l’élaboration d’un manuel de procédures...

132
L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3 ème Promotion, CESAG Page i Dédicace Je dédie ce mémoire à mon défunt père COULIBALY Diatourou que la terre lui soit légère ; A ma mère TRAORE Soundié qui n’a jamais cessé de me porter dans cœur ; A mon grand frère COULIBALY Diarra pour qui ma formation à toujours été une priorité ; Aux autres membres de la famille qui ne cesse de me soutenir ; A ma marraine Mme DRAME Viviane pour sa gentillesse et ses conseils ; Au CESAG qui a tout mis à notre disposition pour une formation de qualité ; CESAG - BIBLIOTHEQUE

Upload: doanh

Post on 07-Aug-2018

243 views

Category:

Documents


10 download

TRANSCRIPT

Page 1: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page i

Dédicace

Je dédie ce mémoire à mon défunt père COULIBALY Diatourou que la terre lui soit légère ;

A ma mère TRAORE Soundié qui n’a jamais cessé de me porter dans cœur ;

A mon grand frère COULIBALY Diarra pour qui ma formation à toujours été une priorité ;

Aux autres membres de la famille qui ne cesse de me soutenir ;

A ma marraine Mme DRAME Viviane pour sa gentillesse et ses conseils ;

Au CESAG qui a tout mis à notre disposition pour une formation de qualité ;

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 2: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page ii

Remerciements

Je ne saurais rédiger ce rapport sans remercier :

DIEU le tout puissant sans la grâce de qui, rien n’est possible ;

Le PDG du GROUPE-NSIA Mr JEAN KACOU DIAGOU pour son idée qui a apporté de

l’espoir en Afrique avec la création de la Nouvelle Société Interafricaine Assurance (NSIA) ;

Le DG NSIA-SENEGAL de m’avoir accepté pour le stage ;

Le contrôleur de gestion, M. DIAW Ababacar pour son soutien sans faille ;

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 3: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page iii

Liste des sigles et abréviations

ADM : Administration

AFNOR : Association Française de normalisation

CFA : Compagnies Françaises d'Afrique

(CFCA) Compagnie Française des Commissaires aux Comptes

CESAG : Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion

CIMA : Conférence Interafricaine des Marchés d’Assurance

COSO : Committee of Sponsoring Organizations

DG : Directeur Général

IARD : Incendies ; Accidents et Risques Divers

IIA :Institute of Internal Auditors

ISO : International Organization for Standardization

L’IFACI : Institut français de l'audit et du contrôle interne

NSIA-S : Nouvelle Société Interafricaine d’Assurance Sénégal

OEC ; Ordre des Experts Comptables

OHADA : Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires

PDG : Président Directeur Général

QCI : Le questionnaire de contrôle interne

(TTR) : Tableau des responsabilités

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 4: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page iv

Liste des figures

Modèle d’analyse

Organigramme de la NSIA-SENEGAL

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 5: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page v

Table des matières

Dédicace ................................................................................................................................................... i

Remerciements .........................................................................................................................................ii

Liste des sigles et abréviations ................................................................................................................ iii

Liste des figures....................................................................................................................................... iv

Introduction de la première partie ........................................................................................................... 7

Chapitre 1 : le contrôle interne d’une organisation administrative ......................................................... 8

Introduction ............................................................................................................................................. 8

1.1. Présentation d’une organisation administrative ....................................................................... 8

1.1.1. Définition de l’organisation ............................................................................................. 8

1.1.2. Objectif d’une organisation ............................................................................................. 9

1.2. Maitrise des risques liés à la fonction administrative .............................................................. 9

1.2.1. Définition du risque ......................................................................................................... 9

1.2.2. Objectifs recherché par l’approche par les risques ......................................................... 9

1.2.3. Typologie des risques liés à la fonction administrative ................................................. 10

1.2.3.1. Risques d’erreurs ................................................................................................... 10

1.2.3.2. Risques de négligences .......................................................................................... 10

1.2.3.3. Risque de retards .................................................................................................. 11

1.2.3.4. Le risque d’Inefficacité .......................................................................................... 11

1.2.3.5. Le risque de Non-respect du principe d'incompatibilité de fonctions .................. 11

1.2.3.6. Le risque de Fraudes ............................................................................................. 11

1.3. Le contrôle interne de la fonction administrative .................................................................. 12

1.3.1. Définition du contrôle interne ....................................................................................... 12

1.3.2. Les objectifs du contrôle interne ................................................................................... 13

1.3.2.1. Fiabilité de l'information financière ...................................................................... 13

1.3.2.2. Sauvegarde du patrimoine ..................................................................................... 13

1.3.2.3. Respect des lois et application des instructions de la Direction ............................ 13

1.3.2.4. Optimisation des opérations .................................................................................. 13

1.3.2.5. Maîtrise des activités ............................................................................................. 14

1.3.3. Les composantes du contrôle interne ............................................................................ 14

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 6: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page vi

1.3.4. Principes généraux du contrôle interne ......................................................................... 14

1.3.5. Limite du contrôle interne ............................................................................................. 15

1.3.5.1. L’erreur de jugement ............................................................................................. 15

1.3.5.2. Les dysfonctionnements ........................................................................................ 15

1.3.5.3. Les contrôles « outrepassés » ou contournés par le management ......................... 15

1.3.5.4. La collusion ........................................................................................................... 16

CONCLUSION ..................................................................................................................................... 16

Chapitre 2 : Définition et la description de la démarche d’élaboration d’un manuel de procédure ...... 17

2.1. Notion sur le manuel de procédure ............................................................................................. 17

2.1.1. Définition et enjeux du manuel ........................................................................................... 17

2.1.1.1. Définition ...................................................................................................................... 17

2.1.1.2. Les enjeux du manuel de procédures ........................................................................... 18

2.1.2. Les présentations possibles .................................................................................................. 19

2.1.2.1. La représentation textuelle ........................................................................................... 20

2.1.2.2. La représentation graphique ......................................................................................... 20

2.2. Architecture du manuel de procédure ......................................................................................... 20

2.2.1. Première partie du manuel .................................................................................................. 20

2.2.2. Deuxième partie du manuel ................................................................................................ 21

2.2.2.1. Description synthétique de la procédure ...................................................................... 21

2.2.2.2. Les diagrammes de flux ou diagrammes de circulation ............................................... 21

2.2.2.3. Les fiches de tâches ..................................................................................................... 22

2.2.3. Troisième partie du manuel ................................................................................................ 22

2.3. La démarche d’élaboration du manuel de procédure ................................................................. 22

2.3.1.1. L’inventaire des procédures existantes ......................................................................... 23

2.3.1.2. Le découpage du processus ................................................................................... 23

2.3.1.3. La codification ........................................................................................................ 23

2.3.3. La validation du manuel de procédures ............................................................................... 24

2.3.4. La diffusion du manuel .................................................................................................. 24

2.3.4.1. Le suivi et l’évaluation ................................................................................................ 25

CONCLUSION ..................................................................................................................................... 26

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 7: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page vii

Chapitre 3 : Méthodologie de l’étude .................................................................................................... 27

Introduction ........................................................................................................................................... 27

3.1. Le modèle théorique .............................................................................................................. 27

3.2. Les méthodes de collecte et d’analyse des données .............................................................. 29

3.2.1. L’entretien ..................................................................................................................... 29

3.2.2. L’observation ................................................................................................................. 29

3.2.3. L’analyse documentaire ................................................................................................. 30

3.3. Outil d’analyse des données .................................................................................................. 30

3.3.1. Le flow-chart ................................................................................................................. 30

3.3.2. Le test de conformité ..................................................................................................... 30

3.3.3. Le test de permanence ................................................................................................... 31

3.3.4. Le questionnaire de contrôle interne ............................................................................. 31

3.3.5. La grille de séparation des taches .................................................................................. 32

Conclusion ............................................................................................................................................. 32

Conclusion de la première partie .......................................................................................................... 33

Introduction de la deuxième partie ........................................................................................................ 39

Chapitre 4 : présentation Générale de la NSIA Sénégal ........................................................................ 40

4.1. Présentation de NSIA Sénégal............................................................................................... 40

4.2. Historique, capital social et actionnariat ............................................................................... 40

4.3. Objet social ............................................................................................................................ 41

4.4. Perspectives ........................................................................................................................... 41

4.5. Les Produits ........................................................................................................................... 42

4.6. Structure organisationnelle ................................................................................................... 43

Conclusion ............................................................................................................................................. 43

CHAPITRE V : L’évaluation du système de contrôle interne .............................................................. 44

5.1. Courriers « départ » ............................................................................................................... 44

5.1.1. Constat ........................................................................................................................... 44

5.2. Courrier « arrivée » ............................................................................................................... 44

5.2.1. Constats ......................................................................................................................... 45

5.3. Recrutement du personnel ..................................................................................................... 45

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 8: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page viii

5.3.1. Constats ......................................................................................................................... 45

5.4. La formation du personnel..................................................................................................... 45

5.4.1. Constat ........................................................................................................................... 45

5.5. Sanction du personnel ........................................................................................................... 45

5.5.1. Constat ........................................................................................................................... 46

5.6. Utilisation des véhicules de liaison ....................................................................................... 46

5.6.1. Constat ........................................................................................................................... 46

Conclusion ............................................................................................................................................. 46

CHAPITRE VI : Elaboration du manuel de procédure ........................................................................ 47

6.1. L’établissement de la liste des procédures ............................................................................ 47

6.2. Codification des procédures .................................................................................................. 47

6.3. Rédaction et présentation du manuel de procédures ........................................................... 48

6.3.1. Courrier « départ »......................................................................................................... 49

6.3.1.1. Objectifs de contrôles internes .............................................................................. 49

6.3.1.2. Application de la procédure ................................................................................... 49

6.3.1.3. Règles de gestion ................................................................................................... 49

Courrier « départ » ........................................................................................................................ 50

6.3.1.4. Les étapes de la procédure ..................................................................................... 50

Courrier « départ » ........................................................................................................................ 51

6.3.2. Courrier « Arrivée » ...................................................................................................... 52

6.3.2.1. Objectifs de contrôles internes .............................................................................. 52

6.3.2.2. Application de la procédure ................................................................................... 52

6.3.2.3. Règles de gestion ................................................................................................... 52

Courrier « Arrivée » ...................................................................................................................... 53

6.3.2.4. Les étapes de la procédure ..................................................................................... 53

Courrier « Arrivée » ...................................................................................................................... 54

Courrier « Arrivée » ...................................................................................................................... 55

Courrier « Arrivée » ...................................................................................................................... 56

6.3.3. Recrutement du personnel ............................................................................................. 57

6.3.3.1. Objectifs de contrôles internes .............................................................................. 57

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 9: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page ix

6.3.3.2. Application de la procédure ................................................................................... 57

6.3.3.3. Règles de gestion ................................................................................................... 57

Recrutement du personnel ............................................................................................................. 58

6.3.3.4. Les étapes de la procédure ..................................................................................... 58

Recrutement du personnel ............................................................................................................. 59

Recrutement du personnel ............................................................................................................. 60

Recrutement du personnel ............................................................................................................. 61

Recrutement du personnel ............................................................................................................. 62

Recrutement du personnel ............................................................................................................. 63

6.3.4. Sanction du personnel.................................................................................................... 64

6.3.4.1. Objectifs de contrôles internes .............................................................................. 64

6.3.4.2. Application de la procédure ................................................................................... 64

6.3.4.3. Règles de gestion ................................................................................................... 64

6.3.4.4. Les étapes de la procédure ..................................................................................... 64

Sanction du personnel ................................................................................................................... 65

Sanction du personnel ................................................................................................................... 66

Sanction du personnel ................................................................................................................... 67

6.3.5. Formation du personnel ................................................................................................. 68

6.3.5.1. Objectif de contrôle interne ................................................................................... 68

6.3.5.2. Application de la procédure ................................................................................... 68

6.3.5.3. Règles de gestion ................................................................................................... 68

6.3.5.4. Les étapes de la procédure ..................................................................................... 68

Formation du personnel ................................................................................................................. 69

Formation du personnel ................................................................................................................. 70

6.3.6. Utilisation du véhicule de liaison : Expression du besoin ............................................. 71

6.3.6.1. Objectif de contrôle interne ................................................................................... 71

6.3.6.2. Application de la procédure ................................................................................... 71

6.3.6.3. Règles de gestion ................................................................................................... 71

Utilisation du véhicule de liaison : ................................................................................................ 72

6.3.6.4. Les étapes de la procédure ..................................................................................... 72

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 10: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page x

Utilisation du véhicule de liaison : ................................................................................................ 73

Utilisation du véhicule de liaison : ................................................................................................ 74

6.3.7. Utilisation du véhicule de liaison : Traitement de la demande ...................................... 75

6.3.7.1. Objectif de contrôle interne ................................................................................... 75

6.3.7.2. Application de la procédure ................................................................................... 75

6.3.7.3. Règles de gestion ................................................................................................... 75

Utilisation du véhicule de liaison : ................................................................................................ 76

6.3.7.4. Les étapes de la procédure ..................................................................................... 76

Utilisation du véhicule de liaison : ................................................................................................ 77

Utilisation du véhicule de liaison : ................................................................................................ 78

6.3.8. Utilisation du véhicule de liaison : Mise à disposition du carburant ............................. 79

6.3.8.1. Objectif de contrôle interne ................................................................................... 79

6.3.8.2. Application de la procédure ................................................................................... 79

6.3.8.3. Règles de gestion ................................................................................................... 79

Utilisation du véhicule de liaison : ................................................................................................ 80

6.3.8.4. Les étapes de la procédure ..................................................................................... 79

Utilisation du véhicule de liaison : .......................................................... Erreur ! Signet non défini.

6.3.9. Utilisation du véhicule de liaison : ................................................................................ 81

6.3.9.1. Objectif de contrôle interne ................................................................................... 81

6.3.9.2. Application de la procédure ................................................................................... 81

6.3.9.3. Règles de gestion ................................................................................................... 81

6.3.9.4. Les étapes de la procédure ..................................................................................... 81

Utilisation du véhicule de liaison : ................................................................................................ 82

6.3.10. Recommandations ......................................................................................................... 83

6.3.10.1. Recommandation portant sur les procédures de traitement de courriers. .............. 83

6.3.10.2. Recommandation portant sur les procédures de recrutement du personnel, de

formation de personnel et de sanction de personnel .................................................................. 83

6.3.10.3. Recommandation portant sur la procédure d’utilisation des véhicules de liaison. 84

Conclusion ............................................................................................................................................. 84

Conclusion deuxième partie .................................................................................................................. 84

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 11: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page xi

Conclusion générale .............................................................................................................................. 85

LISTE DES ANNEXES ........................................................................................................................ 87

BIBLIOGRAPHIE .................................................................................................................................... 120

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 12: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

INTRODUCTION GENERALE

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 13: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

1

Le management des risques est un défi majeur pour les organisations. Les récentes crises

financières ont accentué le regard des chefs d’entreprise sur la gestion des risques liés à leurs

activités. Les risques sont gérés d’une part par un système interne (système de contrôle

interne) et d’autres part par un système externe (la souscription à des polices

d’assurances).C’est ce second système qui est la raison d’être des compagnies d’assurance qui

créént des produits adaptés permettant de prendre en charge les risques liés à l’exploitation

des entreprises.

Ce secteur d’activité est déterminant pour assurer la maitrise des risques liés aux aléas.

Malheureusement, le constat est que ce secteur reste méconnu dans nos pays en

développement dont le Sénégal. Cela est perceptible car le chiffre d’affaires des quinze

compagnies d’assurances que compte le pays ne représente que 1,8% du PIB (DIOP : 2002 :

63) et pourrait s’expliquer principalement par l’ignorance des acteurs du secteur informel vis-

à-vis des produits d’assurances ou par des produits d’assurances non adaptés au secteur

informel ou aux particuliers.

Le secteur informel représentant les 60% de l’économie du Sénégal, les 15 compagnies

d’assurances devront se focaliser sur les 40% pour un chiffre d’affaires total de 64 milliards.

