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Message de la Vérificatrice générale

Conformément à l’article 107.13 de la Loi sur les Cités et Villes (LRQ/Chapitre c-19), j’ai le plaisir de transmettre au Conseil municipal de Gatineau le rapport annuel de vérification du bureau pour l’exercice se terminant le 31 décembre 2006. Pour une deuxième année consécutive, mon travail de vérification s’est opéré dans l’esprit d’une volonté de guider les élus(es) et les fonctionnaires de la municipalité afin d’améliorer la gestion des services et le rendement des administrations, à commencer par le bureau même du Vérificateur général. En cours d’année, et dans un souci de transparence, j’ai travaillé à mettre en place une politique et des directives claires en matière de frais inhérents aux travaux de vérification. Ainsi, les frais de déplacement, d’hébergement, de représentation de même que les frais discrétionnaires attribués au bureau doivent répondre dorénavant à des directives claires et détaillées. Parallèlement aux travaux en cours d’année, j’ai également mis en place un site Internet à la disposition de tous les citoyens. Actuellement, le site est en complétion et en évolution constante pour en améliorer la facture graphique et les changements de contenu. Toutes les informations relatives à mon mandat ou émanant du Bureau du Vérificateur général y sont recensées. Vous pouvez également y trouver l’intégralité des rapports du vérificateur général. Ces changements et ces améliorations apportés au niveau de notre image organisationnelle ont pour but de mieux refléter, aux yeux du public en général et des contribuables gatinois en particulier, notre indépendance face à l’administration municipale. Encore une fois, je veux répéter ma vision selon laquelle le but de mon travail ne repose pas sur une adversité quelconque vis-à-vis l’administration municipale mais bien dans le sens d’une réelle complémentarité. Une nouvelle approche, des méthodes de vérification efficaces et l’innovation ont contribué à la réalisation du mandat de l’évaluation du cadre de gouvernance de la Ville de Gatineau. Incidemment, c’est la première fois au Québec que l’on évalue la gouvernance dans le monde municipal. Aussi, je

Message de la Vérificatrice générale

peux encore et plus que jamais répéter qu’une saine gouvernance repose essentiellement sur la pérennité, la transparence, l’imputabilité et la reddition de compte. Ce sont-là les éléments déterminants et essentiels dans la confiance que peuvent avoir les citoyens envers les élus(es) et les gestionnaires. Avant de terminer, je voudrais simplement ajouter que j’ai grandement apprécié, au cours de la dernière année, l’appui des professionnels travaillant pour le Bureau du Vérificateur ainsi que le support inconditionnel de mes collègues vérificateurs généraux et partenaires. Tout cela, également, constitue le sens même de mon travail. Cela dit, mes projets de vérification sont basés sur la compréhension des attentes du conseil municipal, des citoyens et des gestionnaires. La vérificatrice écoute et observe leurs préoccupations mais la décision finale lui revient lorsqu’il s’agit de formuler ses constatations et recommandations. Je suis professionnellement comblée lorsque je ressens une volonté municipale d’apporter des changements constructifs afin d’améliorer la gestion à long terme. Comment pourrait-on prétendre évoluer autrement? Ainsi, la collaboration ouverte des élus et des gestionnaires est cruciale. Le contrôle de la légalité et de la conformité des opérations d’une municipalité ne peut être réalisé de manière utile et satisfaisante que si le vérificateur général a libre accès régulier et continu aux renseignements et aux documents lui permettant de bien faire son travail et, surtout, d’en mesurer et d’en sentir les effets bénéfiques à long terme. Sophie Lachance, CA Vérificatrice générale de la Ville de Gatineau

Introduction

Table des matières Introduction Chapitre 1 Vérification financière au 31 décembre 2006 1.1 Ville de Gatineau 011.2 Organismes municipaux 181.3 Organismes ayant reçu plus de 100 000$ de la ville 22 Chapitre 2 Évaluation du cadre de gouvernance à la

Ville de Gatineau 2.1 Contexte 192.2 Mandat et portée de la vérification 202.3 Vue d’ensemble 212.4 Recommandations 31 Chapitre 3 Paiements tenant lieu de taxes 3.1 Contexte 413.2 Objectifs de la vérification 413.3 Résultats de la vérification de conformité 423.4 Résultats de l’analyse de la stratégie des taux variés 50 Annexes Annexes chapitre 1 Règlements 3-2001 : Code d’éthique des employés de la Ville de

Gatineau A

Politique municipale SF2002-03 : Frais de déplacement, de séjour et de représentation

B

Annexes chapitre 2 Modèle de gestion, objectifs et critères de vérification du cadre de gouvernance

C

Liste des politiques administratives D Liste des directives administratives E Liste des comités et commissions FAnnexes chapitre 3 Répartition des paiements pour les grandes villes du Québec G Résumé de la loi sur la fiscalité municipale (provinciale) H Résumé de la loi sur les paiements versés en remplacement d’impôts du

gouvernement fédéral I

Autre annexe Liste des recommandations 2006 J

Introduction

Le rapport annuel pour l’exercice se terminant au 31 décembre 2006 se compose principalement de trois chapitres distincts. En voici, résumés, les éléments de leurs contenus respectifs. Le premier chapitre porte sur les résultats de la vérification financière de la Ville ainsi que ceux des Sociétés dont la municipalité nomme plus de 50% des membres du conseil d’administration. Nous avons émis à cet effet des opinions favorables à chaque entité en regard de leurs états financiers au 31 décembre 2006. Nos procédés de vérification nous ont permit d’établir des constats précis sur les contrôles en place ainsi que sur leur efficacité. Nous présentons ci-après des observations et des recommandations relatives à certaines lacunes identifiées. Les constats ont été remis aux gestionnaires et représentants municipaux en avril 2006 et/ou en avril et août 2007. En deuxième chapitre, le lecteur trouvera les résultats de la vérification portant sur l’évaluation du cadre de gouvernance de la Ville de Gatineau. Les autorités municipales ont la responsabilité de doter l’organisation d’un modèle de gouvernance lui permettant de réaliser sa vision, d’atteindre une performance optimale et de créer de la valeur pour ses citoyens, les parties prenantes et les employés. Il nous incombe de s’assurer que le cadre mis en place est adéquat, en assumant pleinement et efficacement les rôles respectifs. Les constats et recommandations ont été remis aux gestionnaires et aux représentants municipaux au printemps dernier, soit en mai 2007.

Finalement, le troisième chapitre s’attarde aux résultats de la vérification portant sur le calcul des recettes en paiements tenant lieu de taxes. Ici, il nous a impérativement fallu tenir compte de la complexité inhérente aux lois régissant le calcul des paiements tenant lieu de taxes et l’importance de ces revenus pour la Ville de Gatineau. Conséquemment, nous avons vérifié la conformité de l’application de ces lois afin de nous assurer que les recettes soient bien calculées et que la stratégie de taxation adoptée permette d’optimiser les recettes.

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CHAPITRE 1 Vérification financière au 31 décembre 2006

1.1 Ville de Gatineau

1.1.1 VÉRIFICATION DES ÉTATS FINANCIERS

1.1.1. a) Contexte

En vertu des articles 107.7 et 107.14 de la Loi sur les cités et villes, le vérificateur général doit procéder à une vérification financière de la Ville de Gatineau et faire rapport au conseil municipal à ce sujet. À titre de vérificateur des états financiers de la Ville, notre responsabilité consiste à exprimer une opinion professionnelle en nous fondant sur les résultats de notre vérification. À tous les égards importants, nous sommes d’avis que les états financiers de la Ville de Gatineau représentent fidèlement la situation financière de celle-ci au 31 décembre 2006. Nous pensons également que les états financiers présentent une image fidèle des résultats des opérations et de l’évolution de la situation financière de la Ville, et ce, suivant les principes comptables généralement reconnus en comptabilité municipale au Québec.

La vérification des états financiers a été réalisée en collaboration avec la firme de vérificateurs externes Samson Bélair/Deloitte & Touche. Nous avons planifié conjointement les travaux de vérification afin de s’assurer de l’intégration optimale de nos activités respectives. Cette façon de procéder nous a permis de s’acquitter de nos responsabilités professionnelles tout en évitant un chevauchement du travail ainsi que des coûts inutiles pour la municipalité. En outre, la collaboration de l’équipe du Module de l’administration et des finances a facilité la production de notre rapport.

1.1.1. b) Observations et recommandations

La réalisation de nos procédés de vérification a permis de faire des constats sur les contrôles en place ainsi que sur leur efficacité. Je présente ci-après mes observations et recommandations relatives à certaines lacunes de contrôle identifiées.

Contrôles du cycle des salaires

L’examen des contrôles entourant le paiement et la comptabilisation des salaires a permis de noter que les rapports d’exception de la paie ne sont pas tous révisés par un superviseur. Une telle révision permettrait d’éviter des erreurs dans la paie et de déceler des

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anomalies le cas échéant. Nous recommandons que : ◊◊ 22000066 –– RR0011 –– LLeess rraappppoorrttss dd’’eexxcceeppttiioonn ddee llaa ppaaiiee ssooiieenntt

rreevvuuss ppaarr uunn ssuuppeerrvviisseeuurr eett qquu’’iillss ssooiieenntt aannnnoottééss aaffiinn ddee ddéémmoonnttrreerr qquu’’iillss oonntt ééttéé aannaallyyssééss..

Contrôles du cycle des dépenses

Lors de notre examen des contrôles entourant le cycle des dépenses et suite aux discussions que nous avons tenues avec des directeurs de différents services, nous avons constaté que lorsqu’une approbation est complétée par un adjoint par emprunt d’utilisateur, il n’y a parfois aucune évidence que le directeur en a préalablement approuvé la dépense. Ceci peut entraîner un risque de paiements non autorisés. Nous recommandons à cet effet que :

◊◊ 22000066 –– RR0022 –– LLee ddiirreecctteeuurr aapppprroouuvvee lleess ddééppeennsseess eenn ttoouutt

tteemmppss eett qquu’’iill llee ddéémmoonnttrree eenn ssiiggnnaanntt mmaannuueelllleemmeenntt ssuurr llaa ppiièèccee ddee ccoommppttee àà ppaayyeerr aapppprroouuvvééee ddaannss llee ssyyssttèèmmee ccoorrppoorraattiiff ppaarr ssoonn aaddjjooiinntt((ee)) aaddmmiinniissttrraattiiff((vvee))..

Contrôle d’accès au système informatique

Les utilisateurs du système informatique ne sont pas tenus de modifier leurs mots de passe sur une base régulière pour l’accès au réseau ni pour l’accès aux applications financières. Cette situation augmente le risque qu’un mot de passe soit deviné ou obtenu par un individu non autorisé et utilisé pour accéder aux systèmes de la ville. Nous recommandons :

◊◊ 22000066 –– RR0033 –– DDee mmeettttrree eenn ppllaaccee uunn pprroocceessssuuss ssyyssttéémmaattiisséé

ddee ggeessttiioonn ddeess cchhaannggeemmeennttss ddee mmoottss ddee ppaassssee ssuurr uunnee bbaassee rréégguulliièèrree ppoouurr ll’’aaccccèèss aauu rréésseeaauu iinnffoorrmmaattiiqquuee..

Les utilisateurs du système Maître Payeur ont un accès illimité à cette base de données et ce, peu importe leurs privilèges d’accès au niveau de l’application. De plus, les mots de passe de la base de données de Maître Payeur sont synchronisés avec ceux du réseau. Ces employés ont donc automatiquement accès à la base de données de Maître Payeur lorsqu’ils se branchent au réseau de la ville. Bien que des plans soient en place pour éventuellement remplacer le système de paie, la ville prévoit tout de même utiliser ce système jusqu’en 2008. Si la sécurité de l’information n’est pas administrée convenablement, des informations importantes risquent d’être modifiées de manière inappropriée ou divulguées sans

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autorisation ou de ne pas être disponibles lorsque nécessaire. De telles violations de la sécurité risquent de passer inaperçues. Nous recommandons : ◊◊ 22000066 –– RR0044 –– DDee rreevvooiirr ll’’aarrcchhiitteeccttuurree ddee ssééccuurriittéé

iinnffoorrmmaattiiqquuee ppoouurr ll’’aapppplliiccaattiioonn MMaaîîttrree PPaayyeeuurr aaffiinn dd’’eenn lliimmiitteerr lleess aaccccèèss..

Lors de notre vérification, nous avons noté que la gestion des privilèges d’accès des utilisateurs des systèmes corporatifs, de taxation, de paie et d’évaluation, incluant les limites de délégation de pouvoir, est effectuée de façon informelle. De plus, une révision complète et formelle des privilèges d’accès des utilisateurs n’est pas effectuée sur une base régulière. Si certains utilisateurs possèdent des droits d’accès inappropriés, des informations importantes risquent d’être modifiées, divulguées ou supprimées sans autorisation. De plus, de telles violations de la sécurité risquent de passer inaperçues. En conséquence, nous recommandons que :

◊◊ 22000066 –– RR0055 –– LLeess pprriivviillèèggeess dd’’aaccccèèss ppoouurr cchhaaqquuee ttyyppee ddee

ppoossttee ssooiieenntt ddooccuummeennttééss eett qquu’’uunn pprroocceessssuuss ffoorrmmeell dd’’aapppprroobbaattiioonn,, dd’’ooccttrrooii eett ddee rraaddiiaattiioonn ddeess pprriivviillèèggeess dd’’aaccccèèss ssooiitt iimmppllaannttéé.. EEnn ddooccuummeennttaanntt lleess pprriivviillèèggeess dd’’aaccccèèss ppoouurr cchhaaqquuee ppoossttee,, llee pprroopprriiééttaaiirree ddee ll’’aapppplliiccaattiioonn ddooiitt ééggaalleemmeenntt ss’’aassssuurreerr qquu’’uunnee ssééppaarraattiioonn ddeess ttââcchheess aaddééqquuaatteess eesstt mmaaiinntteennuuee..

◊◊ 22000066 –– RR0066 –– LLeess ddeemmaannddeess dd’’aaccccèèss,, ddee mmooddiiffiiccaattiioonn ddeess

pprriivviillèèggeess,, ddee rraaddiiaattiioonn dd’’aaccccèèss,, aaiinnssii qquuee lleess rréévviissiioonnss ddeess pprriivviillèèggeess dd’’aaccccèèss,, ddeevvrraaiieenntt êêttrree ccoonnsseerrvvééeess ppoouurr ffiinnss ddee vvéérriiffiiccaattiioonn.. UUnnee rreevvuuee ccoommppllèèttee ddee ttoouuss lleess ccoommpptteess ddeevvrraaiitt êêttrree eeffffeeccttuuééee ppoouurr vvéérriiffiieerr llaa jjuusstteessssee ddeess pprriivviillèèggeess aaccttuueellss..

◊◊ 22000066 –– RR0077 –– MMeettttrree eenn ppllaaccee uunn pprroocceessssuuss vviissaanntt àà aassssuurreerr llaa rraaddiiaattiioonn ddeess ddrrooiittss dd’’aaccccèèss ddeess eemmppllooyyééss qquuii qquuiitttteenntt ll’’oorrggaanniissaattiioonn..

Les programmeurs externes qui assurent le support des systèmes d’évaluation et de paie possèdent des privilèges d’accès complets à l’environnement de production, incluant des privilèges d’accès en

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tant qu’utilisateur. Or, l’accès des programmeurs à l’environnement de production présente un risque puisqu’ils pourraient effectuer des modifications non autorisées aux codes sources et/ou aux données et ainsi affecter l’intégrité des données financières produites. Nous recommandons que :

◊◊ 22000066 –– RR0088 –– LL’’aaccccèèss ddeess pprrooggrraammmmeeuurrss eexxtteerrnneess àà

ll’’eennvviirroonnnneemmeenntt ddee pprroodduuccttiioonn ssooiitt éélliimmiinnéé.. LLeess pprrooggrraammmmeeuurrss ddeevvrraaiieenntt eeffffeeccttuueerr llee ddéévveellooppppeemmeenntt eett lleess tteessttss ddaannss uunn eennvviirroonnnneemmeenntt ddiissttiinncctt ddee ll’’eennvviirroonnnneemmeenntt ddee pprroodduuccttiioonn eett uunn eemmppllooyyéé ddee llaa vviillllee nn’’aayyaanntt ppaass ddee rreessppoonnssaabbiilliittééss ddee pprrooggrraammmmaattiioonn ddeevvrraaiitt mmiiggrreerr lleess mmooddiiffiiccaattiioonnss àà ll’’eennvviirroonnnneemmeenntt ddee pprroodduuccttiioonn..

Contrôle des fichiers informatiques des fournisseurs

Le fichier combiné des fournisseurs compte 12 184 numéros de fournisseurs distincts pour lesquels des données sont manquantes. Nous avons ciblé 2 645 fournisseurs ayant une ou deux données manquantes dans leur dossier. Les dossiers ne comportant qu’une seule zone de données manquantes relative à la ‘Date de création’ ou à la ‘Date de retrait’ ont été exclus de ce rapport en raison de leur nombre considérable.

Catégories d’informations manquantes

Nombre de fichiers fournisseurs

Code Postal 761 Province 716 Ville 645 Adresse 523 Total 2 645

Nous avons constaté que, dans le fichier des fournisseurs, le champ «Date de création» a été mis en vigueur le 12 janvier 2006. Or, aucune information à cet effet n’a été inscrite dans plus de 90 % des dossiers de fournisseurs. Depuis le 1er juin 2006, 312 nouveaux fournisseurs se sont ajoutés au fichier-maître des fournisseurs. Nous avons décelé des codes de fournisseurs dans le fichier-maître qui sont demeurés inactifs pendant la période d’examen. Il s’agit de fournisseurs qui n’ont reçu aucun paiement au cours de cette

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période, mais qui sont inscrits dans le fichier-maître des fournisseurs.

Nombre de codes

Nombre de fournisseurs inactifs

12,184 8,749 72%

La direction devrait envisager de supprimer ces dossiers ou d’en bloquer l’accès afin de libérer l’espace mémoire et d’optimiser l’efficacité des procédures de sauvegarde et des programmes d’indexation du fichier-maître. De plus, les fournisseurs inactifs présentent un risque de contrôle. Nous recommandons :

◊◊ 22000066 –– RR0099 ––DDee rreemmpplliirr lleess zzoonneess ddee ddoonnnnééeess mmaannqquuaanntteess,,

ddee mmeettttrree àà jjoouurr lleess rreennsseeiiggnneemmeennttss ssuurr lleess ffoouurrnniisssseeuurrss aaccttuueellss eett ddee bbllooqquueerr ll’’aaccccèèss aauuxx ccooddeess iinnaaccttiiffss.. LLaa mmiissee àà jjoouurr ddee cceess ddoonnnnééeess eesstt eesssseennttiieellllee àà ll’’ééttaabblliisssseemmeenntt dd’’uunn eennvviirroonnnneemmeenntt ccoommpplleett eett ssééccuurriisséé..

◊◊ 22000066 –– RR1100 ––DDee mmeettttrree eenn œœuuvvrree ddeess rrèègglleess ddee vvaalliiddaattiioonn

aaffiinn ddee ss’’aassssuurreerr qquu’’uunnee iinnssccrriippttiioonn nn’’eesstt ppaass aauuttoorriissééee àà mmooiinnss qquu’’uunn nnoommbbrree mmiinniimmuumm ddee cchhaammppss nnee ssooiieenntt rreemmpplliiss.. LLeess rreennsseeiiggnneemmeennttss ppeerrttiinneennttss ssuurr llaa ppeerrssoonnnnee--rreessssoouurrccee ddeevvrraaiieenntt ééggaalleemmeenntt êêttrree ssaaiissiiss ddaannss llee ffiicchhiieerr-- mmaaîîttrree..

Nous avons compté 154 factures inscrites en double dans les fichiers de paiement selon le numéro de fournisseur, le numéro de facture, la date de la facture, le montant de la facture, la date du chèque, le numéro de chèque et le montant du chèque. Le nombre de tests exécutés pour détecter les liens entre les fournisseurs ou les indices de fournisseurs fictifs a été considérablement restreint en raison des données manquantes et des renseignements inexacts dans le fichier de données. Le fichier-maître devrait être nettoyé lorsqu’un fournisseur comporte plusieurs numéros de fournisseurs. La mise en œuvre d’une vérification de la validité des données au moment de la saisie des données permettrait d’éviter la création de numéros de

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fournisseur en double et de réduire le risque d’erreur. En outre, il serait essentiel d’adopter une mesure de contrôle afin que l’inscription d’un nouveau fournisseur ne soit possible que sur approbation d’une personne désignée qui aurait préalablement vérifié si ce fournisseur existe déjà dans la base de données. Cela permettrait de réduire les coûts, de libérer l’espace mémoire, d’optimiser le degré d’exactitude du fichier-maître des fournisseurs, d’améliorer l’efficacité de la procédure de sauvegarde et d’accélérer le programme d’indexation de la base de données. Aussi, une convention d’appellation des fournisseurs devrait être adoptée. Elle permettrait de réduire l’occurrence de multiples références à un seul fournisseur en raison des différentes orthographes du nom, du numéro de téléphone, du numéro de télécopieur ou des coordonnées du fournisseur. Nous recommandons :

◊◊ 22000066 –– RR1111 –– QQuuee lleess nnoommss eett lleess ccoooorrddoonnnnééeess ddeess

ffoouurrnniisssseeuurrss qquuii ssee rrééppèètteenntt ddaannss lleess rraappppoorrttss ssooiieenntt mmiinnuuttiieeuusseemmeenntt eexxaammiinnééss aaffiinn ddee ddéécceelleerr ll’’eexxiisstteennccee ppoossssiibbllee ddee ffoouurrnniisssseeuurrss ffiiccttiiffss..

