au format .nov).

Armoire, rayon, classeur et intercalaire

Dossier

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S'approprier Novaxel…

LES MENUS CONTEXTUELS

UN DOCUMENT

Cet élément permet de copier un ou plusieurs documents vers un

autre dossier, ou une autre bibliothèque.

Cet élément permet de couper un ou plusieurs documents vers un

autre dossier, ou une autre bibliothèque.

Cet élément permet de coller ce que l’on vient de copier ou couper

dans Novaxel, dans l'explorateur Windows ou dans une panière. Quand

vous copiez ou coupez un lot de documents celui-ci ne pourra être coller

que dans un dossier. Quand on réalise des copier coller entre

bibliothèques, il faut les laisser ouvertes pendant l’opération.

Cet élément permet de sélectionner l’intégralité des documents.

Cet élément permet de supprimer la ou les pages sélectionnées.

Celles-ci vont dans une corbeille où chaque utilisateur pourra récupérer,

ses documents propres, et l’administrateur tous les documents.

Cet élément permet d’ajouter de façon chronologique un document

dans le dossier Novaxel en cours.

Cet élément permet d’insérer un document où on le souhaite.

Novaxel permet l'utilisation de liens entre les différents éléments de

l'arborescence ou entre dossiers. En réalité, le but est de pouvoir accéder

à un document depuis un dossier autre que son dossier d'origine.

Cet élément permet de modifier le titre des documents.

Cet élément permet de renuméroter les pages dans l’ordre

chronologique du dossier.

Cet élément permet d'actualiser la liste des documents.

Cet élément permet d'accéder aux informations du document : titre,

numéro de classement, type de document, date de création, date de

modification, etc.

Cet élément permet d'envoyer le ou les documents sélectionnés en

pièces jointes dans un message e-mail. Vous pouvez envoyer soit le

document par mail, soit un raccourci vers ce document. Cette dernière

option n’est exploitable si et seulement si vous vous adressez à un

interlocuteur interne ayant accès à la base Novaxel.

Les raccourcis Novaxel ont été créés pour permettre un accès direct à

un dossier donné.

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Modifier l'arborescence…

L'ARBORESCENCE

CRÉATION MANUELLE

Sur la colonne de votre choix, cliquez

avec le bouton droit de la souris et

sélectionnez "Ajouter". L’ajout peut être saisi

directement au clavier, ou bien l’utilisateur peut faire

appel au dictionnaire de tout ce qui existe déjà dans

Novaxel comme référence.

Vous pouvez :

- saisir directement au clavier et

cliquer sur le bouton OK pour valider

- saisir directement au clavier et cliquer sur pour

valider et ajouter au dictionnaire

- sélectionner un élément dans le

dictionnaire et cliquer sur le bouton

OK pour valider

La flèche à droite permet d’afficher le

dictionnaire ou de le refermer.

- annuler pour ne pas valider votre

saisie.

La chemise est un niveau supplémentaire de classement. Vous pouvez

ajouter un nombre illimité de chemises, les modifier et les supprimer.

Faites un clic droit sur l’onglet

Dossier.

Sélectionnez "Ajouter".

Saisissez l'intitulé de la

chemise.

Ajout d'un item INFO EN +

Toutes les colonnes doivent

contenir un item avant de

pouvoir ouvrir l’écran

dossier. Un item est rattaché

à un parent existant qui se

trouve dans la colonne

précédente.

Dans chaque colonne, les

items se classent par ordre

alphabétique. Si vous

souhaitez les classer dans un

ordre défini, il suffit de leur

attribuer un numéro. Par

exemple : 01 – xxxx.

Ce dictionnaire est défini et

mis à jour par l'administrateur.

Info Administrateur…

Pour paramétrer le

dictionnaire, reportez-vous

à la fiche technique.

Ajout d'une chemise INFO EN +

Vous pouvez définir leur

position sur l’écran (clic

droit - "Position") et leur

ordre d'affichage (clic droit -

"Ordre"). Il est possible de

gérer des couleurs par

chemises.

Info Administrateur…

Pour paramétrer les

couleurs des chemises,

reportez-vous à la fiche

technique.