Le marché de l’assurance étant étroit avec un niveau de concurrence important, une bonne

organisation interne s’avère indispensable pour assurer un service de qualité tel que la

diligence dans le traitement des dossiers des assurés.

Cette organisation interne implique pour COLLIGNON et al (1988 : 282) :

la définition d’une politique ;

l’existence d’une organisation adaptée ;

la mise en œuvre, l’évaluation périodique, l’amélioration, la simplification de

modalités d’application permettant à chaque personne de l’entreprise, quels que soient

son domaine d’activité et son niveau hiérarchique, d’agir efficacement pour que les

objectifs de qualité qui ont été déterminés soient pris en charge et atteints.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 14: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

2

En d’autres termes, les dirigeants d’entreprises ont pour objectif principal, le respect de leurs

engagements.

Pour assurer le respect de ces engagements, les dirigeants de la NSIA (Nouvelle Société

Interafricaine d’Assurance) Sénégal ce sont donnés comme ambition, la maitrise de son

système d’information, et de son expansion.

Pour réaliser ses ambitions, la NSIA Sénégal a entrepris de vastes projets, parmi lesquels

l’élaboration d’un manuel de procédure.

C’est dans le cadre de ces projets que nous avons axé spécifiquement notre étude sur

l’élaboration d’un manuel de procédures administratives. Cette compagnie de huit (8) années

d’expérience au Sénégal ne cesse de se présenter comme un concurrent agressif dans un

secteur hautement concurrentiel.

Le constat que nous pouvons faire au niveau de la compagnie est qu’il existe un certain retard

dans la circulation de l’information.

Cet état de fait pourrait entrainer des incompréhensions, des mécontentements, des conflits

avec les assurés et voir même ternir l’image de marque de la société ou même engendrer des

contentieux.

A la longue, cette situation risque d’empêcher la compagnie d’atteindre ses objectifs de

qualité du service.

Plusieurs raisons pourraient expliquer ce problème. Nous pouvons citer entre autres :

l’inexistence de manuel de procédures;

l’insuffisance de diffusion des informations de la hiérarchies ;

le défaut d’actualisation des connaissances du personnel;

défaut de contrôle des supérieurs hiérarchique.

Afin d’aider à résoudre ce problème, plusieurs solutions s’offrent à nous à savoir :

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 15: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

3

l’élaboration d’un manuel de procédures;

la formation du personnel;

la mise en place d’un système de management de qualité.

Parmi les solutions possibles, l’élaboration d’un manuel de procédures nous semble la mieux

indiquée.

Notre étude a porté sur l’élaboration d’un manuel de procédures administratives, plus

précisément les processus « traitement de courrier, recrutement du personnel, formation du

personnel, sanction du personnel et utilisation des véhicules de liaison ».

De ce fait, la question principale à laquelle nous nous tacherons de répondre tout au long de

notre étude est la suivante :

Dans quelle mesure la mise en place d’un manuel de procédures administratives au sein de la

NSIA-Sénégal pourrait être la solution au problème souligné?

Pour répondre à cette préoccupation, les réponses aux questions suivantes sont nécessaires :

Existe-il des procédures non formalisées ou non adaptées ?

Comment impliquer les utilisateurs des procédures dans l’élaboration du manuel de

procédures ?

Comment élaborer un manuel de procédure efficace et adapté ?

Ces interrogations justifient le choix de notre thème : « L’élaboration d’un manuel de

procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de

courrier, recrutement du personnel, formation du personnel, sanction du personnel et

utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal ».

C’est là l’objectif principal de cette étude menée selon la démarche suivante :

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 16: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

4

L’évaluation du système de contrôle interne des « processus traitement de courrier,

recrutement du personnel, formation du personnel, sanction du personnel et utilisation

des véhicules de liaison» ;

l’établissement de la liste des procédures ;

codification des procédures ;

rédaction des procédures.

Le manuel de procédures ne portera que sur les processus « traitement de courrier,

recrutement du personnel, formation du personnel, sanction du personnel et utilisation des

véhicules de liaison ». Chaque fois qu’une procédure fera intervenir d’autres processus autres

que ceux faisant l’objet de notre étude, seules les activités traitées par les processus étudiés

seront décrites dans ce manuel.

L’intérêt de ce mémoire est perceptible à trois (3) niveaux, notamment

Pour l’entreprise

La NSIA Sénégal aurait bénéficié d’une piste de solutions liées aux dysfonctionnements

résultant du défaut d’un manuel de procédure et lui permettrait de se conformer aux exigences

de l’OHADA (Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires) qui fait

obligation à toutes les sociétés anonymes de disposer d’un manuel de procédures.

Pour nous même

Cette étude nous aura permis de passer de la phase théorique de notre formation à celle de la

pratique. Principalement dans l’élaboration d’un manuel de procédures.

Pour le lecteur

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 17: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

5

Pour le lecteur, ce document sera un guide lui permettant d’appréhender la démarche

d’élaboration d’un manuel de procédures administratives. Il lui permettra aussi de découvrir

l’activité d’une compagnie d’assurance.

Ce mémoire sera traité en deux (2) parties à savoir :

La première partie « cadre théorique » comprend trois (3) chapitres décomposés comme suit :

Le premier chapitre (1) étudie le contrôle interne d’une organisation administrative.

Le second chapitre (2) traite de la démarche d’élaboration d’un manuel de procédure.

Le troisième (3) chapitre traite de la Méthodologie de l’étude

La deuxième partie « partie pratique » est traitée en trois (3) chapitres se présentant comme

suit :

La présentation Générale de la NSIA Sénégal en (chapitre 4) ;

L’évaluation du système de contrôle interne des processus « traitement de courrier,

recrutement du personnel, formation du personnel, sanction du personnel et utilisation

des véhicules de liaison » en (chapitre 5) ;

La présentation du manuel élaboré en (chapitre 6).

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 18: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

PREMIERE PARTIE: CADRE THEORIQUE DE L’ETUDE

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 19: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 7

Introduction de la première partie

Pourquoi doit on formaliser les processus, les procédures ou les instructions de travail qui

définissent les activités, l’organisation ou les savoir-faire d’un organisme ? L’objectif de cette

première partie est de répondre à cette question. Formaliser les procédures de son entreprise

ne signifie pas la figer ! Cette matérialisation de l’organisation est le point de départ qui

permet, bien entendu, sa mise en œuvre maîtrisée, et qui constitue également les fondations de

son évolution et de son amélioration dans le temps (acquisitions de nouveaux savoir-faire).

La performance et la qualité des services sont de plus en plus liées à la formalisation des

pratiques. Il est difficile de bien faire si l'on n'écrit pas ce que l'on fait : tel est l'enjeu du

manuel de procédures. Mais passer de l'oral à l'écrit est un grand changement. Cependant

rédiger les procédures implique une transformation des mentalités, la mise à plat de l'existant,

l’ouverture à plus de transparence. En tant que dispositif et support de documentation, les

guides de procédures permettent de participer à la détermination des risques et des moyens de

contrôle interne nécessaires. Ils renforcent la maîtrise des risques liés à une organisation

complexe et aux techniques employées.

Cette partie consacrée à la revue de littérature et à la méthodologie de notre étude, nous

permettra d’aborder le contrôle interne des processus étudiés en chapitre 1 en suite la

démarche d’élaboration d’un manuel de procédure en chapitre 2 et nous terminerons cette

partie par la méthodologie de l’étude en chapitre 3.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 20: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 8

Chapitre 1 : Le contrôle interne d’une organisation administrative

Introduction

Le quotidien d’une entreprise est fait d’une suite d’actions organisées et coordonnées, dans le

but d’atteindre les objectifs fixés à court, moyen et long terme. L’exécution de ces actions est

synonyme de tâches et de responsabilités exercées à des niveaux différents. Ceci passe par des

cycles d’opérations qui peuvent être émaillés de risques, pouvant remettre en cause la

pérennité de l’organisation. D’où la nécessité d’une bonne organisation qui exige un contrôle

interne efficace pour favoriser la maitrise des risques.

Dans ce chapitre, nous parlerons de l’organisation administrative et des risques qui y sont

liés.

1.1. Présentation d’une organisation administrative

La présentation d’une organisation administrative nous permettra de définir l’organisation en

tant que telle et de donner son objectif.

1.1.1. Définition de l’organisation

Selon le petit LAROUSSE, une organisation est un groupement, association d’une certaine

ampleur, qui se propose des buts déterminés.

Selon (Hans Wilmots, 2002 : 29 ) organiser signifie définir ce qui va précisément se produire

et comment ceci va se produire.

L’organisation peut être définie comme étant l’ensemble des mesures à prendre pour atteindre

les objectifs que l’on s’est préalablement fixé.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 21: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 9

1.1.2. Objectif d’une organisation

(Hans Wilmots, 2002 : 29 ) matérialise l’objectif d’une organisation comme suit : « d’aucuns

pensent avoir découvert un “créneau de marché “. En d’autres termes, ils ont une idée qu’ils

veulent mener à bien. Pour traduire cette idée dans la pratique, ils ont besoin de moyens

(investissements) d’une part et de compétence d’autres parts. L’art consiste à combiner les

deux éléments pour atteindre l’objectif fixé : mettre l’idée en pratique.

En résumé, l’objectif d’une organisation peut être perçu comme étant la meilleure

combinaison pouvant assurer l’atteinte d’un objectif fixé au départ.

1.2. Maitrise des risques liés à la fonction administrative

Le management des risques occupe une place majeure dans les organisations. Plus

l’organisation se développe, plus les risques se développent. Donc à chaque organisation, son

de niveau de risque. Ici, nous définirons le risque, nous donnerons les objectifs recherchés par

l’approche par les risques et la typologie des risques administratifs.

1.2.1. Définition du risque

L’IFACI (Institut français de l'audit et du contrôle interne) définit le risque comme étant

« l’ensemble d’aléas susceptible d’avoir des conséquences négatives sur une entité et dont le

contrôle interne et l’audit ont notamment pour mission d’assurer autant que faire se peut la

maitrise » (in HAMZAOUI, 2005 : 98)

Le risque peut être défini comme étant tout événement susceptible d’impacter négativement

les objectifs d’une organisation. Il peut aussi être défini comme étant tout facteur susceptible

de nuire à la vie d’une organisation.

1.2.2. Objectifs recherché par l’approche par les risques

Les objectifs généraux du contrôle interne selon le COSO2 (Committee of Sponsoring

Organizations) (in SELMER, 2006 : 246), sont :

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 22: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 10

L’atteinte de l’objectif stratégique, la réalisation et l’optimisation des opérations, la fiabilité

des opérations financières et enfin la conformité aux lois et règlement .Néanmoins au-delà de

ces objectifs, l’approche par les risques du contrôle interne s’inscrit dans une logique de

prévention.

L’approche par les risques est au centre de la transparence et de la fiabilité de l’information

financière et permet de mutualiser les efforts et les coûts pour l’entreprise quelles que soient

son activité et sa taille. Elle améliore l’efficacité de l’entreprise et la fiabilité de ses produits et

de ses services .De plus, les objectifs de maitrise des risques opérationnels rejoignent ceux

d’un système de mangement de la qualité à travers la définition d’une politique générale

appuyée par la direction : Identification, évaluation, qualification et hiérarchisation des

risques, mise en place de mesures préventives et de mesures correctives si le risque venait à se

réaliser.

1.2.3. Typologie des risques liés à la fonction administrative

Les risques administratifs peuvent être regroupés en six groupes. A savoir :

Risques d’erreurs

Risques de négligences

Le Risque de Retards

Le risque d’Inefficacité

Le risque de Non-respect du principe d'incompatibilité de fonctions

Le risque de Fraudes

1.2.3.1. Risques d’erreurs

Le risque d’erreurs peut être défini comme étant les maladresses, omissions, confusions

mécomptes, vices de raisonnement qui peuvent survenir dans le cadre de l’exécution du

travail.

1.2.3.2. Risques de négligences

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 23: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 11

Le risque de négligence peut être défini comme étant l’insuffisance ou l’absence de soin dans

l’exécution du travail.

1.2.3.3. Risque de retards

Le risque de retard peut être défini comme étant le non-respect des délais réglementaires,

légaux ou conventionnels fixés.

1.2.3.4. Le risque d’Inefficacité

Le risque d’inefficacité peut être défini comme étant l’Utilisation inefficiente des ressources,

gaspillage, mise en œuvre de moyens inadaptés par rapport au but visé. Anarchie,

organisation défaillante ou excessive. Mauvaise qualité des Services.

1.2.3.5. Le risque de Non-respect du principe d'incompatibilité de fonctions

Le risque de non-respect du principe d'incompatibilité de fonctions peut être défini comme

étant le cumul par un même agent de fonctions incompatibles, que celles ci soient exercées

ou pas.

1.2.3.6. Le risque de Fraudes

Le dictionnaire « Le Petit Larousse » définit la fraude comme « un acte de mauvaise foi

accompli en contrevenant à la loi ou aux règlements et nuisant au droit d’autrui ».

Pour sa part, l’Institut des Auditeurs Internes (The Institute of Internal Auditors : IIA)

considère que « la fraude englobe un ensemble d’irrégularités et d’actes illégaux qui se

caractérisent par l’intention de tromper. Elle peut être commise au profit ou au détriment de

l’entreprise, par des personnes extérieures ou par ses membres » (cf. : norme 280 in « Normes

pour la pratique professionnelle de l’Audit Interne. »)

Les fraudes peuventt être définies comme étant des actes de mauvaise foi, accomplis dans le

but de tromper ou de porter préjudice à des droits que l'on doit respecter. La fraude peut être

interne (agents de l'entreprise) ou externe (personnes extérieures à l'entreprise).

- Falsification, tricherie.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 24: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 12

-Tout acte illégal caractérisé par la tromperie, la dissimulation ou la violation de la confiance.

Les fraudes sont perpétrées par des personnes et des organisations afin d’obtenir de l’argent,

des biens ou des services, ou de s’assurer un avantage personnel ou commercial.

1.3. Le contrôle interne de la fonction administrative

Pour appréhender le contrôle interne, nous essayerons de le définir, de donner ses objectifs,

ses composantes, ses principes généraux et ses limites.

1.3.1. Définition du contrôle interne

Selon l’Ordre des experts comptables français (1977) « Le contrôle interne c'est l'ensemble

des sécurités contribuant à la maîtrise de l'entreprise. Il a pour but d'assurer la protection, la

sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information, l'application des instruments de la

direction et favoriser l'amélioration des performances. Il se manifeste par l'organisation, les

méthodes et les procédures de chacune des activités de l'entreprise pour maintenir la pérennité

de celle-ci. ».

Selon Consultative Committee of Accountancy de Grande-Bretagne 1978 «Le contrôle

interne comprend l'ensemble des systèmes de contrôle financiers, mis en place par la direction

afin de pouvoir diriger les affaires de l'entreprise de façon ordonnée et efficace, d'assurer le

respect des politiques de gestion, de sauvegarder les actifs et de garantir autant que possible

l'exactitude et l'état complet des informations enregistrées. »

Selon la Compagnie Française des Commissaires aux Comptes (CFCA) « Le contrôle

interne est l'ensemble des mesures comptables ou autres que la direction définit, applique et

surveille, sous sa responsabilité, afin d'assurer la protection du patrimoine de l'entreprise et la

fiabilité des enregistrements comptables et des comptes annuels qui en découlent. Il permet

que les opérations soient exécutées conformément aux décisions de la direction, de même le

contrôle interne permet que les opérations soient enregistrées de telle façon que les comptes

seront réguliers et sincères donnant ainsi une image fidèle. »

Les définitions ci dessus insistent sur deux des objectifs d’un bon contrôle interne :

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 25: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 13

la recherche de la protection du patrimoine de l’entreprise

la recherche de la fiabilité de l’information comptable.

Ainsi, le contrôle interne est devenu un défi pour l'entreprise, il vise à améliorer les

performances de l'entreprise et la sauvegarde de son patrimoine par la mise en place de

procédures efficientes.