◊◊ 22000066 –– RR1122 ––DD’’aaddoopptteerr uunnee mmeessuurree ddee ccoonnttrrôôllee aaffiinn qquuee

ll’’iinnssccrriippttiioonn dd’’uunn nnoouuvveeaauu ffoouurrnniisssseeuurr nnee ssooiitt ppoossssiibbllee qquuee ssuurr aapppprroobbaattiioonn dd’’uunnee ppeerrssoonnnnee ddééssiiggnnééee qquuii aauurraaiitt pprrééaallaabblleemmeenntt vvéérriiffiiéé ssii ccee ffoouurrnniisssseeuurr eexxiissttee ddééjjàà ddaannss llaa bbaassee ddee ddoonnnnééeess..

Contrôle des paiements aux fournisseurs

Nous avons repéré 4 891 factures dont la date de facturation est antérieure à la date du bon de commande. Un sommaire est présenté dans le tableau ci-dessous :

Nombre de jours entre la date de la facture et la date du bon de commande

Nombre de factures

Montant total des factures

Plus haut Plus bas 2005 2 475 3 036 402 $ 321 1 2006 2 389 3 369 736 $ 166 1

Nous recommandons que :

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◊◊ 22000066 –– RR1133 ––LLaa ddiirreeccttiioonn ddeevvrraaiitt aamméélliioorreerr llee ssyyssttèèmmee ddee

vvéérriiffiiccaattiioonn ddee llaa vvaalliiddiittéé ddeess ddoonnnnééeess aaffiinn dd’’éévviitteerr llee ttrraaiitteemmeenntt ddeess ppaaiieemmeennttss ddaattééss aavvaanntt lleess ppiièècceess jjuussttiiffiiccaattiivveess ((pp.. eexx..,, ddaattee ddee cchhèèqquuee aannttéérriieeuurree àà llaa ddaattee ddee llaa ffaaccttuurree oouu eennccoorree,, ddaattee ddee ffaaccttuurree aannttéérriieeuurree àà llaa ddaattee dduu bboonn ddee ccoommmmaannddee))..

Nous avons identifié 70 cas de fournisseurs ayant reçu plus de 10 paiements par mois au cours de la période d’examen. Les frais bancaires pourraient être réduits considérablement si ces paiements étaient regroupés sur une échelle mensuelle.

Nombre de

codes fournisseurs

Nombre de chèques émis

Montant total des chèques

2005 38 539 2 620 553 $ 2006 32 440 1 990 801 $

Nous recommandons que :

◊◊ 22000066 –– RR1144 ––LL’’hhiissttoorriiqquuee ddeess ppaaiieemmeennttss aauuxx ffoouurrnniisssseeuurrss

ddeevvrraaiitt êêttrree aannaallyysséé mmiinnuuttiieeuusseemmeenntt ppoouurr ffaaiirree rreessssoorrttiirr lleess ooccccaassiioonnss ddee mmiieeuuxx nnééggoocciieerr lleess mmooddaalliittééss aavveecc lleess ffoouurrnniisssseeuurrss eett dd’’ooppttiimmiisseerr llaa ttrrééssoorreerriiee..

Estimation de la provision des amendes à recevoir

Selon les données recueillies lors de ma vérification, j’ai constaté que les statistiques utilisées dans le calcul de la provision ne reflétaient pas les taux de recouvrement historique des amendes, qui se situe à 85%. Cette situation a entraîné une surévaluation du montant de la provision et, par conséquent, une diminution des revenus courus et des revenus comptabilisés.

Afin d’améliorer la présentation de l’information financière, nous recommandons:

◊◊ 22000066 –– RR1155 –– DDee mmeettttrree àà jjoouurr lleess ssttaattiissttiiqquueess uuttiilliissééeess ddaannss

llee ccaallccuull ddee llaa pprroovviissiioonn ppoouurr ccrrééaanncceess ddoouutteeuusseess eenn ffoonnccttiioonn dduu ttaauuxx ddee rreeccoouuvvrreemmeenntt hhiissttoorriiqquuee ddeess aammeennddeess..

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Frais de déplacement, de séjour et de représentation

Selon les principes d’une saine gestion, la fonction de contrôle permet de détecter et de prévenir les irrégularités à l’égard du traitement des transactions. Une politique concernant la réclamation des comptes de dépense est un exemple d’outil de contrôle qui permet de dissocier ce qui est acceptable de ce qui ne l’est pas.

Les gestionnaires et employés de la Ville sont liés par la politique municipale SF2002-03 (voir annexe A) traitant des frais de déplacement, de séjour et de représentation. Selon les données recueillies, j’ai constaté que cette politique n’émettait pas de directives claires à l’égard des frais de représentation, des frais discrétionnaires et des dépenses non admissibles. Par ailleurs, les renseignements contenus dans la politique au sujet des frais de déplacement et d’hébergement n’étaient pas suffisamment détaillés pour juger convenablement si une dépense est acceptable ou non. Afin de baliser le type de dépenses et les montants que les gestionnaires et les élus peuvent réclamer à la Ville dans l’exercice de leurs fonctions, nous recommandons :

◊◊ 22000066 –– RR1166 -- DD’’aajjoouutteerr àà llaa ppoolliittiiqquuee mmuunniicciippaallee SSFF22000022--0033

ddeess pprréécciissiioonnss qquuaanntt aauuxx ffrraaiiss ddee ddééppllaacceemmeenntt eett dd’’hhéébbeerrggeemmeenntt jjuuggééss aacccceeppttaabblleess,, aauuxx ddééttaaiillss ddeess ffrraaiiss ddee rreepprréésseennttaattiioonn eett ddiissccrrééttiioonnnnaaiirreess ppoouuvvaanntt ffaaiirree ll’’oobbjjeett dd’’uunn rreemmbboouurrsseemmeenntt aaiinnssii qquu’’aauuxx mmoonnttaannttss mmaaxxiimmuummss aaddmmiissssiibblleess ppoouurr cceess ffrraaiiss..

Divulgation des conflits d’intérêts et des avantages reçus

De plus en plus, les organisations des secteurs public et parapublic ont l’obligation de rendre des comptes à la population sur l’utilisation des deniers publics. Dans un contexte de rareté des ressources et du dévoilement de plusieurs scandales qui ont mis en cause l’intégrité des ressources, la population exige une meilleure transparence des organisations et une gestion efficace des fonds qui leur sont confiés. Pour ce faire, les employés et les gestionnaires doivent être libres de tout conflit d’intérêts potentiel dans l’exercice de leurs fonctions et les avantages reçus, autres que les conditions normales liées à leur emploi, doivent être divulgués. Par exemple, il y a conflit d’intérêts potentiel lorsqu’un dirigeant ou un employé prend part à une décision ou lorsqu’il est informé de décisions dans un contexte qui le met en position de retirer un intérêt personnel de cette décision ou de cette information. Dans cette foulée, la plupart des sociétés d’État se sont dotées de codes

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d’éthique régissant la divulgation obligatoire des conflits d’intérêts potentiels et des avantages reçus par les employés dans l’exercice de leurs fonctions.

Les gestionnaires et les employés de la Ville sont liés par un code d’éthique portant le règlement numéro 3-2001 (voir annexe B). Selon les données recueillies lors de ma vérification, j’ai constaté que ce code n’imposait pas aux gestionnaires et aux employés la divulgation obligatoire de leurs intérêts économiques ou financiers, possédés directement ou non à l’extérieur de l’organisation ni la divulgation des cadeaux et des avantages reçus dans le cadre de leurs fonctions. Afin d’éviter tout malentendu, les gestionnaires et les employés devraient préalablement consulter la direction de la Ville avant d’accepter, de donner ou de solliciter des cadeaux, des privilèges ou d’autres avantages. Par ailleurs, la notion de ce qui est acceptable devrait être définie afin de baliser les limites permises et de permettre un meilleur contrôle de ces avantages. Par exemple, une invitation à un dîner d’affaires pourrait être jugée acceptable dans la mesure où elle ne vise qu’à favoriser les échanges dans une ambiance cordiale et non à influencer les décisions de l’employé ou du gestionnaire. Afin de renforcer le code d’éthique, nous recommandons : ◊◊ 22000066 –– RR1177 –– DD’’aajjoouutteerr ddaannss llee rrèègglleemmeenntt 33--22000011 ddeess rrèègglleess

qquuaanntt àà llaa ddiivvuullggaattiioonn oobblliiggaattooiirree ddeess iinnttéérrêêttss ppootteennttiieelllleemmeenntt ccoonnfflliiccttuueellss aaiinnssii qquuee ddeess ccaaddeeaauuxx eett ddeess aavvaannttaaggeess rreeççuuss ppaarr lleess ggeessttiioonnnnaaiirreess eett lleess eemmppllooyyééss ddee llaa VViillllee..

1.1.2 Vérification du taux global de taxation de la ville de Gatineau

En vertu de l’article 107.14 de la Loi sur les cités et villes, le vérificateur général doit effectuer une vérification visant à déterminer si le taux global de taxation de la Ville de Gatineau est établi conformément à l’article 262 de la Loi sur la fiscalité municipale. Un rapport sans réserve a été émis en date du 31 décembre 2006.

1.1.3 Commentaires de la direction

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(Version intégrale du texte 15 octobre 2007)

L’administration municipale est satisfaite du rapport du vérificateur général relativement la gestion financière de la Ville de Gatineau. 2006-R01 Les rapports d’exception constituent un élément important au niveau des contrôles internes reliés au processus de la paie. L’examen des écarts de la paie doit absolument être effectué par les préposés compte tenu que ces derniers possèdent les informations relatives à la paie précédente et à la paie courante. Chaque écart matériel comporte des explications et les rapports d’exception sont annotés par les préposés. L’administration s’accorde avec la recommandation visant l’approbation des rapports d’exception par le superviseur. Les annotations du supérieur démontreront alors que le travail d’analyse a été effectué par les préposés.

2006-R02

L’administration est entièrement d’accord avec la recommandation. Il est de la responsabilité des directeurs de conserver une copie de la pièce de compte à payer comprenant leur signature lorsque la pièce est approuvée par un subalterne. Le Service des finances se réserve le droit de procéder à des vérifications et les services municipaux sont informés qu’ils peuvent faire l’objet de telles vérifications. S’il y avait attribution de cette responsabilité au service qui émet les chèques, cela aurait pour effet d’augmenter considérablement le délai de paiement aux fournisseurs. 2006-R03 L’administration est en accord avec cette recommandation. Au point de vue technologique, il est actuellement possible d’effectuer le changement des mots de passe au réseau. Il faut cependant s’assurer que le déploiement de ces nouvelles

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règles se fasse sans contrainte majeure pour les usagers. L’administration prévoit mettre sur pied dès cet automne une campagne de sensibilisation et fournir une documentation appropriée afin de permettre une transition en douceur pour les usagers.

De plus, le changement se fera graduellement, soit par groupe de 200 ou 250 personnes. Cela limitera l’impact pour le personnel et l’Infocentre, qui aura à assurer le support aux usagers durant cette période de transition. La refonte du système financier permettra, entre autres, une synchronisation du mot de passe avec celui du réseau. À court terme, le volet réseau et le volet d’accès aux systèmes seront corrigés. 2006-R04 L’administration procède présentement à une étude de faisabilité afin d’utiliser l’application intégrée en gestion des ressources humaines - gestion de la rémunération de la Ville de Québec. Suite à la signature d’un contrat avec la Ville de Québec, la révision des processus aux ressources humaines et à la rémunération devrait débuter en 2007 pour s’étendre jusqu’en 2008. Le système Maître Payeur doit être maintenu dans son état actuel pendant la période de migration vers le nouveau système.

2006-R05, 2006-R06 et 2006-R07 Il existe actuellement un formulaire standardisé géré par le Service de l’informatique demandant la création, la modification ou la radiation de comptes pour une personne. Ce service se charge d’installer sur le poste de travail de l’employé, les systèmes informatiques (paie, taxation, corporatif, etc.) demandés par les personnes responsables au sein des différentes unités.

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Par la suite, les services responsables de l’application des différents systèmes donnent les accès spécifiques à leur système et ce, en fonction des responsabilités de la personne. Il n’existe actuellement pas de formulaire préétabli où l’on retrouverait les accès spécifiques demandés. Afin de consolider les contrôles actuels, il y a lieu de prévoir l’utilisation d’un tel formulaire pour les services responsables d’un système informatique.

Concernant la mise en place d’un processus visant à assurer la radiation des droits d’accès des employés qui quittent l’organisation, chacun des services est responsable de signaler le départ d’un employé au Service de l’informatique en utilisant le formulaire standardisé prévu à cet effet. Celui-ci peut alors procéder à la radiation de la totalité des accès de l’employé. Le Service des finances transmet également au Service de l’informatique les noms des employés réguliers qui quittent la Ville de Gatineau, ce qui réduit les risques d’omission. 2006-R08 Le plan directeur pour la sécurité informatique sera présenté au conseil municipal pour adoption sous peu. Il comprendra des recommandations spécifiques au problème des accès externes. Une politique en sécurité informatique sera élaborée par la suite et inclura des actions précises relativement aux accès externes.

2006-R09 et 2006-R10 L’administration souhaite préciser quelques faits concernant la gestion de la banque de données des fournisseurs. Dans les premières années qui ont suivi la création de la nouvelle ville de Gatineau, le Service des finances a canalisé ses efforts sur les procédures de gestion du contrôle interne les plus significatives tels que la gestion de la petite caisse, le contrôle budgétaire, la directive sur l’utilisation des cartes de crédit, la gestion des encaissements ou encore, le règlement de délégation de pouvoir.

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La banque de données des fournisseurs actuellement utilisée par la Ville, provient d’une fusion des bases de données utilisées par les ex-villes. Cela explique la raison pour laquelle des données sont manquantes dans certains « champs ». Depuis 2004, le personnel du Service des finances complète les informations manquantes à la banque au fur et à mesure que la Ville a recours aux services d’un fournisseur. Également, une vérification des informations concernant le fournisseur est effectuée sur les chèques émis afin d’éviter un retour par le service postal.

La Ville analyse présentement un logiciel de gestion des fournisseurs qui leur permettrait de procéder eux-mêmes à leur inscription et d’assurer la mise à jour des informations administratives reliées à leur entreprise. Des mesures de contrôle seront mises en place pour que la banque de données soit complète et exacte. Dans l’éventualité où l’analyse du logiciel est concluante, son implantation est prévue au cours de l’année 2009.

En ce qui concerne la possibilité de bloquer l’accès aux codes fournisseurs inactifs, la direction est d’accord avec cette recommandation. L’administration analysera la possibilité de rendre inactifs les fournisseurs n’ayant pas eu de transaction avec la Ville au cours des deux dernières années dans le cadre du projet de réécriture du système financier. 2006-R11 et 2006-R12 Actuellement, seuls le Service des opérations de terrain et la Division de l’approvisionnement sont autorisés à procéder à la création de nouveaux comptes-fournisseurs. Au sein du Service des opérations de terrain, la responsabilité de créer de nouveaux comptes-fournisseurs relève d’une seule personne, ce qui permet un meilleur suivi des dossiers et le maintien d’une certaine uniformité lors de la saisie des données. Cette façon de faire devra être mise en place également au niveau de la Division de l’approvisionnement.

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Il existe actuellement une convention non écrite concernant les paramètres reliés à la saisie de données sur les fournisseurs. Cette façon de faire est respectée par le Service des opérations de terrain et par la Division de l’approvisionnement. Afin de s’assurer d’une bonne compréhension des paramètres de saisie de la part des responsables de la création des nouveaux comptes-fournisseurs, le Service des finances rédigera une procédure interne comprenant les paramètres actuels.

Dans un autre ordre d’idées, le rapport du vérificateur général affirme que « 154 factures sont inscrites en double dans les fichiers de paiement », ce qui peut laisser supposer que la Ville de Gatineau a procédé à des paiements en double. L’administration municipale tient à affirmer qu’elle a mis en place des mesures de contrôle afin d’éviter de procéder à des paiements en double.

2006-R13 L’administration désire apporter des précisions relativement au système de vérification de la validité des données. La totalité des commandes effectuées pour le magasin se fait à l’aide d’un système informatique indépendant (système Maestro) du système corporatif. Ainsi, lors de la saisie de la réquisition à l’acheteur, un numéro de bon de commande est généré à la même date que celle de la saisie de la réquisition. Par la suite, les informations provenant du système Maestro sont transférées au système corporatif permettant de procéder à l’approbation et à l’impression du bon de commande officiel de la Ville. Le processus d’approbation et d’impression est effectué au cours des jours suivants. Compte tenu que les réquisitions saisies à l’intérieur du système Maestro concernent presqu’uniquement les ateliers mécaniques et que la livraison des pièces doit s’effectuer dans un court délai afin de ne pas nuire aux opérations des ateliers, la date de la facture des fournisseurs est souvent identique à la date de livraison.

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Conséquemment, la date de la commande émise par le système Maestro est pratiquement toujours antérieure ou la même que la date figurant sur la facture du fournisseur.

2006-R14 L’administration tient à apporter les faits suivants en lien avec cette recommandation. Le système actuel est conçu de façon à émettre un chèque distinct lorsque le requérant indique une note à l’intérieur de la section commentaire. Cette façon de faire permet au requérant de transmettre une correspondance avec le chèque. Le fait de combiner en un seul chèque les paiements aux fournisseurs pour une période donnée éliminerait toute concordance entre le montant inscrit dans la correspondance et le montant apparaissant sur le chèque. Compte tenu de ce fait, il est tout à fait normal que l’on retrouve plusieurs chèques pour un fournisseur au cours d’un mois. De plus, la Ville a déployé les efforts nécessaires afin de respecter le délai de paiement prévu (maximum 30 jours) aux fournisseurs. Considérant les délais administratifs actuels, l’application de cette recommandation risque d’augmenter le délai de paiement et ainsi réduire les effets positifs des améliorations mises en place à ce jour. Les fournisseurs constituant un élément clé de la gestion opérationnelle d’une Ville, l’administration juge donc essentiel de continuer à améliorer les délais reliés aux paiements des fournisseurs. 2006-R15 L’administration est en accord avec la présente recommandation. Tel que mentionné, les taux de récupération des amendes datent de l’année de la fusion municipale, soit plus de cinq ans. L’efficacité du Service de la cour municipale ainsi que les nouvelles méthodes de recouvrement sont des éléments justifiant la révision des taux de récupération pour les années 2007 et suivantes. Cette révision devra être effectuée par intervalle de cinq ans afin de maintenir une certaine constance au niveau de l’évaluation de la provision.

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2006-R16 La politique sur le frais de déplacement, de séjour et de représentation a été adoptée par le conseil municipal en juin 2002 et a fait l’objet d’une révision en octobre 2005. Bien qu’il n’existe pas de montant fixe pour les repas, les dépenses effectuées dans le cadre de cette politique doivent faire l’objet d’une approbation de la part du directeur du service ou du module. Conséquemment, aucune personne ne peut approuver une dépense dont il est le bénéficiaire. La mise en place de tel contrôle élimine pratiquement les abus potentiels.

De plus, les demandes de remboursements sont examinées par la section des opérations du Service des finances. Les cas particuliers sont alors transmis aux directeurs concernés afin d’obtenir des informations supplémentaires sur la nature des dépenses. La mise en place d’un cadre de dépenses comprenant des montants maximums remboursables pour les repas et autres frais ne permet pas de prévoir les différentes situations qui peuvent se présenter lors de certaines rencontres avec des partenaires de la Ville. L’utilisation de montants fixes nécessite obligatoirement des mesures d’exception afin de répondre de façon adéquate à certaines situations, ce qui peut amener beaucoup de subjectivité dans l’application. Cette recommandation est incluse dans le chapitre de la vérification financière au 31 décembre 2006. Compte tenu que cette recommandation a dû faire l’objet d’une analyse spécifique, il serait préférable de la distinguer de la vérification des états financiers.

2006-R17 L’administration tient à préciser qu'il existe un code d’éthique (Règlement 3-2001) qui s’adresse à l’ensemble des employés municipaux. À l’article 4a) de ce code, il est précisément indiqué que « le fait de solliciter ou accepter, directement ou indirectement, pour lui-même ou pour une autre personne, un cadeau, une récompense, une commission, un rabais, un prêt, une remise de dette, une faveur ou un avantage, de nature à

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nuire à son indépendance ou à son impartialité » constitue un manquement au code. Le non-respect du code peut amener des mesures disciplinaires allant jusqu’à la rupture du lien d’emploi ainsi que des poursuites judiciaires. Conséquemment, l’administration ne juge pas opportun de définir davantage les règles qui encadrent cet aspect compte tenu que le code d’éthique est suffisamment clair et restrictif.

Cette recommandation est incluse dans le chapitre de la vérification financière au 31 décembre 2006. Compte tenu que cette recommandation a dû faire l’objet d’une analyse spécifique, il serait préférable de la distinguer de la vérification des états financiers.

Organismes municipaux

Comme l’exige la Loi sur les cités et villes, le Vérificateur général de la ville doit effectuer la vérification des comptes et affaires de tout organisme pour lesquels le Conseil municipal nomme plus de 50 % des membres du conseil d’administration. 1.2.1 SOCIÉTÉ DE TRANSPORT DE L’OUTAOUAIS

La Société de transport de l’Outaouais (STO) est régie par la Loi sur les sociétés de transport en commun. Nous devons obligatoirement émettre une opinion en nous fondant sur notre vérification financière en vertu des articles 107.7 et 107.15 de la Loi sur les cités et villes.

