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Pes Guide 2 : mise en production 1 / 30

PES guide n°2 : Mise en production

Thèmes : Gestion financière 30 juin 2015

1 Objectif ................................................................................................................................................................ 2

2 Rappel ................................................................................................................................................................. 2

3 Paramétrages de base........................................................................................................................................ 3

3.1 Saisie de l’identifiant de votre poste comptable ................................................................................................. 3

3.2 Saisie des numéros SIRET de chaque budget ................................................................................................... 3

3.3 Définition d’un tiers « Ordre» par défaut ............................................................................................................. 4

4 Paramétrage du transfert PES ............................................................................................................................ 4

4.1 Définition d’un dossier de stockage des flux PES .............................................................................................. 4

5 Saisie d’écritures ................................................................................................................................................. 5

5.1 Informations générales ....................................................................................................................................... 5

5.2 Exemples de saisies recettes au format PES ..................................................................................................... 6

5.3 Exemples de saisie de dépenses au format PES ............................................................................................... 6

5.4 Aide à la valorisation des zones PES (dépenses et recettes) ............................................................................ 8

5.5 Le Délai Global de Paiement (DGP)et les intérêts moratoires ........................................................................... 9

6 Génération du fichier PESV2 à transmettre en trésorerie ................................................................................ 10

6.1 Rappel des dossiers de stockage des flux PES ............................................................................................... 10

6.2 Génération du fichier PES ................................................................................................................................ 10

6.3 Dépôt du fichier ................................................................................................................................................. 12

7 Passage en production réelle du PES .............................................................................................................. 12

7.1 Déclaration du protocole PES en remplacement d’Indigo ................................................................................ 13

7.2 Modification des codes de transfert sur le portail DGFIP ................................................................................. 13

8 Pes Acquit ......................................................................................................................................................... 14

9 ANNEXE TECHNIQUE : SYNTHESE DES TYPAGES PAR NATURE D'OPERATION .................................. 15

10 ANNEXE TECHNIQUE DEPENSE ................................................................................................................... 22

11 ANNEXE TECHNIQUE RECETTE ................................................................................................................... 25

12 ANNEXE TECHNIQUE MODE DE REGLEMENT ........................................................................................... 27

13 ANNEXE TECHNIQUE : PRESENCE BLOC DE RATTACHEMENT PIECE .................................................. 28

14 ANNEXE TECHNIQUE : STRUCTURE RIB AU FORMAT SEPA.................................................................... 29

Fiche pratique Cegid Service assistance progiciels


1 Objectif Ce dossier liste les différentes manipulations qu’il faut impérativement suivre pour paramétrer votre logiciel Cegid afin de produire vos premiers flux PES en test. Cette étape doit être établie en collaboration avec votre trésorerie

qui mettra à votre disposition, sur votre portail DGFIP, l’accès à une nouvelle application nommée ‘PESOS’.

L’objectif recherché par la DGFIP est la génération, avec votre logiciel de comptabilité, de flux PES ‘en test’ correspondant aux différents typages définis en collaboration avec votre trésorerie (mandat ordinaire, débit d’office,

emprunt, Paie, P503...). Ces flux PES seront alors déposés sur PESOS pour être contrôlés.

Attention : avant de produire un flux PES, assurer vous que vous avez suivi toutes les étapes du guide :

‘PES guide n°1 : Mise en conformité des tiers’. Le P.E.S. (Protocole d’Echange Standard) qui va remplacer INDIGO au 1er janvier 2015 est très exigeant quant à la qualité des informations sur les tiers. Une mise en

conformité doit obligatoirement être effectuée en amont.

Aujourd’hui, nous nous limitons au strict remplacement du protocole Indigo en vue de répondre à l’obligation

d’utilisation du PES dès le 1ER janvier 2015. Ensuite, en fonction des besoins, les échanges dématérialisés pourront être démarrés.

2 Rappel Liste arrêtée des caractères prohibés dans le fichier PESV2

&

< >

"

'

Pour d'autres caractères, les - et _ peuvent être utilisés, notamment pour les pj. Il convient de limiter cependant leur utilisation.

Par contre le "/" est lui à prohiber car notamment dans les noms de PJ cela équivaut à

décrire une arborescence et à créer des répertoires qui n'existeront pas. Pour rappel

notamment dans les Idunique, il ne faut pas laisser d'espace sinon la pj ne sera pas accessible

Les symboles monétaires du type € £ $ ne s'inscrivent pas dans la norme iso8859-1

qui est celle du PESV2. Ils ne peuvent donc être utilisés. Par ailleurs, Hélios n'affichera

pas les symboles monétaires décrits mais un espace.

Ce dossier liste les différentes manipulations qu’il faut impérativement suivre pour paramétrer votre logiciel CEGID afin de produire vos premiers flux PES en test. Cette étape doit être établie en collaboration avec votre trésorerie

qui mettra à votre disposition, sur votre portail DGFIP, l’accès à une nouvelle application nommée ‘PESOS’.


3 Paramétrages de base

3.1 Saisie de l’identifiant de votre poste comptable

Prendre le menu Fichier/Comptabilité/Entité comptable/Comptable

Dans la fenêtre qui s’affiche, vous retrouvez les informations de votre poste comptable. Les vérifier et les compléter notamment au niveau du RIB, du titulaire, de l’IBAN.

Renseigner la zone ‘identifiant permanent du poste’ à partir du tableau ci-dessous. Il s’agit ici du n° codic de votre poste comptable.

Trésorerie de N°

CODIC Trésorerie de N° CODIC Trésorerie de

N° CODIC

Auzon / Ste florine 043002 Monastier 043015 St paulien 043027

Bas en basset 043003 Monistrol sur loire 043016 Saugues 043028

Brioude 043034 Montfaucon 043017 Le Puy st Jean 043030

Cayres 043006 Paulhaguet 043018 Tence 043031

Chaise dieu 043007 Pradelles / Landos 043021 Vorey 043032

Craponnes sur arzon 043009 Le puy ville 043023 Yssingeaux 043033

Fay sur lignon 043010 St didier en velay 043024 Paierie départementale 043090

Langeac 043012 St julien chapteuil 043025

Le codic est aussi disponible sur la page d’accueil de votre portail DGFIP après connexion identifiant et mot de

passe.

Ce code est très important car il va identifier votre poste comptable dans les flux PES.

