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MANUEL SUPERVISEUR MAIN COURANTE INFORMATIQUE "POST"

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Table des matières

MANUEL SUPERVISEUR ...................................................................................................... 1

Table des matières ............................................................................................................. 2

I. Premier pas dans Guardtek ......................................................................................... 5 A. Connexion à l’application Web ......................................................................................... 5 B. Description de la page d’accueil ........................................................................................ 6 C. Carnet de liaison .............................................................................................................. 6 D. Barres de notifications et d'alertes.................................................................................... 6

II. Paramétrage – Gestion des utilisateurs ....................................................................... 8 A. Créer un utilisateur .......................................................................................................... 8

1. Accéder à la page de création d’un utilisateur ..................................................................... 8 2. Saisir les informations de l’utilisateur .................................................................................. 9 3. Description des profils ....................................................................................................... 10 4. Ajuster les droits de l’utilisateur ........................................................................................ 11 5. Sélectionner les sites .......................................................................................................... 12

B. Rechercher un utilisateur................................................................................................ 12 C. Actions disponibles suite à une recherche d’utilisateurs .................................................. 13

1. Supprimer un utilisateur .................................................................................................... 13 2. Ajouter ou supprimer un site à un utilisateur .................................................................... 13

D. Modifier les informations de la fiche utilisateur .............................................................. 14 1. Générer un nouveau mot de passe à un utilisateur ........................................................... 14 2. Modifier les droits d’un utilisateur ..................................................................................... 15

III. Paramétrage - Gestion des incidents et des événements ...................................... 17 A. Description de la page .................................................................................................... 18 B. Créer un nouveau rapport d’incident .............................................................................. 19 C. Créer un nouveau rapport d’événement ......................................................................... 20 D. Gérer les questions et les réponses prédéfinies ............................................................... 21

1. Ajouter une question ......................................................................................................... 21 2. Choisir le type de réponse souhaité ................................................................................... 22 3. Paramétrer une liste de choix ou un menu déroulant ....................................................... 24 4. Créer une liste déroulante personnalisée .......................................................................... 25 5. Visualiser les questions ...................................................................................................... 27

E. Gérer les caractéristiques des incidents et événements ................................................... 27 1. Associer une consigne à un incident/événement............................................................... 27 2. Associer une notification Email/SMS à un incident/événement ........................................ 28 3. Planifier un événement ...................................................................................................... 30

F. Gérer les rapport d’événements et d’incidents ................................................................ 31 1. Copier un rapport existant ................................................................................................. 31 2. Désactiver temporairement un rapport ............................................................................. 32

IV. Paramétrage – Gestion du matériel ....................................................................... 33 A. Accéder à la liste du matériel existant ............................................................................. 33 B. Gérer le matériel ............................................................................................................ 33 C. Créer un nouveau matériel ............................................................................................. 34 D. Paramétrer les notifications............................................................................................ 34

V. Paramétrage – Gestion des visiteurs ......................................................................... 37 A. Créer une fiche visiteur ................................................................................................... 38 B. Créer un badge ............................................................................. Erreur ! Signet non défini.

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C. Consulter les visiteurs présents ....................................................................................... 42 D. Gérer les visiteurs récurrents .......................................................................................... 44 E. Gérer les contacts de l’annuaire ...................................................................................... 44

1. Consulter et gérer les contacts existants ........................................................................... 45 2. Ajouter un collaborateur .................................................................................................... 45

VI. Paramétrage – Gestion des clés ............................................................................ 48 A. Gérer les clés et les équipements .................................................................................... 49

1. Gérer les clés ...................................................................................................................... 49 2. Ajouter des consignes ........................................................................................................ 50 3. Gérer les autorisations ....................................................................................................... 50 4. Gérer le statut de l’équipement ......................................................................................... 51 5. Editer et supprimer un équipement ................................................................................... 51

B. Créer une clé ou un équipement ..................................................................................... 51

VII. Gestion des événements ouverts .......................................................................... 53 A. Clôturer un événement ouvert ........................................................................................ 53 B. Consulter les événements planifiés ................................................................................. 54

VIII. Consultation en temps réel ................................................................................... 56 A. Consulter le journal de sécurité ...................................................................................... 56

1. Filtrer la liste ...................................................................................................................... 57 2. Exporter le journal ............................................................................................................. 57 3. Consulter un rapport .......................................................................................................... 57

B. Consulter le service en cours........................................................................................... 58 4. Clôturer un service à distance ............................................................................................ 59

IX. Gestion des consignes ........................................................................................... 61 A. Consulter les consignes existantes .................................................................................. 61 B. Ajout d’une nouvelle consigne ........................................................................................ 62 C. Copier une consigne existante ........................................................................................ 64 D. Visualiser l’état de validation d’une consigne .................................................................. 65

X. Utilisation de la messagerie ...................................................................................... 66 A. Ecrire un message........................................................................................................... 66 B. Consulter les messages ................................................................................................... 68 C. Groupe d’utilisateurs ...................................................................................................... 69

XI. Suivi des formations ............................................................................................. 72 1. Ajouter une formation ....................................................................................................... 72 2. Paramétrer les alertes email .............................................................................................. 74

XII. Consultation et mise à jour de la CVthèque ........................................................... 76 A. Consulter les CV ............................................................................................................. 76 B. Editer le CV d’un agent ................................................................................................... 77

1. Ajouter un élément ............................................................................................................ 78 2. Supprimer un élément ....................................................................................................... 79 3. Modifier les données administratives d’un agent .............................................................. 79

C. Consulter les anomalies .................................................................................................. 80

XIII. Gestion du planning .............................................................................................. 82 A. Créer des vacations ........................................................................................................ 82 B. Assigner une vacation à un agent .................................................................................... 84 C. Exporter et imprimer un planning ................................................................................... 86 D. Supprimer des vacations................................................................................................. 86

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E. Paramétrer des alertes email ou SMS .............................................................................. 88 F. Interface avec COMETE ................................................................................................... 89

XIV. Analyses ............................................................................................................... 90 A. Paramétrer l’envoi de synthèses périodiques .................................................................. 90

1. Définir l’indicateur souhaité ............................................................................................... 90 2. Définir la fréquence d’envoi ............................................................................................... 92 3. Autres actions disponibles ................................................................................................. 93

B. Analyse des incidents, événements et visiteurs ............................................................... 94 C. Export Excel des données ............................................................................................... 96

1. Créer un nouveau rapport.................................................................................................. 96 2. Description des données proposées ................................................................................ 101 3. Sauvegarder un rapport ................................................................................................... 101

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I. Premier pas dans Guardtek

A. Connexion à l’application Web Accédez à GuardTek en saisissant l'adresse suivante dans votre naviguateur: www.guardtek.net Vous serez redirigé sur la page d'accueil vous permettant de vous identifier, entrez votre Nom d’utilisateur et votre Mot de passe Puis cliquez sur le bouton Se connecter.

Lors de la première connexion, il vous sera demandé de modifier votre mot de passe.

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B. Description de la page d’accueil La page d’accueil de GuardTek présente les éléments suivants : Les agents accèdent à cette même page d'accueil lorsqu'ils sont connectés

- Les menus dans le bandeau supérieur - La liste des derniers rapports publiés concernant la gestion des incidents, des

visiteurs ou des clés du site - Un carnet de liaison permettant de transmettre des notes à d’autres utilisateurs - Une barre de notifications à droite de la page

Nous allons détailler ces fonctionnalités dans les paragraphes suivants.

C. Carnet de liaison Le carnet de liaison permet de recevoir et d’envoyer des notes courtes à d’autres agents affectés au même site. Il suffit de rédiger la note dans le champ « Ajouter une note », indiquer la durée d’affichage, le site concerné, puis cliquer sur Envoyer.

Remarque : le contenu de la note ne doit pas excéder 155 caractères. Une fois envoyée, la note sera affichée en page d’accueil des agents du site concerné pendant la durée définie. Il est possible de consulter les anciennes notes en cliquant sur l’onglet Archivés. Les informations saisies dans le carnet de liaison n'apparaissent pas dans la main courante au fil de l'eau (Journal de Sécurité)

D. Barres de notifications et d'alertes À droite de la page d’accueil, un bandeau de notifications est affiché :

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La barre d'alertes centralise les anomalies de l'ensemble de vos sites, selon ce que vous aurez préalablement configuré :

- Retard de départ en ronde - Evènement planifié non réalisé - Rapport d'incident ou d'évènement non clôturé dans les délais - Service planifié non couvert - Alertes P.T.I - Clés non restituées dans les délais

Cliquez sur l'icône pour consulter le détail de l'alerte. Ci-dessous un exemple de la page des incidents/évènements non clôturés dans les délais :

Vous pouvez effectuer une recherche par site ou par type d’anomalie.

Il est également proposer de clôturer le rapport en cliquant sur le bouton placé dans la colonne de droite. Cette action vous redirigera vers le rapport à compléter afin de pouvoir le clôturer.

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II. Paramétrage – Gestion des utilisateurs

A. Créer un utilisateur

1. Accéder à la page de création d’un utilisateur Depuis la page d’accueil, cliquez sur le menu Paramétrage, puis sur l’onglet Gestion des Utilisateurs :

Vous serez dirigé sur la page suivante :

Avant de créer un nouvel utilisateur, il est recommandé de rechercher d’abord si l’utilisateur que vous souhaitez créer existe déjà. Pour cela, vous pouvez renseigner les champs proposés dans le formulaire de recherche, puis cliquer sur rechercher. GuardTek vous proposera la liste des utilisateurs existants qui correspondent au(x) critère(s) saisi(s).

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Si vous constatez que l’utilisateur n’existe pas dans votre périmètre, vous pouvez alors

cliquer sur le bouton .

2. Saisir les informations de l’utilisateur Une nouvelle fenêtre s’affiche pour vous permettre de saisir les informations de ce nouvel utilisateur.

Astuce: Vous pouvez basculer cette fenêtre en plein écran en cliquant sur le bouton en haut à droite de la fenêtre. La première étape consiste à renseigner les informations générales de l’utilisateur :

Voici une description des champs à remplir et des règles associées à chaque champ.