À tous les égards importants, nous sommes d’avis que les états financiers de la Société de transport de l’Outaouais représentent fidèlement sa situation financière au 31 décembre 2006. Nous pensons également que les états financiers présentent une image fidèle des résultats des opérations et de l’évolution de sa situation financière, et ce, suivant les principes comptables généralement reconnus en comptabilité municipale au Québec. La vérification des états financiers a été réalisée en collaboration avec la firme de vérificateurs externes Raymond Chabot Grant Thornton. Nous avons planifié conjointement les travaux de vérification afin de s’assurer de l’intégration optimale de nos activités respectives. Cette façon de procéder a permis de nous acquitter de nos responsabilités professionnelles tout en évitant un chevauchement du travail ainsi que des coûts inutiles pour la municipalité. En outre, l’excellente collaboration de l’équipe de gestionnaires de la STO a grandement facilité la production du rapport.

1.2.2 AÉROPORT EXÉCUTIF GATINEAU-OTTAWA

Nous avons réalisé la vérification financière des opérations de l’Aéroport exécutif Gatineau-Ottawa. Nous avons déposé un rapport sans réserve en date du 31 décembre 2006 selon les principes comptables généralement reconnus du Canada.

1.2.3 COPROPRIÉTÉ PLACE DES PIONNIERS À AYLMER

Nous avons réalisé la vérification financière des opérations de la copropriété Place des Pionniers à Aylmer. Nous avons déposé un rapport sans réserve en date du 31 décembre 2006 selon les principes comptables généralement reconnus du Canada à l’exception des effets de la non comptabilisation de l’amortissement des

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immobilisations. Si l’amortissement avait été calculé, le solde de clôture des actifs nets investis en immobilisations aurait été de 106 159 $ au lieu de 277 022$.

De plus, avant d’émettre une opinion sans réserve sur les états financiers, nous avons dû dévaluer la provision pour mauvaises créances d’un montant de 248 195 $ car l’acquisition de la part de l’actionnaire minoritaire par la Ville de Gatineau couvre presque en entier les montants dus. Afin de divulguer adéquatement l’avoir des copropriétaires, nous recommandons de :

◊◊ 22000066 -- RR1188 -- CCoorrrriiggeerr lleess ééttaattss ffiinnaanncciieerrss aauu 3311 ddéécceemmbbrree 22000066 qquuii oonntt ééttéé

pprréésseennttééss aauu CCoonnsseeiill mmuunniicciippaall ddee llaa vviillllee..

Au cours de notre vérification des dépenses de la Place des Pionniers, nous avons constaté une problématique au niveau de la récupération de la TPS par la Ville de Gatineau. La ville récupère des taxes sur des factures qui, a priori, ne comportent aucune taxe. Afin de s’assurer du traitement fiscal adéquat de la récupération des taxes à la consommation, nous recommandons de :

◊◊ 22000066 -- RR1199 –– RReevvooiirr ccee ttrraaiitteemmeenntt ffiissccaall ppaarrttiiccuulliieerr eenn ffoonnccttiioonn ddee ll’’aarrttiiccllee 1133 ddee llaa LLooii ffééddéérraallee..

1.2.4 SOCIÉTÉ MUNICIPALE HABITATION ASTICOU

Nous avons réalisé la vérification financière des opérations consolidées de la Société municipale d’Habitation Asticou. Nous avons déposé un rapport sans réserve le 16 mars 2007 selon les principes comptables généralement reconnus par les offices municipaux d’habitation du Québec.

Ces états financiers, qui n’ont pas été établis et qui n’avaient pas à être établis selon les principes comptables généralement reconnus au Canada, sont fournis uniquement à titre d’information et pour être utilisés par les administrateurs et par la Société d’habitation du Québec afin de se conformer à la convention d’exploitation.

Lors de notre vérification des comptes bancaires, nous avons constaté que la société effectuait des virements bancaires entre les comptes des fonds réservés et les comptes d’opération courante afin de combler temporairement des manques de liquidités. Nous avons également eu de la difficulté à concilier les comptes

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bancaires afférents aux réserves avec les soldes aux livres des réserves à la fin des exercices financiers courant et précédent.

De plus, la société possède seize (16) comptes bancaires distincts pour la gestion des opérations de quatre projets immobiliers. Les frais d’opération afférents à ces nombreux comptes bancaires devraient faire l’objet d’une évaluation afin d’identifier des façons d’en optimiser la gestion.

La gestion des liquidités constitue un risque pour la société, puisque des transferts non autorisés pourraient survenir. De plus, l’utilisation de fonds réservés à des fins d’opération courante va à l’encontre des exigences de la Société d’habitation du Québec concernant les réserves et n’est pas conforme aux décisions prises par le Conseil d’administration de la société. Afin d’améliorer la gestion des liquidités, nous recommandons de :

◊◊ 22000066 –– RR2200 ––RReevvooiirr llee pprroocceessssuuss ddee ggeessttiioonn ddeess lliiqquuiiddiittééss eenn éévvaalluuaanntt llaa

ppeerrttiinneennccee dduu nnoommbbrree éélleevvéé ddee ccoommpptteess bbaannccaaiirreess eett eenn mmeettttaanntt eenn ppllaaccee uunnee ppoolliittiiqquuee ssuurr ll’’uuttiilliissaattiioonn ddeess ffoonnddss rréésseerrvvééss eett ssuurr ll’’aauuttoorriissaattiioonn ddeess ttrraannssffeerrttss eennttrree lleess ccoommpptteess..

Commentaires de la direction

(Version intégrale du texte 15 octobre2007)

2006-R18Les états financiers vérifiés provenant du Bureau du vérificateur général seront déposés au conseil d’administration de la Copropriété Place des pionniers. 2006-R19 L’administration souhaite apporter les précisions suivantes concernant cette recommandation. Au cours des dernières années, les factures payées par la Ville de Gatineau à la Copropriété Place des Pionniers correspondent aux quotes-parts des frais communs reliés à l’entretien. Lors de l’enregistrement de ces transactions, aucune taxe ne fut récupérée par la Ville.

En ce qui concerne les dépenses assumées par la Ville pour les locaux qu’elle occupe, l’administration municipale a récupéré la totalité de la taxe sur les produites et services (TPS) et ce, tel que prévu par la loi. De plus, la Ville de Gatineau procède à la récupération de la TPS apparaissant aux états

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financiers de la Copropriété Place des Pionniers compte tenu qu’il s’agit de dépenses municipales.

Lors des vérifications antérieures, cette récupération de la taxe sur les produits et services n’a pas fait l’objet d’une contestation de la part de l’Agence du revenu du Canada. Toutefois l’administration demandera l’opinion d’un fiscaliste afin de clarifier cette situation.

2006-R20 L’administration municipale désire apporter les points suivants concernant la gestion de la Société municipale d’habitation Asticou.

La Société municipale d’habitation Asticou procédera à l’évaluation du nombre de comptes bancaires utilisés dans le cadre de ses opérations financières. L’évaluation s’effectuera en fonction des paramètres imposés par l’institution financière et devra considérer une simplification des opérations au niveau du gestionnaire des projets.

Précisons également que l’utilisation des liquidités des réserves pour combler les besoins temporaires de liquidités au niveau opérationnel ne signifie pas l’appropriation des réserves pour des fins opérationnelles. Il s’agit d’une saine gestion permettant qu’aucun frais d’emprunt temporaire ne soit prélevé. Afin d’éviter toute ambiguïté, une résolution sera soumise au conseil d’administration de la société pour permettre au gestionnaire l’utilisation des liquidités provenant des réserves et ainsi combler temporairement les besoins de liquidités au niveau opérationnel.

Il est important de mentionner que la société a toujours respecté les paramètres imposés par la Société d’habitation du Québec en ce qui concerne les montants à être versés pour les réserves mobilières et immobilières.

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Organismes ayant reçu plus de 100 000$ de la Ville

1.3.1 CONTEXTE

En vertu de l’article 107.9 de la Loi sur les cités et villes, toute personne morale qui reçoit une subvention annuelle de la Ville d’au moins 100 000 $ est tenue de faire vérifier ses états financiers et d’en transmettre une copie au vérificateur général. Cette analyse financière avait pour objectif de s’assurer que les sommes reçues par les différents organismes subventionnés sont utilisées de façon adéquate à l’aide d’une revue de leurs états financiers vérifiés; Pour chacun des organismes visés pour lesquels les états financiers des exercices terminés en 2005 ont été transmis au Bureau du Vérificateur général (« BVG ») de la Ville de Gatineau, nous avons effectué une analyse financière sommaire des états financiers vérifiés (comparaison des résultats avec les années précédentes, avec le budget, ratios, indicateurs de pérennité, etc.), une analyse des conventions comptables en place ainsi que les domaines d’estimations importants touchant la rentabilité de ces organisations et leur structure financière. Les organismes suivants, ayant reçus des contributions de la Ville de Gatineau de plus de 100 000 $, ont remis leurs états financiers au BVG de la Ville de Gatineau et ont fait l’objet d’une analyse sommaire : ◊◊ Développement économique - Centre Local de Développement (CLD)

Gatineau; ◊◊ Corporation du centre culturel de Gatineau (CCCG); ◊◊ Coopérative de solidarité et de développement économique communautaire de

Gatineau (CDECG); ◊◊ Festival de Montgolfières de Gatineau Inc.; ◊◊ Association touristique de l’Outaouais.

1.3.2 CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

La revue des états financiers présentés par les différents organismes a démontré des états financiers pour lesquels des vérificateurs externes ont émis des opinions sans réserves sur leur conformité aux principes comptables généralement reconnus. Une exception : la Coopérative de solidarité et de développement économique et communautaire de Gatineau (CDECG), organisme pour lequel un rapport de mission d’examen sans réserve a été émis.

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Organismes ayant reçu plus de 100 000$ de la Ville

Il existe des lacunes concernant la divulgation et la comptabilisation des apports reçus sous forme de biens et services. La majorité des états financiers transmis ne font pas mention de ces informations financières lorsque la Ville de Gatineau contribue également au fonctionnement de l’organisme sous la forme de biens et services, alors que ces informations sont disponibles. Pour améliorer la présentation de l’information financière, nous recommandons :

◊◊ 22000066 –– RR2211 –– UUnnee ccoonncciilliiaattiioonn eennttrree lleess ssoommmmeess rreeççuueess eenn ccoouurrss dd’’eexxeerrcciiccee

ppaarr llaa VViillllee eett lleess ssoommmmeess ccoonnssttaattééeess àà ttiittrree ddee pprroodduuiittss aauuxx ééttaattss ffiinnaanncciieerrss ddeess oorrggaanniissmmeess..

◊◊ 22000066 –– RR2222–– QQuuee llaa ccooooppéérraattiivvee ddee ssoolliiddaarriittéé eenn ddéévveellooppppeemmeenntt

ééccoonnoommiiqquuee eett ccoommmmuunnaauuttaaiirree ddee GGaattiinneeaauu eett ll’’ÉÉccoommuussééee ssee ccoonnffoorrmmeenntt àà ll’’aarrttiiccllee 110077..99 ddee llaa LLooii ssuurr lleess cciittééss eett vviilllleess ooùù iill eesstt ssppéécciiffiiéé qquuee ««ttoouuttee ppeerrssoonnnnee mmoorraallee qquuii rreeççooiitt uunnee ssuubbvveennttiioonn aannnnuueellllee ddee llaa mmuunniicciippaalliittéé dd’’aauu mmooiinnss 110000 000000$$ eesstt tteennuuee ddee ffaaiirree vvéérriiffiieerr sseess ééttaattss ffiinnaanncciieerrss»» eett pprroodduuiissee ppoouurr lleess pprroocchhaaiinnss eexxeerrcciicceess ddeess ééttaattss ffiinnaanncciieerrss aayyaanntt ffaaiitt ll’’oobbjjeett dd’’uunn rraappppoorrtt ddeess vvéérriiffiiccaatteeuurrss..

Commentaires de la direction (Version intégrale du texte 15 octobre 2007) 2006-R21 et 2006-R22

Au cours de l’exercice 2006, la CDECG a effectivement reçu une somme supérieure à 100 000 $ et elle se doit de produire des états financiers vérifiés afin de respecter l’article 107.9 de la Loi sur les cités et villes.

Quant à la corporation de l’Écomusée, elle n’exerce aucune opération depuis janvier 2004. Depuis ce moment là, la Ville n’a procédé qu’au remboursement du paiement de la dette exigé par l’institution financière étant donné qu’elle a cautionné le prêt.

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Évaluation du cadre de gouvernance à la Ville de Gatineau

CHAPITRE 2 Évaluation du cadre de gouvernance à la Ville de Gatineau


2.1 CONTEXTE La Ville de Gatineau fut créée le 1er janvier 2002 et succède aux cinq municipalités qui formaient la Communauté urbaine de l’Outaouais. Comptant près de 246 000 habitants et couvrant une superficie de 339 kilomètres carrés, la Ville de Gatineau est la quatrième ville en importance au Québec. Qualifiée de métropole de l’Outaouais, elle constitue une partie importante et incontournable de la capitale fédérale, Ottawa. Le budget de la Ville s’élève à environ 382 millions de dollars pour l’année 2007 et près de 3 070 employés y travaillent pour offrir les biens et les services municipaux à sa population. Au lendemain de la fusion, la Ville de Gatineau a entrepris, en collaboration avec ses nombreux partenaires et sa population, un exercice pour doter la nouvelle Ville de Gatineau d’un premier plan stratégique pour les années 2003 à 2007.

Ce plan priorise les quatre directions stratégiques suivantes :

◊ faire évoluer Gatineau vers un modèle de ville où le milieu de vie s’appuie sur

l’intégration harmonieuse de son patrimoine naturel exceptionnel à un milieu offrant une qualité de vie indéniable;

◊ faire évoluer Gatineau afin qu’elle devienne un exemple en matière de

développement en favorisant la mise en valeur intégrée de son potentiel économique, culturel, social et communautaire;

◊ faire évoluer Gatineau vers une collectivité composée de villages urbains articulés

autour de réseaux sociaux florissants, structurés le long d’un système de transport adapté aux besoins des utilisateurs et lié entre eux par de multiples canaux de communication;

◊ faire évoluer Gatineau vers une ville qui associe ses citoyens et ses partenaires le plus

étroitement possible à la mise en valeur de ses ressources et à la gestion de la Ville en plus de la doter d’une organisation municipale performante axée sur l’excellence.

Au cours de l’année 2006, une commission sur la refonte du plan stratégique fut mise sur pied pour procéder à sa mise à jour et pour actualiser la préparation du plan 2008 -2011.

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2.2 MANDAT ET PORTÉE DE LA VÉRIFICATION En vertu des dispositions de la Loi des cités et villes, le vérificateur général a entrepris un mandat de vérification sur l’exercice de la gouvernance à la Ville de Gatineau. L’objectif général de vérification était de s’assurer que la Ville de Gatineau s’était dotée d’un cadre de gouvernance favorisant l’efficacité, l’efficience et l’économie dans la conduite de ses opérations. L’examen a porté notamment sur la quatrième direction stratégique qui traite de gouvernance participative et de gestion efficace. Au printemps 2005, j’ai élaboré une banque de projets de vérification pour les exercices 2006 à 2008 en utilisant une approche d’évaluation des risques. L’évaluation du risque du projet sur la gouvernance a été jugée important. Ce projet a donc été consigné dans une grille d’évaluation. Ce plan triennal n’étant pas fixe, il est mis à jour annuellement. En 2006, j’ai réévalué le niveau de risque du projet de gouvernance selon les nouveaux développements, les changements organisationnels et les façons de faire de la Ville. À ce moment, le niveau de risque de ce projet s’est maintenu. L’évaluation de l’impact des risques identifiés est basée sur les trois éléments suivants, sous-jacents à l’ensemble des orientations stratégiques :

◊ l’impact sur les services aux citoyens; ◊ l’impact sur le développement futur de la Ville; ◊ l’impact sur l’économie, l’efficience et l’efficacité de la gestion de la Ville.

Une analyse de la structure de la haute direction de la Ville (conseil municipal, commissions, comités spéciaux et direction générale), des rôles et des responsabilités de chacune de ces instances, et de la façon dont ils sont assumés fut effectuée. De plus, les mécanismes décisionnels utilisés à l’intérieur de la structure et les contrôles de surveillance sur leur application ont été analysés. Les critères de vérification retenus pour fonder raisonnablement les conclusions des travaux de vérification découlent de la Loi des cités et villes, des règlements de la ville et des pratiques de saine gestion reconnues dans le domaine de la gouvernance. Ces critères furent portés à la connaissance des instances politiques et administratives de la Ville dès le début de la vérification (annexe C). Les éléments probants pour étayer les conclusions furent obtenus à l’aide d’entrevues, par l’étude de différents documents et autres sources d’information.

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Les travaux de vérification se sont terminés le 15 mars 2007 et la collaboration apportée dans la réalisation du mandat fut adéquate, autant par les instances politiques qu’administratives.

2.3 Vue d’ensemble

Les travaux de vérification et d’analyse effectués permettent de conclure que la Ville de Gatineau s’est dotée d’un cadre de gouvernance favorisant l’efficacité dans la conduite de ses opérations. Depuis sa création en 2002, elle a développé et mis en place les composantes du modèle des organisations performantes. L’intégration de certaines de ces composantes et des rôles reste cependant à être complétée, notamment dans le partage des responsabilités, le processus de décision et les mécanismes de reddition de comptes. Le respect de l’environnement légal et réglementaire est favorisé par l’application de politiques appropriées et de mécanismes de vigie permettant de signaler à cet égard tout écart important. J’ai noté, toutefois, même si l’administration actuelle ait maintenu en place le comité exécutif, ce dernier n’assume pas tous les rôles qui lui sont dévolus par la Loi des cités et villes et par le décret constituant la Ville de Gatineau. Un alourdissement du processus décisionnel en résulte. L’application du plan stratégique 2003-2007 fait l’objet, de la part de l’administration, d’une opération continue et intégrée de qualité qui permet d’en assurer le suivi et de suivre l’évolution des résultats qui en découlent. Par contre, les orientations budgétaires ne font pas référence de façon explicite aux grands axes du plan stratégique. Je dois noter que la quantification monétaire des grands axes stratégiques n’est pas encore disponible. La direction de la Ville s’est donnée un objectif de compléter les politiques et les plans directeurs requis pour soutenir l’actualisation du plan stratégique et ainsi en assurer une saine gestion. Elle doit cependant éviter la mise en place de politiques et de directives administratives trop lourdes et détaillées empêchant ainsi les gestionnaires et les employés de faire preuve d’initiative et de créativité (liste des politiques et directives, voir annexe D et E). Les politiques et les processus dont s’est doté la Ville pour encadrer la gestion de ses ressources financières et matérielles sont de qualité et pourraient servir de modèles. Ceux portant sur la capitalisation et l’amortissement des dépenses en immobilisations et sur l’élaboration du budget sont remarquables. Quant à la gestion de ses ressources humaines, des systèmes permettant de mieux gérer certains aspects, tels l’absentéisme, le taux d’efficience du personnel et l’établissement d’un plan de relève doivent être mis en place.

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À mon avis, l’administration fournit au conseil municipal, selon un processus bien établi, les informations dont elle dispose afin de permettre à ce dernier de prendre des décisions. Cette reddition de comptes aurait avantage à être mieux appuyée par différents indicateurs de gestion permettant d’établir des liens entre les plans opérationnels et le plan stratégique faisant ainsi ressortir les coûts des activités municipales.

2.3.1 Respect de l’environnement légal et réglementaire

Le conseil municipal, le maire, le directeur général et les cadres doivent respecter l’environnement légal et réglementaire dans lequel ils travaillent. Mes travaux de vérification ont démontré, dans l’ensemble, que l’environnement légal et réglementaire est respecté tant au niveau de la mise en place des structures que celui du respect des rôles et des responsabilités. Plusieurs politiques et règles administratives furent adoptées pour favoriser le respect de cet environnement légal et réglementaire, autant dans le domaine de la protection et de la diffusion de l’information que dans la mise en place et l’application de codes de déontologie. La direction accorde beaucoup d’importance aux valeurs organisationnelles qui contribuent à assurer la Ville d’une administration crédible et intègre respectant la loi et les règlements municipaux. Les mandats, les rôles et les responsabilités des instances de gouvernance, autant politiques qu’administratives, s’inscrivent à l’intérieur du cadre légal et réglementaire. À ce chapitre, je dois noter toutefois que le comité exécutif n’assume pas toutes les responsabilités qui lui sont dévolues par la Loi des cités et villes. Je fais ici allusion aux responsabilités portant sur la confection du budget, ce dernier rôle étant joué par le comité sur le budget et le plan triennal d’immobilisations. Il faut ajouter, toutefois, que ce comité soumet les propositions budgétaires au comité exécutif pour approbation.

2.3.2 Cadre de gouvernance

En se basant sur le modèle de gestion d’organisations performantes (annexe C), nous constatons que, depuis sa création en 2002, la Ville de Gatineau a défini et mis en place chacune des composantes de ce modèle.

