société d’audit, de conseil et d’expertise comptable ... de...ressources humaines août 2017....

Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC)

1 Agence d’Aménagement des terres et de fourniture de l’eau d’Irrigation – ATI

---------------------------------------- Manuel de procédures Administratives, Comptables et financières – Version Définitive

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET

FINANCIERES

----------------------------

VERSION DEFINITIVE

RESSOURCES HUMAINES

Août 2017




SOMMAIRE 4. PERSONNEL .......................................................................................................................... 4

4.1 PRESENTATION DE LA FONCTION ................................................................................... 4

RECRUTEMENT ......................................................................................................................... 5

RECRUTEMENT DU PERSONNEL ........................................................................................... 7

4.1.2 REMUNERATION ............................................................................................................ 13

4.2. MISSIONS ET DEPLACEMENTS ...................................................................................... 18

4.3 SANCTIONS ....................................................................................................................... 24




IV- PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL




4. PERSONNEL

4.1 Présentation de la fonction

Le personnel de l’Agence est essentiellement constitué de contractuels. Ils sont donc gérés

suivant les dispositions du code de travail.

Par conséquent Il devient indispensable de prévoir des méthodes de gestion du personnel.

Cette fonction ressources humaines se présente selon des procédures relatives :

au recrutement des agents ;

à leur rémunération ;

aux missions et déplacements du personnel ;

aux sanctions du personnel




4.1.1- RECRUTEMENT

ATI

MANUEL DES

PROCEDURES

RECRUTEMENT REFERENCE

4.1.1

Date: Août 2017 Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

Le recrutement constitue la phase la plus délicate de la gestion du personnel. L’Agence

doit s’entourer du maximum de précautions pour que les candidats retenus satisfassent

à ses exigences. La procédure décrite précise les règles indispensables à respecter pour

atteindre un bon résultat en matière de recrutement.

PRINCIPE D’APPLICATION

Le Président Directeur General de l’Agence est seul habilité à décider d’un recrutement.

L'AGENCE peut à cet effet utiliser plusieurs canaux de recrutement :

utiliser les informations obtenues à partir des dépôts de candidature spontanée;

diffuser un appel à candidature par voie de presse ;

faire appel à des bureaux de recrutement de la place ;

combiner deux ou plusieurs de ces canaux.

La sélection des candidats s’opérera en comité composé du PDG de l’Agence, du Directeur

Administratif et Financier, du Contrôleur de Gestion et du service Demandeur.

Pour un recrutement il est opportun de passer par les étapes de présélection sur dossier, de

sélection sur test et de faire passer les candidats en entretien oral. Pour un poste donné trois

candidats doivent être retenus pour l’entretien oral.

Chaque salarié recruté doit constituer un dossier contenant les points suivants : un extrait

de naissance, un extrait de casier judiciaire de moins de trois mois, un certificat médical

attestant de l’aptitude à travailler, la copie certifiée conforme des diplômes obtenus, les

pièces justificatives de sa situation matrimoniale et deux photos d’identité.

DOCUMENTS SUPPORTS

Fiche de sélection des candidats : matérialise la sélection en spécifiant les aptitudes de chaque

candidat dans une perspective de recrutement.

Contrat de travail : acte juridique précisant l’ensemble des engagements réciproques entre

l’entité et chaque salarié.

Fiche de déclaration à l’INPS ou bulletin d’embauche.




DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend cinq tâches :

- l’expression du besoin ;

- l’identification des candidats ;

- la sélection ;

- les formalités administratives ;

- les formalités déclaratives.




ATI

MANUEL DES

PROCEDURES

RECRUTEMENT DU PERSONNEL REFERENCE

4.1.1.1

Date: Août 2017 Tâche :

Expression des besoins

Page : 3

Références Opérations

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5

Un responsable de service :

- Manifeste un besoin en ressources humaines ; - Le fait savoir au PDG en le motivant de manière détaillée. -

Le PDG:

- Reçoit la demande ; - L’Analyse ; - Décide du recrutement.




ATI

MANUEL DES

PROCEDURES


4.1.1.2


Identification des candidats

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Le PDG ou le Responsable de service :

- Décide du canal à utiliser pour le recrutement ; - Utilise ce canal avec l’aide du personnel (ou d’un bureau) ; - Recense les offres de candidature ; - Convoque un comité de recrutement.

Le Comité:

- Examine les offres ; - Effectue une présélection des candidats; - Retient les candidats parmi lesquels la sélection s’opérera.




ATI

MANUEL DES

PROCEDURES


4.1.1.3

Date: Août 2017 Tâche

Sélection

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Le Comité :

- Elabore un test de sélection ; - Prévient les candidats présélectionnés ; - Les invites à venir passer le test de sélection.