- Profil de l’utilisateur : Il s’agit de sélectionner le profil que vous souhaitez associer à l’utilisateur (agent, client, chef de poste, superviseur). Vous trouverez dans le chapitre suivant la liste des accès attribués à chacun des profils.

- Fonction : ce champ vous permet de préciser les qualifications pour les profils "agent" et "chef de poste"

- Nom et prénom : Ces informations sont obligatoires.

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- Photo : Vous pouvez télécharger la photo de l' utilisateur en cliquant sur le bouton

pour parcourir votre disque et sélectionner un fichier. - Email : Il est important de compléter l'email pour les profils "superviseurs" et

"clients". Cela vous permettra de les notifier plus rapidement car l'adresse email sera automatiquement associée à l'utilisateur lors de la configuration d'une notification

- Nom d’utilisateur : Le nom d’utilisateur servira ensuite d’identifiant de connexion à l’outil. Il est recommandé de respecter la même nomenclature pour tous les utilisateurs de votre périmètre. L’icône sera affichée à droite du champ si vous choisissez un nom d’utilisateur qui existe déjà. L’icône indiquera que le nom d’utilisateur est accepté.

- Mot de passe : Vous pouvez saisir un mot de passe manuellement, ou cliquer sur le bouton situé à droite du champ pour que l’application génère un mot de passe de façon automatique. Ce mot de passe est temporaire, l'utilisateur sera inviter à personnaliser son mot de passe lors de votre première connexion.

- Téléphone : Renseignez ici le numéro de téléphone portable de l’utilisateur. Attention : ce numéro de téléphone sera ensuite utilisé pour le paramétrage des alertes SMS, notamment pour les profils « Superviseur » et « Client ».

3. Description des profils Voici une description des accès accordés à chacun des profils :

Agent

Rédaction Evénements ouverts

Consultation Consigne (seulement en consultation)

Messagerie Planning par agent

Visiteurs

Client

Evénements ouverts Consultation

Consigne Analyse

Messagerie Planning Visiteurs

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A noter : Les superviseurs et clients peuvent accéder à l’application depuis n’importe quel ordinateur. Les agents et chefs de poste, en revanche, accèdent à l’application seulement depuis le PC où le certificat a été installé.

4. Ajuster les droits de l’utilisateur La partie Droits de l’utilisateur vous permet de définir les droits d’accès à certaines fonctionnalités pour cet utilisateur. La liste est pré-remplie en fonction des droits génériques du profil de l’utilisateur : il s’agit donc ici d’ajuster les droits de cet utilisateur si nécessaire.

Les Groupes d’utilisateurs servent à définir une déclinaison précise des droits d’un profil existant et d’appliquer cette déclinaison à l’utilisateur. Cette démarche vous évite d’avoir à ajuster les droits de l’utilisateur à la volée, dans le formulaire de création. Le bloc Droit permet d’ajuster les autorisations de l’utilisateur sur une liste de fonctionnalités, à partir des droits génériques du profil sélectionné. Il suffit de cliquer sur

Chef de Poste

Rédaction Evénements ouverts

Consultation Consigne

Messagerie Planning Visiteurs

Paramétrage rondes et événements/incidents

Superviseur

Paramétrage Evénements ouverts

Consultation Consigne Analyses

Anomalies Visiteurs Planning

Formation Messagerie

Planning par agent Visiteurs

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« Autoriser » ou « Interdire » pour octroyer ou restreindre l’accès à l’utilisateur à ces fonctionnalités.

Une fois ces deux blocs remplis, vous pouvez cliquer sur le bouton pour valider la création de l’utilisateur.

5. Sélectionner les sites La troisième étape du processus de création d’un utilisateur consiste à sélectionner les sites auxquels l’utilisateur sera rattaché :

Les sites proposés sont ceux de votre périmètre. Cochez le ou les site(s).

Lorsque vous avez sélectionné les sites de votre choix, cliquez sur le bouton . Félicitations, vous avez créé votre nouvel utilisateur !

B. Rechercher un utilisateur Vous pouvez ensuite retrouver cet utilisateur en utilisant le(s) filtre(s) mis à votre disposition :

1. Site(s) : pour afficher tous les utilisateurs d'un site 2. Profil : pour afficher tous les utilisateurs par profil 3. Nom/prénom/nom d’utilisateur : ce filtre vous permet de saisir directement le

nom/prénom ou nom de l'utilisateur pour afficher un utilisateur spécifique

Ensuite, cliquer sur . L’utilisateur apparaît dans les résultats de recherche :

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Vous pouvez consulter sa fiche en cliquant sur le bouton situé dans la colonne de gauche.

C. Actions disponibles suite à une recherche d’utilisateurs La page de résultats de recherche utilisateurs donne accès à plusieurs fonctionnalités. Voici les actions disponibles dans cette page.

1. Supprimer un utilisateur Une fois les résultats de recherche affichés, vous devez cocher la case située dans la dernière colonne de la liste de résultats, pour l’utilisateur en question :

Ensuite, cliquez sur l’icône située dans la ligne d’en-tête de la liste de résultats. Un message d’alerte vous permettra de confirmer l’action de suppression :

En cliquant sur « Ok », vous finaliserez la suppression. Attention : Une fois l’utilisateur supprimé, vous ne pourrez pas créer un nouvel utilisateur avec le même identifiant. Si vous avez supprimé un utilisateur par erreur, vous pouvez faire une demande de réactivation en contactant notre Service Support (support@trackforce.com).

2. Ajouter ou supprimer un site à un utilisateur

Dans la colonne "Actions" d'un utilisateur, le bouton Sites vous permet d’accéder à la liste des sites affectés à l’utilisateur :

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Vous pouvez supprimer un site en cochant la case correspondante dans la ligne du site concerné puis en cliquant sur l’icône Corbeille . Un message d’alerte vous permettra de confirmer la suppression (en cliquant sur Ok) ou de revenir en arrière (en cliquant sur Annuler) :

Pour ajouter un site, cliquez sur le bouton . La liste des sites existants dans votre périmètre vous sera présentée.

Vous devez cocher la case du site que vous souhaitez affecter à l’utilisateur, puis cliquer sur

le bouton .

D. Modifier les informations de la fiche utilisateur D’autres actions sont possibles directement dans la fiche de l’utilisateur. Il vous suffit de vous rendre sur sa fiche en cliquant sur l’icône Editer présente dans la colonne "Actions" :

1. Générer un nouveau mot de passe à un utilisateur Dans la fiche de l’utilisateur, vous trouverez le champ Mot de passe.

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Deux options vous sont proposées :

- Cliquez sur le bouton pour générer un nouveau mot de passe de façon automatique.

- Saisissez vous-même un mot de passe dans le champ Mot de passe Ce mot de passe est temporaire. L'utilisateur sera invité à le personnaliser lors de sa 1ère connexion.

Cliquez ensuite sur le bouton pour enregistrer le nouveau mot de passe.

2. Modifier les droits d’un utilisateur Dans la deuxième partie de la fiche, vous trouverez la liste des Groupes d’utilisateurs et des Droits affectés à cet utilisateur.

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Vous pouvez donc modifier le Groupe d’utilisateurs affecté à cet utilisateur, ou bien rectifier ses autorisations manuellement dans le tableau Droits.

Cliquez ensuite sur le bouton pour enregistrer vos modifications.

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III. Paramétrage - Gestion des incidents et des événements Le module de paramétrage des incidents et des événements vous permet de définir les différents formulaires qui seront à disposition de vos agents pour rendre compte de l’activité sur le terrain. GuardTek vous permet de gérer vos propres formulaires de façon à adapter les rapports d’incidents ou d’événements à vos besoins. Quelle est la différence entre les menus Gestion des incidents et Gestion des évènements ? Il s'agit de 2 rubriques différentes vous permettant de créer vos formulaires, soit comme un évènement, soit comme un incident. Lorsque les agents seront amenés à saisir un rapport, ils devront choisir l’une ou l’autre de ces rubriques afin de visualiser la liste des formulaires correspondants. A la différence des incidents, les événements peuvent être planifiés. Pour gérer vos formulaires d’incident et d’événements, cliquez sur l’onglet Gestion des Incidents ou Gestion des Événements dans le menu Paramétrage.

Vous accédez à la page de gestion des formulaires d’incidents ou d’événements. Vous retrouvez dans cette page la liste des rapports existants :

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A. Description de la page Cette page présente un moteur de recherche, permettant de rechercher un rapport par son nom, un bouton Créer un formulaire d’incident/d’événement, et une liste des rapports existants. La liste présente les colonnes suivantes :

- Un bouton vous permettant d’accéder au détail du rapport - Le nom du rapport - La catégorie auquel le rapport fait référence - Le niveau de priorité de l’incident ou de l’événement - Le statut du rapport : l’icône affichée dans cette colonne ( ou ) vous permet de

savoir si le rapport est activé ou désactivé (c’est-à-dire s’il est disponible pour les équipes lorsqu’elles accèdent à la rédaction de rapports dans GuardTek). En cliquant sur l’icône, vous pouvez activer ou désactiver le rapport.

- La colonne consigne vous permet de gérer les consignes associées à ce rapport - La colonne Email/SMS vous permet de consulter les notifications associées à ce

rapport et d’en ajouter de nouvelles. - La colonne Planifier (présente uniquement pour les événements) permet d’accéder à

la planification des événements - La colonne Editer vous permet d’accéder au formulaire et de le modifier si

nécessaire. Cliquez sur le bouton et modifiez les éléments souhaités dans le formulaire :

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- La dernière colonne vous permet de sélectionner un rapport de votre choix, et de le

dupliquer ( ) ou de le supprimer ( ) grâce aux icônes situées dans la ligne d’en-tête du tableau.

