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Installation – Paramétrage - Utilisation Laëtitia HOREL Procédure sur l’installation, le paramétrage et l’utilisation d’Alfresco : GED libre. 1

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Page 1: Procédure alfresco word

Installation – Paramétrage - Utilisation

Laëtitia HOREL

Procédure sur l’installation, le paramétrage et l’utilisation d’Alfresco : GED libre.

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Page 2: Procédure alfresco word

I°/ Présentation d’Alfresco.....................................3

II°/ Installation d’Alfresco......................................4Prérequis............................................................................................................................................4

Processus d’installation......................................................................................................................4

1ère étape : Lancer l’exécutable.......................................................................................................4

2èmeétape : Paramétrages des composants :...................................................................................5

3ème étape : Sélection du dossier par défaut...................................................................................5

4ème étape : Paramétrage du port du serveur de base de données :...............................................6

5ème étape : Paramétrage du Tomcat..............................................................................................6

6ème étape : Paramétrage du port FTP.............................................................................................7

7ème étape : Mot de passe à renseigner..........................................................................................7

8ème étape : Paramétrage du port de sharepoint............................................................................8

9ème étape : Paramétrage du protocoleLibreOffice.........................................................................8

10ème étape : Démarrage des serveurs............................................................................................9

11ème étape : Fin de l’installation..................................................................................................10

III°/ Fonctionnalités..............................................10a) Gestion des comptes............................................................................................................11

b) Tableau de bord principal de l’utilisateur.............................................................................13

c) Gestion des sites...................................................................................................................15

d) Gestion des documents........................................................................................................17

e) Gestion des Workflow..........................................................................................................19

f) Gestion de l’administration..................................................................................................21

Conclusion............................................................22

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Page 3: Procédure alfresco word

INSTALLATION ET PARAMETRAGE D’ALFRESCO

I°/ Présentation d’Alfresco

Alfresco est un outil collaboratif en ligne permettant à ses utilisateurs de travailler de concert. Etant un SGClibre (Système de Gestion de Contenu), Alfresco est capable de gérer tous les documents et les informations qui lui sont transmis.Il fait appel à ce qu’on appelle « des flux de travail » (Workflows en anglais) permettant de suivre pas à pas l’avancement d’une tâche.L’intégration du pack office à Alfresco donne lieu à un travail efficace et rapide.

Fonctionnant sous Windows et Linux, Alfresco se repose principalement sur une interface web (ici Tomcat) et sur les protocoles SMB/FTP pour le transfert de données.Il fait également appel à de nombreuses technologies telles que le serveur de base de données (postgreSQL), le protocole IMAP pour l’utilisation des mails sur Outlook, Thunderbird…Java est aussi un élément incontournable dans l’utilisation de ce GED. Pour résumé, Alfresco se dessine en trois parties : Applications, Dépôts et Stockage de données et utilise principalement les technologies suivantes :

Web CIFS/SMB : Server Message Block => Protocole de partage de ressources IMAP : Internet Message Access Protocole => Récupération des mails. FTP : File Transfert Protocol => Protocole de communication dans l’échange de fichiers. NFS : Network File System => Protocole d’accès de fichiers via le réseau WebDAV : Facilite la gestion de données grâce à des serveurs distants CMIS : Content Management Interoperability Services => Améliore l’interopérabilité des

systèmes de gestion de contenu.

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Page 4: Procédure alfresco word

II°/ Installation d’Alfresco

Prérequis- Votre machine doit avoir un minimum de 4Go de Ram. Cependant, 8 Go est

fortement conseillé.- Pour débuter l’installation, il faut dans un premier temps télécharger le logiciel sur le

site internet suivant :https://wiki.alfresco.com/wiki/Community_file_list_5.0.d

Pour toute aide relative à l’installation ou à l’utilisation d’Alfresco, rendez-vous sur le lien suivant :https://wiki.alfresco.com/wiki/Main_Page.

Lorsque l’exécutable est téléchargé, l’installation peut commencer.