3.2 Saisie des numéros SIRET de chaque budget

Prendre le menu Fichier/Comptabilité/Entité comptable/Budget par exercice puis onglet « Transfert »,

Important : recommencer l’opération pour l’ensemble de vos budgets

NB : Les différents n° SIRET de vos budgets sont disponibles sur la page d’accueil du logiciel PESOS (disponible sur

le portail DGFIP si votre trésorier l’a demandé au tuteur Hélios de la TG). Si vous n’avez pas encore d’accès à PESOS et que vous ne connaissez pas l’ensemble de vos n° SIRET, contacter votre poste comptable.

Exemple du n° CODIC de la trésorerie d’Auzon /Ste Florine

Saisir l’identifiant permanent du budget. Il s’agit du n° SIRET du budget sélectionné.


3.3 Définition d’un tiers « Ordre» par défaut

Prendre le menu Fichier/Comptabilité/Entités comptables/Budgets puis Onglet « Divers.

Dans la zone « Liens vers un tiers » : choisir le tiers d’ordre souhaité (en règle général votre tiers trésorerie).

D’office, il sera affiché par défaut dans les écritures d’ordre (rattachement, cessions etc.) et contrôlé lors du

transfert PESV2. Exemple de tiers d’ordre pour le CDG43

Laisser l’onglet PES/TIPI en l’état pour l’instant.

Recommencer l’opération sur tous vos budgets.

4 Paramétrage du transfert PES

4.1 Définition d’un dossier de stockage des flux PES

Prendre le menu Ecritures / Divers / Transfert PESV2 / Aller / Mandats. Les paramétrages ci-dessous ne sont à faire qu’une fois et sont valables à la fois pour les dépenses et les recettes.

Cliquer sur « Paramètres »

Pour la grande majorité des collectivités, le transfert des flux indigo a été configuré dans le dossier racine

C:\DEMAT\ Nous vous proposons de spécifier ce dossier de stockage des fichiers PES dans la zone ‘Répertoire de

génération par défaut’. Utiliser la loupe pour sélectionner ce dossier. Nous vous conseillons de ne pas créer de sous répertoire à ce niveau-là.

Dans le cas d’un réseau, vous devez créer le répertoire DEMAT sur le serveur et dans un dossier

partagé, pour permettre à terme, l’accès aux pièces jointes numérisées d’un autre poste que le votre ainsi que leurs sauvegardes.

Dans la zone ‘Derniers fichiers mémorisés’ porter à 99 le nombre de fichiers qui seront mémorisés.

Enregistrer vos modifications.


Fermer la fenêtre ‘transmission PESV2’.

Recommencer la même opération sur tous vos budgets.

5 Saisie d’écritures

5.1 Informations générales

Au niveau de la saisie d’un mandat et d’un titre, il est essentiel de valoriser correctement les zones du bloc ‘Délai

de paiement’ et ‘PES’.

En dépense :

En recette

En fonction, de certains éléments fournis (code nature, imputation, type de bordereau) le logiciel valorisera au

mieux les informations du bloc PESV2 en dépense comme en recette.

Nous vous conseillons :

de contrôler le typage PES à la fin de la saisie de vos écritures (après l’imputation et le montant). Pour

vous aider, consulter l’annexe ‘Synthèse des typages par nature d’opération’. Celle-ci vous donne les

combinaisons ‘Type’ et ‘Nat’ en fonction d’une liste d’opérations comptables définies.

vérifier en dépense l’exactitude de la zone mode de règlement (plusieurs choix possibles non définissable

en automatique) et sa cohérence avec le typage de l’écriture.

Exemple : un mandat de prélèvement d’office ne doit pas avoir comme mode de règlement le choix : 03

Virement bancaire. Dans ce cas de figure, vérifier aussi que le tiers ne possède pas de RIB.

de gérer correctement l’information sur les délais de paiement.

Une fenêtre indique que des sous-répertoires ont été

créées dans le répertoire c:\démat\ ou celui sélectionné dans la fenêtre précédente

Répondre oui


5.2 Exemples de saisies recettes au format PES

5.2.1 P503 classique de fonctionnement recette (avec paramétrage PES en réel)

Valorisation des zones générales

Attention : pendant la phase de tests PES, vous utilisez encore par défaut le protocole Indigo, votre écran sera alors légèrement différent, faisant apparaître le champ N° de pièce (P503)’ au-dessus de la zone ‘Ecriture initiale’.

Il faudra alors saisir votre N° de P503 dans cette zone, l’information sera alors copier dans l’autre zone.

Valorisation des zones du bloc PESV2 pour un P503 classique de recette

La zone Prd (produit) peut-être différente en fonction de la nature de la recette. Seul votre trésorier sera en mesure de vous renseigner sur cette information.

5.3 Exemples de saisie de dépenses au format PES

5.3.1 Mandatement de la paie

Le mandatement de la paie est généré automatiquement par le logiciel. La valorisation des champs PES se fera donc

automatiquement. Nous vous donnons néanmoins des informations à suivre ou à vérifier.

Indemnité des élus : l’ensemble des éléments des indemnités des élus (charges et net à payer au chapitre 65) doivent donner lieu à des mandats séparés.

Ces dépenses ne doivent pas être mélangées avec les paies des agents (chapitre 012).

Ainsi, en gestion financière, lors de l’intégration des paies cocher la case ‘Séparation du 6531’.

1 – Saisir le code nature 04 - P503 ‘ pour initialiser certaines zones

2 – Dans la Zone ‘Ecriture initiale’ saisir -l’année de l’exercice -saisir e n° de pièce P503, (jusqu’à 13 chiffres possibles)

Cette information est obligatoire et se trouve sur le document P503 fourni par la trésorerie.