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Modifier l'arborescence…

L'ARBORESCENCE

CRÉATION AUTOMATIQUE

Il faut d’abord créer l’index auquel vous souhaitez attribuer la

liste type. Pour cela, faites un clic droit dans la colonne dans laquelle

vous souhaitez ajouter un index et sélectionner "Ajouter".

Positionnez vous dans la colonne dans laquelle vous voulez

ajouter le modèle de classement.

Faites un clic droit dans la colonne et choisissez

.

Attribution d'une liste type INFO EN +

La liste type est en réalité un

modèle de classement que

vous pouvez attribuer à tout

nouvel item que vous créez :

un nouveau client, un nouveau

fournisseur, etc.

Cette liste type est définie et

mise à jour par

l'administrateur.

Sélectionnez dans

le menu déroulant la

liste type.

Cliquez sur le

bouton "Ecriture".

Confirmez

l'écriture dans la

colonne sélectionnée.

Info Administrateur…

Pour paramétrer les listes

type, reportez-vous à la

fiche technique.

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Intégrer des documents…

LA NUMÉRISATION

LA NUMÉRISATION DIRECTE

Entrez dans le dossier Novaxel où vous souhaitez intégrer

les documents.

Cliquez sur (raccourci clavier F7). Les documents viennent

s’ajouter directement dans le dossier.

Interface Twain désactivée

Pour les documents "faciles" (texte en noir et blanc)

Vous sélectionnez les paramètres de numérisation qui permettent

de définir si vous scannez :

- en simple page (SIMPLE)

3 pages scannées créent 3 documents de 1 page

- en multi page (MULTI)

3 pages scannées créent 1 document de 3 pages

Interface Twain activée

Pour les documents "difficiles" (texte recto verso, couleur, etc.)

Vous sélectionnez les paramètres de numérisation qui permettent

de définir si vous scannez :

- en simple page (SIMPLE)

3 pages scannées créent 3 documents de 1 page

- en multi page (MULTI)

3 pages scannées créent 1 document de 3 pages

Vous sélectionnez, pour affiner la numérisation :

- en couleur

- en noir et blanc.

Via un scanner relié à un poste INFO EN +

est l'icône qui permet

d'identifier les documents

numérisés au format image

dans Novaxel.

Quelques paramètres peuvent

être réglés avant la

numérisation grâce à la flèche

située à côté de l’icône de

numérisation.

Interface Twain

Cet élément permet d’utiliser

l’interface Twain du scanner.

Pour cela, cochez l'option.

Source

Si plusieurs scanners sont

installés sur le poste, il faut

choisir le driver du scanner que

l’on souhaite utiliser.

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Intégrer des documents…

LA NUMÉRISATION

LA NUMÉRISATION SUR LE RÉSEAU

Sur le scanner réseau, choisissez le répertoire dans lequel le ou les documents

numérisés vont être stockés et lancez la numérisation.

Dans Novaxel, sur l’écran principal, cliquez sur l’icône et choisissez la panière

contenant les documents numérisés.

Ouvrez le premier dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez ranger vos documents.

Cliquez sur l’icône Classer. Les documents viennent s'ajouter directement dans la liste

des pages. Si vous n’avez pas coché l’option Déplacer, une fois les documents classés, il ne faut

pas oublier de venir les supprimer, en faisant un clic droit sur leur titre et Supprimer.

Via un scanner réseau

Sélectionner le ou les documents à classer

dans le dossier en cours. Vous pouvez renommer

les documents directement dans la panière en faisant

un clic droit sur le titre, puis Renommer.

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Intégrer des documents…

LES DOCUMENTS DANS LEUR FORMAT D'ORIGINE

INTÉGRER DES DOCUMENTS EXISTANTS

Ouvrez l’explorateur Windows.

Dans Novaxel, ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez

classer vos documents.

Dans l'explorateur Windows, sélectionnez le(s) document(s)

que vous voulez intégrer à Novaxel.

Maintenez le clic gauche de la souris et glisser déplacer le(s)

document(s) vers la liste des pages du dossier Novaxel.

Les documents sont alors copiés dans Novaxel. L'original

demeure dans l'arborescence Windows.