Processus d’installation

1ère étape : Lancer l’exécutable.

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Page 5: Procédure alfresco word

Deux modes s’offrent à nous :

Soit l’installation facile, où tous les paramètres sont par défaut. Soit l’installation avancée où chaque paramètre est configurable manuellement.

Afin de montrer tous les paramètres disponibles, j’ai donc choisi ici l’installation avancée.

2èmeétape : Paramétrages des composants :

En fonction de l’utilisation de votre site Alfresco, il est possible d’enlever et d’ajouter certains composants, tel que Java ou LibreOffice. Il est cependant préférable, pour pallier tout éventualité d’amélioration du site, de laisser cocher par défaut les composants déjà présents.

3ème étape : Sélection du dossier par défaut 

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Page 6: Procédure alfresco word

4ème étape : Paramétrage du port du serveur de base de données :

Par défaut, la valeur du port est 5432. Cependant, vous pouvez le modifier si ce dernier est déjà utilisé.

5ème étape : Paramétrage du Tomcat.

Tomcat fait partie d’Apache. C’est un serveur http donc responsable du fonctionnement web de notre site collaboratif.

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Page 7: Procédure alfresco word

La valeur du domaine est 127.0.0.1, ce qui veut dire que le domaine de notre serveur est la machine sur laquelle est installé Alfresco. Cette valeur est à changer si vous avez un serveur de domaine autre que votre machine local. Si vous avez également d’autre serveur web présent, il sera donc obligatoire de changer les ports par défaut.

6ème étape : Paramétrage du port FTP

Par défaut, le port est 21. A l’identique des autres serveurs, si vous en posséder déjà un utilisant ce port, il faudra alors modifier cette valeur.

7ème étape : Mot de passe à renseigner

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Page 8: Procédure alfresco word

8ème étape : Paramétrage du port de sharepoint

Ce protocole permet au pack office (word, excel, powerpoint…) d’interagir avec le site.

A modifier si vous le souhaiter.

9ème étape : Paramétrage du protocoleLibreOffice

A l’identique du protocole Sharepoint, celui-ci permet à libre office d’interagir avec Alfresco.

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Page 9: Procédure alfresco word

10ème étape : Démarrage des serveurs.

Il est

possible de choisir ou non de démarrer les serveurs HTTP et SQL au démarrage de la machine serveur.

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Page 10: Procédure alfresco word

Si vous choisissez le démarrage manuel, il sera nécessaire de lancer le gestionnaire d’Alfresco afin de faire fonctionner les serveurs. (Voir l’interface ci-dessus)

11ème étape : Fin de l’installation

L’installation va se terminer via cette dernière étape. Il faut compter entre 5 à 10 minutes, en fonction de l’équipement utilisé pour la mise en place de cette solution.

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Page 11: Procédure alfresco word

III°/ Fonctionnalités

Puisque l’installation est terminée, vous allez pouvoir faire la connaissance avec le côté web de l’application. Si vous avez sélectionné l’option à la toute fin de l’installation, votre navigateur web ouvrira une nouvelle fenêtre. Cette interface vous permettra de gérer votre site Alfresco.

a) Gestion des comptes

Afin d’accéder aux paramètres des comptes du site web, Il est nécessaire de se rendre dans les « Outils admin » depuis le tableau de bord via le compte administrator. (voir l’image ci-dessous)

Nous arriverons donc à la fenêtre suivante :

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Page 12: Procédure alfresco word

Afin de connaître les différentes options qu’il s’offre à vous, voici un récapitulatif sous forme de tableau.

Remarque : En plus de gérer des utilisateurs, il est possible de créer et gérer des groupes d’utilisateur.

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Page 13: Procédure alfresco word

Critères Oui Non Ambigu Remarques

Peut-on créer un compte ? XL’administrateur d’Alfresco peut créer des utilisateurs mais ces derniers n’ont pas les droits pour le faire.

Peut-on s’identifier ? XPeut-on modifier ses préférences ?

