manuel de procédures administratives et financières du fid (fid- 2011)

8/6/2019 Manuel de procdures administratives et financires du FID (FID- 2011)

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REPUBLIQUE DE MADAGASCAR

Tanindrazana Fahafahana Fandrosoana

PRIMATURE

FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENTFID

MANUEL DE PROCEDURES

ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES


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TABLE DES MATIERES

I - PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES (MPAF)I.1. Objet et principes directeurs ................................................................ ............................................................. 1I.2. Excution du manuel ........................................................................................................................................ 1I.3. Modifications, mise jour ou ajout au MPAF ................................................................................................. 1I.4. Refonte totale du MPAF ............................................................... .................................................................... 1

II - AUTORISATION DES DEPENSES ........................................................................................................... ............... 2 Dfinitions .............................................................................................................................................................. 2

a).Approbation ................................................................ .................................................................. ...................... 2b).Autorisation de dpenses ......................................................... ............................................................... ............ 2

III ACHAT ....................................................................................................................................................................... 2 III.1. LAppel doffres ............................................................................................................................................ 2III.2. La consultation de prix .................................................................................................................................. 3a) ACHATS DE BIENS ET FOURNITURES ....................................................................................................... 3 b) ACQUISITION DIMMOBILISATION ........................................................................................................... 7

IV PRESTATIONS DE SERVICES .............................................................................................................................. 8 IV.1. Prestation de services extrieurs caractre ponctuel ..................................................................... .............. 8IV.2. Prestation de service caractre continu ........................................................... ............................................ 8IV.3. Prestations pour la formation du personnel du FID ............................................................... ........................ 9 IV.4. Prestation de service pour assistance technique ............................................................................................ 10

V PRESTATIONS INTERNES ............................................................. ......................................................... ................ 10 V.1. Missions ................................................................ .................................................................. ........................ 10V.2. Dplacement ................................................................................................................................................... 11

VI PROJETS .................................................................................................................................................................... 11 VI.1 PROTECTION SOCIALE ............................................................................................................................. 12VI.2. PROJETS COMMUNAUTAIRES ........................................................ ........................................................ 12VI.3. REHABILITATION ET RECONSTRUCTION POST CATASTROPHE ........... ....................................... 13VI.4. Suivi des ralisations ............................... .................................................................. ................................... 13VI.5. Rglement des factures ou honoraires .................................................................... ...................................... 13VI.6. Rception provisoire des travaux ......................................................... ........................................................ 19 VI.7. Leve de rserve ........................................................................................................................................... 19

VI.8. Transfert de proprit ventuel ..................................................................................................................... 19

VII GESTION DE STOCKS ....................................................... .................................................................. ................ 19 VII.1. Stocks de fournitures, consommables et pices dtaches ............................................................... ........... 19VII.2. Stocks de carburant .............................................................. .................................................................... ... 21

VIII GESTION DES IMMOBILISATIONS ............................................................. .................................................... 23


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X.3. Paie ................................................... ............................................................ ................................................. 38X.4. Couverture sant hospitalisation ................................................................. ................................................ 40X.5. Absences ........................................................................................................................................................ 41

X.6. Evaluation du personnel ................................................................................................................................. 42X.7. Sanctions et rupture de contrat ....................................................................................................................... 42

XI GESTION DE LORGANISATION ........................................................................................................................ 43 XI.1. Codification, transmission et classement des documents ............................................................... ............... 43XI.2. Correspondances ........................................................................................................................................... 44XI.3. Traitement de donnes .................................................................................................................................. 44XI.4. Assurance ............................................................... ............................................................... ....................... 45XI.5. Scurit ......................................................................................................................................................... 45

XI.6. Hygine ................................................................ ...................................................... .................................. 46

XII PROCEDURES DE CONTROLE .......................................................................................................................... 46 XII.1. Contrle budgtaire ..................................................................................................................................... 46XII.2. Audit interne ............................................................... ................................................................... ............. 47XII.3. Suivi et valuation ex-post des projets : gestion de programme ............................................................. .... 47XII.4. Rapport dactivits .................................................................. .................................................................. .. 48XII.5. Mesures de correction ................................................................................................................................. 49


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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES

II. AUTORISATION DES DEPENSES

Dfinitions :

a) Approbation :

Ce terme indique laval demand par :

- le FID auprs du CA et de la Banque Mondiale dans le cadre du budget annuel ;- les Directions Inter Rgionales auprs de la Direction Gnrale dans le cadre des budgets oprationnels.

Les approbations de budget se font donc :

- annuellement pour le FID ;- deux trois fois par an pour les budgets des Directions aprs la finalisation du PTA initial et des budgets

rviss ou oprationnels.

b) Autorisation de dpenses :

Ce terme indique :

- lautorisation reue pour inscrire une dpense dans le budget ;- lautorisation reue pour lexcution dune dpense (engagement des dpenses et matrialis par le visa

lors de la procdure dachat ou de dcaissement).

Aucune dpense nest autorise si elle nest pas inscrite dans le cadre du budget annuel approuv du FID.

III ACHAT

Deux modes de passation de march sont couramment utiliss :

- lappel doffre (AO) qui peut tre international (AOI) ou local (AOL) ;- la demande effectue aprs comparaison de prix (consultation de prix).

III.1. LAppel doffres :

La procdure dacquisition par AO est rgie par les Directives de lIDA pour la passation de march, dition de Mai2004 mise jour en Octobre 2006 pour les dpenses entrant dans le cadre du crdit.


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3 LAPPEL DOFFRES INTERNATIONAL

LAO est dit INTERNATIONAL quand les socits implantes en dehors du territoire de Madagascar sont autorises y participer. Dans ce cas, la publicit qui en est faite peut inclure la publicit dans un magazine international etobligatoirement dans le BUSINESS DEVELOPMENT.

Les diffrentes tapes de la procdure sont les suivantes :

- Prparation du DAO : Avis dAppel dOffres (AAO), condition de lAO ; prescriptions techniques ;- Transmission la Banque Mondiale de lAAO pour publication sur BUSINESS DEVELOPMENT, au

moins 60 jours avant la publication dans les journaux locaux ;

- Transmission pour demande de NO du DAO la Banque Mondiale ;- Large diffusion avec publicit dans au moins un quotidien local avec dlai de dpt des offres au moins

de 45 jours ;- Dpouillement des offres reues en sance publique (avec le reprsentant des soumissionnaires) par une

commission de dpouillement des offres dont les membres sont nomms par le Directeur Gnral ;- Analyse et valuation des offres par la commission ci-dessus et tablissement dun PV danalyse des

offres avec proposition dattribution pour le Directeur Gnral ;- Dcision du Directeur Gnral sur cette proposition dattribution ;

-

Transmission de cette dcision la Banque Mondiale pour avis de NO avec le projet de march yaffrent ;- Notification et signature du march par les deux parties ;- Envoi de deux copies certifies conformes du march la Banque Mondiale.

LAPPEL DOFFRES LOCAL

Les obligations et procdures suivre sont les mmes que pour lAOI sauf quil ny a plus dobligation de publierdans le BUSINESS DEVELOPMENT ni de publication internationale dune manire gnrale.

Le dlai minimum de remise des offres est de 30 jours et peut mme tre ramen 15 jours si des circonstancesexceptionnelles lexigent, ceci devant avoir lavis de NO de lIDA.

III.2. La consultation de prix :

La procdure dacquisition par consultation de prix est plus souple que celle par AO.

Les procdures sont dcrites ci-aprs pour chaque catgorie dachat ou prestation.

a) ACHATS DE BIENS ET FOURNITURES :

a.1. Demande dachat :


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- Visa du Responsable du service :

La DA est soumise au visa du Directeur concern et transmise au SAF pour vrification dligibilit et dedisponibilit budgtaire pour excution.

a.2. Autorisation dachat :

Eligibilit :

Un achat est ligible si et seulement si :

- lachat est effectu dans le cadre dexcution des activits du FIDet- il nexiste aucun moyen mis disposition qui aurait pu permettre dviter cet achat

et- il existe une rubrique et une ligne budgtaire prvue pour cette catgorie dachat.

Vrification dligibilit :

Chaque personne ou service ayant besoin dun bien ou dun service tablit une Demande dAchat (DA) dfinissantclairement la dsignation, la quantit demande et les spcifications des biens et services voulus.

A la rception de la demande, le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG) Secrtaire Administratif (SA) (DIRs)/Servicedemandeur vrifie auprs du CSFC (DG) et CSAF (DIRs) si lachat demand est ligible suivant les termes delutilisation du financement.

Si achat non ligible, retourner la DA au service concern avec mention de la non ligibilit.

Si doute sur ligibilit, demander lavis du Directeur et, au besoin, confirmer auprs de la Direction GnraleCSAL(DG)/CSAF(DIR).

Si dpense ligible, le CSFC (DG) et CSAF (DIRs) vrifient lexistence dans le budget du mois ou du trimestrecourant dune rubrique globale ou spciale sur laquelle lachat peut tre imput.

Vrification budget :

Si rponse ngative, le CSFC (au niveau de la DG) et CSAF (au niveau des DIRs) inscrit la dpense dans le prochainbudget trimestriel soumettre lapprobation de la Direction Gnrale Si lachat ne peut pas attendre lapprobationde ce budget, une demande dautorisation dachat doit tre envoye la DG.

Si rponse affirmative, le CSFC (DG) et CSAF (DIR) appose son visa sur la demande dachat pour excution par leRAL (DG)/ Secrtaire Administratif (SA) (DIRs).