B. Créer un nouveau rapport d’incident

Cliquez sur le bouton pour accéder au formulaire de création d’un nouveau rapport d’incident. Vous accédez au formulaire suivant :

Voici les informations à renseigner pour la création d’un nouveau rapport d’incident :

- Nom du rapport : Renseignez ici le libellé de votre formulaire tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans la liste des agents

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- Catégorie : ce champ permet de créer la catégorie à laquelle vous souhaitez affecter le formulaire (Exemple : Incendie, Maintenance, Sûreté, etc.)

- Profils autorisés à rédiger ce formulaire : cette liste vous permet de sélectionner les utilisateurs auxquels vous donnez accès à ce formulaire. Les utilisateurs qui ont une fonction différente n’y auront pas accès. Par défaut, il est recommandé de laisser "Tous les profils"

- Priorité : Vous devez renseigner ici le niveau de priorité de l’incident en question (haute, moyenne, basse). Il s'agit du code couleur dans la main courante au fil de l'eau. Les rapports dont la priorité est "haute" apparaîtront en rouge, "moyenne" en orange et "basse" en vert.

- Formulaire interne : en cochant cette case, vous restreignez l’accès de ce rapport à vos équipes internes. Votre client ne pourra pas voir ce formulaire dans le journal de sécurité. Les formulaires internes sont notamment utilisés dans le cadre des actions internes de gestion de matériel ou de ressources.

- L’incident peut rester ouvert : cette option permet aux agents d'avoir un bouton "Maintenir ouvert" afin de compléter la suite du formulaire ultérieurement. Ils pourront ainsi effectuer les actions complémentaires nécessaires avant de clôturer l’événement. Il sera également possible de paramétrer des notifications de façon à rappeler à vos équipes la nécessité de traiter et clôturer l’incident.

- Si oui, combien de jours : Renseignez la durée pendant laquelle l’événement peut rester ouvert.

- Description : cette zone permet de rédiger une description de l’incident. L'information sera visible pour les agents lorsque le formulaire sera sélectionné.

Cliquez ensuite sur le bouton pour valider la création de ce nouveau rapport d’incident. Une fois créé, le rapport d’incident est visible dans la liste. Une fois que vous avez créé le rapport d’incident, vous devez y ajouter une liste de questions, qui constitueront ensuite le rapport. Veuillez vous référer au chapitre Gérer les questions et les réponses prédéfinies pour connaître la marche à suivre.

C. Créer un nouveau rapport d’événement La procédure est similaire à celle de création d’un nouveau rapport d’incident. Il suffit de

cliquer sur le bouton en haut à droite de la page de gestion des événements.

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Une fois le formulaire rempli, cliquez ensuite sur le bouton pour valider la création de ce nouveau rapport d’événement. Une fois créé, le rapport est visible dans la liste.

D. Gérer les questions et les réponses prédéfinies

1. Ajouter une question Les rapports d’incidents et d’événements doivent être enrichis d’une liste de questions, basées sur les éléments que vous souhaitez rassembler dans le cadre d’un rapport d’incident ou d’événement. GuardTek vous permet de paramétrer vos propres questions et de les ajouter vous-mêmes à vos rapports. Voici la procédure à suivre pour ajouter des questions et des réponses prédéfinies dans vos rapports. Une fois le formulaire créé, vous verrez s’afficher un tableau supplémentaire.

Pour ajouter une question, cliquez sur le bouton . Vous devez d’abord renseigner le nom du groupe de questions :

Ensuite, il s’agit d’ajouter des questions dans le groupe ainsi créé. Cliquez sur le bouton

pour créer une nouvelle question, puis renseignez les champs du formulaire suivant :

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Tout d’abord, vous devez renseigner le libellé de la question. Par exemple, « Contrôle des extincteurs ». Il faut ensuite définir le type de réponse attendu dans la liste déroulante :

Dans notre cas, le type de réponse à utiliser est « Oui / Non ». Puis définissez si la question est obligatoire ou non. Une question obligatoire implique que l’agent devra impérativement y apporter une réponse pour clôturer le formulaire. Vous pouvez ajouter autant de questions que vous le souhaitez.

Cliquez ensuite sur le bouton pour finaliser la création de votre groupe de questions.

2. Choisir le type de réponse souhaité Voici une description visuelle des autres types de réponses possibles : Date

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Heure

Libellé (texte informatif) Il s’agit d’un texte affiché pour l’utilisateur mais qui ne nécessite pas de réponse.

Oui/Non

Liste de choix simple (1 seul choix)

Menu déroulant

Menu déroulant existant (à sélectionner)

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Nombre

Zone de texte (1 ligne)

Zone de texte (multi-lignes)

3. Paramétrer une liste de choix ou un menu déroulant Les champs de type « Liste de choix » ou « Menu déroulant » nécessitent que vous définissiez une liste de réponses, qui sera proposée à l’utilisateur lors du remplissage du rapport. Sélectionnez le type de réponse dans le formulaire suivant :

Lorsque vous choisissez « Liste de choix » ou « Menu déroulant » dans cette liste, le formulaire s’enrichit d’un nouveau champ Votre liste :

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Dans ce champ, vous devez renseigner la liste de propositions qui sera affichée à l’utilisateur lors de la saisie du rapport :

Attention : vous devez aller à la ligne pour distinguer chaque élément de la liste du suivant. Voici le résultat affiché lors de la saisie du rapport d’événement :

4. Créer une liste déroulante personnalisée Vous pouvez également créer des listes prédéfinies afin de les réutiliser dans plusieurs formulaires (grâce au type de réponse « Menu déroulant existant ») sans avoir à les saisir à nouveau. Pour cela, rendez-vous dans le menu Paramétrage puis Créer une liste personnalisée.

Dans la page qui s’affiche ensuite, cliquez sur le bouton .

Vous arrivez ensuite au formulaire de création de la liste personnalisée :

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Nom de la liste : Vous devez saisir le nom de la liste et remplir Éléments : Inscrire les valeurs. Veillez à aller à la ligne après chaque élément pour les faire apparaître sous forme de liste. Voici un exemple :

Une fois validée, la liste personnalisée vous sera proposée lors de la création d’une nouvelle question, lorsque vous choisirez le type de question « Menu déroulant existant » :

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5. Visualiser les questions Une fois créées et validées, les questions sont visibles dans le détail du rapport :

Vous pouvez les visualiser en cliquant sur . Cela génère un aperçu de votre rapport, contenant les questions que vous avez ajoutées :

E. Gérer les caractéristiques des incidents et événements

1. Associer une consigne à un incident/événement Voici la procédure à suivre pour affecter une consigne à un incident ou un événement existant.

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Dans la liste des rapports existants, cliquez sur le bouton dans la colonne Consigne. La fenêtre ci-dessous s’affiche :

Cette fenêtre présente les consignes déjà associées à cet événement/incident.

Vous pouvez ajouter de nouvelles consignes en cliquant sur le bouton . La liste des consignes vous sera proposée, et vous pourrez sélectionner la/les consigne(s) que vous souhaitez ajouter à ce rapport, en cochant la case correspondante et en cliquant

sur le bouton .

2. Associer une notification Email/SMS à un incident/événement En cliquant sur l’icône , vous accédez à la liste des notifications :

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Vous pouvez également configurer un nouveau destinataire de notifications en cliquant sur

. Le formulaire de paramétrage d’un destinataire s’affiche :

Dans le champ Notifications, sélectionnez l’option d’envoi des notifications que vous souhaitez appliquer : Pour les formulaires d’événement :

Rapport clôturé : Vous recevrez le rapport au moment de sa clôture

Alerte en cas de retard (si l'événement est planifié) : Vous recevrez une alerte si l’événement n'a pas commencé à l'heure

Alerte si le rapport n'est pas clôturé dans les délais : Vous recevrez une alerte si le rapport est toujours ouvert au-delà du délai prévu

Rapport déclaré et maintenu ouvert : Vous recevrez une alerte dès qu'un rapport sera déclaré puis maintenu ouvert (sous réserve que l'option "maintenir ouvert" soit activée)

Rapport complété : Vous recevrez une alerte à chaque fois que le rapport sera complété

Pour les formulaires d'incident :

Rapport clôturé : Vous recevrez le rapport complet au moment de sa clôture

Alerte si le rapport n'est pas clôturé dans les délais : Vous recevrez une alerte si le rapport est toujours ouvert au-delà du délai prévu

Rapport déclaré et maintenu ouvert : Vous recevrez une alerte dès qu'un rapport sera déclaré puis maintenu ouvert (sous réserve que l'option "maintenir ouvert" soit activée)

Rapport complété : Vous recevrez une alerte à chaque fois que le rapport sera complété

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Le champ Profil du destinataire vous permet de définir les destinataires de la notification. Vous devez d’abord choisir le type de personne que vous souhaitez ajouter comme destinataire.

- Sélectionnez Le destinataire est enregistré dans GuardTek ou Employé/Résident si la personne à notifier a déjà un compte dans Guardtek. Dans ce cas, vous pourrez directement le sélectionner dans le menu déroulant « destinataire du rapport ».

- Sélectionnez Nouveau contact si la personne n’a pas de compte ou de fiche contact dans Guardtek. Vous pourrez ajouter ses coordonnées manuellement.

Le champ Recevoir l’alerte par permet de choisir le moyen d’envoi de la notification : Email, SMS ou synthèse vocale selon les options qui vous sont proposées. Vous devez ensuite saisir l’email ou le numéro de téléphone du destinataire dans le champ présenté à droite.

Si vous avez sélectionné un utilisateur existant dans Guardtek, et que les informations ont été renseignées lors de la création du profil de cette personne, l’email et le N° de téléphone seront automatiquement affichés.

Si vous optez pour un envoi par email, vous pouvez ajouter un objet qui apparaîtra dans le titre de l’email envoyé (ceci est recommandé, notamment si vous avez paramétré des règles ou utilisez des filtres dans votre messagerie).

Une fois ces éléments complétés, cliquez sur le bouton puis fermez la fenêtre.

Vous pouvez créer autant de notifications que vous le souhaitez.