Zone pour Indigo

Zone pour le PES


Pour les agents

Type de fournisseur Zone type Zone Nature Mode de règlement Observations Net à payer individuel

agent

01 ordinaire 11 paie 03 Virement bancaire RIB obligatoire

Net à payer collectif 08 mandat collectif 11 paie 04 Virt application externe Pas de RIB

UNEDIC 01 ordinaire 11 paie 09 avis de règlement Pas de RIB

URSSAF 01 ordinaire 11 paie 03 virement bancaire RIB obligatoire

CNRACL, 01 ordinaire 11 paie 03 virement bancaire RIB obligatoire

RAFP 01 ordinaire 11 paie 03 virement bancaire RIB obligatoire

CDC ATIACL 01 ordinaire 11 paie 03 virement bancaire RIB obligatoire

CDG 01 ordinaire 11 paie 03 virement bancaire RIB obligatoire

CNFPT 01 ordinaire 11 paie 09 avis de règlement Pas de RIB

IRCANTEC 01 ordinaire 11 paie 03 virement bancaire RIB obligatoire

MUTUELLES 01 ordinaire 11 paie 03 virement bancaire RIB obligatoire

PREFON 01 ordinaire 11 paie 03 virement bancaire RIB obligatoire

Pour les élus La zone nature positionnée à ’11 paie’ pour les agents est transformée en ’01 fonctionnement’ pour les élus.

Type de fournisseur Zone type Zone Nature Mode de règlement Observations Net à payer individuel élu 01 ordinaire 01 fonctionnement 03 Virement bancaire RIB obligatoire

Net à payer collectif 08 mandat collectif 01 fonctionnement 04 Virt application externe Pas de RIB

URSSAF 01 ordinaire 01 fonctionnement 03 virement bancaire RIB obligatoire

IRCANTEC 01 ordinaire 01 fonctionnement 03 virement bancaire RIB obligatoire

RETENUE A LA SOURCE 01 ordinaire 01 fonctionnement 09 avis de règlement Pas de RIB

Important : sur les mandats de paie agents (zone nature égale à 11 paie) les délais de paiement ne doivent pas être valorisés. Attention, pendant la phase de tests, Pesos peut vous signaler à tort une anomalie. Ne pas en tenir

compte.

5.3.2 Echéance d’emprunt non prélevé

En fonction de la nature de l’écriture, des zones complémentaires peuvent s’afficher, il faut les renseigner. Ici la

zone ‘N° emprunt’ doit être valorisée avec le code qui référence votre emprunt en trésorerie.

En cas de génération automatique à partir de la dette, la zone ‘N° emprunt’ est alimentée avec les informations saisies dans la zone ‘Références’ du dossier de dette.

Rapprochez-vous de votre trésorerie pour établir une codification commune des numéros d’emprunt.

5.3.3 Echéance d’emprunt prélevé

Il faut renseigner en plus du bloc PES la zone ‘Ecriture initiale’ avec l’année et la référence à la pièce de dépense (état des dépenses payées avant mandatement).


5.3.4 Ecriture HT sur un budget TTC

La règle actuelle demande qu’un code service soit obligatoirement renseigné sur un mandat ou titre dès lors que le

budget est TTC et l’écriture porte sur un compte HT avec TVA récupérable. Sinon, ce code service est interdit.

Ce code service sert à identifier la nature d’une opération HT afin de l’isoler dans votre budget TTC. Pour un même budget TTC, vous pouvez avoir plusieurs codes services en fonction de vos besoins. Ce code service, sur 10

caractères, est attribué par votre comptable, il peut être numérique, alphabétique ou alphanumérique. Sur la fenêtre d’un mandat ou d’un titre : faire la saisie du code service dans la zone ‘service’ (à ne pas confondre

avec le service analytique).

5.4 Aide à la valorisation des zones PES (dépenses et recettes)

L’annexe technique, SYNTHESE DES TYPAGES PAR NATURE D'OPERATION, vous donne les combinaisons PES

à respecter en fonction des types d’opérations comptables. Cette annexe est disponible en fin de document.

Voici un extrait du tableau concernant une opération comptable de type : Annulation mandat ordinaire. Le tableau vous donne les infos suivantes

OPERATIONS TYPE DE PIECES NATURE DES PIECES DIVERSES INFORMATIONS A PORTER SUR LA PIECE

ANNULATION D'UN MANDAT ORDINAIRE

Mandat annulatif Mandat correctif (02) Annulation / réduction (06) référence mandat initial

A la lecture du tableau ci-dessous, voilà ce que nous devons avoir,


5.5 Le Délai Global de Paiement (DGP)et les intérêts moratoires

Rappel : le DGP est valorisé dans un mandat à partir des zones ci-dessous :

Le logiciel valorise au mieux ces délais en fonction du type et de la nature de la pièce au regard du tableau ci-

dessous (le délai global de paiement est obligatoire dans les cas notifiés en vert et interdits dans les cas notifiés en

rouge).

Si la case ‘Eligible au délai maximum’ est cochée alors il y a valorisation des délais de paiement.

Attention : La durée du délai global ainsi que le taux des intérêts moratoires par défaut sont paramétrables dans le menu Fichier / Comptabilité / Entité comptable / Budget par exercice /onglet ‘Paramètres’. Ces éléments doivent vous être communiqués par votre trésorier à chaque modification.


6 Génération du fichier PESV2 à transmettre en trésorerie

6.1 Rappel des dossiers de stockage des flux PES

En fonction du paramétrage effectué précédemment (voir paramétrage du transfert PES), le logiciel dépose vos

fichiers PES dans les sous-dossiers ‘Depense’ et ‘Recette’.

6.2 Génération du fichier PES

Prendre le menu Ecriture / Divers / Transfert PESV2 / Aller / Mandats (ou Titres)

Cliquer sur le bouton « Nouvelle Génération »

Dans la fenêtre « Génération », onglet ‘Dépense’, sélectionner le bordereau à transmettre en

trésorerie puis cliquer sur ‘Générer’.


3 cas de figure peuvent se présenter :

Cas 1 : le logiciel détecte des erreurs bloquantes et les liste comme ci-dessous.

-vous pouvez alors cliquer sur « Enregistrer » pour générer un fichier d’erreurs. Ce fichier sauvegardé dans le répertoire « Dépenses » ou « Recettes » pourra être édité avec le bloc-notes et servira de

support pour lister et corriger les anomalies.

-le bouton ‘ignorer’ est grisé, le fichier PES ne pourra pas être généré.

-cliquer sur ‘Abandonner’ pour quitter la fenêtre et corriger les anomalies.

Cas 2 : le logiciel détecte des erreurs uniquement non bloquantes (AVERTISSEMENT) et les liste comme ci-dessous.

-vous pouvez alors cliquer sur « Enregistrer » pour générer un fichier d’erreurs. Ce fichier sauvegardé

dans le répertoire « Dépenses » ou « Recettes » pourra être édité avec le bloc-notes et servira de support pour lister et corriger les anomalies non bloquantes si nécessaires.