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5 Si le fournisseur consult est un fournisseur habituel de lachat demand, mais que le bien ou le service nest pasdisponible, indiquer cette indisponibilit avec tampon du fournisseur lappui.

Le service Passation de Marchs de la DG devra disposer dun catalogue de prix des fournitures consommables etpices de rechanges ainsi que des taux dacheminement vers les Directions Inter rgionales DIR . Ce catalogue quifera lobjet dune mise jour semestrielle par le SPM, sera communiqu toutes les DIR.

Rsultat :

Les rsultats de la consultation de prix consigns dans limprim RESULTAT CONSULTATION DE PRIX (voirannexe).

Le SPM/DG ou le SAF/DR (aprs rapprochement avec le catalogue de prix) procde au choix des fournisseurs retenir, motive son choix et signe limprim.

Le critre de choix principal doit tre le prix moins disant.

Le Rsultat de consultation de prix qui servira comme base dtablissement de bon de commande devra faire lobjetde visa dapprobation par le Directeur Gnral pour le Sige et des Directeurs Inter Rgionaux pour les autres

Directions.

Pour les consommables courants (fournitures de bureau, produits dentretien et consommable informatique), au caso leurs besoins ne sont pas inclus dans les commandes groupes ou en cas de rupture de stock et de besoin urgent,les Directions Inter Rgionales, aprs consultation locale de prix procdent la rconciliation avec les cots dachats(prix dachat plus frais denvoi aux DR) sur catalogue de prix de fournitures Antananarivo. Les DIR transmettent la DG une demande dautorisation dachat sur place muni du rapport de comparaison de prix, si_le prix local estinfrieur au cot dachat au niveau central

a.3.2. Bon de commande :

Objet :

Quel que soit le moyen de paiement utilis, tout achat suprieur 50 000 AR doit faire lobjet dtablissement dunBon de Commande (BC) (voir annexe).

Pour les achats effectus par caisse, ltablissement du BC doit, en principe, concider avec ltablissement de lapice de dcaissement correspondante.

Etablissement :

Le BC est tabli par lAssistante Administrative (DG) / Secrtaire Administratif (DIR) sur la base des rsultats desconsultations de prix ou, dfaut, sur la base des derniers prix utiliss pour le mme achat.


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Signature :

Les BC tablis munis de la situation budgtaire sont viss par le CSFC (DG) / CSAF (DIR) et soumis pour signatureau Directeur Inter Rgional pour les DIR et le DAF pour la DG avec comme pices justificatives :

- la demande dachat manant du service concern, dment approuve par le Directeur concern pour laDirection Gnrale ou par le Directeur ou les Chefs de services concerns pour la Direction InterRgionale

- le situation budgtaire tablie par le CSFC /CSAF- le rsultat de consultation de prix sign par le DG (sige) ou le Directeur (DIR) pour les achats

dun montant total suprieur 200 000 Ar

Envoi :

Aprs signature, loriginal est envoy au fournisseur, avec le moyen de paiement utilis pour les achats au comptant,le cas chant, avec transmission dcharge.

a.3.3. Suivi des BC :

Un fichier informatique est tenu jour en permanence par lAssistante Administrative (DG) / SecrtaireAdministratif (DIR) pour effectuer le suivi des BC mis.

Une situation hebdomadaire est signe par le lAssistante Administrative (DG) / Secrtaire Administratif (DIR) dontil assure lui-mme le classement aprs communication son suprieur hirarchique.

a.3.4. Rception et vrification des commandes :

Responsabilit :

La rception de biens livrs doit tre faite par lAssistante Administrative (DG) / Secrtaire Administratif (DIR). Auniveau de la DG, ce dernier est assist par le Service de Passation de march SPM .

La vrification de lexcution de la prestation de service incombe lAssistante Administrative (DG) / SecrtaireAdministratif (DIR) ou au service demandeur.

LAssistante Administrative (DG) / Secrtaire Administratif (DIR) ou le service demandeur matrialise le contrleainsi effectu par lapposition de la mention certifi service fait

Documents :

Toute livraison doit tre accompagne dun Bon de Livraison (BL) mentionnant le N du BC.


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7 Pour les achats consomms, les biens seront transmis au service demandeur par transmission interne.

a.3.5 Rception des factures :

Nombre :

Le fournisseur doit faire parvenir au FID la facture en 4ex. accompagne de loriginal du BC qui est transmise auDAF (DG)/SAF (DIR).

Vrification :

A rception de la facture, le comptable :

- vrifie lexistence et la ralit du BC sur le cahier de suivi ;- vrifie la conformit de la facture avec le BC ;- joint le BL en sa possession la facture et vrifie leur conformit ;- vrifie arithmtiquement les dtails et le total de la facture ;- appose la mention ORIGINAL loriginal et COPIE sur les copies ;- inscrit le numro et le montant de la facture dans le cahier de suivi du BC ;

-

procde limputation et la saisie de la facture suivant la procdure de comptabilisation ;- classe la facture temporairement dans le classeur A PAYER .

a.4. Achats groups :

En cas dinexistence au sein des commerants ou reprsentant des concessionnaires locaux ou important dcalagedes prix au niveau des DIR par rapport la catalogue de prix, les besoins en fournitures (de bureau, consommablesinformatiques, produits dentretien) et pices dtaches courantes pour vhicules pour les trois mois venir sont dposer 45 jours avant le trimestre considr au niveau du service passation des marchs. Lesdits besoins manantdu service metteur sont valids par le visa du Directeur concern.Le RPM, aprs consultation du CSAL (DG)/CSAF(DIR), procde aux achats groups relatifs aux besoins dutrimestre et ce, suivant les procdures dcrites supra.

b) ACQUISITION DIMMOBILISATION

Dfinition :

Sont considrs comme immobilisation les biens acquis et dtenus par le FID rpondant la fois aux critres (nature,dure de vie, montant) dfinies ci-aprs : dure de vie 1 an minimum et dun montant suprieur ou gal 300 000 Aret ne sont pas considrs comme des pices de rechange, consommables ou petits matriels et outillages

Autorisation dachat :


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8 IV PRESTATIONS DE SERVICES

IV.1. Prestation de services extrieurs caractre ponctuel

IV.1.1. Dfinition :

Les prestations de service ponctuelles sont celles qui sont demandes suite un besoin bien prcis, sans aucuneconsidration de priodicit.

IV.1.2. Procdures suivre :

Les procdures suivre pour la demande dexcution dune prestation de services sont les mmes que pour lachat debiens sauf les points suivants :

- la vrification de lexcution de la prestation de service incombe au CSAL (DG)/CSAF (DIR)/AgentAdministratif qui doit tre assist du service demandeur. Ce dernier matrialise le contrle ainsi effectupar la mention certifi service fait appose sur la facture.

- Aucune prestation de service ne doit tre accepte comme termine tant que lexcution nest pas

conforme aux caractristiques requises.IV.2. Prestation de service caractre continu

IV.2.1. Dfinition :

Une prestation de service caractre continu est celle qui est demande un fournisseur pendant une priode detemps bien dtermine, sans discontinuer et dont le paiement est effectu intervalle rgulier.

Exemple :

- location dimmobilisation- eau et lectricit tlphone.

IV.2.2. Procdures suivre :

IV.2.2.1. Consultation de prix :

Les consultations de prix auprs des diffrents fournisseurs peuvent tre effectues partir de ngociation directeavec ces fournisseurs.

Autant que possible, cette ngociation doit tre effectue avec trois fournisseurs au moins et dboucher au choix deloffre le moins disant avec les qualits les meilleures.


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. Appel manifestation dintrt dfinition des TDR ; tablissement dun short list de six cabinets si possible ; envoi lettre dinvitation (document type de la Banque Mondiale) ; dpouillement des offres techniques ; valuation et notation des offres techniques ; classement suivant la notation technique avec note liminatoire ; ouverture de loffre financire du premier class : si offre financire ne dpasse pas

enveloppe budgtaire prvue : attribution ce cabinet ; signature contrat et excution de la prestation.

IV.3.3.3. Individu :

- utilis uniquement si la personne a la spcialisation ncessaire pour satisfaire aux exigences des TDR :comptences reconnues ;

- contrat tablir avec le contrat type fourni par lIDA.

IV.4. Prestation de service pour assistance technique :

Le recrutement du cabinet doit tre conforme aux DIRECTIVES DE LIDA POUR LE RECRUTEMENTDE CONSULTANTS, dition mai 2004, version mise jour janvier 2006.

Les TDR de lassistant technique doit avoir lavis de NO de lIDA.

Son recrutement doit rpondre aux trois critres suivants :- domaine de spcialisation reconnu et satisfaisant les TDR ;- titre individuel ;- condition contractuelle suivant document type de la Banque Mondiale.

V PRESTATIONS INTERNES

V.1. Missions :

Fixation des taux dindemnit :

Les montants des indemnits de mission sont fixs par note de service.

Tout changement doit tre notifi par voie de note de service mise par le Directeur Gnral

Budget :

Les indemnits de mission payes doivent rentrer dans le cadre dune rubrique du budget mission.


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11 Lordre de mission ne doit comporter que les tapes prvisionnelles.

Lordre de mission est prsent pour signature au Directeur.

Paiement indemnit et provisions de mission :

La provision de mission est payable en espce sur compte RPI.

Lutilisation du compte spcial nintervient quaprs dcompte final : reversement au compte RPI les reliquats,remboursement sur compte spcial du dcompte final.

La provision (Per diem, carburant, divers frais) de mission est paye 100 % suivant la procdure dedcaissement. Elle est calcule sur la dure et des itinraires prvisionnels de la mission. LOrdre de mission OM et le dcompte de provision pour mission approuvs par les suprieurs hirarchiques servent de pices

justificatives PJ au dcaissement.

