manuel de procédures pour les micro-projets communautaires (fid- 2011)

8/6/2019 Manuel de procdures pour les micro-projets communautaires (FID- 2011)

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REPUBLIQUE DE MADAGASCARFitiavana - Tanindrazana Fandrosoana

PRIMATURE

FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT

- FID -

TOME II

MANUEL DE PROCEDURES

MICRO- PROJETS COMMUNAUTAIRES

Version Avril 2011


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Fonds dIntervention pour le Dveloppement EFSRP - Manuels de Procdures Micro- projets Communautaire-Tome II_Ver. Avril 2011.

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ABREVIATIONS

AEP Adduction dEau Potable

APD Avant Projet Dtaill

APS Avant Projet Sommaire

BE Bureau dEtudes

BTP Btiments et Travaux Publics

CC Comit de Concertation

CP Cellule de Projet

DAO Dossier dAppel dOffre

DG Direction Gnrale du FIDDIR Direction Inter Rgionale du FID

DRDR Direction Rgionale du Dveloppement Rural

ARIARY Ariary

IDA Association Internationale pour le Dveloppement

IDB Infrastructure de Base

IEC Information, Education, Communication

MOD Matrise dOuvrage Dlgu

MPE Micro- et Petite Entreprise

MPI Micro-Primtre Irrigu

MT Mmoire Technique

ONG Organisation Non Gouvernementale

PTA Programme de Travail AnnuelRC Renforcement des Capacits

REP Responsable de lEntretien du Projet

RTP Responsable Technique de Projet

USD q. Dollar Amricain quivalent

MONNAIES

La monnaie de compte ainsi que de paiement des Projets communautaires reste lAriary (Ar.). Toutefois,certains montants mentionns dans le prsent manuel (en particulier pour dfinir les montants maxima desfinancements et les diffrents seuils dapprobation, ou pour se rfrer aux montants estims des contrats en

matire de passation de marchs) sont exprims en USD quivalent (USD q.), pour viter davoir modifiertrop souvent le manuel en cas de fluctuations trop frquentes du taux de change et, par voie de consquence,des prix.


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TABLE DES MATIERES

ABREVIATIONS ___________________________________________________________________ 2I-PRESENTATIONGLOBALEDELACOMPOSANTE/OBJECTIFS _____________________ 4II.CIBLAGEDESBENEFICIAIRESDESMICRO-PROJETSCOMMUNAUTAIRES ________ 4

1. Rpartition du fonds allou : _____________________________________________________ 42. Priorisation des Communes bnficiaires : _________________________________________ 43. Promotion cible des Communes priorises : _______________________________________ 54. Traitement des requtes manant des bnficiaires: __________________________________ 55. Identification et valuation sur terrain des sous micro- projets ligibles : ________________ 5

III- MODE DE REALISATION TECHNIQUE ___________________________________________ 61.MODE DE REALISATION TECHNIQUE DES MICRO- PROJETS COMMUNAUTAIRESGERES PAR LES ASSOCIATIONS DES BENEFICIAIRES : ____________________________ 62. MODE DE REALISATION TECHNIQUE DES MICRO- PROJETS COMMUNAUTAIRES

EXECUTES EN MAITRISE DOUVRAGE DELEGUEE PAR LE FID : __________________ 10a. Convention de Matrise dOuvrage Dlgu et Convention dEntretien : _____________________ 10b. Matrise duvre :__________________________________________________________________ 11c. Procdures applicables pour les marchs des travaux : ___________________________________ 12

IV. GESTIONFINANCIEREETCOMPTABLEDESDESSOUS-PROJETSCOMMUNAUTAIRES :__________________________________________________________________________________ 12

1. Micro- projets communautaires raliss par les bnficiaires : ________________________ 122. Micro- projets communautaires raliss en MOD : _________________________________ 14

V. SUIVIEVALUATIONDESSOUS-PROJETSCOMMUNAUTAIRES____________________ 141. Indicateurs globaux (pour lensemble de la composante) : ___________________________ 142 Indicateurs spcifiques (pour les micro- projets) : __________________________________ 153. Rapports dexcution : __________________________________________________________ 15

3.1 Rapport davancement de la Cellule de Projet :________________________________________ 153.2 Rapport final du Matre de louvrage (Communauts des Bnficiaires) : __________________ 15

Appendice 1: DEFINITIONS DES TERMES ___________________________________________ 17Appendice 3 : Prslection des partenaires techniques du FID _____________________________ 20

1. Procdures de prslection des bureaux dtudes (BE) : _____________________________ 202. Procdures de prslection des MPE du BTP : _____________________________________ 20


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I-PRESENTATIONGLOBALEDELACOMPOSANTE/OBJECTIFS

Lobjectif de la composante micro- projets communautaires est la ralisation de micro- projets surla base de requtes communautaires.

En rgle gnrale, cette composante finance des activits qui ne sont pas incluses dans lesprogrammations ou les responsabilits communales (cf appendice 2) ainsi que les activits dont lefinancement est support par des programmations sectorielles ou dautres sources de financement.

Sur la base des typologies de micro- projets ligibles pour cette composante, le FID travaillera dans lecadre des protocoles daccord avec les ministres sectoriels concerns dans le ralisation des micro-projets, principalement avec le Ministres de lAgriculture, et le Ministre des Travaux Publics et de laMtorologie (MTPM) concernant respectivement les amnagements hydro agricoles (MPI) et lespistes et ouvrages en milieu rural.

Le financement dun micro- projet communautaire ne peut pas tre suprieur 42.000 Dollars desEtats-Unis (USD) y compris toutes les taxes y affrentes. Ce financement concerne aussi bien lespaiements au titre de la ralisation physique des infrastructures que les paiements des prestations de

services (matrise duvre et appui socio organisationnel) y affrents.

Une contribution des bnficiaires dans le cot des micro- projets est requise (en numraire, matriauxou main duvre) hauteur de 5% du cot total du micro- projet raliser avant la rceptionprovisoire des travaux.

II.CIBLAGEDESBENEFICIAIRESDESMICRO-PROJETSCOMMUNAUTAIRES

Lobjectif du ciblage des bnficiaires consiste surtout respecter les rgles dquit et de latransparence selon les tapes suivantes :

1. Rpartition du fonds allou :

La rpartition budgtaire pour la ralisation de micro- projets communautaires repose sur le nombrede population par Rgion. Les Direction Inter Rgionales enregistrant un nombre de populationimportant bnficient dun plus grand nombre de sous-projets.

Le nombre de sous-projets raliser par Rgion est gr par chaque Direction Inter Rgionale entenant compte :

o Du taux de pauvret en milieu rural et urbain par Rgion (source : EPM 2010, Instat),o Du nombre de population en milieu rural et urbain par Rgion (source : Recensement de la

population en 2007)

2. Priorisation des Communes bnficiaires :

La priorisation des Commune dintervention seffectue par le classement des Communes rurales lesplus pauvres selon la mthode Ilo Cornell (2007) baseo sur lindice de pauvret (IP) et lindice denclavement (IE), indices qui sont compris entre 1 5 (5

tant la note donne aux communes les plus pauvres et trs enclaves)o Le nombre de population par Commune.o Les communes cibles sont sensibilises par une information globale et les communauts

intresses adressent une requte auprs du FID. Ces requtes sont traites par le principe premier arriv, premier servi selon leur ligibilit selon le PAD.

Les critres de priorisation des Communes sont bass sur le systme de zonage des Plans Rgionauxde Dveloppement (PRD) en tenant compte de :

o la potentialit de production vivrire : rapport entre la surface irrigue et la surface irrigable ;o la difficult daccs ou enclavement : carence en piste dvacuation des produits agricoles ;o lchelle de pauvret : manque dinfrastructure de base.


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o les sites classs prioritaires des Aires protgs et Parcs Nationaux. Une concertation entre leFID et les responsables de ces Aires Protgs ou Parcs Nationaux est ncessaire pour :

- Identifier les communauts qui vont bnficier des micro-projets Projet Communautaire- Mettre en synergie la mission du FID et les objectifs de politique de gouvernance

environnementale.

3. Promotion cible des Communes priorises :

Le FID procde une promotion cible des sous-projets raliser au niveau de chaque Communepriorise par le mecanisme dcrit ci-dessus au cours de laquelle il met disposition des AutoritsCommunales un canevas de requte (Cf annexe 1.1) qui serait par la suite distribu toutes lesCommunauts interresses par les activits du Projet.

Chaque communaut doit formuler des requtes priorises par une assemble gnrale desbnficiaires potentiels et vises par la Commune et les services techniques dconcentrs (STD)concerns. Les requtes doivent tre par la suite dposes auprs dune des Directions InterRgionales du FID pour pouvoir prtendre au financement de micro- projet.

4. Traitement des requtes manant des bnficiaires:

Aprs rception des requtes conformes au canevas, le FID procde leur prvaluation qui consiste la vrification pralable de lligibilit technico-financire de la requte, savoir :

o typologie de micro- projet ;o Investissement per capita < 50 $ US q.o cot estimatif ne dpassant pas 42.000 $ US q.o micro- projet non financ par dautres bailleurs de fonds.

5. Identification et valuation sur terrain des sous micro- projets ligibles :

Le FID procde par la suite lidentification et lvaluation sur terrain des micro- projets jugspralablement ligibles. Cette opration consiste vrifier :

que la requte ait t tablie de manire participative (avalise par une assemble gnrale) etquelle constitue une priorit pour la Communaut ;

la faisabilit technico-financire et environnementale du micro- projet ; la capacit des Communauts pour assurer la ralisation, lexploitation et lentretien du micro-

projet;

N.B. Pour le cas particulier des Micro primtres irrigus (MPI) dont la superficie ne peut pas excder

100 hectares, un recoupement pour exclure les gros propritaires terriens sera effectu au cours de

lidentification/valuation.

A la fin du processus de ciblage des bnficiaires des micro- projets communautaires, le FIDtransmettra systmatiquement la liste des micro- projets valus et retenus avec copies aux diffrentsservices techniques deconcentrs (STD) concerns et aux autres Programmes de financement.

Les micro- projets retenus lissue du processus de ciblage des micro- projets communautaires sontinscrits dans le Programme de Travail (PT)1priodique du FID.

