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Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

Tableau de bord de pilotage partagé de la performance

dans le secteur médico-social

Formation à l’appropriation des restitutions

2

Programme de la session de formation

• Les objectifs et les enjeux du tableau de bord • La structure et le contenu du tableau de bord • Les autres fonctionnalités disponibles • Le processus de restitution • La documentation existante

La nature des restitutions

• L’utilisation à des fins de gestion interne • L’utilisation dans le cadre du dialogue de gestion

L’utilisation des restitutions

• L’analyse des données chiffrées • L’exploitation du benchmark • La lecture des représentations graphiques • La grille d’analyse transversale

L’analyse des restitutions

- Ouverture et tour de table -

- Réponse aux questions, évaluation et clôture -

3

Le rappel de la démarche

De 2009 à 2013 : construction du

tableau de bord et expérimentations

Horizon 2015 : volonté de la DGCS et de la CNSA de déployer le tableau de

bord à l’échelle nationale

Constat : une exploitation encore limitée des restitutions par les

structures participants aux campagnes de collecte des données

Introduction

2014 : préparation de la phase de

généralisation

Transfert de l’hébergement de la plateforme Tableau de bord à l’ATIH

3ème campagne de recueil de données

auprès de 5 ARS « historiques » et 5 nouvelles ARS, soit 4000 ESMS

Poursuite de l’accompagnement des

ARS, CG et ESMS par l’ANAP : formations à la collecte et à l’analyse des restitutions

Une évolution du tableau de bord en vue de la généralisation, validée par un Comité technique à l’automne 2014


LA NATURE DES RESTITUTIONS

Connaître le contenu et les modalités des restitutions

5

Le « tableau de bord partagé du secteur médico-social » est un instrument de gestion synthétique et homogène. Il constitue le support indispensable au dialogue de gestion entre les ESMS et les autorités de régulation, notamment dans le cadre de la démarche de contractualisation. Il est également utile au pilotage interne des différentes catégories d’établissements et de services.

Le tableau de bord positionne chaque structure par rapport aux résultats

observés au sein d’une même catégorie d’ESMS. Il autorise la mise en lumière de tendances d’évolution dans le temps des variables recueillies. Il se décline dans un horizon annuel et infra annuel.

Le tableau de bord est aussi un instrument de communication des informations de gestion. Il privilégie l’association de valeurs chiffrées, de représentations graphiques et de commentaires.

Les responsables de structures doivent s’appuyer sur les résultats pour proposer des

actions correctives éventuelles.

Les objectifs et les enjeux du tableau de bord

6

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Les questions clés auxquelles répond le tableau de bord 1. Les profils des personnes accompagnées correspondent-ils aux missions de l'ESMS ? 2. Quelle est la charge en soins et en accompagnement pour l’ESMS ? 3. Quel est le positionnement de l’ESMS dans le parcours de la personne ? 4. Quel est le niveau d’activité de l’ESMS ? 5. Quelle est la dynamique de rotation des places au sein de l’ESMS ?

6. Quelle est l’importance de la contribution des partenaires externes à l’activité de

l’ESMS sur le cœur de métier ? 7. L’organisation est-elle structurée et stable ?

8. La structure budgétaire est-elle équilibrée ? 9. Quelles ressources l’activité de l’ESMS lui permet-elle de dégager pour ses

investissements futurs ? 10. Quel est le taux de vétusté des constructions ? 11. Quel est le niveau d’indépendance financière de l’ESMS ? 12. L’ESMS a-t-il la capacité de faire face à ses besoins de financement courants ?

13. Quel est l’état d’avancement de la démarche d’évaluation interne et d’évaluation externe

au sein de l’ESMS ? 14. Quel est l’état des lieux de la fonction « système d’information » au sein de l’ESMS ?

La réponse à ces questions est obtenue par la prise en compte d’un ou plusieurs indicateurs du tableau de bord. Le Guide des indicateurs permet de faire le lien entre les questions et les indicateurs concernés.


7

Le périmètre du tableau de bord

La structure et le contenu du tableau de bord

Un outil commun à 21 catégories d’établissements et services du secteur des personnes âgées et personnes handicapées (+ 1 catégorie Autres)

19 catégories financées par l’Assurance Maladie

3 catégories en financement exclusif CG (foyers de vie, foyers d’hébergement, SAVS), rajoutées à l’issue de la 1ère expérimentation

8

Les 4 axes et les 3 niveaux


Le tableau de bord partagé est construit sur 3 niveaux

1. Des données de caractérisation

permettant de décrire la structure et de calculer certains indicateurs ;

2. Des indicateurs de dialogue permettant à la structure d’échanger avec les autorités de tarification et contrôle (indicateurs de niveau 1) ;

3. Des indicateurs d’analyse et de pilotage interne permettant d’éclairer, d’approfondir la lecture des indicateurs de dialogue et de mener un pilotage interne de la structure (indicateurs de niveau 2).

PRESTATIONS SOINS ET

ACCOMPAGNEMENT

RESSOURCES HUMAINES ET MATERIELLES

FINANCES ET BUDGET

OBJECTIFS

Fiches de caractérisation Fiches de caractérisation

Fiches de caractérisation

Indicateurs de dialogue



Etat d’avancement des démarches d’évaluations interne et externe

Etat des lieux de la fonction « Système d’Information »

Indicateurs clés d’analyse



Le tableau de bord partagé se structure autour de 4 axes thématiques

1

2

3

9

Les 3 niveaux de données et d’indicateurs


Niveau initial : les données de caractérisation

Ces données sont les suivantes : … certaines servent au calcul d’indicateurs du tableau de bord. D’autres permettent

de contextualiser les restitutions.

Identification de la structure

Sources de financement, nomenclature comptable, identifiants, date d’autorisation…

Contractualisation Existence et état d’avancement d’un CPOM, échéances…

Capacité et ouverture Nombre de lits, de places, en hébergement temporaire, permanent, en accueil de jour, durées d’ouverture…

Projet d’établissement et de service

Date d’entrée en vigueur et d’échéance, formalisation des critères d’admission, démarche de gestion des risques…

Ressources humaines GPEC, pool de remplacement, statut des personnels…

Ressources matérielles Localisation, groupe électrogène, nature du droit d’occupation, superficie et caractéristiques techniques des locaux, parc automobile, accessibilité…

Organisation interne État des fonctions centralisées au niveau de l’organisme gestionnaire, état des fonctions externalisées

Partenariats et coopérations

Conventionnement Plan bleu, partenariat avec réseau de santé, coopération inter-établissements…