Les Candidats présélectionné

- Subit le test. Le comité

- Recense les résultats du test ; - Sélectionne les meilleurs candidats ; - Les convoque pour un entretien oral.

Les candidats :

- Passent à l’entretien oral avec le comité ou quelques membres désignés.

Le comité : - Analyse les résultats de l’entretien ;

- Les confronte avec le test ;

- Effectue un classement par ordre de mérite ;

- Remet le résultat au PDG

Le PDG :

- Désigne le candidat retenu ;

- Ordonne de l’informer




ATI

MANUEL DES

PROCEDURES

RECRUTEMENT DU PERSONNEL RERENCE

4.1.1.4


Formalités administratives

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Le Président Directeur Général :

- fait élaborer par son assistant un contrat de travail ;

- le soumet pour appréciation au candidat retenu.

Le candidat :

- accepte les termes du contrat ;

- le signe et le retourne au PDG pour signature.

ou

- émet des réserves sur le contrat ;

- le retourne pour négociation avec le PDG.

Le Président Directeur Général :

- reçoit le contrat ;

- le signe.

Ou

- entame les discussions avec le candidat pour aplanir les points de

désaccord ;

- fait signer le contrat par le candidat ;

- le signe à son tour

- envoi le contrat à l’inspection du travail pour avis et enregistrement

- donne une copie au candidat et garde une copie pour l’Agence ;

- demande au salarié de constituer son dossier administratif.

Le salarié :

- constitue son dossier ;

- le dépose auprès du DAF.

Le DAF :

- vérifie le contenu ;

- met régulièrement à jour les dossiers




ATI

MANUEL DES

PROCEDURES

RECRUTEMENT DU PERSONNEL RERENCE

4.1.1.4



Page : 6


1

2

3

Le PDG :

- demande au DAF de déclarer le salarié à la sécurité sociale.

Le DAF :

- procède à la déclaration du salarié auprès de l’INPS dans le mois de

l’embauche ;

- classe la copie de la déclaration dans le dossier du salarié.




FICHE DE SELECTION DES CANDIDATS

Poste à pouvoir

Date

Composante ou service bénéficiaire

candidats Evaluation sur dossier

Résultat Test Evaluation à l’entretien

observations

Décision de recrutement

Motivation de la décision

Le responsable de la commission Un membre de la commission




4.1.2 Rémunération

ATI

MANUEL DES

PROCEDURES

REMUNERATION RERENCE 4.1.2



Page : 1


La rémunération est constituée du traitement salarial ainsi que des primes et indemnités

diverses.

Eu égard à l’incidence financière significative que peut avoir les frais de personnel, il est

important de codifier l’ensemble des tâches exécutées dans le processus d’élaboration des

états de salaire.


La rémunération des salariés est contenue dans le contrat de travail. Chaque mois les salaires

sont préparés par le comptable selon une procédure précise.

Les déclarations sociales et fiscales sont effectuées selon une périodicité mensuelle.

Les primes et gratifications peuvent être versées au personnel sur la base des critères qui

seront définis par la direction.

DOCUMENTS SUPPORTS

Bulletin de salaire : justifie la rémunération versée au salarié. Edité à partir du programme

informatique.

Etat périodique des salaires : récapitule chaque mois l’ensemble des charges de personnel.

Edité à partir du programme informatique.

Déclarations périodiques : documents administratifs remplis pour servir de supports aux

cotisations sociales et fiscales.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend deux tâches :

- établissement du bulletin ;

- formalités déclaratives




ATI

MANUEL DES

PROCEDURES

REMUNERATION DU PERSONNEL RERENCE

4.1.2.1


Etablissement du bulletin

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Chaque mois le DAF en collaboration avec le comptable :

- réunit tous les éléments qui entrent dans la rémunération de chaque

salarié ;

- élabore le bulletin de paie en deux copies et contenant les informations

relatives à l’ATI (nom et adresse), au salarié (nom, emploi occupé) et à la

rémunération (période, nature et montant des éléments, avances

retenues, date et modalités de paiement…).

- fait signer le bulletin par le Président Directeur Général ;

- fournit une copie du bulletin au salarié ;

- classe l’autre copie dans le chrono des salaires ;

- élabore l’état de salaire du mois ;

- procède à l’enregistrement conformément au schéma comptable ;

- procède au paiement conformément aux procédures financières de

décaissement.




ATI

Manuel des

procédures

REMUNERATION DU PERSONNEL Référence

4.1.2.2


Formalités déclaratives

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1

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4

Le comptable désigné:

- procède aux différentes déclarations en utilisant les états de salaires ;

- effectue une copie des déclarations et la classe dans le chrono des

salaires ;

- procède à l’enregistrement conformément au schéma comptable ;

- procède au paiement conformément aux procédures financières de

décaissement.