1 Le systme dapprovisionnement du compte dsign du FID (bas sur les Rapports de Suivi Financiers semestriels) faitque lajustement des programmes dengagements et de dcaissements sont effectus en dbut de chaque semestre pourAvis de Non Objection lIDA avec le budget associ.


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6III- MODE DE REALISATION TECHNIQUE

1.MODE DE REALISATION TECHNIQUE DES MICRO-PROJETS COMMUNAUTAIRES GERES PAR LESASSOCIATIONS DES BENEFICIAIRES :

Dans le cas o les conditions requises pour ce mode de ralisation sont remplies, principalement:

Que la consistance des travaux raliser nest pas juge complexe et ne requiert pas descomptences particulires,

Quune structure de gestion communautaire est facilement mobilisable en termesdoprationnalit. (Ex : une cellule de projet ayant dj travaill avec le PDC ou autresprogrammes ou une association suffisamment structure pour signer une convention definancement)

Les modalits de gestion financire (surtout la proximit dune banque primaire) sont valuessatisfaisantes.

les sous-projets communautaires financs par le FID sont grs et raliss par les associations de bnficiaireselles-mmes travers des cellules de projet (CP) constitues cet effet.

a. Convention de financement et modalits gnrales de transfert de fonds auxAssociations de Bnficiaires

La ralisation des micro- projets en gestion communautaire requiert la signature dune convention definancement entre le FID et lAssociation de bnficiaires.

La convention de financement prcisent les droits et obligations des deux parties pendant la phasedexcution des tudes et des travaux, en particulier en ce qui concerne le montant du financement, lesmodalits de dcaissement, lutilisation du compte en banque de lassociation, la faon dont lactivit financer va tre ralis, les passations de march, lentretien futur du sous-projet, etc.

Le montant de cette convention comprend :

a. Le montant TTC du cot des travaux,b. Le montant TTC du cot des prestations de contrle et surveillance et,c. Les frais bancaires.

Le financement du Projet relatif cette convention est vers au compte principal de la banque delassociation de bnficiaires sur la base du Mmoire de Prparation de Projet (MPP) et en fonction delavancement du sous-projet.

Les modalits de dblocage des fonds relatifs cette convention sont dcrites dans le chapitreconcernant les modalits de gestion financire2.

o Louverture et lutilisation du compte principal de la banque de lassociation sont soumises certaines conditions, en particulier en ce qui concerne les retraits sur ce compte. Par ailleurs,le FID a un droit de regard sur ce compte, et il a le droit de le bloquer en cas de malversationsdment constates par ses reprsentants ou ses mandataires dment autoriss.

o En cas davis dfavorable dun audit de la gestion des fonds par la Cellule de Projet ou demalversations dment prouves dans lutilisation de ces fonds, le FID se rserve le droit desuspendre le paiement de lune ou plusieurs des tranches ci-dessus, tant que lassociation desbnficiaires naura pas remdi aux dfaillances constates. En outre, le FID est subrog lassociation de bnficiaires pour intenter toute action judiciaire approprie en cas dedfaillance de cette dernire.

2 Cf Chap. IV


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o Une fois le sous-projet ralis, la Cellule de Projet est charge de grer son entretien. Leresponsable de lentretien du sous-projet3 au sein de la cellule de Projet a pour missiondassurer le planning et la gestion technique de lentretien. Il est form par la MPE du BTPpendant la priode des travaux et doit bien assimiler le Manuel de Gestion et dEntretien(MGE) qui est remis aux bnficiaires la rception provisoire et que les bnficiairessengagent utiliser et appliquer.

En tant que Matre dOuvrage du sous-projet, lAssociation de Bnficiaires est responsable part entirede tout le processus de sa mise en uvre technique notamment concernant la passation de contrats auxdiffrents sous traitants ou prestataires de service pour :

o lappui socio-organisationnel,o la matrise duvre (Bureau dEtudes ou consultant individuel) eto la contractualisation avec les MPE du BTP ou les tcherons pour les travaux.

Il est souligner limportance de la transparence dans la gestion de lexcution des sous-projetscommunautaires en particulier en ce qui concerne le dblocage et lutilisation des fonds ainsi que leprocessus de passation de marchs.

Ainsi, outre son rle primordial dans le pilotage du sous-projet communautaire, la Cellule de Projet esttenue dinformer priodiquement (au moins par quinzaine) lensemble des membres de lassociation desbnficiaires de lavancement du sous-projet, des marchs passs et des dpenses effectues :

o par le biais de la tenue dune Assemble Gnrale des membres de lassociation;o et par voie daffichage des grandes dcisions (en particulier les rsultats de consultations ou

dappels doffres) ainsi que des tats des dpenses priodiques (au moins mensuels).

o A ce titre, pour viter tout conflit dintrt de la part des personnes responsables de la gestion oudu contrle du sous-projet, les membres de la Cellule de Projet, ainsi que toute structure (MPE,

BE ou Consultant individuel) leur appartenant ou gres par eux, ne seront pas autoriss intervenir comme entrepreneurs ou fournisseurs de biens ou services pour la ralisation du sous-projet. Seront galement exclus les membres de leurs familles, et toute structure (MPE, BE ouConsultant individuel) gre par les membres de leurs familles.

Dans la ralisation des sous-projets communautaires par les associations de bnficiaires, le FID a deuxrles essentiels:

dune part, en tant quorganisme dexcution et organisme de financement, il est responsable delutilisation du crdit et du dblocage des fonds au profit des associations de bnficiaires(conformment lchancier de paiement dans la convention de financement);

dautre part, il a aussi un rle dappui technique, tendant notamment transfrer aux bnficiairesson savoir faire en gestion de Projet, et un rle de contrle de la qualit et de lavancement dessous-projets communautaires.

b. Mobilisation et renforcement des capacits des associations de bnficiaires :

Ces activits seront assures par le FID dans le cadre des son rle de superviseur et par le matreduvre dans son rle daccompagnateur de la cellule de micro- projet.

La mobilisation sociale et le renforcement des capacits / formation pour des sous-projets grs etraliss par les Associations de Bnficiaires comprennent la revitalisation et/ou formation de la

Cellule de Projet et laccompagnement tout au long du cycle du Projet.

3 Qui doit tre un membre de lassociation ayant comme rsidence principale le fokontany considre.


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Ces activits relatives la mobilisation sociale et le renforcement de capacits se rapportentgnralement :

1. Sur leurs obligations gnrales quant la ralisation du sous-projet surtout le rle dematrise douvrage.

2. Sur le gestion financire simplifie : Tenue des livres comptables : journal de Banque et journal de caisse. Modalits de demande de dblocage de fonds, Modalits de paiement des factures des sous traitants (Consultants, BE, MPE)

3. Sur la gestion technique du micro- projet : Rgles de passation de marchs et gestion des contrats des sous traitants, Suivi et contrle des prestations des sous traitants (Consultants, BE, MPE) La mise en exploitation et lentretien du micro- projet, Le suivi valuation communautaire du micro- projet.

c. Matrise duvre :

La matrise duvre pour des sous-Projets communautaires grs et raliss par les Bnficiairescomprend :

o Lappui socio organisationnel.o Les tudes techniqueso Le contrle et surveillance des travaux

La matrise duvre sera assure par un consultant individuel recrut par voie dappel manifestation dintrt ou un Bureau dEtudes retenu par consultation sur la base du registre tabli parle FID en dbut dexercice dans le cadre de sa prslection priodique.

Le recrutement du Bureau dEtudes ou consultant individuel se fait suivant la procdure en vigueur auFID et diligent par la cellule de Projet qui signe le contrat avec le prestataire adjudicataire aprsaccord pralable du FID.

Les rsultats des tudes techniques ainsi que les documents ncessaires la ralisation des travaux(DAO) sont aussi soumis pour accord pralable du FID.

Les annexes au prsent manuel dtaillent les diffrentes phases ainsi que les modles de documents utiliser au cours de cette tape et qui se rapportent aux types dactivits raliser.

d. Ralisation des Travaux :

Comme indiqu ci-dessus, les tudes techniques seront soumises laccord pralable du FID. Enfonction de la technicit requise, ces tudes techniques proposeront de faon claire les diffrents lotsde travaux, de services et de fournitures, ainsi que le planning prcis de leur excution respective, en

distinguant entre:o les travaux confier un (ou des) tcheron(s);o les travaux confier une ou des MPE du BTP par voie dappel doffres;o les services de contrle et surveillance.

Le choix de la modalit de ralisation des travaux doit tre bas sur des considrations techniques,mais doit tenir compte aussi des prfrences et capacits des bnficiaires.

Une fois que ce choix aura t fait, les procdures de passation de march seront fonction du montantestim de chaque contrat passer.

i. Travaux par tcheronnage:

Les travaux confis aux tcherons concernent tout lot de travaux dont le cot est estim moins de10.000 USD q.


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La Cellule de Projet procdera une large publication locale de la consultation des tcherons dont ledlai ne saurait tre infrieur 10 jours calendaires (affichage au site du Projet, bureau delassociation, bureau de la Commune, radio locale). Ceci devrait permettre aux tcherons locaux demanifester leurs intrts par crit tout en indiquant leurs rfrences techniques auprs de la Cellule deProjet. La Cellule de Projet pourra alors ngocier un contrat avec le tcheron de son choix.

La signature du contrat ninterviendra quaprs validation de ce choix par lassemble gnrale desbnficiaires et accord pralable du FID.

Les diffrentes tapes dans le processus de recrutement dun tcheron par lAssociation desbnficiaires, les formulaires utiliser ainsi que le modle de contrat de tcheronnage sont donns enannexe.

ii. Travaux ncessitant un appel doffres (lot > 10.000 USD q.) :

Pour tous travaux dont le montant estim est suprieur 10.000 USD q. , la procdure par appeldoffres pour une dure qui ne peut pas tre infrieur 30 jours calendaires est obligatoire. Seulespeuvent concourir les MPE prslectionnes par le FID en dbut dexercice dans le cadre de saprslection priodique.

Des modles de documents prcisant les conditions de lappel doffres sont prsents en annexes :o avis dappel doffres (annexe 3.2.3);o dossier dappel doffres (annexe 3.2.4) ;o fiches de dpouillement et dvaluation des offres (annexe 3.2.5)o et modle de contrat de travaux avec une MPE du BTP (annexe 3.2.6).