X

Importance de la casse pour le login

X Majuscules et minuscules ne sont pas prises en compte

Importance de la casse pour le mot de passe

X

Redéfinition du mot de passe XAdministrateur et utilisateurs peuvent changer leur mot de passe, à condition de connaître l’ancien. L’administrateur pourra quant à lui, réinitialiser le mot de passe des autres utilisateurs sans autorisations de leurs parts.

Définition d’une adresse email X Autant l’utilisateur que l’administrateur peut changer son adresse email.

Choix de la langue XChoix du thème / de la couleur

X

Statut des données personnelles (privé /public)

X

Y a-t-il une aide ? X L’aide est disponible pour tous, mais en anglais.

Y a t-il une gestion des contacts ?

XIl est possible de faire une recherche d’utilisateur et il est également possible de créer une liste de contact si la page « Gestion de données » est activée.

Le paramétrage du compte est-il exhaustif ?

Lors de la création du compte, trop peu d’informations sont demandées. Cependant, c’est lorsque l’on est dans le profil que de nombreux paramètres sont possibles.

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b) Tableau de bord principal de l’utilisateur

Les modules d’Alfresco, également appelés « Dashlets » permettent d’avoir une meilleure visibilité de votre activité sur le site. On en dénombre au total 15 :

« Mes activités », « Documents édités par moi », « Mes documents », « Mes espaces de réunion », « Mon profil », « Mes sites », « Mes tâches », « Mes espaces documentaires », « Mon calendrier », « Flux d’actualité Alfresco », « Mes discussions », « Flux RSS », « Recherche sauvegardée », « Recherche de sites, vue web »

Afin de les rajouter, il faut se rendre dans les paramètres du site via le tableau de bord de votre utilisateur (ici, mon compte est celui de l’administrator:

Dans la nouvelle fenêtre, nous retrouverons alors tous les dashlets que l’on peut rajouter à notre page d’accueil en cliquant sur le bouton « Ajouter des dashlets ». En fonction de la disposition actuelle du site, vous aurez à glisser les onglets dans les colonnes présentes dessous. Voici un petit aperçu de la fenêtre :

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Page 15: Procédure alfresco word

Afin d’avoir une idée sur les critères de personnalisation, voici un tableau détaillé.

Critères Oui Non Ambigu Remarques

Personnalisation du tableau de bord (choix des modules) X Les modules portent également le nom de Dashlets.

Possibilité d’ajouter des plugins pour de nouvelles fonctionnalités

XSachant qu’Alfresco est open source, il est possible de développer et d’ajouter ces propres dashlets.

Personnalisation de la taille des différents modules

XIl est seulement possible de la changer verticalement mais pas horizontalement.

Possibilité d’atteindre les données essentielles directement à travers le tableau de bord

X Grâce aux dashlets, nous avons la liste de nos documents,

Possibilité de changer la forme des lignes/colonnes du tableau de bord X Seul le thème et la longueur peuvent être changés.

Y a-t-il la technologie RSS ? XLes flux RSS sont-ils affichés ? X Afin de les afficher, il est nécessaire d’ajouter le Dashlets du Flux RSS.

Peut-on ajouter des flux RSS selon le besoin ? X

Ajoutez autant de fois le nombre de flux que vous voulez afficher. Il est possible de changer le lien du flux dans les paramètres du Dashlet via le tableau de bord (stylet sur la ligne du flux)

Peut-on voir ses activités facilement ? X En ajoutant également le dashlet adéquat.

Peut-on lister facilement l’ensemble de ses sites ? X En ajoutant également le dashlet adéquat

Peut-on avoir une vue détaillée d’un site en particulier ? X

Partage de planning avec d’autres utilisateurs

X

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c) Gestion des sites

Grâce à Alfresco, il est possible de créer autant de site souhaité. Mais pourquoi ? Dans une entreprise par exemple, il est, pour certaines personnes, plus aisé de créer des sites pour chaque département de l’entreprise. Ou chaque site peut avoir une fonctionnalité bien définie. Dans Alfresco, chaque utilisateur peut créer le sien pour avoir sa propre plateforme. Cependant, pour éviter cela, il faut se rendre dans les fichiers sources d’Alfresco pour en changer les valeurs. Néanmoins, un utilisateur peut avoir une vue sur l’ensemble des sites sur lesquels il a des droits dessus, que ce soit de modérateur, de créateur ou que de simple visionneur.

Via l’onglet « Sites », il sera alors possible de créer, rechercher, d’ajouter ou supprimer un site à ses favoris :

L’onglet « Mes sites » renvoie sur la liste des sites sur lequel vous avez accès. Pour la création d’un site, c’est simple, cliquez sur « Créer un site » et la page ci-dessous s’ouvre : Vous pourrez choisir le nom, le type de site, et si vous voulez qu’il soit public ou privé.

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Page 17: Procédure alfresco word

Voici une grille d’évaluation des capacités de la gestion de site d’Alfresco :

Critères Oui Non Ambigu Remarques

Classement des sites par préférence X Vous pouvez cependant les rajouter en tant que favoris.

Personnalisation d’un site XIl est possible de changer le thème, et d’ajouter des pages tels que le calendrier ou le blog.

Personnalisation du tableau de bord du site X Ce sont les dashlets utilisés qui vont jouer sur la présentation du tableau de bord.

Présence de la technologie des flux RSS X

Les flux RSS sont disponibles via les Dashlets mais on peut également changer l’URL du flux dans la configuration de n’importe quel dashlet.

Présence d’un wiki personnalisable pour chaque site X Il faut cependant le rajouter via la personnalisation du site.

Présence d’un blog pour chaque site X Il faut cependant le rajouter via la personnalisation du site.

Présence d’un flux de discussions pour chaque site

X Il faut cependant le rajouter via la personnalisation du site.

Présence d’un calendrier pour chaque site

X Il faut cependant le rajouter via la personnalisation du site.

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Page 18: Procédure alfresco word

d) Gestion des documents

La gestion des documents est une vue d’ensemble de tout type de fichier que vous avez mis en ligne sur les sites webs. Que ce soit, image, texte, vidéo, tout est visible et modifiable depuis cette page. Il est également possible de créer des documents grâce à la technologie de Google Docs ou de modèle préalablement créés. Alfresco propose même une création de fichiers TXT, HTML et XML , directement intégré dans son interface.

Deux onglets sont disponible pour la visibilité de vos documents : « Mes fichiers » et « Fichiers partagés »

Comme de nombreux gestionnaires, il est possible de trier vos documents par Nom, Date de création ou type en passant par l’onglet « Type ».Vous pouvez changer l’affichage grâce à « Options ». Via la case « Actions », vous aurez également accès à d’autres fonctionnalités sur le document sélectionné :

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Page 19: Procédure alfresco word

Vous trouverez ci-dessous un tableau d’évaluation sur les différentes fonctionnalités de la gestion de documents :

Critères Oui Non Ambigu Remarques

Peut-on accéder facilement aux fichiers ? X

Depuis le tableau de bord, l’onglet « Mes documents » et « Mes partages » sont présents.

Peut-on classifier les fichiers ? X Par type, nom, date de création, etc…

Peut-on créer des catégories ? X Il est cependant possible de créer des dossiers pour simuler une catégorie.

Y a-t-il une gestion des droits pour les fichiers ? X

Il y a des droits utilisateurs et de groupes, modifiable depuis la colonne « Actions » dans l’onglet « Mes Documents »

Peut-on ajouter /modifier/supprimer des fichiers ?

XTout dépend des droits attribué à l’utilisateur. Si c’est un gestionnaire, collaborateur ou contributeur, il pourra. S’il n’est que simple lecteur, il ne sera pas autoriser à le faire.

Peut-on télécharger les fichiers présents ? X

Peut-on commenter les fichiers ? X On peut également le partager, le rajouter dans ses favoris et l’aimer.

Le système de stockage est-il fiable ?

XTous les documents sont enregistrés dans la base de données. Tout dépend de la fiabilité du serveur.

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Page 20: Procédure alfresco word

e) Gestion des Workflow

Un flux de travail, de son nom français, est une modélisation de l’avancement d’une tâche à accomplir par différents acteurs, impliqué dans la réalisation d’un processus métier.En clair, il permet de suivre l’état d’une tâche, via validation ou non à chaque étape tout en respectant les délais imposés. C’est un outil puissant collaboratif pour mener à bien une tâche tout en informant les acteurs de son avancement.

Disponible via l’onglet « Tâches », il sera possible de créer et de vérifier l’avancement du Workflow.

Lors de la création, différents Workflow existent tel qu’une nouvelle tâche à un collègue ou à un groupe, en mode partagé... De nombreux paramètres sont demandés lors de la création du Flux, comme l’assignation d’un ou plusieurs acteurs, d’une date d’échéance, ou de la priorité.

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Page 21: Procédure alfresco word

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Page 22: Procédure alfresco word

Vous trouverez un tableau d’évaluation ci-dessous, développant les critères de mise en place d’un Workflow.

Critères Oui

Non Ambigu Remarques

La prise en main de la partie workflow est-elle facile ? X

Il est facile de les créer mais il est difficile d’en choisir son type. Les explications ne sont pas claires.

Il est possible d'affecter une tâche à un autre utilisateur

X

Une gestion des priorités est disponible X Élevée/Moyenne/Basse

Une description des tâches est disponible X

Une notification par mail est disponible X

Il est possible de définir la date d'une tâche en fonction d'une autre tâche

X

Il est possible d'obtenir un diagramme du workflow

X Il est possible de voir un schéma du processus.

Il est possible d'affecter une tâche à plusieurs utilisateurs X

Oui mais il faut choisir « Réviser et valider (par un ou plusieurs relecteurs) » lors de la création du Workflow.

Il est possible de demander validation d'une tâche à d'autres utilisateurs X

Oui et non. Ceux qui valident sont ceux à qui le Workflow est attribué. Un flux assigné à une personne ne peut pas être validé par un tiers.

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Page 23: Procédure alfresco word

f) Gestion de l’administration

Tableau d’évaluation

Critères Oui Non Ambigu Remarques

La prise en main de la partie administrative est-elle facile ?

X

L’administrateur a-t-il accès aux autres parties du site ?

X Même s’il n’est pas le créateur du site, il peut devenir gestionnaire et aller dans toutes les parties du site.

Y a-t-il une gestion de l’application (ajout, suppression, modification

X

Y a t-il une gestion des utilisateurs ? (ajout, suppression, modification)

X

Peut-on désactiver un compte utilisateur ? X On peut simplement le supprimer.

Y a t-il une gestion des groupes ? (ajout, suppression, modification)

X

Y a t-il une gestion des taches ? (ajout, suppression, modification)

X De tâche de réplication

Peut-on temporairement stopper le site ? X On peut juste le supprimer

Peut-on ajouter des droits d’administration personnalisés ?

Peut-on avoir des statistiques sur le site ? X

Peut-on avoir des statistiques sur les utilisateurs ? X On peut voir le nombre d’octet utilisé sur le site mais aucune statistique n’est proposée.

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Page 24: Procédure alfresco word

Conclusion

Alfresco est un outil collaboratif puissant mettant en place de technologies telles que les Flux RSS, Google Doc, ou les Workflow afin de faciliter le travail commun. Etant un produit freeware, sa personnalisation et son ajout de fonctionnalité peut s’avérer utile pour toute entreprise ayant des besoins particuliers. Simple d’utilisation, il a cependant quelques lacunes au niveau de certains paramètres comme les comptes utilisateurs et leur gestion, la clarté entre les différents sites web qui peuvent être créé.

Néanmoins, il reste pour moi un outil assez complet, simple et rapide à mettre en place qui pourrait remplacer la version de Sharepoint qui, elle est payante.

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