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CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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MINISTERE DE LA DECENTRALISATION ET DE LA
GOUVERNANCE LOCALE (MDGL)
CENTRE DE FORMATION POUR L’ADMINISTRATION LOCALE
(CeFAL)
VERSION ACTUALISEE
Elaboré par :
COFIMA
Actualisé par :
BE Alpha et Oméga Consultants SARL
Tel : (229) 21 35 32 50 / 95 95 34 60
E-mail : [email protected] / [email protected]
Avril 2018
Manuel de procédures administratives,
comptables, financières et techniques.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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Table des matières Sigles et Acronymes .......................................................................................................... 4
Introduction ..................................................................................................................... 5
1 Partie 1 : Présentation du Manuel .............................................................................. 7
1.1 Objectifs du Manuel ................................................................................................... 7
1.2 Structure du manuel .................................................................................................. 7
1.3 Mise à jour du manuel................................................................................................ 7
1.3.1 Modification des procédures ............................................................................................... 7
1.3.2 Responsabilités de la mise à jour du manuel ................................................................ 8
1.3.3 Méthodologie de mise à jour ............................................................................................... 8
2 Partie 2 : Présentation du CeFAL ............................................................................... 10
2.1 Objectifs du CeFAL.................................................................................................... 10
2.2 Organisation du CeFAL ............................................................................................. 10
2.2.1 Organe d’administration : Le Conseil d’Administration (CA) .............................. 10
2.2.2 Organes de gestion ............................................................................................................... 11
2.2.3 Organigramme ....................................................................................................................... 13
2.3 Attributions et responsabilités des services de la direction du CeFAL ................... 14
3 Partie 3 : Procédures administratives ....................................................................... 23
3.1 Procédures de gestion de la communication interne .............................................. 23
3.1.1 Courrier Départ ..................................................................................................................... 23
3.1.2 Courrier Arrivée .................................................................................................................... 24
3.2 Procédures de gestion du personnel ....................................................................... 27
3.3 Procédures de Gestion des contrats ........................................................................ 36
3.3.1 Contrats fournitures ............................................................................................................ 36
3.3.2 Contrats des prestations de services de consultance ............................................. 38
3.4 Procédures d’approvisionnement et de gestion des biens et services ................... 41
3.4.1 Consultation de fournisseurs ou d’entreprise ........................................................... 41
3.4.2 Entrée en stock ...................................................................................................................... 45
3.4.3 Traitement des consommations ..................................................................................... 47
3.4.4 Inventaire des stocks........................................................................................................... 49
3.4.5 Valorisation des stocks ....................................................................................................... 51
3.4.6 Renouvellement des stocks .............................................................................................. 52
3.5 Procédure de suivi des immobilisations et des véhicules ........................................ 55
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3.5.1 Entretien et réparation des équipements ................................................................... 56
4 Partie 4 : Procédures financières et comptables ........................................................ 61
4.1 Procédure de gestion de la trésorerie...................................................................... 61
4.1.1 Procédures de gestion de la caisse recette ................................................................. 61
4.1.2 Procédures de gestion de la caisse menues dépenses ............................................ 63
4.1.3 Procédures de réapprovisionnement de la caisse menues dépenses .............. 64
4.1.4 Procédures d’encaissement .............................................................................................. 66
4.1.5 Procédures de gestion de la banque .............................................................................. 68
4.1.6 Procédures de rapprochement bancaire ..................................................................... 70
4.2 Procédures Comptables ........................................................................................... 74
4.2.1 Journaux comptables ........................................................................................................... 74
4.2.2 Organisation du système comptable ............................................................................. 75
4.2.3 Analyse et contrôle comptable ........................................................................................ 76
4.3 Procédures de traitement des factures fournisseurs .............................................. 79
4.4 Procédures de traitement des frais de mission ....................................................... 83
4.5 Procédures de gestion de la paie du personnel ....................................................... 87
4.6 Procédures de gestion des avances sur salaire ........................................................ 92
4.7 Procédures de gestion des immobilisations ............................................................ 94
4.8 Procédures de gestion des tickets valeur de carburant ......................................... 103
4.9 Procédures de gestion budgétaires........................................................................ 106
4.9.1 Importance de la gestion budgétaire ..........................................................................106
4.9.2 Rôles et responsabilités des différents intervenants ............................................106
5 Partie 5 : Procédures techniques ............................................................................. 113
5.1 Procédures liées à la Formation Initiale et des Affaires Pédagogiques (FIAP) ....... 113
5.1.1 Gestion des inscriptions au centre ...............................................................................113
5.1.2 Gestion des formations .....................................................................................................115
5.1.3 Gestion des procédures de stage ..................................................................................117
5.1.4 Procédures relatives à la gestion des examens .......................................................119
5.1.5 Procédure de gestion des soutenances ......................................................................125
5.1.6 Procédure d’attribution des diplômes, attestions et relevé de notes .............127
5.2 Procédures liées à la Formation Continue et des Stages (FCS) .............................. 130
5.2.1 Gestion des inscriptions au Centre ..............................................................................130
5.2.2 Gestion des formations .....................................................................................................132
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5.2.3 Gestion des stages ..............................................................................................................135
5.3 Procédures liées au Suivi-Evaluation, Communication et Relations Publiques
(SECRP) ................................................................................................................................ 137
5.3.1 Suivi-évaluation ...................................................................................................................137
5.3.2 Communication et Relations Publiques .....................................................................141
5.4 Procédures de gestion documentaire .................................................................... 144
5.4.1 Mise en œuvre de la politique d’archivage ...............................................................144
5.4.2 Procédures de gestion de la bibliothèque .................................................................146
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SIGLES ET ACRONYMES
AC Agent Comptable
B/C Bon de Commande
B/L Bordereau de Livraison
C/DCCB Chargé de la Division comptabilité et du contrôle budgétaire
C/DFCS Chef du Département de la Formation Continue et des Stages
C/DFIAP Chef du Département de la Formation Initiale et des Affaires Pédagogiques
C/MS Chargé de Matériel et Stock
C/SRH Chef Service des Ressources Humaines
CA Conseil d’Administration
CeFAL Centre de Formation pour l’Administration Locale
CNSS Caisse Nationale de Sécurité Sociale
CO Commission d’ouverture
CoDir Comité de Direction
CP Conseil Pédagogique
C/T Chargé de la Trésorerie
CT Collectivités Territoriales
D/CeFAL Directeur CeFAL
D/FCS Département de la Formation Continue et des Stages
D/FIAP Département de la Formation Initiale et des Affaires Pédagogiques
D/SECRP Département de Suivi-Evaluation, de la Communication et des Relations Publiques
FADeC Fonds d’Appui au Développement des Communes
IFU Identifiant Fiscal Unique
OC Organe de Contrôle
OM Ordre de Mission
PV Procès-Verbal
RIB Relevé d’Identité Bancaire
SA Secrétaire Administratif
SDA Service de la Documentation et des Archives
SG Secrétaire Général
SP Secrétaire Particulier
SRH Service des Ressources Humaines
SYSCOA Système Comptable Ouest Africain
TD Travaux Dirigés
TdR Termes De Référence
TP Travaux Pratiques
UF Unité de Formation
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INTRODUCTION
Dans sa stratégie d’offrir un cadre formel d’exécution de ses activités, le Centre de
Formation pour l’Administration Locale (CeFAL), école ayant pour mission principale la
formation diplômante et qualifiante des agents des collectivités, envisage d’accroître
l’efficacité de sa gestion par l’actualisation de son manuel de procédures administratives,
comptables, financières et techniques adéquates.
Le présent document décrit l’organisation, les procédures de gestion administrative,
financière, comptable et technique. Il constitue une référence commune en matière
d’organisation et de contrôle interne et assure la permanence des méthodes de travail de
l’ensemble du personnel. En effet, ce document constitue pour chacun, un moyen de
connaître l’organisation des fonctions, des tâches et des systèmes de traitement de
l’information et permet de préciser les limites de ses responsabilités. Il constitue en outre un
support efficace de formation en matière administrative, comptable et technique.
Les procédures désignent ici l'ensemble des instructions d'exécution des tâches, les
documents utilisés, leur diffusion et la périodicité de cette diffusion, leur conservation, les
contrôles à mettre en place, les autorisations et les approbations, les règles à respecter,
l'enregistrement et le traitement des opérations de manière à assurer la fiabilité et la
pertinence de l’information.
A cet égard, la gestion du manuel se révèle toute aussi importante que sa conception. Il doit
être mis à jour après chaque modification par les responsables.
Après quelques années d’utilisation et notamment de pratique du manuel, au regard de
certains dysfonctionnements constatés et des évolutions structurelles, organisationnelles et
juridiques vécues, une actualisation est requise.
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Partie 1 :
Présentation du Manuel
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1 PARTIE 1 : PRESENTATION DU MANUEL
1.1 OBJECTIFS DU MANUEL
Le manuel de procédures formalise les principales procédures de gestion administrative,
financière, comptable et technique du CeFAL. Il a pour objectifs de :
- fournir un cadre formel d’exécution des opérations,
- décrire l’organisation administrative, financière, comptable et technique,
- décrire les procédures d’exécution des dépenses dans les conditions garantissant un
contrôle interne efficace,
- formaliser les contrôles à effectuer,
- décrire les procédures à mettre en œuvre par les différents acteurs (personnel
comptable, administratif, financier et technique) ainsi que les tâches qui leur
incombent,
- utiliser de façon optimale et pour une meilleure efficacité l’ensemble des moyens mis
en œuvre à savoir :
les moyens humains,
les moyens matériels,
les moyens financiers.
1.2 STRUCTURE DU MANUEL
Le manuel est structuré de manière à en faciliter son exploitation et sa mise à jour afin de
l’adapter à l’évolution tant de l’organisation du CeFAL que des procédures formalisées. Il
comprend cinq parties :
- partie 1 : Présentation du manuel ;
- partie 2 : Présentation du CEFAL ;
- partie 3 : Procédures administratives ;
- partie 4 : Procédures comptables et financières ;
- partie 5 : Procédures techniques.
1.3 MISE A JOUR DU MANUEL
1.3.1 Modification des procédures
La tenue à jour du présent manuel est tout aussi importante que sa mise en place. En effet,
s’il n’est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à jour, il
perd de son efficacité. Une liste des détenteurs du manuel sera tenue par le CeFAL pour
permettre la mise à jour de tous les exemplaires chaque fois qu’une modification sera
effectuée.
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La mise à jour du manuel peut être motivée par :
- des changements dans l’organisation ou dans les activités du CeFAL suivant décisions
des autorités de tutelle,
- des modifications des systèmes et procédures dans le but d’améliorer les procédures
existantes pour faire face à des situations nouvelles,
- des changements rendus nécessaires par l’application des textes et décrets
concernant les lois et règlements en vigueur au Bénin,
- des modifications en ce qui concerne l’affectation du personnel ou des tâches lui
incombant.
1.3.2 Responsabilités de la mise à jour du manuel
La responsabilité de la mise à jour du manuel de procédures incombe à la Direction du
Centre. La décision de modification des procédures existantes est prise à son initiative.
1.3.3 Méthodologie de mise à jour
Lorsque la décision de modification des procédures existantes est envisagée par les
utilisateurs ou les commissaires aux comptes, le Directeur convoque une réunion à laquelle
doivent participer tous les acteurs impliqués.
Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification proposée et des solutions à
adopter. A l’issue de cette réunion un procès-verbal est établi indiquant les éléments
suivants :
- les procédures devant être modifiées,
- les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées,
- les principes des modifications à apporter,
- la personne ou le consultant chargé de rédiger les nouvelles procédures à inclure
dans le manuel.
Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, le
Directeur du CeFAL fait distribuer les nouvelles sections du manuel aux intéressés. Il doit
tenir un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel et les
références de transmission des nouvelles sections.
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Partie 2 :
Présentation du CeFAL
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2 PARTIE 2 : PRESENTATION DU CEFAL
2.1 OBJECTIFS DU CEFAL
Le Centre de Formation pour l’Administration Locale (CeFAL) est une école d’application créé
au Bénin par décret n° 2011-886 du 30 Novembre 2011. Il est le fruit d’un long processus qui
résulte du constat selon lequel le personnel que les anciennes circonscriptions
administratives ont légué aux communes, présente des caractéristiques peu propices à la
gestion des actions de développement local.
Il a pour principales missions :
- d’assurer la formation professionnelle initiale et continue des agents des catégories B
et C des Collectivités Territoriales (CT) ;
- de coordonner toutes les actions de formation continue initiées et exécutées au
profit des agents territoriaux par les autres organismes de formation et en assurer le
contrôle qualité ;
- d’organiser pour les élus locaux des séminaires d’information et de formation.
Outre ces missions, le CeFAL se charge :
- d’organiser pour les élus locaux et pour les agents des collectivités décentralisées des
séminaires de formation continue qualifiante ou de perfectionnement.
- de nouer les relations ou partenariats indispensables avec d’autres centres de
formations professionnelles afin d’assurer la réussite de sa mission à travers les cinq
filières suivantes :
o administration Générale et Territoriale (AGT) ;
o planification et Développement Local (PDL) ;
o aménagement du Territoire et Gestion de l’Environnement (ATGE) ;
o finances et Fiscalités Locales (FFL) ;
o gestion et Maîtrise d’ouvrage Communale (GMOC).
2.2 ORGANISATION DU CEFAL
Le CeFAL comprend des organes d’administration et de gestion.
2.2.1 Organe d’administration : Le Conseil d’Administration (CA)
Le CeFAL est administré par un Conseil d’Administration investi des pouvoirs les plus étendus
pour agir en toutes circonstances en son nom. Il exerce ces pouvoirs dans les limites de son
objet social. La composition et le fonctionnement du Conseil d’Administration du CeFAL sont
définis dans le décret portant sa création. Le Conseil d’Administration exerce, dans les
limites des lois et règlements en vigueur, les attributions spécifiques suivantes :
- approuver la politique générale du centre conformément aux orientations et
objectifs fixés par le gouvernement ainsi que son plan d’action ;
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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- adopter le règlement intérieur du centre ;
- approuver les rapports d’activités soumis par le directeur ;
- approuver les rapports trimestriels et annuels du commissaire aux comptes ;
- adopter le budget prévisionnel, les comptes sociaux annuels et l’affectation du
résultat ;
- approuver la sélection du Directeur ;
- adopter l’étude prévisionnelle sur les perspectives d’activités du centre ;
- recueillir les dons, legs et subventions ;
- approuver les contrats ou toutes autres conventions avec d’autres établissements
ou organismes de formation nationaux ou étrangers ;
- procéder à l’évaluation des performances du centre en arrêtant annuellement les
notes, les indicateurs quantitatifs et qualitatifs de performance du centre ;
- proposer au Ministre chargé de la Décentralisation sur rapport motivé, toutes
modifications utiles ou indispensables au décret portant sa création pour le bon
fonctionnement et/ou du centre notamment :
o l’extension ou la restriction de l’objet social,
o le transfert du siège social.
- fixer les primes et indemnités du personnel au regard des objectifs préalablement
déterminés et ce, conformément à la réglementation en vigueur.
2.2.2 Organes de gestion
L’organe de gestion de CeFAL comprend :
- le Conseil Pédagogique (CP) ;
- le Comité de Direction (CoDir) et
- la direction du Centre.
Le conseil pédagogique
Le conseil pédagogique (CP) est l’organe de gestion pédagogique du centre. Il est composé :
- du Directeur (Président) ;
- du Secrétaire Général (Secrétaire) ;
- du Directeur de la Formation Technique et Professionnelle ;
- des Deux Coordonnateurs des études ;
- de Trois représentants des enseignants.
Le CP est chargé de :
- la validation des différents programmes de formation ;
- l’évaluation des différents programmes de formation ;
- le suivi de la mise en œuvre de ces programmes ;
- l’appréciation des dossiers des formateurs et apprenants à recruter.
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Le CP assure aussi la qualité de la formation dispensé par les autres organismes en direction
des agents des collectivités territoriales. Le conseil est présidé par le D/CeFAL et se réunit en
session ordinaire une fois par trimestre sur convocation de son président.
Comité de Direction (CoDir)
Le Comité de Direction est composé de :
- Directeur ;
- Secrétaire Général ;
- Chefs de département ;
- Chefs de service ;
- Un (01) délégué du personnel.
Le CoDir se réunit une fois par semaine et est présidé par le Directeur.
La direction du CeFAL
Le CeFAL dispose, pour sa gestion, des organes essentiels qui sont :
- la Direction (D/CeFAL)
- le Secrétariat Particulier (SP) ;
- l’Agence Comptable (AC) ;
- le Secrétariat Général (SG) ;
- le Département de la Formation Initiale et des Affaires Pédagogiques (D/FIAP) ;
- le Département de la Formation Continue et des Stages (D/FCS) ;
- le Département de Suivi-Evaluation, de la Communication et des Relations Publiques
(D/SECRP).
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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2.2.3 Organigramme
Cet organigramme est tiré du plan stratégique du CeFAL. Il s’agit de l’organigramme actuellement utilisé et qui est considéré comme l’intermédiaire
tendant vers l’organigramme cible.
Directeur du CeFAL
Secrétaire Général
Service des ressources Humaines
Agent Comptable
Division Trésorerie et
Contrôle du budget
Division Comptabilité
Secrétariat
Particulier
Secrétariat
Administratif
Chef Département FIAP Chef Dépt Suivi-Evaluation
Communication et
Relations Publiques
Chef Département FCS
Service de la Documentation et des archives
Service Suivi-
Evaluation
Service Com Et Relations Publiques
Service Affaires
Pédagogiques Service Formation
Initiale
Service des Stages Service Formation
Continue
Service Gestion de l’internat
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2.3 ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITES DES SERVICES DE LA DIRECTION DU CEFAL
CeFAL
La Direction
Rattachement hiérarchique : CA Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Intervenants Attributions
Le Directeur
Le directeur est chargé de :
- Veiller à la bonne exécution de l’ensemble des missions du CeFAL dont
notamment :
assurer la gestion du centre et le représenter dans tous les actes de la vie
civile ;
assurer la coordination des services du centre et en répondre devant le CA
élaborer et exécuter le budget de fonctionnement et d’investissement ;
signer les contrats de travail éventuels du personnel du Centre ;
élaborer l’avant-projet du plan de formation ;
élaborer le programme des matières enseignées ;
procéder au recrutement des enseignants ;
superviser les activités de veille à la qualité de la formation ;
préparer les comptes et états financiers et les rapports d’activités annuel
qu’il soumet dans les quatre (4) mois suivant la clôture de l’exercice, au
Conseil d’Administration pour approbation ;
veiller à la gestion des stocks dans le respect de la réglementation en
vigueur notamment en matière d’hygiène et de sécurité ;
assister aux réunions du Conseil d’Administration dont il assure le
Secrétariat ;
proposer au Conseil d’Administration, sur rapport motivé, toutes
modifications au présent décret qui lui paraissent utiles ou indispensables
pour le bon fonctionnement ou le développement du Centre ;
contrôler l’application correcte des procédures techniques,
administratives, financières et comptables.
CeFAL
Le Secrétariat particulier (SP)
Rattachement hiérarchique : Le Directeur Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Intervenants Attributions
Le Secrétaire
particulier
Sous le contrôle du Directeur, le Secrétariat Particulier est chargé de :
- réceptionner, enregistrer, saisir et expédier les courriers confidentiels ;
- ventiler le courrier conformément aux instructions du Directeur ;
- réceptionner et envoyer les messages téléphoniques et postés, les courriers
électroniques ;
- préparer le courrier départ, à la signature ou au visa du Directeur ;
- recevoir et informer les visiteurs ;
- exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées par le Directeur ;
- gérer l’agenda du Directeur.
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CeFAL
L’Agence Comptable
Rattachement hiérarchique : Le Directeur du Centre Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Intervenants Attributions
L’Agence
Comptable
L’Agence Comptable est dirigée par un Agent Comptable nommé par un arrêté
interministériel du Ministre Chargé des Finances et du Ministre Chargé de la
Décentralisation. Elle est chargée de :
- gérer les ressources financières ;
- élaborer et suivre l’exécution du budget ;
- contrôler la régularité, la légalité et la sincérité des dépenses engagées ;
- veiller à l’imputation des opérations aux comptes appropriés ;
- recouvrer les recettes ;
- élaborer le rapport financier ;
- suivre les décaissements et réapprovisionnement des comptes ;
- traiter les salaires et autres avantages du personnel.
Elle coordonne les activités du :
- chargé de la comptabilité ;
- chargé de la trésorerie et du contrôle budgétaire.
1) Le Chargé (=chef division) de la comptabilité
Il est chargé de :
- recouvrer les dettes ;
- contribuer à l’élaboration du rapport financier ;
- traiter les salaires et avantages du personnel ;
- suivre l’exécution du budget ;
- veiller à l’imputation des opérations aux comptes appropriés.
2) Le Chargé de la trésorerie et du contrôle budgétaire.
Il est chargé de :
- suivre les encaissements des comptes ;
- suivre les décaissements des comptes ;
- contrôler la sincérité des dépenses engagées.
Selon le décret portant AOF du CeFAL, l’agence comptable est structurée en deux divisions
qui sont la division chargée de la comptabilité et la division chargée de la trésorerie et du
contrôle budgétaire. Mais vu les besoins actuels et la disponibilité en ressources humaines,
l’Agence Comptable est structurée de la façon suivante :
- Chef Division Matériel et Trésorerie chargé de Matériel et stock (C/MS),
- Assistant Comptable chargé de la comptabilité et du contrôle budgétaire (C/DCCB) et
La trésorerie est assurée par l’Agent Comptable lui-même qui joue le rôle de chef d’agence.
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CeFAL
Le Service Chargé de la trésorerie
Rattachement hiérarchique : Agent Comptable Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Intervenants Attributions
Le chargé de
la trésorerie
- préparer les prévisions de trésorerie ;
- gérer la trésorerie ;
- effectuer les encaissements et décaissements par chèques et virements ;
- comptabiliser quotidiennement ces opérations dans les journaux de
trésorerie à partir des pièces comptables,
- établir mensuellement les rapprochements bancaires ;
- établir quotidiennement la situation de trésorerie,
- effectuer mensuellement le règlement des paies ;
- effectuer après contrôle toutes les opérations d’encaissements et de
décaissements en espèces ;
- tenir les livres de caisse ;
- arrêter quotidiennement la caisse et procéder à un inventaire de caisse ;
- assurer la sécurité des fonds.
CeFAL
Le Service Chargé de la comptabilité et du contrôle budgétaire
Rattachement hiérarchique : Agent Comptable Actualisé :
Avril 2018 Révisé:
Intervenants Attributions
Le chargé de
la
comptabilité
et du
contrôle
budgétaire
- assurer les opérations de paie du personnel ;
- assurer le suivi des frais de missions ;
- assurer la comptabilisation de toutes les factures fournisseurs ;
- assurer l’enregistrement correct et régulier de toutes les écritures affectant
les comptes fournisseurs, notamment les fournisseurs d’immobilisations et
les fournisseurs d’exploitations ;
- retracer dans la comptabilité toutes les opérations se rapportant aux
prestations du Centre ;
- effectuer les imputations comptables des prestations ;
- effectuer le recouvrement auprès de la clientèle ;
- gérer l’échéancier client ;
- suivre quotidiennement l’en-cours par client ;
- de procéder à l’émission de relevés de factures.
Le service Chargé de Matériel et Stock (C/MS) assure la gestion et le suivi des biens et services ainsi
que le suivi des immobilisations et véhicules du centre.
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CeFAL
Le Secrétaire Général (SG)
Rattachement hiérarchique : Le Directeur du
Centre
Actualisé : Avril
2018 Révisé :
Intervenants Attributions
Le Secrétaire
Général
Le secrétaire Général est chargé de :
- assurer la pérennité et le bon fonctionnement administratif du Centre ;
- assurer la gestion des ressources humaines du Centre ;
- veiller à la rédaction et à la mise en forme des documents produits par le
Centre ;
- contribuer à l’animation et à l’actualisation du site web du Centre ;
- contribuer à la gestion des archives du Centre ;
- veiller à la discipline générale du Centre.
CeFAL
Le Secrétariat administratif
Rattachement hiérarchique : Le Secrétaire Général Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Intervenants Attributions
Le
Secrétariat
administratif
Le Secrétariat administratif est chargé de :
- mettre à jour les correspondances ;
- assurer le traitement la ventilation et le classement <<courrier arrivée>> et
« courrier départ » ordinaires ;
- assurer le pré-archivage des documents du centre ;
- reprographier les documents ;
- exécuter toutes autres tâches relevant du secrétariat et qui lui sont confiées.
CeFAL
Le Service des Ressources Humaines
Rattachement hiérarchique : Le Secrétaire Général Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Intervenants Attributions
Le SRH
Le service des ressources humaines rend compte au Secrétaire Général.
Il est chargé de :
- suivre la carrière des agents ;
- veiller à l’utilisation efficiente du personnel ;
- organiser des activités culturelles et sportives du centre
- instruire des dossiers disciplinaires des apprenants et du personnel du
centre ;
- promouvoir une culture favorable au travail en équipe, à la performance et
au mérite
- mettre en œuvre toutes les mesures visant à anticiper les crises sociales au
sein du centre
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Intervenants Attributions
- mettre en œuvre des mesures de sécurité et de santé au travail ;
- mettre en œuvre des plans stratégiques des ressources humaines du
centre ;
- gérer les affaires juridiques et le contentieux.
- veiller à l’hygiène, à la santé, et à la sécurité au travail.
- assurer la diffusion de l’information vers le personnel (communication
interne).
- gérer les difficultés rencontrées par les membres du personnel.
- tenir à jour les tableaux de bord des ressources humaines du centre.
- coordonner la mise en place des applications informatiques en matière de
paye et de ressources humaines.
- s’assurer de la continuité des services en organisant le planning des congés
et en contrôlant l’assiduité du personnel.
- assurer la responsabilité permanente du bon fonctionnement de la paie, de
la gestion administrative du personnel, de la mise en œuvre du plan de
formation et de la politique de recrutement.
- moderniser la gestion du personnel : informatisation et automatisation des
procédures courantes (gestion de paie et administration du personnel)
- instaurer progressivement un système de planification de la gestion du
personnel (gestion des carrières, planification des départs
et recrutements, évaluation régulière du personnel, mise à niveau des
connaissances par la formation professionnelle continue….)
- tenir à jour les dossiers du personnel et en y enregistrant tous les
événements qui affectent la situation administrative des agents.
- délivrer tous certificats, attestations ou états concernant ladite situation
administrative.
- assurer le classement et la conservation de toutes pièces
administratives relatives au personnel.
- assurer le traitement administratif de toutes retenues sur salaires.
- déclencher toute procédure de recrutement extérieur et traiter
administrativement les dossiers des candidatures.
- traiter des dossiers de promotion et de mutation.
- animer le processus de notation des agents.