-le bouton ‘ignorer’ n’est pas grisé, le fichier PES pourra être généré.

-cliquer sur ‘Abandonner’ pour quitter la fenêtre sans générer sur le fichier si vous souhaitez corriger

les anomalies non bloquantes.

Nb : si le logiciel détecte à la fois des erreurs bloquantes et d’autres non bloquantes (avertissement) le fichier ne pourra pas être généré.

Le bouton Enregistrer permet de sauvegarder le fichier d’erreur

Si la liste des erreurs ne fait pas

apparaître d’anomalies bloquantes mais juste des avertissements alors le fichier

peut néanmoins être généré en cliquant sur le bouton ‘Ignorer’.

Toutefois, d’une manière générale, nous vous conseillons de tenir compte des

avertissements en les corrigeant en amont.


Cas n°3 : le logiciel ne détecte pas d’erreur alors il vous propose l’enregistrement du fichier.

En principe, il n’est pas recommandé de modifier le nom du fichier PES attribué par l’application comptable de

l’ordonnateur. Néanmoins, pour faciliter l’identification du flux Pes après génération, il est admis de rajouter un additif au nom généré à l’origine.

Exemple de nommage du flux en phase de test (dépôt sur Pesos) :

Fichier généré = PESALR120130828153651.xml peut être modifié en PESALR120130828153651emprunt.xml si on veut repérer que ce bordereau test était de typage emprunt.

Exemple de nommage du flux en phase de production réelle : Fichier généré = PESALR120130828153651.xml peut être modifié en PESALR120130828153651com60.xml si on

veut repérer que ce bordereau est le n°60 du budget communal.

Dans tous les cas :

le nom du fichier ne doit pas perdre son extension ‘.xml’

la modification du nom du fichier ne pourra être envisagée que si elle intervient avant le dépôt de la

signature électronique (dans le cas d’envoi d’un bordereau dématérialisé et signé numériquement par l’élu).

6.3 Dépôt du fichier

En période de test du PES, vous devez déposer vos fichiers sur l’outil PESOS disponible sur le portail

DGFIP.

En phase réelle, vous déposerez vos fichiers PES, comme d’habitude, sur la passerelle de transmission, comme expliqué dans le paragraphe ci-dessous.

7 Passage en production réelle du PES

En déroulant le menu vous pouvez

repérer l’arborescence de stockage du fichier (ici c:\demat\depense\)

Si vous souhaitez enregistrer vos fichiers

Pes dans un sous dossier par budget

(exemple c:\demat\depense\ccas ou c:\demat\depense\commune), utiliser

l’icône de création de dossier. Attention : si vous créé un sous dossier,

il faut éviter les accents, les espaces, les

caractères spéciaux et les noms trop longs.

Structure du nom du fichier :

PESALR1 = PES ALLER 20130828 = année – mois – jour

153631 = heure – minute - seconde


7.1 Déclaration du protocole PES en remplacement d’Indigo

Au moment où vous remplacerez officiellement le protocole INDIGO par le PES, voici le paramétrage à suivre afin de bloquer la génération d’INDIGO.

Prendre le menu Fichier / Comptabilité / Entités comptables / Budgets

Sélectionner l’onglet ‘PES/TIPI’

Dans la zone ‘Pes / Indigo’ cocher ‘PESV2’

Enregistrer et recommencer l’opération sur les autres budgets.

Observation : une fois ce paramétrage effectué, le bouton ‘Transfert trésorerie’ disponible sur un lot de dépense/recette, donnera accès directement à la fenêtre de transmission PES. Le transfert Indigo ne peut plus être

utilisé. Par contre, Indigo est toujours utilisé, pour l’instant, dans le cadre de la génération des fichiers ‘Budgets’ et

‘Inventaire’.

7.2 Modification des codes de transfert sur le portail DGFIP

Pour déposer vos fichiers PES en réel (et non pas en test) sur le portail DGFIP, il faudra modifier le code ‘Application’ comme ci-dessous :

Sur le portail DGFIP, choisir le menu ‘Passerelle de transmission’ comme d’habitude.

Saisir le code destinataire habituel (celui-ci ne change pas par rapport à Indigo).

Saisir GHELPES2 dans le champ ‘Application’.

Laisser le champ ‘PARM’ vide.

Sélectionner votre fichier à envoyer dans l’arborescence de génération de vos fichiers PES.


8 Pes Acquit

Ce paragraphe concerne uniquement les collectivités en PES mode réel.

Lorsque vous déposez un flux PES sur le portail DGFIP, un fichier d’acquittement est mis à disposition de la collectivité. Celui-ci permet de connaître l’état de votre flux : validé ou non. En cas de non réception par la trésorerie

de votre fichier PES, il convient d’analyser le contenu du fichier.

Sur le portail DGFIP, prendre le choix ‘Passerelle de transmission’ puis ‘Réception de fichiers’

Effacer le champ Date et cliquez sur Rechercher

La liste des fichiers disponibles apparaît.

Pour récupérer un fichier, il suffit de faire un Clic DROIT sur le nom du fichier et choisir « Enregistrer

sous » dans le répertoire de votre choix.

Une fois le fichier récupérer sur votre disque, dans la gestion financière prendre le menu Ecritures /

Divers / Transfert PESV2/Acquittement

Rechercher votre fichier précédemment enregistré et cliquer sur le bouton ‘Import du fichier acquittement’.

Pour mémoire, nous listons ci-dessous des éléments du fichier ACK en lecture sous internet Explorer (ou autres navigateurs).

Lecture balise DomaineAck

– Valeur 4 = domaine PJ – Valeur 5 = domaine dépense

– Valeur 6 = Domaine recette

Lecture balise EtatAck

– Valeur 1 : Flux ok, non rejeté par le guichet xml – Valeur 0 : Flux rejeté par le guichet xml

Les fichiers correspondant à des acquittements de fichiers PES comportent toujours le libellé ACK dans le nom de fichier. Ces fichiers nommés codique-xxxxxxxxxx-ACK-yyyyyyyy .xml correspondent à des acquittements issus du GUICHET XML et contiennent un compte rendu détaillé de l’intégration ou du rejet de chaque bordereau ou PJ.

Le logiciel affiche un compte rendu à exploiter


9 ANNEXE TECHNIQUE : SYNTHESE DES TYPAGES PAR NATURE D'OPERATION Cette annexe vous donne les combinaisons PES à respecter en fonction des types d’opérations.