3. Planifier un événement Le module de planification vous permet de prévoir un événement à l’avance, ou de façon récurrente. Vous pouvez accéder au module de planification d’un événement en cliquant sur le bouton

présent dans la colonne Planifier de la liste des rapports d’événements. La fenêtre suivante s’affiche :

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Il s’agit de définir les caractéristiques suivantes :

- La période d’activité de l’événement : renseignez la date de début et de fin de récurrence de l’événement

- La fréquence de l’événement : o Tous les jours : vous devez indiquer si la fréquence est quotidienne et si

l’événement doit être planifié seulement durant les jours ouvrés o Toutes les semaines : vous devez définir ici le ou les jours de la semaine

concerné(s) o Tous les mois : il s’agit ici de définir le jour du mois auquel l’événement doit

être planifié o Tous les ans : il s’agit ici de définir le jour de l’année auquel l’événement doit

être planifié - L’heure de l’événement : Vous devez renseigner l’heure exacte à laquelle

l’événement doit se produire. L’événement sera affiché dans le tableau de bord 8 heures avant l’heure planifiée et 15 minutes après cette heure planifiée. Cliquez sur

le bouton pour que l’heure soit prise en compte.

- Cliquez sur le bouton pour finaliser la planification de l’événement. À noter : Un événement planifié sera affiché dans la liste des événements le jour J.

F. Gérer les rapport d’événements et d’incidents

1. Copier un rapport existant Vous pouvez créer un nouveau rapport sur la base d’un rapport existant, en utilisant la fonction « Dupliquer ». Cette fonction est accessible dans le tableau des événements/incidents sous la forme de

l’icône présente dans la ligne d’en-tête du tableau :

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Vous devez d’abord cocher la case correspondant au rapport que vous souhaitez dupliquer, dans la colonne de droite du tableau.

Ensuite, cliquez sur . Une nouvelle fenêtre s’affiche :

Dans cette fenêtre, cochez le(s) site(s) sur lesquels vous souhaitez copier le rapport, cochez

la case , puis cliquez sur Valider. A noter : si vous ne cochez pas cette case, le libellé du rapport présentera en suffixe le nom du site initial. Par exemple, si vous copiez « Visite sécurité » sur le site Banque Monetek, il deviendra « Banque Monetek – Sécurité ».

2. Désactiver temporairement un rapport Il est possible de rendre un rapport inactif de façon à ce qu’il ne puisse plus être utilisé par les équipes sur le terrain. Il suffit de cliquer sur le bouton affiché dans la colonne Statut du tableau :

Cette action a pour effet rendre le rapport inactif. Vous pouvez l’activer à nouveau, en cliquant sur le bouton .

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IV. Paramétrage – Gestion du matériel Le module de Gestion du Matériel a pour intérêt de recenser le matériel mis à disposition des agents. La liste du matériel renseigné dans cette section devra être validée par vos équipes lors de la prise de service.

A. Accéder à la liste du matériel existant Le module de Gestion du matériel est disponible dans le menu Paramétrage puis Gestion du matériel :

Vous accédez à un tableau présentant le matériel existant :

B. Gérer le matériel A partir de la liste du matériel existant, plusieurs actions sont possibles :

34

- Visualiser le détail du matériel en cliquant sur .

- Accéder au paramétrage des notifications en cliquant sur dans la colonne Etat.

- Modifier la fiche d’un matériel en cliquant sur l’icône de la colonne Editer. - Supprimer un matériel de la liste en cochant la case correspondante et en cliquant

sur l’icône dans la dernière colonne du tableau.

- Enfin, ajouter un matériel en cliquant sur le bouton .

C. Créer un nouveau matériel

En cliquant sur le bouton , vous accédez au formulaire de création d’un nouveau matériel :

Vous devez renseigner les champs suivants :

- Type de matériel : il s’agit de préciser s’il est question d’un matériel ou d’une licence GuardTek

- Nom : renseignez ici le nom du matériel - Référence : ce champ permet de renseigner une référence de votre choix - Quantité : précisez ici combien d’unités de ce matériel vous souhaitez gérer - Etat : indiquez l’état actuel du matériel - Description : ce champ vous permet de donner plus d’indications sur le matériel aux

équipes terrain - Tag : ce champ n’est pas utilisé, veuillez ne pas en tenir compte

D. Paramétrer les notifications

La fonction Notifications, disponible grâce au bouton de la colonne Etat, vous permet de recevoir une alerte en cas de matériel manquant ou défectueux.

35

Dans la liste du matériel, cliquez sur le bouton correspondant au matériel que vous souhaitez signaler. La page suivante vous indique les notifications existantes pour ce matériel :

Vous pouvez utiliser les notifications déjà paramétrées, ou bien en créer une nouvelle. Pour

cela, cliquez sur le bouton . Dans la fenêtre qui s’affiche, renseignez les éléments suivants :

- Notifications : il s’agit de préciser le type d'alerte que vous souhaitez recevoir (Manquant, Défectueux, Mauvais).

- Le champ Profil du destinataire vous permet de définir les destinataires de la notification. Vous devez d’abord choisir le type de personne que vous souhaitez ajouter comme destinataire.

o Sélectionnez Le destinataire est enregistré dans GuardTek ou Employé/Résident si la personne à notifier a déjà un compte dans Guardtek. Dans ce cas, vous pourrez directement le sélectionner dans le menu déroulant « destinataire du rapport ».

o Sélectionnez Nouveau contact si la personne n’a pas de compte ou de fiche contact dans Guardtek. Vous pourrez ajouter ses coordonnées manuellement.

36

- Le champ Recevoir l’alerte par indique que la notification sera envoyée par email. Vous devez ensuite saisir l’email du destinataire dans le champ présenté à droite.

Si vous avez sélectionné un utilisateur existant dans Guardtek, et que les informations ont été renseignées lors de la création du profil de cette personne, l’email et le N° de téléphone seront automatiquement affichés.

Si vous optez pour un envoi par email, vous pouvez ajouter un objet qui apparaîtra dans le titre de l’email envoyé (ceci est recommandé, notamment si vous avez paramétré des règles ou utilisez des filtres dans votre messagerie).

Une fois ces éléments complétés, cliquez sur le bouton puis fermez la fenêtre.

Une fois créée, la notification s’affiche dans la liste :

37

V. Paramétrage – Gestion des visiteurs Le module de Gestion des visiteurs vous permet de créer des fiches personnalisées selon le profil du visiteur (livraison, VIP, Prestataire Externe, etc.) Pour accéder au menu de gestion des visiteurs, cliquez sur l’onglet Gestion des Visiteurs du menu Paramétrage :

Vous accédez à une page qui recense tous les types de visiteurs paramétrés sur votre site :

Plusieurs actions sont possibles depuis la liste des types de visiteurs : - La colonne Validation vous permet d’ajouter une ou plusieurs personnes (ou

services) autorisée(s) à valider ce type de visiteur - La colonne Configurer le badge vous permet de créer un modèle de badge contenant

les informations de votre choix. Si l'option est cochée dans l'édition du profil du visiteur, l'impression du badge se lancera automatiquement lorsque l'agent aura enregistré l'entrée du visiteur.

38

- L’icône présente dans la colonne Statut vous permet d’activer ou de désactiver un type de visiteur.

- La colonne Email/SMS permet de paramétrer des notifications à envoyer à des utilisateurs lors des visites, selon certains critères (par exemple, la visite excède la durée prévue).

- En cochant une case dans la colonne Copier, vous pouvez dupliquer un type de visiteur existant.

- La colonne Éditer vous permet de consulter ou modifier le détail d’un type de visiteur.

- Enfin, pour supprimer un type de visiteur, vous devez cocher la case correspondante

dans la dernière colonne, puis cliquer sur l’icône .

A. Créer une fiche visiteur

Pour créer un nouveau type de visiteur, cliquez sur le bouton situé en haut à droite de la liste. Vous accédez à une nouvelle fenêtre :

Voici une description des champs à renseigner pour créer un nouveau type de visiteur :

- Type de visiteur : il s’agit de renseigner le libellé du type de visiteur en question. (Exemple : Livraison, Visiteur Externe, Travaux)

- Langue : La langue du visiteur est le français par défaut. - Imprimer un badge (automatique) : lorsque cette case est cochée, vous

déclencherez l’impression d’un badge dès lors qu’un visiteur de ce type se présente. - Validation requise : si cette case est cochée, les visiteurs de ce type devront faire

l’objet d’une validation. La validation sera effectuée par la personne renseignée dans la colonne Validation de la liste.

- Accompagnement requis : Cette case indique que le visiteur devra être accompagné durant sa visite.

39

- Enregistrer la sortie du visiteur : Cochez cette case pour que les agents puissent indiquer l'heure de sortie du visiteur.

- Message d’accueil : s’il existe un message d’accueil particulier lié à ce type de visiteur, vous pouvez le renseigner dans ce champ.

- Ajouter un commentaire à la sortie : si vous cochez cette case, un champ Commentaires sera affiché lors de la sortie du visiteur avec que l'agent puisse saisir une information complémentaire

- Information à afficher dans la consultation (temps réel) des visiteurs présents : Vous pourrez sélectionner un champ lorsque vous aurez personnalisé le contenu de la fiche du visiteur. Cela permettra aux agents d'avoir une information supplémentaire dans la visualisation des visiteurs présents (par exemple, le motif de la visite) :

Cliquez sur Valider. Un tableau des informations prédéfinies s’affiche : il présente les éléments proposés par défaut pour enrichir la fiche Visiteur.

Vous pouvez choisir d’activer ou non chacun des groupes de questions en cliquant sur l’icône

de la colonne Activer. Un champ activé sera indiqué par la présence de l’icône . Un élément activé peut ensuite être rendu obligatoire. De la même manière, cliquez sur

l’icône de la colonne Obligatoire pour rendre le groupe obligatoire. L’icône indiquera que le groupe de questions est désormais obligatoire.