Conformment aux prescriptions du Dossier dAppel dOffres (DAO), le contrat sera attribu ausoumissionnaire ayant satisfait aux conditions de conformit et de qualification, et qui, en plus, aprsent loffre la moins disante.

La cellule de Projet remettra la Direction Inter-Rgionale du Projet une copie du rapportdvaluation des offres, pour non objection. Des modles de fiches de dpouillement et dvaluationdes offres sont donns dans lannexe 3.2.5.

La notification du titulaire ninterviendra toutefois quaprs laccord pralable du FID sur laproposition de la commission dvaluation. Le contrat sera ensuite sign entre les deux parties aprsla remise par le titulaire dune caution de bonne excution quivalent 10% du montant des travauxTTC.

iii. Procdures dAchat ou de Passation de Marchs de Fournitures :

Deux cas de figure peuvent se prsenter:

pour lachat de fournitures dun montant infrieur ou gal 50.000 ariary (environ 50 USD q.), un achatdirect partir de la caisse est valable;

pour lachat dun lot de fournitures dont le montant estim est suprieur 50.000 ariary (environ 50 USDq.), les procdures suivantes sont respecter:

o procder une demande de prix auprs de trois (3) fournisseurs minimum (voirproforma-type en annexe), ou, dfaut, une collecte de prix contresigne par 3membres de la Cellule de Projet;

o valuer les offres conformes et en choisir la moins disante;o tablir un bon de commande sign par le Prsident de lAssociation, le Trsorier

et le Responsable Technique;o rceptionner la facture et procder au rglement (correspondant uniquement la

facture, donc chaque quantit livre).

Outre la tenue des journaux de caisse et de banque, lAssociation de bnficiaires apportera un soinparticulier dans larchivage des pices relatives ces achats qui pourraient faire lobjet dun audit de la

part du FID pendant ou la fin du sous-Projet.

Un mini manuel de gestion financire et comptable est remis la Cellule de Projet en fin de formation(voir annexe 4)


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2. MODE DE REALISATION TECHNIQUE DES MICRO- PROJETS COMMUNAUTAIRES EXECUTES ENMAITRISE DOUVRAGE DELEGUEE PAR LE FID :

a. Convention de Matrise dOuvrage Dlgu et Convention dEntretien :

Pour la ralisation des sous-projets communautaires prvus tre raliss en matrise douvragedlgu, lassociation de bnficiaires recevant une subvention passent avec le FID une convention dematrise douvrage dlgue (MOD), dont un modle se trouve dans lAnnexe 1.2. Cette conventionde MOD qui est vise par la commune prcise entre autres les responsabilits de chacune des partiesdans la conception et la ralisation du sous-projet et leur contribution au cot total du sous-projetcommunautaire. La signature dune telle convention de MOD est une condition pralable lapprobation formelle du sous-Projet communautaire par le FID.

Par cette convention, lassociation de bnficiaires dlgue au FID, qui accepte, lensemble desprrogatives, droits et obligations affrents la matrise douvrage des travaux, tudes et autresprestations ncessaires lexcution du sous-projet communautaire. Plus spcifiquement, le FID,matre douvrage dlgu, assume les prrogatives, droits et obligations suivants:

o slection du bureau dtudes et passation du march de prestations de services;o fourniture au bureau dtudes des donnes et informations pertinentes et prliminaires

relatives au sous-Projet;o approbation des tudes relatives au sous-Projet : Mmoire Technique (MT), Avant-Projet

Sommaire (APS) et Avant-Projet Dtaill (APD);o approbation du Dossier dAppel dOffres (DAO) et lancement de lappel doffres;o adjudication du march et notification du choix de lentreprise;o paiement des factures partir des avancements des travaux dresss par le Matre duvre;o rception et comptabilisation des apports des bnficiaires;o rception provisoire et rception dfinitive des travaux;o paiement du dcompte dfinitif de travaux;o paiement des prestations de services du Matre duvre.

De leur cot, lassociation de bnficiaires sengage fournir dans les dlais prvus leurs apports enespces, en nature ou en main duvre. En cas de manquement cette obligation, le FID peut dciderde la suspension ou de la clture du sous-projet.

Par ailleurs, lassociation de bnficiaires donne leur accord sur la conception du sous-projet avant quene soit finalis le Mmoire Technique (MT) ou lAvant Projet Sommaire (APS) et lAvant ProjetDtaill (APD). Ils peuvent se faire reprsenter galement en qualit dobservateur aux travaux de lacommission inter-rgionale dattribution des marchs (CIRAM) relatifs au sous-projet. Ils peuventtransmettre leurs observations sur le droulement des travaux au matre duvre charg du contrle etde la surveillance ou directement au FID, et ils doivent assister la rception provisoire et dfinitivedes travaux dont les dates leur sont notifies par le FID.

Lassociation de bnficiaires passe galement avec le FID une convention dentretien (dont unmodle se trouve dans lannexe 1.2), qui fixe les conditions dexploitation et dentretien du sous-Projet communautaire. Comme pour la convention de MOD, la signature dune telle conventiondentretien, vise par la commune, est une condition pralable lapprobation formelle du sous-projetcommunautaire par le FID.

Par cette convention dentretien, les bnficiaires sengagent :o mettre en service louvrage au plus tard un mois aprs la rception provisoire, et ne pas

dtourner linfrastructure de sa vocation initiale;o constituer une structure formelle la signature de la convention et un fonds minimal ds

la rception provisoire, pour assurer lexploitation et lentretien de linfrastructure;o proposer au moins trois individus pour tre forms durant lexcution du sous-Projet, et

les utiliser pour les travaux dentretien; eto utiliser et appliquer le manuel de gestion et dentretien qui lui est dlivr la rception

provisoire.


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En cas de manquement leurs engagements, lassociation des bnficiaires dfaillante ne sera plusligible au financement du FID.

De son cot, le FID sengage apporter tout appui ncessaire aux bnficiaires pour leur permettredassurer convenablement la gestion et lentretien de louvrage. Le FID sengage en particulier assurer la supervision de: (i) la formation des trois stagiaires proposs par les bnficiaires; et (ii) laproduction et la remise du manuel de gestion et dentretien aux bnficiaires.

b. Matrise duvre :

Il sagit essentiellement des procdures de consultation et de passation de marchs avec des bureauxdtudes (BE) pour assurer la matrise duvre des infrastructures de base.

Les obligations affrentes la matrise duvre sont celles dcrites en dtail dans le modle deconvention avec un bureau dtudes pour la matrise duvre qui se trouve dans lAnnexe 2.5. Enrsum, elles comprennent:

o la ralisation des tudes techniques: Mmoire Technique (MT) ou Avant-Projet Sommaire(APS) et Avant-Projet Dtaill (APD);

o ltablissement des dossiers dappel doffres;o le dpouillement des appels doffres et lanalyse des doffres;o le suivi et le contrle journaliers des travaux;o la vrification des attachements pour le paiement des entreprises;o lassistance technique au Matre douvrage dlgu pour la rception technique, provisoire

et dfinitive des travaux.

i. Procdures de consultation des bureaux dtudes (BE) :

Pour la consultation des bureaux dtudes pour la matrise duvre des travaux pour les sous-Projetscommunautaires de pistes ou amnagements hydrauliques villageois, la procdure est la suivante:

La Direction Inter-Rgionale du FID groupe les micro- projets (par nature, proximit gographique etmontants estims des marchs de travaux) de faon pouvoir lancer une consultation pour plusieursmicro- projets la fois.

La CIRAM approuve la liste restreinte des bureaux dtudes (BE) qui seront consults pour ce groupe deprojets. Cette liste, qui comprend au minimum trois BE, est tablie sur la base des informations contenuesdans le registre des bureaux dtudes du FID, et des montants estims des marchs de travaux et donc de lacatgorie de BE prslectionn pouvant tre retenu, tout en veillant ninclure dans cette liste que les BEayant une capacit restante suffisante.

La Direction Inter-Rgionale prpare les Termes de Rfrence du bureau dtudes et adresse aux BEinscrits sur la liste restreinte une lettre les invitant soumettre une proposition dans un dlai dtermin (unmodle de lettre dinvitation est donn dans lannexe 2.3).

La procdure de choix, qui est bien explicite dans la lettre dinvitation, ou demande de propositions,repose la fois sur une valuation technique et sur le prix de la proposition et dont la mthode sera fixedans une Note de Service de la Direction Gnrale. Lvaluation technique prend en compte trois critresprincipaux:

(i) les rfrences techniques dans le domaine de la mission accomplir,(ii) la mthodologie et le planning proposs, et(iii) les qualifications et lexprience du personnel propos pour excuter la

mission.

La CIRAM value les propositions, classe les BE sur la base de tous les lments dapprciation et de lapondration utilise pour les facteurs techniques et les facteurs financiers, et fait une propositiondattribution (au BE class le premier) qui est soumise la Direction Gnrale pour validation. Le rapport

dvaluation de la CIRAM, comprenant la liste restreinte des bureaux dtudes invits soumettre despropositions, les rsultats de lvaluation des propositions soumises par les BE et la justification de laproposition dattribution, est sign par tous les membres de la commission.


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Dans le cas o plusieurs marchs de matrise duvre sont attribus dans la mme consultation, un mmebureau dtudes ne pourra prtendre attributaire de plusieurs marchs. Le FID se rserve le droit devrifier son plan de charge et de ne lui attribuer quun nombre suffisant de marchs. Les autres marchssont attribus aux BE classs deuxime.

Le BE slectionn pourrait tre invit ngocier un contrat avec le FID. A lissue de la consultation desbureaux dtudes, une convention de Matrise duvre est signe par le Directeur Inter-Rgional et le

bureau dtudes adjudicataire.

Les diffrentes tapes suivre, les formulaires utiliser ainsi que le modle de convention avec un bureaudtudes pour la matrise duvre se trouve dans lAnnexe 2.

pour les sous-projets dinfrastructures pour lesquels le FID est Matre douvrage dlgu, lune desfonctions essentielles des responsables des services des oprations du FID est de superviser les Matresduvre qui ralisent les tudes techniques du sous-projet et assurent pour le compte du FID le suivi etcontrle des travaux.

