multigest conseil départemental de l’héraultle conseil départemental de l’hérault données...

Multigest

Conseil Départemental de l’Hérault

Véronique Martinez

Emilien Guigue

Michel Thibon

Octobre 2015

Sommaire

CD34

Chiffres clés Département

Insertion et Solidarités Départementales

Données GED

Architecture Multigest au CD34

Cas d’usage mise en œuvre pour le logement social et pour l’insertion

Futur: mise en œuvre du DUE

Journée utilisateurs Multigest – 1er octobre 20152

Intervenants

Véronique Martinezo Chef de Projet – SI Domaine Social Enfance + Famille + PMI Actions de santé

o CD34 – DSI - Service Etudes Méthodes Projets - MOA

o [email protected], 04 67 67 81 26

Michel Thibono Chef de Projet – SI Domaine Social Adultes (MDPH / PH / PA) + Logement Social +

Offre Medico Sociale et Insertion

o CD34 - DSI - Service Etudes Méthodes Projets - MOA


Emilien Guigueo Chef de Projet - Gestion Applications Domaine Social

o Cogitis - Gestion Applicative - MOE



mailto:[email protected]



Géographie 6 100 km2

50 cantons

343 communes

Démographie + 1 200 000 Habitants dont 400 000 pour la métropole Montpellier Méditerranée

80% dans les villes

2000 naissances en moyenne de plus que de décès par an

~1000 habitants de plus par mois

Budget 2015 Fonctionnement: 1 147M€

Investissement: 201M€

5450 agents

4

Le Conseil Départemental de l’Hérault Chiffres clés

DGA Développement Economique, Insertion, Environnement

Pôle des Politiques d’Insertion

170 agents

11 services d’insertion (SIRSA) au sein de 4 Réseaux Territoriaux Agir pour l’Insertion

et l’Emploi (RTAIE)

48 000 allocataires soumis à droits et devoirs

130 opérateurs conventionnés – 21 000 accompagnements réalisés

1700 Contrats aidés annuels signés ou renouvelés

2400 aides accordées au titre de l’APRE

40 000 Contrats d’Engagement Réciproques

Budget de fonctionnement: 260 M€ dont

240 M€ au titre de l’allocation

19 M€ au titre des actions d’insertion

0,8M€ au titre de l’APRE


Le Conseil Départemental de l’Hérault Insertion

DGA Solidarités Départementales 2280 agents

Budget de fonctionnement:

330 M€ personnes âgées et personnes en situation de handicap

141 M€ pour la protection de l’enfance

Pôle Action Sociale, Enfance, Famille

1 240 agents + 720 assistants familiaux

19 agences des Solidarités – 43 antennes MS

29 000 familles suivies par le service social – 20 000 demandes d’aides financières/an

2 270 enfants confiés à l’ASE – 5 200 nourrissons vus en consultation (65 lieux) – 26 étab. et

lieux de vie pour l’enfance

21 400 dossiers FSL

Pôle Autonomie et Compensation

280 agents – 4 UTAG – MPHH (siège + 1 antenne)

61 000 accueils physiques + 194 000 appels téléphoniques (MDPH + UTAG)

207 000 droits ouverts

80 000 usagers de la MDPH 34

10 000 bénéficiaires de prestations PH + ACTP

38 000 bénéficiaires APA

500 mesures MASP actives6

Le Conseil Départemental de l’Hérault Solidarités départementales

6 directions différentes : autonomie, compensation, logement social,

MDPH, protection des majeurs, insertion

+ 700 utilisateurs dont 525 packs collaboratifs

41 scanners

7 armoires différentes

Déploiement

• 2006 Logement social

• 2007 MDPH34, Compensation

• 2009 Direction Personnes Agées

• 2011 Insertion, Service Protection des Majeurs

....