1.3.2. Les objectifs du contrôle interne

Les objectifs d’un contrôle interne peuvent être regroupés en 5 rubriques. A savoir ; fiabilité

de l'information financière, sauvegarde du patrimoine, respect des lois et application des

instructions de la direction, optimisation des opérations et sauvegarde du patrimoine.

1.3.2.1. Fiabilité de l'information financière

Cet objectif est souvent privilégié car il met l'accent sur l'organisation des fonctions

comptables et financières et sur la capacité de l'entreprise à enregistrer fidèlement ses

opérations et les restituer sous forme d'états de synthèse.

1.3.2.2. Sauvegarde du patrimoine

L’organisation doit se doter de procédures et mécanismes qui permettent de mettre à l’abri

d’aléas divers son patrimoine corporel et incorporel.

Pour les salariés, le contrôle interne leur procure un environnement professionnel sécurisé par

des procédures, des descriptions de poste... L'harmonie de tous ces éléments permet d'exercer

des responsabilités en parfaite connaissance de leur rôle et de leur positionnement dans

l'enchaînement des activités de l'entreprise.

1.3.2.3. Respect des lois et application des instructions de la Direction

Le contrôle interne doit permettre à l’entreprise de se conformer aux lois et règlements en

vigueur, ainsi qu’aux instructions de la Direction Générale.

1.3.2.4. Optimisation des opérations

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 26: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 14

Le processus du contrôle interne permet d'identifier des insuffisances dans l'organisation et

dans l'exécution des différentes activités de l'entreprise. Ainsi, l'analyse du processus met en

évidence des tâches non effectuées, des activités effectuées par des personnes ne disposant

pas de la compétence ou des informations nécessaires à l'accomplissement correct de ces

tâches. Ces constatations peuvent ainsi conduire à réorganiser certaines fonctions, et à

automatiser certains contrôles.

1.3.2.5. Maîtrise des activités

La majorité des objectifs du contrôle interne convergent vers la maîtrise des activités de

l'entreprise et le pilotage efficace de l'organisation. Ainsi, le contrôle interne institue dans

l'entreprise une culture d'autocontrôle à savoir la vérification par chaque collaborateur de la

qualité et de la conformité de son travail. De tout ce qui précède, le contrôle interne doit

permettre de sécuriser les flux financiers de l’entreprise, de fiabiliser l’information comptable

et de prévenir et détecter les risques au sein de l’organisation.

1.3.3. Les composantes du contrôle interne

Les composantes de base d’un bon contrôle interne sont :

Le système d’organisation de l’entreprise ;

Le système de documentation ;

Le système de preuve ;

Les moyens matériels de protection ;

Le personnel ;

Le système de supervision.

1.3.4. Principes généraux du contrôle interne

Les principes sur lesquels s’appuie le contrôle interne (selon le congrès de 1977 de l’OEC

(l’Ordre des Experts Comptable) de France) sont :

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 27: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 15

L’organisation ;

L’intégration ;

La permanence ;

L’universalité ;

L’indépendance ;

L’information ;

L’harmonie.

1.3.5. Limite du contrôle interne

Il faut garder à l’esprit que le contrôle interne, aussi bien conçu et appliqué qu’il soit, ne peut

que garantir une assurance raisonnable à la Direction générale ou au conseil d’administration

quant à la réalisation des objectifs de l’organisation. Les facteurs suivants peuvent avoir une

influence sur l’efficacité du contrôle interne :

1.3.5.1. L’erreur de jugement

Le risque d’erreur humaine lors de la prise de décisions ayant un impact sur les processus de

l’entreprise, peut limiter l’efficacité des contrôles. Les personnes responsables sont souvent

appelées à prendre des décisions dans un temps limité, en se basant sur les informations

disponibles, mais incomplètes et en faisant face à la pression liée à la conduite des activités.

1.3.5.2. Les dysfonctionnements

Même les systèmes de contrôle interne bien conçus peuvent faire l’objet de

dysfonctionnements, par exemple lorsque les collaborateurs interprètent les instructions de

façon erronées, cèdent à la routine et ne sont plus attentifs aux erreurs.

1.3.5.3. Les contrôles « outrepassés » ou contournés par le management

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 28: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 16

Le contrôle interne ne peut pas être plus efficace que les personnes responsables de son

fonctionnement. En effet, un responsable peut être en mesure de contourner le contrôle interne

en dérogeant, par exemple, aux normes et procédures prescrites pour tirer un profit personnel

ou afin de dissimuler une partie de son activité à certaines obligations légales.

1.3.5.4. La collusion

Deux ou plusieurs individus agissant collectivement pour accomplir et dissimuler une action

peuvent fausser les informations financières ou de gestion d’une manière qui ne puisse être

détectée par le contrôle interne.

CONCLUSION

Un bon contrôle interne est gage de la maitrise des risques dans une organisation. Le contrôle

interne apparait comme étant un élément essentiel dans la maitrise de la gestion d’une

organisation.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 29: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 17

Chapitre 2 : Définition et la description de la démarche d’élaboration d’un

manuel de procédure

Toute organisation est soumise à des risques pouvant entacher son fonctionnement. De plus

en plus, la gestion des organisations devient complexe et nécessite une meilleure organisation

interne adéquate. Le manuel de procédures apparait comme étant le document qui matérialise

l’organisation en retraçant l’ensemble des taches et leur responsable.

Dans ce chapitre il s’agira pour nous de définir le manuel de procédures et ses objectifs, et

d’aborder son processus d’élaboration.

2.1. Notion sur le manuel de procédure

Le manuel de procédures occupe une place déterminante depuis ces dernières années dans les

organisations. Il est nécessaire pour cela d’avoir de solides connaissances du manuel. De ce

fait, nous allons tout d’abord définir le manuel de procédures selon les points de vue de

différents auteurs, puis nous évoquerons son objectif et les présentations possibles.

2.1.1. Définition et enjeux du manuel

Nous définirons dans un premier temps le manuel de procédures et dans un second temps

nous nous pencherons sur ses enjeux.

2.1.1.1. Définition

HENRY & al. (3eme édition : 16) définissent une procédure comme « un enchainement de

taches élémentaire standardisées, déclenchées en amont par l’expression d’un besoin

quelconque, limitées en aval par l’obtention d’un résultat attendu »

« Une procédure est un document qui décrit et formalise les taches à accomplir pour mettre

en œuvre le processus. C’est un document de support et de communication qui porte à la

connaissance de tous, les processus –clé de l’organisation » (Izoland Revu du Dossier : mars

2004).

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 30: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 18

La première définition présente le manuel de procédures comme étant un enchainement de

taches tant dis que la seconde le présente comme étant la formalisation des taches. Mais ces

deux définitions se rejoignent dans le sens de la maitrise de l’organisation. En somme, le

manuel peut être défini comme étant le schéma d’exécution de l’ensemble des taches d’une

organisation.

Il peut être défini aussi comme étant un document permettant d’assurer la continuité de

l’exécution des taches en cas de départ d’un utilisateur de l’organisation.

2.1.1.2. Les enjeux du manuel de procédures

Selon Henry (2001 :32), « les enjeux du manuel de procédures peuvent être regroupés en

quatre points :

l’organisation procédurale, la fonction du manuel de procédure est de faire connaître

les règles, les méthodes et les séquences mises en œuvre. Elle aide à clarifier la

répartition des rôles et la clarification entre les services ;

un support pédagogique : le manuel de procédures fournit aux acteurs des

informations nécessaires leur permettant de vérifier si les différentes décisions et

actions sont conformes au référentiel établi pour assurer la coordination des tâches et

des responsabilités ;

un effet structurant : les procédures représentent un langage commun qui donne de la

fluidité à l’organisation. L’existence de procédures écrites servant de base de

communication entre eux est donc nécessaire ;

un élément du système de gestion : le manuel de procédures est perçu comme un

maillon du système de gestion ».

Seuls les enjeux organisationnels et pédagogiques feront l’objet de notre travail, vu

l’importance qu’ils constituent pour notre travail.

Les enjeux organisationnels

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 31: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 19

Ils constituent l’élément principal pour atteindre les objectifs. Sans une bonne organisation du

travail, le pilotage de l’organisation est compromis.

Selon Renard (2007 : 162), « la qualité de l’organisation tourne autour de trois principes

généraux que sont : l’adaptation, l’objectivité, la séparation des tâches ».

L’adaptation : « la taille, la nature de l’activité, les objectifs, l’environnement, la

structure juridique sont autant d’éléments permettant l’adaptation de chaque activité à

un modèle organisationnel ». Pige (2001 : 38).

L’objectivité : Cela implique que l’application des différentes règles qui régissent les

rapports des hommes entre eux doit être mise en œuvre de façon raisonnable.

La séparation des tâches. Selon Renard (2007 :162), « s’organiser c’est répartir les

tâches de telle façon que certaines d’entre elles, fondamentalement incompatibles ne

puissent pas être exercées par une seule et même personne ».

Les enjeux pédagogiques

Le manuel de procédures est un document pédagogique qui sert dans deux cas :

guide pratique pour l’ensemble du personnel de l’entité dans l’exercice de leurs

fonctions respectives ;

aide mémoire pour les différents acteurs en cas de conflit de responsabilité ou

d’usurpation de pouvoirs et de support professionnel pour la répartition.

Le manuel de procédures dans sa conception, constitue un outil primordial pour l’organisation

et possède beaucoup d’enjeux pour l’entité.

2.1.2. Les présentations possibles

Barry (2004 :162) précise que les procédures contenues dans le manuel de procédure doivent

expliquer les aspects suivants :

Qui autorise ? (autorisation) : quels sont les critères d’autorisation ? quelles sont les

limites de cette autorisation ?

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 32: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 20

Qui exécute ? (exécution) : selon quelles modalités ? quelles sont les procédures

alternatives en cas d’impossibilité d’exécution ?

Qui contrôle ? (contrôle) : sous quelle s formes? A quelles périodes ? qui informer des

résultats en cas de contrôle non satisfaisant ?

Traitement et classement de l’information : selon quelles modalités traiter et classer

l’information ? comment assurer la sauvegarde de l’information ?

2.1.2.1. La représentation textuelle

Selon Berger & al (2000 : 6) c’est le moyen le plus courant pour représenter des

connaissances. La description narrative correspond à la mise au propre des notes d’entretiens.

Elle présente l’avantage d’être simple et efficace en faisant intervenir peu de ressources

humaines, peu de documents et peu d’étapes.

2.1.2.2. La représentation graphique

C’est la représentation à l’aide de logigrammes, des formes graphiques, des dessins, des

flèches, de la situation que l’on souhaite décrire. Elle propose une vision synthétique des

actions à réaliser et de leurs enchainements. A la différence de la représentation textuelle, elle

est moins détaillée.

2.2. Architecture du manuel de procédure

Le manuel de procédures est décomposé en trois (3) parties que nous appelons : première

partie, deuxième partie et troisième partie. Il s’agira pour nous de mettre en évidence chaque

partie.

2.2.1. Première partie du manuel

Cette partie du manuel de procédures comprend les généralités introductives notamment le

sommaire et l’introduction générale du manuel (HENRY & al, 2001 : 55)

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 33: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 21

L’introduction rappelle les objectifs qui ont conduit à la mise en place de l’outil et elle en

explique la structure générale. Elle sert aussi à donner des indications pratiques pour la

consultation et la recherche d’information à l’intérieur du manuel.

2.2.2. Deuxième partie du manuel

Cette deuxième partie constitue en effet le corps du manuel, elle est la plus volumineuse et

regroupe toutes les fiches de procédures classées. Pour chaque procédure à décrire, l’auditeur

rappelle l’objet de la procédure, les règles de gestion, le champ d’application et les objectifs

de contrôle interne, (NGUYÊN, 1999 : 310). Dans chaque procédure, on retrouve une même

structure logique : une description synthétique de la procédure, les diagrammes de flux et une

fiche descriptive des tâches.

2.2.2.1. Description synthétique de la procédure

Avant la description de la procédure, on trouve une présentation synthétique de la procédure

qui rappelle succinctement son objet et ses principales caractéristiques, à savoir : son point de

départ, sa fréquence d’application, les principaux acteurs concernés et le volume d’activité

correspondant, (HERRARD, 2003 : 207). La présentation synthétique fournit une vue

générale de la procédure, les opérations de la procédure, les intervenants, les supports à

utiliser et l’historique des mises à jour.

2.2.2.2. Les diagrammes de flux ou diagrammes de circulation

Couramment appelés flow – chart, ils fournissent une vue globale de l’enchaînement d’une

procédure. D’un seul coup d’œil, on y trouve : Les acteurs concernés, le point de départ

(élément déclenchant), les principales étapes, les documents circulants, et le résultat

recherché. Ce type de diagramme a pour avantage d’indiquer rapidement les éléments clés, les

flux entrants et sortants de même que les principales phases du déroulement de la procédure.

La complexité des opérations y est simplifiée, ce qui favorise la lecture et la mémorisation

visuelle. En plus de l’avantage de pouvoir visualiser de nombreuses opérations sur un même

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 34: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 22

document le diagramme de flux permet de vérifier par exemple : Est-ce que tous les

exemplaires ont un destinataire ? Est-ce que les appariements des documents et des

informations sont conformes ? Est-ce que les vérifications sont effectuées à l’endroit

approprié ? (PERETTI, 2002 : 59).

2.2.2.3. Les fiches de tâches

Elles constituent l’élément central du manuel, elles contiennent la description narrative,

relativement complète des circuits et des opérations à réaliser. Les fiches de tâches facilitent

la compréhension de l’enchaînement des travaux entre les différents intervenants tout en

mettant en exergue ce qu’ils reçoivent et ce qu’ils transmettent. Selon HENRY & al (2001 :

68), ces fiches sont présentées dans leur succession chronologique et permettent de trouver au

premier coup d’œil les intervenants ainsi que les services ou directions concernés.

2.2.3. Troisième partie du manuel

Cette dernière partie fournit les documents annexes tels que les tables de données ou les

illustrations complémentaires. Elle comprend surtout la liste des procédures. Cette liste selon

HENRY & al (2001 : 56) peut présenter des regroupements thématiques par objet ou par

processus. Il arrive qu’un glossaire général définissant les termes techniques utilisés soit

rajouté a cette partie.

En résumé nous retenons que la présentation du manuel prend en compte la procédure, son

champ d’application, les objectifs de contrôle interne visés, les principes et règles de gestion,

la description détaillée et séquentielle et enfin les supports de représentation.

2.3. La démarche d’élaboration du manuel de procédure

Le manuel de procédures retrace le système organisationnel de l’entité et constitue un maillon

essentiel du management. Pour cela, son élaboration doit faire l’objet de tout un processus qui

aboutira à un document référentiel pour toute l’organisation.

Selon Henry (2001 :75), quatre phases sont essentielles pour l’élaboration d’un manuel de

procédures à savoir :

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 35: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 23

les travaux préparatoires ;

la rédaction des procédures ;

la validation des procédures ;

la diffusion des procédures.

2. 3.1. Les travaux préparatoires

Cette étape consiste à faire un état des différentes procédures de l’entreprise, le découpage des

processus, et à définir une codification (Henry & al, 2001 : 78).

Ils représentent une partie importante dans la rédaction de manuel de procédures. Ils se

composent de :

L’inventaire des procédures existantes

Le découpage du processus

La codification

2.3.1.1. L’inventaire des procédures existantes

Il s’agit d’assembler toutes les procédures existantes de la structure, quelles soit formelles ou

non. Ces informations sont recueillies grâce à des entretiens et à la revue documentaire.

2.3.1.2. Le découpage du processus

Le découpage consistera à cerner les différentes possibilités liées à tous les processus ou cycle

d’opérations. Cela permettra de prendre en compte les différents types de cas que peut

rencontrer l’entité dans l’accomplissement des activités quotidiennes. Décomposer chaque

activité à étudier en opérations successives retrace le processus depuis la réalisation du fait

économique jusqu’à son inscription en comptabilité. (Lemant, 1995 : 45)

2.3.1.3. La codification

Elle consiste à procéder à une disposition des différentes procédures par des numérotations

paramétrées pour faciliter leur classement et consultations. Dans la pratique, le code résulte de

la superposition d’une classification par thème et d’un classement séquentiel (Henry & al,

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 36: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 24

2001 : 83)

2.3.2. La rédaction des procédures

Elle doit se faire selon des normes de présentation. Pour Berger (2001 : 101), la rédaction du

manuel de procédures permet de détailler les procédures nécessaires à la réalisation des

objectifs d’un processus ou sous-processus ».

