ayrade - ged ( gestion électronique des documents )

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Gestion électronique des documents GED Présenté par AYRADE

• Présentation de l’entreprise

• Pourquoi une Gestion Electronique des documents?

• Notre solution GED


Pourquoi la GED ?


• Stratégie 05 Zéros!• Zéro stock• Zéro défaut• Zéro panne• Zéro délai • Zéro papier

Pourquoi la GED ?


Zéro papierLes acteurs du marché utilisent

quotidiennement une quantité considérable de papier

Les coûts élevés du papier, des impressions, et des encres

Des papiers perdus sans traçabilité Problèmes liés à la gestion des impressions

au classement et à l’archivage Temps perdus pour la recherche d’un papier

Pourquoi la GED ?


La gestion électronique de documents ou GED recouvre tout les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. Elle touche toute les étapes du cycle de vie d’un document

Pourquoi la GED ?


Stockage traditionnel


Stockage Moderniser


Une solution complète


Bénéfice client

• Réduction des coûts liés au papier L’existence d’un document papier induit :

consommables, recherche, archivage. La GED réduit au moins en partie ces coûts

• Accès facile aux documents Le système de GED est accessible partout dans

l’organisation. Plusieurs personnes peuvent accéder simultanément aux mêmes documents


Bénéfice client

• Amélioration de l’indexation de la recherche L’indexation et le recherche d’un document sont plus

rapides, complètes et précises dans un système GED que dans les archives papier

• Démarche qualité Tout document produit ou transitant par votre

organisation est enregistré dans la GED


Caractéristique Gestion de tout type de contenu

(.doc .ppt .xls .pdf .jpg .mp3 .mp4 …)

Métadonnées – informations sur le document (Nom, Titre, Auteur, Dates de création et modification, …)

Intégration avec les scanners

Intégration avec les clients Mail (Ms Outlook)


Suivi de version Plus besoin de changer le nom de fichier

Conservation des relations entre versions

Retour en arrière

Traçabilité


Contrôle d’accès Création des groupes

Rôle utilisateurs

Sécurité Détermine (Qui a accès | Avec quel droit)

Verrouillage pendant l’édition Limite les risques de conflit


Utilisation

Solution Full –web

Exploitation par les Smartphones

Solution full-responsive


Captures d’écran

Utilisateurs & gestion des droits

Rôle

Recherche avancée

Audit et statistique


Utilisateurs & gestion des droits

Verrouillage pendant l’édition

• Coordinateur

• Collaborateur

• Contributeur

• Editeur

• Lecteur


Rôles


Statistiques Statistique quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle

pour:

• La création des documents

• La lecture des documents

• La modification des documents


Recherche avancée

• Par auteur

• Par date de modification

• Type de contenu

• Par titre

• Mot clé

• Description…….etc


Merci pour votre attention!


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