Au retour de la mission, le missionnaire Transmet au DAF (DG)/SAF (DIR) son rapport de mission parrapport aux prvisions :

- sites visits- dtails des dpenses relles (carburant, location, per diem, transport) avec les PJ ncessaires.

Le rapport de mission muni des pices dcrites supra est prsenter auprs du DAF (DG)/SAF (DIR) au plus tard 5 jours aprs le retour de mission. Pass ce dlai, le montant octroy constituant des provisions non justifies est retenir sur le salaire ou honoraire de lintress. Le remboursement ne peut tre effectu quaprs rgularisation dela situation par le missionnaire.

Le dcompte dfinitif est tablir par les missionnaires et viss par le suprieur hirarchique et le CSAF (voirannexe).

Le rglement du solde payer sur lOM est effectu suivant la procdure de dcaissement, le dcompte approuvpar le suprieur hirarchique servant de PJ.

V.2. Dplacement :

V.2.1. Par les moyens du FID :

Voir partie gestion des matriels

V.2.2. Par des moyens extrieurs :

Prestation de services extrieurs matrialise par un titre de transport.


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12 Ralisation :

- consultation de matre duvre (ou autres oprateurs) ;- tudes ;- appel doffre attribution du march travaux ;- ralisation suivi ;- rglement des factures.

Evaluation :

- valuation posteriori.

Valorisation (ventuellement).

Le prsent chapitre traite la phase Ralisation , celles des autres phases tant traites par ailleurs.

VI.1 PROTECTION SOCIALE

Le FID verse les fonds en deux ou trois tranches directement au compte bancaire des associations (AGEX),conformment lchancier de dblocage inscrit dans la convention de financement passe entre le FID et lesAgences dexcution. Le service technique du FID, aprs signature de la convention, vrification et suivi de chaquetape de ralisation dtaille dans le rapport intermdiaire et le rapport final certifie les services faits et le SAFprocde au paiement correspondant et conserve les pices justificatives y affrentes. Ci-aprs le processus depaiement ainsi que les pices justificatives

VI.2. SOUS PROJETS COMMUNAUTAIRES

VI.2.1. Sous projets Communautaires raliss par les bnficiaires :

Le FID verse les fonds en une ou plusieurs tranches directement au compte bancaire de l'association desbnficiaires, conformment l'chancier de paiements inclus dans la convention de financement passe entre leFID d'une part, et l'association des bnficiaires d'autre part, aprs contrle par les services techniques du FID de laralisation des tches prvues. Le Service Administratif et Financier du FID enregistre ces paiements dans lacomptabilit du projet et conserve les pices justificatives y affrentes (demande de dblocage, ordres de virementsigns).

VI.2.2. Sous projets communautaires pour lesquels le FID est Matre douvrage dlgu :

Le FID paie directement les bureaux dtudes, les MPE du BTP (paiement des acomptes sur tats des travauxdresss par le matre duvre et paiement du dcompte dfinitif de travaux) et les fournisseurs. Les modalits depaiement sont dtailles dans les contrats, qui constituent la rfrence lmentaire de comptabilisation desengagements et des dcaissements.


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13 lattachement avant classement de celui-ci parmi les pices comptables justificatives conserves par le FID ladisposition des rviseurs comptables. A la rception dfinitive des ouvrages, il est procd la libration de laretenue de garantie ou du solde de cette retenue aprs excution des travaux ncessaires la leve des rserves

ventuelles prononces lors de la rception provisoire. Le march est donc cltur, et le reliquat ventueldsengag.

VI.2.3. Prestation des partenaires relais et bureau dtudes:

Le FID paie directement aux prestataires (ONG, BE, consultants individuels) le cot des prestations. Lerecrutement des prestataires se fait conformment aux Directives pour lemploi de consultants.

VI.3 REHABILITATION ET RECONSTRUCTION POST CATASTROPHE

Le FID peut procder en utilisant la mthode MOD (se rfrer 6.2.2) ou ralisation par les bnficiaires (se rfrer 6.2.1.

Le service administratif et financier travaillera troitement avec le service technique pour la ralisation de cestches.

VI.4. Suivi des ralisations :

La finalit consiste en la matrise de la trilogie : cot / qualit / dlai.

Du point de vue des sous projets FID, deux types de suivi sont considrer :

- suivi direct lendroit de ses partenaires ;- suivi indirect (le suivi direct tant, ce niveau, EXERCE PAR SES PARTENAIRES)

VI.5. Rglement des factures ou honoraires :

Pour chaque type de contrat ou de convention passe par le FID avec les divers partenaires, les chanciers et lesmodalits de paiement ainsi que ses modalits sont ncessairement et clairement dfinis dans le ou la conventionmme.

Les procdures de paiement dcrites ci-aprs sont mises en uvre pour ces diffrents partenaires.

Sur toutes les factures ou demande dblocage objet de paiement, les lments ci-aprs doivent tre mentionns:

- NOM DU TITULAIRE (Travaux Prestation)- N CONTRAT OU CONVENTION- MONTANT DE LA TAXE- MONTANT DU CONTRAT / CONVENTION TTC


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VI.5.1 PROTECTION SOCIALE :

a. Modalit de paiement :1 e dblocage 95% - 2 e dblocage : 5%

* 1e dblocage : 95%- Demande de dblocage mentionnant la date de notification- date OS- date de signature - dlai dexcution.

* 2e dblocage : 5%- Demande de dblocage mentionnant la date de notification - date OS- date de signature- dlai dexcution.- Lettre dapprobation rapport final sign par le DIR.

b. Modalit de paiement : 1e Dblocage : 50% - 2e dblocage : 45% - 3e dblocage : 5%

* 1e dblocage : 50%- Demande de dblocage mentionnant la date de notification- date OS- date de signature- dlai dexcution.

* 2e dblocage : 45%- Demande de dblocage mentionnant la date de notification- date OS- date de signature - dlai dexcution.- Lettre dapprobation rapport intermdiaire sign par le DIR.

*3e dblocage :5%- Demande de dblocage mentionnant la date de notification- date OS- date de signature- dlai dexcution.- Lettre dapprobation rapport final sign par le DIR

NB : Le rapport final doit tre remis au FID, un mois aprs achvement de travaux. Les DIRs sont appeles mettre une lettre de rappel quelques jours avant la date dachvement prvisionnel.

VI.5.2. PROJET COMMUNAUTAIRE et REHABILITATION / RECONSTRUCTION POSTCATASTROPHE :

a) REALISE PAR LES BENEFICIAIRES :

Dans le cadre gnral, le pourcentage de financement est de 30% la signature, 30% la notification, 30% lavancement de travaux dau moins 50% et 10% la rception provisoire. Eventuellement suivant le type duprojet et lloignement des sites, des changements de mode paiement pourraient tre envisags, entre autres :

*Dblocage en quatre tranches :

** 1 er dblocage : Montant Etudes suivant rsultat valuation offres ;

** 2 e dblocage : 50% travaux TTC + Montant contrle et surveillance ;


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- Copie bordereau de versement du fonds dentretien et des apports bnficiaires pour le cas de projetcommunautaire qui lexige.

- Lettre dapprobation MPP

- Copie rsultat offres

** 2 e dblocage : 50% travaux TTC + Montant contrle et surveillance :- Demande de dblocage mentionnant la date de signature- Copie notification et OS Entreprise titulaire des travaux- Copie pice justificative de versement de la CBE

** 3 e dblocage :40% travaux TCC :

- Demande de dblocage mentionnant la date de signature- Copie notification et OS entreprise titulaire des travaux- Copie pice justificative de versement de la CBE

** AVENANT :- Demande de dblocage mentionnant la date de signature- Rapport de synthse de mission de suivi financier et technique (systmatique avant le dblocage de

la 3 me tranche). Ce rapport doit mentionner en particulier lavancement des travaux au moins 50%et la ralisation des apports bnficiaires (50%).

Deux personnes au sein de la cellule seraient dsignes pour le suivi des oprations financires afin de sassurerque les fonds sont rellement utiliss aux fins prvues.

** dernire tranche : Solde de la convention aprs avenant sur les 3 dblocagesprcdents +frais bancaires :

- Demande de dblocage mentionnant la date de signature- Lettre dapprobation rapport final sign par le DIR + PV RP travaux + PV leve des rserves- Certificat de bonne fin des apports bnficiaires

Pour les conventions infrieures 30 millions dAriary, les tranches de paiement ainsi que les pices justificatives sont les suivants :

** 1 re tranche : 80% TTC la signature du contrat :- Demande de dblocage mentionnant la date de signature- Copie bordereau de versement du fonds dentretien et des apports bnficiaires pour le cas de sous

projet communautaire qui lexige.- Lettre dapprobation du MPP- Copie rsultat offres

** AVENANT


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** 10% DAO:- Facture- Lettre dapprobation DAO sign par le DIR

** 10% Evaluation offre :- Facture- Lettre dapprobation MPE/Direction gnrale/Note explicative par le DIR

** Contrle et surveillance :- Facture au prorata avancement travaux- Copie attachement MPE

** Dernire tranche Contrle et surveillance :- Facture- Copie PV RP travaux- Copie leve de rserves ventuellement ou autre pice justifiant la leve de rserves

** 10% rapport final :- Facture- Lettre dapprobation rapport final sign par le DIR- Copie PV RD travaux ventuellement

b.2. EXECUTION DE TRAVAUX :

** Acompte :- Facture dacompte- Constat contradictoire de linstallation de chantier telle que dcrite dans le cahier de prescriptiontechnique- Copie de bordereau de versement CBE/ lettre CBE si besoin est.