Les normes de présentation du manuel de procédures sont les suivantes :

la fiche d’identité, soit l’origine, le rédacteur, les références, la date d’émission de

mise à jour, la date de diffusion ;

la présentation générale, soit les éléments et les évènements déclencheurs, le périmètre

et les objectifs ;

les principes à respecter ;

le diagramme de circulation des documents ou « flow chart » qui représente les flux de

messages échangés entre les acteurs ;

les règles à appliquer, dûment écrites avec la matérialisation des liens avec les

activités ;

le lexique et le glossaire nécessaire pour les mots qui pourraient prêter à confusion.

Herard (2003 ; 209- 210).

2.3.3. La validation du manuel de procédures

Après que la rédaction du manuel soit terminée, on procède à la validation avec les acteurs

auprès de qui nous avons recueilli les informations avant de procéder à une validation globale

de l’organisation.

2.3.4. La diffusion du manuel

Elle se décompose en deux étapes à savoir l’édition du manuel et la mise en application par

les différents utilisateurs.

L’édition du manuel consiste à compiler les différents volumes qui vont constituer le manuel :

sommaire, présentation générale, index.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 37: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 25

Quant à la mise en application, elle nécessite une politique de vulgarisation pour pouvoir

préparer les esprits au changement opéré par le manuel. Cette politique peut prendre en

compte des séances de sensibilisation et d’explication du contenu du manuel de procédures.

Ainsi le manuel de procédures doit respecter certaines structurations en tenant compte de

l’entité et du rôle joué par les acteurs. Il doit tenir compte des différents processus des

opérations réalisées par l’entreprise. Ces processus présentent le contexte et les aspects

stratégiques de l’organisation à savoir :

les grandes missions ;

la politique qui doit être mise en œuvre ;

les objectifs fixés ;

les relations entre différents objectifs identifiés.

Les objectifs relevés dans le processus doivent faire l’objet d’une définition des ressources

nécessaires pour les atteindre à travers des procédures organisationnelles qui s’imposent. A ce

niveau, les procédures organisationnelles doivent permettre de définir les relations entre les

cycles d’opérations. Ces différentes procédures sont mises en œuvre à travers des instructions

de travail élaborées à partir des questions suivantes : pourquoi ?, qui fait quoi ? Ces

instructions permettent d’identifier de façon détaillée toutes les opérations élémentaires qui

doivent être mises en œuvre par un acteur, pour réaliser une tâche, ainsi que les contrôles

associés et les actions correctrices appropriées (Coneja : 6)

2.3.4.1. Le suivi et l’évaluation

La diffusion du manuel de procédures déclenche généralement des demandes

d’amélioration de la part des utilisateurs. De plus, l’évolution des techniques et les

contraintes du marché conduisent les entreprises à améliorer constamment leurs méthodes

de travail, (HENRY & al, 2006 : 99). Les manuels vont alors servir de document de base

pour procéder à des analyses de processus et à des diagnostics en vue d’une amélioration

du management.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 38: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 26

De plus lorsque les procédures s’avèrent obsolètes elles devront être mises à jour. Bien

entendu, la procédure de mise à jour doit être rigoureuse. Le système perdrait tout son

sens dés lors que l’on laisserait en circulation des versions qui n’ont plus cours. Il

convient donc de définir un circuit spécifique de préparation et de validation des nouvelles

procédures. Il est cependant nécessaire de conserver en archives une trace des anciennes

procédures en particulier pour des raisons réglementaires ou juridiques.

CONCLUSION

Pour éviter les confusions, toute organisation a besoin de manuel de procédures pour réaliser

efficacement ses opérations. Le manuel de procédures est un document qui retrace la structure

d’une organisation en détaillant tâche par tâche les responsables et leur champs de

responsabilité. Le manuel de procédure se présente comme étant la référence dans le cadre de

l’évaluation du système de contrôle interne. La conception d’un tel document devient donc

une exigence pour une entreprise qui veut maîtriser ses risques. Le processus de cette

conception demande l’implication de tout le personnel et suit une démarche bien rigoureuse

qui s’étale de la phase de préparation à la phase de suivi évaluation.

Le troisième chapitre de notre étude nous permet de mettre en évidence la méthodologie

utilisée pour concevoir le manuel de procédure administrative.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 39: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 27

Chapitre 3 : Méthodologie de l’étude

Introduction

Les deux premiers chapitres nous ont permis d’avoir une vision beaucoup plus large du

contrôle interne, des notions sur la conception d’un manuel de procédures. Dans ce chapitre

trois (3), nous définirons toute la méthodologie de rédaction à travers un modèle d’analyse qui

découlera de notre revue de littérature, de la collecte des données et de leurs traitement. Ce

modèle d’analyse est une représentation schématique qui traduit le déroulement de

l’élaboration d’un manuel de procédures.

3.1. Le modèle théorique

Elle sera réalisée sur la base du processus d’élaboration des procédures décrit dans la revue de

Littérature.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 40: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 28

Phases Etapes Outils

Source : nous même

Préparation

Prise de connaissance de

l’environnement général Observation

Analyse documentaire

Entretien Réalisation

Analyse des procédures

existantes

Identification et évaluation des

risques

Identification des dispositifs

spécifiques

Rédaction des procédures

Finalisation

Validation des procédures

Validation et diffusion du manuel

Suivi-évaluation Recommandations

Analyse documentaire

Flow – charts

QCI

Test de conformité

Test de permanence

Tableau de forces et

faiblesses

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 41: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 29

3.2. Les méthodes de collecte et d’analyse des données

Diverses méthodes seront utilisées pour collecter et analyser les données parmi lesquelles : la

collecte l’entretien, l’observation et l’analyse documentaire

3.2.1. L’entretien

C’est à la fois un contexte et un outil de recueil d’information. Il se caractérise par un espace

et un temps délimités, par une rencontre avec l’autre. Il s’agit d’écouter ce que l’autre veut

bien nous livrer de lui-même.la notion d’écoute est un élément important dans un entretien.

(Falcon et al, 2007: 167).

C’est ainsi que nous avons effectué des entretiens au sein de nos processus étudiés. Ces

entretiens ont été réalisés sur la base de notre guide d’entretien (annexe 2).

3.2.2. L’observation

C’est le fait de « porter attention sur ». Ce processus suppose la mobilisation de tous ses sens

et de toutes ses facultés. Il s’agit aussi dans ce processus de sélectionner dans la mesure où

deux personnes observant le même phénomène ne vont pas recueillir les mêmes données. Il

existe différents types d’observation :

l’observation globale où l’on recueille tout ce qui se présente dans une situation à

observer. Il s’agit ici de décrire de manière exhaustive ce qui se passe dans une

situation ou une réalité donnée ;

l’observation narrative qui se présente sous le forme d’un récit chronologique où les

évènements d’une réalité donné s’enchainent les uns aux après les autres ;

l’observation participante om l’observateur est dans le groupe participant plus ou

moins aux activités du groupe ;

l’observation non participante où l’observateur reste discret et neutre, intervient le

moins possible dans la situation. Il apparait plutôt comme spectateur. (Falcon et Al,

2007 : 167).

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 42: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 30

3.2.3. L’analyse documentaire

Selon l’AFNOR (Association Française de normalisation), l’analyse documentaire est

l’opération qui consiste à présenter sous une forme concise et précise des données

caractérisant l’information contenue dans un document ou un ensemble de documents

(GUINCHAT, 1996 : 47).Elle permet de faciliter la recherche de l’information. Elle est

devenue aujourd’hui un objet d’étude scientifique tout en restant une pratique professionnelle

centrale (METZGER, 2004 :160).

3.3. Outil d’analyse des données

Diverses méthodes seront utilisées pour analyser les données parmi lesquels : (Le flow-chart,

le test de conformité, le test de permanence, le questionnaire de contrôle interne et la grille de

séparation des tâches).

3.3.1. Le flow-chart

C’est un outil de description et de représentation des activités de l’entreprise. Il va permettre

de représenter physiquement la succession des différentes taches processus étudiés. Cette

phase fait apparaitre tous les acteurs du processus. « Cette méthode de schématisation

remplace une longue description ».RENARD (2006 : 351). Il permet de prendre connaissance

des processus et des taches effectuées dans chaque processus. (Annexe 5, 6, 7,8)

3.3.2. Le test de conformité

Ces tests sont très utiles pour s’assurer que les dispositifs de contrôle interne ont été

appliqués, ils permettent de remonter à la source en passant par toutes les phases

intermédiaires.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 43: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 31

3.3.3. Le test de permanence

Cet outil vient compléter les descriptions obtenues à travers les entretiens. il permet de

s’assurer que les opérations sont bien et toujours traitées conformément à ce qui a été décrit

lors des entretiens.

3.3.4. Le questionnaire de contrôle interne

Le QCI comporte les questions visant à analyser les opérations " à risques " et à vérifier

l'existence et l'efficacité des contrôles définis dans le référentiel de contrôle interne. Ce ne

sont pas des questions que l'auditeur pose mais les questions qu'il va se poser et pour

lesquelles il déterminera les outils qui permettront d'y répondre tel que les entretiens, l'analyse

de documents.

Le QCI comporte 5 questions fondamentales qui permettent de regrouper l'ensemble des

interrogations concernant les points de contrôle : qui - quoi - où - quand – comment.

Qui ? Regroupe les questions relatives à l'opérateur qu'il faut identifier avec précision et

déterminer quels sont ses pouvoirs. Pour répondre à ces questions on utilise les

organigrammes hiérarchiques et fonctionnels, les analyses de postes...

Quoi ? Regroupe les questions relatives à l'objet de l'opération, quelle est la nature de la

tâche, quelle est la nature du produit fabriqué, du contrôle.

Où ? Concerne les endroits où se déroule l'opération

Quand ? Regroupe les questions relatives au temps : début, fin, durée, périodicité.

Comment ? Regroupe les questions relatives à la description du mode opératoire,

Comment se réalise la tâche. (ROQUET, THIAUDIERE & TILLOY 2000-2001).

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 44: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 32

3.3.5. La grille de séparation des taches

Encore appelé Tableau des responsabilités (TRR), cette grille permet :

à l’entreprise de recenser dans les détails les missions, attributions et taches de

l’ensemble de ses collaborateurs, afin de préciser les niveaux de responsabilité de

chacun

à chacun de connaitre avec précision le contenu de son poste et de se positionner

correctement par rapport aux autres collaborateurs qui assument une responsabilité en

amont ou en aval du poste considéré ; en somme, il s’agit pour chacun des agents de

l’entreprise de connaitre leur cahier de charge.

Le TRR est, dans un premier temps, utilisé pour déterminer qui est responsable de quoi. Sur la

base de l’état des lieux ainsi réalisé, le TRR permet, dans un deuxième temps, de remédier

aux dysfonctionnements mis en évidence en permettant une nouvelle répartition des rôles et

des taches par la suite, il est impératif que le TRR soit considéré non pas comme un document

immuable mais comme une base de travail sur laquelle peuvent s’opérer divers changements

au fur et à mesure que la de l’entreprise le demande (VOIRIN, définir les fonctions, 1998 :

15).

Conclusion

La démarche de l’élaboration du manuel de procédures administrative est suffisamment

décrite dans les outils et analyses des données. La définition du modèle d’analyse favorise la

conception des procédures en suivant les différentes étapes requises dans le cadre de notre

travail. Ceci passera par la préparation, réalisation, finalisation et suivi-évaluation.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 45: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG Page 33

Conclusion de la première partie

Le manuel de procédures constitue un excellent outil organisant l’ensemble des taches d’une

organisation. L’élaboration d’un manuel à travers des étapes bien définies permet d’associer

le personnel concerné de l’organisation et favorise l’application effective de son contenu.

Tout ceci sera fait après avoir évalué les systèmes de contrôle interne des processus étudiés.

Cette étape permet de déceler les forces et les faiblesses du système et de remédier à toutes les

failles possibles par le biais des procédures adaptées aux réalités de l’entité et à sa politique

financière.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 46: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

Deuxième partie : Cadre pratique de l’étude

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 47: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

39

Introduction de la deuxième partie

Les entreprises sont confrontées de nos jours à la diffusion d’un nouveau type de normes

internationales, des normes de gestion et d’assurance qualité qui tendent à promouvoir dans

les organisations des formules standardisées de gestion et de coordination adéquates pour une

plus grande fiabilité des échanges. En effet, en prenant en compte la formalisation des

méthodes de travail, les entreprises ont plus de chances d’atteindre leurs objectifs, grâce à

l’acquisition de reflexes adéquats. En sécurisant les ressources pour éviter des pertes, le

manuel de procédures intervient comme un dispositif de maîtrise des risques.

Le manuel de procédures apparaît comme un gage pour l’efficacité de l’organisation et de la

normalisation des techniques de travail d’une entreprise. De plus, la formalisation des

procédures d’une entreprise pourrait assurer la sauvegarde du patrimoine de l’entreprise, le

respect des lois et règlements ainsi que la fiabilité des informations financières divulguées.

Dans cette partie, en chapitre 4, nous ferons la présenterons générale la NSIA Sénégal, en

suite nous évaluerons le système de contrôle interne des processus étudiés en chapitre 5 et

nous terminerons cette partie par l’élaboration et la présentation du manuel de procédures en

chapitre 6.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 48: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

40

Chapitre 4 : présentation Générale de la NSIA Sénégal

4.1. Présentation de NSIA Sénégal

Filiale du Groupe NSIA, à l’instar de la maison mère, NSIA Sénégal s’est résolument engagé

vers la recherche de la qualité. En moins de 8 ans d’existence, elle s’est élevée au rang des

leaders du marché de l’assurance au Sénégal. Tout au long de cette section nous exposerons

l’historique, le capital social, l’actionnariat, l’objet social, les perspectives, les produits et la

structure organisationnelle de la compagnie.

4.2. Historique, capital social et actionnariat

La première société du groupe NSIA (Nouvelle Société Interafricaine d’Assurance) a vu le

jour en 1995 à Abidjan en Côte d’Ivoire sous l’initiative de Monsieur Jean KACOU

DIAGOU le PCAG (Président du Conseil d’Administration) qui a été soutenu par des

opérateurs économiques et une équipe de professionnels. Cette première société appelée

NSIA-COTE D’IVOIRE a démarré son activité le début du deuxième semestre 1995 et à

réalisé après six (6) mois d’activité un chiffre d’affaires de Neuf Milliards francs CFA (9 000

000 000 Frs).Bien positionné sur le marché des assurances en Côte d’Ivoire, les dirigeants de

la société vont se lancer le défi de la conquête du marché des assurances de la sous région.

C’est dans cette optique qu’est née la NSIA SENEGAL.

Située à Dakar sur l’avenue Léopold Sédar SENGHOR, la NSIA-SENEGAL est créée

en 2002 avec un capital de Cinq Cent Cinquante Millions Francs CFA (550 000 000 FCFA)

porté à Sept Cent millions de Francs CFA (1000 000 000 FCFA ) en 2005 puis 1 350 000 000

en 2009 entièrement libérés. Elle obtient son agrément pour les branches IARD (Incendies,

Accidents et Risques Divers) par l’arrêté n° 4657 du Ministre de l’Economie et des Finances

du 19 juillet 2002.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 49: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

41

Les activités de celle-ci ont débuté le 30 Octobre 2002 et ont été bien accueillie sur le

marché car on dénombre aujourd’hui dans son portefeuille client, plusieurs grandes sociétés

de la place, comme :

GROUPE BOLLORE ;

GETMA ;

NESTLE ;

MOBIL OIL ;

SENELEC ;

ANOCI ;

Etc.

