1

GUIDE DE RÉDACTION DU

RAPPORT DE STAGE

N.B.: La forme masculine utilisée dans les textes comprend également les hommes et les femmes.

I. Introduction Une bonne communication au sein d'une entreprise moderne est essentielle à sa bonne marche. Savoir communiquer et surtout savoir bien écrire peut donc revêtir une importance considérable dans votre carrière. C'est pourquoi la rédaction de rapports occupe une place importante dans votre formation. Le rapport de stage vous apprend à recueillir, analyser, organiser et présenter de l'information sur un sujet donné. Au cours des différents stages, vous aurez l'occasion de préparer plusieurs types de rapports, et ces documents deviendront pour vous et votre employeur une description écrite de votre travail. À la fin de chaque stage, l'étudiant en enseignement coopératif doit remettre un rapport de stage qui est évalué par le coordonnateur académique * (professeur). Le Rapport joue un rôle important dans la détermination de la note pour le stage; d'autres facteurs sont la lettre explicative, l'évaluation par l'employeur et pour la Faculté d’administration, le plan du rapport de stage. Les objectifs énoncés dans ce document décrivent les exigences de base. Compte tenu des distinctions entre les disciplines, chaque département peut modifier légèrement les divers objectifs et la présentation du rapport. Il est donc très important de parler à votre coordonnateur académique avant de commencer à préparer votre rapport. Veuillez visiter notre site web à (http://www.uottawa.ca/academic/coop/fra/coord-f.html) pour la liste à jour pour tous les coordonnateurs coop départementaux. • Pour les exigences supplémentaires en génie chimique, voir l’ANNEXE A. • Pour géographie et études de l’environnement, voir l’ANNEXE B. • Pour la Faculté d’administration voir l’ANNEXE C. • Pour l’École d’ingénierie et de technologie de l’information (ÉITI), voir

l’ANNEXE D. • Pour les exigences supplémentaires en biologie, voir l’ANNEXE E. • Pour sciences environnementales, voir l’ANNEXE F. *Toute référence au coordonnateur académique peut aussi désigner son délégué.

2

II. Structure du rapport de stage A. Lettre explicative Votre rapport de stage doit être accompagné d’une lettre explicative adressée à votre coordonnateur académique. La lettre doit être remise en même temps que votre rapport, mais ne doit pas être attachée au rapport lui-même. Elle doit être dactylographiée à simple interligne et doit contenir les renseignements suivants :

• votre nom et votre numéro d'étudiant • le nom de votre employeur et de votre supérieur immédiat • le titre de votre poste • le titre de votre rapport • le lien entre votre rapport et vos tâches (s'il y en a) • le niveau d'études accompli (2B, 3A, 3B, etc.) • le stage terminé (premier, deuxième...) • les remerciements et une déclaration attestant que vous êtes l'auteur du

rapport. La lettre peut aussi contenir tout autre renseignement pertinent au stage ou au rapport de stage. B. Le rapport i) Préparation Très tôt en cours de stage, vous devez rencontrer votre superviseur pour discuter de votre rapport de stage. Cela vous aidera à décider du type de Rapport que vous rédigerez. Si nécessaire, vous pouvez ensuite discuter avec votre coordonnateur. Demandez à votre superviseur si une partie quelconque de votre travail sera de nature confidentielle. Dès que vous aurez décidé d'un thème, établissez un calendrier pour la préparation de votre rapport (le rapport devrait faire partie de vos activités pendant la session). N'attendez pas à la dernière minute, car un bon rapport exige de la préparation. Vous pourrez consulter des exemplaires de bons rapports au Bureau des programmes coopératifs avant de quitter le campus. Utilisez la bibliothèque de l'Université pour vos recherches ou pour consulter des guides de rédaction de rapport. (Voir l’Annexe G plus loin pour une liste de quelques titres.) Enfin, pensez au temps qu'il faut pour imprimer votre rapport. Certains étudiants attendent à la dernière minute pour imprimer leur rapport et, à cause de problèmes techniques, ne peuvent pas l'imprimer à temps. Ce genre de retard est inacceptable. ii) Type de rapport En consultation avec votre coordonnateur académique vous pouvez choisir une des formes suivantes pour votre rapport. Les étudiants et étudiantes en informatique doivent obtenir l’approbation écrite du coordonnateur académique avant de choisir de rédiger le rapport de TYPE I ou de TYPE III. Les étudiants et étudiantes à la Faculté d’administration doivent rédiger un rapport de TYPE II.

3

TYPE I

Au cours d'un stage, certains employeurs demandent que le stagiaire rédige un ou des rapports sur son travail. Ceux-ci doivent être préparés selon les exigences de l'employeur.

Dans un tel cas, vous pouvez inclure certains de ces rapports dans votre rapport de stage. Vous devez cependant obtenir l'approbation préalable de votre coordonnateur académique, de préférence par écrit.

TYPE II

L'employeur n'exige pas de rapports écrits, mais vous voulez quand même rédiger un rapport relié à votre travail au cours du stage (il ne devrait cependant pas être un journal quotidien de vos activités).

Vous devez décrire vos tâches principales. Si vous aviez un poste axé sur des projets, décrivez ces projets. Nous vous recommandons de donner un compte rendu détaillé d'un des projets et de décrire brièvement les autres. Vous pourriez aussi indiquer les connaissances que vous avez acquises pendant le stage et montrer que vous comprenez le but de votre travail. L'introduction devrait contenir une brève description de votre milieu de travail.