CeFAL Le service de la documentation
Rattachement hiérarchique : Le Secrétaire Général Actualisé : Avril
2018 Révisé :
Intervenants Attributions
Le service de
documentation
Il est chargé de :
- la mise en œuvre de la politique documentaire du Centre et la coordination
des moyens correspondants à ladite politique
- l’acquisition des fonds documentaires utiles à la formation des agents des
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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Intervenants Attributions
catégories des collectivités territoriales,
- la gestion de la bibliothèque du Centre et l’évaluation des services offerts aux
usagers
- la conservation et la sécurisation de tous les documents du centre et la tenue
de ses archives
CeFAL Le département de la formation initiale et des affaires pédagogiques
Rattachement hiérarchique : Le Secrétaire Général Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Intervenants Attributions
Le
Département
de la
Formation
Initiale et des
Affaires
Pédagogiques
(DFIAP)
Il est chargé de :
- élaborer le référentiel des métiers communaux ;
- élaborer le référentiel des compétences ;
- concevoir et assurer la mise en œuvre des différents programmes de formation
des cycles B et C ;
- définir les modalités des examens et de contrôle de la scolarité en liaison avec
le conseil pédagogique du centre ;
- gérer le matériel didactique ;
- créer et entretenir une banque de données de l’ensemble de la scolarité ;
- assurer l’organisation des examens et le contrôle de la scolarité.
CeFAL
Le département de la formation continue et des stages
Rattachement hiérarchique : Le Secrétaire Général Actualisé : Avril
2018 Révisé :
Intervenants Attributions
Le
Département
de la
Formation
Continue et
des Stages
(DFCS)
Le département de la formation continue et des stages assure :
- l’élaboration et la mise en œuvre de la stratégie du centre pour la formation
professionnelle continue
- la conception des différents programmes de formation, de recyclage des agents
des collectivités déjà dans un emploi territorial ;
- l’exécution, ou la mise en exécution et le suivi de ces différents programmes de
formation ;
- la coordination les différentes formations initiées par les collectivités
territoriales et exécutées par d’autres organismes de formation ;
- l’organisation et le suivi de la mise en stage des élèves du Centre.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
20
CeFAL
Département de Suivi-Evaluation, de la Communication et des Relations Publiques
Rattachement hiérarchique : Le Secrétaire Général Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Intervenants Attributions
Le Département
de Suivi-
Evaluation, de la
Communication
et des Relations
Publiques
(D/SECRP)
Le Département de Suivi-Evaluation, de la Communication et des Relations
Publiques .
Il est chargé de :
- proposer et mettre en œuvre la politique de communication et de
coopération du centre ;
- mettre en place une stratégie de suivi des activités du centre ;
- étudier les référentiels de formation élaborés par les autres organismes
de formation ;
- préparer l’avis du CeFAL sur les sollicitations des collectivités territoriales
qui souhaitent bénéficier des interventions d’autres organismes de
formation autre que le CeFAL ;
- assurer la communication sur les outils et mesures visant à l’amélioration
de la qualité des services et prestations du centre ;
- élaborer des outils et stratégies d’évaluations des actions de formation
- mettre en place un mécanisme de collecte, de suivi et de rapportage des
données sur la formation ;
- capitaliser toutes les formations ;
- appuyer l’élaboration et la mise en œuvre des plans de formation
- élaborer une base de données informatisée sur les statistiques et
données de formation.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
21
Partie 3 :
Procédures administratives
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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3.1 PROCEDURES DE GESTION DE LA
COMMUNICATION INTERNE
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
23
3 PARTIE 3 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES
3.1 PROCEDURES DE GESTION DE LA COMMUNICATION INTERNE
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES, COMPTABLES ET TECHNIQUES
CeFAL PROCEDURES ADMINISTRATIVES Actualisé : Avril
2018 Révisé :
GESTION DE LA COMMUNICATION INTERNE
3.1.1 Courrier Départ
PROCEDURES ADMINISTRATIVES
CeFAL GESTION DE LA COMMUNICATION INTERNE Actualisé : Avril
2018 Révisé :
Courrier Départ
a- Objet de la procédure
Décrire le processus du traitement du courrier départ de CeFAL.
b- Application de la procédure
La procédure s'applique à tout courrier normal ou confidentiel (lettre, e-mail, PV de réunion)
devant quitter la Direction du Centre.
c- Règle de gestion
Tout courrier doit être au préalable visé par l’auteur, et soumis à la signature du Directeur.
d- Description de la procédure
Intervenants Description de la procédure Documents
Le SA
- réceptionne le courrier format papier ou électronique initié par un agent ;
- transmet le courrier initié par un agent au Secrétaire Particulier contre décharge ;
- saisit directement le courrier venant du Directeur ;
Courrier départ et cahier de transmission interne
SP
- réceptionne le courrier contre décharge dans le cahier de transmission interne,
- transmet sous parapheur le courrier au directeur pour être signer
Le D/CeFAL
- prend connaissance du courrier ; - valide le courrier, l’approuve et signe s’il n’y a pas d’observation - s’il a des observations, il effectue les amendements et transmet
au secrétariat administratif pour correction par le service émetteur.
Courrier départ
Le SA
- réceptionne le courrier - transmet le courrier au service émetteur pour correction, - retourne le courrier au Directeur pour signature via SG. - en cas d’urgence, demande au service émetteur le fichier et
apporte directement les modifications et fait signer le Directeur ; - enregistre dans le registre « courrier départ » ou « E-mail
Courrier départ et cahier de transmission externe
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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Intervenants Description de la procédure Documents
départ » selon qu’il s’agisse d'un courrier ou d’un message électronique avant sa transmission administrative.
Il inscrit : le numéro attribué au courrier, la date de départ, le destinataire, l'objet, les observations éventuelles.
- conserve une copie de chaque courrier dans un chrono "courrier départ", et un chrono "E-mail départ" à cet effet.
- fait copie du rapport de transmission délivré par le télécopieur et archivé avec le courrier électronique
- transmet le courrier aux destinataires contre décharge (cachet, signature et date de réception) dans cahier de transmission pour « Courrier départ » ou au chauffeur pour dépôt à la poste (si le courrier doit être posté) contre décharge dans le cahier de transmission « Correspondance expédiée par poste »
3.1.2 Courrier Arrivée
PROCEDURES ADMINISTRATIVES
CeFAL GESTION DE LA COMMUNICATION INTERNE Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Courrier Arrivée
a- Objet de la procédure
Décrire le processus de traitement du courrier reçu.
b- Application de la procédure
La procédure s'applique à tout courrier reçu par le centre.
c- Règles de gestion
Tout courrier reçu doit être transmis au Directeur qui l'affecte aux destinataires par le biais
du secrétaire général après en avoir pris connaissance.
d- Description de la procédure
Intervenants Description de la procédure Documents
Le SA
- réceptionne le courrier - vérifie l’exhaustivité du courrier - décharge le courrier en apposant la signature et le
cachet de CeFAL sur le cahier de transmission qui est présenté avec « mention conforme »
- enregistre le courrier dans le registre "courrier arrivée" " ou dans le registre "E-mail arrivée" selon qu'il s'agit d'un courrier ou d’un E-mail. Il inscrit :
Courrier arrivée et registre "courrier arrivée"
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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Intervenants Description de la procédure Documents
la date d'arrivée, le numéro de la correspondance, l'expéditeur, l'objet, le destinataire.
- les "E-mail arrivé" sont enregistrés suivant leur accusé de réception.
- appose le cachet "courrier arrivée" sur le courrier et inscrit : la date d'arrivée, le numéro interne attribué aux courriers.
- transmet le courrier au Secrétaire Particulier du directeur contre décharge du cahier de transmission interne
SP
- réceptionne le courrier, - vérifie l’exhaustivité du courrier et décharge, - transmet sous parapheur le courrier au directeur
pour prise de connaissance
Courrier arrivée et cahier de transmission interne
D/CeFAL
- prend connaissance du courrier, - paraphe le courrier, - oriente le courrier au service concerné via le SG.
Courrier arrivée
Le SG - prend connaissance du Courrier - transmet le courrier au secrétariat administratif.
Le SA
- distribue le courrier aux destinataires avec un cahier de transmission dans lequel les intéressés émargent pour acquitter la réception effective du courrier.
- conserve une copie du courrier au secrétariat administratif dans le chrono "courrier arrivée", ou "e-mail arrivée" s'il s'agit d'un e-mail.
Courrier arrivée et cahier de transmission interne
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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3.2 PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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3.2 PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL
3.2.1 Recrutement du personnel
a- Objet de la procédure
Recruter le personnel du CeFAL dans le respect de la législation en vigueur au Bénin.
b- Application
La procédure s'applique pour le recrutement d'un agent au profit du CeFAL.
c- Règles de gestion
- Le recrutement du personnel se fera conformément aux dispositions du droit privé
(confère le code de travail).
- Les contrats sont gérés par le Chef du service des Ressources Humaines.
Chaque agent doit signer un contrat de travail portant les mentions et obligations suivantes :
- les noms, prénom et adresse du travailleur,
- la description du poste occupé,
- la durée des obligations contractuelles des parties,
- le montant des rémunérations principales et autres avantages ou gratifications
accordés au travailleur.
Chaque agent a un dossier tenu par le chef Service Ressource Humaine. Ce dossier
comprend :
- le contrat de travail,
- tous les documents administratifs de l’agent (copie de l’extrait d’acte de naissance,
extrait du casier judiciaire, curriculum vitae, copie de la carte nationale d’identité,
copie des diplômes, etc.),
- les évaluations,
- Etc.
d- Description de la procédure
Recrutement du personnel
Intervenants Description de la procédure Documents
Le
responsable de l’entité
Poste vacant ou besoin de personnel - identifie le besoin ; - rédige ou actualise la fiche du poste à
pourvoir ; - renseigne la fiche « demande de personnel » ; - soumet la demande et la fiche au SG.
Fiche de poste Fiche de définition de profil Demande de personnel
Le SG - apprécie l’opportunité de la fiche renseignée ; - transmet la fiche au directeur ;
Le Directeur - affecte les documents reçus au Responsable Ressources Humaines (RH) pour analyse via SG
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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Recrutement du personnel
Intervenants Description de la procédure Documents
Le Responsable
RH
- analyse la demande au regard des prévisions ; - transmet son avis motivé au Directeur pour
décision à prendre via SG.
Le Directeur - s’assure de la pertinence de l’avis du Responsable RH ;
- retourne la demande avec son avis motivé via SG.
Le Responsable
RH
- en cas d’avis défavorable du Directeur informe l’entité demandeuse et classe la demande ;
- en cas d’avis favorable du Directeur informe l’entité demandeuse.
Le D/CeFAL - demande l’autorisation de recrutement au CA
Le
Responsable RH
Recrutement à l’interne - fait le point des agents pressentis pour la
promotion dont les profils sont en adéquation avec le poste ouvert ;
- soumet la liste des agents pressentis au Directeur via SG ;
- obtient l’avis du directeur via le SG.
Fiche de poste Demande de personnel Fiche d’évaluation Note d’affectation compte rendu
Le D/CeFAL - organise le recrutement selon la même procédure
NB. Élaboration des TDR pour le recrutement d’un cabinet. Validation des TDR par le CoDIR. Mise en place d’un comité de recrutement par une note de service. Recrutement du cabinet par le comité Le cabinet organise le recrutement en partenariat avec le RH. Le cabinet dépose le rapport de recrutement au D/CeFAL qui présente les résultats du recrutement au comité. Le D/CeFAL, après consultation du comité, choisit le candidat parmi les trois premiers identifiés par le cabinet de recrutement. Un compte rendu est élaboré à cet effet et signé par le directeur. Une note de service est prise et diffusée
Le Directeur
Plusieurs probables postulants ciblés (dans ce cas, plusieurs agents ont le profil indiqué, sont à performances égales) - le Directeur met en place un comité ad hoc
composé : o du Responsable-RH ; o du supérieur hiérarchique direct du poste
à pourvoir ; o Représentant du personnel ; o du SG.
NB : Cette composition des membres du comité n’est pas figée
Fiche de poste Demande de personnel Avis de recrutement Liste du personnel pressentis Dossiers de candidats Tests Grille d’évaluation
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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Recrutement du personnel
Intervenants Description de la procédure Documents
Le Responsable RH
- prépare l’avis de recrutement et le fait valider par le comité ad hoc ;
- fait signer l’avis par le Directeur ; - diffuse l’avis à l’interne ; - réception des CV actualisés et lettres de
motivation des candidats ; - soumet les dossiers au comité pour étude.
Le Comité Ad hoc
- étudie les dossiers sur la base du profil de poste et de la performance des agents prétendus ;
- Présélectionne les candidats méritants ; - soumets le rapport de présélection à
l’appréciation du Directeur.
Le Responsable RH
- fait proposer les épreuves par le supérieur hiérarchique ou par le responsable de l’entité demandeuse ou par une compétence externe ;
- convoque les candidats au test.
Le Responsable RH
- organise le test (écrit….) - convoque les candidats sélectionnés pour
l’entretien à l’issue du test écrit
Le Responsible RH
RECRUTEMENT A L’EXTERNE Au cas où il n’y a aucune candidature à l’interne - actualise ou fait le projet de l’avis de
recrutement pour une offre externe ; - fait signer l’avis par le Directeur via le SG ; - diffuse l’avis suivant le canal retenu (radio,
journaux, affichage…) ; - fait le point des dossiers déposés auprès des
entités réceptionnaires ; - soumet le point au comité.
Fiche de poste Demande de personnel Avis de recrutement Dossiers de candidatures Liste des candidats présélectionnés Tests Grille d’évaluation
Le Comité Ad hoc
- étudie les dossiers déposés suivant les critères préalablement retenus
- présélectionne les candidats
Le Responsable RH
- convoque les candidats sélectionnés pour l’entretien à l’issue du test écrit
- convoque les candidats présélectionnés pour la phase orale
Le Comité Ad hoc
Les candidats sont sélectionnés à l’issue de la phase orale - Retient les 3 premiers - Rédige le procès-verbal de sélection - Transmet le procès-verbal au Directeur pour le
choix final
Dossiers de candidatures Procès-verbal de recrutement Short liste des sélectionnés Guide d’entretien
Le Directeur
PRISE DE DECISION ET EMBAUCHE Choix final - assisté du responsable de l’entité du poste à
pourvoir fait la synthèse des résultats des entretiens de sélection
- opère le choix final - communique le choix final au comité
Procès-verbal Lettre Note de service Contrat de travail Liste des pièces administratives Fiche d’immatriculation
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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Recrutement du personnel
Intervenants Description de la procédure Documents
Le Responsable RH
Notification - fait préparer les lettres de notification (avis
favorable ou non favorable) aux candidats - contrôle, vise les lettres et les soumet à la
signature du Directeur via le SG
Le Responsable RH
Le contrat de travail - fait établir le contrat, contrôle et le soumet à
l’avis du Directeur via le SG - invite le candidat retenu pour la signature du
contrat - transmet le contrat signé par la nouvelle
recrue à la signature du Directeur via le SG - requiert le visa de la Direction Général du
Travail
Le Responsable RH
Formalités administratives - communique la liste des pièces
administratives à l’agent - organise la visite médicale - constitue le dossier de l’agent - fait immatriculer l’agent à la sécurité sociale - prépare l’intégration de la nouvelle recrue
Le Responsable RH
Préparation l’intégration - en concertation avec le responsable de l’entité
du poste à pourvoir, élabore le planning d’intégration
- soumet le planning au Directeur via le SG - en concertation avec le responsable de l’entité
du poste à pourvoir, désigne le tuteur de la nouvelle recrue et informe ce dernier
- veille à l’aménagement du poste de travail de la nouvelle recrue ;
- en concertation avec le responsable de l’entité du poste à pourvoir, prépare la formation d’adaptation au poste
Planning d’intégration ; Livret du personnel ; Support de formation (au besoin) ; Fiche d’évaluation ; Note de titularisation ou non ;
Le Responsable RH
Accueil de l’agent - reçoit l’agent le premier jour - présente l’agent à son supérieur hiérarchique - discute du planning de l’intégration avec
l’agent et son supérieur hiérarchique - fait visiter le cadre de travail à l’agent - présente la structure et son fonctionnement - remet les documents généraux de la structure
Le supérieur hiérarchique
Période d’essai et évaluation - soumet l’agent à des tâches - l’accompagne dans la réalisation de ses tâches - identifie les points forts et les points faibles - renseigne la fiche d’évaluation et le transmet
au Responsable-RH - le Responsable-RH approuve la fiche et la
transmet au Directeur via le SG pour décision
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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Recrutement du personnel
Intervenants Description de la procédure Documents
finale NB. La période d’essai dure un mois (pour les agents d’exécution) et 3 mois (pour les cadres) renouvelable une fois. Le contrat est signé soit pour une durée d’un an renouvelable soit pour une durée indéterminée. L’évaluation en interne est organisée à la fin de l’année. Le contrat est renouvelé si le Centre est satisfait de l’agent et s’il a toujours besoin de ses services. Dans le cas contraire, il ne le renouvellement pas.
Le Directeur
Renouvellement ou non du contrat - vise la fiche et instruit le Responsable-RH via le
SG pour la prise ou non de la note de renouvellement
Le Responsable RH
- soumet la note prise à la signature du Directeur via le SG
- notifie à l’agent via son supérieur hiérarchique direct
- porte la note à la connaissance de l’ensemble du personnel par affichage
3.2.2 Gestion administrative du personnel
a- Objet
Organiser la gestion administrative du personnel du CeFAL.
b- Application
La procédure s'applique à tous les agents du CeFAL.
c- Règles de gestion
Les dossiers du personnel sont créés et gérés par le Chef du service des Ressources
Humaines.
GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL
Intervenants Description de la procédure Documents
Le Responsable
RH
CREATION, GESTION ET ARCHIVAGE DU DOSSIER
Création - sollicite et obtient de la nouvelle recrue les pièces
nécessaires à la constitution de son dossier - vérifie les pièces à l’aide de la fiche individuelle de
renseignement et constitue le dossier de la nouvelle recrue
Plan de classement Dossier type Fiche individuel Dossier du personnel Fiche guide de sortie
Le Responsable
RH
Gestion - classe les pièces, suivant le plan de classement des
dossiers du personnel - adopte un classement alphabétique dans le
rangement des dossiers à l’intérieur du meuble « Dossiers actifs »
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GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL
Intervenants Description de la procédure Documents
- extrait un dossier à l’aide d’un guide sorti (fiche) pour consultation ou pour mise à jour
- met à jour le dossier au fur et à mesure qu’un élément nouveau doit être apporté à la vie professionnelle ou personnelle de l’agent
Le Responsable
RH
Archivage - procède à la clôture du dossier après départ de
l’agent - extrait le dossier du meuble « dossier actif » - range le dossier dans le meuble « dossiers départ »
3.2.3 GESTION DES CONGES ADMINISTRATIFS
a- Objet de la procédure
Réglementer les départs en congés du personnel.
b- Application de la procédure
La procédure s’applique à tout le personnel du CeFAL pour le départ en congés.
c- Règles de gestion
Les congés ordinaires sont régis par les dispositions contenues dans les contrats du
personnel.
Le planning de départ en congé est dressé chaque année par le SRH en accord avec le
personnel et adressé au Directeur.
Congés de maternité
En dehors du congé annuel, la femme salariée en état de grossesse bénéficie d'un congé de
maternité d'une durée de 14 semaines, dont 6 avant l'accouchement.
Pendant une période de quinze (15) mois à compter de la naissance de l’enfant, la femme a
droit à un repos d’une (1) heure par jour pour l’allaitement.
Congés maladie
Pour obtenir un congé maladie ou un renouvellement de congé maladie, l’agent doit
produire un certificat médical délivré par un médecin agréé.
Congés de veuvage
Un congé payé de veuvage est accordé à tout salarié à l’occasion du décès de son conjoint
conformément aux dispositions du Code du Travail.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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GESTION DES CONGES ADMINISTRATIFS (GCA)
Intervenants Description de la procédure Documents
Le Responsable
RH
Droits à congé Planification des congés annuels - sollicite et obtient des supérieurs
hiérarchiques directs des agents, leur date probable de départ en congé et celle de leur collaborateur
Planning de congés Demandes de congés Titre de congé Fiche individuelle de congé
Le Responsable
RH
- compile les diverses données de congés - élabore le planning de congés du personnel - transmet le planning au Directeur via le SG
pour signature ; - communique le planning signé à l’ensemble
du personnel ;
L’agent demandeur
Traitement de la demande - adresse une demande de congé et le soumet
au visa de son supérieur hiérarchique direct au moins 15 jours avant la date probable de départ en congé ;
- dépose sa demande au SA pour transmission au Directeur ;
Le Responsable RH
- reçoit la demande de l’agent visée par le Directeur via le SG pour traitement
Le Responsable -RH
- vérifie le droit à congé à partir du planning des congés,
- soumet le titre visé par le SG à la signature du Directeur ;
- notifie le titre à l’Agent via son supérieur hiérarchique ;
- classe une copie du titre et de la demande écrite dans le dossier personnel de l’agent
- fait le suivi du congé.
Le Responsable de l’entité
Interruption de congés pour motif de service - prend contact avec l’agent pour s’assurer de
sa disponibilité ; - Informe le Responsable-RH ; - envoie une lettre motivant la nécessité de
rappeler l’agent en congé au Directeur via le SG.
Le Directeur - affecte la lettre au Responsable-RH pour analyse et disposition à prendre
Le Responsable RH
- prépare la note de service devant permettre à l’agent de reprendre service ;
- fait viser la note par le SG et la soumet à la signature du Directeur ;
- transmet la note signée à l’agent en congé via son supérieur hiérarchique.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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3.2.4 GESTION DES PERMISSIONS
a- Objet de la procédure
Réglementer les autorisations d’absence du personnel.
b- Application de la procédure
La procédure s’applique à la demande d’un agent devant s’absenter du service pour diverses
raisons.
c- Règles de gestion
Pour les autorisations d'absence, il sera fait référence à la Convention collective générale du
Bénin.
Intervenants Description de la procédure Documents
Agent demandeur
Demande d’absence ou de permission (congés spéciaux, absence pour évènements familiaux) - rédige la demande d’absence ; - reçoit le visa de son supérieur hiérarchique
direct ; - transmet la demande au SA pour
transmission au Directeur.
Demande d’autorisation d’absence Autorisation d’absence Certificat médical Certificat reprise de service
Le Directeur
- apprécie et affecte la demande au Responsable- RH via le SG
Le Responsable RH ;
- reçoit la décision, élabore et transmet la note autorisant l’agent au Directeur pour signature via le SG ;
- rempli la fiche de gestion des absences et classe la demande d’absence dans le dossier de l’agent demandeur.
Le SA
Certificat médical - reçoit le certificat de l’agent malade,
enregistre et transmets le certificat au Directeur.
Le Directeur - transmet via le SG le certificat au responsable RH pour classement dans le dossier de l’agent et suivi de la reprise de service de l’agent
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3.3 PROCEDURES DE GESTION DES CONTRATS
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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3.3 PROCEDURES DE GESTION DES CONTRATS
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES, COMPTABLES ET TECHNIQUES
CeFAL PROCEDURES ADMINISTRATIVES Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
PROCEDURES DE GESTION DES CONTRATS
3.3.1 Contrats fournitures
PROCEDURES ADMINISTRATIVES
CeFAL GESTION DES CONTRATS Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Contrats Fournitures
a- Objet de la procédure
Assurer un bon suivi de l’exécution des contrats passés entre le CeFAL et des tiers.
b- Application de la procédure
La procédure s'applique à tout contrat signé par le CeFAL avec un tiers.
c- Règles de gestion
Le suivi des contrats de fournitures est effectué par le Chargé du Matériel et Stock
conjointement avec l’Agent comptable dont le rôle principal est d’attirer l’attention du
Directeur sur le non-respect du calendrier d’exécution ou sur toute information pouvant
avoir une incidence sur le bon déroulement du contrat. Ceci implique que ces derniers
disposent de toutes les informations sur le contrat en particulier sur le calendrier
d’exécution.
Le suivi opérationnel des contrats doit être assuré par les chefs de département concernés
du CeFAL.
d- Description de la procédure
Intervenants Description de la procédure Documents
C/MS
- fait périodiquement (semaine, quinzaine, etc.…) le point des commandes : commandes échues non livrées et commandes à réceptionner dans la semaine ;
- contacte les fournisseurs devant livrer dans la semaine pour la confirmation des dates de livraison ;
- pour les commandes échues non livrées, contacte les fournisseurs concernés pour savoir les raisons du retard et les nouvelles dates prévisionnelles de livraison ;
- transmet la liste des commandes échues non livrées, les raisons du retard et les nouvelles dates prévisionnelles de livraison pour appréciation par l’Agent comptable et le Directeur.
État des commandes en Cours.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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Intervenants Description de la procédure Documents
AC
- reçoit la liste des commandes échues non livrées, les raisons du retard et les nouvelles dates prévisionnelles de livraison
- apprécie les commandes échues non livrées ;
- transmet le document au Directeur pour décision ;
D/CeFAL
- reçoit le document
- apprécie les commandes échues non livrées
- instruit le comptable pour relancer les fournisseurs.
AC
Relance les fournisseurs ou annule certaines commandes en fonction de :
l’urgence de la situation ; la comparaison de la nouvelle date de livraison et du
délai moyen de livraison du bien commandé ; la qualité des relations avec le fournisseur.
- relance les fournisseurs dont les commandes ne sont pas annulées en leur adressant une lettre de relance signée du Directeur ;
- annule la commande et reprend la procédure si après deux relances le prestataire ne livre pas ;
- met à jour son fichier de suivi des commandes en inscrivant les nouvelles dates de livraison et les dates de relance.
Lettre de relance
AC
Annulation d’une commande L’annulation survient lorsque le produit demandé n’existe pas sur le marché, soit faute du prestataire.
- rédige une lettre d’annulation et la transmet au Directeur pour signature via le SG ;
Lettre d’annulation
le D/CeFAL - Signe la lettre d’annulation de la commande
- Transmet la lettre d’annulation dûment signée au SG
SG
- reçoit la lettre d’annulation,
- enregistre la lettre ;
- transmet la lettre d’annulation dûment signée au fournisseur ;
- transmet une copie de la lettre d’annulation à l’AC
AC
- agrafe une copie de la lette d’annulation au bon de commande dans le dossier" commandes en cours ;
- appose le cachet annulé sur le bon de commande ;
- classe le bon de commande annulé et la lettre d’annulation dans le dossier « commandes annulées » de l’année ;
- met à jour le fichier de suivi des commandes ;
Annulation de la réserve sur la ligne budgétaire
Lettre d’annulation
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3.3.2 Contrats des prestations de services de consultance
PROCEDURES ADMINISTRATIVES
CeFAL GESTION DES CONTRATS Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Contrats Prestations de services
a- Objet
Assurer un bon suivi de l’exécution des contrats de prestations de services de consultance
passés entre le CeFAL et des tiers.
b- Application de la procédure
La procédure s'applique à tout contrat signé par CeFAL avec un tiers.
c- Règles de gestion
Le suivi des contrats de prestations est effectué conjointement par le Responsable concerné
et l’agent comptable dont le rôle principal est d’attirer l’attention du Directeur sur le non-
respect du calendrier d’exécution ou sur toute information pouvant avoir une incidence sur
le bon déroulement du contrat. Ceci implique que ces derniers disposent de toutes les
informations sur le contrat en particulier sur le calendrier d’exécution.
