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EUROPE CRÉATIVE
Sous-programme «Culture»
SOUTIEN AUX PROJETS DE
COOPÉRATION EUROPÉENNE
LIGNES DIRECTRICES
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EACEA 32/2014
TABLE DES MATIERES
1. Introduction
2. Objectifs et priorités
2.1 Objectifs et priorités 2.2 Projets ciblés
3. Calendrier
4. Budget disponible
5. Critères d'éligibilité
5.1 Critères formels
5.2 Pays éligibles
5.3 Candidats éligibles
5.4 Projets éligibles
5.5 Activités éligibles
5.6 Période éligibles
6. Critères d'exclusion
6.1. Exclusion de la participation 6.2 Exclusion de l'attribution
6.3 Pièces justificatives 7. Critères de sélection
7.1 Capacité opérationnelle
7.2 Capacité financière
7.3 Rapport d'audit
8. Critères d'attribution 9. Conditions de financement
9.1 Dispositions contractuelles et procédure de paiement
9.2 Garantie
9.3 Principe du financement non cumulatif (double financement)
9.4 Méthode de financement
10. Sous-traitance et passation de marchés
11. Publicité, communication et diffusion
12. Protection des données
13. Procédure de sélection des candidatures
13.1 Publication
13.2 Inscription dans le système d'enregistrement unique (Portail des participants)
13.3 Soumission des demandes de subvention
13.4 Procédure d'évaluation
13.5 Décision de financement
13.6 Règles applicables
13.7 Contacts
Annexe 1 - Glossaire
Annexe 2 - Développement des publics
Annexe 3 - Liste des documents obligatoires à soumettre avec la demande de financement
La liste des documents nécessaires afin de soumettre une demande de financement, notamment le
formulaire en ligne (e-formulaire) et le guide du candidat, peut être obtenue à l'adresse suivante:
https://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding/cooperation-projects-2015_en
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1. INTRODUCTION
Les présentes lignes directrices sont basées sur le règlement (UE) no 1295/2013 du Parlement européen et
du Conseil du 11 décembre 2013 établissant le programme «Europe créative» (2014 à 2020)1.
La Commission européenne est responsable de la mise en œuvre du programme «Europe créative»
(ci- après le «Programme») et de la décision d'octroyer des contributions financières directes à la
charge du budget de l'Union européenne. L'Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture»
(ci-après ľ«Agence») administre les sous-programmes «Culture» et MEDIA au nom de la Commission européenne et sous le contrôle de celle-ci.
Des informations générales sur le programme «Europe créative» sont disponibles à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/creative-europe/
2. OBJECTIFS ET PRIORITÉS
2.1 Objectifs et priorités
Les principaux objectifs du soutien aux projets de coopération culturelle sont les suivants:
- renforcer la capacité des secteurs européens de la culture et de la création à opérer au niveau
transnational et international, à encourager la circulation transnationale des œuvres culturelles et
créatives, et à stimuler la mobilité transnationale des acteurs culturels et créatifs, en particulier
les artistes;
- contribuer au développement de nouveaux publics en aidant les artistes européens, les professionnels européens de la culture et leurs œuvres à atteindre des publics nouveaux et plus variés et à améliorer l'accès aux œuvres culturelles et créatives au sein de l'Union européenne (ci-après l'«UE») et au-delà de ses frontières en accordant une importance particulière aux enfants, aux jeunes, aux personnes handicapées et aux groupes sous- représentés, en adoptant des approches nouvelles et innovantes des publics à la fois pour les maintenir, en créer de
nouveaux, les diversifier, ainsi que pour améliorer l'expérience et approfondir la relation avec des publics actuels et futurs .
- contribuer à l'innovation et à la créativité en matière de culture, par exemple par l'intermédiaire
de l'innovation artistique, l'expérimentation de nouveaux modèles commerciaux, le recours aux
technologies numériques et la promotion d'effets indirects innovants sur d'autres secteurs.
Afin d'atteindre ces objectifs, les projets de coopération devront se focaliser sur une ou plusieurs priorités
suivantes:
Pour ce qui est de renforcer la capacité des secteurs culturels et créatifs à opérer au niveau transnational, les priorités sont les suivantes:
- soutenir les actions qui permettent aux acteurs de la culture et de la création d'acquérir les
aptitudes, les compétences et le savoir-faire propices au renforcement des secteurs culturels
et créatifs, notamment en encourageant l'adaptation aux technologies numériques et en
expérimentant des approches innovantes de développement des publics et de nouveaux
modèles commerciaux et de gestion;
1 Règlement (UE) No 1295/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 décembre 2013 établissant le programme
«Europe créative», publié dans le Journal Officiel de l'UE le 20/12/2013 (JO L 347, p. 221).
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- soutenir les actions qui permettent aux acteurs de la culture et de la création de coopérer au
niveau international et de donner une dimension internationale à leur carrière et à leurs activités
au sein de l'UE et au-delà, si possible sur la base de stratégies à long terme;
- favoriser le renforcement des organisations européennes de la culture et de la création et des
réseaux internationaux afin de faciliter l'accès aux opportunités professionnelles.
Pour ce qui est de favoriser la circulation et la mobilité transnationales, les priorités sont les suivantes:
- soutenir les activités culturelles internationales, comme par exemple les manifestations
itinérantes, les expositions, les échanges et les festivals;
- favoriser la diffusion de la littérature européenne, en vue d'assurer la plus grande accessibilité
possible;
- favoriser le développement des publics en vue notamment de susciter davantage d'intérêt pour les œuvres culturelles et créatives européennes, pour le patrimoine culturel matériel et immatériel européen, et d'améliorer l'accès à ceux-ci. Pour en savoir plus sur le développement de nouveaux publics, veuillez consulter l'annexe 2 des présentes lignes directrices.
Cette mesure de soutien suit une approche interdisciplinaire souple. Les projets peuvent porter sur une ou
plusieurs priorités, à un ou plusieurs points de la chaîne de valeur dans un ou plusieurs secteurs culturels
et créatifs.
Le Programme soutiendra en particulier les projets sans but lucratif.
Outre les caractéristiques spécifiques du soutien, et conformément au principe de subsidiarité, les projets soutenus devront contribuer à créer une valeur ajoutée européenne telle que définie dans l'article 5a du règlement n
o 1295/2013 établissant le programme «Europe créative».
2.2 Projets ciblés
Cette mesure offre deux catégories de soutien. Selon la taille, les besoins, la nature et les objectifs du projet (également appelé l'«action»), le chef de projet et les partenaires (également appelés les «candidats») devront choisir d'introduire leur candidature au titre de la catégorie 1 ou de la catégorie 2 décrites ci-dessous:
Catégorie 1 - Projets de coopération à petite échelle
Projets impliquant un chef de projet et au moins deux autres partenaires ayant leur siège social dans
au moins trois pays différents participant au sous-programme «Culture», financés par l'UE à hauteur de 200 000 EUR au maximum.
Catégorie 2 - Projets de coopération à grande échelle
Projets impliquant un chef de projet et au moins cinq autres partenaires ayant leur siège social dans au moins six pays différents participant au sous-programme «Culture», financés par l'UE à hauteur de 2 000 000 EUR au maximum.
À titre purement illustratif, voici quelques exemples de types d'activités qui pourraient bénéficier d'un soutien dans le cadre de projets, pour autant qu'elles contribuent aux priorités et aux objectifs
susmentionnés (liste non exhaustive):
- échanges d'acteurs culturels en vue d'un renforcement des capacités, permettant à ces acteurs
d'acquérir les compétences et le savoir-faire nécessaires pour s'adapter à un environnement en
mutation (transition numérique, nouveaux modèles commerciaux et de gestion, nouvelles
approches pour développer le public, aide aux petites organisations à développer leurs
compétences en matière de préparation d'activité en demandant des prêts bancaires). Ces
initiatives peuvent prendre la forme de séances de formation, d'ateliers, de préparation de
contenus ou de sites web à ces fins, etc.;
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- échanges d'acteurs culturels entre pays, y compris sous la forme de séjours de longue durée et
de résidences d'artistes, qui contribueront à l'évolution de la carrière des artistes et des
professionnels de la culture. Les activités menées lors de ces séjours peuvent comprendre la
création artistique, y compris les co-créations et les coproductions d'œuvres qui sont alors
représentées ou exposées dans le cadre de manifestations itinérantes dans différents pays.
Dans la mesure du possible, elles devraient également inclure des activités de formation, de
développement de nouveaux publics et d'interaction avec les communautés locales, y compris
des initiatives visant à toucher des groupes habituellement sous-représentés;
- rassemblement d'organisations culturelles (p. ex. salles de concert, opéras, théâtres, festivals,
orchestres, groupes de musique, compagnies de théâtre, etc.) provenant de différents pays en
vue de coproduire et/ou de donner des représentations et des tournées dans différents lieux et
dans le cadre de différents événements dans différents pays, ou dans le cadre d'un événement
unique à condition qu'il ait une dimension internationale importante et reconnue, pouvant ainsi
offrir un effet multiplicateur dans d'autres pays. Les coproductions peuvent inclure des œuvres
nouvelles ou d'avant-garde. Les activités de promotion et de développement de l'audience
doivent être prises en compte afin d'attirer un public plus large, de contribuer à rendre les
œuvres complexes accessibles au public et d'atteindre les groupes sous-représentés. Ces
activités devraient faire progresser la carrière des artistes et des professionnels de la culture,
aider les artistes et leurs œuvres à toucher un public plus large à travers l'Europe et au- delà, et
contribuer à rallonger la durée de vie des productions et des organisations afin de mettre en
place une coopération durable avec de nouveaux partenaires dans d'autres pays et de créer de
nouvelles perspectives professionnelles pour ces acteurs.
- échanges transnationaux d'objets d'art présentant une dimension européenne particulière; ces échanges ne doivent pas nécessairement passer par la création de nouvelles œuvres, ils peuvent permettre la circulation d'œuvres nouvelles ou existantes, par exemple dans le cadre d'expositions hébergées à tour de rôle par les différents partenaires ou par l'intermédiaire de prêts d'œuvres accordés par un musée à des musées d'autres pays, une attention particulière étant accordée au développement de nouveaux publics pour ces œuvres et à l'allongement de
la durée de vie de ces expositions.
3. CALENDRIER
Le calendrier indicatif de l'appel à propositions pour 2015 est le suivant:
Pour la catégorie 1 - projets de coopération à petite échelle:
Publication de l'appel à propositions
Date limite de
soumission
Période
d'évaluation
Informations
aux candidats Conventions de subvention
Date de début du
projet
Juillet 2014 Premier
mercredi
d'octobre 2014
6 mois Mars 2015 Avril 2015 De mai à
décembre 2015
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Pour la catégorie 2 - projets de coopération à petite échelle:
Le calendrier indicatif pour les années suivantes et jusqu'à la fin du Programme est le suivant:
Pour la catégorie 1 - projets de coopération à petite échelle:
Si la date limite de soumission est un jour férié dans le pays du candidat, aucun délai additionnel ne
sera accordé. Les candidats doivent prendre ceci en considération lorsqu'ils préparent leur dossier.
