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Organisation et Fonctionnement dans des Situations d’Activation

Ce manuel a été mis à jour et réédité avec le soutien du Programme des Nations Unies pour le Développement en Haïti PNUD et la Commission Européenne d’Aide

Humanitaire ECHO

Le contenu du document n’engage pas la responsabilité, ni ne reflète nécessairement l'opinion des Organismes du Système des Nations Unies ou la

Commission Européenne

CENTRE D’OPÉRATIONS D’URGENCE NATIONAL


INDEX

À PROPOS DE L’OBJECTIF DE CE MANUEL ...........................................................................4

QU'EST QUE C'EST? ET COMMENT UTILISER CE MANUEL.....................................................4

QUAND ET COMMENT METTRE À JOUR CE MANUEL?.........................................................5

SYMBOLES UTILISÉS DANS LES GRAPHIQUES DE CE DOCUMENT..........................................7

MISSION................................................................................................................................ 8

OBJECTIFS DU COUN.............................................................................................................9

ORGANISATION FONCTIONNELLE.........................................................................................9

DESCRIPTION DES COMPOSANTES DE L’ORGANISATION PAR AIRE FONCTIONNELLE.........10

OPÉRATION DU COU..........................................................................................................17

ACTIONS PRÉALABLES.........................................................................................................22

INFORMATION ET ANALYSE................................................................................................63

OPÉRATIONS....................................................................................................................... 86

CONTRÔLE DES OPÉRATIONS............................................................................................195

ASSISTANCE HUMANITAIRE INTERNATIONALE.................................................................226

INFORMATION PUBLIQUE.................................................................................................248

DÉSACTIVATION DU COU..................................................................................................275

CHAÎNE DE DIRECTION.....................................................................................................289



À PROPOS DE L’OBJECTIF DE CE MANUEL

En Haïti, les catastrophes, quelle que soit leur origine, ont provoqué d’importants dégâts, entraînant des pertes importantes en vies humaines, des dommages matériels, des problèmes sociaux et économiques. Par conséquent, l'urgence de prendre conscience que les catastrophes ne sont pas seulement des évènements d'origine naturelle, mais des évènements qui ont des répercussions sociales et que beaucoup d'entre eux peuvent être évités, ne peut exister qu’avec l'engagement de toutes les instances de l'État Haïtien en collaboration avec les organisations de la société civile.

La nécessité de disposer d'une organisation efficiente et efficace, capable de mener à bien la délicate mission de coordonner l'assistance aux victimes de catastrophes et de maintenir une organisation sectorielle permettant d'intégrer les efforts entre les institutions du Système dans une quête commune visant à atténuer leurs conséquences, avec la complémentarité de la planification et l'amélioration de la capacité de réponse, est la perspective qui justifie, assure la logique et la continuité de l’objectif de cette version actualisée du manuel “Organisation et Fonctionnement du COU, dans des Situations d’Activation” , dont le but est de faciliter le rôle des institutions qui sont chargées de la réponse en cas de catastrophes, comme un élément essentiel du processus d'assistance aux personnes les plus démunies.

QU'EST QUE C'EST? ET COMMENT UTILISER CE MANUEL

Le Manuel “Organisation et Fonctionnement du COU, dans des Situations d’Activation” est le document qui présente la description des principales décisions critiques devant être prises après l'activation. Le manuel présente également l’ensemble des institutions qui interviennent durant l’activation, dans les différents Aires et Secteurs, tout en indiquant leurs responsabilités et leurs compétences.

Le COU National de la République d'Haïti est organisé par Aires Fonctionnelles, celles-ci répondent au principe administratif de la départementalisation (division et spécialisation du travail). C'est la raison de son existence, c’est là où les institutions sont intégrées en fonction de leur spécialité pour discuter et résoudre les problèmes de l'urgence de manière spécialisée et en fonction de leurs compétences.

Le Manuel est organisé en sept Aires de Décision, chacune avec des processus de prise de décision et plus de soixante-dix procédures sur des questions spécifiques. Voir le chapitre “Opération du COU” qui décrit amplement son mode de fonctionnement et ses



attributions afin d’éviter que cette instance de “Contrôle des Opérations” intervienne dans des processus qui dénaturent sa philosophie et qui sont incompatibles avec sa mission.

Enfin, il est important de souligner que le contenu de ce manuel vise à fournir des lignes directrices aux membres du COU quant aux décisions cruciales qu’ils doivent prendre, il est donc important de noter que ce manuel ne résoudra pas les problèmes liés aux connaissances et à l'expérience préalable que ses membres doivent avoir, comme condition préalable pour en faire partie, par conséquent, en complément la Direction de la Protection Civile doit établir les profils requis pour faire partie du COU, afin d’orienter les institutions au moment de désigner le fonctionnaire qui les représentera.

QUAND ET COMMENT METTRE À JOUR CE MANUEL?

1. Ce manuel doit être révisé dans deux cas.

a) Lorsque le COU a été et est resté activé pour remplir sa mission b) Lorsque le COU n’a pas été activé durant un certain nombre de temps (environ un an)

2. Évaluation Post-Activation:

Étant donné que ce manuel contient des processus dynamiques, il est important de prévoir des processus de mise à jour dans les deux sens:

Tout de suite après une activation du COU (dans les jours qui suivent la fin de l'urgence), il faut réaliser une ou plusieurs séances d’échange de points de vue, en analysant des faits pour tirer parti des expériences individuelles et collectives de ceux qui étaient présents au cours de l’opération du COU.

Ces séances favoriseront le progrès dans la gestion de situations similaires à l'avenir et en même temps seront l'occasion pour les membres du COU d'exprimer et de partager les sensations, les sentiments et les expériences personnelles qu'ils ont eus pendant l’exécution de leurs tâches.

En ce sens, la ou les séances d'évaluation sont justifiées pour les raisons suivantes: a) La nécessité de recueillir les faits survenus durant le processus d'activation,

d’opération et de désactivation du COU; b) La possibilité de détecter les écarts et les faiblesses durant ces processus; c) Proposer de futures actions de renforcement, basées sur une évaluation réelle des

besoins.



2.1. Objectifs de la révision

a) Identifier de manière précise les aspects qui doivent être améliorés dans les opérations futures;

b) Mettre l'accent sur les aspects positifs de l'opération; c) Proposer des mesures visant à renforcer les différents processus; d) Collecter les informations nécessaires pour procéder à une révision du manuel.

L'évaluation devra donner comme résultat deux aspects qui seront les intrants principaux pour la révision et la mise à jour.

a) Des points communs amplement discutés et concertés par les représentants des institutions participantes.

b) Un ensemble de propositions de renforcement futur, qui peuvent se convertir en processus pour le COU.

3. Incorporation des Révisions

Après avoir obtenu les résultats de l'évaluation post-activation, il sera nécessaire de constituer une équipe restreinte de travail présidée par le Directeur de la Protection Civile, en collaboration avec le Chef des Opérations, les Responsables de la Planification et des Communications.

Cette équipe de travail devra incorporer les recommandations sous forme de nouvelles fonctions, processus et procédures qui permettent d'améliorer substantiellement le manuel.

Ensuite, il faudra le soumettre à la validation des institutions du COU, au cours d’ateliers ou de séances de travail en groupe ou par Aire, afin de déterminer la validité et la fiabilité des révisions.

Une dernière étape sera, en fonction des dispositions légales du Ministère de l'Intérieur, de procéder à la légalisation du manuel afin qu’il soit mis en vigueur et soit de force exécutoire.



SYMBOLES UTILISÉS DANS LES GRAPHIQUES DE CE DOCUMENT

Cadre de Procédure: Indique une action. À l’intérieur on écrit les instructions pertinentes.

Données: Indique l’entrée des données au processus

Direction du Processus: Les flèches indiquent la direction que doivent suivre les actions.

Connecteur Externe: Indique que le développement du processus provient de ou continu dans un autre diagramme ou page dont le numéro apparaît à líntérieur de la figure.

Connecteur Interne: Indique que le développement du processus provient ou continu dans un autre site à l’intérieur du même diagramme ou page. Le numéro à líntérieur indique le point de remise.

Document: Indique qu’à ce point du processus il faut consulter un document qui contient des informations supplémentaires sur láction à réaliser.

Losange de Décision: Sert à poser les questions qu’on doit répondre par des actions.

Réponses suivant un losange de décision qui aide à acheminer la prise de décisions selon la réponse négative ou positive.

Terminateur: Indique la fin dún processus, à partir duquel il y n’a plus dáctions.


1

OUI/NON

FIN


Centre d’Opérations d’Urgence National

MISSION

Le Centre d’Opérations d’Urgence National, coordonne les actions et les opérations conjointes que les institutions du Système National de Gestion des Risques et des Désastres exécutent, afin d’appuyer les Centres d’Opérations d’Urgence Départementaux lorsque leurs capacités de réponse sont dépassées par un évènement adverse, qu’il soit soudain ou progressif, et de garantir une réponse efficiente et efficace en faveur de la population touchée en s’intégrant au processus de prise de décisions entre les niveaux politique et technique.



OBJECTIFS DU COUN

1. Garantir que les actions de réponse visant à atténuer les effets dérivés de l'évènement soient menées à bien grâce à des priorités clairement définies.

2. Garantir que le processus de prise de décisions opérationnelles soit mené à bien et fondé sur une information mise à jour et dûment confirmée.

3. Tenir informé le niveau politique de l'État sur l'évolution de la situation et des Opérations de Réponse.

4. Assurer la coordination des actions de toutes les institutions impliquées dans la réponse

5. Diffuser des informations pertinentes et adéquates à la population.6. Maintenir une coordination permanente avec les Centres d’Opérations d’Urgence

Départementaux.7. Assurer le contrôle des Opérations de Réponse pour permettre une transition rapide

vers les processus de relèvement.

ORGANISATION FONCTIONNELLE

CONCEPT

Le COU est la structure du Système National de Gestion des Risques et des Désastres qui permet de coordonner les efforts sectoriels et surveiller les opérations d'urgence lorsqu'un évènement adverse se produit, qu’il soit progressif ou soudain. Il dispose d’une structure permanente relevant de la Direction de la Protection Civile qui est chargée de promouvoir la planification, d’assurer la coordination et la liaison permanente entre les institutions du système de sorte que lorsqu'il est activé, les liaisons s’établissent dans les meilleurs délais.



DESCRIPTION DES COMPOSANTES DE L’ORGANISATION PAR AIRE FONCTIONNELLE

PORTÉE DU MANUEL

L'organisation du Centre d’Opérations d'Urgence décrite dans ce manuel est celle qui sera utilisée en cas d'urgence ou de catastrophe à partir de son activation, en fonction des besoins de la situation. Cette dernière implique la participation des institutions du système regroupées en Secteurs Fonctionnels Spécialisés, composés de personnes désignées officiellement et habilitées à prendre des décisions, entre lesquelles il existe une relation fonctionnelle et non hiérarchique.



VENTILATION DE L’ORGANISATION FONCTIONNELLE

Le Centre d’Opérations d’Urgence National est composé de la manière suivante:

1. Direction du COU Directeur de la DPC

2. Quatre Aires d'Appui

Surveillance et Prévision Suivi et Contrôle Support Technologique Soutien Administratif

3. Quatre Aires Fonctionnelles Composées de Secteurs

3.1. Information et Analyse

Collecte de Données Production de l’Information

3.2. Opérations

Secteur Services d’Urgence Secteur Infrastructure et Services Publics Secteur Santé Secteur Assistance à la Population Secteur Logistique

3.3. Assistance Humanitaire Internationale

Gestion de l'Assistance Humanitaire Internationale.

Coordination de l'Assistance Humanitaire Internationale.

3.4. Information Publique

Section d’Accueil des Visiteurs Section de Presse



DIRECTION GÉNÉRALE

1. Description

La Direction est l'instance chargée de planifier et d’administrer la stratégie pour résoudre les problèmes dérivés de l'urgence ou de la catastrophe, elle relève de la responsabilité du Directeur de la DPC ou de toute autre personne agissant en son nom.

2. Mission Spécifique

Planifier, organiser, diriger et veiller à ce que les actions d’appui à la réponse soient dûment coordonnées et soutenues par l'identification correcte des problèmes et des priorités pour que l'organisation puisse fonctionner de manière efficace.

3. Fonctions Générales

a) Conduire l’opération du COU vers une réponse opportune, effective et efficace.b) Promouvoir de manière permanente les relations de coordination et l’opération

conjointe entre les institutions qui font partie du COU.c) Maintenir la coordination avec les COU territoriaux.d) Faciliter le processus d'évaluation de l'impact de l'évènement. e) Tenir informé le niveau politique de l’État de l’évolution de l'évènement.f) Coordonner l'exécution des décisions prises par le niveau politique stratégique.

AIRES D’APPUI

1. Surveillance et Prévision

a) DescriptionElle est constituée d'une équipe pluridisciplinaire interinstitutionnelle d’ordre technique et scientifique, chargée



de conseiller la Direction du COU sur les questions relatives aux évènements ou phénomènes qui sont en train de se développer.

b) Mission Spécifique

Garantir au COU la disponibilité d’informations techniques et scientifiques fiables et opportunes sur l'origine, le développement, l'évolution et la prévision d'un évènement donné.

c) Fonctions Générales

Rédiger des rapports sur la nature, l’évolution et les prévisions de l’évènement. Pendant la réponse aux situations d'urgence, faire des recommandations sur les cours

d’action à suivre selon l'évolution de l'évènement. Collecter et évaluer l’information sur les effets de l’évènement adverse d’après les

rapports d'évaluation, afin de fournir de meilleurs conseils lors de futurs évènements. Effectuer de manière permanente le contrôle et le suivi afin de formuler des prévisions

sur le développement de l'évènement.

d) Intégration

Responsable: L’institution scientifique compétente selon le type d’évènement adverse.

Appui: Centre Météorologique National Unité Technique et Sismologique / Bureau des Mines SEMANAH / CODOMAR CNIGS IHSI

2. Soutien Administratif

a) Description



C’est l’Aire où toutes les ressources nécessaires (humaines, financières et matérielles) sont fournies pour le bon fonctionnement du Centre d’Opérations d'Urgence.




Elle fournira, sur demande de la Direction du COU, les ressources matérielles et financières pour le bon fonctionnement du Centre d’Opérations d'Urgence.


Contrôler toutes les ressources matérielles et humaines pour garantir le bon fonctionnement du Centre d’Opérations d'Urgence (COU).

Dresser la liste de service du COU afin que toutes les Sections ou Aires de travail puissent disposer du personnel nécessaire à leur bon fonctionnement.

Fournir les matériels et équipements nécessaires au fonctionnement du Centre d’Opérations d'Urgence (COU).

Assurer le bon fonctionnement des équipements affectés au COU. Assurer le bon fonctionnement des différentes Sections du COU. Assurer la maintenance et l'utilisation correcte des ressources affectées au COU. Maintenir les stocks et les fiches d'amortissement des ressources affectées au COU à

jour. Assurer le fonctionnement des aires de repos et d’alimentation du personnel du COU.

d) Intégration

Responsable: Coordination Administrative et Logistique de la DPC

Appui: Services Généraux MICT

3. Support Technologique

a) DescriptionCette section est responsable du bon fonctionnement des équipements et des logiciels, ainsi que des systèmes de communication. Il s’agit d’une Aire Technique où le soutien technologique est donné aux différentes Aires et Sections du COU.




Fournir un appui pour les systèmes informatiques et de communication utilisés au COU, afin que les Aires Fonctionnelles puissent disposer d'outils technologiques qui facilitent la réalisation de leurs tâches.


Conserver en bon état tout le matériel informatique et de communication du COU. Maintenir les informations numériques sécurisées au COU. Tenir à jour les programmes et les systèmes opérationnels utilisés au COU. Assurer le bon fonctionnement du réseau Internet au sein du COU. Conseiller les Aires et Sections du COU sur la meilleure utilisation des outils

technologiques qui sont mis à leur disposition. Fournir les outils technologiques nécessaires au bon fonctionnement des Aires et

Sections du COU. Assurer l’entretien des outils technologiques dont dispose le COU. Veiller à ce que tous les équipements affectés aux différentes Aires et Sections du COU

soient en parfait état de fonctionnement. Veiller à ce qu'un entretien préventif et correctif ponctuel et efficace soit fourni à

toutes les installations et équipements affectés au COU.

d) Intégration

Responsable: Responsable de l’Informatique de la DPC

Appui: IT / MICT (Lambert)

CONATEL

4. Suivi et Contrôle

a) Description



A travers cette Aire d’Appui, le COU établit des mécanismes de contrôle et de suivi des cours d’action qui ont été adoptés.


Établir et mettre en place des processus permettant d’effectuer le suivi et le contrôle des opérations afin de déterminer si les cours d'action adoptés ont un impact positif.

c) Fonctions générales

Garder un contrôle sur les cours d’action adoptés et déterminer l'impact de ces derniers sur les opérations.

Tenir à jour l'affichage graphique des opérations de réponse à l'urgence. Donner des conseils lors de la formulation des plans d’appui aux opérations in situ

nécessaires en cas d'urgence. Analyser et consolider les informations générées à partir des Aires du COU afin

d’élaborer des rapports de situation qui incluent l'impact des cours d'action sur les opérations.

Fournir aux Aires du COU des outils de collecte et de transmission de l’information. Effectuer la supervision nécessaire afin d’identifier d’éventuels écarts et proposer des

mécanismes d'intervention permettant de réorienter le processus de contrôle des opérations.

e) Intégration

Responsable: Chef de la Planification de la DPC

Appui:



Opération COU



1. Notes initiales:

Il convient de tenir compte du fait que le COU est une composante du Système, par conséquent, son efficacité dépend en grande partie de l’efficacité de ce Système National.

Les fonctions du COU commencent bien avant que se présente une situation d’urgence ou une catastrophe, c’est la raison pour laquelle le COU encourage la coordination et la planification, incluant la diffusion aux niveaux techniques et politiques, qui sont ceux qui en fin de compte prendront les décisions nécessaires en cas de catastrophe.

Contrairement à la coordination qui est essentiellement préalable, l'opération conjointe s’effectue à la fois par des procédures et par des processus de prise de décision. Cette opération conjointe doit être dirigée à partir du COU durant la réponse à un évènement.

Le COU National de la République d'Haïti est organisé par Aires qui répondent au principe administratif de la départementalisation (division et spécialisation du travail). C’est la raison pour laquelle le COU est organisé par Aires Fonctionnelles et par Secteurs où les institutions sont intégrées en fonction de leur spécialité pour discuter et résoudre les problèmes de l'urgence de manière spécialisée et selon leur compétence, de telle sorte que l’information dûment confirmée doit se convertir en processus de prise de décision avec des caractéristiques d'efficacité et d’opportunité et doit résoudre les problèmes dérivés de la situation d'urgence ou de la catastrophe.

2. Compétences Générales du COU

Toute l'organisation du COU sera engagée dans trois aspects essentiels qui constituent l'essence même du travail interinstitutionnel et qui permettront de résoudre la situation d'urgence le plus tôt possible afin que le processus de relèvement puisse démarrer dans les meilleurs délais.

a) Le premier effort du COU dans les premières heures de l'évènement, et compte tenu des informations limitées disponibles, doit être destiné à l'identification rapide et opportune des situations qui mettent en danger la vie et la sécurité des personnes. Il faut faire très attention à ne pas confondre les situations individuelles avec les vrais problèmes globaux de l’urgence.

Ces situations, il faudra être en mesure de les aborder de manière institutionnelle, afin que chaque personne assurant la liaison (lien) ou chaque représentant institutionnel arrive au COU avec les informations disponibles dans son secteur pour les partager et



les croiser avec celles des autres secteurs; cela se traduira par l’identification précise des situations les plus urgentes qui doivent être prises en compte.

b) Un effort supplémentaire pour appuyer la précédente sera d’effectuer une priorisation adéquate des différentes situations afin de répondre aux plus urgentes et nécessaires. Il est important de noter que le plus urgent ne correspond pas toujours au possible.

c) L'étape suivante, après avoir identifié les problèmes et défini les priorités, sera de prendre les décisions appropriées. C’est ce que nous appelons “Cours d'Action , c'est-ʺà-dire des processus visant à résoudre les problèmes identifiés et priorisés, d’envergure interinstitutionnelle.

d) La dernière étape de ce processus consiste à produire des rapports qui décrivent la situation et le développement des opérations de réponse. Ce sera une tâche qui incombe à la Section de Suivi et Contrôle qui est l'instance qui surveillera les cours d'action et recevra les rapports du terrain concernant l’exécution des Cours d'Action.

3. Action du COU

Les membres du COU doivent tenir compte du fait que la situation de réponse à l'urgence doit être gérée comme un processus qui est essentiellement composé de trois sous-processus:

a) Collecte de Données et Production d'Informations

Dans cette première partie du processus, il convient de noter que le plus important est de prendre des décisions en se basant sur des informations et non sur des données. Certes, ces informations ne seront pas toujours disponibles dans les situations d'urgence, surtout s’il s’agit d’évènements soudains, de sorte que les informations disponibles ne proviendront pas du terrain, mais la source sera le scénario d'intervention décrit dans le plan de contingence préparé pour l'évènement. Dans ce scénario, il sera possible de trouver des informations importantes comme celles qui sont présentées ci-après, qui seront utiles pour identifier les problèmes, les priorités et prendre les décisions initiales en attendant l’arrivée du flux d'informations en provenance du terrain.

b) Décisions Opérationnelles



La deuxième partie du processus est la prise de décisions opérationnelles, c’est-à-dire après avoir identifié les problèmes et établi les priorités, il faut configurer les cours d’action tel que décrit au paragraphe c) des Compétences Générales.

c) Décisions Politiques

Étant donné que de nombreux aspects ne peuvent être résolus au niveau technique et opérationnel, notre COU dispose d’un niveau politique représenté par le Premier Ministre et les Ministres d'État, ils ont une salle à leur disposition dans les locaux du COU là où ils se réunissent pour prendre les décisions qui leur incombe, le Directeur Général est la personne responsable de leur transmettre tous les rapports opérationnels qui décrivent la situation.

Le Schéma Général ci-dessous permet de comprendre le processus:

Les pages suivantes décrivent en détail les différents processus de prise de décision qui seront utilisés au COU, en partant du quotidien jusqu’à son activation, opération et désactivation. Ces processus sont les suivants:



Aire F1. Actions Préalables à l’Opération du

COU1.1. Processus journalier préalable à l’activation

1.2. Alerte et Activation

2. Information et Analyse 2.1. Collecte de données et traitement de l’Information

3. Décisions Opérationnelles 3.1. Processus général de prise de décisions opérationnelles

Secteur Services d´Urgence 3.2. Planification et Coordination des Services

d'Urgence3.3 Contrôle des Opérations des Services

d'UrgenceSecteur Infrastructure et Services Publics

3.4. Intervention du Secteur Infrastructure et Services Publics

Secteur Santé 3.5. Procédure d'intervention du Secteur Santé

Secteur Assistance à la Population 3.6. Processus d’Assistance à la Population

Secteur Logistique3.7. Gestion des Services Logistiques

4. Contrôle des Opérations 4.1. Suivi et Contrôle5. Assistance Humanitaire

Internationale5.1. Gestion et Coordination de l’Assistance

Humanitaire Internationale6. Information Publique 6.1. Diffusion des alertes à la population

6.2. Diffusion de l’information7. Désactivation 7.1. Révision de l’état d’alerte et désactivation

du COU



Actions Préalables

1



1.1. Processus Quotidien Préalable à l’Activation



PROCÉDURE No. 1

DATE DE MISE À JOURMars/2017

DÉNOMINATION: Collecte de l'information

Aire de décision: Opérations OrdinairesResponsable:

PORTÉE

Collecter, traiter et évaluer les informations provenant des institutions techniques scientifiques et d'autres sources afin d'identifier et de déterminer l'existence de menaces potentielles pour lesquelles il est nécessaire d’émettre une déclaration d'alerte et qui requièrent une éventuelle activation du COU.

INTRANTS

a) Rapports émanant des Comités Départementaux de PCb) Rapports émanant des institutions scientifiques c) Autres sources

ÉTAPES:

1. L'information doit être collectée par l’Officier Technique de service. 2. Lorsque les informations proviennent des organismes officiels responsables de

surveiller les phénomènes, le technicien de service de la DPC doit veiller à ce que ces informations soient précises quant à l'identification de toute menace potentielle, auquel cas, ces informations doivent inclure des prévisions sur l'évolution de la situation.

3. Si les informations proviennent des Comités de Protection Civile, elles doivent être comparées aux informations techniques disponibles auprès de l’organisme officiel responsable de surveiller le phénomène en question.

4. Si elles ne remplissent pas les conditions ci-dessus, il faudra faire appel à une source fiable pour obtenir plus d'informations.

5. Après avoir obtenu toutes les informations nécessaires, on les transmettra au Responsable des Opérations de la DPC.

6. Finalement, les informations doivent être enregistrées dans le système de contrôle des informations de la DPC ou dans le format présenté en annexe. (Annexe No. 1)



PRODUITS

a) Informations fiables sur la situation actuelle des menaces sur le territoire national qui doivent être enregistrées dans le RJN.

b) Informations sur la situation géologique, hydrométéorologique, sanitaire et sociale au niveau national.

c) Informations sur des menaces potentielles afin de déclarer rapidement l'alerte et pour appuyer la configuration de scénarios d'intervention et de risque.

DISPOSITIONS SPÉCIALES:

a) Le rôle du technicien de service inclut la responsabilité de déterminer de manière précise la validité et la fiabilité de toutes les informations qui sont enregistrées dans le système.

b) Toute information jugée peu fiable devra être soumise à la validation nécessaire afin de déterminer sa fiabilité ou son enregistrement dans les archives générales.

c) Le technicien devra déterminer si l'information collectée est fiable, utile et suffisante pour être analysée.

DÉFINITIONS:

a) Source d'Information: Différents types de documents qui contiennent des données utiles pour satisfaire une demande d'information ou de connaissance.

b) Information Fiable: Celle qui contient des données certaines et vérifiables, du fait que celle-ci provient d’une source compétente pour fournir ces informations.

c) Officier Technique de service: Il s’agit de la personne qui, en un jour ou une période donnée réalise des activités et assume les responsabilités qui lui sont assignées.

d) RJN Rapport Journalier de Nouvelles

ANNEXES:

No. 1 Matrice d’Enregistrement



ANNEXE No. 1 de la PROCÉDURE No. 1


DÉNOMINATION: Matrice d’Enregistrement

Aire de décision: Opérations Ordinaires

DATE PERIODE: DÈS (Heures) JUSQU’À (Heure)

ÉVÈNEMENT SOURCE DESCRIPTION PROCÉDURE REQUISE



PROCÉDURE No. 2DATE DE MISE À JOUR

Mars/2017DÉNOMINATION:

Déterminer l'Existence de Menaces

Aire de décision: Opérations OrdinairesPROCÉDURE: Processus Quotidien Préalable à l’ActivationResponsable:

PORTÉE

Identifier et déterminer l'existence de menaces potentielles nécessitant la proclamation de l'alerte rapide.

INTRANTS

a) Rapport consolidé émanant de l’Unité de Communications de la DPCb) Cartes de localisation géographique de la menace et du territoire menacé c) Rapports spéciaux émanant des institutions scientifiques sur la menace spécifique, en cas

de besoin

ÉTAPES:

1. Avec l’information provenant du système de collecte, le Coordonnateur de l’Aire d'Alerte Précoce de la DPC devra procéder à l'identification des menaces selon les catégories suivantes:

Menaces actuelles Menaces potentielles

2. Les paramètres suivants seront utilisés pour identifier les menaces:

a) Localisation: possibilité que le territoire national soit touché. b) Dimension: ampleur potentiellement destructive de la menace. c) Eléments menacés: Population, ressources, services, environnement, etc. d) Temps pour l'impact : s'il s'agit d'une menace potentielle, établissement du temps

restant avant que la menace ne touche le territoire. e) Durée: le temps en heures ou en jours que pourraient durer les effets de la menace. f) Evénements associés: évènements secondaires que la menace (potentielle ou

actuelle) peut entraîner.



g) Niveau de préparatifs: pour faire face à la menace dans la zone ou les zones en danger.

3. Après avoir déterminé l’existence d’une menace, il faudra procéder à rédiger un rapport détaillé contenant toutes les informations nécessaires, qui devra être transmis le plus tôt possible au Directeur de la DPC afin que celui-ci puisse déterminer le niveau d'alerte qui doit être déclaré. (Annexe No. 1)

4. Toutes les informations doivent être consignées dans le registre correspondant.

PRODUITS

a) Identification précise d'une ou de plusieurs menaces et leur niveau d'impact sur une zone géographique donnée.

b) Critères nécessaires pour la prise de décision sur la déclaration d’un certain niveau d’alerte

c) Institutions dûment informées

DISPOSITIONS SPÉCIALES :

a) Le responsable de l’Aire d'Alerte Précoce veillera à ce que les informations soient suffisantes afin que le Directeur de la DPC soit en mesure de prendre les décisions pertinentes.

b) Le responsable de l’Aire d'Alerte Précoce veillera à ce que l'identification de la menace potentielle ou actuelle, soit aussi précise que possible.

c) Le niveau politique correspondant sera informé au moyen d'un rapport de circulation restreinte.

DÉFINITIONS

Menaces Actuelles: Les facteurs qui se sont manifestés dans un lieu spécifique, avec une intensité et une durée déterminées.

Menaces Potentielles: Les facteurs qui en raison de son existence et localisation ont la possibilité d'affecter le territoire.