Autres Diplôme du directeur, accessibilité en transport collectif

1

10

Les 3 niveaux de données et d’indicateurs


Les indicateurs de dialogue

Axe 1: Prestations de soins et d’accompagnement pour les personnes

Axe 2: Ressources humaines et matérielles

1. Taux de personnes en dérogation ou hors autorisation 2. Score moyen dépendance GMP (dernier GMP validé et dernier GMP connu) 3. Score moyen en soins requis PMP (dernier PMP validé et dernier PMP

connu) 4. Répartition des personnes accompagnées selon leur provenance 5. Répartition des personnes accompagnées sorties définitivement sur l'année

par motif ou destination 6. Taux d’hospitalisation complète 7. Taux de réalisation de l’activité 8. Taux d'occupation des lits ou places financés 9. Taux de rotation des lits ou places financés 10. Taux de rotation des places financées en accueil de jour

11. Taux d'ETP vacants 12. Taux de prestations externes 13. Taux de personnels occupant une fonction de gestion d'équipe ou de

management 14. Taux d’absentéisme 15. Taux de rotation des personnels sur effectifs réels

16. Taux d'atteinte des prévisions de recettes 17. Taux d'atteinte des prévisions de dépenses 18. Taux de CAF 19. Taux de vétusté des constructions 20. Taux d’indépendance financière 21. Taux de couverture du besoin en fonds de roulement par la trésorerie

Axe 3: Finances et budget

Les indicateurs clés d’analyse et pilotage interne Axe 1: Prestations de soins et d’accompagnement pour les personnes

Axe 2: Ressources humaines et matérielles

1. Profil des personnes accompagnées : Répartition en fonction des GIR (1 à 6) 2. Profil des personnes accompagnées: Répartition en fonction des GPP

(groupes de patients proches) 3. Profil des personnes accompagnées: Répartition en fonction des types de

déficiences observées 4. Répartition par âge des personnes accompagnées 5. Durée moyenne de séjour / d’accompagnement des personnes sorties

définitivement 6. Part des personnes bénéficiant d’une mesure de protection 7. Taux d’occupation des places habilitées par des personnes bénéficiaires de

l'aide sociale départementale à l’hébergement 8. Nbre moyen de journées d'absence des personnes accompagnées 9. Part des actes/séances programmés non réalisés 10. File active des personnes accompagnées

11. Répartition des effectifs par fonction 12. Pyramide des âges du personnel 13. Taux d'absentéisme par motif 14. Poids du recours à l'intérim

15. Répartition des recettes par groupe sur la section exploitation 16. Répartition des dépenses réalisées par groupe sur la section exploitation 17. Répartition des recettes/produits par section tarifaire 18. Répartition des dépenses/charges par section tarifaire 19. Taux d’utilisation de la dotation en soins 20. Structure des dépenses financées par la dotation de soins

Axe 3: Finances et budget

Niveau 1 : Dialogue Niveau 2 : Analyse 2 3

11

Le contenu de l’axe « Objectifs »

Seul le domaine « Objectifs » ne respecte pas la structure en 3 niveaux du tableau de bord. Les restitutions sur cet axe permettent d’obtenir le résultat de deux enquêtes, en

comparant les réponses de l’établissement avec les réponses des ESMS de même type.


•Niveau d’avancement de la démarche d’EI •Méthodologie de la démarche d’EI •Niveau d’avancement de la démarche d’EE

État d’avancement de la démarche d’évaluation

interne et externe

•Orientations en matière de SI (schémas directeurs, moyens consacrés)

•Couverture fonctionnelle et technique •Sécurité et réglementation •Communication et échanges

État des lieux de la fonction « Système

d’Information »

Rubriques de l’enquête

Rubriques de l’enquête

12

Les indicateurs infra annuels

Donner la possibilité aux ESMS de créer des indicateurs et de saisir leurs valeurs selon un rythme qu’ils définiront. Mettre en place des indicateurs dans une logique de pilotage interne : ces données

ne sont pas accessibles aux ARS / CG / OG. 2 possibilités :

Les autres fonctionnalités disponibles

Sélection d’indicateurs existants du tableau de

bord

5 indicateurs au maximum A choisir parmi :

Taux d’hospitalisation complète Taux d’occupation des lits ou des places Taux d’absentéisme Durée moyenne de séjour Nombre moyen de journées d’absence des personnes accompagnées Part des actes programmés non réalisés

Sélection d’indicateurs propres à l’ESMS

5 indicateurs au maximum L’ESMS détermine et renseigne :

L’intitulé Le mode de calcul La périodicité Les valeurs

ET / OU

13

Un contenu différent selon les utilisateurs


• Les ESMS ont accès à leurs propres données

• Les ESMS peuvent se comparer aux autres ESMS comparables mais ne

disposent pas d’accès aux données des autres opérateurs pris

individuellement

• Les ARS et les Conseils Généraux ont accès à l’ensemble des données de leur

région / département :

• Indicateurs de dialogue

• Requête sur les données clés d’analyse

• Données de caractérisation

• Les organismes gestionnaires ont accès aux données, indicateurs et

restitutions de leurs ESMS

14

De la collecte des données à la disponibilité des indicateurs : les différentes étapes d’une campagne-type

Le processus de restitution

Inscription sur la plateforme

• ESMS et OG sélectionnés

Confirmation des inscriptions

• ARS ou CG

Collecte des données • Tout ESMS

Validation de la campagne

• ARS ou CG

Accès aux tableaux de bord

• ESMS et OG

Responsable

A titre exceptionnel, il est possible de valider des enquêtes incomplètes pour les structures ne pouvant renseigner toutes les données.

La validation par l’ARS/CG permet d’accéder au tableau de bord complété du benchmark

Les structures peuvent accéder à leur tableau de bord dès qu’elles ont enregistré leurs données (il faut avoir validé 100% de ses données)

Le calendrier d’une campagne-type n’est pas encore définitif. Il a vocation à évoluer pour permettre aux structures de bénéficier de leurs restitutions au plus vite.

15

Les documents ressources pour l’analyse des restitutions

La plaquette de communication

Le guide des indicateurs

Les notices utilisateurs

Les supports de formation

http://www.anap.fr/les-projets-de-lanap/medico-social/deploiement-du-tableau-de-bord-de-pilotage-pour-le-medico-social/

Les documents supports sont également

disponibles sur la plateforme informatique.

La documentation existante







































L’UTILISATION DES RESTITUTIONS

Savoir dans quelles circonstances utiliser les restitutions

17


L’articulation indispensable entre trois objectifs :

Piloter son établissement en

associant les dimensions

stratégiques et opérationnelles

Objectiver et étayer le

dialogue de gestion entre

acteurs

Se situer dans son

environnement, et formuler un

diagnostic

18


L’articulation indispensable entre trois objectifs :

Une dimension stratégique : comparaison des résultats annuels aux objectifs du projet d’établissement

Une dimension opérationnelle : publication d’indicateurs infra-annuels, pouvant suggérer des ajustements dans l’activité ou la conduite des projets et actions au quotidien.