Novaxel vous propose alors un classement

assisté : choix de la bibliothèque et du dossier

où classer le document.

Les documents sont alors copiés dans

Novaxel. L'original demeure dans Windows.

A partir de l'explorateur Windows INFO EN +

On ne peut pas importer un

répertoire directement. En effet

il faut impérativement l’ouvrir

et sélectionner les documents.

Si on sélectionne plusieurs

documents, ils iront

obligatoirement dans un seul

dossier Novaxel.

Il est également possible de

faire "copier coller" entre

l'explorateur Windows et

Novaxel pour intégrer des

documents.

A partir de Windows

Sélectionnez le document que vous voulez intégrer à Novaxel.

Faites un clic droit et choisissez Envoyer vers, puis GED

Novaxel.

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Intégrer des documents…

LES DOCUMENTS DANS LEUR FORMAT D'ORIGINE

CRÉER DES DOCUMENTS

Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez créer votre document.

Cliquez sur et ouvrez le répertoire contenant la matrice que vous souhaitez

utiliser.

Glissez déplacez la matrice dans la liste des pages du dossier Novaxel. Vous pouvez

également effectuer un copier coller.

Sélectionner le document que vous souhaitez réutiliser.

Faites un clic droit sur son titre, et choisissez "Copier".

Faites un clic droit dans la liste des pages d’un dossier et choisissez "Coller".

Vous pouvez alors modifier votre document.

Ouvrez Word ou Excel.

Dans Word ou Excel, saisissez votre texte, faites la mise en page, etc.

Dans Novaxel, ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez classer votre document.

Retournez sur votre document, cliquez sur le bouton et saisissez le

nom du document. Le document se classe automatiquement dans le dossier Novaxel ouvert.

Vous pouvez fermer Word ou Excel sans enregistrer le document. Le document est déjà

classé dans Novaxel.

A partir d'un modèle de documents

A partir de documents existants

A partir d'un logiciel Office (Word et Excel)

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Intégrer des documents…

LES DOCUMENTS DANS LEUR FORMAT D'ORIGINE

AGIR SUR LES DOCUMENTS

Positionnez-vous sur l’aperçu du document.

Pour modifier le document, faites un double clic ou un clic

droit "Editer dans le bureau Novaxel".

Plus simplement, vous pouvez également cliquer sur le bouton

. Le document s'ouvre dans son logiciel d'origine.

Effectuez les modifications, enregistrez et fermez le document.

Le document est mis en attente dans le bureau

Novaxel. Il faut le réintégrer en cliquant sur la flèche

verte ou en faisant un clic droit "Réintégrer dans

Novaxel".

Modifier les documents

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Intégrer des documents…

LES DOCUMENTS DANS LEUR FORMAT D'ORIGINE

AGIR SUR LES DOCUMENTS

Positionnez-vous sur l’aperçu du document.

Pour consulter le document, faites un clic droit "Consulter".

Le document s'ouvre, en lecture seule, dans son logiciel d'origine.

Consulter et fermez le document.

Positionnez-vous sur l’aperçu du document.

Pour transformer le document en PDF, faites un clic droit

"Enregistrer PDF". Un nouveau document, au format PDF,

s'ajoute à la liste des pages.

Consulter les documents

Transformer les documents en PDF

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Intégrer des documents…

LA CAPTURE D'IMPRESSION

LA CAPTURE D'IMPRESSION DANS UN DOSSIER

Ouvrez le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez intégrer

votre document.

Cliquez sur l’imprimante . La disquette devient rouge , la

capture est active.

Ouvrez le document à imprimer.

Sélectionnez l’imprimante NOVAXEL et imprimez. Le fichier

PDF vient s’ajouter automatiquement dans la liste des documents.

Une fois l’impression terminée, cliquez à nouveau sur pour

la désactiver. Notez qu'en fermant le dossier elle se désactive

automatiquement.

Via l'imprimante NOVAXEL INFO EN +

La capture d’impression

permet d’imprimer des

documents en PDF

directement dans un dossier

Novaxel.