A cet effet, le FID procde des visites inopines de chantiers auxquelles doit assister le Matre duvreconcern ainsi que le reprsentant des bnficiaires, matre douvrage. Lobjet de ces visites est de

contrler la bonne excution des obligations contractuelles du Matre duvre et de LEntreprise titulairedu march de travaux.

c. Procdures applicables pour les marchs des travaux :

Les marchs de travaux dont le cot estimatif est suprieur 10.000 USD q. font lobjet dun appeldoffres dont la publication est faite sur le plan national. Les appels doffres sadressent aux MPE du BTPprslectionnes et classes par le FID dans la catgorie de prslection correspondant aux travaux faisantlobjet de lappel doffres. Louverture des plis est publique.

Toute offre qui nest pas conforme pour lessentiel aux conditions et spcifications du dossier dappeldoffres (DAO) est rejete. Le march est attribu au soumissionnaire dont loffre a t juge la moins

disante condition quil ait la capacit voulue pour excuter le march. Les critres remplir pour celasont prciss dans le dossier dappel doffres, et si le soumissionnaire ny rpond pas son offre est rejete.

Aprs la constitution de la caution de bonne excution gale 10% du montant du contrat (TTC), le FIDmettra lordre de service de commencement des travaux au titulaire. Une sance de prise en charge ducontrat sera par la suite tenue entre le FID, le matre duvre et le MPE titulaire afin de clarifier et fixerles obligations de tout un chacun, particulirement sur le dlai contractuel.

Les diffrentes tapes suivre, les formulaires (dont le Dossier dAppel dOffres ou DAO) utiliser ainsique le modle de contrat avec une MPE sont prsents en Annexe 3.

NB. Reprise des travaux aprs rsiliation :

En cas de rsiliation dun contrat dEntreprise, et aprs valuation des travaux restants par le B.E., deux cas defigure peuvent se prsenter :

a) reliquat > 10.000 USD q. : un nouvel AO est lanc suivant les procdures prcdentes ;b) reliquat < 10.000 USD q. : le Projet procdera la consultation dau moins 03 (trois) tcherons locaux

dont le dlai ne saurait tre infrieur 12 (douze) jours calendaires.

IV. GESTIONFINANCIEREETCOMPTABLEDESDESSOUS-PROJETSCOMMUNAUTAIRES :

1. Micro- projets communautaires raliss par les bnficiaires :

Comme dj stipul, lAssociation des bnficiaires signe avec le FID une convention de financementdont le montant est bas sur les cots dfinis et approuvs dans les Mmoires de Prparation de Projets


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(MPP). Le transfert des fonds au compte bancaire de lAssociation (ouvert au titre de la ralisation dumicro- projet) se fait en plusieurs tranches.

Dans le cadre gnral, le pourcentage de dblocage du financement est de 30% la signature de laconvention, 30% la notification de lEntreprise titulaire des travaux, 30% lavancement de travaux daumoins 50% et 10% la rception provisoire.

Eventuellement suivant le type du projet et lloignement des sites, des changements de mode paiementpourraient tre envisags, entre autres :

A la demande des bnficiaires et aprs approbation par le FID des rapports davancement du micro- projetque la Cellule de projet prpare et soumet au FID, le paiement de cette contribution du FID seffectue commesuit:

Premire tranche: 30% du total du cot du projet hors formation aprs la signature de la convention definancement et aprs ralisation des apports des bnficiaires en numraires (fonds d'entretien)

Deuxime tranche: 60% du montant de la convention aprs avenant4 hors formation moins le montant du

premier dblocage, aprs la signature du contrat des travaux ;

Troisime tranche: 30% du montant de la convention aprs avenant hors formation quand les travaux, dunequalit juge acceptable par le FID auront atteint un avancement cumul de 50% pour la part finance par leFID ;

Quatrime tranche: 10% du montant de la convention aprs avenant hors formation, aprs approbation durapport final fourni par les Bnficiaires.

Ce montant sera vers part le FID aprs la signature dun avenant qui portera la modification du montant definancement allouer aux bnficiaires et la remise du rapport final par les bnficiaires-sinistrs.

Le montant de la convention, aprs avenant, sera alors la somme totale des cots rls TTC du BE, le cot relTTC des travaux dentreprise et des frais bancaires.

Particulirement, pour les sous-projets dont le montant de la convention est infrieur 30.000.000Ariary et/ou dont le dlai nxcede pas 45 jours (annexe 4), le paiement de cette contribution du FIDseffectue en deux tranches comme suit :

Premire tranche: Le montant de la 1re Tranche correspondant 80% du montant de la convention valuesur la base du MPP la signature de la convention entre les deux parties

Deuxime tranche: Le montant de la 2me Tranche correspondant au solde de la convention aprs avenant surle dblocage prcedent.

o Ce montant sera vers part le FID aprs la signature dun avenant qui portera sur la modification dumontant de financement allouer aux bnficiaires et la remise du rapport final par les bnficiaires-sinistrs.

o Le montant de la convention, aprs avenant, sera alors la somme totale des cots rls TTC du BE, lecot rel TTC des travaux dentreprise et des frais bancaires.

o Pour lensemble des transferts de fonds qui lui sont effectus, la cellule de projet :

4 = montant convention aprs avenant = montant contrat Bureau dEtudes + montant contrat Entreprise + cot rel de laformation + Frais bancaires


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doit tenir une comptabilit simplifie refltant les oprations de recettes et dpenses effectues parla cellule dans le cadre de ralisation du projet5. Pour ce faire, deux personnes au sein de la celluleseraient dsignes pour le suivi des oprations financires afin de sassurer que les fonds sontrellement utiliss aux fins prvues.

doit afficher par quinzaine et au panneau prvu cet effet sur le site de chantier une copie de ltatdes dpenses du mois (voir modle dans l'annexe 4) pour informer l'ensemble des membres del'association de bnficiaires et leur permettre de contrler l'utilisation des fonds. Les membres del'association doivent aussi pouvoir consulter les journaux de banque et de caisse tenus par laCellule de Projet.

o Les Directions Inter-Rgionales du FID doivent suivre l'avancement des projetscommunautaires pour s'assurer de la qualit des ralisations et approuver les paiements aucompte en banque de l'association, par tranches, en fonction de l'avancement des travaux.

o La Cellule de Projet donnera libre accs aux agents du Projet ou toute personnemandate par ce dernier pour visiter les ralisations techniques et consulter les documentsdu projet (Technique, environnemental, comptable et financier). aux fins des audits.

o En cas davis dfavorable dun suivi technico-financier de la gestion des fonds par laCellule de Projet ou de malversations dment prouves dans lutilisation de ces fonds, leFID se rserve le droit de suspendre le paiement de lune ou plusieurs des tranches ci-dessus, tant que lassociation des bnficiaires naura pas remdi aux dfaillancesconstates. En outre, le FID est subrog lassociation de bnficiaires pour intentertoute action judiciaire approprie en cas de dfaillance de cette dernire. Par ailleurs, encas de non respect de leurs engagements pour la ralisation, le fonctionnement etlentretien du sous-projet, lassociation des bnficiaires dfaillante nest plus ligible aufinancement du FID.

o La restitution de la caution de bonne xcution de lEntreprise titulaire se fait en deux tapes :- 50% de la caution la rcption provisoire des travaux et,- 50% la rception dfinitive, une anne aprs la rception provisoire

Les pices justificatives ncessaires pour le dblocage des tranches de paiement sont stipules dans leMPAF.

2. Micro- projets communautaires raliss en MOD :

Les Directions Inter-Rgionales du FID doivent suivre l'avancement des sous-Projets Communautairesraliss en MOD pour s'assurer de la qualit des ralisations et approuver les attachements, lesdcomptes et les factures prsents par les prestataires de service (PR, BE, MPE).

Le FID paie directement les bureaux dtudes, les MPE du BTP (paiement des acomptes sur tats destravaux dresss par le matre duvre et paiement du dcompte dfinitif de travaux). Les modalits de

paiement sont dtailles dans les contrats, qui constituent la rfrence lmentaire de comptabilisationdes engagements et des dcaissements.

Le rglement des prestations relatives la ralisation des micro- projets communautaires raliss enMOD est effectu par le FID au fur et mesure des avancements des activits (Cf MPAF).

V. SUIVIEVALUATIONDESSOUS-PROJETSCOMMUNAUTAIRES

1. Indicateurs globaux (pour lensemble de la composante) :

5L'annexe 4 prsente un mini-manuel de gestion financire et comptable des micro- projets raliss par

les associations de bnficiaires; ce manuel comprend des modles de journaux de banque et de caisse, de

bon de caisse, de reu et d'tat des dpenses mensuelles.


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Pour une priode donne :

Nombre de micro- projets communautaires raliss Nombre de bnficiaires des micro- projets communautaires Nombre de micro- projets communautaires grs par les communauts Nombre de micro- projets communautaires grs en matrise douvrage dlgu Nombre dAssociations communautaires crs

2 Indicateurs spcifiques (pour les micro- projets) :

Des indicateurs spcifiques sont dfinis par type de micro- projets tels que ceux-ci ont t spcifis par ledocument dvaluation du Projet (PAD). Les modalits de collecte de ces indicateurs sont dcrites en annexe.

3. Rapports dexcution :

Priodiquement, loccasion dune demande de paiement, la Cellule de Projet remet au Projet un rapportdavancement.

3.1Rapport davancement de la Cellule de Projet :

- Avancement technique des travaux- Situation financire du sous-Projet- Dblocage de fonds- Attachement des travaux- Rglement des entreprises et fournisseurs- Avancement technique des travaux (par rapport au planning)- Indicateurs dimpact et de rsultat- Utilisation des matriaux de construction, matriaux locaux, ...- Problmes rencontrs et les solutions adoptes

3.2Rapport final du Matre de louvrage (Communauts des Bnficiaires) :

A la rception provisoire de chaque Projet communautaire, la Cellule de Projet prpare et soumet au FID 6un rapport de fin dexcution (ou rapport final) faisant le point sur les aspects techniques, financiers etinstitutionnels de la ralisation du Projet. Ce rapport, qui conditionne lapurement du solde de laconvention de financement entre le Projet et les bnficiaires, rcapitule aussi en annexe les indicateurs deralisation et, ventuellement, dimpact du Projet communautaire.