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À cet effet, elle se positionne avantageusement par rapport aux neuf villes de sa catégorie au Québec. L’intégration de certaines composantes et de certains rôles est à compléter, ce qui explique les flèches pointillées entre :

◊ le modèle de gouvernance et le plan opérationnel; ◊ l’allocation des ressources, la gestion des opérations et le suivi

des résultats; ◊ la rétroaction entre le suivi et la mesure des résultats et le plan

stratégique.

Les aspects à compléter se situent particulièrement dans le partage des responsabilités, le processus de prise de décision et les mécanismes de suivi et de reddition de compte.

Mission – vision En 2003, la mission et la vision de la Ville ont été approuvées par le conseil municipal et ont été communiquées tant à l’interne qu’à l’externe.

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Valeurs En 2005, un exercice structuré en consultation avec les parties prenantes a contribué à l’établissement des valeurs organisationnelles. En 2006, plusieurs exercices ont permis à chaque direction d’exprimer deux valeurs prioritaires et d’établir un plan d’action pour les atteindre. Cependant, je n’ai pas noté la mise en place de mécanismes formels de vigie et de surveillance pour assurer le respect de ces valeurs.

Le plan stratégique et son application Le plan 2003-2007 s’appuie sur les quatre grandes orientations citées précédemment et influence l’action des gestionnaires et la prise de décisions du conseil municipal. Ces grandes orientations sont affichées dans la plupart des centres administratifs. Le plan stratégique, tel qu’analysé, répond aux caractéristiques des organisations performantes. La réalisation du plan stratégique 2003-2007 fait l’objet d’une opération continue et intégrée et la direction s’est donnée les moyens pour en assurer le suivi et pour suivre l’évolution des résultats qui en découlent. Le plan stratégique poursuit de grands objectifs dont la réalisation est conditionnelle aux ressources qui pourront y être affectées. Un plan financier à long terme, dont la réalisation est en cours, permettra d’arrimer les besoins financiers du plan aux ressources financières disponibles. Des exercices structurés de planification ont été réalisés ou sont actuellement en cours dans l’ensemble des services pour s’assurer de l’intégration de l’ensemble des actions et des activités. Depuis 2004, la direction de la Ville produit chaque année un plan d’activités de ses différents services s’articulant autour des grandes orientations stratégiques. Des rapports de suivi trimestriels et semestriels sont préparés par les services et un rapport de progrès est réalisé annuellement. Ce dernier rapport sert à préparer les priorités d’action pour l’année qui suit.

Les communications présentées au conseil municipal font référence à l’orientation à laquelle il réfère dans le plan stratégique.

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La Ville a mis sur pied une commission sur la refonte du plan stratégique qui doit faire les recommandations voulues pour que l’organisation se dote de moyens concrets afin que la mission, la vision et les orientations soient actualisées, le cas échéant. L’échéancier des travaux de la commission est connu et accepté par les différentes instances. Des collectes de données sont en cours et on procède actuellement à la mise à jour des pratiques performantes et innovantes existantes auprès des grandes villes canadiennes. Dans l’actualisation de la planification stratégique, il reste à mieux définir la notion de villages urbains. Ces villages urbains doivent être constitués à partir de noyaux naturels d’appartenance et de groupes homogènes et leurs frontières peuvent être différentes de celles des districts électoraux. La concrétisation des grandes orientations stratégiques du plan est subordonnée à l’obtention des ressources financières suffisantes pour les réaliser et le conseil doit s’assurer de la disponibilité future de ces ressources. La haute direction de la Ville est soucieuse de la compréhension qu’elle a des besoins des citoyens et de l’image qu’elle projette auprès de la population, des médias, des partenaires, etc. À cet effet, plusieurs initiatives sont réalisées continuellement :

◊ étude de positionnement; ◊ plan de relations publiques; ◊ analyse médiatique; ◊ programme de réseautage; ◊ consultations publiques.

Les rôles et responsabilités

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Le Conseil municipal s’appuie sur des objectifs de transparence et de participation et compte sur des mécanismes de consultation permanents. La structure organisationnelle est bien définie. Le conseil municipal a adopté une politique de délégation de pouvoir facilitant le déroulement efficace des opérations. Les responsabilités et les rôles (le conseil municipal, ses comités et la direction de la Ville) sont définis, l’intégration reste à compléter. Il existe certains chevauchements des mandats entre les entités administratives et les instances politiques (conseil municipal, comité exécutif et commissions). Il importerait d’accélérer la mise en place de la refonte des comités et commissions afin de mieux définir leurs mandats, leurs champs de compétence et leurs relations avec la direction de la Ville listes des comités et commissions voir annexe F). La saine gouvernance exige que la direction et les instances politiques comprennent bien leurs rôles respectifs et qu’elles communiquent entre elles d’une façon continue et ouverte. Ainsi, les responsables politiques des différentes commissions et comités devraient, de façon systématique, faire rapport périodiquement au comité plénier et partager leurs préoccupations avec leurs pairs. Ce partage d’idées et de préoccupations pourrait se faire de façon informelle lors de rencontres prévues à cet effet.

Modes de gestion La Ville de Gatineau s’est donnée des modes de gestion et de fonctionnement qui sont appuyés par des processus, des politiques et des directives définis et mis à jour régulièrement. La direction diffuse chaque année un plan annuel d’actions prioritaires ainsi qu’un rapport d’activités portant sur différents domaines afin d’augmenter l’efficience et l’efficacité des opérations. Ainsi, un programme d’amélioration continue du service à la clientèle (approche Kaisen), instauré en 2006, favorise la participation des gestionnaires et des employés dans l’optimisation des processus. À titre d’exemple, la nouvelle politique sur le déneigement adoptée en 2006 fait la démonstration du succès remporté par cette démarche d’amélioration continue. Afin d’orienter adéquatement les différentes opérations de la Ville, le conseil municipal s’appuie sur des lignes directrices encadrant, entre autres, les sujets suivants :

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◊ l’allocation des ressources et l’équilibre budgétaire; ◊ la gestion des équipements et des infrastructures; ◊ la gestion des dépenses; ◊ la gestion des réserves de fonds; ◊ la gestion de la dette; ◊ la capitalisation et l’amortissement des dépenses en

immobilisations.

La Ville dispose aussi d’un plan de communication approuvé et de plusieurs encadrements favorisant la cohérence et la cohésion. La Ville s’est aussi dotée d’une politique sur le partenariat. Plusieurs de ces politiques ou lignes directrices pourraient servir de modèles à d’autres administrations municipales. À cet égard, la politique sur la capitalisation et l’amortissement des dépenses en immobilisations est exemplaire.

Allocation des ressources La direction des finances a mis en place un processus budgétaire structuré et encadré par le comité des immobilisations, de la circulation et du budget. Nous y retrouvons ce qui suit :

◊ projection de 18 mois; ◊ révision trimestrielle.

Les contrôleurs de chaque direction sont mis à contribution de façon

ermanente. p Lors de la réalisation de mon mandat, j’ai analysé le contenu informationnel des différents documents budgétaires pour l’année 2006 soumis aux élus pour l’adoption du budget et j’en ai jugé la valeur en fonction des critères de la Government Finance Officers Association GFOA). (

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Selon ces critères, les documents budgétaires doivent non seulement présenter les propositions budgétaires, mais les inscrire dans leur contexte. L’information doit être rétroactive et prospective et les documents budgétaires doivent former un tout procurant une vue d’ensemble sur tous les volets du budget. De plus, l’information doit être présentée sur un horizon de quelques années pour que l’on puisse en dégager les tendances et les inscrire dans le temps. Après cette analyse, je peux conclure que les élus disposent de tous les renseignements complets et exhaustifs pour adopter les budgets de la Ville en pleine connaissance de cause. L’adoption à l’unanimité du budget est le reflet d’une information adéquate. En 2007, la Ville entend continuer la préparation d’une planification budgétaire sur 10 ans. Une fois complété, cet outil permettra aux élus de prendre des décisions éclairées sur l’avenir de leur Ville. Cette planification à long terme permettra, entre autres, d’établir les besoins financiers provenant du maintien de la qualité des infrastructures et d’effectuer des investissements pour financer l’offre de service que le conseil municipal déterminera. Tous les services de la Ville seront sollicités dans ce projet. L’étude effectuée par le Conference Board du Canada sur la Ville de Gatineau servira de point de départ de cette importante planification financière.

La Ville est à la recherche de nouvelles sources de revenus afin d’éviter que les coûts occasionnés par l’accroissement de l’offre de service généré par les nouveaux développements soient aux frais des citoyens. Des politiques sur l’utilisation des ressources financières générées par de nouvelles sources de financement comme le remboursement de la TPS, de la TVQ et d’autres sources pouvant totaliser des entrées de fonds de plusieurs millions de dollars, seront proposées par la direction des finances. En ce qui a trait à la conception du plan triennal d’immobilisations, les lignes directrices sur la dette fixe à 382 millions de dollars la dette à la charge générale. Cette dette peut être augmentée d’un montant équivalent à l’augmentation de l’indice des prix à la consommation (lPC), additionnée des nouvelles responsabilités transférées aux villes par le gouvernement du Québec.

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À l’aide de ces balises, une enveloppe budgétaire est déterminée pour chacune des trois années et les projets acceptés sont répartis entre les anciennes villes selon des critères arbitraires acceptés par le conseil. Voici ces critères :

◊ remboursement en capital des anciennes villes au 31 décembre 2001;

◊ potentiel fiscal des anciennes villes au 31 décembre 2001; ◊ population au 31 décembre 2001 des anciennes villes.

Selon les informations obtenues, la Ville de Gatineau utilisera ces critères tant et aussi longtemps qu’elle ne disposera pas de connaissances approfondies sur l’état de ses infrastructures. Afin d’assurer des principes d’équité, la Ville doit compléter l’étude (SIAD) sur l’état des infrastructures souterraines et de voirie de la Ville, ce qui lui permettra de répartir les investissements en fonction des priorités. Un rapport sur le degré de réalisation du PTI est produit tous les trois mois. Ce rapport fait état des modifications qui peuvent être apportées. Ce rapport traite également des projets par secteur. À cet égard, les élus reçoivent l’information nécessaire. Les projets inscrits dans le budget triennal d’immobilisations y demeurent jusqu’à leur réalisation à moins que le conseil municipal en décide autrement. Il reste cependant à mieux planifier les travaux nécessaires à leur mise en chantier. La réalisation de certains projets est souvent retardée et leur réalisation dépasse à l’occasion les échéances prévues.

Suivi et mesure des résultats Les résultats budgétaires produits présentent une comparaison des dépenses réelles aux dépenses projetées. Tel que prévu par les pratiques performantes, il faudrait cependant intégrer à ces résultats budgétaires les dépenses par activité et ainsi indiquer les coûts d’opération de chacun des services municipaux. (Ex. : enlèvement de la neige, dotation) La présence des gestionnaires municipaux lors des séances des comités pléniers leurs permet de compléter, si nécessaire, l’information transmise et de répondre à toute interrogation qu’elle peut susciter du côté des élus.

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Le conseil municipal et la direction ont établi des besoins d’information dans différents domaines et des travaux sont en cours pour en favoriser l’obtention, dont : Un programme intégré d’évaluation du rendement et de la performance des cadres en lien avec les objectifs et les engagements contenus au plan stratégique. Ce programme comprend :

◊ dix-neuf indicateurs obligatoires disponibles;

◊ tableau de bord en cours de réalisation;

◊ étalonnage avec d’autres villes en cours;

◊ rapports d’activités produits semestriellement;

◊ SIAD en cours de réalisation.

Reddition de compte Le conseil municipal confie à son administration publique les fonds nécessaires pour offrir des biens et des services à la population et voir à l’application des règlements municipaux. Il est normal, à l’intérieur d’une saine gouvernance que le conseil municipal établisse une politique de reddition de compte envers la population qui s’appuie sur une reddition de compte administrative portant sur les différents volets de la gestion. À cet égard, j’ai noté la présence d’outils de mesure de la performance et d’indicateurs stratégiques et opérationnels qui favorisent l’imputabilité et la responsabilisation de la direction devant le conseil municipal. Comme il a déjà été mentionné, ces outils de mesure sont incomplets et doivent aller au-delà des indicateurs proposés par le ministère des Affaires municipales et des Régions. Des efforts en ce sens sont faits pour les compléter et pour établir, par exemple, les taux d’efficience de la main-d’œuvre afin d’en augmenter sa productivité.

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En 2006, le conseil municipal a décidé de modifier le médium de présentation de son rapport annuel et de le diffuser sur son site Web. Cette décision s’inscrit dans sa volonté de s’en remettre de plus en plus à cet outil de communication pour informer sa population et lui rendre compte de son administration.

Dans une volonté de transparence de son administration publique, le conseil municipal rend publique la tenue des séances des comités pléniers et les télédiffuse sur son site Web. Cette reddition de comptes ainsi exprimée en direct est certes courageuse et entraîne, autant de la part des instances administratives que politiques, une plus grande responsabilisation et une plus grande imputabilité. À l’occasion, le comité plénier doit tenir des parties de séance à huis clos lorsque les sujets traités doivent être confidentiels afin de sauvegarder les intérêts de la Ville.

Toutefois, autant la transparence de la gestion de la Ville est assurée par la webdiffusion des débats de son comité plénier, autant elle peut parfois aseptiser les échanges entre les membres du conseil municipal et les rendre moins productifs. Pour compenser ce dernier inconvénient, il faudrait favoriser la tenue de réunions ou de rencontres où les membres du conseil pourrait échanger en toute collégialité sur leurs préoccupations à l’égard de tous les dossiers de la Ville.

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ll’’éévvoolluuttiioonn ddeess ttrraavvaauuxx qquu’’iillss ddiirriiggeenntt eett rrééppoonnddrree aauuxx ddiifffféérreenntteess pprrééooccccuuppaattiioonnss ddeess ccoonnsseeiilllleerrss..

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Commentaires de la direction (Version intégrale du texte 11 octobre 2007)

Le rapport du vérificateur général démontre et conclut que dans l’ensemble la Ville de Gatineau s’est dotée d’un « cadre de gouvernance favorisant l’efficacité dans la conduite de ses opérations ». Elle a développé et mis en place les composantes du modèle des organisations performantes. Il est également mentionné que la Ville « se positionne avantageusement par rapport aux neufs villes de sa catégorie au Québec ».

L’administration municipale est fière du travail accompli depuis la fusion municipale. Une approche de gestion visant l’efficacité, l’efficience et l’économie dans la conduite des opérations est à la base du travail de la haute direction. Volontairement, Gatineau a titré sa vision inscrite du Plan stratégique 2003-2007, « Gatineau un modèle et une source de fierté ».

Cette volonté d’excellence s’est traduite par diverses actions notamment quelques exemples rapportés dans le présent rapport :

La Ville s’est dotée d’un plan stratégique et d’un système de gestion stratégique qui permettent d’en assurer la mise en application. À cet effet, elle adopte annuellement le Plan municipal d’activités, le document Priorités d’action, les rapports de progrès semestriel et annuel.

Par l’adoption de plusieurs politiques et plans directeurs, la Ville met progressivement en place son cadre de planification pour soutenir ses ambitions quant à la qualité des services aux citoyens, au développement futur de la ville et à la saine gestion.

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Des politiques et processus exemplaires ont été instaurés pour encadrer la gestion des ressources financières et matérielles, l’amortissement des dépenses en immobilisation ainsi que l’élaboration du budget.

L’administration fournit au conseil municipal, les informations pertinentes pour permettre à ce dernier de prendre des décisions.

L’environnement légal et réglementaire est respecté quant à la mise en place des structures ainsi qu’aux rôles et responsabilités.

L’établissement de valeurs organisationnelles et la mise en place de plans d’action contribuent à faire de Gatineau une « administration crédible ».

Commentaires sur les recommandations 2006-R23 Le système démocratique québécois donne la responsabilité au conseil municipal de prendre les grandes décisions concernant l’avenir de la ville. Le conseil municipal a un rôle de visionnaire, de leadership et aussi de représentation. Les décisions qu’il prend se doivent d’être cohérentes avec la vision du Gatineau de demain. C’est pourquoi la direction voit d’un bon œil la recommandation 2006-R23 et est tout à faite prête à contribuer à son application.

L’administration tient à préciser que plusieurs heures sont consacrées annuellement à des rencontres entre l’administration et le conseil municipal sur les orientations futures de la Ville. Ces échanges touchent différents enjeux municipaux à court, moyen et long termes. Par exemple, l’étude du budget annuel par les membres du conseil municipal constitue un moment important de discussions sur les orientations municipales. Des présentations régulières, suivies de discussion, concernant divers sujets comme l’environnement et le développement durable, le recrutement du personnel, le processus d’amélioration continue (procédé Kaizen) ou encore le niveau de prestation de services aux citoyens sont autant d’occasions pour permettre au conseil municipal d’orienter l’avenir de la Ville de Gatineau.

La démarche de mise à jour du plan stratégique prévoit d’ailleurs des sessions de travail avec les membres du conseil municipal. Le conseil municipal aura un rôle d’orientation. Il agira comme principal porteur du plan stratégique. 2006-R24 Le rapport du vérificateur général recommande que les présidents de comités et commissions fassent rapport, sur une base régulière, du travail réalisé aux autres membres du conseil municipal. Cette pratique a déjà été d’usage avec le premier conseil municipal de la nouvelle Ville de Gatineau.

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L’administration municipale est prête à soutenir le conseil municipal afin d’implanter cette activité. Elle croit toutefois que la façon de faire doit être encadrée et organisée de telle sorte qu’elle favorise une évolution réelle des projets et une aide à la prise de décision future. 2006-R25 En 2005, le conseil municipal adoptait le Cadre de référence en matière de participation des citoyens aux affaires municipales. Lors de l’étude sur la gouvernance participative menée par la Commission consultative sur les choix stratégiques, il est apparu important d’améliorer le fonctionnement des commissions municipales. Le chantier sur les commissions municipales a donc été mis en branle, mais les travaux ont été interrompus à la suite des élections municipales de 2005. Ces travaux ont permis de formuler une proposition de structure générale pour les commissions, d’articuler les modalités d’échange et de discussion avec les citoyens, de clarifier la relation entre les commissions, le conseil et les services municipaux et finalement, d’élaborer des règles de fonctionnement et d’éthique. Le travail accompli demeure pertinent tout en pouvant être actualisé afin de répondre à de nouvelles réalités. L’administration municipale est donc disposée à donner suite à la recommandation 2006-R25 lorsque le conseil municipal l’aura dûment mandaté. 2006-R26 La direction souhaite poursuivre le développement de pratiques de gestion municipale performantes. C’est pourquoi elle a mis en place différents outils favorisant la gestion par résultats ainsi que la reddition de compte tel que les documents de la série du Plan municipal d’activités annuelles et la compilation des indicateurs de gestion du ministère des Affaires municipales et des Régions (MAMR). Également, les différents services municipaux développent des indicateurs stratégiques ou de gestion afin de mieux évaluer la performance réelle des actions posées et de pouvoir apporter les ajustements requis de façon continue. Une approche de gestion par activités, incluant les aspects financiers, est également retenue par l’administration lors de l’évaluation d’une activité particulière ou de révision du niveau de prestation de services.

La méthode proposée par la présente recommandation concernant l’intégration de la gestion par activités au processus budgétaire et aux mécanismes de suivi des résultats est donc partiellement utilisée par la Ville. Une budgétisation intégrale par activité ne constitue pas une tendance actuelle dans le milieu municipal. La direction considère qu’une décision menant à un changement majeur de nos pratiques budgétaires doit être précédée d’une évaluation complète des modalités et des coûts d’implantation par rapport à la valeur ajoutée. Il est intéressant de noter que le MAMR révise actuellement les méthodes de calcul des indicateurs de gestion obligatoires afin d’en retirer les coûts indirects. Ce changement est effectué pour assurer la qualité des données recueillies et permettre la comparaison entre les villes.

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2006-R27 L’administration municipale aimerait préciser les modalités de suivi et de contrôle qu’elle a mises en place à la suite de l’adoption des six valeurs organisationnelles.

Soulignons tout d’abord que l’approche retenue pour l’identification des valeurs permettait à l’ensemble des groupes d’employés, à la haute direction et aux conseillers municipaux de contribuer. Cette manière de faire est en soi un pas dans la bonne direction quant à l’appropriation de valeurs.

La haute direction croit fermement que des valeurs qui nous distinguent et auxquelles nous attachons de l’importance constituent le « ciment » d’une organisation performante. C’est pourquoi nous avons développé une gamme d’outils pour encadrer le travail d’application des valeurs et permettre à tous de cheminer avec confiance.

L’année 2007 en est une de transition où les employés, tout comme les différentes unités administratives, doivent s’approprier les façons de faire.

Le système de mise en application des valeurs et de suivi se déploie à trois niveaux :

Le plan d’action par unité administrative

• Chaque unité doit élaborer un plan d’action annuel pour rendre les valeurs vivantes. La fiche standard à remplir pour transmettre ce plan d’action comprend aussi un tableau de suivi des actions. La boîte à outils remise aux directions de services propose des moyens de renforcement pour l’application et le suivi des valeurs.

Le soutien de l’organisation

• le déploiement d’un plan de communication – le Service des communications a déjà réalisé plusieurs actions;

• l’alignement des processus de gestion des ressources humaines notamment au niveau de la dotation, de la gestion du rendement et de la reconnaissance - un plan de travail a été élaboré par le Service des ressources humaines;

• le soutien et le suivi par l’équipe de direction – la Section de la planification stratégique fournit les outils aux unités administratives, communique aux directions de services les activités à réaliser et collige les plans d’action et fiches de suivi de chacun. L’équipe de direction effectue un suivi, sur une base trimestrielle, de la réalisation des plans d’action et de la progression de l’application des valeurs. Un bilan formel sera discuté en juin 2008, afin de mesurer l’application et de réorienter les actions de l’organisation et des unités.