ANNEXES:

No. 1 Format de Rapport



REVISÉ PAR: DATE APPROUVÉ PAR DATE



DÉNOMINATION: Format de Rapport

Aire de décision Opérations Ordinaires

DATE D’ÉLABORATION: HEURE:

RESPONSABLE:

Type de Menace: Source d’Information :

Menace Actuelle : Menace Potentielle :

DESCRIPTION DE LA MENACE:

PRONOSTIC:Localisation :

Magnitude:

Eléments Menacés:

Temps pour l’Impact:

Durée:



Responsable: _____________________________



Préparation du Rapport Journalier de NouvellesAire de décision: Opérations OrdinairesPROCÉDURE: Processus Quotidien Préalable à l’ActivationResponsable:

PORTÉE:

Définir les étapes à suivre pour formuler et distribuer le rapport journalier des nouvelles

INTRANTS :

a) Rapport technique émanant de l'Unité d'Alerte Précoce de la DPCb) Rapports émanant des Institutions Opérationnelles du Système c) Instructions du Directeur de la PC

ÉTAPES:

1. Le responsable de l’Unité d’Alerte Précoce procédera à la collecte des informations provenant de tous les Secteurs du Système.

2. Une fois les informations collectées, il devra les transmettre au Directeur pour être analysées.

3. Une fois les informations sélectionnées, le RJN sera préparé selon le format respectif (Annexe No. 1)

4. Ensuite le RJN sera envoyé au Directeur de la DPC pour son approbation.5. Une fois le RJN approuvé, il doit être envoyé par la voie régulière aux liens des

Institutions du Système.6. Une fois le RJN envoyé, le Coordonnateur de l’Unité d’Alerte Précoce de la DPC donne

des instructions à son personnel afin de confirmer la réception du rapport par les institutions.

7. Les confirmations de réception doivent être consignées dans le registre pertinent.

PRODUITS :



a) Rapport Journalier de Nouvelles dûment formulé, approuvé et distribuéb) Institutions du Système informées


a) Le Coordonnateur de l'Unité d’Alerte Précoce de la DPC est le seul responsable de l’élaboration du RJN.

b) Le RJN doit être envoyé tous les jours, sans exception.c) Le RJN doit être envoyé au plus tard à 09H00 heures tous les jours.

DÉFINITIONS:

RJN: Rapport Journalier de Nouvelles

ANNEXES:

No. 1 Rapport Journalier de Nouvelles






DÉNOMINATION: Rapport Journalier de Nouvelles

Aire de décision Opérations Ordinaires

DATE D’ÉLABORATION: HEURE :

RESPONSABLE:

1. SITUATION GÉNÉRALE

2. ÉVÈNEMENTS ORDINAIRES

3. ÉVÈNEMENTS SAILLANTS

4. MENACES POTENTIELLES

1. Évènements en cours de nature quotidienne ou de normale survenance 2. Évènements en cours dans le pays hors de la normale 3. Situations qui en combinaison avec les variables précédentes peuvent indiquer la

survenance de situations pendant la journée ayant un potentiel d’impact sur un site du pays.

4. Situations qui en combinaison avec les variables précédents, indiquent la survenance de situations ayant un impact sur tout le territoire ou dans un site spécifique et que, par conséquent exigent un niveau d'alerte.



1.2. Alerte et Activation du COU





Analyse de la SituationAire de décision: Opérations OrdinairesPROCÉDURE Alerte et Activation du COUResponsable:

PORTÉE

Obtenir les éléments d'appréciation nécessaires pour décider de la pertinence de déclarer un niveau d'alerte.

INTRANTS :

a) Rapports techniques émanant des Institutions Scientifiquesb) Rapport émanant de l'Unité d'Alerte Précoce de la DPC

ÉTAPES:

1. Déterminer avec précision la nature de l'évènement selon les informations techniques reçues.

2. Si l’on dispose d'autres sources à consulter, croiser les variables des deux sources.3. Si la nature de l'évènement permet de faire des consultations présentielles avec des

experts, il faudra les inviter à venir à la DPC pour analyser les variables possibles.4. Définir un scénario possible d'intervention. Annexe No 1.5. Déterminer la nécessité de déclarer un niveau d'alerte et/ou l'activation du COU, selon le

cas.6. Tenir le Directeur de la DPC au courant de tout ce qui a été fait et des conclusions

auxquelles on est parvenu.7. Recommander les Cours d'Action qui doivent être suivis.8. Le Directeur de la DPC se chargera d’informer le Secrétariat Permanent.

PRODUITS :

a) Rapport contenant l’analyse des variables pour déterminer la pertinence de la déclaration de l'alerte.

b) Scénario d’intervention possible.




a) Toutes les conclusions doivent être fondées sur les rapports techniques.b) Le Directeur de la DPC devra choisir l'un des Cours d'Action recommandés, il faudra

donc veiller à ce que ceux-ci correspondent aux capacités et aux possibilités du Système.

DÉFINITIONS:

Cours d'Action: Séquence d'actions qu’il est possible de suivre ou de réaliser avec le maximum de chance de réussite et le minimum de risque

ANNEXES:

No. 1 Critères pour élaborer des scénarios d'intervention






DÉNOMINATION: Critères pour l’Élaboration des Scénarios d'Intervention

Aire de décision Alerte et Activation du COU

No Aspect Contenu

1Localisation géographique de la menace

Liste des lieux susceptibles d’être atteints.

Données sociodémographiques de la zone et voies d'accès.

Carte de localisation de la menace.

2 Contexte historique de la menace

Antécédents historiques de la menace. Détails sur le comportement de la

menace. Durée, récurrence et menaces associées. Expériences antérieures.

3 Description de l'impact

Nombre de personnes susceptibles d'être touchées.

Ampleur des dommages attendus. Situations humanitaires les plus

importantes attendues. Impact sur les groupes vulnérables. Facteurs de vulnérabilité.

4Indicateurs pour reconnaître le niveau de gravité

Pourcentage du territoire concerné. Pourcentage de personnes touchées. Réaction et capacité locale. Liste des dommages aux systèmes

vitaux.



PROCÉDURE No 2DATE DE MISE À JOUR


Déterminer le Niveau d'Alerte

Aire de décision: Opérations OrdinairesPROCÉDURE Alerte et Activation du COUResponsable:

PORTÉE

Établir les critères techniques permettant de déterminer les différents niveaux d'alerte qui seront indispensables pour proposer la déclaration d'alerte en se basant sur le suivi scientifique, en raison de la survenance probable et proche d'un évènement adverse.

INTRANTS

a) Rapport contenant l’analyse des variables pour déterminer la pertinence de la déclaration de l'alerte.

b) Scénario d’intervention possible.

ÉTAPES:

Évènements Hydrométéorologiques

Lorsque le Centre National de Météorologie émet:

1. AVERTISSEMENT: Informations détaillées sur la formation d'une tempête tropicale qui ne présente aucun danger pour le pays. La DPC n'émettra aucune alerte, cependant, selon les procédures décrites dans le manuel, dans les situations quotidiennes il faudra poursuivre les actions de surveillance.

2. ALERTE MÉTÉOROLOGIQUE PRÉCOCE: Informations sur la localisation d'une tempête tropicale qui d’après sa situation géographique, historique et sa trajectoire, la population doit suivre de près. L’alerte est émise 72 heures avant. La DPC déclarera l’Alerte Verte.

3. ALERTE: Cela signifie que dans les 36 heures certaines zones du pays pourraient être frappées par une tempête tropicale, au moins un des effets associés à la tempête tropicale affectera une zone donnée. La DPC déclarera l’Alerte Jaune.

4. AVIS: Cela signifie que dans les 24 heures ou moins, au moins un des effets associés à la tempête tropicale affectera une zone donnée. La DPC a déclarera l’Alerte Rouge.



5. Lorsque les conditions atmosphériques qui ont provoqué le phénomène hydrométéorologique extrême ont tendance à revenir à la normale sur la zone ou région du territoire national touché, on émettra le BULLETIN DE FIN DE L’ÉVÈNEMENT et on reprendra le suivi de routine.

Tsunamis:

Selon les procédures d’Opération Standard en cas de Tsunamis

Évènement Soudains:

1. Le niveau d'alerte de ces évènements seront déterminés en fonction des niveaux de risque et des informations scientifiques disponibles.

2. En cas de tremblements de terre, le niveau d'alerte sera déterminé en tenant compte des critères suivants :

Les paramètres techniques émis par l'institution scientifique relatifs à la magnitude et à l’intensité.

La gravité de l’impact calculée en utilisant comme base l’information préalable concernant l’endroit où l'évènement a eu lieu.

Le temps, la durée et l’évolution de l'évènement.

3. Si les informations collectées tant à partir des paramètres techniques que celles provenant de l’endroit où l'évènement a eu lieu montrent qu'il y a des dégâts importants, il faut déclarer l’Alerte Rouge.

PRODUITS :

a) Éléments d’ordre technique pour prendre la décision de déclarer un niveau d'alerte donné.


La surveillance et l'évaluation se feront de manière permanente, avec une attention particulière aux systèmes atmosphériques qui constituent une menace selon la saisonnalité (hiver/été), en informant en temps opportun selon les procédures d'émission de bulletins à la DPC, la survenue d'un phénomène Hydrométéorologique extrême.



Lorsque les conditions causées par le phénomène ont tendance à revenir à la normale dans la zone ou région du territoire national touché, on émettra le bulletin d’ANNULATION DE L’ALERTE et on reprendra le suivi de routine.

DÉFINITIONS:

Alerte: État déclaré afin de déterminer des actions visant à prendre le contrôle d'une situation d'urgence probable ou existante.

ANNEXES:

Pas d’Annexe






Alerte VerteAire de décision: Opérations OrdinairesPROCÉDURE Alerte et Activation du COUResponsable:

PORTÉE :

Mettre en place le mécanisme de déclaration, communication et suivi de l'Alerte Verte et en cas d'urgence. En outre, définir la séquence à suivre pour s’assurer que la déclaration d’alerte se fasse en temps opportun aux institutions et au public, afin de prendre les précautions nécessaires.

INTRANTS :

a) Rapport de l’Unité d'Alerte Précoce de la DPC, contenant l’analyse des variables permettant de déterminer la pertinence de la déclaration d'alerte.

ÉTAPES:

1. Le Directeur de la DPC déclarera l'alerte. (Annexe 1)2. Il émettra un bulletin d'information opérationnel au niveau institutionnel afin de prendre

les mesures préparatoires et pour l’activation des plans de contingence de chaque institution du système.

3. On informera les représentants des institutions qui composent le COUN. 4. L’Unité d'Alerte Précoce de la DPC intensifiera la surveillance du phénomène. 5. Toutes les institutions de réponse impliquées selon l'évènement imminent devront

effectuer une vérification constante de leurs ressources, afin d'être prêtes pour un éventuel déplacement vers les zones qui peuvent être touchées selon les informations de suivi.

6. Un communiqué de presse doit être préparé afin que la déclaration d’alerte soit diffusée par les médias.

7. Le niveau politique doit être informé de la situation.8. Si après avoir effectué le suivi on arrive à la conclusion que l'évènement a très peu de

chance de se produire ou qu’il a disparu, on devra procéder à annuler l'alerte. (Annexe 2).

9. Pour la transmission de l’alerte, on suivra la procédure suivante:



Procédure de Transmission de l’Alerte

a) Règle Générale:

La déclaration d’alerte doit être émise par voie de communiqué spécial, qui devra préciser le niveau à déclarer, les instructions spécifiques pour les secteurs et les mesure de préparation et de protection à prendre par la population. Le Ministre de l'Intérieur et des Collectivités Territoriales doit être tenu informé de n’importe quelle alerte.

Lorsqu’il est nécessaire de déclarer un certain niveau d'alerte, la transmission se fera de la manière suivante:

b) Transmission à la Population:

On devra tenir la population informée de l'évolution et du comportement de l'évènement afin qu’elle soit en mesure de mettre en pratique les mesures préconisées précédemment, tout en veillant particulièrement à ne pas l’alarmer plus que nécessaire.

A cet effet, on utilisera les médias comme l'option la plus viable pour sa rapidité et sa disponibilité.

c) Transmission aux Institutions du Système

Chaque institution du système est tenue de transmettre l'alerte à son personnel et de rester en attente de tout changement de la situation.

PRODUITS :

a) La détermination claire des critères techniques nécessaires pour déclarer l’Alerte Verte.b) Les critères nécessaires pour la diffusion en temps opportun de l’alerte à la population.c) Les critères techniques pour annuler l'état d'alerte lorsque les circonstances le justifient.


a) L'Alerte Verte signifie que les systèmes opérationnels de réponse doivent se préparer, et commencer à rassembler le personnel qui les compose.

b) Lorsque l'alerte est déclarée l'ensemble du personnel de la DPC et des institutions doit rester en attente des informations qui seront fournies ou d’un éventuel changement d’alerte.



c) Si l'évènement n’évolue pas et s’il n’est pas nécessaire de déclarer le niveau d’alerte suivant, il faudra émettre une communication officielle annulant l'alerte en question.

DÉFINITIONS:

ALERTEÉtat déclaré afin de déterminer des actions visant à prendre le contrôle d'une situation d'urgence probable ou existante.

ALERTE VERTE: C’est celle qui est déclarée lorsque les prévisions d'un phénomène permettent d’anticiper la survenance d'un évènement de nature dangereuse pour la population.

ANNEXES:

No. 1 Modèle de Communiqué pour Déclarer l’Alerte Verte

No. 2 Modèle de Communiqué pour Annuler l’Alerte Verte






DÉNOMINATION: Modèle de Communiqué pour Déclarer l’Alerte Verte


COMMUNIQUÉ No.

SUJET: DÉCLARATION D’ALERTE VERTE

JOUR HEURE

Selon le rapport technique du _________________________ indiquant: “_____________________________________________________________” et les rapports concernant l’impact qui aura lieu à ________________________________; la Direction de la Protection Civile, déclare l’ALERTE VERTE pour les zones suivantes (ou tout le territoire national, selon le cas)

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

La déclaration d’ALERTE VERTE implique __________________________________________

___________________________________________________________________________

Par conséquent, il est demandé:

1. À la population de se tenir informée, en particulier celles qui vivent à:_____________________________________________________________

2. De faire preuve d’une vigilance spéciale face à _____________________________.

3. Aux institutions de réviser et de prévoir l’activation des mécanismes de réponse si la situation évolue vers des conditions d'urgence.

4. De procéder à effectuer les tâches de prévision afin d'éviter d’éventuelles urgences dans les zones les plus à risque.





DÉNOMINATION: Modèle de Communiqué pour Annuler l’Alerte Verte


COMMUNIQUÉ No.

SUJET: ANNULATION D’ALERTE VERTE

JOUR HEURE

À _________ heures, le ____ ____ ______, La Direction de la Protection Civile:

CONSIDÉRANT: (Décrire le critère technique)

DÉCIDE:

De lever l’état d’Alerte Verte déclarée depuis ____ heures, le ______________ pour les zones suivantes: _________________________, en raison de l'influence de (indiquer le phénomène)



PROCÉDURE No. 4


DÉNOMINATION: Alerte Jaune


PORTÉE:

Mettre en place le mécanisme de déclaration, communication et suivi de l'Alerte Jaune, en cas de survenance d’un évènement qui peut générer des effets adverses.

INTRANTS:

a) Rapport de l’Unité d'Alerte Précoce de la DPC, contenant l’analyse des variables permettant de déterminer la pertinence de la déclaration d'alerte.

ÉTAPES:

1. Le Coordonnateur des Opérations du COUN conjointement avec le Coordonnateur de l'Unité d'Alerte Précoce réaliseront une analyse détaillée de l'évènement en coordination avec les techniciens et les spécialistes en la matière de l'institution technique/scientifique, afin de déterminer la nécessité de la déclaration d’Alerte Jaune, le cas échéant.

2. Une fois cette condition remplie, le Coordonnateur de l’Aire des Opérations informera le Directeur de la Protection Civile, qui se chargera de déclarer l’État d'Alerte Jaune et informera le niveau politique concerné. (Annexe 11)

3. Il faudra préparer un communiqué de presse afin que la déclaration d’alerte soit diffusée par tous les médias.

4. Le Directeur du COU avec le soutien du Chef des Opérations tiendra les représentants des institutions faisant partie du COU au courant de l'évolution de l'évènement et des prévisions y relatives.

5. Les institutions activeront leurs procédures d'information et de suivi et tiendront la DPC au courant des détails de l’évolution sur le terrain.

6. Si la surveillance détermine que l'évènement a très peu de chance de se développer ou qu’il aurait disparu, on procédera à l’annulation de l'alerte. (Annexe 2).



PRODUITS :

a) La détermination claire des critères techniques nécessaires pour déclarer l’Alerte Jaune.b) Les critères nécessaires pour la diffusion en temps opportun de l’alerte à la population.c) Les critères techniques nécessaires pour annuler l'état d'alerte lorsque les circonstances

le justifient.


a) L'Alerte Jaune signifie que les systèmes opérationnels et le personnel doivent procéder à préparer l'équipement et à identifier sur la Carte des Opérations les endroits d'impact possibles.

b) Les voies d'accès et d'évacuation seront identifiées, et on tiendra le personnel au courant des détails de la réponse.

c) Lorsqu’on est en état d'Alerte Jaune tout le personnel des Aires doit être actif et présent au COU.

d) Si l'évènement ne se développe pas, et qu’il n'est pas nécessaire d'activer le niveau d'alerte suivant, on émettra une communication officielle annulant l'alerte en question.

DÉFINITIONS:

ALERTE:État déclaré afin de déterminer des actions visant à prendre le contrôle d'une situation d'urgence probable ou existante.

ALERTE JAUNE: Lorsque la tendance à la hausse de l'évolution de l'évènement implique des situations de risque imminent et d'urgence grave.

ANNEXES:

No. 1 Modèle de Communiqué pour Déclarer l’Alerte Jaune

No. 2 Modèle de Communiqué pour Annuler l’Alerte Jaune






DÉNOMINATION: Modèle de Communiqué pour Déclarer l’Alerte Jaune


COMMUNIQUÉ No.

SUJET: DÉCLARATION D’ALERTE JAUNE

JOUR HEURE

CENTRE D’OPÉRATIONS D’URGENCE

Texte:

Selon le rapport technique du _________________________ indiquant: “_____________________________________________________________” et les rapports concernant l’impact qui aura lieu à ________________________________; la Direction de la Protection Civile, déclare l’ALERTE JAUNE pour les zones suivantes:

La déclaration d’ALERTE JAUNE implique _____________________,


1. À la population de se tenir informée, en particulier celles qui vivent à:_____________________________________________________________

2. De faire preuve d’une vigilance spéciale face à ______________________________.3. Aux institutions de réviser et de prévoir l’activation des mécanismes de réponse si la

situation évolue vers des conditions d'urgence.

4. De procéder à effectuer les tâches de prévision afin d'éviter d’éventuelles urgences dans les zones les plus à risque.




DATE DE MISE À JOUR Mars/2017

DÉNOMINATION: Modèle de Communiqué pour Annuler l’Alerte Jaune


COMMUNIQUÉ No.

SUJET: ANNULATION D’ALERTE JAUNE

JOUR HEURE

À _________ heures, le ____ ____ ______, La Direction de la Protection Civile

CONSIDÉRANT:

(Décrire le critère technique)

DÉCIDE:

De lever l’état d’Alerte Jaune déclarée depuis ____ heures, le ______________ pour les zones suivantes: _________________________, en raison de l'influence de (indiquer le phénomène) par conséquent il est recommandé à la population:_____________





Alerte RougeAire de décision: Opérations OrdinairesPROCÉDURE Alerte et Activation du COUResponsable:

PORTÉE :

Mettre en place le mécanisme de déclaration, communication et suivi de l'Alerte Rouge, si le type de menace le requiert.

INTRANTS :

a) Rapport de l’Unité d'Alerte Précoce de la DPC, contenant l’analyse des variables permettant de déterminer la pertinence de la déclaration de l'alerte.

ÉTAPES:

1. Le Directeur de la DPC conjointement avec les Coordonnateurs de l’Alerte Précoce et des Opérations réaliseront une analyse détaillée de l'évènement en coordination avec les techniciens et les spécialistes des questions ayant trait à l'évènement qui a eu lieu ou en pleine évolution, afin de déterminer la pertinence de la déclaration de l'Alerte Rouge.

2. Le COU analysera les conséquences probables de la déclaration d'Alerte Rouge et émet la décision correspondante.

3. L’Alerte Rouge sera déclarée lorsque les conditions ci-dessus auront été remplies et lorsque cela s’avère nécessaire, pour assurer la sécurité et la santé des personnes et de l'environnement.

4. C’est au COU qu’il incombe, sur la base des informations reçues de l’organisme technique- scientifique correspondant, de déclarer l’état d'Alerte Rouge. (Annexe 1)

5. En cas d'un évènement ayant soudainement un plus grand impact que prévu, la déclaration sera émise par la DPC qui en informera le niveau politique.

6. Les institutions maintiendront leurs procédures d'information et de suivi et tiendront le COU informé des détails concernant l'évolution de l'évènement.



7. Si les critères techniques montrent que les niveaux de menace ont diminué, il faudra envisager l'annulation de l'Alerte Rouge et postérieurement son changement de niveau. (Annexe 2)

PRODUITS :a) La détermination claire des critères techniques nécessaires pour déclarer l’Alerte Rouge.b) Les critères nécessaires pour la diffusion en temps opportun de l’alerte à la population.c) Les critères techniques nécessaires pour annuler l'état d'alerte lorsque les circonstances

le justifient.


a) L'Alerte Rouge signifie que les systèmes opérationnels et le personnel doivent procéder à préparer l'équipement et à identifier sur la Carte des Opérations les endroits d'impact possibles.

b) Les voies d'accès et d'évacuation seront identifiées, et on tiendra le personnel au courant des détails de la réponse.

c) Lorsqu’on est en état d'Alerte Rouge tout le personnel des Aires doit être actif et présent au COU.

d) Si l'évènement ne se développe pas, et qu’il n'est pas nécessaire d'activer le niveau d'alerte suivant, on émettra une communication officielle annulant l'alerte

DÉFINITIONS:

ALERTE: État déclaré afin de déterminer des actions visant à prendre le contrôle d'une situation d'urgence probable ou existante.

ALERTE ROUGE: Lorsque la tendance à la hausse de l'évolution de l'évènement implique des situations de risque imminent et d'urgence grave.

ANNEXES:

No. 1 Modèle de Communiqué pour Déclarer l’Alerte RougeNo. 2 Modèle de Communiqué pour Annuler l’Alerte Rouge




ANNEXE No. 1 de de la PROCÉDURE No. 5


DÉNOMINATION: Modèle de Communiqué pour Déclarer l’Alerte Rouge


COMMUNIQUÉ No.

SUJET: DÉCLARATION D’ALERTE ROUGE

JOUR HEURE

CENTRE D’OPÉRATIONS D’URGENCE

Texte:

Selon le rapport technique du _________________________ indiquant: “_____________________________________________________________” et les rapports concernant l’impact qui aura lieu à ________________________________; la Direction de la Protection Civile, déclare l’ALERTE ROUGE pour les zones suivantes:

La déclaration d’ALERTE ROUGE implique _____________________,


1. À la population de se tenir informée, en particulier celles qui vivent à:___________________________________________________________________

2. De faire preuve d’une vigilance spéciale face _________________________________3. Aux institutions de réviser et de prévoir l’activation des mécanismes de réponse si la

situation évolue vers des conditions d'urgence.4. De procéder à effectuer les tâches de prévision afin d'éviter d’éventuelles urgences dans

les zones les plus à risque.





DÉNOMINATION: Modèle de Communiqué pour Annuler l’Alerte Rouge


COMMUNIQUÉ No.

SUJET: ANNULATION D’ALERTE ROUGE

JOUR HEURE

À _________ heures, le ____ ____ ______, en session permanente au Centre d’Opérations d'Urgence.

CONSIDÉRANT:

(Décrire le critère technique)

ACUERDA:

DÉCIDE:

De lever l’état d’Alerte Rouge déclarée depuis ____ heures, le ______________ pour les zones suivantes: _________________________, en raison de l'influence de (indiquer le phénomène) par conséquent il est recommandé à la population:_____________





Transmission de l’Alerta Aire de décision: Opérations OrdinairesPROCÉDURE Alerte et Activation du COUResponsable:

PORTÉE:

Diffuser à l’intention des institutions du système et des populations à risque, l’information sur la déclaration d'alerte et ses implications.

INTRANTS:

a) Déclaration d'alerte dûment autorisée. b) Instructions spécifiques concernant la manière d’effectuer la diffusion.c) Répertoire des médias et des institutions du système.

ÉTAPES:

I. Transmission à la Population: Responsable de ce processus: Coordonnateur de l'Information Publique

1. Envoyer une Invitation aux médias pour la réalisation d’une conférence de presse, en indiquant la date, l'heure et le caractère urgent de celle-ci. (Annexe No. 1)

2. S’assurer d’avoir invité tous les médias possibles.3. Préparer le communiqué de presse qui sera distribué aux médias.4. Préparer l’ordre du jour de la conférence qui devra inclure les points suivants:

a) Raison de la conférenceb) Présentation des autorités qui la présidentc) Description de la situationd) Déclaratione) Questions et réponses

5. S’assurer que la salle de presse est bien préparée pour la conférence.6. Enregistrer les médias qui seront présents à la conférence.



7. Préparer un appareil d’enregistrement vocal et vidéo pour préparer un dossier de la conférence.

8. Réaliser la conférence en présence du Directeur Général ou de la personne qu’il aura désignée pour le remplacer.

9. Jouer le rôle de modérateur de la conférence en établissant un ordre pour l'intervention des différents médias.

10. Distribuer des exemplaires imprimés des communiqués de presse et de la déclaration en question.

11. Publier sur le site Web du COU, le communiqué de presse, la déclaration et les enregistrements audio de la conférence.

12. Coordonner avec les différentes compagnies de téléphonie cellulaire pour qu'ils envoient des informations à leurs utilisateurs.

13. Effectuer un suivi des différents médias afin de déterminer le niveau de couverture.

II. Transmission aux Institutions du Système: Responsable de ce processus: Coordonnateur des Opérations du COU

1. Écrire un communiqué technique relatif aux circonstances pour lesquelles l'alerte est déclarée.

2. L’envoyer directement aux liens du COU et aux autres membres du Système. (Annexe No. 2)

3. S’assurer de la réception de l’information et indiquer que chaque institution du système est tenu de transmettre l'alerte à son personnel et le cas échéant, doit suspendre ses activités normales, faire revenir les employés qui sont à l’extérieur, renvoyer les employés qui ne sont pas indispensables à leur domicile ou évacuer les installations de l'institution.

4. Assurer la collecte des informations concernant le niveau de préparation opérationnelle que l'institution qui reçoit le communiqué a prévu pour ce niveau d'alerte.

5. Noter dans le tableau de situation le niveau de préparation opérationnelle des institutions (Annexe No. 3).

6. Faire rapport au sous-directeur sur le niveau actuel des préparatifs.

PRODUITS :

a) Alerte dûment diffusée parmi la population b) Institutions du COU et du Système dûment informées de la situation c) État de situation opérationnelle actualisé




a) La déclaration d’alerte doit être émise par voie de communiqué spécial, qui doit spécifier le niveau qui est déclaré, les instructions spécifiques pour que les secteurs prennent les mesures de préparation et de protection devant être adoptées par la population.

b) Il faudra tenir le Directeur de la Protection Civile au courant de n’importe quelle alerte, afin qu’il en informe le niveau politique concerné.

DÉFINITIONS:

ALERTE:État déclaré afin de déterminer des actions visant à prendre le contrôle d'une situation d'urgence probable ou existante.

ÉTAT OPÉRATIONNEL:

Niveau de préparation des institutions du système pour faire face à un évènement spécifique, il comprend la disposition du personnel et des ressources matérielles.

ANNEXES:

No. 1 Répertoire des médias No. 2 Répertoire des membres du COU et des membres du SystèmeNo. 3 Tableau de préparation opérationnelle






DÉNOMINATION: Format de Répertoire des Médias

Aire de décision: Opérations Ordinaires

DÉPARTEMENT DÉNOMINATION REPRÉSENTANT CONTACT

Bureau:Adresse:Cellulaire: E-mail: Bureau:Adresse:Cellulaire: E-mail: Bureau:Adresse:Cellulaire: E-mail: Bureau:Adresse:Cellulaire: E-mail:





DÉNOMINATION: Format de Répertoire des Membres du COU et des Membres du Système

Aire de décision Opérations

INSTITUTION NOM CONTACT

Bureau:Résidence Cellulaire:E-mail: Bureau:Résidence Cellulaire:E-mail: Bureau:Résidence Cellulaire:E-mail: Bureau:Résidence Cellulaire:E-mail: Bureau:Résidence Cellulaire:E-mail:



PROCÉDURE No 7


DÉNOMINATION: Activation du COU


PORTÉE:

Mettre en place un processus ordonné pour l'activation et l'intégration du Centre d’Opérations National.

INTRANTS:

a) Déclaration de l’alerte correspondanteb) Ordre du Directeur de la Protection Civile

ÉTAPES:

1. Traiter les informations relatives à l'évènement quant à l'ampleur et aux conséquences de celui-ci.

2. Si l'évènement est soudain et de portée nationale, l'activation du COUN doit être immédiate.

3. Représenter graphiquement la situation sur la carte de situation du COUN.4. Le Directeur de la DPC donnera l’ordre d'activation et informera le Ministre de l'Intérieur

et des Collectivités Territoriales. 5. Le Directeur de la DPC en sa qualité de Directeur du COU demandera au Chef des

Opérations d'exécuter le plan d'avertissement. (Annexe 1).6. Une fois le plan d'avertissement exécuté, le Directeur de la DPC informera le Ministre de

l'Intérieur de l'état de la situation du COU et des mesures qui sont prises.7. Le Chef des Opérations du COUN demandera aux liens des institutions activées des

informations sur l’état d'avancement des préparatifs de l'institution.8. Avec toutes les informations collectées auprès des institutions, le Chef des Opérations du

COU préparera un rapport sur l’état d'avancement des préparatifs pour faire face à l'évènement au niveau des institutions, qu’il transmettra ensuite au Directeur de la DPC.