AFFECTATION DU RESULTAT

Émission du titre d'affectation

Titre Titre d'ordre mixte (04) Investissement (02) Compte: 1068 en réel

ANNULATION D'UN MANDAT ORDINAIRE

Mandat annulatif Mandat correctif (02) Annulation / réduction (06) référence mandat initial

ANNULATION D'UN MANDAT DE L'EXERCICE ANTERIEUR

Titre Titre correctif (02) Annulant un mandat (09) Compte: 773 puis référence

écriture initiale.

ANNULATION D'UN TITRE ORDINAIRE

Titre annulatif Titre correctif (02) Annulation / réduction (06) référence titre initial

ANNULATION D'UN TITRE D'UN EXERCICE ANTERIEUR

Mandat Mandat correctif (02) Annulant un titre (09)

Compte: 673 puis référence écriture initiale.

Compte: 678 si annulation titre en ordre. Pas de réf. à

l’écriture initiale

ADMISSION EN NON VALEURS

L’admission en non-valeur correspond à un titre sur exercice antérieur dont la créance n’est pas récupérable

Mandat Mandat d'admission en non-

valeurs (07) Fonctionnement (01)

Saisir le fournisseur Trésorerie puis compte 6541 puis zone réf. écriture initiale

avec n° donné par la trésorerie.

CREANCES ETEINTES

La créance éteinte correspond à une créance éteinte suite à dossier de surendettement par exemple

Mandat Mandat ordinaire (01) Fonctionnement (01)

Saisir le fournisseur d’origine sans rib puis compte 6542.

IMMOBILISATIONS

1- Acquisition d'une immobilisation

Mandat Mandat ordinaire (01) Inventaire (03) Indiquer le numéro

d'inventaire

2- Cession d'une immobilisation



Les mandats de cession doivent faire référence aux titres de recette rattachés (année + n° de titre). Il convient donc de traiter dans un 1

er temps les titres de cession (numérotation notamment) puis dans un 2

ème temps les mandats.

Émission du titre de cession

Titre Titre ordinaire (01) Cession (18) Compte 775.., indiquer le

numéro d'inventaire

Sortie du bien de l'actif

Titre Titre d'ordre budgétaire (03) Cession (18) Compte 2…, chap040 en M14, Indiquer le numéro

d'inventaire,

Mandat Mandat d'ordre budgétaire (03) Cession (18)

Compte 675.., chapitre 042 en

M14, M52 et M71 Rattachement au titre

obligatoire

Constatation d'une plus-value

Titre Titre d'ordre budgétaire (03) Cession (18) Compte 192, chapitre 040 en

M14, M52 et M71

Mandat Mandat d'ordre budgétaire (03) Cession (18) Compte 676 chapitre 042 en M14, Rattachement au titre

obligatoire

Constatation d'une moins value

Titre Titre d'ordre budgétaire (03) Cession (18) Compte 776, chapitre 042 en

M14,

Mandat Mandat d'ordre budgétaire (03) Cession (18) Compte 192 , chapitre 040 en

M14, Rattachement au titre obligatoire

AMORTISSEMENTS DES IMMOBILISATIONS

Nomenclatures hors M21

Mandat Mandat d'ordre budgétaire

(03)

Fonctionnement (01) Chapitre 042

Titre Titre d'ordre budgétaire

(03) Inventaire (03)

Chapitre 040

Le mandat est global. La recette d’amortissement génère autant de ligne d’imputation ou de titre qu’il y a de bien à amortir. Chaque ligne d’imputation de recette référence le n° d’inventaire. Le ou les titres d’amortissement doivent être numérotés après la dépense pour pouvoir comporter la référence du mandat global. Le trésorier doit prendre en charge le mandat global avant la prise en charge de la recette.

AMORTISSEMENTS DES SUBVENTIONS (recettes étalées)

Nomenclatures hors M21

Mandat Mandat d'ordre budgétaire

(03)

Inventaire (03) Chapitre 040

Titre Titre d'ordre budgétaire

(03) Fonctionnement (01)

Chapitre 042

Le titre est global. La dépense d’amortissement génère autant de ligne d’imputation ou de mandats qu’il y a de bien à amortir. Chaque ligne d’imputation de dépense référence le n° d’inventaire. Le ou les mandats d’amortissement doivent être numérotés après la recette pour pouvoir comporter la référence du titre global. Le trésorier doit prendre en charge le titre global avant la prise en charge de la dépense.

CHARGES A PAYER

Mandat exercice N Mandat de rattachement (10) Fonctionnement (01)

Mandat annulatif exercice N+1

Mandat correctif (02)

annulation du mandat de rattachement (10)

Saisir Réf. Mandat rattachement (exercice N-1)



CHARGES A REPARTIR SUR PLUSIEURS EXERCICES

Constatation des charges à répartir (dont M21)

Mandat Mandat d'ordre budgétaire (03) Investissement (02) Compte 481XX Chap. 040

(en M14, M4, M52, M61, M71)

Titre Titre d'ordre budgétaire (03) Fonctionnement (01) Chap.042 (en M14, M4, M52,

M61, M71) Indiquer les références du mandat

Constatation de la quote part de charge à affecter à l'exercice (hors M21)

Mandat Mandat d'ordre budgétaire (03) Fonctionnement (01) Chap. 042 (en M14, M4, M52,

M61, M71)

Titre Titre d'ordre budgétaire (03) Investissement (02)

Compte 481XX Chap. 040 (en M14, M4, M52, M61, M71) Indiquer les références du

mandat

CHARGES CONSTATEES D'AVANCE

Constatation de la charge constatée d'avance

Mandat annulatif Mandat de charges constatées

d'avance (13)

Annulation / réduction (06)

Régularisation de la charge constatée d'avance

Mandat Mandat de charges constatées

d'avance (13)

Fonctionnement (01) Référence au mandat

exercice N

EMPRUNT ASSORTI D'UNE OPTION DE TIRAGE SUR LIGNE DE TRESORERIE (pas de DGP)

Encaissement de l'emprunt

Titre

Titre ordinaire (01) ou Titre émis après

encaissement (05)

Emprunt (04) Numéro d'emprunt à indique et éventuellement référence

écriture initiale

Remboursement anticipé, tirage sur ligne de trésorerie

Mandat Mandat ordinaire (01) Investissement (02) Compte 16449

Encaissement

Remboursement des fonds

Ordre de paiement Opération de trésorerie sans

émargement

Paiement d’intérêts de ligne de crédit

Mandat Mandat ordinaire (01) Emprunt (04) Compte 6618

Numéro d'emprunt à indiquer

En fin d'exercice

Transfert du solde du 51932 sur le 16449

Titre Titre d'ordre mixte (04) Investissement (02) Compte: 16449

Consolidation de l'emprunt

Titre Titre d'ordre budgétaire (03) Investissement (02) Compte 16449

Mandat Mandat d'ordre budgétaire (03) Emprunt (04) Compte 16441



INTERETS COURUS NON ECHUS A PAYER SUR EMPRUNTS ET DETTES

ICNE dans les nomenclatures M14, M21, M4, M52, M61 et M71

Mandat exercice N Mandat de rattachement (10) Emprunt (04)

Compte : 66112. N° emprunt facultatif si mandat global.