Pour pouvoir consulter les

documents PDF, il faut

qu’Acrobat Reader soit

installé sur le poste (au

minimum 4.0).

Novaxel possède un

visualisateur interne qui

peut être utilisé si l'on ne

possède pas Acrobat Reader

ou si l'on veut un affichage

plus rapide des PDF.

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Intégrer des documents…

LA CAPTURE D'IMPRESSION

LA CAPTURE D'IMPRESSION DANS LA PANIÈRE

Cliquez sur et choisissez la panière dans laquelle vous

souhaitez classer les impressions PDF.

Cliquez sur l’imprimante . La disquette devient rouge ,

la capture est active.

Ouvrez le document à imprimer.

Sélectionnez l’imprimante NOVAPANIERE et imprimez. Le

fichier PDF vient s’ajouter automatiquement dans la liste des pages de

la panière.

Pour le classer dans Novaxel, ouvrez le dossier, sélectionnez le

document et cliquez sur Classer. Le fichier se classe

automatiquement dans le dossier.

Si vous n'avez pas coché la case Déplacer, supprimez le fichier

de la panière (clic droit sur son titre et supprimer).

Cliquez à nouveau sur pour désactiver la capture

d'impression.

Via l'imprimante NOVAPANIERE INFO EN +

L’impression via une panière

permet de mettre en attente

les documents, le classement

n’étant pas immédiat.

Dans la panière, il est possible

de fusionner plusieurs

documents PDF en un seul

fichier PDF :

- Sélectionnez les documents à

fusionner

- Faites un clic droit

- Sélectionnez "Fusionner PDF"

- Un nouveau document

Multipages.pdf est créé.

Si la case Supprimer après

fusion n'est pas cochée,

supprimez les documents qui

ont permis de générer le

multipage.

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Intégrer des documents…

LA MESSAGERIE

ENVOYER UN MESSAGE

Faites un clic droit sur le titre du document.

Sélectionnez "Envoyer", puis "Envoyer".

Une fenêtre "Nouveau message" de votre messagerie s'ouvre alors

avec, en pièce jointe, le document que vous avez choisi

d'envoyer.

Faites un clic droit sur le titre du

document.

Sélectionnez "Envoyer", puis

"Raccourci".

Une fenêtre "Nouveau message" de votre

messagerie s'ouvre alors avec, en pièce

jointe, le raccourci du document que

vous avez choisi d'envoyer.

Le destinataire du message n'a plus qu'à ouvrir la pièce

jointe. Novaxel s'ouvre alors et se positionne directement sur le

document défini comme raccourci.

Envoyer un message avec une pièce jointe

Envoyer un message avec un raccourci INFO EN +

Cette fonction permet d'éviter

l'envoi systématique de

documents et donc d'alléger

les échanges par

messagerie. Cette option n’est

utilisable que pour une

bibliothèque accessible par le

destinataire du message.

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Intégrer des documents…

LA MESSAGERIE

ENVOYER UN MESSAGE

Faites un clic droit sur le dossier

que vous souhaitez envoyer

Choisissez "Envoyer"

Le message est automatiquement

créé avec, en pièce jointe, le dossier

Novaxel sélectionné.

Saisissez le destinataire, l’objet et le message avant de faire

"Envoyer".

Envoyer un dossier complet INFO EN +

L’envoi d’un message avec des

documents sous un format

dossier Novaxel nécessite pour

le destinataire d’avoir, soit le

logiciel Novaxel, soit le

visualisateur Novaxel. Celui-

ci est distribué gratuitement sur

le site www.novaxel.com.

Ce format permet en effet de

compresser la taille des

fichiers.

Toutefois, les notes restent

présentes sur les documents, le

dossier Novaxel envoyé étant

une copie conforme du dossier

d’origine.

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Intégrer des documents…

LA MESSAGERIE

CLASSER UN MESSAGE

Sélectionnez le mail que vous souhaitez classer

Cochez ou décochez "Message" et "Pièces jointes" en fonction

de ce que vous souhaitez archiver

Cliquez sur pour classer le message

NovaMail INFO EN +

La boîte de réception

NovaMail permet de classer les

messages (au format RTF),

ainsi que les pièces jointes (si

leur format est reconnu par

Novaxel).