Le bouton vous permet de visualiser le rendu de votre fiche Visiteur. Voici un aperçu de chacun des groupes de questions proposés par défaut dans GuardTek :

40

- Sens de la visite :

- Identité du visiteur :

- Personne visitée :

- Impression de badge :

- Enregistrement de matériel (PC, etc) :

- Temps de présence autorisé :

- Photo du visiteur :

41

- N° d’immatriculation du véhicule :

Il est également possible de d’ajouter des questions supplémentaires en cliquant sur le

bouton . Dans la nouvelle fenêtre, vous pouvez saisir les questions que vous souhaitez associer à ce type de visiteur. Vous devez d’abord saisir le nom du groupe de questions, puis valider :

Ensuite, cliquez sur le bouton pour créer une nouvelle question : Renseignez le nom de la question, le type de réponse que vous souhaitez afficher, puis cochez la case s’il s’agit d’une question obligatoire :

Pour en savoir plus sur les différents types de réponses proposés dans GuardTek, veuillez vous référer au chapitre Gérer les questions et les réponses prédéfinies.

Cliquez sur pour sauvegarder votre nouvelle question, puis reproduisez cette procédure pour ajouter d’autres questions. Les questions s’affichent au fur et à mesure dans le tableau :

42

Dès lors que vous avez saisi toutes les questions de ce groupe, cliquez sur le bouton Le nouveau groupe de questions s’affiche en bas de la fiche du visiteur :

Cliquez sur pour finaliser la création de ce nouvel utilisateur.

B. Consulter les visiteurs présents Pour consulter les visiteurs présents en temps réel, rendez-vous dans le menu Visiteurs

accessible en cliquant sur le bouton présent dans le bandeau supérieur de votre page.

Dans le menu Visiteurs, cliquez sur l’onglet Visiteurs présents (temps réel) :

43

Vous accédez à la page des visiteurs présents sur le site en temps réel :

Vous pouvez donc savoir combien de visiteurs sont actuellement présents sur le site, et rechercher un visiteur grâce au moteur de recherche.

Le bouton situé en haut à gauche de la liste, vous permet d’exporter la liste dans un fichier Excel.

Le bouton vous permet d’afficher le détail du visiteur :

Depuis la fenêtre de détails, un bouton , placé en haut à gauche de la fenêtre, permet de lancer l’impression de la fiche visiteur.

44

C. Gérer les visiteurs récurrents Dans le menu Visiteurs, vous trouverez également un onglet Liste des visiteurs récurrents :

Vous accédez à la liste des visiteurs renseignés comme récurrents :

Vous pouvez consulter le détail d’une fiche visiteur en cliquant sur le bouton situé dans la colonne de droite. Les visiteurs affichés dans cette liste ont été automatiquement sauvegardés lors de leur 1ère visite : il ne sera pas nécessaire de saisir à nouveau leurs informations lors de leur prochaine visite. Pour supprimer un visiteur récurrent, il suffit de cocher la case située dans la dernière

colonne de la liste, puis de cliquer sur l’icône .

D. Gérer les contacts de l’annuaire Dans le menu Visiteurs, vous trouverez un onglet Ajouter un contact dans l’annuaire :

45

1. Consulter et gérer les contacts existants Cette fonctionnalité permet de consulter et mettre à jour l’annuaire interne du site pour une saisie plus rapide lorsqu'un agent doit préciser le nom et prénom de la personne visitée :

Cette page affiche la liste des collaborateurs présents dans l’annuaire. Vous pouvez rechercher un collaborateur existant en saisissant son nom ou son

département et en cliquant sur le bouton .

Vous pouvez également consulter le détail de leurs fiches en cliquant sur l’icône , modifier

leurs informations en cliquant sur , ou supprimer une fiche en cochant la case

correspondante et en cliquant sur l’icône .

2. Ajouter un collaborateur

Cliquez sur le bouton pour ouvrir le formulaire de création d’un nouveau contact dans l’annuaire.

46

Vous devez renseigner les informations de ce formulaire pour créer la fiche du collaborateur et l’enregistrer dans l’annuaire. Vous devez indiquer les informations administratives du

47

collaborateur (son identité et les éléments liés à sa position dans l’entreprise), ses coordonnées et les informations de son lieu de travail.

Une fois ces informations saisies, cliquez sur le bouton . Le nouveau contact est désormais ajouté à l’annuaire :

Les contacts enregistrés dans l'annuaire seront automatiquement proposés dans le paramétrage des notifications, lorsque vous choisissez le profil « Employé/Résident ».

48

VI. Paramétrage – Gestion des clés Le module de Gestion des clés est accessible dans le menu Paramétrage :

En cliquant sur ce menu, vous accédez à la liste des clés existantes :

49

A. Gérer les clés et les équipements Plusieurs actions sont proposées à partir de la liste :

1. Gérer les clés

En cliquant sur l’icône dans la colonne Clés, vous pouvez ajouter une ou plusieurs clés à

une ligne donnée. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton . Un formulaire s’affiche :

Une fois les informations de la clé renseignées, cliquez sur le bouton . La nouvelle clé s’affiche dans la liste :

50

Vous pouvez modifier ou supprimer une clé en cliquant sur les icônes Éditer ou Corbeille

.

2. Ajouter des consignes

Le bouton situé dans la colonne Consigne permet d’ajouter des consignes liées à un équipement. Vous accédez à une fenêtre dans laquelle vous devez saisir manuellement la consigne liée à cet équipement :

Puis cliquez sur le bouton . La consigne ainsi créée sera affichée lors du prêt de la clé ou de l’équipement.

3. Gérer les autorisations

Le bouton de la colonne Autorisations permet de définir la liste des personnes (ou départements) autorisés à accéder à cet équipement. Dans la fenêtre ci-dessous, cliquez sur

pour créer une nouvelle autorisation. Sélectionnez le type de profil dans la liste, puis cliquez sur Rechercher :

Puis cochez les cases correspondant aux personnes que vous souhaitez autoriser dans la liste qui s’affiche :

51

Cliquez ensuite sur le bouton .

4. Gérer le statut de l’équipement Vous pouvez activer ou désactiver l’équipement en cliquant sur l’icône présente dans la colonne Statut. Lorsqu’un équipement est inactif, il n’est plus présenté dans la liste des clés proposée aux agents.

5. Editer et supprimer un équipement Vous pouvez consulter le détail et mettre à jour les informations d’un équipement en

cliquant sur l’icône Éditer . Pour supprimer un équipement, il suffit de cocher la case de l’équipement concerné, puis de

cliquer sur l’icône Corbeille .

B. Créer une clé ou un équipement

Cliquez sur le bouton pour accéder au formulaire de création d’une clé ou d’un équipement :

52

Vous devez indiquer les éléments suivants :

- Nom de la clé ou de l’équipement - Type : Cela permettra aux agents de filtrer par "type" (exemple: clés, matériel) - Tag associé : cet attribut n’est pas utilisé à ce jour - Durée maximum d’emprunt : ce champ permet d’indiquer combien de temps, au

maximum, l’équipement peut être sorti du stock. Si le délai est dépassé, l'agent visualisera l'information sur son tableau de bord et la clé apparaîtra en rouge.

- Accompagnement requis : cet attribut n’est pas utilisé à ce jour

Une fois le formulaire rempli, cliquez sur le bouton .

53

VII. Gestion des événements ouverts

A. Clôturer un événement ouvert Pour clôturer ou visualiser un rapport ouvert, rendez-vous dans le menu Evénements ouverts et cliquez sur l’onglet Rapports non clôturés, à compléter…

Vous accédez à la liste des rapports d’événements qui n’ont pas encore été clôturés :

Au-dessus du tableau, plusieurs options sont proposées :

- Le moteur de recherche, qui permet de saisir le nom d’un rapport et de lancer une recherche

- Les filtres, sous forme de case à cocher : o Afficher tous les sites : permet d’élargir la liste à tous les sites de mon

périmètre, et non seulement mon site de rattachement o Rafraîchir toutes les 5 minutes : permet d’activer la mise à jour de la liste de

rapports toutes les 5 minutes, sans qu’une action manuelle de rafraîchissement soit nécessaire

o Tickets qui me sont assignés : cette case a pour effet de filtrer la liste pour n’afficher que les rapports qui vous sont directement assignés

Pour clôturer un rapport d’événement, cliquez sur le bouton Modifier . Vous accédez au détail du rapport :

54

Si vous souhaitez clôturer ce rapport, vous devez renseigner les informations demandées

dans le formulaire, puis cliquer sur le bouton situé en bas de la fenêtre. Une fois clôturé, le rapport d’événement n’apparaîtra plus dans la liste. Vous pouvez également maintenir ce rapport ouvert pour le compléter ultérieurement, en

cliquant sur le bouton .

B. Consulter les événements planifiés

55

Pour consulter les événements planifiés, cliquez sur le menu ci-dessous :

Vous accédez à la liste des événements planifiés dans votre périmètre :

56

VIII. Consultation en temps réel Le menu Consultation vous permet d’accéder au suivi en temps réel de plusieurs éléments, notamment au journal de sécurité (main courante au fil de l'eau) et aux services en cours.

A. Consulter le journal de sécurité Pour accéder au journal de sécurité, cliquez sur le menu Consultation, puis Journal de Sécurité :

Vous accédez ainsi à tous les évènements qui ont eu lieu durant la période indiquée dans le filtre du bandeau gauche (par défaut, la main courante affiche les dernières 24 heures d'activités)

57

1. Filtrer la liste Le bandeau de gauche vous permet d’appliquer certains filtres sur la liste :

- Par date, pour élargir ou restreindre la période que vous souhaitez afficher - Afficher les derniers rapports sur une période donnée (24, 48 ou 72 heures) - Par agent - Par rapport - Par type de rapport

En cliquant sur le bouton , vous pourrez rafraîchir le journal

2. Exporter le journal

Les boutons et situés dans le bandeau haut de la page permettent d’extraire la liste des rapports afin de l’exploiter dans un autre format. Par exemple, voici le contenu de l’export Excel de la liste des rapports :

Il est également possible d’extraire les rapports détaillés au format PDF uniquement en

cochant la case puis en cliquant sur

3. Consulter un rapport Pour consulter un des rapports de la liste, il suffit de cliquer sur la ligne concernée. Une nouvelle fenêtre contenant le détail du rapport s’affichera :

58

Par ailleurs, il est possible d’imprimer, d’extraire en PDF ou d’envoyer par email le détail de

ce rapport, en utilisant les boutons situés en haut à gauche de la fenêtre.