Des indicateurs reposant sur les mêmes modalités de calcul Un « langage commun » et une présentation homogène des

résultats ; Des informations fiables et vérifiables La mise en perspective des commentaires émanant des

ESMS et ceux formulés par les autorités de régulation

Des indicateurs communs à tous dans une perspective « macro »

Un spectre de connaissances élargi des structures sans effet « hit parade » et sans hiérarchisation des performances

La comparaison avec des ESMS de catégories et de groupes homogènes analogues

La possibilité d’un diagnostic régulier sur la base de données stables dans le temps

Piloter son établissement

en associant les dimensions

stratégiques et opérationnelles

Objectiver et étayer le

dialogue de gestion entre

acteurs

Se situer dans son

environnement, et formuler un

diagnostic

19

Les potentialités d’utilisation pour la gestion interne

L’utilisation des restitutions pour la gestion interne

Utilisation interne des restitutions

Etablir un diagnostic de

l’ESMS

Favoriser le dialogue entre

acteurs internes

Améliorer le pilotage et

fiabiliser les outils de gestion

Alimenter la réflexion

stratégique des équipes de direction et instances de

décision

20



Atteinte des grands objectifs en termes de nature et de volume des prestations délivrées

Positionnement stratégique dans l’offre médico-sociale Efficience de la gestion Maîtrise des risques Information des instances de décision sur la situation de l’ESMS en

parallèle ou en complément de documents tels que : - Les rapports d’activité - Le bilan social - La présentation des budgets et des comptes - Le suivi des actions du projet d’établissement - La concertation sur les CPOM ou conventions tripartites…/…

Alimenter la réflexion stratégique des

équipes de directions et instances de

décision

Etablir un diagnostic de l’ESMS

Une « photographie » au minimum annuelle, de la structure dans toutes ses composantes

La mise en lumière de l’amélioration ou de la dégradation des résultats, de leurs causes et les conséquences.

Différencier les forces et faiblesses structurelles de l’ESMS d’éléments relevant d’à-coups ou phénomènes plus conjoncturels.

Un instrument support au processus d’évaluation interne et externe, ainsi qu’à l’élaboration des projets d’établissement et de service.

21



Le tableau de bord n’est pas uniquement affaire de spécialistes (directeur financier, contrôleur de gestion, directeur général…) mais doit devenir un instrument de gestion reconnu et partagé, discuté lors des réunions internes.

Un élément clé du « reporting » de gestion : des commentaires qui n’induisent pas de jugements de valeur sur les pratiques.

La publication du seul chiffre importe peu. C’est la pertinence du commentaire qui prime et son acceptation par les agents concernés.

L’appui sur les sources d’informations existantes au sein des ESMS. Une liaison à rechercher avec les éléments des SI internes des

établissements (interopérabilité des applications informatisées) Un complément aux tableaux de bord ad-hoc préexistants, en

particulier sur les dimensions du pilotage des établissements autre que celles concernant les aspects budgétaires, financiers et de tarification.

La sélection d’indicateurs propres à chaque ESMS pour enrichir et d’affiner les restitutions

Favoriser le dialogue entre acteurs

internes

Améliorer le pilotage et fiabiliser les outils

de gestion

22

Q1

Qui seraient, au sein de votre structure, les utilisateurs privilégiés de ces restitutions ?

………………………………………………………………………………………… Directeur

………………………………………………………………………………………… Chef de service, IDEC, médecin coordinateur

………………………………………………………………………………………… DAF

………………………………………………………………………………………… Contrôleur de gestion

………………………………………………………………………………………… Soignants et personnels d’accompagnement

Q2

Quelles sont les conditions requises pour faire du tableau de bord un outil efficace de pilotage interne ?

………………………………………………………………………………………… Retenir des indicateurs infra-annuels

………………………………………………………………………………………… La présentation des restitutions lors de réunions régulières (trim. par exemple)

………………………………………………………………………………………… Faire le lien avec les démarches qualité et le suivi des contrats (CPOM)


Quels usage des restitutions du tableau de bord ESMS ?

LE QUIZ

23

Quelques facteurs-clés de succès pour favoriser l’acceptation interne des restitutions issues du tableau de bord


Formuler des commentaires en lien avec des objectifs, voire des valeurs cibles, préalablement communiqués aux agents

Retenir des indicateurs pouvant être interprétés en infra-annuel pour éviter un écart trop important entre le moment de l’action et celui de l’affichage des résultats

Mettre en relief un nombre restreint d’indicateurs d’alerte (10 au maximum) propres à la situation ou à une problématique particulière de l’ESMS

Commenter chaque indicateur mais émettre un avis d’ensemble sur chaque axe pour dégager « un profil » général de l’ESMS

Privilégier les restitutions graphiques et les mises en perspectives lors de la phase de restitution et de communication interne des résultats

24

Une interface unique entre les ESMS, les OG, les ARS et les CG

L’utilisation des restitutions : Le dialogue de gestion externe

Un outil permettant des restitutions aux niveaux régional, départemental et de l’établissement Une plateforme commune d’échange et de diffusion d’informations Une possibilité d’exporter les données du tableau de bord vers des applications

bureautiques de type tableur Excel ou PDF Des champs d’analyse propres au dialogue de gestion transversal : Les appels à projets, leurs sélections et leurs financements Le diagnostic préalable, la signature, le suivi, l’évaluation et l’actualisation des

contrats : CPOM et conventions tripartites, démarche qualité des ESMS La mise en place de coopérations et de mesures de mutualisation au niveau des

territoires sanitaires et médico-sociaux Les autorisations : prestations, capacités et équipements La connaissance de l’offre et le processus d’évaluation externe

25


Etayer la phase de contractualisation

Procéder au suivi et à

l’évaluation

Définir des indicateurs-

clés de performance

Des restitutions utiles pour alimenter la réflexion et les échanges entre acteurs dans 3 directions :

26

Retenir une dizaine d’indicateurs-clés de performance dans la bases de 41 disponibles : privilégier les indicateurs de dialogue, complétés de quelques indicateurs d’analyse/pilotage interne :

Par exemple : • Taux de personne en dérogation • Indicateurs liés à la provenance et à la sortie des

usagers • Taux d’occupation • Motifs d’absentéisme • Ensemble des indicateurs RH

Rechercher des indicateurs en interrelations postulées : • Exemple 1 : Taux d’hospitalisation complète + Taux

d’occupation des lits financés + taux de rotation des lits financés

• Exemple 2 : Taux de réalisation de l’activité + taux d’absentéisme + Poids du recours à l’intérim