• 2016 Enfance (DUE)

Le Conseil Départemental de l’Hérault Données GED


Le Conseil Départemental de l’Hérault Données GED

Depuis démarrage DossiersPages

numérisées

Documents

consultés

Logement social 110 000 1 800 000 580 000

MDPH + Compensation 146 000 3 400 000 1 600 000

Personnes âgées 88 000 1 200 000 640 000

Protection des majeurs 2 700 60 000 20 000

Insertion 176 000 2 900 000 900 000

total 522 700 9 360 000 3 740 000


Le Conseil Départemental de l’Hérault Evolution nb de dossiers par an et par domaine

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

70000

80000

90000

100000

110000

120000

2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

no

mb

re d

e d

oss

iers

ELH

MPHH/PH

DPA

INSERTION

SPM


Le Conseil Départemental de l’Hérault Evolution de la volumétrie des armoires (graphe)


Architecture technique actuelle

Serveur NAS

EMC

Documents GED

Serveur Web

VM WS2008 R2 64bits

Apache 2.2.21 / PHP5.3.9

Application Multigest

Serveur BDD

VM WS2008 R2 64bits

Mysql 5.5

base mtgwebpro

Poste client

Windows 7 / IE8

équipé ou non d'un scanner

Interconnecté avec

IODAS C/S

IODAS Web

GENESIS

Accès direct

Lien symbolique

2011 : goulots d’étranglement sur

Limitation windows (WS2003) des ports utilisés correction en base de registre

Base de données Mysql passage en moteur InnoDb (line_lock) à la place du

MyIsam (table_lock)

2012 : optimisations

Virtualisation vers des serveurs plus puissants en WS2008 R2

Montées de version de l’environnement logiciel : Apache 2.2.21, PHP 5.3.9,

MySql 5.5

Amélioration du maj_arch.exe par Efalia

2014-2015 : nouveau seuil de montée en charge atteint

Augmentation des ressources système des serveurs

Implication des utilisateurs dans la paramétrage des scanners

Mise en place d’une nouvelle architecture technique en load balancing (en cours)

Optimisation de l’application par Efalia


Problèmes de performance : historique et actions


Architecture technique à venir : load balancing

Serveur NAS

Serveur Web 1

Répartiteur (maître)

+ conversion bureautique

Serveur BDD

Poste client

Windows 7 / IE8

équipé ou non d'un scanner

Interconnecté avec

IODAS C/S

IODAS Web

GENESIS

Accès direct

Serveur Web 2

Arrière-plan (esclave)

Serveur Web 3

Arrière-plan (esclave)

La dématérialisation des dossiers

d’aide au logement

La dématérialisation, c’est avant tout :

Une volonté affirmée du Directeur Général

Un partenariat fort avec Cogitis (maîtrise d’œuvre) et les

archives départementales

Un accompagnement soutenu de la Direction des

Systèmes d’Information

L’implication de tous les agents


Un contexte

Le projet de dématérialisation à l’Espace Logement Hérault

s’inscrit :

Dans le chantier 9 "e-organisation" du projet

d’administration du département de l’Hérault :

“développer la e-administration pour plus de réactivité et

de proximité”

Dans la démarche d’amélioration de la qualité de

l’accueil du public en permettant des réponses plus

rapides et adaptées


Une volumétrie


ESPACE LOGEMENT HERAULT

38 agents

Service F.S.L

29 agents

Service P.E.L

4 agents

Service A.T.L

3 agents

16 725 dossiers

en 2006

Accès: 8 300

Maintien: 1 675

Energie: 6 700

Téléphone: 150

3 966 dossiers

en 2006

Signalts impayés: 296

Assignations: 1 738

C.Q.L: 1 180

C.F.P 752

5 608 familles

concernées

A.R.L

A.S.L.L: 2000

Logt temporaires: 608

Actions de rénovation

Actions de médiation

Des objectifs : Gain de place et de

temps


Suppression des m2 consacrés

à la classothèque

Économie de papier

Espace libéré sur les bureaux

Suppression de toutes les

tâches de classement, de

recherche de dossiers, de

documents….

Les phases du projet


Mai Juin Juil Août Sept Oct Nov Déc Jan Fév Mars Avr Mai Juin Juil

Dématérialisation

du stock

Dématérialisation du flux

en mode dégradé

Dématérialisation du

flux en mode optimisé

Etude et choix

des fournisseurs

Iodas crée

l’arborescence

dans la GED

Déménagement

Iodas pilote

la GED

Un résultat imprévu


La dématérialisation du stock


41.000 dossiers numérisés en 6 mois (début le 1er

octobre) avec 5 vacataires et 5 scanners

Un rythme de 120 dossiers numérisés par jour et par personne (1 dossier = 40 pages).