B. Consulter le service en cours Cliquez sur l’onglet Service en cours (temps réel) du menu Consultation :

59

Vous accédez à la page de visualisation des services en cours en temps réel :

Vous pouvez donc consulter, à tout moment de la journée, les agents en service, leur site de rattachement et la durée de leur service. Le moteur de recherche placé au-dessus du tableau vous permet de modifier la fréquence d’actualisation de la liste, ainsi que de filtrer par site, par statut ou nom de l’agent. Dans la première colonne du tableau, l’icône sert à lancer manuellement l’actualisation de la page.

4. Clôturer un service à distance En tant que Superviseur, vous pouvez clôturer un service à la place de l’agent. Pour cela, cochez la case correspondant au service concerné dans la liste des Services en cours, située

dans la dernière colonne du tableau :

60

Puis sélectionnez Fin de service dans la liste déroulante présentée en en-tête de colonne :

Le service sera ainsi clôturé et disparaîtra de la liste des Services en cours.

61

IX. Gestion des consignes

A. Consulter les consignes existantes La gestion des consignes se fait à partir du menu Consignes puis Consignes :

Vous accédez ainsi à la liste des consignes existantes dans votre périmètre.

Dans la liste, vous verrez s’afficher les informations suivantes :

- Les consignes triées par rubrique et par thème - Le statut de la consigne

- L’accès au compte-rendu de validation et de lecture de la consigne - La possibilité de copier la consigne en cochant la case correspondante puis en

cliquant sur

- L’accès à la liste des sites où est diffusée la consigne : - Le bouton Editer qui permet de modifier le détail de la consigne

62

- La possibilité de supprimer une consigne en cochant la case correspondante puis en

cliquant sur Corbeille Vous pouvez également faire une recherche dans cette liste grâce au moteur de recherche situé en haut à gauche de la page. Lorsque les champs souhaités ont été renseignés, cliquez sur Rechercher :

B. Ajout d’une nouvelle consigne

Pour ajouter une nouvelle Consigne, cliquez sur le bouton situé en haut à droite du tableau. La création d’une consigne se fait en remplissant le formulaire présenté ci-dessous :

63

Vous devez renseigner les principales caractéristiques de votre consigne :

- La rubrique :

- Le type de consigne :

- Le thème, selon la rubrique choisie plus haut : - Le titre de la consigne, qui sera affiché aux agents destinataires de la consigne - La date et l’heure de début de validité de la consigne (et de fin s'il s'agit d'une

consigne temporaire) La consigne peut être affichée sous deux formats différents :

- En cochant la case « Consigne PDF », vous pourrez ajouter une pièce jointe au format

PDF. Cliquez sur le lien , puis sur le bouton « Choisissez un

fichier » pour sélectionner un fichier sur votre ordinateur. Enfin, cliquez sur pour sauvegarder la pièce jointe.

64

- En cochant la case Texte, vous pourrez saisir vous-même le texte de la consigne à envoyer, dans le champ prévu à cet effet :

Cliquez sur pour enregistrer votre consigne. L’étape suivante consiste à sélectionner les sites concernés par la consigne : il vous suffit de cocher la case correspondant au(x) site(s) souhaité(s) dans votre périmètre.

Cliquez sur le bouton ,et votre consigne est validée et visible dans la liste.

La consigne sera ensuite envoyée à la date et l’heure précisées dans le formulaire.

C. Copier une consigne existante Il est possible de dupliquer une consigne existante pour la diffuser sur un autre nouveau site. Pour cela, vous devez cocher la case correspondant dans la liste de vos consignes, puis

cliquer sur le bouton Copier . GuardTek vous propose ensuite la liste des sites de votre périmètre :

65

Cochez les cases des sites auxquels vous souhaitez étendre la consigne et cliquez sur

. La consigne ainsi dupliquée sera automatiquement transmise aux agents des nouveaux sites de rattachement.

D. Visualiser l’état de validation d’une consigne Une fois la consigne transmise aux agents, ces derniers doivent la consulter et la valider. Pour connaître l’état de validation de la consigne par les agents, rendez-vous dans le menu Consignes puis Consignes.

Cliquez sur le bouton de la colonne Validée par. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira, présentant l’historique de lecture et de validation de la consigne :

Cet historique peut être exporté sous Excel grâce au bouton .

66

X. Utilisation de la messagerie GuardTek propose un menu Messagerie qui vous permet de communiquer avec vos équipes directement dans l’application, sans avoir à passer par votre logiciel de messagerie traditionnel. Cette messagerie ne permet pas d'envoyer des messages vers des destinataires externes, mais uniquement vers des utilisateurs ayant un compte dans l'application. Lorsqu'un message est envoyé via l'outil et que le destinataire à son email complété dans la gestion des utilisateurs, il reçoit automatiquement une copie du message dans sa boîte mail.

A. Ecrire un message Pour rédiger un message, cliquez sur le bouton Ecrire un message :

Dans la fenêtre suivante, vous devez renseigner les informations suivantes :

67

Tout d’abord, il s’agit de définir le(s) destinataire(s) du message. En cliquant sur le bouton

, vous accédez à une nouvelle fenêtre.

Vous pouvez rechercher un contact existant en sélectionnant un groupe d’envoi et un nom dans le moteur de recherche situé en haut de la page. Dans la liste des résultats proposés, les colonnes À et CC vous permettent d’ajouter la personne de votre choix en destinataire direct ou en copie du message :

68

Une fois sélectionné, le destinataire s’affiche dans les champs Destinataires en bas de la fenêtre :

Lorsque la liste des destinataires est complète, vous pouvez cliquer sur le bouton . Vous devez ensuite rédiger l’objet et le contenu de votre message :

Vous pouvez ensuite cliquez sur le bouton pour valider l’envoi de votre message. Le destinataire verra ce message dans le menu Nouveaux messages. Vous pourrez également le consulter dans le menu Messages envoyés.

B. Consulter les messages Comme évoqué plus haut, le menu Messagerie permet également de consulter les messages reçus, grâce aux menus Nouveaux messages (dans lequel vous trouverez les messages que vous n’avez pas encore consultés) et Messages reçus (qui recense tous les messages reçus).

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Vous pouvez également consulter les messages que vous avez vous-même envoyés, grâce au menu Messages envoyés. Lorsque vous recevez un nouveau message, vous êtes également notifié par une alerte sonore et visuelle présente dans la barre de notifications à droite de l'écran

C. Groupe d’utilisateurs Le menu Messagerie présente un menu Groupe d’utilisateurs :

Ce menu vous permet de gérer des groupes de contacts, pour faciliter l’envoi de vos messages dans GuardTek.

Pour créer un nouveau Groupe, cliquez sur le bouton . Vous devez ensuite donner un nom à ce Groupe :

Puis, vous devez sélectionner les contacts que vous souhaitez ajouter à ce groupe. Cette sélection passe par une recherche filtrée sur le type de profil de la personne :

70

Une fois la personne identifiée et affichée dans le bloc gauche de la fenêtre, vous devez

cliquer sur la flèche pour valider la sélection.

Cette action doit être reproduite pour chaque personne que vous souhaitez ajouter au

groupe. Cliquez ensuite sur le bouton pour confirmer la création du groupe. Le groupe s’affichera dans la liste des groupes d’utilisateurs existants.

71

Pour modifier un groupe existant (modifier son nom ou la liste de personnes), cliquez sur le

bouton Éditer . Pour supprimer un groupe, cochez la case correspondante et cliquez sur

Corbeille .

72

XI. Suivi des formations Le référentiel de formations présent dans GuardTek est destiné à enrichir les CV de vos agents, de façon à accéder à leurs diplômes et d'être automatiquement alerté en cas de formation périmée ou à renouveler. Les profils "clients" ont un accès en consultation à ce module

1. Ajouter une formation Il est possible d’enrichir le référentiel des formations en ajoutant manuellement de nouvelles formations. Pour cela, cliquez sur le menu Formation, puis sur l’onglet Ajouter une formation.

La liste des formations existantes s’affiche :

Si la formation souhaitée n’existe pas dans cette liste, vous pouvez la créer en cliquant sur le

bouton . Vous devez renseigner le formulaire ci-dessous :

73

- Type de formation : Sélectionnez "Standard" (l'option "journalière" est spécifique aux activités aéroportuaires)

- Fonction : Vous devez préciser dans ce champ le profil concerné par cette formation

parmi les profils utilisateurs existants - Nom de la formation : indiquez ici le libellé de la formation - Description de la formation : vous pouvez donner ici des précisions sur le contenu,

les objectifs ou le public visé par cette formation - Objectif : il s’agit d’indiquer ici le niveau à atteindre (en pourcentage) pour valider

cette formation - Renouvellement : précisez la durée de validité de la formation, au-delà de laquelle

elle doit être renouvelée - Nombre de jours pour afficher l’alerte avant le renouvellement : renseignez le

moment auquel vous souhaitez qu’une alerte de renouvellement soit envoyée pour avertir de la fin de validité de la formation

Cliquez sur le bouton pour enregistrer cette formation. Elle s’affiche ensuite dans la liste des formations. A partir de cette liste, plusieurs actions sont possibles :

- Le bouton Statut pour modifier le statut de la formation : une formation inactive ne pourra pas être ajoutée au CV d’un collaborateur

- Le bouton Email pour paramétrer des notifications liées à cette formation (voir plus bas pour plus de précisions)

- Le bouton Éditer de la colonne Sites concernés pour modifier les sites pour lesquels cette formation doit être active

74

- Le bouton Éditer de la colonne Éditer pour modifier le contenu d’une formation existante

- La case à cocher de la dernière colonne qui permet de supprimer une formation existante. Attention : une formation déjà affectée à un collaborateur restera visible dans son CV.