** Travaux en cours :- Facture- Dcompte sign par le bureau dtude et le titulaire (en tte bureau dtude)- Attachement (avec priode de ralisation) sign par lentreprise, bureau dtude et approuv par le FID.

** Travaux raliss 100% :

- Facture- Dcompte cumul sign par le bureau dtude approuv et certifi par le FID

En cas de prolongation de dlai dexcution ou davenant (rvision de prix, travaux supplmentaires) :rapport du bureau dtude en vue dune prise de dcision du CRAM avec lettre de notification- Dcompte final de pnalit


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** Avenant :- Facture- Dcompte

- Attachement relatifs lavenant- Lettre dapprobation de la Direction gnrale

En cas de prolongation de dlai dexcution ou davenant (rvision de prix, travaux supplmentaires) : rapport dubureau dtude en vue dune prise de dcision du CIRAM avec lettre de notification

** Projets clturs ou rsilis :- Facture

- Dcomptes finaux- Lettre dapprobation de la direction gnrale- Bilan tehnico-financier approuv par le bureau dtude E/se (facultative en cas de rsiliation)

reprsentant FID, PV constat contradictoire sign par le BE-E/se -Huissier ou dfaut Maire reprsentant FID

c) PARTENAIRES RELAIS :

** 1 re tranche : 10% la signature du contrat + indemnit de formation- Facture 10% des honoraires mentionnant la date de notification -date OS date de signature - dlai

dexcution- Facture indemnit de formation des participants

** 2 me tranche : 20% (approbation du rapport de phase et approbation du MPP)- Facture mentionnant la date de notification-date OS-date de signature dlai dexcution- Lettre dapprobation du rapport de phase

** 3 me tranche : 20% formation cellule- Facture mentionnant la date de notification- date OS -date de signature - dlai dexcution- Lettre dapprobation des rapports de formation

** 4 me tranche : 30% (rception provisoire du sous projet)- Facture mentionnant la date de notification date OS -date de signature -dlai dexcution- Lettre dapprobation des rapports

* 5me

tranche : 20% - Facture mentionnant la date de notification date OS -date de signature dlai dexcution- Lettre dapprobation rapport final

Justification indemnit de formation- Etat de paiement marg - fiche de prsence marge


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Les diffrents intervenants dans le cadre du processus de paiement :

Tche Documents/PJ

utiliss ouproduits

Intervenants

Factures de prestataires(BE exerant dans lecadre de MOD, centre deformation, Association,formateurs)

Emission de la

demande de dblocageou facture

Demande de

dblocage oufacture

Association de

bnficiaires / BE oucentre deformation/formateur

Contrle et visa Responsable du projetFID

Bon payer etEngagement

CSAF/Directeur Interrgional

A. En cas de rglement au

niveau rgional :

Prparation chque ou

ordre de virementSignature chque ouvirement

Chque ou ordre de

virement

Comptable

DG et DAF ouDirecteur InterRgional et CSAF

B. En cas de rglement auniveau de la DirectionGnrale:

Facture de travaux (en

cas de matrised'ouvrage dlgue parle FID):

Etablissementattachement etdcompte

Facture , dcompteet attachement

Matre duvre etEntreprise

Etablissement facture EntrepriseVisa pour contrle Service Projet DRBon payer etengagement

CSAF/DR

A. En cas de rglement auniveau rgional :

Prparation chque ouordre de virementSignature chque ouvirement

ComptableDG et DAF ouDirecteur InterRgional et CSAF


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19 VI.6. Rception provisoire des travaux :

Il faut noter que le terme Matre de louvrage ou Matre de louvrage dlgu indique le FID ou une

Association des bnficiaires reprsente par la cellule de projet, suivant le type de projet concern.

Sur la demande de lEntreprise, la prparation et lorganisation de la Rception Provisoire des travauxincombent au matre duvre.

Sur proposition du Matre duvre, le Matre de louvrage ou le Matre de louvrage dlgu met et signe lePV de Rception Provisoire et, ventuellement, lattestation de Bonne fin.

VI.7. Leve de rserve :Travaux effectuer par lEntreprise titulaire du march.

Rception dfinitive, dcompte gnral et dfinitif, main leve des cautions :

Un an aprs la Rception provisoire, et aprs des travaux objet de rserves la rception provisoire oupendant le dlai de garantie par lEntreprise, et la demande cette dernire, le Matre de louvrage, sonMatre duvre, lEntreprise et le BENEFICIAIRE procdent la Rception dfinitive des travaux.

Sur proposition du Matre duvre, le Matre de louvrage met et signe le PV.

Le matre duvre prpare le dcompte final et dfinitif du projet dont lapprobation par toutes les partiesvaut clture du contrat.

Tous les actes de main leve de caution tablis par le CSAF/FID interviennent ce niveau.

VI.8. Transfert de proprit ventuel :

Il serait intressant de remettre aux utilisateurs ou leur service technique les plans de recollement desouvrages. Le PV correspondant peut valoir transfert de proprit dfinitive.

VII GESTION DE STOCKS

VII.1. Stocks de fournitures, consommables et pices dtaches :

Selon la dfinition du PCG 2005, les stocks comprennent les actifs :

- dtenus pour tre vendus dans le cours normal de lactivit ; ou- en cours de production pour une telle vente ;- Sous- forme de matire premire ou de fourniture devant tre consomme dans le processus de


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VII.1.2. Gestion physique et thorique :

Gestion physique :

Sous la supervision du CSAF (DIR) / CSLA (DG), la gestion physique des stocks de fournitures etconsommables est faite par le secrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative (DG).

La gestion physique concerne les entres et sorties physiques des articles ainsi que le rangement etoptimisation du local servant de magasin de stock. Ces mouvements sont systmatiquement enregistrs dansune fiche de stock qui est tenue rgulirement par le secrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative(DG).

Le stockage physique des fournitures doit tre fait dans un magasin de stockage ou armoires fermes clef.La dtention des clefs et accs aux aires de stockage est rserve uniquement au gestionnaire physique desstocks.

Gestion thorique :

Sous la supervision du CSAF (DIR) / CSLA (DG), la gestion thorique des stocks est faite par le comptablesur la base des mouvements ( bon de sortie et bon dentre) qui lui sont transmis par le secrtaireadministratif (DIR)/Assistante Administrative (DG)Cette gestion thorique est faite partir dun logiciel de gestion de stock appropri, permettant de grer lesstocks en quantit et en valeur.

Inventaires :

Un inventaire physique des fournitures stockes doit tre fait la fin de chaque mois.

Cet inventaire est effectu par le secrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative (DG) assist par lecomptable.

Linventaire doit tre effectu imprativement avant le 31 dcembre de chaque anne et la situation tablie cette date sert de base aux critures comptables de rgularisation de fin dexercice.

Fiche dinventaire :

Cet inventaire fait lobjet dtablissement dune fiche dinventaire (voir trac en annexe) ne portant pasinitialement la situation comptable des stocks. Cette fiche est signe conjointement aprs inventaire physiquepar ces deux personnes.

Cet inventaire est confront avec une situation comptable des stocks pralablement dite par le SAF. Cetteconfrontation est matrialise sur la fiche dinventaire par le comptable.


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Sorties :

Les sorties des stocks sont excutes sur la base de bon de sortie (BS) pr numrot rempli et signe par

chaque demandeur.

Les BE et BS sont imprims en carnet pr numrots et stocks au niveau de la DAF/DG.Les DRs demandent les carnets dont ils ont besoin la DG, la DAF ayant la charge de faire le suivi desnumros de carnets utiliss par chaque direction.

Enregistrement des mouvements :

Tous les mouvements de stocks sont enregistrs sur des fiches de stocks par articles (voir trac en annexe) etsaisis dans le logiciel stock. Les fiches de stocks doivent tre tenus jour en permanence au niveau dusecrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative (DG).

Chaque enregistrement de sortie de stock doit tre sign par le demandeur.

Dans le cas dune transmission une autre Direction, les rfrences de transmission sont inscrites la place delmargement.

Enregistrement comptable :

Les achats de fournitures sont pris en charge en compte gnral selon leur nature et en compte analytique charges rpartir .Les tats de consommation par service servent comme base de saisie au niveau du logiciel de comptabilitgnrale en vu des rpartitions des articles par Direction et par Service et analytique (pour la gestion budgtairedes cots par centre).

A la fin de chaque exercice, les rsultats des inventaires effectus sont valoriss et servent de base pour lescritures de rgularisation (Charges constates davance).

Contrle des consommations :

A la fin de chaque mois, le comptable doit sortir un tat de consommation de fournitures pour le mois et parservice en qualit et en valeur.

Ltat de consommation permettra au CSLA (DG) / CSAF (DIR) dapprcier les consommations par service oupar personne. Le CSLA (DG) / CSAF (DIR) peut sinformer auprs des divers services sur la confirmation oules raisons des consommations excessives ou anormales. Les consommations de pices de rechange sont rapprocher aux informations inscrites dans les cahiers de suivi des vhicules.

VII.2. Stocks de carburant :


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22 Le stockage doit tre fait dans des fts ou containers hermtiquement ferms.

Mouvements de stock et suivi :

Les entres et sorties en quantit et en valeur seront suivies sur une fiche de stock (voir annexe) par nature decarburant tenu par le secrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative (DG).

Les entres sont enregistres sur la base des factures dachats de carburant.

Les sorties sont enregistres par le secrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative (DG).

