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Guide Inventaire - Partie I : SUPPORT REGLEMENTAIRE - MAJ le 31/07/2015 1/47

L’INVENTAIRE

PARTIE I

SUPPORT REGLEMENTAIRE


SOMMAIRE 1 POURQUOI UN INVENTAIRE ? ....................................................... 5

2 DEFINITIONS ................................................................................... 6

2.1 L'INVENTAIRE EST UN TERME GENERAL QUI REGROUPE DIFFERENTES NOTIONS ...................................................................................... 6

2.1.1 L'inventaire ordonnateur .................................................................................... 6 2.1.2 L'inventaire comptable ....................................................................................... 7 2.1.3 L'inventaire physique ......................................................................................... 7

2.2 DEFINITIONS COMPTABLES..................................................................... 7 2.2.1 Les Immobilisations ........................................................................................... 7 2.2.2 L’Actif ………………………………………………………………………………..11 2.2.3 Propriété - dotation - affectation .......................................................................11

3 OBLIGATIONS ............................................................................... 12

3.1 LA REGLEMENTATION DE LA COMPTABILITE PUBLIQUE ..................12

3.2 LA REGLEMENTATION DES DOMAINES ................................................12 3.2.1 Généralités .......................................................................................................12 3.2.2 CAS PARTICULIERS .......................................................................................13 3.2.2.1 Revente des matériels informatiques, bureautiques et télématiques d'occasion ..................................................................................................................................13 3.2.2.2 Revente des matériels scientifiques d'occasion .............................................14

4 LES ACTEURS, LEUR RESPONSABILITE ET LEUR ROLE ........ 15

4.1 LE ROLE DE L’ORDONNATEUR ..............................................................15 4.1.1 Au niveau local, les responsables de biens ......................................................15 4.1.2 Au niveau régional, les responsables régionaux ..............................................16 4.1.3 Au niveau centralisé .........................................................................................17

4.2 ROLE DU COMPTABLE ............................................................................17 4.2.1 L’agent comptable secondaire ..........................................................................17 4.2.1.1 Les immobilisations .......................................................................................17 4.2.1.2 Les amortissements .......................................................................................18 4.2.1.3 Les contrôles périodiques ..............................................................................18 4.2.2 L’agent comptable principal ..............................................................................18 4.2.2.1 L’agent comptable principal, comptable du siège ..........................................18 4.2.2.2 L’agent comptable principal, comptable centralisateur ..................................19


5 PROCEDURES DE L’INVENTAIRE ............................................... 20

5.1 GENERALITES ...........................................................................................20 5.1.1 Quels sont les biens à inventorier ? ..................................................................20 5.1.2 Comment faut-il inventorier les biens ?.............................................................21 5.1.2.1 Composition du numéro d'inventaire .............................................................21 5.1.2.2 Critères de sélection des biens ......................................................................21 5.1.2.3 Création d'un archivage propre à l'inventaire .................................................21

5.2 ENTREE A L’INVENTAIRE ........................................................................22 5.2.1 Du point de vue ordonnateur ............................................................................22 5.2.1.1 Désignation du matériel avec identification (type et marque) ........................22 5.2.1.2 Demande de renseignements ........................................................................22 5.2.1.3 Coût d'acquisition ..........................................................................................22 5.2.1.4 Exemples .......................................................................................................23 5.2.1.5 Autres exemples ............................................................................................25 5.2.2 Du point de vue comptable ...............................................................................25 5.2.3 Particularités et contraintes dues aux modalités de financement .....................26 5.2.3.1 Bien financé par l’Inserm et acquis en pleine propriété .................................26 5.2.3.2 Bien co-financé et acquis en pleine propriété par l’INSERM .........................26 5.2.3.3 Bien co-financé et acquis en co-propriété ......................................................27 5.2.3.4 Ecritures comptables .....................................................................................27 5.2.4 Saisie à l'inventaire d'un bien à la suite d'un constat de l'inventaire physique ou de l'acceptation d'un don…………………………………………………………………..27 5.2.4.1 Constat de l'inventaire physique ....................................................................27 5.2.4.2 Acceptation d’un don de matériel ..................................................................28 5.3 LA COMPTABILISATION PAR COMPOSANTS……………………………… 29 5.3.1 Rappel de la réglementation………………………………………………………..29 5.3.2 Mise en place à l'Inserm…………………………………………………………….29 5.3.3 La procédure de gestion des fiches d'immobilisations dans SAFir…………….29 5.3.4 Tableau de correspondance composants/ dépenses pour les opérations immobilières…………………………………………………………………………………29

5.4 TRANSFERT DE BIENS AU SEIN DE LA MEME CIRCONSCRIPTION ...30 5.4.1 Demande de transfert de bien – Structure de départ ........................................30 5.4.2 Contrôle de la demande et instruction – DR .....................................................31 5.4.3 Exécution du transfert – DR ..............................................................................31

5.5 TRANSFERT DE BIENS A L’EXTERIEUR DE LA CIRCONSCRIPTION ..32 5.5.1 Demande de transfert de biens - Structure départ ............................................32 5.5.2 Contrôle de la demande et instruction - DR départ ...........................................32 5.5.3 Exécution du transfert - DR départ « sortant » .................................................33 5.5.4 Exécution du transfert - DR qui reçoit le matériel « entrant » ...........................33 5.5.5 Ecritures comptables ........................................................................................33

5.6 LA MISE A DISPOSITION ..........................................................................33 5.6.1 Généralités .......................................................................................................33 5.6.2 Procédure .........................................................................................................34 5.6.3 Le suivi informatique .........................................................................................35


5.7 LA FIN DE MISE A DISPOSITION .............................................................35 5.7.1 Le Retour du Bien .............................................................................................35 5.7.1.1 Information du retour du bien - Structure bénéficiaire ....................................35 5.7.1.2 Contrôle et instruction - DR ...........................................................................35 5.7.2 La Vente Amiable .............................................................................................36 5.7.3 La Vente Classique...........................................................................................36 5.7.4 L'autorisation de Destruction ............................................................................36

5.8 LA SORTIE D’INVENTAIRE .......................................................................36 5.8.1 Sorties d'inventaire dans le cDRe d'une remise aux domaines ........................36 5.8.1.1 Instruction par le service des Domaines………………………………………...36 5.8.1.2 Conclusion de l’instruction des domaines .……………………………………...38 5.8.2 Sortie d'inventaire sans recours aux domaines...……………………………… 39 5.8.2.1 Demande pour une cession d'un ensemble de biens dont la valeur vénale est inférieure 115€………………………………………………………………………………40 5.8.2.2 Contrôle de la demande – DR .......................................................................40 5.8.2.3 Instruction de la demande – DR ....................................................................41 5.8.2.4 Encaissement et information – ACS ..............................................................41 5.8.2.5 Mise à jour de l'inventaire – DR .....................................................................41 5.8.2.6 Demande pour une cession de biens complétement amortis……………….. 41 5.8.2.7 Demande pour une cession de biens non amortis.………………………….....42 5.8.3 Sortie d'inventaire à la suite d'une disparition du bien.…………………………..42 5.8.3.1 A la suite d'un vol ...........................................................................................42 5.8.3.2 A la suite d'un sinistre ....................................................................................43 5.8.3.3 A la suite d'un constat de l’inventaire physique (procédure exceptionnelle) ..43 5.8.4 A la suite d’une fin d’occupation des locaux .....................................................44 5.8.5 Sortie d'inventaire à la suite d'un contrat de coopération INSERM sans retour du matériel……… ...........................................................................................................44 5.8.6 Sortie d'inventaire dans le cDRe d'une demande de cession gratuite au titre d’un accord de coopération entre le gouvernement français et un ou plusieurs états étrangers ………………………………………………………………………………..45 5.8.6.1 Demande de cession gratuite au titre d'une action de coopération - Structure concernée ..................................................................................................................45 5.8.6.2 Instruction de la demande – DR ....................................................................46 5.8.6.3 Mise à jour de l'inventaire - DR .............................................................. ……46


1 POURQUOI UN INVENTAIRE ? L’obligation de disposer d’un bilan donnant notamment une image fidèle du patrimoine de l’Inserm implique des renseignements précis non seulement sur les encaisses de l’établissement public mais aussi sur les variations de son patrimoine dont il importe de connaître à la fois la consistance, la localisation géographique, la nature des fonctions administratives à l'exercice desquelles il contribue, voire l'origine des financements mis en œuvre pour le constituer. Par ailleurs, la comptabilité patrimoniale a pour objet de donner aux autorités de gestion, de contrôle et de tutelle des indications précises sur l'ensemble des biens détenus par l'établissement, à titre permanent et sous quelque forme juridique que ce soit, en vue de lui permettre de remplir sa mission. La tenue du patrimoine immobilier et mobilier de l'établissement est devenue incontournable et l'inventaire doit être le fidèle reflet de ce patrimoine.


2 DEFINITIONS

2.1 L'INVENTAIRE EST UN TERME GENERAL QUI REGROUPE DIFFERENTES NOTIONS

On distingue :

2.1.1 L'inventaire ordonnateur L'inventaire recense les biens non fongibles de l'établissement. Ce sont les biens qui ne se consomment pas par le premier usage et qui sont destinés à être conservés d'une manière durable par l'établissement. Il mentionne la désignation du bien et son identification (nature, marque, type), le fournisseur, sa localisation géographique, le cas échéant l’origine de financement (compte(s) crédit(s), libellé du contrat), son numéro d'inscription à l'inventaire et son coût d'acquisition. Par principe, la totalité des acquisitions mobilières et immobilières doit figurer à l'inventaire quelle que soit la valeur unitaire de chacune des acquisitions La réglementation de l'établissement précise que, par dérogation accordée par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP), seuls les biens d'une valeur unitaire égale ou supérieure à un certain seuil sont à inventorier : ce seuil est actuellement fixé à 1600 € HT. La valeur retenue pour la saisie des biens à l'inventaire est : le coût d'acquisition pour les biens acquis à titre onéreux (prix d'achat +

frais accessoires - taxes légalement récupérables) ; le coût de production pour les biens produits par l'établissement (coût

d'acquisition des matières et fournitures + charges directes et indirectes de production) ;

la valeur vénale pour les biens acquis à titre gratuit ou reçus en dotation ou en affectation.

L'ordonnateur inscrit les biens à l'inventaire et un numéro est affecté à chacun. Toutefois, à la demande de la Direction Générale des Finances Publiques, les biens d'équipement dont la valeur d'acquisition est inférieure à 1600 € HT seront enregistrés en fonctionnement soit au compte 606300 (petit équipement), soit au compte 606420 (fournitures informatiques) en fonction de leur nature, afin : 1/ d'en assurer le suivi ; 2/ de pouvoir présenter un état cohérent de ces biens lors d’un contrôle de

gestion.