Pas de DGP.

Mandat annulatif exercice N+1

Mandat correctif (02)

annulation du mandat de rattachement (10)

Compte : 66112. Indiquer la référence du numéro de

mandat initial (ex N-1 obligatoire)

ICNE dans les autres nomenclatures M157, M22, M832

Rattachement des ICNE en N

Mandat Mandat d'ordre budgétaire (03) Emprunt (04) Compte: 6611x

Titre Titre d'ordre budgétaire (03) Investissement (02) Compte: 1688 Indiquer les

références du mandat

Contre passation des ICNE en N+1

Mandat Mandat d'ordre budgétaire (03) Investissement (02) Compte: 1688

Titre Titre d'ordre budgétaire (03) Fonctionnement (01)

Compte: 1688 Indiquer les références du mandat

MARCHES

Avance forfaitaire fonctionnement

Ordre de paiement OP ordonnateur (11) Avance forfaitaire (14)

Bordereau ordre paiement . Ne pas oublier le numéro de

marché et d'inventaire si besoin

Avance forfaitaire investissement

Mandat Mandat sur marché (09) Avance forfaitaire (14) Ne pas oublier le numéro de


Mandat sur marché de fonctionnement

Mandat Mandat sur marché (09) Fonctionnement (01)

Mandat sur marché d'investissement

Mandat Mandat sur marché (09) Investissement (02) Ne pas oublier le numéro de


Mandat dernier acompte sur marché

Mandat Mandat sur marché (09)

Fonctionnement (01) ou investissement (02)

Ne pas oublier le numéro de marché et d'inventaire si

besoin

Mandat uniquement pour rembourser la retenue de garantie

Mandat Mandat sur marché (09) Retenue de garantie (12) Ne pas oublier le numéro de


PAYE

Paye individuelle si paiement direct sur le compte bancaire de l'agent ou de l'élu et/ou mandatement par organismes sociaux

Mandat Mandat ordinaire (01) Paye (11) 1 mandat = 1 RIB

Mandatement collectif si procédure de paiement distincte via RMH des payes des agents et des indemnités des élus

Mandat Mandat collectif (08) Paye (11) cf. tiers spécifiques paye



PRODUITS A RATTACHER

Traitement à la fin de l'exercice N

Titre Titre de rattachement (11) Fonctionnement (01)

Au début de l'exercice N+1

Toutes les nomenclatures sauf la M31

Titre annulatif Titre correctif (02) Annulant un mandat (09) ou

annulation d'un titre de rattachement (10)

PRODUITS CONSTATES D'AVANCE

Mandatement du produit constaté d'avance

Titre annulatif Titre produit constaté

d'avance (14) Annulation/ réduction (06)

Régularisation du produit constaté d'avance

Titre Titre produit constaté

d'avance (14) Fonctionnement (01)

PROVISIONS

Gestion des provisions semi-budgétaires

Constatation de la dotation

Mandat Mandat d'ordre mixte (04) Fonctionnement (01) Compte: 68XX Pas de

chapitre d’ordre

Reprise de la provision

Titre Titre d'ordre mixte (04) Fonctionnement (01) Compte: 78XX Pas de

chapitre d’ordre.

Gestion des provisions budgétaires

Constatation de la dotation

Mandat Mandat d'ordre budgétaire (03) Fonctionnement (01) Chapitre 042

Titre Titre d'ordre budgétaire (03) Investissement (02) Compte: 491 Chapitre 040

Reprise de la provision

Mandat Mandat d'ordre budgétaire (03) Investissement (02) Compte: 491 Chapitre 040

Titre Titre d'ordre budgétaire (03) Fonctionnement (01) Chapitre 042

REGULARISATION DES DEPENSES PAYEES

Régularisation des dépenses payées "ordinaires"

Mandat Mandat émis après paiement

(05)

Fonctionnement (01) ou investissement (02)

Référence à la pièce de dépense (état des dépenses payées avant mandatement)

Régularisation des dépenses payées emprunt


(05)

Emprunt (04)

Référence à la pièce de dépense (état des dépenses payées avant mandatement)

REGULARISATION DES RECETTES ENCAISSEES



Titre Titre émis après

encaissement (05) Fonctionnement (01) ou

investissement (02)

Référence à la pièce de recettes obligatoire (P503)

REGIES D'AVANCE

Reconstitution de l'avance - régie dotée d'un compte DFT

Mandat Mandat ordinaire (01) Régie (05) Numéro de la régie obligatoire

Emission du mandat de régularisation pour reconstituer l'avance à hauteur de dépenses payées par le régisseur


(05)

Régie (05) Numéro de la régie obligatoire

Mandat Mandat de rattachement (10) Régie (05) Numéro de la régie obligatoire

REGIES DE RECETTES

Emission du titre de recettes en conformité avec le bordereau régisseur

Titre Titre émis après

encaissement (05) Régie (05)

Numéro de la régie obligatoire

STOCKS

En M14, M1-5-7, M4, M52, M61,M71 et M8-3-2 hors inventaire permanent simplifié

Opérations relatives aux stocks autres que ceux concernant les comptes 6032-c32 et c6037-c37

Annulation du stock initial

Mandat Mandat d'ordre budgétaire (03) Fonctionnement (01) Chapitre 042

Titre Titre d'ordre budgétaire (03) Investissement (02) Chapitre 040

Constatation du stock final

Mandat Mandat d'ordre budgétaire (03) Investissement (02) Chapitre 040


Chapitre 042

Opérations relatives aux stocks concernant les comptes 6032-c32 et c6037-c37


Mandat Mandat d'ordre mixte (04) Fonctionnement (01)