Comptabilisation des consommations :

Un tat rcapitulatif des consommations par vhicule est tabli par le secrtaire administratif (DIR)/AssistanteAdministrative (DG). sur la base des consommations relles du mois enregistres sur la fiche de stock.

Limputation comptable se fait alors sur la base des montants figurant sur ltat mensuel des consommationsvis par le CSLA (DG)/CSAF (DIR).

Responsabilit de la gestion du carburant :

Le CSLA (DG)/CSAF (DIR). ont la responsabilit de la gestion et de lutilisation bon escient du carburantstock.

VII.2.2. Tickets et cartes de carburant :

Achats des tickets et cartes :

Les tickets de carburant sont achets auprs de oprateurs ptroliers (GALANA, JOVENNA, SHELL) ou desstations services. Lapprovisionnement des cartes ainsi que des tickets carburant se fait mensuellement.

Gestion des tickets et cartes :

Les tickets et cartes pour vhicules de service sont stocks et grs par le secrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative (DG).Les cartes pour les vhicules de fonction sont gres par les Directeurs respectifs.

Les entres et sorties des tickets et cartes (service) sont enregistres dans une fiche de mouvements (voirannexe) tenue par le secrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative (DG).

La gestion des tickets carburants entrant dans le cadre dune mission hors chef lieu de Province relve de laresponsabilit du chef de bord (Personnel du FID).


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Situation des tickets en stocks :

Un inventaire des carnets doit tre fait mensuellement par le Comptable et le Secrtaire Administratif/

Assistant Administratif.

La fiche dinventaire doit tre signe par le secrtaire administratif (DIR)/Assistante Administrative (DG), leCSLA et/ ou le CSFC. Linventaire des carnets en fin dexercice fait avant le 31/12 de chaque anne donne lieu des critures de rgularisation suivant la procdure de comptabilisation.

VIII GESTION DES IMMOBILISATIONS :

Gnralits :

Les immobilisations constituent loutil ncessaire et suffisant lactivit dune structure, lui permettant deraliser les objectifs qui lui sont assigns.Pour les immobilisations dont la valeur est infrieure 300 000 Ar, elles sont comptabilises en charge maisune fiche de suivi extra doit tre tenue.La gestion des immobilisations doit permettre de :

assurer un meilleur suivi des activits du Projet, assurer un suivi, contrle et protection rationnelle de lutilisation des biens et quipements,

VIII.1. Codification et marquage des immobilisations :

Codification :

La codification des immobilisations est effectue systmatiquement chaque nouvelle acquisition par le CSAL(DG)/CSAF (DIR) (DG)/secrtaire administratif (DIR).

Aprs acquisition, toute immobilisation doit tre tiquete. Le code attribu limmobilisation est inscrit surune tiquette et colle sur limmobilisation ou directement inscrite sur celle-ci lencre indlbile.

La codification des immobilisations en 7 positions alphanumriques suit le principe :

- 1re et 2 e positions : code nature- 3me et 4 e positions : anne dacquisition- 5 e au 7 e position : Rang

Exemple : Mobilier de bureau acquis en 1993, Code : MB93001.

Etiquettage et marquage :

Aprs affectation, toute immobilisation doit tre marque. A cet effet, le code attribu est inscrit sur cette


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VIII.2.2. Rpartition et dtention :

Rpartition :

La rpartition des immobilisations incombe la Direction Gnrale

Laffectation des immobilisations attribues chaque Direction, notamment celles qui sont acquises au niveaudes DR incombe chaque Direction concerne.

Dtention :

Chaque immobilisation doit avoir un dtenteur individualis.

Le dtenteur de chaque immobilisation est le premier responsable de la bonne tenue de cette immobilisation.

Les immobilisations utilises par la Direction sont dtenues par le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG)/SecrtariatAdministratif (DIR)en plus de celles qui lui sont affectes.

Les immobilisations utilises en commun par toute la direction sont dtenues par le CSAL(DG)/CSAF(DIR)(DG) / secrtaire Administratif (DIR).

Fiche de dtention (voir annexe) :

Cette fiche donne la liste des immobilisations mises disposition et sous la responsabilit dun membre dupersonnel.

Elle est tablie en 2 exemplaires et signe par le dtenteur et le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG) / secrtaireAdministratif (DIR). : 1ex pour le dtenteur, 1 ex pour le CSAL(DG)/CSAF(DIR).

La fiche de dtention, qui peut prendre la forme dun registre, sert :

- retracer les affectations successives de chaque immobilisation ;- identifier clairement le dtenteur dune immobilisation un moment donn pour la dtermination de la

dtention de limmobilisation.

Les fiches de dtentions sont tenues le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG) / secrtaire Administratif (DIR).

La fiche dtention est mise jour uniquement sur la base de fiche daffectation.

VIII.2.3. Inventaires :

Le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG) / secrtaire Administratif (DIR) de chaque Direction procde linventaire


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25 En cas de divergence, la DAF / DG avise les Directions concernes pour demander les explications ncessairessur les carts et prendre les mesures qui simposent.

VIII.2.4. Formalits administratives des immobilisations :

Pour les immobilisations ncessitant des formalits administratives, les formalits sont effectues par leCSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG)/Secrtariat Administratif (DIR) de chaque Direction qui limmobilisation a taffecte.

Une copie des documents de ces formalits est transmise la DAF / DG pour archivage avec les fiches dedtention avec classement distinct pour chaque immobilisation.

VIII.2.5. Sortie des immos :

La dcision de mettre au rebut ou sortir une immobilisation incombe uniquement la Direction Gnrale. Cettedcision peut faire suite une demande de la part des DR.

Lautorisation de sortie des immobilisations doit tre crite et signe par le DG, et doit mentionner ladestination finale de cette immobilisation sa sortie du patrimoine du FID.

Cette autorisation est donne conformment aux rglements et pouvoirs confis cet effet au Directeur Gnral

VIII.3. Gestion de lutilisation des immobilisations :

VIII.3.1. Suivi de lutilisation des matriels :

Responsabilit suivi matriels :

Le CSLA (DG) / CSAF (DIR) est le premier responsable du suivi de lutilisation du matriel.

Conformment la procdure de dtention des immobilisations, tous les matriels en commun et non affectssont inscrits sur la fiche de dtenteur du CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG) / CSAF (DIR).

Toute utilisation de matriel commun doit faire lobjet dune demande auprs du CSAL (DG) / CSAF (DIR)sauf pour les photocopieurs. Le CSAL (DG) / CSAF (DIR) adresse au Directeur ou au Directeur Gnral lademande, pour autorisation ou refus

Toute utilisation de matriel doit tre consigne dans un cahier de suivi.

Un cahier de suivi est tabli par matriel et localis en permanence auprs du matriel.

Excution suivi :

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26 Responsabilit et excution suivi :

Le CSLA (DG) / CSAF (DIR) doit :

- prendre toute mesure approprie en cas de consommation anormale de ces consommables ;- suivre la procdure de gestion des stocks pour la gestion des consommables.

VIII.4. Entretien des immobilisations :

VIII.4.1. Responsabilit et priodicit :

Chaque dtenteur est le premier responsable de lentretien des immobilisations sa disposition.

Le CSLA (DG) / CSAF (DIR) doit veiller ce que tous les matriels soient maintenus dans de bonnesconditions dentretien et de maintenance.

Chaque matriel doit subir un entretien priodique suivant un intervalle dutilisation.

Le CSLA (DG) / CSAF (DIR) fixe les intervalles dentretien en veillant au respect des exigences spcifies parle fournisseur ou dfaut en prenant soin de prendre lavis dun spcialiste.

Les demandes dentretien sont dposes auprs du CSLA (DG) / CSAF (DIR) (voir annexe).

VIII.4.2. Excution de lentretien :

En cas de besoin, toute demande de consommable est faite auprs du CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG)/SecrtaireAdministratif (DIR).

Lentretien des matriels est effectu par lune des modalits suivantes :

- par contrat de maintenance auprs du fournisseur ;- par contrat auprs dun spcialiste reconnu.

Lexcution des entretiens est faite conformment la procdure des achats, sur le plan financier.

Le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG)/ Secrtaire Administratif (DIR) doit :

- vrifier la bonne excution des exigences dentretien ;- prendre les mesures ncessaires pour faire excuter convenablement les oprations dentretien.

VIII.5. Rparation des immobilisations :

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Responsabilit et suivi rparation :

Le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG)/ SAF (DIR)a la charge de la rparation des pannes ou accidents signals. Les

accidents ne peuvent tre rpars avant que lexplication fournie ne soit approuve par le Directeur ou leDirecteur Gnral, si la rparation ncessite lintervention de la DG.

Les pannes doivent toujours tre rpares si lenveloppe budgtaire de chaque Direction le permet :

- soit par les techniciens du fournisseur du matriel, notamment si le matriel est sous contrat ;- soit par un spcialiste reconnu.

La rception de bonne excution des rparations est effectue par le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG)/ SAF (DIR)qui peut se faire assister de lutilisateur ayant constat la panne.

Le CSAL(DG)/CSAF(DIR) (DG)/ Secrtaire Administratif (DIR) tablit mensuellement le suivi statistique derparation et dentretien des matriels.Lexcution financire des rparations est faite conformment la procdure des achats.

VIII.6. Cas particuliers :

Matriel roulant :

Lutilisation des vhicules est rgie par le cahier de charges tabli en annexe.

Lutilisation titre priv des vhicules de service requiert une autorisation pralable du Directeur Gnral

Consommation en carburant et lubrifiant :

Les carburants et lubrifiants sont utiliss, soit partir de stock physique, soit par achats effectus partir destickets, soit par cartes prpayes.