Le volume des acquisitions entre 800 et 1600 € HT fera l'objet d'une observation dans le compte financier. * Note ACP n°2007-01-02 et DAF n° 2007-01 du 3 janvier 2007 (cf. Annexe n°1)

2.1.2 L'inventaire comptable Celui-ci correspond à l'état des immobilisations (corporelles et incorporelles) dit « Etat de l’Actif » telles que définies ci-dessous. A chaque arrêté des comptes, la valeur comptable nette du bien résulte de l'application du plan d'amortissement à la valeur d'entrée. Le contrôle de cette dernière peut se faire par rapport à l'inventaire de l'ordonnateur et permet de justifier la valeur probante de la comptabilité. L’Instruction sur la réglementation de la comptabilité publique M 9-1 applicable aux EPST fait obligation de contrôler, par rapport à l'inventaire de l'ordonnateur, au moins une fois tous les douze mois l'existence et la valeur des éléments d'actif du patrimoine de l'établissement. Par mesure de simplification, seuls les biens dont la valeur unitaire est supérieure à un certain seuil sont à inventorier. * Note ACP n°2007-01-02 et DAF n° 2007-01 du 3 janvier 2007 (cf. Annexe n°1)

2.1.3 L'inventaire physique L'inventaire physique est une procédure exhaustive d'identification des existants réels qui permet de valider tant l'inventaire ordonnateur que l'inventaire comptable. Lors du recensement de chaque inventaire physique des instructions pourront être données pour ne pas recenser les biens de peu de valeur.

2.2 DEFINITIONS COMPTABLES

2.2.1 Les Immobilisations Les immobilisations sont les éléments destinés à servir de façon durable à l'activité de l'établissement : elles ne se consomment pas au premier usage. Elles se distinguent des biens qui ne sont pas immobilisés et sont comptabilisés en classe 6 : les biens fongibles, quelle que soit leur valeur ; les biens non fongibles dont la valeur est inférieure à un certain seuil.


QUELQUES RAPPELS : La distinction entre fonctionnement et investissement : Figurent au bilan de l’établissement (classe 2) les biens destinés à rester durablement sous la même forme, et dont la valeur unitaire est supérieure à 1600 € HT. Ce sont des biens d’équipement. Dans un souci d’efficacité et de cohérence de l’inventaire des biens immobilisés, il a été décidé d’arrêter une liste de matériels qui, bien que d’un coût supérieur à 1600 € HT, peuvent en raison de leur nature être imputés en fonctionnement et non inventoriés. L’imputation se fera en fonction de la nature de la dépense aux comptes 606 ou 615. Ce sont par exemple : Les matériels qui ont une durée de vie relativement courte du fait de leur fragilité (matériel en verre ou autre) ou qui sont constitués de divers petits éléments, tels que : petits alambics pour production d'eau distillée, la partie verrerie des évaporateurs rotatifs, électrodes pour pH-mètres, cuves à électrophorèse : mini protean II, mini transblot..., cuves de chromatographie en verre, petits matériels pour la chromatographie (vannes, supports, colonnes en verre..), pipettes, micro-pipettes automatiques : Eppendorf, Pipetman..., cuves en quartz pour spectrophotomètres ou spectrofluorimètres, couteaux diamants, etc... Les matériels présentant une partie consommable progressivement, ce qui rend leur

durée de vie relativement courte, tels que : colonnes de filtration (résines) des systèmes de purification d’eau, filtres absolus des hottes à flux laminaire, colonnes de chromatographie, cassettes radiographiques, bombes de décompression, tubes laser, sources radioactives fixes, lampes (xénon, deutérium...), etc... Les conteneurs pour déchets radioactifs Le remplacement d'une pièce défectueuse par une pièce identique, que ce matériel

appartienne ou non à l'INSERM (voir convention de mise à disposition). La mention « Remplacement » doit figurer en toutes lettres sur les factures correspondantes. A titre d’exemple, il pourra s’agir de :

microsondes pour désintégrateurs ultrasoniques, manodétendeur pour bouteilles, plateaux pour agitateurs, tiroirs pour oscilloscopes, disques durs et fours d’imprimantes laser, pièces détachées,


barrettes informatiques, disques durs, à l'exception des disques durs indépendants (ex: type Bernouilli), cartes informatiques, etc…

La qualification des immobilisations

Il existe deux grands types d’immobilisations : Les immobilisations affectées ou remises en dotation: L’Etat peut mettre des biens de son domaine privé à la disposition des EPST afin de leur permettre d’assurer la bonne marche du service dont ils sont responsables. S’agissant d’immeubles, cette attribution peut revêtir la forme soit d’une affectation (lorsqu’elle donne lieu à versement d’une indemnité), soit d’une dotation, (lorsque la mise à disposition est gratuite). Ni l’affectation, ni la dotation n’ont pour effet de transférer la propriété de l’immeuble qui conserve son caractère domanial. Les immobilisations acquises par l’établissement : La plupart du temps cependant, les établissements publics sont propriétaires des biens qu’ils acquièrent au moyen de leurs crédits budgétaires. Afin de ne pas confondre les biens reçus en dotation ou en affectation avec ceux acquis par l’établissement, la valeur de ces différents biens apparaît de manière différenciée en comptabilité. A l’INSERM, par exemple, il existe les comptes spécifiques pour différencier l’origine du bien :

211160 Terrains nus affectés ou remis en dotation

211170 Terrains nus acquis

Aujourd’hui, seuls les comptes d’immobilisations « acquises » peuvent en principe être utilisés pour comptabiliser les entrées de biens. Les comptes à utiliser dans la plupart des cas sont décrits ci-après :

205310 LOGICIEL ACQUIS

Ce compte retrace tous les logiciels (acquis ou sous-traités) dont la valeur est supérieure à 1600€ TVA non déductible incluse (y compris les frais accessoires liés notamment à leur mise en service). Lorsque le logiciel se trouve sur la même facture que celle du matériel support et que son prix n’est pas individualisé, la dépense sera imputée sur le même compte que celui du matériel support (n° d’inventaire identique). Dans le cas où les prix du matériel et du/ des logiciel (s) seraient individualisés, il faut procéder à deux imputations


213170 BATIMENTS ACQUIS

Sont considérés comme tels les fondations et leurs appuis, les murs, les planchers, les toitures, ainsi que les aménagements faisant corps avec eux.A l’exclusion de ceux qui peuvent en être facilement détachés ou encore ceux qui, en raison de leur nature et de leur importance, justifient une inscription distincte en comptabilité.

213570

INSTALLATIONS

GENERALES,

AGENCEMENTS,

AMENAGEMENT DES CONSTRUCTIONS

ACQUISES

Les installations générales sont, par exemple, les installations téléphoniques ou de chauffage dont la mise en place incombe à l’établissement. Les agencements et aménagements de construction sont des travaux destinés à mettre les bâtiments en état d’utilisation. Ils ne constituent pas des frais d’entretien et de réparation (imputables en 615) mais des frais d’investissement devant donner lieu à un amortissement. Les dépenses entraînant une augmentation de la valeur d’actif d’un bien immobilisé, ou ayant pour effet de prolonger d’une manière notable la durée d’utilisation d’un élément d’actif. Ce compte est mouvementé lorsque les locaux appartiennent à l’INSERM. Dans le cas contraire, voir les comptes 2181.

215370 INSTALLATION A

CARACTERE SPECIFIQUE ACQUISE

Les installations à caractère spécifique sont les installations qui, dans une profession, sont affectées à un usage spécifique et dont l’importance justifie une gestion comptable particulière.

215460 MATERIEL SCIENTIFIQUE

Regroupe tous les matériels scientifiques ou assimilables (paillasse, réfrigérateur, congélateur, machine à laver, matériel photo, matériel radioélectrique, télévision, moniteur vidéo, amplificateur…).

218170

INSTALLATIONS

GENERALES,

AGENCEMENTS,

AMENAGEMENTS DIVERS ACQUIS

Ce compte est utilisé lorsqu’il s’agit d’incorporer des installations générales, agencements et aménagements dans les immobilisations dont l’établissement n’est pas propriétaire ou sur lesquelles il ne dispose d’aucun droit réel. Il peut s’agir, par exemple, de locaux hospitaliers ou universitaires. Si l’INSERM est propriétaire du bien dans lequel sont apportées ces améliorations, il convient de mouvementer les comptes 2135.

218270 MATERIEL DE TRANSPORT ACQUIS

Le matériel de transport comprend tous les véhicules et appareils servant au transport de personnel, de marchandises, de matière ou de produits…

218327 MATERIEL INFORMATIQUE Ce compte retrace les acquisitions de matériel informatique.


218470 MOBILIER

Tout ce qui est mobilier au sens commun du terme : tables, chaises, fauteuils, matériels de rangement, table informatique, support imprimante, armoire de rangement de produits scientifiques…

2.2.2 L’Actif Le bilan est une représentation des ressources et des emplois dont l’organisme a la maîtrise comptable. L'Actif du bilan décrit l'emploi de ces ressources et les distingue selon qu'ils correspondent à des emplois permanents - actif immobilisé - ou à des emplois temporaires - actifs circulants (stocks, créances, disponibilités etc…).

2.2.3 Propriété - dotation - affectation Les immobilisations portées à l'état de l'actif sont uniquement les biens ou les droits réels sur lesquels l'établissement exerce sa maîtrise. Les biens qu'il utilise mais qui ne sont pas sa propriété peuvent figurer à l'actif dans le cadre des dispositions suivantes applicables aux établissements publics. Ceux-ci peuvent en effet disposer de biens - immeubles, matériels, mobiliers - mis à leur disposition sous des formes et des conditions diverses. Les biens du domaine privé de l'état peuvent faire l’objet en application des

dispositions reprises à l’article R 81 du code du domaine de l’Etat : d’une dotation lorsque la mise à disposition est gratuite ; d’une affectation qui peut être soit provisoire ou définitive c’est-à-dire une mise à

disposition à titre gratuit ou moyennant le versement d’une indemnité sans transfert de propriété.

Les biens mis à la disposition de l’Inserm – affectation et dotation,sont inscrits à son bilan et figurent dans l'inventaire (l'arrêté de dotation des domaines indique sa valeur vénale).


3 OBLIGATIONS Les procédures d'inventaire doivent respecter la réglementation de la comptabilité publique, la réglementation domaniale et la réglementation particulière à l'établissement.

3.1 LA REGLEMENTATION DE LA COMPTABILITE PUBLIQUE Les organismes publics ont l'obligation de tenir un inventaire de l'ensemble de leurs biens non fongibles quelle que soit leur valeur : par dérogation et mesure de simplification, le seuil des immobilisations est

actuellement fixé pour l’INSERM à 1600 € HT ; les éléments de l'actif doivent être rapprochés de l’inventaire physique ; les renseignements fournis par l'inventaire ordonnateur doivent répondre aux

questions suivantes : Quoi ? lequel ? (désignation et identification précises) Quand ? (date d'achat) Où ? (localisation géographique) Pour qui ? (service où sont affectés les biens) Par qui ? (origine du financement) Combien ? (valeur d'acquisition ou valeur de production ou valeur vénale).

L'INSERM doit ainsi être capable à tout instant de produire l'état de son patrimoine et de localiser chaque bien. Il est donc nécessaire d'assurer le suivi de l'inventaire pour en connaître les variations.