TYPE III

Si la nature de votre emploi ne se prête pas à la rédaction d'un rapport d'un des autres types, vous devriez consulter votre coordonnateur académique et déterminer le sujet d'un rapport technique. Ceci doit être fait assez tôt pendant le stage et le tout doit être confirmé par écrit avec votre coordonnateur académique.

Le thème choisi ne doit pas nécessairement être original, mais le rapport doit représenter votre travail personnel.

Le rapport de stage (sauf les rapports exigés par l'employeur) devrait être préparé en dehors de vos heures de travail. De plus, l'employeur voudra voir un exemplaire de votre rapport avant que vous le remettiez à l'Université. Aussi, vous devez lui en remettre une copie une semaine avant la fin de votre stage, afin qu'il puisse vous faire part de ses commentaires avant votre retour sur le campus. iii) Rapports confidentiels Nous vous recommandons de choisir des thèmes qui ne comportant pas l’information confidentielle. Si cela vous est impossible, vous devriez en informer votre coordonnateur académique. Si votre rapport doit rester confidentiel, votre employeur devrait remplir un formulaire d’évaluation (voir annexe H) pour confirmer qu'un rapport de stage lui a été remis et que le rapport satisfait aux exigences du département. Ce formulaire devrait être remis au Bureau des programmes coopératifs avec votre lettre explicative avant la date limite pour la soumission du rapport de stage. Les étudiants de l' ÉITI devraient suivre les lignes directrices pour les rapports confidentiels décrites à l'ANNEXE D.

4

iv) Langue Comme pour tout autre cours de l'Université d'Ottawa, vous pouvez écrire votre lettre explicative et votre rapport dans l'une ou l'autre langue officielle. Cependant, les rapports rédigés à la demande de votre employeur doivent l'être dans la langue de son choix. Nous vous recommandons de choisir la langue avec laquelle vous êtes le plus à l’aise puisque votre rapport sera aussi évalué pour le style, la grammaire et l'orthographe. Il est toujours préférable de consulter votre superviseur ou votre coordonnateur académique avant de commencer la rédaction de votre rapport. v) Format

RAPPORTS DE TYPE I

Pour des rapports exigés par l'employeur, veuillez consulter celui-ci. Aux rapports rédigés pour l'employeur vous devez ajouter une page de titre, une table des matières et une introduction. L'introduction devrait résumer vos tâches et vos responsabilités et indiquer les connaissances acquises pendant le stage. Elle peut aussi servir à situer les différents rapports. L'introduction est normalement d'une ou deux pages.

RAPPORTS DE TYPE II ET III Pour les autres rapports, nous demandons la présentation suivante : - une page de titre - une table des matières - un résumé - une introduction - un texte principal - une conclusion - une bibliographie - un ou des annexes (si nécessaire)

Autres exigences • Le rapport devrait être relié; les rapports agrafés dans le haut sont inacceptables. • Les pages doivent être numérotées (y compris les annexes). • Les renvois à d'autres publications ou aux annexes doivent être précis (numéro de la page,

etc.). • Évitez d’utiliser les descriptions générales de la compagnie ou des produits (sauf si cela

s’applique à votre sujet). • Ajoutez un glossaire si le texte comprend beaucoup de termes techniques. • Mettez en annexe les tables aux volumineux, les cartes et les programmes d'ordinateur. • Les figures, graphiques et histogrammes peuvent aider à la présentation. • Organisez votre rapport en sections et ajoutez un titre à chaque section. • Utilisez une police de grandeur 12 ou 14, et un interligne de 1,5. vi) Longueur Le rapport devrait traiter adéquatement du thème choisi. Normalement, un rapport compte de 10 à 20 pages plus les annexes. vii) Date limite Vous devez remettre un exemplaire de votre rapport de stage à votre superviseur une semaine avant la fin de votre stage. Le rapport de stage (ou le formulaire d’évaluation de l’employeur), la lettre explicative et le formulaire “Sommaire du stage de travail” doivent être remis au Bureau des programmes coopératifs le deuxième vendredi qui suit la reprise des cours. Vous serez avisé de la date exacte. Ne remettez pas votre rapport à votre coordonnateur académique. Aucun rapport ne sera accepté en retard.

5

viii) Niveau (pour des rapports des Types II et III) Rédigez votre rapport afin qu'il soit compris par vos confrères étudiants. Évitez d'utiliser un langage technique avec lequel vous êtes devenu familier au cours du stage et qui ne serait pas compris par vos confrères. ix) Évaluation Votre coordonnateur académique fait l'évaluation de votre rapport de stage et de la lettre explicative. Les critères d'évaluation incluent : l'organisation et la présentation du rapport de même que le contenu et la qualité de la langue. Voir l’Annexe H pour les lignes directrices pour l’évaluation du rapport de stage. Si votre rapport est jugé inacceptable, vous en serez avisé par écrit et vous devrez remettre une nouvelle version de votre rapport dans le délai fixé. Les rapports sont normalement corrigés vers le mi-session. Veuillez vous adresser à votre département à ce moment puisque les rapports ne sont pas retournés au Bureau des programmes coop.