4. BUDGET DISPONIBLE
Le budget total disponible pour le cofinancement des projets dans le cadre de ce soutien est évalué à
70 % du budget total du Programme «Europe créative» - sous-programme «Culture» du (454,8 millions d'EUR), soit environ 318 millions d'EUR sur la période 2014-2020.
Chaque année, et ce pendant toute la durée du Programme, la Commission européenne et l'Agence publient un programme de travail annuel indiquant le budget consacré aux projets de coopération pour l'année en question.
La contribution financière de l'UE ne peut dépasser 60 % des coûts éligibles totaux pour les projets de
catégorie 1 (projets de coopération à petite échelle) ou 50 % des coûts éligibles totaux pour les projets de catégorie 2 (projets de coopération à grande échelle). Le montant restant doit être cofinancé par les candidats.
L'Agence se réserve le droit de ne pas distribuer tous les fonds disponibles.
Publication de l'appel à propositions
Date limite de
soumission
Période
d'évaluation Informations
aux candidats Conventions de subvention
Date de début du
projet
Juillet 2014 Premier
mercredi
d'octobre 2014
6 mois Mars 2015 May 2015 De juin à
décembre 2015
Publication de l'appel à
propositions
Date limite de
soumission
Période
d'évaluation Informations
aux candidats
Conventions de
subvention
Date de début du
projet
Juillet de
l'année n-1
Premier
mercredi
d'octobre de
l'année n-1
6 mois Mars de
l'année n
Avril de
l'année n
De mai à
décembre de
l'année n
Pour la catégorie 2 - projets de coopération à grande échelle:
Publication de
l'appel à
propositions
Date limite de
soumission
Période
d'évaluation Informations
aux candidats
Conventions
de
subvention
Date de début du
projet
Juillet de
l'année n-1
Premier
mercredi
d'octobre de
l'année n-1
6 mois Mars de
l'année n
Mai de
l'année n
De juin à
décembre de
l'année n
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5. CRITERES D'ELIGIBILITE
Les candidatures qui répondent aux critères suivants feront l'objet d'une évaluation approfondie.
5.1 Critères formels
Seules les candidatures respectant les conditions suivantes seront étudiées:
- soumises dans l'une des langues officielles de l'UE, à l'aide du formulaire de candidature en ligne
(e-formulaire), entièrement rempli et accompagné de toutes les annexes requises et signées
(signatures originales ou équivalent exigés);
- et accompagnées d'un dossier de candidature envoyé par courrier postal ou express dans les délais impartis (le cachet de la poste faisant foi pour les envois par courrier postal, et l'accusé de
réception du service de courrier faisant foi pour les envois par courrier express). Le dossier de candidature doit comprendre une lettre officielle (lettre d'accompagnement) signée par le représentant légal de l'organisation candidate, ainsi que toutes les autres pièces justificatives obligatoires (voir liste à l'annexe 3).
5.2 Pays éligibles
Sont éligibles les candidatures émanant de personnes morales établies dans un pays appartenant à l'une des catégories suivantes, pour autant que les conditions visées à l'article 8 du règlement n
o 1295/2013
établissant le Programme soient respectées et que la Commission ait entamé des négociations avec le
pays concerné:
1. les États membres de l'UE et les pays et territoires d'outre-mer qui sont éligibles à participer au Programme au titre de l'article 58 de la décision 2001/822/CE du Conseil
2;
2. les pays en voie d'adhésion, les pays candidats et les pays candidats potentiels bénéficiant d'une stratégie de préadhésion, conformément aux principes généraux et aux modalités et conditions générales applicables à la participation de ces pays aux programmes de l'UE, tels qu'établis dans
les accords-cadres, les décisions des conseils d'association et les accords similaires applicables; 3. les pays de l'AELE qui sont parties à l'accord sur l'EEE, conformément à cet accord; 4. la Confédération suisse, sur la base d'un accord bilatéral avec ce pays; 5. les pays relevant de la politique européenne de voisinage, conformément aux procédures établies
avec ces pays selon les accords-cadres prévoyant leur participation à des programmes de l'UE.
L'Agence peut sélectionner des propositions émanant de candidats de pays extérieurs à l'UE, à condition
qu'à la date de la décision d'attribution des financements, des accords aient été signés et notifiée définissant les modalités de participation de ces pays au Programme établi par le règlement susmentionné.
Une liste mise à jour des pays qui remplissent les conditions visées à l'article 8 du règlement no 1295/2013
et avec lesquels la Commission a entamé des négociations peut être trouvée à l'adresse suivante:
http://ec.europa.eu/culture/creative-europe/documents/eligible-countries.pdf
5.3 Candidats éligibles
5.3.1 Les candidats (le chef de projet et les partenaires) doivent être actifs dans les secteurs culturels et
créatifs visés par l'article 2 du règlement no 1295/2013 du Parlement européen et du Conseil établissant le
Programme et abrogeant les décisions nos
1718/2006/CE, 1855/2006/CE et 1041/2009/CE, et ils doivent avoir une présence légale dans l'un des pays participant au sous- programme «Culture» (visé au point 5.2 des présentes lignes directrices). La preuve de cette activité sera demandée (par exemple sous la forme de statuts d'association/articles d'association, rapports d'activité).
2 Décision 2001/822/CE du Conseil du 27 novembre 2001 relative à l'association des pays et territoires d'outre-mer à la
Communauté européenne («décision d'association outre-mer»)(JO L 314 du 30.11.2001, p. 1).
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Le chef de projet soumettra la candidature à l'Agence au nom de tous les partenaires. Les dossiers de candidature doivent donc inclure des lettres de mandat des organisations partenaires confirmant leur participation (signatures originales ou équivalent requis).
5.3.2 Lors de la soumission de leur candidature, le chef de projet tout comme les partenaires doivent être en mesure de démontrer qu'ils existent en tant que personne morale depuis au moins deux ans à compter
de la date limite de soumission des candidatures visée au point 3 des présentes lignes directrices.
Les personnes physiques ne peuvent pas demander de subvention.
5.3.3 Pour soumettre une candidature, les candidats (chef de projet et partenaires) doivent indiquer leur
code identifiant du participant (PIC, participant identification code) dans le formulaire de demande en
ligne (e-formulaire). Le PIC peut être obtenu en inscrivant l'organisation sur le Portail des participants de
l'éducation, de l'audiovisuel, de la culture, de la citoyenneté et du bénévolat3.
Le Portail des participants permet aux candidats de saisir ou de mettre à jour les informations sur leur
statut juridique et d'y enregistrer les documents juridiques et financiers requis.
Pour en savoir plus, voir point 13.2 sur l'inscription au Portail des participants.
5.4 Projets éligibles
Selon la taille, les besoins, la nature, les objectifs et les priorités du projet, les candidats devront choisir
d'introduire leur candidature au titre de la catégorie 1 (projets de coopération à petite échelle) ou de la
catégorie 2 (projets de coopération à grande échelle).
Il convient de remarquer que le chef de projet ne peut soumettre qu'une seule candidature par an au
titre de la catégorie 1 ou de la catégorie 2. Un candidat soumettant en tant que chef de projet au titre de
la catégorie 1 ou de la catégorie 2 peut être également un partenaire au sein de différents projets soumis
par un autre chef de projet au titre de la catégorie 1 ou de la catégorie 2.
Catégorie 1 - Projets de coopération à petite échelle
Cette catégorie comprend les projets:
- dont le chef de projet et au moins deux autres partenaires ont leur siège social dans au moins trois pays différents qui participent au sous-programme «Culture» du Programme. Le chef de projet ou l'un des partenaires doit avoir son siège social dans l'un des pays visés aux paragraphes 1, 3 et
4 du point 5.2; - qui font l'objet d'une demande de subvention de l'UE pour un montant maximal de 200.000 EUR
et qui représente au maximum 60 % du budget admissible total.
En cas de sélection, le chef d'un projet de Catégorie 1 peut soumettre une nouvelle candidature au titre de
la catégorie 1 ou de la catégorie 2 pour les appels à propositions suivants.
3
L'organisation doit s'inscrire au système d'enregistrement unique (URF, unique registration facility) disponible sur le
Portail des participants de l'éducation, de l'audiovisuel, de la culture, de la citoyenneté et du bénévolat. L'URF est un outil
partagé par d'autres services de la Commission européenne. Si votre organisation possède déjà un PIC qu'elle a utilisé
pour d'autres programmes (par exemple les programmes «Recherche»), ce même PIC est valide dans le cadre du présent
appel à propositions.
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Catégorie 2 - Projets de coopération à grande échelle
Cette catégorie comprend les projets:
- dont le chef de projet et au moins cinq autres partenaires ont leur siège social dans au moins six
pays différents qui participent au sous-programme «Culture» du Programme. Le chef de projet
ou l'un des partenaires doit avoir son siège social dans l'un des pays visés aux paragraphes 1, 3 et
4 du point 5.2;
- qui font l'objet d'une demande de subvention de l'UE pour un montant maximal de 2.000.000
EUR et qui représente au maximum 50 % du budget admissible total.
En cas de sélection, le chef d'un projet de catégorie 2 ne pourra pas soumettre d'autres candidatures au titre de la catégorie 2, et ce aussi longtemps que le projet sélectionné est en cours. Cela signifie que le chef d'un projet de catégorie 2 en cours de réalisation ne peut être le chef d'un autre projet de catégorie 2, à moins que la période d'éligibilité du projet de coopération sélectionné ne soit terminée lorsque
commence celle du nouveau projet de catégorie 2 pour lequel il soumet également en tant que chef de projet. Par contre, les chefs d'un projet de catégorie 2 en cours peuvent soumettre une nouvelle candidature au titre de la catégorie 1 pour les appels à propositions suivants.
Pour les deux catégories de projets de coopération, le projet doit s'appuyer sur un accord de coopération conclu entre le chef de projet et les partenaires. Cet accord de coopération doit indiquer toutes les dispositions juridiques et financières encadrant la coopération entre les partenaires, ainsi que leurs
responsabilités opérationnelles dans la mise en œuvre du projet.
5.5 Activités éligibles
Les activités éligibles qui seront prises en considération sont celles qui ont pour but d'atteindre les
objectifs et de suivre les priorités visées au point 2 des présentes lignes directrices.