L’effort individuel

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• Chacun a la responsabilité de rendre les valeurs organisationnelles vivantes et de les appliquer au quotidien. Au besoin, des rencontres individuelles avec un employé permettent de souligner un comportement cohérent avec les valeurs ou recadrer un comportement inapproprié.

Nous sommes d’avis que ces différentes modalités de mise en œuvre et de suivi sont adéquates pour rendre nos valeurs vivantes. Nous sommes par ailleurs conscients du défi que représentent la mise en application et le respect des valeurs au sein de l’organisation municipale. 2006-R28

Au début de l’année 2007, l’équipe de direction a mené une activité de revue de processus concernant le Plan triennal d’immobilisations (PTI). Cet examen a permis de faire le point sur les retards dans la réalisation des travaux et projets planifiés au PTI depuis quelques années. Il a été convenu de faire du PTI non pas un simple outil de planification budgétaire, mais également, un outil de planification des travaux.

Dans le but de simplifier le processus d’élaboration du PTI et d’augmenter le taux de réalisation des projets autorisés, une planification rigoureuse des ressources de tous genres nécessaires à l’exécution des travaux est incontournable. Les actions suivantes ont été retenues et acceptées par le conseil municipal à la suite de l’exercice Kaïzen :

• Impliquer le Comité de direction dans le processus d’élaboration du PTI favorisant la cohérence administrative

• Inscrire au PTI des projets clairement définis et dont les conditions de réalisation sont rencontrées

• Étaler certains projets du PTI 2007-2008-2009 sur une période de 4 ans (PTI de transition)

La direction a donc déjà pris les mesures visant à atteindre le résultat envisagé par la recommandation 2006-R29.

2006-R29 L’administration municipale accueille favorablement la recommandation 2006-R29 concernant la revue des politiques, plans et directives dans une perspective de cohérence de l’action municipale menant à l’atteinte des résultats visés. La démarche de mise à jour du plan stratégique est une excellente occasion de faire le point à ce sujet et d’apporter les alignements nécessaires pour la poursuite des choses. Soulignons qu’une analyse préliminaire effectuée dans le cadre des travaux préparatoires à la mise à jour démontre que la très grande majorité des principes, orientations et actions proposées dans les grandes politiques municipales s’inscrit dans l’esprit du Plan stratégique 2003-2007.

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2006-R30 L’administration municipale est heureuse de constater que le rapport du vérificateur général présente comme une bonne pratique les activités de revue de processus (Kaizen) effectuées par la Ville depuis 2006.

Le bilan des cinq démarches d’amélioration continue accomplies en 2006 et d’une autre en 2007, a récemment été présenté au conseil et le constat est positif. Ce bilan fait toutefois ressortir la nécessité de poursuivre le suivi des recommandations formulées suite à la tenue de chaque activité.

Dans cette perspective, l’administration s’accorde avec la recommandation 2006-R30 visant à étendre les initiatives de revue des processus à tous les services. À notre avis, cela doit être réalisé par étape afin de respecter les capacités humaines et financières de l’organisation. Une démarche d’amélioration de processus et, surtout, le suivi des recommandations qui doit être réalisé demandent du temps, des efforts et une bonne participation des employés. La réussite de cette approche d’amélioration continue est tributaire du respect de ces conditions de succès. Tout comme elle l’a fait cette année, l’administration a donc l’intention de présenter au conseil municipal, sur une base annuelle, un bilan des activités passées et un plan d’action pour l’année à venir. Autres commentaires ou précisions Cette section présente les commentaires de la direction sur des affirmations qui se retrouvent dans le rapport du vérificateur général sans toutefois que le sujet fasse l’objet d’une recommandation. Quelques précisions sont également apportées. Gestion des ressources humaines

L’administration souhaite préciser les faits suivants concernant la gestion des ressources humaines :

Une politique de la gestion de la présence au travail est en préparation et devrait être présentée au conseil municipal d’ici le début de l’année 2008.

Le Service des ressources humaines a déjà franchi une première étape dans l’établissement de son plan de relève, soit un inventaire des effectifs « critiques » 2007-2009. Un processus d’actualisation continue est en place. Les prochaines étapes de l’élaboration du plan sont en voie de réalisation.

Le calcul du taux d’efficience du personnel est actuellement sous la responsabilité de chaque direction de module ou service qui le juge à propos dans le choix de ses indicateurs

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de gestion. Le Service des ressources humaines évaluera la pertinence et les modalités d’une gestion « centralisée » de l’efficience dans les prochains mois.

Précisons finalement, que le conseil municipal de la Ville de Gatineau vient d’accepter d’adhérer à l’entente intermunicipale offerte par la Ville de Québec qui pourrait mener à l’implantation d’un système intégré de gestion des ressources humaines et de la paie. En fournissant une information juste et précise, un tel système constitue un outil de travail essentiel pour effectuer une gestion complète des ressources humaines.

Rôle de comité exécutif en rapport à la confection du budget

L’administration tient à préciser que le comité exécutif assume pleinement la responsabilité qui lui est dévolue par la Loi des cités et villes concernant la confection du budget. Un sous-comité sur le budget et le plan triennal d’immobilisation a été formé et doit présenter le résultat de son travail au comité exécutif. Celui-ci, après analyses et ajustements, recommande au conseil municipal l’adoption du budget municipal.

Processus budgétaire-projection

L’administration souhaite préciser que les projections budgétaires s’étendent sur trente-six mois et non sur dix-huit mois comme il est inscrit dans le rapport du vérificateur général.

Planification stratégique et gestion financière

Certains passages du chapitre 2 du rapport du vérificateur général font mention de la nécessité d’un meilleur arrimage entre le plan stratégique municipal et la gestion financière de la ville.

La direction est d’avis que quelques moyens ont été mis en place pour lier la préparation annuelle du budget à la concrétisation des résultats visés par le plan stratégique. Le fait d’élaborer de façon concomitante, les prévisions budgétaires annuelles et le plan d’activités annuel de chacune des unités en est un exemple. Tout comme le rapport en fait mention, la direction considère également que l’adoption prochaine d’un plan financier à long terme sera une bonne occasion de relier les attentes et besoins à la capacité financière actuelle et future de l’organisation.

Nous envisageons par ailleurs profiter de la démarche de mise à jour du plan stratégique pour approfondir les meilleures façons d’accroître les liens avec la gestion financière.

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CHAPITRE 3 Paiements tenant lieu de taxes

Paiements tenant lieu de taxes

Contexte Les municipalités québécoises financent la majeure partie de leurs opérations en percevant des revenus de taxes foncières sur les propriétés érigées sur leur territoire. Dans le cas des immeubles appartenant aux gouvernements du Québec et du Canada, les revenus perçus sont plutôt appelés « Recettes en paiements tenant lieu de taxes ».

Pour l’année financière terminée le 31 décembre 2005, la Ville a généré des recettes en paiements tenant lieu de taxes de près de 36 millions de dollars, ce qui représente environ 11 % de son budget d’opération. Ces revenus proviennent du gouvernement provincial et du gouvernement fédéral dans des proportions de 39 % et de 61 % respectivement.

Selon les informations financières publiées par le ministère des Affaires municipales et Régions (MAMR), les recettes en paiements tenant lieu de taxes des huit grandes villes du Québec représentent en moyenne 6,5 % de leur budget d’opération. Ces sommes proviennent du gouvernement provincial et du gouvernement fédéral dans des proportions respectives de 77 % et 23 %. (voir l’annexe G pour plus de détails). L’écart entre les statistiques de la Ville de Gatineau et celles des autres grandes villes québécoises s’explique par la présence importante d’immeubles du gouvernement fédéral sur le territoire de la Ville.

Le calcul des paiements tenant lieu de taxes du gouvernement provincial et du gouvernement fédéral est basé sur deux lois différentes, soit :

◊ la loi sur la fiscalité municipale relativement au calcul des recettes générées

par la Ville en paiements tenant lieu de taxes des immeubles du gouvernement du Québec;

◊ la loi sur les paiements versés en remplacement d’impôts du gouvernement

fédéral.

Compte tenu de l’importance de ces recettes, nous avons jugé opportun de vérifier la conformité de l’application de ces lois afin de s’assurer que les recettes générées sont bien calculées et qu’elles sont réclamées intégralement. De plus, nous avons vérifié si la stratégie de taxation de taux variés adoptée par la Ville permet d’optimiser les recettes et les paiements tenant lieu de taxes.

3.2 Objectifs de la vérification

Les principaux objectifs visés par notre mandat sont :

47


◊ vérifier la conformité de l’application des lois encadrant le calcul des paiements lieu de taxes. Plus spécifiquement, notre vérification visait à :

♦ s’assurer que les recettes en paiements tenant lieu de taxes des immeubles du gouvernement du Québec sont calculées conformément à la Loi sur la fiscalité municipale;

♦ s’assurer que les recettes en paiements tenant lieu de taxes des

immeubles du gouvernement du Canada sont calculées conformément à la Loi sur les paiements versés en remplacement d’impôts;

♦ s’assurer que les contrôles internes en place sont adéquats pour assurer

la facturation et la perception maximale des recettes; ♦ s’assurer que tous les immeubles admissibles sont compensés par les

paiements tenant lieu de taxes; ♦ s’assurer que les immeubles classés comme non compensables sont

bien classés; ♦ s’assurer que l'évaluation des immeubles compensables est réalisée

selon les mêmes règles et méthodes que pour les immeubles imposables de même nature;

◊ s’assurer que la stratégie de taxation (taux variés) permet d’optimiser les

recettes de paiements tenant lieu de taxes. 3.3 Résultats de la vérification de conformité

3.3.1 Portée de la vérification et méthodologie

Notre vérification, qui portait sur les revenus de l’exercice terminé le 31 décembre 2005, s’est déroulée de novembre 2005 à octobre 2006. Au ours de cette période, nous avons réalisé les étapes suivantes : c

◊ compréhension du contexte légal et des processus relatifs à la

facturation des paiements tenant lieu de taxes; ◊ réalisation de sondages de conformité afin de valider l’application des

lois pertinentes;

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◊ conciliation des valeurs au rôle d’évaluation, des taux de taxation utilisés et des recettes inscrites au grand-livre de la Ville.

3.3.2 Contexte légal

La règle générale en matière de revenus de taxes est que dans une municipalité du Québec, tous les immeubles du territoire inscrits au rôle d’évaluation sont imposables à moins qu’ils ne soient visés par l’article 204 de la Loi sur la fiscalité municipale.

3.3.2.1 Contexte légal relatif aux immeubles du

gouvernement provincial L’article 204 de la Loi sur la fiscalité municipale dresse la liste des immeubles gouvernementaux québécois qui sont exempts de toute taxe foncière municipale ou scolaire. L’article 255 accorde toutefois une participation au titre de paiements tenant lieu de taxes pour certains de ces immeubles et définit le mode de calcul de la compensation.

L’annexe H présente plus d’information sur le contenu de la Loi. Pour les fins du présent rapport, nous mettons en lumière les éléments suivants : ◊ les immeubles suivants donnent droit à une

compensation gouvernementale :

♦ immeubles appartenant à l’État ou à la Société immobilière du Québec;

♦ immeubles des réseaux de la santé et des

services sociaux; ♦ immeubles des réseaux de l’éducation;

◊ les modes de calcul ainsi que les taux d’imposition varient selon la nature de chaque propriété.

49


Contexte légal relatif a3.3.2.2 ux immeubles du

u fédéral et propriétés de la ociété canadienne des postes.

ettons en mière les éléments suivants :

◊ és sont exclus de la définition

◊ imposition varient selon la nature de chaque propriété.

3.3.2.3 Conclusion

ocessus de facturation des paiements tenant lieu de taxes.

3.3.3 facturation des paiements tenant

lieu de taxes

gouvernement fédéral L’article 204.1 de la Loi sur la fiscalité municipale québécoise mentionne que les immeubles inscrits au nom de la Couronne ou du chef du Canada ou d’un mandataire de celui-ci sont exempts de taxes foncières, mais que certains d’entre eux font plutôt l’objet de compensation financière par le gouvernement fédéral. À titre d’exemple, la Ville de Gatineau peut recevoir une compensation pour les immeubles suivants : propriétés de la Commission de la capitale nationale, propriétés dS L’annexe I présente plus d’information sur le contenu de la Loi. Pour les fins du présent rapport, nous mlu

certains types de propriétdes propriétés fédérales;

les taux d’

Compte tenu de la complexité inhérente aux lois régissant le calcul des paiements tenant lieu de taxes et l’importance de ces revenus pour la Ville de Gatineau, celle-ci doit s’assurer de mettre en place des processus qui lui permettent de gérer adéquatement ses revenus tenant lieu de taxes et d’en assurer l’intégralité et l’exactitude. La section qui suit présente le pr

Processus de

50


3.3.3.1 Description du processus de facturation

s le système à partir du glement de taxation de la ville.

s sont codées par l’évaluateur pour hacune des propriétés:

adresse;

euble (résiduel, non résidentiel ou

cidentellement la catégorie de certains

luation scrite à la demande de compensation n'est erronée.

Depuis 2004, la facturation des immeubles compensables est informatisée et intégrée au système de taxation de la Ville. Chaque propriété gouvernementale possède donc un dossier client. La facturation s’effectue à partir de l’importation du rôle d’évaluation et des paramètres de taux de taxation qui sont entrés danrè Lors de la préparation du rôle d’évaluation, les caractéristiques suivantec ◊ ◊ immeubles desservis ou non;

catégorie d’imm◊terrain vacant);

◊ valeur d’évaluation.

Cette approche diminue le risque d’erreurs relatives à l’utilisation du taux de taxation en fonction de la catégorie ou de la situation de la propriété sur le territoire de la ville. En effet, il n’est pas nécessaire de codifier manuellement les propriétés, ce qui entraînerait un risque d’en oublier ou de changer acimmeubles.

Une fois l’intégration du rôle d’évaluation complétée, le processus de facturation inclut une conciliation du total de la valeur des propriétés gouvernementales inscrites dans le système de taxation avec le total au rôle d’évaluation. Une liste des valeurs compensables et non compensables par unité d’évaluation est consignée dans un fichier et comparée avec le total présenté au sommaire du rôle d’évaluation. Ainsi, le responsable du processus s’assure qu’aucun mmeuble n’est oublié et qu’aucune valeur d’évai

in

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Un second fichier électronique est préparé en guise de complément aux formulaires de réclamation prescrits par la loi. Celui-ci contient le résumé de la réclamation par propriété. Comme les gouvernements ne désirent pas recevoir des comptes de taxes distincts par immeuble, toutes les informations contenues sur les factures électroniques sont retranscrites dans ce fichier à partir duquel le responsable peut comparer la facturation informatique et la réclamation. Les documents sont transmis aux autorités gouvernementales responsables et sont accompagnés d’une lettre signée par le chef de la division spécifiant le montant total de la compensation réclamée. La Ville joint aussi une copie du règlement de taxation de l’année et une copie du calcul d’harmonisation par propriété. S’il y a de nouveaux règlements sectoriels pour des améliorations locales, ils sont joints à la réclamation. Le revenu relatif aux paiements tenant lieu de taxes des immeubles provinciaux est inscrit au grand-livre de la Ville lors de la facturation initiale et il est mis à jour à chacune des facturations complémentaires.

3.3.3.2 Constatations relatives au processus de

facturation

La description du processus de facturation nous a permis de constater que celui-ci est bien défini et qu’il est maîtrisé par les gens qui en ont la responsabilité. Les points forts du processus sont : ◊ une conciliation du total de l’évaluation inscrite dans le

système comptable avec celle au rôle d’évaluation est faite et un calcul par propriété est produit;

◊ la facturation se fait par le même système que la

taxation des immeubles imposables et un suivi par matricule est fait en ce qui a trait à la taxation et à l’encaissement, et cela au même titre que pour tous les autres contribuables. Un autre avantage d’utiliser le système de taxation et de fiche client est qu’il permet au Service des revenus d’avoir un historique des paiements

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tenant lieu de taxes par propriété du gouvernement et de faciliter les recherches et analyses éventuelles.

Par ailleurs, nous avons constaté que l’accès au module d’inscription des paramètres de taxation est disponible à des personnes inappropriées, ce qui pourrait résulter en erreurs dans les taux utilisés tant pour la facturation des immeubles imposables que pour celle des immeubles compensables. Je recommande que : ◊◊ 22000066 –– RR3311 –– LL’’aaccccèèss ssooiitt lliimmiittéé àà llaa tteecchhnniicciieennnnee

ssppéécciiaalliissééee rreessppoonnssaabbllee ddee llaa ttaaxxaattiioonn aaiinnssii qquu''aauu cchheeff ddee sseeccttiioonn..

3.3.3.3 Constatations relatives au processus d’évaluation

L’un des paramètres importants dans le calcul des paiements tenant lieu de taxes est la valeur attribuée à chacune des propriétés compensables. Cette valeur est consignée dans un dossier au Service d’évaluation de la Ville de Gatineau. Nous avons rencontré l’évaluateur responsable des immeubles non imposables afin de comprendre la démarche suivie pour procéder à l’évaluation de ces immeubles. Cette discussion ainsi que l’application de nos procédés de vérification nous ont permis de constater que : ◊ les immeubles compensables sont évalués selon les

mêmes règles et méthodes que les immeubles imposables de même nature;

◊ le dossier d’évaluation de chaque propriété

compensable est documenté. Les évaluations sont réalisées selon différentes techniques comme, entre autres, la technique dite du revenu ou la technique dite du coût;

53


◊ la valeur est déterminée par les évaluateurs agréés de la Ville selon des techniques et des normes professionnelles très strictes. La vérification de l’application de ces normes ne faisait toutefois pas partie de notre mandat.

3.3.4 Sondages de conformité

Après avoir établi le contexte légal qui encadre les paiements tenant lieu de taxes et décrit le processus utilisé par la Ville pour la facturation de ces recettes, nous avons effectué des sondages de conformité pour nous assurer de l’exactitude et de l’intégralité de ces recettes. À l’aide d’un calculateur d’échantillon statistique, nous avons déterminé le nombre de sondages de conformité requis pour les propriétés des gouvernements provincial et fédéral. Ce calculateur tient compte du nombre d’unités d’évaluation et de la valeur au rôle de ces immeubles.

La population des immeubles du gouvernement provincial se répartit comme suit :

Catégorie d'immeuble Nombre d'unités d'évaluation

Évaluation $

Ambassades 7 6 466 000Immeubles de l'État et de la SIQ 118 60 278 300Réseau de la santé 83 214 582 500Cégeps et universités 9 118 214 600Écoles primaires et secondaires 102 419 361 300 312 818 902 700

Pour ce qui est des immeubles du gouvernement fédéral, la population se répartit de la façon suivante :

Catégorie d'immeuble Nombre d'unités d'évaluation

Évaluation $

Postes Canada 4 2 174 000

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Immeubles du gouvernement fédéral

33 627 716 500

Commission de la capitale nationale 103 52 512 900 140 682 403 400

Notre vérification a porté sur les paramètres suivants :

◊ le montant de l’évaluation; ◊ le classement au rôle d’évaluation selon l’article 204; ◊ le taux utilisé qui doit être adéquat selon le secteur de la ville où la

propriété est située et son usage (pour les immeubles compensés en fonction du règlement de taxation);

◊ le calcul de la compensation.

À partir des dossiers d’évaluation, nous avons testé les attributs suivants : a) le matricule et l’adresse de la propriété;

b) pour les immeubles du gouvernement provincial, description de la propriété et codification selon les articles 204 et 210 de la Loi sur la fiscalité municipale;

c) pour les immeubles du gouvernement fédéral, description de

la propriété et codification selon l'article 204 de la Loi sur la fiscalité municipale et selon les définitions de la Loi sur les paiements versés en remplacement d’impôts, pour déterminer si elles sont compensables ou non;

d) fiche de calcul de l’évaluation complétée; e) valeur inscrite au rôle comparée à la valeur ayant servi au

calcul de la compensation; f) taux utilisé en raison du type d’immeuble et du territoire où

il est situé; g) calcul du revenu de compensation provinciale;

55


3.3.4.1. relatives aux sondages

de conformité

réclamations et que les taux de taxe appropriés sont

ondages de conformité nous ont ermis de conclure que :

◊

ossier préparé par l’évaluateur de la Ville de Gatineau;

◊

luation préparées par le Service d’évaluation;

◊ é est adéquat en fonction du type d’immeuble.

.4 Résultat de l’analyse de la stratégie des taux variés

3.4.1 Contexte légal relatif à la stratégie de taxation

ale et industrielle tout en respectant s règles applicables aux taux variés.

Constatations

Globalement, nous avons constaté que les recettes générées en paiements tenant lieu de taxes sont gérées en conformité avec les lois applicables. Nous avons aussi été à même de constater que le processus en place au Service des revenus permet de s’assurer que toutes les propriétés sont inscrites dans les utilisés. Plus spécifiquement, les sp

toutes les évaluations des immeubles non imposables sont supportées par un d

la classification des immeubles et la valeur au rôle d’évaluation utilisée sont adéquates en fonction des fiches d’éva

le taux utilis

3

Il est possible, pour une ville qui le désire, d’appliquer la même proportionnalité des taux pour ses taxes spéciales basées sur la valeur imposable que celles utilisées pour la taxe foncière générale. Principalement, cette mesure permet de répartir une taxe spéciale dette (à l’ensemble ou à un secteur en particulier) en proportionnalité des taux appliqués sur la taxe foncière générale. La proportionnalité des taux est principalement utilisée dans un souci d’équité entre les catégories. Elle permet de réduire la pression sur la catégorie résiduelle et d’effectuer un transfert vers les catégories commercile

56


◊ Taxe spéciale :

uant à la taxe spéciale des taux particuliers aux mêmes catégories.