9. Le Directeur de la DPC, informera le Ministre de l'Intérieur de l'état d'avancement des préparatifs pour faire face à l'évènement au niveau des institutions.



10. On procédera à annuler les congés et à appeler les fonctionnaires permanents du COU qui ne sont pas présents au moment de l'activation.

11. Chaque membre du COU devra enregistrer son arrivée dans la forme correspondante. (Annexe 2)

12. Une fois les liens institutionnels présents au COU, le Chef des Opérations les réunira pour décrire l’état de la situation initiale, déterminer la période opérationnelle initiale et les objectifs qui devront définir les actions initiales.

13. On fera un suivi constant du développement des opérations, sans oublier d’enregistrer et de documenter toutes les informations.

PRODUITS :

a) Personnes désignées comme liens du COU dûment informées de l'ordre d'activation b) État de la situation initiale pour faire face à l'évènement c) Niveau politique dûment informé


a) Le temps de réponse maximum pour que les membres du COU se présentent dans les locaux sera de 4 heures à compter de la notification correspondante pour le personnel qui se trouve en dehors du périmètre et de 45 minutes pour ceux qui se trouvent à l'intérieur du périmètre de la ville.

b) L'activation signifie que durant 24 heures les institutions convoquées devront maintenir la représentation et le lien avec le COU.

c) Si un lien institutionnel n’est pas en mesure de respecter ce délai de réponse, un suppléant assumera le rôle jusqu'à l’incorporation du titulaire.

d) Lorsque les deux sont empêchés, ils doivent coordonner la participation d'un fonctionnaire de l'institution qui assumera temporairement la représentation.

DÉFINITIONS:

Ordre d’Activation : Instructions officielles de la DPC aux liens du COU les convoquant à ses installations en raison de la présence d'un évènement adverse nécessitant la réponse collective des institutions.

État de Situation Initiale: Informations disponibles et à jour sur les caractéristiques de l'évènement et le niveau de préparation.

Période Opérationnelle: Intervalle de temps déterminé entre 1 à 24 heures pour



répondre à des situations prioritaires, cela implique l’identification des problèmes et la prise de décisions.

ANNEXES:

No. 1 Plan d’AvertissementNo. 2 Répertoire des Membres du COU






DÉNOMINATION: Plan d’Avertissement






DÉNOMINATION: Répertoire des Membres du COU


INSTITUTION NOM CONTACT

Bureau:Résidence Cellulaire:E-mail: Bureau:Résidence Cellulaire:E-mail: Bureau:Résidence Cellulaire:E-mail: Bureau:Résidence Cellulaire:E-mail: Bureau:Résidence Cellulaire:E-mail:



Information et Analyse

2



Aire Information et Analyse



1. DESCRIPTION

Chargée de collecter toutes les données relatives à l’évènement adverse et leurs conséquences, celles-ci seront traitées et converties en informations utiles pour la prise de décisions.

2. MISSION SPÉCIFIQUE

Collecter et traiter les données relatives aux évènements adverses, dès leur apparition et de façon permanente, afin de générer et d'envoyer des informations utiles pour la prise de décisions.

3. FONCTIONS GÉNÉRALES

a) Obtenir des informations relatives à la situation générale et particulière de l'évènement.b) Traiter toutes les informations et les envoyer à l’aire concernée.c) Enregistrer toutes les informations qui parviennent au Centre d’Opérations d'Urgence

(COU).d) Maintenir une communication constante et fluide avec les institutions qui composent le

Système National de Gestion des Risques et les Centres d’Opérations d’Urgence Départementaux.

e) Collecter et systématiser les données relatives à l'évènement adverse et leurs conséquences.

f) Traiter les données et les transformer en informations utiles pour la prise de décisions. g) Classifier et prioriser les informations.h) Tenir un registre à jour de toutes les données traitées et des informations qui

parviennent au COU.i) Transmettre les informations disponibles aux Secteurs de l’Aire des Opérations.

4. STRUCTURE

Cette aire est composée de la manière suivante:

Un Responsable nommé par la Direction de la Protection Civile qui sera chargé du bon fonctionnement de l’Aire et de la fiabilité des informations, pour étayer le processus de prise de décisions.

Cette aire est structurée comme suit:

Section de collecte

Section de traitement



4.1. COLLECTE DE DONNÉES

4.1.1. MISSION SPÉCIFIQUE

Collecter, enregistrer et classifier les données de l'évènement, pour alimenter la base de données de la section de traitement.

4.1.2. FONCTIONS GÉNÉRALES

a) Donner suite aux informations reçues à la section de traitement des données.b) Assurer le suivi des informations émanant de cette section.c) Tenir un registre des informations reçues.d) Collecter et vérifier les données relatives à l'évènement, de toutes les sources possibles.e) Enregistrer et classifier les données collectées. f) Transmettre les données à la Section de Traitement.

4.1.3. INTÉGRATION

Responsable: Direction de la Protection Civile

Institutions de Soutien : Ministère de l´Intérieur et des Collectivités Territoriales Ministère de la Santé Publique Ministère des Travaux Publics Ministère des Affaires Sociales Ministère de l’Environnement Police Nationale d’Haïti Croix Rouge Haïtienne

4.2. PRODUCTION DE L’INFORMATION


Produire des informations fiables pour appuyer le processus de prise de décisions dans les Secteurs d’Opérations du COU.


a) Valider les données reçues.b) Tenir un registre des données obtenues.


3


c) Classifier et prioriser les informations qui doivent être envoyées aux Sections de la Division des Opérations.

d) Enregistrer toutes les informations validées.e) Transmettre les informations à l’Aire des Opérations selon le secteur concerné.

4.2.3. INTÉGRATION

Responsable: Direction de la Protection Civile

Institutions de Soutien : Ministère de l´Intérieur et des Collectivités Territoriales Ministère de la Santé Publique Ministère des Travaux Publics Ministère des Affaires Sociales Ministère de l’Environnement Police Nationale d’Haïti Croix Rouge Haïtienne



2.1. Collecte de Données et Traitement de l’Information



PROCÉDURE No. 1


DÉNOMINATION: Vérification et Validation

Aire de décision: Information et AnalysePROCÉDURE: Collecte de Données et Traitement de l’InformationResponsable:

PORTÉE:

Établir la procédure pour déterminer et/ou confirmer l’existence d’un fait ou d’une condition, avec la capacité de déclencher une situation d’urgence et/ou de désastre à partir d’un avertissement.

INTRANTS:

a) Données préalable disponibles au moment de la vérification b) Données contenues dans le scénario d’intervention

ÉTAPES:

1. Si les données proviennent d'une source fiable, elles sont enregistrées et passées rapidement à l’Aire des Opérations.

2. Vérifier la cohérence des données selon les paramètres suivants: Elles proviennent des zones touchées. Les dommages reportés sont cohérents par rapport à l'évènement principal. Les caractéristiques des effets sur les personnes correspondent à la nature de

l'évènement. Les caractéristiques des dommages sur les biens et services correspondent à la nature

de l'évènement. Les données relatives aux dommages sont raisonnables ou exagérées. Les données proviennent d'une source fiable.

3. Si les données ne sont pas fiables, reconfirmer auprès des institutions officielles les plus proches à l'évènement ou avec le délégué de la PC.

4. Si les données sont confirmées, les enregistrer dans le format correspondant. (Annexe 1) 5. Après l’enregistrement, les envoyer à l’Aire des Opérations selon sa priorité.



6. Si les données ne peuvent pas être confirmées, les conserver en attendant leur confirmation ou infirmation.

7. Si les données ne sont pas confirmées, informer le Coordonnateur des Opérations.

PRODUITS:

a) Données dûment vérifiées, validées y fiables disponibles pour traitement


a) Aucune donnée ne devra être transférée avant de passer par le processus défini dans le protocole.

b) Le transfert de données doit être effectué selon les formats établis, électronique ou manuel.

c) Le Coordonnateur de l’Aire Information et Analyse veillera à ce que le processus proposé dans le présent protocole soit effectué dans le plus bref délai possible.

DÉFINITIONS:

Pas de définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 2


DÉNOMINATION: Interprétation des Données


PORTÉE:

Établir une façon d'interpréter les données pour produire des informations utiles pour le processus d’exécution des Cours d'Action Opérationnels.

INTRANTS:

a) Données vérifiées b) Informations préalables enregistrées au COU (données secondaire)

ÉTAPES:

I. Traitement:

a) Rassembler toutes les données relatives à une situation spécifique.b) Établir une corrélation entre les données, le cas échéant, afin de satisfaire aux

caractéristiques suivantes: Endroit exact où l'évènement a lieu (Zone géographique concernée). Conditions physiques de l’endroit (climat, sol, état des infrastructures routières,

conditions générales d'accès et sécurité de la zone, etc.). Identifier tous les risques dérivés de la situation. Identifier les évènements associés qui peuvent aggraver la situation principale. Quantifier le nombre de personnes touchées, en les séparant par sexe et en fonction

du degré des incidences et le cas échéant, de la situation sanitaire. Dommages aux personnes et stratification de la population touchée. Dans quelle mesure les services ont été affectés. Déterminer la capacité de réponse locale en établissant une corrélation entre les

besoins et la réponse institutionnelle locale (Dans quelle mesure la réponse peut être assumée localement).

Quels sont les besoins spécifiques sur le terrain. Les besoins actuels et futurs découlant de l'évènement. Les demandes d'assistance auxquelles on a donné suite.



Les interventions qui sont en train d’être réalisées et leur impact. Les priorités établies sur le terrain.

c) Une fois les données associées et les informations produites, celles-ci doivent être classifiées afin de les envoyer, selon le cas, aux sections correspondantes de l’Aire des Opérations selon le format établi. (Annexe 1)

d) Enregistrer toutes les informations dans le système correspondant.

II. Priorisation

1. Priorisation de l’Information: L’information doit être priorisée selon les critères suivants:

a) Priorité I: Celle provenant des zones géographiques concernées où la capacité de réponse est dépassée et où existent des conditions qui menacent gravement la préservation de la vie et de la santé des personnes.

b) Priorité II : Celle provenant des zones où existent des situations qui mettent en danger la vie et la santé des personnes, mais dont la capacité de réponse n’est pas dépassée.

c) Priorité III: Celle provenant des zones où le niveau d’incidences ne met pas en danger la vie et la santé des personnes mais où il existe de sérieux effets sur les structures vitales.

d) Priorité IV: Celle provenant des zones dont la capacité de réponse n’est pas dépassée et qui se retrouvent isolées sans présenter un risque immédiat pour la préservation de la vie et de la santé des personnes.

PRODUITS :

a) Informations utiles, validées et suffisantes, disponibles pour appuyer le processus de prise de décisions.


a) Les dispositions de ce protocole devront être appliquées tant que durera l’activation du COU.

b) Les critères établis ci-dessus doivent être considérés comme essentiels pour le traitement des informations, en laissant à la discrétion de la personne qui effectue le traitement, l'utilisation de critères supplémentaires permettant d'améliorer la



production d'informations. Il ne faut pas oublier que plus on a d'informations, plus le processus de prise de décisions sera efficient et efficace.

DÉFINITIONS:

RISQUES DÉRIVÉS: Situations de menace et de vulnérabilité qui sont présentes ou imminentes dans la zone concernée.

ZONE GÉOGRAPHIQUECONCERNÉE:

Zone où a eu lieu un évènement qui a déclenché une situation de risque pour les personnes, les biens ou les services.

ANNEXES:

No. 1 Bulletin d’Information Traitée






DÉNOMINATION: Bulletin d’Information Traitée

Aire de décision: Collecte de Données et Traitement de l’Information

INFORMATION TRAITÉE

DATE ET HEURE Nº ANNEXES:

SOURCE:

ZONE GÉOGRAPHIQUE:

ADRESSÉ À: PRIORITÉ:

DESCRIPTION DE L’INFORMATION:

REMARQUES:

DATE ET HEURE ENVOI POUR TRAITEMENT:

NOM ET SIGNATURE RESPONSABLE



PROCÉDURE No. 3


DÉNOMINATION: Enregistrer et Classer


PORTÉE:

Réaliser un enregistrement et classification adéquate de l’information afin de faciliter son analyse.

INTRANTS:

a) Données et informations collectées pour le processus d’enregistrement

ÉTAPES :

1. Enregistrement de l’Information : une fois l’information enregistrée il faut procéder à sa saisie dans le système respectif (Logbook) tout en lui attribuant un code de suivi afin de pouvoir rapidement l’identifier.

2. Classification de l’Information : L’information devra être classifiée en fonction de l’espace géographique de la zone affectée ainsi que du secteur de travail : Santé, Infrastructure, Logistique, Abris, Services d’Urgence etc. (Annexe 1)

PRODUITS :

a) Données initialement enregistrées et classéesb) Classification de l’information selon le secteur


a) Aucune information ne doit être partagée avant de passer par le processus défini dans la procédure.

b) Si un rapport provient d'une autorité compétente on procède à attribuer une séquence numérique à l'enregistrement en attendant la contre vérification.



c) S’assurer que toutes les données et les informations qui arrivent à l’Aire soient bien enregistrées et classées.

d) La procédure proposée dans le présent protocole doit être réalisée dans le meilleur délai possible. Le Coordonnateur de l’Aire Information et Analyse sera chargé de s’en assurer.

DÉFINITIONS:

Pas de définitions

ANNEXES:

No. 1 Codes de Classification






DÉNOMINATION: Codes de Classification


Secteur Code PortéeServices d‘ Urgence SU Tous les incidents concernant les soins pré-

hospitaliers, les incendies de toute nature, les incidents avec des Matières Dangereuses, la sécurité et le sauvetage de toute sorte

Infrastructure Services Publics

ISP Tous les incidents concernant les infrastructures civiles, les rues, les routes, les ponts, les bâtiments publics. Tout ce qui concerne l'énergie électrique, l'eau, l’assainissement, les télécommunications sans fil et filaire et le transport

Santé SA Tout qui a trait aux soins médicaux hospitaliers et aux infrastructures hospitalières, y compris les équipements

Logistique LOGQ Comprend l'ensemble de la chaîne logistique de fournitures: Approvisionnement, stockage, transport et distribution

Assistance à la Population AP Appui aux besoins vitaux des personnes sinistrées logées ou non dans des abris



PROCÉDURE No. 4


DÉNOMINATION: Analyse de l'Information


PORTÉE :

Analyser l’information par rapport aux données secondaires de façon à produire une information utile à la prise de décisions.

INTRANTS

a) Données vérifiées et validées et informations fiables et disponibles.

SÉQUENCE:

III. Organisation des Informations:

a) Collecter toutes les données relatives à une situation spécifique.b) Établir une corrélation entre les données, le cas échéant, afin de satisfaire aux

caractéristiques suivantes: Endroit exact où l'évènement a lieu (Zone géographique concernée). Conditions physiques de l’endroit (climat, sol, état des infrastructures routières,

conditions générales d'accès et sécurité de la zone, etc.). Identifier tous les risques dérivés de la situation. Identifier les évènements associés qui peuvent aggraver la situation principale. Quantifier le nombre de personnes touchées, en les séparant par sexe et en fonction

du degré des incidences et le cas échéant, de la situation sanitaire. Dommages aux personnes et stratification de la population touchée. Dans quelle mesure les services ont été affectés. Déterminer la capacité de réponse locale en établissant une corrélation entre les

besoins et la réponse institutionnelle locale (Dans quelle mesure la réponse peut être assumée localement).

Quels sont les besoins spécifiques sur le terrain. Les besoins actuels et futurs découlant de l'évènement. Les demandes d'assistance auxquelles on a donné suite.



Les interventions qui sont en train d’être réalisées et leur impact. Les priorités établies sur le terrain.

IV. Analyse:

a) Séparer les rapports selon le Secteur ou l’Aire préalablement catégoriséeb) Identifier pour chaque Secteur ou Aire les principaux problèmes qui ont directement

affectés la populationc) Relier les problèmes au niveau des secteurs du COUd) Interpréter les conséquences du problèmee) Évaluer le niveau d’impact sur les personnes, les biens et les servicesf) Rédiger une appréciation de la situation. Annexe 1g) Établir un Registre d’Analyse et d’Informations fiables

V. Priorisation

a) Priorisation de l'Information: l'information doit être priorisée selon les critères suivants:

1. Priorité I: Celle provenant des zones géographiques concernées où la capacité de réponse du COU Départemental est dépassée et où existent des conditions qui menacent gravement la préservation de la vie et de la santé des personnes.

2. Priorité II: Celle provenant des zones où existent des situations qui mettent en danger la vie et la santé des personnes, mais dont la capacité de réponse du COU Départemental n’est pas dépassée.

3. Priorité III: Celle provenant des zones où le niveau d’incidences ne met pas en danger la vie et la santé des personnes mais où il existe de sérieux effets sur les systèmes vitaux.

4. Priorité IV: Celle provenant des zones dont la capacité de réponse du COU Départemental n’est pas dépassée et qui se retrouvent isolées sans présenter un risque immédiat pour la préservation de la vie et de la santé des personnes.

b) Une fois les données transformées en informations, celles-ci doivent être envoyées à l’Aire des Opérations selon le format établi.

c) Enregistrer toutes les informations au niveau du système.



PRODUITS:

a) Informations utiles, validées et suffisantes, disponibles pour appuyer le processus de prise de décisions


a) Les dispositions de ce protocole doivent être appliquées tant que durera l’activation du COUN.

b) Les critères établis ci-dessus doivent être considérés comme essentiels pour le traitement des informations. Il ne faut pas oublier que plus on a d'informations, plus le processus de prise de décisions sera efficient et efficace.

DÉFINITIONS :

RISQUES DÉRIVÉS: Situations de menace et de vulnérabilité qui sont présentes ou imminentes dans la zone concernée.

ZONE GÉOGRAPHIQUE CONCERNÉE:

Zone où a eu lieu un évènement qui a déclenché une situation de risque pour les personnes, les biens ou les services.

APPRÉCIATION DE LA SITUATION:

Capacité d'expliquer une situation donnée, ses effets et son développement.

ANNEXES:

No. 1 Critères Nécessaires pour Effectuer l’Appréciation de la Situation






DÉNOMINATION: Critères Nécessaires pour Effectuer l’Appréciation de la Situation


1. Brève description de l'évènement: Situation qui est à l’origine du problème, en mettant l’accent sur les évènements adverses actuels, ainsi que l'accès.

2. Identification des sinistrés:Nombre de personnes et de familles, si possible stratifiées en fonction du sexe et de l'âge. On peut utiliser les informations du recensement de la population.

3. Besoins les plus urgents:De type initial, santé, infrastructures et logistique.

4. Actions de la communauté:Si la communauté a entrepris certaines actions qui nécessitent un soutien.

5. Considérations qui affectent les cours d'action possibles:

Caractéristiques de la Zone en Situation d’Urgence.-A. Conditions météorologiques et climatiques.-

1. Prévisions météorologiques.- Précipitations Vents Température Données d’éclairage (solaire et lunaire)

A. Effets sur les sinistrésB. Effets sur nos opérationsC. Autres facteurs.-

Situation de la Population (logement, biens) Situation Économique (moyens de production) État des Infrastructures (état de fonctionnement)

D. Conclusions.- Les précipitations affecteront la circulation des véhicules en augmentant le

temps de voyage et en exigeant le renforcement des mesures de sécurité. Les précipitations affecteront les opérations de R&S et l'installation d'abris

temporaires. La zone sinistrée est vaste, les services de base ne fonctionnent pas. La route d’accès à la zone d'urgence est coupée. La majorité de la population est sinistrée. 50% des personnes ont perdu leur maison et tous leurs biens. Les conditions climatiques n’affecteront pas de manière significative le

personnel employé.



La nature du sol peut affecter l'utilisation de véhicules lourds. La température aura un effet sur la décomposition rapide des dépouilles des

victimes.



PROCÉDURE No. 5


DÉNOMINATION: Diffusion de l'Information


PORTÉE:

Rendre disponible et assurer un flux adéquat d’informations utiles à chacune des Sections correspondantes de l’Aire des Opérations.

INTRANTS:

a) Informations traitées, confirmées et disponibles

SÉQUENCE:

1. Une fois que l’information aura été dûment enregistrée et classifiée, celle-ci devra arriver de manière expresse à la Section correspondante de l’Aire des Opérations.

2. Remettre l’information au Coordonnateur de chaque Section, qui enregistrera la réception.

3. Envoyer une copie au Directeur Technique du COUN et à la Section Information et Suivi des Opérations.

4. Inclure le registre dans les archives de l’Aire de Communication.

PRODUITS :

a) Information opportune, fiable et suffisante pour l’Aire des Opérations.b) Processus de décisions fondé sur une information fiable.


a) Aucune information n’ayant pas été dûment traitée ne sera transmise à l’Aire des Opérations.

b) Il faudra accuser réception de toute information fournie dans le registre prévu à cet effet pour cette Aire.

c) Après avoir été traitées toutes les informations doivent obligatoirement être consignées dans le format unique prévu à cet effet.



DÉFINITIONS:

CAHIER DE NOUVEAUTÉS:

Instrument manuel ou digital pour stocker l’information relative à divers faits nouveaux

ANNEXES:

No. 1 Format pour Envoyer les Informations l’Aire des Opérations






DÉNOMINATION: Format pour Envoyer les Informations à l’Aire des Opérations


Type d’évènement: ________________________________ Évènements associés: ___________________________________________

Spécifications de l’endroitIdentification de l’impact

Population Touchée (Estimation)

Masculine Féminine Masculine Féminine Total

Adultes B M S AD B M S AD Mineurs B M S AD B M S AD

Description du Problème

Spécification des Problèmes par Aire d'Intervention

Services d’Urgence

Santé Logistique Infrastruc. Assistance à la

Population

Autres

Besoins d’interventions spécifiquesLieuxPriorité

B: Blessés, M: Morts, S: Sinistrés, AD: Aucun Dommage



Opérations

3



Décisions Opérationnelles



1. DESCRIPTION

Dans cette Aire est gérée et coordonnée l'assistance humanitaire avec les organismes internationaux et les représentants des gouvernements étrangers. Ses fonctions primordiales sont la demande d'assistance internationale, l'analyse des besoins, le suivi des offres d'aide internationale et la coordination pour l'envoi et l'arrivée de cette assistance au pays. Cette Aire aura par conséquent, une relation très étroite et un contact permanent avec le Corps Diplomatique accrédité dans le pays et les représentants des organismes internationaux/ GACI.

2. MISSION SPÉCIFIQUE:

Gérer et Coordonner l’assistance internationale avec les représentants des organismes internationaux et des gouvernements étrangers, qu’elle soit en espèces, en nature ou en ressources humaines spécialisées nécessaires pour la réponse en cas de situations de catastrophes.

3. FONCTIONS GÉNÉRALES

a) Lorsqu’il sera activé, le COU, établira et maintiendra des contacts avec les missions diplomatiques accréditées dans le pays et les organismes internationaux afin de les tenir informés du développement de la situation, et tiendra un registre de toute l'information fournie et les organismes auxquels l’aide aura été envoyée.

b) Sur demande de la DTCOUN, elle activera les procédures pour solliciter l'assistance internationale en accord avec ce qui est établi dans les procédures du MAE.

c) Orientera les donateurs sur les besoins requis, ainsi que sur la meilleure façon de faire parvenir leurs dons.

d) Analysera et fera un suivi des offres d'assistance internationale. e) Tiendra des registres à jour de l'assistance humanitaire internationale, reçue et livrée et

informera les missions diplomatiques et les organismes internationaux sur l'utilisation et la gestion de l'assistance humanitaire.

f) Coordonnera avec la Section de Logistique la réception et la nationalisation de l'assistance humanitaire arrivée de l'étranger.

g) En coordination avec la DTCOUN, elle demandera l'appui de groupes spécialisés en recherche et sauvetage selon les procédures établies dans le manuel du Groupe Consultatif International de Recherche et de Sauvetage du Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires des Nations Unies (INSARAG).

h) Tiendra les représentations diplomatiques et les organismes internationaux dûment informés de l'évolution de l'évènement et des besoins.



4. STRUCTURE

Cette Aire est structurée de la manière suivante:

a) Secteur des Services d'Urgenceb) Secteur Infrastructure & Services Publicsc) Secteur Santéd) Secteur Assistance à la Populatione) Secteur Logistique



3.1. Processus Général de Prise de Décisions Opérationnelles



PROCÉDURE No. 1


DÉNOMINATION: Analyse de la Situation

Aire de décision: Décisions OpérationnellesPROCÉDURE: Processus Général de Prise de Décisions OpérationnellesResponsable:

PORTÉE:

Faciliter le processus d'analyse de la situation afin d'établir l'état actuel des opérations.

INTRANTS:

a) Rapports émanant des comités de Protection Civile b) Rapports émanant des institutions sur le terrainc) Rapports émanant de l’Aire Information et Analyse d) Rapports émanant des Secteurs (Infrastructure, Santé, Urgences, Logistique et

Assistance à la Population

ÉTAPES:

1. Faire une révision de la mission assignée, vérifier si la planification et l'exécution des cours d’action interinstitutionnels ont été coordonnées pour répondre aux besoins découlant de l'évènement.

2. Analyser l'impact des opérations de réponse pour déterminer les Aires qui ont besoin d'aide.

3. Réviser les actions de coordination des opérations de réponse par rapport aux besoins découlant de l'évènement.

4. Vérifier les actions ou les tâches exécutées dans les Aires suivantes :

Transport du personnel de santé et des bénévoles Transport d’aliments, de médicaments et de matériel Ouverture d’abris provisoires Gestion logistique des fournitures Évacuation et hospitalisation de blessés Réalisation d’activités de recherche, de sauvetage et de soins pré-hospitaliers Rétablissement de l'approvisionnement en énergie électrique, eau potable et

communications Contrôle des Opérations in situ



Mise en place d’un système de sécurité dans la zone Évacuation de la population touchée Aménagement de routes temporaires Ressources engagées dans la réponse D'autres actions peuvent être entreprises, en fonction de la nature de l'évènement

5. Formuler les conclusions: Elles doivent être basées sur les besoins générés par l'évènement et sur les ressources existantes, afin d'identifier de manière adéquate les problèmes, les priorités et les cours d'action possibles.

6. Rédiger le Rapport de Situation correspondant.

PRODUITS :

a) Identification précise des problèmes qui requièrent une intervention du COUN


a) Cette analyse doit être réalisée par les responsables des institutions qui sont représentées au Centre d’Opérations d'Urgence.

b) L'Analyse de Situation est un outil essentiel pour l’appui à l’urgence.c) Chaque Rapport de Situation doit être produit dans un délai maximum de 6 heures.

DÉFINITIONS:

Mission: Tâche spécifique que doit accomplir une organisation, elle permet d’atteindre l’objectif fixé

Cours d’Action: Toute opération réalisée par une organisation comme un tout et qui requiert une planification

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 2


DÉNOMINATION: Sélection des Priorités

Aire de décision: Décisions OpérationnellesPROCÉDURE Processus Général de Prise de Décisions OpérationnellesResponsable:

PORTÉE:

Faciliter le processus d’identification des priorités de manière adéquate durant la réponse à une urgence.

INTRANTS:

a) Rapports émanant des institutions et des unités qui interviennent sur le terrain.

ÉTAPES:

1. Après avoir identifié les besoins d’appui à la réponse, il convient d’effectuer une priorisation des actions, en tenant compte de ce qui suit:

Le Chef des Opérations doit convoquer les Coordonnateurs des Secteurs pour analyser conjointement les problèmes et les priorités.

Chaque Coordonnateur doit exposer ses priorités en fonction de la matière dont il est question.

Il faudra analyser en même temps les possibilités matérielles et humaines nécessaires pour entreprendre une action qui a été priorisée.

La priorisation doit être réalisée sur la base des critères suivants.

Intervention Initiale: Santé, Assainissement et Nutrition

Infrastructures

Recherche Sauvetage Soins PH Évacuation

Prise en charge des personnes Approvisionnement en eau Assainissement Environnement Prise en charge psychosociale Denrées alimentaires Abris

Voies d'accès Télécommunications Transport Énergie Stockage



2. Après avoir effectué la priorisation, il convient de l’enregistrer afin de l’évaluer au moment opportun. Annexe No 1.

3. Le Chef des Opérations fera un retour d’informations sur l'état des priorités afin de s’assurer qu’il est clair pour tous les Coordonnateurs.

PRODUITS :

a) Un ensemble d'actions dûment priorisées pour être établies comme Cours d'Action en appui aux opérations.


a) La priorisation doit être réalisée pour tous les problèmes rencontrés, chacun correspondant à un niveau de priorités qui doit être adressé en fonction de sa catégorie.

DÉFINITIONS:

Priorité: Catégorie que l'on confère à une action selon son importance

ANNEXES:

No. 1 Format d’Enregistrement des Actions Prioritaires






DÉNOMINATION: Format d’Enregistrement des Actions Prioritaires

Aire de décision: Décisions Opérationnelles

ACTION

AIRE FONCTIONNELLE

PRIORITÉServices d’Urgence

Infrastructure Services Publics Santé Logistique

Assistance à la

Population



PROCÉDURE No. 3


DÉNOMINATION: Détermination des Cours d’Action

Aire de décision: Décisions OpérationnellesPROCÉDURE: Processus de Prise de Décisions OpérationnellesResponsable:

PORTÉE:

Établir les critères techniques pour prendre des décisions cruciales au Centre d’Opérations d'Urgence.