Associer les indicateurs de l’Axe « Objectifs » à la réflexion collégiale


1- Définir des indicateurs-

clés de performance

27

Définir des actions associées à l’amélioration d’une situation Arrêter un échéancier du changement et une chronologie

des mesures décidées conjointement Prévoir des points de rencontre réguliers : extraction des

données 2 à 3 fois l’an dans le cadre du dialogue de gestion Ne pas confondre les restitutions avec les modalités de

pilotage du CPOM, suivies en dehors des données du tableau de bord : • Exemple : Nombre de réunions, taux de participation des agents, résultats

d’enquête de satisfaction, taux d’insertion des PH, actions de qualité et de modernisation, calendrier d’avancement des mesures, ressources affectées,…/…

Rédiger le contrat en fonction d’une situation objectivée et d’un constat partagé sur la situation de l’ESMS Déterminer collégialement les caractéristiques et spécificités

de chaque ESMS Partager le diagnostic sur les forces et les faiblesses au

regard du positionnement de l’ESMS par rapport aux structures de même type

Fixer la liste des indicateurs les plus représentatifs de la structure et négocier les actions et les trajectoires de progrès


2- Etayer la phase de contractualisation

3- Procéder au

suivi et à l’évaluation

28

Le suivi des CPOM

Donner la possibilité à l’ensemble des signataires du CPOM d’échanger

Permettre le suivi d’indicateurs définis librement au regard des objectifs du CPOM

Sélection de l’action suivie et définition de l’indicateur à suivre

Suivi infra-annuel


29


Quels usage des restitutions du tableau de bord ESMS ?

Q3

Quels sont les thèmes couverts grâce aux restitutions, lors du dialogue de gestion entre les ESMS et les autorités de régulation ?

………………………………………………………………………………………… ? Contractualisation et suivi du contrat

………………………………………………………………………………………… ? La connaissance des établissements, de leurs situations et fonctionnement

………………………………………………………………………………………… ? Envisager des formules de mutualisation/coopération

………………………………………………………………………………………… ? Négocier des projets, la mise en place de mesures nouvelles

………………………………………………………………………………………… ? Procéder à l’évaluation externe

Q4

Quels seraient au regard des caractéristiques de votre propre ESMS les 3 indicateurs à suivre conjointement lors des restitution, et pourquoi ?

Indic A : ……………………………………… Indic B : ………………………………………………… Indic C : …………………………………………………

Pourquoi ?


Pourquoi ?


Pourquoi ?

LE QUIZ


L’ANALYSE DES RESTITUTIONS

Pouvoir interpréter les informations obtenues

31

La typologie des restitutions selon les utilisateurs

Si l’utilisateur est un ESMS…

• Le tableau de bord de l’établissement ou du service : données chiffrées et représentations graphiques benchmarkées

Les différents types de restitutions

Si l’utilisateur est un OG…

• 5 types de restitutions sont disponibles sous la rubrique « Tableau de bord » :

• L’OG dispose d’une vision détaillée et transversale sur les structures qu’il pilote.

32

La forme des restitutions disponibles


Données chiffrées • En valeur absolue • En %

Informations qualitatives

• Oui/Non • QCM • Champs ouverts

Représentations graphiques

• Histogrammes • Barres • Cartes

RESTITUTIONS

1

2 3

33


Des données chiffrées

• Les données sources

• La valeur des indicateurs


Des informations qualitatives

• Tirées des données de caractérisation

1 2

34



Des représentations graphiques

• Des histogrammes :

• Des barres :

• Des représentations cartographiées :

3

35

Comment interprétez-vous les informations concernant la stratégie SI de cette MAS ?

COMMENTAIRES : Sur la question 1: la MAS fait partie des presque 40% de structures de même type ayant initié mais non finalisé la rédaction d’un schéma directeur des SI. Environ un tiers des MAS équivalentes disposent déjà de ce document, le reste n’ayant pas encore initié ce projet. Sur la question 2 : la MAS appartient aux 50% des structures ayant d’ores et déjà articulé leur stratégie avec ses projets SI Sur les autres questions : la MAS concernée est, à l’image de la majorité, conforme aux attentes en matière d’orientations SI.

L’exploitation des restitutions

Un exemple de restitutions graphiques : l’axe « Objectifs »

36

Les restitutions ESMS : le tableau de bord de la structure


Sélectionner le niveau souhaité ou créer une requête

Un export PDF pour une vision

globale (A4)

Les résultats par axe et par indicateurs

Cliquer ici pour accéder aux restitutions

37

L’utilisation du benchmark


Le benchmark permet à une structure de se positionner par rapport aux autres structures de même type au niveau national.

Il est disponible pour les quatre axes (Objectifs, Prestations, Ressources Humaines et

Matérielles, Finances et Budget). Il repose sur la constitution de groupes homogènes : chaque groupe réunit des structures

d’une même catégorie et, pour certains, d’une taille similaire. Il permet de positionner la structure par rapport au 1er, 2ème, 3ème, 4ème quartile et

à une médiane. • L’exploitation par quartile n’est possible que s’il y a au moins 20 structures d’un même groupe

homogène ayant renseigné l’indicateur.

EHPAD 0 à 40 41 à 60 61à 80 81 à 120 + de 121

ESAT 0 à 50 51 à 100 + 101

FAM 1 à 30 + de 31

IME 0 à 50 51 à 100 + 101

MAS 1 à 30 + de 31

SSIAD 0 à 40 41à 80 81 à 120 + de 121

38



Notion de médiane : c’est la valeur qui sépare en deux parties égales (50% - 50%)

une population ou un échantillon (ESMS du même groupe homogène). • Elle se distingue de la moyenne qui est la somme des valeurs divisée par le nombre d’individus de

la population ou de l’échantillon • Ex : le revenu moyen français (2 130 €/mois) est plus élevé que le revenu médian (1 712 €/mois),

sous l’effet des plus hauts revenus, peu nombreux, mais qui tirent la moyenne à la hausse

Notion de quartile : c’est chacune des 3 valeurs qui divisent en quatre parties égales (25%-25%-25%-25%) une population ou un échantillon (ESMS du même groupe homogène).

Population de référence

VALEUR MINI VALEUR MAXI

dispersion

MEDIANE

50% 50%

Q 1 Q 2 Q 3

25% 25% 25% 25%

39



Exemple : • Soit 12 IME qui présentent des durées moyennes de séjour suivantes (en jours) :

La moyenne des durées de séjour est de 81,1 jours. Comment se répartissent ces structures par quartiles ?

