I.1 - Création d'espaces répertoires ou « dossiers »

- Dans la fenêtre centrale d'Alfresco, cliquez sur la flèche qui pointe vers le bas à côté du bouton « Créer »;

- Cliquez sur « Créer un Espace »;

- Indiquez le Nom, Titre et Description de votre nouvel espace et cliquez sur le bouton « Créer un Espace ».

I.2 - Création d'espaces répertoires ou « dossiers » à partir d'un modèle

- Dans la fenêtre centrale d'Alfresco, cliquez sur la flèche qui pointe vers le bas à côté du bouton « Créer »;

- Cliquez sur « Assistant de création d'un Espace évolué »;

- Sélectionnez « En utilisant un modèle »;

- Cliquez sur « Suivant »;

- Dans la liste déroulante, sélectionnez le modèle souhaité et cliquez sur « Suivant »;

- Indiquez le Nom, Titre et Description de votre nouvel espace et cliquez sur le bouton « Terminer ».

II.1 – Ajouter des contenus

- Lorsque vous êtes dans l'espace répertoire dans lequel vous souhaitez ajouter un contenu, cliquez sur le bouton « Ajouter un contenu;

- Cliquez sur le bouton « Parcourir », sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer dans Alfresco et appuyez sur le bouton « Ouvrir ».

- Modifiez le nom du fichier si besoin est et cliquez sur le bouton « OK »;

- Si besoin, modifiez les champs qui s'affichent et cliquez sur « OK »;

Note : Ces informations sont importées directement par Alfresco si elles sont renseignées dans les méta-données du fichier importé.

II.2 – Ajoutez des contenus en utilisant la fonction cliquer-glisser

- Lorsque vous êtes dans l'espace répertoire dans lequel vous souhaitez ajouter un contenu, cliquez sur le bouton « Ajouter un contenu »;

- Vous pouvez alors cliquer-glisser directement un fichier de votre ordinateur dans la fenêtre Alfresco;

- Cliquez sur « OK ».

III – Utilisation de la fonction de verrouillage de documents

- En dessous du fichier que vous souhaitez verrouiller dans Alfresco, cliquez sur l'icône « Éditer hors ligne »;

- Le fichier est téléchargé sur votre ordinateur pour modifications, cliquez sur le bouton « Fermer » dans Alfresco;

- Lorsque vous avez fini de modifier le fichier sur votre ordinateur, cliquez sur l'icône « Insérer une nouvelle version » (ci-dessus);

- Cliquez sur le bouton « Choisissez un fichier », sélectionnez la nouvelle version du fichier que vous souhaitez importer dans Alfresco et appuyez sur le bouton « Ouvrir »;

- Cliquez sur « OK »;

- En dessous du fichier, cliquez sur l'icône « Terminer l'édition ».

IV.1 – Utilisation de la fonction de recherche

Alfresco offre une recherche simple et avancée.

-La fonction de recherche simple est disponible en haut à droite de votre Alfresco.

IV.2 – Utilisation de la fonction de recherche avancée

- Dans la fonction de recherche simple, cliquez sur la flèche à droite de l'icône à gauche du champ de recherche simple;

- Le menu déroulant ci-dessous s'affiche, cliquez sur « Recherche avancée »;

- La fenêtre suivante s'affiche;

- Affinez votre recherche à l'aide des champs proposés et ensuite cliquez sur « Rechercher ».

V – Utiliser le panneau latéral

- Dans la colonne de gauche, cliquez sur la flèche pointant versle bas à côté de « Navigateur » et cliquez sur « Panneau Latéral »;

- Le panneau latéral vous présente les éléments contenus dans votre « Presse-papiers », les espace répertoires récemment visités ainsi que les raccourcis que vous avez créés vers certains répertoires.

VI – Application de règles à des espaces répertoires

Note : Les règles de contenu sont le point fort d'Alfresco. Appliqué à un espace, les règles de contenu permettent d’automatiser certaines actions tout en spécifiant un ensemble de critères tel que le dossier où la règle sera effective, l'action à effectuer et l'évènement qui déclenchera leur exécution.

- Dans la fenêtre centrale, cliquez sur la flèche pointant vers le bas à côté du bouton « Actions supplémentaires » et cliquez sur « Gérer les règles de contenu »;

- Cliquez sur « Créer une règle »

- La création d'une règle se décompose selon les 4 étapes suivantes :

- Pour établir les conditions : suivez les 2 sous-étapes suivantes:

- Sélectionnez la condition dans le menu déroulant suivant;

- Cliquez sur « Choisir et ajouter », une fenêtre apparaît pour définir les paramètres de la condition. Cliquez sur « Cliquer ici pour sélectionner une catégorie », vous obtiendrez la fenêtre suivante;

- Pour sélectionner une catégorie, cliquez sur

- Une fois l'ensemble des champs pour définir une condition renseigné, cliquez sur « Suivant »;

- Suivez les mêmes sous-étapes pour configurer l'étape des Actions;

- Une fois les étapes Conditions et Actions renseignées, la fenêtreDétails s'affiche;

- Renseignez les champs proposés et vous pourrez cocher les options qui vous intéressent notamment concernant l'application aux sous dossiers;

- Cliquez sur « Terminer ».