A titre indicatif, le rapport final de la Cellule de Projet comprendra les points suivants :

- Historique du micro- projet- Description du micro- projet- Les activits entreprises, les problmes et solutions adoptes:-

Au niveau institutionnel Au niveau technique

- Bilan de la contribution des bnficiaires- Bilan financier du Projet- Evaluation de la relation des bnficiaires avec

Le micro- projet Les entreprises et Tcherons Le Matre duvre (Bureau dEtudes ou Consultant Individuel); Les fournisseurs

6 La remise de ce rapport final au FID est une condition du paiement l'association de bnficiaires de la derniretranche du financement.


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- Elaboration de la mobilisation et la participation des bnficiaires- Indicateurs de rsultat et dimpact


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Appendice 1: DEFINITIONS DES TERMES

Les termes suivants sont utiliss dans le prsent Manuel:

Association des Bnficiaires. Pour dsigner lassociation regroupant lensemble des bnficiaires commepar exemple lassociation des usagers dun micro-primtre irrigu (MPI). LAssemble Gnrale constituelorgane suprme de lassociation, dont le mode de fonctionnement est rgi par un statut et un rglementintrieur.

Bnficiaires : Pour dsigner les populations dune communaut (groupements communautaires, associations)qui sont propritaires (Matres douvrage) des sous-projets communautaires raliss, ou dont lesressortissants ou membres profitent collectivement des sous-projets raliss.

Commune. Pour dsigner lunit administrative officiellement tablie, territoire bien dtermin et dirigepar un Maire lu et un Conseil Municipal, compose par un nombre bien dtermin de villages (Fokontany).La loi No.94-001 fixe le nombre, la dlimitation, la dnomination et les chefs-lieux des communes.Actuellement, il existe 1.549 communes Madagascar.

Fokontany. Pour dsigner une subdivision administrative de base au niveau de la Commune comprenant deshameaux, villages, secteurs ou quartiers. Le Fokontany dbat, dcide ou dlibre en Assemble Gnrale surconvocation du Chef de Fokontany. Celui-ci est en charge de l'administration gnrale du Fokontany. Sesprincipales activits sont les suivantes : laborer avec la communaut une vision pour le dveloppement duFokontany, mobiliser la population sur les problmes et le dveloppement de la communaut, apporter leleadership, le changement et lesprit dinitiative dans la conduite des projets de dveloppement du Fokontany.

Communaut. Pour dsigner la population de lun des villages faisant partie dune commune.

Un micro- projet est une activit singulire et bien dfinie, par exemple: la mise en place dun micro primtreirrigu pour augmenter la production et les revenus agricoles, des activits d'Information, Education,Communication (IEC), des activits de formation des bnficiaires-sinistrs et autres partenaires du FID, la

construction dune route pour faciliter laccs des marchs, le creusement de puits pour lapprovisionnement eneau de la population, etc..

Cellule de Projet (CP) de lAssociation des Bnficiaires. Pour dsigner le comit caractre plutttechnique charg de grer lexcution et lentretien du Projet Communautaire de lAssociation. Elle estprside par le Prsident lu de lAssociation, et comprend un Trsorier, un Secrtaire, un ResponsableTechnique de Projet (RTP) qui serait ventuellement le Responsable de lEntretien, ayant tous commersidence principale la commune considre et lus par lAssemble Gnrale. En tout tat de cause, lenombre des membres de la cellule ne devrait pas tre suprieur sept. Pendant la phase dexcution du projet,la cellule de projet rend compte mensuellement de l'tat davancement du sous-projet lAssemble Gnralede l'Association des bnficiaires, .Une fois quun projet communautaire est ralis, la Cellule de Projet estcharg de grer son entretien.

Responsable Technique de Projet (RTP) de lAssociation. Pour dsigner un membre de lassociation desbnficiaires, choisi par lAssociation, ayant comme rsidence principale la commune considre et ayant, sipossible, un savoir faire en technique et/ou gestion de projet, ainsi quune disponibilit suffisante pourcoordonner et faire le suivi dexcution du sous-projet. Sa mission essentielle est dassurer la gestiontechnique de la ralisation du sous-projet, et il fait partie doffice de la cellule de projet. Il peut tre aussi lapersonne responsable de lentretien du sous-projet une fois que celui-ci est ralis. Sa mission nest pascumulable avec celle de consultant individuel pour le mme sous-projet. En revanche, il peut tre rmunrpar lAssociation pour ses prestations, qui peuvent tre plein temps ou presque, pour la gestion technique dela ralisation du sous-projet.

Responsable de lEntretien du Projet (REP) de lAssociation. Pour dsigner un membre de lassociationdes bnficiaires, choisi par lAssociation, ayant comme rsidence principale la commune considre et ayant,si possible, un savoir faire en matire dentretien de projet. La mission essentielle du responsable delentretien est dassurer le planning et la gestion technique de lentretien. Dans le cas dun micro- projet


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communautaire dinfrastructure, il est form par la MPE du BTP pendant la priode des travaux et doit bienassimiler le Manuel de Gestion et dEntretien (MGE) qui est remis aux bnficiaires.

Le Cot d'un sous-projet est lensemble des dpenses effectues ou effectuer pour concevoir, prparer,raliser, superviser ce projet et renforcer la capacit de gestion de la cellule de projet, conformment auxobjectifs et la description dudit projet.

- Les dpenses lies la matrise duvre comprenant les tudes techniques, la prparation des dossiersdappel doffre de travaux, lassistance la passation de marchs et le contrle et surveillance destravaux

- Le cot du contrat pour la ralisation des travaux dinfrastructures (Contrat MPE) ou activits soustraites dans le cadre des micro- projets ligibles pour la composante.

- Les dpenses lies au paiement de consultants pour les activits de sensibilisation et de formation pourlentretien de linfrastructure.

-Le Financement FID pour un sous-projet est le montant total de la subvention accorde par le FID pour cesous-projet dment approuv par lautorit comptente du FID (Directeur Gnral ou Directeur InterRgional). Dune manire gnrale, il ne doit y avoir quun seul financement par sous-projet, et ce nest qu

titre tout fait exceptionnel quun financement additionnel pour le mme sous-projet pourrait tre approuvpar lautorit comptente du FID (par exemple, dans le cas dune augmentation imprvisible des prix due desfacteurs externes). Le montant total de la subvention du FID, ou le financement FID, est gal au cot du sous-projet tel quil est dfini ci-dessus.

Matre de l'ouvrage. Pour dsigner la personne morale propritaire de louvrage reconstruit ou rhabilit, desfournitures livres ou des services fournis.

Matre de l'ouvrage dlgu. Pour dsigner la personne morale qui travers une convention passe avec lematre de louvrage reoit les pleins pouvoirs dagir en lieu et place de ce dernier.

Matre duvre. Pour dsigner le bureau dtudes, le consultant, lagence dencadrement ou le service

dconcentr spcialis de ladministration charg de la conception technique, de la direction et du contrle de labonne excution des travaux.

Service spcialis dconcentr de ladministration. Pour dsigner un service technique de ladministrationprsent au niveau rgional ou communal, linstar des directions rgionales de lducation, de la sant, desTravaux Publics, de lAgriculture, de lEau, etc.

Micro et Petite Entreprise (MPE) du BTP. Pour dsigner une personne ou une socit organise suivant laforme prvue par la loi et les rglements pertinents nationaux pour raliser des btiments ou des travaux publics.

Tcheron. Pour dsigner un ouvrier ou un artisan expriment exerant pour son compte des travaux manuels(maon, charpentier, menuisier etc.) et second si ncessaire par quelques aides placs sous sa responsabilit.

Consultant. Pour dsigner un individu ou une firme organise suivant la forme prvue par les lois et rglementspertinents nationaux, charg de prester des services faisant lobjet dun march pass suivant les procduresdcrites par le prsent manuel.


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Appendice 2 : TYPOLOGIE DES MICRO- PROJETS COMMUNAUTAIRES ELIGIBLES

La typologie des micro- projets ligibles est rsume comme suit :

Amnagement hydro-agricole ou MPI (digues, drains, canaux, barrages en terre, petits ouvragesau niveau communautaire ou fokontany) ;

Ouvrages de franchissement et infrastructures de dsenclavement (pistes rurales) Valorisation des bas-fonds (alternative au tavy et au niveau communautaire ou fokontany) ; Ouvrages de protection (digues, gabionnage, stabilisation de lavaka et dispositif anti-boulement

etc.) ;

Reboisement et systme anti-rosif (au niveau communautaire ou fokontany) ; Mise en place de primtres de protection de captage deau Adduction deau potable gravitaire Pare-feu dans les primtres communautaires (en complmentarit avec reboisement communal) ; Prparation de sols pour la culture (terrain domanial ou communautaire) ; Pavage de pistes de desserte Remise en tat de pistes aprs catastrophe (au niveau communautaire ou fokontany) ; Dsensablement des surfaces cultivables ; Assainissement aprs incendie (au niveau communautaire ou fokontany) ; Pistes pitonnes et petits ouvrages de franchissement Drainage des bas quartiers Ramassage des dchets plastiques ( partir des initiatives communautaires ou des fokontany) ; Fixation des dunes (au niveau communautaire ou fokontany).


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Appendice 3 : Prslection des partenaires techniques du FID

Dans lexercice de son mandat, le FID fait appel aux services des partenaires techniques suivants :

Bureaux dtudes (BE) faisant office de Matre duvre qui sont chargs de la conception technique,du suivi et contrle et rception des travaux ainsi que des appuis socio organisationnels ; et

Micro et petites entreprises (MPE) du BTP qui sont confis la ralisation des travaux.

Ltablissement de ce rseau se fait travers un processus de prslection des BE et MPE du BTP, processusqui est gr par le FID.

1. Procdures de prslection des bureaux dtudes (BE) :

La prslection des bureaux dtudes est effectue sur la base de lvaluation de leurs dossiers. Le Dossier deprslection comporte les donnes suivantes :

a) les donnes gnrales sur le BE (Raison sociale, Grant, adresse, Numro didentification fiscale,rgime fiscal etc.)

b) les noms et qualifications du personnel du BE (niveau dinstruction, anne dobtention des diplmes,rfrences personnelles);

c) lexprience spcifique du BE et liste des rfrences;d) les moyens matriels du BE;e) lidentification de la zone gographique dans laquelle le BE souhaite intervenir.