3.2 LA REGLEMENTATION DES DOMAINES

3.2.1 Généralités Cette réglementation s’impose à l’établissement et s’applique pendant toute la durée de vie du bien dans l’établissement Les textes applicables en la matière figurent en annexe, leurs points forts sont les

suivants : Les objets mobiliers et tous matériels doivent être utilisés par le service auquel ils

sont affectés ; Ces biens mobiliers, propriété de l’INSERM, affectés aux formations de recherche

ou aux services qui n'en ont plus l'emploi doivent être remis au service des Domaines ou cédés à l’amiable et ceci quelle que soit l'origine de la propriété (achat, legs, dons, etc…).


Le recours au service des Domaines n’est plus requis pour : les cessions de gré à gré ;

la cession ne peut se faire qu'à titre onéreux ; (sous certaines conditions, des biens

peuvent être cédés à titre gratuit en faveur des associations relevant de la loi du 1er juillet 1901 ; article L.69-1 du code des domaines) ;

les ventes ne peuvent pas être réalisées à un prix inférieur à la valeur vénale du matériel ;

elles sont faites avec publicité et concurrence. Pour certaines opérations importantes, l’autorisation du Conseil d’Administration est

nécessaire : aliénation de biens immobiliers (article 161 du décret du 29 décembre 1962) ; vente d’objets mobiliers lorsque la valeur dépasse la limite des achats sur simples

factures (montant fixé actuellement à 150 000 €). "En vertu des dispositions de l'article L. 70 du Code du domaine de l'Etat et des instructions qui en fixent les modalités d'application, la vente des objets mobiliers, qui sont la propriété de l'établissement, bien que consentie par le chef d'établissement (et autorisée, par le conseil d'administration), est effectuée par les soins du service des Domaines suivant les modalités prévues aux articles A 105 à A 117 du Code précité". Le Conseil d’Administration de l’INSERM a par délibération du 8 juillet 1992, délégué ses pouvoirs au Président-directeur général en matière d’aliénation (cf. annexe 2).

3.2.2 CAS PARTICULIERS

3.2.2.1 - Revente des matériels informatiques, bureautiques et télématiques d'occasion*

"Les pratiques de "vente-achat" simultanés, donnant lieu au sein d'un même marché à reprise d'un matériel informatique ancien pour une valeur venant en déduction du prix d'acquisition d'un matériel neuf sont à proscrire. La vente et l'achat devront donner lieu à deux opérations juridiquement distinctes même s'ils sont concomitants. Afin d'améliorer les résultats financiers de la revente des matériels informatiques d'occasion de l'administration," il est autorisé "pour ce type de biens, le recours à la procédure de la "cession amiable" dans les conditions prévues à l'article L 69 du Code du domaine de l'État. (...)". La copie du dossier de vente doit être transmise à l’agent comptable concerné et donnera lieu à l’émission d’un titre de recette. * Annexe à l'instruction n° 88-6-SPE B1 - M9 du 21 janvier 1988


Circulaire n° 8-18-127 du 27 octobre 1987 relative à la revente des matériels Informatiques, bureautiques et télématiques d'occasion. cf. annexe 3

3.2.2.2 - Revente des matériels scientifiques d'occasion La mesure d'exception de cession amiable précédente ne s'applique pas automatiquement aux appareils scientifiques. La règle générale de vente par l'intermédiaire des Domaines reste en vigueur. Toutefois, au vu de considérations "d'utilité publique, ou d'opportunité", cette procédure particulière de cession amiable peut être utilisée après accord des Domaines. En aucun cas, le matériel INSERM inventorié ne peut être repris par la société vendeuse d'un matériel neuf et venir en déduction du prix dudit matériel.


4 LES ACTEURS, LEUR RESPONSABILITE ET LEUR ROLE

4.1 LE ROLE DE L’ORDONNATEUR

4.1.1 Au niveau local, les responsables de biens Les responsables de bienssont les directeurs d'unités, les délégués régionaux, les directeurs de départements et chefs de service du siège. Rôle du responsable de biens : Il est redevable du matériel qui est mis à la disposition de l'unité ou du service dont il

assure la direction, Il est responsable du bon entretien et l’utilise pour les besoins du service, Il complète les informations des DR pour que ce dernier enregistre une entrée à

l'inventaire correcte et annote pour cela la copie de la facture et la fiche navette, En effet, en tant qu'utilisateur, il connaît la désignation exacte du bien, son

identification, sa localisation géographique, c'est à dire tout ce qui caractérise ce bien physiquement et permet de l'identifier,

Il est responsable de l'inventaire périodique de ce matériel, Il tient à jour l'inventaire physique en apposant sur le matériel l'étiquette à codes

barre envoyée par la DR, Il effectue régulièrement le rapprochement inventaire physique / inventaire

ordonnateur au vu des listes envoyées par son DR, Il notifie son accord sur l'inventaire du matériel mis à sa disposition en signant,

chaque année, le listing envoyé par le délégué régional. Tout désaccord doit être signalé,

Il fait respecter la réglementation qui veut que tout événement touchant la

possession de ce matériel soit instruit par l'administrateur délégué de sa circonscription, qui est le seul habilité à le faire :

il informe la DR de toute modification de localisation du matériel ; il déclare les vols survenus au matériel affecté à son service au commissariat et

transmet le P.V. à son DR. il informe la DR de tout sinistre survenu dans son unité ;


Il peut donner délégation à un collaborateur pour l'assister dans les charges occasionnées par l'inventaire, il communique alors le nom de ce correspondant de biens à la DR chaque année.

4.1.2 Au niveau régional, les responsables régionaux Ce sont les délégués régionaux assistés du responsable Patrimoine Mobilier, en charge du suivi de l’inventaire. Rôle du responsable régional (ainsi que du responsable du patrimoine

mobilier du Siège) : Il est responsable de l'inventaire de la circonscription dont il assure la gestion et il

veille à l’application des dispositions du présent support réglementaire pour l’entrée à l'inventaire (en coordination avec le responsable des biens).

En pratique, celle-ci fait suite à la saisie par les GPU dans le module AP des

factures imputées en classe 2, y compris les opérations prises en charge au compte 23 « Immobilisations en cours » (cf. Fiche comptable n°1) : les modifications ; les transferts de matériel ; les sorties de l'inventaire.

Il assure le suivi et la maintenance de l'inventaire par la mise à jour du fichier

permanent régional (entrées, modifications, transferts, sorties). Il respecte et fait respecter la réglementation qui régit cet inventaire auprès des

services qu'il gère et auprès des structures extérieures qui utilisent sur la base de conventions le matériel inscrit à l’inventaire de sa circonscription.

Il est responsable de l’application de la réglementation domaniale et de la procédure

interne de suivi de l’inventaire. Il coordonne la réalisation de l'inventaire physique initial dans la circonscription de la

DR. Il envoie au responsable des biens l'étiquette à apposer sur le matériel après son

entrée à l'inventaire. Tous les ans, il envoie un listing du matériel de l'unité au responsable de biens qui

doit le signer après avoir vérifié que l'inventaire physique cadre avec l'inventaire ordonnateur. Toute anomalie doit être signalée. Cette liste peut être envoyée à la demande du responsable des biens.

Il s’assure éventuellement chaque année auprès des directeurs d'unités de l’identité

de la personne désignée en tant que correspondant de biens. Il peut se faire assister par des gestionnaires de l'inventaire à qui il déléguera le soin

d'assurer la tenue de l'inventaire et de faire respecter la réglementation.


Il s’assure en collaboration avec le comptable de la correspondance de l’état de l’actif avec la balance et fait, le cas échéant, les ajustements nécessaires dans FA pour réaliser l’égalité.

4.1.3 Au niveau centralisé C'est le correspondant du Département des Affaires Financières qui est l’interlocuteur tant des délégations régionales que du service de gestion du siège. Il coordonne et contrôle en liaison avec les responsables régionaux la gestion des

inventaires régionaux et du siège : entrées à l'inventaire, modifications, transferts des biens, sorties de l'inventaire ;

Il assure un rôle de conseiller ; Il permet par la fusion des inventaires régionaux et du siège de déterminer le

patrimoine de l'établissement à l'échelon national.

4.2 ROLE DU COMPTABLE Lorsque la déconcentration de la classe 2 sera achevée, les comptables de l’Inserm disposeront chacun pour ce qui les concerne de la totalité des opérations de la classe 2 (brut et amortissements). Cette déconcentration ne remet pas en cause la centralisation comptable annuelle des comptes des agents comptables secondaires et présente l’avantage de faciliter les contrôles réglementaires qui s’imposent aux comptables publics.

4.2.1 L’agent comptable secondaire

4.2.1.1 - Les immobilisations Les agents comptables secondaires sont chargés du suivi des immobilisations enregistrées dans leur comptabilité. Les entrées Au moment du visa de la facture, l’agent comptable secondaire vérifie que les biens sont inscrits sous la bonne imputation comptable puis prend en charge la facture correspondante. Cette opération est inscrite définitivement en classe 2.Dans certains cas, l’immobilisation n’étant pas terminée, elle est inscrite à un compte 23 ; cela nécessitera une régularisation comptable ultérieure lors de la mise en service. Plus exceptionnellement, des immobilisations peuvent être comptabilisées en classe 2 par transfert comptable (exemple : lorsqu’une immobilisation change de DR de rattachement).


Les sorties L’agent comptable secondaire est également chargé de constater les sorties de biens soit par prise en charge de la facture dans AR, soit par une écriture d’ordre comptable. Il constate donc les sorties de biens à titre onéreux ou à titre gratuit.

4.2.1.2 - Les amortissements Les responsables mobiliers sont chargés de la liquidation des amortissements dans le module FA. Le calcul des amortissements lancé mensuellement par le responsable mobilier doit

être liquidé en plusieurs étapes : calcul provisoire (permet de vérifier l’exactitude de la liquidation vérification par

sondage et en liaison avec les agents comptables secondaires) ; annulation des amortissements simulés ; calcul définitif (avec fermeture de la période). Dans l'attente de la déconcentration de la classe 2, la comptabilisation des amortissements (opérations d’ordre budgétaire) est réalisée au niveau central. L’agent comptable secondaire doit donc adresser ses listes liquidatives à l’agent comptable principal.

4.2.1.3 - Les contrôles périodiques En fin de mois, l'agent comptable secondaire en liaison avec le responsable patrimoine régional vérifie que le solde de chaque compte de la classe 2 (hors comptes d’amortissement) correspond au total des biens inscrits à l'inventaire. En fait, il s’agit de corroborer les informations du module FA avec celles de la balance issue de GL. Cet examen donne lieu à l’établissement d’une attestation conjointement signée par l’ACS et le DR (annexe 15). En fin d’année, les mêmes travaux sont menés afin de produire l’état de l’actif à l’appui du compte financier sur pièces.

4.2.2 L’agent comptable principal L’agent comptable principal agit en sa qualité de comptable du siège et en tant que comptable centralisateur.