La gestion des stocks de carburant est effectue conformment la procdure de gestion des stocks.

Les carburants, lubrifiants ou tickets remis sont enregistrs dans le carnet de bord de chaque vhicule.

Responsabilit et excution du suivi de la consommation :

Le CSAL (DG)/CSAF(DIR) (DG)/ Secrtaire Administratif (DIR) doivent :

- vrifier hebdomadairement lutilisation et la consommation de carburant de chaque vhicule,ainsi que pour les lubrifiants ;

- tablir mensuellement les statistiques de consommation par vhicules ;

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28 Lenregistrement des motifs nest pas ncessaire pour les communications en ville.

Demande de communication :

Toute communication en province, sauf les communications entre les Directions du FID, doit avoirlautorisation du Directeur ou du DAF.

Toute communication lextrieur de Madagascar doit avoir lautorisation du Directeur ou du DAF.

Cette autorisation est faite sur la demande de communication tablie par le demandeur (voir annexe).

Les demandes dautorisations dment signes sont classes dans un classeur particulier.Suivi :

Pour le suivi des communications, le standardiste (DG) / secrtaire administratif (DIR) doit tenir un cahier desuivi de communication et effectuera mensuellement le rapprochement entre le cahier de suivi et les relevs decommunication transmis par les oprateurs.

Le CSLA (DG) / CSAF (DIR) doit, mensuellement :

- vrifier la bonne tenue des cahiers de communication ;- vrifier la concordance entre les communications inscrites et les autorisations reues ;- vrifier la cohrence entre les communications inscrites et les relevs de communications

transmises par les PTT ;- relever et demander des explications sur toute ventuelle discordance entre ces documents.- Analyser lvolution de dpenses en communication et proposer en consquence les mesures

appropries

Matriels informatiques :

Le Responsable de suivi valuation est responsable de suivi des entretiens des matriels informatiques.

IX GESTION DE TRESORERIE:

IX.1. Dcaissements :

IX.1.1. Pices justificatives des dcaissements :Objet :

Tout dcaissement doit tre justifi par une pice en bonne et due forme, signe et date.


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Enregistrement comptable :

A la fin de chaque semaine, le dtenteur de la caisse transmet les pices de dcaissement tablies dans la

semaine au comptable avec transmission sur un cahier prvu cet effet.

Le comptable procde limputation et la saisie des pices de dcaissement transmises suivant la procdurede comptabilisation.

IX.1.5. Paiement par chque :

Pouvoir de signature des chques :

- En principe, le DG est le seul habilit signer les chques du FID ;- Mais il peut dlguer ce pouvoir en donnant mandat conjointement et solidairement aux DR et CSAF dechaque DIR pour signer les chques et faire fonctionner les comptes courants ouverts pour le fonctionnementde ces DR ;- Cette dlgation nannule ni son pouvoir de signature sur ces comptes ni sa responsabilit sur lutilisationde ces comptes ;- Le DAF et le DG sont des signataires conjoints des chques de la Direction Gnrale.

Utilisation des chquiers :

Les chquiers doivent tre rangs par le CSFC (DG) / CSAF (DIR) dans un tiroir ou armoire ferm clef.

Tout paiement des factures relatives aux sous-projets et tout paiement des factures de fonctionnement suprieur 2 000 000 Ar, se font obligatoirement par virement bancaire.

Etablissement chques :

Le comptable :

- rassemble les pices et demandes de paiement payer pour la semaine, notamment ceux contenus dans leclasseur A PAYER ,- en fait la vrification,- demande le chquier au CSFC (DG) / CSAF (DIR),- tablit les chques qui doivent tre imprativement barrs sur la base des pices,

-

prsente les pices et les chques au CSFC (DG) / CSAF (DIR) pour visa et BON A PAYER.Le CSFC (DG) / CSAF (DIR) :

- vrifie la cohrence des pices prsentes ;- vrifie la conformit des pices et des chques ;

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- prpare les reus (voir annexe) et fait transmettre les chques par le coursier en lui remettant les reus poursignature des bnficiaires ;- rassemble et joint les reus aux pices aprs signature par les bnficiaires.

Enregistrement :

Le Comptable / Assistant Administratif/Secrtaire Administratif :

- inscrit le paiement dans le cahier de suivi des BC ;- acquitte le PJ en apposant la mention PAYER PAR CH N. ;- procde limputation, la saisie et au classement des pices suivant la procdure de comptabilisation.

Achat au comptant :

En cas dachat au comptant, le BC, remplace la facture en guise de PJ. Le paiement sera tout de suite inscritdans le registre de suivi des BC. La facture correspondante y sera jointe avant comptabilisation et classement.

IX.1.6. Paiement par virement :

La procdure suivre est la mme que pour le paiement par chque.

Lordre de virement remplace le chque.

Les bnficiaires sont informs par lavis de paiement dit automatiquement par logiciel comptable

Dans le cadre de lutilisation du compte spcial en USD, les bordereaux de rglement sont assimils auxordres de virement quant au circuit dtablissement.

IX.2. Recettes :

IX.2.1. Caisse :

IX.2.1.1. Tenue de la caisse :

Responsabilit :

La caisse doit tre tenue par le Financier pour la DG et le Secrtaire administratif pour la DR.Le CSFC (DG) / CSAF (DIR) est responsable de la bonne tenue de la caisse.

Tenue physique de la caisse :

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A chaque fin de semaine, aprs comptabilisation de toutes les pices de caisse, le comptable fait lerapprochement entre le solde du grand livre de caisse et du brouillard de caisse, dtecte et explique lesventuelles diffrences.

IX.2.1.2. Approvisionnement caisse :

Plafond de caisse :

En principe, le montant moyen de caisse ne doit pas dpasser 400 000 Ar pour la DG et 300 000 pour chaqueDIR.

Demande dapprovisionnement :

Chaque approvisionnement de caisse doit faire lobjet dune demande de reconstitution de caisse (voir annexe).La demande dapprovisionnement caisse est tablie au cas o le solde en caisse ne permet plus de faire face des dpenses prvues.

Contenu demande dappro caisse :

La demande dapprovisionnement caisse signe par le caissier et vis par le CSFC (DG) / CSAF (DIR)

comprend :

- la rcapitulation par nature des dpenses effectues depuis le dernier approvisionnement caisse,- les prvisions par nature des dpenses pour la priode dont lapprovisionnement est demand aprsinformations auprs du comptable si besoin,- le solde en caisse au moment de la demande,- le montant de lapprovisionnement demand.

Visa et excution demande :

La demande est prsente au CSFC (DG) / CSAF (DIR) pour visa. Celui-ci vrifie la demande, y appose sonvisa et la transmet au comptable pour tablissement du chque suivant la procdure de dcaissement parchque.

Le chque pour approvisionnement caisse est tabli au nom du CSFC (DG) / CSAF (DIR) ou du comptable quisoccupe de lapprovisionnement en banque aprs signature du chque par le Directeur.

Recette :

Le montant en espces de lapprovisionnement demand est remis par le CSFC (DG) / CSAF (DIR) ou lecomptable au caissier qui tablit une pice de recette sur la base du montant remis. (voir annexe).La pice de recette est prsente au CSFC (DG) / CSAF (DIR) pour signature et transmise au comptable

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La Direction Gnrale du FID sera responsable de la vrification des signatures autorises dans le cadre desrapprovisionnements effectuer au niveau du Compte Spcial Central.

A.2 Dtermination du dpt initial et ouverture des comptes :La Direction Administrative et Financire procdera au virement des dpts initiaux en Ariary par le dpt duCompte Spcial Central

B) UTILISATION DES SOUS COMPTES SPECIAUX :

Les sous comptes spciaux financeront uniquement des dpenses ligibles aux termes de lAccord deFinancement suivant les catgories de dpenses autorises et les pourcentages spcifis.

Les procdures de mise en paiement par les sous comptes spciaux seront celles dcrites dans le Manuel deProcdures, tant pour les sous projets que les autres catgories.

De ce fait, une dpense sera justifie pour tre ligible au paiement par un sous compte spcial sans avoir eutoutes les approbations et visa prvus par le Manuel de Procdures.

Tous les ordres de paiement, et plus gnralement, tous les documents relatifs aux sous comptes spciaux

sont signs par les Directeurs Inter Rgionaux et les Chefs de Service Administratif et Financier. Lesoriginaux de ces documents serviront pour le rapprovisionnement auprs de la Direction Gnrale. Lescopies seront classes au niveau des Directions Inter Rgionales au titre des pices comptables.

Les ordres de virement doivent tre numrots squentiellement et tablis en trois exemplaires dont 2 pour laBanque et 1 pour classement chronologique.

Les extraits de comptes reus de la Banque doivent tre libells en Ariary.

Le suivi des sous comptes spciaux est fait en Ariary notamment pour fin de rapprochement bancaire, et serafait sur la base des avis de dbit reus de la Banque. Les sous comptes spciaux au niveau des DIR ne peuvent financer que des dpenses infrieures au quart dumontant plafond du sous compte spcial allou la Direction Inter Rgionale. Au-del de ce montant, lesdpenses doivent tre effectues par le compte spcial central au niveau de la Direction Gnrale.

De plus, les sous comptes spciaux ne peuvent en aucun cas tre utiliss pour des paiements aux bnficiairesen devises, ces derniers tant rservs uniquement aux transactions internationales, ce qui doit releveruniquement de la Direction Gnrale.

Les sous comptes spciaux ne peuvent en aucun cas pr financer des dpenses qui seront finances par lesfonds de contrepartie du Compte de projet en Ariary.

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Les formulaires sont tablis par catgorie de dpenses.