6

ANNEXE A EXIGENCES SUPPLÉMENTAIRES POUR

LE GÉNIE CHIMIQUE Le document diffusé par le Bureau coopératif sous le titre «Guide de rédaction du rapport de stage» décrit les exigences de base et la nature du rapport de stage; il devrait être lu avant la rédaction du rapport. Le présent document précise les exigences relatives aux rapports de stage des personnes inscrites en génie chimique. Le rapport de stage sert à perfectionner la capacité à rédiger des rapports techniques efficaces. Selon l'employeur et le type d'emploi, il peut y avoir tout un choix de rapports techniques, y compris des notes techniques, des rapports de conception ou de projets, des rapports de recherche, des guides de fonctionnement et des manuels d'utilisation. De plus, les employeurs ont leurs propres exigences pour le style et la présentation des rapports. Même si nous préférons que l'étudiant ou l'étudiante rédige le rapport pour son employeur à titre d'expérience de travail, il arrive que l'employeur n'en exige pas ou que le poste ne s'y prête pas. Les exigences du Bureau des programmes coopératifs tiennent compte de ce genre de situation. La rédaction de rapport sert aussi à favoriser une évaluation critique de l'expérience de travail, comme moyen d'élaborer un plan de carrière, et de fournir au Bureau co-op un outil pour évaluer le poste et ses avantages. C'est pourquoi l'étudiant ou l'étudiante doit résumer bien clairement la nature de chaque projet important, les tâches accomplies, les responsabilités ainsi que les avantages tirés de l'expérience de travail dans le contexte du perfectionnement professionnel. Il est préférable de bien distinguer ces deux exigences. L'information liée à l'évaluation du poste devrait être incluse dans la lettre explicative et non dans le rapport; celui-ci devrait porter sur le ou les projets (selon le style et la présentation exigés par l'employeur, le cas échéant). Il est peu probable que la documentation portant sur l’évaluation critique soit utile pour le rapport que vous présenterez à votre employeur. L'expérience nous a montré que de nombreuses personnes ne savent pas comment rédiger une lettre explicative sous forme de lettre d'affaires. Par conséquent, nous annexons un échantillon qui illustre la mise en page, la ponctuation et la façon de présenter la matière. Il est recommandé de suivre ce modèle à moins d'en maîtriser un autre qui soit acceptable. Prière d'adresser toute question relative au rapport de stage au coordonnateur académique avant la rédaction du rapport.

7

ANNEXE A (suite) 770, avenue King-Edward Ottawa (Ontario) K1N 6N5

- votre adresse ou un en-tête de lettre facilitera toute correspondance future.

Date - il faut la date de la lettre pour bien se situer

Professeur _________________ Coordonnateur académique en CHG Département de génie chimique Université d'Ottawa Ottawa (Ontario) K1N 6N5

- adresse complète de la personne à qui vous écrivez

Monsieur, - ou l'appel Madame selon le cas

OBJET#: CHG 2901 - Rapport de stage (été de 200_) (un bref énoncé de l'objet de la lettre en précise le thème et facilite le classement; on l'inscrit en retrait ou centré, et souligné ou en caractères gras).

Je vous fais parvenir sous pli un exemplaire de mon rapport de stage intitulé (titre du rapport), que je présente dans le cadre de CHG 2901. Ce rapport, que j'ai préparé à la demande de mon employeur, résume les tâches que j'ai accomplies pour mon projet principal. C'est donc un rapport de type I et c'est mon premier rapport de stage. (Le premier paragraphe devrait préciser ce que vous présentez, le cours en question et le type de rapport; dans le cas d'un rapport confidentiel, il convient tout de même d'en donner le titre, mais en expliquant que le rapport n'a pu être présenté ou qu'il doit être retourné après lecture, etc.). Durant mon stage, j'ai fait partie du Groupe des systèmes de commande de la Société ABC de Villemère en Ontario. Il s'agit d'une société multinationale qui fabrique toute une gamme de produits pétrochimiques. L'usine de Villemère compte 350 salariés qui produisent surtout de l'éthylène, du propylène et du butylène. Sous la supervision de M. Pirault, ingénieur des systèmes de commande, j'ai poursuivi de nombreux petits projets et j'ai participé à une équipe qui menait des projets plus importants. (Le deuxième paragraphe devrait décrire l'entreprise et le rôle que vous y avez joué et indiquer le nom et le titre de votre superviseur.) (Les prochains paragraphes devraient décrire le ou les projets auxquels vous avez participé durant votre stage. Pour ce qui est des projets d'envergure, vous devriez fournir une définition claire et concise du problème, indiquer les objectifs, la méthode utilisée et le succès remporté, tout en précisant vos tâches particulières et votre niveau de responsabilité et de leadership. Il faudra peut-être un ou deux paragraphes pour chaque projet majeur et un seul paragraphe pour regrouper les projets mineurs. Normalement, il convient d'approfondir surtout le projet le plus étroitement lié à votre rapport de stage.) (Le paragraphe suivant devrait donner un aperçu des connaissances techniques, informatiques, interpersonnelles ou autres acquises durant le stage, et des avantages que vous en avez tirés pour votre perfectionnement professionnel. Formulez quelques conclusions qui faciliteront la rédaction de votre prochain curriculum vitae ou le choix de votre prochain placement.) (Vous pourriez ajouter un dernier paragraphe pour transmettre des renseignements supplémentaires au sujet du stage, comme la qualité de la supervision ou les problèmes de logement.) Agréez, Monsieur, l'expression de mes sentiments les meilleurs. (On écrira, Madame s'il y a lieu.)

- il faut sauter six lignes pour la signature J.M. Létude (321456)

-#nom et numéro étudiant

La lettre explicative devrait normalement compter une ou deux pages.