4.3. Objet social

La compagnie met sur le marché des produits en Incendies Accident et Risques Divers

(IARD). Ces produits sont regroupés en quatre groupes que sont:

Assurances automobile

Assurances maladies

Assurances transport

Risques Divers

4.4. Perspectives

La stratégie menée par l’entreprise est basée sur l’orientation client et l’excellence de la

qualité des services offerts. Pour ce faire, elle inscrit son action dans la durée par :

le professionnalisme et l’esprit de responsabilité, la disponibilité et l’intégrité de ses

équipes ;

la satisfaction des clients et partenaires grâce aux solutions innovantes qui leur sont

proposées ;

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 50: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

42

l’optimisation des processus internes par la mise en place d’une démarche qualité dont

la finalité est la certification ISO 9001 (International Organization for Standardization )

version 2008.

4.5. Les Produits

Les produits de l’assurance dommages commercialisés au sein de NSIA SENEGAL peuvent

être regroupés en 4 catégories. On dénombre :

l’assurance automobile qui couvre les dommages corporels et matériels suite à un

accident ;

l’assurance transport qui couvre les risques liés au transport des marchandises

par voie maritime, aérienne ou terrestres et les responsabilités civiles qui en

découlent ;

l’assurance maladie qui prend en charge les frais de santé tels que les frais

pharmaceutiques, de consultations et d’hospitalisation avec au choix deux système

de couverture :

système avec préfinancement des soins par l’assuré et remboursement des

dépenses en 15 jours ;

système tiers payant ou prise en charge de tous les frais exposés pour les

soins à hauteur du taux de couverture ;

Ainsi que l’assistance qui garanties les frais d’évacuation sanitaire ;

l’assurance incendie et risques divers qui couvrent les risques de disparition de

biens lié au vol, incendie, dégâts des eaux, dommages électriques ainsi que la

responsabilité civile du chef de famille mais également cette assurance couvre les

risques d’entreprises tels que les incendies, dégâts des eaux, vols, informatiques et

tous les dommages matériels de systèmes informatique ainsi que la responsabilité

civile et professionnelle.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 51: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

43

4.6. Structure organisationnelle

La NSIA SENEGAL a pour ambition principale de maîtriser et d’améliorer les délais de

traitement de ses opérations, de renforcer l’image du groupe et d’aller à la conquête de

nouveaux marchés qui lui permettront non seulement d’augmenter sa rentabilité mais aussi

d’occuper une place de choix dans le domaine de l’assurance au Sénégal.

La NSIA SENEGAL, jeune compagnie de 9 ans d’existence occupe à ce jour la 4ème

place du

marché sénégalais avec un chiffre d’affaire de 7 milliard Francs CFA soit 11 % du chiffre

d’affaires global du marché de l’assurance au Sénégal1.

Conclusion

Ce chapitre nous a permis d’avoir une connaissance générale du groupe NSIA et de la NSIA

SENEGAL à travers ses produits et ses ambitions. Dans le prochain chapitre, nous

procéderons à l’évaluation du système de contrôle interne des différents processus étudiés.

1 Source : Chiffre d’affaires 2009 des compagnies d’assurance délivré par la Fédération Sénégalaise des Sociétés

d’Assurance

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 52: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

44

CHAPITRE V : L’évaluation du système de contrôle interne

Dans ce chapitre, nous aurons à étudier les processus « traitement de courrier, recrutement du

personnel, formation du personnel, sanction du personnel et utilisation des véhicules de

liaison ».

Les outils utilisés (voir annexe) pour l’évaluation du système de contrôle interne des

processus étudiés sont entre autres le tableau des forces et faiblesse, le questionnaire, le guide

d’entretien et les Flow-chart et nous ont permis de faire les constat que nous décrirons.

Notons que les courriers sont regroupés en deux (2) catégories qui sont : les courriers

« arrivée » et les courriers « départ ». Pour cela, le traitement des courriers fera l’objet de

deux (2) procédures (courriers « départ » et courriers « arrivée »).

5.1. Courriers « départ »

Les courriers « départ » sont constitués de l’ensemble des supports physiques destiné à une

personne extérieure à l’organisation.

5.1.1. Constat

Chaque personne désirant envoyer un courrier s’adresse directement au coursier et lui

explique l’urgence de son courrier. Aucun courrier départ n’est enregistré auprès du service

courrier, le coursier reçoit une copie du courrier à faire décharger par le destinataire. La

transmission de la copie déchargée par le coursier ne laisse aucune trace.

5.2.Courrier « arrivée »

Les courriers « arrivée » sont constitués de l’ensemble des supports physiques en provenance

d’autres personnes extérieures à l’organisation.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 53: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

45

5.2.1. Constats

Aucun courrier n’est reçu par le service courrier, tous les courriers sont reçus par l’assistante

de la Direction Générale, qui décharge s’il ya lieu et les enregistre dans un registre avant de

les transmettre au Directeur Général qui annote les courriers. L’assistante, selon les

annotations du DG fait les copies, conserve dans ses archives l’original du courrier et transmet

les copies contre décharge dans un cahier de transmission.

5.3. Recrutement du personnel

Le recrutement est l'ensemble des actions mises en œuvre pour trouver un candidat

correspondant aux besoins d'une organisation dans un poste donné.

5.3.1. Constats

La demande de personnel est faite par le chef de département ou le directeur opérationnel.

A la période de recrutement, le responsable des ressources humaines fait un appel à

candidature à travers des journaux ou consulte la banque de données des candidatures

spontanées. Les entretiens des emplois se font souvent par le directeur opérationnel tout seul

sans le chef de département ou le responsable des ressources humaine. Les entretiens des

cadres se font directement par le DG.

5.4. La formation du personnel

5.4.1. Constat

Aucun plan de formation du personnel n’est disponible.

5.5. Sanction du personnel

Pour l’évaluation du système de contrôle interne de ce processus, il nous a été donné de faire

le constat ci-après.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 54: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

46

5.5.1. Constat

Aucune procédure de sanction n’existe, le règlement intérieur de la société n’est pas respecté.

Certaines notes de service ont du mal à être appliquées comme la note de service relative au

dressing cost et au respect de certaines procédures. Un retard récurrent de certains membres

du personnel est constaté et nul ne reçoit une demande d’explication pour donner les raisons

de ces retards.

5.6. Utilisation des véhicules de liaison

Pour l’évaluation du système de contrôle interne de ce processus, il nous a été donné de faire

le constat ci-dessous.

5.6.1. Constat

Aucune procédure d’utilisation du véhicule n’est disponible. Toute personne désirant utiliser

un véhicule s’adresse directement au responsable des moyens généraux qui l’apprécie et

décide La dotation du carburant se fait sur de bases forfaitaires.

Conclusion

L’évaluation du système de contrôle interne des processus traitement de courriers,

recrutement de personnel, formation de personnel, sanction de personnel et l’utilisation des

véhicules de liaison nous ont révélé des dysfonctionnements auxquels il va falloir remédier le

plus tôt possible.

On note également que des mesures alternatives et des dispositifs sont nécessaires.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 55: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

47

CHAPITRE VI : Elaboration du manuel de procédure

L’élaboration de manuel de procédures nous permettra de doter la NSIA-SENEGAL de

nouvelles pratiques de gestion. Pour ce faire, nous nous appuierons sur le résultat de

l’évaluation du système de contrôle interne des processus étudiés. Pour atteindre l’objectif

d’élaboration du manuel de procédures, la démarche suivante nous guidera :

L’établissement de la liste des procédures ;

Codification des procédures ;

Rédaction et présentation du manuel de procédures.

6.1. L’établissement de la liste des procédures

1.1. Courrier « départ »

1.2.Courrier « arrivée »

1.3.Recrutement du personnel

1.4.Sanction du personnel

1.5.Formation du personnel

1.6.Utilisation du véhicule de liaison

6.2. Codification des procédures

PROCEDURE INDEX

Courrier « départ » ADM -01

Courrier « arrivée » ADM -02

Recrutement du personnel ADM -03

Sanction du personnel ADM -04

Formation du personnel ADM -05

Utilisation du véhicule de liaison ADM -06

Expression du besoin ADM-06-1

Traitement de la demande ADM-06-2

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 56: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

48

Mise à disposition de carburant ADM-06-3

Mise à disposition du véhicule ADM-06-4

6.3. Rédaction et présentation du manuel de procédures

Dans cette partie, nous présenterons le manuel conçu qui mettra en évidence : l’objet

de chaque procédure, le champ d’application, les règles de gestion et les objectifs de

contrôle interne.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 57: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

49

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

6.3.1. Courrier « départ »

ADM-01

6.3.1.1. Objectifs de contrôles internes

S’assurer que les courriers sont acheminés à temps

S’assurer que l’envoi de courrier se fait de façon exhaustive

6.3.1.2. Application de la procédure

Cette procédure s’applique au traitement des courriers ‘’Départ ‘’ à destination de l’extérieur.

6.3.1.3. Règles de gestion

La décharge faite par l’agent du service courrier se matérialise par le visa et le cachet

portant le nom de la société et la date du jour ;

Les courriers sont transmis directement par un agent du service courrier aux sociétés

destinataires et au tiers

Chaque direction dispose pour la transmission de courrier au service courrier d’un

cahier de transmission et d’un « box » spécifique.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 58: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

50

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

Courrier « départ »

ADM-01

Tout courrier transmis doit faire l’objet d’une décharge sur la copie du courrier ou la

lettre de transmission.

6.3.1.4. Les étapes de la procédure

La procédure comprend les étapes suivantes :

Transmission du courrier au service courrier ;

Réception du courrier par le service courrier ;

Transmission du courrier à la société destinataire.

Transmission du courrier au service courrier

Le secrétariat de la direction :

réceptionne tout le courrier à transmettre au service courrier ;

enregistre ce courrier dans le cahier de transmission en mentionnant, le nom de

l’émetteur, la date d’émission, la société (ou la personne destinataire) et effectue une

copie du courrier à transmettre ;

vise pour chaque courrier sur le cahier de transmission ;

transmet le courrier et la copie du courrier au service courrier ;

fait décharger le responsable du service courrier dans son cahier de transmission.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 59: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

51

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

Courrier « départ »

ADM-01

Réception du courrier par le service courrier

L’agent du service courrier, à la réception du courrier :

décharge le cahier de transmission de la direction émettrice ;

range par ordre d’arrivée tous les courriers à transmettre dans des bacs prévus à cet

effet ;

enregistre tous les courriers dans un registre et sur un fichier ouvert à cet effet.

Transmission du courrier au destinataire

L’agent du service courrier au cours de la journée :

transmet les courriers aux destinataires ;

fait décharger sur les copies jointes aux courriers ;

transmet la copie portant la décharge à la direction émettrice.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 60: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

52

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

6.3.2. Courrier « Arrivée »

ADM-02

6.3.2.1. Objectifs de contrôles internes

S’assurer que tous les courriers reçus ont été transmis au DG pour annotation

S’assurer que les annotations du DG ont bien été prises en compte

6.3.2.2. Application de la procédure

L a procédure s’applique à tous les courriers réceptionnés par le service courrier sauf les

courriers personnels.

6.3.2.3. Règles de gestion

La décharge faite par l’agent du service courrier se matérialise par le visa et le cachet

portant le nom de la société et la date du jour ;

Tous les courriers personnels sont transmis au destinataire le jour même de leur

réception ;

Tous les courriers destinés à la société sont dépouillés au service courrier;

Tous les courriers réceptionnés sont enregistrés dans un cahier d’enregistrement

conservé au service courrier et sur un fichier ouvert à cet effet ;

L’enregistrement du courrier consiste à renseigner dans le cahier d’enregistrement,

l’objet de la procédure du courrier et le nom de la société émettrice, le nom de la

société destinataire et la date de réception ;

Les courriers sont transmis directement par le service courrier au directeur général ;

Les observations portées par le directeur général sur les courriers ont pour objet de la

procédure:

de désigner les destinataires ;

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 61: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

53

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

Courrier « Arrivée »

ADM-02

de donner des instructions pour le traitement du courrier.

6.3.2.4. Les étapes de la procédure

La procédure comprend les étapes suivantes :

Réception du courrier par le service courrier ;

Dépouillement du courrier « arrivée » ;

Réception du courrier par le secrétariat de la Direction Générale ;

Réception des courriers par le directeur général ;

Réception des courriers par le secrétariat de la Direction Général du DG ;

Transmission du courrier aux assistantes de Directions opérationnelles ;

Réception du courrier par les assistantes de directions opérationnelles ;

Réception du courrier par le directeur opérationnel ;

Réception du courrier par l’assistante du directeur opérationnel.

Réception du courrier par le service courrier

L’agent du service courrier, à la réception des courriers :

décharge s’il est prévu une décharge :

- soit sur la copie du courrier ;

- soit dans un cahier de transmission.

appose le cachet de la société, la date et l’heure sur le courrier arrivé ;

range par ordre d’arrivée tous les courriers dans le bac.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 62: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

54

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

Courrier « Arrivée »

ADM-02

Dépouillement du courrier « arrivée »

L’agent du service courrier, en fin d’après midi :

procède au dépouillement du courrier ;

enregistre tous les courriers dans un cahier d’enregistrement et sur fichier ouvert à cet

effet (sauf les courriers personnels qui sont immédiatement transmis aux

destinataires) ;

classe tous les courriers par ordre d’arrivée dans une chemise prévue à ce d’effet ;

transmet la chemise contenant les courriers et la liste des courriers au secrétariat de la

direction générale contre décharge de la copie de la liste jointe.

Réception du courrier par le secrétariat de la Direction Générale

L’assistante de la direction Générale à la réception de la chemise contenant les courriers:

Décharge le cahier de transmission du service courrier et la copie de la liste des

courriers jointe ;

Renseigne son cahier de transmission, en y mentionnant, la date de réception et le nom

de la société ;

joint une étiquette de suivie de courrier ;

Transmet les courriers au DG.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 63: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

55

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

Courrier « Arrivée »

ADM-02

Réception des courriers par le directeur général

Le directeur général à la réception de la chemise de transmission des courriers :

retire tous les courriers qui le concernent ;

appose ses observations ;

signe l’étiquette de suivi de courriers joint au lot de courriers avant de transmettre

l’ensemble des courriers y compris les siens à son secrétariat.

Réception des courriers par le secrétariat de la Direction Générale

L’assistante de la direction reçoit l’ensemble des courriers du DG et selon les annotations

portées par le DG, fait des copies puis transmet à l’assistante du directeur opérationnel

concerné.

Transmission du courrier aux assistantes de Directions opérationnelles

L’assistante du DG à la transmission du courrier aux assistantes de directions opérationnelles,

fait décharger son cahier de transmission par celle ci.

Si le courrier est transmis à une personne autre que les directeurs opérationnels, l’assistante du

DG transmet directement le courrier à ce dernier contre décharge du cahier de transmission.

Réception du courrier par le directeur opérationnel

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 64: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

56

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

Courrier « Arrivée »

ADM-02

A la réception du courrier par le directeur opérationnel, il prend connaissance du courrier et

peut annoter le courrier en l’imputant à certains de ses collaborateurs avant de le transmettre

à son assistante.

Réception du courrier par l’assistante du directeur opérationnel

A la réception du courrier, l’assistante fait des copies selon les annotations du directeur

opérationnel, les transmet aux personnes concernées contre décharge du cahier de

transmission et classe la copie annotée dans ses archives.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 65: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

57

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

6.3.3. Recrutement du personnel

ADM-03

6.3.3.1. Objectifs de contrôles internes

S’assurer que le recrutement est opportun

S’assurer que le personnel recruté a les compétences requises

6.3.3.2. Application de la procédure

Cette procédure s’applique à tous les recrutements de personnel permanent.

6.3.3.3. Règles de gestion

Le comité de recrutement est composé de :

Chef de service demandeur ;

Responsable des ressources humaines ;

Chef de département contrôle de gestion et Audit interne ;

S’il s’agit du recrutement d’un cadre, les dossiers des candidats présélectionnés sont

adressés à la direction générale pour décision ;

S’il s’agit du recrutement d’un employé ou d’un agent de maîtrise, le choix du

candidat se fait au niveau du comité de recrutement ;

S’il s’agit d’un cadre supérieur, la négociation des conditions de travail est faite

directement par la direction générale ;

L’appel à candidature consiste à :

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 66: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

58

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

Recrutement du personnel

ADM-03

soit à consulter le fichier des candidatures spontanées du service des ressources

humaines ;

soit à s’adresser si cela est nécessaire aux cabinets de recrutement.