Le suivi opérationnel des contrats doit être assuré par le Responsable concerné.
d- Description de la procédure
Intervenants Description de la procédure Documents
Le service concerné
Gestion du contrat
- suivi des contrats en cours d’exécution, certains évènements peuvent intervenir dans la vie du contrat, par exemple : La modification La résiliation
- etc. Suivi de l’exécution de la prestation
- suit la réalisation des prestations et rend régulièrement compte au Directeur de l'état d'avancement des travaux.
Projet d’avenant au contrat
Le service concerné
La modification des termes d'un contrat
- dès qu’il en a connaissance, informe le Directeur des informations susceptibles de modifier les clauses du contrat. Exemples : difficulté financière du prestataire ;
- apprécie les informations
- fait une lettre de comptes rendus au Directeur ;
- transmet la lettre de compte rendu au directeur via le SG
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Intervenants Description de la procédure Documents
Le SG - reçoit le courrier
- transmet la lettre au Directeur
Le D/CeFAL
- discute avec le prestataire des points de modification éventuels ;
- instruit l’AC pour la proposition d’un projet d’avenant au contrat
AC
- rédige un projet d’avenant au contrat
- transmet le projet d’avenant au Directeur pour appréciation et validation ;
Le D/CeFAL Valide le projet d’avenant
Le prestataire Signe l’avenant au contrat Retourne le l’avenant signé au Directeur via le SG
Le D/CeFAL - signe l’avenant au contrat ;
Le SG - transmet un exemplaire de l’avenant dûment signé au
prestataire ainsi qu’à tous les destinataires du contrat initial
AC - Joint une copie au dossier original de prestation de
service.
C/DFIAP et C/DFCS
Dans le cas des formations :
- constate le non-respect du contrat par le formateur (par exemple non-respect la masse horaire prévue) ;
- informe le Directeur par une note.
Le D/CeFAL
- apprécie l’information
- prends une note de service en vue du règlement de la facture conformément à la masse horaire effectivement exécutée.
- transmet la note au SG
Le SG Transmet copie de la note à tous les destinataires(le chef département concerné, l’agent comptable et le formateur)
L’AC Prend copie de la note pour exécution
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
40
3.4 PROCEDURES D’APPROVISIONNEMENT ET DE
GESTION DES BIENS ET SERVICES
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
41
3.4 PROCEDURES D’APPROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES BIENS ET SERVICES
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES, COMPTABLES ET TECHNIQUES
CeFAL
PROCEDURES ADMINISTRATIVES Actualisé :
Avril 2018 Révisé : PROCEDURES D’APPROVISIONNEMENT ET DE GESTION DES BIENS
ET SERVICES
Les biens stockés constituent la seconde catégorie d’éléments corporels du patrimoine du
CeFAL.
Ils doivent bénéficier de la même attention que les immobilisations.
Par stock, il faut comprendre :
- Les matériels ;
- Les fournitures de bureau.
Leur niveau doit faire l’objet de suivi. Pour ceux qui ne sont pas directement consommés,
leur gestion est effectuée par le Chargé de Matériel et Stock sous la supervision de l’Agent
Comptable.
Il réceptionne la commande et met à jour les fiches de stocks.
La fonction approvisionnement et gestion des biens et services est constituée des
procédures suivantes :
- La consultation de fournisseurs ou d’entreprises
- Le traitement des entrées ;
- Le traitement des consommations ;
- L’inventaire ;
- La valorisation ;
- Le renouvellement.
3.4.1 Consultation de fournisseurs ou d’entreprise
PROCEDURES ADMINISTRATIVES
CeFAL APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES STOCKS Actualisé : Avril
2018 Révisé :
Lancement des commandes
a- Objet de la procédure
Applique aux commandes dont les montants sont supérieurs ou égale à 50 000 FCFA.
Une demande de cotation écrite est adressée à au moins trois entreprises ou fournisseurs
régulièrement installés au Bénin et en règle vis-à-vis des administrations fiscale et sociale
Béninoises et disposant d’une expérience d’exécution des travaux à effectuer ou des
fournitures à livrer. Cela signifie que le fournisseur dispose des pièces suivantes à jour :
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
42
- Attestation fiscale ;
- Registre de commence ;
- IFU ;
- Attestation de non faillite ;
- Attestation CNSS
- RIB
b- Application de la procédure
La fonction achat exige en effet qu’un service spécialisé en assure la gestion par le contact
avec les fournisseurs dans le but de pourvoir aux besoins du CeFAL par des articles acquis
aux meilleures conditions qualité, délai de livraison, prix et paiement. Le référentiel des prix
établit par le ministère fait office de référence dans ce processus.
Une commission ad’ hoc d’ouverture et d’analyse des offres est mise en place. Sa
composition varie selon la nature de l’offre.
c- Règles de gestion
Lorsqu’un fournisseur ne respecte pas ses engagements, il doit être inscrit sur une
liste noire après deux avertissements écrits. Tout fournisseur inscrit sur cette liste ne
peut être consulté pour les achats du CeFAL.
Le choix d’un fournisseur découle de la comparaison des offres selon la valeur des
biens à acquérir. Afin d’obtenir des prix compétitifs, tout achat d’un montant
supérieur ou égal à 50 000 FCFA doit faire l’objet d’une consultation d’au moins
trois fournisseurs dans le cas où il existe plusieurs fournisseurs.
Les offres ne sont ouvertes par la commission ad’hoc d’ouverture et d’analyse
qu’après avoir reçu au moins trois offres. En cas de réception de moins de trois
offres, d’autres prestataires pourront être consultés sur la base du même dossier de
consultation afin de recevoir d’autres offres complémentaires avant de procéder à
l’ouverture des offres. Afin d’éviter des délais supplémentaires de passation de
marchés (pouvant être dus à la réception de moins de trois offres), il est conseillé de
consulter au moins cinq fournisseurs ou entreprises.
Le CeFAL dispose d’un carnet de bon de commande pré numéroté en triple :
- original à joindre au dossier de commande ;
- duplicata (à conserver par le fournisseur) ;
- souche est gardée dans le carnet.
d- Description de la procédure
Intervenants Description de la procédure Documents
Le Service
demandeur
Expression des besoins
L’expression des besoins d’achat se fait par un
service demandeur ou également dans le cadre
Demande d’achat
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
43
Intervenants Description de la procédure Documents
d’une commande groupée auprès du Directeur du
Centre.
Le demandeur doit préciser les caractéristiques
techniques du bien ou service demandé.
Transmet le besoin au Directeur
Le D/CeFAL
- reçoit et examine les besoins exprimés par
le demandeur ;
- donne son avis ;
- transmet le dossier à l’Agent Comptable
pour préparation de la demande de
cotation ou retourne le dossier au
demandeur en cas de rejet de la demande
Demande d’achat
L’AC
Préparation de la demande de cotation et
lancement de la consultation
- s’assure que le marché est prévu au budget ;
- identifie et établit en collaboration avec le
directeur la liste restreinte des prestataires
(fournisseurs ou entreprises) pré qualifiés à
consulter ; la liste doit comporter au moins
trois fournisseurs qualifiés ayant leurs pièces
administratifs (attestation fiscale, RC,
attestation de non faillite, numéro IFU etc.)
d’opérateur économique à jour.
- élabore le projet de dossier de demande de
cotation comprenant entre autres une lettre
d’invitation dûment datée rédigée (avec
précision de la date limite de dépôt des offres,
du délai de livraison/exécution, des modalités
de paiement, des critères d’évaluation et
d’attribution), et les annexes comportant le
cadre du devis quantitatif et estimatif, les
spécifications et plans, et le modèle de contrat
ou de lettre de commande ;
- soumet le dossier à la signature au Directeur
Dossier de demande de
cotation + liste des
prestataires
Le D/CeFAL
- examine le dossier de demande de cotation et
de la liste restreinte, et propose si nécessaire
des modifications
- approuve et signe la lettre de consultation
- fait transmettre la demande de cotation aux
entreprises ou fournisseurs retenus sur la liste
restreinte par le biais du Secrétariat
Administratif ;
- fait constituer la commission d’ouverture et la
commission d’évaluation
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
44
Intervenants Description de la procédure Documents
Le SA Réception des offres
- reçoit les offres ;
- enregistre les offres (inscription de la date,
de l’heure et du numéro d’ordre) ;
- transmet les offres au Directeur.
Offres des
soumissionnaires
Le D/CeFAL - convoque les membres de la commission
pour l’ouverture des plis.
La commission ad
‘hoc d’ouverture et
d’analyse des offres
- procède à l’ouverture des offres ;
- établit le procès-verbal de la séance
d’ouverture ;
- conserve les originaux des offres ;
Transmet les autres copies d’offres à la
Commission d’Evaluation.
PV d’ouverture
La commission
ad’hoc d’ouverture
et d’analyse des
offres
Evaluation des offres et proposition d'attribution
du marché
- vérifie l’exhaustivité et la conformité des
offres aux spécifications du dossier de
demande de cotation ;
- procède à l’évaluation des offres ;
- établit un rapport d’évaluation détaillé avec
indications précises des éléments sur lesquels
se fonde la recommandation d’attribution du
marché ou de rejet d’une offre ;
- transmet le rapport approuvé au directeur
Le Rapport d’évaluation
des offres
Le D/CeFAL - en cas d’approbation, soumet (si requis par le
code) le rapport à l’approbation de l’Organe
de contrôle désigné dans le code et reçoit
l’avis ;
- transmet le rapport approuvé à l’agent
comptable pour préparation de la lettre de
notification.
Le Rapport d’évaluation
des offres
L’AC
La notification à l'attributaire
Prépare la lettre de notification et d’invitation à la
signature du contrat qu’il soumet à la signature du
Directeur via le SG.
Lettre de notification
Le SG - paraphe la lettre de notification
- transmet la lettre au Directeur
Le D/CeFAL - signe la lettre de notification de l’attribution et
d’invitation à la signature du marché (Lettre
de Commande ou Bon de Commande) ;
- fait notifier la lettre du marché à l’attributaire
Lettre de notification
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
45
Intervenants Description de la procédure Documents
L’AC
Elaboration et signature du marché
- élabore le projet de contrat ;
- fait viser le projet de marché par le Directeur
- soumet le projet de marché à la signature de
l’Attributaire ;
- transmet le projet de marché signé par
l’attributaire à l’approbation et la signature du
Directeur.
Projet de marché
Le D/CeFAL - approuve et signe le projet de marché ;
- fait signer le contrat par tous les éventuels
autres signataires autorisés dans le Code des
Marchés Publics ;
- fait transmettre le marché dûment signé à
l’attributaire du marché pour enregistrement
(pour les contrats) ou non (pour les bons de
commande).
Marché dument signé
3.4.2 Entrée en stock
PROCEDURES ADMINISTRATIVES
CeFAL APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES STOCKS Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Entrée en stock
a- Objet de la procédure
Mettre en œuvre les diligences minimales permettant de sécuriser les stocks du centre
(biens notamment) dès leur réception.
Les tâches utiles pour atteindre cet objectif sont précisées dans la procédure décrite ci-
dessous.
b- Application de la procédure
Les acquisitions s’effectuent conformément aux procédures d’achat.
c- Règle de gestion
Toute réception de stock doit transiter par l’Agent Comptable qui actualise sa fiche de stock.
Les consommations directes doivent être limitées. Même dans ce cas, l’Agent Comptable
inscrit simultanément en entrée et en consommation l’opération.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
46
d- Description de la procédure
La CeFAL
PROCEDURES ADMINISTRATIVES
APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES STOCKS Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Réception des biens
Intervenants Description de la procédure Documents
Le C/MS
Réception conforme
- reçoit le bien et délivre le bon de réception conformément à
la procédure des approvisionnements ;
- s’assure de leur exactitude ;
- stocke le bien.
- actualise sa fiche de stock en inscrivant la réception dans la
colonne des entrées ;
- informe l’Agent Comptable de la réception afin qu’il la porte
à la connaissance du demandeur et du Directeur.
(PV de réception
+ facture +
Bordereau de
livraison)
Le C/MS
En cas de livraison non conforme
- constate la livraison non conforme sur le plan quantitatif et
qualitatif ;
- délivre le bon de livraison provisoire ;
- invite le fournisseur à livrer les quantités
manquantes conformément à la demande ;
- s’abstient de signer le bon de livraison du fournisseur ;
- informe l’Agent Comptable.
Le
fournisseur - procède aux livraisons complémentaires
Le C/MS - reçoit les quantités manquantes ;
- lance la procédure de réception énoncée précédemment.
CeFAL
GESTION DES STOCKS
Affectation des biens aux Services Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Intervenants Description de la procédure Documents
Le D/CeFAL - arrête la date d’affectation des stocks ;
- informe par note les différents services.
L’AC - propose un ordre de sortie
- transmet la proposition d’ordre de sortie au Directeur
Le D/CeFAL - valide l’ordre de sortie
Le C/MS
- organise l’affectation sur les instructions du Directeur ;
- émet les ordres de sortie ;
- fait signer les ordres de sortie par les différents services
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
47
Intervenants Description de la procédure Documents
bénéficiaires ;
- signe les ordres de sortie
- fait signer les ordres de sortie par l’Agent comptable et
le Directeur ;
Le
bénéficiaire
Signe les ordres de sortie
L’AC Signe l’ordre de sortie
LE D/CeFAL Signe l’ordre de sortie
Le C/MS
- donne les originaux des ordres de sortie aux services
bénéficiaires
- classe les copies et garde les souches dans le carnet
3.4.3 Traitement des consommations
PROCEDURES ADMINISTRATIVES
CeFAL APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES STOCKS Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Traitement des consommations
a- Objet de la procédure
Traiter les consommations par l’intermédiaire des tâches mentionnées dans les lignes ci-
dessous.
b- Principe d’application
- Les différents services du CeFAL s’adressent à la direction pour leur fourniture de
biens préalablement stockés et gérés par l’Agence Comptable.
- Certaines sorties peuvent être constatées pour cause d’avarie. Mais l’avarie devrait
être constatée par un PV établi sur la supervision d’une commission mise en place
par le Directeur et composé entre autres du C/MS et de l’Agent Comptable.
c- Règle de gestion
Le traitement des consommations se fait avec le Bon de Consommation (Fiche à la
disposition des différents services pour matérialiser les demandes de stocks) et la fiche
de stock.
d- Description de la procédure
La procédure comprend trois tâches :
- la demande de bien ;
- la sortie des stocks ;
- la demande insatisfaite.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
48
Intervenants Description de la procédure Documents
Le service
demandeur
- constate le besoin ;
- délivre un bon de consommation adressé à l’Agent
Comptable
Bon de consommation
L’AC - reçoit le bon de consommation ;
- transmet le bon au Chargé de Matériel et Stock
Bon de consommation
Le C/MS
Cas de disponibilité du bien voulu
- reçoit le bon de consommation ;
- vise le bon ;
- prépare l’ordre de sortie ;
- prévient le service demandeur de la disponibilité
du bien.
- fait signer l’ordre de sortie par le bénéficiaire ;
L’AC
- signe l’ordre de sortie ;
- retourne l’ordre de sortie au Chargé de Matériel
et Stock
Le service
demandeur
- prend livraison de l’article souhaité ;
- récupère une copie de l’ordre de sortie signé par
le chargé du Matériel et Stock, l’Agent Comptable
et le Directeur.
Le C/MS - classe sa copie du bon de consommation ;
- met à jour la fiche de stock.
Le C/MS
Demande de bien insatisfaite
- reçoit le bon de consommation ;
- constate l’indisponibilité de l’article en quantité
ou en qualité ;
- retourne le bon de consommation au demandeur
en lui notifiant les quantités et qualités du bien
demandé ;
- dans le cas de disponibilité partiel des articles, fait
l’ordre de sortie qui précise au demandeur ce qui
est disponible.
- prévient l’Agent Comptable pour la
programmation de l’achat.
Le C/DCCB - Prépare l’achat si prévu dans le budget
Le service
demandeur
S’il le souhaite en cas d’absolue nécessité :
- prépare un bon de consommation pour la quantité
disponible ;
- transmet à l’Agent Comptable pour suite.
L’AC
- reçoit le nouveau bon de consommation pour
suite ;
- lance la procédure pour sortir le bien demandé.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
49
3.4.4 Inventaire des stocks
PROCEDURES ADMINISTRATIVES
CeFAL APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES STOCKS Actualisé : Avril
2018 Révisé :
INVENTAIRE DES STOCKS
a- Objet
Inventorier les stocks par la technique de validation de la réalité des éléments du patrimoine
et la confirmation de leur existence physique. Cette confirmation est faite à l’occasion de la
prise d’inventaire périodique.
La procédure permettra une correcte exécution des travaux d’inventaire depuis la phase de
préparation jusqu’à l’exploitation des résultats.
b- Principe d’application
L’Agent Comptable est responsable de la planification des travaux d’inventaire. L’inventaire
est effectué sous sa responsabilité.
Les travaux d’inventaires s’effectuent au moins une fois par an. Les inventaires au 31
Décembre de chaque année sont obligatoires.
c- Documents supports
- Fiche d’inventaire : document retraçant les résultats de l’inventaire tout en
permettant de donner une appréciation sur l’état physique de chaque élément
inventorié.
- Fiche des écarts d’inventaire : précise les écarts entre les existants physiques et les
soldes.
- Bon de réception provisoire : constate la réception des stocks pendant les travaux
d’inventaire.
d- Description de la procédure
La procédure comprend trois tâches :
- La préparation de la prise d’inventaire ;
- La réalisation de la prise d’inventaire ;
- La réception des biens pendant l’inventaire.
Intervenants Description de la procédure Documents
L’AC
Préparation de la prise d’inventaire
Avant le début des travaux :
- constitue une équipe pour la prise d’inventaire
dont il est le responsable.
- fait procéder à l’aménagement de l’espace
Fiches d’inventaire
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
50
Intervenants Description de la procédure Documents
d’inventaire ;
- liste (par numéro d’ordre, désignation et
localisation) tous les stocks à la date de
l’inventaire ;
- numérote et met les fiches d’inventaire vierges à
la disposition de l’équipe d’inventaire ;
- s’assure que les aires de stockage sont bien
délimitées ;
- détermine un endroit où seront entreposés les
biens usagés reçus durant l’inventaire ;
L’équipe
d’inventaire
Réalisation de la prise d’inventaire
Sous la coordination de L’Agent Comptable :
- procède au comptage exhaustif des stocks sur
leurs lieux de localisation en spécifiant leur état ;
- transcrit le résultat de l’inventaire sur une fiche
récapitulative.
Fiche de décompte
Le C/MS
- fait signer la fiche récapitulative à toute l’équipe,
lui-même y compris ;
- détermine les écarts entre les stocks théoriques et
les comptages physiques à partir de la fiche des
écarts et les valorise ;
- arrête et signe les fiches de stocks à la date de la
prise d’inventaire en mentionnant le stock final ;
Fiche d’écart
d’inventaire
L’équipe
d’inventaire
Transfert les fiches récapitulatives, les fiches des écarts à
la comptabilité pour le traitement comptable.
Le C/DCCB
- reçoit les documents ;
- les confronte aux soldes comptables aux soldes
stocks ;
- diligente toutes les régularisations nécessaires selon
les procédures comptables prévues à cet effet.
- classe les documents relatifs aux stocks.
L’AC
Réception des biens pendant l’inventaire
- procède lui-même à la réception des nouveaux
stocks ;
- émet un bon de réception provisoire ;
- fait stocker les biens dans un espace distinct de
l’aire de stockage des biens inventoriés ;
- lance la procédure d’entrée en stocks à la fin de
l’inventaire.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
51
3.4.5 Valorisation des stocks
PROCEDURES ADMINISTRATIVES
CeFAL APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES STOCKS Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
VALORISATION DES STOCKS
a- Objet de la procédure
Valoriser les stocks par une bonne exploitation des résultats de l’inventaire.
b- Application de la procédure
Les éléments inventoriés doivent faire l’objet de valorisation et prendre en compte des
dépréciations éventuelles.
Le principe de permanence des méthodes oblige la structure à adopter et à mettre en œuvre
une méthode de valorisation des stocks.
La méthode proposée ici est celle du Coût Moyen Unitaire Pondéré (CMUP).
c- Règles de gestion
Les stocks sont gérés sur la base des documents ci-après :
- Fiche d’inventaire : document retraçant les résultats de l’inventaire tout en
permettant de donner une appréciation sur l’état physique de chaque élément
inventorié.
- Factures de la période ;
- Référentiel de prix établit par le Ministère chargé des Finances.
d- Description de la procédure
Intervenants Description de la procédure Documents
L’AC
En collaboration avec le Chargé de la Comptabilité et du
contrôle budgétaire :
- regroupe l’ensemble des fiches d’inventaire ;
- effectue un classement selon la nature des stocks ;
- pondère les quantités respectives achetées selon la
nature par les prix sur la période concernée ;
- effectue une sommation de ce résultat (1) ;
- procède à la sommation des quantités de la période(2) ;
- détermine le prix moyens unitaire par le (1)/(2)
CMUP
- valorise la quantité de stocks inventoriée par le CMUP
calculé ;
- effectue les corrections nécessaires des états
financiers.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
52
3.4.6 Renouvellement des stocks
PROCEDURES ADMINISTRATIVES
CeFAL APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES STOCKS Actualisé : Avril
2018 Révisé :
Renouvellement de Stock
a- Objet de la procédure
Assurer une gestion saine des stocks du centre.
b- Application de la procédure
Le renouvellement des stocks est fait suivant la procédure de passation des marchés en
vigueur en République du Bénin.
Le délai d’approvisionnement, la disponibilité des produits et la rotation des stocks sont des
éléments d’appréciation pour le lancement de cette procédure.
c- Règle de gestion
La prise des documents suivants doivent précédés le renouvellement de stock :
- Fiche de stock ;
- Rapport de gestion de l’agence Comptable.
d- Description de la procédure
Intervenants Description de la procédure Documents
C/MS
- constate le faible niveau des stocks ;
- informe par note l’Agent Comptable avec des données
chiffrées.
L’AC
- reçoit ladite note ;
- vérifie les données chiffrées ;
- émet des réserves à prendre en compte ;
- notifie son accord pour la préparation du dossier de
demande de cotation ;
L’AC - prépare le bon de commande ;
- transmet les documents au Directeur
Le D/CeFAL
- reçoit les documents ;
- vérifie l’opportunité ;
- signe le bon de commande ;
- émet des réserves à prendre en compte ;
- renvoie les documents à l’Agent Comptable.
L’AC
- reçoit l’autorisation d’engager la dépense ;
- lance la commande suivant la procédure de passation de
marchés.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
53
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
54
3.5 PROCEDURE DE SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET
DES VEHICULES
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
55
3.5 PROCEDURE DE SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES, COMPTABLES ET TECHNIQUES
CeFAL
PROCEDURES ADMINISTRATIVES Actualisé : Avril
2018 Révisé : PROCEDURES DE SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET
VEHICULES
a- Objet de la procédure
Contrôler et suivre l'utilisation des immobilisations ainsi que leur entretien.
b- Application de la procédure
Cette procédure s'applique à toutes les immobilisations.
c- Règles de gestion
- chaque immobilisation doit être immatriculée au nom du CeFAL
- le service utilisateur du matériel veille à l'entretien régulier des immobilisations. Il
veille au renouvellement des polices d'assurance ou des contrats de maintenance
souscrits.
- un inventaire physique des immobilisations est effectué à la fin de chaque exercice
comptable.
- les véhicules doivent être exclusivement utilisés dans le cadre des activités du CeFAL ;
- les conducteurs veillent à l’entretien régulier et préventif des véhicules tel que prévu
par le plan d’entretien du constructeur.
- toute panne ou tout dysfonctionnement constaté sur un véhicule doit être porté à la
connaissance de l’Agence Comptable ;
- tous les mois, le conducteur relève le kilométrage ainsi que les consommations de
carburant à partir des fiches techniques de bord des véhicules ;
- le conducteur veille au respect des dates de renouvellement de polices d’assurance
et visites techniques.
A chaque entretien du véhicule (vidange, changement de filtre, pièces détachées,
pneumatique), le conducteur du véhicule remplit la fiche technique de bord du véhicule en
inscrivant :
- la date ;
- la nature des travaux réalisés ;
- son nom et sa signature ;
- s’index kilométrique.
d- Autres règles spécifiques à l’utilisation des véhicules
- les chauffeurs sous contrat sont les seuls habiletés à conduire les véhicules du
centre ;
- le transport des passagers extérieurs au centre est prohibé ;
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
56
- la maintenance des véhicules doit être périodique et les fiches d’information de
pannes doivent être régulièrement tenues à jour ;
- le véhicule en mission est sous la responsabilité du chef de mission. Aucun
déplacement avec le véhicule ne peut se faire sans son autorisation ;
- le lieu de garage d’un véhicule en mission est retenu par le chef de mission.
Toutefois, le lieu de garage le plus indiqué est le parking de l’hôtel où loge le chef de
mission ;
- l’utilisation des véhicules à des fins personnelles est interdites ;
- en cas d’accident, avisé la police et faire établir un constat ;
- les documents tels que le fichier des véhicules et les rapports de maintenance des
véhicules, doivent être régulièrement mis à jour sous la responsabilité du chargé de
Matériel et Stock ;
- les véhicules doivent être gardés au siège du centre ou en lieu sûr et bien gardés.
e- Sécurité des véhicules
Limitation de vitesse
- la vitesse maximum est de 50km/h en agglomération et de 110 km/h hors
agglomération. Cependant les conducteurs sont tenus de respecter les vitesses
maximales affichées sur les panneaux routiers.
- Rouler tard la nuit est déconseillé.
Les ceintures de sécurité
Elles doivent être de façon systématique pour tous les passagers du véhicule du centre.
Toutes surcharges des véhicules de passagers ou en bagages est interdit.
Le port de casque
Le port de casque est obligatoire pour tous les utilisateurs de motos du centre.
Les personnes à bord
Il est formellement interdit de prendre des personnes qui ne sont pas inscrites sur l’ordre de
mission.
3.5.1 Entretien et réparation des équipements
PROCEDURES ADMINISTRATIVES
CeFAL
PROCEDURES DE SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES
VEHICULES Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Entretien et réparation des équipements
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
57
a- Objet de la procédure
Entretenir et réparer les équipements et le matériel roulant.
b- Application de la procédure
La procédure est appliquée pour les services relatifs à l'entretien et à la réparation des
équipements et du matériel roulant.
c- Règles de gestion
- Un contrat de maintenance devra être signé avec un prestataire de la place pour la
maintenance et la réparation des équipements de bureau (ordinateurs,
photocopieurs, climatiseurs, etc.).
- Les organes en charge de la passation des marchés doivent faire jouer la concurrence
pour obtenir les meilleures prestations au moindre coût.
Les opérations suivantes intègres la procédure d’Entretien et réparation des équipements :
- Préparation de la Demande de Réparation (DR) ;
- Etablissement du devis des travaux ;
- Accord du Directeur ;
- Préparation du B/C ;
- Signature du B/C.
- Ventilation des documents.
d- Description de la procédure
Intervenants Description de la procédure Documents
L’utilisateur
Du Matériel/
Chauffeur
Préparation de la demande de réparation (D/R)
- prépare une DR en précisant :
la date ;
l'objet de la demande ;
la description des travaux demandés ;
- transmet la DR à l’Agent Comptable.