Tous les formulaires sont ensuite rcapituls sur un formulaire de rapprovisionnement (rcapitulationgnrale sign par les Directeurs Inter Rgionaux.

Il est tabli un tat de rapprochement (justificatif) du sous compte spcial qui sera joint la demande derapprovisionnement en mme temps que les extraits de comptes relatifs aux dpenses demandes.

Les demandes de rapprovisionnement sont transmises la Direction Administrative et Financire de laDirection Gnrale avec toutes les pices justificatives originales y affrentes.

D) ATTRIBUTIONS DE LA DIRECTION GENERALE :

Pour le rapprovisionnement de sous comptes spciaux, la Direction Administrative et Financire de laDirection Gnrale :

- reoit les demandes de rapprovisionnement ;- vrifie la conformit des dpenses aux termes de lAccord de Crdit et du Manuel de Procdures ;- effectue le rapprovisionnement des dpenses conformes.

Le dlai entre la rception dune demande et lenvoi de lordre de virement pour le rapprovisionnement dunsous compte ne doit pas dpasser une semaine sauf sil y a une explication demander aux DIR .

Pour la gestion du compte spcial central les points suivants sont ajouter aux procdures habituelles :

- les rapprovisionnements des sous comptes spciaux apparatront dans les formulaires derapprovisionnement avec le libell Rapprovisionnement du Compte Spcial Direction InterRgionale sans dtailler les dpenses si ce nest pas ncessit des formulaires par catgorie ;

- les soldes des avances des sous comptes spciaux non utiliss un moment donn apparatront dansle rubrique Rapprovisionnement non demand dans ltat de rapprochement du compte spcial.

E) DEMANDE DE REAPPROVISIONNEMENT DES SOUS COMPTES SPECIAUX :

1. Actions faire :

- Pointage sur relev des Bordereaux de Rglements (BR) rapprovisionner : toutes les dpenses figurantaux extraits de compte de la priode considres doivent tre rapprovisionnes

- Rconciliation bancaire (justification de lutilisation du dpt initial)- Etablissement de formulaire rcapitulant la liste des BR par catgorie de dpenses- Edition des tats de dpenses sur TOMWIN- Rassemblement des pices justificatives suivant tats de dpenses

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dpenses de fonctionnement. Les dpenses avances par le compte tampon seront rembourseshebdomadairement par le compte spcial avec les pices justificatives relles.

Echance de rapprovisionnement :

Les comptes des DIR sont rapprovisionns toutes les semaines. Toutefois, le rapprovisionnement pourraitse faire dans le cas suivants :

- lorsque les prvisions de dpenses sont telles que le solde de compte ne permet plus dy faire face durant lapriode de rapprovisionnement ;- lorsque le solde du compte atteint le tiers du solde de lapprovisionnement initial ;- hebdomadairement.

Demande de rapprovisionnement :

Le rapprovisionnement est effectu sur la base dune demande de rapprovisionnement tablie par le CSAF etsign par le DR, mentionnant :- le montant du rapprovisionnement demand,- le dtail de ce montant demand reprsent par des dpenses dont les pices justificatives sont disponibleset compltes,

- Copie de relev bancaire du compte tampon avec ltat de rapprochement

Les pices justificatives des demandes de rapprovisionnement sont transmises en mme temps que lademande. Ces PJ doivent tre compltes et tre des originaux.

Vrification et excution de la demande :

A rception de la demande et des PJ, le comptable de la DG.

- vrifie la conformit de la demande aux pices ;- vrifie la ralit et lligibilit des dpenses vrifie si les pices sont compltes ;- tablit ltat et lordre de virement de remboursement des dpenses du compte spcial ;- tablit lOV pour rapprovisionnement du compte de la DR ;- prsente au DAF la demande, les pices avec, ventuellement, les remarques sur ces pices ainsi que lordrede virement. Le DAF signe par la suite lordre de virement.

Le DAF de la DG vrifie la demande et les pices prsentes.Le comptable prsente lordre de virement au DAF et au DG pour signature.

Aprs signature, lOV est transmis la banque.

IX.2.2.2. Compte spcial en USD et en ariary de la Direction Gnrale :

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X GESTION DU PERSONNEL :

Les dispositions du prsent chapitre viennent en complment des dispositions du rglement intrieur approuvpar le Conseil dAdministration et transmis lInspection du travail.

X.1. Recrutement

X.1.1. Termes de rfrence :

Dans le cas dun nouveau recrutement en cours dactivits du FID, l tablissement des termes de rfrencedun poste est fait par le suprieur hirarchique direct auquel est rattach ce poste, et vis par le Directeur.

Les termes de rfrence pour chaque poste doivent tre approuvs par le DG.

La DAF / DG tient un rpertoire des termes de rfrence de chaque poste existant au sein du FID

X.1.2. Publicit du recrutement :

Le recrutement dun personnel cadre doit faire lobjet de parution dans, au moins, un quotidien national ou partir des candidatures par demandes spontanes reues aux bureaux du FID

Le recrutement dun personnel dappui peut faire lobjet de parution dans un journal rgional simplement ou partir des candidatures par demandes spontanes reues aux bureaux du FID. Pour cela, le nombre minimal decandidatures slectionnes pour effectuer les tests doit tre gal cinq par poste pourvoir.

Une note de service manant de la DG peut apporter des modifications ces dispositions.

X.1.3. Procdure de slection :

La slection de personnel cadre doit tre faite partir de test et dinterview.

La slection de personnel dappui peut se faire par interview simplement, mais peut ventuellement treaccompagn dun test technique.

Tests :

Les tests crits et techniques doivent faire apparatre la capacit technique relativement aux exigences du poste.

Interviews :

Les interviews doivent ressortir une confirmation de la capacit technique, la personnalit, les connaissancesgnrales et les prtentions.

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Cette approbation finale peut tre dlgue au Directeur Inter Rgional dans le cas dun personnel dappui.

Le choix de la personne recruter doit tre communiqu au DAF (DG)/CSAF (DIR), qui a la charge de notifieret de convoquer cette personne.

X.2. Embauche :

X.2.1. Fixation rmunration et prise de service :

Rmunration :

La fixation des rmunrations du personnel incombe uniquement au Directeur Gnral qui, par le biais de laDAF / DG, communique cette information aux DR, SAF / DR.

Cette responsabilit peut tre dlgue aux Directeurs Inter Rgionaux dans le cas de personnel dappui.

Dans ce cas, le SAF / DR informe dans les plus brefs dlais le DG de la rmunration fixe.

Prise de service :

Lentre en fonction effective de la personne recrute fait lobjet dtablissement dune attestation de prise deservice signe par le Directeur.

X.2.2. Contrat de travail et dossier personnel :

Tout recrutement doit faire lobjet de la signature dun contrat de travail sign par le Directeur Gnral et lapersonne engage, la date de prise de service.

Ce contrat est tabli en 3ex dont 1ex pour la personne, 1ex pour le CSAL(DG)/CSAF(DIR) de la DR et 1expour la DAF / DG.

La personne engage doit fournir les pices spcifies larticle 4 du Rglement Intrieur.

X.2.3. Visite dembauche et obligations rglementaires :

Visite dembauche :

Toute personne engage doit faire lobjet dune visite mdicale dembauche organise par les soins du CSAL(DG)/CSAF(DIR).

La visite dembauche doit tre faite obligatoirement pendant la priode dessai.

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X.3. Paie :

La paie est effectue par la Direction Gnrale pour tout lensemble du FID.

Un dossier PAIE est tenu distinctement pour chaque mois.

X.3.1. Etats de salaires :

Etablissement :

a- Personnel dappui

Les tats de salaires par Direction sont tablis par le DAF / DG.

Les DR doivent faire parvenir la DAF / DG tous les lments entrant dans ltablissement des salaires (HS,avances et autres retenues effectuer) avant le 20 de chaque mois.

Sur la base des grilles de salaires en vigueur et des lments fournis par chaque Direction, le comptable de laDG tablit les tats de salaires par Direction.

Les tats de salaires sont tablis en 4ex dont :

- 1ex pour la dclaration IGR ;- 1ex pour comptabilisation et envoi aux DR ;- 1ex pour envoi au Trsor lors des remboursements de compte ;- 1ex pour dossier paie.

Date dtablissement :

Les tats de salaires doivent tre tablis au plus tard le 24 de chaque mois.

Vrification et signature :

Le comptable prsente les tats pour vrification au CSFC.

Ce dernier vrifie les tats tablis et prsente les tats au DAF avant signature par le Directeur Gnral

b- Personnel cadre :

Le MEMOIRE DE FACTURATION est tabli par le consultant.

Les mmoires devront parvenir au Directeur hirarchique de rattachement tous les quinze (15) du mois encours pour certification

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Moyen de paiement :

Tous les paiements doivent tre effectus par virement bancaire ou chque, sauf pour les personnels dappui quipeuvent tre payes par billetage.

Afin dacclrer lexcution de la paie, les ordres de virements et chques sont tablis en mme temps que lestats de salaires.

Etablissement des moyens de paiement :

Aprs avoir tabli les tats de salaire du personnel dappui, le comptable tablit les ordres de virement et leschques correspondant aux salaires individuels ainsi que ltat de paiement en espces.

Vrification et signature des moyens de paiement :

Le comptable prsente les OV et les chques pour vrification auprs du CSFC (DG)/CSAF(DIR) en mmetemps que les tats de salaires du personnel dappui.

Le CSFC (DG)/CSAF(DIR) vrifie lexactitude et lexhaustivit des OV et chques tablis et les prsente auDAF et au DG pour signature.

