VDX – Livraison électronique de documents aux usagers

Mai, 2012

Livraison électronique - Contexte

La présentation qui suit décrit les étapes à suivre pour attacher un document à une transaction VDX, et ensuite donner accès à ce document, en format PDF à l’usager.

Historique: Testée et documentée de janvier à avril 2011. Présentation du fonctionnement au sous comité des bibliothèques de la

CREPUQ en novembre 2011. Pas de recommandations CREPUQ. Chaque établissement est libre de faire ce

qu’il désire mais il est recommandé de demander un avis juridique. Première implantation prévue: Juin 2012.

Livraison électronique - Contexte

Livraison sécurisée et droit d’auteur:

L’avis à l’usager expédié par VDX contient un texte en regard de la loi et du respect du droit d’auteur.

L’accès au document via un lien url sur un serveur distant sécurisé.

L’accès au document s’effectue préalablement avec l’affichage d’une page WEB rappelant le respect du droit d’auteur. Cette page contient un bouton d’acceptation.

Le document lui-même peut contenir une page de garde qui réitère les conditions d’utilisation.

L’effacement du document sur le serveur sécurisé de façon automatique par l’atteinte d’une ou plusieurs conditions d’élimination.

Livraison électronique - Configuration d’Ariel

Dans la barre de menu d’Ariel / Settings Préférences, dans le menu déroulant Onglet Mail

Paramétrer adéquatement Ariel pour pouvoir expédier des courriels. Au besoin, demander de l’aide à votre bureau des systèmes afin de saisir les variables appropriées.

Livraison électronique - Configuration d’Ariel

Création d’une entrée VDX dans l’Address book

Dans la barre de menu d’Ariel: Address Book Sélectionner Entries dans le menu déroulant. Cliquer sur le bouton Add. Inscrire un Alias (VDX) Inscrire l’adresse courriel appropriée de VDX Cliquer sur OK pour enregistrer

Livraison électronique - Configuration de VDX

Limiter l’accès de l’usager au document électronique

Il est possible de limiter l’accès au document électronique en paramétrant certaines permissions. Une fois cette ou ces permissions atteintes, le document est automatiquement effacé.

Ces permissions sont :• Nombre de fois que l’usager peut accéder au document (2 fois, 3 fois, etc…)• Temps que l’usager peut accéder au document, en nombre de jours à partir

de la première visualisation du document.• Nombre de jours écoulés depuis l’envoi de l’avis de réception du document à

l’usager.• Combinaison possible de ces trois variables.

Livraison électronique - Configuration de VDXAvis de réception ExtracDoc

Nouvel Avis à l’usager par le programme ExtracDoc. Avis envoyé automatiquement à l’usager lorsque l’action Réception document est faite sur la transaction, contient un lien URL qui lui permet d’avoir accès à son document.

Deux conditions nécessaires pour déclencher l’Avis ExtracDoc: Type de service = Copie Mode de Livraison = Courriel, Ariel via courriel, Ariel via FTP, Transfert de fichier

(FTP) ou WebPDF.

Sinon VDX déclenche l’Avis de réception standard, sans les coordonnées donnant accès au document

livraison électronique - Opérations dans Ariel

Document reçu via ARIEL Sélectionner un document dans la fenêtre Received Queue d’Ariel

Cliquer sur l’icône Send d’Ariel

Livraison électronique - Opérations dans Ariel

Document reçu via Ariel (suite)

Inscrire le Document ID comme suit: vdx_numéro emprunteur

Cliquer Include Coversheet pour insérer une page de garde contenant les avis sur le droit d’auteur et les permissions d’accès

Inscrire l’Alias VDX à Destination To:

Cliquer sur OK pour transmettre le document dans la transaction VDX

Livraison électronique - Opérations dans Ariel

Document reçu par Courriel

Sauvegarder le document dans un dossier accessible par le poste Ariel

Dans la barre de menu d’Ariel, cliquer sur Document

Sélectionner Import dans le menu déroulant.

Sélectionner ensuite Send comme option

Livraison électronique - Opérations dans Ariel

Document reçu par Courriel (suite)

Dans la fenêtre Import d’Ariel, sélectionner le document approprié

Cliquer ensuite sur le bouton Ouvrir

Livraison électronique - Opérations dans Ariel

Document reçu par Courriel (suite)

Inscrire le Document ID comme suit: vdx_numéro emprunteur

Cliquer Include Coversheet pour insérer une page de garde contenant les avis sur le droit d’auteur et les permissions d’accès

Inscrire l’Alias VDX à Destination To

Cliquer sur OK pour transmettre le document dans la transaction VDX

Livraison électronique - Opérations dans VDX

Après avoir joint les documents aux transactions VDX à l’aide d’Ariel, aller au module Recherche avancée de VDX et faire la recherche suivante :

Inclure demandes terminées et inclure demandes infructueusesÉtat: Reçu par courriel ou par FTP

Livraison électronique - Opérations dans VDX

Toutes les transactions pour lesquelles vous venez d’attacher un document s’afficheront.

Action: Réception document. Termine la transaction et transmettre l’Avis ExtracDoc à l’usager.

Livraison électronique – Opérations dans VDX

Ajout d’un document électronique sans ARIEL

Livraison électronique – Opérations dans VDX

Ajout d’un document électronique sans ARIEL (suite)

Livraison électronique – Opérations dans VDX

Ajout d’un document électronique sans ARIEL (suite)

Livraison électronique - Point de vue de l’usager

Avis de réception (ExtracDoc)

Livraison électronique - Point de vue de l’usager

Avant d’avoir accès au document en format PDF, l’usager doit accepter une Déclaration de Copyright, en cliquant sur le bouton OK

Livraison électronique – Point de vue de l’usager

LOGO de l’établissementCREPUQ Nom de la bibliothèque

Service du prêt entre bibliothèquesAdresse 1Adresse 2Ville, Province, PaysCode postaleTél : (999) 999-9999Fax : (999) 999-9998@ : colombo@universite.crepuq.caWeb : www.colombo.universite.ca/PEB/

CETTE REPRODUCTION D’UNE ŒUVRE PROTÉGÉE PAR LA LOI CANADIENNE SUR LE DROIT D’AUTEUR NE PEUT ÊTRE UTILISÉE QU’À DES FINS D’ÉTUDE PRIVÉE OU DE RECHERCHE (L.R.C. 1985, c C-42, ART. 30.2 OU 30.21).TOUT USAGE À D’AUTRES FINS EXIGE L’AUTORISATION DU TITULAIRE DES DROITS.DES RECOURS CIVILS ET CRIMINELS SONT PRÉVUS EN CAS DE VIOLATION DU DROIT D’AUTEUR.Cette copie numérique ne peut être utilisée que pour la reproduction d’une copie papier pour le demandeur. Cette copie numérique doit être détruite après la reproduction de la copie papier.

Coversheet d’Ariel, page de garde contenant les directives et l’avis sur le droit d’auteur

Livraison électronique – Point de vue de l’usager

Livraison électronique – Point de vue de l’usager

• L’usager peut également avoir accès à son document via ZPortal sous le module Mes recherches.

• Il doit par contre sélectionner parce que ces demandes sont terminées dans VDX.

Livraison électronique – Conclusion

Révision en cours de la loi du droit d’auteur qui pourrait changer notre problématique.

Documentation complète sur demande.