8

ANNEXE B EXIGENCES SUPPLÉMENTAIRES EN

GÉOGRAPHIE et en ÉTUDES DE L’ENVIRONNEMENT

Votre lettre explicative devrait comporter une dernière section (d'une ou deux pages) pour évaluer les aspects suivants de votre expérience de stage : a) pertinence du placement en tant que milieu d'apprentissage; b) aptitudes acquises ou améliorées; c) convenance de la préparation scolaire par rapport aux exigences du poste; d) conséquences de votre expérience sur vos projets de formation et sur votre

planification professionnelle.

9

ANNEXE C EXIGENCES SUPPLEMENTAIRES DE LA FACULTÉ D'ADMINISTRATION

A. Proposition de stage La proposition de stage est un document dans lequel vous donnez le plan de votre rapport de stage. Cette proposition doit parvenir à l'unité des Programmes de premier cycle de la Faculté d'administration au plus tard le vendredi de la sixième semaine après le début de votre stage. Vous pouvez la télécopier à Paul André David au 562-5163 ou l’envoyer par courrier électronique (david@admin.uottawa.ca ). Prenez note que le rapport de stage même doit être remis au Bureau des programmes coopératifs le deuxième vendredi après le début des classes, après votre stage.

Contenu de la proposition Assurez-vous d'inclure les éléments suivants dans votre proposition : • renseignements généraux

• nom et numéro étudiant • adresse, numéros de téléphone (domicile et travail) • numéro de télécopieur • employeur et nom du superviseur

• page titre • introduction • sujet choisi et raisons de ce choix

(Il doit y avoir un lien direct entre le sujet choisi et vos fonctions quotidiennes pendant le stage.)

• questions auxquelles le rapport répond • pertinence du sujet pour votre employeur • fonctions quotidiennes pendant votre stage • sources à utiliser dans la préparation du rapport.

Vous pouvez présenter la proposition sous forme schématique. Elle devrait tenir sur trois ou quatre pages (au maximum).

B. Rapport de stage Votre rapport de stage doit satisfaire aussi aux exigences suivantes : • Il doit être de type II. • Il doit compter de 10 à 12 pages.

L'évaluation du rapport se fait selon la grille ci-jointe.

10

ANNEXE C (suite) ÉVALUATION D'UN RAPPORT DE STAGE

FACULTÉ D’ADMINISTRATION Stagiaire : Programme d'études Employeur : Évaluation faite par : No de téléphone : Stage : 1 2 3 4 5

Critère

E = excellent B = bon P = passable I = insatisfaisant

Commentaires

Présentation • Lettre d'accompagnement • Page couverture • Page de titre • Table des matières • Liste des tableaux et des annexes • Apparence générale

_________ _________ _________ _________ _________ _________

Structure • Résumé/condensé • Introduction • Conclusions • Recommandations • Annexes • Sources

_________ _________ _________ _________ _________ _________

Qualité de la rédaction

• Grammaire • Orthographe • Clarté • Style

_________ _________ _________ _________

Qualité du sujet

• Pertinence des idées et des • solutions présentées • Qualité de l'analyse • Compréhension et étendue des • notions examinées • Compréhension de l'importance du

travail dans le milieu de l'employeur

_________ _________ _________ _________ _________ _________

Évaluation globale Réussite Échec Reprise _____ Signature de l'évaluateur : Date : _________

11

Annexe D EXIGENCES SUPPLÉMENTAIRES POUR

L'ÉCOLE D'INGÉNIERIE ET DE TECHNOLOGIE DE L'INFORMATION (ÉITI)

Les rapports de stages de l'ÉITI vous aident à : o parfaire vos compétences en rédaction technique o accroître votre capacité d'analyse et de raisonnement critique o faire avancer votre carrière en vous permettant d'évaluer le travail que vous venez

d'accomplir. Les exigences qui suivent visent donc l'atteinte de ces objectifs particuliers et viennent s'ajouter aux exigences générales du Bureau coop de l'Université pour les rapports de stage. Le texte qui suit s'applique à quiconque fait le programme coop en génie électrique, génie informatique, génie logiciel, informatique et tout programme coop futur de l'ÉITI. 1. LONGUEUR DU RAPPORT Votre rapport doit faire au moins 10 mais pas plus de 30 pages à simple interligne (en caractères 12 points Times Roman ou semblable). Ajoutez en outre des tableaux, graphiques, annexes, etc. selon le besoin. Visez cependant une moyenne de 15 à 18 pages. 2. CARACTÈRE ANALYTIQUE Votre rapport doit être analytique, c'est-à-dire qu'il doit compter au moins un des éléments suivants : - Expliquer le pourquoi de telle ou telle chose ou situation. - Commenter de façon réfléchie le pour et le contre de telle ou telle chose ou situation

(avantages, désavantages). - Exposer les problèmes que vous, votre employeur ou vos clients avez dû régler, comment

vous les avez réglés et pourquoi vous l'avez fait de cette façon. - Argumenter pour l'amélioration possible de telle ou telle chose ou situation. Évitez de présenter un rapport qui contient strictement de données techniques; utilisez les données techniques pour plutôt justifier vos arguments ou pour établir un contexte qui permettra à votre lecteur de bien saisir le reste du rapport.