Titre Titre d'ordre mixte (04) Fonctionnement (01)

En M21 et M22


Mandat Mandat d'ordre mixte (04) Fonctionnement (01)


Titre Titre d'ordre mixte (04) Fonctionnement (01)

TRAVAUX EN REGIE

Mandat Mandat d'ordre budgétaire (03) Inventaire (03)

Chapitre 040 en M14, M4, M52, M61 et M71 uniquement

Exemple: compte 213X


Chapitre 042 en M14, M4, M52, M61 et M71 uniquement

Exemple: compte 72X

TITRE AVEC ROLE



Titre Titre récapitulatif avec rôle (06) Fonctionnement (01)

Renseigner le n° de rôle


10 ANNEXE TECHNIQUE DEPENSE Matrice Flux Dépenses « Nature Pièce – Type pièce »

Ce document vous donne les combinaisons possibles entre le Type de pièce et la nature de la pièce. Normalement

votre logiciel respecte cette matrice.

Matrice Flux Dépenses « Définition des Types de Pièces »

Type de pièces Définition

01 - Ordinaire Mandat de paiement classique (Charges etc…)

02 - Correctif Mandat d'annulation / Réduction

03 - Ordre Budgétaire Mandat pour ordre : de dotation aux amortissements par exemple, de cession

04 - Ordre Mixte Exemples : Mandat affectation du résultat au 1068 ou 6815, régularisation de centimes tva

05 - Emis après paiement Dépenses payés sans mandatement préalable (Annuités de d’emprunts, quittances EDF….). Ces mandats n’aboutissent pas à un paiement effectif (pas de rib)

06 - Global Peut être utilisé dans le cadre d’une convention de prélèvement de dépenses

07 - Admission en non-valeur Mandat pour créances irrécouvrables

08 - Collectif Mandat multicréanciers (exemple : Mandat des Salaires) à paiement multiple

09 - Sur Marché Mandat relatif à un marché

10 – Mandat de Rattachement Mandat pour les charges à rattacher

11 - Ordre de paiement Ordonnateur Ne concerne que le secteur hospitalier

13 - Charges constatées d'Avance Mandat pour les charges constatées d'avance


Matrice Flux Dépenses « Définition des Natures de Pièces »

Nature des pièces Définition

01 - Fonctionnement Pièces relatives au fonctionnement

02 - Investissement Pièces relatives à l’investissement

03 - Inventaire Pièces relatives à l’inventaire, nécessite la saisie d’un n° d’inventaire. Ce n° doit être attribué en concertation avec le comptable

04 - Emprunt Pièces relatives aux emprunts, nécessite la saisie d’un n° d’emprunt. Ce n° doit être identique à celui géré par le comptable

05 - Régie Pièces relatives aux régies

06 – Annulation / Réduction Mandat correctif d’annulation ou réduction

07 - Complémentaire Lié à un mandat correctif

08 – Ré-émis Réémission d’une annulation

09 – Annulant un titre Contre écriture pour annuler un titre émis sur l’année antérieure ou l’année en cours

10 – Annulation mandat de rattachement Ecritures de contre passation (ICNE à payer etc…) en régularisation

11 - Paie Toutes les écritures de paie (pas les indemnités des élus du c/65)

12 – Retenue de Garantie Ecritures de marchés

13 – Dernier acompte sur marché Ecritures de marchés

14 – Avance forfaitaire Ecritures de marchés

18 - Cessions Ecritures de cessions


Matrice Flux Dépenses « Définition des Modes de Règlement »

Mode de Règlement Définition

01 – Numéraire Montant limité au 1/3 du salaire avec un plafond de 750 € - Associé au code regroupement bancaire 44

02 – Chèque Concerne les régies - Associé au code regroupement bancaire 44

03 – Virement Concerne les factures classiques - Associé au code regroupement bancaire 22

04 – Virement Application Externe Concerne uniquement le virement des salaires collectifs type HOPAYRA- Associé au code regroupement bancaire 44

05 – Virement Gros Montant NE PAS UTILISER

06 – Virement étranger Concerne les factures de tiers étrangers - Associé au code regroupement bancaire 44

07 – Opération Budget Rattaché Concerne les virements de budget à budget - Associé au code regroupement bancaire 44

08 – Opération Ordre

Concerne toutes les écritures d’ordres (Amortissement, cessions etc…) - Associé au code regroupement bancaire 44

09 – Avis de règlement Concerne toutes les opérations de décaissement ou encaissement effectif autres que par virement

10 – Prélèvement Concerne factures prélevées (Cf : les emprunts, EDF etc…) - Associé au code regroupement bancaire 44

11 – Virement Interne

Concerne les paiements effectués par le poste comptable (Ex : Commune à Commune) - Associé au code regroupement bancaire 44


11 ANNEXE TECHNIQUE RECETTE Matrice Flux Recettes « Nature Pièce – Type pièce »

Ce document vous donne les combinaisons possibles entre le Type de pièce et la nature de la pièce. Normalement

votre logiciel respecte cette matrice.

Matrice Flux Recettes « Définition des Types de Pièces »

Type de pièces Définition

01 - Ordinaire Titre de paiement classique

02 - Correctif Titre d'annulation / Réduction

03 - Ordre Budgétaire Titre pour ordre : de dotation aux amortissements, cessions, etc….

04 - Ordre Mixte Titre d’affectation du résultat au 1068 ou 6815, régularisation des centimes de tva, etc….