INTRANTS:

a) Problèmes dûment identifiésb) Priorités définies

ÉTAPES:

Le Chef des Opérations doit décider, en se basant sur les priorités définies et en accord avec les Coordonnateurs d’Aire, des actions à entreprendre en fonction des critères suivants:

Type d'action Définir la nature de l'action. (En quoi elle consiste)Intervenants Quelles institutions vont intervenir et de quelle manièreMoment de l’action Le moment où l’action devra commencer et prendre finLieu de l’action Le ou les endroits où se réalisera l’actionRessources De quelle nature et quelle quantité de ressources seront

utilisées, et à quel endroit elles sont disponibles

2. Exposé et Sélection des Cours d'Action

a) Toutes les décisions doivent être basées sur les priorités préalablement identifiées.b) Le choix des cours d'action doit se faire de façon interinstitutionnelle et chaque

institution doit prendre part à la décision, de la planification à l'exécution.c) Chaque Coordonnateur présentera deux cours d'action, après les avoir comparé et sur

la base des facteurs déterminants, on choisira le meilleur.d) Les Coordonnateurs et le Chef des Opérations choisiront conjointement le Cours

d’Action le plus viable et le plus rapide à exécuter.e) Il faudra faire une planification de base pour exécuter le cours d'action sélectionné.



3. Enregistrement des Cours d’Action

a) L’Aire Information et Analyse, doit faire un suivi permanent de l’exécution des Cours d'Action et s’assurera qu’il n’y ait aucun écart dans le plan initial.

b) S'il y a des écarts, ceux-ci doivent être communiqués au Coordonnateur des Opérations qui prendra les décisions qui s’imposent.

c) Il faudra tenir un registre de tous les cours d'action afin que soit consigné par écrit la preuve de leur exécution, qui sera également utile pour leur évaluation ultérieure.

PRODUITS :

a) Un ensemble de Cours d’Action interinstitutionnels qui seront exécutés dans les zones préalablement priorisées.


a) Tout Cours d'Action doit strictement viser à générer un impact positif sur la situation et résoudre des problèmes spécifiques.

b) Les Cours d'Action peuvent varier en fonction de chaque situation.c) Les facteurs qui déterminent le choix de chaque Cours d’Action peuvent être liés au

temps, à la capacité, aux moyens, etc.

DÉFINITIONS:

Cours d’Action: Séquence d'actions qui peut être suivie ou réalisée avec le maximum de succès et le minimum de risque.

ANNEXES:

No. 1: Matrice des Cours d’Action






DÉNOMINATION: Matrice des Cours d’Action

Aire de décision: Décisions Opérationnelles

Objectifs Opérationnels:

Indicateurs de Performance:

Description des Actions:

Couverture et Portée:

Mécanisme de Coordination:

Ressources Nécessaires:

Période: Contact:



PROCÉDURE No. 4


DÉNOMINATION: Exécution des Cours d’Action


PORTÉE:

Suivre de près l’exécution des cours d'action, afin d’en assurer leur mise en œuvre effective et subséquemment leur impact positif sur les opérations

INTRANTS:

a) Cours d'Action sélectionnés et approuvés

ÉTAPES:

1. Chaque Coordonnateur de Secteur expliquera à ses membres le ou les cours d'action dans lesquels ils devront concentrer l’effort interinstitutionnel.

2. Il confiera à chaque institution, conformément à ce qui a été prévu, une action ou une tâche à accomplir dans l’exécution du cours d'action.

3. Il fera en sorte que la tâche confiée soit compatible avec les compétences institutionnelles.

4. Il veillera à ce que tous les liens institutionnels aient compris leur rôle dans le cours d'action.

5. Le Coordonnateur fera une révision générale des tâches à accomplir et fixera un délai, en fonction du plan établi, pour leur évaluation ultérieure.

6. Chaque lien transmettra à l’institution qu’il représente l'activité ou la tâche qui lui est confiée, afin que celle-ci soit exécutée conformément au plan établi.

7. Le Coordonnateur fera un rapport à l’Aire Information et Analyse sur ce qui a été convenu pour exécuter les cours d'action aux fins d’établir les registres pertinents.

8. Une fois les cours d'action en cours d'exécution, le Coordonnateur de Section restera vigilant pour détecter les écarts, qui doivent être résolus par interventions directes ou si nécessaire par l’intervention du Coordonnateur des Opérations, du Directeur du COU ou du niveau politique correspondant.

PRODUITS :



a) Cours d'action mis en œuvre par les institutions


a) Les cours d'action doivent être mis en œuvre par les institutions et chaque lien est responsable de son suivi au sein de son institution.

b) L’Aire Information et Analyse établira un système de suivi de l’exécution du cours d'action afin de détecter les écarts.

DÉFINITIONS:

Cours d’Action: Séquence d'actions qui peut être suivie ou réalisée avec le maximum de succès et le minimum de risque.

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 5


DÉNOMINATION: Mise à Jour de l’État de la Situation


PORTÉE:

Dresser un état de la situation de l'urgence ou de la catastrophe à partir de l'évaluation de l’impact des cours d'action

INTRANTS:

a) Rapports relatifs à l’impact des cours d'action. b) Rapports partiels de situation émanant des Secteurs ou des Unités sur le terrain.

ÉTAPES:

1. Réclamer les rapports partiels de situation pour chaque Aire Fonctionnelle de la Division.2. Analyser les résultats des cours d'action par rapport aux objectifs établis.3. Recueillir des informations sur les difficultés que les institutions ont rencontrées dans la

mise en œuvre des cours d'action.4. Mettre à jour les tableaux de situation pour avoir une vision globale des problèmes

résolus, de ceux qui sont en train d’être résolus et de ceux en suspens.5. Produire un rapport de situation à jour dans lequel est clairement présenté le bilan de la

situation. 6. Envoyer le rapport de situation au Coordonnateur des Opérations aux fins d’analyse et

approbation.7. Une fois approuvé, il devra être transmis aux Coordonnateurs des Divisions

PRODUITS:

Un rapport de situation à jour qui indique clairement les problèmes résolus, ceux qui sont en train d’être résolus et ceux qui sont en suspens.

Il faudra rendre compte au Coordonnateur des Opérations de toute évaluation.



Le Chef des Opérations se réunira avec les Coordonnateurs d’Aire pour les mettre au courant des résultats de l'évaluation afin qu'ils puissent reconsidérer les cours d'action, si nécessaire.


a) La mise à jour de l’état de la situation sera effectuée au moins toutes les 12 heures, à moins que l’évènement ne requière des mises à jour plus rapprochées ou que le Directeur du COUN ou le Chef des Opérations en décide autrement.

DÉFINITIONS:

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




4.1. SECTEUR DES SERVICES D'URGENCE

4.1.1. DESCRIPTION

Secteur chargé de coordonner la mise en œuvre des opérations de préparation pour une réponse immédiate dans les interventions de lutte contre les incendies, recherche et sauvetage, prise en charge des incidents impliquant des matières dangereuses (MARDAN), soins pré-hospitaliers, évacuation, sécurité et contrôle en cas d’évènements adverses, en appui aux COU départementaux.

4.1.2. MISSION SPÉCIFIQUE:

Établir la coordination stratégique pour faciliter les opérations de recherche, sauvetage, soins pré-hospitaliers, extinction d'incendies, sécurité et réponse à des incidents avec des MARDAN en utilisant de manière adéquate les ressources institutionnelles.


a) Coordonner les opérations de première réponse lors de l'activation du COUN. b) Déterminer les demandes d'assistance externe pour effectuer les opérations de

recherche et de sauvetage. c) Coordonner et exécuter les opérations d'évacuation. d) Coordonner le soutien logistique stratégique pour les opérations de recherche et de

sauvetage. e) Coordonner et exécuter les opérations d'assistance à la population dans les abris

d'urgence.



4.1.4. INTEGRATION

Responsable: Pompiers Nationaux

Institutions de Soutien : Ministère de l´Intérieur et des Collectivités Territoriales Ministère de la Santé Publique Police Nationale d’Haïti Croix Rouge Haïtienne Direction de la Protection Civile



3.2. Planification et Coordination des Services d'Urgence



PROCÉDURE No. 1


DÉNOMINATION: Analyse et Classification de l’Information

Aire de décision: Décisions Opérationnelles/ Services d'UrgencePROCÉDURE: Planification et Coordination des Services d'UrgenceResponsable:

PORTÉE:

Assurer l’enregistrement et la classification des informations qui arrivent au Secteur des Services d'Urgence, afin d’appuyer la Procédure de Prise de Décisions.

INTRANTS:

a) Rapports émanant des institutions qui font partie du Secteurb) Rapports émanant des opérations sur le terrain

ÉTAPES:

1. Réception de l'information par le Coordonnateur de la Section, qui doit s'assurer que celle-ci soit correcte et conforme.

2. Enregistrement de l'information reçue, conformément au formulaire établi et alimenter à la base de données, le cas échéant.

3. Le Coordonnateur doit effectuer un résumé verbal aux membres de la section sur les informations afin qu'ils soient informés des faits les plus pertinents.

4. Sur la base de l'information reçue, procéder à identifier les problèmes qui requièrent une intervention immédiate, selon les zones géographique concernées.

5. Si l’information n’est pas suffisante pour identifier des problèmes exigeant une intervention immédiate, vérifier la source d’information afin de la compléter.

PRODUITS :

a) Information fiable pour la prise de décisions.b) Données suffisantes pour élaborer des scénarios d’intervention sur le terrain.




a) Toutes les informations qui arrivent à la section seront analysées et classifiées conformément aux dispositions du présent protocole et il ne doit exister aucune restriction entre les membres de la Section quant à leur gestion.

b) Chaque membre de la Section est tenu d'utiliser les informations exclusivement pour coordonner les opérations conjointes en appui aux COU Départementaux.

c) Tous les membres de la Section sont des représentants institutionnels et n’interviennent pas à titre personnel, à cet égard ils sont tenus de faciliter l'accès à l'information que détient l'institution dont ils font partie.

DÉFINITIONS:

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No 2


DÉNOMINATION: Priorisation des Actions


PORTÉE:

Déterminer une Marche Générale des Opérations suivant les étapes à respecter pour prioriser les actions.

INTRANTS:

a) Rapports émanant des institutions qui font partie de la Sectionb) Rapports émanant des opérations sur le terrain

ÉTAPES :

1. Le Coordonnateur et les membres de la section doivent identifier les priorités d'intervention initiale selon les critères suivants: Priorité 1: Situations qui menacent gravement la vie des personnes et qui requièrent

des manœuvres spécialisées de R&S, SPH et MARDAN. Priorité 2: Situations qui menacent les propriétés et les installations prioritaires et

qui requièrent des manœuvres spécifiques ou une assistance spécialisée. Priorité 3: Situations collatérales à l’évènement principal qui doivent être contrôlées

dans les prochaines heures ou jours, afin de réduire ou d’éviter des incidences sur la vie des personnes, des propriétés et des installations.

6. Le Coordonnateur doit s'assurer de l'identification complète de tous les problèmes, qui auront été classés selon les critères de priorité établis.

7. Enregistrer le résultat des priorités dans les cartes et tableaux de situation correspondants.

8. Tenir l’Aire Suivi et Contrôle dûment informée.

PRODUITS :

a) Des actions dûment priorisées en fonction des besoins




a) Toutes les situations contenues dans l'information reçue doivent être classées selon les critères de ce protocole.

b) Toute information doit être correctement enregistrée dans les annexes correspondantes afin d’être toujours disponible dans le Cahier de Nouveautés, en spécifiant l’Annexe. Le but de la priorisation est de soutenir l'effort opérationnel principal développé par les COU des territoires concernés.

DÉFINITIONS:

R&S Recherche et Sauvetage SPH Soins Pré-Hospitaliers Tableau de Situation Enregistrement graphique de l'information que se déroule pendant

une opération.MARDAN Marchandises Dangereuses

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 3


DÉNOMINATION: Planification des Opérations


PORTÉE:

Décrire les éléments minimaux nécessaires pour formuler un plan d'appui aux opérations des COUD sur le terrain.

INTRANTS :

a) Priorités établiesb) Rapports émanant des opérations sur le terrain

ÉTAPES:

1. Le développement de l'opération doit être conforme aux priorités identifiées précédemment dans le Protocole No 2.

2. Définir la portée du plan afin de ne pas remplacer ni dupliquer les efforts en cours dans la zone de l'impact.

3. Déterminer la nature des ressources à mobiliser en fonction des priorités.4. Établir avec précision la mission et les compétences particulières de chaque institution

participant à l'opération. 5. Pour des raisons logistiques établir un temps minimum et maximum de durée de l'appui. 6. Déterminer le plus tôt possible le début de l'exécution du plan.7. Le Coordonnateur doit s'assurer que les représentants institutionnels aient compris le

cours d'action sélectionné et la mission confiée à leur institution. 8. Il doit également veiller à ce que l’Aire Suivi et Contrôle soit dûment informée.

PRODUITS :

a) Plan d’action pour appuyer les opérations des Centres d’Opérations d’Urgence Départementaux sur le terrain.




a) La planification de l'opération de soutien vise à renforcer les faiblesses dans la réponse provinciale.

b) Chaque représentant institutionnel doit s'assurer de l’exécution des Cours d'Action et des responsabilités respectives confiées à son institution.

c) Surveiller constamment l'évolution de la situation en croisant les informations entre les Organismes d'Exécution et le COUD.

DÉFINITIONS :

COUD: Centre d’Opérations d'Urgence Départemental

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 4


DÉNOMINATION: Coordination Interinstitutionnelle


PORTÉE :

Établir la coordination entre les institutions qui interviendront en appui aux efforts opérationnels des COU.

INTRANTS :

a) Plan d'action b) Liste des institutions de réponse

ÉTAPES:

1. Chaque représentant institutionnel devra assurer la transmission de l’information du plan qui le concerne à son institution.

2. Il doit veiller à ce que les responsabilités confiées à l'institution qu’il représente soient pleinement assumées.

3. Il doit envoyer toutes les informations de son institution à la section.4. Chaque représentant institutionnel doit se tenir informé du développement des activités

du plan au sein de son institution. 5. Toutes les informations émanant de l'institution doivent être immédiatement transmises

au Coordonnateur de la Section.PRODUITS :

a) Opération dûment coordonnée et convenue entre les institutions de la Section


a) Toute consultation au sujet du développement de la planification doit être adressée au Coordonnateur de la Section.

b) Au moment opportun, il faudra transmettre à l’Aire des Opérations l'information concernant le résultat du plan de soutien aux COUD.



DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 5


DÉNOMINATION: Suivi et Contrôle


PORTÉE:

Évaluer l’efficacité des actions de réponse à chaque phase des opérations et vérifier les points négatifs ou positifs afin de prendre les mesures appropriées.

INTRANTS :

a) Rapports provenant des organismes qui exécutent les cours d'action sur le terrain

ÉTAPES:

a) Garder un contact permanent avec les unités de réponse sur le terrain.b) Exiger un rapport circonstancié à chaque étape des opérations de sauvetage, de mise en

sécurité et de prise en charge des victimes. Annexe 1c) Vérifier, à partir de ce rapport s’il n’y a pas lieu de prendre d’autres dispositions.d) Faire vérifier l’efficience du périmètre de sécurité mis en place, en cas de faille

enregistrer et prendre les mesures appropriées.e) S’assurer du respect de la priorité des actions par le contrôle et le suivi de la Marche

Générale des Opérations (voir le Protocole No.2).f) Intensifier les reconnaissances et les recherches en vue de découvrir d’éventuelles

victimes.g) Contrôler la manière dont l’opération est exécutée.h) Faire le bilan de la situation à chaque étape des Opérations d’Urgence.

PRODUITS :

a) État de situation actualiséb) Écarts dans les cours d'action identifiésc) Mesures d'intervention appropriées




Le Coordonnateur de la Section est responsable du suivi et de l’évaluation pendant l'exécution du plan d'appui.

Chaque représentant institutionnel est responsable de la collecte des données et des informations provenant de son institution quant au développement des opérations.

Il faut déterminer de manière consensuelle avec chaque institution les périodes de réception d'informations.

Les représentants institutionnels doivent tenir compte de l'importance que revêt pour le succès de l'opération, la rapidité de la collecte d’information sur les résultats institutionnels des responsabilités attribuées dans le plan.

Toute information doit être communiquée à l’Aire des Opérations.

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No 6


DÉNOMINATION: Réaliser une Gestion Directe avec l’AI


PORTÉE :

Établir la procédure pour solliciter l'Assistance Internationale de ressources humaines

spécialisées

INTRANTS :

a) Rapport des besoins émanant des opérations sur le terrain

ÉTAPES:

a) Établir avec précision la nécessité de recourir à l'Assistance Internationale pour obtenir l'appui de ressources humaines techniques spécialisées.

b) Déterminer les caractéristiques, formation et profil des ressources humaines qui sont nécessaires.

c) Après avoir déterminé le type de ressources nécessaires, il faut demander à l’Aire d’Assistance Humanitaire Internationale d’établir le contact avec le représentant des NU dans le pays pour entamer la procédure de demande à l’INSARAG ( International Search and Rescue Advisory Group) de l’OCHA (Office for the Coordination of Humanitarian Affairs).

d) Dès la confirmation de l'arrivée des groupes d'appui, les procédures seront régies par les dispositions prévues dans le "Manuel de Procédures de l’INSARAG”.

PRODUITS :

a) Démarches entamées pour solliciter les ressources




Aussitôt que le besoin en ressources humaines spécialisées se fait sentir, en informer immédiatement la DPC. Les spécialités nécessaires sont réquisitionnées en termes de qualité et de quantité.

Pour la demande d'appui à l’INSARAG, il convient de noter ce qui suit:

a) Le pays concerné doit faciliter le transport à l'intérieur du pays (personnel/équipements): Identifier les moyens de transport au niveau local Carburants selon les besoins

b) Le pays concerné doit fournir les installations et les services d'appui nécessaires: Base d’opérations

c) Le pays concerné sera responsable de la sécurité des ressources: Personnel, équipement et installations. Le pays concerné autorise les dispenses ou les exonérations douanières pertinentes Pratiques médicales d'urgence, médicament régulés Exigences en matière de quarantaine de chiens de traçage, autorisations/visas, de

matériel spécialisé de communications

d) Le pays concerné fournit des interprètes.e) Capacité de fournir:

Gaz comprimés, combustibles Point de contact pendant 24 heures par jour

DÉFINITIONS :

NU Nations Unies OCHA Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires des Nations Unies INSARAG Groupe Consultatif International de Recherche et de Sauvetage

ANNEXES:

Pas d’Annexe




3.3. Contrôle des Opérations des Services d'Urgence



PROCÉDURE No. 6


DÉNOMINATION: Critères pour Installer le Commandement

Aire de décision: Décisions Opérationnelles/ Services d'urgencePROCÉDURE : Contrôle des Opérations des Services d'UrgenceResponsable:

PORTÉE :

Mettre en place une structure pratique pour le contrôle des opérations sur le terrain et pour intégrer les efforts de tous les membres des institutions qui participent à la réponse

INTRANTS :

a) Rapports émanant des opérations sur le terrain

ÉTAPES:

1. Le Coordonnateur, de manière conjointe avec les liens institutionnels, fera une évaluation de la situation et s’assurera que le système SCI a bien été installé.

2. Si le SCI est installé et qu’il n'est pas efficace, on fera des recommandations pour les ajustements nécessaires.

3. Si le SCI n’est pas installé, on fera des recommandations en vue de son installation.4. Dans les deux cas, on en informera immédiatement le Coordonnateur des Opérations,

qui se chargera de mettre le Chef des Opérations au courant de la situation.5. Si le COUD ne dispose pas du personnel nécessaire pour organiser le SCI, on offrira

l’appui nécessaire et s’il est accepté, on procédera immédiatement à mobiliser les ressources, dans ce cas il faudra prendre toutes les dispositions nécessaires.

6. On tiendra la Section Information et Suivi au courant des opérations.7. Toutes les procédures seront consignées dans le Journal de la Section.

PRODUITS :

a) Installation du SCI dûment basée sur des critères techniques convenus entre les Institutions du Secteur




Le Commandement de l’Incident doit être assuré par une coordination entre deux ou plusieurs institutions, en gardant une seule ligne directrice de commandement de manière coordonnée et dans le respect de l'indépendance institutionnelle, par le travail conjoint des responsables présents au Poste de Commandement.

DÉFINITIONS :

SCI Système de Commandement des Incidents

ANNEXES:

No. 1: Description du SCI




PROCÉDURE No. 7


DÉNOMINATION: Évaluation des Opérations

Aire de décision: Décisions Opérationnelles/ Services d'urgencePROCÉDURE Contrôle des Opérations des Services d'UrgenceResponsable:

PORTÉE :

Veiller à ce que les actions sur le terrain soient efficaces conformément à la mission confiée à laSection

INTRANTS :

a) Rapports émanant des opérations sur le terrain par l’intermédiaire des SCI

ÉTAPES:

1. Établir un contact permanent avec le SCI.2. On demandera des informations concernant les cours d'action en exécution dans les

localités touchées. (Annexe 1: Modèle de Rapport de Situation)3. Faire une analyse de chaque cours d'action, de manière conjointe avec les représentants

institutionnels.4. De plus, il faudra avoir sous la main le rapport de situation afin de disposer en

permanence d’informations à jour.5. On fera une évaluation de l'efficacité des cours d'action choisis en fonction des éléments

suivants :

Intervention des institutions de manière coordonnée Installation de chaînes de secours dans les endroits touchés Ressources disponibles pour les opérations Structure de coordination définie et effective Autres éléments que la section jugera pertinents Si on décèle un écart important dans les opérations on se mettra immédiatement en

communication avec le Centre d’Opérations Départemental, afin que les mesures d'intervention appropriées soient prises



6. On en informera le Coordonnateur des Opérations et on transmettra les informations à l’Aire Suivi et Contrôle

PRODUITS :

a) Une évaluation de l'efficacité des cours d'action sélectionnés


a) L'intégration d'un système de contrôle des opérations du SCI, in situ, permet d’établir un flux d'informations sur le développement des opérations.

b) Le Coordonnateur de la Section doit veiller à la mise en œuvre d'une évaluation efficace et efficiente permettant de prendre des décisions pour venir en appui aux COU.

c) Lorsque des problèmes qui peuvent affecter les opérations de R&S, SPH et MARDAN sont détectés, on fera les recommandations pertinentes et on offrira l'appui nécessaire.

d) Toutes les actions doivent être consignées dans le tableau de situation correspondant.

DÉFINITIONS :

SCI Système de Commandement des Incidents

ANNEXES:

No. 1 Modèle de Rapport de Situation






DÉNOMINATION: Modèle de Rapport de Situation

Aire de décision: Décisions Opérationnelles/ Services d'urgence

SECTION DES SERVICES D’URGENCE

Documents No.______________

1. TYPE D’ÉVÈNEMENT:______________________________________________________

2. LOCALISATION DE L’ÉVÈNEMENT

Département LocalitéCommune

Caractéristiques Géographiques de la Zone

3. DÉVELOPPEMENT ET ANALYSE DE LA SITUACION

ACCÈS À LA ZONE

Types de Voies

État des Voies


ANNÉE MOIS JOUR HEURE



ÉVÈNEMENTS COLLATÉRAUX

ÉVÈNEMENT DESCRIPTION

5. POULATION DÉPLACÉE

DESTINATION POPULATIONLIEU D’ORIGINE CAUSE LIEU SECTEUR No.

FamillesNo.

Personnes

Total

6. PRÉVISIONS CONCERNANT LA SITUATION

7. MESURES DE COORDINATION ET D’EXÉCUTION



PROCÉDURE No. 8


DÉNOMINATION: État de Situation


PORTÉE :

Définir les paramètres pour déterminer la situation concernant les opérations d'urgence sur le lieu de l'évènement.

INTRANTS :

a) Résumé des cours d'action mis en œuvre

ÉTAPES:

1. À partir des informations fournies par les COU, on déterminera la situation actuelle de l'évènement.

2. Dès que possible, on demandera un résumé des cours d'action mis en œuvre sur le lieu de l'évènement.

3. On fera une analyse de chaque cours d'action. 4. On déterminera si les cours d'action ont eu un impact sur l'évolution de la situation en

matière de R&S, EVACUATION, SPH et MARDAN ou d'autres Aires qui relèvent de la responsabilité de la Section.

5. Si le résultat de l'analyse des cours d'action ne donne pas les résultats escomptés, il faudra mettre immédiatement le Coordonnateur des Opérations au courant, afin que celui-ci en informe le Chef des Opérations.

6. Après avoir terminé l'étape précédente, on procédera à un remaniement des interventions afin de corriger les écarts dans les cours d'action.

7. Une notification sera immédiatement adressée au COU et on fournira l'assistance technique nécessaire.

8. Enregistrer toutes les mesures prises dans le Journal des Opérations de la Section et fournir des informations à la Section Information et Suivi des opérations



PRODUITS :

a) Rapport de situation mis à jour et validé


a) Toute recommandation concernant l'efficacité des cours d'action sera portée à la connaissance des COU dans les plus brefs délais.

b) Toutes les corrections apportées aux cours d'action seront mises en œuvre par l’intermédiaire du COU.

DÉFINITIONS :

Journal des Opérations: Outil physique ou numérique où sont stockées et enregistrées toutes les informations concernant une urgence ou un évènement

R&S: Recherche et SauvetageSPH: Soins Pré-HospitaliersMARDAN: Marchandises Dangereuses

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 9


DÉNOMINATION: Fin des Opérations


PORTÉE:

Définir les critères pour recommander la fin des opérations conformément aux indicateurs établis précédemment.

INTRANTS :

a) Rapports émanant des institutions du Secteur

ÉTAPES:

1. Le Coordonnateur de la Section devra demander à l'Unité de Suivi et Contrôle des informations sur le résultat des opérations.

2. Évaluer, en fonction des dernières informations, si le développement des actions requiert toujours un système opérationnel de portée interinstitutionnelle.

3. On recommandera la fin de l’opération conjointe dans l’une des situations suivantes :

Si les victimes encore en vie ont été secourues et sont prises en charge dans les centres de santé.

Si les opérations d'évacuation sont achevées. Si les évènements secondaires tels que : incendies, émanations, fuites, etc., ont été

contrôlés. Si les victimes décédées ont été localisées et les périmètres correspondant ont bien

été signalés.

4. Si l’une des conditions persiste toujours, IL NE FAUT PAS mettre fin aux opérations.5. Si les conditions prévues au point No. 3 sont réunies, le Coordonnateur de la Section

mettra le Coordonnateur des Opérations au courant pour que celui-ci recommande au Coordonnateur du COU de mettre fin aux opérations.



6. Une fois la recommandation autorisée, elle sera transmise au Directeur de la Protection Civile et si celui-ci l'accepte, on procédera à la rédaction du Rapport de Clôture correspondant.

7. Le Coordonnateur de la Section devra s’assurer que toute l'assistance technique nécessaire soit apportée au COU afin que les fonctions soient exercées par les institutions.

PRODUITS :

a) Une fin d’opérations ordonnée et correspondant à situation actuelle


a) La fin des opérations ne signifie pas nécessairement que l'évènement générateur est terminé. Cette condition ne concerne que l'annulation des opérations de portée interinstitutionnelle.

b) Dans tous les cas, ce sera le Directeur de la Protection Civile qui déterminera à quel moment il faudra mettre fin aux opérations.

c) Il faudra consigner dans un registre toutes les mesures qui ont été prises afin d’en faire le bilan.

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




4.2. SECTEUR INFRASTRUCTURE ET SERVICES PUBLICS

4.2.1. DESCRIPTION

Cette Section fait partie de l’Aire Fonctionnelle des Opérations du Centre d’Opérations d'Urgence et est chargée de réaliser des actions destinées à la réponse, réhabiliter les infrastructures publiques indispensables aux opérations de protection des personnes touchées, et fournir les services de base indispensables.


Coordonner les actions de récupération de tous les services de base et des travaux publics qui sont affectés par l'évènement, en effectuant une priorisation appropriée des besoins, pour faciliter les opérations d'urgence.


a) Coordonner et traiter les rapports d'Évaluation de Dommages et Analyse des Besoins correspondant à cette Aire, en vue d’identifier les problèmes et de prioriser les actions.

b) Réhabiliter les voies d'accès, pour faciliter la reconnaissance des zones touchées et l'accès du personnel et des équipements d'urgence, pour les travaux de recherche et de sauvetage, la protection de la propriété, les services de santé et la sécurité dans les zones touchées par l'évènement.

c) Assurer le fonctionnement des ponts, des ports, des barrages, des aéroports et autres installations nécessaires pour la prise en charge des victimes de l'évènement.

d) Fournir un soutien pour couvrir les besoins primaires de la population, en particulier ceux liés à la santé, la sécurité et l’hébergement temporaire, grâce à la fourniture d'eau potable, de nourriture, d'énergie électrique et autres.

e) Collecter, systématiser et mettre à jour les informations relatives aux ressources et aux capacités disponibles des institutions de l’Aire, au moment de la catastrophe.

f) Identifier et suggérer l'obtention de ressources pour les réponses en matière de réhabilitation et de fourniture des services de base.

g) Tenir à jour une carte de situation, avec les informations relatives à la zone d'intervention.



h) Évaluer les actions de réponse, de réhabilitation et de fourniture de services de base et d'infrastructures.

Responsable: Ministère des Travaux Publics, Transports et Communications

Institutions de Soutien : Entreprises privées travaillant avec le Ministère Entreprises de location de machinerie lourde Télécommunications Entreprises privées de service de téléphonie Télécommunications Autorité Portuaire Nationale (APN) Alliance pour la Gestion des Risques et la Continuité des

Activités. AGERCA

4.2.4. INTÉGRATION



3.4. Intervention du Secteur Infrastructures et Services Publics



PROCÉDURE No. 1


DÉNOMINATION: Réception des Informations

Aire de décision: Décisions Opérationnelles/ Infrastructures et Services PublicsPROCÉDURE Intervention de la Section Infrastructures et Services PublicsResponsable:

PORTÉE :

Définir la procédure pour recevoir les informations émanant de n’importe quelle source autorisée afin de les diffuser aux membres du Secteur.

INTRANTS :

a) Rapports sur les besoins d'intervention b) Informations émanant des institutions qui font partie du Secteur

ÉTAPES:

1. Le Coordonnateur du Secteur reçoit l'information, l'enregistre dans le journal qui est tenu à cette fin.

2. Le Coordonnateur devra s'assurer que l'information se trouve en bonne et due forme afin que les liens puisse recevoir la plus récente et la plus fiable.