Ces activités doivent être liées aux secteurs culturels et créatifs tels que définis à l'article 2 du règlement n
o 1295/2013 du Parlement européen et du Conseil établissant le Programme et abrogeant les décisions
nos
1718/2006/CE, 1855/2006/CE et 1041/2009/CE. Les activités relevant exclusivement des secteurs de l'audiovisuel ne sont pas éligibles au titre du sous-programme «Culture». Les activités audiovisuelles peuvent cependant être éligibles, à condition qu'elles représentent un aspect secondaire dans les activités
des secteurs culturels et créatifs non audiovisuels.
5.6 Période éligible
Les activités doivent démarrer entre les mois de juin et de décembre de l'année n pour les projets de coopération à grande échelle, et entre les mois de mai et de décembre de l'année n pour les projets de coopération à petite échelle.
Une subvention de l'UE pourrait cependant être octroyée à un projet qui aurait déjà commencé, pour autant que le candidat produise la preuve de la nécessité de démarrer le projet avant la signature de la convention. Dans tous les cas, l'Agence devra approuver la justification de la nécessité de démarrer le
projet avant la signature de la convention; par ailleurs, le projet ne pourra commencer avant la date de soumission des candidatures telle qu'indiquée au point 3 des présentes lignes directrices.
Aucune subvention ne peut être octroyée à titre rétroactif à des projets déjà achevés.
Pour les projets de coopération à petite et à grande échelles, la durée maximale d'un projet est de 48 mois.
En outre, les candidatures relatives à des projets dont la durée prévue est supérieure à celles qui sont indiquées dans les présentes lignes directrices ne seront pas éligibles.
Aucune extension de la période d'éligibilité au-delà de sa durée maximale ne sera accordée.
Cependant, si, après la signature de la convention de subvention et le démarrage du projet, le bénéficiaire ne peut achever celui-ci dans les délais prévus et ce pour des raisons justifiées et échappant à son
contrôle, une extension exceptionnelle de la période d'éligibilité pourrait être accordée. Une extension
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maximale de 12 mois supplémentaires pourrait être accordée, si celle-ci est demandée avant la date indiquée dans la convention de subvention. La durée maximale sera alors de 60 mois.
6. CRITÈRES D'EXCLUSION
6.1. Exclusion de la participation
Sont exclus de la participation au présent appel à propositions, les candidats qui sont dans une des
situations suivantes:
a) qui sont en état ou font l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire
ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou qui sont dans une situation analogue
résultant d'une procédure de même nature prévue par les législations et réglementations
nationales;
b) qui, eux-mêmes ou les personnes ayant sur eux un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle, ont fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement rendu par une autorité compétente d'un État membre ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle;
c) qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen que les
pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier, y compris par une décision de la BEI ou d'une organisation internationale;
d) qui n'ont pas respecté leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays de l'ordonnateur compétent ou encore celles du pays où la convention de subvention doit s'exécuter;
e) qui, eux-mêmes ou les personnes ayant sur eux le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle, ont fait l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle, blanchiment de capitaux ou toute autre activité illégale, si ladite activité illégale porte atteinte aux intérêts financiers de l'UE;
f) qui font actuellement l'objet d'une sanction administrative visée à l'article 109, paragraphe 1 du
règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil d'octobre 2012
relatif aux règles financières applicables au budget général de l'UE4 (ci-après le «règlement
financier»).
6.2 Exclusion de l'attribution
Les candidats ne pourront recevoir aucune aide financière si, au cours de la procédure d'octroi d'une
subvention, ils:
a) se trouvent en situation de conflit d'intérêts; b) se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements demandés par
l'Agence pour leur participation à la procédure d'octroi de la subvention ou n'ont pas fourni ces renseignements;
c) se trouvent dans une des situations d'exclusion visées au point 6.1.
Conformément à l'article 109 du règlement financier, des sanctions administratives et financières peuvent
être prises à l'encontre des candidats coupables de fausses déclarations ou ayant gravement manqué à
leurs obligations contractuelles dans le cadre d'une procédure antérieure d'octroi de financements.
4 JO L 298 du 26.10.2012, p. 1.
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6.3 Pièces justificatives
Les candidats demandant un financement supérieur à 60 000 EUR doivent signer une déclaration sur l'honneur attestant qu'ils ne se trouvent dans aucune des situations susmentionnées et visées à l'article
106, paragraphe 1, et à l'article 107 du règlement financier.
Cette déclaration sur l'honneur signée doit être jointe au formulaire de candidature.
7. CRITÈRES DE SÉLECTION
Les candidats doivent disposer de sources de financement stables et suffisantes (capacité financière) pour poursuivre leur activité pendant toute la période d'exécution du projet et pour participer à son financement. Les candidats doivent disposer des compétences professionnelles et des qualifications nécessaires pour mener à bien le projet proposé (capacité opérationnelle).
Les candidats doivent présenter une déclaration sur l'honneur signée attestant leur statut de personne
morale ainsi que leur capacité financière et opérationnelle à mener les activités proposées.
En plus de cette déclaration sur l'honneur, les organisations candidates demandant une subvention
supérieure à 60 000 EUR doivent accompagner leur demande des documents suivants:
7.1 Capacité opérationnelle
- copies des rapports d'activité des organisations (chef de projet et partenaires) pour les deux dernières années. Les candidats n'ayant présenté qu'un seul rapport au moment de la soumission
des candidatures, et ceci dû à la date d'établissement de leur organisation, seront autorisés à fournir seulement ce rapport.
L'Agence évaluera et contrôlera le niveau des activités de sous-traitance auxquelles auront recours les
candidats pour mener le projet proposé.
7.2 Capacité financière
- formulaire de capacité financière concernant le chef de projet; - états financiers du chef de projet (y compris le bilan, le compte de profits et pertes et les annexes)
pour les deux derniers exercices financiers pour lesquels les comptes ont été clôturés. Les
candidats qui ont clôturé seulement un exercice financier à la date de soumission des
candidatures, seront autorisés à fournir seulement les états financiers pour cette année.
Si, sur la base des documents soumis, l'Agence estime que la capacité financière n'est pas prouvée ou
satisfaisante, elle peut:
- exiger une garantie (voir point 9.2 des présentes lignes directrices) fournie par un organisme
bancaire ou financier agréé, ou une garantie solidaire d'un tiers ou des bénéficiaires du projet;
- proposer une convention de subvention sans verser de préfinancement et effectuer un (ou des)
paiement(s) intermédiaire(s) sur la base des frais éligibles déjà exposés dans le cas des projets
exécutés de manière partielle.
L'Agence se réserve le droit de refuser la candidature si aucune de ces deux possibilités ne peut être mise
en œuvre, quelle qu'en soit la raison.
La vérification de la capacité financière ne s'applique pas aux organismes publics ni aux organisations
internationales.
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7.3 Rapport d'audit
Les candidatures portant sur une subvention de l'UE supérieure à 750 000 EUR doivent être
accompagnées d'un rapport d'audit externe rédigé par un contrôleur des comptes externe agréé.
Ce rapport certifiera les comptes du dernier exercice financier disponible.
Cette obligation ne s'applique pas aux organismes publics ni aux organisations internationales de droit public. Cette obligation peut ne pas s'appliquer aux établissements d' enseignement ou de formation si l'ordonnateur compétent le décide sur la base de son analyse des risques de gestion.
8. CRITÈRES D'ATTRIBUTION
1. Pertinence (35)
Ce critère évalue la contribution du projet au renforcement de la professionnalisation du secteur
et de sa capacité à œuvrer de manière transnationale, à la promotion de la circulation
transnationale des œuvres culturelles et créatives et de la mobilité des artistes, et à l'amélioration
de l'accès aux œuvres culturelles et créatives.
- Dans quelle mesure le projet est-il pertinent dans le contexte des priorités suivantes, considérées
comme essentielles à la réalisation des objectifs du Sous-programme:
- Fournir des aptitudes, des compétences et du savoir-faire aux acteurs du secteur culturel, y
compris en encourageant leur adaptation aux technologies numériques, en testant des
approches innovantes de développement de nouveaux publics et de nouveaux modèles
commerciaux et de gestion;
- Permettre aux acteurs du secteur culturel de coopérer au niveau international et de donner
une dimension internationale à leur carrière et à leurs activités au sein de l'UE et au-delà;
- Renforcer les organisations européennes des secteurs culturel et créatifs, ainsi que les
réseaux internationaux, afin de faciliter l'accès aux perspectives professionnelles;
- Soutenir les tournées, événements, expositions et festivals de portée internationale;
- Soutenir la circulation de la littérature européenne;
- Soutenir le développement de nouveaux publics comme moyen de stimuler l'intérêt du
public pour les œuvres européennes.
- D'autres priorités ont-elles été définies dans le cadre du projet? Dans quelle mesure peuvent-elles
contribuer à la réalisation des objectifs spécifiques du Sous-programme?
Les candidatures éligibles feront l'objet d'une évaluation au regard des critères suivants:
Critères Définition Nombre maximal de
points 1. Pertinence Le projet contribue-t-il aux objectifs et
aux priorités du soutien?
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2. Qualité du contenu et des Comment le projet est-il mis en œuvre? 25 activités 3. Communication et diffusion Quelle est l'approche adoptée par le
projet pour communiquer ses activités et partager ses connaissances et son expérience avec le secteur et au-delà des
frontières?
20
4. Qualité du partenariat Quel est le niveau de qualité du
partenariat en matière de durabilité et
d'efficacité de la mise en œuvre?
20
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EACEA 32/2014
- Dans quelle mesure le projet vise-t-il à produire des résultats allant au-delà de l'intérêt des seuls partenaires et participants directs? Et dans quelle mesure le projet présente-t-il des effets potentiels à long terme?
- Dans quelle mesure le projet complète-t-il les mesures culturelles prises à l'échelle nationale, régionale ou locale?
2. Qualité du contenu et des activités (25)
Ce critère évalue les modalités de mise en œuvre pratique du projet (qualité des activités et des
éléments à fournir, expérience du personnel chargé des projets et répartition du travail).
- Les résultats sont-ils concrets et bien définis, et dans quelle mesure correspondent-ils aux
objectifs généraux du projet?
- Une évaluation qualitative et quantitative des résultats est-elle prévue? Dans quelle mesure est-
elle claire et appropriée?
- Dans quelle mesure les activités mises en œuvre dans le cadre du projet sont-elles concrètes et
bien définies? Dans quelle mesure les activités et les objectifs du projet sont-ils liés aux besoins recensés pour les groupes cibles?
- Le cas échéant, existe-t-il une stratégie de développement de nouveaux publics crédible et
clairement définie5?
- Quelle est la pertinence de l'expérience de l'équipe prenant part au projet, par exemple en matière de compétences organisationnelles, d'expérience et de bilan dans les secteurs culturels et créatifs, et de compétences en communication et en langue? À cette fin, les CV des personnes responsables de la coordination et de la mise en œuvre générales du projet, au nom du chef de
projet et de chacun des partenaires, seront évalués.