4.2.2.1 - L’agent comptable principal, comptable du siège L’agent comptable principal intervient pour les opérations du siège comme les comptables secondaires en matière d’enregistrement des immobilisations (entrées et sorties), de liquidation mensuelle de l’amortissement des biens du siège et de contrôles périodiques de ses propres opérations.


4.2.2.2 - L’agent comptable principal, comptable centralisateur Dans le cadre de cette mission, il doit : rédiger, diffuser et mettre à jour les procédures nécessaires à la comptabilisation et

au contrôle des opérations liées aux comptes de la classe 2, agir en qualité de « conseil » auprès du réseau des comptables secondaires de

l’Inserm, s'assurer de la cohérence globale du patrimoine de l'organisme et de l'application

des règles de contrôle par une vérification formelle des pièces qui lui sont transmises (contrôle interne),

comptabiliser les transferts entre comptables secondaires lorsqu’un bien passe de la responsabilité d’un site à un autre par exemple,

centraliser et consolider annuellement toutes les liquidations régionales en matière d’amortissement en vue de leur comptabilisation,

demander au Département des Affaires Financières la prise en charge des factures (opération d’ordre budgétaire) nécessaires à la comptabilisation des amortissements.


5 PROCEDURES DE L’INVENTAIRE

5.1 GENERALITES

5.1.1 Quels sont les biens à inventorier ? L'inventaire tenu par l'ordonnateur doit recenser les acquisitions de biens (terrains, bâtiments, matériel, mobilier) les travaux neufs et les grosses réparations. Il ne concerne que les biens destinés à rester durablement sous la même forme dans l'établissement, non en vue d'être consommés dans l'année, transformés ou cédés, mais pour être conservés en vue de l'accomplissement de sa mission. Ces biens sont acquis par l’INSERM à titre onéreux ou exceptionnellement à titre gratuit. Pour entrer à l'inventaire, ils doivent avoir fait l'objet d'une opération comptable préalable. On distingue : Les biens immatériels (logiciels, brevets….) d'une valeur supérieure à 1600€ HT. Les biens immobiliers : * locaux, parkings, constructions, etc., * les dépenses portant sur les éléments existants lorsque les travaux augmentent la

valeur du bien ou augmentent sa durée de vie (ex : constructions et aménagements nouveaux même s'ils complètent des éléments existants, travaux de réparations ou d'entretien portant sur le gros œuvre, changement d'un équipement complet).

Les biens mobiliers non fongibles, en fonction de leur valeur et de leur espèce.

Ce sont tous les biens dont la valeur est égale ou supérieure à un certain seuil fixé actuellement à 1600 € HT et qui n’ont pas une durée de vie relativement courte du fait de leur nature (verrerie) ou de leur utilisation.


5.1.2 Comment faut-il inventorier les biens ?

5.1.2.1 - Composition du numéro d'inventaire La composition de ce numéro est la suivante : Le numéro du site (6 caractères), l’année de mise en service (4 caractères) et un numéro d’ordre du site concerné (5 caractères). En pratique, l’année de l’exercice où l’ INSERM inventorie un bien correspond : l'année de la prise en charge par le comptable de la facture dans AP (date GL) du

bien acheté (biens imputés directement sur comptes d’imputation définitifs de classe 2 : 20 et 21) ;

à la date de mise en service pour les biens imputés initialement au compte 23 ; à la date de l'écriture comptable de régularisation pour les biens entrés à la suite de

l'inventaire physique, et à la date d’acceptation du Conseil d’Administration pour les dons.

Dans FA, il existe un numéro d’immobilisation selon une série continue et qui est sans rapport avec le numéro d’inventaire.

5.1.2.2 - Critères de sélection des biens L'inventoriage des biens mobiliers est effectué par appareil ou mobilier indépendant

ou par ensemble complet, fonctionnel et autonome : un appareil indépendant correspond à un objet, une machine, un dispositif formé

d'un assemblage de pièces destiné à produire un certain résultat sans que cet appareil soit solidaire d'autre chose ;

un ensemble complet, fonctionnel et autonome est constitué par une réunion d'éléments qui concourent à la formation d'un tout pour effectuer une fonction déterminée en toute indépendance; un élément ne permet pas de remplir une fonction en toute autonomie, et doit être associé à d'autres éléments pour parvenir à exercer son rôle.

5.1.2.3 - Création d'un archivage propre à l'inventaire Conservation par le responsable patrimoine jusqu'à la sortie du bien de l'inventaire de l'INSERM d'une copie des factures concernées et éventuellement de tous les documents annexes : devis, rapport d'architecte, etc...


5.2 ENTREE A L’INVENTAIRE

5.2.1 Du point de vue ordonnateur Cette entrée est effectuée dès la prise en charge par le comptable de la facture AP (date GL) qui fait l'objet d'une reprise dans le module FA sauf en ce qui concerne les biens portés initialement en immobilisations en cours.

5.2.1.1 - Désignation du matériel avec identification (type et marque) Le libellé d'un appareil, ou d'un mobilier, ou d'un élément séparé doit être clair et intelligible pour connaître sa nature. Exemple : spectrophotomètre (nature) (= Quoi) Sa marque et son type sont indispensables et doivent être exacts et précis pour l'identifier. Exemple : SCHIMADZU (marque) et IR 408 (type) (= Lequel) S'agissant d'un bien constitué par un ensemble d'éléments, ce bien est désigné nommément ainsi que la nature, la marque et le type de chacun des éléments qui le composent.

5.2.1.2 - Demande de renseignements Une copie de la facture est adressée avec la fiche navette - Règlement de Facture et Inventaire (cf. annexe 4 pour le matériel et annexe 5 pour les travaux). A la réception de la copie de la facture, le service utilisateur renseigne les rubriques de la fiche navette non identifiées sur la facture et renvoie le tout à la DR le plus rapidement possible afin d'éviter les intérêts moratoires. La DR exploite la facture annotée par les utilisateurs.

5.2.1.3 - Coût d'acquisition Il est déterminé par : le prix H.T. récupérable (H.T. + TVA non déductible) du bien indépendant ou de

l'ensemble des éléments le composant ; les frais accessoires (charges liées à l'acquisition et à la mise en état d'utilisation du

bien). Les frais de port, etc., sont répartis au prorata de la valeur de chacun des biens, ou sur le bien le plus cher lorsque cela semble justifié ;

la remise d'un fournisseur et l'escompte sont répercutés sur la valeur H.T. de chaque bien ou sur la valeur de l'ensemble des éléments le composant.


5.2.1.4 - Exemples Facture a : désignation Quantité Prix unitaire H.T. Montant H.T. - Bain à sec 1xPortoir 110° + / -0,5°C 1 218.00 € 218.00 € - Bain à sec 3xPortoir 140° + / -0,5 °C 1 420.00 € 420.00 € - Portoir 20 tubes Eppendorf 1,5 ml 4 65.00 € 260.00 € - Portoir 20 tubes diamètre 10 mm 1 53.00 € 53.00 € - Centrifugeuse 2K15 libre programm. 1 4062.00 € 4 062.00 € - Rotor angulaire 24x2,0 ou 1,5 ml 1 440.00 € 440.00 € - Agitateur Rotomix vitesse variable 1 455.00 € 455.00 € - Ecran protect. incliné 45x30x30 cm 1 95.00 € 95.00 € - Portoir protection - 24 Eppendorf 1 71.00 € 71.00 € - Conteneur de protection Bêta 1L 1 81.00 € 81.00 € Remise 8 % 492.40 € Frais de port 150.00 € Montant total H.T. 5 812.60 € Traitement :

Chaque bain à sec est indépendant, soit : - Bain à sec 1xPortoir 110° + /-0,5° C 218.00 - 8 % n'est pas à inventorier (<1600€ TVAND incluse) - Bain à sec 3xPortoir 140° + /-0.5° C 420.00 - 8 % n’est pas à inventorier (<1600 €) Chaque portoir est indépendant, soit : - 4 Portoirs 20 tubes Eppendorf 1,5 ml 260.00 - 8 % n'est pas à inventorier car le prix d'1 portoir est de 65.00 € H.T. (<1600 €) - Portoir 20 tubes diamètre 10 mm 53.00 - 8 % n'est pas à inventorier La centrifugeuse et le rotor forment un ensemble complet, fonctionnel et autonome, soit : - Centrifugeuse 2K15 libre programme. 4 062.00 - 8 % } + Rotor angulaire 24x2,0 ou 1,5 ml 440.00 - 8 % } 1 bien inventoriable (Compte 215460)

L'agitateur est indépendant, soit : - Agitateur Rotomix vitesse variable 455.00 - 8 % n’est pas à inventorier (<1600 €) Les 3 derniers matériels servent à se protéger de la radioactivité mais ils sont indépendants

les uns des autres, soit : - Ecran Protect. incliné 45x30x30 cm 95,00 - 8 % n'est pas à inventorier - Portoir Protection - 24 Eppendorf 71.00 - 8 % n'est pas à inventorier - Conteneur de protection Beta 1L 81.00 - 8 % n'est pas à inventorier


Facture b : - absorptiomètre-analyseur V4, enregistreur sépar. de pics 10 458.00 € H.T. - pompe HPLC ISCO 2350 8 400.00 € H.T. - formeur programmeur de gradients 2360 5 930.00 € H.T. - colonne analytique standard C8 587.00 € H.T.

Total = 25 375.00 € Ces appareils constituent un ensemble complet, fonctionnel et autonome dont le libellé est un chromatographe en phase liquide. Ils sont entrés sous un seul numéro d'inventaire. N.B. : La colonne, indispensable au fonctionnement du chromatographe est inventoriée avec l'ensemble. Dans une facture ultérieure, les colonnes ne sont pas inventoriées car elles se consomment dès le premier usage et sont imputées en fonctionnement. Facture c : - Ensemble de séquençage d’ADN ABI PRISM 7700 Perkin Elmer piloté sur micro-ordinateur 96 011.17 € H.T. - Micro-ordinateur LCE 386 SX - 33 à 33 MHz, disque dur 120 Mo écran couleur SVGA 1 260.00 € H.T. - Imprimante Laser jet 4 - 2 Mo PCL5 - Hewlett Packard 1 700.00 € H.T. Total = 98 971.17 € H.T. L’appareil de séquençage et l’ordinateur forment un ensemble fonctionnel et doivent être inventoriés sous un seul numéro. Par contre, l’imprimante doit être inventoriée séparément car bien qu’achetés ensemble, ils sont indépendants et peuvent être dissociés ou remplacés séparément. Remarque : Les barrettes informatiques, les cartes informatiques et les disques durs non indépendants sont considérés comme des pièces détachées d'un élément et non inventoriables s’ils ne sont pas facturés avec l’ordinateur (ils seront insérés dans l'unité centrale). Facture d : - compteur à scintillation liquide LS 6000SC MAXI 24 240.00 € H.T. cet appareil est un appareil indépendant et il reçoit 1 n° d'inventaire - ultracentrifugeuse préparative L7-35 classe R 24 391.00 € H.T. - rotor à angle fixe type 70 TI 9 757.00 € H.T. - rotor à angle fixe type 45 TI 9 757.00 € H.T. - rotor à godets mobiles type SW28 10 366.00 € H.T. Total = 54 271.00 €


Ces matériels constituent un ensemble complet, fonctionnel et autonome bien qu'un seul rotor soit utilisé pour une ultracentrifugation. L'ensemble est entré sous un numéro d'inventaire. Pour chromatographie liquide : - module solvant 126 13 720.00 € H.T. - injecteur manuel 210A 1 677.00 € H.T. - unité de fixation injecteur 45.00 € H.T. - kit réservoir 800.00 € H.T. Total = 16 242.00 € Ces éléments entrent dans la composition d'un chromatographe en phase liquide qui est donc incomplet. Ils peuvent être entrés sous un seul numéro d'inventaire et mis en liaison avec le reste de l'équipement. Total net H.T. 94 753.00 € H.T.