BULLETIN DE PAIE Période : N° Salaire : Nom : Prénom : Adresse : Catégorie professionnelle :

Emploi

Salaire

Heures supplémentaires

Prime d’ancienneté

Prime de solidarité

Primes diverses

Salaire brute

Retenue INPS

Salaire imposable

ITS

Autres retenues

Net à payer

………………………………..

………………………………..

………………………………..

………………………………..

…………………………………

……………………………..

………………………………..

………………………………..

Le PDG de l’ATI Le Salarié




ETAT DE SALAIRE Période :

Salarié Base Indemnité Brut INPS NET Imposable

IGR Net à payer

INPS Patronale

INPS Total

Le PDG de l’ATI




4.2. Missions et déplacements

ATI

Manuel des

procédures

MISSIONS ET DEPLACEMENTS REFERENCE

4.2

Date: Août 2017

Page : 1


Les activités de l’ATI couvrent tout le territoire national. Le personnel de l’ATI est amené à

diligenter des missions sur les sites pour évaluer le déroulement des activités.

La gestion administrative et financière de ces missions mérite d’être formalisée. C’est l’objectif

de la présente procédure.


Un plan d’activités est préalablement soumis à la Direction Générale sur les missions

programmées durant une périodicité (mensuelle, trimestrielle…..).

Aucune mission ou déplacement du personnel de l’ATI ne doit être mené sans ordre de mission

signé par le PDG ou son adjoint, ou par le chef d’antenne par note de délégation.

La Direction Financière devrait être informée au moins 72 heures avant le départ en mission en

vue de la prise des dispositions conséquentes.

Les frais de séjour (hôtel et perdiems) seront fixés par une note de service. Ils ne sont pas

justifiables et sont définis par nuitée. Les autres frais doivent être justifiés.

DOCUMENTS SUPPORTS

Ordre de mission : établis et signés par le PDG de l’ATI ou son adjoint désigné ou les chefs

d’antennes. Les imprimés sont à la disposition de chaque responsable et contiennent les

informations significatives sur la mission (dates, destination, composition de l’équipe, etc).

Fiche de budget de mission : sert de support au décaissement de l’avance sur les missions.

Imprimé à remplir manuellement.

Fiche de justificatif de budget de mission : justifie les dépenses effectuées pendant la mission

en les synthétisant. Annule l’avance sur le budget de mission. Imprimé rempli manuellement par

les responsables des services et composantes.

DESCRPTION DE LA PROCEDURE


- Préparation ;

- Compte rendu.




ATI

Manuel des

procédures

MISSION ET DEPLACEMENT DU

PERSONNEL

REFERENCE

4.2.1.

Date : Août 2017 Tâche :

Préparation

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Le PDG ou le Chef d’Antenne :

- élabore un ordre de mission ;

- précise les conditions de déroulement ;

- transmet l’ordre au DAF, pour la prise en charge.

Le DAF :

- reçoit l’ordre de mission ;

- demande au chef de mission d’élaborer son budget prévisionnel à

transmettre dans les plus brefs délais ;

- fait faire une copie de l’ensemble pour classement ;

- gère la logistique ;

- fait établir le chèque au nom du responsable de mission sur la base du

budget présenté ;

- transmet les documents au comptable.

Le comptable :

- effectue une copie des chèques et l’ordre de mission ;

- procède à l’enregistrement comptable de ces frais selon le schéma prévu

dans les procédures comptables ;

- élabore une fiche d’avance à justifier ;

- passe l’écriture comptable de l’avance ;

- donne le dossier au responsable de mission pour signature.

Le responsable de mission :

- reçoit les chèques et les fiches ;

- signe la fiche de budget de la mission ;

- garde une copie pour la justification.




ATI

Manuel des procédures

MISSION ET DEPLACEMENT DU

PERSONNEL

REFERENCE

4.2.2.


Compte rendu

Page : 1


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Le responsable de la mission :

- élabore un rapport d’exécution adressé au PDG de l’ATI ou à son

chef d’antenne dans un délai de 10jours maximum ;

- réunit les justificatifs de budget de la mission ;

- remplit la fiche de justification ;

- tire le solde ;

- dépose les pièces justificatives au près du comptable avec le solde

des sommes avancées ou un reliquat à verser à la caisse.

Le Comptable :

- reçoit les fiches ;

- contrôle la réalité des justificatifs en rapport avec le déroulement de

la mission ;

- diligente l’encaissement du solde selon les procédures

d’encaissement ;

ou

- libelle un chèque pour verser le reliquat au responsable de la

mission ;

- enregistre ces opérations selon les schémas comptables prévus.