- Dans quelle mesure l'affectation du budget et des ressources humaines est-elle appropriée aux
activités menées dans le cadre du projet?
- Le calendrier de mise en œuvre des activités du projet est-il clair et réaliste?
3. Communication et diffusion (20)
Ce critère évalue l'approche adoptée par le projet pour communiquer ses activités et ses résultats,
et pour partager ses connaissances et ses expériences avec le secteur et au-delà des frontières?
L'objectif est de développer au maximum l'impact des résultats du projet en les mettant à
disposition le plus largement possible aux niveaux local, régional, national et européen, de manière
à ce que sa portée ne concerne pas seulement les personnes ayant directement participé au projet
mais perdure au-delà de la durée de vie du projet.
- Existe-t-il une stratégie claire et appropriée en matière de communication sur les activités du
réseau de partenaires, y compris en matière d'objectifs, de groupes cibles, d'outils6, de canaux
7,
de supports de diffusion, d'impact et de calendrier de ces activités?
- Comment le soutien de l'UE sera-t-il mis en valeur pendant la durée du projet et au-delà? Et
comment l'image de l'UE est-elle valorisée?
- Comment, et vers qui, l'expérience et les connaissances acquises au cours du projet seront- elles
diffusées au niveau local, régional, national et/ou européen, et ce y compris au-delà de la durée
du projet?
5 Pour plus d'informations sur le développement de l'audience, veuillez consulter l'annexe 2 des présentes lignes
directrices. 6 On pourra citer comme exemples d'«outils» les publications et supports promotionnels tels que prospectus, posters,
gadgets, contenus audiovisuels, lettres d'informations, bases de données, etc. 7 On pourra citer comme exemples de "canaux" l'internet, les médias sociaux (Facebook, Twitter, Youtube) et les
événements tels que conférences, séminaires, ateliers, etc.
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EACEA 32/2014
4. Qualité du partenariat (20)
Ce critère évalue la mesure dans laquelle l'organisation et la coordination générales du projet
garantiront la mise en œuvre efficace des activités et contribueront à leur caractère durable.
- Comment le partenariat est-il défini et dans quelle mesure garantit-il la participation active de
tous les partenaires et une répartition claire des tâches entre eux?
- Comment la durée de vie du partenariat sera-t-elle étendue au-delà de la durée du projet?
- Dans quelle mesure le partenariat s'étend-il au-delà des régions voisines des organisations
concernées et attire-t-il des partenaires provenant d'un ensemble de pays présentant une
importante variété géographique?
9. CONDITIONS DE FINANCEMENT
Une subvention de l'UE est une contribution financière directe du budget, sous la forme d'un don, permettant de financer une action (également appelée «projet») dont l'objectif est de contribuer à la réalisation d'un objectif politique de l'UE. Les subventions reposent sur le principe du cofinancement. La subvention de l'UE complète les ressources financières propres du candidat, les revenus produits par le projet lui-même, ou les
contributions financières de tiers.
Le fait que l'Agence accepte une demande de subvention ne signifie pas qu'elle s'engage à octroyer une subvention de l'UE égale au montant demandé par le bénéficiaire. De plus, le montant octroyé n'excédera en aucun cas le montant demandé.
Les candidats demandant une subvention pour des projets de coopération à grande échelle peuvent se
voir demander de modifier leur programme d'activités et leur budget prévisionnel en conséquence (voir
point 13.4.2 des présentes lignes directrices - phase d'ajustement).
L'octroi d'une subvention ne confère aucun droit pour les années suivantes.
9.1 Dispositions contractuelles et procédure de paiement
9.1.1 Dispositions contractuelles
Si une subvention est octroyée par l'Agence, une convention de subvention sera établie en euros,
indiquant de manière détaillée les conditions et le niveau de financement, et sera envoyée au chef de
projet, ainsi que la procédure, en vue de formaliser les obligations des parties concernées.
Deux copies de la convention originale doivent être signées par le chef de projet au nom de tous les
partenaires (le chef de projet et les partenaires y sont appelés «les bénéficiaires») et être renvoyées
immédiatement à l'Agence. L'Agence les signera en dernier lieu.
9.1.2 Procédure de paiement
Si les exigences en matière de capacité financière ne sont pas remplies, la procédure de paiement sera fixée comme indiqué au point 7.2 des présentes lignes directrices (évaluation de la capacité financière).
Si les exigences en matière de capacité financière sont remplies, l'Agence peut effectuer un ou plusieurs paiements de préfinancement en fonction du montant de la subvention et de la durée du projet. La nature,
le nombre et le montant des paiements seront précisés intégralement dans la convention de subvention.
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Cas 1:
Pour les actions d'une durée maximale de 24 mois et faisant l'objet d'une subvention de l'UE inférieure ou égale à 750 000 EUR, l'Agence versera au bénéficiaire un paiement de préfinancement représentant 70 % du montant total de la subvention. Ce paiement de préfinancement sera versé dans les 30 jours suivant la date de signature de la convention de subvention par la deuxième partie, pour autant que
toutes les garanties nécessaires aient été reçues.
Cas 2:
Pour les actions d'une durée supérieure à 24 mois et faisant l'objet d'une subvention de l'UE inférieure ou
égale à 750 000 EUR, l'agence versera aux bénéficiaires:
• un premier paiement de préfinancement représentant 50 % de la subvention de l'UE. Ce paiement de préfinancement sera versé dans les 30 jours suivant la date de signature de la convention de subvention par la deuxième partie, pour autant que toutes les garanties nécessaires aient été reçues.
• un deuxième paiement de préfinancement représentant 30 % de la subvention de l'UE. Le
deuxième paiement de préfinancement aura lieu sur base d'une demande de paiement envoyée à l'Agence et accompagnée d'un rapport sur l'état d'avancement du projet. Le deuxième paiement de préfinancement sera versé dans les 60 jours suivant la date d'approbation de ce rapport par l'Agence. Le deuxième paiement de préfinancement ne pourra être versé que si au moins 70 % du paiement de préfinancement précédent a été dépensé. Si la consommation du paiement de préfinancement précédent est inférieure à 70 %, le montant du nouveau paiement de
préfinancement se verra réduit d'un montant correspondant à la part non dépensée du paiement de préfinancement précédent.
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Cas 3:
Pour les actions d'une durée maximale de 24 mois et portant sur une subvention de l'UE supérieure à 750 000 EUR et inférieure ou égale à 2 000 000 EUR, l' Agence versera au bénéficiaire un paiement de préfinancement représentant 50 % de la subvention de l'UE. Ce paiement de préfinancement sera versé
dans les 30 jours suivant la date de signature de la convention de subvention par la deuxième partie, pour autant que toutes les garanties nécessaires aient été reçues.
Cas 4:
Pour les actions d'une durée supérieure à 24 mois et faisant l'objet d'une subvention de l'UE supérieure à
750 000 EUR et inférieure ou égale à 2 000 000 EUR, l'Agence versera au bénéficiaire:
• un premier paiement de préfinancement représentant 40 % de la subvention de l'UE. Ce paiement de préfinancement sera versé dans les 30 jours suivant la date de signature de la convention de subvention par la deuxième partie, pour autant que toutes les garanties nécessaires aient été reçues.
• un deuxième paiement de préfinancement représentant 40 % de la subvention de l'UE. Le
deuxième paiement de préfinancement aura lieu sur base d'une demande de paiement envoyée à l'Agence et accompagnée d'un rapport sur l'état d'avancement du projet. Le deuxième paiement de préfinancement sera versé dans les 60 jours suivant la date d'approbation de ce rapport par l'Agence. Le deuxième paiement de préfinancement ne pourra être versé que si au moins 70 % du paiement de préfinancement précédent a été dépensé. Si la consommation du paiement de préfinancement précédent est inférieure à 70 %, le montant du nouveau paiement de
préfinancement se verra réduit d'un montant correspondant à la part non dépensée du paiement de préfinancement précédent.
Le préfinancement a pour but de fournir un fonds de trésorerie aux bénéficiaires.
Pour tous les projets, l'Agence fixera le montant du solde à verser au bénéficiaire sur la base du rapport
final (voir point 9.4.2 des présentes lignes directrices).
9.2 Garantie
Si les exigences liées à la capacité financière ne sont pas remplies, l'Agence pourra exiger de tout organisme bénéficiant d'une subvention supérieure à 60 000 EUR de produire préalablement une garantie, afin de limiter les risques financiers liés au versement du préfinancement.
L'objet de cette garantie est d'obtenir d'un organisme bancaire ou financier, ou d'un tiers qu'ils s'engagent comme cautions solidaires irrévocables ou garants à première demande des obligations du bénéficiaire de la subvention.
Cette garantie financière, qui doit être libellée en euros, est fournie par un organisme bancaire ou financier agréé établi dans l'un des États membres de l'UE. Lorsque le bénéficiaire est établi dans un pays à l'extérieur de l'UE, l'Agence peut accepter qu'un organisme bancaire ou financier établi dans ce
pays fournisse une telle garantie si elle estime que cet organisme bancaire ou financier présente des sécurités et caractéristiques équivalentes à celles délivrées par un organisme bancaire ou financier établi dans un État membre.
Cette garantie peut être remplacée par la caution solidaire d'un tiers ou par une caution solidaire d'un ou
des bénéficiaires d'une action qui est partie de la même convention.
La garantie est libérée au fur et à mesure de l'apurement du préfinancement, en déduction des paiements intermédiaires ou du paiement du solde au bénéficiaire, selon les conditions prévues dans la convention de subvention.
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Sont exonérés de cette disposition:
- les organismes publics et organisations internationales de droit public créés à la suite d'accords
intergouvernementaux,
- les agences spécialisées instituées par ces organisations,
- le Comité international de la Croix-Rouge (CICR),
- la Fédération internationale des sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.
9.3 Principe du financement non cumulatif (double financement)
Toute action ne peut faire l'objet que d'une seule subvention provenant du budget de l'UE dans le cadre
d'une même candidature.
Pour que cette exigence soit respectée, les candidats doivent indiquer dans leur formulaire de candidature toute autre demande de subvention qu'ils ont soumise ou ont l'intention de soumettre à l'UE,
en précisant dans chaque cas l'exercice budgétaire, la ligne budgétaire, le programme de l'UE et la somme requise.
Si l'Agence découvre - à tout moment du processus précédant sa signature de la convention de subvention - que l'action proposée reçoit pour parties de ses activités un financement provenant d'autres programmes de l'UE, l'Agence demandera la modification de ces activités, y compris en relançant si nécessaire une phase d'ajustement précédemment clôturée, ou pourra refuser l'octroi d'une subvention
pour la demande concernée, notamment si les changements nécessaires pour éviter un double financement donne lieu à un traitement inéquitable vis-à-vis des candidats dont la demande a été rejetée.
9.4 Méthode de financement
9.4.1 Subvention forfaitaire
Non applicable.
