formation doctorants-janvier 2015

Diffusion électronique des thèses et sujets de thèses

à l’UBO depuis le 1er janvier 2012

par Violaine Garguilo, janvier 2015

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Diffusion des sujets de thèses en préparation

À l’UBO depuis 2013 dés l’inscription en doctorat

(ou la réinscription)

Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

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Diffusion des sujets de thèse

• Depuis 1968 : une tradition en SHS via le Fichier Central des Thèses (FCT)

• Depuis 2011 : possible dans toutes les disciplines -> sujets de thèses publiés sur Theses.fr

• Depuis 2013 : à l’UBO pour toutes les disciplines

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STEP• STEP (Signalement des Thèses En

Préparation) Mise en place en 2011 par l’ABES (Agence

Bibliographique de l’Enseignement Supérieur) : application optionnelle pour les établissements souhaitant signaler leurs sujets de thèses en cours

102 établissements dans STEP sur 125 habilités à délivrer le doctorat en nov. 2014 (4 universités et 19 grandes écoles manquantes))

Interconnectée depuis 2013 avec Apogée, la base de la scolarité

publie les sujets de thèses en préparation sur Theses.fr, moteur de recherche des thèses de doctorat françaises

donne la main aux doctorants pour l’enrichissement de leur fiche de thèse en préparation par l’envoi d’un mél automatique attribuant un identifiant et un mot de passe

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STEP et le doctorant (1)

• Sur STEP le doctorant peut :éditer les données relatives à sa

personne mettre à jour ses coordonnées, modifier

son mot de passe (recommandé)éditer les données relatives à sa thèse

ajouter un résumé du projet, des mots-clés…

demander une attestation

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STEP et le doctorant (2)

• Sur STEP le doctorant ne peut pas :modifier l’école doctorale de rattachementmodifier le nom du directeur de thèse

• En revanche il peut :intervenir sur le titre pour des corrections

mineures (accents, orthographe..), mais un changement plus important doit être validé par le directeur de thèse et enregistré par l’École Doctorale

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Theses.fr

• Moteur de recherche national des thèses françaises créé par l’ABES en juillet 2011 : http://www.theses.fr/ signale toutes les thèses soutenues depuis 1985 (papier +

électronique) donne accès au texte intégral des thèses diffusées sous

forme électronique par les établissements signale les thèses en préparation dans les établissements

engagés dans STEP prévoit de s’enrichir avec :

les thèses auto-archivées sur TEL par leurs auteurs les thèses publiées par des éditeurs commerciaux

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Theses.fr et l’internaute

• Bouton Signaler une erreur -> tout internaute peut signaler une erreur sur une fiche de thèse

• Message de l’internaute transmis au correspondant STEP de l’Université qui sollicite l’École doctorale concernée avant de corriger l’erreur

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Dépôt et diffusion des thèses

sous forme électronique à l’UBO depuis le 1er janvier 2012

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Cadre règlementaire : l’arrêté de 2006• Arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de

dépôt, de signalement, de reproduction, de diffusion et de conservation des thèses ou des travaux présentés en soutenance en vue du doctorat Prévoit deux types de dépôts :

Sur support papier Ou Sous forme électronique

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A l’UBO

• Dépôt papier jusqu’en 2011• Dépôt électronique depuis le 1er janvier

2012vote du CS le 24 mars 2011en faveur du

dépôt électronique des thèsesvote du CA le 6 octobre 2011et adoption

d’une charte précisant les modalités de dépôt et de diffusion des thèses électroniques

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Pourquoi un dépôt électronique ?