La CIRAM statue sur les demandes dinscription des bureaux dtudes aprs avoir pris lavis de toutes lespersonnes physiques ou morales ayant travaill avec ces bureaux dtudes. Les Bureaux dtudes sontprslectionns en fonction de leurs rfrences techniques et financires dans les trois spcialits suivantes:btiments, routes, MPI/AEP/ouvrages. Ensuite, la CIRAM classe les bureaux dtudes (BE) en troiscatgories en fonction de leur chiffre daffaires annuel et autres rfrences; ce classement par catgorie estutilis pour dterminer pour quelle catgorie de sous-Projet (selon le montant estim du march de travaux) un

bureau dtudes peut intervenir pour la Matrise duvre.

Catgorie Chiffre daffaires annuel du BE, ou autres rfrences.

1re catgorieSuprieur 25.000 USD q. et ayant suivi avec succs des formations enmatire de route rurale, MPI et AEP selon le type de micro- projet.

2 catgorieBE ayant fourni des prestations de services satisfaisantes, BE dbutant maisqui dispose dun personnel du mtier, qualifi et expriment.

La Direction Inter-Rgionale notifiera au bureau dtudes la dcision de la commission aprs la validation dela Direction Gnrale. Un bureau dtudes ayant fait lobjet dun rejet ne peut prsenter de nouvelle demandeavant toute nouvelle prslection. Les bureaux dtudes nayant pas donn satisfaction dans le cadre deprcdents contrats de prestations de services, en particulier ceux financs par le FID, seront rays du registredes bureaux dtudes.

2. Procdures de prslection des MPE du BTP :

En vue de leur prslection, les MPE du BTP sont invites fournir un dossier comportant les donnessuivantes :

a) Donnes gnrales sur les MPE (Raison sociale, Grant, adresse, Numro didentification fiscale,rgime fiscal...) ;

b) Nom et qualification du personnel permanent ;c) Rfrences techniques et financires et autres informations y affrentes ;


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d) Moyens matriel des MPE ;e) Identification de la zone gographique dans laquelle les MPE souhaite intervenir.

La Commission Inter-Rgionale dAttribution des Marchs effectue la prslection sur la base des dossiersfournis par les MPE et statue aprs les vrifications suivantes :

(i) enqute auprs de toutes les personnes physiques et morales ayant travaill avec les MPE du BTP ;(ii) enqute sur la vracit des informations fournies, et(iii) ventuellement, interview des dirigeants des MPE du BTP.

Sont exclues a priori les MPE du BTP ayant eu des contrats rsilis leurs torts par le FID ou par dautresProjets financs par la Banque Mondiale et/ou dautres bailleurs de fonds (depuis deux ans), y compris cellesrapparaissant sous un autre nom.Sont galement exclues de la prslection, les MPE qui sont la fois BE et Entreprise de travaux, y compriscelles apparaissant sous un autre nom ou gres par un autre membre dune mme famille. Il en est de mmedes MPE gres par les membres dune mme famille et ne disposant manifestement pas de moyens matriels,humains et financier individualiss.

La liste finalise de MPE preslectionnes sera publie par la Direction Gnrale. Chaque Direction Inter

Rgionale notifiera par la suite chaque MPE, cette notification faisant partie des pices exigibles pour toutesoumission un appel doffres de travaux sous financement du FID.

La Commission Inter-Rgionale dAttribution des Marchs (CIRAM), classe les MPE en pistes etMPI/AEP/ouvrages en deux catgories, en fonction de leur chiffre daffaires annuel comme indiqu dans letableau ci-dessous. En revanche, il ny a quune catgorie pour les MPE en btiments. Une fois cetteclassification effectue, la commission prslectionne seulement les MPE ayant les capacits ncessaires pourmener bien lexcution de divers types de marchs (correspondant aux diffrentes catgories de micro-projets), compte tenu de leurs moyens en matriel, des qualifications et de la formation de leur personnel, et deleurs expriences (excution de marchs similaires).

CATEGORIE PISTES RURALESMPI/AEPA/

OUVRAGES

Catgorie I

Total annuel des Chiffresdaffaires (TCA) pour tous typesdinfrastructures

> 200.000.000 Ariary > 200.000.000 Ariary

Total annuel des Chiffresdaffaires (TCA) relatifs chaquetype dinfrastructure

> 100.000.000 Ariary > 100.000.000 Ariary

Catgorie de Projet (ou lot demicro-projets) pour lequel la MPEest prslectionne (Montantestimatif en Ariary)

> 100.000.000 > 60.000.000

Catgorie II

Total annuel des Chiffresdaffaires (TCA) pour tous typesdinfrastructures

< 200.000.000 Ariary < 200.000.000 Ariary

Total annuel des Chiffresdaffaires (TCA) relatifs chaquetype dinfrastructure

0 < TCA relatifs auxpistes rurales

< 100.000.000 Ariary

0 < TCA relatifs auxMPI/AEPA/OUVRAGES

< 100.000.000 Ariary

Catgorie de Projet (ou lot demicro-projets) pour lequel la MPEest prslectionne (Montantestimatif en Ariary)

< 100.000.000 < 60.000.000

Non classTCA relatifs aux pistes

rurales = 0 Ariary

TCA relatifs auxMPI/AEPA/OUVRAGES

= 0 Ariary


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Annexes au Manuel de Procdures Tome II

REPOBLIKANI MADAGASIKARAFitiavana- Tanindrazana Fandrosoana

PRIMATIORA

FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENTF.I.D.

ANNEXESPROJETS COMMUNAUTAIRES

(TOME II)

Avril 2011


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TABLE DES MATIERES

ANNEXE 1 : REQUETE DE FINANCEMENT ET CONVENTIONS ............................................................................ 3ANNEXE 1.1 : REQUETE DE FINANCEMENT ....................................................................................................................... 3ANNEXE 1.2 : CONVENTION DE MAITRISE DOUVRAGE DELEGUEE COMMUNE ASSOCIATION DES BENEFICIAIRES

................................................................................................................................................................................................... 8-Vola (*) ..................................................................................................................................................................................... 8

ANNEXE 1.3 : CONVENTION TYPE DE MAITRISE DOUVRAGE DELEGUEE ENTRE UNE ASSOCIATION DE

BENEFICIAIRES ET LE FID .................................................................................................................................................. 10ANNEXE 1.4 : CONVENTION TYPE DE FINANCEMENT ENTRE UNE ASSOCIATION DE BENEFICIAIRES ET LE

FID POUR LE FINANCEMENT DUN SOUS-PROJET COMMUNAUTAIRE ............................................................... 12ANNEXE 1.5 : CONVENTION TYPE DE FINANCEMENT ENTRE UNE ASSOCIATION DES BENEFICIAIRES ET LE

FID POUR LE FINANCEMENT DUN MICRO PROJET COMMUNAUTAIRE INFERIEUR A 30 000 000AR ET/OU

DELAI INFERIEUR A 45J................................................................................................................................................... 16 Description............................................................................................................................................................................... 20Montant .................................................................................................................................................................................... 20Total ......................................................................................................................................................................................... 20aNNEXE 1.6 : Modle davenant a la convention de financement entre le fid et les beneficiaires ......................................... 21

ANNEXE 2 : MAITRISE DUVRE ..................................................................... ........................................................... 24aNNEXE 2.1 : prparation ET ralisation des prestations de matrise doeuvre POUR LES sous-Projets communautaires

GERES PAR LES ASSOCIATIONS DES BENEFICIAIRES .................................................................................................... 24 annexe 2.2 : prparation ET ralisation des prestations de matrise doeuvre des sous-Projets communautaires realises En

maitrise douvrage delegue ................................................................... .......................................................... ......................... 26ANNEXE 2.3 : CONSULTATION POUR MAITRISE DUVRE DES SOUS-PROJETS COMMUNAUTAIRES .................. 28. .................................................................................................................................... 30ANNEXE 2.4 : CANEVAS DE TERMES DE REFERENCE POUR LA REHABILITATION OU LA CONSTRUCTIONDES INFRASTRUCTURES ................................................................................................................................................... 31ANNEXE 2.5 : MODELE DE CONVENTION AVEC UN BUREAU D'ETUDES (BE) POUR LA MAITRISE D'OEUVRE

................................................................................................................................................................................................. 34

ANNEXE 2.6: MODELE DE RAPPORT D'EVALUATION DE CONSULTANTS BUREAU D'ETUDES..43

ANNEXE 3 : TRAVAUX .......................................................... .............................................................. ................................... 53annexe 3.1 : travaux par tacheronnage ................................................................................................................................... 53annexe 3.1 .1: diffrentes tapes et conditions DE MISE EN uvre DE travaux confis au tcheron pour le cas du micro projet

COMMUNAUTAIRE gere par les associations des beneficiaires ................................................................... .................. 53annexe 3.1 .2 : diffrentes tapes et conditions DE MISE EN uvre de travaux confis au tcheron pour le cas du micro projet

realise en maitrise dOUVRAGE DELEGUE .................................................................................................................... 55ANNEXE 3.1.3 : MODELE DE CONTRAT DE TACHERONNAGE POUR LE PROJET COMMUNAUTAIRE ....... 56annexe 3.2 : Travaux ncessitant un appel doffres (lot > 10.000 USD q.) ........................................................................... 59annexe 3.2.1 : Travaux ncessitant un appel doffres (lot > 10.000 USD q.) POUR UN MICRO PROJETCOMMUNAUTAIRE GERE PAR LES BENEFICIAIRES.............................................................................................. 59annexe 3.2.2 : Travaux ncessitant un appel doffres (lot > 10.000 USD q.) POUR UN MICRO PROJET

COMMUNAUTAIRE REALISE EN MAITRISE DOUVRAGE DELEGUE ......................................................... ........ 61ANNEXE 3.2.3 : AVIS D'APPEL D'OFFRES pour MPE (1) ........................................................................................... 63ANNEXE 3.2.4 CONDITIONS ET FORMULAIRES DE LAPPEL DOFFRES : Contrat > 10.000 USD q. ....... 64MODELE DE CONTRAT AVEC UNE MPE POUR UN PROJET RRPC ................................................................ 80

ANNEXE 3.2.5 MODELE DE DE CONTRAT AVEC UNE MPE POUR UN PROJET COMMUNAUTAIRE 96

ANNEXE 3.2.6 MODELE DE RAPPORT D'EVALUATION MPE MOD108

ANNEXE 4 : MINI-MANUEL DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE DES PROJETS COMMUNAUTAIRES

GERES PAR LES ASSOCIATIONS DE BENEFICIAIRES 113ANNEXE 5 : SOMMAIRE DU RAPPORT FINAL TYPE ................................................................... ..........................119ANNEXE 6 : ORGANISATION DE COLLECTE DES INDICATEURS REQUIS POUR LA COMPOSANTE PROJETCOMMUNAUTAIRE ............................................................... .................................................................. ........................122


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TOVANA 1: FANGATAHANA FAMATSIAMBOLA SY FIFANARAHAM PIARAHAMIASA

TOVANA 1.1 : FANGATAHANA FAMATSIAM-BOLA

FANGATAHANA FAMATSIAM BOLA HO ANNY TETIKASA

Antony : Fangatahana famatsiam-bola ho anny tetikasa ...................................................................