9.4.2 Financement basé sur le budget
Le régime de financement est une subvention basée sur le budget (coûts éligibles).
Dispositions générales
Les subventions fondées sur le budget sont calculées sur la base d'un budget prévisionnel détaillé. Le budget joint au formulaire de candidature doit être complet et équilibré (le montant des dépenses totales
estimées doit être égal à celui des recettes totales, subvention incluse). Le budget doit indiquer clairement les coûts éligibles au financement de l'UE.
La subvention de l' UE ne peut excéder un taux de cofinancement de 60 % des coûts éligibles pour les projets de coopération à petite échelle.
La subvention de l'UE ne peut excéder un taux de cofinancement de 50 % des coûts éligibles pour les
projets de coopération à grande échelle.
Le budget est libellé en euros. Les candidats de pays n'appartenant pas à la zone euro doivent utiliser les taux de conversion publiés au Journal officiel de l'UE à la date de publication de l'appel à propositions sur le site internet de l'Agence.
Une partie des dépenses éligibles totales estimées doit être financée par des sources distinctes de la subvention de l'UE. Les candidats indiquent les autres sources et montants de financement dont ils bénéficient ou demandent à bénéficier au cours du même exercice pour la réalisation du projet concerné.
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Le montant des ressources propres indiqué dans la partie «recettes» du budget prévisionnel est considéré
comme acquis et doit figurer, au minimum, dans la section «recettes» du rapport définitif.
La somme allouée ne peut excéder la somme demandée.
La subvention de l'UE ne peut avoir pour objet ou pour effet de générer un quelconque profit pour les bénéficiaires. Le profit se définit comme un excédent de recettes par rapport aux coûts éligibles supportés par les bénéficiaires. Si un profit est réalisé, l'Agence peut récupérer une part de ce profit correspondant au pourcentage représenté par la contribution de l'UE par rapport aux coûts éligibles réellement supportés par les bénéficiaires. Cette disposition ne s'applique pas aux subventions
inférieures ou égales à 60 000 EUR.
Coûts éligibles
Pour être éligibles dans le cadre du présent appel, les coûts doivent correspondre à des activités éligibles
telles que définies au point 5.5 des présentes lignes directrices.
Les coûts éligibles de l'action correspondent aux coûts réellement engagés par les bénéficiaires et qui répondent aux critères suivants:
- ils sont engagés pendant la durée de l'action fixée dans la convention de subvention, à
l'exception des coûts liés au rapport final et au rapport d'observations factuelles concernant le
rapport financier final;
- ils sont mentionnés dans le budget prévisionnel global de l'action;
- ils sont liés à l'action subventionnée et nécessaires à sa réalisation;
- ils sont identifiables et vérifiables, et sont notamment inscrits dans la comptabilité des
bénéficiaires, déterminés conformément aux normes comptables applicables du pays dans lequel
les bénéficiaires sont établis et aux pratiques habituelles des bénéficiaires en matière de
comptabilité analytique;
- ils satisfont aux dispositions de la législation fiscale et sociale applicable;
- ils sont raisonnables, justifiés et respectent les exigences de la bonne gestion financière,
notamment en ce qui concerne l'économie et l'efficience.
Les procédures de comptabilité et de contrôle interne des bénéficiaires doivent permettre un
rapprochement direct des coûts et des recettes déclarés au titre de l'action ou du projet avec les comptes et pièces justificatives correspondants.
Coûts directs éligibles
Les coûts directs éligibles de l'action sont les coûts qui, dans le respect des conditions d'éligibilité
précitées, peuvent être identifiés comme étant des coûts spécifiques de l'action qui sont directement liés à sa réalisation et peuvent donc lui être imputés directement. Sont notamment éligibles les coûts directs suivants, pour autant qu'ils répondent aux critères définis aux paragraphes précédents:
- les coûts du personnel affecté à l'action, à savoir les salaires réels, augmentés des charges sociales et des autres coûts légaux entrant dans la rémunération, pour autant qu'ils n'excèdent pas les taux moyens correspondant à la politique de rémunération habituelle du chef de projet ou, le
cas échéant, de ses partenaires. NB: les coûts de personnel doivent être des coûts réels engagés par les bénéficiaires. Les coûts de personnel d'autres organisations ne sont éligibles que s'ils sont directement pris en charge ou remboursés par les bénéficiaires. Les coûts de personnel doivent être en ligne avec les activités et être proportionnels au budget. Les coûts salariaux correspondants du personnel des administrations nationales sont éligibles
dans la mesure où ils sont liés au coût des activités que l'autorité publique compétente ne mènerait pas si l'action considérée n'était pas entreprise.
- les frais de voyage et de séjour liés, pour autant qu'ils correspondent aux pratiques habituelles des bénéficiaires et n'excèdent pas les barèmes approuvés annuellement par la Commission;
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- le coût d'amortissement de biens d'équipement (neufs ou d'occasion), pour autant que ces biens
soient amortis conformément aux règles fiscales et comptables applicables aux bénéficiaires et
généralement admises pour des biens de même nature. Seule la part d'amortissement du bien
correspondant à la durée de l'action et à son taux d'utilisation effective au titre de l'action peut
être prise en compte par l'Agence, sauf si la nature et/ou le contexte d'utilisation du bien justifie
une prise en charge différente par l'Agence;
- les coûts de matériels consommables et de fournitures, pour autant qu'ils soient identifiables et
affectés au projet;
- les coûts découlant d'autres contrats passés par les bénéficiaires pour les besoins de la réalisation
du projet, pour autant que les conditions prévues dans la convention de subvention soient
respectées;
- les coûts découlant directement d'exigences liées à la réalisation du projet (diffusion
d'informations, évaluation spécifique du projet, traductions, reproductions, etc.);
- les coûts liés à une garantie de préfinancement offerte par les bénéficiaires de la subvention
lorsqu'une telle garantie est nécessaire;
- les coûts liés aux audits externes lorsque ceux-ci sont nécessaires pour appuyer des demandes de
paiement;
- la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) non déductible pour toutes les activités qui ne sont pas
menées par les autorités publiques.
Pour les actions entraînant des coûts liés à un pays tiers (c'est-à-dire des coûts liés à des personnes physiques citoyennes d'un pays tiers, à des organisations établies dans un pays tiers ou à des activités menées dans un pays tiers), les coûts pertinents supportés par le chef de projet et/ou les partenaires ne
doivent pas dépasser 30 % du budget éligible total.
Coûts indirects (frais généraux) éligibles
Un montant forfaitaire, plafonné à 7 % du montant des coûts directs éligibles du projet, sera accepté au titre des coûts indirects représentant les frais administratifs généraux des bénéficiaires pouvant être
considérés comme affectés au projet.
Les coûts indirects ne peuvent inclure des coûts imputés à une autre ligne budgétaire.
Ces coûts comprennent les catégories suivantes:
- Locaux et dépenses liées (p. ex. loyer, assurance...) - Frais et fournitures de bureau (p. ex. téléphone, services postaux, photocopies.)
Si les organisations bénéficient d'une subvention de fonctionnement au titre du budget de l'UE, les coûts indirects ne sont plus éligibles au titre des actions spécifiques.
Coûts non éligibles
Les coûts suivants sont considérés comme non éligibles:
- la rémunération du capital;
- les dettes et le service de la dette; - les provisions pour pertes ou dettes futures; - les intérêts débiteurs; - les créances douteuses; - les pertes de change; - les coûts imposés par l'institution bancaire d'un bénéficiaire aux virements de fonds de
l'Agence; - les coûts déclarés par un bénéficiaire dans le cadre d'une autre action donnant lieu à une
subvention de l'UE. En particulier, les coûts indirects ne sont pas éligibles dans le cadre d'une subvention de projet octroyée à un bénéficiaire recevant déjà une subvention de fonctionnement du budget de l'UE pendant la période concernée;
- les dépenses démesurées ou inconsidérées; - les contributions en nature; - la TVA déductible;
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EACEA 32/2014
Calcul du montant final de la subvention et pièces justificatives
L'Agence exécutive détermine le montant final de la subvention sur la base des documents suivants:
- un rapport final sur l'exécution et les résultats du projet («rapport technique final») et les documents liés, y compris un rapport/résumé public comme prévu au point 11.2 des présentes lignes directrices;
- un rapport financier définitif des dépenses réellement supportées («rapport financier
définitif»), qui doit comprendre un état financier consolidé ainsi qu'une répartition des montants demandés par chaque bénéficiaire.
De plus,
si le montant de la subvention de l'UE est supérieur à 60 000 EUR et inférieur à 750 000 EUR
Le bénéficiaire devra remettre, afin de justifier le paiement final, un «rapport d'observations factuelles concernant le rapport financier final - Type I» rédigé par un auditeur agréé ou, dans le cas d'un
organisme public, par un agent public qualifié et indépendant.
Les procédures que doit suivre et le format que doit respecter l'auditeur agréé ou, dans le cas d'un organisme public, l'agent public qualifié et indépendant, sont spécifiés dans les «Notes d'orientation»: http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/guidance-notes-audit-type-i 11.2012 en.pdf
L'utilisation du format de rapport fourni dans les «guides» est obligatoire.
si le montant de la subvention de l'UE est supérieur ou égal à 750 000 EUR et lorsque le
montant cumulé de la demande de paiement est d'au moins 325 000 EUR
L'ordonnateur compétent demandera aux bénéficiaires de remettre, afin de justifier le paiement final, un «rapport d'observations factuelles concernant le rapport financier final - Type II» rédigé par un auditeur agréé ou, dans le cas d'un organisme public, par un agent public qualifié et indépendant.
Les procédures que doit suivre et le format que doit respecter un auditeur agréé ou, dans le cas d'un organisme public, un agent public qualifié et indépendant, sont spécifiés dans les «Notes d'orientation»: http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/guidance-notes-audit-type-ii_11.2012_en.pdf
L'utilisation du format de rapport fourni dans les «guides» est obligatoire.
Si la subvention de l'UE est inférieure ou égale à 60.000 EUR
L'ordonnateur compétent demandera au bénéficiaire de remettre, afin de justifier le paiement final, une
copie des pièces justificatives suivantes:
- Coûts de personnel: les trois coûts consolidés les plus élevés en matière de personnel pour toute la période d'éligibilité.
- Les trois contrats de sous-traitance de plus forte valeur. - 25 % des coûts les plus élevés déclarés pour les frais de voyage et de séjour.
Si, d'après le calcul du montant définitif de la subvention, les dépenses éligibles réelles supportées par les bénéficiaires sont moins élevées que prévu, l'Agence applique le taux de cofinancement indiqué dans la convention de subvention aux dépenses effectivement supportées. L'Agence se réserve également le droit de réduire le montant de la subvention si les bénéficiaires n'ont pas totalement réalisé le projet
sélectionné (conformément à la convention de subvention spécifique).