05 - Titre Emis après Encaissement Titre de régularisation des P503

06 - Récapitulatif avec Rôle Titre émis pour un rôle d'eau, Ordures ménagères, Foyer Logement, etc…. nécessite la saisie d’un n° de Rôle

07 - Récapitulatif sans Rôle Utilisé en M31 (titre multi-débiteurs)

08 - Rôle Titre Article de rôle avant Hélios (normalement plus utilisé)

09 - Titre de Majoration Titre complémentaire pour majoration de la facturation initiale

10 - En plusieurs Années Titres émis avec étalement par échéancier, nécessite la saisie d’un n° de Convention attribué par la trésorerie

11 – Titre de Rattachement Titre pour les charges à rattacher

14 - Produits Constatées d'Avance Titre pour les charges constatées d'avance


Matrice Flux Recettes « Définition des Natures de Pièces »

Nature de pièces Définition

01 - Fonctionnement Pièces relatives au fonctionnement

02 - Investissement Pièces relatives à l’investissement

03 - Inventaire Pièces relatives à l’inventaire, nécessite la saisie d’un n° d’inventaire

04 - Emprunt Pièces relatives aux emprunts, nécessite la saisie d’un n° d’emprunt

05 - Régie Pièces relatives aux régies

06 – Annulation / Réduction Titre correctif d’annulation ou réduction

07 - Complémentaire ??? Lié à un titre correctif

08 - Réémis Réémission d’une annulation

09 – Annulant un mandat Contre écriture pour annuler un mandat émis sur l’année antérieure ou l’année en cours

10 – Annule titre de rattachement

Ecritures de contre passation (ICNE à recevoir etc…) de régularisation

11 – Marchés Pièces relatives aux marchés

18 - Cessions Ecritures de cessions


12 ANNEXE TECHNIQUE MODE DE REGLEMENT Cette annexe regroupe les mariages possibles entre le type de pièce, la nature de la pièce et le mode de règlement.

Prenons un exemple : Choisissons la ligne avec le type de pièce 08‘Mandat collectif’

Les choix possibles pour un mandat collectif sont :

Mariage avec la nature 01 Fonctionnement et le mode de règlement 04 Virement application externe

Mariage avec la nature 02 Investissement et le mode de règlement 04 Virement application externe

Mariage avec la nature 08 Paie et le mode de règlement 04 Virement application externe

Tableau de correspondance mode de règlement et présence ou non d’un RIB

Mode de règlement Bloc Ref banc

01 Numéraire (si < 750€) INTERDIT

02 Chèque INTERDIT

03 Virement OBLIGATOIRE

04 Virement appli externe INTERDIT

05 Virement gros montant OBLIGATOIRE

06 Virement à l’étranger FACULTATIF

07 Opération budget rattaché INTERDIT

08 Opération d’ordre INTERDIT

09 Avis de règlement INTERDIT

10 prélèvement FACULTATIF

11 Virement interne INTERDIT


13 ANNEXE TECHNIQUE : PRESENCE BLOC DE RATTACHEMENT PIECE

Il s’agit de la zone d’un mandat ou d’un titre. Cette zone est obligatoire ou facultative dans les cas suivants :

(Annulation ex. antérieur)

Prélèvement, P503


14 ANNEXE TECHNIQUE : STRUCTURE RIB AU FORMAT SEPA Le SEPA (Single Euro Payments Area) est une norme de paiement européenne qui s'applique de plein droit

depuis le 01/02/2014. Cette norme SEPA vise à harmoniser les moyens de paiement en euro (virements,

prélèvements, carte bancaire) entre les pays membres de l’union européenne. Les anciennes coordonnées bancaires (RIB) disparaissent au profit du BIC et de l’IBAN qui sont normalisées dans toute l’Europe et fondées sur des standards internationaux De nombreux rejets du fichier PES proviennent d’un RIB SEPA erroné. Nous vous rappelons ici la

structure d’un RIB SEPA.

Important : votre saisie dans le logiciel doit se faire en MAJUSCULE

Le BIC (Business Identifier Code ° permet d'identifier une banque auprès de SWIFT, l'organisme

international qui gère les BIC. On les appelle parfois codes SWIFT. Le BIC est une norme ISO 9362. Il contient 8 ou 11 caractères :

les quatre premiers caractères sont alphabétiques et désignent la banque

les deux suivants représentent le code pays dans lequel l’institution financière est située (ex. FR pour la

France)

les deux suivants sont alphabétiques ou numériques (sauf le chiffre 1 pour le 1er caractère et sauf

la lettre O pour le deuxième) et indiquent le code de localisation (distinction situation géographique dans un pays, tel qu’une ville, une région etc…, tel que PP=Paris).

les trois derniers sont optionnels (identification d’une agence, d’une entité fonctionnelle ou d’une entité

juridique distincte). Ces codes optionnels peuvent être remplacés par des XXX sans qu’il y ai des retours pour BIC incomplet. Ce code ‘branche’ est alphanumériques

Exemple de code BIC : CCBPFRPPMAR

Astuce pour le passage au SEPA, calculette BIC sur : http://migrationsepa.bnpparibas.fr/

L’IBAN

L'IBAN permet d'identifier un compte bancaire, quels que soient la banque et le pays dans lesquels ce

compte est tenu. Il comprend 34 caractères au maximum et a une longueur fixe dans chaque pays. Il se

décompose en :

2 lettres : le code pays,

2 chiffres : une clé de contrôle,

30 positions (maximum) : le BBAN (Basic Bank Account Number), qui correspond à notre RIB actuel. Par convention, les IBAN se présentent par blocs de 4 caractères mais ils se présenteront toujours sans

espaces dans les écrans de saisie. C'est une norme ISO 13616.

http://fr.wikipedia.org/wiki/Euro

http://fr.wikipedia.org/wiki/Virement_bancaire

http://fr.wikipedia.org/wiki/Pr%C3%A9l%C3%A8vement_bancaire

http://fr.wikipedia.org/wiki/Carte_bancaire

http://migrationsepa.bnpparibas.fr/


Exemples de codes BIC / IBAN français :

Compte au Crédit Agricole :. AGRIFRPP882.... .FR76 1820 6002 1054 8726 6700 217

Compte à la Banque Postale :. PSSTFRPPREN . .FR19 2004 1100 2000 5874 1005 T15

Exemple de codes BIC / IBAN étranger

Pour un compte en Belgique (BE) : GKCCBEBB BE62 5100 0754 7061

Pour un compte en Italie (IT) : BACRIT22MIL IT62 S012 5698 2452 1035 0000 236

Le code pays permet de vérifier le pays de domiciliation du compte (FR=France, ES = Espagne, NL = Pays-Bas, PT = Portugal ...). Ce code figure dans le BIC et dans l'IBAN, ce qui permet un contrôle de cohérence :

BIC =GEBABEBB .IBAN :.BE48 2500 0205 0627 (BE = Belgique).

http://www.iso.org/iso/fr/french_country_names_and_code_elements

service assistance progiciels - cdg43 · pes guide 2 : mise en production 3 / 30 3 paramétrages de...

Documents