6.3.3.4. Les étapes de la procédure

La procédure comprend les étapes suivantes :

Manifestation du besoin ;

Approbation du Directeur général ;

Définition du poste ;

Organisation du recrutement ;

Réception des dossiers de candidature ;

Convocation du comité de recrutement ;

Délibération du comité ;

Convocation du (es) candidat(s) retenu(s) ;

Entretien avec le(s) candidat(s) ;

Signature de la lettre d’embauche par le DG ;

Signature de la lettre d’embauche par le nouveau salarié ;

Ouverture du dossier du salarié.

Manifestation du besoin

Le responsable de service :

adresse une note au Directeur général (copie au responsable des ressources humaine),

notifiant la nécessité d’embaucher un nouveau collaborateur

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 67: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

59

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

Recrutement du personnel

ADM-03

NB : le besoin peut être exprimé directement soit par les Directeurs fonctionnels ou soit par le

directeur général.

Approbation du Directeur général

Le directeur général :

apprécie l’opportunité de l’embauche ;

convoque si besoin est, le responsable demandeur ;

adresse une note au responsable des ressources humaines, notifiant son refus ou son

approbation.

Définition du poste

Le responsable des ressources humaines :

adresse une note au responsable demandeur, mentionnant le refus ou l’approbation du

DG ;

(Si accord du DG)

définit, en collaboration avec le responsable demandeur, le poste et le profil du

candidat souhaité ;

Organisation du recrutement

Le responsable des ressources humaines :

définit la méthode de recherche de candidature et de sélection des candidats ;

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 68: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

60

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

Recrutement du personnel

ADM-03

procède à l’appel à candidature soit par un appel d’offre interne, soit par la sélection

dans la base de données de candidature spontanée, soit encore par une annonce dans

les journaux.

Réception des dossiers de candidatures

L’assistante de la direction administrative à l’arrivée des dossiers de candidature :

reçoit tous les dossiers de candidature ;

appose le cachet mentionnant la date de réception ;

enregistre la demande dans le cahier d’enregistrement des courriers ;

réunit tous les dossiers dans la chemise constituée à cet effet ;

remet, à la date de clôture des candidatures, la chemise au responsable des ressources

humaines.

Convocation du comité de recrutement

Le responsable des ressources humaines, à la réception de la chemise :

crée un fichier récapitulant les candidatures (présentation des candidats par niveau

d’étude, par âge, par expérience professionnelle) ;

édite le fichier en autant d’exemplaires que de membre du comité ;

convoque le comité de recrutement.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 69: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

61

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

Recrutement du personnel

ADM-03

Délibération du comité

Le comité :

procède à une analyse des dossiers en tenant compte des critères de sélection définis ;

sélectionne le ou les candidats respectant les critères et répondant au besoin du service

demandeur et le(s) convoque(nt) pour un entretien ;

rédige un procès verbal mentionnant les conclusions de la délibération.

Convocation des candidats retenus

Le responsable des ressources humaines :

convoque, selon les prescriptions du procès verbal, le ou les candidats retenus par

téléphone ;

les conduit, a leur arrivée, au directeur général s’il s’agit du personnel d’encadrement,

sinon au directeur opérationnel concerné par le recrutement.

Entretien avec le(s) candidat(s) retenus

Le directeur général ou directeur opérationnel :

reçoit le(s) candidat(s)

négocie avec le(s) candidat(s) les conditions de travail en présence du responsable des

ressources humaines ;

(si accord des deux parties)

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 70: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

62

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

Recrutement du personnel

ADM-03

le responsable des ressources rédige une lettre d’embauche, en deux exemplaires (une

pour les dossiers du personnel et l’autre pour le nouveau salarié), reprenant les

conditions de travail acceptées ;

signe les lettres d’embauche ;

transmet les lettres d’embauche au Directeur général ;

(Si désaccord)

met fin à la négociation.

Signature de la lettre d’embauche par le DG

Le directeur général :

signe les lettres si les conditions de travail négociées sont bien respectées dans la

lettre ;

transmet les lettres d’embauche au responsable des ressources humaines.

Signature de la lettre d’embauche par le(s) nouveau(x) salarié(s)

Le responsable des ressources humaines :

convoque le(s) nouveau(x) salarié(s) par téléphone ;

lui fait apposer sur les deux exemplaires, après lecture du contrat, les mentions « LU

ET APPROUVE », suivi de sa signature ;

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 71: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

63

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

Recrutement du personnel

ADM-03

remet un exemplaire de la lettre d’embauche au nouveau salarié.

Ouverture du dossier du salarié

Le responsable des ressources humaines :

ouvre un dossier portant le nom de l’agent embauché ;

adresse une note d’information à l’ensemble du personnel, mentionnant l’embauche du

nouveau salarié ;

procède à la déclaration du nouveau salarié à l’IPRES et à la Caisse de Sécurité

Sociale.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 72: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

64

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

6.3.4. Sanction du personnel

ADM-04

6.3.4.1. Objectifs de contrôles internes

S’assurer du respect de la hiérarchie

S’assurer du respect du règlement intérieur et des notes de services

6.3.4.2. Application de la procédure

Cette procédure s’applique à l’ensemble du personnel.

6.3.4.3. Règles de gestion

La constatation de la faute est faite par le responsable hiérarchique ;

La constatation de la faute peut être faite également par le responsable des ressources

humaines.

6.3.4.4. Les étapes de la procédure

La procédure comprend les étapes suivantes :

Constatation de la faute ;

Rédaction de la demande d’explication ;

Réception de la demande d’explication par le salarié ;

Réception de la réponse du salarié ;

Signature de la lettre de sanction ;

Transmission de la lettre de sanction au salarié.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 73: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

65

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

Sanction du personnel

ADM-04

Constatation de la faute

Le supérieur hiérarchique :

Constate la faute commise par le salarié et lui adresse une demande d’explication ;

Informe le responsable des ressources humaines par une note écrite de la faute

commise par son collaborateur.

Réception de la demande d’explication par le salarié

Le salarié à la réception de la lettre d’explication :

rédige une réponse dans un délai de 24 heures ;

remet la réponse à son supérieur hiérarchique qui la transmet au responsable des

ressources humaines.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 74: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

66

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

Sanction du personnel

ADM-04

Réception de la réponse du salarié par le responsable des ressources humaines

Le responsable des ressources humaines à la réception de la réponse :

procède à l’étude du dossier ;

convoque si nécessaire le salarié pour des informations complémentaires ;

propose la sanction à appliquer ;

transmet la liasse (note du supérieur hiérarchique, demande d’explication, réponse du

salarié et proposition de sanction) au directeur général.

Signature de la lettre de sanction

Le directeur général :

prend connaissance des éléments du dossier ;

porte ses observations sur la lettre de sanction si nécessaire ;

vise la lettre de sanction ;

transmet la liasse au responsable des ressources humaines.

Transmission de la lettre de sanction au salarié

Le responsable des ressources humaines, à la réception de la liasse :

transmet la lettre de sanction au salarié avec copie au directeur opérationnel concerné

du salarié ;

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 75: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

67

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

Sanction du personnel

ADM-04

le salarié peut mettre en cause la sanction avec des éléments probant dans un délai de

48 heures ;

Le responsable des ressources humaines classe les éléments dans le dossier du salarié.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 76: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

68

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

6.3.5. Formation du personnel

ADM-05

6.3.5.1. Objectif de contrôle interne

S’assurer de la qualité des ressources humaines pour relever les défis de la société

S’assurer de la mis à niveau du personnel

6.3.5.2. Application de la procédure

Cette procédure s’applique chaque année pour la mise en place du plan de formation.

6.3.5.3. Règles de gestion

Le responsable des ressources humaines adresse une note aux directions afin de recueillir le

besoin en formation de leur direction pour l’exercice à venir.

6.3.5.4. Les étapes de la procédure

La procédure comprend les étapes suivantes :

Rédaction d’une note ;

Préparation du plan de formation par direction ;

Préparation du plan de formation général ;

Approbation du plan de formation ;

Transmission du dossier de financement au centre de formation habilité.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 77: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

69

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

Formation du personnel

ADM-05

Rédaction d’une note

Le responsable des ressources humaines :

adresse une note à l’ensemble des directeurs, demandant le besoins en formation du

personnel placé sous leur responsabilité.

Préparation du plan de formation par direction

Les directeurs :

énumèrent, en collaboration avec leurs agents, les différentes formations nécessaires

pour le personnel ;

établissent sur la base des informations reçues, le plan de formation de leur direction ;

transmettent le plan de formation au responsable des ressources humaines.

Préparation du plan de formation général

Le responsable des ressources humaines :

regroupe toutes les demandes de formation reçues ;

prépare le plan de formation général ;

transmet le document final au directeur général.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 78: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

70

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM

Formation du personnel

ADM-05

Approbation du plan de formation

Le directeur général :

examine le plan de formation ;

émet ses observations, si nécessaire ;

vise le plan de formation, approuvant ainsi le plan ;

transmet l’original au responsable des ressources humaines pour application qui

transmet à son tour une copie au contrôle de gestion pour la prise en compte dans le

budget.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 79: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

71

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVE

ADM

6.3.6. Utilisation du véhicule de liaison :

Expression du besoin

ADM-06

Expression du besoin ADM-06-01

6.3.6.1. Objectif de contrôle interne

S’assurer que l’utilisation des véhicules de liaison est autorisée.

S’assurer que les véhicules ne sont pas utilisés à des fins personnelles.

6.3.6.2. Application de la procédure

Cette procédure s’applique chaque fois qu’un véhicule doit être utilisé.

6.3.6.3. Règles de gestion

La demande d’utilisation des véhicules de service transmise au service des moyens

généraux, doit être accompagnée de l’ordre de mission s’il s’agit de l’exécution

d’une mission ;

La valeur du carburant à octroyer fixée par le demandeur doit être validée par son

supérieur hiérarchique ;

La valeur du carburant à octroyer au demandeur est confirmée ou infirmée par le

responsable des moyens généraux après analyse.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 80: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

72

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVE

ADM

Utilisation du véhicule de liaison : ADM-06

Expression du besoin ADM-06-01

6.3.6.4. Les étapes de la procédure

La procédure comprend les étapes suivantes :

Manifestation du besoin ;

Visa de la demande par le responsable hiérarchique ;

Contrôle de la demande par le service des moyens généraux ;

Etablissement d’un bon de sortie de carburant ;

Visa du bon de sortie de carburant par le responsable hiérarchique.

Manifestation du besoin

L’agent demandeur :

réclame au service des moyens généraux, une demande d’utilisation des véhicules de

service ;

renseigne la demande ;

transmet la demande (ainsi que son ordre de mission, s’il s’agit d’une mission) à son

responsable hiérarchique.

Visa de la demande par le responsable hiérarchique

Le responsable hiérarchique à la réception de la demande:

s’assure que la demande a été bien formulée (motifs, destination, date et heure de

sortie)

Si non, il procède aux régularisations ;

Si, oui, il vise la demande

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 81: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

73

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVE

ADM

Utilisation du véhicule de liaison : ADM-06

Expression du besoin ADM-06-01

. transmet la demande (et de l’ordre de mission) au service des moyens généraux

Contrôle de la demande par le service des moyens généraux

Le responsable des moyens généraux à la réception de la demande:

s’assure que le motif, la destination, la date et l’heure de sortie sont bien mentionnés

sur la demande

si non, il retourne la demande au service demandeur pour

régularisation ;

si oui, il transmet au service demandeur le carnet de bon de sortie de

carburant, accompagné de la demande.

Etablissement d’un bon de sortie de carburant

L’agent demandeur, à la réception de la liasse (carnet et demande) :

établit un bon de sortie de carburant ;

vise le bon ;

le transmet à son supérieur hiérarchique

Visa du bon de sortie de carburant par le responsable hiérarchique

Le responsable hiérarchique à la réception de la liasse :

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 82: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

74

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVE

ADM

Utilisation du véhicule de liaison : ADM-06

Expression du besoin ADM-06-01

s’assure que la destination et le motif figurant sur la demande sont bien ceux reportés

sur le bon de sortie de carburant

si non, il retourne la liasse à l’agent demandeur pour régularisation ;

si oui, il procède à une analyse du montant en carburant sollicité ;

s’assure que le montant du carburant sollicité est raisonnable

si non, il procède aux régularisations ;

si oui il vise le bon ;

transmet la liasse (carnet et demande) au service des moyens généraux.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 83: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

75

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVE

ADM

6.3.7. Utilisation du véhicule de liaison :

Traitement de la demande

ADM-06

Traitement de la demande ADM-06-02

6.3.7.1. Objectif de contrôle interne

S’assurer que la valeur de carburant à octroyer a fait l’objet d’analyse par le supérieur

hiérarchique de l’agent demandeur.

6.3.7.2. Application de la procédure

Cette procédure s’applique dès réception de la liasse (carnet de bon de sortie visé par le

demandeur et son responsable hiérarchique et demande d’utilisation des véhicules de

services).

6.3.7.3. Règles de gestion

La demande d’utilisation des véhicules de service transmise au service des moyens

généraux, doit être accompagnée de l’ordre de mission s’il s’agit de l’exécution

d’une mission ;

La valeur du carburant octroyée suite à une demande est fonction de la distance à

parcourir pendant l’utilisation du véhicule ;

La distance à parcourir par le véhicule demandée est déterminé par le responsable

des moyens généraux :

à l’aide de la fiche résumant les distances entre les grandes villes, s’il s’agit

d’un déplacement en dehors de la ville de Dakar ;

à l’aide de son expérience personnelle, s’il s’agit d’un déplacement dans la

ville de Dakar et de ses banlieues.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 84: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

76

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVE

ADM

Utilisation du véhicule de liaison : ADM-06

Traitement de la demande ADM-06-02

6.3.7.4. Les étapes de la procédure

La procédure comprend les étapes suivantes :

Traitement de la demande par le service des moyens généraux ;

Détermination de la valeur du bon de carburant à octroyer ;

Visa du bon de sortie de carburant par le directeur financier.

Traitement de la demande par le service des moyens généraux

Le responsable des moyens généraux, à la réception de la liasse (carnet de bon de sortie et la

demande) :

s’assure que les informations figurant sur le bon de sortie de carburant sont les mêmes

que celles portées sur la demande (et sur l’ordre de mission),

si non, il retourne la liasse au service demandeur pour

régularisation ;

si oui, il s’assure qu’il y a un véhicule disponible ;

s’assure que le véhicule est disponible pour la période mentionnée sur la demande

si oui, s’assure que la valeur du bon de carburant sollicitée est

raisonnable ;

si non, il informe le service demandeur.

Détermination de la valeur du bon de carburant à octroyer

Le responsable des moyens généraux :

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 85: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

77

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVE

ADM

Utilisation du véhicule de liaison : ADM-06

Traitement de la demande ADM-06-02

détermine approximativement la distance à parcourir :

à l’aide de la fiche résumant les distances entre les grandes villes,

s’il s’agit d’un déplacement en dehors de la ville de Dakar ;

à l’aide de son expérience personnelle, s’il s’agit d’un déplacement

dans la ville de Dakar et de ses banlieues.

détermine à partir de la distance à parcourir, la valeur du bon de carburant à octroyer

si cette valeur est différente de celle sollicitée par le service

demandeur, il engage la discussion avec ce service afin d’obtenir

son accord ;

si cette valeur est identique à celle sollicitée par le service

demandeur, transmet la liasse (demande, ordre de mission, carnet de

bon de sortie de carburant) au directeur financier.