DR
L’AC
- vérifie la disponibilité budgétaire ;
- initie et une lettre de demande de devis à l’intention du
prestataire
Le D/CeFAL - signe la lettre de demande de devis à l’attention du prestataire
Prestataire Etablissement du devis des travaux
- établi un devis pour les travaux demandés
- transmet le devis au garage central
Devis
Garage
Centrale
Dans le cas de réparation des véhicules :
- reçoit le devis du prestataire
- valide le devis ou le cas échéant fait des observations à prendre
en compte par le prestataire
Prestataire Transmet le devis validé par le garage central à l’agent comptable
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
58
Intervenants Description de la procédure Documents
L’AC - reçoit le devis
- transmet le devis au Directeur
- fait le suivi financier ;
Le D/CeFAL
Accord du Directeur Général
- approuve le devis ;
- retourne le devis à l’AC pour l'établissement du B/C.
L’AC
Etablissement du B/C - établit le B/C en trois (03) exemplaires en mentionnant :
le nom du prestataire ; l'adresse ; l'appareil ou le véhicule à réparer ; le service utilisateur ; la description détaillée des pannes signalées et les
montants correspondants.
L’AC Signature du B/C
Transmet le B/C et le devis au Directeur pour signature.
Le D/CeFAL
- signe le B/C ;
- retourne le B/C à l’AC.
L’AC
Ventilation des documents
- ventile les documents comme suit :
original B/C est joint au dossier ;
duplicata est remis au prestataire
souche B/C à la comptabilité.
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59
Partie 4 :
Procédures financières et
comptables
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
60
4.1 PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
61
4 PARTIE 4 : PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES
4.1 PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES, COMPTABLES ET TECHNIQUES
CeFAL PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE
4.1.1 Procédures de gestion de la caisse recette
PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES
CeFAL PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
GESTION DE LA CAISSE RECETTE
a- Objet
Contrôler et gérer efficacement les fonds du Centre.
b- Application de la procédure
La procédure est appliquée pour la gestion de caisse recette.
c- Règles de gestion
Pour un meilleur contrôle des flux, une Caisse recette est tenue. Le compte Caisse recette
enregistre uniquement les opérations de débit, c’est-à-dire les entrées de fonds. Ainsi :
- Les recettes sont enregistrées au journal chronologiquement, les unes après les
autres.
- Toute écriture comptable doit être appuyée par une pièce justificative en bonne et
due forme.
- Le classement des pièces revêt une importance primordiale et s’effectue suivant
l’ordre numérique.
- Un bon pré numéroté de "Recette caisse" pour un encaissement est préalablement
préparé par le caissier pour chaque opération.
- Un numéro d’ordre est donné à chaque pièce de "Recette caisse" en commençant
par le numéro 1 au début de chaque mois comme moyen d’identification rapide. Ce
numéro de référence doit être enregistré en même temps que le montant avec le
libellé explicatif pour chaque opération dans le journal de caisse.
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62
d- Description de la procédure
Intervenants Description de la procédure Documents
Le C /T
ENCAISSEMENT
1. Encaissement des espèces
- reçoit la facture correspondante et s’assure que
le montant versé est bien celui dû par le client ;
- appose le cachet « payé » sur la facture ;
- établit une fiche de recette en 3 exemplaires visés par le
client et par le Chargé de la trésorerie
- remet au client :
l’original de la fiche de recette ; et
l’original de la facture.
- enregistre l’opération dans le journal de caisse « Caisse-
Recette »
- transmet au service chargé de la comptabilité et contrôle
budgétaire :
l’exemplaire de la fiche de recette ;
le 2ème exemplaire de la facture correspondante.
Le C/DCCB
2. Mise à jour du journal de Caisse et classement
A la réception des documents :
- valide la saisie pour comptabiliser l’opération ;
- classe la fiche de recette et la facture ;
- transmet un exemplaire de la facture pour mise à jour du
fichier Client.
L’AC
3. L’actualisation du fichier Clients :
Dès la réception des documents :
- s’assure de la concordance des montants (celui de la facture
du client et celui figurant sur la fiche de recette) ;
- à l’issu de ce contrôle ultime, procède à la mise à jour du
fichier Client.
Le C/T
VERSEMENT A LA BANQUE
4. Versement des espèces en banque
- récapitule hebdomadairement tous les encaissements ;
- établît un bon de sortie « caisse » et le bordereau de
versement sur l’approbation du Chef de l’Agence Comptable
- verse les espèces sur le compte bancaire ouvert au nom du
CeFAL ;
- retourne avec une copie du bordereau de versement ;
- remet la copie du bordereau de versement au Chargé de la
Comptabilité et du Contrôle Budgétaire
Le C/DCCB
5. Comptabilisation du versement
Dès réception du bordereau de versement :
- saisit le versement effectué dans le brouillard de banque du
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
63
Intervenants Description de la procédure Documents
compte CeFAL et valide la saisie pour comptabiliser
l’opération ;
- classe la copie du bordereau de versement dans le dossier
banque.
Le C/DCCB
6. Contrôle de Caisse
- périodiquement, l’Agence Comptable procède à la vérification
de toutes les pièces justificatives correspondantes et au
contrôle de l’exactitude des totaux.
- vérifie les totaux et le solde déterminé par le caissier à la fin
de la journée.
- un contrôle de caisse est obligatoirement effectué à la fin de
chaque journée par l’Agent Comptable après que tous les
totaux auront été vérifiés.
- une certification de caisse est faite sur le journal de caisse à la
fin de chaque jour. Cette certification est signée par le caissier
et l’Agent Comptable.
L’AC
- l’agent Comptable peut effectuer un contrôle de caisse à
n’importe quel moment.
- à la fin de chaque mois, l’Agence Comptable doit procéder au
contrôle de caisse et produire à l’issu de ce contrôle un
procès-verbal dûment signé par lui et le Caissier.
4.1.2 Procédures de gestion de la caisse menues dépenses
PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES
CeFAL PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE Actualisé : Avril
2018 Révisé :
GESTION DE LA CAISSE MENUES DEPENSES
a- Objet de la procédure
Fournir des fonds nécessaires pour le règlement des menues dépenses et dépenses
courantes de fonctionnement du CeFAL. Ces menues dépenses comprennent entre autres :
- le paiement de petites dépenses ;
- l’achat de matériel pour la maintenance des équipements.
b- Application de la procédure
La procédure est appliquée à la gestion des menues dépenses.
c- Généralités et règles de gestion
- La caisse sert à régler les menues dépenses urgentes dont le montant ne dépasse pas
50.000 Francs CFA TTC.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
64
- Toute sortie de caisse doit être préalablement autorisée par l’agent Comptable et
visé par le Directeur.
- Les sorties de caisse pour achat, doivent être justifiées à posteriori par une facture
acquittée ou un reçu de paiement.
Le Chargé de la comptabilité et contrôle budgétaire assure la responsabilité de la caisse de
menues dépenses.
d- Description de la procédure
Intervenants Description de la procédure Documents
Le
demandeur
Etablissement du bon de caisse
- constate la défaillance
- exprime son besoin au Directeur
- en cas d’approbation, transmet la demande à l’Agent
Comptable pour traitement.
L’AC - traite la demande
- identifie un prestataire
Le prestataire - dépose la facture à l’agent comptable
- fait la prestation
L’AC
Signature du bon de caisse
- constate l’effectivité de la prestation
- procède au paiement du prestataire
- signe le bon de caisse.
Le C/T
Décaissement et enregistrement de la sortie
- reporte dans son journal de caisse le mouvement de sortie ;
- classe la facture dans le chrono
- classe le bon de caisse dans le chrono des bons de caisse ;
Après l’achat, le prestataire doit fournir tous les justificatifs de
l’achat (facture acquittée) au chargé de la trésorerie.
Le C/T
Régularisation de la caisse
A la réception du justificatif de l’achat :
- l’agrafe au bon de caisse
- classe les documents dans le chrono de caisse ;
- en cas de reliquat sur le montant décaissé, il l’encaisse et met à
jour son journal de caisse.
4.1.3 Procédures de réapprovisionnement de la caisse menues dépenses
PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE
CeFAL GESTION DE LA CAISSE MENUES DEPENSES Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
PROCEDURES DE REAPPROVISIONNEMENT DE LA CMD
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
65
a- Objet de la procédure
Réapprovisionner la caisse des menues dépenses pour fournir des fonds nécessaires pour le
règlement des dépenses courantes de fonctionnement du CeFAL.
b- Application de la procédure
La procédure est appliquée au réapprovisionnement de la caisse des menues dépenses
c- Règles de gestion
- La caisse des menues dépenses est tenue par le Caissier du CeFAL. Il est entièrement
responsable du solde qui découle des opérations qui y sont enregistrées et doit
prendre toutes les dispositions pour en assurer la sécurité.
- L’approvisionnement de la caisse des menues dépenses se fait obligatoirement sur
un compte bancaire et non par prélèvement sur la caisse recette. Le montant de
l’approvisionnement est enregistré en entrée (qui correspond au débit) dans le
journal de caisse des menues dépenses.
- Le fonds est reconstitué par le versement d’une somme égale au montant des
dépenses. A n’importe quel moment, le total de l’encaisse, des dépenses engagées et
des bons provisoires doivent être égaux au montant du fonds de caisse.
- Le montant annuel maximum pour l’approvisionnement de la caisse de menues
dépenses est d’un million (1 000 000) Francs CFA renouvelable une seule fois.
- Pour la sécurité de la caisse, les fonds doivent être déposés dans une caissette dont
la clé est détenue par le caissier seul. La caissette est à son tour déposée à la fin de la
journée dans le coffre de l’Agent Comptable.
d- description de la procédure
Intervenants Description de la procédure Documents
Le C/T
Dès que le niveau de la caisse atteint le seuil de
réapprovisionnement :
Arrêt de la caisse
- arrête la caisse,
- transmet à l’Agent Comptable :
L’arrêt de caisse ;
Les pièces justificatives.
L’AC
Contrôle de la caisse et établissement du chèque
d’approvisionnement
- procède à un contrôle de l’arrêté justificatif ;
- vérifie le solde de la caisse ;
- établît un PV de contrôle de caisse ;
- signe l’arrêté si aucune anomalie n’est détectée ;
- établît le chèque de réapprovisionnement
- transmet le chèque avec l’arrêté de caisse au Directeur
pour signature.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
66
Intervenants Description de la procédure Documents
Le D/CeFAL
Signature du chèque
- contresigne le chèque
- fait une copie du chèque
- retourne le chèque à l’Agent Comptable.
Le C/DCCB
Comptabilisation des pièces de caisse
- saisit le chèque (avec toutes les références possibles) dans
le brouillard de la banque et valide la saisie ;
- saisit les pièces de caisse dans le brouillard de caisse et
valide la saisie ;
- classe dans le dossier caisse, l’arrêté de caisse avec les
pièces de caisse ;
- classe dans le dossier banque la photocopie du chèque.
Le C/T
Retrait de fonds
- retire les fonds à la banque.
Dès réception des fonds :
Etablissement du bon d’entrée en Caisse
- établît un bon d’entrée en Caisse ;
- signe le bon d’entrée et le transmet à l’Agent Comptable
pour Visa.
Enregistrement du montant reçu
- met les fonds en caisse après vérification de l’exactitude du
montant réel ;
- signe le bon d’entrée et reporte le montant reçu dans son
journal de Caisse ;
- Classe le bon d’entrée dans le chrono des pièces de Caisse.
4.1.4 Procédures d’encaissement
PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES
CeFAL PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
PROCEDURES D’ENCAISSEMENT
a- Objet de la procédure
Enregistrer les règlements des clients lorsque ceux-ci sont effectués par chèque ou par ordre
de virement.
b- Application de la procédure
La procédure s’applique à tous les règlements des clients effectués par chèque ou par ordre
de virement.
c- Règles de gestion
- Les règlements sont effectués par chèque à l’ordre du CeFAL ou par virement
bancaire sur le compte du CeFAL ;
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
67
- Tout règlement des clients donne lieu à l’émission d’une fiche de recette établie en
trois (03) exemplaires par le CeFAL et dont une copie est remise au client.
- Les règlements des clients sont effectués sur la base des factures délivrées par le
CeFAL ;
- Dans le cas d’un ordre de virement bancaire, une copie de l’ordre de virement émis,
doit être transmise par le client au CeFAL.
Intervenants Description de la procédure Documents
L’AC
Les encaissements bancaires proviennent essentiellement de
l’encaissement des chèques Clients et des versements provenant des
recettes de prestations.
Contrôle et délivrance de la fiche de recette
- contrôle le chèque ou l’ordre de virement reçu :
mentions inscrites correctes
montant correspondant à la facture émise.
Si le chèque ou ordre de virement est correct :
- établît une fiche de recette en 3 exemplaires au nom du Client
mentionnant :
la référence du contrat et de la facture ;
les références du chèque (N° du chèque et Banque)
- signe la fiche et y appose le cachet du CeFAL ;
- remet l’original de la fiche au Client ;
- transmet la copie de la fiche + le chèque au service chargé de la
comptabilité et du Contrôle du budget.
Le C/DCCB
Comptabilisation du règlement
- saisit le règlement dans le compte de banque du CeFAL ;
- valide l’encaissement pour l’enregistrement en comptabilité ;
- fait une (01) photocopie du chèque ou de l’ordre de virement ;
- classe dans le dossier Client :
un (01) exemplaire de la fiche de recette
une (01) photocopie du chèque ou de l’ordre de virement ;
- classe dans une chemise d’attente pour la remise en banque :
le chèque
la photocopie du chèque ou l’ordre de virement.
L’AC
Remise à l’encaissement S’il s’agit de chèques :
- ressort du dossier d’attente tous les chèques à remettre à l’encaissement ;
- remplit un bordereau de remise en banque ; - fait remettre les chèques en banque ; - conserve une copie du bordereau de remise en banque ; - agrafe les photocopies des chèques au bordereau de remise en
banque ; - classe le bordereau dans le dossier banque ;
S’il s’agit d’ordre de virement classe l’ordre de virement dans le dossier banque.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
68
4.1.5 Procédures de gestion de la banque
PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES
CeFAL PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
PROCEDURES DE GESTION DE LA BANQUE
a- Objet de la procédure
Régler les dépenses du CeFAL sur ses comptes bancaires.
b- Application de la procédure
Cette procédure est appliquée au règlement des dépenses du CeFAL sur ces comptes.
c- Règles de gestion
Le Directeur du CeFAL et l’Agent Comptable sont les signataires des comptes bancaires du
Centre. Ils cosignent tous les moyens de paiement émis.
Les factures à régler sont classées par échéances ou par programmation par l’Agence
Comptable en accord avec le Directeur en fonction des disponibilités de Trésorerie.
d- Description des sous-procédures
PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE
CeFAL PROCEDURE DE GESTION DE LA BANQUE Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
PROCEDURES DE PAIEMENT
Intervenants Descriptions de la procédure Documents
Le C/CCB
Vérification de la situation de trésorerie
A partir du dossier « Facture à payer »
- établît la situation totale des dépenses à payer cette situation
peut être obtenue par le logiciel ;
- vérifie que la situation des comptes bancaires permet de régler
les dépenses.
Mise en paiement
Si la situation de trésorerie permet de régler des dépenses :
- retire du dossier « Facture à payer » les factures à payer
- prépare les chèques de règlement
- prépare le parapheur des factures à payer contenant pour
chaque dossier :
la facture
le chèque
- transmet le parapheur à l’Agent Comptable du CeFAL pour
approbation et signature.
L’AC Approbation et signature
- vérifie les chèques émis par rapport aux factures à régler ;
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
69
Intervenants Descriptions de la procédure Documents
- vise les factures ;
- signe les chèques ;
- transmet le parapheur au Directeur
Le D/CeFAL
Signature des chèques
- contresigne les chèques ;
- retourne le parapheur à l’Agence Comptable.
Le C/DCCB
Saisie et comptabilisation des règlements
Dès la réception du parapheur, l’Agent Comptable le transmet au
chargé de la comptabilité.
- procède à l’enregistrement des chèques aux brouillards de
banque des comptes bancaires avec lettrage des factures
correspondantes dans le logiciel ;
- contrôle l’exhaustivité et l’exactitude des saisies à partir de
l’impression du brouillard ;
- valide les brouillards de banque pour comptabiliser les
règlements.
Le C/CCB
Organisation et classement des pièces
- appose la mention « payé » sur les factures avec
la référence du chèque
la date de paiement
- fait une photocopie de chaque chèque et de chaque facture ;
- mentionne sur les photocopies des chèques, les références
des factures réglées ;
- classe l’original de chaque facture dans le dossier
« Fournisseurs »
- classe les chèques dans une chemise « Règlement
Fournisseur »
- classe dans le dossier banque correspondant, les photocopies
des chèques et des factures réglées.
L’AC
Remise des chèques
Les chèques sont tenus à la disposition des fournisseurs.
- remet le chèque contre certificat de remise de chèque
dans le registre « règlement fournisseur » en mentionnant :
les noms, prénoms, qualité et contacts téléphoniques
du prestataire ;
la date ;
la signature du prestataire ;
les références du chèque ;
le montant du chèque en lettre et en chiffre ;
l’objet du règlement ;
la référence de la pièce d’identité du fournisseur ou
de son représentant.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
70
4.1.6 Procédures de rapprochement bancaire
PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES
CeFAL PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
PROCEDURES DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
a- Définition et objectifs du rapprochement bancaire
L’état de rapprochement bancaire est un document établi à chaque fin de mois par l’Agence
Comptable pour chaque compte bancaire.
L’objectif est de rapprocher les comptes bancaires et les relevés bancaires produits par les
banques.
En effet, le solde inscrit sur le relevé bancaire ne coïncide pas toujours avec le solde du
compte banque tenu par le centre en raison des décalages d’écritures entre le compte
bancaire et le même compte tenu par la banque.
b- Présentation de l’état de rapprochement bancaire
L’état de rapprochement bancaire se présente sous la forme d’un tableau à deux parties.
Dans la partie gauche, figurent le solde du compte banque dans le grand livre du CeFAL, les
opérations non enregistrées en comptabilité et le solde ajusté.
Dans la partie droite, figurent le solde en banque indiqué sur le relevé bancaire, les
opérations non comptabilisées par la banque et le solde ajusté.
c- Comptes à rapprocher
Un état de rapprochement bancaire doit être effectué pour chacun des comptes bancaires
dont dispose le CeFAL.
d- Documents à utiliser et à établir
Afin d’établir un état de rapprochement bancaire, le comptable doit disposer des documents
ci-après :
- Le relevé bancaire à la date de rapprochement ;
- Le journal de banque pour la même période ;
- L’état de rapprochement bancaire du mois précédent.
e- Mise en œuvre du contrôle
Les écritures inscrites sur le relevé bancaire, et qui trouvent leur correspondant dans le
journal de banque du mois ou sur le rapprochement bancaire du mois précédent, sont
pointées, sur le relevé bancaire, sur le journal de banque tenue par le CeFAL et sur le
précédant état de rapprochement bancaire.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
71
Les écritures non pointées sur le relevé bancaire sont inscrites dans la partie gauche de l’état
de rapprochement « compte banque » dans nos livres.
Les débits non pointés sur le relevé bancaire sont inscrits dans la colonne « crédit du compte
banque » dans nos livres.
Les crédits non pointés sur le relevé sont inscrits dans la colonne débit du compte banque
dans nos livres.
Les écritures non pointées sur le journal de banque du mois ou sur l’état de rapprochement
du mois précédent sont inscrites dans la partie droite de l’état de rapprochement : « Compte
Banque à la Banque » dans la colonne droite « Crédit ».
Il s’agit en particulier des chèques remis en banque les derniers jours de chaque mois et que
la banque n’aurait pas crédités avant la fin du mois ou des chèques non remis à
l’encaissement.
Les soldes de la partie gauche et de la partie droite de l’état de rapprochement bancaire
doivent être égaux et de sens contraire.
f- Visa et classement
Après l’établissement du rapprochement bancaire, l’Agent Comptable doit indiquer la date
réelle à laquelle a été effectué le rapprochement bancaire, le nom de la banque et le
numéro de compte bancaire.
Il appose en outre sa signature sur l’état de rapprochement bancaire et le classe dans le
dossier « Banque » correspondant.
g- Les Actions post-rapprochement
Une fois l’état de rapprochement établi, le comptable responsable de la tenue des comptes
doit réaliser les actions suivantes :
Les écritures de régularisation
Les seules écritures de régularisations à passer concernent :
- Les erreurs enregistrées dans les livres comptables détectées lors du rapprochement
bancaire ;
- Les frais administratifs de tenue de compte directement débités sur le relevé de
banque (ceux-ci ne faisant pas l’objet d’envoi de pièces de base par la Banque).
- Les écritures de régularisation sont passées sur la comptabilité du mois suivant.
Toutes les régularisations doivent être suffisamment mises en évidence afin d’éviter qu’elles
ne soient considérées comme éléments en rapprochement bancaire le mois suivant.
Les réclamations
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
72
Les erreurs commises par la banque et détectées lors d’un rapprochement bancaire doivent
faire l’objet d’une réclamation auprès de celle-ci par le comptable.
Les éléments en rapprochement revenant plusieurs fois sur les états de rapprochement,
notamment ceux qui figurent dans la partie gauche (comptabilité) de l’état de
rapprochement, doivent faire l’objet de réclamation auprès de la banque, car cela signifie
que les pièces justificatives n’ont jamais été reçues.
Pour les chèques émis par le CeFAL et non encaissés par le bénéficiaire, pour lesquels le délai
de prescription (3ans) est dépassé, le comptable constate un gain (subvention) et le compte
banque est régularisé. Cette décision doit être approuvée par le Directeur du CeFAL.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
73
4.2 PROCEDURES COMPTABLES
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
74
4.2 PROCEDURES COMPTABLES
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES, COMPTABLES ET TECHNIQUES
CeFAL PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
PROCEDURES COMPTABLES
4.2.1 Journaux comptables
Les opérations réalisées pour le compte du CeFAL, sont enregistrées chronologiquement
dans les journaux en fonction de leur nature. Ainsi le système comptable du CeFAL
comprend les journaux suivants :
Journal de prestations
Ce journal enregistre les facturations des prestations fournies par le CeFAL (locations,
prestations de formation, ressources diverses etc.)
Journal d’achat
Dans ce journal, sont enregistrées les factures relatives aux achats.
Journal de banque
Un (01) journal par compte bancaire.
Ces journaux enregistrent les opérations d’entrées et de sorties des fonds du CeFAL.
Journal d’opérations diverses
Ce journal enregistre toutes les autres opérations du CeFAL non comprises dans les cas
précédents, en particulier :
- Les opérations de régularisation pour la clôture et la réouverture de l’exercice ;
- Les opérations d’engagement ;
- Les opérations de paie du personnel.
Journal de caisse (Un journal par financement)
- Caisse menues dépenses
- Caisse recettes
- Caisse dépenses
Ces journaux enregistrent les entrées et sorties de fonds sur les caisses correspondantes.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
75
4.2.2 Organisation du système comptable
PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES
CeFAL PROCEDURES COMPTABLES Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE
Le système comptable du CeFAL prend en compte 4 comptabilités auxiliaires :
Fournisseurs d’immobilisations : Suivi individuel de chaque fournisseur
d’immobilisation CeFAL (dépenses
immobilisées)
Fournisseurs d’exploitation : Suivi individuel de chaque fournisseur
d’exploitation (dépenses en charge)
Clients : Suivi individuel de chaque client
Personnel : Suivi individuel de chaque membre du
personnel du CeFAL, notamment pour
les avances sur salaires, sur frais de mission.
DOSSIERS COMPTABLES
Le comptable classe les pièces comptables dans des dossiers comptables. Ces dossiers
comptables sont matérialisés dans la description des procédures. Le système de classement
des pièces comprend les dossiers suivants :
DOSSIER TYPE CRITERE DE CLASSEMENT
DES PIECES PIECES COMPTABLES CLASSEES
Clients
Bons de
commandes
fournisseurs
Permanent
Permanent
Client
N° Bon/lettre de commande
Contrat
Facture
Pièces règlement
Bon/lettre de commande
Factures à
payer
Temporaire Chronologique Factures + Pièces jointes
Copie Bon/ lettre de
commande
Copie bordereau de
livraison
Factures
fournisseur
Permanent - Mois
- N° de facture
Factures originales
Pièces de règlement
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
76
DOSSIER TYPE CRITERE DE CLASSEMENT
DES PIECES PIECES COMPTABLES CLASSEES
Banque
Compte CeFAL
Permanent
Mois
chronologique
Avis de règlement ;
Avis de crédit ;
Relevé bancaire ;
État de rapprochement ;
Ordre de virement ;
Copies chèques ;
Copies factures ;
Relevé bancaire ;
Idem
Règlement espèces
Virement/ chèques clients
OD Permanent Mois Autres pièces d’OD
Salaires Permanent Mois Ordres de virement
État des salaires
Caisse menues
dépenses
Caisse recettes
Caisse dépenses
Permanent
Permanent
Permanent
Mois
Mois
Mois
Pièces de caisse
Pièces de caisse
Pièces de caisse
4.2.3 Analyse et contrôle comptable
CEFAL
PROCEDURES COMPTABLES
ANALYSE ET CONTROLE COMPTABLE Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Objet et généralités
Assurer, d’une part que les soldes de certains comptes collectifs sont bien supportés dans le
détail par les comptes individuels correspondants et d’autre part que les comptes individuels
sont bien justifiés par le détail des opérations.
Il s’agit de façon générale de tous les comptes de la classe 4 (comptes de tiers à moins d’un
an) et de la classe 5 (comptes financiers à moins d’un an).
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
77
Mise en œuvre du contrôle
1. Contrôle des balances auxiliaires
- Les soldes des balances auxiliaires (fournisseurs,…) doivent correspondre au solde du
compte collectif correspondant du plan comptable. En cas de différence, il existe une
anomalie qu’il conviendra d’analyser et de résoudre.
- Un dysfonctionnement du logiciel n’est pas à écarter.
- Vérifier que la balance fournisseur du mois reflète bien des mouvements au débit et
au crédit passés sur les tiers.
- En effet, une mauvaise saisie par exemple, un règlement affecté à un autre
fournisseur peut rendre le compte tiers débiteur alors qu’il n’aurait pas dû l’être.
- Pour l’ensemble des tiers fournisseurs ayant été imputés dans le mois, s’assurer
qu’aucune anomalie de cette nature n’existe (ceci ne devrait pas être en principe le
cas si les factures et les règlements sont lettrés au fur et à mesure).
2. Lettrage des tiers fournisseurs
Vérifier que toutes les opérations (factures et règlements) enregistrées sur les tiers pendant
le mois ont bien été lettrées.
3. Comptes devant avoir un solde nul
Le comptable doit s’assurer que les comptes qui doivent théoriquement avoir un solde nul à
chaque fin du mois, sont bien dans cette situation
4. Contrôle à l’exhaustivité de l’enregistrement des factures
Vérifie que toutes les factures reçues et traitées pendant le mois ont bien été enregistrées
en comptabilité.