VALEUR MINI VALEUR MAXI

dispersion

MEDIANE Q 1 Q 2 Q 3

IME 1 IME 2 IME 3 IME 4 IME 5 IME 6 IME 7 IME 8 IME 9 IME 10 IME 11 IME 12 Durée moyenne de séjour

52 101 89 56 61 58 128 77 87 70 139 55

= 52 = 139

52 55 56 77 89 87 58 61 70 101 128 139

= 57,5 = 73,5 = 92

5,5 16 18,5 47

40



La représentation du benchmark dans le tableau de bord :

La barre grise représente la valeur de l’indicateur pour

l’ESMS et son positionnement dans un quartile donné

Le code couleur : • 1er quart : orange • 2ème quart : rouge • 3ème quart : jaune • 4ème quart : marron

41



LES DONNEES SOURCES Un SESSAD présente les indicateurs financiers suivants :

Comment interprétez-vous les informations fournies ?

COMMENTAIRES : Le premier indicateur montre que le SESSAD surexécute ses recettes, ce qui n’est pas inhabituel, dans la mesure où 50 % des services de même type présentent des recettes dont le taux d’exécution dépasse 100%. (une lecture croisée avec les données de réalisation de l’activité serait un complément utile) En revanche, les dépenses sont largement sous-exécutées. A ce titre, le SESSAD fait partie des établissements présentant les moins bons taux de réalisation des dépenses. Le taux de CAF le positionne dans la fourchette haute (4ème quartile) : le SESSAD fait ainsi partie des 25% de services les plus « rentables ». Les 3 indicateurs méritent également d’être lus conjointement : le niveau élevé de CAF s’explique, dans un contexte d’équilibre budgétaire, par le faible niveau d’exécution des dépenses, alors que les recettes sont bien réalisées.

42



LES DONNEES SOURCES Un EHPAD public présente les indicateurs d’activité suivants : Il prétend que sa charge en soins et en accompagnement augmente fortement et justifie une allocation de ressources importante à son égard.


COMMENTAIRES : Cet EHPAD ne présente aucun écart entre le dernier GMP validé et le dernier GMP connu. Cette situation peut s’expliquer de 2 façons : soit le GMP a été validé très récemment, soit il n’y a aucun augmentation de la dépendance des personnes accueillies. En revanche, avec un score de 749, l’établissement se positionne en fin de troisième quartile et fait partie des structures pour lesquelles la charge de dépendance est relativement importante. L’écart entre le PMP validé et celui constaté peut traduire une augmentation de la charge de soins. De fait l’établissement passe du premier au second quartile et se rapproche du Pathos médian.

43

L’utilisation du benchmark : les précautions de lecture


Point de vigilance 1 : Le résultat (ou la situation de l’ESMS) est actuellement illustré par une « barre grise ». Il convient de prêter surtout attention à la valeur affichée pour positionner précisément la structure dans le quartile de référence.

Point de vigilance 2 : Le positionnement près de la valeur médiane n’est pas forcément un signe

de « normalité ». Le résultat de l’ESMS peut être en partie lié à des effets de structure.

Exemple : un taux de sortie par décès positionnant l’ESMS parmi les valeurs les plus élevées du 4ème quartile est avant tout lié à la structure d’âge de la population accueillie.

Point de vigilance 3 : Pour certains indicateurs (ex : le taux de CAF), le résultat peut être

supérieur ou inférieur à 0. La médiane et les quartiles sont donc calculés dans un intervalle allant de la valeur la plus basse à la valeur la plus élevée au sein de l’échantillon.

Point de vigilance 4 : L’échelle de lecture est adaptée en fonction de la dispersion ou de la

concentration des ESMS au sein de l’échantillon. Exemple : le taux d’atteinte des prévisions de recettes se situe entre une

valeur minimale de 90% et maximale de 140% ; l’échelle de présentation de l’indicateur ne démarre donc pas à 0.

44

L’utilisation du benchmark : les précautions de lecture


Point de vigilance 5 : Les valeurs mini/maxi et celles des quartiles seront certainement amenées à évoluer de manière significative lors qu’un nombre plus important d’ESMS alimentera les bases de données d’indicateurs (loi des grands nombres)

Point de vigilance 6 : Certaines représentations ne font apparaître que deux, voire un seul

quartile. Cela signifie que les quartiles non représentés sont à la valeur 0. Cela peut également être du à l’existence d’une valeur aberrante ou à la présence d’un seul établissement dans un quartile.

Illustration sur un EHPAD privé commercial : En l’espèce, seuls les troisième et quatrième quartiles sont représentés. On

en déduit que 50% des EHPAD de même catégorie ne recourt pas du tout à l’intérim.

Parmi les 50% y recourant, un quart le fait pour moins de 1% du groupe 2 Personnel.

L’établissement considéré fait partie des 25% d’EHPAD présentant un recours à l’intérim compris entre 1% et 40% (en l’espèce, 2,4%).

45

Les restitutions OG : la restitution de données qualitatives


1- sélectionner la campagne

2- affiner la recherche par statut, type de

structure ou taille de structure

3- choisir les données

5- analyser les résultats

4- activer la recherche

Ces restitutions permettent d’accéder aux informations concernant les données de caractérisation des structures.

46

Les restitutions OG : la restitution par indicateur (1/4)


Restitution sous forme de carte géographique et sous forme de graphiques représentant l’évolution dans le temps de l’indicateur sélectionné.


2- sélectionner un type de structure et un groupe homogène

3- choisir l’indicateur à analyser 4- activer la

recherche

47



6- activer la production de la carte et des graphiques

Taille de l’échantillon Identification des

structures

Résultats de l’indicateur pour chaque structure

sur les 3 dernières campagnes 5- cocher la ou les structures

de l’échantillon

48




49



LES DONNEES SOURCES

Voici l’évolution du taux d’occupation des places habilitées à l’aide sociale départementale à l’hébergement pour 2 EHPAD. Le tableau de bord produit également les graphiques suivants :


COMMENTAIRES : Les deux établissements présentent un taux d’occupation des places habilitées à l’aide sociale à l’hébergement très faible. Dans le 1er cas, moins de 10% des places sont pourvues. Dans le second cas, moins d’un quart. En outre, la tendance pluriannuelle fait apparaître une diminution de ce taux d’occupation chaque année. Ces deux structures sont en surcapacité d’accueil par rapport à un nombre de personnes orientées par l’ASH qui diminue.

2013 2012 2011 EHPAD 1 9,8 % 10,4 % 13,4 % EHPAD 2 24,4 % 26,1 % 29,4 %

50

Les restitutions OG : la comparaison de 2 indicateurs (1/3)


Ces restitutions permettent de croiser des indicateurs et de rechercher des possibilités de corrélation entre les facteurs.


2- sélectionner un type de structure et un groupe homogène

3- choisir les deux indicateur à comparer


51



6- activer la production de la carte et des graphiques

Identification des structures

Résultats des deux indicateurs sélectionnés

5- cocher la ou les structures de l’échantillon

52




53

Les restitutions OG : la comparaison de 2 indicateurs


LES DONNEES SOURCES


COMMENTAIRES : Les deux séries de données montrent l’existence d’une corrélation (négative) entre les deux indicateurs : de façon quasi systématique, plus le taux d’absentéisme est faible, plus le taux de réalisation de l’activité est élevé. Les IME 2 et 3, avec un absentéisme représentant 3% du temps de présence des agents, ont une activité réalisée pratiquement conforme aux prévisions. Quand ce taux excède 10%, le niveau d’activité est très inférieur aux attentes.