Si les activités prévues dans le programme de travail joint à la convention de subvention ne sont pas
effectuées ou si elles sont effectuées de manière manifestement insuffisante, ou si les informations
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EACEA 32/2014
exigées par la convention de subvention ne sont pas fournies, la subvention définitive sera réduite en
conséquence.
Les bénéficiaires seront tenus, le cas échéant, de rembourser les montants excédentaires déjà versés par
l'Agence à titre de préfinancement.
10. SOUS-TRAITANCE ET PASSATION DE MARCHÉS
Lorsque la réalisation du projet nécessite l'acquisition de biens, d'œuvres ou de services (contrats de
mise en œuvre), les bénéficiaires sont tenus d'effectuer une mise en concurrence des contractants potentiels et d'attribuer le marché à l'offre qui présente le meilleur rapport entre la qualité et le prix ou, le cas échéant, à celle qui présente le prix le plus bas, en veillant à éviter les conflits d'intérêts et à conserver tous les documents en cas d' audit.
La sous-traitance correspond à l'externalisation vers un tiers de tâches ou d'activités précises qui font partie du projet décrit dans la demande de subvention. La sous-traitance doit satisfaire aux conditions
applicables à tout contrat de mise en œuvre (comme indiqué ci-dessus), ainsi qu'aux conditions supplémentaires suivantes:
- elle ne peut porter que sur la mise en œuvre d'une partie limitée du projet;
- elle doit être justifiée au regard de la nature du projet et des mesures nécessaires à sa réalisation;
- elle doit être clairement indiquée dans la proposition, ou faire l'objet d'une autorisation préalable
auprès de l'Agence;
- les coûts estimés doivent être clairement identifiables dans le budget prévisionnel.
La sous-traitance ne devra être utilisée que pour les activités de soutien. Les bénéficiaires demeurent légalement et financièrement responsables du projet. Ils demeurent également responsables de la conception et de l'exécution du projet, de la réalisation de ses objectifs, de la mise en œuvre des activités
et de l'utilisation d'outils appropriés.
Il convient de remarquer que l'Agence évaluera et contrôlera le niveau des activités de sous-traitance
utilisées par les candidats, notamment lors de l'évaluation de la capacité opérationnelle des
candidats/bénéficiaires pour la mise en œuvre de leur projet.
Si la sous-traitance porte sur plus de 60 000 EUR, les bénéficiaires doivent justifier de manière claire la
mise en concurrence, joindre une copie des documents concernés au rapport final à la fin du projet, et
conserver tous les documents en cas d'audit.
Les coûts sont basés sur une estimation vérifiable, ou sur une offre.
11. PUBLICITÉ, COMMUNICATION ET DIFFUSION
11.1 Publicité
Toutes les subventions allouées au cours d'un exercice financier doivent être publiées sur le site internet des institutions de l'UE au plus tard le 30 juin de l'année suivant la clôture de l'exercice budgétaire dans le cadre duquel elles ont été attribuées. Ces informations peuvent également être publiées à l'aide de tout autre moyen approprié, y compris au Journal officiel de l'UE.
Le bénéficiaire autorise l'Agence et/ou la Commission européenne à publier les informations suivantes,
quels que soient la forme et le support utilisés, y compris l'internet:
- nom et adresse du bénéficiaire,
- montant octroyé et taux de financement,
- nature et objet du projet.
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EACEA 32/2014
Sur demande dûment motivée du bénéficiaire, l'Agence peut renoncer à une telle publicité, si la divulgation des informations susmentionnées est de nature à mettre en péril les droits et les libertés des personnes concernées au regard de la charte des droits fondamentaux de l'UE, ou à porter préjudice aux intérêts commerciaux des bénéficiaires.
Les bénéficiaires sont tenus de mentionner clairement la contribution de l' UE dans toute publication ou en relation avec des activités pour lesquelles la subvention est utilisée. En outre, les bénéficiaires sont
tenus de faire apparaître, de manière bien visible, le nom et l'emblème du Programme sur l'ensemble des publications, affiches, programmes et autres produits réalisés dans le cadre du projet cofinancé.
Il convient de remarquer que si cette disposition n'est pas pleinement respectée, les bénéficiaires peuvent voir leur subvention réduite conformément aux dispositions de la convention de subvention.
11.2 Communication et diffusion
Afin d'optimiser leurs effets, les projets devraient faire l'objet d'une stratégie forte en matière de communication et de diffusion de leurs activités et de leurs résultats, et tous les candidats doivent consacrer suffisamment de temps et de ressources à un niveau approprié de communication et
d'interaction avec leurs pairs, avec le public et avec les communautés locales le cas échéant.
Les bénéficiaires sont tenus, comme indiqué dans la convention de subvention, de produire un résumé/ rapport public en langue anglaise fournissant des informations sur leur travail et sur les résultats de leur projet. Ce résumé/rapport public doit être inclus dans le rapport final soumis à l'Agence. Ce rapport peut être utilisé par la Commission pour fournir des informations sur les résultats des projets.
La Commission européenne, en collaboration avec l'Agence, peut recenser des bonnes pratiques et
préparer des supports de diffusion à partager au sein des pays participants, entre eux et au-delà de leurs
frontières.
Les données et les résultats des projets seront mis gratuitement à la disposition des parties prenantes, des
responsables politiques et à d'autres acteurs sous de nombreuses formes différentes.
Les bénéficiaires peuvent être tenus d'assister et de participer aux événements organisés par la
Commission européenne ou par l'Agence, et de partager leur expérience avec d'autres participants et/ou
avec des responsables politiques.
Il convient de remarquer que si cette disposition n'est pas pleinement respectée, le bénéficiaire pourrait
voir sa subvention réduite conformément aux dispositions de la convention de subvention.
12. PROTECTION DES DONNÉES
Toute donnée à caractère personnel (noms, adresses, CV, etc.) est traitée conformément aux dispositions du règlement (CE) n
o 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la
protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes de l'UE et à la libre circulation de ces données.
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Pour autant qu'elles ne soient pas facultatives, les réponses du candidat aux questions du formulaire de candidature sont nécessaires à l'évaluation et à la suite du traitement de la demande de subvention
conformément aux spécifications de l'appel à propositions. Les données à caractère personnel seront traitées uniquement dans ce but par le service responsable du programme de subventions de l'UE concerné (entité agissant en tant que responsable du traitement). Les données personnelles peuvent
8 Journal officiel L 8 du 12.1.2001.
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être transmises, selon le principe du «besoin d'en connaître», à des tiers intervenant dans le cadre de l'évaluation des candidatures ou de la procédure de gestion des subventions, sans préjudice de leur transmission aux organismes chargés des missions d'inspection et de contrôle conformément à la législation de l'UE.
Le demandeur dispose d'un droit d'accès aux données le concernant et d'un droit de rectification de ces données. Pour toute question relative à ces données, il est possible de prendre contact avec le
responsable du traitement. Les candidats peuvent à tout moment saisir le Contrôleur européen de la protection des données. Une déclaration de confidentialité détaillée contenant les coordonnées des personnes à contacter est disponible sur le site web de l'Agence à l'adresse suivante: http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/calls gen conditions/eacea grants privacy statement.pdf
Les candidats et, s'il s'agit de personnes morales, les personnes ayant le pouvoir de les représenter, de
prendre des décisions en leur nom ou d'exercer un contrôle sur elles, doivent savoir que, s'ils se trouvent
dans l'une des situations mentionnées dans:
- la décision no 2008/969 de la Commission du 16 décembre 2008 relative au système d'alerte
précoce (SAP) à l'usage des ordonnateurs de la Commission et des agences exécutives (JO L
344 du 20.12.2008, p. 125), ou
- le règlement (CE, Euratom) no 1302/2008 de la Commission du 17 décembre 2008 relatif à la
base de données centrale sur les exclusions - BDCE (JO L 344 du 20.12.2008, p. 12),
leurs données personnelles (nom, prénom s'il s'agit d'une personne physique, adresse, statut légal, nom et prénom des personnes ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle s'il s'agit d'une personne morale) peuvent faire l'objet d'un enregistrement dans le SAP et la BDCE, et être communiquées aux personnes et entités mentionnées dans les décision et règlement repris ci-dessus, en
relation avec l'attribution ou l'exécution d'un contrat de service, d'une convention de subvention ou d' une décision.
13. PROCÉDURE DE SÉLECTION DES CANDIDATURES
13.1 Publication
Les appels à propositions seront publiés,, à la suite de l'adoption du (ou des) programme(s) annuel(s) de
travail, sur le site web de l'Agence.
13.2 Inscription dans le système d'enregistrement unique
Avant de soumettre un dossier électronique, les candidats devront inscrire leur organisation sur le Portail
des participants de l'éducation, de l'audiovisuel, de la culture, de la citoyenneté et du bénévolat et
recevoir un code identifiant du participant (PIC, participant identification code). Le PIC sera exigé dans
le formulaire de demande.
Le Portail des participants est l'outil utilisé pour la gestion de toutes les informations juridiques et financières liées aux organisations. Des informations sur la procédure d'inscription peuvent être consultées sur ce portail à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/education/participants/portal.
L'outil permet également aux candidats de télécharger différents documents concernant leur organisation. Ces documents ne doivent être téléchargés qu'une seule fois, et ne seront plus demandés pour les candidatures suivantes soumises par la même organisation.
Des détails sur les pièces justificatives à télécharger sur le Portail des participants peuvent être trouvés à
l'annexe 3.
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13.3 Soumission des demandes de subvention
Les candidatures doivent être soumises par l'intermédiaire d'un système de demande en ligne. Les
demandes de subvention doivent être rédigées dans l'une des langues officielles de l'UE, à l'aide du
formulaire en ligne conçu à cette fin.
Les formulaires en ligne peuvent être obtenus à l'adresse suivante: https://eacea.ec.europa.eu/PPMT/
Les candidatures doivent être soumises au plus tard à la date indiquée dans l'appel à propositions, et ce, avant 12 heures HEC (midi, heure de Bruxelles), à l'aide du formulaire de demande en ligne susmentionné.
Aucune autre méthode de soumission de demande ne sera acceptée. Les candidatures soumises par tout
autre moyen seront automatiquement rejetées. Aucune exception ne sera accordée.
Il incombe aux candidats de vérifier qu'ils ont officiellement soumis leur formulaire de demande en ligne et qu'ils ont reçu un courriel confirmant sa réception.
Le dossier de demande doit être:
- envoyé par courrier postal (le cachet de la poste faisant foi) ou par courrier express (l'accusé de
réception du service de courrier faisant foi),
ou
- déposé en main propre, par le candidat lui-même, au plus tard à 16 heures le jour de la date
fixée. Dans ce dernier cas, un accusé de réception, signé et daté par le fonctionnaire du service
central du courrier qui en prend consignation, doit être obtenu comme preuve de la soumission
du dossier. Le service est ouvert de 8 heures à 17 heures, du lundi au jeudi, et de 8 heures à 16
heures le vendredi. Il est fermé le samedi, le dimanche et les jours fériés à la Commission9. Pour
des raisons de sécurité, aucune demande ne sera acceptée dans les bureaux de l'Agence.