• Pour un accès facilité au texte intégral• Pour une diffusion des thèses plus large via

Internet• Pour une visibilité internationale• Pour une conservation pérenne des thèses• Pour des plagiats plus facilement repérables• Pour participer au mouvement de l’Open Access

pour un accès libre aux résultats de la recherche scientifique

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Cadre règlementaire : cas du dépôt électronique• Des obligations pour le doctorant :

déposer la thèse 3 semaines avant la soutenance (soutenance conditionnée par le dépôt de la thèse)

fournir la thèse sous forme électronique selon les prescriptions de l’établissement et fournir les métadonnées nécessaires à la description de la thèse

faire un 2d dépôt dans les 3 mois qui suivent la soutenance si des corrections ont été demandées par le jury

• Des obligations pour l’établissement : procéder au dépôt de la thèse et des métadonnées dans

l’application nationale STAR assurer (sauf cas de confidentialité) la diffusion de la thèse au sein

de l’établissement (la mise en ligne de la thèse sur internet étant subordonnée à l’autorisation du nouveau docteur)

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Diffusion des thèses électroniques à l’UBO• Thèses confidentielles : pas de diffusion• Thèses non confidentielles :

Si l’auteur autorise sa diffusion sur Internet -> diffusion sur l’archive ouverte TEL

Si l’auteur n’autorise pas sa diffusion sur Internet -> diffusion en extranet à la communauté UBO via l’ENT

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TEL

• TEL (Thèses En Ligne) Portail de l’archive ouverte HAL créé en 2000 par le

CCSD permet l’auto-archivage des thèses de doctorat et

habilitations à diriger des recherches (HDR) permet la diffusion des thèses électroniques par les

établissements de soutenance permet la création de collection par les établissements ->

collection créée pour l’UBO à l’adresse http://tel.archives-ouvertes.fr/UBO-THESE/ (338 au 5 janvier 2015)

alimente le portail des thèses européen DART-Europe et la bibliothèque numérique européenne Europeana

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16Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

TEL : collection de l’UBOhttp://tel.archives-ouvertes.fr/UBO-THESE/

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Comment déposer sa thèse (1)

• 3 à 6 semaines avant la soutenance : le doctorant doit déposer auprès de son école doctorale : Le formulaire d’autorisation de diffusion rempli et signé Un CD ou DVD comprenant

Le fichier pdf de sa thèse complète + éventuellement le fichier pdf de sa thèse expurgée des

documents sur lesquels il n’a pas les droits Un fichier autorisant la copie comprenant :

un titre en anglaisun résumé en français (1700 caractères maximum espaces

compris) et un résumé en anglais (idem)des propositions de mots-clés en français et en anglais

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Comment déposer sa thèse (2)

• Pendant la soutenance :Le président du jury complète le

formulaire d’autorisation de diffusionindique si la thèse est confidentielle et

précise si la confidentialité est illimitée ou donne la date de fin de confidentialité

indique si la thèse doit être corrigée avant diffusion

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Comment déposer sa thèse (3)

• Si des corrections ont été demandées par le jury avant diffusionDans les 3 mois qui suivent la soutenance,

le doctorant doit faire un second dépôt auprès de son école doctorale :Un CD ou DVD comprenant le ou les fichiers pdf de

sa thèse (version complète et expurgée), les résumés et mots-clés

Le formulaire de second dépôt signé par son directeur de thèse

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Comment déposer sa thèse : précisions• Le dépôt de la thèse est obligatoire, même si l’auteur

n’autorise pas sa diffusion sur Internet (la thèse sera alors diffusée sur l’extranet)

• L’auteur peut demander à ce que la diffusion de sa thèse soit différée à une date qu’il choisit -> dans ce cas sa thèse est diffusée immédiatement sur l’extranet et plus tard sur Internet

• Le dépôt de la thèse est obligatoire, même en cas de confidentialité (la thèse sera alors archivée mais non diffusée)

• Les fichiers pdf gravés sur CD doivent être validés par l’application Facile (http://facile.cines.fr/)

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21Université de Bretagne Occidentale – Service Commun de Documentation

Circuit de la thèse à l’UBO

Apogée

Step

Star

Theses.fr

Professionnels

Tout public

Professionnels + doctorants

TEL Sudoc

ED SCD

CINES

Plateforme ABES

Extranet

HAL-UBO et TEL-UBO

Catalogue UBO

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Plus d’infos ?

• Sur nos pages web• Sur le dépliant « Doctorants à l’UBO »

• Pour toute question :

theses@univ-brest.fr

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Merci de votre attention !