◊ roportions entre les taux :

xistent entre les taux particuliers éoriques prévus à cet article.

3.4.2 Porté

données ’harmonisation telles qu’elles avaient été présentées au budget.

ns suivantes afin de valider l’optimisation de la stratégie de taux ariés :

◊

taux pour les taxes spéciales (art. 487.1 Loi sur les cités et villes) :

validation des recettes générées par le compensable taxable;

♦ validation des recettes générées par le compensable;

487.1. Lorsqu’une municipalité, pour un même exercice financier, impose sur tous les immeubles imposables situés sur son territoire une taxe spéciale basée sur leur valeur imposable et fixe quant à la taxe foncière générale, en vertu de l’article 244.29 de la Loi sur la fiscalité municipale (chapitre F-2.1), des taux particuliers à certaines catégories d’immeubles, elle peut fixer q

P les proportions entre les taux de la taxe spéciale doivent alors correspondre à celles qui existent entre les taux de la taxe foncière générale. À cette fin, si la municipalité se prévaut du pouvoir prévu à l’article 244.49.1 de la Loi sur la fiscalité municipale, on tient compte des proportions qui eth

e de la vérification et méthodologie Notre vérification a été réalisée à l’aide d’informations financières provenant des sources suivantes : budget 2005, sommaire du rôle d’évaluation utilisé pour la préparation budgétaire, d Nous avons analysé les impacts de différentes stratégies à partir du taux de base et du taux nouvelle dette Gatineau. Nous avons effectué les simulatiov

simulation dans un contexte de maintien du fardeau fiscal présentée au budget 2005 pour la catégorie commerciale avec l’application de la proportionnalité des

♦

57


◊ simulation dans un contexte de maintien du fardeau fiscal présentée au budget 2005 pour la catégorie commerciale sans l’application de la proportionnalité des taux (situation actuelle simulée) :

♦ validation des recettes générées par le compensable taxable; ♦ validation des recettes générées par le compensable;

◊ simulation dans un contexte d’augmentation du fardeau fiscal

présentée au budget 2005 pour la catégorie commerciale avec la proportionnalité des taux pour les taxes spéciales (art. 487.1 Loi sur les cités et villes) :

♦ Validation des recettes générées par le compensable taxable; ♦ validation des recettes générées par le compensable;

◊ simulation dans un contexte d’augmentation du fardeau fiscal

présentée au budget 2005 pour la catégorie commerciale sans la proportionnalité des taux :

♦ validation des recettes générées par le compensable t♦ validation des recettes générées par le compensable.

axable;

3.4.3 Présentation des résultats

Les résultats sont présentés en deux volets : l’analyse des résultats dans le contexte du maintien du fardeau fiscal et l’analyse des résultats dans le contexte d’une augmentation du fardeau fiscal des catégories suivantes : terrains vagues desservis, commerciale et industrielle.

3.4.3.1 Résultat avec maintien du fardeau fiscal

58


Analyse des taux

Scénario sansproportionnalité

Scénario avec proportionnalité

Catégories

Taux de base

Taux dette Total

Taux de base

Taux dette Total Écart

Résiduelle 1,2495 0,0908 1,3403 1,2697 0,0706 1,3403 0,0000Six logements et plus

1,2855 0,0908 1,3763 1,3037 0,0726 1,3763 0,0000

Terrains vagues desservis

1,9029 0,0908 1,9937 1,8904 0,1033 1,9937 0,0000

Commerciale 2,9574 0,0908 3,0482 2,9043 0,1439 3,0482 0,0000Industrielle 3,4596 0,0908 3,5504 3,3559 0,1945 3,5504 0,0000

Analyse des recettes (en millions de dollars)

Recettes Scénario sans

proportionnalité Scénario avec proportionnalité

Écart

Compensable 11 774 227 11 774 443 (216)Compensable taxable 24 331 082 24 327 263 3 819Total 36 105 309 36 101 706 3 603

* Écart attribuable principalement à l’arrondissement.

3.4.3.2 Résultat avec augmentation du fardeau

fiscal

Analyse des taux Scénario sans Scénario avec

59


proportionnalité proportionnalité

Catégories

Taux de base

Taux dette Total

Taux de base

Taux dette Total Écart

Résiduelle 1,2495 0,0908 1,3403 1,2697 0,0706 1,3403 0,0000 Six logements et plus

1,2855 0,0908 1,3763 1,3037 0,0726 1,3763 0,0000

Terrains vagues desservis

1,9029 0,0908 1,9937 1,8904 0,1033 1,9937 0,0000

Commerciale 2,9574 0,0908 3,0482 2,9043 0,1439 3,0482 0,0000 Industrielle 3,4596 0,0908 3,5504 3,3559 0,1945 3,5504 0,0000

Analyse des recettes (en millions de dollars)

Recettes Scénario sans

proportionnalité Scénario avec proportionnalité

Écart

Compensable 11 774 227 11 774 443 (216) Compensable taxable 24 331 082 24 327 263 3 819 Total 36 105 309 36 101 706 3 603 * Écart attribuable principalement à l’arrondissement. 3.4.4 Conclusion

À la lueur des résultats et en fonction d’un fardeau fiscal constant, la stratégie de taux utilisée par le service des finances de la Ville de Gatineau nous semble la plus optimale pour assurer le maximum de recettes provenant des paiements tenant lieu de taxes.

À budget constant, si le fardeau fiscal des catégories terrains vagues desservis, commerciale et industrielle avait été augmenté respectivement de 0,6 %, de 1,8 % et de 3 %, la Ville aurait été en mesure d’augmenter ses paiements tenant lieu de taxes d’environ 240 000 $, soit l’écart entre 36 105 309 $ et 35 862 219 $. Par contre, les immeubles imposables de ces catégories auraient subi une hausse de taxes équivalente, peu importe le scénario avec ou sans proportionnalité, et les catégories résiduelles et six logements et plus auraient subi des baisses de leur fardeau fiscal.

60


Il est difficile de proposer une stratégie d’augmentation du fardeau fiscal différente de celle adoptée en 2005. Les quatre scénarios permettent de faire ressortir qu’il n’y a pas d’avantages directs, outre l’apparence d’équité, à appliquer la proportionnalité des taux. De même, en supposant le maintien des mêmes paramètres budgétaires qu’en 2005, une augmentation des paiements tenant lieu de taxes n’aurait pu se faire sans transfert fiscal vers les catégories commerciale et industrielle.

Commentaires de la direction

(Version intégrale du texte 12 octobre 2007)

L’administration municipale est satisfaite des conclusions du rapport du vérificateur général sur ce point. Celui-ci met en évidence un processus bien maîtrisé par le personnel responsable ainsi qu’une gestion en conformité avec les lois applicables. L’administration profite de l’occasion pour souligner l’intervention de la Ville de Gatineau au sein du comité technique provincial sur la fiscalité, ce qui a permis de faire modifier la Loi provinciale sur la fiscalité municipale. Cette modification vise à assurer une stabilité des compensations provinciales malgré une baisse du taux global de taxation qui est conséquent au dépôt du rôle d’évaluation foncière. Cette mesure est rétroactive au 1er janvier 2006 et représentera un gain pour Gatineau de plus de 7 millions de dollars d’ici 2013.

2006-R31 L’administration s’accorde avec cette recommandation. La révision des accès a été effectuée et l’accès au module d’inscription des taux de taxes est maintenant réservé au chef de division et au responsable de la taxation et de la facturation.

61

ANNEXE «A»

Code d’éthique des employés de la Ville de Gatineau

Annexe A Code d’éthique

RÈGLEMENT NUMÉRO 3-2001 CONCERNANT LE CODE D'ÉTHIQUE DES EMPLOYÉS(ES) DE LA NOUVELLE VILLE DE.GATINEAU CONSIDÉRANT QUE l'avis de motion numéro AM-2001-18 devant précéder l'adoption du règlement a été donné lors de la séance du conseil tenue le 21 novembre 2001; LE CONSEIL DE LA VILLE DE GATINEAU DÉCRÈTE CE QUl SUIT : 1. CHAMP D'APPLICATION

Le code d'éthique des employés de la ville de Gatineau s'adresse à tous les employés de la Ville et précise les devoirs de ceux-ci. Pour les fins d'application des dispositions du présent texte et dépendant du contexte, le genre masculin comprend le genre féminin et le singulier le pluriel de même que le genre féminin comprend le genre masculin et le pluriel le singulier.

2. LES DEVOIRS DE L'EMPLOYÉ SUR LE PLAN DE LA PRÉSENCE

AU TRAVAIL

Tout employé de la Ville accomplit, de façon assidue, les tâches qui lui sont confiées.

Sans restreindre la portée de cette règle, constitue un manquement au code:

a. le fait de s'absenter sans justification ni autorisation ou d'invoquer de faux motifs à l'appui de son absence au travail ;

b. le fait d'être en état d'intoxication pendant les heures de travail ; c. le refus ou l'incitation au refus, individuel ou collectif, d'accomplir ses tâches, à

l'exception des situations prévues notamment au Code du Travail, à la Loi sur la santé et sécurité du travail et autres lois applicables ;

d. le fait de ne pas respecter les horaires de travail prévus aux ententes collectives ou

déterminés par la Direction générale ou son représentant. 3. LES DEVOIRS DE SERVICE À LA CLIENTÈLE 3.1 L'employé exécute avec diligence et efficacité les tâches qui lui sont confiées.

Sans restreindre !a portée de cette règle, constitue un manquement au code:


la négligence ou l'insouciance habituelle dans l'accomplissement de ses tâches ; la désobéissance à un ordre ou à une directive d'un supérieur, sauf en cas

d'illégalité ou de danger pour la santé ou la sécurité ; une attitude inappropriée ou un manque de courtoisie envers la clientèle

externe; le refus ou la négligence à répondre de façon diligente aux citoyens qui

requièrent des services qui font partie de l'exercice normal et habituel des tâches de l'employé;

le refus ou la négligence à donner les informations pertinentes aux citoyens ou à acheminer leur demande aux personnes concernées.

3.2 L'employé accomplit les tâches qui lui sont confiées avec probité.

Sans restreindre la portée de cette règle, constitue un manquement au code :

l’utilisation ou l'appropriation de la propriété de la Ville â des fins personnelles ou pour des bénéfices personnels ou autres fins ;

le fait d'endommager ou de détruire volontairement la propriété de la Ville ; le fait de prêter ou de donner la propriété de la Ville sans autorisation ; la soustraction ou la falsification de documents ; le retard injustifié dans la remise de fonds appartenant à la Ville ; de fausses déclarations d'heures de travail, de frais de déplacement ou de toute

autre situation ayant pour effet de donner droit frauduleusement à des avantages pécuniaires.

4. LES DEVOIRS DE SERVICE PUBLIC

L'employé accomplit les tâches qui lui sont confiées avec loyauté, désintéressement et impartialité. Sans restreindre la portée de cette règle, constitue un manquement au code : a) le fait de solliciter ou d'accepter, directement ou indirectement, pour lui-même ou pour

une autre personne, un cadeau, une récompense, une commission, un rabais, un prêt, une remise de dette, une faveur ou un avantage, de nature à nuire à son indépendance ou à son impartialité ;

b) le fait d'utiliser â dés fins «personnelles ou dans le but d'en tirer un avantagé ou un profit, les informations dont il e connaissance dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions;

c) le fait d'adopter des attitudes et comportements qui sont déloyaux envers l'organisation ou pouvant porter atteinte à la bonne réputation et à l'image de la Ville.


En autant que les tâches normales d'un employé sont assurées de façon adéquate, l'employé peut s'engager dans des activités extérieures, à la condition que ces activités n'entrent pas en conflit d'intérêts avec la Ville, qu'elles ne nuisent pas au rendement que la Ville est en droit de s'attendre et ne s'effectuent pas durant les heures régulières de travail déterminées au sein de chaque unité administrative.

Aucun employé ne sera tenu de signer un document qu'en toute conscience il ne peut endosser, ni de modifier un document qu'il a signé et qu'il croit exact, L'employé qui a des intérêts directs ou indirects dans une entreprise susceptible de mettre en conflit son intérêt personnel et les devoirs de sa fonction en fait la déclaration par écrit au directeur général. Il en est ainsi de toute situation où l'employé dans le cadre de ses fonctions met en conflit de façon directe ou indirecte son intérêt personnel et les devoirs de sa fonction. L'employé qui propose de publier un texte ou de se prêter à une interview sur des questions concernant l'administration à laquelle il appartient, obtient préalablement l'autorisation du directeur de son service ou module.

II est interdit à tout employé de se livrer à un travail partisan pendant ses heures de travail.

5. LES DEVOIRS ENVERS SES CONFRÈRES

Aucun employé de la Ville ne critique publiquement le travail d'un autre employé. Toutefois, s'il considère que ce dernier s'est rendu coupable d'actes illégaux, blâmables, injustes ou contraires à l'éthique professionnelle, il soumet le cas a l'attention de son supérieur immédiat.

L'employé doit veiller au maintien de rapports corrects voire harmonieux avec ses confrères ou consoeurs de travail. Le maintien de rapports corrects nécessite le respect de la personne. Par conséquent toute conduite assimilable à du harcèlement ne sera pas toléré et pourra faire l'objet de sanctions sévères.

Le harcèlement sexuel se manifestant notamment par des paroles, des actes ou des gestes à connotation sexuelle répétés ou non désirés et qui : sont de nature à porter atteinte à la dignité ou à l'intégrité physique ou psychologique de la personne est particulièrement proscrit. Tout employé évite d'utiliser des moyens déloyaux pour obtenir une promotion ou pour diminuer les chances qu'aurait un confrère de travail d'obtenir ou de conserver un emploi.


L'employé qui agit de façon déloyale en vue de porter atteinte directement ou indirectement aux rapports existants entre un confrère de travail et la Ville commet un manquement à l'éthique.

CONFIDENTIALITÉ L'employé agit de telle sorte à respecter la confidentialité des informations dont il dispose ou de celles dont dispose un autre employé sans son autorisation. La notion de confidentialité applicable ici est celle prévue à la Loi sur l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels. L'accès non autorisé à des fichiers de données informatiques ou à des documents constitue un manquement au code d'éthique. SANCTIONS Le défaut de respect de ce code expose l'employé à des mesures disciplinaires pouvant conduire à la rupture de son lien d'emploi. La gravité du manquement pourrait également entraîner des poursuites judiciaires. ENTRÉE EN VIGUEUR Le règlement entre en vigueur lors de la publication de son avis de promulgation. REGLEMENT ADOPTÉ À LA SÉANCE DU 12 DÉCEMBRE 2001 Mme JOCELYNE HOULE Me SUZANNE OUELLET CONSEILLÈRE ET PRÉSIDENTE GREFFIER INTÉRIMAIRE DU CONSEIL

ANNEXE «B» Frais de déplacement, séjour et représentation

Annexe B Frais de déplacement, séjour et

représentation

POLITIQUE NUMÉRO : SF 2002-03 OBJET : FFrraaiiss ddee ddééppllaacceemmeenntt,, ddee ssééjjoouurr eett ddee

rreepprréésseennttaattiioonn DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR : 20 juin 2002 RÉS. NO. : 2002-518 DATE DE RÉVISION : 11 octobre 2005 RÉS. NO. : CM-2005-797 SERVICE : Finances 11.. OOBBJJEECCTTIIFF La présente vise à établir les modalités et les conditions de remboursement des frais de

déplacements, de séjour et de représentation qu’encourent dans l’exercice de leurs fonctions les employés cadres, non syndiqués ou syndiqués lorsque dans ce dernier cas la convention collective applicable ne prévoit pas de dispositions à cet effet.

22.. DDÉÉFFIINNIITTIIOONNSS 2.1 Frais de déplacement Désignent les dépenses telles que frais de transport, de stationnement, de repas et

d’hébergement qu’encourt un fonctionnaire municipal pour se déplacer dans l’exercice de ses fonctions.

2.2 Zone métropolitaine Désigne l’espace géographique à l’intérieur d’une distance de 32 kilomètres de

route des limites municipales. 33.. RREEMMBBOOUURRSSEEMMEENNTT –– FFRRAAIISS DDEE DDÉÉPPLLAACCEEMMEENNTT 3.1 Taux d’allocation automobile 3.1.1 Tous les fonctionnaires municipaux reçoivent un taux d’allocation

automobile équivalent à celui déterminé par le Conseil du Trésor du Québec pour le kilométrage inférieur à 8 000 km annuellement à l’intérieur de sa directive sur les frais remboursables lors d’un déplacement et autres frais inhérents.

Annexe B Frais de déplacement, séjour et

représentation

3.1.2 Les employés à qui la Ville verse une allocation automobile annuelle ne

reçoivent le taux d’allocation automobile prévu à l’article 3.1.1 que pour les déplacements qu’ils doivent effectuer à l’extérieur de la zone métropolitaine dans l’exercice de leurs fonctions.

3.2 Autres frais de déplacement Tous autres frais de déplacement tel que frais de stationnement et de taxi sont

remboursés sur présentation des pièces justificatives. La Ville rembourse sur présentation de pièces justificatives les frais de repas, d’hébergement et de représentation encourus par un fonctionnaire municipal dans l’exercice de ses fonctions.

44.. EEMMPPLLOOYYÉÉSS SSYYNNDDIIQQUUÉÉSS Les dispositions de la présente politique s’appliquent aux employés syndiqués lorsque

leur convention collective ne prévoit pas de dispositions à cet effet.

Annexe C Cadre de gouvernance

ANNEXE «C»

Modèle de gestion, objectifs et critères de vérification du

cadre de gouvernance


ANALYSE DU MANDAT DE VÉRIFICATION 1. Modèle des organisations performantes

L’analyse de la gouvernance se fera en s’appuyant sur les composantes du modèle des organisations performantes.

La gouvernance a la responsabilité de doter l’organisation d’un modèle d’affaires qui lui permet de réaliser sa vision, d’atteindre une performance optimale et de créer de la valeur pour ses citoyens, les parties prenantes et les employés.

Il incombe donc à la gouvernance de s’assurer que le cadre mis en place est adéquat, et pour ce faire, les instances de gouvernance doivent assumer pleinement et efficacement les rôles suivants: ♦ Insuffler une vision commune. La vision est la concrétisation de ce que l’organisation

aspire à devenir. Les instances de gouvernance doivent s’assurer que la vision est comprise de tous;


♦ approuver et veiller à l’actualisation de la mission de l’organisation et de ses orientations stratégiques;

♦ établir les bases du modèle de gestion de l’organisation pour assurer une gestion

efficace et permettre d’évaluer le degré d’atteinte des résultats visés et en surveiller l’efficience. Le modèle de gestion se compose de la structure de l’organisation, de ses modes de fonctionnement, de ses processus, et de ses politiques et procédures. Il incorpore autant les axes fonctionnels de l’organisation que les aspects liés aux activités et processus;

♦ s’assurer que les activités sont gérées avec le soin et le contrôle nécessaires, et que les

mécanismes de détection et de gestion des risques sont adéquats. Les instances de gouvernance doivent s’assurer que les principaux risques associés à la conduite des affaires de la municipalité soient examinés, que des mesures soient prises assurant la gestion optimale de ces risques et que l’optimisation des ressources de la municipalité soit adéquatement planifiée. De plus, l’intégrité des contrôles internes, les politiques et les règles de diffusion de l’information doivent être évaluées;

♦ s’assurer que les activités sont gérées conformément à un système de valeurs et à un

code de déontologie appropriés dans le respect des lois et règlements touchant l’organisation. Les instances de gouvernance doivent approuver les règles de gouvernance et d’éthique;

♦ rendre compte des actions et résultats de l’organisation. Les instances de gouvernance

soutiennent la reddition de compte et assurent à l’organisation l’obtention d’information pertinente au moment propice pour permettre un réajustement des priorités ou des actions en vue d’optimiser la portée des efforts vers l’atteinte du positionnement futur souhaité. Les instances de gouvernance sont responsables d’assurer le suivi et la reddition de compte à l’interne et à l’externe de la municipalité;

♦ veiller à posséder la capacité nécessaire à une gouvernance efficace. Le modèle de

gouvernance de l’organisation englobe la structure de haut niveau (conseil d’administration, comités spéciaux en découlant, direction générale) ainsi que l’attribution des rôles et responsabilités, les mécanismes décisionnels utilisés à l’intérieur de ladite structure, et les mécanismes de surveillance et de régulation mis en place.