Ce contrôle peut être effectué en rapprochant :
- Le nombre de factures contenues dans le brouillard d’achat du mois et
- Le nombre de factures reçues dans le mois calculé par la différence entre le dernier
numéro attribué et le premier numéro du mois à partir du registre des factures.
5. Contrôle de cohérence du compte d’immobilisation corporelle et du répertoire des
équipements
- Vérifier que chaque écriture du mois passée sur un compte d’immobilisation
corporelle correspond à un dossier d’équipement créé dans le répertoire des
immobilisations.
- L’état d’inventaire du répertoire des immobilisations doit indiquer des totaux par
compte égaux aux soldes des comptes d’immobilisation corporelle.
Ainsi le répertoire des équipements doit constituer une comptabilité auxiliaire pour les
comptes d’immobilisation.
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4.3 PROCEDURES DE TRAITEMENT DES FACTURES
FOURNISSEURS
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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4.3 PROCEDURES DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES, COMPTABLES ET TECHNIQUES
CeFAL PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
PROCEDURES DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS
a- Objet de la Procédure
Traiter les factures fournisseurs reçues par le CeFAL en contrepartie des prestations reçues,
des travaux effectués ou des fournitures livrées.
b- Application de la procédure
La procédure s’applique à tous factures émis par les fournisseurs en contrepartie d’une
prestation réalisée pour le CeFAL.
c- Règles de Gestion :
- Toutes les factures sont reçues au Secrétariat Administratif qui les enregistre de
façon chronologique.
- Toute facture doit porter les références du contrat ou du bon de commande sauf les
factures services publics (électricité, eau, téléphone)
- Les factures fournisseurs doivent être accompagnées d’une copie du bon de
commande et du bordereau de livraison dûment approuvés et signés par les
Responsables habilités.
- Les factures de services doivent être « certifiées services faits » par le Responsable
bénéficiaire avant d’être validées et comptabilisées par l’Agence Comptable.
- A la fin de chaque mois un rapprochement doit être effectué entre le cahier de
réception des factures du secrétariat et le brouillard des factures saisies en
comptabilité par l’Agence Comptable pour s’assurer que toutes les factures reçues
ont été traitées et comptabilisées.
d- Description de la procédure
Intervenants Description de la procédure Documents
Le SA
1- Réception et enregistrement des factures
- reçoit les factures fournisseurs ;
- vérifie que la facture est adressée au CeFAL, sinon renvoie
la facture au fournisseur ;
- vérifie que la facture porte la référence du contrat ou du
bon de commande, sinon le réclame ou au besoin retourne
la facture pour dossier incomplet ;
- appose la mention « COURRIER ARRIVE » sur la facture avec
la date d’arrivée et le numéro interne de la facture ;
- enregistre le numéro de la facture, le nom du fournisseur, la
date de réception de la facture et le montant total de la
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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Intervenants Description de la procédure Documents
facture dans le cahier des factures reçues.
- transmet la facture au Directeur qui l’affecte à l’Agence
Comptable pour traitement.
L’AC
2 Contrôle et comptabilisation des factures
- vérifie l’authenticité de la référence du contrat ou du bon de
commande porté sur la facture. Si la référence n’est pas
authentique (ne correspondant pas à un contrat ou un bon
de commande existant), la facture est renvoyée au
fournisseur.
Facture de fournitures
- effectue un contrôle des quantités figurant sur la facture
par rapport aux quantités livrées en rapprochant la facture
au bon de livraison du fournisseur. Si les quantités livrées
diffèrent des quantités portées sur la facture, la facture est
renvoyée au fournisseur pour correction.
- vérifie en outre que le bordereau de livraison annexé à la
facture a été dûment approuvé et signé par le
réceptionnaire des fournitures au CeFAL.
- vérifie que la facture est conforme au bon de commande.
Facture relative à un contrat
- vérifie que la facture est conforme à l’échéancier de
facturation et de paiement.
Le C/DCCB
- vérifie que les conditions contractuelles ont été remplies
dans le cadre d’un contrat :
caution bancaire ;
attestation fiscale ;
attestation CNSS ;
etc.
- effectue un contrôle arithmétique des montants portés sur
la facture. Ces contrôles portent sur les totaux, les
additions, les taxes etc. Ces montants doivent être exacts.
Le cas échéant, la facture est renvoyée au fournisseur pour
révision
- porte sur la facture l’imputation analytique et budgétaire
correspondante
- enregistre la facture au brouillard achat dans le logiciel.
- transmet s’il s’agit d’une prestation de service, les
documents au Directeur pour certification du service fait.
Le Directeur
3 Certification de la facture
- s’assure que :
la facture corresponde à un contrat ou un bon de
commande émis par le CeFAL ;
les services sont rendus ou les fournitures sont
livrées
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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Intervenants Description de la procédure Documents
- Vise la facture « ok »
- Retourne les documents à l’Agent Comptable.
Le C/DCCB
4 Validation et classement de la facture
Si la facture est bonne à payer :
- appose le cachet « BON A PAYER » sur la facture
- procède à la validation de la facture en comptabilité dans le
logiciel de gestion du CeFAL.
- appose le cachet « SAISIE » sur la facture ;
- classe la facture et les pièces jointes dans le dossier
« FACTURES A PAYER »
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82
4.4 PROCEDURES DE TRAITEMENT DES FRAIS DE
MISSION
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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4.4 PROCEDURES DE TRAITEMENT DES FRAIS DE MISSION
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES, COMPTABLES ET TECHNIQUES
CeFAL PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES Actualisé : Avril
2018 Révisé :
PROCEDURES DE TRAITEMENT DES FRAIS DE MISSION
a- Objet de la procédure
Allouer aux agents du CeFAL allant en mission, une avance pour la couverture des frais de
mission.
b- Application de la procédure
La procédure s’applique au traitement des frais alloués aux agents en mission pour le
compte du CeFAL.
c- Règles de gestion
- Toute mission faite pour le compte du CeFAL donnera obligatoirement lieu à
l’établissement d’un ordre de mission.
- Tous les ordres de mission établis sont paraphés par le SG et l’Agent Comptable
avant d’être signés par le Directeur du CeFAL. Ils donnent droit aux frais de mission.
- Les frais de mission comprennent les frais de restauration et d’hébergement.
- Les taux journaliers payés aux agents sont effectués conformément au barème
établit par le ministère des finances.
- Ce barème doit être en conformité avec le Décret qui régit les missions.
- Tous les OM sont visés au départ comme au retour par les autorités compétentes.
- Un rapport de mission doit être rédigé par tout agent dans un délai de 3 jours après
le retour de sa mission. Lequel rapport doit être signé par lui et déposé avec l’ordre
de mission visé au Secrétariat administratif.
Intervenants Description de la procédure Documents
Le service
concerné
Définition et Planification de la mission
- élabore les TdR de la mission en précisant l’objet, le
lieu et les dates de départ et de retour,
- soumet les TdR à la validation du CoDir
CoDir
- apprécie le bien fondé et l’opportunité de la mission.
- valide le TdR
- planifie la mission
En cas de désaccord
- notifie au demandeur le motif de son désaccord
L’AC Préparation de l’ordre de mission
Prépare l’ordre de mission conformément aux TdR validés.
TdR validé
L’AC Visa de l’ordre de mission
Vise l’ordre de mission et le transmet au Secrétaire Général.
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Intervenants Description de la procédure Documents
Le SG - vise l’ordre de mission
- transmet au Directeur.
Le D/CeFAL
Autorisation de la mission
- signe l’ordre de mission
- retourne au secrétariat pour enregistrement.
TdR validé
Le SA
Enregistrement et transmission
- enregistre l’ordre de mission dans un cahier de
mission ;
- transmet l’ordre de mission signé par le Directeur à
l’agent concerné;
- transmet une copie de l’ordre de mission à l’Agent
Comptable.
L’AC
Préparation de l’état des frais de mission
- s’assure que l’ordre de mission est signé par le
Directeur ;
- prépare l’état de paiement des frais de mission sur
laquelle il portera :
nom et prénom de l’agent concerné ;
fonction ;
frais de mission à payer ;
montant référence de l’ordre de mission.
- signe l’état de paiement des frais de mission.
L’AC
Etablissement du chèque
- établit un chèque pour le montant total des états de
frais de mission
- signe le chèque
- constitue le dossier de mission dans un parapheur
(Ordre de mission, états de paiement, le chèque)
- transmet le parapheur à la signature du Directeur
Le D/CeFAL
Signature du chèque
A la réception du dossier :
- contresigne le chèque
- retourne le parapheur à l’Agence comptable
L’AC - fait procéder à l’encaissement du chèque
- remet les fonds au Chargé de la trésorerie
Le C/CCB
- fait une copie des documents :
ordres de mission ;
etat de Paiement.
NB : Le règlement se fait en deux phases : règlement de
l’avance sur frais de mission (75%) et règlement du reliquat
après dépôt du rapport de fin de mission + ordre de mission
visé à l’arrivée et au départ par les autorités compétentes.
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Intervenants Description de la procédure Documents
Le C/T
- effectue le paiement du reliquat après acquittement par
l’agent bénéficiaire à la fin de la mission ;
- saisit l’opération dans le brouillard de Caisse ;
- classe la fiche de dépense dans le chrono de caisse.
Le C/DCCB
- valide l’opération pour l’enregistrer en comptabilité ;
- classe une copie de l’ordre de mission + l’état de
paiement des ordres de mission.
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4.5 PROCEDURES DE GESTION DE LA PAIE DU
PERSONNEL
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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4.5 PROCEDURES DE GESTION DE LA PAIE DU PERSONNEL
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES, COMPTABLES ET TECHNIQUES
CeFAL PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
PROCEDURES DE GESTION DE LA PAIE DU PERSONNEL
a- Objectifs généraux
Les objectifs généraux de la paie sont les suivants :
- Déterminer les salaires dus aux employés à chaque période de paie ;
- Déterminer les charges sociales à régler à la CNSS ;
- Déterminer les impôts et taxes à verser à l’Etat ;
- Etablir les documents obligatoires que sont :
o le bulletin de salaire ;
o le livre de paie ;
o la déclaration CNSS ;
o la déclaration des impôts sur les salaires ;
-
b- Application de la procédure
La procédure s’applique au paiement du salaire de tout agent recruté et en service au
CeFaL.
Les données nécessaires à la préparation de la paie sont de deux types :
- Les données permanentes ;
- Les données variables.
Les données permanentes
Les données permanentes sont consignées dans les dossiers individuels du personnel. Ce
sont :
- L’identification de l’employé (Nom, adresse, numéro CNSS) ;
- Les paramètres de la rémunération (salaire de base mensuel, indemnités et primes,
le titre de paiement, numéro de compte bancaire éventuellement.
Les données variables
Les données variables sont les éléments qui varient d’une période de paie à une autre. Il
s’agit de :
- Absences
- Retenues sur salaire
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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Ces données sont déterminées à chaque période de paie.
- Les retenues sur salaire au titre des remboursements d’avances au personnel ou de
prêt au personnel sont faites à partir d’une décision de paiement établie sur la base
d’une décision d’attribution de prêt, d’avance ou de prime.
c- Principes et règles de gestion
Le personnel est rémunéré sur une base mensuelle et la période de paie se situe à la fin du
mois calendaire. Les virements bancaires doivent avoir été transmis suffisamment à l’avance
pour que les comptes des bénéficiaires soient crédités au plus tard le dernier jour ouvré du
mois.
Toute modification de statut concernant l’employé et portant sur les composantes de sa
rémunération doit être transmise au Service des Ressources Humaines et classée dans le
dossier de l’employé. En outre, l’employé doit être tenu informé.
Les salaires sont en général payés par virement sur le compte bancaire de l’employé à moins
que le paiement par chèque n’ait été expressément demandé.
Les cotisations sociales et les charges fiscales sont payées par chèque.
La remise des titres de paiement devra être précédée de la vérification de la position de
trésorerie du CeFAL.
d- Description de la procédure
Intervenants Description de la procédure Documents
Le C/SRH
Préparation des éléments de paie
- prépare un état de mouvement du personnel
(changement de statut d’un employé…)
- saisit les modifications concernant le ou les
employés afin de mettre à jour les données
permanentes du fichier de paie.
- saisit les éléments variables du salaire (les
éventuelles retenues sur salaire ou
remboursements)
Calculs des salaires
- calcule les salaires et édite les bulletins de paie
provisoire.
A défaut d’un logiciel de paie les salaires sont calculés avec
un tableur.
Contrôle de la paie
- vérifie l’exactitude de chaque bulletin de salaire.
- en cas d’anomalie, procède aux modifications et
reprend les bulletins erronés.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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Intervenants Description de la procédure Documents
Edition de paie
- édite un état de paie et les bulletins de salaire.
Intervenants Description de la procédure Documents
Le C/DCCB
Préparation des déclarations d’impôts et CNSS
- calcule les montants dus au titre des impôts ;
- remplit la fiche de déclaration d’impôts ;
- calcule le montant dû au titre de la CNSS ;
Le D/CeFAL
Approbation de la paie
- s’assure de la vraisemblance des montants de
salaires par employés ;
- vérifie les états de déclaration ;
- si aucune anomalie n’a été détectée, prépare les
virements et les chèques ;
- en cas d’anomalie, informe le Responsable
- du Service des Ressources Humaines ;
- retourne le dossier de paie au Responsable du
Service des Ressources Humaines.
L’AC
Préparation des virements et des paies
- prépare une lettre de virement de salaires
adressée à la banque ;
- prépare les chèques de règlements des impôts et
cotisations CNSS ;
- constitue le dossier de paie dans un parapheur
contenant :
la lettre de virement et l’état de paie ;
le chèque de paiement des impôts avec les
bordereaux de déclaration des Impôts ;
le chèque de paiement de la CNSS ;
- transmet le dossier à la signature du Directeur
Intervenants Description de la procédure Documents
L’AC
Signature des virements et chèques
- s’assure que la lettre de virement et les chèques sont bien
conformes aux documents de paie et de déclaration ;
- signe la lettre de virement et les chèques ;
- appose le cachet du CeFAL sur les bulletins ;
- transmet le parapheur au Directeur.
Le D/ CeFAL
Signature des virements et bulletins de salaires
- contresigne la lettre de virement et chaque chèque ;
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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Intervenants Description de la procédure Documents
- retourne le dossier à l’Agence Comptable.
Le C/DCCB
Comptabilisation de la paie
- saisit la paie dans le brouillard des OD et valide la saisie
pour comptabiliser la paie ;
- saisit le virement et les chèques dans le brouillard de
banque et valide la saisie.
Le C/T
Classement et distribution des pièces
- fait une copie des chèques ;
- remet la lettre de virement à l’agent de liaison pour la
déposer à la banque ;
- remet les bulletins de salaire aux employés ;
- dépose à la CNSS de la fiche de déclaration des impôts et
le chèque ;
- classe dans le dossier Banque, les photocopies des
chèques et lettre de virement ;
- classe dans le dossier CNSS, la copie de la
déclaration avec la photocopie du chèque ;
- classe dans le dossier Impôts, la copie de la déclaration
avec la photocopie du chèque ;
- classe dans le dossier salaire l’état de paie.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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4.6 PROCEDURES DE GESTION DES AVANCES SUR
SALAIRE
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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4.6 PROCEDURES DE GESTION DES AVANCES SUR SALAIRE
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES, COMPTABLES ET TECHNIQUES
CeFAL PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
PROCEDURES DE GESTION DES AVANCES SUR SALAIRES
a- Objet de la procédure
Permettre des avances sur salaires au personnel.
b- Application de la procédure
La procédure s’applique à tout agent qui fait une demande une avance sur salaire.
c- Règles de gestion
- Tout employé peut bénéficier exceptionnellement d’une avance sur salaire. Celle-ci
doit être autorisée expressément par le Directeur du CeFAL.
- Le montant de l’avance ne peut être supérieur à la moitié du salaire dû au titre du
mois pour lequel l’avance est perçue.
- Un agent déjà débiteur de plus de 50% de son salaire ne peut bénéficier d’une
avance.
- Les demandes d’avance sur salaire sont payées par virement bancaire.
- Le remboursement de l’avance perçue se fait par prélèvement sur le salaire du
mois pour lequel l’avance a été perçue.
- Les avances sur salaires se font par virement bancaire. Les chèques sont établit,
déposé à la banque ensuite la banque comptabilise l’opération.
d- Description de la procédure
Intervenants Description de la procédure Documents
L’AC
paiement par virement bancaire
- transmet au Directeur le formulaire d’avance
- s’assure que l’avance a été autorisée
- établît le chèque
- signe le chèque et le transmet au Directeur pour signature.
Le D/CeFAL
Signature du chèque
- s’assure que le montant du chèque correspond à la fiche d’avance
- contresigne le chèque
- retourne le dossier à l’Agent Comptable
Le C/DCCB
A la réception du dossier - Fait une photocopie du chèque - Dépose le chèque à la banque pour comptabilisation de
l’opération - informe le demandeur ; - saisit l’opération dans le logiciel et valide les écritures en
comptabilité ; - classe dans le dossier banque la photocopie de la
demande d’avance accompagnée de la photocopie du chèque ; - classe dans le dossier salaires la fiche d’avance.
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4.7 Procédures de gestion des immobilisations
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4.7 PROCEDURES DE GESTION DES IMMOBILISATIONS
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES, COMPTABLES ET TECHNIQUES
CeFAL PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
PROCEDURES DE GESTION DES IMMOBILISATIONS
a. Objet de la procédure
- Mettre à la disposition du CeFAL, des investissements répondant à ses besoins
dans les meilleures conditions.
- Maintenir un niveau de contrôle adéquat afin d’assurer une gestion régulière pour
toutes les catégories d’immobilisations.
b. Application de la procédure
La procédure s’applique à toute immobilisation mis à disposition du CeFAL.
c. Généralités et règles de gestion
Les immobilisations corporelles comprennent tous les biens destinés à rester durablement
dans le centre.
Elles sont inscrites en comptabilité, soit au coût d’achat, c'est-à-dire le prix d’achat
Augmenté des frais accessoires (frais de transport, frais d’installation et de montage, etc.)
soit au coût de production si elles sont fabriquées par le centre lui-même.
Pour la gestion des immobilisations, il est primordial de respecter les principes suivants :
- Tenir un registre pour l’ensemble des immobilisations afin de permettre principale
ment le contrôle d’existence physique des immobilisations.
- Tenir une fiche individuelle pour chaque immobilisation
- Attribuer un numéro d’identification à chaque immobilisation.
Nature des immobilisations :
Les immobilisations corporelles sont comptabilisées en Classe 2 du Plan comptable comme suit :
Terrains
248 : Autres immobilisations corporelles
249 : Autres immobilisations en cours
25 : Avances sur commandes d’immobilisations
28 : Amortissements et provisions pour dépréciation des comptes de la classe 2 du plan comptable.
Pour les besoins des états financiers, le poste « Autres immobilisations corporelles » peut se
décomposer comme suit avec les taux d’amortissement correspondants :
- Immeubles 5%
- Agencements et Installations 10 – 20%
- Matériel de transport 20 – 33%
- Matériel d’exploitation 15 – 25%
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
95
- Mobiliers et autres matériels 10 – 50%
- Travaux d’aménagement des terres 10 – 50%
- Terrains -
Les procédures de gestion des immobilisations portent sur :
- L’acquisition et la production d’immobilisations ;
- La cession des immobilisations ;
- Le transfert et la mise au rebut des immobilisations
- La gestion du patrimoine.
d- description de la procédure
PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES
CeFAL PROCEDURES DE GESTION DES IMMOBILISATIONS Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
PROCEDURES D’ACQUISITION
Intervenants Description de la Procédure Documents
Service demandeur
Lorsque le besoin d’acquisition se fait sentir : - prépare une Demande en précisant la nature du besoin et
fournit toutes les informations utiles pour justifier la dépense ; - la soumet à l’approbation du Directeur.
Le D/CeFAL Après réception de la demande :
- vise la demande ; - transmet la demande à l’Agent Comptable pour examen.
L’AC
- vérifie que l’acquisition de l’immobilisation est prévue au budget
Si c’est le cas : - donne son approbation en signant la demande ; - fait une copie de la notification et de la demande - transmet la Demande au Directeur.
Dans le cas où cette dépense n’est pas prévue au budget : - rejette la demande d’Achat - donne son avis motivé par une notification écrite ; - fait une copie de la notification et de la demande ; - transmet les originaux de la demande et la notification au
Directeur.
Le D/CeFAL
Dans le cas de l’acceptation : - signe la demande d’autorisation et la transmet au
secrétariat Administratif. Dans le cas d’un rejet :
- fait transmettre au demandeur la notification visée du rejet.
L’AC
Dès que la demande est approuvée et acceptée : - déclenche et conduit le processus d’achat à son terme,
conformément aux procédures en vigueur au Bénin (notamment celle de passation de marchés) ;
Le C/DCCB - procède à l’enregistrement du bien acquis ; - ouvre une fiche individuelle pour l’immobilisation qui
comporte les informations suivantes :
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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Intervenants Description de la Procédure Documents
le numéro de la fiche la désignation de l’immobilisation ; le compte collectif de l’immobilisation ; le code de l’immobilisation ; la date d’acquisition ; la source de financement ; l’identification du fournisseur ; la date de mise en service ; le montant ; le taux d’amortissement ; l’affectation ; l’emplacement final (destinataire final).
- actualise le registre des immobilisations en y inscrivant la nouvelle immobilisation ;
- donne une codification au bien en tenant compte de sa nature et de son affectation.
- classe la fiche individuelle dans le chrono « IMMOBILISATIONS »
PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES
CeFAL PROCEDURES DE GESTION DES IMMOBILISATIONS Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
PROCEDURES DE CESSION
Intervenants Description de la procédure Documents
L’AC
La procédure a pour objectif de s’assurer du bon suivi des sorties des immobilisations du CeFAL.
Elle se déroule sous la supervision du chargé du Matériel et de la Logistique (DGML/MFE)
Les modalités de cession : - fait diffuser en interne et en externe par annonce dans les
journaux ou dans les supports d’informations spécialisées des biens à céder ;
- assure l’exposition publique du bien à céder ou visite sur le lieu d’utilisation du bien à céder ;
- reçoit les offres du personnel ou des tiers intéressés sous plis fermés à la Direction du CeFAL ;
- organise le dépouillement des offres en présence du Directeur ;
- s’accorde avec le DGML sur le prix de cession du bien en veillant à considérer ses caractéristiques à régler soit au comptant, soit à tempérament, selon l’importance du prix de cession du bien ;
- établi une fiche de sortie en indiquant les paramètres suivants :
code de l’immobilisation ; désignation de l’immobilisation ; date d’acquisition ; valeur Nette Comptable (VNC) ; le motif (Cession).
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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Intervenants Description de la procédure Documents
- signature de la fiche de sortie d’immobilisation par le Directeur et le Chef de l’Agence Comptable ;
Personnel ou Tiers acquéreurs extérieur au CeFAL
Enlèvement après règlement et présentation du reçu de caisse.
L’AC
- rédaction d’un Procès-verbal de cession du patrimoine signé par l’acquéreur, le Directeur et l’Agent Comptable ;
- remplissage du bordereau de saisie de mouvements des immobilisations ;
- actualisation du registre des immobilisations.
Le C/DCCB - préparation des opérations diverses (OD) générées par la cession du bien ;
- comptabilisation de la sortie de l’immobilisation ; - classement des fiches de sortie, le PV dans le Chronos
« IMMOBILISATIONS »
PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES
CeFAL PROCEDURES DE GESTION DES IMMOBILISATIONS Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
PROCEDURES DE TRANSFERT ET DE MISE AU REBUT
Intervenants Description de la procédure Documents
Le transfert d’un bien d’un service à un autre est autorisé par le Directeur après avis de l’Agent Comptable ; Les mises au rebut sont autorisées par le Directeur Général après avis de l’Agent Comptable ; et du Responsable du Service concerné par le bien à réformer. Le transfert d’un bien, d’un service à un autre, est consigné par écrit sur un bordereau de saisie de mouvements des immobilisations qui est mis à la disposition de chaque Responsable de Service. Le bordereau est établi en trois (03) exemplaires :
- l’original (1) de ce bordereau est adressé à l’Agent Comptable. A l’aide de ce bordereau, il met à jour la fiche et le registre des immobilisations ;
- la seconde (2) copie est adressée au service ayant transféré le bien (ancien utilisateur)
- la troisième (3) copie est classée au Service bénéficiaire du transfert (nouvel utilisateur)
Si la durée du transfert excède (03) trois mois, il liste des immobilisations du nouveau service utilisateur devra être mise à jour.
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PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES
CeFAL PROCEDURES DE GESTION DU PATRIMOINE Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Intervenants Description de la procédure Documents
Le C/MS La gestion des immobilisations corporelles, y compris celles qui sont en cours, est assurée par l’Agence Comptable. Dossier d’immobilisation Un dossier est ouvert pour chaque immobilisation et comporte les documents essentiels suivants :
- une (1) fiche d’immobilisation - une (1) copie de l’ensemble des documents d’acquisition
comprenant : la demande d’achat et le bon de commande la facture fournisseur le bordereau de livraison/réception ou le PV de
réception définitive. La tenue des dossiers est assurée par le Chargé du Matériel.
Le C/MS Fiche d’immobilisation et inventaire permanent La fiche d’immobilisation est ouverte lors de l’acquisition du bien. Elle permet de tenir l’inventaire permanent de chaque bien. Y sont portées, les informations suivantes :
- code numérique ou alphanumérique interne ; - date d’acquisition ; - numéro de facture ; - montant de la facture ; - montant total des frais accessoires ; - coût total de l’immobilisation ; - date de mise en service ; - date de modification du bien et nouvelle valeur ; - amortissement retenu ; - taux de l’amortissement retenu ; - durée de l’amortissement ; - premier amortissement : date et montant ; - dernier amortissement : date et montant ; - lieu d’utilisation ; - personne en charge de l’immobilisation ; - date de transfert et nouveau lieu d’utilisation ; - date et prix de cession ; - date de la mise au rebut ; - date des autres sorties.
Le code alphanumérique correspond à l’immobilisation du bien et sera porté sur celui-ci d’une manière indélébile. Ce code ne peut, en aucun cas, être utilisé pour un autre bien. Sa composition résume les informations suivantes :
lieu d’utilisation ; trois (03) premiers chiffres du code comptable ; année de mise en Service ; numéro chronologique dans le registre.
Le coût total de l’immobilisation comprend :
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Intervenants Description de la procédure Documents
la valeur brute de l’immobilisation ; les frais accessoires déterminés par l’Agent Comptable qui
déterminera en fin d’exercice les immobilisations corporelles en cours.
La date de mise en service est communiquée à l’Agence Comptable par le Service utilisateur à l’aide d’un Mémo. Le mode et le taux d’amortissement sont déterminés par le Chargé de la Comptabilité en accord avec le Chef de l’Agence Comptable.