Le stock ELH scanné représente 3 ans de dossiers

La dématérialisation du stock


La dématérialisation du flux


Des freins, des difficultés


Des investissements importants


Des gains à court, moyen et long

terme


Retour sur investissement < 4 ans


Des perspectives d’évolution


Développer les échanges

dématérialisés avec les partenaires


Ouvrir vers le public


Etendre la dématérialisation à

d’autres services


Dématérialisation des dossiers à la MDPH 34 :

en cours

Dématérialisation des dossiers APA

Dématérialisation des autres dossiers d’aide du

domaine social

Projet de dématérialisation

en perspective

Le dossier unique enfant

Le périmètre:

Tous les dossiers des enfants bénéficiant d’une mesure

d’Aide Sociale à l’Enfance (prévention ou protection)

5 530 mesures d’aides éducatives

2 800 mesures d’admission

Tous les utilisateurs du logiciel métier : près de 900

droits ouverts

Toutes les directions intervenant sur la mission ASE

Direction Enfance et Famille (12 services)

Direction des agences de la solidarité (19 agences)

Tous les sites du Département : 36 pour les agences, 2

pour la direction Enfance et famille

34

Dossiers en cours au 30

septembre 2015

Les objectifs

Sécurisation de l’espace de stockage et respect de la

confidentialité des documents liés à la mission ASE

Simplification des circuits de validation

et de transmission

Gain de temps

Economie de papier

Disponibilité des informations quelque soit son service

ou son site d’affectation

Harmonisation de la gestion documentaire dans les

services

Préparation de l’archivage et de l’épurement


Les moyens


L’équipe projet :

Un chef de projet DSI métier du CD (MOA)

Un chef de projet informatique Cogitis (MOE)

Un chef de projet DSI technique reprographie

Un gestionnaire des habilitations

Un responsable sécurité – CNIL

Un pilote coordonnant les directions opérationnelles

Des chefs de projets des directions opérationnelles

Des utilisateurs pilotes

Un représentant des archives départementales

Les moyens


Le matériel :

Actuellement, les documents concernés par le projet sont numérisés surdes copieurs en réseau, envoyés dans la messagerie de l’utilisateur etdéposés sur des répertoires partagés. Une étude menée avec lefournisseur de ces copieurs a permis de définir un paramétragepermettant de numériser ces documents et de les envoyer directementdans Multigest.

Avantages :

Pas d’acquisition de scanners

Un changement des pratiques réduit

L’étude du besoin


2ème semestre 2014:

Audit des services concernés pour :

Définir les documents du périmètre

Identifier les circuits de production, de validation et de

communication

Faire un état des lieux des différentes pratiques en matière

de numérisation et de stockage

Une première ébauche du plan de classement est

élaborée à la suite de cet audit

Lancement du projet


1er semestre 2015 :

Journée d’échange entre Efalia et l’équipe projet en janvier 2015:

Présentation de Multigest

Analyse du plan de classement et propositions de modifications en

lien avec les contraintes de la mission et les attentes des utilisateurs

Propositions de solutions techniques pour la création des dossiers et

des utilisateurs (le logiciel métier ne peut être interfacé avec Multigest)

Présentation de la solution de numérisation avec les copieurs en

réseau

Mise en œuvre et planification


2ème semestre 2015 :

Révision du plan de classement avec tous les services concernés

suite à la rencontre de janvier

Transmission du nouveau plan de classement à Efalia en juillet

Programmation de journées d’accompagnement fin septembre avec

Efalia pour recenser et planifier les prochaines actions

Paramétrage de l’armoire de test

Création des profils utilisateurs pilotes pour Multigest et les

copieurs

Elaboration d’un plan de test

Bilan des tests et formation des utilisateurs

Mise en production

Encore des questions en suspens


Dématérialisation du stock :

Pas de moyens suffisants (matériels et humains) pour numériser

un stock très important composé de dossiers souvent volumineux

avec des documents présents en X exemplaires dans les

différents services.

La piste retenue à ce jour est de dématérialiser le fond de dossier

à réception d’une nouvelle mesure pour un enfant déjà connu.

Question : que faire des dossiers pour lesquels il n’y a plus de

mesure en cours ?

Etude globale à mener avec les archives

départementales sur la documentation

et les données présentes dans le logiciel métier.