12

3. UNITÉ DU THÈME Limitez-vous à un sujet ou thème dans votre rapport, et assurez-vous que ce thème reste assez précis. Dans l'introduction, expliquez les idées clés que vous aborderez. Dans le corps, présentez votre discussion détaillée. Et dans la conclusion, résumez vos idées. Assurez-vous en outre que l'information présentée joue un rôle valable. Bref, n'ajoutez pas des données ou d'autres faits tout simplement pour atteindre la longueur minimum exigée. Pour régler un problème de longueur, approfondissez plutôt la discussion ou choisissez carrément un autre thème pour le rapport. Cela s'applique aussi aux annexes : n'insérez-en que si elles servent à justifier ce que vous exposez dans le corps du texte; par exemple, évitez d'inclure beaucoup de codes sources. Si les codes vous semblent vraiment nécessaires, limitez-vous à quelques exemples (maximum de 100 lignes) présentés sous forme d'annexe (en règle générale). 4. RÉFÉRENCES Il faut soigneusement noter la source de tous les renseignements que vous présentez. Vous devez donc donner la référence complète pour toutes les idées dont vous parlez (non seulement les citations). Fournissez une référence même si le renseignement est tiré d'une source interne de l'employeur. Si l'information vient d'un particulier, présentez la référence de la façon suivante : (Nom de la personne), communication personnelle. Si vous avez tiré l'information d'une page WEB, citez le titre de cette page, l'adresse et la date de consultation. Présentez vos références sous forme de liste numérotée à la fin du rapport. Lorsque vous mentionnez une idée ou une citation dans le corps du rapport, indiquez comme suit l'élément bibliographique correspondant : [12] . 5. RELECTURE Tout rapport qui compte un nombre excessif d'erreurs orthographiques ou grammaticales peut être rejeté. Si vous ne maîtrisez pas la langue de rédaction du rapport, faites-vous relire par une personne qui la parle et l'écrit couramment. Notez bien les corrections que vous propose votre relecteur pour que vous puissiez éviter les mêmes erreurs à l'avenir. 6. RAPPORTS DE TYPE I, II OU III Vous devriez rédiger un rapport de type II, à moins que cela ne se révèle carrément impossible. Bon nombre d'étudiantes et d'étudiants pensent que leur stage n'a pas été de nature analytique et qu'il ne se prête donc pas à un rapport de type II. Par contre, même si vous avez fait du travail assez banal, vous pouvez en décrire les problèmes et comment vous les avez surmontés. Même s'il n'est pas en soi analytique, votre travail peut bel et bien faire l'objet d'un regard analytique.

13

Si le rapport de type II est vraiment à proscrire selon vous, vous devez contacter le coordonnateur académique coop de l'ÉITI par courriel (coop-coord@site.uottawa.ca) bien avant la fin de votre stage. Vous devez expliquer pourquoi le rapport de type II est infaisable et inclure un plan de votre rapport proposé en langage ASCII. Ne commencez pas votre rapport avant de recevoir la permission par courriel. Remarquez-bien, qu’un bon nombre de ces rapports ne répondent pas aux exigences énumérées plus haut : - Manuels de référence : à éviter sans exception - Guides d'usagers, guides de configuration : les éviter à moins que vous avez inclus des

explications détaillées sur le pourquoi de tel ou tel procédé. Évitez surtout de soumettre des dizaines de pages d'instructions détaillées ou qui présentent des photos du produit ou du procédé.

- Documents de conception : ne les soumettre que s'ils traitent surtout du raisonnement qui

sous-entend les décisions en matière de conception. - Devis descriptifs, cahiers des charges : les éviter à moins qu'ils ne traitent surtout du

raisonnement qui sous-entend les exigences imposées. - Rapports de recherche sur un thème précis : les éviter sauf si votre recherche a servi à

une prise de décision et si le rapport comme tel présente surtout les avantages et désavantages des diverses options (justification).

Si votre rapport pour l'employeur ne satisfait pas aux exigences dans sa forme actuelle, il vous suffit peut-être de l'enrichir, de sorte à en faire un nouveau rapport qui répond bel et bien aux exigences. Par exemple, si vous avez rédigé un long document plein de détails techniques, vous pouvez enlever la plupart de ces détails et les remplacer par des sections analytiques. Si vous choisissez cette option, dites-le dans votre lettre de présentation. Si vous soumettez un rapport de type I ou de type III, nous voulons quand même savoir ce que vous avez fait pendant votre stage. Il faut donc ajouter de 15 à 20 lignes à votre lettre de présentation pour expliquer votre travail et pourquoi vous n'avez pas pu faire un rapport de type II. 7. CONFIDENTIALITÉ Il faut discuter des problèmes éventuels de confidentialité avec votre employeur longtemps d'avance. Les employeurs n'accepteront pas que vous dévoiliez publiquement des secrets commerciaux, des renseignements compromettants sur le plan juridique ou des relations publiques et des renseignements qui avantageraient les concurrents. Évitez dans la mesure du possible de rédiger un rapport que votre employeur refusera de nous laisser lire. Voici pourquoi : 1) Nous voulons en savoir plus long sur le travail que vous effectuez et 2) nous voulons nous assurer que vous recevez le même traitement que les autres stagiaires coop.