Visa du bon de sortie de carburant par le directeur financier

Le directeur financier, à la réception de la liasse:

s’assure que les informations figurant sur le bon de sortie de carburant sont les mêmes

que celles portées sur la demande (et sur l’ordre de mission) ;

s’assure que la valeur de carburant octroyé correspond bien à la distance mentionnée

sur la demande et sur le bon de sortie de carburant ;

s’assure que tous les visas figurent bien sur les différents documents

si non, il retourne la liasse au responsable des moyens généraux ;

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 86: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

78

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVE

ADM

Utilisation du véhicule de liaison : ADM-06

Traitement de la demande ADM-06-02

pour régularisation ;

si oui, il vise le bon de sortie de carburant ;

transmet la liasse au responsable des moyens généraux.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 87: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

79

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVE

ADM

6.3.8. Utilisation du véhicule de liaison :

Mise à disposition du carburant

ADM-06

Mise à disposition du carburant ADM-06-03

6.3.8.1. Objectif de contrôle interne

S’assurer que tous les véhicules mis à disposition sont suffisamment approvisionnés

en carburant et que tous les contrôles ont été effectués.

6.3.8.2. Application de la procédure

Cette procédure s’applique dès la validation de la demande de carburant par le Directeur

Financier.

6.3.8.3. Règles de gestion

Le bon de sortie de carburant est signé par

l’agent demandeur ;

le responsable du service demandeur ;

le Directeur financier.

La décharge du bénéficiaire est matérialisée par sa signature, la date du retrait et la

mention de son nom.

6.3.8.4. Les étapes de la procédure

La procédure comprend les étapes suivantes :

Remise du bon de carburant ;

Visa du directeur financier ;

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 88: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

80

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVE

ADM

Utilisation du véhicule de liaison : ADM-06

Mise à disposition du carburant ADM-06-03

Remise du véhicule à l’agent demandeur.

Remise du bon de carburant

Le responsable des moyens généraux à la réception du bon de carburant signé par le directeur

financier:

L’enregistre dans un registre en mentionnant :

la valeur du bon ;

la date de remise ;

le nom de l’agent et le service receveur.

vise sur le cahier d’enregistrement ;

fait viser également l’agent demandeur qui réceptionne le bon de carburant ;

procède à la remise du bon.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 89: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

81

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVE

ADM

6.3.9. Utilisation du véhicule de liaison : ADM-06

Mise à disposition du véhicule ADM-06-04

6.3.9.1. Objectif de contrôle interne

S’assurer que le véhicule est disponible et en bon état.

S’assurer que le véhicule est rangé au parking après utilisation.

6.3.9.2. Application de la procédure

Cette procédure s’applique après la remise du bon de carburant au demandeur.

6.3.9.3. Règles de gestion

Les véhicules de services après utilisation sont rangés au parking par l’utilisateur et les

clés sont rendues le jour même au service des moyens généraux (à l’exception des

week-ends et des jours fériés).

Tous les véhicules doivent après utilisation (même les week-ends et jours férié) être

rangés soit au parking, soit devant l’immeuble du siège (surveillé par un service de

gardiennage).

6.3.9.4. Les étapes de la procédure

La procédure comprend les étapes suivantes :

Remise de la clé du véhicule au demandeur.

Remise de la clé au responsable des moyens généraux après utilisation du véhicule

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 90: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

82

Rédigé le :

Révisé le :

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVE

ADM

Utilisation du véhicule de liaison : ADM-06

Mise à disposition du véhicule ADM-06-04

Remise de la clé du véhicule au demandeur

Le responsable des moyens généraux, procède à la remise de la clé du véhicule au demandeur

contre décharge dans un registre ouvert à cet effet.

Remise de la clé du véhicule au responsable des moyens généraux

Le demandeur après l’utilisation du véhicule remet la clé au responsable des moyens

généraux contre décharge.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 91: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

83

La mise en œuvre de ce manuel ne peut être effective que si les recommandations sont

suivies.

Ces recommandations constituent l’environnement à créer pour la bonne application des

procédures.

6.3.10. Recommandations

Ces recommandations portent sur tous les processus étudiés.

6.3.10.1. Recommandation portant sur les procédures de traitement de

courriers.

Cette recommandation d’adresse au Directeur Général , Pour la mise en application des

procédures de traitement des courriers, il est impératif de doter la compagnie d’un service

courriers structuré et équipé d’un poste ordinateur, de registre et de coffre sécurisé pour

assurer la sécurité physique et la confidentialité des courriers.

6.3.10.2. Recommandation portant sur les procédures de recrutement du

personnel, de formation de personnel et de sanction de personnel

Cette recommandation s’adresse au directeur général, pour une meilleure application des

procédures de recrutement, de formation et de sanction du personnel, il est nécessaire de créer

un département qui ne gère que le personnel. Cette mesure permettra au responsable des

ressources humaines de veiller à plein temps sur l’application du règlement intérieur et les

notes de service. Elle lui permettra également d’élaborer les plans de formation en adéquation

avec les objectifs de la société.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 92: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

84

6.3.10.3. Recommandation portant sur la procédure d’utilisation des

véhicules de liaison.

Cette recommandation s’adresse aux responsables des moyens généraux et contrôle de

gestion. Pour une bonne application de la procédure d’utilisation des véhicules de liaison, il

est important d’élaborer des fiches standard pour la manifestation de la demande d’utilisation

des véhicules de liaison.

Conclusion

L’élaboration d’un manuel de procédure administrative dans la NSIA SENEGAL lui

permettra de maitriser les risques administratifs liés à son exploitation. Il permettra également

d’identifier les responsables des éventuels dysfonctionnements.

Conclusion deuxième partie

La présentation de l’entité et la description des procédures existantes, ont permis de déceler

les dysfonctionnements liés à l’inexistence d’un manuel de procédures administratives. Le

constat de ces dysfonctionnements nous a permis d’élaborer les procédures adaptées aux

réalités administratives de la société.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 93: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

85

Conclusion générale

Ce manuel permettra à l’organisation non seulement de mieux définir les tâches et leur

coordination, mais également de situer clairement les responsabilités en cas de

dysfonctionnement. Ceci améliorera le système d’informations administratives de l’entité et

lui servira de base pour le contrôle interne.

L’évaluation de l’existant nous a permis de nous imprégner davantage du système

d’information de la société afin de concevoir les procédures adéquates.

Les procédures élaborées ont pour but de palier à un vide, principalement au niveau de la

gestion administrative, notamment les processus de traitement de courriers, recrutement,

sanction, formation et utilisation des véhicules de liaison. Ces procédures ont été élaborées en

collaboration étroite avec le personnel concerné à travers différents outils de travail.

En définitive, il est important de souligner qu'un dispositif de contrôle interne aussi bien

conçu et aussi bien appliqué soit-il, ne peut fournir qu’une assurance raisonnable quant à la

réalisation des objectifs de l'entreprise. Il existe en effet des limites inhérentes à tout système

de contrôle interne. Ces limites résultent de nombreux facteurs, notamment des incertitudes

liées au monde extérieur à l’entreprise, de la faculté de jugement ou de dysfonctionnements

pouvant survenir en raison d'une défaillance matérielle ou humaine ou encore d'une simple

erreur.

Le système de contrôle interne d’une compagnie doit entre révise de façon à l’adapter aux

réalités de la compagnie.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 94: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

ANNEXES

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 95: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

LISTE DES ANNEXES

Annexe 1 : Questionnaire de contrôle interne

Annexe 2 : Guide d’entretien

Annexe 3 : Tableaux des forces et faiblesses apparentes (TFfA)

Annexe 4: Flow-chart Courier depart

Annexe 5: Flow- chart Couriers arrivée

Annexe 6: Flow- chart Recrutement du personnel

Annexe 7: Flow- chart Sanction du personnel

Annexe 8: Flow- chart utilisation du véhicule de liaison

Annexe 9 : Organigramme

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 96: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

Annexe 1 : Questionnaire de contrôle interne

QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Entité audité :

Auteur :

Date :

Rubrique :

courriers départ

objectifs de contrôle

Questions pausées OUI NON COMMENTAIRE REF

Les courriers sont-ils

transmis par les

assistantes de

Direction ?

Présentent-elles un

registre dans lequel le

responsable du service

courriers décharge ?

Joignent- elles une

copie du courrier pour

la décharge du

destinataire ?

X

X

X

Les courriers sont ils

reçu par le responsable

du service courrier ?

X

Le responsable du

service courriers

enregistre il les

courriers dans un

registre dédié ?

Conserve t il les

courriers dans un casier

dont il détient la clé ?

X

X

Les courriers sont ils

reçu dans le bureau du

service courrier ?

X

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 97: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

Les courriers sont ils

transmises dans la

journée ?

X

La décharge du

destinataire se

matérialise t elle par sa

signature et son

cachet?

X

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 98: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Entité audité :

Auteur :

Date :

Rubrique :

courriers arrivée

objectifs de contrôle

Questions pausées OUI NON COMMENTAIRE REF

Les courriers sont ils

reçu par le service

courrier ?

X

Le service courrier

enregistre t-il le

courrier dans un

registre ?

Enregistre t il les

courriers dans un

fichier Excel ?

Classe t il les courriers

dans un bac « courriers

arrivée » ?

Transmet t-il les

courriers accompagné

de la liste à l’assistante

du DG en fin de

journée ?

Décharge t-elle la liste

des courriers reçu ?

Classez-vous la copie

déchargée dans

classeur ouvert à cet

effet ?

X

X

X

X

X

X

Recevez-vous les

courriers arrivés dans

votre bureau ??

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 99: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Entité audité :

Auteur :

Date :

Rubrique :

recrutement du

personnel

objectifs de contrôle

Questions pausées OUI NON COMMENTAIRE REF

Le besoin de recrutement est il

émit par le chef de

département ?

Le profil du nouvel recru est il

détaillé par le chef de

département ?

La demande recrutement est-il

validé par le directeur

opérationnel ?

Le recrutement a t il été tenu

en compte par le budget en

cours ?

X

X

X

X

L’accord du DG est t il requit

avant l’annonce de recrutement

par le responsable des

ressource humaines ?

Apres l’accord du DG, le

processus du recrutement dure

t il plus d’un mois ?

Faites vous une annonce

interne pour rechercher le

profil ?

Faites vous une annonce dans

les journaux pour rechercher le

profil l?

X

X

X

X

Créez-vous un comité chargé

de l’entretien avec les

candidats présélectionnés ?

Le demandeur fait il partir du

comité de ce comité ?

X

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 100: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Entité audité :

Auteur :

Date :

Rubrique :

formation du

personnel

objectifs de contrôle

Questions pausées OUI NON COMMENTAIRE REF

Existe-t-il un plan de

formation du

personnel ?

Des programmes de

formation sont ils mi à

la disposition du

personnel ?

Les formations sont

elles budgétisées ?

X

X

X

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 101: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Entité audité :

Auteur :

Date :

Rubrique :

Sanction du

personnel

objectifs de contrôle

Questions pausées OUI NON COMMENTAIRE REF

Existe-t-il un

règlement intérieur de

la société ?

Le règlement intérieur

est il respecté ?

La demande de

sanction est elle émise

par le supérieur

hiérarchique ?

Le responsable des

ressources humaines

convoque t il le salarié

présumé fautif ?

Le responsable des

ressources humaines

remet il une demande

d’explication au salarié

présumé fautif ?

X

X

X

X

X

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 102: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Entité audité :

Auteur :

Date :

Rubrique :

utilisation du

véhicule de

liaison

objectifs de contrôle

Questions pausées OUI NON COMMENTAIRE REF

Des demandes

d’utilisation formelle

du véhicule sont elles

disponible ?

Ces demandes font

t’elles l’objet de

validation par le

directeur opérationnel

du demandeur ?

Le carburant est il

octroyé en fonction des

distance ?

X

X

X

Source : nous même

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 103: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

Annexe 2 : Guide d’entretien

GUIDE D’ENTRETIEN

Courriers « départ »

Questions pausées responsables Service ciblé

Qui transmet les courriers départs

au service courriers ?

Qui reçoit les courriers départ au

service courrier ?

Que faites vous à la réception des

courriers?

Où recevez vous les courriers

départ?

Quels est la périodicité de l’envoi

des courriers et le nombre de

courriers minimum?

Comment se fait la transmission

des courriers aux destinataires ?

Source : nous même

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 104: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

Courriers « arrivée »

Questions pausées responsables Service ciblé

Qui reçoit les courriers

arrivée de la société ?

Que faites vous à la

réception des courriers?

Où recevez-vous les

courriers arrivés?

Quel est la périodicité de la

réception des courriers?

Comment faites vous pour

transmettre les courriers aux

destinataires ?

Source : nous même

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 105: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

Traitement du recrutement du personnel

Questions pausées responsables Service ciblé

Qui émet le besoin de

recrutement ?

Que faites vous à la

réception de la demande de

recrutement ?

Où recevez-vous les

demandes de recrutement ?

Quel est la durée de

traitement d’une demande

de recrutement ?

Comment procédez-vous

aux recrutements du

personnel ?

Source : nous même

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 106: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

Traitement de la formation du personnel

Questions pausées responsables Service ciblé

Qui émet le besoin de

formation ?

Que faites vous à la

réception de la demande de

formation ?

Où recevez-vous les

demandes de formation ?

Quel est la durée de

traitement d’une demande

de formation ?

Comment procédez-vous

aux traitements de la

demande de formation ?

Source : nous même

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 107: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

Traitement de la sanction du personnel

Questions pausées responsables Service ciblé

Qui émet le besoin de

sanction ?

Que faites vous à la

réception de la demande de

sanction?

Où recevez-vous les

demandes de sanction?

Quel est la durée de

traitement d’une demande

de sanction?

Comment procédez-vous

aux traitements de la

demande de sanction?

Source : nous même

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 108: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

Traitement de l’utilisation des véhicules de liaison

Questions pausées responsables Service ciblé

Qui émet le besoin

d’utiliser les véhicules de

liaison?

Que faites vous à la

réception de la demande

d’utilisation de véhicule de

liaison?

Où recevez-vous les

demandes d’utilisation de

véhicule de liaison?

Quel est la durée de

traitement d’une demande

d’utilisation de véhicule de

liaison?

Comment procédez-vous

aux traitements de la

demande d’utilisation de

véhicule de liaison?