Tompoko,

Voninahitra ho anay tomponandraikitra aminny toerana voalaza anarana etsy ambony no mangataka ny

hamoram-ponao mba hanome famatsiam-bola ahafahanay manatanteraka ny tetikasa momba ny

. izay kasaina hatao eto

aminny kaomina, fokontany ...

Vonona izahay ary manaiky ny hitondra ny fandraisana anjara arakasa sy ara-bola izay ho takiana aminayaminny fanatanterahana ny tetikasa. Handray anjara mavitrika izahay aminny fanaraha-maso ny fanantanterahana, ny

fampiasana, ny fitantanana ary ny fikojakojana ny foto-drafitrasa izay ho hapetraka ao anatinny tetikasa.

Eo ampiandrasana valiny mahafa-po avy aminao dia raiso, Tompoko, ny haja ambony atolotray anao.

Ny Mpangataka, Nandalo teo aminny Kaomina ny .............................

Ny Benny Tanna

Ampiarahana ny tovana

Faritany : ..,.. 20..

Faritra :Kaomina :

Fokontany :

Ho an ANDRIAMATOA TALEM-PARITRA

Direction InterRgionale FID


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TOVANA FANGATAHANA FAMATSIAM-BOLA(Fenoina araka ny karazan'ny tetikasa angatahana)

I SOKAJIN NY TETIKASA VINAVINAINA : TOHA-DRANO

A. FIKAMBANANA MIANDRAIKITRA NY TETIK ASA

i. Daty nanorenana :

ii. Isan'ny Mpikambana :

iii. Anaran'ny Filoha

iv. Adiresy :

B. TOETOETRY NY TOHA-DRANO ANKEHITRINY :

i. Anaran'ny renirano misy ny toha-drano sy ny toerana misy azy :

ii. Halavan'ny toha-drano :

iii. Halavan'ny lakan-drano

iv. Velaran'ny tany ho tondrahana :

v. Isan'ny Mpahazo tombontsoa mivantana :vi. Vokatra miakatra isan-taona amin'izao fotoana izao :

ii. Akora nanaovana ny toha-drano :

iii. Andro, volana sy taona nanorenana ny toha-drano :

C. TOHA-DRANO VAOVAO NA FANATSARANA NY EFA MISY

i. Velaran'ny tany ho voatondraka ao aorian'ny fanatsarana na fanorenanana : .........hekitara

ii. Isan'ny mpahazo tombontsoa mivantana :

iii. Alavan'ny lakan-drano ao aorian'ny fanatsarana na fanorenana :......metatra

iv. Vokatra eritreretina hiakatra isan-taona :.......taonina : hekitara

D. EFA NISY FANGATAHANA NATAON'NY FIKAMBANANA VE TEO ALOHA?

ENY Ambaratonga nanaovana ny fangatahana : ...................... Daty :...................

TSIA

TOMBAM-BIDIN'NY TETIK'ASA :

i- Toha-drano : ................................................Ariary

ii- Lakan-drano :..............................................Ariary

ANJARA BIRIKY NY FIKAMBANANA

- Tahiry fikojakojana :- Fampandehana-draharaha amin'ny fitantanana ny tetik'asa :

- Asa heri-tsandry :


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II - LALANA FAMOAHAM-BOKATRA

FIKAMBANANA

Daty nanorenana :

Isan'ny Mpikambana :

Anaran'ny Filoha

Adiresy :

TOETOETRY NY LALANA ANKEHITRINY :

- Anaran'ny Fokontany mpahazo tombontsoa :

- Mampitohy : . sy ...

- Halavan'ny llana :

- Isan'ny tetezana sy ny alavany :

- Isan'ny Mpahazo tombontsoa mivantana :

- Vokatra miakatra isan-taona amin'izao fotoana izao :

- Akora nanaovana ny llana :

- Andro, volana sy taona nanamboarana ny llana farany :

LALANA VAOVAO NA FANATSARANA NY EFA MISY

- Isan'ny mpahazo tombontsoa mivantana :

- Alavan'ny llana ao aorian'ny fanatsarana na fanorenana :

- Karazam-bokatra sy habetsahany mivoaka amin'ny lalana isan-taona :

EFA NISY FANGATAHANA NATAON'NY FIKAMBANANA VE TEO ALOHA ? RAHA ENY

DIA LAZAO NALEFA TAIZA ARY OVIANA?


- Fanatsarana ny llana :

- Tetezana :


- Tahiry fikojakojana :

- Fampandehana-draharaha amin'ny fitantanana ny tetik'asa :



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III - FEFILOHA NA FOTODRAFITRASA FIAROVANA SAHANDRIAKA

FIKAMBANANA

Daty nanorenana :


Anaran'ny Filoha

Adiresy :

A. TOETOETRY NY FEFILOHA NA FOTODRAFITRASA FIAROVANA SAHANDRIAKA

i. Anaran'ny toerana misy azy :

ii. Halavany sy ny sakany "digue na ouvrages de protection" :

iii. Velaran'ny toerana arovana :

iv. Vokatra miakatra isan-taona amin'izao fotoana izao :

v. Akora nanaovana ny "digue na ouvrages de protection" :

vi. Andro, volana sy taona nanamboarana ny ny "digue na ouvrages de protection" farany :

FEFILOHA NA FOTODRAFITRASA FIAROVANA SAHANDRIAKA VAOVAO NA ANATSARANA NY EFA MISY


- Halavany sy sakany ny "Fefiloha na fiarovana ny sahandriaka" ao aorian'ny fanatsarana na fanorenana :

- Velaran'ny toerana na tany fambolena voaaro :

EFA NISY FANGATAHANA NATAON'NY FIKAMBANANA VE TEO ALOHA?

ENY Ambaratonga nanaovana ny fangatahana : ...................... Daty :...................

TSIA

TOMBAM-BIDIN'NY TETIK'ASA :- Fanatsarana na fanoranana ny Fefiloha na fiarovana ny sahandriaka:


- Tahiry fikojakojana :




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IV - TETIK'ASA HAFA

FIKAMBANANA

Daty nanorenana :


Anaran'ny Filoha

Adiresy :

TOETOETRY NY FOTO-DRAFITRASA EFA MISY :

- Anaran'ny toerana misy azy :

- Halavany, sakany na velarany :

- Tombon-tsoa ateraky ny fisian'ny foto-drafitrasa ankehitriny :

- Akora nanaovana ny foto-drafitrasa :

- Andro, volana sy taona nanamboarana ny foto-drafitrasa farany :

TOETOETRY NY FOTO-DRAFITRASA VAOVAO NA NY EFA MISY


- Halavany, sakany na velarany ao aorian'ny fanatsarana na fanorenana :

- Tombon-tsoa mivaingana andrasana amin'ny fahavitan'ny tetikasa :

EFA NISY FANGATAHANA NATAON'NY FIKAMBANANA VE TEO ALOHA ? RAHA ENY

DIA LAZAO NALEFA TAIZA ARY OVIANA?


ANJARA BIRIKY NY FIKAMBANANA- Tahiry fikojakojana :




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ANNEXE 1.2 : CONVENTION DE MAITRISE DOUVRAGE DELEGUEE COMMUNEASSOCIATION DES BENEFICIAIRES

FIFANEKENA FIKAMBANANA MPAHAZO TOMBON-TSOA SY NY KAOMININATetikAsa ..

Ny roa tonta :

Ny Fikambanana ..... , izay soloanny Prezida tena

A/toa.., andaniny

ny Kaominina ., izay soloanny Benny tanana tena

A/toa...., ankilany

dia nanapa-kevitra sy miara-manaiky fa hanantanteraka izao fifanarahana izao :

I . Mitsangana eto aminny Kaominina ny Fikambanana .... ary manaiky ny fisiany ara-panjakana ny Kaominina. Misy tetikasa izay ho tanterahinny Fikambanana .. ka ny FID no

mitondra ny famatsiana ara-bola aminizany

II . Atsangana eo anivonny Fikambanana... ny Biraonny tetikasa na Komitinnytetikasa izay hanatontosa ireto andraikitra manaraka ireto :- Fizahana izay tetikasa azo atao eo anivon ny Fikambanana- Fikajiana izay mety ho tolom-bidiny- Fikarakarana ny antonta-taratasy momba izany- Fifandraisana aminny mpamatsy vola ( FID )- Fizahana ireo orinasa ( BE, MPE ) izay iaraha-miasa eo aminny fanatanterahana ny asa- Fanarahamaso ny tetikasa- Tomponandraikitra mivantana eo aminny fitantanana ara-bola ny tetikasa

Ho mpikambana mivantana ao anatinizany birao izany ireto olona voalaza manaraka ireto :

- Ny Prezidanny Fikambanana

- Ny Mpitam-bola- Ny Mpitan-tsoratra- Solon-tena iray avy ao aminny Comit de concertation raha misy izy io .- Ny Mpiandraikitra ny tetikasa izay mpisolo tena ny Fikambanana aminireo andraikitra

voalaza etsy ambony.

- Mpikambana roa nofidinny Fivoriambe

III . Manaiky ny Kaominina ny hanatanterahana ny tetikasa .. ao Fokontany. ka ny Fikambanana..no hiandraikitra izany.