14

Dites à votre employeur que a) le document n'est pas destiné à diffusion publique, b) la correction se fait par un membre du personnel enseignant de l'ÉITI choisi/e au hasard, et c) qu'on vous remet le rapport une fois la correction terminée. Toutefois, cela ne réussira peut-être pas à convaincre votre employeur. Cela dit, tentez de choisir un thème qui n'est pas confidentiel. Même si la plus grande partie de votre travail est très confidentielle, vous pouvez en aborder les éléments qui ne le sont pas. Vous pouvez en outre tenter de «voiler» l'information confidentielle en modifiant les noms, en omettant des détails clés, etc. N'oubliez pas de le mentionner, cependant, si vous devez voiler des renseignements. S'il est carrément impossible d'éviter des éléments de confidentialité dans votre rapport, demandez à votre employeur si le rapport peut-être confié strictement au coordonnateur académique co-op de l'ÉITI. Le coordonnateur peut signer une déclaration de confidentialité si la compagnie le désire. Si l'employeur autorise cette option, vous communiquez ensuite avec votre coordonnateur académique pour prendre les arrangements nécessaires. Vous devez en obtenir l'autorisation par courriel du coordonnateur académique coop - coop-coord@site.uottawa.ca - au moins un mois avant la fin de votre stage. 8. APPROBATION DU RAPPORT PAR LE SUPERVISEUR Votre rapport doit inclure une page à la toute fin qui porte le message suivant et la signature de votre superviseur : Ayant supervisé _____________________, stagiaire coop, je, (nom du superviseur) __________________, confirme que le rapport qui précède a été fait, à ma connaissance, au complet par cette personne. De plus, le rapport ne contient aucun renseignement confidentiel qui en interdirait la lecture par les membres du corps professoral. Signature : __________________________ Date : _____________________ 9. VOS COMMENTAIRES SUR LA FAÇON D'AMÉLIORER LE PROGRAMME Pour nous aider à améliorer le programme, veuillez traiter des questions suivantes dans votre rapport ou dans votre lettre de présentation : - Dans quelle mesure vos cours vous ont-ils bien préparé/e pour votre stage coop?

Comment pourrions-nous améliorer nos cours ou nos programmes? - Votre milieu de stage vous a-t-il permis d'élargir vos connaissances et vos habiletés et

d'enrichir ainsi votre carrière? Quelles améliorations souhaitez-vous de la part de l'employeur, de l'ÉITI et du bureau coop?

15

10. POUR COMMUNIQUER AVEC LE COORDONNATEUR ACADÉMIQUE COOP Si votre stage se déroule dans des circonstances particulières qui vous incite à remettre en question la validité de votre rapport, vous pouvez en discuter avec le coordonnateur académique coop de l'ÉITI. Vous devez habituellement le faire par courriel puisque le coordonnateur doit s'occuper d'une assez grande clientèle étudiante. Avant de prendre contact avec le coordonnateur académique, veuillez tenter de répondre à votre question en relisant les lignes directrices générales du bureau coop et celles de l'ÉITI ci-dessus. Dans votre message électronique, expliquez les difficultés auxquelles vous faites face et fournissez un plan de votre rapport en langage ASCII. Le coordonnateur vous dira ensuite si vous êtes dans la bonne voie. En bout de ligne, cependant, c'est vous qui devez assurer la conformité de votre rapport. Encore une fois, voici l'adresse électronique du coordonnateur académique : coop-coord@site.uottawa.ca La réponse du coordonnateur peut prendre quelques jours. De plus, cette personne prend parfois des vacances assez longues à l'été, d'où l'importance de lui poser vos questions bien avant l'échéance que vous devez respecter.

16

Annexe E

PROGRAMME COOP DE BIOLOGIE FORMAT REQUIS POUR LES RAPPORTS DE STAGE DE TRAVAIL

Le rapport de stage de travail est un résumé de vos activités pendant le stage. Il sert à évaluer si le travail accompli était approprié pour que vous puissiez rester inscrit dans le programme coop. Par conséquent, il est important que vous décriviez avec précision la qualité et la quantité des tâches achevées en gardant à l’esprit que le stage de travail a été fait dans le cadre d’un programme universitaire dans la faculté des sciences (vous devez donc justifier que votre travail a une composante scientifique de qualité/niveau universitaire). Chaque rapport doit être écrit en suivant les directives détaillées indiquées ci-dessous.

Format

A - Une brève introduction décrivant l’organisation pour laquelle vous avez travaillé Commencez votre rapport en donnant un court compte-rendu de l’organisation dans laquelle vous avez travaillé et expliquez son mandat. De quelle organisation s’agit-il, comment fonctionne-t-elle, que fait-elle ? A quoi sert la section dans laquelle vous avez travaillé et quel est son rôle spécifique au sein de l’organisation complète ? B - Un résumé de vos responsabilités dans cette organisation Pendant votre stage de travail, qu’avez-vous fais et pourquoi? Comment avez-vous contribué au mandat plus large de votre organisation ?

C - Une description claire de ce que vous avez produit pendant votre stage Décrivez les produits tangibles de votre travail. Par exemple, vous avez peut-être récolté des échantillons, développé des protocoles expérimentaux, accumulé des résultats que vous avez inclus dans des rapports, développé des logiciels, préparé des présentations digitales pour des rencontres internes ou externes auxquelles vous avez participé, écrit des recommandations pour des règlements, conçu des plans de gestion ou tout autre produit de votre travail.

D - Un résumé de ce que vous avez appris Ici, expliquez les grandes lignes de ce que vous avez appris d’important et de nouveau dans votre emploi. Ceci peut inclure des théories scientifiques, des procédures techniques, l’interaction spécifique entre les organismes d’une région, la compréhension de certaines lois, les étapes à suivre pour convaincre un groupe de faire certains changements, la patience et la diplomatie requise pour travailler efficacement dans un groupe, comment écrire un rapport clair qui a de l’impact, ou tout autre aspect de votre développement qui vous semble utile pour votre futur professionnel.