Taux d'absentéisme Taux de réalisation de l'activité

MAS 1 10 % 73 % MAS 2 14 % 56 % IME 1 9 % 87 % IME 2 3 % 92 % IME 3 3 % 95 %

0

2

4

6

8

10

12

14

16

MAS 1 MAS 2 IME 1 IME 2 IME 3

Taux d'absentéisme

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

MAS 1 MAS 2 IME 1 IME 2 IME 3

Taux de réalisation de l'activité

54

Les restitutions OG : le détail des quartiles par indicateur (1/3)


Ces restitutions permettent d’obtenir le détail des quartiles d’un ou plusieurs indicateurs sélectionnés.

3- choisir l’indicateur à analyser



2- affiner la recherche par statut, type de

structure ou taille de structure

55



6- activer la production du détail des quartiles

Identification des structures

5- sélectionner les structures de l’échantillon

56





COMMENTAIRES : L’indicateur 1 fait apparaitre une répartition très homogène des données, les quartiles étant quasiment de taille équivalente. Le taux de personnes en provenance d’un établissement de santé est compris entre 4,5% et 77,8% des résidents, sans qu’il y ait une fourchette de taux surreprésentée. On peut noter néanmoins que, pour un quart des structures, les résidents en provenance des établissements de santé représentent plus de la moitié de la population prise en charge, ce qui indique probablement une orientation vers l’EHPAD au moment de la prise en charge médicale. L’indicateur 2 fait apparaitre une concentration beaucoup plus forte du taux de personnes en provenance d’un autre ESMS. Un quart des structures accueille moins de 3% de résidents ayant cette origine. Pour 75%, ce taux est même inférieur à 14%. Il y a donc peu de personnes présentent dans les EHPAD qui ait connu une prise en charge antérieure. Il n’y a pas de logique de parcours entre ESMS, à l’inverse d’une complémentarité plus forte entre établissements de santé et EHPAD.

57

L’articulation des informations du tableau de bord

Une utilisation potentielle du tableau de bord est de mettre en perspective plusieurs indicateurs, sélectionnés et coordonnés, afin de répondre à des questions portant sur l’organisation des processus, sur l’activité, le fonctionnement et la situation particulière de l’ESMS (voir les questions posées en première partie). Il s’agit de définir un « chemin critique » d’analyse, mettant en évidence des relations

logiques. Ce chemin d’analyse permet d’associer à des indicateurs de dialogue (niveau 1) des indicateurs d’analyse (niveau 2) et des données de caractérisation

L’analyse de ces indicateurs doit par exemple permettre de répondre à ces deux

questions structurant le tableau de bord : Quelle est l’importance de la contribution des partenaires externes à

l’activité sur le cœur de métier ? L’organisation est-elle structurée et stable ?

La grille d’analyse transversale

58


ILLUSTRATION : LE CAS D’UN IME L’établissement présente les données RH suivantes :


Indicateurs de Niveau 1 Taux d’ETP vacants : 0% Taux de prestations externes : 1,7% Taux de personnels occupant une fonction de management : 9% Taux d’absentéisme : 13,5% Taux de rotation des personnels : 20%

Indicateurs de Niveau 2 Répartition des effectifs par fonction : cf. graph. ETP des fonctions médicales et paramédicales : cf. graph. Pyramide des âges : cf. graph. Taux d’absentéisme par motif : cf. graph. Poids du recours à l’intérim : 0,5%

Données de caractérisation Démarche formalisée de GPEC : oui Organisation comprenant un pool de remplacement : non Convention collective : CCN66

59

L’articulation des informations du tableau de bord Ces données génèrent le tableau de bord suivant :


Indicateurs de niveau 1

60


Ces données génèrent le tableau de bord suivant :


Indicateurs de niveau 2

61

L’articulation des informations du tableau de bord Eléments d’analyse tirés des restitutions relatives à un IME : A l’instar de la plupart des structures équivalentes, l’IME présente un très faible taux de recours (1,7%) à des prestations externes à caractère médical ou médico-social. Par ailleurs, l’IME fait partie des 25% d’établissement à ne présenter aucune vacance de poste au 31/12.

La réalisation des prestations repose donc essentiellement sur les épaules des personnels en poste, ce que le taux d’absentéisme significatif rend problématique (13,5%, ce qui place l’établissement dans le dernier quartile).

75% des absences s’expliquent par de la maladie ordinaire ou d’autres causes non identifiées.

Le taux de rotation des personnels situe lui aussi l’établissement dans la tranche haute : 20% de l’équipe a ainsi été renouvelé, ce qui, ajouté à l’absentéisme, vient compliquer l’organisation des prises en charge.

Les personnels en poste sont essentiellement des travailleurs socio-éducatifs, très jeunes comparés aux autres structures

Le recours à l’intérim reste très marginal. Si 75% des établissements n’y ont jamais recours (seul le dernier quartile est représenté), l’IME n’y a recours qu’à hauteur de 0,5% de la masse salariale.

Les données de caractérisation nous indiquent également qu’aucun pool de remplacement n’a été mis en place.


Il est probable que les absences des personnels de l’établissement donnent rarement lieu à un remplacement. Cela représente un risque potentiel sur la qualité de prise en charge des jeunes.

62

Pour aller plus loin : le chemin critique de l’analyse


Indicateurs de Niveau 1 Taux d’ETP vacants : 0% Taux de prestations externes : 1,7% Taux de personnels occupant une fonction de management : 9% Taux d’absentéisme : 13,5% Taux de rotation des personnels : 20%

Indicateurs de Niveau 2 Répartition des effectifs par fonction : cf. graph. ETP des fonctions médicales et paramédicales : cf. graph. Pyramide des âges : cf. graph. Taux d’absentéisme par motif : cf. graph. Poids du recours à l’intérim : 0,5%

Données de caractérisation Démarche formalisée de GPEC : oui Organisation comprenant un pool de remplacement : non Convention collective : CCN66

1

2

3 4

3

4

4

5

5

1

2

3

4

5

Analyse du taux d’externalisation : faible recours

Recherche d’indicateurs en interrelation : pas de vacance constatée

Identification des risques : absentéisme et rotation élevées

Recherche de facteurs de causalité : motifs d’absentéisme et caractéristique des personnels

Analyse de la maîtrise du risque : peu d’intérim et pas de pool de remplacement


ANNEXES

1 – LES SOURCES DOCUMENTAIRES

2 – POUR ALLER PLUS LOIN : LES SERIES CHRONOLOGIQUES

3 – POUR ALLER PLUS LOIN : LA RECHERCHE DE CORRÉLATION

4 – POUR ALLER PLUS LOIN : L’ARTICULATION DES INFORMATIONS


ANNEXE 1 – LES SOURCES DOCUMENTAIRES

65

La plaquette de présentation

Contenu : Histoire et état d’avancement du projet

Tableau de bord de pilotage de la performance Présentation de la démarche opérationnelle

de mise en œuvre au sein des ESMS et des ARS/CG :

• Principales étapes • Outils et supports • Données à collecter • Plateforme informatique • Exemples de restitutions

Présentation de retours d’expérience


66

Le guide des indicateurs

Le guide regroupe l’ensemble des fiches indicateurs de niveau 1 et de niveau 2. Il constitue un outil indispensable à la collecte des

données et à la compréhension des indicateurs.