Une fois classés dans Novaxel,

les messages restent dans la

boîte de réception. Si vous

supprimez les messages

directement de la boîte de

réception Novaxel, ils sont

envoyés dans la corbeille de

votre messagerie.

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Intégrer des documents…

LA MESSAGERIE

CLASSER UN MESSAGE

Ouvrez le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez

classer le message

Sélectionnez le message dans Outlook

Cliquez sur le bouton .

Le message se range automatiquement au format Outlook, les pièces

jointes restent intégrées au message.

Outlook INFO EN +

indique un document au

format Message.

est une icône qui

permet d'ouvrir le message, de

l'imprimer, de le transférer ou

bien encore d'accéder aux

pièces jointes.

au format MSG

Info Administrateur…

Pour paramétrer Outlook,

reportez-vous à la fiche

technique.

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Intégrer des documents…

LA MESSAGERIE

CLASSER UN MESSAGE

Ouvrez le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez

classer le message

Sélectionnez le message dans Outlook

Cliquez sur le bouton .

Le message se range automatiquement au format HTML, les pièces

jointes se classent à la suite du message.

Outlook

Message et ses pièces

jointes

INFO EN +

indique un document au

format HTML.

est une icône qui

permet d'ouvrir le message

dans une page Internet.

au format HTML

Info Administrateur…

Pour paramétrer Outlook,

reportez-vous à la fiche

technique.

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Intégrer des documents…

LA MESSAGERIE

CLASSER UN MESSAGE

Ouvrez le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez

classer le message

Sélectionnez le message dans votre boîte de réception ou

dans vos éléments envoyés

Faites glisser le message jusque dans la liste des documents

Outlook Express INFO EN +

indique un document au

format Message.

est une icône qui

permet d'ouvrir le message

dans une page Internet.

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Intégrer des documents…

LA MESSAGERIE

CLASSER UN MESSAGE

Ouvrez le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez

classer le message

Sélectionnez le message dans Lotus

Cliquez sur le menu "Actions", puis sur "Ranger dans

Novaxel"

Sélectionnez l'imprimante NOVAXEL en cliquant sur le

bouton "Imprimante".

Le message se range automatiquement au format PDF, les pièces

jointes se classent à la suite du message.

Lotus Notes INFO EN +

Info Administrateur…

Pour paramétrer Lotus

Notes, reportez-vous à la

fiche technique.

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Rechercher…

LA RECHERCHE

LA RECHERCHE SIMPLE

Rechercher un document

Lancez la recherche

Saisissez le

nom du

document à

rechercher

Sélectionnez

le domaine de

recherche

DOCUMENTS.

Double cliquez sur le

document qui vous intéresse.

Vous arrivez directement sur le document

dans l’arborescence.

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Rechercher…

LA RECHERCHE

LA RECHERCHE SIMPLE

Rechercher un élément de l'arborescence

Saisissez le

nom de l'élément

à rechercher

Sélectionnez

le domaine de

recherche :

ARMOIRE, RAYON,

CLASSEUR,

DOSSIERS.

Double cliquez sur

l'élément qui vous intéresse.

Vous arrivez directement sur

l’arborescence.

Lancez la recherche

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Rechercher…

LA RECHERCHE

LA RECHERCHE AVANCÉE

Rechercher en utilisant les filtres

Se positionnez sur l'élément d'arborescence

qui va permettre d'affiner la recherche.

Faites un clic droit et sélectionnez

"Chercher".

INFO EN +

Le filtre Armoire = DURANT est

activé.

ICI, NOUS CHERCHONS TOUS

LES DOCUMENTS DONT LE TITRE

CONTIENT "BON DE COMMANDE"

ET QUI SE TROUVE DANS

L'ARMOIRE DURANT.

Sélectionnez le domaine de recherche :

ARMOIRE, RAYON, CLASSEUR, DOSSIERS,

DOCUMENTS.

Saisissez 1 ou 2 mots du titre de l'élément

recherché.

Lancez la recherche.