Source : nous même

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 109: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la

formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

Annexe 3 : Tableaux des forces et faiblesses apparentes (TFfA)

TABLEAU DES FORCES ET FAIBLESSES

Tableau des Forces et faiblesses

Opération Objectifs

spécifiques

Risques POCA/ Indicateur F/f CONSEQUEN

CE

Degré de

confiance

commentaire

Envoi des

courriers

S’assurer

que les

courriers

sont

acheminés

à temps

S’assurer

que l’envoi

de courrier

se fait de

façon

exhaustive

Risque de

forclusion

pouvant

entrainer des

contentieux

ou des

sanctions

(fiscales…)

Responsabilis

er un agent

pour la

réception et le

suivi des

courriers

départs

Faire

décharger les

destinataires

pour attester la

réception des

courriers

Avoir un

logiciel de

gestion des

courriers

f

F

f

Atteint

e à la

notoriét

é de la

société

Engage

ment

de la

société

dans

une

bataille

juridiq

ue

Conséq

uence

financi

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 110: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la

formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

ère

pour la

réparati

on du

préjudi

ce

causé

Réception des

courriers

S’assurer

que tous les

courriers

reçus ont

été transmis

au DG pour

annotation

S’assurer

que les

annotations

du DG ont

bien été

pris en

compte

Risque de

retard dans

le traitement

des courriers

Avoir un

service

courriers avec

un

responsable

chargé

d’enregistrer

tous les

courriers dans

un registre

Avoir un

logiciel de

gestion des

courriers

f

f

Atteint

e à la

notoriét

é de la

société

Engage

ment

de la

société

dans

une

bataille

juridiq

ue

Conséq

uence

financi

ère

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 111: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la

formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

pour la

réparati

on du

préjudi

ce

causé

Recrutement

du personnel

S’assurer

de la

séparation

des taches

S’assurer

que le

personnel

recruté a les

compétence

s requises

S’assurer

que le

besoin

exprimé est

bien réel

Risque de

recrutement

de personnel

non qualifié

Risque de

personnel

pléthorique

Existence

d’une matrice

de profil pour

chaque poste

Existence

d’un

organigramme

révisé

annuellement

f

f

La

dégrad

ation

du ratio

de

product

ivité de

la

société

Augme

ntation

du coût

du

person

nel

pouvan

t

fragilis

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 112: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la

formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

er la

liquidit

é de la

société

Sanction S’assurer

du respect

de la

hiérarchie

S’assurer

du respect

du

règlement

intérieur

Le désordre

pouvant

entrainer la

mauvaise

qualité du

travail et non

respect des

délais

d’exécution

des taches

Faire une

communicatio

n suffisante du

règlement

intérieur et des

notes de

service

Définir

clairement les

taches par des

fiches de poste

détaillées

f

f

Instaur

ation

de la

discipli

ne

Maintie

n de la

qualité

du

service

Formation S’assurer

de la

qualité des

ressources

humaines

S’assurer

de la mis à

niveau du

Inefficacité

pouvant

entrainer le

non atteints

des objectifs

Recrutement

de personnel

extérieur

Existence de

plan de

formation mis

à jour

annuellement

Information

du personnel

du nouveau

f

f

Ineffica

cité du

person

nel

Perte

ou

départ

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 113: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la

formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

personnel

pouvant

créer de la

frustration

Licenciemen

t pouvant

entrainer la

dégradation

de la

trésorerie

programme de

formation par

l’intermédiaire

d’un tableau

d’affichage et

intranet

du

person

nel

Dépend

ance de

la

société

à une

minorit

é de

person

ne qui

pourra

être

jugé «

indispe

nsable

»

Utilisation du

véhicule

liaison

S’assurer

que les

véhicules

sont utilisés

pour les

besoin de la

Le risque

d’utilisation

des

véhicules à

des fins

personnelles

Existence

d’un

bordereau de

demande

d’utilisation

du véhicule

f Augme

ntation

des

frais de

carbura

nt et

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 114: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la

formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

société

S’assurer

que le

carburant

octroyé

correspond

à la

distance

parcourue

pouvant

entrainer des

dépenses

hors

exploitation

validé par le

directeur

opérationnel

et par le

contrôleur de

gestion

d’entret

ien du

véhicul

e

Indispo

nibilité

du

véhicul

e pour

les

courses

de la

société

pouvan

t créer

un

retard

dans la

transmi

ssion

des

courrie

rs.

Source : nous même

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 115: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la

formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

Annexe 4: Flow-chart courier depart

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 116: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la

formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

NSIA-SENEGAL Fonction administrative Code Date

PROCEDURE : traitement des

courriers départ

PERIODICITE : permanente

ETAPE Assistantes de Direction RSC COURSIER

1.       Les assistantes de direction

transmettre les courriers au

responsable du service

courriers ;

2.       Le responsable du service

courriers réceptionne le

courrier, le classe avant de le

transmettre au coursier pour

envoie au destinataire

3.       Le coursier récupère le

courrier et l’envoi au

destinataire

1 2 3

COURRIERS RECEPTIONNE et dec

harge le cahier de

Enregistre le courrier dans un registre et sur un fichier excel

courrier

courrier

Transmet

receptionne

courrier

achemine

le courrier

faire decharger

la copie du courrier

Transmet

4

Receptionne

la copie du courrier dec hargé

Transmet

5

Receptionne

la copie du courrier

dechargé

decharge

Le cahier de transmission

du RSC

archiver la copie du courrier

Transmet

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 117: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la

formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

Annexe 5: Flow-chart courier arrive

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 118: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la

formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

NSIA-SENEGAL Fonction administrative Code Date

PROCEDURE : traitement des

courriers ARRIVEE

PERIODICITE : permanente

ETAPE RSC ASSITANTE DG DG ADO DO

1.      Le RSC recoit les

courriers arrivée

2.       L'assistante du DG recoit

les courriers du RSC

3.       reception du courrier par

le DG

4. reception du courrier

par l'assistante de DG

5. Reception du courriers

par ADO

6. Reception du courrier

par le DO

7. Reception et archivage

du courrier

1

Receptionne

courriers

Enregistredans le

le courrierarrivée

transmet

2

Receptionne

le courrier

decharge

la liste des des courriers

du RSC

Transmet

3

Receptionne

les courriers

Annote

les courriers

Transmet

4

RECEPTION

les courriers

Transmet

5

Receptionne

les courriers

Transmet

6

Receptionne et traite

les courriers

Transmet

7

Receptionne

le courrier

Classele

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 119: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la

formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

Annexe 6: Flow-chart

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 120: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la

formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

NSIA-SENEGAL Fonction administrative Code Date

PROCEDURE : Recrutement du

personnel

PERIODICITE : permanente

ETAPE Chef de Departement RRH DG CR SALARIE

1.      Le chef de departement

emet le besion de recrutement

2.       Le RRH recoit et traite la

demande de recrutement

3.      Le DG recoit la

demande de recrutement pour

donner son avis

4. Le RRH recoit la reponse

du DG

5. le RRH met en place un

comité de recrutement

6. le RRH recoit la

deliberation du CR et prepare

la lettre d'embauche

7. Transmet au DG pour

signature

8. Le RRH recoit la lettre

d'embauche et appelle le

salarié

9. le salarié recoit et signe la

lettre d'embauche

10. le RRH ouvre le dossier du

salarié

1

Exprime le besoin

demande de

Transmet

2

Réceptionne

LA DEMANDE DE

Transmet

3

RECEPTIONNE

demande de

avis favorable

?

Transmet

4

Réceptionne

OUINON

lancer l'appel à candidature

Mettrefin

Réceptionne

candidatures

Transmet

5

Réceptionne

candidatures

selectionne et organise

l'entretien avec les candidats

retenus

Retenir un candidat

Transmet

Réceptionne

la deliberation du CR

6

Prepare

la lettre d'embauche

Transmet

7

Receptionne et signe

lettre d'embauche

transmet

8

Réceptionne

la lettre d'embauche

Appel le candidat retenu

Transmet

9

Réceptionne

la lettre

signe la lettre et

garde une copie

Transmet

10

Réceptionne

un examplaire de la lettre d'embauche

Classe dans ledossier du

salarié

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 121: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la

formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

Annexe 7: Flow-chart

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 122: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la

formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

NSIA-SENEGAL Fonction administrative Code Date

PROCEDURE : Sanction

PERIODICITE : permanente

ETAPE CD RRH SALARIE DG

1.      Le chef de departement

emet le besion de sanction

2.       Le RRH recoit et traite la

demande de sanction

3.      Le RRH prepare la

demande dexplication et le

trasmet au salarié

4. Le salarié recoit la

demande d'explication,repond

et la transmet au RRH

5. le RRH propose une

sanction et transmet la liasse (

demande de sanction , la

demande d'explication, la

reponse du salarié et la

sanction proposée)

6. le DG recoit la liasse et

donne son avis

7. Le RRH recoit la reponse du

DG en informe le demandeur

de sanction et le salarié en

question.

8. le RHH ouvre le dossier du

salarié

1

Exprime

demande de

Transmet

2

Recoit

demande de

Prepare la demande

d'explication

la demade d'explication

Transmet

3

Receptionne

la demande

redige

la reponse

Transmet

4

Receptionne

la reponse

redige

la sanction

Transmet

5

receptionne

la liasse

apprecie et donne

son avis

Transmet

6

Receptionne

l'avis du DG

Transmet

Receptionne

7

la décision final

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 123: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la

formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

Annexe 8: Flow-chart

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 124: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la

formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

NSIA-SENEGAL Fonction administrative Code Date

PROCEDURE : Recrutement du

personnel

PERIODICITE : permanente

ETAPE DO RMG CG DFC CHAUFFEUR

1.      La demande d'utilisation du

vehicule est emise par le

Directeur operationnel et

transmise au responsable des

moyens généraux

2.       Le RMG recoit et traite la

demande avant de le transmettre

au CG

3.      Le CG recoit la demande

et verifié la dotation en carburant

selon les previsions budgetaire

avant de le transmettre au RMG

4. Le RMG recoit la demande

du CG et le transmet DCF

5. le DFC procede à la

mise à disponibilité des bons

de carburant courespondant à la

distance à parcourrue

6. le RMG recoit la demande

et appelle le chauffeur coursier

et lui remet la clé du vehicule.

7. le chauffeur coursier recoit

la clé du vehicule et effectue le

deplacement. Il gare le vehicule

et remet la clé au RMH contre

une decharge dans une registre

disponible à cet effet.

8. le RMG recoit la clé et faire

de charger le chauffeur dans le

cahier.

1

Emet un besoin

d'utilisation du

D U V

Transmet

2

Réceptionne la demande

Transmet

3

Receptionne la demande et le traite

demande validé

Transmet

4

Recoit la demande

validée

Transmet

5

Receptionne la demande Validée

prépare et remet le bon de carburant

bon de carburant

Transmet

6

recoit le bon ,appelle le chauffeur

et lui remet la clé contre une decharge

Transmet

7

Recoit la clé et effectue le

deplacement

gare le vehicule

Transmet la clé

8

recoit la clé du vehicule

faire decharger

le chauffeur

dans le

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 125: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

Figure 1 : L’organigramme de NSIA SENEGAL

PRESIDENT DU CONSEIL

D’ADMINISTRATION

DIRECTEUR GENERAL

DIRECTEUR GENERAL

ADJOINT

DEPART. CONTROLE DE

GESTION ET AUDIT INTERNE

DIRECTION FINANCIERE ET

COMPTABLE

DIRECTION TECHNIQUE DIRECTION COMMERCIALE

DEPARTEMENT

INFORMATIQUE

DEPART.

AUTO.

DEPART.

INCEND.

& RISQ D.

DEPART.

TRANSP.

DEPART.

SANTE

DEPART.

SINISTRE

DEPART.

RH &

MG

AGENCE

SALY

MBOUR

BUREAU

DIRECT

AGENCE

BOURGUI

BA

COMPT.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 126: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

Source : Nous même, validée par le Département Contrôle de Gestion et Audit Interne

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 127: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

BIBLIOGRAPHIE

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 128: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

BIBLIOGRAPHIE

Ouvrage :

1. BERGER & al(2001), « La rédaction graphique des procédures », édition Afnor,

Paris, 250 P.

2. HENRY, Alain & al (2001), « Rédiger les procédures de l’entreprise », 2ème édition,

Edition d’Organisation, P. 184.

3. LEMANT, Olivier (1995), « La conduite d’une mission d’audit interne », 2ème édition,

Dunod, Paris, 279 P.

4. PIGE, Benoit (2001), « Audit et contrôle interne », Edition management & société,

P.207.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 129: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

5. HERARD, Jaques (2003), « Manuel d’organisation appliquée », Dunod, Paris, P.346.

6. BARRY, Mamadou (1995), Audit et contrôle interne: procédures opérationnelles,

comptables et de contrôle à mettre en place dans les entreprises des secteurs publics

parapublic et privé, 1ère

édition, Editions Sénégalaise d’Imprimerie, Dakar, 166 P.

7. BARRY, Mamadou (2004), Audit et contrôle interne, 2ème édition, Editions

Sénégalaise d’imprimerie, Dakar, 267 P.

8. Dictionnaire LAROUSSE COMPACT (2008), Normandie Roto Impression, France,

1710 P.

9. HAMZAOUI, Mohamed & PIGE, Benoit (2005), Audit : gestion des risques

d'entreprise et contrôle interne : normes ISA 200, 315, 330 et 500, Pearson Education,

Paris, 243 P.

10. HENRY, Alain ; TCHENTE, Guy-Honoré & GUILLERME-DIEUMEGARD,

Philippe (1991), Tontines et banques au Cameroun : les principes de la société des

amis, Karthala, Paris, 166 P.

11. HENRY, Alain & MONKAM-DAVERAT, Ignace (1999), Rédiger les procédures de

l'entreprise : guide pratique. 2ème édition, Editions d'organisation , Paris, 168 P.

12. HENRY, Alain & MONKAM-DAVERAT, Ignace, (2001), Rédiger les procédures de

l'entreprise : guide pratique. 3ème édition, Editions d'organisation, Paris, P. 184.

13. HERRARD, Jacques (2003), Manuel d’organisation appliqué, Dunod, Paris, 262 P.

14. LEMANT, Olivier (1995), la conduite d’une mission d’audit interne, 2ème édition,

DUNOD, Paris, 279 P.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 130: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

15. PERETTI, Jean-Marie, (2002), Gestion des ressources humaines, 10ème édition,

Vuibert, Paris, 284 P.

16. SELMER, Caroline, (2006), Toute la fonction finance : savoirs, savoir-faire, savoir-

être, Dunod, Paris, 423 P.

17. COLLIGNON Etienne et WISSLER Michel (1988), Qualité et compétitivité des

entreprises : du diagnostic aux actions de progrès, 2ème éd Paris, Economica, p. 282 ;

18. DIOP Momar Coumba (2002), La société sénégalaise entre le local et le global, Paris,

édition KARTHALA, p. 723.

19. MADERS, Henri-Pierre & MASSELIN, Jean Luc (2006), Contrôle interne des

risques, 2ème

édition, Editions Organisation, Paris, 261 P.

20. PERCIE DU SERT Anne-Marie (1999), Risque et contrôle du risque, Economica,

Paris, 133 P.

21. SHICK, Pierre (2007), Mémento d’audit interne : Méthode de conduite d’une mission,

Dunod, Paris, 217 P.

22. COMPAGNIE NATIONALE DES COMMISSAIRES AUX COMPTES EDITIONS

(CNCC) (1992), Appréciation du contrôle interne, Paris, 180 P.

23. BERTIN, Elisabeth(2007), « Audit interne : enjeux et pratiques à l’international »,

Eryolles, Paris, 320 P.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 131: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

24. COOPERS & LYBRIAND (2000), « La nouvelle pratique du contrôle interne »,

Editions Organisation, Paris, P. 378.

25. HAMAZOUI Mohamed (2008) « Gestion des risques d’entreprise et contrôle

interne », 2ème édition, Editions Pearson, P.243

26. MADERS, Henri-Pierre & al(2006), « Contrôle interne des risques », 2ème édition,

Editions Organisation, Paris, 261 P.

27. MOREAU, Franck (2002), « Comprendre et gérer les risques », Editions

d’organisations, Paris, 222 P.

28. RENARD, Jacques & CHAPLAIN, Jean-Michel (2006), Théorie et pratique de l'audit

interne. 6ème édition, Editions d'organisation , Paris, 479 P.

29. THAÏ, Nguyen (1999), « Le contrôle interne : mettre hors risques l’entreprise », 1ere

édition, Edition Harmattan, Paris, 325 P.

30. De BOISLANDELLE (1998), « Dictionnaire de gestion », 1ere édition, Edition

Economica, Paris, 517 P.

31. DAYAN, Armand (2008), Manuel de gestion volume 2, 3ème édition, Ellipses

Editions Marketing, Paris, 975 P.

CESAG - BIBLIOTHEQUE

Page 132: L’élaboration d’un manuel de procédures …bibliotheque.cesag.sn/gestion/documents_numeriques/... · L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des

processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du

personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal

COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème

Promotion, CESAG

Mémoires :

1. NIAMBI, Serge Bernadin (2009), Elaboration d'un manuel de procédures du cycle de la

trésorerie : cas du projet urbanisation du Burkina, CESAG, Dakar, 102 P.

2. OUSSEINI GARBA Zeinabou, (2007), Cartographie des risques opérationnels du cycle

de trésorerie : cas de l'ASECNA, CESAG, Dakar, 109 P.

3. TRAORE, Edith (2007), Elaboration d'un manuel de procédure du cycle budgétaire,

CESAG, Dakar, 113 P.

4. SALIMATA BINTA DIALLO (2009), Conception d’un manuel de procédures appliqué

au cycle trésorerie de Flamboyant Communication, CESAG, Dakar, 111P.

5. Elias FATCHEHOUN (2009), Elaboration des procédures liées au cycle de trésorerie de

Savana Dakar, CESAG, Dakar, 109 P.

CESAG - BIBLIOTHEQUE