Cette liste de formations sera proposée lorsque vous ajouterez une formation interne sur le CV de vos agents :

2. Paramétrer les alertes email Dans la liste de formations décrite plus haut, vous pouvez configurer des alertes email en

cliquant sur le bouton de la colonne Email pour la ligne de formation qui vous intéresse. Dans la fenêtre suivante, vous pouvez consulter les alertes existantes pour cette formation :

Vous pouvez également ajouter des destinataires de notifications en cliquant sur le bouton

. Dans ce cas, on vous demandera de renseigner les informations suivantes :

75

- Le champ Notification permet de définir le type d’alerte (Alerte, Formation manquante ou Retard d’obtention)

- Le champ Profil du destinataire vous permet de sélectionner les destinataires de la notification. Vous devez d’abord choisir le type de personne que vous souhaitez ajouter comme destinataire.

o Sélectionnez Le destinataire est enregistré dans GuardTek ou Employé/Résident si la personne à notifier a déjà un compte dans Guardtek. Dans ce cas, vous pourrez directement le sélectionner dans le menu déroulant « destinataire du rapport ».

o Sélectionnez Nouveau contact si la personne n’a pas de compte ou de fiche contact dans Guardtek. Vous pourrez ajouter ses coordonnées manuellement.

- Le champ Recevoir l’alerte par indique que la notification sera envoyée par email. Vous devez ensuite saisir l’email du destinataire dans le champ présenté à droite. Si vous avez sélectionné une personne qui existe dans Guardtek, et que les informations ont été renseignées lors de la création du profil de cette personne, l’email sera automatiquement affiché. Pour l’envoi par email, vous pouvez ajouter un objet qui apparaîtra dans le titre de l’email envoyé (ceci est recommandé, notamment si vous avez paramétré des règles ou utilisez des filtres dans votre messagerie).

Une fois paramétrée et validée, la notification sera automatiquement envoyée aux destinataires enregistrés dès que la situation décrite se produira.

76

XII. Consultation et mise à jour de la CVthèque

A. Consulter les CV L’accès à la CVthèque de GuardTek se fait dans le menu Formation :

La CVthèque de GuardTek vous permet de consulter les CV des agents

En tant que superviseur, vous avez accès à la liste des agents et superviseurs de votre périmètre. En cliquant sur l’icône , vous pouvez visualiser le CV complet de l’utilisateur :

77

Ce CV contient les données administratives de la personne, son parcours académique et professionnel, ses compétences et les formations suivies en interne.

Grâce aux boutons et , vous pouvez imprimer ou exporter le CV sous PDF.

B. Editer le CV d’un agent

78

Vous pouvez modifier et enrichir le CV d’un de vos agents, en cliquant sur l’icône présente dans la colonne CV de la liste. Dans la nouvelle fenêtre qui s’affiche, vous trouvez le détail du CV de l’agent :

1. Ajouter un élément Chaque rubrique propose un bouton Ajouter qui vous permet d’enrichir le parcours professionnel et académique de l’agent. Prenons un exemple : l’agent vient juste d’obtenir une certification de maîtrise des techniques de protection d’un bâtiment.

Cliquez sur le bouton , puis renseignez le formulaire qui s’affiche :

79

Cliquez ensuite sur Valider pour enregistrer cette nouvelle formation. Elle sera automatiquement ajoutée au CV de l’agent :

2. Supprimer un élément Pour supprimer un élément existant dans le CV, il vous suffit de cocher la case correspondant à la ligne que vous souhaitez supprimer, puis de cliquer sur le bouton

Corbeille de la rubrique concernée.

3. Modifier les données administratives d’un agent Vous pouvez également mettre à jour les données administratives d’un agent, en cliquant

sur le bouton situé en haut à gauche du CV. Le formulaire s’affiche pour vous permettre de modifier ou corriger les données existantes :

80

Cliquez sur pour enregistrer vos modifications.

C. Consulter les anomalies GuardTek génère des anomalies lorsque certaines situations se produisent. Voici les différents types d’anomalies possibles :

- Une formation dépasse ou a dépassé son délai de validité pour un agent - Un agent n’a pas validé une des formations nécessaires à la tenue de son poste

Pour consulter les anomalies, cliquez dans le menu Formation, onglet Anomalies :

Les anomalies s’affichent sous forme de liste :

81

Plusieurs filtres permettent de modifier l’affichage de la liste, en haut de la page.

Les boutons vous permettent d’exporter la liste affichée sous Excel ou PDF.

L’indicateur signale que la formation présente une anomalie (délai est dépassé, formation manquante, etc.). Pour signaler qu’une anomalie est résolue ou mettre à jour les informations d'un agent, il suffit de cliquer sur le bouton Éditer dans la dernière colonne de la liste, puis de renseigner la date d’obtention ou de renouvellement de la formation attendue :

Vous pouvez également ajouter un commentaire et une pièce jointe (une copie du diplôme par exemple) pour compléter la fiche. Une fois ce formulaire validé, l’anomalie disparaît de la liste.

82

XIII. Gestion du planning

A. Créer des vacations En tant que superviseur, vous pouvez ajouter des plages de travail et les affecter à vos agents. Pour cela, cliquez dans le menu Planning puis Planning par agent :

Dans la page ci-dessous, vous visualisez un calendrier mensuel, avec la possibilité de filtrer

sur un agent en particulier grâce à la liste située en haut à gauche du calendrier

Les éléments s’affichent en rouge lorsqu’il s’agit de vacations non encore attribuées. En noir, vous trouvez les vacations attribuées à l’agent sélectionné dans le filtre.

Pour créer de nouvelles vacations, cliquez sur le bouton .

83

Dans la page suivante, renseignez les informations de profil, de date et de récurrence de la vacation, ainsi que les horaires de service.

- Qualification : ce champ permet de définir le profil de l’utilisateur auquel vous

souhaitez affecter cette vacation. - Date de début et de fin : donnez ici la période couverte par cette vacation - Schéma : définissez le type de récurrence de la vacation parmi les options suivantes :

Si vous sélectionnez Autre, GuardTek vous propose de définir vous-même la récurrence de la vacation :

- Type de service : vous devez définir ici la durée du service et le nombre de répétitions dans une journée :

En fonction de votre choix, vous devez ensuite renseigner les heures de prise et de fin de service pour chacune des périodes définies.

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Cliquez ensuite sur le bouton pour créer la vacation. La nouvelle vacation s’affiche dans le calendrier :

B. Assigner une vacation à un agent Il existe plusieurs manières de gérer les vacations. Dans le menu Planning par agent, vous devez d’abord sélectionner l’agent de votre choix dans la liste déroulante :

Puis il suffit de cocher les cases correspondant aux vacations que vous souhaitez lui affecter :

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Les vacations sélectionnées seront désormais affectées à cet agent et apparaîtront dans son planning. Le menu Planning du site vous permet également d’accéder au planning du site de votre choix :

Le planning d’un site se présente ainsi :

On peut y voir les services vacants et les services déjà affectés à un agent. Ce menu permet surtout d’affecter les vacations libres aux agents de votre choix, en gagnant un temps précieux grâce à la présentation visuelle des disponibilités de chacun.

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Cliquez sur une vacation indiquée comme vacante. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous avez la possibilité de modifier les horaires de prise de service, et surtout de sélectionner l’agent auquel vous souhaitez affecter cette vacation :

Cliquez ensuite sur le bouton . Le calendrier se met instantanément à jour pour afficher l’affectation de la vacation :

C. Exporter et imprimer un planning Cette page Planning du site donne également la possibilité d’exporter le calendrier dans un

fichier PDF en cliquant sur le bouton (situé en haut à gauche du calendrier). Vous pouvez ainsi conserver le planning sur votre machine, le transmettre par email ou bien l’imprimer.

D. Supprimer des vacations Vous pouvez supprimer des vacations existantes, en vous rendant dans le menu Planning, onglet Supprimer des vacations.

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Vous accédez à la page suivante :

Dans cette page, vous pouvez effectuer une recherche par dates ou par Agent, de façon à visualiser les vacations existantes :

Vous pouvez ensuite, si nécessaire, appliquer les actions suivantes sur les vacations :

. Désaffecter l’agent aura pour effet de libérer l’agent de cette vacation : la vacation disparaîtra du planning de cet agent, et elle devra être attribuée à un autre agent. En cliquant sur Supprimer du planning, vous effacerez la vacation. Elle n’apparaîtra plus dans aucun planning.

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E. Paramétrer des alertes email ou SMS Vous pouvez activer l’envoi de notifications liées aux prises/fins de service, aux retards ou aux absences dans le menu ci-dessous :

Dans cette page, vous trouverez la liste des alertes existantes :

En cliquant sur le bouton , vous accédez au formulaire de paramétrage d’une nouvelle alerte :

- Vous devez d’abord sélectionner le type de notification que vous souhaitez créer, dans la liste ci-dessous :

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- Le champ Profil du destinataire vous permet de définir les destinataires de la

notification. Vous devez d’abord choisir le type de personne que vous souhaitez ajouter comme destinataire.

o Sélectionnez Le destinataire est enregistré dans GuardTek ou Employé/Résident si la personne à notifier a déjà un compte dans Guardtek. Dans ce cas, vous pourrez directement le sélectionner dans le menu déroulant « destinataire du rapport ».

o Sélectionnez Nouveau contact si la personne n’a pas de compte ou de fiche contact dans Guardtek. Vous pourrez ajouter ses coordonnées manuellement.

- Le champ Recevoir l’alerte par indique que la notification sera envoyée par email. Vous devez ensuite saisir l’email du destinataire dans le champ présenté à droite. Si vous avez sélectionné une personne qui existe dans Guardtek, et que les informations ont été renseignées lors de la création du profil de cette personne, l’email sera automatiquement affiché. Pour l’envoi par email, vous pouvez ajouter un objet qui apparaîtra dans le titre de l’email envoyé (ceci est recommandé, notamment si vous avez paramétré des règles ou utilisez des filtres dans votre messagerie).

Complétez le formulaire puis cliquez sur .