3. Classifier l'information en fonction de l’Aire d'Intervention et sa transmission ultérieure aux liens de chaque secteur.

4. Enregistrer l'information dans le tableau de situation tenu dans la section à cette fin.5. Rester en communication directe avec chaque lien afin de résoudre les doutes que les

liens peuvent avoir.6. Les membres confirment la réception de l'information et établissent les contacts avec les

entités pour commencer à résoudre les problèmes identifiés.

PRODUITS :

a) Informations reçues dans les délais et dans les formes pour être analysées




Chaque lien institutionnel sera responsable de la conservation des informations que détient ladite institution.

Le Coordinateur du Secteur devra s'assurer que toutes les informations sont enregistrées dans le journal et dans le tableau de situation de la Section.

DÉFINITIONS :

Journal Outil manuel ou numérique où sont consignés les faits

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 2


DÉNOMINATION: Collecte d'Informations Supplémentaires

Aire de décision: Décisions Opérationnelles/ Infrastructure et Services PublicsPROCÉDURE: Intervention de la Section Infrastructures et Services PublicsResponsable:

PORTÉE:

Incorporer des informations sectorielles supplémentaires relatives aux Aires d'Intervention.

INTRANTS :

a) Rapports supplémentaires en raison de l'insuffisance d’informations

ÉTAPES:

1. Chaque membre sectoriel détermine les besoins d’informations supplémentaires qui lui sont nécessaires.

2. Tenir le Coordonnateur de l’Information au courant des ressources.3. La Section indique les informations supplémentaires nécessaires pour la prise de

décisions concernant les activités à réaliser.4. Les membres sectoriels demandent des informations supplémentaires à leurs institutions

respectives.5. Recevoir les informations supplémentaires demandées conformément aux dispositions

de la procédure No 1. 6. Réception et enregistrement des informations fournies par les institutions.

PRODUITS :

a) Informations supplémentaires pour commencer l'analyse


a) Les informations ne peuvent être diffusées que lorsqu’elles auront été traitées par les représentants des institutions participantes

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions



ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 3


DÉNOMINATION: Analyse de l'Information

Aire de décision: Décisions Opérationnelles/ Infrastructures et Services PublicsPROCÉDURE: Intervention de la Section Infrastructures et Services PublicsResponsable:

PORTÉE:

Analyser et traiter les informations reçues afin de déterminer les besoins et d’établir les responsabilités des Aires d'Intervention

INTRANTS :

a) Informations reçues dans les délais et dans les formes

ÉTAPES:

1. Le Coordonnateur reçoit l'information et s’assure qu'elle est suffisante et pertinente.2. Déterminer la quantité et la qualité de l’information reçue et si elle n’est pas suffisante

demander un complément d’information, selon le protocole correspondant.3. Classifier les informations en fonction des Aires d'Intervention, de la zone géographique

touchée et de la gravité de l'évènement.4. Effectuer l'analyse de l’information en fonction des critères suivants:

Secteur touché Nature de l’incidence Causes et effets Autres secteurs touchés ou concernés Mesures d'intervention possibles Cours d'action possibles

5. Les décisions doivent être consignées dans le journal du secteur prévu à cet effet.

PRODUITS :

a) Informations dûment analysées et prêtes pour commencer le processus de détermination des besoins d’intervention.




a) Aucune information n'ayant pas été vérifiée et/ou confirmée ne sera utilisée dans les actions d’atténuation des impacts de l'évènement.

b) Le processus de traitement de l'information doit être aussi rapide que possible afin de démarrer le plus tôt possible les actions de coordination de la réponse.

DÉFINITIONS :

Secteur: Dénomination qui fait référence à l'une des onze Aires d'Intervention Journal: Outil manuel ou numérique où sont consignés les faits

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 4


DÉNOMINATION: Déterminer les Priorités d’Intervention


PORTÉE :

Déterminer les priorités d’assistance et les Aires d'Intervention pour la réponse aux besoins de la Section Infrastructures et Services Publics.

INTRANTS :

a) Rapport de l'analyse b) Rapport relatif aux nouveaux besoins

ÉTAPES:

1. Déterminer la gravité de l'évènement en fonction des résultats de l’EDAB de chaque secteur.

2. Évaluer et analyser le degré d’incidence de chaque secteur.3. Déterminer les priorités d'intervention en fonction du type d'infrastructure ou de service

public concerné, en choisissant toujours en priorité les services indispensables à la population.

4. Déterminer le secteur qui interviendra dans la réponse aux besoins et établir les relations de coordination si la réponse requiert l'intervention d'autres secteurs de la section.

5. Assurer l'exécution des actions en fonction de chaque Aire d'Intervention.6. Garder un contrôle permanent.

PRODUITS :

a) Un inventaire des priorités d’intervention à l’intention des institutions du secteur


a) Les informations ne peuvent être diffusées que lorsqu’elles auront été traitées par les représentants des institutions responsables au sein de la section.



DÉFINITIONS :

EDAB Évaluation des Dommages et Analyse des Besoins

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 5


DÉNOMINATION: Infrastructure Hydraulique


PORTÉE :

Organiser, diriger et réglementer les activités d'urgence afin de rétablir le plus rapidement possible l’irrigation des cultures, en mettant l'accent sur celles dont la protection est primordiale pour l’approvisionnement en denrées alimentaires de base de la population.

INTRANTS

a) Rapports météorologiquesb) Rapports sur les évacuations de barrages hydrauliques

ÉTAPES:

1. Collecter des informations sur l'état des infrastructures hydrauliques (canaux, barrages, digues de dérivation, murs de protection) endommagés par l'évènement.

2. Définir le type et le degré de dommages, et aussi évaluer leurs coûts afin de les prioriser en fonction du degré d'importance que revêt leur bon fonctionnement pour la population et les activités productives.

3. Coordonner avec la Section des Infrastructures le soutien logistique en termes d’équipements et de machines pour les multiples actions à entreprendre dans les différents points du pays touchés par l’évènement.

4. Élaborer un plan d'action pour réhabiliter les routes d'accès, les talus, les canaux d'irrigation et les systèmes de drainage prioritaires en coordination avec les secteurs concernés.

5. Inspecter les ouvrages d'art des barrages pour détecter les dommages potentiels et les actions à exécuter; le cas échéant, en fonction de la gravité des dommages pour la sécurité du barrage, consulter des spécialistes nationaux et/ou étrangers afin de déterminer les actions correctives nécessaires.

6. Prévenir et/ou atténuer les dommages qui peuvent causer de nouvelles crues, dans les zones précédemment touchées et dans de nouveaux endroits.



PRODUITS :

a) Éléments d'appréciation pour la prise de décisionsb) Infrastructures hydrauliques protégées


Pas de Dispositions Spéciales

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 6


DÉNOMINATION: Maintien des Réserves d’Hydrocarbures


PORTÉE:

Maintenir un approvisionnement suffisant en pétrole et en produits dérivés pour l’exécution des activités impliquant l’assistance et la réponse à l'urgence.

INTRANTS :

a) Rapport relatif aux dépenses nationales en hydrocarbures b) Rapport relatif aux besoins en hydrocarbures provenant du lieu de l'urgence

ÉTAPES:

1. Recevoir l’information émanant de l’EDAB du secteur.2. Représenter graphiquement la situation sur la carte et le tableau de la Section.3. Identifier la zone sinistrée, l'étendue de la catastrophe et déterminer si les installations

pétrolières sont touchées.4. Coordonner avec les responsables de chaque Aire de Service concernée les besoins en

combustibles pour évaluer la disponibilité et comparer avec la demande des entreprises de commercialisation.

5. Maintenir un contrôle permanent grâce à la Matrice de Suivi.

PRODUITS :

a) Sécuriser les réserves stratégiques d’hydrocarbures nécessaires pour les opérations d'urgence et de relèvement.





DÉFINITIONS:

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 7


DÉNOMINATION: Actions à Coordonner par l'Aire de l’Eau Potable et de

l’Assainissement de BaseAire de décision: Décisions Opérationnelles/ Infrastructures et Services PublicsPROCÉDURE: Intervention de la Section Infrastructures et Services PublicsResponsable:

PORTÉE :

Assurer la continuité des services d’Eau Potable et d’Assainissement de base.

INTRANTS :

a) Information concernant les dommages ou les besoins d'intervention.

ÉTAPES:

1. Analyser l’information reçue concernant les dommages causés aux systèmes d'eau potable et d’assainissement de base. Compléter l'information si nécessaire.

2. Coordonner les actions avec les Centres d’Opérations Départementaux, pour établir les priorités, vérifier et quantifier les dommages causés par l'évènement dans les zones concernées.

3. Déterminer la meilleure alternative pour assurer la prestation de services selon les priorités suivantes:

Hôpitaux Abris Corps de Pompiers Police et Croix Rouge COU Communauté Protection Civile

4. Coordonner avec le Secteur Santé pour vérifier la qualité de l'eau.5. Maintenir un contrôle permanent grâce à la Matrice de Suivi et de Déroulement des

Opérations.



PRODUITS :

a) Fourniture de services aux Aires Critiques résultant de la priorisation


a) L'approvisionnement en eau potable devra considérer comme prioritaires les établissements hospitaliers et ceux qui fournissent des services indispensables à la population.

DÉFINITIONS:

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 8


DÉNOMINATION: Logement et Édifices Publics


PORTÉE:

Déterminer les priorités d’assistance dans l’Aire des Logements afin de démarrer leur réhabilitation dans les meilleurs délais.

INTRANTS :

a) Évaluation des dommages causés aux infrastructures de logementb) Rapport de situation mis à jour

ÉTAPES:

1. Collecter les informations sur les dommages causés aux logements, en coordonnant les actions avec les départements afin de vérifier et de quantifier les dommages occasionnés par l’évènement dans les zones concernées, à travers les Centres d’Opérations Départementaux.

1. Les informations doivent inclure des informations détaillées sur les logements pouvant être habités sans risque pour leurs occupants et ceux qui doivent être évacués immédiatement, auquel cas on devra faire la coordination avec le Secteur des Services d’Urgence préposés à cet effet.

2. Coordonner avec les Centres d’Opérations d’Urgence Départementaux pour que les personnes dont les logements sont inhabitables soient prises en charge dans les centres d’hébergement.

2. Entamer la coordination avec les institutions travaillant dans le secteur afin de prendre les décisions pertinentes.

PRODUITS

a) Rapport actualisé de la situation du Secteur Logementb) Recensement de la population dont les logements ont été endommagés




Les actions de restauration de logement devront commencer aussitôt que les opérations de première réponse auront diminué.

Il faut travailler en étroite coordination avec les autres institutions travaillant dans le secteur.

DÉFINITIONS:

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 9


DÉNOMINATION: Coordination pour la Continuité du Service des

TélécommunicationsAire de décision: Décisions Opérationnelles/ Infrastructures et Services PublicsPROCÉDURE: Intervention de la Section Infrastructures et Services PublicsResponsable:

PORTÉE :

Maintenir, en fonction des contraintes de la situation, la continuité du service des télécommunications, en accordant la priorité aux institutions travaillant dans la résolution de l’urgence.

INTRANTS :

a) Rapport de situation en mettant l’accent sur les besoins de communication

ÉTAPES:

1. Les institutions chargées de fournir le service reçoivent les orientations correspondantes du Coordonnateur du Secteur Infrastructure.

2. Confirmer avec les représentants des opérateurs des télécommunications, les zones géographiques touchées, la magnitude et les systèmes de télécommunications qui ont perdu la capacité de fonctionner.

3. Notifier les caractéristiques de la situation, les conditions des voies d’accès, les systèmes de télécommunications endommagés, l’état de l’approvisionnement en électricité, les réserves de combustible disponibles au niveau des antennes situées dans les zones sinistrées pour les groupes électrogènes d’urgence et les recommandations à adopter.

4. Représenter graphiquement la situation sur une carte afin de montrer visuellement les zones du pays où les services sont disponibles et celles où ils ne le sont pas.

5. Recevoir de la CONATEL l’assistance nécessaire en vue de canaliser l’appui nécessaire des institutions gouvernementales afin de rétablir le réseau des télécommunications dans les zones touchées.

6. Coordonner avec les représentants des autres services publics toute l’aide nécessaire en vue de rétablir les services de télécommunications dans les zones frappées par la catastrophe.



7. En coordination avec les membres de la section, définir les priorités pour rétablir les services de télécommunications dans les zones touchées.

8. Les représentants des opérateurs des télécommunications présents dans le Secteur Infrastructure maintiendront constamment un flux d’informations dans les deux sens dans lequel on leur communique le statut du réseau dans la zone frappée par la catastrophe et reçoivent tout aussi bien du COU les conditions des voies de communication, de glissement de terrains, fermeture des routes, débordement de rivières et de cours d’eau, effondrement de ponts etc., des aspects qui ont une importance capitale pour la prise de décisions dans les plans d’urgence des opérateurs de télécommunications.

9. Le Coordonnateur du Secteur Infrastructure, au cas où les installations aériennes et maritimes privées seraient restreintes, fera les démarches auprès des organismes gouvernementaux correspondants pour l’utilisation du transport aérien et maritime officiel afin de transférer le personnel technique des opérateurs de télécommunications aux zones frappées par la catastrophe.

10. Fournir des informations relatives aux actions et progrès réalisés à la section chargée de la mise à jour des informations.

PRODUITS :

a) Garantir la continuité du service des télécommunications dans les zones critiques priorisées


a) Toute action de coordination réalisée devra être enregistrée dans le journal respectif tenu à cet effet par le Représentant du Secteur.

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 10


DÉNOMINATION: Infrastructure Routière


PORTÉE :

Définir la procédure à suivre pour l’intervention dans la réhabilitation des voies de communication afin de faciliter le transport de l’aide à la population.

INTRANTS :

a) Rapport de situation relative aux dommages et coupures des voies de communication, ainsi que des besoins d’intervention.

ÉTAPES:

1. Recevoir les informations relatives aux voies de communication endommagées ou affectées par l’évènement.

2. Définir le degré d’incidence actuel ainsi que les effets sur les autres services.3. Établir la coordination avec la Direction en charge des Routes et Autoroutes du Sous-

Secrétariat Routier afin de déterminer avec précision le niveau de dommages des routes. 4. Selon le niveau de dommages et autres incidences établir les priorités dans la

réhabilitation provisoire des routes.5. Évaluer la nécessité de demander l’appui des autres institutions du secteur en vue

d’intégrer une opération de réhabilitation de ces voies de communication qui sont prioritaires.

6. Préparer un plan d’action pour réhabiliter lesdites voies prioritaires et le coordonner avec les secteurs concernés.

7. Tenir un registre des actions entreprises et les communiquer à la Division de Planification et Contrôle.

PRODUITS:

a) Un plan d’intervention du secteur pour faciliter le transport des ressources de l’aide aux populations touchées




Pour appliquer les étapes prévues dans ce protocole, on devra prendre en compte les plans de contingence préparés par le MTPTC.

DÉFINITIONS :

MTPTC: Ministère des Travaux Publics, Transports et Communications

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 11

DATE DE MISE À JOUR

Mars/2017

DÉNOMINATION: Maintien de la Continuité du Service d’Énergie Électrique


PORTÉE :

Maintenir la continuité du service d’énergie électrique pour soutenir l’exécution des activités impliquant la prise en charge et la résolution de l'urgence.

INTRANTS :

a) Rapport de situation en mettant l'accent sur les besoins d’énergie électrique

ÉTAPES:

1. Le représentant du Service Public d’énergie électrique reçoit les directives correspondantes du Coordonnateur du Groupe Infrastructure et Services Publics.

2. Confirmer avec les compagnies d'électricité les structures vitales endommagées, la zone de la catastrophe et sa magnitude.

3. Notifier aux institutions du secteur, les caractéristiques de l’évènement, l’état des voies d’accès endommagées, les structures vitales touchées par la carence de service électrique et les actions prioritaires devant être exécutées par les compagnies de production, de transmission et de distribution correspondantes.

4. Représenter graphiquement la situation de la carte de travail du service public d’énergie électrique.

5. Préparer et mettre à jour le matériel graphique de l’état des infrastructures du secteur électrique.

6. Recevoir des entreprises les informations à jour sur les conséquences de l’évènement et les actions correctives entreprises au niveau des structures vitales endommagées.

7. Coordonner avec les représentants des autres services publics qui ont une incidence sur le rétablissement du service d’énergie électrique, en vue de prioriser les réhabilitations qui s’imposent.

8. Assurer la coordination sur les priorités de rétablissement du service électrique pour satisfaire les besoins primaires de la population.



9. Communiquer au Coordonnateur de la Section les informations actualisées, le rapport montrant les progrès accomplis et le rapport final afin de les transférer à l’Aire Suivi et Contrôle.

PRODUITS :

a) Garantir la continuité du service d’énergie électrique dans les zones critiques priorisées


a) Celles qui sont définies par les lois qui régissent le secteur.

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 12


DÉNOMINATION: Rapport des Résultats


PORTÉE:

Définir la procédure pour élaborer le rapport des résultats des Opérations d’Infrastructure et de Services Publics.

INTRANTS:

a) Rapports à jour émanant des institutions du secteur

ÉTAPES:

1. Le Coordonnateur reçoit les informations relatives aux opérations sur le terrain. 2. La Section analyse les informations et évalue l’impact des actions sur chacune des Aires

d’Intervention. 3. Il faudra déterminer si les cours d’action sélectionnés antérieurement ont été exécutés

et aussi identifier les écarts qu’il y a eu dans leur exécution. 4. Avec toutes les informations antérieures on préparera le rapport des résultats. 5. Le rapport des résultats sera mis à jour pour les institutions qui font partie des Aires

d’Intervention. 6. Une partie du rapport sera transmise au Directeur de la Protection Civile. 7. Les informations sont envoyées à la Section Information et Suivi des Opérations.

PRODUITS:

a) Ensemble d’actions qui décrivent la résolution des problèmes d’infrastructure dérivés de la situation d’urgence.


a) Au cas où les écarts auraient occasionné un changement dans le cours d’action, il faudra faire une évaluation particulière en vue de déterminer les causes à l’origine de la situation.



DÉFINITIONS:

Cours d’Action : Résultat de l’identification et de la priorisation de problèmes, grâce auquel on exécute une série d’actions destinées à améliorer une situation donnée.

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 13


DÉNOMINATION: Transmission du Rapport de Conformité


PORTÉE :

Décrire les étapes à suivre pour soumettre le rapport de conformité aux instances correspondantes.

INTRANTS :

a) Rapport de conformité dûment validé par les institutions travaillant dans le secteur.

ÉTAPES:

1. Une fois les informations consolidées et le rapport préparé, le Coordonnateur transmettra officiellement le rapport de conformité à l’Aire Suivi et Contrôle.

2. S’assurer qu’ils l’ont reçu en bonne et due forme, à cette effet on demandera l’accusé de réception correspondant.

3. Le Coordonnateur remettra une copie aux membres du Secteur Infrastructure et Services Publics.

4. Transmettre un exemplaire du rapport au Coordonnateur des Opérations et au Directeur de la Protection Civile en s’assurant qu’ils l’aient reçu en bonne et due forme

PRODUITS :

a) Diffusion des informations assurée


a) Le rapport devra être soumis dans le format correspondant. b) Tout rapport doit être soumis au Chef des Opérations pour que celui-ci en informe le

Directeur de la PC. c) Aucune information ne doit être incluse dans le rapport si elle n’est pas dûment

confirmée et vérifiée.



DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

No. 1 Format du Rapport






DÉNOMINATION: Format du Rapport

Aire de décision Décisions Opérationnelles/ Infrastructure et Services Publics

ÉVÈNEMENT GÉNÉRATEUR PROVENANCE:

DESCRIPTION DE LA SITUATION:

DESCRIPTION DES DOMMAGES:

ACTIONS DE CONTRÔLE DE L’INCIDENT:

INSTITUTIONS QUI INTERVIENNENT:

ÉVALUATON DE LA SITUATION:

APPUI NÉCESSAIRE:



4.3. SECTEUR SANTÉ

4.3.1. DESCRIPTION

Ce Secteur est celui qui est chargé d'identifier et d’accorder la priorité aux problèmes de santé et d’assainissement de base, occasionnés par l'évènement afin d’apporter une réponse efficace, efficiente et pertinente.

Il est responsable de la coordination, planification et priorisation des actions visant à prévenir et à réduire les effets dérivés de la catastrophe qui présentent un risque pour la santé.


Protéger la santé publique de la population touchée et réaliser des actions visant à diminuer les risques sanitaires provoqués par la survenue d’un évènement adverse, en viabilisant et en accélérant la réponse des institutions qui font partie du Secteur, à travers la gestion des ressources et la coordination d’actions qui assurent la continuité et/ou le rétablissement des services essentiels de santé.


a) Soutenir la réponse aux besoins de santé par l’intermédiaire des services pré-hospitaliers, hospitaliers et ambulatoires de santé publique à la Population touchée.

b) Collecter et analyser l’information, faciliter l'évaluation des dommages et l’analyse des besoins et transmettre l’information.

c) Dynamiser la coordination interinstitutionnelle du Secteur Santé pour renforcer les systèmes de surveillance épidémiologique

d) Établir la coordination nécessaire pour assurer l'accès et la continuité des services de santé institutionnels et ambulatoires en accordant la plus grande priorité à la prise en charge de la population touchée par l'évènement.



e) Définir les critères pour l'acquisition d’intrants et de médicaments, sur le marché national et international et/ou provenant de la coopération ou de l’aide humanitaire nationale et internationale.

f) Accréditer les équipes nationales et internationales de secours.

g) Surveiller la qualité des aliments fournis à la population touchée.h) Appuyer les secteurs concernés dans le contrôle de qualité et la sécurité des abris

provisoires.i) Fournir des services de promotion de la santé, de prévention et de relèvement,

d’analyse de l'information et de priorisation de la santé, dans les abris d'urgence plus spécialement en matière d’hygiène, de maladies infectieuses (Maladies liées au péril fécal et maladies transmises par vecteurs en particulier, IST), de santé reproductive, de santé mentale et de nutrition.

j) Collaborer à la surveillance de la qualité des services d’assainissement de base et de protection de l'environnement.

k) Évaluer l'impact des actions en matière de santé pendant et après l'évènement. l) Travailler au renforcement des capacités en matière de santé et des Sections Santé des

COU, au niveau National, Départemental, Communal et Local.

Responsable: Ministère de la Santé Publique

Institutions de Soutien : Croix Rouge Haïtienne Autres organisations internationales spécialisées dans le

domaine de la santé, bilatérales et multilatérales. Organisations socio-professionnelles de la santé. ONG de Santé OPS/OMS UNICEF

4.3.4. INTÉGRATION



3.5. Procédure d'Intervention dans le Secteur de la Santé



PROCÉDURE No. 1


DÉNOMINATION: Analyse de l'Information et Priorisation

Aire de décision: Décisions Opérationnelles/ SantéPROCÉDURE: Intervention dans le Secteur de la SantéResponsable:

PORTÉE:

Disposer d’informations exactes, pertinentes et suffisantes pour appuyer le processus de prise de décisions.

INTRANTS :

a) Rapports émanant des institutions du Secteur

ÉTAPES:

1. Collecter les informations relatives à la santé émanant des institutions du Secteur par l’intermédiaire de chaque représentant d’institution.

2. Une fois les informations collectées, on devra procéder à leur enregistrement dans le Cahier de Nouveautés de la Section, en prenant soin d’indiquer clairement leur source.

3. Identifier les principaux problèmes provoqués par l’évènement. 4. Prioriser les problèmes conformément à ce qui suit:

a) Importance,b) Degré d’incidencec) Gravité de l’état des personnes ou type de service touché.

5. Enregistrer tout ce qui a été fait dans le Cahier de Nouveautés de la Section.

PRODUITS :

a) Information validée du Secteur b) Problèmes identifiés de manière adéquatec) Acteurs concernés dument informés et sensibilisés




a) Le Coordonnateur aura la responsabilité d’émettre des informations traitées pour les autres instances.

b) Les informations provenant d’autres Aires et Sections seront enregistrées dans le journal aux fins d’analyse et de réponse.

DÉFINITIONS :

Journal: Outil manuel ou numérique dans lequel on enregistre les nouveautés de la section pendant la gestion d’un évènement.

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 2


DÉNOMINATION: Gestion et Approvisionnement


PORTÉE :

Décrire les étapes à suivre pour demander l’approvisionnement en ressources non disponibles dans le Secteur.

INTRANTS :

a) Rapport relatif aux besoins en matière de santé et de santé publique.

ÉTAPES:

1. Identifier le type et la quantité de ressources nécessaires. 2. Effectuer des recherches parmi les institutions du Secteur en vue de localiser les

ressources.3. Une fois les ressources localisées, on devra procéder à soumettre la demande à

l’institution qui les gère ou qui en dispose. 4. Lorsque les ressources sont disponibles on devra donner l’avis pertinent aux

destinataires afin qu’ils soient prêts à les recevoir.5. Si la situation le requiert, effectuer un calcul des moyens de transport qui seront

nécessaires pour mobiliser les ressources. Au besoin, on préparera une demande pour la Section de Logistique afin qu’elle puisse faire la gestion du moyen de transport.

6. Il faudra procéder à la livraison des ressources aux destinataires en utilisant un formulaire de livraison, de responsabilité ou de décharge institutionnelle de l’Institution facilitatrice.

7. Au cas où les ressources ne seraient pas disponibles au niveau des institutions du Secteur, il faudra adresser une notification à l’Aire d’Assistance Humanitaire Internationale afin qu’elle puisse les inclure dans l’appel ou effectuer une gestion particulière avec des bailleurs spécifiques.

PRODUITS :



a) Ressources disponibles pour la distribution b) Liste de ressources non disponibles qui doivent être sollicitées


a) Le plan d´intervention de la saison cyclonique et le Plan d’Urgence du Secteur Santé.

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 3


DÉNOMINATION: Déterminer les Besoins


PORTÉE :

Identifier les ressources qui limitent la capacité de réponse du secteur en matière de Santé Publique

INTRANTS

a) Exigences des institutions du Secteur disposant des ressources dûment identifiées

ÉTAPES:

1. Chaque institution du Secteur devra préciser quelles sont les ressources de santé publique qui leur sont nécessaires pour la réponse. Celles-ci devront être classifiées de manière à pouvoir identifier les médicaments, l’équipement médical, le personnel etc.

2. Identifier et définir clairement les sources d’approvisionnement ou les fournisseurs dont on dispose.

3. Faire un diagnostic en vue d’estimer la quantité de matériels, en tenant compte non seulement des situations qui se présentent lors de la phase critique de la catastrophe sinon également les possibles épidémies qui peuvent faire leur apparition après cette phase.

4. Le calcul des besoins peut se faire de la manière suivante: Quantité nécessaire = Fréquence de la morbidité X Quantité de matériels nécessaires pour le traitement.

PRODUITS:

a) Ressources nécessaires identifiées selon la catégorie


a) Promouvoir la mise en place de structures et de mécanismes fonctionnels de réponse aux urgences : cellule de crise, plan blanc, plan et stocks de contingence, etc.



b) Conclure des accords de coopération avec les opérateurs de santé du Secteur Privé afin d’augmenter l’accessibilité aux soins de santé en période de crise.

c) Plan d’intervention du Secteur Santé en matière de Risques et Désastres.

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 4


DÉNOMINATION: Évaluation et Transmission de Rapport


PORTÉE :

Transmettre aux autorités et institutions concernées un état des lieux ainsi que des informations relatives aux activités réalisées et à l’utilisation des ressources.

INTRANTS :

a) Informations émanant des Institutions du Secteur

ÉTAPES:

1. Inviter les liens des institutions du Secteur à présenter leurs rapports. 2. Décrire dans le rapport les problèmes de santé identifiés ainsi que le processus utilisé

pour déterminer les priorités et les cours d’action adoptés pour les résoudre. 3. Réaliser une évaluation de l’impact sur la résolution des problèmes de santé identifiés. 4. Décrire les ressources utilisées pour la résolution des problèmes et si possible une

estimation des coûts. 5. Le soumettre à la considération des liens des Secteurs en vue d’obtenir leur accord. 6. Rédiger le rapport.

PRODUITS :

a) Rapport relatif aux actions du Secteur dûment accepté



DÉFINITIONS :

Pas de Définitions



ANNEXES:

Pas d’Annexe




4.4. SECTEUR ASSISTANCE À LA POPULATION

4.1.1. DESCRIPTION

Ce Secteur sera en liaison avec d'autres Secteurs pour fournir l'assistance nécessaire à la population touchée.


Coordonner le transfert de l'aide humanitaire destinée à la population touchée qui se trouve ou non dans des abris temporaires, en assurant la fourniture des ressources minimales nécessaires à leur survie.


a) Estimer le nombre de familles touchées et leur emplacement, ainsi que des listes fiables.b) Déterminer le nombre d'abris activés et le nombre de familles évacuées.c) Déterminer les priorités de distribution de l’aide en tenant compte des degrés de

vulnérabilités des personnes touchées. (Sexe, personnes handicapées, personnes âgées, etc.)

d) Déterminer les méthodes les plus appropriées pour distribuer l’aide à la population bénéficiaire de manière proportionnelle, et en évitant le gaspillage et les abus, selon les besoins exprimés dans l'Évaluation des Dommages et Analyse des Besoins (EDAB).

e) Maintenir une vigilance constante sur la façon dont l’aide est distribuée en empêchant toute forme de discrimination défavorable aux personnes sinistrées.

f) Garder un contact étroit avec les Secteurs au sein du COUN afin de coordonner les actions pour une meilleure assistance

g) Coordonner avec le Secteur Logistique l’acquisition des intrants nécessaires.