INFO EN +

La recherche par mots-clés

permet de retrouver tous les

documents, armoires,

rayons, classeurs, dossiers,

documents sur lesquels ont

été apposées des notes

saisies directement.

ICI, NOUS CHERCHONS TOUS

LES DOCUMENTS DONT LE TITRE

CONTIENT "BON DE COMMANDE"

ET QUI ONT UNE NOTE "A PAYER

AVANT LE : 30/06/2006".

IL SUFFIT D'INDIQUER DANS LA

RECHERCHE LA DATE BUTOIR.

en texte libre Rechercher à partir des notes

Saisissez la note.

Saisissez le nom de l'élément à

rechercher.

Sélectionnez le domaine de recherche.

Validez votre saisie en cliquant sur .

Les mots passent dans le cadre du dessous.

Lancez la recherche.

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Rechercher…

LA RECHERCHE

LA RECHERCHE AVANCÉE

INFO EN +

La recherche par mots-clés

permet de retrouver tous les

documents, armoires,

rayons, classeurs, dossiers,

documents sur lesquels ont

été apposées des notes

utilisant des mots-clés.

ICI, NOUS CHERCHONS TOUS

LES DOCUMENTS DONT LE TITRE

CONTIENT "BON DE COMMANDE"

ET QUI ONT UNE NOTE "A

TRAITER".

Il est tout à fait possible

d'utiliser plusieurs listes de

mots-clés.

avec les mots-clés Rechercher à partir des notes

Cliquez sur l'icône MOTS CLES.

Lancez la recherche.

Saisissez le nom de l'élément à

rechercher.

Sélectionnez le domaine de recherche.

Info Administrateur…

Pour paramétrer les listes

de mots-clés, reportez-vous

à la fiche technique.

Info Administrateur…

Pour paramétrer les listes

de mots-clés, reportez-vous

à la fiche technique.

Sélectionnez le ou les mots-clés

qui vont vous permettre d'affiner votre

recherche.

Le mot-clé s'ajoute automatiquement

dans les critères de recherche.

Rechercher par date INFO EN +

Il est possible dans cette

recherche de retrouver, par

exemple, les derniers

documents intégrés dans

Novaxel, ou le nombre de

documents créés sur une

période donnée.

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Rechercher…

LA RECHERCHE

LES RÉSULTATS

Note

INFO EN +

L'icône permet d'afficher le

nombre total de documents

ainsi que leur taille.

Le résultat peut être trié en

cliquant sur l’en-tête des

colonnes.

Il suffit d'un double clic sur

un résultat de la recherche

pour ouvrir l'élément

sélectionné.

En cliquant sur , vous

pouvez exporter dans un état

Excel la liste des résultats

de votre recherche pour, par

exemple, une présentation

individualisée du résultat.

La recherche est enregistrable

de manière à être rappelée par

un bouton pré paramétré.

Liste des résultats

Vous n’affichez par défaut que les 100

premières réponses. Vous pouvez choisir

d’afficher la totalité des résultats en cliquant

sur .

Aperçu

Info Administrateur…

Pour paramétrer les

recherches paramétrées,

reportez-vous à la fiche

technique.

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Les options Novaxel…

LE NOMADISME

DANS LA BIBLIOTHÈQUE RÉSEAU

Emporter une partie de la bibliothèque INFO EN +

Avec le nomadisme, vous

prenez sur votre portable

seulement un partie de la

bibliothèque, à différents

niveaux : ARMOIRE, RAYON,

CLASSEUR.

ICI, NOUS SOUHAITONS

EMMENER L'ARMOIRE DURANT.

Le paramétrage des

ordinateurs doit être

réalisé par l'administrateur.

ACTIONS

- Créer une nouvelle base

Vous n'avez jamais pris cet

élément sur votre portable.

- Ecraser une base

existante

Vous avez déjà pris cet

élément sur votre portable et

vous souhaitez mettre cette

bibliothèque nomade.

- Ajouter les données à une

base existante

Vous voulez stocker dans une

même bibliothèque nomade

tout ce que vous exportez.

Info Administrateur…

Pour paramétrer le

nomadisme, reportez-vous

à la fiche technique.

Sélectionnez

l'élément que vous

souhaitez prendre

sur votre ordinateur

portable.