F. Interface avec COMETE Il est possible de créer une interface entre GuardTek et l'outil de planification COMETE, dans le but d’alimenter le planning de vacations de façon automatique et récurrente. Pour ce faire, nous vous remercions de vous rapprocher d'AEXAE afin de leur demander une clé d'activation. La clé devra être transmise à notre Service Support par email (support@trackforce.com) afin d'activer le lien entre les deux logiciels. GuardTek pourra ainsi récupérer la liste de vos sites, la liste des agents et les plannings.

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XIV. Analyses GuardTek vous permet de suivre votre activité grâce à des indicateurs mis à jour en temps réel. Ces indicateurs sont accessibles dans le menu Analyses et peuvent être envoyés de façon périodique.

A. Paramétrer l’envoi de synthèses périodiques

1. Définir l’indicateur souhaité GuardTek permet de configurer les indicateurs de votre choix et d’activer l’envoi de ces indicateurs à une fréquence choisie. Cliquez sur l’onglet ci-dessous :

Dans la page suivante, vous trouverez la liste des envois déjà planifiés.

Cliquez sur le bouton pour créer un nouvel envoi périodique.

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Il s’agit d’abord de sélectionner l’indicateur que vous souhaitez recevoir et d’indiquer les principales caractéristiques de l’email à envoyer :

Cliquez sur Valider. GuardTek vous demande de préciser les critères et la forme souhaitée de l’indicateur :

Vous pouvez :

Filtrer sur une période précise

Filtrer sur une sélection de sites

Sélectionner un type de graphique (histogramme, courbe ou tableau)

Indiquer les regroupements que vous souhaitez opérer sur l’indicateur (Bloc Afficher les données par)

Choisir un certain niveau de précision pour le calcul de la tendance (Courbe de tendance par)

Une fois ces critères renseignés et validés, le nouvel indicateur est bien enregistré :

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2. Définir la fréquence d’envoi Pour planifier l’envoi de votre synthèse, cliquez sur le lien Aucune planification :

Indiquez dans ce formulaire la période durant laquelle vous souhaitez recevoir cette synthèse, à quelle fréquence, et à quel moment exact. Lorsque vous saisissez l’heure, cliquez

sur le bouton afin qu’elle soit enregistrée. Cliquez sur Valider.

Pour ajouter un destinataire, cliquez sur le bouton Email situé dans le tableau. Les destinataires déjà paramétrés s’affichent dans la fenêtre :

Pour ajouter un nouveau destinataire, cliquez sur le bouton .

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Une nouvelle fenêtre s’affiche :

Cette fenêtre rappelle les paramètres généraux de la notification, et vous permet de choisir son destinataire. Le destinataire de la notification peut être sélectionné parmi les contacts déjà présents dans GuardTek ou dans l’annuaire. Vous pouvez également saisir un nouveau contact directement depuis cette page, en sélectionnant Nouveau contact dans la liste. Vous pouvez ensuite indiquer le nom, prénom, la société de rattachement et l’adresse email, s’il s’agit d’un nouveau contact. Vous pouvez, si vous le souhaitez, préciser l’objet de l’email. Si vous ne renseignez pas ce champ, l’email sera envoyé par défaut avec le nom de la synthèse comme objet.

Une fois ce formulaire complété, cliquez sur le bouton pour sauvegarder ce nouveau destinataire. Votre envoi est correctement paramétré !

3. Autres actions disponibles

Ce module d’envoi de synthèse périodique permet également :

- D’activer/désactiver l’envoi d’une synthèse : - De modifier les destinataires de la synthèse : - De modifier la planification en cliquant sur le lien de la colonne Planifier - D’exécuter la génération ( ) ou l’envoi ( ) de la synthèse

- De modifier une synthèse existante

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- De supprimer une synthèse de la liste en cochant la case et en cliquant sur

B. Analyse des incidents, événements et visiteurs Pour accéder aux différents indicateurs disponibles, cliquez sur le menu Analyses. Nous allons illustrer ce chapitre avec l’indicateur Analyse des Incidents. Sachez que le fonctionnement des indicateurs Événements et Visiteurs fonctionnent de façon similaire. Rendez vous dans l’onglet souhaité :

Dans la page suivante, vous devez renseigner les critères qui conditionneront l’affichage et le contenu de l’indicateur :

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Vous pouvez :

Filtrer sur une période précise

Filtrer sur une sélection de sites

Sélectionner les informations souhaitées

Indiquer les regroupements que vous souhaitez opérer sur l’indicateur (Bloc Afficher les données par). Les regroupements proposés diffèrent en fonction de l’objet que vous souhaitez importer. Voici les regroupements proposés pour l’analyse des incidents :

o Par Site o Par Agent o Par Catégorie o Par Incident o Analyser une réponse

Lorsque vous exportez des événements, les regroupements proposés sont : o Par Site o Par Agent o Par Catégorie o Par Événement o Analyser une réponse :

L’analyse des Visiteurs peut se faire avec les regroupements suivants : o Par Société / Département o Par Collaborateur o Par Société du visiteur o Par Visiteur o Par Profil du visiteur o Sélectionner un profil :

Choisir un certain niveau de précision pour le calcul de la tendance (Courbe de tendance par)

Cliquez sur le bouton pour afficher le résultat :

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L’indicateur qui s’affiche peut être consulté en ligne, envoyé par email grâce au bouton ,

ou exporté sous PDF .

Enfin, le bouton placé en haut à droite du graphique, permet de visualiser le détail de l’indicateur :

Ce tableau de détails peut être exporté sous Excel.

C. Export Excel des données Vous trouverez dans le menu Analyse un onglet Export Excel des données.

Ce module vous permet d’extraire dans un fichier Excel les indicateurs mis à disposition par GuardTek, en utilisant vos propres critères et en définissant vous-même le format de votre export.

1. Créer un nouveau rapport L’export vers Excel se déroule en plusieurs étapes. Étape 1 – Sélectionner les sites La première étape consiste à définir les sites Clients sur lesquels vont porter les données exportées.

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Pour ajouter un site à la liste des sites sélectionnés, cliquez sur le bouton . À noter : vous devez obligatoirement sélectionner au moins un site avant de passer à l’étape suivante.

Cliquez sur pour passer à la deuxième étape. Étape 2 – Choisir les informations à exporter Il s’agit de sélectionner les informations que vous voulez afficher dans votre export Excel :

Vous trouverez, sous la forme d’onglets, la liste des objets que GuardTek vous propose d’exporter :

Pour chacun de ces objets, une liste de catégories sera proposée :

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Cliquez sur le nom de la Catégorie pour afficher la liste des informations correspondantes dans la colonne suivante :

Cliquez ensuite sur le bouton pour ajouter l’élément à la liste des informations à exporter. L’élément s’affiche dans la colonne Rapports sélectionnés :

S’il existe plusieurs rapports pour une même catégorie, ils seront tous sélectionnés par défaut :

Il suffit de cliquer sur l’icône pour retirer un des rapports de la sélection. Vous pouvez également sélectionner d’autres rapports dans les onglets présentés en haut de la page :

Veuillez vous référer au chapitre Description des données proposées pour en savoir plus sur la liste des éléments que GuardTek vous propose d’exporter.

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Vos informations sont sélectionnées ? Passez à l’étape suivante en cliquant sur le lien

. Etape 3 – Personnaliser les colonnes de l’export Cette étape permet de visualiser la trame du rapport, d’y ajuster le format des informations à exporter ou d’y ajouter des éléments si nécessaire.

Les en-têtes de colonne proposent une liste déroulante qui vous donne le choix de la donnée précise à afficher dans l’export final :

Vous pouvez également enrichir votre rapport en cliquant sur le bouton en haut à droite de la page, pour ajouter une donnée standard ou personnalisée. Une colonne supplémentaire s’affichera dans la trame du tableau. Sélectionnez dans la liste déroulante la donnée que vous souhaitez afficher.

Les données standard sont celles qui sont liées à l’objet sélectionné par défaut. Par exemple, pour les événements, les données standard sont les suivantes :

Les données personnalisées reprennent l'ensemble des questions du (ou des) formulaire(s) afin de sélectionner une information à exporter. Voici un exemple des données personnalisées :

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Vous pouvez modifier l’ordre des colonnes en utilisant les flèches et . Pour supprimer une colonne, cliquez sur l’icône Corbeille . Dans le cas où vous avez sélectionné plusieurs éléments à l’étape 2, la trame du rapport présentera plusieurs onglets.

N’oubliez pas de faire les ajustements souhaités dans les autres onglets. Lorsque vous avez ajouté les données souhaitées dans les colonnes de l’export, cliquez sur le

bouton pour passer à la dernière étape. Etape 4 – Exporter les données La dernière étape consiste à définir la période sur laquelle vous souhaitez exporter vos données :

Une fois cette fourchette de dates définie, cliquez sur le bouton . Les données du rapport s’affichent dans un tableau, qui permet de prévisualiser le format des données à exporter.

Cliquez ensuite sur le lien pour extraire ces données sous Excel.

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Le fichier sera généré instantanément et vous pourrez l’ouvrir, et/ou l’enregistrer sur votre machine.

2. Description des données proposées Voici une description des données que GuardTek vous propose d’exploiter dans le module d’Export Excel des données :

- L’onglet Incidents permet d’exporter les rapports d’incidents de votre choix, sur le même modèle que l’export des Événements

- L’onglet Inspections permet d’exporter les données liées aux Inspections réalisées dans votre périmètre.

- L’onglet Historique de géolocalisation permet d’activer l’affichage de l’historique GPS des appareils listés dans votre périmètre :

- De la même façon, vous pouvez activer l’affichage des données de Protection du travailleur isolé :

- Ainsi que des Contrôles qualité :

Chacun de ces éléments pourra être ajusté dans l’étape Personnaliser vos colonnes décrites dans le chapitre précédent.

3. Sauvegarder un rapport Il est possible d’enregistrer le paramétrage d’un rapport de façon à gagner du temps lorsque vous voudrez le générer dans le futur.

Pour cela, cliquez sur le bouton situé en haut à droite de la page. Donnez un

nom à votre rapport, puis cliquez sur .

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Vous retrouverez ce rapport sauvegardé en cliquant sur le bouton

: