alfresco - manuel de l'utilisateur

INRIA AlfrescoALFRESCO - MANUEL DE L'UTILISATEUR

Rdacteur : Romain Delalande - Brice Chaffangeon Page n 1/56

1 GNRALITS ................................................................................................................................... 3

1.1 ALFRESCO ................................................................................................................................................ 3 1.2 VOCABULAIRE GNRAL ............................................................................................................................ 3

2 PRISE EN MAIN DALFRESCO ....................................................................................................... 5

2.1 LES DIFFRENTS ACCS DALFRESCO .......................................................................................................... 5 2.2 LINTERFACE WEB .................................................................................................................................... 5 2.2.1 SIDENTIFIER DANS ALFRESCO .................................................................................................................. 5 2.2.2 PREMIRE CONNEXION .............................................................................................................................. 6 2.2.3 LES ESPACES DE TRAVAIL ......................................................................................................................... 7 2.2.4 LES CONTENUS ....................................................................................................................................... 9 2.2.5 LES RLES ........................................................................................................................................... 10 2.2.6 LA CORBEILLE ...................................................................................................................................... 11 2.3 CRER UN ESPACE ................................................................................................................................... 11 2.4 CRER UN CONTENU ................................................................................................................................ 13 2.5 MODIFIER LES MTADONNES DUN CONTENU OU DUN ESPACE .................................................................... 15 2.6 CONNAITRE LE LIEN DIRECT VERS UN DOCUMENT OU UN ESPACE .................................................................. 17 2.7 CLASSER UN DOCUMENT PAR LES MOTS-CLS ............................................................................................. 17 2.8 COMMENCER ET PARTICIPER UNE DISCUSSION ......................................................................................... 20 2.9 LESPACE PERSONNEL ............................................................................................................................. 22 2.9.1 LES QUOTAS ......................................................................................................................................... 22 2.9.2 LES STATISTIQUES ................................................................................................................................. 22 2.9.3 LA DURE DE VIE .................................................................................................................................. 24 2.9.4 LES COMPTES EXTERNES ......................................................................................................................... 25 2.9.5 PARTAGER SES DOCUMENTS .................................................................................................................... 26 2.9.6 GRER LES TRADUCTIONS ....................................................................................................................... 30

3 LE MENU GAUCHE ......................................................................................................................... 32

3.1 LE MENU DE NAVIGATION ........................................................................................................................ 32 3.2 LE PRESSE PAPIER ................................................................................................................................... 33 3.3 LES ESPACES RCENTS ............................................................................................................................. 33 3.4 LES RACCOURCIS .................................................................................................................................... 34

4 WEBDAV ........................................................................................................................................... 35

4.1 ACCS WEBDAV .................................................................................................................................. 35 4.2 CLIENTS WEBDAV .................................................................................................................................. 35

5 IMPORT / EXPORT DE LENTREPT ......................................................................................... 36

5.1 EXPORT ................................................................................................................................................. 36 5.2 IMPORT .................................................................................................................................................. 37

6 LES RGLES DE CONTENUS ........................................................................................................ 38

Alfresco Manuel de lUtilisateur Date version : 20/03/2008



6.1 VISUALISER LES RGLES DE CONTENU DUN ESPACE .................................................................................... 38 6.2 CRER UNE RGLE DE CONTENU SUR UN ESPACE ......................................................................................... 39

7 CHECK-IN / CHECK-OUT .............................................................................................................. 43

7.1 PRSENTATION DU CHECK-IN / CHECK-OUT ................................................................................................ 43 7.2 UTILISATION DU CHECK-IN / CHECK-OUT ................................................................................................... 43

8 LE VERSIONING .............................................................................................................................. 48

8.1 PRSENTATION DU VERSIONING ................................................................................................................ 48 8.2 UTILISATION DU VERSIONING ................................................................................................................... 48

9 LA RECHERCHE ............................................................................................................................. 51

9.1 LA RECHERCHE SIMPLE ........................................................................................................................... 51 9.2 LA RECHERCHE AVANCE ........................................................................................................................ 52

10 LE WORKFLOW ............................................................................................................................ 54

10.1 NOTIONS DE WORKFLOW (SIMPLE) ........................................................................................................ 54 10.2 UTILISATION DU WORKFLOW INRIA .................................................................................................... 54 10.3 MISE EN PLACE .................................................................................................................................... 54




1 GNRALITS

1.11.1 AlfrescoAlfresco

Alfresco est un logiciel dECM (Enterprise Content Management, ou Gestion de Contenu dEntreprise). Il permet de manire scurise la gestion d'espaces collaboratifs pour des groupes de travail qui partagent et manipulent des documents.

Alfresco possde de nombreuses fonctionnalits telles que la gestion de version, la gestion de droits daccs, la scurisation des accs ainsi quun outil de recherche intgre et offre aux gestionnaires despaces collaboratifs une totale autonomie dadministration.

Accessible depuis un simple navigateur Web par tous les agents de lINRIA, la solution mise en place est galement ouverte aux partenaires non INRIA grce un mcanisme de cration de comptes externes.

1.21.2 Vocabulaire gnralVocabulaire gnral

- ECM : Enterprise Content Management ou Gestion de Contenus dEntreprise .

- Espace : Un espace correspond un dossier ou un rpertoire. Il peut contenir des contenus (fichiers) ou dautres sous-espaces. Un espace peut tre la cible dune ou plusieurs rgles de contenu. On parle aussi despace de travail, celui-ci tant simplement un espace dans lequel plusieurs utilisateurs peuvent collaborer.

- Contenu : Un contenu correspond linformation finale dsire. Cest en gnral un fichier tlcharger (PDF, Word, Excel, etc.), avec en plus des informations spcifiques, des mtas-informations.

- Mta-informations : Les mtas-informations sont des informations associes un contenu et parfois un espace. Dans le cas dun contenu, elles permettent de mettre en valeur certaines donnes contenues dans le fichier. Par exemple, lors de limport dun document dans Alfresco, ce dernier est capable dextraire des mtas-informations automatiquement dun grand nombre de type de fichier (PDF, Word, Excel, etc.) comme : le titre, la description, la taille, la date de cration, la date de modification, lauteur. Dautres mtas-informations sont disponibles et doivent tre renseignes manuellement : les mtas-informations Validit . Il existe des mta-informations qui ont t ajoutes comme les statistiques par exemple.

- Aspect : un aspect est un ensemble de mtadonnes spcifiques Alfresco, associes un comportement particulier. Par exemple, il existe dans Alfresco un aspect sappelant Validit . Il permet dajouter une date de dbut et de fin de validit un contenu, et dtre prvenu par email en cas de premption.




- Action : Les actions dans Alfresco sont des actions basiques ralisables par lutilisateur, telle que copier, coller un document, envoyer un courriel, grer les droits sur un espace, ajouter un aspect un document, etc.

- Rgle de contenu : Les rgles de contenu permettent dexcuter des actions automatiquement sur un espace, lors de la cration dun nouveau contenu lintrieur de cet espace, de la mise jour ou du dplacement hors de cet espace. Les rgles de contenu se paramtrent avec une condition et une action excuter. Il en existe un grand nombre de disponibles par dfaut.

- Webdav : Alfresco est une application web, c'est--dire accessible par un navigateur internet. Mais le grand avantage dAlfresco, est quil est possible dutiliser Webdav pour sy connecter. Webdav permet daccder aux documents dAlfresco par lexplorateur de fichier Windows. Un espace dAlfresco peut ainsi tre vu comme un lecteur rseau classique.

- Compte externe : Alfresco a une base de compte locale reprenant tous les utilisateurs INRIA. Mais pour collaborer avec des utilisateurs externes, il est possible de leur crer un compte externe qui leur donnera accs Alfresco sur les espaces auxquels ils sont autoriss.

- Workflow : Un workflow est un processus appliqu un contenu, permettant de le valider ou de le refuser.

- Versionning : Le versionning permet de grer plusieurs versions dun document, et ce, automatiquement grce Alfresco. Par exemple, chaque mise jour dun document, Alfresco crera automatiquement une nouvelle version de ce document. Pour bnficier de cette fonctionnalit, le versionning doit tre activ sur lespace ou le document concern.

- Check-out / Check-in : Le check-out / check-in est une fonctionnalit de rservation de document, permettant de bloquer temporairement un document afin de pouvoir le modifier, en tant sur que personne dautre ne le modifie en mme temps. Le check-out fait une copie de travail du document et bloque loriginal. Le check-in bascule le document de travail en document original et dvrouille ce dernier.

- Espace personnel : Par dfaut, tous les utilisateurs INRIA ont un espace personnel dans lequel ils ont tous les droits. Cet espace personnel est nanmoins limit en taille car un quota de 200Mo est dfini.




2 PRISE EN MAIN DALFRESCO

2.12.1 Les diffrents accs dAlfrescoLes diffrents accs dAlfresco

Alfresco peut tre accd par 2 moyens diffrents :

- Linterface web, par le biais dun navigateur web (Internet Explorer, Firefox,)

- Linterface Webdav par un logiciel spcifique Webdav.

Linterface web est celle qui offre le plus de possibilits : il est possible dimporter des fichiers, de crer des espaces, de partager des documents, dinteragir avec dautres utilisateurs, etc. Linterface Webdav est plus limite puisquelle se prsente sous la forme dexplorateur de fichier. Elle permet notamment dimporter en masse par Copier-coller des documents, mais pas dinteragir avec les contenus et les autres utilisateurs.

Note : il existe galement une interface CIFS mais celle-ci nest pas utilisable en dehors du rseau du serveur Alfresco.

2.22.2 Linterface webLinterface web

2.2.1 Sidentifier dans Alfresco

Pour sidentifier Alfresco et accder la GED, il suffit douvrir un navigateur web (Internet Explorer, Firefox) et de saisir lURL communique par les responsables informatiques.

Souvre alors la page dauthentification, o il est demand de saisir vos informations de connexion :




Vos Nom dutilisateur et Mot de passe sont ceux dfinis dans lannuaire LDAP de lINRIA (ce sont ceux que vous utilisez pour vous connecter votre ordinateur).

2.2.2 Premire connexion

La page daccueil par dfaut pour chaque utilisateur dAlfresco est la suivante :

Les barres de menus ( gauche sur fond bleu et en haut sur fond blanc), permettent daccder aux mmes fonctions :

Mon espace vous permet daccder votre espace personnel

Espace INRIA vous permet daccder la racine INRIA de la GED

Le menu utilitaire en haut de lcran :

- : permet daccder vos informations personnelles (nom, prnom, email, etc.)

- : pour masquer le volet gauche dAlfresco (menu gauche) afin dlargir lcran principal tout lcran.

- : permet daccder ce manuel.

- : permet de vous dconnecter dAlfresco.

La barre de recherche permet de lancer directement une recherche simple en saisissant un texte rechercher parmi la base documentaire.


Barres de menus Ecran principal

Barre de titre

Menu utilitaireBarre de recherche



2.2.3 Les espaces de travail

La vue dun espace de travail est la suivante :

Le menu de gauche sest dpli afin dafficher la sous-arborescence de lespace en cours. Cette sous arborescence permet de naviguer rapidement dun espace un autre. Un clic sur les flches permet de dplier la sous-arborescence de lespace correspondant.

Sur lcran principal se trouvent :

- La liste des sous espaces de lespace en cours, dans le bloc Parcourir les Espaces .

- Les documents (contenus) prsents dans lespace en cours, dans le bloc Elments de contenus .

Un clic sur le titre dun contenu ou dun espace permet dy accder directement. Dans le cas dun espace, cela permettra dentrer dans cet espace. Dans le cas dun contenu, cela permettra de tlcharger le document.


Permet de naviguer entre les pages

Permet de choisir le nombre dlments afficher par page

Indique le nombre de rgles de contenu sappliquant lespaceAffiche les

espaces que vous avez rcemment visits, dans lordre de visite

Sous-espaces

Documents



Licne permet de donner des informations complmentaires sur le sous-espace ou le contenu.

Par exemple, pour un fichier PDF, on pourra visualiser les premires lignes du fichier :

Les actions disponibles sur les contenus et les sous-espaces varient en fonction du rle qui vous est attribu (voir plus loin). Ces actions se matrialisent 2 endroits.

- Sous chaque sous-espace et contenu :

- Dans le menu Actions supplmentaires , dans la barre de titre:

Le lien Visualiser les dtails est sans doute le plus intressant : il permet daccder la page de dtails dun espace et dun contenu, regroupant notamment les mta-informations, les actions possibles, etc. Pour un espace, cela donne :




Dans lencart de vue personnalise de lespace, il est possible, si elle a t dfinie, de voir la vue statistiques.

2.2.4 Les contenus

Comme vu prcdemment, les contenus peuvent tre tlchargs directement depuis les espaces, en cliquant dessus.

Tout comme pour un espace, il est possible daccder aux dtails dun contenu en cliquant sur , en dessous dun document. On accde donc :


Zone daffichage des mta-informations

Actions disponibles. Elles sont affiches selon le rle qui vous est accord sur lespace en cours.

Flches de navigation entre les diffrents espaces de mme niveau.

Mta-informations de validit

Ce bouton permet dappliquer une vue prdfinie lespace



On y retrouve les mmes fonctionnalits que pour un espace.

2.2.5 Les rles

Les rles procurent des droits particuliers lutilisateur pour un espace / contenu donn. Dans Alfresco, il existe 5 rles dont les droits sont rsums dans le tableau suivant :

Lect

eur

Edi

teur

Con

trib

uteu

r

Col

labo

rate

ur

Coo

rdin

ateu

r

Voir tous les espaces et contenu X X X X X

Mettre jour / Editer X X X

Ajouter des contenus X X X

Editer les proprits X X X

Grer les droits X

Sapproprier un contenu X

Il est important de retenir que les rles sattribuent un ou plusieurs utilisateurs sur les espaces ou les contenus. Le rle de coordinateur , qui a




tous les droits, est gnralement donn au(x) gestionnaire(s) des espaces. Le gestionnaire affecte ensuite les rles aux autres utilisateurs en fonction des droits quil souhaite leur attribuer.

2.2.6 La corbeille

Tous les documents supprims dans Alfresco sont automatiquement placs dans la corbeille utilisateur, sans limite de temps par dfaut. Pour accder la corbeille, il faut cliquer le bouton daccs aux options utilisateurs, en haut :

En bas de la page qui souvre, il y a le panneau daccs la corbeille. Il faut cliquer sur Grer les lments effacs .

Il est possible ensuite de rechercher un document effac en particulier par son nom, ou de montrer tout les documents effacs.

Il suffit ensuite, soit de cliquer sur pour le rcuprer individuellement, soit

sur pour restaurer tous les lments affichs.

Pour les supprimer dfinitivement, il faut cliquer sur

.

2.32.3 Crer un espaceCrer un espace

Pour pouvoir crer un espace, il faut avoir au moins le rle de contributeur.

Pour crer un nouveau sous-espace dans un espace o vous avez suffisamment de droits, il suffit de cliquer sur Crer puis Crer un espace :


Options utilisateurs



Un formulaire de cration souvre :

Il est alors demand de remplir 3 champs. Le nom et le titre peuvent en gnral les mmes. Validez en cliquant sur Crer un espace .

Lespace est par la suite cr.

Une deuxime mthode est possible, si lon choisit de crer un espace partir dun modle. Pour cela, cliquer sur Crer , puis Assistant de cration dun Espace volu :

Un menu de cration souvre alors, plusieurs possibilits sont possibles :

- partir de zro permet de crer un espace simple




- partir dun espace existant permet de crer un espace dont la structure sera lidentique de celle de lespace choisi

- partir dun modle est une option semblable la prcdente, mais en utilisant une arborescence Modle prvue par votre administrateur (cest--dire un espace situ dans le dictionnaire des donnes)

2.42.4 Crer un contenuCrer un contenu

Pour crer un contenu, il faut avoir au moins le rle de contributeur.

Lajout dun nouveau document dans un espace est assez simple puisquil suffit dimporter (uploader) un document dans un espace. Par exemple, dans nimporte quel espace o vous disposez de suffisamment de droits, il faut

cliquer sur , sur cet cran :

Cliquez ensuite sur Parcourir pour choisir le document importer :

Cliquez ensuite sur Importer afin de copier le document depuis votre ordinateur vers Alfresco.




Lassistant signale que le document a bien t import. Pour annuler limport cette tape, cliquez sur Annuler ou sur dans le bloc Contenu import .

Sinon, pour valider, cliquez sur Ok .

Un cran de saisie des mta-donnes apparat :

Les champs sont pr-remplis dans la plupart des cas puisquAlfresco reconnait en standard un grand nombre de type de fichier. Dans le cas dun PDF, voici ce quil dcouvre automatiquement.

Cliquez sur OK pour finaliser limport.

Alfresco retourne sur lespace courant. On retrouve bien le document import :




2.52.5 Modifier les mtadonnes dun contenu ou dun espaceModifier les mtadonnes dun contenu ou dun espace

Pour diter un contenu ou un espace, il faut avoir le rle dditeur, de collaborateur ou coordinateur.

Pour modifier les mtadonnes dun contenu ou dun espace (son nom, son titre, sa description, sa date de validit, etc.), il faut se rendre sur la vue dtail de lobjet en question :


Un plus grand nombre dactions est possible puisque vous tes le propritaire du fichier.



Puis cliquer sur licne de modification des proprits (mtadonnes). Le formulaire de modification apparat, avec tous les champs modifiables pour lobjet en question :

Valider ensuite par OK.




2.62.6 Connaitre le lien direct vers un document ou un espaceConnaitre le lien direct vers un document ou un espace

Chaque contenu ou espace dans Alfresco a un lien qui permet dy accder directement. Pour connaitre ce lien, il faut se rendre sur la vue dtails, puis regarder lencart Liens :

- Visualiser dans le navigateur : donne le lien pour afficher le document directement dans le navigateur

- Visualiser par Webdav : donne lURL Webdav pour accder directement ce document depuis un navigateur Web ou depuis un client Webdav

- Tlcharger le contenu : donne lURL pour tlcharger le document

- URL de la page dtails : donne le lien permettant daccder la vue dtails (vue en cours)

- Rfrence de nud Alfresco : donne la rfrence du document. A rappeler aux administrateurs en cas de problme.

Pour rcuprer ces liens, il faut faire un clic-droit dessus, puis Copier ladresse du lien sous Firefox, ou Copier le raccourci sous Internet Explorer.

2.72.7 Classer un document par les mots-clsClasser un document par les mots-cls

Pour classer un document, il faut avoir le rle dditeur, de collaborateur ou coordinateur.

Afin de trouver plus facilement un document, il est utile de lui affecter un mot-cl. Ce mot-cl peut tre ensuite utilis dans la recherche avanc. Dans cette section, on parle indiffremment de mot-cl ou de catgorie .

Pour affecter un mot-cl un document, il faut se rendre sur la vue dtails dun document, puis dplier le panneau Catgories en cliquant sur :




Ensuite, si le lien apparait, il faut cliquer sur Activer lattribution des catgories . Le mme panneau devient alors :

Il faut alors cliquer sur licne de modification des catgories . Lcran suivant apparat :


1. Cliquer ici en premier




2. Cliquer ici pour afficher larbre des catgories.

3. Slectionner une catgorie, en cochant le bouton sa gauche. Pour entrer dans une catgorie et voir ses sous-catgories, cliquer simplement sur son nom. Puis cliquez sur OK.

4. La catgorie choisie apparat ici. Cliquer sur Ajouter la liste .



2.82.8 Commencer et participer une discussionCommencer et participer une discussion

Pour commencer une discussion, il faut cliquer sur le lien, soit sur la vue Dtails dun contenu ou dun espace,

soit dans le menu droulant dun document :

Souvre alors le formulaire de cration de la discussion :


Liste des catgories choisies. Recommencer les 4 tapes ci-dessus pour en choisir une autre.



Remplissez les champs munis dune * puis cliquez sur Crer une discussion . La discussion saffiche ensuite de cette faon :

Un document ayant une discussion commence saffichera de cette manire :

De mme dans sa vue dtails, le lien suivant apparat :

Cliquer sur un de ces 2 liens pour accder aux discussions sur le document :

Chaque discussion saffiche sous la forme indpendante, et il faut cliquer sur son titre pour y accder :

Un lecteur ne pourra que voir les messages existants, un diteur ne pourra que les diter, un contributeur ne pourra que rpondre. Un collaborateur pourra en plus diter les messages dj posts, et un coordinateur pourra en plus les supprimer.


Indique la discussion

Cliquer sur ce lien pour rpondre au message.



Il est possible pour le coordinateur de grer les droits sur la discussion en cliquant sur licne de dtail de la discussion :

On accde ensuite au mme cran de gestion des droits que sur les espaces (voir paragraphe correspondant).

2.92.9 Lespace personnelLespace personnel

Lespace personnel dAlfresco est un espace dans lequel vous disposez de tous les droits. Cet espace a automatiquement t cr pour vous, dans lespace User homes . Il porte le mme nom que votre login, et vous tes coordinateur.

Vous avez donc le droit de crer des contenus et sous-espaces, de grer les droits sur votre arborescence, de crer des comptes externes, de dmarrer des workflow, etc.

2.9.1 Les quotas

Lespace personnel est normalement automatiquement soumis un quota dutilisation de lespace disque, dfini par les administrateurs. Lorsque votre quota est atteint, un email vous est envoy afin de vous prvenir et vous prier de supprimer du contenu inutile.

Pour connaitre le quota appliqu votre espace, il suffit daller sur la vue dtail de celui-ci, et dobserver le champ Quota dans le cadre Proprits .

2.9.2 Les statistiques

Afin de connatre lespace disque utilis par votre espace personnel (et tous ses sous espaces et contenus), il suffit dappliquer la vue personnalise stats_view_FR.ft . Sur la vue dtail de lespace, il faut cliquer sur la flche gauche de Vue personnalis , puis Appliquer le modle . Enfin, choisir la vue correspondante :


Dtails de la discussion



=>

La premire fois que la vue statistique est applique sur un espace, on obtient ceci :

Les statistiques ne sont pas jour et les informations errones : il est ncessaire de cliquer sur le bouton Rafrachir . De mme, il faut cliquer sur Rafraichir chaque modification de lespace pour obtenir des statistiques jours.

Aprs la mise jour, on obtient ces informations :




2.9.3 La dure de vie

Afin de grer la dure de vie des espaces et documents de votre espace, il est possible de leur appliquer laspect Validit , soit en crant une rgle de contenu (si pas dj prsente), soit en utilisant le lien Lancer une action .

Une date de dbut et de fin de validit seront ajoutes lespace ou au contenu. Il vous suffira de les renseigner en allant sur la vue dtails de lespace ou du contenu, puis en cliquant sur Modifier les proprits dans le cadre Proprits .

Lorsque la date de fin de validit sera atteinte, un email pour sera automatiquement envoy vous donnant la possibilit de :

Prolonger la date de validit de lespace (en modifiant les proprits)

Ranger lespace dans un dossier darchivage (et enlever laspect Validit )

Supprimer lespace.

Une fois laspect validit mis en place, il faut renseigner ces 2 dates.

Ainsi, aprs la cration dun contenu, il faut se rendre sur la vue dtaille du contenu :

La vue dtails se prsente ainsi :


Cliquez sur cette icne pour accder la vue dtails de lespace New Space.



Il faut alors passer en mode ddition des mta-donnes en cliquant sur . On accde alors lcran suivant :

2.9.4 Les comptes externes

Pour crer un compte externe, il faut avoir le rle de coordinateur.

Il est possible de crer un compte utilisateur qui aura automatiquement accs lespace partir duquel il a t cr, en tant que lecteur (donc sans aucun droit dcriture par dfaut).


Mta-donnes Validit. Vides aprs la cration

Cliquez ici pour diter les mta-donnes

Champs de type date : cliquez sur Aucun pour en dfinir une.Ce sont les dates de validit, lies au cycle de vie de lespace.

Champs de texte libre.



Pour ce faire, il faut vous placer sur lespace souhait et cliquer sur Actions supplmentaires / Crer un utilisateur

Le formulaire suivant souvre alors :

Des informations basiques sont demandes pour la cration du compte. Une fois cr, lutilisateur concern reoit un mail avec les informations de connexion Alfresco. Dans ce mail, lutilisateur est convi changer son password ds sa premire connexion. La dure de vie du compte est en mois : une tche priodique vrifie toutes les nuits si le compte nest pas expir. A 30 jours de la date dexpiration, un email de rappel vous sera envoy ainsi quau compte externe concern. A la date dexpiration, le compte sera automatiquement supprim.

Enfin, il est galement possible de changer les droits affects lutilisateur sur votre espace personnel en cliquant sur Grer les utilisateurs invits .

2.9.5 Partager ses documents

Attention, pour grer les rgles de contenus, il faut avoir le rle de coordinateur sur lespace. Cest le cas pour lespace personnel pour lequel vous tes coordinateur.

Alfresco permet de donner des droits dautres utilisateurs sur certains espaces ou documents de lespace personnel.

Afin dattribuer les rles sur un espace ou un contenu, il faut se rendre sur la vue dtails dun contenu ou dun espace. Dans le menu des actions, droite, il




faut cliquer sur (dans le cas dun document) ou (dans le cas dun espace). Ceci permet daccder lcran

de gestion des rles :

Les rles fonctionnent par hritage. La case cocher Hriter des permissions de lespace parent permet de conserver ou non cet hritage. Il est ncessaire par contre de se rendre sur lespace parent en question pour visualiser quelles sont ces permissions. Par exemple, lorsquun utilisateur a les droits de lecture sur un espace A, et que les sous espaces de A (A et A par exemple), ont cette case coche, alors lutilisateur aura galement les droits de lecture sur A et A.

Afin daffecter des permissions, il faut cliquer sur Inviter :

Il suffit alors dentrer le nom dun groupe ou dun utilisateur (en slectionnant la valeur adquate dans la liste droulante) puis de cliquer sur Rechercher . Attention :-pour rechercher un utilisateur en particulier, il faut le rechercher par son nom ou son prnom. la recherche sur le son login (nom dutilisateur) nest pas prise en compte.

-lutilisation des groupes ILDAP doit se faire avec la plus grande prudence. En cas de doutes sur les membres des groupes ILDAP contactez votre support MI local.




Il faut ensuite lui attribuer un rle parmi les 5 disponibles, chacun donnant des droits particuliers :

Lect

eur

Edi

teur

Con

trib

uteu

r

Col

labo

rate

ur

Coo

rdin

ateu

r

Voir tous les espaces et contenu X X X X X

Mettre jour / Editer X X X

Ajouter des contenus X X X

Editer les proprits X X X

Grer les droits X

Sapproprier un contenu X

Dans le cas dun partage pour faire du travail collaboratif, il pourra tre judicieux de choisir le rle de collaborateur.Pour valider le couple utilisateur (ou groupe) / rle, il faut cliquer enfin sur Ajouter la liste .

Ltape suivante permet de prvenir ces utilisateurs par email :




Lenvoi automatique de mail permet dutiliser les modles demails. Il faut pour cela choisir un modle parmi la liste disponible, par exemple dans le cas dune invitation sur un espace ou un contenu invite_user_email.ftl , puis cliquer sur Insrer le modle .

Le modle demail se place automatiquement dans le champ de message, quil nest plus possible de modifier. Ce sont les administrateurs dAlfresco qui sont chargs de maintenir et de mettre jour ces modles demail.

Il faut cliquer sur Terminer afin de valider lattribution des rles.

Alfresco retourne ensuite sur lcran rcapitulatif des rles.




2.9.6 Grer les traductions

Pour grer les traductions, il faut avoir au minimum le rle dditeur.

Alfresco permet de grer des traductions dun mme document. Il faut pour cela se rendre sur la vue dtails dun document, puis se focaliser sur ce panneau :

Il faut ensuite cliquer sur Rend multilingue . Il faut ensuite renseigner lauteur du document, la langue du document en cours, puis ajouter une traduction avec contenu :

Lcran suivant permet denvoyer le document de traduction :




Lcran suivant permet de renseigner les mtadonnes de la traduction, et notamment la langue de la traduction :

Valider ensuite par OK . Les traductions saffichent ensuite cette manire :

Puis dans la vue dtails :

Il est possible dajouter dautres traductions pour le mme document. Par contre, les proprits affiches dans ce cadre sont celles-du pivot, c'est--dire le document originel partir duquel les traductions ont commenc.




3 LE MENU GAUCHE

Le menu gauche comporte deux lments : le menu de navigation et le menu des outils :

3.13.1 Le menu de navigationLe menu de navigation

Le menu de navigation propose divers menus (espaces). Le menu en cours est en surbrillance (sur fond bleu) et ses sous-menus saffichent, on peut les dplier en cliquant sur :

Le menu des outils propose 3 blocs : le presse-papier, les espaces visits rcemment, et les raccourcis.




3.23.2 Le presse papierLe presse papier

Le presse-papier permet de faire des couper-coller , ou des copier-coller de contenu ou despace, grce aux icnes (respectivement couper et copier). Un clic sur lune de ces 2 icnes charge automatiquement le presse papier :

Les boutons du presse-papier :

: Ce bouton permet de supprimer litem du presse-papier, mais ne le supprimera pas dAlfresco.

: Ce bouton permet de coller litem dans lespace en cours. Tout le contenu de lespace sera copi (documents, rgles, droits, etc.)

: Ce bouton permet de crer un lien vers litem dans lespace en cours. Le contenu ne sera donc pas coll, cest un raccourci qui sera cre.

3.33.3 Les espaces rcentsLes espaces rcents

Le bloc Espace rcents est rempli automatiquement par les espaces rcemment visits. Lutilisateur ne peut supprimer des espaces de cette liste. En fait, son contenu est identique la liste des espaces rcents que lon trouve sur toutes les pages, en haut de lcran principal.


Cette icne indique que lespace a t copi. Sinon, elle

aurait t : Texte de confirmation



3.43.4 Les raccourcisLes raccourcis

La fonction de raccourcis permet chaque utilisateur de se constituer une liste daccs rapide vers des documents ou des espaces dAlfresco. Pour crer un raccourci vers un contenu ou un espace, il suffit de se rendre sur sa vue

dtaille (par le bouton ou le lien Actions supplmentaires / Visualiser les

dtails ) puis de cliquer sur dans la barre dactions droite.

Ceci fait, litem sajoute dans le bloc raccourci du panneau latral :


Cette icne permet de supprimer le raccourci, et non lespace ou le contenu li.

Cette icne permet de crer un raccourci vers cet espace : Rodel



4 WEBDAV

4.14.1 Accs WebdavAccs Webdav

Il est possible daccder aux espaces grs par Alfresco via le protocole Webdav.

Cet accs seffectue depuis lexplorateur de fichier Windows, Mac OS, ou Linux ou depuis un client tiers (application spcifique installer sur votre poste, voir recommandations plus loin).

Lurl Webdav de la racine dAlfresco est la suivante : https://partage.inria.fr/alfresco/webdav.

Pour accder directement un espace prcis dAlfresco il est possible dy accder par son lien Webdav. Pour obtenir ce lien, il suffit de se rendre sur la vue dtails, puis dans la zone Liens , faire un clic-droit sur le lien Visualiser par WebDAV puis Copier ladresse du lien sous Firefox, ou Copier le raccourci sous Internet Explorer.

Attention : en accdant aux espaces via Webdav, il nest pas possible dexploiter correctement et de faon fiable les fonctionnalits de gestion de versions et de verrouillage de documents. Nous ne recommandons donc pas laccs via Webdav except pour la cration ou lalimentation initiale dun espace. Pour tout autre opration, utilisez exclusivement linterface Web.

4.24.2 Clients WebdavClients Webdav

La principale recommandation est quil faut toujours utiliser des connexions utilisant UTF-8 (sinon gare aux caractres spciaux tels que les accents qui ne seront pas traits correctement).- Windows : Favoris rseau permet dajouter un lien Webdav comme

favori rseau. Ce dernier peut tre utilis depuis lexplorateur de fichiers Windows pour accder aux espaces et documents correspondants. Attention : si le lien Webdav contient des caractres de type %nn (qui correspondent un encodage Hexadcimal de certains caractres), veuillez imprativement les remplacer par le caractre rel correspondant. Per exemple, %20 doit tre remplac par un espace :

https://partage.inria.fr/alfresco/webdav/Centres%20de%20recherche

doit tre remplac par :

https://partage.inria.fr/alfresco/webdav/Centres de recherche

- Linux et Mac : lexplorateur de fichier permet en standard de se connecter un dossier Webdav. L aussi, lOS doit fonctionner en UTF-8.




5 IMPORT / EXPORT DE LENTREPT

5.15.1 ExportExport

Il est possible deffectuer un export dun espace, au format Alfresco (.acp). Ceci permet de faire des sauvegardes temporaires, de faire des dplacements en masse despace par linterface web, etc.

Alfresco exporte :

- Larborescence

- Les rgles appliques

- Les rles

- Les diffrentes mtadonnes appliques aux documents.

Pour exporter un espace, il faut tre coordinateur de cet espace, et se rendre sur

la vue dtails de lespace. Il faut ensuite cliquer sur :

Il faut entrer un titre pour lexport, puis choisir une destination pour sauvegarder cet export. Loption Inclure les sous-espaces est quasi-obligatoire puisquelle permet ou non de prendre en compte la sous-arborescence. Enfin loption Inclure cet Espace permet dexporter ou non cet espace : c'est--dire que le premier espace export sera cet espace et contiendra la sous-arborescence. Sinon, la sous-arborescence sera la racine de lexport.

Pour rcuprer lexport, il faut se rendre la destination de sauvegarde choisie, puis tlcharger le fichier :




5.25.2 ImportImport

Il est possible dimporter un .acp (fichier gnr par lexport Alfresco) ou un .zip. Il faut galement tre coordinateur dun espace pour y importer des

documents, et se rendre sur la vue dtails, puis cliquer sur .

Il sagit ensuite du mme formulaire denvoi de document quhabituellement :

Dans le cas dun .zip, Alfresco se chargera de rcrer larborescence et les contenus. Attention, si un dossier est vide, il ne sera pas cre.

Dans le cas dun .acp, Alfresco se chargera de recrer :

- Larborescence

- Les rgles appliques

- Les rles

- Les diffrentes mtadonnes appliques aux documents.

Dans les 2 cas, le fichier import est sauvegard dans Alfresco. Il faut penser le supprimer une fois limport termin.




6 LES RGLES DE CONTENUS

Attention, pour grer les rgles de contenus, il faut avoir le rle de coordinateur sur lespace.

6.16.1 Visualiser les rgles de contenu dun espaceVisualiser les rgles de contenu dun espace

Les rgles de contenu sappliquent sur les espaces (et uniquement sur les espaces) : elles permettent deffectuer automatiquement une action sur cet espace ou ses contenus.

Pour crer une rgle, il faut se placer dans un espace et cliquer sur Actions

supplmentaires puis Grer les rgles de contenu .

On arrive ensuite sur lcran rcapitulatif des rgles sappliquant lespace :

La colonne Local indique si la rgle a t cre dans lespace en cours, ou si elle est hrite. Si elle est hrite, il nest pas possible de lenlever, elle sappliquera automatiquement.


Ce symbole indique pour lespace en cours, le nombre de rgles qui sy appliquent.



6.26.2 Crer une rgle de contenu sur un espaceCrer une rgle de contenu sur un espace

Pour crer une rgle, cliquez sur . Lassistant de cration dune rgle se lance :

La premire tape consiste choisir la condition dapplication de la rgle. Les plus intressantes sont :

- Elments appartenant un type ou un sous-type spcifi : permet de limiter lapplication de la rgle un type : Espace ou contenu.

- Elments de ce type mime : permet de limiter lapplication de la rgle un type de fichier (PDF, Word, Excel).

- Elments dont le nom contient le texte prcis : permet de limiter lapplication de la rgle aux fichiers dont le nom contient le texte prcis

- Tout contenu : ne limite pas lapplication de la rgle

Une fois ce choix fait, il faut ensuite dfinir les critres lis la condition en cliquant sur Dfinir les paramtres et ajouter (si disponible, sinon cliquez simplement sur Ajouter ). Par exemple pour Elments de ce type mime, ce bouton affichera lcran suivant :




Une fois les paramtres de la condition valids, on retourne sur lcran de ltape 1. Une liste de condition se construit dans le bloc Rsum . Il est donc possible dajouter plusieurs conditions.

Validez ltape 1 en cliquant sur Suivant . Ltape 2 permet de choisir laction raliser pour les lments qui rpondent la condition de ltape 1. Elle se prsente de la mme manire que ltape 1. On choisit dans un premier temps laction raliser :




Les actions les plus notables sont :

- Copier llment vers une destination

- Dplacer llment vers une destination

- Envoyer un courriel des utilisateurs

On choisit ensuite les paramtres de laction en cliquant sur Dfinir les paramtres et Ajouter . Par exemple, ici, dans le cas de Copier llment vers une destination , il faut faire le choix de la destination :




En cliquant sur le lien, on peut dfinir lespace de destination pour la copie des lments concerns par la rgle.

Validez enfin en cliquant sur OK afin de passer la 3me tape :

Cette dernire tape permet denregistrer dfinitivement la rgle. Il faut dj indiquer sont type :

- Entrant : signifie que la rgle ne sappliquera que sur le contenu arrivant dans lespace (cration ou dplacement vers lespace en cours)

- Sortant : signifie que la signifie que la rgle ne sappliquera que sur le contenu sortant dans lespace (suppression ou dplacement vers un autre espace que lespace en cours)

- Mis jour : en cas de mise jour dun contenu.

Il est important de donner un titre et une description significative la rgle.

Enfin les cases cocher permettent de dfinir des options supplmentaires sur la rgle :

- Appliquer la rgle aux sous-espaces : les sous-espaces bnficieront automatiquement de la mme rgle.

- Excuter la rgle en tche de fond : excutera la tche en arrire plan, utile en cas de traitement sur des fichiers volumineux.

- Dsactiver une rgle : pour conserver la rgle mais annuler son excution temporairement.

Cliquez enfin sur Terminer pour finaliser la rgle.




7 CHECK-IN / CHECK-OUT

7.17.1 Prsentation du check-in / check-outPrsentation du check-in / check-out

La fonctionnalit de check-in / check-out dAlfresco facilite le travail collaboratif sur un document en vitant les chevauchements lors de ldition du document par plusieurs collaborateurs.

Il permet de rserver un document et donc de le verrouiller, et de le remettre disposition des autres une fois les modifications effectues. Le travail plusieurs sur un document au mme moment est impossible.

7.27.2 Utilisation du check-in / check-outUtilisation du check-in / check-out

La premire tape est de crer une copie de travail du document concern, en cliquant sur le lien Extraire une copie de travail ( check-out ) de la vue dtail dun document.

Alfresco demande ensuite o crer cette copie de travail :




Choisir Dans lespace courant conviendra la plupart des utilisations. En cliquant ensuite sur le bouton Extraire une copie de travail .

Ceci a pour effet :

- De crer la copie de travail lendroit dsir : elle porte le mme nom que loriginal suivi de (Copie de travail) .

- Verrouiller le fichier original.

Cliquez sur OK pour revenir la vue dtails du fichier original.

Dans lespace courant, on retrouve donc 2 documents identiques : le fichier original et la copie de travail :

Licne cot du fichier original indique quil a t verrouill : il nest donc plus possible de le modifier, sauf en cliquant sur de sa vue Dtails ( viter pour une utilisation correcte du check-in/check-out).

Note : Seul le rle de coordinateur a le droit de travailler sur les copies locales des autres utilisateurs. Ce nest pas le cas des autres rles.




Pour effectuer des modifications sur la copie de travail, cliquez sur . Alfresco proposera le tlchargement du fichier :

La copie de travail tant sur votre poste, vous pouvez effectuer les modifications ncessaires. Une fois celles-ci termines, il faut mettre jour la copie de travail.

Pour ce faire, il faut cliquer sur Mettre jour dans la vue Dtails de la copie de travail :

Note : Le lien mettre jour est aussi disponible sur lcran de navigation dans lespace, en cliquant sur la flche dpliant le menu droulant :




On retrouve le formulaire classique denvoi de document dAlfresco :

Cliquez sur Mettre jour pour valider lenvoi du document. Alfresco retourne sur la page de dtail de la copie de travail :

Attention, il est possible quAlfresco ne r-extrait pas nouveau les mtadonnes de la nouvelle copie de travail (titre, taille, description, etc). Celles affiches peuvent donc tre errones. Pour pallier cela, il faut, au mme endroit, cliquer sur le lien Lancer une action et choisir laction Extraire les champs mtadata classiques de llment :




La copie de travail tant jour, et si les modifications sont termines, il faut les rpercuter sur le fichier original. Pour ceci, sur la vue dtail de la copie de travail, il

faut cliquer sur ( check-in ):

La premire case naura deffet que si le versionning est activ (voir plus bas).

La seconde case permettra de porter les modifications dans le fichier original, mais conservera la copie de travail. Le cas chant, elle sera dtruite.

En cliquant sur Archiver , les modifications sont valides. Le fichier original est mis jour et est dverrouill si la copie de travail na pas t conserve.

Pour annuler une copie de travail sans mettre jour loriginal (et donc dverrouiller ce dernier), il suffit de cliquer sur sur la vue Dtails de la copie de travail.




8 LE VERSIONING

8.18.1 Prsentation du VersioningPrsentation du Versioning

Le versionning, utilis conjointement avec les fonctionnalits de check-in/check-out dAlfresco, permet de grer automatiquement diffrentes versions dun document en simplifiant :

- la gestion des versions : mineures ou majeures

- la remise en service dune ancienne version

- la monte de version automatique avec les copies de travail

8.28.2 Utilisation du VersioningUtilisation du Versioning

Le versionning nest pas activ par dfaut. Il faut lactiver sur chaque document en cliquant sur Activer la gestion des versions sur le vue Dtails :

Avec lactivation des versions, une premire version est automatiquement cre : la 1.0.




Remarque : le versionning peut tre appliqu automatiquement tous les nouveaux documents dun espace par une rgle de contenu. Il suffit de choisir dappliquer cette rgle tous les documents entrants de lespace et de leur ajouter laspect Versionnable .

A chaque mise jour du document par le lien Mettre jour , une version mineure sera automatiquement cre :

Il est possible de tlcharger chaque version en cliquant sur Visualiser . Pour remettre une ancienne version comme version courante, il suffit donc de tlcharger lancienne par ce mme lien puis de mettre jour le document en le remplaant par lancienne version.

Attention, comme pour le check-in/check-out, il est possible quAlfresco ne r-extrait pas nouveau les mtadonnes de la nouvelle copie de travail (titre, taille, description, etc). Celles affiches peuvent donc tre errones. Pour pallier cela, il faut, au mme endroit, cliquer sur le lien Lancer une action et choisir laction Extraire les champs mtadata classiques de llment :

Lors de lutilisation conjointe du versionning et du check-in/check-out, il est possible de changer de version majeure en ne cochant pas la case Changement mineur lors de larchivage de la copie de travail :




Il est galement possible de mettre un commentaire sur la version, qui apparaitra comme ceci :




9 LA RECHERCHE

9.19.1 La recherche simpleLa recherche simple

La recherche simple permet deffectuer une recherche partir dun ou plusieurs mots. Il suffit pour cela de saisir le texte voulu dans la barre de recherche, en

haut droite et de valider en appuyant sur Entre ou en cliquant sur :

Les rsultats de recherche apparaissent, en montrant les rsultats par espaces, et par contenus :

Par dfaut la recherche simple va renvoyer tous les contenus et les espaces contenant dans leur nom le texte recherch. Pour les contenus, elle va galement renvoyer ceux qui ont le texte dans le contenu du document (par exemple dans le fichier PDF, Word, etc.).

Il est possible de filtrer ces rsultats en cliquant sur dans la barre de recherche. Un sous-menu apparait :




9.29.2 La recherche avanceLa recherche avance

La recherche avance est accessible via le sous-menu prsent dans la recherche simple (ci-dessus). Le formulaire suivant apparat :

Le champ de texte Rechercher correspond au texte rechercher, de la mme manire que dans la recherche simple. Les options avances permettent dajouter des critres la recherche, sur les mta-informations des contenus et des espaces.

Il suffit ensuite de remplir les conditions souhaites. Pour les listes droulantes, il faut penser cocher la case correspondante. Par exemple, pour ajouter le critre dune recherche sur un lment valide en 2007 :

Une fois tous les critres souhaits renseigns, il faut cliquer sur Rechercher afin de lancer la recherche.


En cliquant sur les flches, on dplie les options de recherches.

Options de recherche parmi les mta-informations standards.



Les rsultats dune recherche avance sont affichs de la mme faon que pour une recherche standard.

En revanche, on peut accder une nouvelle daction : enregistrer la recherche avance qui vient dtre effectue, via le bouton Actions supplmentaires .

Ce faisant, lcran suivant saffiche, permettant de donner un nom et une description cette recherche :

Il est possible de rendre cette recherche accessible aux autres utilisateurs en cochant la case correspondante.

Pour utiliser cette recherche, il suffit de se rendre sur lcran de recherche avance et de la slectionner dans le menu droulant de la barre de titre :

En la slectionnant, la recherche avance va pr-paramtrer le formulaire de la recherche avance.

La chose importante retenir est donc que ce ne sont pas les rsultats de recherche qui sont enregistrs, mais les critres de recherche. C'est--dire que les rsultats dune recherche enregistre peuvent varier chaque lancement, en fonction des volutions des documents dans Alfresco (suppression, ajout, modification, etc.)


Liste droulante o sont affiches les recherches enregistres



10 LE WORKFLOW

10.110.1 Notions de Workflow (simple)Notions de Workflow (simple)

Un processus de workflow consiste en un cycle de validation dun contenu. Un contributeur cre un document. Une autorit de publication valide ou non ce document. En cas de validation, une action de publication est effectue ; dans le cas contraire, le document peut tre dtruit, ou replac en attente de modifications etc

10.210.2 Utilisation du Workflow INRIAUtilisation du Workflow INRIA

Dans le cadre de lINRIA, il sagira pour un document, sil est soumis au processus de Workflow, dtre plac dans un espace ddi en attente de validation .

Votre coordinateur aura alors la possibilit de valider ou non le document. En cas de validation, celui-ci sera dplac vers un espace production , sinon, il sera dplac vers un espace appel brouillon .

10.310.3 Mise en placeMise en place

Voici les tapes de cette mise en place (par un administrateur, ou un coordinateur) :

- Cration, dans lespace choisi, dun espace Workflow partir du modle Workflow Simple (issu du dictionnaire des donnes). Cet espace possdera automatiquement les trois sous-espaces noncs prcdemment.

- Aller dans le sous-espace production , et dans lcran de gestion des rgles de contenu. Configurer laction suivante : condition : tout contenu / action : envoyer un courriel / dtails : type entrant. Vous




devrez avoir configur lenvoi de courriel aux utilisateurs de votre choix, et ne pas cocher la case appliquer aux sous-espaces ).

- Faites de mme dans le sous-espace brouillons , en configurant lenvoi de courriel (cette fois-ci dans le cas dun refus de validation) aux utilisateurs de votre choix.

Voici, par exemple, la rgle pour lespace production :

Enfin, vous devrez configurer les droits des diffrents contributeurs / utilisateurs sur ces espaces (sans doute : lecteur et contributeur dans en attente de validation , lecteur dans production et brouillons ).

NB :En crant le modle despace Workflow Simple , Smile a galement mis en place une rgle de contenu, sur lespace en attente de validation . Celle-ci a donc t conserve lorsque vous avez cr lespace workflow partir de ce modle.

Il peut tre utile pour vous de connatre cette rgle (par ailleurs visible dans lcran de gestion des rgles de contenu de lespace en attente de validation ):

Nous avons configur laction telle que : condition : tout contenu / action : ajouter un workflow basique llment / type : entrant. Ainsi, cette action permet la chose suivante : chaque arrive dun contenu dans lespace en attente de validation , dclenchement du processus Workflow simple. En loccurrence, ce contenu proposera les actions valider et refuser , qui, une fois slectionnes, dplaceront le document vers lespace correspondant.





On observe la rgle de contenu prdfinie dans le modle despace workflow simple

1Gnralits1.1Alfresco1.2Vocabulaire gnral

2Prise en main dAlfresco2.1Les diffrents accs dAlfresco2.2Linterface web2.2.1Sidentifier dans Alfresco2.2.2Premire connexion2.2.3Les espaces de travail2.2.4Les contenus2.2.5Les rles2.2.6La corbeille

2.3Crer un espace2.4Crer un contenu2.5Modifier les mtadonnes dun contenu ou dun espace2.6Connaitre le lien direct vers un document ou un espace2.7Classer un document par les mots-cls2.8Commencer et participer une discussion2.9Lespace personnel2.9.1Les quotas2.9.2Les statistiques2.9.3La dure de vie2.9.4Les comptes externes2.9.5Partager ses documents2.9.6Grer les traductions

3Le Menu Gauche3.1Le menu de navigation3.2Le presse papier3.3Les espaces rcents3.4Les raccourcis

4Webdav4.1Accs Webdav4.2Clients Webdav

5Import / Export de lentrept5.1Export5.2Import

6Les rgles de contenus6.1Visualiser les rgles de contenu dun espace6.2Crer une rgle de contenu sur un espace

7Check-IN / Check-out7.1Prsentation du check-in / check-out7.2Utilisation du check-in / check-out

8Le Versioning8.1Prsentation du Versioning8.2Utilisation du Versioning

9La recherche9.1La recherche simple9.2La recherche avance

10Le Workflow10.1Notions de Workflow (simple)10.2Utilisation du Workflow INRIA10.3Mise en place