4.1.4. INTÉGRATION

Responsable: Ministère des Affaires Sociales

Institutions de Soutien : Croix Rouge Haïtienne Direction de la Protection Civile Ministère de la Santé Publique et de la Population Police Nationale d’Haïti Alliance pour la Gestion des Risques et la Continuité des



Activités. AGERCA



3.6. Processus d’Assistance à la Population



PROCÉDURE No. 1


DÉNOMINATION:

Déterminer les Priorités d'AssistanceAire de décision: Décisions Opérationnelles/ Assistance à la PopulationPROCÉDURE: Assistance à la PopulationResponsable:

PORTÉE:

Définir les besoins prioritaires des personnes touchées par un évènement en fonction de la situation.

INTRANTS:

a) Rapport d'activité du CTD

ÉTAPES:

1. Le Coordonnateur de l’Aire Assistance à la Population demande les rapports de situation à l’Aire Communication et Information du Public/Traitement de Données.

2. Déterminer les priorités d'Assistance à la Population selon les critères suivants:

a) Type d'évènementb) Vulnérabilité de la populationc) Nombre de familles touchéesd) Besoins spécifiques des groupes vulnérablese) Accès aux zones impactées f) Ressources disponibles dans les zones impactées

3. Les besoins doivent être pris en considération pour assurer la survie de la population4. Déterminer les besoins par famille pour une période donnée ne devant pas être

inférieure à quinze jours et en tenant compte des différentes zones géographiques frappées.

5. Déterminer les besoins selon les catégories suivantes:

a) Soins médicaux et médicamentsb) Eau, assainissement et promotion de l'hygiène



c) Alimentsd) Couverturese) Abrif) Besoins personnels, notamment pour les personnes handicapées, et les personnes

âgéesg) Rétablissement des liens familiaux.

6. Procéder à des arrangements avec l’Aire Logistique afin de déterminer la disponibilité des ressources nécessaires.

7. Si l’Aire Logistique ne dispose pas de ressources suffisantes, procéder à faire Appel à l’Assistance Internationale en collaboration avec l’Aire Coopération Humanitaire.

8. Après avoir identifié les besoins, procéder à les soumettre aux autorités du système de la stratégie d’approvisionnement des ressources à la population.

PRODUITS :

a) Les besoins des personnes touchées identifiés par zone géographiqueb) Les ressources identifiées ou demande d’Aide Humanitaire Internationale


a) Dans la mesure du possible, la définition des besoins des personnes touchées, doit être conforme à la Charte Humanitaire et Normes Minimales pour les interventions humanitaires.

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 2


DÉNOMINATION:

Planifier la Distribution à Long TermeAire de décision: Décisions Opérationnelles/ Assistance à la PopulationPROCÉDURE Assistance à la PopulationResponsable:

PORTÉE:

Définir le mécanisme par lequel l’assistance atteindra la population touchée.

INTRANTS:

a) Définir les prioritésb) Définir les besoinsc) Rapport de la logistique sur les ressources disponibles

ÉTAPES:

1. Préparer les intrants selon les dispositions du paragraphe No. 5 de la Procédure No. 1.2. Préparer des kits familiaux pour le nombre de jours prévus. 3. Coordonner avec la logistique pour déterminer le type et le moyen de transport à utiliser

pour transférer les ressources selon la catégorie et la quantité.4. Définir une méthode de livraison des intrants pour éviter les duplications.5. Déterminer les zones géographiques et les sites de distribution qui garantissent la

sécurité des personnes et des produits. 6. Préparer des formulaires pour enregistrer la livraison des produits selon les enquêtes

précédentes.7. Coordonner avec l’Aire Communication pour une bonne couverture des opérations par

les médias.

PRODUITS :

a) Plan de distribution approuvé




a) Ni l'appartenance politique, ethnique, religieuse, ni la nationalité, ou toute autre forme de discrimination négative ne peuvent pas être considérées comme des critères d'éligibilité des bénéficiaires de l'aide humanitaire.

b) Dans la phase d'urgence, on doit distribuer des produits et strictement les éléments nécessaires pour répondre aux besoins de base immédiats pour la survie ou l'amélioration des conditions de vie de la population touchée.

c) L'aide doit être accordée uniquement aux personnes qui en ont vraiment besoin et en proportion de leurs besoins.

d) Elle vise à soutenir les personnes dans une situation d'interruption soudaine de la capacité d'approvisionnement, donc elle doit être immédiate, pour couvrir les moments critiques de besoin.

e) Elle est complémentaire. Elle vise à résoudre les besoins vitaux et urgents de la population et les aider dans leurs efforts de réhabilitation.

f) Elle doit être appropriée à leur mode de vie et aux caractéristiques environnementales locales.

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 3


DÉNOMINATION:

Plan d’Intervention InitialeAire de décision: Décisions Opérationnelles/ Assistance à la PopulationPROCÉDURE : Assistance à la PopulationResponsable:

PORTÉE:

Définir les critères en vue de d’élaborer un plan de distribution initiale d’aide humanitaire en attendant qu’on obtienne d’autres ressources.

INTRANTS:

a) Recensement des familles dans les abrisb) Nombre de familles ayant besoin d’aide humanitaire et qui ne sont pas dans les abris c) Calcul des besoins de base

ÉTAPES:

Dans les Abris:

Avant de préparer le plan de distribution il faut tenir compte du fait que l’aide humanitaire initiale doit considérer les éléments suivants:

a) Compléter l’identification et le dénombrement.b) Couverturesc) Alimentationd) Premiers Soinse) Assainissementf) Sécurité et Ordreg) Loisirs

1. Identification et Dénombrement

Avant la distribution il faut demander aux comités de Protection Civile, les informations relatives à la population qui se trouve dans les abris.



Si on ne dispose pas de ces informations, il faudra déployer des équipes locales sur le terrain pour obtenir les informations suivantes:

a) Identifier et dénombrer les sinistrés, en spécifiant les pertes subies par ces derniers ainsi que leurs besoins en vue de considérer l’aide qui leur sera fournie, tout en établissant l’ordre des priorités.

b) Identifier et enregistrer toutes les personnes qui prêtent leur collaboration dans le camp.

2. Abris et Couvertures

a) Assurer un abri aux sinistrés et à tout le personnel qui collabore. b) Affecter des locaux à tous les services tels que : dépôts, cafétéria, cuisine, garderies,

local pour les premiers soins, etc. c) Fournir une couverture à tous ceux qui en ont besoin et qui ont été recensés.

3. Alimentation

a) Assurer l’alimentation des sinistrés et du personnel qui collabore en supervisant la préparation des aliments.

4. Premiers Soins et Éducation Sanitaire.

4.1. Premiers Soins.

Préparer les espaces adéquats pour:

a) Les Postes de Secoursb) L’évacuation des blessésc) La réhabilitation pour les cas qui n’ont pas besoin d’être évacués vers les hôpitaux

4.2. Éducation Sanitaire

Tout le personnel en charge des services d’assistance doit enseigner aux personnes touchées l’utilisation des installations sanitaires, ainsi que les mesures d’hygiène pour prévenir l’incidence des maladies infectieuses et contagieuses, comme par exemple:

a) Entretien et nettoyage des abris b) Hygiène constante du personnelc) Purification de l’eau potabled) Collaboration dans la distribution de l’eau en évitant le gaspillage



e) Désinfection des ustensiles de cuisinef) Éviter la consommation d’aliments crusg) Évacuation adéquate des excrétash) Utilisation de récipients pour stocker les détritusi) Élimination des vecteurs

5. Assainissement

a) Préparer des plans pour la protection de l’espace en adoptant des mesures contre les dangers qui menacent la vie des êtres humains, des animaux et des plantes.

b) Recommander des mesures pour éviter les causes à l’origine de la contamination de l’environnement, tels que les dommages aux installations sanitaires, la promiscuité de la population, l’augmentation des déchets etc.

c) Déterminer et recommander les sources d’eau à utiliser pour sa purification, qui peuvent être :

Systèmes communaux: Si la catastrophe a eu lieu dans des zones où il y a de l’eau potable, et que le système a été endommagé, il convient de le réparer rapidement pour l’approvisionnement régulier. Il faut prélever des échantillons d’eau pour en faire une analyse bactériologique pertinente et déterminer les résidus de chlore.

Systèmes privés: Parmi ceux-là nous avons les systèmes privés des industries, qui peuvent être proches de la zone des abris.

Sources et puits: L’eau souterraine profonde et certaines sources sont exemptes de contamination.

Eaux superficielles: On les utilisera au cas où les besoins sont grands et elles doivent être purifiées, il est nécessaire d’utiliser un équipement de purification parce que ce sont celles qui sont plus contaminées et contiennent plus de résidus. Cette eau doit être traitée par tous les moyens existants dans chaque zone pour éviter des maladies d'origine hydrique. Les tests les plus importants qui doivent être réalisés dans les conditions d’urgence sont les suivants : Détermination du chlore résiduel, examen bactériologique, détermination de la contamination des ions d’hydrogène, détermination du type d’alcalinité.

Élimination des déchets afin d’éviter: La formation de lieu de prolifération de mouches, la contamination du sol et des sources d’eau, les odeurs désagréables, la contamination des aliments et les épidémies.

Pour éviter les épidémies dans les abris provisoires, on mettra en place des installations d’excrétas de différents types et de durée variable. Les types les plus



adéquats sont : les latrines basses, les latrines profondes, les toilettes avec fosse, les latrines avec des fosses tubulaires, les fosses septiques, les latrines mobiles. Tous ces types peuvent être utilisés selon le milieu où la catastrophe s’est produite, le nombre de sinistrés et le temps pendant lequel ils devront rester dans l’abri ; les cadavres devront être incinérés le plus rapidement possible et les déchets, ordures et fumier doivent être collectés et traités par l’un des procédés suivants : Remblayage sanitaire, incinération, décharge à l’air libre.

7. Approvisionnement

Fournir les ressources nécessaires pour les différents services, et disposer d’un dépôt avec le stock nécessaire pour satisfaire les besoins dans les plus brefs délais.

8. Sécurité et Ordre

Veiller au maintien de l’ordre dans les activités qui se déroulent dans le camp, contrôler la préservation de la moralité ainsi que du respect mutuel entre le personnel travaillant dans le camp en demandant à cet effet l’aide de la Police Nationale.

Garantir la sécurité et la protection du camp pour éviter que des inconnus ne s’y introduisent pour causer des dommages et des préjudices.

9. Loisirs

Planifier, réaliser, coordonner et contrôler les activités récréatives qui permettent d’éliminer l’état de crise et de frustration des sinistrés en les incitant à participer aux activités régulières pour leur bien-être et leur sécurité.


a) L’efficacité de l’intervention, aussi bien en termes physiques, que sociaux et économiques augmentera si on fait une bonne utilisation des ressources naturelles propres de chaque région, et si on utilise les ressources humaines en fonction d’une politique intégrale préventive, incluant la recherche, l’inventaire, la rationalisation et la conception des moyens et matériels capables de répondre à ce besoin.

b) Dans n’importe quelle situation d’urgence découlant d’une catastrophe, de multiples besoins sont générés, la demande d’abris est toujours la plus importante, (après les soins de premiers secours) dans la mesure où la prise en charge adéquate en termes de moyens et d’opportunités aura une incidence favorable sur la préparation physique et



psychologique de la victime pour mieux s’adapter au changement imposé par la reconstruction et la réhabilitation de la zone touchée. De même la planification adéquate avant l’évènement, réduira les dépenses de manière substantielle et une mauvaise utilisation des ressources économiques qui entraîne le non-respect des délais d’action et d’utilisation des étapes de l’abri.

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 4


DÉNOMINATION:

ÉvaluationAire de décision: Décisions Opérationnelles/ Assistance à la PopulationPROCÉDURE: Assistance à la PopulationResponsable:

PORTÉE:

Évaluation de la mise en œuvre du Plan Logistique

INTRANTS:

Accusés de réception des intrants aux personnes desservies

ÉTAPES:

1. Vérification des rapports en vue de déterminer l'efficacité logistique de l’opération.2. Vérifier si les quantités de fournitures étaient suffisantes pour répondre aux besoins

identifiés. 3. Vérifier si toutes les livraisons ont été dûment enregistrées.4. Demander à tous les acteurs leur appréciation sur la gestion de l’aide.5. Coordonner avec l’Aire Communication pour l’organisation d’une conférence de presse

en vue de diffuser les résultats de l'opération.


a) Tous les acteurs doivent être présents lors de l'évaluation de l'opération b) Préparer un rapport sur les résultats de l'évaluation

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




4.5 SECTEUR LOGISTIQUE

4.5.1. DESCRIPTION

Instance chargée de la planification, de l’organisation, de la direction et du contrôle des ressources de l’aide humanitaire d’origine nationale et/ou internationale, à travers un système unique de gestion des approvisionnements.


Administrer la chaîne logistique d’approvisionnement pour appuyer les opérations et administrer également l’aide humanitaire nationale et internationale (ressources matérielles et humaines) en garantissant sa gestion efficiente, efficace et transparente.


a) Préparation et mise à jour permanente des inventaires de ressources pour connaître leur disponibilité.

b) Identifier et classifier les ressources disponibles et nécessaires pour répondre à l’urgence ou à la catastrophe.

c) Identifier et faire les démarches au niveau national en vue d’obtenir les moyens pour l’acquisition des produits humanitaires

d) Coordonner la gestion des ressources avec l’Aire d’Assistance Humanitaire Internationale lorsqu’elles ne sont pas disponibles dans le pays.

e) Évaluer les besoins critiques de logistique et de produits pour la mise en œuvre et l’administration des dépôts d’urgence selon les zones à risque.

f) Établir des systèmes qui facilitent le suivi, le monitoring et l’évaluation des opérations logistiques depuis le début jusqu’à la fin des activités

g) Identifier et vérifier les installations pour la réception et le stockage de l’aide humanitaire. h) Établir des procédures pour la gestion adéquate des produits. i) Coordonner les opérations de réception et d’arrivée de l’aide humanitaire. j) Déterminer les méthodes les plus appropriées pour l’administration et la distribution de

l’aide à la population touchée.k) Fournir les moyens pour transporter les ressources jusqu’à la zone sinistrée.



4.5.4. INTÉGRATION

Responsable: Ministère de l´Intérieur et des Collectivités Territoriales

Institutions de Soutien : Ministères de Travaux Publics Direction de l'Immigration et de l'Émigration d'Haïti Ministère des Affaires Sociales Ministère de la Planification et de la Coopération Externe Police Nationale d’Haïti Croix Rouge Haïtienne Ministère de la Santé Publique et de la Population Ministère des Finances / Douanes Ministère de l’Agriculture (Contrôle de qualité/quarantaine). Alliance pour la Gestion des Risques et la Continuité des

Activités. AGERCA



3.7. Services de Gestion de la Logistique



PROCÉDURE No. 1


DÉNOMINATION: Analyse des Demandes de Services Logistiques

Aire de décision: Décisions Opérationnelles/ LogistiquePROCÉDURE: Services de Gestion de la LogistiqueResponsable:

PORTÉE :

Analyser les services logistiques requis afin de fournir la réponse la plus adéquate possible aux besoins. INTRANTS :

a) Liste de besoins logistiques dûment approuvée b) Inventaire de ressources c) Liste des signatures autorisées

ÉTAPES:

1. Recevoir les demandes à travers la feuille de route (provenant des secteurs du COU). Annexe No. 1

2. Enregistrer la demande reçue pour le contrôle. Annexe No. 23. Analyser les demandes:

a) S’il s’agit de services de transport: déterminer le type et le nombre de transport requis.

b) S’il s’agit de produits humanitaires: analyser les quantités, le type de produits et la qualité requise selon la situation en question.

4. Produire des informations sur le type de service requis et préparer un état de situation de la logistique.

PRODUITS :

a) Un état de situation des besoins logistiques des opérations


a) Si la demande produite ou la situation en question n’est pas suffisamment claire pour prendre des décisions, on la retourne au demandeur pour qu’il clarifie ces aspects.



b) Pour réduire les temps de réponse, les clarifications sur les demandes de services logistiques peuvent être faites par téléphone, e-mail ou tout autre moyen plus rapide.

DÉFINITIONS :

SERVICES LOGISITQUES: Actions destinées à aider, en fournissant des produits ou le transport, les activités d’Assistance à la Population touchée.

PRODUITS HUMANITAIRES:

Tout matériel ou équipement destiné à la prise en charge des personnes touchées ou à l’utilisation des institutions dans leurs actions de réponse à la catastrophe.

ANNEXES:

No. 1 Formulaire de Demande







Aire de décision Décisions Opérationnelles/ Logistique

Demande de Matériels

Demande # Lieu et date:

Livrer à:

Priorité

URGENT Normal

Expliquer si nécessaire:

Demandeur autorisé (Nom et signature):

Article demandé Caractéristiques/Spécifications Quantité

REMARQUES:



PROCÉDURE No 2


DÉNOMINATION: Vérification de la Disponibilité des Ressources


PORTÉE :

Déterminer au niveau des inventaires de ressources la disponibilité des services logistiques demandés.

INTRANTS :

a) Inventaires des ressources b) Informations institutionnelles sur la disponibilité des ressourcesc) Liste des partenaires et leurs coordonnées

ÉTAPES:

1. Une fois les demandes analysées, on vérifie dans les inventaires de ressources disponibles pour l’urgence, la disponibilité des produits ou services requis.

2. Si les informations qui figurent dans les inventaires ne sont pas suffisantes, on peut consulter les institutions et d’autres fournisseurs potentiels.

3. Si les ressources sont disponibles, on doit canaliser la demande vers l’institution ou le fournisseur qui en dispose.

PRODUITS :

a) Déterminer avec précision l’existence des ressources nécessaires


a) Ces ressources peuvent appartenir à des organismes publics ou privés, mais ne représenteront pas une dépense pour achat ou location.

b) Le Secteur Logistique devra disposer d’une base de données qui décrit les ressources publiques et privées qui peuvent être utilisées pendant l’urgence.



c) Cette base de données doit être actualisée avec les informations sur les dons et autres ressources supplémentaires qui arrivent pour l’urgence.

DÉFINITIONS

Pas de Définitions

ANNEXES:

1 Rapport d’Inventaire de Ressources Disponibles pour les Urgences

2 Rapport d´Inventaire de Services Logistiques Disponibles pour les Urgences






DÉNOMINATION: Rapport d’Inventaire de Ressources Disponibles pour les Urgences


TYPE DE RESSOURCES ET CARACTÉRISTIQUES

QUANTITÉ DISPONIBLE

LOCALISATION DES RESSOURCES

CONDITIONS DE L´OFFRE

DES RESSOURCES

PERSONNE À CONTACTER





DÉNOMINATION: Rapport d´Inventaire de Services Logistiques Disponibles pour les Urgences


ORGANISATION TYPE DE SERVICE OFFERT CONDITIONS DE L´OFFRE DES SERVICES

PERSONNE À CONTACTER



PROCÉDURE No 3


DÉNOMINATION: Canalisation de la Demande et de l’Envoi des Ressources


PORTÉE :

Déterminer la disponibilité des services logistiques demandés dans les inventaires de ressources.

INTRANTS :

a) Confirmation de la disponibilité des ressourcesb) Confirmation de la disponibilité des moyens pour leur acheminement

ÉTAPES:

1. Une fois que l’institution ou le fournisseur disposant des ressources nécessaires aura été identifié, on lui demande d’envoyer les produits à l’endroit où ils sont requis.

2. Il faudra vérifier que l’institution ou le fournisseur qui enverra les produits, dispose du type et de la quantité nécessaire, ainsi que du transport en vue de leur mobilisation.

3. Il faudra demander confirmation à l’institution qui doit envoyer les ressources afin d’en assurer l’envoi.

4. Une fois confirmé, l’envoi doit être notifié au bénéficiaire.

PRODUITS :

a) Besoins des opérations satisfaites


a) Si elle ne dispose pas de ressources en quantité suffisante ou de transport, la Section Logistique s’adressera aux institutions ou aux fournisseurs, afin de compléter ce qui manque ou fournir les services de transport.



DÉFINITIONS :

LOGISTIQUE: Ensemble de moyens et de méthodes nécessaires pour effectuer l’entreposage, le transport et la distribution des ressources.

ANNEXES:

Pas d’Annexe




Contrôle des Opérations

4



4.1. Surveillance et Contrôle



PROCÉDURE No. 1


DÉNOMINATION: Enregistrement et Analyse

Aire de décision: Contrôle des OpérationPROCÉDURE: Surveillance et ContrôleResponsable:

PORTÉE:

Garantir un enregistrement adéquat des informations afin qu’elles soient analysées correctement.

INTRANTS :

a) Rapports émanant des Secteurs de l’Aire des Opérations

ÉTAPES:

1. S’assurer que les rapports qui arrivent proviennent du Chef des Opérations.2. Procéder à réaliser l’enregistrement respectif dudit rapport conformément au format

prévu à cet effet. (Annexe 1). 3. Une fois la saisie de l’information effectuée, il faudra procéder à la tabulation respective

afin de préparer les intrants pour le rapport de situation. 4. Il faudra faire particulièrement attention afin que les informations relatives aux cours

d’action contiennent les indications suivantes :

a) Objectifs opérationnelsb) Indicateurs de conformitéc) Description des actions d) Couverture et portéee) Mécanisme de coordinationf) Ressources nécessairesg) Périodeh) Coordonnées



5. S’il y a des incohérences dans l’information, elle devra être retournée à la source, et dans la mesure du possible, il faudra attribuer à un membre de la Section la tâche de faire le suivi nécessaire pour obtenir l’information correcte.

6. Une fois l’information correcte obtenue, elle devra être immédiatement tabulée afin de ne pas retarder le rapport de situation.

PRODUITS

a) Informations dûment enregistrées et sécuriséesb) Banque d’informations disponible pour toutes les Aires et Secteurs du COU


a) Les analystes de l’information devront faire particulièrement attention afin qu’elle soit cohérente et qu’elle ait un lien avec les cours d’action qui sont en train d’être exécutés.

b) Lorsqu’une information est incohérente, l’analyste devra remonter à la source afin qu’elle soit validée.

DÉFINITIONS :

COURS D’ACTION: Ensemble de réactions entreprises dans une zone spécifique afin de résoudre un ou plusieurs problèmes détectés.

FIABILITÉ DE LA SOURCE:

Indique si l'information provient d'une source fiable.

ANNEXES:

No. 1 Matrice d’Organisation des Cours d’Action




Annexe No. 1 de la Procédure No. 1DATE DE MISE À JOUR


Matrice d’Organisation des Cours d’ActionAire de décision: Contrôle des Opération

DATE HEURE ORIGINE DESCRIPTION DE L’INFORMATION



PROCÉDURE No. 2


DÉNOMINATION: Mise à Jour de l'Information

Aire de décision: Contrôle des OpérationsPROCÉDURE: Surveillance et ContrôleResponsable:

PORTÉE :

Définir les paramètres qui doivent être pris en compte pour tenir à jour l’État de Situation de l’évènement au COUN.

INTRANTS :

a) Cours d’Actionb) Autres rapports de l’Aire des Opérations

ÉTAPES:

1. Une fois le rapport de situation dûment approuvé, on procédera à la mise à jour de l’état de situation au COUN.

2. Désigner deux ou trois personnes qui seront chargées d’effectuer la mise à jour. 3. Les différents tableaux de situation devront être mis à jour en fonction du dernier

rapport.4. Ensuite on procédera à la mise à jour de la Carte de Situation Générale afin qu’il y ait une

preuve graphique de l’évolution de l’évènement et des cours d’action exécutés.5. Après avoir mis à jour toutes les données, il faudra mettre tous les membres du COUN au

courant.

PRODUITS :

a) Informations sur les cartes et tableaux de situation dûment actualiséesb) État de situation disponible pour consultation


a) La mise à jour devra permettre à tous les membres du COU d’avoir accès aux informations graphiques.



DÉFINITIONS :

CARTE DE SITUATION: Une carte à échelle sur laquelle on représente graphiquement un ensemble d’évènements

TABLEAU DE SITUATION: Un ensemble de matrices dans lesquelles on inscrit les données par Aire de Travail.

ANNEXES:

No. 1 Tableau d’Enregistrement des Cours d’Action




Annexe No. 1 de la Procédure No. 2DATE DE MISE À JOUR


Tableau d’Enregistrement des Cours d’Action

Aire de décision: Contrôle des Opérations

Évènement: Relève:Période Opérationnelle

À partir de: Date : Jusqu’à: Date:

Département Situation Initiale

Cours d’Action Impact Mesures Correctives Positif Négatif



PROCÉDURE No. 3


DÉNOMINATION: Élaboration du Rapport de Situation


PORTÉE :

Assurer la bonne configuration du rapport de situation et définir les exigences pour l’élaboration et la présentation des rapports de situation, résultant de la réponse aux urgences ou aux catastrophes.

INTRANTS :

a) Informations émanant de l’Aire des Opérations

ÉTAPES:

1. Obtention de l’Information.

1.1. Provenance

a) Compilation et résumé des rapports partiels émanant des Sections ou des Aires du COU. b) Compilation et résumé des rapports des institutions publiques impliquées dans la gestion

générale de l’urgence ou de la catastrophe.

2. Contenu Général

Le rapport doit contenir toutes les informations requises, ainsi que ses propres annexes telles que: Graphiques, Images, Statistiques. (Annexe 1)

3. Élaboration du Rapport

Il devra être formulé sur la base des rapports émanant des Sections ou des Aires du COU.

La périodicité du rapport est basée sur le niveau d’alerte et l’ampleur des dommages ou des besoins de l’évènement, de sorte que :



Alerte Verte: Alerte Jaune: Alerte Rouge:

Un rapport par jour dans l’après-midi.

Deux rapports par jour: 09:00 et 16:00 heures; dans les cas exceptionnels on préparera un autre à 21 :00 heures.

Trois rapports par jour: 09:00, 16:00 et 21:00 heures; dans les cas exceptionnels, le COUN ou les autorités supérieures peuvent demander des rapports toutes les 3 heures.

4. Présentation de l’Information

L’information doit être présentée au Directeur de la Protection Civile comme indiqué au point précédent pour ce qui concerne la périodicité.

Le Rapport de Situation est envoyé aux représentants au moment de sa préparation et sera discuté durant les réunions journalières programmées.

5. Information Publique

Les données contenues dans le Rapport de Situation doivent être envoyées à l’Aire Information Publique du COUN, afin de disposer d’informations pertinentes pour: la population touchée, la population en général, la communauté internationale et le contrôle des rumeurs.

C’est pourquoi on tient compte des informations de base de l’état de situation de la gestion de l’urgence ou de la catastrophe par le COUN et des institutions respectives qui le composent.

Pour présenter l'information, différentes techniques de diffusion sont utilisées, telles que: Conférence de presse, Entrevues avec les Médias Sociaux: Télévision, Radio et Presse écrite, Bulletins Réguliers, Page INTERNET et autres.

Le rapport contiendra les informations suivantes:

1. Date : Année/Mois/Jour/Heure2. Nom du document (rapport initial)3. Numéro du document4. Localisation de l’évènement



a) Départementb) Communec) Localité

5. Type d’évènement6. Description de l’évènement7. Accès à la zone

a) Types de voies: terrestre, fluvial, maritime, autres.b) État des routes: aucun dommage, endommagée, détruite, passage règlementé,

autre itinéraire. c) Conditions spéciale des routes endommagées et avec passage règlementée :

Degré de danger. Cause, localisation, état de situation (élevé, moyen, faible), autres

itinéraires utilisés, recommandations.

8. Situation Généralea) Évènements collatéraux:

Évènement Description

b) Localités touchées.- localisation et nombre de personnes: Localisation géographique: localité, secteur. Population touchée: nombre de familles, femmes, hommes, garçons, filles.

9. Population Déplacéea) Destination : provenance, cause, lieu, secteurb) Population: nombre de familles, nombre de personnes

10. Structures Vitales et Services Affectésa) Structures vitales: Aqueducs ou canaux, énergie électrique,

télécommunications, santé, autres. b) État du système: aucun dommage, endommagé et/ou service règlementé,

détruit.

11. Projections concernant la Situation(Chaque section devra faire des projections selon son analyse technique)

12. Mesures de Coordination et d’Exécution (Chaque Section communiquera ses actions de coordination et les solutions envisagées avec les autres Sections).



13. Besoins

a) Lieux b) Intrant: détailc) Quantitéd) Priorité

14. Remarques(Les sections détermineront les procédures de réponse)

15. Transmission du rapport au Directeur de la Protection Civile.

PRODUITS :

a) Rapport de situation contenant toutes les informations nécessairesb) Banque d'informations disponible pour toutes les Aires du COUN


a) Avant d’être transmis au niveau politique, les rapports de situation doivent avoir reçu l’aval du Coordonnateur du COUN ou en son absence, du Chef des Opérations.

b) Il convient de veiller tout particulièrement à ce que le rapport reflète l'évolution de la situation.

c) Des précautions doivent être prises pour respecter les délais fixés pour la présentation des rapports.