Le dossier de demande envoyé à l'Agence devra comprendre une clé USB ou un cédérom contenant tous les documents demandés ainsi que les annexes obligatoires (voir annexe 3). Les documents qui ne peuvent être envoyés sur cédérom ou sur clé USB (par exemple les copies des rapports d'activité, etc.) seront envoyés sous forme imprimée.
Les dossiers de candidatures ne sont pas renvoyés à la fin de la procédure d'évaluation.
Aucun changement ne peut être apporté au dossier une fois passé le délai de soumission des candidatures. Cependant, si certains aspects nécessitent des éclaircissements, l'Agence peut contacter le demandeur à cette fin.
Le dossier de candidature doit être envoyé (ou déposé en main propre) à l'adresse suivante:
Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture»
Programme «Europe créative» (2014-2020) Sous-programme «Culture» - Projets de coopération de catégorie 1 ou de catégorie 2 Avenue du Bourget, 1 (BOUR 04/02)
BE - 1049 Bruxelles Belgique
9 1
er janvier (jour de l'an), 2 janvier (lendemain du jour de l'an), lundi de Pâques, 1
er mai (fête du travail), 9 mai (journée
de l'Europe), jour de l'Ascension, lundi de Pentecôte, 21 juillet (fête nationale belge), 15 août (jour de l'Assomption), 1er
novembre (Toussaint), 24 décembre (après-midi - veille de Noël), 25 décembre (Noël), 31 décembre (Saint-Sylvestre).
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13.4 Procédure d'évaluation
13.4.1 Première étape de la procédure d'évaluation: évaluation des critères d'éligibilité, d'exclusion et de
sélection
Seules les candidatures répondant aux critères d'éligibilité, d'exclusion et de sélection pourront être
considérées pour une subvention et seront évaluées par des experts au regard des critères d'attribution. Si
une demande est jugée non éligible, une lettre en indiquant les raisons sera envoyée au candidat.
Les candidats dont les dossiers ne répondent pas aux critères d'éligibilité, d'exclusion et de sélection en
seront informés par écrit.
Les candidatures répondant à ces critères seront classées en fonction de leur note au regard des
différents critères d'attribution (fixés au point 8 des présentes lignes directrices). Dans la limite du
budget disponible, les candidatures qui auront obtenu les résultats les plus élevés seront sélectionnées.
L'évaluation sera effectuée sur la seule base des documents envoyés jusqu'à la date limite de dépôt des dossiers. L'Agence se réserve cependant le droit de demander au candidat des informations supplémentaires.
13.4.2 Deuxième étape de la procédure d'évaluation: évaluation des critères d'attribution
Ce volet de l'évaluation sera mené par des experts désignés par l'Agence à la suite d'un appel à manifestation d'intérêt. Les conditions de désignation des experts, ainsi que la procédure d'appel à manifestations d'intérêt, sont publiées sur le site web de l'Agence à l'adresse suivante:
http://eacea.ec.europa.eu/about/call experts/call experts 2013 en.php.
a) Évaluation individuelle
À cette étape, les experts agissent de manière individuelle; ils ne discutent pas entre eux de la demande concernée, ni avec des tiers. Les experts font part de leur avis individuel dans un rapport, attribuant des notes et faisant des commentaires au regard des critères d'attribution fixés au point 8 des présentes lignes directrices.
En signant son rapport, l'expert déclare n'avoir aucun conflit d'intérêts dans l'évaluation de la demande concernée.
b) Premières réunions de consensus
Une fois que les experts, ayant évalué la même candidature, ont achevé leur rapport, le processus
d'évaluation passe à une évaluation de consensus, qui représente l'avis commun des experts.
La discussion de consensus est encadrée par un représentant de l'Agence et/ou de la Commission.
Pour les projets de coopération à petite échelle (catégorie 1), la signature du rapport de consensus par les experts marque la fin de la phase de consensus. En signant ce rapport, les experts déclarent n'avoir aucun conflit d'intérêts dans l'évaluation de la demande concernée.
c) Deuxième réunion de consensus
Pour les projets de coopération à grande échelle (catégorie 2), une nouvelle réunion de consensus peut être organisée afin de donner aux experts une vue d'ensemble des candidatures en vue d'optimiser la répartition des candidatures entre les différents secteurs, sans toutefois compromettre la qualité des
propositions.
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La deuxième discussion de consensus est encadrée par un représentant de l'Agence et de la Commission.
Pour les projets de coopération à grande échelle (catégorie 2), la signature du deuxième rapport de consensus par les experts marque la fin de la phase de consensus. En signant ce rapport, les experts déclarent n'avoir aucun conflit d'intérêts dans l'évaluation de la demande concernée.
d) Phase d'ajustement
Les projets de coopération à grande échelle (catégorie 2) peuvent se voir inviter à lancer une phase
d'ajustement.
L'ordonnateur compétent peut inviter un candidat à ajuster sa demande à la lumière de recommandations
du comité d'évaluation. L'ordonnateur compétent devra garder des traces écrites appropriées de
l'ensemble de ses contacts avec le candidat durant cette procédure.
Le but général du processus d'ajustement est de parvenir à un accord sur les détails techniques du projet, de recueillir les informations financières et juridiques nécessaires à la préparation d'une convention de subvention, à la gestion du projet et à l'élaboration d'un rapport sur sa réalisation.
La phase d'ajustement ne pourra se conclure par un changement du fond de la demande tel que le résultat de l'évaluation en serait modifié, puisque cela donnerait lieu à un traitement inéquitable vis-à- vis des candidatures non retenues.
13.5 Décision de financement
Les rapports et les avis des experts feront l'objet d'un examen par un comité d'évaluation. Ce comité
d'évaluation, composé de membres du personnel de la Commission et de l'Agence, soumettra une proposition de sélection à l'ordonnateur. L'ordonnateur (de l'Agence ou de la Commission) demeure seul responsable de l'octroi de subventions.
La procédure d'évaluation ne prendra fin qu'après la fin de la procédure susmentionnée et l'adoption par
l'ordonnateur de la décision d'octroi de subventions.
Tous les candidats seront informés par courrier de la décision prise par l'Agence ou par la Commission (décision de financement) ainsi que de l'évaluation par les experts indépendants de chaque critère d'attribution.
Une liste des candidatures retenues sera ensuite publiée sur les sites web et sur les supports de diffusion
de l'Agence et de la Commission:
Une fois la décision de financement adoptée, toutes les questions techniques, juridiques et financières sont vérifiées et font l'objet d'un accord, puis une convention de subvention sera rédigée et envoyée aux candidats sélectionnés pour être signée.
13.6 Règles applicables
Règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif
aux règles financières applicables au budget général de l'UE (JO L 298 du 26.10.2012, p. 1).
Règlement délégué (UE) no 1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles
d'application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux
règles financières applicables au budget général de l'UE (JO L 362 du 31.12.2012, p. 1).
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Règlement (UE, Euratom) no 1295/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 décembre 2013
établissant le programme «Europe créative» (2014 à 2020) et abrogeant les décisions no 1718/2006/CE, no 1855/2006/CE et no 1041/2009/CE (JO L 347, p. 221).
13.7 Contacts
Pour toute information supplémentaire, n'hésitez pas à contacter votre bureau «Europe créative»:
http://ec.europa.eu/culture/creative-europe/creative-europe-desks en.htm
Contact auprès de l'Agence: EACEA-CREATIVE [email protected]
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ANNEXE 1 - GLOSSAIRE
Définitions applicables à tous les soutiens (au titre du règlement financier):
Appels à propositions: ces appels sont l'un des moyens par lesquels sont mis en œuvre les programmes de l'UE. Un appel à propositions est publié chaque année, précisant plusieurs éléments: les objectifs visés et le budget annuel affecté au type des mesures de soutien concernées, les critères
d'éligibilité, d'exclusion, de sélection et d'attribution, ainsi que les pièces justificatives à fournir, les conditions d'obtention de financements de l'UE, les conditions de soumission de propositions, les dates de début possibles des projets cofinancés, et le calendrier de la procédure d'attribution. Les appels à propositions sont publiés sur le site web des institutions de l'UE. Les conditions publiées sur ces supports sont juridiquement contraignantes. S'agissant du programme «Europe créative», les présentes lignes directrices constituent la base de ces appels à propositions.
Conflit d'intérêts (article 57 du règlement financier applicable au budget général de l'UE):
1. Les acteurs financiers et les autres personnes participant à l'exécution et à la gestion du budget, y
compris aux actes préparatoires à celui-ci, ainsi qu'à l'audit ou au contrôle, ne prennent aucune
mesure à l'occasion de laquelle leurs propres intérêts pourraient être en conflit avec ceux de l'UE.
Si un tel risque existe, la personne en question a l'obligation de s'abstenir et d'en référer à
l'ordonnateur délégué, qui confirme par écrit l'existence éventuelle d'un conflit d'intérêts. La
personne en question informe également son supérieur hiérarchique. Lorsque l'existence d'un
conflit d'intérêts a été établie, la personne en question cesse toutes ses activités en rapport avec le
dossier concerné. L'ordonnateur délégué prend lui-même toute mesure supplémentaire
appropriée.
2. Aux fins du paragraphe 1, il y a conflit d'intérêts lorsque l'exercice impartial et objectif des
fonctions d'un acteur financier ou d'une autre personne, visés au paragraphe 1, est compromis
pour des motifs familiaux, affectifs, d'affinité politique ou nationale, d'intérêt économique ou
pour tout autre motif de communauté d'intérêt avec le bénéficiaire.
3. La Commission est habilitée à adopter des actes délégués en conformité avec l'article 210 pour
déterminer ce qui est susceptible de constituer un conflit d'intérêts et la procédure à suivre en
l'occurrence.
Contributions en nature: est considérée comme une contribution en nature toute contribution au projet autre qu'en espèces, apportée par le responsable ou les partenaires du projet ou par un tiers, pouvant se voir attribuer une valeur monétaire quantifiable et n'ayant pas été payée par le responsable du projet ni aucun des partenaires (c'est-à-dire que le coût de la contribution n'apparaît pas dans leurs comptes). Il peut s'agir d'une contribution prenant la forme de biens d'investissement d'équipement
durables, de la mise à disposition de locaux, de matières premières, de travail bénévole offert par un particulier ou par une entreprise, ou de personnel détaché et rémunéré par une autre organisation (à l'exception du responsable et des partenaires du projet). Les contributions en nature ne représentent pas des coûts éligibles.