5.2.1.5 - Autres exemples - Installation d'une animalerie dans bâtiment X, unité Y, étage n, pièce Z 1 n° d'inventaire = création - Armoire classique à portes pliantes, beige (H : 198, L : 120) + 4 tablettes + base (Bruneau) 1 n° d'inventaire si la valeur est supérieure ou égale à 1600€ HT

5.2.2 Du point de vue comptable Dans une facture, les biens sont imputés par rapport à la valeur unitaire (bien indépendant ou ensemble d'éléments). Sont imputés en classe 2 et inventoriables les biens s’ils sont non fongibles et d'une valeur unitaire supérieure ou égale à 1600€ HT Exemple : Prenons la facture a : - Le bain à sec 3xPortoir 140° +/- 0,5° C est imputé en 606700 pour une valeur de 420.00€ H.T. moins la remise de 8 % soit : 420.00- 33.60 = 386.40 € H.T. - La centrifugeuse et le rotor sont imputés en 215460 La centrifugeuse, pour une valeur de 4062.00 € H.T. moins la remise de 8 %, soit : 4062.00 – 325.00 = 3 737.00 € H.T., le rotor pour une valeur de 440.00 – 35.20 = 404.80 € H.T., soit un total de 4 141.80 € H.T. Les 150.00 € de frais de port sont ajoutés à ce bien, ce qui porte son montant total à 4 291.80 € H.T. - L'agitateur Rotomix est imputé en 606700 pour une valeur de 455.00 € H.T. moins la remise de 8 % soit : 455.00 – 36.40 = 418.60 € H.T. La fiche comptable n°1 traite des modalités de comptabilisation de l’ensemble des cas d’entrée à l’état de l’actif.


5.2.3 Particularités et contraintes dues aux modalités de financement RAPPELS : 1. Les conventions d’acquisition en commun passées avec des partenaires doivent comporter un article fixant les conditions de cession ainsi que la répartition du prix entre les différentes parties. Elles doivent également comporter des dispositions relatives au suivi des biens acquis : maintenance, réparation, vente (cf Fiche technique en annexe n° 12). 2. Le versement d’une participation sous forme de subvention imputée en classe 6 implique que l’Inserm n’est pas propriétaire du bien. Dans ce cas, il n’y a aucune inscription à l’inventaire, et une participation à l’entretien et à la maintenance du bien n’est possible qu’à certaines conditions (cf. Fiche technique Annexe n° 13). Les origines de financement peuvent entraîner certaines particularités qui sont à prendre en compte tant lors de la saisie à l'inventaire que lors de l’aliénation du bien. Il y a trois catégories de cas possibles : biens financés par l’Inserm et acquis en pleine propriété, biens co-financés et acquis en pleine propriété, biens co-financés et acquis en co-propriété.

5.2.3.1 - Bien financé par l’Inserm et acquis en pleine propriété Cas général : financement sur dotation Inserm Particularités Bien acheté exclusivement ou majoritairement sur un contrat de recherche Le libellé du contrat doit être inscrit en toutes lettres dans le CUF et il convient

d’indiquer le nom du titulaire du contrat qui ne doit pas être considéré comme le propriétaire du bien mais simplement comme la personne qui en est l’utilisateur principal. Contrainte vis à vis du financeur : l’informer lors du transfert du bien et obtenir le cas échéant son autorisation lors de l’aliénation du bien.

Bien acheté à l'origine avec des crédits DRET ou CNES. NB :La mention DRET ou CNES devra être saisie manuellement dans le CUF.

L’attention est également appelée lors de l’aliénation du bien qui nécessite l’accord des parties.

5.2.3.2 - Bien co-financé et acquis en pleine propriété par l’INSERM La participation versée par tous les financeurs ainsi que leur désignation précise devra être indiquée dans le CUF lors de la saisie dans FA.


5.2.3.3 - Bien co-financé et acquis en co-propriété Il y a 2 cas de figure possibles : L'INSERM reçoit la ou les quote(s)-part(s) des organismes co-financeurs et paye le

fournisseur :

Inscrire à l'inventaire la part de l'équipement dont l’Inserm est propriétaire ; Indiquer les autres organismes financeurs et le montant de leur participation sera

précisé : un champ est prévu à cet effet dans le CUF du panneau Immobilisations ;

A chaque interrogation du bien concerné, l’information est retrouvée dans FA étant entendu qu’il s’agit dans tous les cas d’une saisie manuelle des informations ;

Contrainte lors de l'aliénation du bien : obtenir l’accord de l’organisme co-financeur et lui reverser sa quote-part sur l’encaissement du produit de la vente conformément aux dispositions de la convention.

L'INSERM verse sa quote-part à l’un des organismes co-financeurs qui paiera le

fournisseur :

Inscrire à l'inventaire la part dont on est propriétaire indiquer le montant total du matériel financé dans le CUF ainsi que le nom de

l'organisme gestionnaire;

5.2.3.4- Ecritures comptables Voir fiche comptable n°1

5.2.4 Saisie à l'inventaire d'un bien à la suite d'un constat de l'inventaire physique ou de l'acceptation d'un don Traitement préalable / DR

5.2.4.1 - Constat de l'inventaire physique Lors de l'inventaire physique les biens présents dans une structure INSERM et dont la propriété, après enquête préalable, n'est pas revendiquée par un autre organisme peuvent être entrés à l'inventaire. La valeur vénale est "le prix présumé qu'accepterait d'en donner un acquéreur éventuel de l'établissement dans l'état et le lieu où se trouve ledit bien". "Pour l'évaluation de la valeur vénale des biens, il faut utiliser les références ou les techniques les mieux adaptées à la nature du bien (prix du marché, barèmes, mercuriales, indices spécifiques, etc.)" (M 9-1).


Une liste de ces biens avec tous les paramètres qui les caractérisent physiquement

est établie : désignation avec type et marque ; fournisseur ; numéro de série de l'appareil ; valeur vénale ; centre détenteur. Ecritures comptables : voir fiche de procédure en annexe n° 1

5.2.4.2 - Acceptation d’un don de matériel Bien que l’INSERM évite les libéralités en nature, toujours susceptibles d’être grevées de charges (frais de maintenance et d’entretien), l’existence de dons en nature ne saurait être exclue. Ce sont : des dons de matériels neufs qui peuvent être consentis par des fournisseurs lors de

l’achat de certains matériels. Ils apparaissent parfois sur la facture avec leur nature et leur désignation. Si le bien est inventoriable, une copie de cette facture avec l’évaluation du prix est transmise au Service Juridique via le correspondant DAF;

des dons en provenance d’organismes privés ou de grands organismes d’état autres que des EPST. Dans ce cas, les matériels qui ont souvent déjà été utilisés par le donateur sont en principe d’occasion.

Toutefois, il est rappelé que le bénéficiaire ne doit pas être à l’origine de ces dons par une demande quelconque auprès du donateur. Pour permettre cette donation, le bénéficiaire doit transmettre à la DR une lettre qui définit le matériel, indique sa valeur vénale et d’usage, indique les raisons de l’octroi de ce don et justifie de son utilité au sein de l’unité. Dans ce courrier, le Directeur d’Unité du laboratoire d’accueil doit assurer qu’il a les crédits suffisants pour assurer les frais de fonctionnement et de maintenance de ce(s) matériel(s). Une liste du matériel inventoriable est établie pour la présentation au Conseil d’Administration compétent en matière d’acceptation de don. Le tout est transmis au Service Juridique via le correspondant du DAF. Le Service Juridique présente le dossier au Conseil d’Administration pour acceptation. La remise du matériel ne peut être effective qu’après acceptation du don.


5.3 LA COMPTABILISATION PAR COMPOSANTS

5.3.1 Rappel de la réglementation L'instruction DGFIP no 06-007-M9 du 23 janvier 2006 prévoit qu'un composant est un élément d'une immobilisation qui a une utilisation différente ou qui dispose d'un potentiel de services attendus différent de celui de l'immobilisation dans son ensemble. Il doit donc être identifié et comptabilisé de manière séparée dès l'acquisition de l'actif. Les composants sont souvent les éléments principaux d'immobilisations corporelles devant faire l'objet de remplacement à intervalles réguliers ou ayant des utilisations différentes. Ils doivent être comptabilisés séparément dès l'origine ou lors des remplacements et nécessitent l'utilisation de taux ou de modes d'amortissement propres. L'immobilisation est décomposée en un composant principal (structure) et en composants secondaires.

5.3.2 Mise en place à l'Inserm La gestion des immobilisations par composants est mise en place à partir de 2012 de manière progressive. Cette année seules les opérations immobilières en cours qui devaient faire l'objet d'une mise en service (totale ou partielle) avant la fin de l'année étaient concernées. Progressivement, toutes les opérations immobilières sont rentrées dans le champ de cette nouvelle gestion. L'analyse des actifs de l'Inserm a conduit à retenir la décomposition suivante :

Numéro Nature du composant Durée

1 Structures et ouvrages assimilés 30 ans

2 Electricité 10 ans

3 Chauffage, plomberie et climatisation 10 ans

4 Menuiseries extérieures 15 ans

5 Menuiseries intérieures 15 ans

6 Aménagements intérieurs 10 ans

7 Installations générales 15 ans

8 Aménagements extérieurs 10 ans

5.3.3 La procédure de gestion des fiches d'immobilisations dans SAFir

Voir procédure FA Amortissement par composants (speed le 06/06/2014)

5.3.4 Tableau de correspondance composants/ dépenses pour les opérations immobilières


No

Nature du composant

Durée

Dépenses principales

1 Structures et ouvrages assimilés

30 Démolition, terrassement, fondations, gros œuvre, maçonnerie, charpente, couverture.

2

Électricité

10

Courant fort, courant faible, groupe électrogène.

3 Chauffage, plomberie et climatisation

10 Chauffage, ventilation, traitement d'air, plomberie, sanitaires, fluides spéciaux.

4

Menuiseries extérieures

15

Menuiseries extérieures, serrurerie, métallerie, étanchéité, système de protection.

5

Menuiseries intérieures

15

Menuiseries intérieures 6

Aménagements intérieurs

10

Revêtements durs, revêtements souples, équipements spécialisés de laboratoires (paillasses, hottes, sorbonnes), cloisons, doublage et plafonds, peinture

Appareils élévateurs, chambres froides, sas.