Paiements :

Les ordres de virement doivent tre envoys au plus tt le 22 de chaque mois et au plus tard le 29 du moisouvrables avant le dernier jour du mois.

Les chques sont remis aux bnficiaires 2 jours ouvrables avant le dernier jour du mois.

Les paiements en espces sont faits en principe le dernier jour ouvrable du mois. Les bnficiaires doivent, ceteffet, signer ltat de paiement.

Bulletin de paie :

Avant chaque fin du mois, le comptable tablit et fait vrifier par le CSFC (DG)/CSAF(DIR) les bulletins depaie individuels en 2ex (voir annexe) du personnel dappui.

Le dernier jour ouvrable du mois, les bulletins de paie individuels sont distribus. Lemploy signe le 2 me exemplaire et le remet au CSFC (DG)/CSAF(DIR) qui le classe dans le dossier PAIE du mois.

X.3.3. Heures supplmentaires :

Principe gnral :

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Suivi des HS :

Le CSAL(DG)/CSAF(DIR) tient un dossier des HS du mois en cours dans lequel est verse toute fichedexcution des HS approuve par le Directeur.

Enregistrement des HS pour la paie :

Avant ltablissement de la paie, le CSAL/CSAF tablit un tableau rcapitulatif des HS sur la base des fiches ensa possession (voir annexe).

Le tableau est sign par le CSAL(DG)/CSAF(DIR), et le Directeur. Cet tat est transmis la DAF / DG avecles autres lments de salaires

Aprs tablissement de la paie, le dossier des HS du mois en cours est ferm. Un autre dossier est ouvertcouvrant le mois entre la date de ltablissement de ltat et la date de la paie suivante.

X.3.4. Avance sur salaires :

Les principes et procdures concernant les avances sur salaires sont rgis par note de service.

X.4. Couverture sant hospitalisation :

Conformment la lgislation, tout personnel dappui travaillant au sein du FID doit bnficier dun systmede couverture sant.

Cette couverture est fournie par laffiliation un centre de sant interentreprises.

Mais chaque employ peut renoncer cette affiliation et demander son affiliation une police

dassurance sant moyennant paiement des primes y affrentes.

Cotisation des employs :

Laffiliation un centre de sant interentreprises fait lobjet dune retenue rglementaire sur salaire de la part decotisation employ .

Assurance sant :

Les polices dassurances sant sont souscrites par la DG.

La souscription dune police dassurances sant doit tre de la propre volont de lemploy.

Pour matrialiser cette volont, le CSAL(DG)/CSAF(DIR) tablit et envoie une note la personne pour

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Hospitalisation :

Concernant le personnel dappui les principes et modalits de prise en charge du frais dhospitalisationsuivent les dispositions inscrites dans le contrat de travail (80% des frais y affrents seront supports par leFID et 20% la charge de lagent).

X.5. Absences :

Toute absence autre que pour motif de services doit tre motive.Toutes les absences, quelle quen soit la nature et le motif doivent tre inscrites dans une fiche dabsenceindividuelle, tenue par le CSAL (DG)/CSAF (DIR), suivant le modle en annexe.

Absence pour maladie :

Toute absence pour maladie doit tre justifie par une ordonnance de mdecin prescrivant soit :

- un repos mdical ;- un traitement ncessitant une absence du lieu de travail.

Permission :

Les permissions doivent faire lobjet dune demande pralable auprs du suprieur hirarchique, suivantlimprim en annexe.Les demandes de permissions sont tablir au moins dans la demi-journe qui prcde le dbut de lapermission.

Congs :

Les congs doivent tre demands suivant le mme imprim ci-dessus.Les demandes de cong suprieurs 72 heures doivent tre tablies au moins une semaine avant le dbut ducong demand.

Les congs doivent tre planifis. A cet effet, un planning de cong par Direction est tabli, tenant comptedes charges de travail durant lanne.

Le cong pris dun seul tenant est limit 15 jours calendaires.

Planning de cong :

Le planning de cong est tabli suivant les modalits suivantes :

- chaque personne soumet son suprieur hirarchique les dates auxquelles il compte prendre ses congs,


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XI GESTION DE LORGANISATION

XI.1. Codification, transmission et classement des documents :

XI.1.1. Codification :

Les codifications des services et des membres du personnel sont donnes en annexe.

Tout changement ou cration de codification doit faire lobjet dune note circulaire pour toute les Directionset Services.

XI.1.2. Transmission de documents :

Toute transmission de document doit faire lobjet de dcharge.

- sur cahier de transmission pour les plis ordinaires, ferms ou non et notamment pour les plisconfidentiels,- Sur copie de document transmettre ou de lettre daccompagnement pour les documents qui font partiedun dossier dont la constitution est obligatoire,- Sur cahier de transmission interne ou double de bordereau denvoi pour les transmissions inter-services

ou inter-directions.

Les dcharges sont classes de faon permettre de retrouver tout moment la trace dun document.

Tout document confidentiel doit tre transmis sous pli ferm au nom personnel du destinataire et avecla mention CONFIDENTIEL .Les plis confidentiels ne doivent en aucun cas tre ouverts par une personne autre que le destinataire. De cefait, tout pli confidentiel adress au Directeur doit tre remis directement au Directeur.

Tous les documents sur le PERSONNEL (contrat, salaires ou autres) doivent tre transmis sous plisconfidentiels.

XI.1.3. Classement des documents :

Lieu de classement :

Tous les originaux de documents sont classs au niveau du Secrtariat de Direction sauf pour les picescomptables et les documents sur le PERSONNEL. Ces derniers sont classs respectivement au niveau duSAF et auprs du CSAL (DG)/CSAF(DIR).

Mode de classement :


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45 L g d d d t l l t d di tt d g d t d l


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Les sauvegardes des donnes et le classement des disquettes de sauvegarde sont dans lannexe.

Les logiciels de travail utiliser sont dcrits dans le mme annexe.

Pour les donnes ncessairement une consolidation au niveau de la DG (comptabilit, suivi de projet,promotion) chaque DR enverra la DG priodiquement et suivant la demande de celle-ci, une disquetteou mail contenant les donnes valides ncessaires.

Le Service Systme dInformation Suivi-Evaluation est le responsable de contrle de sauvegarde desdonnes.

La saisie doit tre faite en temps rel.

Les documents ou pices saisies doivent tre marqus par un tampon SAISIE ou FAITE , et doiventtre classs immdiatement.

XI.4. Assurance :

Conformment aux obligations du FID stipules dans lAccord de Projet, le FID doit contracter desassurances pour couvrir les risques suivants :

- incendie : btiments et contenus,- vol,- dgts des eaux,- risque sur les voitures.

Les polices dassurances sont contractes par la DG.

Les contrats pour la couverture des risques pour les DIR autre quAntananarivo sont contracts de manire permettre la gestion des contrats partir des agences de la compagnie dassurance situes dans la rgion delocalisation.Une copie des contrats concernant chaque DIR est envoye au CSAL(DG)/CSAF(DIR) par la DAF/DG.

XI.5. Scurit :

Responsabilit :

- Le CSAL (DG)/CSAF (DIR) est responsable de lorganisation de la scurit,- A cet effet, il doit prendre toutes les dispositions pour :

mettre disponible en cas durgence des matriels de lutte contre lincendie, renforcer la fermeture des locaux,

46 A chaque changement de tour de garde le gardien (ou les gardiens) entrant doit vrifier la bonne fermeture


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A chaque changement de tour de garde, le gardien (ou les gardiens) entrant doit vrifier la bonne fermeturedes bureaux et signaler au CSAL(DG)/CSAF(DIR) toute anomalie constate partir dun registre depassation .

Aucune visite de personne trangre au FID ne doit tre accepte en dehors des heures de bureau.Des notes de service prciseront les autres modalits ventuelles de fonctionnement des gardiens.

XI.6. Hygine :

Responsabilit :

Le CSAL(DG)/CSAF(DIR) est le responsable de la bonne tenue de lhygine.

A cet effet, il doit mettre la disposition des femmes de mnage tous les matriels et fournitures ncessairesaux divers nettoyages.

Organisation pour le maintien de lhygine :

Les travaux de nettoyage ne doivent pas gner les gens qui travaillent. Les femmes de mnage sont donctenues de nettoyer les bureaux avant lentre. Elles doivent prendre leur service au moins une heure avant

louverture des bureaux, sauf cas de ncessit pour la bonne gestion des cls.

Les bureaux doivent tre tenus propres en permanence. Les femmes de mnage veillent donc la propritde toutes les salles, les meubles et les toilettes.

Elles doivent tre assistes si le matriel nettoyer est dlicat (cas des ordinateurs).

XII PROCEDURES DE CONTROLE :

XII.1. Contrle budgtaire :

Base du contrle :

A chaque fin du mois, chaque Direction sort ses tats comptables. Ces tats serviront de base llaborationdu tableau de situation financire contenu dans le rapport dactivits.

Le contrle budgtaire consiste ressortir de manire claire la situation des ralisations et des disponiblespour chaque rubrique budgtaire.

Responsabilit du contrle :

La sortie du tableau de situation financire incombe au DAF (DG)/SAF (DIR) et celle de la situation

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soit pour rattraper ces carts


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soit pour rattraper ces carts, soit pour effectuer des amnagements au niveau des budgets.

XII.2. Audit interne :

- La Direction Gnrale procde rgulirement un audit auprs des directions rgionales ;- Ces audits consistent vrifier la bonne application des procdures dites par les Manuels deprocdures et plus particulirement le prsent manuel ;- Ces audits feront lobjet dune programmation tablie avec chaque DiR pour faciliter leur droulement ;- Les audits seront faits