ORDRE DE MISSION N° …………………..

Monsieur(s) ou Madame(s)

………………………………………………………………………………………………………………

….

Fonctions

………………………………………………………………………………………………………………

…………………………….

Se rendra (ont) :

………………………………………………………………………………………………………………

…………………..

Motifs :

……………………………………………………………………………………………………................

..............................

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………..

Moyen de déplacement:

………………………………………………………………………………………………………………

………

Date de départ :

………………………………………………………………………………………………………………

…………………..

Date de retour :

………………………………………………………………………………………………………………

……………………

Chauffeur

:………………………………………………………………………………………………………………

……………………………

Imputation budgétaire

:………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………

Fait à __________________

Ampliation :

Le PDG de l’ATI




AVANCE BUDGET DE MISSION

A.F.M. N° _____________

1. DATE :

2. NATURE DE LA MISSION : ____________________________

____________________________

____________________________

___________________________

3. BENEFICIAIRE : _________________________________________

4. DATE LIMITE DE

REGULARISATION : ______________________

5. EVALUATION :

- Carburant CFA

- Per diem CFA

- Autres CFA

- CFA

- CFA

- CFA

---------------

TOTAL AVANCE ...........

IMPUTATION BUDGETAIRE : ………………………….

LE DAF LE BENEFICIAIRE LE PDG DE L’ATI




JUSTIFICATION BUDGET DE LA MISSION

J.A.F.M. N°______________

1. DATE:

2. MISSION: ______________________

______________________

______________________

3. BENEFICIAIRE: _____________________

4. DATE LIMITE DE REGULARISATION

(Voir AFM) : ______________________

5. NOMBRE DE PIECES JUSTIFICATIVES : _____________

6. JUSTIFICATION N° COMPTE LIBELLE SOMME

Carburant

Per-diem

(forfaitaire)

-

-

TOTAL

Avance reçue

SOLDE

LE DAF DE L’ATI LE BENEFICIAIRE LE PDG




4.3 Sanctions

ATI

Manuel des

procédures

SANCTIONS REFERENCE

4.3.

Date: Août 2017 Page : 1


La sanction compte parmi les caractéristiques d’une bonne gestion. En matière de ressources

humaines elle est indispensable.

Cependant elle est délicate et des contestations risquent d’apparaître en raison souvent de son

caractère subjectif.

Par conséquent il est important de préciser les conditions dans lesquelles peuvent intervenir la

sanction pour les membres du personnel.

La procédure suivante décrit les étapes du processus de sanction en codifiant les rôles de

chaque acteur et en précisant les règles significatives.

PRINCIPE D'APPLICATION

Les dispositions du code du travail en matière de sanction s’appliquent à l’ATI concernant le

personnel contractuel.

Pour l’appréciation du caractère des fautes et des sanctions l’Agence peut avoir recours à un

conseil extérieur.

DOCUMENTS SUPPORTS

Constat de faute : document manuscrit utilisé par le Contrôleur de Gestion décrivant la faute commise et ses circonstances. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE


- appréciation de la faute ;

- administration de la sanction.




ATI

Manuel des

procédures

SANCTIONS REFERENCE

4.3.1


Appréciation

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Le responsable d’un service

- Constate une faute de la part d’un membre de son personnel ;

- Juge de l’importance de la faute ;

- Décide de lui donner un caractère formel ;

- Contacte le directeur dans les vingt-quatre heures.

Le PDG :

- Prend connaissance ;

- Apprécie la gravité ;

- Demande à l’auditeur interne ou (contrôleur de gestion) d’effectuer le

constat.

Le Contrôleur de Gestion :

- Reçoit la consigne du PDG ;

- Se rend sur place ;

- S’entretient avec le salarié fautif ;

- Rempli la fiche de constat.




ATI

Manuel des procédures

SANCTIONS REFERENCE

4.3.2.


Administration

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Le Président Directeur Général

- Reçoit une copie de la fiche de constat ;

- Apprécie le caractère de la faute ;

- Adresse une demande d’explications à l’acteur concerné ;

- Détermine la sanction appropriée en collaboration avec le conseiller

juridique ;

- Fixe la sanction par une note de service et une lettre adressée au

salarié ;

Le DAF

- Reçoit la lettre ;

- La classe dans le dossier du salarié ;

- Prends les dispositions nécessaires pour la gestion financière de la

sanction (suspension, licenciement…).




CONSTAT DE FAUTE

Structure responsable

Salarié concerné

Date de la faute

Description précise des conditions de la faute

Date :

Signature du Contrôleur Gestion signature du salarié Signature du

PDG

société d’audit, de conseil et d’expertise comptable ... de...ressources humaines août 2017....

Documents