Registre des immobilisations Il s’agit de l’état informatique édité périodiquement et qui regroupe l’ensemble des biens corporels en service. Cet état informatique remplace le registre classique des immobilisations qui fournit les informations suivantes : ordre numérique du plan comptable ; ordre numérique de référence (codification du bien) ; lieu d’utilisation et ordre numérique de référence ; date d’acquisition. La première présentation sera le reflet de la comptabilité avec un regroupement par compte, par sous compte, dans l’ordre chronologique des références (codification de biens) et un regroupement par exercice d’acquisition. La seconde présentation par ordre chronologique de référence permet de retrouver un bien, sa nature, sa date d’acquisition et son montant, à partir de sa codification. La troisième présentation permet d’effectuer les inventaires physiques par lieu d’utilisation du bien. Le registre des immobilisations comporte les colonnes suivantes :
code comptable ; référence (codification) ; désignation ; date de mise en service ; valeur mobilisée ; taux d’amortissement ; amortissements précédents ; amortissements de l’exercice ; amortissements totaux ; valeur nette comptable (valeur résiduelle).
L’AC
Inventaire physique Au moins une fois par an, l’Agence Comptable doit organiser l’inventaire physique de l’ensemble des biens du CeFAL. La conduite sur le terrain et les travaux de d’inventaire seront assurés par l’Agence Comptable L’inventaire physique peut être également effectué d’une manière intermittente, par rotation, une fois par an, à chaque lieu d’utilisation des biens, de manière à recenser toutes les immobilisations au moins une fois par an. La procédure de comptage physique et de récolement (vérification) est la suivante :
- prépare une note d’information signée par le Directeur informant l’ensemble des Chefs Services de la date de prise d’inventaire des immobilisations. Cette note doit être adressée
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
100
Intervenants Description de la procédure Documents
aux différents Chefs Service un (1) mois avant le démarrage des inventaires et doit comporter les informations suivantes : la composition de l’équipe d’inventaire ; le chef de l’équipe d’inventaire ; date de démarrage des comptages physiques ; calendrier de passage dans chaque service ; nature des informations requises lors de l’inventaire
physique, notamment la référence du bien (code), la copie du bordereau de réception ou de transfert interne, le nom de la personne ayant la garde du bien inventorié.
note sur l’état physique de chaque bien : machines, outillages, véhicules, immeubles etc.
liste des biens reçus et sortis au cours de l’exercice (achats et cessions)
liste des biens volés, disparus ou mis au rebut au cours de l’exercice ;
notes sur les pannes, les entretiens et les réparations de l’exercice ;
mise en ordre et rangement des biens afin de faciliter leur comptage.
Le Responsable du Service
- A la réception de cette note, chaque Responsable de Service doit prendre les dispositions nécessaires pour faciliter le déroulement de l’inventaire, notamment : remettre les biens déplacés à leur place d’origine s’il
s’agit de transfert provisoire n’ayant pas fait l’objet d’un bordereau de saisie de mouvements ;
remplir ce bordereau si le transfert est devenu définitif ; s’assurer que les références, en principe indélébiles et
immuables, portées sur les biens n’ont pas disparu ; s’assurer que la copie des documents de mouvements des
biens est disponible et classée dans un ordre connu afin d’en faciliter les recherches ;
signaler à l’Agent Comptable l’état physique des biens dont ils ont la garde et indiquer ceux qui sont éventuellement à mettre au rebut ou à remplacer ;
signaler à l’Agent Comptable les biens qui ont disparu, soit par vol, soit par destruction, etc.
L’AC
- Constitution d’une équipe d’au moins deux (02) personnes : un(01) agent de la division Chargée du matériel et Stock ; un agent au niveau de chaque service ; de tout autre agent de service désigné à cet effet.
Le déroulement de l’inventaire se passera comme suit : une personne lit la référence portée sur le bien d’une
manière indélébile et immuable ; une seconde personne coche sur le listing cette
référence. Si celle-ci correspond à celle du listing, on porte la mention « OK ». Si elle ne correspond pas, il sera procédé à des recherches pour la correction de la référence erronée sous la supervision de l’Agent Comptable ;
la personne qui lit la référence portée sur le bien doit
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
101
Intervenants Description de la procédure Documents
apprécier son état physique selon les notes suivantes : A- excellent état ; B- bon état général ; C- état médiocre nécessitant un entretien : bien
toujours en service ; D- mauvais état ou bien non réparable.
Après les travaux d’inventaire le chef d’équipe : s’assure que les fiches d’inventaire sont bien renseignées
et le faire signer par les participants ; élaborent un état de synthèse du comptage à partir des
fiches d’inventaire ; éditer la liste des immobilisations en deux (02) ; transmettent l’état de synthèse et la liste à l’Agent
Comptable pour traitement.
L’AC
- procède au rapprochement entre le fichier théorique des immobilisations et l’inventaire physique ;
- vise le rapprochement et le transmet au Directeur ; et - met à jour le fichier et procède aux régularisations nécessaires
en comptabilité.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
102
4.8 PROCEDURES DE GESTION DES TICKETS VALEUR
DE CARBURANT
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
103
4.8 PROCEDURES DE GESTION DES TICKETS VALEUR DE CARBURANT
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES, COMPTABLES ET TECHNIQUES
CeFAL PROCEDURES ADMINISTRATIVES Actualisé : Avril
2018 Révisé :
GESTION DES TICKETS CARBURANTS
a- Objet de la procédure
Faire le suivi de la consommation des tickets valeurs de carburant.
b- Application de la procédure
La procédure est appliquée pour tout achat et sortie des tickets valeurs.
Le carburant nécessaire au fonctionnement du CeFAL est acquis auprès des sociétés
pétrolières conformément à la procédure d’acquisition des biens et services. Ces tickets
valeurs peuvent être utilisés dans toutes les stations de la société pétrolière en relation
contractuelle avec le CeFAL.
c- Règles de gestion
La gestion des tickets valeurs se fait à l’aide des matériels suivants :
- un coffre-fort pour garder les tickets valeurs en sécurité ;
- des ordres d’entré et de sortie pour constater les mouvements de tickets valeurs.
Les supports nécessaires à la gestion des tickets valeurs comprennent :
- le registre des tickets valeurs ;
- la fiche d’inventaire ;
Les opérations interviennent dans l’acquisition et la gestion des tickets valeurs.
- préparation de la demande de cotation
- facture pro-forma
- accord du Directeur de centre
- préparation du Bon de Commande
- signature du Bon de Commande
- ventilation des documents.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
104
d- description de la procédure
PROCEDURES ADMINISTRATIVES
CeFAL GESTION DES TICKETS CARBURANT Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Intervenants Description de la procédure Documents
L’AC
Initie l’achat de tickets valeurs conformément à la procédure de lancement de commande. L’achat est initié en tenant du point fait par le chargé de la comptabilité et du contrôle budgétaire après approbation du directeur.
Compte rendu de consommation
- reçoit les tickets valeurs livrés accompagnés du bon de livraison ;
- enregistre dans le registre des tickets valeurs les quantités livrées et leurs valeurs ;
- range les carnets de tickets valeurs dans le coffre.
Tickets valeurs et bon de livraison
Le D/CeFAL
Dotation mensuel de carburant - le directeur prend une note de service qui définit la
dotation par agent - transmet la note à l’Agent comptable pour la mise en
œuvre.
L’AC
- reçoit la note signé du directeur ; - établît les ordres de sorties du ticket valeur
conformément à la note Note du Directeur
L’AC
Carburant dans le cadre des missions - calcul la valeur du ticket valeurs conformément à la
grille établit par le ministère des finances ; - établît l’ordre de sortie du ticket valeurs - fait signer l’ordre de sortie par le chef de mission - signe l’ordre de sortie - la transmet au Directeur pour approbation (la signature
vaut approbation) Carburant dans le cadre des courses
administratives - calcule la valeur du ticket valeurs en fonction de la
distance à parcourir et conformément à la grille établit par le ministère des finances
OM et grille établit par le ministère des
finances
Le C/DCCB
- établît l’ordre de sortie du ticket en trois exemplaires et sert le bénéficiaire. Un exemplaire de la fiche est remis au demandeur ;
- fait signer le registre/la fiche des tickets valeurs par le bénéficiaire/ chef de mission ;
- met à jour le registre.
Fiche de dotation
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
105
4.9 PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRES
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
106
4.9 PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRES
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES, COMPTABLES ET TECHNIQUES
CeFAL PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRES
4.9.1 Importance de la gestion budgétaire
Les efforts pour établir un budget prévisionnel seraient vains si l’on y adjoignait un contrôle
assurant la fonction de comparaison des réalisations aux prévisions.
La gestion budgétaire exige trois séries d’intervention :
- pour la prévision, l’établissement d’un programme précis des activités à réaliser
pendant une période donnée en vue d’atteindre dans un délai donné un résultat ;
- au cours de l’exécution, l’étude systématique et permanente des perturbations
susceptible de modifier les prévisions d’activité ;
- périodiquement, opérer des ajustements nécessaires pour atteindre l’objectif
poursuivi
4.9.2 Rôles et responsabilités des différents intervenants
Le Conseil d’Administration
Il intervient à deux niveaux :
- en amont, par l’approbation du plan stratégique, donc des objectifs à moyen terme
du CeFAL ;
- en aval par l’approbation du budget annuel.
Le Conseil d’Administration s’assure ainsi que le budget s’inscrit correctement dans les
objectifs du CeFAL.
Le Directeur du centre
Il définit les objectifs à atteindre. Le Directeur est continuellement présent dans le processus
d’élaboration des budgets car il préside le Comité Budgétaire. Les objectifs concernent
essentiellement le résultat, le plan d’investissement et la politique financière. Il met en place
le planning budgétaire et veille activement à son respect.
Le Comité Budgétaire
Son rôle est :
- d’être l’instance de diffusion de l’information : objectifs de la Direction, méthodes de
travail et analyses des budgets ;
- d’être le lieu de discussion et d’approbation des budgets.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
107
Les membres du Comité Budgétaire sont :
- le Président en la personne du Directeur du Centre,
- le Secrétaire : le Secrétaire Général (Il participe à toutes les réunions ; il en assure les
comptes rendus et veille au suivi effectif des décisions),
- les Membres : les trois chefs départements, et l’Agent comptable
L’Agence Comptable
Elle assure la cohérence et la synthèse des projets de budgets des départements et services.
Elle rédige les états-types avec lesquels les départements et les services travailleront. Elle
met en forme les données qu’elle reçoit. Elle réalise le projet de budget destiné aux
Administrateurs.
Les départements et services
Ils réalisent leurs budgets selon les objectifs de la Direction et les arbitrages du comité
budgétaire de direction.
PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES
CeFAL PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRES Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
PLANNING DE REALISATION
Intervenants Description de la procédure Documents
"PROCESSUS GENERAL"
La procédure complète de réalisation des budgets comprend
les étapes ci-après, jusqu’à l’approbation par le Conseil
d’Administration du CEFAL.
Directeur
Planning de réalisation
- Etape1 : J+00 (le 01/08/NN). Lancement de la procédure
de réalisation des budgets.
- propose la composition et les dates de convocation du
comité budgétaire (CoDIR).
- Etape 2 : J+10. Diffuse ses objectifs, lors de la première
réunion du Comité Budgétaire.
Secrétaire CoDIR Rédaction d’un compte-rendu détaillé qui servira de ‘’guide ’’
pour les objectifs à atteindre
Départements et
services
Etape 3 : J+15. Début des travaux de tous les Départements
et services pour établir leurs ’’pré budgets’’.
L’AC Etape 4 : J+50 (le 20/09/NN). Centralisation de tous les "prés
budgets" par l’Agence comptable qui :
a. Contrôle le respect des objectifs de la Direction ;
b. Contrôle la cohérence interne des budgets ;
Recense, somme et organise les données
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
108
Intervenants Description de la procédure Documents
Comité Budgétaire
(CoDIR)
Etape 5 : J+60. Etudie par le CoDir.
Départements et
services
Etape 6 : J+65. Révision de leurs ’’pré budgets’’ par les
Départements et services
L’AC Etape7 : J+70 (le 10/10/NN). Centralisation de tous les
budgets révisés par l’Agence Comptable et réalisation de
tous les documents de synthèse.
Comité Budgétaire
(CoDIR)
Etape 8 : J+80. Valide.
L’AC Etape 9 : J +90. Finalisation du projet de budget destinée au
Conseil d’Administration par l’Agence comptable.
Etape 10 : j +95. Envoie le projet de budget à chacun des
Administrateurs.
Conseil
d’administration
- Etape 11 : j +100. Etude du projet de budget par les
Administrateurs.
- Etape12 : j+115. Vote du projet de budget du CeFAL par
le Conseil d’Administration, vers le 15/12/NN.
CEFAL
GESTION BUDGETAIRE
Elaboration des Budgets Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
Intervenants Description de la procédure Documents
D/FCS et FIAP
Analyse des travaux par départements et services
(Etablissement de Pré budgets)
Ces travaux sont réalisés lors de l’étape 3 du processus
général terminés en J+50
NB : Les données relatives aux produits, aux charges et aux
investissements sont classées selon le plan comptable.
o Le budget des prestations
Ce budget est la base de départ des autres budgets, car il
détermine les ressources maximales dont dispose le CEFAL au
cours de l’année budgétaire. Il doit être déterminé en
premier.
o Pré budget des prestations
Les Départements FIAP et FCS présentent un pré budget à
l’Agence Comptable et au Comité Budgétaire en J+35. Ce pré
budget est une hypothèse de travail interne.
Les
Départements
et Services.
o Budget d’investissement
Chaque département et service programme la réalisation des
investissements sur l’année. il détaille en quantité les
investissements à effectuer pour adapter le potentiel
disponible au potentiel nécessaire pour assurer le bon
déroulement des activités du Centre.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
109
Intervenants Description de la procédure Documents
o Le budget de fonctionnement
Il est essentiellement constitué des consommations des
matières, des charges de Personnel et de frais généraux. Il
sera tenu compte du calcul des charges d’amortissement et
des provisions éventuellement.
DOCUMENTS DE TRAVAIL (cf. Annexe)
L’Agence Comptable est chargée de l’édition et de la remise
de tous les documents nécessaires aux travaux d’élaboration
des budgets.
DOCUMENTS DE SYNTHESE
Budget d’investissement
Budget de Trésorerie
Compte de résultat
CEFAL GESTION BUDGETAIRE
PROCEDURE DE SUIVI BUDGETAIRE Actualisé : Avril 2018
Révisé :
Intervenants Description de la procédure Documents
L’AC
EXECUTION DU BUDGET
Le budget approuvé par le Conseil d’Administration devient le cadre
privilégié des dépenses en vue de la réalisation des objectifs du
Centre.
CONTROLE BUDGETAIRE
Il s’agit de contrôler le budget à l’exécution afin de prévenir les
dépassements. L’Agent comptable doit veiller à ce qu’il n’y ait pas de
dépassements budgétaires.
Les qualités requises pour un bon contrôle budgétaire sont :
efficacité : la recherche des exceptions doit aboutir soit à la
constatation d’erreurs dans les prévisions, soit à une anomalie
dans l’exécution dont il faut déceler les causes.
rapidité : un écart constaté risque de s’aggraver si des mesures
correctives ne sont pas prises à temps.
fréquences : les vérifications opérées lors du contrôle
budgétaire peuvent être plus nombreuses et plus rapprochées
que celles émanant de la comptabilité.
suivi quotidien
L’Agence Comptable effectue un contrôle des budgets disponibles
avant tout engagement pour chaque nature de dépenses.
suivi mensuel
L’Agence Comptable produit les tableaux de bord budgétaires
mensuels permettant de suivre de façon fiable l’exécution des
budgets par nature de dépenses. Chaque mois, l’Agent Comptable
fournit au Directeur l’état d’exécution du budget pour le mois écoulé
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
110
Intervenants Description de la procédure Documents
ainsi que les dépenses cumulées depuis le début de l’année. Le
Directeur convoque une réunion mensuelle avec tous les
responsables pour commenter le niveau d’exécution du budget et
recommander les actions correctives s’il y a lieu.
suivi trimestriel
La comptabilité édite les tableaux de bord trimestriels pour le suivi
analytique et budgétaire par nature de dépenses. Les tableaux de
bord sont édités tous les trimestres et intégrés dans la présentation
des rapports financiers trimestriels. La fiabilité des informations
fournies dans les tableaux de bord requiert la tenue de la mise à jour
de la comptabilité.
rédaction des rapports
Sur la base des tableaux de bords édités, l’Agence Comptable rédige
un rapport financier comprenant : une description succincte des
activités et des objectifs visés ; une analyse globale de la situation
financière et des performances par rapport aux objectifs ; une analyse
détaillée du point d’exécution des budgets par nature de dépenses ;
une analyse de la situation de trésorerie.
Partie 5 :
Procédures techniques
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
112
5.1 PROCEDURES LIEES A LA FORMATION INITIALE ET
DES AFFAIRES PEDAGOGIQUES (FIAP)
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
113
5 PARTIE 5 : PROCEDURES TECHNIQUES
5.1 PROCEDURES LIEES A LA FORMATION INITIALE ET DES AFFAIRES PEDAGOGIQUES (FIAP)
La liste des procédures à développer au niveau de cette section est la suivante :
- gestion des inscriptions au centre ;
- gestion des formations ;
- gestion des procédures de stage ;
- gestion des examens et évaluations ;
- gestion des soutenances ;
- attribution des diplômes, attestations et relevé de notes.
PROCEDURES TECHNIQUES
CeFAL
PROCEDURES LIEES A LA FORMATION INITIALE ET DES
AFFAIRES PEDAGOGIQUES (FIAP) Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
GESTION DES INSCRIPTIONS
5.1.1 Gestion des inscriptions au centre
a- Objet de la procédure
Organiser les inscriptions à la formation initiale et diplômante.
b- Application de la procédure
La procédure est appliquée l’organisation du recrutement des apprenants à la formation
initiale.
c- Règles de gestion
La gestion des inscriptions au centre se fait sous la coordination du C/DFIAP.
d- description de la procédure
Intervenants Description de la procédure Documents
Le C/DFIAP
Annonce concernant l’ouverture des inscriptions (pour
chaque promotion)
- adresse une fiche au directeur via le SG comprenant
- des informations sur les cycles à ouvrir au titre de
l’année académique :
l’intitulé et les objectifs de la formation,
le curricula de formation,
le nombre de places pédagogiques à
ouvrir (le nombre de place est
préalablement définit et validé par le
CoDir)
- les éléments constitutifs du dossier individuel
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
114
Intervenants Description de la procédure Documents
d’inscription
- les dates de dépôt, d’examen des dossiers, de
publication de la liste des candidats retenus du
démarrage des cours
NB : Liste des pièces à fournir :
- une demande manuscrite adressée au directeur qui
précise le cycle et trois filières préférentielles du
candidat ;
- une copie légalisée du diplôme (à défaut une attestation
de diplôme) ;
- un acte d’engagement ou de nomination et/ou le
contrat de travail de l’agent au sein de la collectivité
territoriale de l’employeur ;
- un extrait d’acte de naissance ou de jugement supplétif ;
- une autorisation de participation à la formation délivrée
par la collectivité territoriale employeuse ;
- deux (02) photos d’identité.
Le SG
Transmission de la fiche au Conseil Pédagogique (CP)
- transmet la fiche au Directeur qui convoque, une réunion
en session du Conseil Pédagogique (CP).
Le CP
Analyse et validation de la fiche des inscriptions
- analyse, amende et valide le projet de fiche des
inscriptions
Le D/CeFAL
- envoie une note au ministre de tutelle ATCR.
- Joint à la note, les correspondances à envoyer aux
communes (message radio)
C/DFIAP - Initie un message téléphoné à la signature du Directeur
du centre pour rappeler aux communes les filières
disponibles, le nombre de place et les dates de
démarrages et de clôtures des inscriptions
SA - reçois les dossiers
- transmet au directeur
Le D/CeFAL - affecte au C/DFIAP via SG
Le C/DFIAP - fait le point des dossiers reçus
- transmet au directeur via le SG
Le D/CeFAL
Examen des dossiers d’inscription par le CP
- convoque une réunion du CP pour examen des dossiers
Le CP
- examine les dossiers d’inscription individuelle des
candidats
- arrête la liste des candidatures retenues pour compétir
au test de recrutement
Le C/DFIAP - propose à la signature du D/CeFAL un message
téléphoné et à son paraphe un message radio afin
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
115
Intervenants Description de la procédure Documents
d’informer les candidats retenus pour le test de
recrutement
- - soumet au directeur, via le SG, la liste des formateurs
devant proposer des épreuves
D/CeFAL - examine la liste de formateurs
- valide la liste
Les formateurs
ciblés
- proposent les épreuves (03 par filière)
- transmettent sous pli fermé au C/DFIAP
Le C/DFIAP
- récupère les épreuves
- transmet au directeur pour le choix
- organise la composition sous le contrôle de ses
responsables hiérarchiques.
- fait la mise en anonymat
- fait appel aux formateurs ayant proposé les épreuves
pour la correction sur place des copies.
Le CP
- procède au désanonymat
- délibère les résultats du recrutement.
D/CeFAL - proclame les résultats par note de service
Le C/DFIAP
- affiche la liste des apprenants retenus par filière
- fait publier la liste sur le site du CeFAL
- initie un message radio au paraphe du directeur du
centre et un message téléphoné à sa signature pour
informer les Maires des résultats du test
5.1.2 Gestion des formations
PROCEDURES TECHNIQUES
CeFAL
PROCEDURES LIEES A LA FORMATION INITIALE ET DES AFFAIRES
PEDAGOGIQUES (FIAP) Rédigé :
Avril 2018
Révisé :
GESTION DES FORMATIONS
a- Objet de la procédure
Organiser les formations au profit des apprenants.
b- Application de la procédure
Les missions du CeFAL telles que décrites dans le Décret de création sont assez larges et lui
confèrent un rôle primordial dans le dispositif de renforcement des capacités des
Collectivités Territoriales (CT) béninoises. Cette base juridique lui permet de développer une
formation initiale au profit des agents des catégories B et C des CT et qui constitue un
moyen de qualification professionnelle indispensable pour les communes.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
116
c- Règles de gestion
La gestion de la formation prend en compte la préparation logistique, l’annonce concernant
le démarrage de la formation, l’identification des formateurs et le déroulement de la
formation.
d- description de la procédure
Intervenants Description de la procédure Documents
Le C/DFIAP
Préparation logistique de la formation
- élabore les outils liés au déroulement de la formation
(liste de présence, cahier de texte, uniformes, fiche
d’évaluation, matériels didactiques liés à la formation,
salles de cours, etc.)
Le C/DFIAP
Annonce concernant le démarrage de la formation
- Initie un message radio à la signature du ministre
paraphé par le directeur et un message téléphoné à la
signature du Directeur pour informer les maires de la
date de démarrage effectif de la formation.
- fait le point des apprenants inscrits et s’assure que le
nombre d’inscrits correspond au nombre attendus.
- joint au besoin, un projet de message radio au paraphe
du directeur et un message téléphoné à sa signature au
cas où on constatera des désistements (maladie, décès,
autres)
- installe les apprenants en résidence en collaboration
avec l’agence comptable
Le C/DFIAP
Identification des formateurs par filière
- propose une note de service portant composition du
comité chargé de désigner les formateurs
- transmet la note au directeur via le SG
D/CeFAL
- examine la liste des membres du comité
- valide la liste
- transmet la liste au C/DFIAP via le SG
Le comité
- examine le curriculum vitae des formateurs
- élabore le procès-verbal de désignation des formateurs
retenus
- transmet le PV au C/DFIAP via SG pour exploitation
Le C/DFIAP
- élabore un planning de déroulement des modules
- élabore l’emploi du temps hebdomadaire du
déroulement des modules
- transmet le tout au directeur via le SG
D/CeFAL - examine le planning
- transmet au C/DFIAP via SG pour exploitation
Le C/DFIAP
- informe les formateurs de la période de déroulement
- négocie avec les formateurs pour des réajustements si
nécessaire
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
117
Intervenants Description de la procédure Documents
- organise le déroulement de la formation
Le C/DFIAP
Déroulement des formations
- s’assure de la présence effective du formateur et des
apprenants
- met à disposition le matériel didactique
- fait signer au formateur le registre d’appel et les
cahiers de test
- fait signer aux apprenants la liste de présence
journalière
- fait évaluer les formateurs par les apprenants
5.1.3 Gestion des procédures de stage
PROCEDURES TECHNIQUES
CeFAL
PROCEDURES LIEES A LA FORMATION INITIALE ET DES
AFFAIRES PEDAGOGIQUES (FIAP) Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
GESTION DES STAGES
a- Objet de la procédure
Organiser la mise en stage et le suivi des apprenants en stage.
b- Application de la procédure
La procédure s’applique à l’organisation des stages au sein du DFIAP aux profits des
apprenants.
c- Règles de gestion
- Au cours du cursus l’apprenant fait trois stages. Le premier stage s’effectue à la fin du
deuxième semestre, le deuxième stage à la fin du troisième semestre et le troisième
stage, (stage de fin de formation) s’effectue à la fin du quatrième semestre. Ce stage de
fin de formation est sanctionné par un rapport de stage dûment rédigé et soutenu ;
- Dans la mesure du possible, le deuxième stage se fait dans une commune autre que la
Commune de provenance de l’apprenant
- Le début de stages pratiques est fixé par décision du Directeur du Centre sur proposition
du Chef de département FIAP ;
- Tout stage doit obligatoirement avoir un objectif pédagogique reconnu par le CeFAL,
qu’il soit ou non intégré au cursus ;
- Les stages pratiques se déroulent dans la collectivité dans laquelle l’apprenant a été
recruté.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
118
- Le Directeur du Centre peut décider que certains stages pratiques soient effectués en
dehors de la collectivité d’affectation ou dans une autre administration publique. Dans
ce cas, l’apprenant fait une demande en direction du directeur du centre et ce dernier
envoie une note dans la commune d’accueil.
- Pour le suivi des stages pratiques et leur rapportage, le CeFAL désigne pour chaque
stagiaire, un responsable pédagogique (choisi parmi les formateurs) qui sert de maitre de
stage ;
- Un tuteur de stage est désigné dans chaque collectivité pour faciliter l’intégration des
stagiaires et l’apprentissage par la pratique ;
- Le stage est sanctionné par un rapport présenté suivant un canevas mis à disposition par
la direction du centre.
d- Description de la procédure
Intervenants Description de la procédure Documents
D/CeFAL - prend une note informant la période de démarrage des
stages Note de service
Le C/DFIAP
Avant le stage : Préparer les apprenants
- prépare les apprenants à l’élaboration d’un projet
professionnel, à la connaissance des fonctions et postes
qu’ils souhaiteraient occuper dans le cadre de stage.
Avant le départ en stage de l’apprenant
- s’assure que l’apprenant ne peut partir en stage en
entreprise sans avoir signé une convention.
NB. La préparation de cette convention fait partie
intégrante du processus pédagogique, il est indispensable
qu’ils soient associés l’apprenant, le formateur et le chef de
départements
- s’assure que :
les objectifs, le contenu ainsi que les modalités du
stage sont bien définis ;
la convention de stage a bien été signée par les
deux parties (D/CeFAL et commune de provenance)
ou les trois parties (D/CeFAL, commune de
provenance et commune d’accueil) en cause ;
le suivi et l’évaluation du stage sont prévus et assurés
Une documentation
spécifique.