Exemple de fiche indicateur

Informations utiles à la collecte

Informations utiles à

l’analyse

Identification de

l’indicateur dans le TdB

Périmètre

67

Les notices d’utilisation

Les notices ont vocation à faciliter l’utilisation de la plateforme de pilotage de la performance gérée par l’ATIH. Il existe 3 notices :

• À destination des ESMS • À destination des Organismes Gestionnaires • À destination des ARS et des CG


Outre les aspects techniques, chaque notice renseigne les

utilisateurs de la plateforme sur l’accès aux restitutions et sur l’utilisation des tableaux de bord


ANNEXE 2 – POUR ALLER PLUS LOIN : LES SÉRIES CHRONOLOGIQUES

69

Pour aller plus loin : L’analyse des séries chronologiques

L’étude de séries chronologiques d’indicateurs revêt un double objectif : - Analyser de manière rétrospective les résultats, concernant un ou plusieurs

indicateurs, pour dégager des tendances d’évolution des phénomènes étudiés ; - Extrapoler les observations et effectuer des projections prévisionnelles à court

ou moyen terme. Ex : augmentation régulière des coûts de personnel ; dégradation du taux d’occupation Les tendances peuvent être mises en évidence :

- De manière empirique à partir d’une représentation graphique des données (observation de hausse, de baisse, de stagnation, d’effet de cycle ou de reprise…/…) ;

- A partir de calculs statistiques qui vont indiquer le rythme de progression ou de ralentissement d’une variable dans le temps.

70

Les tendances sont le plus fréquemment exprimées de manière : - Linéaire (sous la forme d’une droite d’ajustement des informations dans le

temps) - Saisonnalisée (affichant des effets réguliers de variation au-dessus ou au-

dessous de la tendance linéaire : les variations saisonnières d’activité dans les ESAT par exemple)

- Polynomiale (reflétant l’évolution incurvée d’un phénomène : courbe en « U », courbe en « S »)

- En moyenne mobile (la valeur la plus ancienne étant remplacée par la plus récente dans une série stable de valeur. La moyenne mobile trimestrielle sur les 4 derniers trimestres par exemple)

R² = 1

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33

Evolution mensuelle des actes délivrés Exemple de tendances linéaire et

polynomiale : Laquelle vous parait la plus

pertinente ?


71

Points de vigilance méthodologiques : - Travailler sur des séries chronologiques homogènes (même nombre de variables

par période d’analyse) - Réajuster des données conjoncturelles statistiquement « aberrantes » pouvant

être dues à un phénomène conjoncturel (grève, dysfonctionnement ponctuel…) - Les tendances sont calculées « toute chose égale par ailleurs » en supposant

une stabilité de l’environnement, des modes d’organisation, d’ETP présentant les mêmes qualifications… ce qui n’est pas nécessairement le cas.

Exemple « d’analyse graphique »appliqué d’un foyer d’accueil médicalisé :

• On constate les données suivantes concernant 3 indicateurs sur les années allant de 2011 à 2013 : Le taux de réalisation s’améliore légèrement (7 %) tandis que le taux de rotation des

personnels diminue de manière substantielle (- 26 %).

Année 2011 Année 2012 Année 2013 Année 2013/2014Taux de réalisation des activités % 74,8 75,2 80 7%Taux de rotation des personnels % 9 8,4 6,7 -26%

Taux d'absentéisme hors formation % 15 13,7 12,2 -19%


72

Exemple appliqué d’un foyer d’accueil médicalisé (suite) : - On constate graphiquement un phénomène d’accélération de la réalisation des activités entre

2012 et 2013 : La prise en compte de l’année 2011 infléchit cette impression. - L’utilisation de la fonction polynomiale dans le tableur Excel montre une décélération assez

significative du taux d’absentéisme qui pourrait se situer aux environs de10,5 % en 2014 si la tendance se poursuit. Le taux de rotation des personnels subit conjointement une effet encore plus accentué.

70

72

74

76

78

80

82

84

0

2

4

6

8

10

12

14

16

Année 2011 Année 2012 Année 2013

Evolution croisée d'indicateurs du FAM PH

Taux de rotation des personnels % Taux d'absentéisme hors formation %

Taux de réalisation des activités % Poly. (Taux d'absentéisme hors formation %)

Linéaire (Taux de réalisation des activités %) Poly. (Taux de rotation des personnels %)

Etape 1 : sélectionner les données du tableau et utiliser

la fonction insertion graphique d’Excel

Etape 2 : choisir graphique combiné et retenir en « axe secondaire » la série dont

l’échelle est très éloignée de celles des autres séries

Etape 3 : cliquer sur la série (clic droit), choisir « ajouter une tendance » et « l’option de courbe » : ici polynomiale


73

Il est également possible de procéder à des analyses de séries infra-annuelles sur la base d’indicateurs du tableau de bord (5/8 au maximum). L’intérêt de ce type d’analyse est multiple :

- Disposer d’un nuage de points plus étoffé afin d’améliorer la précision de la tendance ;

- Repérer d’éventuels effets de saisonnalité infra-annuels, récurrents chaque année ; - Corriger des données « statistiquement » aberrantes (écart significatif à la tendance

avec une très faible probabilité de récurrence) - Disposer d’une « formule statistique » permettant de calculer le taux de variation

dans le temps d’un phénomène (« pas mathématique »)

Exemple de tendance saisonnalisée : La tendance linéaire correspond au réalisé des 2 premiers exercices (courbe rouge). Elle est ensuite affectée des coefficients de saisonnalité pour déterminer une prévision pour le prochain exercice. (ici 3ème année) 0

50100150200250300350400450

Evolution saisonnalisée du nombre de journées réalisées au titre des prix de journée