E - Une description de la contribution de votre stage de travail à votre programme d’étude Comment les choses que vous avez apprises (D ci-dessus) contribuent à votre programme d’étude en biologie. Expliquez la relation entre certains cours ou laboratoires que vous avez pris dans votre

17

programme et les nouvelles compétences acquises pendant votre stage. Comment envisagez-vous de combiner les 2 dans un emploi futur ? F - Longueur: 10 - 20 pages de texte, double espace, n’incluant pas graphes, figures, tableaux ou références (si applicable). Gardez à l’esprit que l’importance relative de chaque section de votre rapport peut varier énormément suivant les conditions particulières de votre emploi. Il se peut que vous décidez d’écrire seulement quelques lignes pour la plupart des sections et que vous rédigez 10 pages ou plus pour une section donnée. Par exemple, il se pourrait que vous écrivez un rapport ayant la forme d’un article scientifique à soumettre à un journal pour publication (dans la section C : ce que vous avez produit pendant votre stage) et que vous gardez toutes les autres sections très courtes.

Pour éviter toute surprise, il est recommandé de préparer à l’avance une ébauche de votre rapport qui indique le format choisi, et que vous en discutez avec le coordonnateur académique coop de biologie avant d’écrire la version finale.

18

ANNEXE F GUIDE DE RÉDACTION DU RAPPORT DE STAGE COOP EN SCIENCES ENVIRONNEMENTALES

Description Le rapport de stage fournit un résumé des activités que vous avez entreprises pendant votre stage de travail. Ces rapports servent à déterminer si le travail accompli pendant le stage (a) était approprié, (b) répondait aux grands objectifs du programme et (c) était de qualité et de quantité suffisantes pour que vous puissiez continuer dans le programme d’enseignement coopératif. Format et contenu Comme vous pouvez le constater dans le Guide de rédaction du rapport de stage du Bureau d'enseignement coopératif (voir la section II, partie B), il existe trois types de rapports de stage. Les rapports de type I sont ceux que les stagiaires préparent pour l’employeur dans le cadre de leur travail. Les rapports de type III ne portent pas directement sur le travail effectué pendant un stage; cette option sert lorsque le travail de stage ne se prête pas à la rédaction d’un rapport ou, dans certains cas, s’il est de nature confidentielle. Pour les rapports de types I et III, vous devez consulter le coordonnateur académique co-op pour les sciences environnementales pour vérifier la pertinence du rapport envisagé et obtenir sa permission écrite avant d’entreprendre votre rapport. C’est au cours de cette discussion que le coordonnateur académique vous communique les exigences des rapports de types I et III. Les directives qui suivent s’appliquent donc aux rapports de type II. Dans le contexte du programme en sciences environnementales, elles se divisent en deux catégories. Dans le premier cas, le rapport présente les résultats d’une expérience scientifique ou d’un projet de recherche authentique que vous avez entrepris en tant que stagiaire. Habituellement, seuls les stagiaires qui en sont à leur dernier stage entreprennent ce genre de projet. Présenté dans un format convenant à la discipline en question, le rapport final prend alors la forme d’une communication scientifique. Il devrait comporter au moins les cinq sections suivantes : (1) résumé analytique; (2) introduction; (3) matériels et méthodes; (4) résultats; (5) discussion. Pour bien préparer ce genre de rapport de stage, vous devriez consulter votre superviseur ou superviseure de stage pour obtenir des précisions sur le contenu et l’organisation de chaque section. Le plus souvent, par contre, les stagiaires participent à une variété d’activités pendant les stages plutôt qu’à un seul projet scientifique. Dans ce deuxième cas, le rapport de stage devrait comprendre les éléments suivants : 1. Une brève description de l'organisme pour lequel vous avez travaillé. En deux ou

trois paragraphes, décrivez l'organisme et son mandat (quel genre d’organisme est-ce? comment est-il organisé? que fait-il?). Si vous travaillez dans une section ou un département précis, comme c’est souvent le cas pour les stagiaires dans les grands organismes, décrivez aussi brièvement la section ou le département en question.

19

2. Une description de vos responsabilités et de vos tâches. Il est important de décrire

avec concision quel travail vous avez fait et pourquoi vous l’avez fait. Ce deuxième volet prend beaucoup de poids car la description des tâches et des responsabilités doit nettement faire ressortir comment votre travail contribuait à un plus vaste objectif.

3. Une description de ce que vous avez réalisé pendant votre stage de travail. Dans

cette section, décrivez vos réalisations. Elles peuvent prendre diverses formes : rapports écrits préparés pour l'employeur; programmes informatiques (ou sections de programmes); analyses d’échantillons d'eau, d'air, de sol ou de tissus; cartes géographiques; protocoles d'échantillonnage; présentations numériques; recommandations de principes; plans de gestion ou toute autre réalisation. Si une réalisation résulte de l'effort combiné de plusieurs personnes, indiquez quelle a été votre contribution.

4. Un résumé de ce que vous avez appris. Ce volet comporte deux aspects :

connaissances et aptitudes/expertise. Décrivez les domaines dans lesquels vous avez enrichi vos connaissances grâce aux activités de votre stage. Soyez aussi précis que possible; voici d’ailleurs des exemples de connaissances améliorées : modélisation hydrologique; fonctionnement des radars à ouverture synthétique (SAR); bilan de carbone et de phosphore dans les écosystèmes aquatiques; effets des symbiotes fongiques sur la croissance des plantes; évaluation des risques écologiques. Il est à noter que ces connaissances «enrichies» ne doivent pas nécessairement se limiter aux sciences environnementales. Ainsi, vos activités de stage pourraient aussi accroître vos connaissances dans des domaines comme la conception et la gestion de projets, la planification d'horaires et le réseautage.