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

No. 1 Format de Rapport







Aire de décision Contrôle des Opérations


DATE ET HEURE DE DÉBUT: ______________DU__________DE_________DE______________

DÉPARTAMENT: ____________________________COMMUNE__:______________________

LOCALITÉ: ___________ ______________________________________________________

2. DESCRIPTION DE L’ÉVÈNEMENT:

3. ACCÈS À LA ZONE

TYPO DE VOIES

ÉTAT

AUCUN DOMMAGE ENDOMMAGÉE PASSAGE CONTRÔLÉ DÉTRUITE

TerrestreAérienneFluvialeMaritimeAutre

Condition spéciale sur les routes endommagées et dont le passage est contrôlé:




ÉVÈNEMENTS ASSOCIÉS:


Localités touchées. Localisation et nombre de personnes

LOCALITÉ TOUCHÉE LOCALISATION GÉOGRAPHIQUE POPULATION

FEMMES HOMMES GARÇONS FILLES

5. POPULATION DÉPLACÉE

PROVENANCE CAUSE DESTINATION QUANTITÉ

TOTAL

6. STRUCTURES VITALES ET SERVICES AFFECTÉS

STRUCTURES VITALESÉTAT DU SYSTÈME

AUCUN DOMMAGE ENDOMMAGÉ

SERVICE RÈGLEMENTÉ

DÉTRUIT

AqueducsÉnergie Électrique

TélécommunicationsSanté Autres



7. CENTRES D’HÉBERGEMENT AMÉNAGÉS

DÉPARTEMENT ABRIS FAMILLES

8. PROJECTIONS CONCERNANT LA SITUATION

9. MESURE DE COORDINATION ET D’ÉXÉCUTION

10. BESOINS

HUMAINS TYPE QUANTITÉ PRIORITÉ

MATÉRIELS TYPE QUANTITÉ PRIORITÉ

11. IDENTIFICATION DES INSTITUTIONS DANS LA RÉPONSE IMMÉDIATE:

INSTITUTIONS PUBLIQUES:

No. INSTITUTION123



45

ORGANISATIONS COMMUNALES LOCALES :

No. ORGANISATION12345

ENTREPRISES PRIVÉES:

No ENTREPRISE12345

ORGANISATIONS NON GOUVERNEMENTALES:

No. ORGANISATION12345

12. RECOMMANDATIONS ET COMMENTAIRES FINAUX

PRÉPARÉ PAR:



PROCÉDURE No. 4


DÉNOMINATION: Appréciation de la Situation


PORTÉE:

Définir les éléments de base pour formuler une appréciation de la situation en vue de faciliter le processus de prise de décisions.

INTRANTS :

a) Rapports provenant de la zone d'opérationsb) Cours d’actions planifiés

ÉTAPES:

1. Lorsque toutes les cartes et tableaux de situation seront achevés, et qu’on est raisonnablement sûr que toute l’information est disponible, il faut effectuer l'appréciation de la situation.

2. Pour formuler l'appréciation de la situation il faut tenir compte des éléments suivants:

a) État de situation par chaque Aire d'Intervention b) Évaluation et mesure de la capacité de réaction à ce moment c) Détermination de l’existence de problèmes non résolus à ce moment d) Calcul d'hypothèses e) Mécanismes de coordination f) Cours d'action recommandés

3. Une fois formulée, l'appréciation doit être discutée au cours d’une réunion avec le Directeur du COU, et les Coordonnateurs de l’Aire des Opérations.

4. Si l’un des cours d'action implique d'autres Aires du COU, celles-ci doivent prendre part à la réunion.

5. Les recommandations pour ajuster l’information relative à l'appréciation découlant de la réunion, doivent se faire dans les plus brefs délais.



b) Lorsque les cours d'action auront été déterminés, ceux-ci doivent être enregistrés dans les tableaux de situation afin d'évaluer leur impact ultérieur.

PRODUITS :

a) L’exercice d’appréciation de la situation doit être fait tous les jours tant que dure l'urgence afin de mesurer avec précision l'évolution de l'évènement.


a) L'appréciation de la situation doit montrer de manière objective la situation actuelle de l'évènement, et des cours d'action à mettre en œuvre en fonction des problèmes non résolus.

DÉFINITIONS :


Document par lequel on obtient des informations sur l'évolution d'un évènement et sur la capacité de réponse, avec l’analyse correspondante.

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 5

DATE DE MISE À JOURMARS/2017

DÉNOMINATION: Suivi et Contrôle

AIRE DE DÉCISION: Contrôle des OpérationsPROCÉDURE: Surveillance et ContrôleRESPONSABLE:

PORTÉE:

Définir les paramètres d'évaluation du processus de prise de décisions afin de garantir sa mise en œuvre

INTRANTS:

a) Rapport des cours d'action définis dans l’Aire des Opérations b) Rapports émanant des Secteurs de l’Aire des Opérations

ÉTAPES:

1. Une fois les décisions prises, le Coordonnateur de la Section doit s'assurer qu’elles ont été correctement enregistrées afin d’en assurer le suivi.

2. Il faudra désigner quelqu’un pour assurer le suivi nécessaire des cours d'action.3. Le responsable du suivi doit enregistrer en temps réel l'exécution des cours d'action, et

enquêter sur l’information y relative.4. Il faut suivre les cours d’action jusqu’à leur finalisation.5. Il faut enregistrer l'évolution de la mise en œuvre des cours d'action. 6. Enregistrer tous les actions sur le Cahier de Nouveautés de la Section.

PRODUITS:

a) Identification de l'impact des cours d'action sur la situation.

b) Identification des éventuels écarts dans la mise en œuvre des cours d'action.


a) Pour évaluer un cours d'action il faut tenir compte uniquement des décisions prises au préalable.



b) Il ne s’agit pas de l’évaluation d’une personne ou d’une institution en particulier. Toutefois, lorsqu’on évalue l'efficacité d’un cours d’action, on peut éventuellement mentionner certaines institutions.

DÉFINITIONS:



ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 6

DATE DE MISE À JOUR

Mars/2017

DÉNOMINATION: Évaluation de l’Impact


PORTÉE :

Mesurer l'efficacité des cours d'action exécutés afin d'établir l'évolution favorable ou défavorable de l'évènement.

INTRANTS :

a) Rapport des cours d'action définis dans l’Aire des Opérationsb) Rapports émanant des Sections de l’Aire des Opérations

ÉTAPES:

1. Grâce au suivi qui sera effectué, on déterminera l'impact de l'exécution des cours d'action en faveur de la population touchée.

2. Identifier les problèmes qui doivent être résolus par des cours d'action définis.3. Déterminer les mécanismes de coordination interinstitutionnelle qui ont été

sélectionnés. 4. Identifier les ressources utilisées pour la mise en œuvre des cours d'action. 5. Vérifier la durée de la mise en œuvre des cours d'action.6. Déterminer si l'exécution du cours d'action a eu un impact positif sur la population cible. 7. Si l'on ne constate aucun impact, vérifier les circonstances qui ont empêché d’atteindre

des résultats positifs.

PRODUITS :

a) Identification de l’efficacité des cours d’actionb) Identification de nouveaux besoins




a) Tous les cours d'action doivent avoir un impact positif sur la population cible et doivent résoudre les problèmes visés.

DÉFINITIONS :



ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 7


DÉNOMINATION: Rapport Final


PORTÉE:

Définir les paramètres pour l'élaboration et la présentation du Rapport Final de gestion de l'urgence ou de la catastrophe.

INTRANTS:

a) Rapports émanant des Sections de l’Aire des Opérations

ÉTAPES:

1. Actions Préalables:

a) L'urgence ou la catastrophe a été déclarée comme contrôlée par le COU ou le(s) institution(s) en charge de la gestion de l'urgence.

b) Tous les rapports de situation élaborés pendant la gestion de la situation d'urgence ont été systématisés.

2. Source de l’Information.

a) Systématisation des rapports de situation produits au cours de la gestion de la situation d'urgence.

b) Compilation et synthèse des rapports des institutions impliquées dans la gestion générale de l'urgence ou de la catastrophe.

c) Rapports d'évaluation des dommages et des pertes élaborés par les équipes d'évaluateurs de chaque Secteur.



3. Contenu Général.

Le rapport doit contenir toutes les informations demandées à l'Annexe 1, ainsi que ses propres Annexes telles que: Graphiques, Images, Statistiques ou autres.

4. Élaboration du Rapport.

Une fois l'urgence contrôlée et l'activation du COU annulée, la Coordination Générale du COU passe les instructions au Chef des Opérations pour élaborer rapidement le Rapport Final de l'urgence.

5. Structure du Rapport. (Annexe 1)

Le Rapport Final de gestion de l'urgence ou de la catastrophe doit inclure les éléments

suivants:

a) Résumé de l'évènement, relation de causalité, durée.

b) Localisation spatiale de l'impact de l'évènement.

c) Résumé des dommages et des pertes selon les secteurs de la planification nationale touchés.

d) Résumé des ressources humaines, matérielles et financières mobilisées par les institutions et organismes impliqués dans la réponse à l'urgence ou à la catastrophe.

e) Résumé des actions entreprises et leurs résultats. f) Évaluation de l'impact sur la société et les zones touchées. g) Actions en cours d’exécution. h) Annexes: cartes contenant des informations référencées, graphiques, statistiques de

base, images, rapports partiels – archives institutionnelles, autres.

PRODUITS :

a) Les informations contenues dans le rapport final doivent être aussi précises que possible afin que toutes les personnes concernées puissent connaître en détail le déroulement de l'évènement et les actions entreprises.




a) Le COU ne pourra pas être désactivé tant que le Rapport Final des opérations n'aura été élaboré et soumis.

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

No. 1 Modèle de Rapport Final




ANNEXE No 1 de la PROCÉDURE No 7


DÉNOMINATION: Modèle de Rapport Final

Aire de décision Contrôle des Opérations

RAPPORT FINAL DE GESTION DE L’URGENCE

ÉVÈNEMENT:__________________

Chronologie:

DATE ÉVOLUTION DE L’ÉVÈNEMENT

OBSERVATIONS DE BASE PRONOSTIC TECHNIQUE

SITUATION GÉNÉRALE

a) Description Générale de la Situation b) Pertes par secteurc) Population touchée et type de dommaged) Distribution géographique de l’impact, incluant le contexte géographique et la liste des

Communes touchées

PRINCIPALES INCIDENCES

a) Personnes hébergées dans des abris b) Nombre d’abris c) Morts d) Disparus e) Maison endommagées (Reportées) f) Ponts endommagés g) Routes endommagées h) Écoles endommagés i) Hôpitaux affectés



j) Aqueducs endommagés

SITES TOUCHÉS .

PROVINCE COMMUNE SITE

DESCRIPTION SECTORIELLE

AQUEDUCS XXX est l'institution chargée d'effectuer des évaluations techniques et de déterminer les travaux à réaliser dans la zone touchée.

AGRICULTURE

XXX est l'institution chargée d'effectuer des évaluations techniques et de déterminer les travaux à réaliser dans la zone touchée

ÉDUCATION XXX est l'institution chargée d'effectuer des évaluations techniques et de déterminer les travaux à réaliser dans la zone touchée

SANTÉ XXX est l'institution chargée d'effectuer des évaluations techniques et de déterminer les travaux à réaliser dans la zone touchée

TRANSPORTS XXX est l'institution chargée d'effectuer des évaluations techniques et de déterminer les travaux à réaliser dans la zone touchée

LOGEMENT XXX est l'institution chargée d'effectuer des évaluations techniques et de déterminer les travaux à réaliser dans la zone touchée.

.



ANNEXE 1

SOMMAIRE GÉNÉRALPAR SECTEUR ET MONTANT(DONNÉES PRÉLIMINAIRES)

SECTEUR MONTANT DES PERTES INVESTISSEMENT POUR LA RECONSTRUCTION

AQUEDUCS

ÉDUCATION

ROUTES ET PONTS

SANTÉ

LOGEMENT

TOTAL PERTES INVESTISSEMENT POUR LA RECONSTRUCTION

INVESTISSEMENT POUR LA RECONSTRUCTION



ANNEXE 2

SOMMAIRE GÉNÉRALPAR SECTEUR ET MONTANT(DONNÉES PRÉLIMINAIRES)

SECTEUR DOMMAGES INDIRECTS MONTANT DE L’INVESTISSEMENT

AGRICULTURE

ROUTES ET PONTS

LOGEMENT

TOTAL DOMMAGES

TOTAL INVESTISSEMENT

INVESTISSEMENT DOMMAGES INDIRECTS



ANNEXE 3

RAPPORT FINALASSISTANCE IMMEDIATE

SECTEUR D’ASSISTANCE INVESTISSEMENT

ALIMENTATION

CARBURANTS

MATELAS ET COUVERTURES

MATÉRIEL ET PROVISIONS

COÛTS D’OPÉRATION

CONTRAT DE SERVICES

Exécuté

En Exécution

LOCATION DE MACHINERIE

TRANSPORT AÉRIEN

TOTAL



ANNEXE 4

TABLEAUX SPÉCIFIQUES D’INCIDENCE

AQUEDUCS

AGRICULTURE

ÉDUCATION

ROUTES ET PONTS

DIGUES ET DRAGAGES

SANTÉ



Assistance Humanitaire Internationale

5



5.1. Gestion et Coordination de l'Aide Humanitaire Internationale



1. DESCRIPTION:

L’Aide Humanitaire offerte par les organismes internationaux et les représentants des gouvernements étrangers est gérée et coordonnée au niveau de cette Aire. Ses fonctions principales sont la demande d'assistance internationale, l'analyse des besoins et le suivi des offres d'aide internationale et la coordination pour l'envoi et l'arrivée de cette assistance au pays. Cette Aire aura par conséquent, une relation très étroite et un contact permanent avec le Corps Diplomatique accrédité dans le pays et les représentants des organismes internationaux/GACI.


Gérer et Coordonner l’assistance internationale avec les représentants des organismes internationaux et des gouvernements étrangers, qu’elle soit en espèces, en nature ou ressources humaines spécialisées, nécessaires pour la réponse en cas de situations de catastrophes.

3. FONCTIONS GÉNÉRALES:

a) Lorsqu’il sera activé, le COU, établira et maintiendra des contacts avec les missions diplomatiques accréditées dans le pays et les organismes internationaux afin de les tenir informés du développement de la situation, et tiendra un registre de toute l'information fournie et des organismes auxquels l’aide aura été envoyée.

b) Sur demande de la DTCOUN, il activera les procédures pour demander l'assistance internationale conformément aux procédures du MAE.

c) Orientera les donateurs sur les besoins, ainsi que sur la meilleure façon de faire parvenir leurs dons.

d) Analysera et fera un suivi des offres d'assistance internationale. e) Tiendra des registres à jour de l'assistance humanitaire internationale, reçue et livrée et

tiendra les missions diplomatiques et les organismes internationaux au courant de l'utilisation et de la gestion de l'assistance humanitaire.

f) Coordonnera avec la Section de Logistique la réception et la nationalisation de l'assistance humanitaire arrivée de l'étranger.

g) En coordination avec la DTCOUN, il demandera l'appui de groupes spécialisés en recherche et sauvetage selon les procédures établies dans le manuel du Groupe Consultatif International de Recherche et de Sauvetage du Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires des Nations Unies (INSARAG).

h) Tiendra les représentations diplomatiques et les organismes internationaux au courant.



4.2.4. INTÉGRATION

Responsable: Ministère des Affaires Étrangères

Institutions de Soutien : Ministère de la Planification et de la Coopération Externe/UCAONG

Ministère du Commerce et de l’Industrie Direction de l'Immigration et de l'Emigration d'Haïti Représentants de la Communauté Humanitaire/OCHA APN : Autorité Portuaire Nationale AAN : Autorité Aéroportuaire Nationale MTPTC : Ministère des Travaux Publics, Transports, et

Communications. Ministère des Finances / Douanes Ministère de l’Agriculture (Contrôle de

qualité/quarantaine).



5.2. Gestion et Coordination de l'Aide Humanitaire Internationale



PROCÉDURE No. 1


DÉNOMINATION: Élaboration de la Liste des Besoins

Aire de décision: Assistance Humanitaire InternationalePROCÉDURE: Gestion et Coordination de l'Aide Humanitaire InternationaleResponsable:

PORTÉE:

Dresser la liste des besoins à solliciter de la Communauté Internationale

INTRANTS :

a) Besoins identifiés par la Section de Logistique

ÉTAPES:

1. Il convient de noter que toute ressource identifiée doit répondre à un besoin spécifique.2. Les demandes d’aide humanitaire doivent spécifier le type et la quantité d’intrants

requis. (Annexe 1)3. Aucune demande ne sera reçue si elle ne remplit pas les conditions du paragraphe

précédent.4. Au cas où on aurait besoin de l’aide de groupes spécialisés en recherche et sauvetage,

elle sera régie par les dispositions établies dans les Procédures du Groupe Consultatif International de Recherche et de Sauvetage INSARAG.

5. Toute demande reçue devra être dûment enregistrée dans le journal qui est tenu à cette fin dans l’Aire.

PRODUITS :

a) Définition de la liste des besoins spécifiques à solliciter aux organismes internationaux, agences de coopération et gouvernements

b) Liste des ressources dûment identifiéesc) Sources possibles de don des ressources




a) Toute demande d’aide humanitaire devra être avalisée par le niveau politique. b) La Section de Logistique devra, de manière permanente, coordonner avec le

Coordonnateur de l’Aire Assistance Humanitaire, qui devra, de son côté, tenir le reste de la structure du COU au courant de ses démarches et de leurs résultats.

DÉFINITIONS :

INSARAG : International Search and Rescue Advisory Group (Groupe Consultatif International de Recherche et de Sauvetage)

ANNEXES:

No. 1 Contenu Proposé pour la Demande de Subvention






DÉNOMINATION: Contenu Proposé pour la Demande de Subvention

Aire de décision Assistance Humanitaire Internationale

JOUR/MOIS/ANNÉE HEURE:


DATE ET HEURE DE DÉBUT :

DÉPARTEMENT :

COMMUNE:

2. DESCRIPTION DES BESOINS:

2.1. Indiquer pour chaque catégorie:

a) Typeb) Quantitéc) Priorité

2.2 Catégories

a) Médicaments:b) Approvisionnements et Équipements de Santé c) Eau et Assainissement Environnemental d) Alimentatione) Abris/Articles non alimentaires/Logement/Électricité/Construction f) Logistique /Administrationg) Besoins de ressources humainesh) Besoins de sauvetage, recherche et opérations spécialesi) Besoins de ressources économiques



PROCÉDURE No. 2


DÉNOMINATION: Appel à l'Aide Humanitaire


PORTÉE :

Processus régulier par lequel la République d’Haïti fait appel à la Communauté Internationale pour solliciter des ressources qui ne sont pas disponibles dans le pays.

INTRANTS :

a) Décret d’État de Catastrophe et/ou de Calamité nationale; b) Rapport de dommages aux: personnes, propriétés, infrastructures et autres dommages; c) Besoins en matière d'assistance et d’aide humanitaire, d) Normes tarifaires et non tarifaires qui régiront la gestion de l’assistance et de l’aide

humanitaire; e) Points frontaliers habilités à recevoir l’assistance et l’aide humanitaire.

ÉTAPES:

Ministère des Affaires Étrangères de la République

1. S’assurer que l’appel à l’assistance humanitaire internationale réunisse les conditions établies et qu’il soit rédigé selon le format de l’Annexe 1.

2. Convoquer les missions diplomatiques et consulaires, de même que les directeurs des organisations internationales accréditées dans le pays, en leur expliquant le motif de cette convocation.

3. Le Ministre des Affaires Étrangères ou toute autre personne agissant en son nom, organisera la réunion et demandera au fonctionnaire du COU d’exposer la situation actuelle de l’urgence et de mettre l’accent sur le type d’assistance nécessaire.

4. Durant la réunion on remettra à chaque mission diplomatique, consulaire, ou organisation internationale les copies des documents suivants:

a) Le Décret Exécutif d’“État de Catastrophe et/ou de Calamité Nationale”



b) Le rapport de dommages aux: personnes, propriétés, infrastructures et autres dommages.

c) Les besoins en matière d'assistance et d’aide humanitaire.d) Les normes tarifaires et non tarifaires qui régiront la gestion de l’assistance et de

l’aide humanitaire.e) Les points frontaliers (aéroports, ports, et postes frontaliers terrestres) qui seront

habilités à recevoir l’assistance et l’aide humanitaire. f) Les critères de Réception de l’Assistance Humanitaire Internationale.

5. On communiquera l’état de la capacité logistique du pays pour la recevoir. 6. Une fois la rencontre terminée, il faudra communiquer les informations aux missions

diplomatiques et consulaires d’Haïti dans le monde, afin qu’elles se préparent à recevoir les offres d’assistance humanitaire.

7. Au cas où une offre est reçue par une ambassade ou un consulat étranger accrédité dans le pays, on passera la notification correspondante au Ministère des Affaires Étrangères pour qu’il entreprenne les démarches d’acceptation ou de refus des ressources

Corps Diplomatique Haïtien

a) Coordonner les offres d’assistance humanitaire internationale dans le pays hôte.b) Si l’offre est reçue par les missions diplomatiques et consulaires de la République d’Haïti,

celles-ci transmettront la notification correspondante au Ministère des Affaires Étrangères à travers une voie efficace et rapide, devenant ainsi les coordonnateurs chargés de faire parvenir les ressources de l’aide humanitaire internationale au pays en temps utile et dans les formes.

c) Assurer le suivi des offres d’assistance humanitaire internationale que le Ministère des Affaires Étrangères lui aura assignées.

PRODUITS :

a) Communauté internationale dûment informée de l’état de situation actuelle et des besoins d’assistance humanitaire internationale requis.

b) Corps diplomatique assurant le suivi des offres de l’assistance.




a) Toute démarche d’assistance humanitaire sera fondée sur les besoins préalablement identifiés par le COUN y traitée par l’intermédiaire du Ministère des Affaires Étrangères.

DÉFINITIONS :

APPEL: Processus par lequel la République d’Haïti sollicite et accepte des ressources de la coopération internationale en matière d’assistance humanitaire.

ANNEXES:

No. 1 Format d’Appel à l’Assistance Humanitaire Internationale






DÉNOMINATION: Format d’Appel à l’Assistance Humanitaire Internationale


Appel à l’Assistance Humanitaire Internationale, pour contribuer à la réponse à l’urgence causée par (indiquer le nom ou l’identification de l’évènement:)

Note: Le peuple et le gouvernement Haïtien, ainsi que les personnes touchées par cet évènement remercient les donateurs qui s'abstiennent d'envoyer des spécialistes, des missions, des articles et des produits qui n’ont pas été spécifiés dans cette demande.

Nous vous remercions d’avance pour votre coopération solidaire


Date:

Contact dans le paysNom:Coordonnateur (rice)Numéros de téléphoneCourrier électronique:Compte pour les dépôts monétaires internationaux Banque de…, No. …. au nom de ……

Principes d’Action.

1. L’assistance et l’aide humanitaire doivent être officiellement sollicités à travers les canaux correspondants. Aucun pays n’enverra une assistance sans ce préalable, qui doit être une norme pour garantir son efficacité.

2. Aucun pays n’enverra une assistance internationale sans le consentement exprès du pays touché et une fois qu’elle arrive dans ce pays, elle sera régie par la législation nationale.

3. Toute assistance sera reçue sous forme de dons non remboursables, sauf accord contraire, auquel cas le pays apportant l’assistance doit préalablement en informer le pays touché.


1. Synthèse des dommages déclarés à la date de cette demande

2. DOMMAGES AUX PERSONNES AMPLEURDécédéesDisparuesBlesséesSinistréesAbritées3. DOMMAGES À LA PROPRIÉTÉ AMPLEURCommunautés touchéesLogements endommagésLogements détruitsCentres d’hébergement habilités4. DOMMAGES AUX INFRASTRUCTURES

PUBLIQUESAMPLEUR

PontsHôpitaux Bâtiments scolaires5. AUTRES DOMMAGES AMPLEUR

Source: EDAN.

2. Besoins en matière d'assistance humanitaire

DESCRIPTION DE LA DEMANDE

(Chaque groupe doit apporter ses équipements, outils et

accessoires pour réaliser son travail)

QUANTITÉS DEMANDÉES

(Spécifier le système de mesure et l’équivalence

avec le système métrique décimal)

QUANTITÉS OFFERTES

(Spécifier le système de mesure et l’équivalence avec le

système métrique décimal)

1. Assistance technique (Répertorier les spécialités requises)

2. Lutte contre les incendies

3. Équipes de secours



(Répertorier les spécialités requises)

4. Équipe de recherche, sauvetage et soins pré-hospitaliers

5. Administration des centres d’hébergement

6. Services de santé (physique et mentale)

7. Administration des Centres d’Approvisionnement

8. Autre type d’aide humanitaire

EXIGENCES ET NORMES EN VIGUEUR DANS LE PAYS

(Liste des exigences et normes tarifaires et non tarifaires pour l’entrée sur le territoire des personnes et de l’aide humanitaire dans le pays)

Décrire les conditions nécessaires pour l’entrée des personnes sur le territoire

Il n’y a pas de d’interdictions expresses pour l’entrée de matériel et d’instruments de travail des équipes de recherche et de sauvetage, mais les unités canines et leurs aliments, devront satisfaire aux normes sanitaires et de vaccination établies dans les règlements de l’INSARAG.

L'entrée de l'aide alimentaire et de boissons, vêtements et chaussures, produits pharmaceutiques et médicaux, insecticides, fumigènes, et autres produits connexes avec le travail des équipes de recherche et de sauvetage, est régie par les normes sanitaires, phytosanitaires et de santé animale internationales, de même que la date d’expiration pour leur utilisation sûre.

3. Besoins en matière d'aide humanitaire





(Spécifier le système de mesure et l’équivalence avec le système métrique décimal)

QUANTITÉS OFFERTES

(Spécifier le système de mesure et l’équivalence avec le système

métrique décimal)

1. Matériels Dangereux

2. Gestion des morgues provisoires

3. Télécommunications (Équipements et mécanismes permettant d’assurer la communication et le partage d’informations)

4. Travaux Publics et Ingénierie

5. Énergie

6. Logistique (transport et équipement)

7. Eau et Assainissement (privilégier les équipements et les produits pour la purification de l’eau. Éviter de demander de l'eau embouteillée et en récipients)

8. Sécurité alimentaire et nutritionnelle (Aliments





(Spécifier le système de mesure et l’équivalence avec le système métrique décimal)

QUANTITÉS OFFERTES

(Spécifier le système de mesure et l’équivalence avec le système

métrique décimal)

divers, vivres, grains et céréales de consommation habituelle de la population. Éviter de demander des conserves qui ne sont pas de consommation courante dans le pays).

9. Sécurité et Ordre Public

10. Autres produits absolument nécessaires



PROCÉDURE No. 3


DÉNOMINATION: Démarches auprès des Donateurs


PORTÉE :

Contacter les donateurs potentiels afin d’obtenir les ressources demandées dans l’Appel à l’Assistance.

INTRANTS :

a) Appel à l’Assistance Humanitaire Internationale b) Liste des donateurs potentiels

ÉTAPES:

1. Vérifier la liste des donateurs potentiels selon le type de ressources nécessaires2. Contacter les donateurs à travers les différents moyens disponibles pour leur faire part

de la nécessité de leur collaboration. 3. Fournir aux donateurs les informations pertinentes en vue d’obtenir les dons

appropriés :

Type et qualité des produits nécessaires Dons qui ne sont pas nécessaires Sites pour la livraison des dons

4. Écrire une note de remerciement pour chaque donateur ou entreprendre les démarches d’exemption de l’impôt correspondant, le cas échéant.

PRODUITS :

a) Donateurs contactés et informés des besoins




a) Il faut élaborer à l’avance une liste des donateurs potentiels et établir une coordination en vue de discuter, en temps normaux, des stratégies de collaboration pour les situations d’urgence.

DÉFINITIONS

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 4


DÉNOMINATION: Préparer la Réception et le Suivi


PORTÉE :

Recevoir au nom de l’État et du gouvernement de la République d’Haïti, les ressources provenant de l’Assistance Humanitaire Internationale et procéder à leur entrée dans le pays.

INTRANTS :

a) Documents contenant les offres d’aide humanitaire dûment officialisées et confirmées.b) Connaissement de l’embarcation ou Waybill: qui est le contrat de transport et la

vérification que la cargaison a été livrée à bord au cas où les ressources d’assistance auront été confirmées.

c) Listes du personnel des missions humanitaires internationales, ou des groupes de recherche et de sauvetage spécialisés, dûment confirmées et officialisées, le cas échéant.

d) Système d’enregistrement et de contrôle des produits activé et fonctionnel.

ÉTAPES:

Dons en Espèces:

1. Recevoir la documentation qui garantit l’envoi des ressources, afin de confirmer les ressources et leur destinataire; il faut vérifier au moins:

La feuille de route ou Waybill s’il s’agit de transport terrestre ou aérien. Pour le transport maritime, il s’agit du Connaissement ou Bill of Lading. Le Manifeste de la Cargaison: ce document notifie le type de produit, sa provenance

et sa destination et est utile pour la compréhension et l’utilisation des autorités douanières dans le pays d’accueil

Bordereau d’expédition (Packing list): l’idéal est que le fret soit accompagné de cette liste qui identifie le colisage de la cargaison colis par colis, bien que ce ne soit pas une obligation pour le fournisseur. Ceci n’est applicable que si le fournisseur est le siège d’une organisation dans un autre pays.



Attestation de dons: dans laquelle il est indiqué que la cargaison reçue constitue un don et n’a donc pas de but lucratif. Ceci est important pour les démarches d’exonération d'impôts.

Certificat phytosanitaire: il est utilisé lorsque la cargaison contient des produits alimentaires de toute sorte.

Déclaration de matériels dangereux: elle est annexée lorsque la cargaison contient un produit chimique qui requiert des soins, une manipulation ou vérification spéciale par exemple, insecticides, réactifs de laboratoire, produits pour la purification de l’eau, entre autres.

2. Si tel est le cas, il faudra vérifier que toutes les ressources soient justifiées par une note rédigée par la représentation diplomatique du pays de provenance.

3. Décharger et classifier les dons pour leur vérification et comptage physique, sur la base de la documentation correspondante. De même, chaque institution selon sa compétence se chargera d’effectuer les contrôles respectifs.

4. Préparer le procès-verbal de réception des dons, sur la base de la documentation reçue, celle qui par la suite devra être approuvée par l’audit et les institutions concernées.

5. Saisir les ressources dans le système d’enregistrement.6. Transmettre les copies des procès-verbaux de réception des dons au COUN.

Ressources Humaines

A. Missions Humanitaires Internationales

1. Le COUN fournira à la Direction de l’Immigration, la liste des personnes faisant partie de la mission humanitaire internationale.