7

Installations générales

15

chimique, laboratoire L2, installation de sécurité incendie, système de surveillance.

8

Aménagements extérieurs

10

Voies et réseaux divers, espaces verts.

Il est précisé que les dépenses : de maîtrise d'œuvre, de contrôle technique, de sécurité protection de la santé (SPS), d'ordonnancement, la coordination et le pilotage du chantier (OPC), d'études, de publicité, de reprographie, de taxes, de géomètre sont imputées sur le composant dont le coût est le plus élevé. Ce coût est analysé sur la base du montant initial du marché (hors avenants).

5.4 TRANSFERT DE BIENS AU SEIN DE LA MEME CIRCONSCRIPTION

5.4.1 Demande de transfert de bien – Structure de départ


Le responsable de biens de la structure départ (U, SC, IFR, DR…) transmet à sa DR une demande de transfert précisant la structure bénéficiaire et le nom de son responsable, ainsi que la désignation du matériel, son identification, le fournisseur, son numéro d’inventaire et son prix d’achat. La demande de transfert est cosignée par les deux responsables de biens concernés et le cas échéant par le titulaire du contrat de recherche qui a financé l’achat.

5.4.2 Contrôle de la demande et instruction – DR Ce transfert correspond à un changement de structure bénéficiaire. Celui-ci est consécutif : au départ d’un chercheur ou d’une équipe vers une autre structure INSERM, gérée

par la même DR, dans le cadre d’une fermeture d’unité ou d’un changement d’affectation ;

à un transfert de matériel entre deux structures INSERM dépendant de la même DR soit à titre gratuit, soit à titre onéreux par l’intermédiaire d’un transfert GL INTER. Ce transfert, support de cette opération, ne pourra concerner, en recettes et en dépenses, que des crédits de la dotation globale des unités vendeuses et acheteuses et exclut les crédits sur ressources extérieures sauf le matériel acquis sur un contrat de recherche à condition que celui-ci soit terminé et justifié avec accord éventuel du financeur suivant les termes du contrat.

Le bien a ou n'a pas de contrainte particulière occasionnée par l'origine du

financement. En présence d'une contrainte, le nécessaire doit être fait : pour les biens appartenant à des IFR, attirer l'attention du Directeur sur les

éventuels problèmes pour la dévolution des biens au terme de la dissolution de l’IFR ;

pour les biens en copropriété, demander l'accord des autres propriétaires. Cas particuliers pour les contrats en cours DRET et CNES, demander l’accord de ces organismes.

5.4.3 Exécution du transfert – DR Lorsque les étapes précédentes sont terminées, la DR met à jour son inventaire en renseignant la nouvelle structure bénéficiaire. La date de changement de structure bénéficiaire est celle de l'exécution du transfert par la DR. Les différentes affectations du bien peuvent être consultées dans FA par le menu "recherche – historique des transactions"


5.5 TRANSFERT DE BIENS A L’EXTERIEUR DE LA CIRCONSCRIPTION RAPPEL : Le transfert consiste en une cession dans la DR «sortant» et une acquisition dans la DR «entrant».

5.5.1 Demande de transfert de biens - Structure départ Le responsable de biens de la structure départ (U, SC, IFR, DR...) transmet à son DR une demande de transfert précisant la structure bénéficiaire et le nom de son responsable de biens ainsi que la désignation du matériel, son identification, le fournisseur, son numéro d'inventaire et son prix d'achat. La demande de transfert est co-signée par les deux responsables de biens concernés « sortant » et « entrant » et le cas échéant par le titulaire du contrat de recherche qui a financé l’achat.

5.5.2 Contrôle de la demande et instruction - DR départ La DR gestionnaire de la structure bénéficiaire qui est à l'origine du transfert sortira ce bien de son inventaire lorsque le dossier sera instruit. Une cession est consécutive : au départ d'un chercheur ou d'une équipe vers une autre structure INSERM, gérée

par une autre DR, dans le cadre d'une fermeture d'unité ou d'un changement d'affectation ;

à un transfert de matériel entre deux structures INSERM gérées par deux DR, soit à titre gratuit, soit à titre onéreux par l’intermédiaire d’un transfert GL interne. Ce transfert, support de cette opération, ne pourra concerner, en recettes et en dépenses, que des crédits de la dotation globale des unités vendeuses et acheteuses et exclut les crédits sur ressources extérieures sauf contrat de recherche terminé et justifié avec l'accord éventuel du financeur suivant les termes du contrat.

Le bien a ou n'a pas de contrainte particulière occasionnée par l'origine du financement. En présence d'une contrainte, le nécessaire doit être fait : pour les biens appartenant à des IFR, attirer l'attention du Directeur sur les

éventuels problèmes pour la dévolution des biens au terme de la dissolution de l'IFR;

pour les biens en copropriété, demander l'accord des autres propriétaires. Cas particuliers pour les contrats DRET et CNES en cours, demander l’accord des organismes concernés. Lors de la fermeture d'une unité en cas de litige, la demande de transfert est envoyée au DAF sous couvert de la DR pour accord. Celui-ci adresse la décision prise au


responsable de biens de la structure départ sous couvert de la DR avec, le cas échéant, la liste des biens autorisés au transfert.

5.5.3 Exécution du transfert - DR départ « sortant » Lorsque les étapes précédentes sont terminées, la DR « sortant » procède à la cession du/des bien(s) dans FA cf. Guide Documentation Utilisateurs « Cession de biens » et choisit comme type de cession "transfert" Le procès-verbal de cession est établi en trois exemplaires : un exemplaire signé est conservé par la DR, le deuxième est transmis au responsable des biens « entrant » le troisième au responsable des biens « sortant »

5.5.4 Exécution du transfert - DR qui reçoit le matériel « entrant » Le responsable mobilier de la DR « entrant » procède à l’intégration du bien dans le module FA et saisit une fiche d’immobilisation « Acquisition Normale » (cf. Guide Technique Utilisateur) avec une date de mise en service identique à celle qui figurait précédemment dans l’inventaire de l’ancien site (le système reprend automatiquement tous les amortissements). La date de mise en service est la date d’acquisition d’origine. Dans tous les cas, le responsable mobilier de la DR « entrant » devra s’assurer de l’intégration effective du bien.

5.5.5 Ecritures comptables Voir fiche comptable n°2.

5.6 LA MISE A DISPOSITION

5.6.1 GENERALITES Rappel : Un bien affecté dans une structure Inserm peut être appelé à être mis à la disposition d’un tiers organisme extérieur en France ou à l’étranger. Cette situation ne peut exister que sur la base d’un contrat de coopération ou dans le cadre d’une convention de mise à disposition dont la durée doit être précisée. La liste des pays avec lesquels des accords de coopération techniques et scientifiques ont été conclus avec le gouvernement de la France peut être consultée sur le site du Ministère des Affaires Etrangères ou sur le site de Légifrance – Traités. Au cas d’espèce, il convient au préalable de prendre contact avec le siège (DAF). Par ailleurs, la procédure qui consiste à acheter du matériel pour le compte d'une structure extérieure à l'INSERM sans convention de mise à disposition est à proscrire. Une subvention doit alors être versée à la structure extérieure qui achètera directement le bien.


Ainsi la commande d'un matériel mentionnant une adresse de livraison dans une structure extérieure à l'INSERM ne peut se faire que dans le cadre d'une mise à disposition qui sous-entend le retour du matériel. Il ne faut donc pas accepter de livraison hors structure INSERM lors de la commande d'un matériel s'il ne s'agit pas d'une réelle mise à disposition prise sur la base d’une convention. Lors d’une mise à disposition, le suivi des biens continus d’être assuré par la DR et ces biens restent donc à l’inventaire. La convention de mise à disposition ne peut être que temporaire, ce qui implique un retour du bien. Dans le cas contraire, il faut procéder à la vente du bien car il est rappelé que l'INSERM n'a pas le droit de faire de dons.

5.6.2 PROCEDURE Le responsable de biens transmet la demande de mise à disposition à sa DR. Il indique la désignation du bien, son identification, le fournisseur, son n° d’inventaire et son prix d’achat HT, la structure destinataire, le nom de son responsable de biens ainsi que le motif. Cette demande peut être soit consécutive : au départ d’un chercheur ou d’une équipe vers une structure extérieure à l’INSERM

dans le cadre d’une fermeture d’unité ou d’un changement d’affectation à une collaboration scientifique ;

le document est co-signé par les deux responsables de biens et, le cas échéant, par le titulaire du contrat qui a financé l’achat.

La DR contrôle : si la demande est fondée ; si le bien est à l’inventaire ; si le bien a ou n’a pas de contraintes particulières occasionnées par l’origine du

financement. Si tel est le cas, elle fait la demande des autorisations nécessaires. Le responsable mobilier de la DR établit une convention de mise à disposition en 4

exemplaires (cf. annexe 6) qui doit comporter : la liste des matériels à transférer établie précédemment ; la durée de la mise à disposition qui doit être déterminée en fonction de la durée de

la collaboration ; la durée de vie des structures concernées (IFR, GIP, U, etc…). La convention de mise à disposition doit préciser qui doit assurer la prise en charge du coût du transport et des frais de douane pour le transfert du matériel qui en principe, sont supportés par le destinataire. Elle doit par ailleurs clairement indiquer que :


le détenteur est responsable du matériel mis à sa disposition et doit en assurer la

maintenance ; le détenteur ne peut pas modifier l’affectation de ce matériel sans l’autorisation du

propriétaire (vente, don, destruction, etc…). La convention devra également préciser le devenir du matériel au terme de la

convention toujours pris avec l’accord de l’INSERM soit : un retour du matériel vers une structure INSERM ; un achat du matériel par le détenteur selon la valeur déterminée par les contractants

avec ou sans l’accord des domaines « vente amiable » ; la vente ou la destruction du matériel. Dans ce cas, la structure bénéficiaire doit s’engager à procéder à la destruction du matériel à ses frais.

5.6.3 LE SUIVI INFORMATIQUE Il est rappelé que lors d’une mise à disposition le suivi des biens continue d’être assuré par la DR de rattachement du bien lors de son acquisition. Dans ces conditions, le responsable des biens renseignera le CUF de tous les éléments nécessaires au suivi du bien notamment la référence à la convention de mise à disposition ou du contrat de collaboration, sa durée, sa date de fin ainsi que l’organisme bénéficiaire de cette mise à disposition.

5.7 LA FIN DE MISE A DISPOSITION

5.7.1 Le Retour du Bien

5.7.1.1 - Information du retour du bien - Structure bénéficiaire A l’issue de la période de mise à disposition, ou au cours de cette période, le responsable des biens informe la DR du retour du bien dans le cadre de son service. Une demande est présentée par le responsable des biens à la DR. Celle-ci doit préciser le numéro d’inventaire, l’identification du bien le montant et les références du contrat de collaboration ou de la convention de mise à disposition.