Secteurs culturels et créatifs (article 2 du règlement établissant le programme «Europe créative»): on entend par «secteurs culturels et créatifs» tous les secteurs dont les activités sont fondées sur des
valeurs culturelles et/ou sur des expressions artistiques et autres expressions créatrices, qu'elles soient à visée commerciale ou non, quel que soit le type de structure qui les réalise et quelles que soient les modalités de financement de ladite structure. Ces activités incluent le développement, la création, la production, la diffusion et la conservation de biens et services incarnant une expression culturelle, artistique ou toute autre expression créatrice, ainsi que les tâches qui s'y rapportent, comme l'éducation ou la gestion. Les secteurs culturels et créatifs comprennent entre autres l'architecture, les archives, les
bibliothèques et les musées, l'artisanat d'art, l'audiovisuel (y compris le cinéma, la télévision, les jeux vidéo et le multimédia), le patrimoine culturel matériel et immatériel, le design, les festivals, la musique, la littérature, les arts du spectacle, l'édition, la radio et les arts visuels.
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Période d'éligibilité: la période au cours de laquelle des coûts éligibles peuvent être supportés. Cette période est spécifiée dans la convention/décision de subvention.
Organisme public: un «organisme public» est un organisme du secteur public ou une entité légale régie par le droit privé, assumant une mission de service public et offrant des garanties financières suffisantes. Un «organisme du secteur public» est l'État, un gouvernement régional ou local, ou toute
organisation régie par le droit public, agissant au nom de l'État, sous son contrôle et sous sa responsabilité.
Définitions spécifiques aux projets de coopération du sous-programme «Culture»
Accord de coopération: l'accord de coopération est un document juridique signé par le chef de projet et les partenaires, qui sera joint à la convention de subvention en cas de sélection de la candidature concernée. L'accord de coopération doit être juridiquement valable dans l'un des pays où le chef de projet et les partenaires sont établis (c'est-à-dire un pays participant au programme «Europe créative»). Cet accord de coopération doit indiquer toutes les dispositions juridiques et financières encadrant la
coopération entre le chef de projet et tous les partenaires, ainsi que leurs responsabilités opérationnelles (et financières, le cas échéant) dans la mise en œuvre du projet.
Aucun modèle n'est fourni par l'Agence, mais l'accord de coopération doit inclure les informations suivantes:
- une description claire des objectifs du projet; - une description claire des activités qui seront mises en œuvre en vue d'atteindre ces
objectifs; - une description claire du rôle et des obligations du chef de projet et des partenaires dans
la conception et la mise en œuvre du projet, y compris des tâches confiées à chaque partenaire;
- une description claire du cadre budgétaire et financier, y compris le montant des contributions financières et des paiements de préfinancement;
- les questions juridiques telles que la durée de l'accord, les responsabilités, la rupture de contrat, la résiliation de l'accord, le droit applicable et la résolution des litiges.
Lettre de mandat: lettre d'une organisation partenaire confirmant sa participation à un projet de coopération (signature originale du représentant légal ou équivalent nécessaire) et donnant au chef de projet le pouvoir juridique d'agir en son nom dans le cadre du projet de coopération concerné. La contribution financière du partenaire au projet doit être indiquée dans la lettre de mandat. Celle-ci sera
jointe à la convention de subvention si le projet est sélectionné.
Partenaires: les partenaires sont des organisations actives dans les secteurs culturels et créatifs, tels que définis à l'article 2 du règlement n
o 1295/2013 du Parlement européen et du Conseil établissant le
programme «Europe créative», et établies dans les pays participant à ce programme. Les partenaires participent de manière concrète et essentielle à la conception, à la mise en œuvre et au financement du projet. La simple fourniture de services ou de biens dans le cadre du projet, qu'elle soit effectuée sur
une base contractuelle ou non, n'est pas considérée comme suffisante pour que l'organisation concernée soit considérée comme un partenaire. Les partenaires qui participent au projet de coopération donnent au chef de projet le pouvoir juridique d'agir en leur nom dans le cadre du projet de coopération.
Chef de projet: le rôle de chef de projet est tenu par une organisation active dans les secteurs culturels et créatifs, tels que définis à l'article 2 du règlement n
o 1295/2013 du Parlement européen et du Conseil
établissant le programme «Europe créative», et établie dans un pays participant à ce programme, qui exerce
une fonction de coordination dans le cadre de la mise en œuvre du projet. Cette fonction se traduit par la responsabilité générale de l'exécution des activités liées au projet conformément à la convention de subvention, ainsi que par une participation concrète et essentielle à la conception, à la mise en œuvre et au financement du projet. Le chef de projet soumettra la demande de subvention à l'Agence au nom de tous les partenaires, et il agit en tant que cosignataire légal de la convention de subvention.
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ANNEXE 2 - DEVELOPPEMENT DE NOUVEAUX PUBLICS
Le développement de nouveaux publics est une nouvelle priorité importante du programme «Europe
créative», qui aide les artistes et professionnels européens de la culture et leurs œuvres à atteindre autant de personnes que possible à travers l'Europe et à élargir l'accès aux œuvres culturelles aux groupes sous-représentés. Elle vise également à aider les organisations culturelles à s'adapter au besoin de construire des rapports nouveaux et innovants avec le public afin de le fidéliser, de séduire de nouveaux publics, de diversifier le public y compris en s'adressant au «non-public», d'améliorer l'expérience offerte aux publics actuels et futurs et d'approfondir la relation avec eux.
Dans certains cas, l'enrichissement des compétences et de la capacité de développement de nouveaux publics peut être l'un des objectifs du projet lui-même. Dans d'autres cas, par exemple pour les projets qui comprennent des co-créations, des coproductions ou des tournées itinérantes et qui visent à faire progresser la carrière des artistes et professionnels de la culture, les projets devraient être accompagnés d'une stratégie claire de développement de nouveaux publics, de manière à ce qu'ils ne se concentrent pas uniquement sur l'offre et à ce que les activités concernées aient des effets les plus
importants possible. De même, les projets dans le cadre desquels des artistes effectuent des séjours d'échange ou des résidences devraient s'efforcer d'interagir avec les communautés et les publics locaux, plutôt que de limiter leur expérience de la mobilité à leurs pairs les plus proches. Cette approche du développement de nouveaux publics jouera un rôle important dans l'évaluation de la qualité des projets et de leur contribution aux objectifs et aux priorités du programme. Dans le cadre de l'élaboration de votre stratégie de développement de nouveaux publics, les questions
que vous pourriez étudier comprennent les suivantes (liste non exhaustive):
Pourquoi?
- Pour quelles raisons souhaitez-vous développer votre audience?
• Nécessité économique
• Obligation imposée par les bailleurs de fonds
• Conviction de l'organisation selon laquelle ce développement est important pour
votre travail
Quoi?
- Quel est le but de votre activité de développement de nouveaux publics?
• Élargir votre audience (c'est-à-dire attirer plus de personnes ayant le même profil
que le public actuel)?
• Diversifier votre audience (c'est-à-dire attirer des personnes ayant un profil différent
du public actuel)?
• Approfondir la relation avec votre public actuel (c'est-à-dire créer une meilleure
expérience pour votre public actuel, par exemple en l'aidant à comprendre des
œuvres complexes)?
Qui?
- Connaissez-vous vos groupes cibles actuels?
- Quels nouveaux groupes cibles souhaitez-vous atteindre et pourquoi?
- Effectuez-vous des recherches sur votre public et votre non-public, et, si non, pourquoi?
Comment?
- Le développement de nouveaux publics est-il pleinement intégré à votre travail? Appliquez-vous
une stratégie explicite?
- Comment prévoyez-vous de développer de nouveaux publics?
• En amont, en faisant participer le public à la programmation, à la création et au
financement;
• Lors de la création, grâce à une démarche artistique participative;
• En aval, grâce à un dialogue sur les œuvres après leur présentation (p. ex. rencontres
avec les artistes, médias sociaux, etc.);
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• En développant des partenariats avec d'autres secteurs ou d'autres organisations
culturelles;
• Par l'intermédiaire du bénévolat.
- Comment attirer votre non-public actuel? - Des membres de votre personnel sont-ils affectés de manière spécifique à des tâches liées
au développement de nouveaux publics? - Offrez-vous à votre personnel des séances de formation sur le développement de nouveaux
publics? - Le développement de nouveaux publics est-il intégré à la gestion de votre organisation? - Évaluerez-vous les progrès et le succès de vos activités de développement de nouveaux
publics?
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ANNEXE 3 - PIECES OBLIGATOIRES - LISTE DE CONTROLE
Note: Lorsqu'un document doit être signé, la signature doit être celle du représentant légal de
l'organisation concernée.
Note: Pour les documents marqués d'un astérisque (*), les modèles à utiliser obligatoirement
peuvent être obtenus à l'adresse https://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding/cooperation-
projects-2015_en
Pièces jointes au formulaire en ligne (eForm):
Formulaire de budget* (versions Excel ou Open Office)
Description détaillée du projet
Déclaration sur l’honneur signée sur le statut juridique et la capacité opérationnelle et
financière*
Déclaration sur l’honneur signée sur les critères d’exclusion* (uniquement pour les
subventions supérieures à 60 000 EUR) Dans le dossier de candidature:
Lettre d’accompagnement officielle signée par le représentant légal du chef de projet, y
compris une justification appropriée en cas de début anticipé du projet Lettres de mandat* signées par le représentant légal de chaque partenaire et par le
représentant légal du chef de projet
Accord de coopération signé par le représentant légal de chaque partenaire et par le
représentant légal du chef de projet
Statuts/articles d'association du chef de projet et de chacun des partenaires
CV des personnes responsables de la coordination et de la mise en œuvre générales du projet
au nom du chef de projet et de chacun des partenaires
Formulaire de budget signé*
Copies des rapports d’activité du chef de projet et de chaque partenaire couvrant les deux
dernières années (uniquement pour les subventions supérieures à 60 000 EUR)
Formulaire d’identification financière signé*, accompagné des annexes requises
(uniquement chef de projet)
Formulaire de capacité financière* (uniquement pour les subventions supérieures à
60 000 EUR et pour le chef de projet) (pas demandé pour les entités publiques)
États financiers (y compris le bilan et le compte de profits et pertes) du chef de projet pour
les deux derniers exercices financiers pour lesquels les comptes ont été clôturés
(uniquement pour les subventions supérieures à 60 000 EUR) (pas demandé pour les entités
publiques).
Rapport d’audit externe élaboré par un auditeur externe agréé, certifiant les comptes du chef
de projet pour les deux derniers exercices financiers disponibles (uniquement pour les
subventions supérieures à 750 000 EUR) (pas demandé pour les entités publiques). Pièces à télécharger vers le système d'enregistrement unique:
Formulaire d’entité légale signé*, accompagné des annexes requises