2. Lorsqu’une ou plusieurs personnes qui font partie de la mission ne figurent pas dans la liste préalable et qu’on aura confirmé qu’elles en font partie, il faudra coordonner avec le délégué de l’immigration en service pour qu’il entreprenne les consultations nécessaires auprès de l’instance supérieure pour voir s’il est possible de l’inclure, moyennant l’identification préalable, l’accréditation et la conformité avec les exigences minimum nécessaires en matière d’immigration requises par la Loi.

3. Une fois que l’on aura vérifié que toute la documentation est conforme, on procédera à autoriser son entrée sur le territoire.

4. Il faudra coordonner avec la Police Nationale afin d’assurer la sécurité nécessaire des personnes, des installations et des biens qui le requièrent.



B. Personnel Spécialisé en Recherche et Sauvetage

1. Le délégué du COUN au port d’entrée vérifie que le groupe de recherche et sauvetage a bien été sollicité par l’autorité compétente et qu’elle détient l’accréditation délivrée par l’INSARAG.

2. Si le groupe a été sollicité, on demandera au délégué de l’immigration de vérifer que la liste des personnes faisant partie du groupe correspond à la liste antérieurement transmise par l’organisme de parrainage, ambassade ou consulat. Si un des membres du groupe ne figure pas sur la liste, on procédera tel qu’indiqué au paragraphe b) du point précédent.

3. Si le groupe n’a pas été sollicité, ou ne détient pas la certification ou l’accréditation nécessaire, le délégué de l’immigration en service après consultation avec l’instance supérieure correspondante refusera l'entrée dans le pays.

4. Une fois qu’on aura vérifié que toutes les conditions sont remplies et que toute la documentation est en ordre, on procédera à autoriser l'entrée dans le pays.

5. L’agent douanier en service moyennant consultation préalable avec l’instance supérieure correspondante, procédera rapidement à effectuer la révision de l’équipement et des véhicules que le groupe fait rentrer dans le pays, selon ce qui est exigé par la Loi et en dressera un inventaire. Après il procédera à autoriser leur admission sur le territoire.

6. Il faudra coordonner avec la Police Nationale afin d’assurer la sécurité nécessaire des personnes, des installations et des biens qui le requièrent.

PRODUITS

a) Ressources d’Assistance Humanitaire Internationale bien reçues et entreposées dans le pays.


a) Pour la réception et l’entreposage des ressources provenant de l’Assistance Humanitaire Internationale, toutes les institutions ayant une certaine compétence en matière de réception de marchandises ou de personnes devront y participer.

b) Une fois que les ressources matérielles sont admises à entrer sur le territoire national, elles se convertiront en biens publics et par conséquent seront soumises à la vérification de l’organisme de contrôle du pays.



c) Toute ressource provenant de l’Assistance Humanitaire une fois admise sur le territoire national, devra être livrée à la Section de Logistique pour son administration.

DÉFINITIONS :

INSARAG : International Search and Rescue Advisory Group (Groupe Consultatif International de Recherche et de Sauvetage)

ANNEXES:

Pas d’Annexe




Information Publique

6



Aire de Diffusion des Informations Publiques



1. DESCRIPTION:

Elle est chargée de produire toutes les informations nécessaires concernant la situation et l’évolution de l’évènement, qui doivent être diffusées au public en général à travers les différents médias sociaux et faciliter les bonnes relations avec le public interne et externe.


Fournir des informations fiables à l’opinion publique à travers les différents médias sociaux et aider les différents fonctionnaires du COU lors des conférences de presse dès son activation.

3. FONCTIONS GÉNÉRALES:

a) Diffuser des informations au cours de la phase d’alerte précoce ainsi que pendant et après l’évènement.

b) Tenir les mécanismes d’information à jour, de telle sorte qu’elles parviennent le plus rapidement possible à la population.

c) Établir et maintenir un réseau de communication, à travers lequel seront diffusées les informations officielles du COU.

d) Accréditer les journalistes et les médias qui couvrent la source d’information.e) Élaborer des plans alternatifs de diffusion d’informations. f) Établir une base de données journalistique, aussi bien internes qu’externes. g) Créer et maintenir des flux d’informations interinstitutionnelles. h) Garantir la fiabilité des informations fournies par les institutions du COU. i) Guider les journalistes dans la gestion des informations sur l’évolution de l’évènement.j) Conserver un fichier des informations diffusées par les médias nationaux et

internationaux.k) Coordonner et conseiller les autorités lors des conférences de presse. l) Produire des informations spécialisées pour les groupes vulnérables (personnes

handicapées, personnes âgées, etc.).m) Monitoring continu du climat de l’opinion relative aux informations émises par le COU.

4. INTÉGRATION

Responsable: Direction de la Protection Civil

Institutions de Soutien Ministère de l´Intérieur et des Collectivités Territoriales Ministère de la Culture / Médias Alliance pour la Gestion des Risques et la Continuité des

Activités. AGERCA



f.1. Diffusion des Déclarations d’Alertes à la Population



PROCÉDURE No. 1


DÉNOMINATION: Conférence de Presse

Aire de décision: Information PubliquePROCÉDURE: Diffusion des Déclarations d’Alertes à la PopulationResponsable:

PORTÉE :

Coordonner la réalisation de la conférence de presse pour informer la population, à travers les médias, de la Déclaration d’Alerte.

INTRANTS :

a) Bulletin de presse officiel b) Cartes et photos si nécessaires (infographie)

ÉTAPES:

1. Définir les thèmes qui seront abordés durant la conférence de presse. 2. Contacter le porte-parole officiel. 3. Définir la date, l’heure et le lieu de la conférence de presse.4. Conseiller le Directeur de la Protection Civile sur l'utilisation rationnelle de l'information. 5. Désigner un modérateur pour la conférence de presse et établir des règles pour les

journalistes.6. Mettre le guide pour les médias à jour. 7. Rédiger et envoyer les invitations aux médias. 8. Vérifier la réception des informations et confirmer la présence des médias invités.9. Aménager le lieu de la conférence pour fournir aux journalistes les facilités et

fonctionnalités qui leur seront nécessaires.10. Distribuer le communiqué de presse et le publier sur le site Web du COU.

PRODUITS :

a) Bulletins de presse distribués b) Medias informés




a) Organiser des conférences de presse lorsqu'il est nécessaire de communiquer des informations très importantes et d'intérêt public.

b) Offrir un traitement équitable à tous les medias.

c) Diffuser les informations avec transparence et de manière opportune.

DÉFINITIONS

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 2


DÉNOMINATION: Diffusion des Alertes

Aire de décision: Information PubliquePROCÉDURE: Diffusion des Déclarations d’Alertes à la PopulationResponsable:

PORTÉE

Fournir à la population à risque des informations sur la Déclaration d’Alerte, à travers les médias.

INTRANTS :

a) Information précise sur la Déclaration d’Alerte.

ÉTAPES:

a) Envoyer les informations sur la Déclaration d’Alerte aux medias.b) Vérifier la réception de l'information par les medias. c) Envoyer les informations sur la Déclaration d’Alerte aux médias alternatifs. d) Diffuser les informations sur la Déclaration d’Alerte à travers les nouveaux médias.e) Demander aux compagnies de téléphonie cellulaire de diffuser les informations sur les

téléphones de leurs clients au moyen de messages textes (SMS). f) Demander aux chaînes de télévision d’inclure la Déclaration d’Alerte dans leurs

programmations habituelles. g) Faire le suivi des couvertures et de la portée de la diffusion.

PRODUITS :

a) Institutions du système dûment informéesb) Organisations internationales informées c) Population informée




a) Traitement équitable des médias

b) Opportunité de la diffusion

DÉFINITIONS :

MÉDIAS ALTERNATIFS :Médias non conventionnels et à caractère local: Leaders communautaires, Tracts, Hautparleurs, etc.

ANNEXES:

Pas d’Annexe




6.2. Diffusion de l'Information



PROCÉDURE No. 1


DÉNOMINATION: Classification de l'Information

Aire de décision: Information PubliquePROCÉDURE: Diffusion de l'InformationResponsable:

PORTÉE:

Choisir de manière adéquate l’information émanant des Sections du COU afin de garantir une fiabilité durant la diffusion.

INTRANTS :

a) Rapports de situation validés

ÉTAPES:

1. S’assurer que les informations reçues sont définitives et approuvées par la Direction de la Protection Civile.

2. Solliciter l’appui du Chef des Opérations afin de sélectionner les informations contenues dans le rapport qui seront diffusées à la population.

3. Analyser le langage qui sera utilisé pour transmettre les informations aux médias.4. Proposer un texte pour la transmission de l’information.

PRODUITS:

a) Informations dûment classifiées en vue d'un usage public


a) S’assurer que les informations fournies par les Aires du COUN sont claires, opportunes et exactes.

b) Consulter les spécialistes des Aires du COUN si nécessaire, afin de clarifier ou de compléter les données.



DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 2


DÉNOMINATION: Déterminer les Messages et les Canaux de Diffusion


PORTÉE :

Choisir les messages d’autoprotection et les moyens les plus pertinents pour orienter la communauté au sujet de l’évènement.

INTRANTS :

a) Thèmes approuvés pour les messages de protectionb) Portée des messages de protection

ÉTAPES:

1. Élaborer un guide de contenus des messages à travers la radio, la presse écrite et télévisée et les nouveaux médias (si nécessaire)

2. Consulter les spécialistes au sujet des contenus sélectionnés.3. Analyser les recommandations et faites des changements si nécessaire. 4. Élaborer les produits.5. Réviser et incorporer les modifications finales.6. Coordonner et superviser l'édition et l'impression du matériel de communication.

PRODUITS :

a) Messages conçus et prêts à être diffusés


1. Les messages doivent être clairs et exacts.2. Les messages doivent répondre aux besoins d’informations de la communauté pour son

autoprotection. 3. Les messages doivent orienter et sensibiliser la communauté.



4. Il est nécessaire d’avoir des équipements et des intrants pour préparer des messages audiovisuels et imprimés.

DÉFINITIONS :

GUIDE DE CONTENUS: Texte contenant des détails précis, authentiques et vérifiés par les techniciens des messages d’autoprotection, qui sert de guide pour les producteurs de messages audiovisuels et imprimés.

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 3


DÉNOMINATION: Conception du Plan de Campagne


PORTÉE :

Définir la procédure à suivre pour concevoir de manière efficace un plan pour la production et la diffusion de la campagne.

INTRANTS :

a) Messages conçus et prêts à être diffusés

ÉTAPES:

1. Convenir les objectifs de la campagne avec le Directeur de la Protection Civile. 2. Obtenir des informations sur les coûts de production et de diffusion. 3. Préparer le projet de plan de campagne en fonction de ce qui suit :

a) Identifier l’essentiel du ou des problèmes qui seront ciblés par la campagne dans la Section Analyse. Expliquer pourquoi le problème doit être abordé et fournir des détails sur la manière dont la campagne atteindra son objectif. Il est indispensable de donner des raisons convaincantes pour la campagne.

b) Décrire brièvement la méthodologie de recherche, et ensuite fournir une explication détaillée des résultats de la recherche et des implications pour la campagne.

c) Développer des “Points de message” et énumérer les points essentiels des messages de la campagne dans un format d’illustrations qui soit de lecture facile. Ces messages doivent remédier ou résoudre les problèmes identifiés à travers la recherche.

d) Développer les objectifs et les stratégies, notamment un résumé complet étape et par étape des stratégies qui seront mises en œuvre durant la campagne.

e) Inclure une ventilation des coûts et matériels, ainsi que les effets bénéfiques attendus de chaque composante de la campagne.

f) Ajouter une rubrique “Conclusions” dans laquelle sera présenté un bref résumé du plan de campagne. Le ton doit être simple et convaincant.



4. Déterminer les responsabilités de production et de diffusion.

PRODUITS :

a) Plan de campagne élaboré, financé et approuvé par le Directeur Technique du COUN


a) Le plan de campagne devra être approuvé par le Directeur Général du COUb) Le plan de campagne devra être focalisé sur la sensibilisation de la population cible de la

campagne

DÉFINITIONS :

PLAN DE CAMPAGNE: Stratégie visant à sensibiliser la population sur les moyens de protection face aux risques potentiels.

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 4


DÉNOMINATION: Diffusion de Messages d’Autoprotection


PORTÉE :

Fournir des informations exactes et pertinentes à la population, à travers les médias.

INTRANTS :

a) Informations confirmées par l’Aire des Opérations

ÉTAPES:

1. Stratégie de diffusion.2. Préparer et tenir un guide des médias à jour, avec les noms des journalistes qui couvrent

la source, les leaders communautaires et les directeurs d’opinion, les numéros de téléphone, les numéros de fax et les adresses de courrier électronique.

3. Déterminer d’autres sources alternatives de diffusion. 4. Envoyer les produits (imprimés, audiovisuels, messages radio) à travers les canaux

respectifs, selon les exigences des médias. 5. Envoyer les produits aux leaders communautaires et aux directeurs d’opinion. 6. Confirmer la réception des informations.

PRODUITS:

a) Messages transmis et population sensibilisée.


a) Tout communiqué devra être approuvé par le Directeur Général du COU



DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No 5


DÉNOMINATION: Formulation du Communiqué de Presse


PORTÉE :

Définir les paramètres pour rédiger un communiqué à l’intention de la presse nationale et internationale.

INTRANTS :

a) Informations confirmées par l’Aire des Opérations

ÉTAPES:

1. Déterminer les informations qu’il est nécessaire d’inclure dans le communiqué.2. Rédiger le communiqué en termes précis.3. Envoyer le brouillon au Directeur Général pour approbation.4. Si le communiqué a été approuvé, lancer les impressions nécessaires pour qu’il y ait une

quantité suffisante disponible.

PRODUITS :

a) Communiqué de presse rédigé, approuvé et imprimé


a) Tout communiqué doit être approuvé par le Directeur Général du COU

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions



ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 6


DÉNOMINATION: Préparation et Invitation à la Conférence de Presse

Aire de décision: Information PubliquePROCÉDURE : Diffusion de l'InformationResponsable:

PORTÉE:

Définir les paramètres nécessaires pour préparer et inviter les médias à la conférence de presse.

INTRANTS:

a) Communiqués de presse imprimésb) Répertoire des médias

ÉTAPES:

1. Coordonner la préparation et l’aménagement de la salle de presse avec l’aide de la logistique interne du COUN, en termes de:

a) Nettoyage et agencement de la salleb) Éclairage nécessairec) Table et chaises pour les personnes qui présideront la conférenced) Moyens de projection et sonorisation nécessairese) Podium pour l’orateur principal f) Impressions en quantité suffisante

2. Faire les tests nécessaires pour s’assurer que tous les équipements fonctionnent, notamment l’accès à Internet de haut débit qui pourra être utilisé par les journalistes.

3. Envoyer une communication aux points focaux des médias pour les inviter à la conférence.

4. Préparer un ordre du jour pour la conférence, en incluant les rubriques suivantes:

a) Raison de la conférenceb) Autorités qui la présideront



f) Description de la situationg) Déclaration d’alerte si c’est la raison de la conférenceh) Espace pour les questions et réponses

5. S’assurer que tous les points focaux des médias aient reçu l’invitation. 6. Dresser une liste pour vérifier la présence des médias.7. Préparer le communiqué de presse qui sera distribué aux médias.

PRODUITS :

a) Conférence de presse dûment préparéeb) Conférenciers informésc) Médias invitésd) Communiqué de presse disponible


a) Le Responsable de l’Aire Information Publique devra s’assurer que tout ce qui est décrit dans le protocole soit intégralement respecté.

b) Tout problème fortuit qui n’aurait pas été prévu devra être résolu immédiatement par le responsable de l’Aire ou par l’un de ses collaborateurs, afin que la conférence de presse puisse se dérouler sans retards ni inconvénients.

c) S’assurer d’avoir invité tous les médias possibles.

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

No. 1 : Répertoire des Médias




ANNEXE No 1 de la PROCÉDURE No 6


DÉNOMINATION: Format de Répertoire des Médias

Aire de décision: Information Publique

NOM DU MÉDIA PERSONNE À CONTACTER MOYEN DE LA CONTACTER

Bureau:Adresse:Téléphone:E-mail:Bureau:Adresse:Téléphone:E-mail:Bureau:Adresse:Téléphone:E-mail:Bureau:Adresse:Téléphone:E-mail:



PROCÉDURE No. 7


DÉNOMINATION: Déroulement de la Conférence de Presse


PORTÉE :

Coordonner le déroulement de la conférence de presse pour informer la population sur les sujets d’intérêt, à travers les médias.

INTRANTS :

a) Communiqué de presse imprimé et disponibleb) Salle de presse préparéec) Conférenciers informés

ÉTAPES:

1. Installer une table de réception en dehors de la salle de presse afin de noter les médias présents. Annexe 1.

2. Une fois le média enregistré, il faut installer les journalistes à la place qui leur est réservée.

3. Faciliter l’accès à l’énergie électrique et dans la mesure du possible satisfaire tous les besoins des journalistes.

4. Avoir un enregistreur vocal et vidéo pour sauvegarder la conférence.5. Lorsque l’heure programmée pour le déroulement de conférence arrivera, annoncer

qu’elle débute. 6. Installer les conférenciers et faire une brève présentation. 7. Démarrer la conférence conformément à l’ordre du jour préalablement préparé.8. Une fois la partie descriptive terminée, il faut annoncer aux journalistes que la phase des

questions va commencer.9. Assurer la modération de la conférence en établissant un ordre dans les interventions

des différents médias, et en limitant les interventions qui sont hors du sujet à l'ordre du jour.

10. Mettre fin à la conférence.



11. Le cas échéant et si les autorités en décident ainsi, indiquer aux journalistes que des déclarations spécifiques peuvent être faites pour les médias qui le désirent.

12. Distribuer le communiqué de presse et demander un appui technique pour le publier sur le site Web du COUN.

13. Une fois la conférence terminée, faire une révision des enregistrements et rédiger une note d’appréciation pour le Directeur Général.

14. Diffuser le communiqué et les produits liés à la conférence à travers les canaux de communications pertinents.

PRODUITS :

a) Conférence réalisée selon ce qui a été planifiéb) Communiqués de presse distribués


Durant le déroulement de la conférence on devra accorder un traitement équitable à tous les médias.

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 8


DÉNOMINATION: Évaluation de la Couverture

Aire de décision: Information PubliquePROCÉDURE Diffusion de l'InformationResponsable:

PORTÉE:

Déterminer le niveau de couverture des informations transmises en faisant un suivi des différents médias.

INTRANTS :

a) Liste des médias présents à la conférenceb) Répertoire des médias

ÉTAPES:

1. Après la conférence, distribuer parmi les collaborateurs de l’Aire les horaires des différents bulletins d’information, aussi bien des différentes chaines de télévision que des principales stations de radio.

2. Préciser qu’ils devront vérifier en notant la couverture de l’information, le segment dans lequel elle a été incluse, et le temps alloué par le média.

3. Avec la presse écrite on devra tenir compte des mêmes indicateurs précédents. 4. Enregistrer l’information en remplissant la matrice correspondante. Annexe 15. Noter les conclusions et recommandations découlant du suivi pour en tenir compte la

prochaine fois. 6. Informer le Directeur Technique des résultats de la diffusion.

PRODUITS :

a) Niveau de couverture des informationsb) Mesures correctives approuvée si nécessaire


a) Toute mesure de couverture doit être archivée dans le but d’avoir un registre historique.



b) Les mesures correctives qui sont mises en œuvre doivent être coordonnées avec le Chef des Opérations du COU.

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

No. 1: Matrice d’Enregistrement des Informations Relatives à la Couverture Médiatique




ANNEX No 1 PROCÉDURE No 8


DÉNOMINATION: Matrice d’Enregistrement des Informations Relatives à la Couverture Médiatique

Aire de décision: Information Publique

MÉDIAS HORAIRE ÉCHELLE DE COUVERTURE

TEMPS ALLOUÉ PERTINENCE REMARQUES



Désactivation du COU

7



7.1. Annulation de l’État d’Alerte et Désactivation du COUN



PROCÉDURE No. 1


DÉNOMINATION: Rapport de Situation

Aire de décision: Désactivation du COUPROCÉDURE: Annulation de l’État d’Alerte et Désactivation du COUNResponsable:

PORTÉE :

Définir les exigences pour l’élaboration et la présentation des rapports d’opérations de la réponse aux urgences ou aux catastrophes.

INTRANTS :

a) Rapport de situationb) Rapports techniques et scientifiques de l’évènement

ÉTAPES:

1. Obtention de l’Information.

Provenance :

a) Compilation et résumé des rapports partiels provenant des COU Départementaux.

b) Compilation et résumé des rapports émanant des Institutions Publiques impliquées dans la gestion générale de l’Urgence ou de la Catastrophe

2. Contenu Général (Annexe 1)

Le rapport doit contenir toutes les informations sollicitées, ainsi que leur propres annexes telles que: Graphiques, images, statistiques.

3. Présentation des informations

a) Les informations se présentent à la DTCOU comme indiqué au point précédent quant à la périodicité.

b) Lorsqu’il est nécessaire de présenter un rapport au niveau politique, ce sera au Directeur de la Protection Civile de le faire avec l’appui de la DTCOU.



c) Lorsque le Conseil des Ministres se trouve en session permanente, le rapport de situation est remis à Monsieur le Président et aux Ministres, au moment de son élaboration et sera discutée au cours des réunions programmées.

PRODUITS:

a) Rapport sur l’état actuel de la situation pour prendre les décisions correspondantes.


a) Les Directions Départementales de la PC, les équipes d’évaluation des dommages et le personnel des opérations sur le terrain des institutions prépareront et feront parvenir au COUN les rapports préliminaires et finaux de situation.

b) Les représentants institutionnels du COUN feront la coordination avec les équipes de travail.

c) La Section de Planification et Information procèdera à diffuser toutes les informations.

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

No. 1 Modèle de Rapport des Opérations






DÉNOMINATION: Modèle de Rapport des Opérations


CENTRE D’OPÉRATIONS D’URGENCE NATIONAL (COUN)

Documents No.______________

1. LIEU DE L’ÉVÈNEMENT

Département Localité

Commune

Caractéristiques Géographiques de la Zone


ANNÉE MOIS JOUR HEURE


2. TYPE D’ÉVÈNEMENT: _______________________________________________________

3. DÉVELOPPEMENT ET ANALYSE DE LA SITUATION

4. ACCÈS À LA ZONE

TYPE DE VOIES D’ACCÈS

ÉTAT DE LA VOIE D’ACCÈS

TYPE NOM DE LA VOIE D’ACCÈS

AUCUN DOMMAGE

ENDOMMAGÉ PASSAGE CONTRÔLÉ

DÉTRUITE VOIE D’ACCÈS ALTERNATIVE

TERRESTRE

FLUVIAL

MARITIME

AUTRES



Condition spéciale sur les routes endommagées et passage contrôléDEGRÉ DE DANGER

CAUSES

LIEU

ÉTAT DE LA SITUATION

CONDITION

VOIES ALTERNATIVES EN UTILISATION

RECOMMANDATIONS


ÉVÈNEMENTS COLLATERAUX




6. LOCALITÉS TOUCHÉES.- LIEU ET NOMBRE DE PERSONNES

LIEU GÉOGRAPHIQUE POPULATION TOUCHÉE

HOMMES FEMMES

LOCALITÉ SECTEUR NO. DE FAMILLES ADULTES ENFANTS ADULTES ENFANTS

TOTAL

7. POPULATION DÉPLACÉE

DESTINATION POPULATION

PROVENANCE CAUSE LIEU SECTEUR # FAMILLES #. PERSONNES

Total



8. STRUCTURES VITALES ET SERVICES AFFECTÉS

STRUCTURES VITALES ÉTAT DU SYSTÈME

AUCUN DOMMAGE

ENDOMMAGÉE ET/OUSERVICE RÈGLEMENTÉ

DÉTRUITE

AQUEDUCS ET CANAUX

ENERGIE ÉLECTRIQUE

TÉLÉCOMMUNICATIONS

SANTÉ

AUTRES.

9. PROJECTIONS CONCERNANT LA SITUATION



10. MOYENS DE COORDINATION ET D’EXÉCUTION

11. BESOINS

# DÉPARTEMENT RESSOURCE/DÉTAIL TYPE QUANTITÉ PRIORITÉLOCAL. COMUN AUTRE

12. RECOMMANDATIONS:

RESPONSABLE:



PROCÉDURE No. 2


DÉNOMINATION: Réévaluation du Niveau d’Alerte


PORTÉE :

Faciliter l’évaluation du niveau d’alerte et sa diminution graduelle au Centre d’Opérations d’Urgence National.

INTRANTS :

a) Rapport de situation b) Rapports techniques sur l’évolution de l’évènement

ÉTAPES:

1. Évaluer la situation de l’alerte et la nature de l’évènement conjointement avec les liens et le COUN.

2. Pour réaliser cette évaluation, les critères suivants devront être pris en compte:

a) Si les conséquences de l’évènement continuent de susciter des crises.b) Si l’opération conjointe est toujours nécessaire.c) Si l’évènement continue de représenter une menace pour la population.

3. Si les besoins et la situation se maintiennent au même niveau de gravité donc, il faudra maintenir l’état d’alerte et par conséquent le niveau d’activation.

4. Si l’évaluation démontre la nécessité de désactiver le système de coordination interinstitutionnelle, cela devra se faire de manière progressive pour que cet état d’activation corresponde aux besoins des opérations. Pour ce faire, le Directeur du COUN devra analyser la situation conjointement avec les Coordonnateurs des Aires pour déterminer lesquels seront désactivées.

5. Lorsqu’on aura déterminé quelle Aire du COUN sera désactivée, on fera l’annonce respective et on demandera au Coordonnateur de soumettre le rapport correspondant.



6. Ensuite, il faudra réaliser une nouvelle analyse afin de déterminer la désactivation totale du COUN, auquel cas il faudra préparer un Rapport Final de l’Urgence.

7. Dans la phase normale, les représentants se réintègrent à leurs Institutions et reprennent leurs activités habituelles.

PRODUITS:

a) Informations techniques suffisantes pour prendre la décision de réévaluer l’état d’alerte.


a) Au moment de déterminer le changement au niveau de l’alerte, les institutions correspondantes devront être informées par écrit.

b) Cette condition doit être appliquée de façon continue. c) Suggérer au commandement supérieur le changement d'alerte.d) Au moment de déterminer le changement d'alerte il faut informer les institutions

concernées par écrit.

DÉFINITIONS :

Pas de Définitions

ANNEXES:

Pas d’Annexe




PROCÉDURE No. 3


DÉNOMINATION: Désactivation COU


PORTÉE :

Transmettre les critères techniques au niveau politique pour désactiver le COUN

INTRANTS :

a) Rapport de situationb) Recommandation de l’expertise technique et scientifique

ÉTAPES:

a) Vérifier avec les organismes scientifiques correspondants, la situation actuelle du phénomène afin déterminer s’il continue de représenter une menace.

b) Sur la base des informations précédentes, déterminer si le maintien d’une opération conjointe reste nécessaire.

c) Soumettre un rapport détaillé au Directeur National de la Protection Civile dans lequel on fait un compte rendu de la situation afin que celui-ci puisse en informer les niveaux politiques correspondants.

d) Il faudra soumettre à la considération du Ministre de l’Intérieur la pertinence de la désactivation du COUN, si elle s’avère nécessaire du point de vue technique.

e) Si en conclusion la désactivation du COUN s’avère nécessaire, le Ministre de l’Intérieur conjointement avec la DNPC et la DT du COUN devront organiser une conférence de presse afin de faire connaître cette décision.

PRODUITS:

a) La décision de désactiver le COU est basée sur des critères techniquesb) La décision de désactivation du COU dûment officialisée et communiquée




a) Pour la désactivation du COUN, il faudra nécessairement obtenir l’autorisation du Ministre de l’Intérieur.

b) La désactivation du COUN n’implique pas la suspension des opérations que les institutions réalisent.

DÉFINITIONS :

DÉSACTIVATION: Fin des opérations conjointes des institutions qui font partie du COU

NIVEAU POLITIQUE: Aux fins du présent protocole, ce niveau sous-entend le Premier Ministre et les Ministres d’État.

ANNEXES:

Pas d’Annexe




CHAÎNE DE DIRECTION

Aux fins de l'organisation du COU, le processus de direction est établi comme une structure coordonnée, visant à prendre des décisions critiques à différents niveaux et selon les compétences. Dans tous les cas, ce sera le Directeur du COUN, qui assurera le Leadership Technique du COU.

1. Mission de la Chaîne de Direction:

Diriger et s’assurer que le actions qui sont exécutées par toutes les Aires et tous les Secteurs du COUN, soient dûment coordonnées y que les cours d’action soient étayés par une identification adéquate des problèmes et priorités fondés sur des informations fiables.

2. Composition de la Chaîne de Direction

2.1. Commandement du COU: Direction Stratégique

a) Surveillance et Prévisions: Institution Scientifique selon l’évènementb) Soutien Administratif: Coordination Administrative et Logistique de la DPCc) Soutien Technologique: Responsable de l’Informatique au niveau de la DPCd) Suivi et Contrôle: Directeur de la Planification de la DPC

2.2. Aires Fonctionnelles: Direction des Opérations :

Chefs et Coordonnateurs des Aires Fonctionnelles:

a) Informations et Analyse : a) Direction de la Protection Civileb) Opérations: b) Direction de la Protection Civilec) Assistance Humanitaire Internationale: c) Ministères des Affaires Étrangèresd) Information Publique: d) Direction de la Protection Civilee) Information et Analyse : e) Direction de la Protection Civile

2.3. Secteurs: Direction Tactique

Coordonnateurs de Secteur:

a) Services d‘Urgence a) Pompiers Nationauxb) Infrastructure b) Ministère des Travaux Publics, Transports et



c) Services Publics Communicationsd) Santé c) Ministère de la Santé Publiquee) Assistance à la Population d) Ministère des Affaires Socialesf) Logistique e) Ministère de l´Intérieur et des Collectivités

Territoriales