Miezaka ny roa tonta hamaha ny olana rehetra izay mety hitranga.

IV. Toy izao no fandraisana anjaranny Kaominina sy ny Fikambanana mba ho fanampiana aminnyfanatanterahana ny tetikasa :

V.Fikambanana Kaominina

-AkoraVato

Fasika

Akora hafa

-Vola (*)

- Asa mampiasa herim-batana(*) voakajy mba ho ampy farafahakeliny aminny fampiodinana ny Biraonny Tetikasa (Kojakoja,fivezivezena,izaymety ho Indemnits )


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VI. Afaka manatrika ny fanokafana sy ny fandinihana ny tolo-bidy ny solontena avy ao aminny kaominina ,nytsy fahatongavany anefa dia tsy natao hanajanonana ny asanny Biraonny tetikasa.

VII. Afaka manara-maso mandrakariva ny fizotry ny asanny Birao ny Kaominina aminny maha mpiray antokaazy sy ny Fikambanana eo anatrehanny FID mpamatsy vola .

Natao teto ., ny ..

Ho anny Fikambanana, Ho anny Kaominina,

Ny Prezidanny Fikambanana Ny Benny Tanana

Ny mpiandraikitra ara-teknika ny tetikasa,


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ANNEXE 1.3 : CONVENTION TYPE DE MAITRISE DOUVRAGE DELEGUEE ENTRE UNEASSOCIATION DE BENEFICIAIRES ET LE FID

FIFANARAHANA EO AMINNY F.I.D. SY IREO MPONINA HAHAZO TOMBOTSOA AMINNYTETIKASA

Andaniny

Atoa ...........................................................solontenanny Mponina ao aminny fokontany________________, antsoina amin ny hoe mahazo tombontsoa aminity fifanarahana ity

Ankilany

Ny Fonds dIntervention pour le Dveloppement (FID), izay soloinny Directeur Inter-Rgional de .., Atoa__________________________________________________, antsoina hoe F.I.D. aminity fifanarahana ity,

dia nifanaraka fa :

Andininy 1:Ity fifanarahana natao ity dia mamaritra ny fe-petra hanatanterahana ny tetikasa simba noho ny loza voajanahary

__________________ ao ________________, Kaominina ___________________, Distrika________________________.

Andininy 2 :Ireo mahazo tombontsoa dia manolotra ny zo sy ny fahefana feno aminny FID mikasika ny fanatanterahana nytetikasa toy ny fandalinana mialoha sy fanadihadiana aminny fanatontosana ny tetikasa. Ny FID notomponandraikitra indrindra indrindra aminny fisafidianana ny mpanara-maso ny fanatanterahana ny asa,fanomanana ny antontan-taratasy andraisana ireo orinasa hanatanteraka ny tetikasa, fisivanana azy ireo (arakinnyvoafaritra ao aminny And. 3), fanaovan-tsonia ny fifanarahana, fanaraha-maso ary ny fandraisana ny asa vita, nyfandoavana ny vola laninny mpanatanteraka ny asa.

Andininy 3 :Azonny mahazo tombotsoa ny manolotra solontena hanatrika ny fivoriana hanapahana anizay orinasa

hanatanteraka ny asa mikasika ny tetikasa angatahiny. Ny andro sy ny toerana hivoriana dia ampafahantarinny FIDdimy andro mialohanny fivoriana. Ny tsy fahatongavanny solontenanny mahazo tombotsoa anefa dia tsy misakanavelively ny fandraisana fanapahan-kevitra.

Andininy 4 :Ny mahazo tombotsoa dia tsy maintsy manatrika ny fandraisana ny tetikasa aminny fahavitany tanteraka. Ny androdia ampafahantarinny FID dimy andro mialoha fara-faha-keliny. Ny hevitrinny FID no mana-danja kokoa aminnyfandraisana na tsia ny asa vita. Na izany aza, raha misy fanakianana na fisalasalanny mahazo tombotsoa dia raisinaan-tsoratra.

Andininy 5 :Ny FID na ny mpanara-maso voatendry aminny fanatanterahana ny asa dia afaka mangataka ny hevitrireo mahazotombotsoa mikasika ny fanatontosana ny tetikasa na mangataka fanampiana aminy ny aminny ara-panjakana raha

ilaina izany. Manao izay ho afany ny mahazo tombotsoa aminny fanatanterahana ireo fangatahana ireo.

Andininy 6 :Ny mahazo tombotsoa dia tokony hanaraka ny fepetra takianny andininy 3,4 ary 5 voalaza etsy ambony, ary indrindraindrindra tsy hitsabaka aminny fitantanana ny asa sy ny fifandraisana aminireo orinasa miandraikitra nyfanatanterahana.


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Andininy 7 :Manome toky ny mahazo tombotsoa fa hiantoka izay rehetra ilaina, indrindra ny ara-bola sy ny ara-tekinika, aminnyfikojakojana ny asa vita sy ireo fitaovana mety napetraka eny an-toerana ary ny fiandraiketana ny fampandehananahatrany ny tetikasa. Efa nampafahantarina ny mahazo tombotsoa, fa raha misy lesoka hita aminireo voalaza ireo, diatsy ahazo fanampiana avy aminny FID intsony izy

Andininy 8 :Tomponandraikitra irery aminireo olona na orinasa voakasika aminny fanatanterahana ny tetikasa ny FID. Izy nomandray an-tanana ny fiantohana rehetra mety ilaina mba hisorohana ny olana mety hitranga.

Andininy 9 :Ity fifanarahana ity dia tsy manankery intsony aorianny fanolorana madiodio ny zava-bita eo aminny mahazotombotsoa, izany hoe tokony ho aminny ______________. Raha sanatria ka misy ny fanemoram-potoana mihoatrany telo volana, dia mampandre faranizay haingana ny mahazo tombontsoa ny FID.Ny mahazo tombotsoa no miandraikitra ny fanaraha-maso ny fifanarahana eo aminny orinasa manatanterakamikasika ny tsy maintsy ho mbola fahatsaranny vokatrinny tetikasa mandritrinny fotoana voafetra.

Andininy 10 :Voavinavina ho _____________ ariary ny vola mety ho lany aminny tetikasa, ka ho raisinny FID an-tananamanontolo.

Andininy 11

Manaiky ny mahazo tombotsoa araky ny komity izay natsangany sy ny dina natao hifampifahezany, fa aorian'nyfandraisana ny asa vita dia raisin'izy ireo an-tnana ny fikojakojana sy fampandehanana ny tetik'asa natao teto aminy.Vonona ary miantoka izany izy ireo.

Natao teto ______________, androany faha....................

Ny mpahazo tombotsoa Ny FID


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ANNEXE 1.4 : CONVENTION TYPE DE FINANCEMENT ENTRE UNE ASSOCIATION DEBENEFICIAIRES ET LE FID POUR LE FINANCEMENT DUN SOUS-PROJET

COMMUNAUTAIRE

Entre

lAssociation des Bnficiaires , Commune de , District de .., Rgion de

.., dnomme ci-aprs les Bnficiaires et reprsente par son Prsident :

M./Mme..

Et

Le FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT, sis , reprsent par

son Directeur Inter-Rgional, M./Mme ., dnomm ci-aprs le FID .

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Article 1: Objet de la Convention

1.1. La prsente convention fixe les conditions de financement du sous-projet communautaire intitul.., dsign ci-aprs le Sous-projet , situ .., Commune de

.., District de , Rgion de .Province

1.2. Le FID accepte de mettre le montant de Ariary (chiffres en lettres) la disposition desBnficiaires afin de leur permettre de raliser le sous-projet. Toutefois un ajustement du montant de la prsente

convention sera tabli sous forme dun avenant aprs arrt des couts rels de maitrise duvre, de travaux et autres

frais qui dfinit en dfinitive le montant effectif de la convention.

1.3. Cette prsente convention prend effet ds sa signature pour se terminer le date prvue pour larception (dfinitive) des travaux moins dune modification par consentement mutuel.

Article 2 : Obligations des Bnficiaires pour la Ralisation du sous-projet:

2.1. Les Bnficiaires excuteront le sous-projet et lexploiteront avec la diligence et lefficacit voulues,conformment des normes administratives, techniques anticycloniques, et financires appropries et en tenant

dment compte des facteurs environnementaux et cologiques. Les Bnficiaires utiliseront les financements apports

par le FID conformment au Mmoire Descriptif Estimatif du sous-projet qui a reu la non objection du FID et qui est

annex la prsente convention.

2 .2. Les bnficiaires sengageront participer au cot des micro projets communautaires, sous forme de mainduvre, de matriaux locaux ou en numraire hauteur de 5% du cot total, raliser avant la rception provisoire

des micro projets raliss

2.3. Les Bnficiaires devront:

a) se procurer les fournitures et les services de consultants conformment au Manuel de Procdures du FID;b) faire excuter les travaux dinfrastructures conformment au Manuel de Procdures - projets RRPC - du FID;c) veiller ce que lesdites fournitures et lesdits travaux et services de consultants servent exclusivement

l'excution du sous-projet et la ralisation des objectifs du sous-projet ; et

d) veiller ce que, une fois achev, le sous-projet soit exploit et entretenu conformment au plan dexploitation etdentretien convenu avec le FID.

2.4. Les bnficiaires rigeront une structure spcifique de gestion du projet prside par le Prsident de lAssociationet dite Cellule de Projet de lAssociation. Celle-ci prvoit en son sein un Responsable Technique du sous-projet

qui sera linterlocuteur technique des diffrents acteurs. Il soumet au FID les documents qui requirent une non-

objection de celui-ci, il signe les documents techniques et financiers (Dcompte, Facture, demande de

rapprovisionnement ) et il assure le suivi et le contrle du sous-projet. Une fois le sous-projet ralis, il seracharg de grer son entretien.


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2.5. a) Les Bnficiaires ouvriront dans une banque commerciale un compte principal pour recevoir le financementdu FID. Les versements au crdit de ce compte proviendront exclusivement du FID. L'intitul de ce compte principal

doit toujours se prsenter comme suit : "FID Association"

Tous les retraits effectus sur ce compte seront destins rgler exclusivement les dpenses pour le sous-projet. A cet

effet, les retraits sur le compte seront eff

manuel de procédures pour les micro-projets communautaires (fid- 2011)

Documents