2. Objectifs de vérification

Afin de s’assurer que la Ville de Gatineau s’est dotée d’un cadre de gouvernance favorisant l’efficacité, l’efficience et l’économie dans la conduite de ses opérations, les objectifs de vérification suivants seront poursuivis :


a. S’assurer que le conseil municipal, le maire, les différents comités, le directeur général et les cadres respectent l’environnement légal et réglementaire dans lequel la ville doit opérer;

b. S’assurer que le cadre de gouvernance et le modèle d’affaires de l’organisation

favorisent la mise en place et l’application des orientations stratégiques de la ville; c. Le cadre de gouvernance de la ville doit favoriser une gestion axée sur les

résultats et non sur l’observance de règles ou de politiques sclérosantes; d. Afin d’encadrer les décisions de l’administration, s’assurer que le conseil

municipal a mis en place des politiques de gestion portant sur les sujets suivants :

♦ l’allocation des ressources; ♦ l’équilibre budgétaire; ♦ les équipements et les infrastructures; ♦

la gestion des réserves de fonds; la gestion des dépenses;

♦

la gestion de la dette; ♦

♦ la capitalisation et l’amortissement des dépenses en immobilisations;

e. S’assurer que le conseil municipal a en mains les informations nécessaires pour s’assurer du respect des priorités et prendre les décisions qui s’imposent;

f. La reddition de compte étant indispensable à l’exercice d’une bonne gouvernance,

s’assurer que le conseil municipal a établi une politique de reddition de compte envers la population qui s’appuie sur une reddition de compte administrative et qui porte sur tous les volets de la gestion.

3. Critères de vérification

Les critères suivants visent à s’assurer que les rôles de gouvernance sont assumés :

L

es rôles de gouvernance sont pleinement assumés :

♦ Les éléments sont en place; les mécanismes fonctionnent bien; ♦

Le cadre de gouvernance est adéquat.


Rôles Critères Objectifs adressés A B C D E F « Insuffler une vision commune à l’organisation (l’élaborer et la communiquer) »

◊◊ Présence d’une vision qui décrit l’objectif ultime de développement, un choix de positionnement souhaité

◊◊ La vision a été diffusée ◊◊ Les membres de

l’organisation connaissent la vision

« Approuver et veiller à l'actualisation de la mission de l’organisation et de ses orientations stratégiques »

◊◊ Le conseil et les membres des directions ont approuvé un plan dans lequel la mission, la vision et les orientations stratégiques sont définies

◊◊ Les instances de gouvernance se sont assurées que l’organisation se dote de moyens concrets pour que la mission, la vision et les orientations soient actualisées

◊◊ Présence de moyens tels les plans opérationnels et autres outils de gestion

◊◊ Objectifs concrets et mesurables sont énoncés et découlent des orientations

◊◊ Le conseil s’assure que la direction planifie la disponibilité actuelle et future des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles ainsi que des infrastructures dans une perspective de pérennité de l’organisation


Rôles Critères Objectifs adressés A B C D E F ◊◊ Les instances

décisionnelles se tiennent informées des résultats de l’opérationnalisation et des mesures déployées pour atteindre les objectifs visés

« Établir les bases du modèle de gestion de l’organisation, pour assurer une gestion efficace et permettre d'évaluer le degré d’atteinte des résultats visés et en surveiller l’efficience »

◊◊ La structure organisationnelle du volet administratif est clairement définie

◊◊ Les rôles et responsabilités des secteurs, des directions et des équipes sont bien identifiés et les liens sont connus

◊◊ Une structure de gestion adaptée aux besoins (comités impliqués dans la gestion interne des opérations et des projets et la prise de décisions, et mandats de ces comités)

◊◊ Les processus, politiques et procédures et règles internes sont documentés

◊◊ Les processus, politiques et procédures et règles internes sont respectés

◊◊ Le processus décisionnel est connu de tous et efficient (qui n’entrave pas la prise de décision)

◊◊ Le processus décisionnel est respecté

« S’assurer que les activités sont gérées avec le soin et le

◊◊ La présence, la pertinence et l’efficacité des


Rôles Critères Objectifs adressés A B C D E F contrôle nécessaire, et que les mécanismes de détection et de gestion des risques sont adéquats »

mécanismes de contrôles internes sont évaluées

◊◊ Le conseil veille à ce que l’intégrité, la fiabilité et la représentativité des informations utilisées pour fins de prise de décisions et de reddition de compte soient évaluées

◊◊ Présence d’une politique et de règles de diffusion de l’information

◊◊ Présence d’une politique de protection de l’information

◊◊ Présence de processus d’identification et d’évaluation des principaux risques internes et externes pour l’organisation dans la réalisation de ses activités

« S’assurer que les activités sont gérées conformément à un système de valeurs et à un code de déontologie appropriés dans le respect des lois et règlements touchant l’organisation »

◊◊ Valeurs établies et approuvées par les instances de gouvernance et communiquées au personnel

◊◊ Existence d’un code de déontologie ou d’une politique sur l’éthique

◊◊ Approbation et surveillance des valeurs et code de déontologie de l’organisation

◊◊ Présence d’un mécanisme de traitement de plaintes liées à la déontologie


Rôles Critères Objectifs adressés A B C D E F ◊◊ Présence de mécanismes

de vigie face au cadre législatif et réglementaire auquel l’organisation est assujettie

◊◊ Connaissance des opportunités, défis et enjeux rattachés au cadre législatif et réglementaire et à son impact sur l’organisation

« Rendre compte des actions et résultats de l’organisation »

◊◊ Présence d’outils de mesure de la performance et des indicateurs stratégiques et opérationnels permettant le suivi du plan stratégique, des opérations et des budgets

◊◊ Présence d’outils de mesure de la performance et des indicateurs stratégiques et opérationnels favorisant l’imputabilité et la responsabilisation

◊◊ Présence d’outils de mesure de la performance et des indicateurs stratégiques et opérationnels qui soutiennent la prise de décision et le réalignement des cibles

◊◊ L’information sur la performance est communiquée aux directeurs et fonctionnaires

◊◊ Présence de comparaison avec d’autres


Rôles Critères Objectifs adressés A B C D E F

organisations similaires ◊◊ Suivi par le conseil de

l’évolution des résultats et de la performance et des mesures correctives envisagées lorsque pertinent

◊◊ L’information pertinente est communiquée aux bonnes instances externes (population, gouvernement, partenaires…) en temps opportun

◊◊ Présence de mécanismes de communication bidirectionnels

« Veiller à posséder la capacité nécessaire à une gouvernance efficace »

◊◊ La structure de gouvernance est bien définie

◊◊ Les mandats de chacune des instances de gouvernance (conseil, comités, commissions, direction générale) sont clairs et connus

◊◊ Les rôles et responsabilités des instances de gouvernance sont clairs et pleinement assumés par chacune de ces instances

◊◊ Composition adéquate des instances de gouvernance

◊◊ Absence de conflits d’intérêts

◊◊ Bonnes relations entre les instances de gouvernance

Annexe D Liste des politiques

administrative

ANNEXE «D» Liste des politiques administratives


administrative

SERVICE NNUUMMÉÉRROO

SSUUJJEETT

EENNTTRRÉÉEE EENN

VVIIGGUUEEUURR LLEE

DIRECTION GÉNÉRALE CCoommmmuunniiccaattiioonnss COMM-2004-01 Attribution des commandites 16-11-04 COMM Politique de communication DDiirreeccttiioonn ggéénnéérraallee DG-2004-01 Priorités d’interventions municipales 31-08-04 ÉÉvvaalluuaattiioonn eett ttrraannssaaccttiioonnss iimmmmoobbiilliièèrreess

SÉTI-2004-001 Politique sur l’aliénation des biens immobiliers 12-10-04 CM-2004-928

RReessssoouurrcceess hhuummaaiinneess RH-SST-2007-13 Usage du tabac 11-04-2007 RH-SST-2004-2

Politique contre le harcèlement au travail 11-05-04 CM-2004-514

RH-REM-2002.01 Politique salariale des employés occasionnels 01-01-02 21-06-05

CM-2005-584RH- Politique salariale et recueil des conditions de travail

des cadres de la ville de Gatineau 31-05-2005

CM-2003-1134

11-10-05 CM-2005-797

et 841 RH- Aménagement du cadre de travail 06-05-02 R-2 (ex-Ville de Gatineau)

Retraite d’un employé 04-07-88 C-88-07-784

18-01-92 C-92-02-202

24-01-06 CM-2006-51

DO-2003-01 Dotation 11-03-03 CM-2003-347


administrative


SSUUJJEETT

EENNTTRRÉÉEE EENN

VVIIGGUUEEUURR LLEE

DO-2004-xx Congé sans traitement DO-2004-xx Accueil et intégration des employés SSeerrvviicceess jjuurriiddiiqquueess SG-002-2003 Politique concernant un décès 06-02-2003 GR-2003-01 Politique d’acquisition des archives privées 15-04-2003

CM-2003-43612-04-2007

AJ-2006-01 Gestion des réclamations Janvier 2006 CABINET DU MAIRECAB-2005-001 Gestion des souvenirs reçus au Cabinet du maire 08-02-05

CM-2005-128CENTRES DE SERVICESCS-AYLMER

Politique de l’ex-ville d’Aylmer

- Code d’éthique des employés cadres pour la participation à des activités

MODULE - ADMINISTRATION & FINANCESSF-2002-01 AANNNNUULLÉÉ

Délégation du pouvoir de dépenser et de passer des contrats au nom de la municipalité-rencontre avec les directions des services-absences des directeurs – Remplacé par le règlement 79-1-2005

22-01-02 CE-2002-18

09-02-05

SF-2002-03 Frais de déplacement, de séjour et de représentation 20-06-02 CM-2002-518

11-10-05 CM-2005-797

SF-2002-04 Financement des infrastructures municipales

26-02-02 CM-2002-67

SF-2003-01

Attribution des contrats de services professionnels

11-02-03 CM-2003-160

07-12-05 CM-2005-968

16-05-06 CM-2006-403

SF-2003-02

Remboursement des frais de déplacements pour les membres citoyens des commissions et comités permanents du conseil

08-07-03 CM-2003-783


administrative


SSUUJJEETT

EENNTTRRÉÉEE EENN

VVIIGGUUEEUURR LLEE

SF-2005-0 Dons faits à la municipalité et émission de reçus officiels pour usage fiscal

08-03-05

CM-2005-176 SF-2005-06

Stratégie de redéveloppement urbain des zones d’interventions prioritaires

22-06-05

CM-2005-632SF-2006-09 Politique de disposition des biens en surplus 20-06-06

CM-2006-542SF-2006-10 Politique d’approvisionnement 03-10-06

CM-2006-866SI-2002-01 Usage des technologies de l’information fournies en

milieu de travail 08-03-02

SI-2002-02 – ANNULÉ – voir SI-2005-17

Acquisition et utilisation des téléphones cellulaires, des télé avertisseurs et des télécopieurs – Remplacé par Acquisition et utilisation des téléphones cellulaires, des téléavertisseurs et des appareils numériques personnels avec fonctionnalités cellulaires

13-05-02

SI-2002-03 Acquisition d’équipements informatiques et logiciels

18-04-02

SI-2003-09 Politique administrative en matière de gestion de projets en TI

28-01-03

SI-2005-16 Politique sur la distribution de document graphique et numérique

04-04-06 CM-2006-261

SI-2005-17 Acquisition et utilisation des téléphones cellulaires, des téléavertisseurs et des appareils numériques personnels avec fonctionnalités cellulaires

Juillet 2006

Approvisionnement en biens et services Projet Frais de représentation des membres du Conseil à des

congrès, colloques et journées d’études

Projet Gestion des ajustements de taxes Projet SI-2007-21 Politique sur la gestion des informations personnelles

des citoyens 19 juin 2007

CM-2007-650MODULE – AMÉNAGEMENT DU TERRITOIRE2002-_____ Financement des services municipaux – Rues

existantes 15-10-02

CM-2002-846


administrative


SSUUJJEETT

EENNTTRRÉÉEE EENN

VVIIGGUUEEUURR LLEE

URB-PRT-2004-1 Aide financière à l’implantation des centres de la petite enfance

2004-06-01 CM-2004-573

URB- Stratégie de redéveloppement urbain des zones d’interventions prioritaires

2005-07-05 CM-2005-632

Stratégie de revitalisation et politique de support aux associations de commerçants engagées dans la revitalisation de leur secteur

Politique d’habitation 03-10-06 CM-2006-861

MODULE – CULTURE & LOISIRSSLSVC-2003-01

Politique de distribution des heures de glace et des normes administratives – Mise à jour le 07-12-04

08-07-03 CM-2003-789

CM-2004-1096

Encadrement des demandes d’aide financière Projet SLSVC-2004-01 Barrage routier – levée de fonds

Mise à jour 07-12-2004

22-06-04 CM-2004-624

CM-2004-1089

LSVC-2005-01 Aménagement des parcs – 1$ le mètre carré 30-03-05 CM-2005-273

Politique de soutien 07-12-2004 CM-2004-

1091 Projet de politique – Cadre de soutien aux organismes

de loisirs, de sport et de plein air 06-12-06

CE-2006-1659

Politique familiale et des priorités d’action Juin 2005 Hall des Nations Politique des loisirs, du sport et du plein air 05-12-06

CM-2006-1097

ACL-2006-01 Politique de dénomination toponymique 19-09-06 CM-2006-811

ACL-2007-01 Politique et procédures d’acquisition et de gestion de 19-06-2007


administrative

SERVICE EENNTTRRÉÉEE NNUUMMÉÉRROO SSUUJJEETT EENN

VVIIGGUUEEUURR LLEE

la collection permanente CM-2007-652 MODULE – PROTECTION DES PERSONNES & DES BIENSMPPB-2005-01 DG-2006-02

Politique de gestion des biens mis sur le carreau 20-09-05 CM-2005-771

24-10-2006 CM-2006-899

Politique d’attribution de stationnement à la Maison du Citoyen

08-01-02

Régie interne Utilisation à des fins municipales des effets non réclamés entreposés par le Service de police

MODULE – TRAVAUX PUBLICS & ENVIRONNEMENT Gestion et contrôle du parc véhiculaire 19-09-02 S-ING-2004-01 Gestion des requêtes de circulation et signalisation 02-11-04

CM-2004-979S-ING-2004-02 Évaluation des besoins et affectation des brigadiers

scolaires adultes Mai 2004

S-ING-2004-03 Municipalisation de réseaux privés d’aqueduc et d’égout

Oct. 2004

S-ING-2005-01 Évaluation des besoins et affectation des brigadiers scolaires adultes

08-03-05 CM-2005-190

Politique sur l’entretien hivernal des réseaux routiers et pédestres

19-09-06 CM-2006-810

MTPE-2006- Utilisation et gestion du Fonds vert 2006

ANNEXE «E» Liste des directives administratives

Annexe E Liste des directives

administratives

DIRECTIVES ADMINISTRATIVES SERVICE NNUUMMÉÉRROO

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VVIIGGUUEEUURR LLEE

DIRECTION GÉNÉRALE CANU PR-CANU-01 Traitement des appels entre le CANU et le CAU 11-06-05 PR-CANU-02 Appel à la bombe au CANU 11-06-05 PR-CANU-03 Appel de suicide au CANU 11-06-05 PR-CANU-05 Confidentialité des informations des citoyens 11-06-05 PR-CANU-06 Protocole d’intervention en matière de requêtes et

plaintes pour les membres du Conseil de la Ville de Gatineau

11-06-05

PR-CANU-07 Demande d’informations – Services spécialisés 04-07-05 PR-CANU-08 Situation particulière – Volume d’appel 05-08-05 PR-CANU-09 Appel pour la ville d’Ottawa 05-08-05 PR-CANU-10 Situation particulière – ordures ménagères et

recyclage 14-10-05

PR-CANU-11 Rappel du responsable 21-10-05 PR-CANU-12 Protocole téléphonique 28-10-05 PR-CANU-13 Intervention lors des feux de circulation non

fonctionnels 31-10-05

PR-CANU-15 Requêtes Web (Gatineau) 10-03-06 PR-CANU-16 Traitement des demandes téléphoniques 06-03-06 PR-CANU-017 Vermine 24-03-05 PR-CANU-19 Plan d’intervention pour le suivi des ouvrages d’art –

Situation urgente 11-01-07

CANU-2005-01 Gestion des appels au CANU Mai 2005 CANU-2005-02 Suivi des requêtes et plaintes Novembre 2005 Communications PROTOCOLE Protocole d’utilisation des outils de communications à

l’interne de la Ville de Gatineau Juin 2007

COMM Mention des titres universitaires et ordres 30-01-02


administratives


SSUUJJEETT

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professionnels sur les cartes professionnelles COMM Dénomination des unités administratives de la

nouvelle ville de Gatineau 23-02-02

COMM-2004-01 Directive administrative en matière de relations médiatique

Fév. 2004

COMM Diffusion des articles promotionnels Janvier 2006 COMM-2006-01 Directive administrative en matière de reconnaissance

honorifique témoignée lors de réunions du conseil municipal

Mai 2006

COM-2007-01 Directive administrative en matière de proclamations officielles et de levers du drapeau

Décembre 2006

Direction générale DG-2003- Directive administrative concernant les projets de

résolution, à incidence médiatique, à inscrire à une liste d’ajouts

DG-2003- Directive administrative relative aux événements à incidence médiatique

DG-2003-01 Distribution de la documentation relative aux séances du Comité exécutif

01-03-03

DG-2004-01 Directive administrative relative aux offres d’achats d’immeubles excédentaires

Octobre 2004

DG-2005-01 Gestion des protocoles d’entente municipaux 09-05-05 DG-2006-01 Utilisation des téléavertisseurs bidirectionnels –

Organisation municipale de sécurité civile Juin 2006

Police Directive interne Service d’ordre lors de séances du conseil municipal 08-03-05 Ressources humaines RH- Règl-3-2001

Règlement concernant le code d’éthique des employés(es) de la nouvelle ville de Gatineau

10-01-02 18-02-03

RH-SST-DIR-2005-11

Assignation temporaire d’un travail Avril 2002


administratives


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VVIIGGUUEEUURR LLEE

RH- Sollicitation des employés Février 2005 DIR-79-2002 Partage des responsabilités entre le directeur général

et le directeur des ressources humaines Nov. 2002

RH-DO-DIR-2003.01 Recrutement et sélection des postes réguliers 11-03-03 R-24-01-05

DIR-2003-01.1 Formation et composition des comités de sélection DIR-2004-xxx Programme d’accueil et intégration des employés RH-DO-DIR-2005-03 Entrevue de départ 16-02-05 RH-DO-DIR-2005-04 Vérification de références 10-03-05 SERVICES JURIDIQUES Greffe GREFFE Procédure administrative – Projet de résolution,

sommaire exécutif, correspondance 20-03-2002

07-02-2005 SG-001-2002 Frais de représentation des membres du conseil 01-01-2002

02-06-2003 SG-001-2004 Support administratif, technique et de recherche des

conseillers 20-04-2004

CS001-2002 Utilisation du budget discrétionnaire par les membres du conseil

05-03-2002 02-04-2004

Cour Municipale CM-2006-01 Annulations des constats d’infraction et de fermetures

des dossiers à la Cour municipale 24-09-2003

22-05-2007 CM-1121-03 Protocole d’urgence au comptoir d’acceuil/caisse

Greffe de la cour municipale 21-03-2006

CENTRES DE SERVICES CS-2003-01 Procédure de mise à jour, rapport – Statut de projet CS-2003-02 Procédure – Fiche de suivi CS-2004-… Procédure d’accès l’information par un élu Février 2004 CS-2004-… Protocole d’intervention en matière de requêtes et 09 2004


administratives


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plaintes pour les membres du Conseil de la Ville de Gatineau

MODULE – ADMINISTRATION & FINANCES

PR-SF-01 Cartes de crédit corporatives Juillet 2003 PR-SF-03 Sommaire des encaissements 17-06-2004 PR-SF-04 Activités libres tarifées 23-09-2004 D-SF-01 Petite caisse et fonds de caisse 12-03 D-SF-03 Suppléments au contrat Janvier 2004 D-SF-04 Contrôle budgétaire 11-02-04 D-SF-05 Réintégration au travail 16-05-02 D-SF-07 Participation à des activités de représentation (tournoi de

golf ou autres activités de même nature) 06-06-05

25-09-06 Rév. Approbation des règlements d’emprunt de la STO 16-09-02 Politique de capitalisation et d’amortissement D-SF-10 Dépenses pour frais de représentation et autres frais

des membres du comité de gestion Avril 2006

D-SF-12 Approbation des dépenses pour frais de représentation, congrès, cloques, déplacement et de formation pour les employés de la Ville de Gatineau

Avril 2006

D-SF-13 Approbation des excédents de coûts et nouveau projet du programme triennal d’immobilisations

D-SF-15 Ajustement d’intérêts – Revenus divers 15-12-05 Informatique SI- Protocole téléphonique 05-12-01 SI-2002-04 Usage externe des technologies de l’information à des

fins municipales 15-03-02

SI-2002-05 Usage d’un véhicule municipal par un employé en disponibilité

02-04-02

SI-2002-07 Accès aux systèmes informatiques municipaux par une entreprise externe

01-05-02

SI-2003-09 Fiche signalétique – Demande de projet informatique 24-02-03 SI-2003-10 Directive administrative sur les applications 01-02-03


administratives


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VVIIGGUUEEUURR LLEE

informatiques développées par les utilisateurs SI-2003-11 Directive administrative en matière de demande de

création de comptes 28-01-03

SI-2003-12 Directive administrative concernant l’utilisation du courriel

17-02-03

SI-2003-13 Directive administrative en matière de gestion du courriel et des documents attachés

12-05-03

SI-2003-14 – ANNULÉ voir Pol. SI-2005-17

Acquisition d’ordinateur de poche communément appelé assistant numérique personnel (ANP) – ANNULÉ

26-05-03

SI-2005-01 Directive administrative en matière de conversion de données d’un système informatique à un autre

20-01-05

SI-2005-17 Acquisition et utilisation des téléphones cellulaires, des téléavertisseurs et des appareils numériques personnels avec fonctionnalités cellulaires