Cliquez sur la

flèche qui pointe

vers la droite.

Choisissez le niveau

d'export.

Choisissez l'action à

réaliser.

Novaxel crée automatiquement un

répertoire reprenant le nom de l'élément

exporté.

Après un temps de traitement, vous avez

un message vous donnant le nombre de

dossiers Novaxel exportés. Cliquez sur

"Ok".

La bibliothèque nomade s'ouvre alors.

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Les options Novaxel…

LE NOMADISME

DANS LA BIBLIOTHÈQUE NOMADE

Pour accéder à une bibliothèque Nomade, il suffit de double cliquer

sur le raccourci Novaxel contenu dans le répertoire reprenant

le nom de l'élément exporté.

Une bibliothèque Nomade est absolument identique à la bibliothèque

Réseau. On y retrouve exactement les mêmes fonctions :

numérisation (via un scanner connecté au portable), intégration de

documents bureautique, capture d'impression.

Accéder à une bibliothèque Nomade INFO EN +

Une bibliothèque Nomade est

absolument identique à la

bibliothèque Réseau, excepté

la mention "Nomade" qui

apparaît dans le logo.

Modifier une bibliothèque Nomade INFO EN +

Lorsque vous avez pris une

partie de la bibliothèque sur

votre portable (en copie), les

utilisateurs peuvent

continuer à travailler sur la

bibliothèque Réseau.

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Les options Novaxel…

LE NOMADISME

DANS LA BIBLIOTHÈQUE RÉSEAU

Novaxel réintègre les données de la bibliothèque Nomade à

la bibliothèque Réseau.

1er cas de figure : vous n'avez pas modifié de documents.

Le message "Pas de dossier à mettre à jour" apparaît.

2e cas de figure : vous avez modifié un ou plusieurs documents.

Vous avez alors la liste des dossiers qui ont été mis à jour. Vous

devez alors valider le remplacement des documents qui ont été

modifiés.

Réintégrer une bibliothèque Nomade INFO EN +

Lors de la réintégration de la

bibliothèque Nomade, Novaxel

compare les dates de

modification.

Le dernier document

modifié sera toujours celui

qui sera pris en compte.

Une fois réintégrée, il reste

une copie de la

bibliothèque Nomade sur

l'ordinateur portable. Vous

pouvez la supprimer ou alors

la conserver et la mettre à

jour quand vous le souhaitez.

Cliquez sur la

flèche qui pointe

vers la gauche.

Sélectionnez le répertoire qui contient

la bibliothèque Nomade.

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Les options Novaxel…

LE CDROM AUTONOME

SUR LE POSTE DÉDIÉ À LA CRÉATION D'UN CDROM AUTONOME

Entrez dans la base que vous

souhaitez graver en sélectionnant

l'utilisateur CD qui a des droits de

consultation.

Placez-vous sur l’armoire, le rayon ou

le classeur que vous souhaitez graver.

Cliquez sur le bouton CD autonome .

Choisissez le niveau

d'export.

Choisissez l'action à

réaliser.

Fermez la base CDROM qui se lance automatiquement.

Mettez en lecture seule la base CDROM en cliquant

sur l'icône suivante.

Créez le CDROM autonome en gravant tout le contenu du

répertoire C:\Novaxel_CDAutonome\.

Annulez la lecture seule de la base CDROM en

cliquant sur l'icône suivante.

Tester le CDROM en lançant le CD.

Générer un CDROM autonome INFO EN +

Il est possible de créer un CD

totalement autonome qui,

sans avoir à installer Novaxel,

est utilisable sur une station

Windows avec toutes les

fonctions de consultation et

de recherche de Novaxel.

ACTIONS

- Ecraser une base

existante

Vous effacez toutes les

données de la base CDROM.

- Ajouter les données à une

base existante

Vous voulez stocker dans une

même bibliothèque CDROM

tout ce que vous exportez.

La mise en lecture seule de la

base CDROM est obligatoire

pour le bon fonctionnement du

CD autonome.

Info Administrateur…

Pour paramétrer le CD

autonome, reportez-vous à

la fiche technique.