Réalisé Tendance


La tendance infra-annuelle

74

Nb journées (PJ) Réalisé Tendance ecart T/R Coeff saisonJanv 283 321,18 0,88 0,92Févr 290 319,76 0,91 0,94Mars 367 318,34 1,15 1,14Avr 349 316,91 1,10 1,13Mai 342 315,49 1,09 1,08Juin 396 314,06 1,26 1,34Juil 284 312,64 0,91 0,91

Août 291 311,21 0,93 0,96Sept 289 309,79 0,93 0,98Oct 265 308,37 0,86 0,94Nov 222 306,94 0,72 0,78Déc 264 305,52 0,87 0,88Janv 290 304,09 0,95Févr 292 302,67 0,97Mars 340 301,24 1,13Avr 350 299,82 1,17Mai 319 298,39 1,07Juin 420 296,97 1,41Juil 270 295,55 0,91

Août 290 294,12 0,99Sept 302 292,70 1,03Oct 300 291,27 1,03Nov 240 289,85 0,83Déc 260 288,42 0,90Janv 287,00 263,3338Févr 285,57 267,3027Mars 284,15 323,9253Avr 282,73 320,6183Mai 281,30 302,8713Juin 279,88 374,5392Juil 278,45 253,7099

Août 277,03 265,9993Sept 275,60 270,739Oct 274,18 258,9642Nov 272,76 211,6497Déc 271,33 239,6591

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

Janv Mars Mai Juil Sept Nov Janv Mars Mai Juil Sept Nov Janv Mars Mai Juil Sept Nov

Evolution saisonnalisée du nombre de journées réalisées au titre des prix de journée

Réalisé Tendance

Etape 1 : calculer la tendance dans excel : sélectionner l’espace d’accueil puis taper « =tendance (…..) », sélectionner les

données des 2 premières années dans la parenthèse, puis « entrée en appuyant sur les touche CTrl + Maj »

Etape 2 : Etablir les ratios T/R

Etape 3 : calculer les coefficients de saisonnalité en établissant une moyenne sur 2 ans des ratios T/R,

mois par mois

Etape 4 : prolonger la tendance linéaire en appliquant le « pas mathématique »

Etape 5 : Appliquer les coefficients de saisonnalité (étape 3) à la tendance prolongée

Etape 6 : réaliser la projection graphique


75

Foyer d'accueil médicalisé pour adultes handicapés 2011 S1 2011 S2 2012 S1 2012 S2 2013 S1 2013 S2 2014 S1 2014 S2

Taux d'hospitalisation complète dont HAD 3,3 3,4 2,9 3 2,7 2,6Taux de rotation des lits 2,8 2,9 2,7 2,9 2,6 2,6

DMS/durée d'accompagnement des personnes sorties définitivement 588 605 595 580 580 572

tendance linéaire d'évolution 2011 S1 2011 S2 2012 S1 2012 S2 2013 S1 2013 S2 2014 S1 2014 S2Taux d'hospitalisation complète dont HAD 3,38 3,22 3,06 2,90 2,75 2,59 2,43 2,28

Taux de rotation des lits 2,87 2,82 2,77 2,73 2,68 2,63 2,47 2,31DMS/durée d'accompagnement des personnes sorties définitivement 598,81 593,95 589,10 584,24 579,38 574,52 569,67 564,81

540

550

560

570

580

590

600

610

2011 S1 2011 S2 2012 S1 2012 S2 2013 S1 2013 S2 2014 S1 2014 S2

Evolution infra-annuelle DMS/durée d'accompagnement

DMS/durée d'accompagnement des personnes sorties définitivement

DMS/durée d'accompagnement des personnes sorties définitivement

1,5

1,7

1,9

2,1

2,3

2,5

2,7

2,9

3,1

3,3

3,5

2011 S1 2011 S2 2012 S1 2012 S2 2013 S1 2013 S2 2014 S1 2014 S2

Evolution infra-annuelle Tx Hospi et Tx rotation

Taux d'hospitalisation complète dont HAD Taux de rotation des lits

Taux d'hospitalisation complète dont HAD Taux de rotation des lits

L’illustration du calcul de tendance infra-annuelle pour un FAM



ANNEXE 3 – POUR ALLER PLUS LOIN : LES CORRÉLATIONS

77

Il s’agit d’établir un lien entre des variables et de rechercher d’éventuels facteurs de causalité. En l’espèce, il s’agit de rechercher un lien soit :

• entre deux indicateurs. Ex : Existe-t-il un lien entre l’absentéisme des personnels et le niveau de réalisation de l’activité ?

• entre un indicateur et une donnée de caractérisation. Ex : Existe-t-il un lien entre taux d’occupation et le nombre de places ou de lits ?

• La recherche de corrélation peut être effectuée sous Excel par l’utilisation de la fonction COEFFICIENT.CORRELATION appliquée à deux séries de données.

0 - 1 + 1

Aucune corrélation

Pour aller plus loin : La recherche de correlation

78

Pour aller plus loin : les recherches de corrélation

Dans le cas de la relation entre l’absentéisme et le niveau de réalisation de l’activité prévue :

• L’application de la formule de calcul du coefficient de corrélation à la série de données suivantes…

• … permet d’obtenir le résultat : COEFFICIENT DE CORRELATION = - 0,93

Le résultat obtenu, proche de -1, permet de démontrer qu’il existe un lien entre les 2 facteurs variables. Plus l’absentéisme est élevé, plus l’activité réalisée est éloignée de ce qui était prévu. CQFD ! Attention cependant aux limites :

• Il peut exister une corrélation mathématique sans lien de causalité. • Plusieurs facteurs peuvent influer sur un même phénomène (cas des corrélations multiples).

Taux d'absentéisme Taux de réalisation de l'activité

MAS 1 10 % 73 % MAS 2 14 % 56 % IME 1 9 % 87 % IME 2 3 % 92 % IME 3 3 % 95 %

Pour aller plus loin : La recherche de corrélation


ANNEXE 4 – POUR ALLER PLUS LOIN : L’ARTICULATION DES INFORMATIONS

80

Pour aller plus loin : le chemin critique de l’analyse

Taux de prestations

externes

Taux d’ETP vacants

Taux d’absentéisme

Taux de rotation

Poids de l’intérim

Pool de remplacement

Répartition par fonction

Pyramide des âges


par motifs

• Quels sont les indicateurs interdépendants ? • Existe-t-il des risques liés à la situation ? • Quelles sont les causes ? • Existe-t-il des solutions ?

Pour aller plus loin : L’articulation des informations

81

Pour aller plus loin : le suivi des alertes

MEDIANE Recours à l’intérim


Taux d’atteinte des

prév de recettes

Taux de réalisation de

l’activité Taux de CAF

Taux d’hospitalisation

Part des actes non réalisés

POINTS DE VIGILANCE

Pour aller plus loin : L’articulation des informations

tableau de bord de pilotage partagé de la performance dans ... · pdf filetaux...

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