Convention de stage
Le superviseur
désigné par le
CeFAL
Pendant le stage : S’assurer de la participation des
enseignants
- assure le suivi de l’apprenant pendant la durée de
son stage,
- veille au bon déroulement du stage à travers les
outils nécessaires à l’appréciation de la qualité du
stage de l’apprenant
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
119
Intervenants Description de la procédure Documents
- pour les formations qui l'exigent, guide et le
conseille dans la réalisation de son rapport de stage
ou de son mémoire.
5.1.4 Procédures relatives à la gestion des examens
PROCEDURES TECHNIQUES
CeFAL
PROCEDURES LIEES A LA FORMATION INITIALE ET DES
AFFAIRES PEDAGOGIQUES (FIAP) Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
GESTION DES EXAMENS
5.1.4.1 Les différents types d’évaluation
Règles et principes
- Toutes les activités pédagogiques suivies par les apprenants, sont soumises à
l’évaluation.
- L’évaluation de l’apprenant porte, selon le parcours de formation, sur :
o les enseignements ;
o les Travaux Pratiques (TP) ;
o les Travaux Dirigés (TD) ;
o les sorties sur le terrain ;
o les stages pratiques ;
o les séminaires ;
o le travail personnel ;
5.1.4.2 Programmation des examens
PROCEDURES LIEES A LA FORMATION INITIALE ET DES AFFAIRES PEDAGOGIQUES (FIAP)
CeFAL GESTION DES EXAMENS Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
PROGRAMMATION DES EXAMENS
a- Objet
Programmer les examens au profit des apprenants. Les examens et autres épreuves
consacrées à l’évaluation, constituent une étape importante dans le processus
d’apprentissage, et contribuent, de manière quasi exclusive, à la progression des
apprenants, à leur classement dans leur promotion et à toutes les autres opérations de
sélection, de poursuite d’études.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
120
b- Application de la procédure
La procédure d’applique à l’organisation des examens aux profits des apprenants.
c- Règles de gestion
Le planning des épreuves de contrôle de chaque matière précise les durées, les dates et les
lieux du déroulement des épreuves ainsi que l’organisation de la surveillance. Ce planning
doit être porté, en début de session, à la connaissance des apprenants par voie d’affichage
réglementaire ou tout autre support médiatique, et par voie administrative aux enseignants.
Les évaluations sont laissées à l’appréciation des formateurs.
Intervenants Description de la procédure Documents
Le C/DFIAP
Proposition d’un chronogramme de tenue des examens
- consulte l’équipe les formateurs pour élaborer un
chronogramme de tenue des examens ;
- élabore le chronogramme de tenue des examens ;
- transmet le chronogramme au Directeur via le SG
Le Directeur
Convocation du Conseil pédagogique
- convoque sur requête du Chef Département, une
réunion en session extraordinaire du Conseil
Pédagogique.
Le CP
- fait le point sur les enseignements réalisés au cours du
semestre par les différentes équipes chargées des
matières et des UE,
- valide et donne son avis sur la programmation des
examens finaux
- transmet la programmation validée au SG
le C/DFIAP
Coordination et mise en œuvre
Une fois le planning des contrôles adopté par le Conseil
pédagogique, le Chef Département en relation avec le
Secrétaire général prend toutes les dispositions, notamment
en matière de mobilisation des enseignants et des locaux, à
même de permettre la réalisation des examens dans les
meilleures conditions.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
121
5.1.4.3 Surveillance des examens
PROCEDURES LIEES A LA FORMATION INITIALE ET DES AFFAIRES PEDAGOGIQUES (FIAP)
CeFAL GESTION DES EXAMENS Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
SURVEILLANCE DES EXAMENS
a- Objet
Suivre le déroulement des examens. La surveillance des examens fait l’objet d’un suivi
rigoureux par le chef de Département. Tous les enseignants sont concernés par la
coordination et la surveillance des examens.
b- Application de la procédure
Tous les examens organiser au profit des apprenants doit faire l’objet d’une surveillance. Le
C/DFIAP prend toute les dispositions nécessaires pour organiser la surveillance des examens.
c- Règles de gestion
Durant les épreuves de contrôle, les apprenants sont tenus de respecter toutes les directives
émanant des enseignants surveillants. Aucun apprenant n’est autorisé à participer à une
épreuve :
- s’il n’est pas inscrit sur les listes officielles du Centre ;
- s’il arrive trente (30) minutes après la distribution des sujets.
Aucun apprenant n’est autorisé à quitter la salle d’examen pendant la demi-heure qui suit la
distribution des sujets. L’apprenant qui sort de la salle d’examen, une fois sa copie remise,
n’aura plus le droit d’y accéder une deuxième fois. Lorsque, pour une raison déterminée,
l’apprenant sollicite une sortie momentanée, il doit être accompagné par un enseignant
surveillant.
Pour le bon déroulement de l’examen chaque apprenant doit s’équiper de tout le matériel
autorisé lui permet de composer dans les meilleures conditions. Aucun emprunt n’est
autorisé sans l’avis d’un enseignant surveillant. Un contrôle strict de l’identité des
apprenants doit être effectué lors du déroulement des épreuves. La liste de présence des
apprenants doit être établie par les enseignants surveillants dans chaque salle d’examen.
Tous les apprenants ayant participé à l’épreuve doivent remettre leur copie d’examen
(même blanche).
A l’issue de l’épreuve, un procès-verbal de surveillance doit être établi et remis avec la liste
de présence des apprenants, au Département. Ce procès-verbal doit comporter :
o la dénomination de la matière et la nature de l’épreuve
o le lieu, la date, l’heure et la durée de déroulement de l’épreuve
o le nom, prénom et l’émargement des enseignants surveillants
o le nom, prénom des enseignants absents à la surveillance
o le nombre de copies remises à la fin de l’épreuve
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
122
- le nom, prénom des apprenants ayant participé à l’examen et n’ayant pas rendu leurs
copies
o les incidents et remarques éventuels relatifs à l’examen
o le sujet d’examen avec barème.
Intervenants Description de la procédure Documents
Le C/DFIAP
- convoque les enseignants par courrier individuel via
le SG
- rappelle par voie d’affichage, pour les apprenants,
et par voie réglementaire pour les enseignants de
l’ensemble de la réglementation régissant les
examens
- prend toutes les dispositions pour une bonne
organisation des évaluations, en collaboration avec
les autres chefs de département et sous la
coordination du SG ;
5.1.4.4 Correction des copies - Consultations des copies et contre correction - Remise
des notes
PROCEDURES LIEES A LA FORMATION INITIALE ET DES AFFAIRES PEDAGOGIQUES (FIAP)
CeFAL GESTION DES EXAMENS
CORRECTION DES EXAMENS
a- Objet de la procédure
Organiser la correction des examens.
b- Application de la procédure
La procédure s’applique à tout examen écrit organisé au cours de la formation au profit des
apprenants.
c- Principes et Règles de gestion
- Après chaque examen, l’enseignant responsable de la matière doit afficher le corrigé
type et le barème détaillé de notation.
- L’apprenant a le droit de consultation de ses copies d’examen après chaque épreuve.
Les examens de rattrapage n’ouvrent pas droit à la consultation des copies
d’examen.
- L’apprenant non satisfait de sa note après la consultation de sa copie et du corrigé
type avec barème, peut introduire un recours au plus tard dans les deux jours
ouvrables après la date de ladite consultation. Passé ce délai, aucun recours ne sera
accepté.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
123
- Le traitement du recours peut donner lieu à une contre correction par un autre
enseignant de la spécialité
- La demande manuscrite de contre correction doit être adressée au chef de
Département qui prendra les dispositions nécessaires pour la désignation, sous le
sceau de l’anonymat, d’un contre correcteur qui soit de rang supérieur ou égal et de
la même spécialité que le formateur correcteur.
- A l’issue de la contre correction, la note obtenue est comparée avec la note initiale.
Dans ce cas :
- Si l’écart entre la seconde note et la note initiale est inférieur à trois (03) points, la
moyenne arithmétique entre les deux notes sera retenue ;
- Si la seconde note est supérieure à la note initiale, et que l’écart relevé est supérieur
ou égal à trois (03) points, la note la plus élevée sera retenue ;
- Si la seconde note est inférieure à la note initiale, et que l’écart relevé est supérieur
ou égal à trois (03) points, la note la plus basse est retenue définitivement, et
l’apprenant est traduit devant le Conseil de Discipline.
- A l’issue de la contre correction, l’apprenant n’a pas le droit à la consultation de sa
copie d’examen.
- A l’issue de la consultation des copies d’examen par les apprenants et des
éventuelles contre-corrections, les notes et les copies de l’examen doivent être
transmises au chef de Département.
- La correction des copies d’examens doit être réalisée conformément à un corrigé
type et à un barème, préalablement établi et remis aux apprenants.
- Les corrections des copies doivent être finalisées, au plus tard, 15 jours après la date
de composition des épreuves.
- Le chef de Département prend alors les dispositions ci-après décrites dans le
paragraphe « Gestion des Contre-corrections ».
- Une fois finalisée la correction et la consultation des copies, l’enseignant responsable
de la matière remet, à l’administration :
a. l’état des notes obtenues par les apprenants ;
b. les copies d’examen corrigées ;
c. le corrigé accompagné du barème de la notation ;
d. la feuille de présence et le PV de surveillance
e. la fiche de suivi de l’examen, selon le modèle décrit ci-après.
- Une fois les notes remises à l’administration, l’enseignant n’est plus en droit de les
modifier, sauf en cas de situation exceptionnelle dûment justifiée par un rapport
écrit établi par l’enseignant et archivé par l’administration.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
124
d- Description de la procédure
PROCEDURES LIEES A LA FORMATION INITIALE ET DES AFFAIRES PEDAGOGIQUES (FIAP)
CeFAL GESTION DES EXAMENS Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
CORRECTION DES EXAMENS
Intervenants Description de la procédure Documents
L’apprenant
La contre correction est le recours extrême que la
réglementation propose à l’apprenant quand celui-ci est
convaincu de son droit à une meilleure note, dans un
examen donné. Cette demande intervient après
l’épuisement des démarches prévues lors de la consultation
des copies d’examen.
Demande de contre correction :
- fait une demande de contre correction, suivant un modèle
type proposé par le département
NB : La demande de contre correction doit se faire dans un
délai ne dépassant pas 72 heures ouvrable après
l’affichage des notes après la session de consultation des
copies.
Le C/DFIAP
Traitement des demandes de contre correction :
- récupère la copie d’examen de l’apprenant demandeur de
la contre correction
- récupère le corrigé type et le barème de la correction -
s’assure que la copie de l’apprenant ne porte aucune
indication ou rature faites lors de la première correction. -
fait refaire par l’apprenant, une copie de sa feuille
d’examen, exactement conforme à la première dans le cas
où le formateur a laissé des marques, lors de la première
correction,
- désigne un formateur spécialiste de la matière pour
procéder à la contre correction,
- envoi au formateur désigné, la copie d’examen
accompagnée du corrigé type et du barème,
- récupère dans un délai d’une semaine, la nouvelle note
donnée par le formateur chargé de la contre correction,
- procède à la correction de la note de l’apprenant et prend
les dispositions telles que stipulées par la réglementation.
- garde l’ensemble du dossier de l’opération de contre
correction dans les archives du Département
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
125
5.1.5 Procédure de gestion des soutenances
PROCEDURES LIEES A LA FORMATION INITIALE ET DES AFFAIRES PEDAGOGIQUES (FIAP)
CeFAL PROCEDURES DE GESTION PEDAGOGIQUES Rédigé :
Avril 2018 Révisé :
PROCEDURE DE GESTION DES SOUTENANCES
a- Objet de la procédure
Organiser les soutenances de fin de formation.
b- Application de la procédure
La procédure s’applique à tout apprenant ayant suivi avec succès les deux années de
formation.
c- Principes et Règles de gestion
- A la fin de la formation tous les apprenants doivent faire un stage de fin de
formation ;
- Rédiger un rapport de stage,
- Chaque apprenant soutient son rapport devant un jury proposé par le centre ;
- Le C/DFIAP la coordonne l’organisation des soutenances.
Intervenants Description de la procédure Documents
Le C/DFIAP
Proposition de délai de dépôt des rapports de stage
- fait un projet de note à la signature du Directeur
précisant le dernier délai pour le dépôt des rapports
de stages par les apprenants,
- transmet la note au Directeur directeurs via le SG
Le SG - reçoit et apprécie la note
- transmet la note au Directeur
Le D/CeFAL - reçoit la note
- étudie et approuve la note par signature
- retourne la note au SG pour enregistrement et
diffusion
Le SG - reçoit la note,
- enregistre la note
- envoie copie signée au C/DFIAP
- diffuse la note
Le C/DFIAP - Reçoit la note signée
- Veille à la diffusion de la note
Le C/DFIAP Proposition de jury et élaboration du chronogramme des
soutenances
- fait une proposition de jury et chronogramme des
soutenances,
- transmet la proposition au Directeur via le SG
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
126
Intervenants Description de la procédure Documents
Le SG - reçoit la proposition
- transmet la proposition au Directeur pour
approbation
Le D/CeFAL - amande si besoin la proposition de jury et le projet
de chronogramme
- approuve les jurys et le chronogramme de
soutenance.
- transmet les deux documents au SG pour
enregistrement et diffusion
Le SG - reçoit les documents signés du Directeur
- transmet la proposition des jurys approuvés et le
chronogramme validé au C/DFIAP
Le C/DFIAP - affiche le chronogramme des soutenances ;
- initie une note d’information des apprenants à la
signature au Directeur ;
- initie une note de notification aux jurys ;
- Transmet aux membres du jury les exemplaires des
rapports de stage déposés par les apprenants,
- propose une note d’information signée du directeur
CeFAL à l’attention du ministre avec la
programmation
SG - reçoit la note
- transmet la note au Directeur
D/CeFAL - reçoit le projet de note
- approuve la note
- retourne la note au SG
SG
- reçoit la note
- enregistre la note
- donne copie de la note au C/DFIAP
- Remet la note à l’agent de liaison pour transmission
C/DFIAP - classe la copie de la note
- prépare tous les documents nécessaires pour le
déroulement des soutenances (canevas de PV de
soutenance, canevas de d’évaluation et de rapports
etc.)
- veille au bon déroulement des soutenances
Les présidents
des jurys
- rendent au C/DFIAP dès la fin des soutenances tous
les PV, et rapports d’évaluation etc.
C/DFIAP Validation des résultats
- calcul des moyennes
- propose une note à la signature du Directeur pour
convoquer le CP.
- transmet la note au Directeur via SG
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
127
Intervenants Description de la procédure Documents
SG - reçoit la note et l’apprécie
- transmet la note au Directeur
D/CeFAL - approuve la note
- transmet au SG
SG - enregistre la note
- envoie à tous les membres du CP
- donne copie de la note au C/DFIAP
CP - vérifie les résultats
- procède à la validation
C/DFIAP - affiche les résultats
- initie une note pour informer l’administration
communale du résultat des apprenants de leurs
communes respectives.
5.1.6 Procédure d’attribution des diplômes, attestions et relevé de notes
PROCEDURES LIEES A LA FORMATION INITIALE ET DES AFFAIRES PEDAGOGIQUES (FIAP)
CeFAL
PROCEDURES DE GESTION PEDAGOGIQUES Rédigé :
Avril 2018 Révisé : PROCEDURE D’ATTRIBUTION DES DIPLOMES, ATTESTIONS ET
RELEVE DE NOTES
a- Objet de la procédure
Attribuer les diplômes, attestation et relevé de note aux apprenants méritants.
b- Application de la procédure
La procédure s’applique au traitement de toute demande d’attestation de diplôme ou de
relevé de notes.
c- Principes et Règles de gestion
Tout apprenant ayant besoin de l’une des pièces sus dessus énuméré adresse une demande
au D/CeFAL.
d- Description de la procédure
PROCEDURES LIEES A LA FORMATION INITIALE ET DES AFFAIRES PEDAGOGIQUES (FIAP)
CeFAL
PROCEDURES DE GESTION PEDAGOGIQUES Actualisé :
Avril 2018
Révisé :
PROCEDURE D’ATTRIBUTION DES DIPLOMES, ATTESTIONS ET
RELEVE DE NOTES
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
128
Intervenants Description de la procédure Documents
apprenant - envoie une demande au secrétariat conformément à la note de service du D/CeFAL portant composition des pièces à fournir
SG - réceptionne la demande - transmet la demande au directeur
D/ CeFAL - examine la demande - instruit l’AC et le C/DFIAP - retourne la demande au SG
SG - envoie la demande au C/DFIAP
AC - vérifie la solvabilité de la commune - informe le C/DFIAP de la solvabilité ou non de la
commune de provenance de l’apprenant
C/DFIAP - ne délivre pas la pièce demandée par l’apprenant si la commune n’a pas soldée
- délivre la pièce demandée par l’apprenant si la commune à soldé sa part des frais de formation. Dans ce cas :
propose l’attestation ou le relevé ou diplôme selon le cas
signe transmet au SG pour paraphe
Le SG - reçoit et paraphe l’attestation ou le relevé ou diplôme selon le cas
- transmet au directeur pour signature
Le D/CeFAL
- signe l’attestation ou le relevé ou diplôme selon le cas
- envoie au C/DFIAP via SG
Le C/DFIAP - fait appel à l’apprenant pour retrait
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
129
5.2 PROCEDURES LIEES A LA FORMATION CONTINUE
ET DES STAGES (FCS)
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
130
5.2 PROCEDURES LIEES A LA FORMATION CONTINUE ET DES STAGES (FCS)
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES, COMPTABLES ET TECHNIQUES
CeFAL
PROCEDURES TECHNIQUES Actualisé :
Avril 2018 Révisé : PROCEDURES LIEES A LA FORMATION CONTINUE ET DES
STAGES
La liste des procédures à développer au niveau de cette section est la suivante :
- gestion des inscriptions au centre ;
- gestion des formations ;
- suivi post formation ;
- gestion des procédures de stages.
5.2.1 Gestion des inscriptions au Centre
PROCEDURES TECHNIQUES
CeFAL PROCEDURES LIEES A LA FORMATION CONTINUE ET DES STAGES Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
GESTION DES INSCRIPTIONS AU CENTRE
a- Objet de la procédure
Décrire les modalités d’accès à la formation continue et des stages pour les agents des
collectivités territoriales d’une part, et des élus locaux d’autre part.
b- Application de la procédure
La procédure s’applique à l’organisation de toute formation continue effectuée par le centre.
c- Règles de gestions
- la formation continue et les stages sont destinés aux agents des collectivités
territoriales et aux élus locaux ;
- la formation continue est organisée selon les besoins des agents des CT et des élus
locaux et autre besoins identifier par les partenaires ;
- selon la disponibilité en moyen le CeFAL organise la formation continue au profit des
agents des CT et des élus locaux ;
- un partenaire peut solliciter le CeFAL pour la formation continue au profit des agents
des CT et des élus locaux. L’initiative de formation peut venir également des
communes elles-mêmes ;
- le C/DFCS en collaboration avec le Chargé du Matériel du Centre prend les
dispositions logistique au bon déroulement de la formation (le matériel didactique,
les hôtels à réserver etc) ;
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
131
- évaluation : les participants à une formation continue sont évalués au début de la
formation (pré-test), à la fin de la formation (post-test) et une évaluation générale de
l’atelier de formation.
d- Description de la procédure
PROCEDURES TECHNIQUES
CeFAL PROCEDURES LIEES A LA FORMATION CONTINUE ET DES STAGES Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
OFFRE DE FORMATION
Intervenants Description de la procédure Documents
Le C/DFCS
Elaboration chaque année d’un catalogue de formation
- consulte le plan de formation des communes,
- identifie des thématiques ;
- compile des besoins de formation exprimée par les
participants lors des formations antérieures ;
- consulte les partenaires pour prendre en compte
leur offre de formation ;
- retiens des propositions de thématiques ;
- soumets les propositions des thématiques au
D/CeFAL via SG.
Le SG
Transmission du projet de catalogue de thématiques au
Conseil Pédagogique
- transmet la plaquette au Directeur pour avis.
Le D/CeFAL - convoque une réunion en session du conseil pédagogique.
Le CP
Analyse et validation du projet de catalogue de
thématiques
- analyse, amende et valide le projet de catalogue de
thématiques
projet de catalogue de
thématiques
Le C/DFCS - finalise le catalogue de thématiques ;
- transmet au D/CeFAL via SG.
Catalogue de
thématiques
Le D/CeFAL
Transmission du catalogue de thématiques validée par le
CP ATCR au Ministère de tutelle
- transmet, via le SG, le catalogue de thématiques validées
au ministre ATCR
Le C/DFCS
Elaboration de la maquette du catalogue
- rédige les TDR ;
- fait valider les TDR au CoDir ;
- transmet les TDR validés.
Le D/CeFAL - identifie un prestataire conformément à la procédure
Le prestataire - élabore un projet de maquette ;
- soumet le projet au C/DFCS.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
132
Intervenants Description de la procédure Documents
Le C/DFCS
- soumet le projet de maquette de catalogue à la validation
du CoDir ;
- fait intégrer les amendements du CoDir par le prestataire ;
- soumet la maquette finalisée au D/CeFAL.
Le D/CeFAL - donne le bon à tirer ;
- veille à la diffusion et à la vulgarisation du catalogue.
NB. Un partenaire peut solliciter le CeFAL pour la formation continue au profit des agents des CT et des
élus locaux :
Premier cas : le demandeur connaît déjà ces thématiques. Dans ce cas, le D/CeFAL discute au CoDir
de l’exigence de partenaire. Fait appel au partenaire pour discuter des modalités. Le CeFAL déroule
et fait le suivi de la formation
Dans le deuxième cas : le CeFAL propose une thématique au partenaire. Dans ce cas, la thématique
est proposée par le CP en référence à la plaquette de thématique. Le CeFAL soumet au partenaire
qui choisit et valide compte tenu de ses moyens et le CeFAL déroule la formation.
5.2.2 Gestion des formations
PROCEDURES TECHNIQUES
CeFAL PROCEDURES LIEES A LA FORMATION CONTINUE ET DES STAGES Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
GESTION DES FORMATIONS
a- Objet de la procédure
Décrire l’organisation et la gestion de la formation continue.
b- Application de la procédure
La procédure s’applique à toute formation continue effectuée par le centre.
c- Règles de gestions
La base juridique du CeFAL lui permet de développer rapidement les différents axes de son
action, à savoir notamment :
- la formation continue et le perfectionnement des agents des CT et tout
particulièrement des agents qui exercent aujourd’hui dans les CT et qui n’ont pas
encore eu de formation professionnelle pour leur permettre une mise à niveau ;
- La formation/ information des élus pour leur permettre de se familiariser avec les
droits et devoirs qui découlent de leurs fonctions ;
- formation/ information des élus de l’exécutif communal (maires et leurs adjoints)
pour leur permettre de se parfaire en leadership local et en management des CT.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
133
5.2.2.1 Organisation des offres de formations du CeFAL
PROCEDURES LIEES A LA FORMATION CONTINUE ET DES STAGES
CeFAL GESTION DES FORMATIONS Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
ORGANISATION DES OFFRES DE FORMATIONS
a- Objet de la procédure
Organiser les offres de formation en tenant compte de la structuration des curricula de
formation
b- Application de la procédure
La procédure s’applique à tout curricula de formation continue et stage.
c- Principes et Règles de gestion
Visibilité de l’offre et de ses contenus
Le département doit rendre visible ses offres de formation. Il doit élaborer son offre de
formation, qui précise :
- les thématiques de formation ;
- les objectifs de chaque thématique formation ;
- les plaquettes ou fiches indiquant l’organisation temporelle pour chaque formation
et la cible.
Les enseignements sont organisés en session. La durée d’une session est modulable selon les
objectifs fixés.
Volumes horaires
Chaque formation est dotée d’une plaquette ou fiche de programmes indiquant, pour
chaque matière, les activités pédagogiques prévues avec leurs volumes horaires.
La programmation et le suivi des enseignements doivent veiller, prioritairement, à faire
respecter les Volumes Horaires indiqués par les plaquettes sus mentionnées.
5.2.2.2 Le déroulement de la formation
PROCEDURES LIEES A LA FORMATION CONTINUE ET DES STAGES
CeFAL GESTION DES FORMATIONS Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
DEROULEMENT ET SUIVI POST FORMATION
a- Objet de la procédure
Organiser le déroulement de la formation et suivre les participants après la formation
b- Application de la procédure
La procédure s’applique à toute formation continue organisée par le CeFAL.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
134
c- Règles de gestion
- Définir la thématique
- Identifier un formateur pour élaborer le module
- dérouler le module
- suivre les participants après la formation
d- Description de la procédure
Intervenants Description de la procédure Documents
Le C/DFCS
Déroulement de la formation
Une fois la thématique choisie, le C/DFCS
- consulte le répertoire pour présélectionner les
formateurs
- élabore le projet de l’avis à manifestation d’intérêt à
faire valider par le D/CeFAL
NB. Les formateurs sont identifiés selon les deux procédures suivantes :
1- avis à manifestation ouverte 2- en cas d’urgence, avis à manifestation restreinte (trois propositions)
Le D/CeFAL - lance l’avis à manifestation d’intérêt
Le SG - reçoit les dossiers de manifestation d’intérêt
Le C/DFCS - centralise et fait le point les dossiers
- soumet les dossiers au CP
Le CP
- apprécie les dossiers
- fait une proposition de formateurs au D/CeFAL
NB : La sélection prend fin avec la notification aux formateurs
sélectionnés et ceux qui ne sont pas retenus
Le formateur - élabore le module et les outils d’évaluation suivant la
thématique
Le CP - valide le module et les outils d’évaluation élaborés
Le C/DFCS
- élabore le Chronogramme de déroulement de la
formation ;
- propose une équipe pour la supervision de la
formation ;
- fait valider la proposition par le directeur ;
- veille au bon déroulement de la formation ;
- produit un rapport général de la formation qui doit
être transmis au directeur pour amendement et
validation et au CP ATCR.
Le C/DFCS
Suivi post formation :
- organise le suivi post formation suivant les formes ci-après :
coaching par les pairs : sous la coordination du formateur, on identifie au
cours de la formation, certains participants. Ces participants identifiés vont
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
135
Intervenants Description de la procédure Documents
coacher leur pair pour voir s’il applique ce qui est enseigné lors de la
formation ;
suivi par le formateur et rend compte au CeFAL ;
suivi organisé par les cadres du CeFAL. A l’aide d’un guide préétablie validé
par le CP, un cadre désigné effectue le suivi de la formation. Il renseigne le
guide préétablie lors de sa visite
suivi conjoint avec des personnes ressources impliquées.