Dans cette section, vous devriez aussi décrire les aptitudes que vous avez acquises (ou améliorées) pendant le stage. Il peut s'agir, d'une part, d'aptitudes techniques ou analytiques (p. ex., un langage de programmation précis; des systèmes d'information géographique; des applications logicielles; des analyses statistiques; la manipulation et l'intégration de bases de données; l'expertise propre à certains types de matériel scientifique; des méthodes d'échantillonnage). D'autre part, ces aptitudes peuvent toucher à la communication (p. ex., la traduction, la rédaction ou les communications orales), à la recherche et à l'intégration d'information (p. ex. la conception de bases de données), ou encore à la gestion et à l'administration de projets (y compris les budgets), etc.

Il est important que les connaissances et les aptitudes décrites dans la présente section aient un lien avec les réalisations décrites à la section 3 ci-dessus. Ainsi, ces réalisations prouvent que vous avez bel et bien acquis les connaissances ou les aptitudes que vous vous attribuez. Un tableau (voir modèle à la p. 4 du présent guide) vous permet de présenter ces renseignements de façon concise; pour chaque activité de votre stage, vous y énumérez la réalisation correspondante, les connaissances accumulées et l’expertise ou les aptitudes acquises.

20

5. Une description pour dire comment le stage a contribué à votre programme

d’études. Plus précisément, vous devriez indiquer : (1) si les connaissances et les aptitudes acquises dans votre programme universitaire (c.-à-d. vos cours) ont été utiles pour les activités du stage (et si oui, comment); (2) si les connaissances acquises pendant le stage peuvent s’avérer utiles pour vos cours; et (3) si les connaissances et les aptitudes acquises dans votre stage vont au-delà des aptitudes et des connaissances associées à votre travail scolaire.

Vos rapports de stage doivent être clairs et concis et ne pas dépasser 15 pages à double interligne, excluant les figures et les références. Nous favorisons même les rapports plus courts. Détails Pour toute question concernant les rapports de stage en sciences environnementales, communiquez avec :

Frances Pick, coordonnateur académique COOP pour les sciences environnementales Département de biologie Université d’Ottawa, pavillon Gendron (pièce 307) Téléphone : 562-5800 poste 6364 Télécopieur : 562-5486 Courriel : frpick@science.uottawa.ca

21

Tableau 1 : Modèle de résumé des activités, réalisations, expertise/aptitudes et connaissances découlant d’un stage de travail en EVS

Activités de stage

Réalisation(s)

Expertise/aptitudes acquises

Connaissances, matière

Analyse statistique de données sur la qualité de l’eau pour la Municipalité régionale d’Ottawa-Carleton

Résumé statistique des changements saisonniers et annuels dans les niveaux de phosphore de la rivière Rideau à 6 endroits dans la MROC, 1976-1998

Analyse de régression multiple et analyse des séries chronologiques à l'aide des logiciels SYSTAT et Splus

• Statistique appliquée

(analyse de régression multiple et des séries chronologiques)

• Facteurs influant sur les niveaux de phosphore dans les écosystèmes aquatiques

Préparation d’une présentation en PowerPoint 2000 sur le rôle des océans dans les changements climatiques à l’échelle régionale et mondiale.

Présentation en PowerPoint 2000 (12 diapos)

• Traduction de termes

techniques (océanographiques) de l'anglais au français et vice-versa

• Utilisation de PowerPoint 2000, avec importation et manipulation de fichiers graphiques

• PowerPoint 2000 • Effet des océans sur

les changements climatiques

• Cycles hydrologiques

22

ANNEXE G LECTURES SUGGÉRÉES

Gibaldi, Joseph, 1999. MLA Handbook for Writers of Research Papers. Modern

Language Association of America, New York. Turabian, Kate L., 1996. Manual for Writers of Term Papers, Theses and Dissertation, 6th

edition. University of Chicago Press, Chicago Vous trouverez au sixième étage de la bibliothèque Morisset de nombreux ouvrages sur la rédaction technique, (T11...) et, au quatrième étage, des ouvrages sur la rédaction administrative et d'affaires, (HF.57...). Des ouvrages plus récents sont également en vente dans les librairies. Vous trouverez également des exemplaires de rapports de stage au Bureau des programmes coopératifs.

23

Annexe H ÉVALUATION D'UN RAPPORT DE STAGE CONFIDENTIEL

Nota : Si le rapport de stage renferme des renseignements privatifs et ne peut pas être remis pour évaluation, le superviseur ou la superviseure du stagiaire coop doit remplir ce formulaire qui doit être remis au plus tard à la date limite fixée pour la présentation du rapport de stage.

Stagiaire : Programme d'études Employeur : Évaluation faite par : No de téléphone : Stage : 1 2 3 4 5

Critère

E = excellent B = bon P = passable I = insatisfaisant

Commentaires

Présentation

• Lettre d'accompagnement • Page couverture • Page de titre • Table des matières • Liste des tableaux et des annexes • Apparence générale

_________ _________ _________ _________ _________ _________

Structure

• Résumé/condensé • Introduction • Conclusions • Recommandations • Annexes • Sources

_________ _________ _________ _________ _________ _________

Qualité de la rédaction

• Grammaire • Orthographe • Clarté • Style

_________ _________ _________ _________

Qualité du sujet • Pertinence des idées et des solutions présentées • Qualité de l'analyse • Compréhension et étendue des notions examinées • Compréhension de l'importance du

travail dans le milieu de l'employeur

_________ _________ _________ _________ _________ _________

Évaluation globale Réussite Échec Reprise _____ Signature de l'évaluateur : Date : _________________