5.7.1.2 - Contrôle et instruction - DR La DR vérifie que le bien a fait l'objet d'une mise à disposition.


Il procède à la saisie dans le CUF des références qui permettront de suivre que le bien a bien fait l’objet d’un retour dans la structure d’origine au terme de la période de mise à disposition.

5.7.2 La Vente Amiable cf. Titre 5.8

5.6.3 La Vente Classique cf. Titre 5.8

5.6.4 L'autorisation de Destruction cf. Titre 5.8

5.8 LA SORTIE D’INVENTAIRE Il est rappelé que les biens saisis dans le module FA peuvent faire l’objet soit d’un transfert entre structures à l’intérieur de la même circonscription ou d’une cession entre structures de circonscriptions différentes. Les biens peuvent également faire l’objet d’une vente classique ou d’une cession amiable. Enfin il existe une procédure spécifique prévue par une circulaire du service des domaines N° 1965 I.9644 du 17 décembre 1965, lorsque la valeur des biens n’excède pas 115 €. Par ailleurs, d’autres évènements peuvent intervenir au cours de la possession des biens et nécessitent la sortie à l’inventaire notamment à la suite d’un sinistre, d’un vol, d’une mise à la disposition du bien, d’une fin d’occupation des locaux ou encore dans le cadre d’un contrat de coopération.

5.8.1 Sorties d'inventaire dans le cDRe d'une remise du dossier aux Domaines

5.8.1.1 - Instruction par le service des Domaines Demande d'aliénation classique ou de cession amiable : En aucun cas, le matériel INSERM ne peut être repris par la société vendeuse d'un matériel neuf et venir en déduction du prix dudit matériel. Les deux opérations doivent obligatoirement être dissociées avec d'une part la reprise d'un matériel usagé avec une demande de cession amiable auprès des Domaines, et d'autre part, l'achat du matériel neuf.


Le prix de la vente ne peut être inférieur à la valeur vénale Demande d'aliénation - Structure concernée : Le responsable de biens qui souhaite aliéner du matériel dont il n'a plus l'emploi ou qui est obsolète ou hors service, adresse une demande écrite à sa DR Il indique la désignation et l'identification du matériel, le numéro d'inventaire, le prix et l'année d'achat, le fournisseur et son état de marche. S'il désire une cession amiable, il l'indique dans son courrier et joint l'offre d'achat de l'acheteur potentiel. Instruction de la demande – DR : Contrôle : Le bien est à l'inventaire. Le bien a-t-il des contraintes particulières occasionnées par l'origine du financement ? En présence d'une contrainte, le nécessaire doit être fait :

biens appartenant à des IFR, attirer l'attention du Directeur sur les éventuels problèmes pour la dévolution des biens au terme de la dissolution de l’IFR;

biens en copropriété, demander l'accord des autres propriétaires. Cas particuliers pour les contrats en cours DRET et CNES, demander l’accord des organismes concernés. Traitement : Lorsque les étapes précédentes sont terminées :

un "procès-verbal de remise pour aliénation des biens mobiliers de l'Etat" cf. annexe n°7 est saisi directement sur le site extranet du DNID à l'aide d'un couple d'identifiants de connexion propre à chaque site (qui est attribué lors de la 1ère connexion.

Le procès-verbal de remise pour aliénation mentionne :

la désignation et l'identification du bien, son numéro d'inventaire, son prix d'achat, le fournisseur et son état de fonctionnement ;

le lieu où le bien peut être visité (le code postal crée automatiquement la liaison avec le commissariat concerné);

les coordonnées bancaires et l'adresse de l'ACS de la circonscription pour le versement de la vente ;

Eventuellement, un fichier photos peut être joint à cet envoi. Lors d'une demande de cession amiable, un descriptif est inséré aux P.V. de remise aux Domaines avec l'offre d'achat du fournisseur ou d'un autre acquéreur potentiel privé ou public.


la liste des commissaires aux ventes et leurs coordonnées sont reprises en

annexe 8. Décision des Domaines : Un commissaire peut prendre contact avec le service dépositaire du matériel pour l'évaluation du matériel. Trois solutions peuvent être retenues :

les Domaines acceptent la mise en vente classique du matériel avec "publicité et concurrence ;

les Domaines acceptent la demande de cession amiable. S'ils refusent, ils effectuent une vente classique avec "publicité et mise en concurrence" ;

les Domaines estiment que le matériel est invendable et laisse à l’INSERM la responsabilité de prendre la décision adéquate pour la cession du matériel.

Ils retournent à la DR un courrier notifiant la décision prise.

5.8.1.2 - Conclusion de l’instruction des domaines Instruction des domaines concluant à la Vente amiable ou classique : Information de la décision des Domaines - DR : Lorsque les Domaines acceptent la mise en vente classique ou une cession amiable, la DR transmet une copie du courrier annotée à l’ACS pour information. Instruction de la vente par les Domaines : Les Domaines informent le vendeur de la date de l'adjudication. S'il n'y a pas d'acquéreur, ils engagent deux autres ventes successives. Lorsque la vente est conclue, les Domaines adressent les pièces justificatives à la DR, qui les transmet à l’ACS afin qu'il puisse identifier l'origine du futur versement.

Après paiement de l'acheteur et encaissement, le produit de la cession est reversé à l’ACS de la circonscription de la DR. Encaissement du produit de la vente - ACS : L’ACS informe la DR de l'encaissement pour émission d'une facture dans AR et procède aux opérations comptables (cf fiche comptable n°3) Il transmet le cas échéant à l’ACP la facture et le procès-verbal annoté des biens vendus accompagnés des pièces justificatives adressées par les Domaines. Lorsque le bien est en indivision, le produit de la vente en revient à chacun des copropriétaires selon leur pourcentage de propriété indiqué dans la convention.


Mise à jour de l'inventaire - DR :

le responsable mobilier procède à la sortie du bien dans le module FA ; Il édite le procès-verbal de sortie d’inventaire et transmet un exemplaire signé à

l’agent comptable concerné. Autorisation de destruction : Information de la décision des Domaines - DR : Les Domaines donnent une autorisation de destruction soit directement en refusant la mise en vente soit après trois mises en ventes successives infructueuses. Traitement de l'autorisation de destruction - DR : Au vu de l’autorisation de destruction signée par le service des domaines, le responsable mobilier procède à la sortie d’inventaire dans le module FA. Il édite le procès-verbal de destruction en 3 exemplaires (annexe n°11) qui reprend le n° d'inventaire, l’année d’acquisition, la désignation, l'identification du bien, son prix d'achat, et l’imputation comptable. Une copie de l’autorisation de destruction remise par le service des Domaines est jointe au procès-verbal de destruction. Ce document doit être signé par le responsable du bien et la DR pour confirmer la destruction du bien et sa sortie physique. La destruction sans autorisation des domaines : Le responsable du bien peut également établir le PV de destruction sans recours aux domaines quand l’état du bien le justifie : matériel obsolète ou en mauvais état. L’opération de destruction doit tenir compte des normes environnementales propres à chaque catégorie. La DR remet à l’ACS les pièces justifiant la destruction des biens qui les transmet le cas échéant à l’ACP et procède aux opérations reprises ci-après. Ecritures comptables : Voir fiche comptable n°3

5.8.2 Sortie d'inventaire sans recours aux domaines

En application des nouvelles dispositions du CG3P suite à la réforme du 1er mars 2015, l’autorisation des domaines n’est plus requise pour les ventes de gré-à-gré et les cessions amiables. Il appartient donc à l'INSERM de vérifier que la procédure envisagée est conforme aux dispositions du CG3P, de délibérer sur la cession et à l'agent comptable d'encaisser les fonds.


L'intervention du service des Domaines "n'est pas nécessaire pour les ventes amiables de biens appartenant à l'établissement qui n'excèdent pas une certaine somme, fixée actuellement à 300 €. (Circulaire service des Domaines n° 1965.I.9644 du 17 décembre 1965). Pour l'appréciation de ce prix limite, il convient de considérer la valeur de l'ensemble des matériels de même nature entreposé dans un même lieu et non pas le prix de chaque cession isolée. Une telle faculté demeure limitée aux cas où ces opérations sont effectivement justifiées par des motifs de défense nationale, d'utilité publique ou d'opportunité. "La valeur vénale est la valeur présumée qu'accepterait de donner au bien considéré un acquéreur éventuel dans l'état et le lieu où se trouve ledit bien". Il n'y a donc nullement identité entre la valeur vénale d'un bien et la valeur résiduelle après amortissement telle qu'elle peut apparaître en comptabilité. En cas de doute, en ce qui concerne la fixation de la valeur vénale, il convient de consulter le service des Domaines.

5.8.2.1 Demande pour une cession d'un ensemble de biens dont la valeur vénale est inférieure à 115 €

Cette sortie concerne la cession d'un ensemble de biens dont la valeur vénale est inférieure à 115€. L'intervention du service des Domaines n'est pas nécessaire pour les ventes amiables de biens appartenant à l'établissement qui n'excèdent pas une certaine somme, fixée actuellement à 115€. (Circulaire service des Domaines n° 1965.I.9644 du 17 décembre 1965). Pour l'appréciation de ce prix limite, il convient de considérer la valeur de l'ensemble des matériels de même nature entreposé dans un même lieu et non pas le prix de chaque cession isolée. Une telle faculté demeure limitée aux cas où ces opérations sont effectivement justifiées par des motifs de défense nationale, d'utilité publique ou d'opportunité. "La valeur vénale est la valeur présumée qu'accepterait de donner du bien considéré un acquéreur éventuel dans l'état et le lieu où se trouve ledit bien". Il n'y a donc nullement identité entre la valeur vénale d'un bien et la valeur résiduelle après amortissement telle qu'elle peut apparaître en comptabilité. En cas de doute, en ce qui concerne la fixation de la valeur vénale, il convient de consulter le service des Domaines.

5.8.2.2 Contrôle de la demande – DR Le bien est à l'inventaire.


Compte tenu de l'âge et de l'état de ces matériels, la DR s'assurera de leur prix sur le marché de l'occasion et décidera du bien-fondé de cette demande. Le bien a ou n'a pas de contrainte particulière occasionnée par l'origine du

financement. En présence d'une contrainte, le nécessaire doit être fait : biens appartenant à des IFR, attirer l'attention du Directeur sur les éventuels

problèmes de dévolution des biens au terme de la dissolution de l’IFR ; biens en copropriété, demander l'accord des autres propriétaires. Cas particuliers pour les contrats en cours DRET et CNES, demander l’accord de ces organismes.

5.8.2.3 Instruction de la demande – DR La demande est signée par le délégué régional après acceptation. Une copie est envoyée au responsable de biens de la structure départ pour information. La DR informe l’ACS de cette mise en vente et il lui transmet les pièces justifiant cette procédure avec la liste des biens concernés, l'imputation et le numéro de mandat. Il fournit les références bancaires de l’ACS au preneur pour paiement de ce lot.