Juillet 2006

SI-2006-18 Demande de changements aux procédés informatiques ou à la prestation électronique de service

Février 2006

SI-2006-19 Acquisition et utilisation d’un portable à des fins corporatives

Juin 2006

SI-2006-20 Acquisition, remplacement et maintenance des imprimantes noir/blanc, couleur et multifonction

SI-2007-21 * Voir cartable Politiques administratives 19 juin 2007 SI-2007-22 Utilisation de la salle des comités. Volet

technologique Juillet 2007

MODULE – CULTURE ET LOISIRS

Procédure d’intervention pour la réception et le traitement

des dons et livres élagués 10-05-05

MODULE – PROTECTION DES PERSONNES & DES BIENS Régie interne Autorisation de dépenses – formation, colloques,

congrès, etc. N/D


administratives


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Régie interne Frais de représentation, repas, déplacements et stationnement

N/D

Régie interne Demande d’achat d’un bien ou d’un service N/D MPPB-03-01 Annulation des constats d’infraction et de fermeture

des dossiers à la cour municipale 24-09-03

Incendie INC-LDA-01 Lignes directrices de régie interne 11-04-02

INC-LDA-02 Code d’éthique des employés 12-12-02

INC-LDA-03 Identification des casernes 11-04-02 INC-LDA-04 Carnet de bord 03-07-02 INC-LDA-05 Mode de rappel – Temps supplémentaire 09-07-02 INC-LDA-06 Horaire de travail 08-07-02 INC-LDA-07 Gestion de la disponibilité de la force d’urgence 08-07-02 INC-LDA-08 Répartition hebdomadaire du temps travaillé des

pompiers temporaires 09-07-02

INC-LDA-09 Gestion du temps supplémentaire – Logiciel Access 10-07-02 INC-LDA-10 Répartition du personnel en caserne des districts Ouest

et Centre 11-07-02

INC-LDA-12 Gestion des heures supplémentaires et primes 12-11-02

INC-LDA-13 Contrôle journalier des absences 18-11-02

INC-LDA-14 Permis d’absence 18-11-02 INC-LDA-15 Procédures d’accident de travail et invalidité (avec

perte de temps) 10-02-02

INC-LDA-16 Port de la barbe et/ou de la barbichette 09-05-03 INC-LDA-17 Tâches journalières à effectuer dans les casernes 26-05-03 MODULE – TRAVAUX PUBLICS & ENVIRONNEMENT MTPE-SST-001 Procédure de travail en espaces clos 7 mars 2005 MTPE-2005-01 Gestion du temps supplémentaire Avril 2005 MTPE-2006-01 Signalisation vers des accès privés à fort achalandage Juin 2006


administratives


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Gestion des édifices et électricité SGEE-1-2003 Gestion lors d’intervention aux feux de circulation 21-04-03 Opérations de terrain OT-1-2003 Service d’aqueduc en plomb Déc. 2003 OT-1-2003 Inspection des pistes cyclables Janv. 2004

ANNEXE «F» Liste des comités et commissions

Annexe F Liste des comités

et commissions

Comité exécutif Conseil municipal Maire suppléant Bureau de l’Ombudsman Comité ad hoc sur l'élaboration de l'avis de la Ville relatif au mandat de la C.C.N. Comité consultatif agricole Comité consultatif d'urbanisme Comité de la brigade scolaire Comité de pilotage du service de sécurité incendie Comité de retraite des employés de la Communauté urbaine de l'Outaouais Comité de retraite des employés de la Ville de Gatineau Comité de retraite des fonctionnaires, policiers et pompiers de la Ville de Hull Comité des fêtes et festivals Comité des immobilisations, de la circulation et du budget Comité des ressources humaines Comité de toponymie Comité de travail ad hoc concernant l’entretien hivernal des réseaux routiers et pédestres Comité de travail du plan financier à long terme Comité de travail permanent du budget (COMITÉ DISSOUT) Comité de travail sur l’avenir de l’agriculture et de l’agroalimentaire de la C.R.É.O. Comité de travail sur les parcs Comité de travail Ville de Gatineau/Université du Québec en Outaouais Comité de vérification Comité municipal de planification en sécurité civile Comité sur les demandes de démolition Commission conjointe d'aménagement de l'Outaouais Commission consultative sur l'environnement et le développement durable Commission consultative sur les choix stratégiques Commission de la sécurité publique Commission des arts, de la culture, des lettres et du patrimoine Commission des loisirs, des sports et de la vie communautaire Commission Gatineau, ville en santé Commission jeunesse Commission permanente sur l'habitation Suivi de la politique familiale Agence régionale de mise en valeur des forêts privées outaouaises Association des gens d'affaires et professionnels de Gatineau (A.G.A.P.) Association internationale des maires et responsables francophones (AIMF) Buckingham en fête Carrefour action municipale et famille Clubs d'âge d'or du secteur Hull

Annexe F Liste des comités

et commissions

Comité consultatif de l'aéroport d'Ottawa Comité consultatif sur le transport collectif en Outaouais Comité de revitalisation du boulevard Saint-Joseph Comité des partenaires du carrefour d'intégration de l'Outaouais Comité du bassin versant de la rivière du Lièvre Comité du bassin versant de la rivière Gatineau Communautés culturelles Conférence régionale des élus de l’Outaouais (C.R.É.O.) Coopérative de solidarité développement économique et communautaire Corporation de développement secteur Buckingham Corporation de l'aéroport exécutif de Gatineau-Ottawa Corporation de l'âge d'or d'Aylmer Corporation de la maison de la culture de Gatineau Corporation du centre Jules-Desbiens Corporation du festival des montgolfières Développement économique – C.L.D. Gatineau Développement Vieux-Hull Fédération canadienne des municipalités Fondation de l'entrepreneurship Fondation des aînés de l'Outaouais Interclubs Aylmer La Solide de Gatineau Les arts et la ville Office municipal d'habitation de Gatineau (O.M.H.G) Réseau des femmes d'affaires et professionnelles de l'Outaouais (R.E.F.A.P.) Société de développement du film et de la télévision d'Ottawa-Gatineau (OGSI) Société de transport de l'Outaouais (S.T.O.) Société municipale d'habitation Asticou Station agrotouristique de la Basse-Lièvre Table de concertation agroalimentaire de l'Outaouais Table des aînés et retraités de l'Outaouais Tourisme Outaouais Union des municipalités du Québec Unité régionale de loisir et de sport de l'Outaouais (U.R.L.S.0.)

ANNEXE «G» Répartition des paiements pour les grandes villes du Québec

Annexe H Résumé de la loi sur la

fiscalité municipale

ANNEXE «H» Résumé de la loi sur la fiscalité municipale (provinciale)

Annexe H Résumé de la loi sur la fiscalité

municipale (provinciale)

L’article 204 mentionne que certains immeubles dont, entre autres, les immeubles suivants, sont exempts de toute taxe foncière municipale ou scolaire : ◊ immeubles de l’État ou de la Société immobilière du Québec (SIQ); ◊ immeubles des réseaux :

♦ immeubles de la Corporation d’hébergement du Québec; ♦

immeubles d’une commission scolaire, d’un cégep ou d’une université; immeubles régis par la Loi sur les services de santé et les services sociaux;

♦

immeubles d’un centre de la petite enfance; ♦

◊ immeubles inscrits au nom de la Couronne du chef du Canada; immeubles de la Régie des installations olympiques; ◊

◊ immeubles de la Société de la Place des Arts de Montréal ou de l’École nationale de police

du Québec; immeubles de l’Agence métropolitaine de transport; ◊

immeubles au nom d’une municipalité locale; ◊

◊ immeubles d’une communauté urbaine ou d’une MRC;

immeubles faisant partie d’une voie publique;

immeubles d’une fabrique ou d’une institution religieuse;

immeubles détenteurs d’un permis d’enseignement privé.

éseaux de services de santé et de services sociaux et les immeubles des réseaux e l’éducation.

ernementale, l’article 255 éfinit le mode de calcul de la compensation selon la catégorie visée.

◊ ◊ ◊ Pour certains de ces immeubles, l’article 255 de la Loi sur la fiscalité municipale accorde une participation gouvernementale au titre de paiement tenant lieu de taxes. C’est le cas des immeubles de deux catégories, soit ceux appartenant à l’État ou à la SIQ et ceux appartenant aux immeubles des rd En plus de définir les immeubles touchés par la compensation gouvd

Annexe H Résumé de la loi sur la fiscalité

municipale (provinciale)

Pour les immeubles de l’État et de la SIQ, la compensation est égale au montant des taxes foncières municipales qui seraient payables à l’égard de l’immeuble si celui-ci était imposable. Puisque la Ville de Gatineau utilise le régime d’imposition par taux variés, le taux de taxe utilisé est différent selon le cas de chaque propriété et sera l'un des taux suivants : ◊ le taux de taxe résiduel; ◊ le taux de taxe des immeubles non résidentiels, ou; ◊ le taux de taxe des terrains vagues desservis. L’article 210, quant à lui, exempte les immeubles du gouvernement d’une autre province, d’un gouvernement étranger ou d’un organisme international. C’est donc le cas des ambassades situées sur le territoire de la ville. La compensation est la même que pour les immeubles de l’État ou de la SIQ, soit un des trois taux mentionnés ci-dessus. Pour les immeubles appartenant aux réseaux de services de santé et de services sociaux ainsi qu’aux réseaux de l’éducation, la compensation se calcule en multipliant le taux global de taxation (TGT) de la municipalité et un pourcentage de la valeur non imposable de l’immeuble visé défini dans l’article 255. Les principaux pourcentages de la valeur non imposable prescrits à l’article 255 sont : ◊ réseaux de la santé et des services sociaux : 80 %; ◊ réseaux de l’enseignement supérieur (cégep et université) : 80 %; ◊ réseaux de l’éducation (commission scolaire et enseignement privé) : 25 %. De plus, en 2000, lors la signature du pacte fiscal survenu entre le MAMR et les municipalités du Québec, une bonification additionnelle était accordée pour les années 2001 à 2005. Cette bonification a été reconduite pour 2006 en attendant la nouvelle entente à intervenir entre les parties. Cette bonification temporaire est versée annuellement au mois de novembre relativement aux immeubles des réseaux de services de santé et de services sociaux et des réseaux de l’éducation. Pour l’année 2005, cette bonification fait passer le pourcentage de compensation de 80 % à 95,2 % pour les réseaux de la santé et de l’enseignement supérieur et à 77,5 % pour les écoles primaires, ainsi qu’à 65,9 % pour les écoles secondaires. Le montant de la bonification reçue par la Ville de Gatineau pour 2005 s’élève à 5 010 091 $, soit une somme additionnelle représentant 53 % de la facturation initiale prévue par la Loi sur la fiscalité municipale.

ANNEXE «I» Résumé de la loi sur les paiements versés en remplacement

d’impôt du gouvernement fédéral

Annexe I Résumé de la loi sur les

paiements versés en remplacement d’impôt

L’article 204.1 mentionne que les immeubles inscrits au nom de la Couronne du chef du Canada ou d’un mandataire de celui-ci sont exempts de taxes foncières. Les immeubles touchés par cet article font plutôt l’objet de compensation financière par le gouvernement fédéral. Effectivement, dans la Loi sur les paiements versés en remplacement d’impôts, l’article 3 mentionne que le ministre peut, pour toute propriété fédérale, verser un paiement en remplacement de l’impôt foncier ou en remplacement de l’impôt sur la façade ou sur la superficie si la municipalité lui en fait la demande. L’article 2 vient préciser la définition de propriété fédérale comme étant : « un immeuble ou bien réel appartenant à Sa Majesté du chef du Canada dont la gestion est confiée à un ministre fédéral ». Ainsi, la Ville de Gatineau peut recevoir une compensation financière de la part du gouvernement fédéral pour les immeubles suivants : propriétés de la Commission de la capitale nationale (CNN), propriétés du fédéral et propriétés de la Société canadienne des postes. Certaines propriétés sont toutefois exclues de la définition des propriétés fédérales. En effet, selon l’article 2(3), les principales exclusions concernent les immeubles et les biens réels aménagés en parcs et utilisés comme tels dans une zone classée comme urbaine par Statistique Canada. Les parcs nationaux du Canada, les lieux historiques nationaux, les champs de bataille nationaux et les canaux ainsi que les réserves indiennes ne sont pas exclus. Une fois que la municipalité a établi qu’elle a droit à des compensations financières pour certaines des propriétés situées sur son territoire, elle doit calculer le montant total qui lui est dû en se référant à l’article 4. Cet extrait de la loi vient décrire le calcul du paiement comme étant le taux effectif multiplié par la valeur effective. Le taux effectif, défini à l’article 2, est celui qui serait applicable à une propriété fédérale si celle-ci était une propriété imposable. Comme la Ville de Gatineau utilise le régime d’imposition par taux variés, le taux de taxe utilisé est différent selon le cas de chaque propriété et sera un des taux suivants :

♦ le taux de taxe résiduel; ♦ le taux de taxe des immeubles non résidentiels, ou; ♦ le taux de taxe des terrains vagues desservis.

ANNEXE «J» Sommaire des recommandations 2006

Annexe J Liste des recommandations

2006 – R01 – Les rapports d’exception de la paie soient revus par un superviseur et qu’ils soient annotés afin de démontrer qu’ils ont été analysés. 2006 – R02 – Le directeur approuve les dépenses en tout temps et qu’il le démontre en signant manuellement sur la pièce de compte à payer approuvée dans le système corporatif par son adjoint(e) administratif(ve). 2006 – R03 – De mettre en place un processus systématisé de gestion des changements de mots de passe, sur une base régulière pour l’accès au réseau informatique. 2006 – R04 – De revoir l’architecture de sécurité informatique pour l’application Maître Payeur afin d’en limiter les accès. 2006 – R05 – Les privilèges d’accès pour chaque type de poste soient documentés et qu’un processus formel d’approbation, d’octroi et de radiation des privilèges d’accès soit implanté. En documentant les privilèges d’accès pour chaque poste, le propriétaire de l’application doit également s’assurer qu’une séparation des tâches adéquates est maintenue. 2006 – R06 – Les demandes d’accès, de modification des privilèges, de radiation d’accès, ainsi que les révisions des privilèges d’accès, devraient être conservées pour fins de vérification. Une revue complète de tous les comptes devrait être effectuée pour vérifier la justesse des privilèges actuels. 2006 – R07 – Mettre en place un processus visant à assurer la radiation des droits d’accès des employés qui quittent l’organisation. 2006 – R08 – L’accès des programmeurs externes à l’environnement de production soit éliminé. Les programmeurs devraient effectuer le développement et les tests dans un environnement distinct de l’environnement de production et un employé de la ville n’ayant pas de responsabilités de programmation devrait migrer les modifications à l’environnement de production. 2006 – R09 – De remplir les zones de données manquantes, de mettre à jour les renseignements sur les fournisseurs actuels et de bloquer l’accès aux codes fournisseurs inactifs. La mise à jour de ces données est essentielle à l’établissement d’un environnement complet et sécurisé. 2006 – R10 – De mettre en œuvre des règles de validation afin de s’assurer qu’une inscription n’est pas autorisée à moins qu’un nombre minimum de champs ne soient remplis. Les renseignements pertinents sur la personne-ressource devraient également être saisis dans le fichier maître. 2006 – R11 – Les noms et les coordonnées des fournisseurs qui se répètent dans les rapports soient minutieusement examinés afin de déceler l’existence possible de fournisseurs fictifs.


2006 – R12 – D’adopter une mesure de contrôle afin que l’inscription d’un nouveau fournisseur ne soit possible que sur approbation d’une personne désignée qui aurait préalablement vérifié si ce fournisseur existe déjà dans la base de données. 2006 – R13 – La direction devrait améliorer le système de vérification de la validité des données afin d’éviter le traitement des paiements datés avant les pièces justificatives (p. ex., date de chèque antérieure à la date de la facture, ou encore, date de facture antérieure à la date du bon de commande). 2006 – R14 – L’historique des paiements aux fournisseurs devrait être analysé minutieusement pour faire ressortir les occasions de mieux négocier les modalités avec les fournisseurs et d’optimiser la trésorerie. 2006 – R15 – De mettre à jour les statistiques utilisées dans le calcul de la provision pour créances douteuses, en fonction du taux de recouvrement historique des amendes. 2006 – R16 – D’ajouter à la politique municipale SF2002-03 des précisions quant aux frais de déplacement et d’hébergement jugés acceptables et le détail des frais de représentation et discrétionnaires qui peuvent faire l’objet d’un remboursement ainsi que les montants maximums admissibles pour ces frais. 2006 – R17 – D’ajouter dans le règlement 3-2001 des règles quant à la divulgation obligatoire des intérêts conflictuels ainsi que des cadeaux et des avantages reçus par les gestionnaires et les employés de la Ville. 2006 – R18 – Corriger les états financiers du 31 décembre 2006 qui ont été présentés au Conseil municipal de la ville de Gatineau. 2006 – R19 – Revoir ce traitement fiscal particulier en fonction de l’article 13 de la Loi fédérale. 2006 – R20 – Revoir le processus de gestion des liquidités en évaluant la pertinence du nombre élevé de comptes bancaires et en mettant en place une politique sur l’utilisation des fonds réservés et sur l’autorisation des transferts entre les comptes. 2006 – R21 – Une conciliation entre les sommes reçues en cours d’exercice par la Ville et les sommes constatées à titre de produits aux états financiers des organismes. 2006 – R22– Que la coopérative de solidarité en développement économique et communautaire de Gatineau et l’Écomusée se conforme à l’article 107.9 de la Loi sur les cités et villes ou il est spécifié que «toute personne morale qui reçoit une subvention annuelle de la municipalité d’au moins 100 000$ est tenue de faire vérifier ses états financiers» et produise pour les prochains exercices des états financiers ayant fait l’objet d’un rapport des vérificateurs.


2006 – R23 – Réflexion sur la gouvernance et les orientations de la Ville. À chaque année, le conseil de ville devrait consacrer quelques heures pour échanger sur les pratiques innovantes en matière de gouvernance et de gestion des risques. À cet effet, je recommande la tenue d’une rencontre qui permettrait aux élus d’échanger sur les sujets suivants : la gouvernance, la gestion des risques, les orientations, les défis de la Ville de Gatineau et aussi sur l’évaluation des résultats. Cette rencontre devrait être suivie d’une session de travail entre le conseil de ville et l’équipe de direction, ce qui permettrait un meilleur arrimage entre élus et fonctionnaires. 2006 – R – 24 Partage de l’information. Afin d’assurer une bonne connaissance de l’évolution des dossiers et priorités de la Ville et répondre aux attentes des élus, les présidents de comités et commissions devraient, sur une base régulière en caucus, présenter un état de la situation quant à l’évolution des travaux qu’ils dirigent et répondent aux différentes préoccupations des conseillers 2006 – R – 25 Chantier sur la refonte des comités et commissions. La direction de la Ville de Gatineau a mis en place un exercice visant la refonte des comités et commissions. Cet exercice devra clarifier les mandats et les rôles des commissions, leur composition ainsi que les mécanismes de liaison afin d’assurer la présence des bonnes personnes au bon moment. Je suggère que cet exercice soit complété le plus rapidement possible permettant ainsi d’appuyer les orientations stratégiques, d’éviter les dédoublements et assurer une meilleure utilisation des ressources qui y sont consacrées 2006 – R – 26 Allocation des ressources. Pour maintenir le cap sur les pratiques performantes, la direction de la Ville devrait planifier l’intégration de la gestion par activités à son processus budgétaire et à ses mécanismes de suivi des résultats. Cet exercice permettrait d’une part d’avoir un meilleur aperçu sur le coût des opérations et non seulement sur la gestion des dépenses. Il permettrait de compléter l’intégration du tableau de bord de gestion et ainsi mettre en place un outil favorisant une reddition de comptes axée sur les résultats 2006 – R – 27 Valeurs organisationnelles. La haute direction a mis beaucoup d’emphase sur les valeurs organisationnelles. Je recommande que le plan d’action en cours de réalisation prévoie les mécanismes de vigie qui l’assurent de l’application et du respect de ces valeurs. 2006 – R – 28 Programme triennal d’immobilisations. La réalisation des projets inscrits dans le programme triennal d’immobilisations devrait être mieux planifiée afin que ces travaux se réalisent au cours de l’année auxquels ils sont prévus. 2006 – R – 29 Politiques, directives et encadrement. La direction de la Ville a un défi d’assurer l’intégration des politiques et encadrements et la cohésion de leur contenu. Les pratiques performantes et les nouvelles compétences de gestion font ressortir l’importance de laisser place à la créativité, à l’innovation et à la prise d’initiative. Je recommande à la direction générale d’inscrire dans les travaux structurants prévus pour la mise à jour du plan stratégique 2008-2011


de passer en revue les politiques, directives, encadrements et plans directeurs afin de s’assurer de leur contribution à l’atteinte des objectifs organisationnels et opérationnels. 2006 – R – 30 Revue des processus. Afin d’assurer l’intégration de pratiques efficientes et économiques, je recommande à la direction de la Ville de poursuivre les initiatives de revue des façons de faire (Kaisen) et de les étendre à tous les services pour ainsi élaborer un plan directeur qui permettrait la revue de tous les processus opérationnels, administratifs et de soutien et de ce fait mesurer l’efficience de la Ville 2006 – R31 – L’accès soit limité à la technicienne spécialisée responsable de la taxation ainsi qu'au chef de section.

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