Quel que soit la forme utilisée, un rapport de suivi est élaboré et disponible au
centre
5.2.3 Gestion des stages
PROCEDURES TECHNIQUES
CeFAL PROCEDURES LIEES A LA FORMATION CONTINUE ET DES STAGES Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
ORGANISATIONS DU STAGE
a. Objet de la procédure
La présente procédure a pour objet de décrit les principes d’organisation d’un stage au
niveau du département DFCS
b. Application de la procédure
Le stage au niveau de ce département s’adresse prioritairement aux acteurs ci-après :
- les élus ;
- les anciens apprenants :
- les autres personnels des mairies
Toutefois, un partenaire peut solliciter les prestations du centre pour assurer l’organisation et
la tenue d’une session de stage au profit de son groupe cible.
c. Règle de gestion et organisation du stage
- Le début de stages pratiques est fixé par décision du Directeur du Centre sur proposition
du Chef de département FCS ;
- Tout stage doit donner lieu à la signature d’une convention entre le stagiaire, la
commune et le CeFAL. Il doit obligatoirement avoir un objectif pédagogique reconnu par
l’établissement, qu’il soit ou non intégrer au cursus
- Pour le suivi des stages pratiques le CeFAL désigne, pour chaque stagiaire, un
responsable pédagogique qui sert de maitre de stage
- Un tuteur de stage est désigné pour faciliter l’intégration des stagiaires et l’apprentissage
par la pratique
- Le stage est sanctionné par un rapport présenté suivant un canevas mis à disposition par
la direction du centre.
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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5.3 PROCEDURES LIEES AU SUIVI-EVALUATION,
COMMUNICATION ET RELATIONS PUBLIQUES
(SECRP)
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5.3 PROCEDURES LIEES AU SUIVI-EVALUATION, COMMUNICATION ET RELATIONS PUBLIQUES (SECRP)
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES, COMPTABLES ET TECHNIQUES
CeFAL
PROCEDURES TECHNIQUES Actualisé :
Avril 2018 Révisé : PROCEDURES LIEES AU SUIVI-EVALUATION, COMMUNICATION
ET RELATIONS PUBLIQUES (SECRP)
La liste des procédures à développer au niveau de ce département est la suivante :
- suivi- Evaluation ;
- communication et Relations Publiques.
5.3.1 Suivi-évaluation
PROCEDURES TECHNIQUES
CeFAL
PROCEDURES LIEES AU SUIVI-EVALUATION, COMMUNICATION
ET RELATIONS PUBLIQUES (SECRP) Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
SUIVI-EVALUATION
Le suivi
C’est la collecte et l’analyse régulière d’informations dans le but de faciliter en temps utile la
prise de décisions, d’assurer la transparence et de servir de base à l’évaluation et à la
capitalisation de l’expérience. C’est une fonction permanente qui fait recourt à la collecte
méthodique de données afin de fournir aux acteurs des indications sur l’état d’avancement
et la progression vers les objectifs retenus.
L’évaluation
L’examen systématique et aussi objectif que possible des réalisations du Centre. L’évaluation
a pour objet d’apporter une réponse à des questions spécifiques, ainsi qu’à porter un
jugement d’ensemble sur les réalisations et à en tirer des enseignements destinés à
améliorer les actions, la planification et les décisions futures. L’évaluation vise en général à
déterminer l’efficience, l’efficacité, l’impact, la durabilité et la pertinence des objectifs du
Centre.
Mécanisme du suivi et de l’évaluation des formations
Le chef du département suivi-évaluation, communication et RP élabore une planification de
ses activités et interventions. Cette planification peut être trimestrielle, semestrielle,
annuelle ou ponctuelle selon la nature des rapports ou avis à émettre. La planification du
suivi et de l’évaluation du processus de formation doit tenir compte de tous les paramètres
liés au déroulement d’une année académique. A cet effet il doit développer un mécanisme
de collecte d’information auprès des autres départements techniques du Centre.
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Les Rapports de suivi et d’évaluation
Les rapports doivent faire ressortir les analyses en ce qui concerne les aspects relatifs aux
effets/impacts des formations. Ils sont faits sur la base de la mise en œuvre des procédures
d’évaluation claires et connues de tous. Ces procédures aborderont des thématiques
diverses liés au processus de formation tel que :
Le Programme des cours
- comment et par qui les programmes de formation sont-ils conçus
- quel est le ratio enseignement théorique/enseignement pratique. Répond-il aux
objectifs formulés par l’entité ?
- la formation comporte-t-elle un travail personnel ? Des stages ?
- quelles sont les approches pédagogiques innovantes des programmes et comment le
développement des compétences chez les apprenants est-il pris en compte lors de
l'élaboration et des révisions des programmes de cours ?
- l'élaboration ou la révision du programme font-elles l'objet d'une évaluation ou d'un
avis par d'autres partenaires de la formation que les enseignants ?
- quelle est la charge effective de travail pour les étudiants, en comparant le
programme officiel et ses crédits avec les grilles horaires hebdomadaires préparées
par l'administration ?
L’examen et l’évaluation des apprenants
- quels sont les modes d'évaluation des apprenants dans le programme visé ?
- y a-t-il adéquation entre le mode d'évaluation et les objectifs pédagogiques ?
- si le programme comporte des projets, des rapports, des mémoires, comment sont-ils
encadrés et par qui ?
- comment interviennent-ils dans la notation et dans la réussite ?
- y a-t-il adéquation entre le mode d'évaluation et le type de savoir/compétence
souhaité à l'issue de l'épreuve ?
- l'élaboration ou la révision du programme font-elles l'objet d'une évaluation ou d'un
avis par d'autres partenaires de la formation que les enseignants
Intervenants Description de la procédure Documents
Le C/DSECRP
Elaboration et la mise en œuvre du PTA du centre - actualise le canevas d’élaboration du PTA au regard des orientations stratégiques du centre ; - soumet ledit canevas à l’approbation du SG puis du Directeur ; - met le canevas approuvé à la disposition des responsables d’entités ;
PTA
Les - renseigne le canevas suivi les priorités prédéfinies ;
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Intervenants Description de la procédure Documents
responsables d’entités
- transmet le canevas renseigné au C/DSECRP
Le C/DSECRP
- s’assure du respect des orientations et priorités retenues ; - fait la compilation des différentes plans annuels de travail élaborées par chaque responsable d’entité ; - transmet le projet de PTA à l’Agent comptable pour un premier arbitrage budgétaire ; - transmet ensuite le projet de PTA pré-arbitré aux responsables d’entités pour avis ; - transmet le projet de PTA au SG puis au Directeur pour avis.
Le C/DSECRP
Atelier de validation du PTA - Elabore les termes de référence de l’atelier et les soumet aux amendements du CODIR ; - transmet les TDR amendés au Directeur.
Le D/CeFAL
- annote les TDR ; - affecte les TDR à l’Agent Comptable pour dispositions d’ordre logistique à prendre et au C/DSECRP pour préparation et exécution de l’activité.
Les responsables d’entités et les personnes-ressources
Examinent et approuvent le projet de PTA
Le C/DSECRP
- intègre les amendements au projet de PTA ; - transmet le projet de PTA au SG puis au Directeur
pour un contrôle de conformité.
Le CoDir valide le projet de PTA
Le D/CeFAL sollicite du P/CA la convocation d’une session ordinaire d’adoption
Le CA - examine le projet du PTA ; - adopte le projet de PTA.
Le D/CeFAL - transmet le PTA adopté au ministère de tutelle via le DPP.
Le C/DSECRP
Mise en œuvre du PTA - donne copie du document final à chaque responsable
Les responsables
- s’approprient le document - font approprier le document à leurs collaborateurs - y extraient les planifications trimestrielle et mensuelle de leurs activités - transmettent lesdites planifications au C/DSECRP
Le C/DSECRP - compile ces planifications des différents secteurs dans une programmation mensuelle - transmet ladite programmation au SG
Le SG - soumet la programmation mensuelle à la validation du CoDIR - soumet le document validé au Directeur
Le D/CeFAL Autorise l’exécution
SG Transmet la copie du document validé à tous les responsables pour exécution
Le C/DSECRP Evaluations de la mise œuvre du PTA - Elabore un canevas d’évaluation (mensuel, trimestriel,
PTA Plans trimestriels
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Intervenants Description de la procédure Documents
semestriel et annuel) actualisé, de la mise en œuvre du PTA à chaque responsable suivant les différents secteurs d’activités ; - soumet le canevas à la validation du CODIR - transmet le canevas validé au SG qui après l’avoir soumis au directeur le met à la disposition des responsables d’entités pour une auto-évaluation
Programmations mensuelles Canevas d’évaluation rapports d’évaluation mensuelle, trimestrielle et annuelle Tableau de bord des activités
Le responsable d’entité
- en collaboration avec son équipe, renseigne le canevas selon ses activités - transmet, la fiche d’évaluation renseignée au C/DSECRP
Le C/DSECRP
- traite les différentes fiches d’évaluation renseignée par chaque responsable d’entités ; - transmet le rapport de l’évaluation au SG - organise un atelier interne de validation des fiches d’évaluation.
Le SG - présente le rapport au CoDir - soumet le rapport au Directeur
Le D/CeFAL
- apprécie le rapport - fait des recommandations NB : pour les rapports à mi-parcours et annuels, le Directeur les fait approuver par le CA
Le C/DSECRP
- Monitoring - élabore / met à jour les outils de rapportage et les met à
disposition des responsables d’entités après leur validation par le CODIR
Chaque responsable
- élabore son rapport mensuel / trimestriel d’activités - transmet le rapport mensuel au C/DSECRP
Le C/DSECRP
- compile les rapports mensuels/ trimestriel par service ; - élabore le rapport mensuel/ trimestriel du centre ; - renvoie le draft du rapport du centre aux responsables pour observations éventuelles. - soumet au paraphe du SG et à la signature du Directeur
Le D/CeFAL
- s’assure du contenu et de la qualité du document ; - signe le document final ; - transmet le document signé au DPP pour exploitation du ministère via le SA.
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5.3.2 Communication et Relations Publiques
PROCEDURES TECHNIQUES
CeFAL
PROCEDURES LIEES AU SUIVI-EVALUATION, COMMUNICATION ET
RELATIONS PUBLIQUES (SECRP) Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
COMMUNICATION ET RELATIONS PUBLIQUES
Les partenaires
Les partenaires stratégiques et opérationnels du CeFAL sont principalement :
- le Ministère en charge de la décentralisation ;
- les communes du Bénin et leurs associations régionale et nationale ;
- les Partenaires Techniques et Financiers (PTF) ;
- le grand public béninois ;
- les acteurs de la décentralisation des pays de la sous- région.
Les outils de communication
Les outils courants de communication entre le CeFAL et les structures partenaires sont :
- les courriers administratifs ; départ et arrivée ;
- les e-mails ;
- les tournées d’information des cibles au niveau des communes par le staff du CeFAL ;
- les dépliants ;
- les logos ;
- la presse audiovisuelle.
Les objectifs de la communication et des relations publiques du Centre
- faire connaître ses activités et ses réalisations, les services offerts ; rendre accessible
et faire circuler l'information, la vulgariser ;
- informer ou consulter ses membres, ses administrateurs, ses employés et ses
bailleurs de fonds ;
- augmenter sa visibilité et se positionner dans l'actualité ;
- être plus autonome sur le plan financier en sollicitant des contributions publiques ou
auprès de divers bailleurs de fonds gouvernementaux ou privés ;
- élargir ses alliances, rayonner dans divers réseaux ou territoires et échanger des
expertises ;
- faire reconnaître son utilité publique et ses expertises ;
- développer une opinion publique favorable ou augmenter sa notoriété ;
- diffuser une image attirante et conviviale ;
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- combattre les préjugés ou mettre fin à diverses rumeurs ;
- etc.
Intervenants Description de la procédure Documents
Le C/DSECRP
- Coordonne la mise en œuvre du plan stratégique
de communication du centre qui consiste à :
actualiser le site web
- mettre à jour la base de données
Créer une identité graphique pour le CeFAL ;
- mettre en place un dispositif pour assurer
l’affichage des informations dans les locaux du
siège et sur les sites de formation ;
- stimuler l’adhésion de tous les acteurs aux
principes du CeFAL ;
- assurer la maîtrise du processus de Suivi-
évaluation des activités ;
- valoriser l’intervention des différents acteurs ;
- Rendre visible l’effort national et celui des
partenaires dans le développement du CeFAL ;
- conforter les partenaires actuels et susciter
l’intérêt de nouveaux partenaires ;
- rendre visible le CeFAL à l’international
- faire connaître les besoins en financement du ;
- susciter la mobilisation des ressources pour le
CeFAL ;
- rendre visibles les mécanismes de gestion axés
sur la transparence et l’obligation de résultats ;
- amener les communes à jouer leur rôle dans la
recherche de financement ;
- faire connaître aux communes, les nouvelles
orientations et lignes d’activités du CeFAL ;
- accompagner les communes dans le choix des
filières de formation ;
- sensibiliser les autres acteurs à adhérer à cette
nouvelle plate-forme programmatique du centre.
Plan Stratégique de
Communication (PSC)
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5.4 PROCEDURES DE GESTION DOCUMENTAIRE
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5.4 PROCEDURES DE GESTION DOCUMENTAIRE
Généralités
Les procédures de gestion documentaires au niveau du CeFAL regroupent deux grands
volets:
- Les procédures relatives à la mise en œuvre de la politique documentaire du centre.
Le service de la documentation et des archives est responsable de l’ensemble de la
gestion de l’information institutionnel du CeFAL ;
- Les procédures relatives à la gestion des ressources documentaires. Elles concernent
essentiellement les procédures relatives à la gestion de la bibliothèque.
Rôle et responsabilité du Service de la documentation et des archives
Il est chargé :
- de la mise en œuvre de la politique documentaire du Centre ;
- de l’identification des ouvrages et documents à acquérir au titre du fonds
documentaire ;
- de la gestion de la bibliothèque du Centre ;
- de la conservation et de la sécurisation de tous les documents du Centre ainsi que du
pré-archivage.
5.4.1 Mise en œuvre de la politique d’archivage
PROCEDURES TECHNIQUES
CeFAL PROCEDURES DE GESTION DOCUMENTAIRE Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
MISE EN ŒUVRE DE LA POLITIQUE D’ARCHIVAGE
a- Objet
Mettre en œuvre la politique d’archivage au niveau du centre.
Ces procédures décrivent les modalités de classement et d'archivage de l'ensemble des
documents générés par le CeFAL, notamment les dossiers d'instruction et de contrôle
individuels, les divers courriers individuels traçant chaque dossier, mais également les
documents de gestion et de management de l'école.
Ces procédures ne s’appliquent qu’à défaut de plan d’archivage interne.
b- Nature des archives du centre
- Archives courantes
Documents couramment utilisés à des fins administratives et/ou légales
- Archives intermédiaires
Documents utilisés occasionnellement à des fins administratives et/ou légales
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c- Principes et règles de gestion
Choix des supports Il est redondant de posséder un dossier en format papier et en format électronique, car cela
ferait doublon.
- Conservez le format papier, si votre dossier contient des documents qui existent
uniquement en format papier (correspondance, documents signés, etc.).
- Pour les autres dossiers, il convient de déterminer le format qui convient le mieux.
- Les dossiers mixtes, comprenant plusieurs supports, sont à gérer selon les possibilités
de conservation existant sur place.
- Les documents électroniques, les vidéos et autres documents audiovisuels ne
pouvant être imprimés sont à conserver.
Dossier maître et dossier secondaire Pour les besoins administratifs, plusieurs exemplaires d’un même document peuvent circuler
dans les services. Il est important de déterminer quel service est en charge du dossier
maître, c’est-à-dire du dossier d’affaire complet avec les documents originaux. C’est en effet
sur ce dossier que s’appliquera le calendrier de conservation
Les différentes versions d’un document Un document peut passer par plusieurs versions (version de travail, version approuvée, etc.).
Seule la version finale du document se voit appliquer le calendrier de conservation. Les
versions de travail peuvent être éliminées immédiatement après l’approbation de la version
finale
Nécessité d’établir un plan de classement par le Service de la documentation et de l’archivage
La masse documentaire conservée par le centre pouvant se révéler être très importante, il
est nécessaire de l'organiser afin de pouvoir retrouver rapidement l'information utile et de
conserver ensemble, dans un dossier, les documents d’une même affaire. Pour ce faire, il
faut créer un plan de classement unique et commun aux dossiers électroniques et papier.
Le plan de classification se définit comme une structure hiérarchique et logique des dossiers
produits ou reçus par le centre au cours de ses activités. Il s’applique à tous les supports
documentaires et permet le regroupement physique et intellectuel des dossiers et, parfois,
des documents qu’ils contiennent. Le plan de classement peut se faire suivant :
- Un ordre chronologique (le document le plus ancien est rangé au-dessous à
l’intérieur d’un dossier)
- Un ordre alphabétique
- Un ordre thématique : il reprend le classement ou les fonctions du service
Ce plan de classement, une fois élaboré et validé doit être diffusé à tous les services et
départements du centre
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La fixation des durées de conservation
Il importe qu’une période de conservation soit déterminée pour chaque dossier ou série
documentaire inscrite au calendrier. Cette période de conservation se fixe :
- au niveau des archives courantes (phase active) : on détermine combien de
temps on doit garder tel ou tel dossier dans l’espace de travail parce qu’il est
fréquemment utilisé à des fins administratives ;
- au niveau des archives intermédiaires (phase semi-active) : on détermine la durée
de conservation de tel ou tel dossier dans un espace centralisé de conservation
avant d’appliquer la décision relative à la disposition finale : conserver ou
éliminer.
d- Transfert des documents électroniques
Cette procédure s’applique à tous les documents électroniques générés par les services du
CeFAL. Les documents doivent être sauvegardés hebdomadairement par la procédure de
sauvegarde automatique du serveur gérer par le service de la documentation et des
archives.
e- Transfert des documents papiers
Cette procédure s’applique à tous les dossiers papier produits et reçus par les services et qui
sont concernés par une durée d’utilité légale.
- à cet effet le Service de la documentation et des archives élabore des bordereaux
de versements qu’il diffuse auprès de tous les services du centre. Aucun
versement n’est reçu s’il est dépourvu de bordereau de versement
- les dossiers sont à ranger dans des boîtes d’archives en carton au format
standard de 10 cm. Afin d'éviter toute détérioration des documents, ces boîtes
ne doivent être ni surchargées, ni laissées à moitié vides. L'usage de scotch pour
les fermer est proscrit.
5.4.2 Procédures de gestion de la bibliothèque
PROCEDURES TECHNIQUES
CeFAL PROCEDURES DE GESTION DOCUMENTAIRE Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
PROCEDURES DE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE DU CENTRE
a- Objet
Formaliser la gestion des outils bibliothécaires au niveau du centre
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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b- Liste des opérations
Les procédures de gestion de la bibliothèque du Centre se présentent comme suit :
- la gestion de l’acquisition des documents
- la gestion du classement des documents
- la gestion de la communication des documents
5.4.2.1 Gestion de l’acquisition des documents
PROCEDURES DE GESTION DOCUMENTAIRE
CeFAL PROCEDURES DE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE DU CENTRE Actualisé : Avril
2018 Révisé :
ACQUISITION DES DOCUMENTS
Intervenants Description de la procédure Documents
Le
responsable
de la section
acquisition
Les Chefs de
département-
Le
Responsable
des
acquisitions
Expression des besoins
Le repérage des documents à acquérir s’effectue par la personne
responsable des acquisitions dans la bibliothèque du Centre et
par l’ensemble du personnel.
- ces derniers sont invités à transmettre leurs suggestions
d’achat à la bibliothèque sur le formulaire prévu à cette
fin, par courriel ou en personne. Conformément au plan
d’acquisition, une organisation structurée dans
l’expression des besoins permet d’obtenir des collections
d’actualité ;
- les chefs de Départements proposent des listes de
documents dans diverses disciplines en concertation avec
les enseignants. Il est donc nécessaire de définir un cadre
formel permettant d’avoir régulièrement des
propositions.
Définition des critères de sélection des documents
Les documents achetés par la bibliothèque doivent répondre aux
critères suivants :
- les documents doivent être d’intérêt pédagogique, de
recherche et éducatif ;
- le contenu des documents doit être adapté au niveau
intellectuel de la communauté scientifique qu’il dessert ;
- le développement des collections doit compléter le fonds
documentaire existant afin d‘offrir aux apprenants et
chercheurs une collection la plus diversifiée possible,
- la Bibliothèque achètera des exemplaires multiples du
même document ou des œuvres presque similaires en
fonction des orientations du Centre et de leur capacité.
- l’année d’édition des documents sera prise en compte
car :
Fiche
d’expression
de besoins
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Intervenants Description de la procédure Documents
Le
Responsable
de la
bibliothèque
o La bibliothèque vise à mettre à la disposition de
ses usagers des documents récents ;
o Dans certains domaines, le lieu de publication
des documents pourra être considéré ;
- le format du document pourra être considéré :
o les documents présentant des formats
éphémères feront l’objet d’une analyse
particulière ;
o les documents faisant l’objet de dégradations ou
de vols répétés ne seront pas rachetés mais
plutôt numérisés ;
- La disponibilité intégrale gratuite d’un document en
format électronique sera privilégiée par rapport à l’achat
du même document en format imprimé.
Assurance de la disponibilité financière
- la disponibilité financière sera toujours analysée dans la
décision d’acheter ou de ne pas acheter un document :
- le budget sera utilisé de façon que les acquisitions des
documents soient effectuées en fonction des besoins ;
- la bibliothèque achètera systématiquement plusieurs
exemplaires de tout document mentionné comme étant
obligatoire aux plans de cours.
Lancement des commandes
(Voir procédures d’achat de biens et services)
Réception des documents commandés
- les ouvrages commandés sont réceptionnés par le
Responsable de la bibliothèque ou son Représentant et
un représentant de l’Agent comptable
- le Responsable de la bibliothèque signe conjointement le
bon de livraison avec le financier ; Après la livraison, la
liasse des documents comprenant l’original du bon de
commande, le bon de livraison et la facture est transmise
à l’Agence comptable pour paiement.
5.4.2.2 Gestion du classement des documents
PROCEDURES DE GESTION DOCUMENTAIRE
CeFAL PROCEDURES DE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE DU CENTRE Actualisé :
Avril 2018 Révisé :
CLASSEMENT DES DOCUMENTS
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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Intervenants Description de la procédure Documents
Un membre
de la
bibliothèque
Traitement des documents papiers
Le traitement de documents papiers correspond à l’ensemble
des opérations matérielles et intellectuelles qui doivent être
effectuées dès l’entrée du document dans la bibliothèque
jusqu’à sa mise à la disposition du public. Les diverses
opérations du traitement du document peuvent être
réalisées par des personnes différentes. Toutefois pour la
bonne organisation de ce travail intérieur, il est essentiel que
chacun connaisse l’intégralité du circuit qui comporte trois
types d’opérations quel que soit le type de document :(i)
Pointage de la commande ; (ii) Collationnement et
estampillage ; (iii) Enregistrement
Pointage de la commande
Après réception des documents commandés, le préposé
chargé de la réception vérifie la livraison en vue de s’assurer
que les documents reçus correspondent bien à ceux qui ont
été effectivement commandés. A cet effet :
- il effectue un pointage de la commande, en
comparant la fiche de << commande en cours >> ou
le double du bon de commande avec les documents
livrés et le bordereau ou la facture qui les
accompagne. Cette opération doit permettre de
déceler d’éventuelles erreurs de livraison : erreurs de
titres semblables ou voisins, erreurs de tomaison,
erreurs d’édition.
- Pour les manuels par exemple, il est important de
vérifier qu’il s’agit bien de la dernière édition qui a
été fournie.
- Si un ouvrage n’a pas été livré, on notera les motifs
de non-livraison dans le fichier <<commande en
cours >>, par exemple : ouvrage en réimpression,
ouvrage épuisé, livraison retardée…
- Au terme de ce pointage les fiches des ouvrages
arrivés seront retirées du fichier << commande en
cours >> et insérées dans le fichier << livres arrivés >>
ou << livres en cours de traitement >>
Collationnement et estampillage
Le collationnement consiste à vérifier le bon état matériel du
document. Il s’agit de contrôler l’état général du livre afin de
s’assurer qu’il est correctement imprimé et relié et qu’il n’y a
pas d’erreur de pagination. L’estampillage est l’apposition du
cachet de la bibliothèque pour attester sa propriété .Le
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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Intervenants Description de la procédure Documents
cachet se met sur la page de titre, sur les pages fixées selon
les règles de la bibliothèque
Enregistrement
L’enregistrement est l’inscription de chaque nouvelle
acquisition sur un registre d’entrée inventaire. Un numéro
d’inventaire est attribué à chaque document. Chaque
exemplaire d’un même document aura ainsi un numéro
propre à l’intérieur d’une numérotation continue. Le numéro
d’inventaire est reporté de manière indélébile sur le
document.
Un registre d’entrée inventaire comporte dix colonnes qui
doivent être correctement remplies et qui donnent des
indications et des observations précises permettant de suivre
la vie du document
Il constitue de manière définitive et formelle l’état civil de
chaque exemplaire possédé par la Bibliothèque.
Le registre d’inventaire des ouvrages doit comporter les
rubriques suivantes :
n° d’entrée, date d’entrée, auteur (s) du document
titre, éditeur, éventuellement lieu d’édition
date de publication, origine (achat, échange, don)
Cote, nombre d’exemplaire détenu
observations (pilon, exclu du prêt...)
Classement :
Chaque document a une place sur le rayon matérialisée par la
cote ; c’est l’ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes)
servant à identifier chaque article dans un service d’archives,
ou à localiser tout document dans un centre de
documentation ou dans une bibliothèque. Le repérage d’un
document doit être univoque : il ne peut être classé qu’à un
seul endroit dans la bibliothèque.
5.4.2.3 Gestion de la communication des documents
PROCEDURES DE GESTION DOCUMENTAIRE
CeFAL PROCEDURES DE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE DU CENTRE Actualisé : Avril
2018 Révisé :
GESTION DE LA COMMUNICATION DES DOCUMENTS
Intervenants Description de la procédure Documents
La communication des documents revêt généralement les
formes suivantes :
1 - Consultation sur place
2 - Prêt
CeFAL - Manuel de procédures administratives, comptables, financières et techniques : Version actualisée d’Avril 2018
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Intervenants Description de la procédure Documents
3 - Circulation systématique de revues
4 - Diffusion de photocopies
1 - La consultation sur place :
Elle garantit la disponibilité permanente des documents pour
tous.
- Veiller à ce que les lecteurs ne rangent pas eux-mêmes les
documents consultés
(prévoir des corbeilles de dépôt, par exemple).
2 - Le prêt :
- le système de prêt mis en place doit comporter une entrée
par document (identification sommaire : auteur, début du
titre, n° d’inventaire et cote, qui facilite la vérification en
rayon en cas de litige) et une entrée par emprunteur (nom,
prénom, service ou laboratoire).
La bibliothèque doit instituer un système de relances
régulières
- Si l’on ne dispose pas d’un logiciel du commerce ou d’un
programme "maison", un système manuel de type fichier (ou
classement à entrées) est préconisé.
- Il est possible de mettre en place des prêts dits "prolongés"
(dépôt de longue durée) pour les documents dont
l’utilisateur a un besoin permanent.
3 - Circulation systématique des périodiques :
- a réception d’un numéro de la revue, celui-ci est prêté
systématiquement aux lecteurs qui se sont inscrits
préalablement sur une liste de circulation.
- ce système devient vite très lourd : il faut veiller à ce que le
périodique ne stagne pas dans un bureau...
4 - Diffusion de photocopies :
- revues de sommaires et bulletins d’acquisitions.
- photocopie des articles selon un profil d’intérêt donné par
chaque utilisateur et résultant de la veille documentaire ;