.Importance des procédures

administratives & financières et du contrôle interne

Un manuel de procédures est un ouvrage dans lequel sont définies les procédures permettant d’assurer le contrôle interne d’une organisation.

Les procédures définies doivent permettre d’assurer la séparation des fonctions maximisant ainsi la sécurité de l’entreprise.

1.- Procédures administratives et financières

Les procédures ont un caractère technique et précis. Elles disent comment « procéder » par exemple pour l’établissement de la paie, les achats… Les procédures ne sont normalement pas un frein mais un outil pour bien effectuer les opérations administratives et financières.

Elles facilitent la réalisation des transactions dans les meilleures conditions d’efficacité et d’efficience.

Procédures administratives et financières

La conception du manuel s’appuie sur le cadre organique de l’entreprise. Pour chaque procédure identifiée, le manuel présentera :

L’introduction La description détaillant les étapes de la

procédure Les tâches et contrôles à effectuer. La liste des documents utilisés comme

supports

1.1- Rédaction du manuel de procédures

Le manuel doit contenir au moins les informations suivantes :

Une généralité sur l’entreprise (nom, type, siège social, organigramme…)

Des éléments généraux relatifs à la saisie des informations (organisation détaillée de la fonction comptable, plan de comptes et liste des journaux, procédures interne d’élaboration et de saisie des informations, classement des pièces comptables…)

1.2- Contenu du manuel des procédures

Le manuel de procédures rédigé doit répondre à ces questions :

A quoi sert une procédure? Quand doit-on utiliser une procédure? Pourquoi utiliser une procédure? Qui vérifie que le travail est effectué selon

les procédures? Comment s’effectue cette vérification?

1.3-Utilisation du manuel des procédures

Un système de contrôles, de garde-fous, connus sous le terme générique de contrôle interne, est mis en place pour protéger les biens de l’organisation et gérer les risques internes.

L’objectif du contrôle interne est d’empêcher le vol et la fraude opportunistes et de déceler leserreurs et les omissions qui apparaissent dans les documents comptables. Un système decontrôles internes efficace protège également le personnel chargé des tâches financières.

2.- Le contrôle interne

Ordre de paiement, Réquisitions, Factures des fournisseurs, Fiches de réception des biens, Reçus d’encaissement, Fiches de dépôts, Factures de demandes de remboursements etc…

2.1-Les documents comptables

Journal de banque (registre des chèques payés), Journal des recettes, Journal de petite caisse, Grand Livre Général, Journal général, Registre de paie, Registre des immobilisations, etc.…

2.2-Registres comptables

Le plan comptable définit et documente la manière dont l’information financière sera classée.

Il comprend une liste hiérarchique de tous les comptes regroupés par catégorie et sous-catégorie.

Chaque compte reçoit un numéro de code et une description définie par la structure hiérarchique.

2.3-Plan comptable

La structure de codage de l’organisation ne doit pas être trop complexe.

Elle doit prendre l’information dont ont besoin les responsables pour prendre des décisions.

Le responsable financier ou le chef comptable doit collaborer avec les responsables de l’organisation pour créer les codes.

2.3-Plan comptable (suite)

Existence d’une charte des comptes qui classifie les actifs, les passifs, les revenus et les dépenses. Pour déterminer le compte approprié, il est recommandé d’identifier en premier lieu le type de dépense et d’utiliser le code qui convient.

2.4-Charte des comptes

Une charte de comptes comporte un plan de comptes identifiés par des numéros à 2, 3 ou 4 chiffres. Le plan de comptes est généralement établi par référence au Plan Comptable National. Par exemple on pourrait avoir une charte de compte structurée de la façon suivante:

1000 Encaisse2000 Stock3000 Immobilisations 4000 Dettes à Court Terme5000 Dettes à long terme & Fonds Propres6000 Revenus7000 Dépenses

2.4-Charte des comptes (suite)

les états financiers se composent :

1. Du Bilan;

2. De L’état des résultats;

3. De L’état de l’évolution de la situation financière de l’entreprise.

2.5-Les états financiers

Papyrus2013

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