5.8.2.4 Encaissement et information – ACS L’ACS informe la DR de l'encaissement et archive la fiche de liquidation et les pièces justificatives en vue d’un éventuel contrôle ultérieur. Voir la fiche comptable n°3

5.8.2.5 Mise à jour de l'inventaire – DR Le responsable mobilier de la DR procède à la sortie du bien dans le module FA : Il édite le procès-verbal de sortie d'inventaire pour un ensemble de biens inférieur à

115€ en 3 exemplaires qui reprend les éléments relatifs au numéro d'inventaire, l’année d’acquisition, la désignation et l'identification du bien, son prix d'achat et l’imputation comptable.

Ce document est signé par la DR et un exemplaire est remis à l’ACS qui l’archive et procède aux opérations reprises ci-après.

5.8.2.6 –Demande pour une cession de biens complétement amortis Le matériel acquis dont l’unité n’a plus l’emploi et qui est complétement amortis peut faire l’objet d’une vente avec ou sans remise aux domaines.


Dans les deux situations, le responsable du bien doit adresser une demande à sa DR. Cette demande est signée par le responsable du bien et le cas échéant par le titulaire du contrat de recherche qui a financé l'achat. Elle précise le libellé des matériels, leurs numéros d'inventaire, les fournisseurs, les dates et les prix d'achat et les coordonnées du preneur.

5.8.2.7 Demande pour une cession de biens non amortis

Le matériel INSERM ne peut être repris par un fournisseur et venir en déduction du prix du nouveau matériel. Les deux opérations doivent être complétement distinctes : La vente avec encaissement de la recette et sortie du bien de l’inventaire

L’achat du nouveau bien en respectant la procédure d’achat et le code des

marchés publics En principe, la vente du matériel non amortis n’est pas souhaitable mais il existe une autre alternative pour le responsable de bien qui souhaite vendre un matériel qui ne répond pas à ses attentes pour en racheter un nouveau : la réaffectation et le transfert au sein de l’INSERM (voir procédure transfert 5.4 et 5.5)

5.8.3 Sortie d'inventaire à la suite d'une disparition de biens

5.8.3.1 A la suite d'un vol Déclaration de vol - Structure concernée. Une déclaration de vol est faite au commissariat par le responsable de biens La déclaration de vol enregistrée par le commissariat de police est remise à la DR. Mise à jour de l'inventaire – DR : Contrôle préalable : Le bien est à l'inventaire. Le bien avait-il des contraintes particulières occasionnées par l'origine du financement ? En présence d'une contrainte, le nécessaire doit être fait :

Biens en copropriété, signaler le vol aux copropriétaires. Cas particuliers pour les contrats en cours DRET et CNES, signaler le vol à ces organismes. La DR établit un P.V. des biens volés. Celui-ci reprend les éléments relatifs au numéro d'inventaire, l’année d’acquisition, le libellé du bien, son prix d’achat et l’imputation comptable.


Le responsable des biens signe le PV et le remet à la DR. Mise à jour à l’inventaire : Le responsable mobilier procède à la sortie des biens dans le module FA. Il édite le PV de sortie d’inventaire pour vol en trois exemplaires : un exemplaire est remis à l’ACS qui l’archive et procède aux opérations reprises ci-après. Voir fiche comptable n°3

5.8.3.2 A la suite d'un sinistre Constatation de sinistre – Structure concernée : Le responsable de biens établit une liste de biens sinistrés qui reprend le numéro d’inventaire, l’année d’acquisition, le libellé, le prix d’achat de chaque bien et son imputation comptable. Mise à jour de l'inventaire – DR : Contrôle préalable : Le bien est à l'inventaire. Le bien avait-il des contraintes particulières occasionnées par l'origine du financement ? En présence d'une contrainte, le nécessaire doit être fait :

Biens en copropriété, signaler le sinistre aux copropriétaires. Cas particuliers pour les contrats en cours DRET et CNES, signaler le sinistre à ces organismes. Mise à jour: Le responsable mobilier au vu des pièces justificatives signées du responsable des biens procède à la sortie d’inventaire pour sinistre des biens dans le module FA : Il édite le procès-verbal de sortie d’inventaire en trois exemplaires. Un exemplaire est remis à l’ACS qui transmet le cas échéant à l’ACP et procède aux opérations reprises ci-après cf. fiche comptable en cours.

5.8.3.3 A la suite d'un constat de l’inventaire physique (procédure exceptionnelle)

Cette procédure exceptionnelle ne peut être utilisée que dans le cadre de la procédure d’inventaire physique telle qu’elle sera arrêtée au niveau de l’établissement.


Mise en instance de sortie de biens disparus – DR : Après instruction de l’inventaire physique et enquête préalable, les biens qui apparaissent dans les listings de l’inventaire ordonnateur et qui ne sont pas retrouvés physiquement sont à sortir de l’inventaire. Sortie d’inventaire – DR : La DR procède à la sortie des biens dans le module FA. Il édite le PV de sortie d’inventaire à la suite d’un constat de l’inventaire physique qui

reprend les éléments suivants :

le numéro d’inventaire, la désignation et l’identification du bien ; le prix d’achat.

Celui-ci est revêtu de la signature du responsable de biens pour accord. Une copie du PV de sortie d’inventaire à la suite d’un constat de l’inventaire physique est remise à l’ACS qui la transmet le cas échéant à l’ACP.

5.8.4 A la suite d’une fin d’occupation des locaux Cette procédure est à appliquer uniquement aux « immeubles y compris par destination » lorsque les bâtiments n’appartiennent pas à l’INSERM. Les opérations concernées sont celles qui sont comptabilisées en classe 2 (cf fiche comptable n°3). En fin d’occupation de locaux, ces travaux ou aménagements solidaires du bâtiment, restent sur place et sont donc à sortir de l’inventaire de l’établissement. La DR procède à l’édition du PV de sortie d’inventaire à la suite d’une fin d’occupation de locaux qui doit être signée par le responsable de biens qui quitte les lieux. La DR remet ce PV signé à l’ACS qui l’archive et procède aux opérations reprises ci-après (cf fiche comptable n°3). Les biens sont sortis de l’inventaire pour suite à une fin d’occupation de locaux à l’appui d’une opération comptable (cf fiche comptable n°3).

5.8.5 Sortie d'inventaire à la suite d'un contrat de coopération INSERM sans retour du matériel

Au terme d'une convention de mise à disposition le bien a vocation à revenir à l’INSERM. Cependant, dans le cadre des contrats de coopération le bien peut ne pas faire l'objet d'un retour à l’INSERM. Dans ce cas et à titre exceptionnel, il est procédé à une procédure de sortie d’inventaire sans passer par les Domaines.


Lorsque le contrat de coopération INSERM est terminé, le responsable mobilier après accord de la DR effectue la sortie du bien de l'inventaire pour contrat de coopération INSERM sans retour du matériel : il en informe l’ACS. Une édition des biens sortis est envoyée à la structure qui est à l'origine du départ des biens pour information.

5.8.6 Sortie d'inventaire dans le cDRe d'une demande de cession gratuite au titre d’un accord de coopération entre le gouvernement français et un ou plusieurs états étrangers L'article 34 de la loi des finances rectificatives pour 1989 (n° 89-936 du 29 décembre 1989), complété par l'arrêté ministériel du 7 février 1990, a prévu, sous certaines conditions, la possibilité de céder gratuitement des biens mobiliers dépendant du domaine privé de l'État à des pays étrangers dans le cadre d'un accord de coopération entre le Gouvernement Français et un ou plusieurs États étrangers. Le code des Domaines précise : "Art; L 69-1 : Les ventes mentionnées à l'article L 68 ne peuvent être réalisées à un

prix inférieur à la valeur des biens cédés". "Toutefois, les biens autres que les véhicules automobiles, et dont la valeur n'excède pas un plafond fixé par arrêté du Ministre chargé du Domaine peuvent être cédés gratuitement à des États étrangers dans le cadre d'une action de coopération".

L'arrêté du 7 février 1990 précise que : "Art. A. 115-1 - Pour l'application des dispositions de l'article L. 69-1, la valeur

vénale unitaire des biens mobiliers pouvant être cédés gratuitement est fixée à 1500 €".

L'appréciation de cette limite ne doit pas conduire au fractionnement d'une configuration ou de biens faisant partie d'un même ensemble dont la valeur est supérieure au seuil fixé.

5.8.6.1 Demande de cession gratuite au titre d'une action de coopération - Structure concernée

Si le responsable des biens de la structure départ (U, SC, IFR...) estime pouvoir recourir à cette procédure pour aliéner des biens mobiliers devenus sans emploi (le matériel neuf est exclu), il adresse une demande justifiée à sa DR. Cette demande est signée par le responsable de biens et le cas échéant par le titulaire du contrat de recherche qui a financé l'achat. Elle précise le numéro d'inventaire, l’année d’acquisition, le libellé du bien, et le prix d'achat de chaque bien.


5.8.6.2 Instruction de la demande – DR Contrôle de la demande : Compte tenu de l'âge et de l'état de ces matériels, la DR s'assurera de leur prix sur le marché de l'occasion et décidera du bien-fondé de cette demande. Le bien a-t-il des contraintes particulières occasionnées par l'origine de

financement ? En présence d'une contrainte, le nécessaire doit être fait :

biens appartenant à des IFR, attirer l'attention du Directeur sur les éventuels problèmes de dévolution des biens au terme de la dissolution de l'IFR ;

biens en copropriété, demander l'accord des copropriétaires. Cas particuliers pour les contrats en cours DRET et CNES, demander l’accord des organismes concernés Traitement de la demande : Après signature de la DR, les propositions sont transmises au DAF pour accord de la Direction puis retournées à la DR. La DR transmet directement par extranet au commissaire aux ventes,

géographiquement compétent:

Un P.V. de remise aux Domaines mentionnant :

la désignation et l'identification du bien, son numéro d'inventaire ; le prix et la date de l'achat, le fournisseur ; le lieu où le bien peut être visité ; les coordonnées du bénéficiaire de la cession gratuite ; l'évaluation des biens ; l'acte de coopération auprès du ministère des Affaires Etrangères ; l'acceptation de la Direction.

Le Service des Domaines s'assure de la conformité de la demande avec les termes de l'accord de coopération et de la valeur vénale des biens. La réponse des Domaines sous forme de note tiendra lieu de remise juridique, autorisant l'établissement par le Domaine de l'acte de cession qui sera adressé au Ministère exportateur revêtu de la signature du directeur régional chargé de la Direction Nationale d’Interventions Domaniales.

5.8.6.3 Mise à jour de l'inventaire - DR Lorsque la DR a connaissance de l'acte de cession par le responsable des biens, il procède à la cession du bien dans le module FA. Il édite le P.V. de sortie d'inventaire du bien cédé gratuitement à un pays étranger à faire signer par le responsable de biens.


Ce P.V. indique le numéro d'inventaire, la désignation, l'identification du bien, et le prix d'achat. Une copie du document signifiant l'acceptation de la cession gratuite est jointe au P.V. Une copie du P.V. d'inventaire signé est remise à l’ACS qui l’archive et procède aux opérations reprises ci-après (cf Fiche comptable n° 3).

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