management de projet , archive

8/17/2019 Management de Projet , Archive

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M N GEMENT DU PROJET

Réaménagement d’un service au sein de l’ENCGO

« L’archive »

Réalisé par :

LAOUD Kenza 798

ZEKRAOUI Imane 811

EL AFIFE Bouchra 818

GHARMAOUI Ikram 834

MERZOUQ Hanane 878

TROUGOUTY Asmae 910

Encadré par :Mme AMANSOU Saida


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Archivage d’un service au sein de l’ENCGO

Plan :

Introduction

I.

Les imprimés Types.1. Fiche d’expression des besoins.

2. Dossier d’étude d’opportunité.

3. Note de cadrage.

4. Tableau d’analyse des aléas.

II. L’approche processuelle.

1. Processus de démarrage : charte de projet.

2.

Processus de planification :A. Management du contenu.

B. Management des délais : PERT/ GANTT.

C. Management de qualité.

D. Management de ressources humaines.

E. Management de communication.

F. Management des risques de projet.

G. Management de l’approvisionnement.

Conclusion


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Rapports de stages, PFE, dossiers des étudiants,documents administratifs … : derrière tous ces termes

se cachent des archives qui, avant de devenir les

sources de l’histoire de demain, sont au cœur du bonfonctionnement de l’administration d'aujourd'hui.

Une organisation rationnelle de l'information est

encore plus nécessaire et constitue un des enjeux de

la modernisation du service d’archive au sein del’ENCGO afin de garantir l’existence et l’accessibilité

des documents, leur authenticité, leur fiabilité et

leur intégrité, et de permettre qu’ils soientexploitables.

En effet, le développement d’un projet de

réaménagement de l’archive présente des enjeux et

des risques : modification, falsification, voiredisparition des données. La garantie de la fiabilité, del'exactitude et de l'authenticité des données devient,

dans ce cadre, cruciale.

L’identification et la conservation des preuves

justifiant ses actes permettent à toute administrationde limiter le risque de contentieux Leur conservation

permet également de garantir les droits desadministrés. Les archives sont donc un vecteur de

transparence démocratique et renforcent la confiance

dans l’administration.

En un mot, leur bonne gestion est un devoir de servicepublic.

Introduction

http://fr.wikipedia.org/wiki/Int%C3%A9grit%C3%A9_(cryptographie)http://fr.wikipedia.org/wiki/Int%C3%A9grit%C3%A9_(cryptographie)http://fr.wikipedia.org/wiki/Int%C3%A9grit%C3%A9_(cryptographie)


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I. Les imprimés types :

1. Fiche d’expression des besoins :

Rédacteur : le groupe responsable du projet La structure :

Personnes consultés : Mme AMANSOU Saida Leur structure :

Rappelle du contexte :- Pendant plusieurs années , l’archive était mal organisé disant abandonné ce qui a donné

naissance à une situation de désordre et d’accumulation des dossiers des différentes

sources : Administration, PFE, rapport de stage …

Objet :

-

Réaménagement et réorganisation de l’archive de l’école nationale de commerce et degestion

Objectifs poursuivis :- Mettre en ordre l’archive en suivant une logique de classement. - Eliminer les pièces intitules (aucune valeurs)

Rappelle de l’existant :- Local des archives en désordre.

Gains attendus :

-

Trouver facilement les documents en ca des besoins.- Garder la traçabilité.

Contraintes :- Temps (charges horaires hétérogènes).- Existence des pièces avec des sources inconnues.- Surcharge des dossiers.- Des dossiers incomplets.

Risques :

-

Pertes de documents.- Non-respect des délais.- Mal placement des dossiers.


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2. Dossier d’étude d’opportunité :

Projet :- Organisation d’un service au sein de l’école nationale de commerce et de gestion.

Objet :

-

Réaménagement et réorganisation de l’archive de l’école nationale de commerce et de gestion

Objectifs et enjeux :-

Garantir une organisation optimale du service.- Respecter les obligations en conservant les documents pendant toute la durée d'archivage légale- Maîtriser les risques et préserver la pérennité de l’activité

Description de l’objet de changement :- Archivage aléatoire /Désorganisé Archivage organisé

Impact organisationnel et humains :- Restructuration d’un service important et compliqué au sein de l’école. - Faciliter l’exploitation de ce service par le personnel concerné.

Exigence de qualité :- Bonne planification.- Engagement des parties prenantes.- Respect des délais.

-

Optimisation des coûts.-

Assurer une organisation continue du service.

Volumes prévus :(volume qui dépend de)

- Type des documents.- Volumes des dossiers.- Nombre d’années d’archivage.

Délais de mise en œuvre :- 3semaines


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3. Note de cadrage :

Projet : Organisation d’un service au sein de l’école nationale de commerce et de gestion.

Chef de projet : Mme AMANSOU Saida

Origine du projet : Ecole Nationale de Commerce et de Gestion

Objectifs :- Réaménagement et réorganisation de l’archive - Garantir une organisation optimale du service.-

Respecter les obligations en conservant les documents pendant toute la duréed'archivage légale

- Maîtriser les risques et préserver la pérennité de l’activité

Périmètre du projet :

-

Local des archives.

Contraintes :- Temps (charges horaires hétérogènes).- Existence des pièces avec des sources inconnues.-

Surcharge des dossiers.-

Des dossiers incomplets.

Description de l’équipe du projet :- Un groupe de six étudiantes de l’ENCGO (S8), faisant partie des options : ACG, GFC, MAC.

Le mode du pilotage du projet :-

Pilotage présentiel (réunions, travail sur terrain)

Les moyens :- Les ressources humaines.- Les ressources matérielles.

Dispositions particulières : voir calendrier page 23

Calendrier du projet :- Date de début : 18 avril 2015

-

Date d’exécution :- Date de fin :-

Durée totale :


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4. Tableau d’analyse des aléas :

Tâches Aléas Probabilité Gravitéobjectifs

Gravitédélais

Actions dePrévention

Action derégulation

Traitement des

dossiers.

Traitement

insuffisant.

20% Faible Elevée Vérification

continue

Retraitement

Trie des

dossiers.

Confusion desdossiers.

60% Moyenne Elevée Contrôle detrie

Retrie

Indexation des

documents.

Redondance deréférence.

30% Faible Elevée Vérificationcontinue

Corriger lesréférences

Conception

d’une méthode

de classement

Méthodeinadéquate a tous

les dossiers.

20% Moyenne Elevée Définition desméthodes

alternatives

Application del’une des

méthodesalternatives

Classement Classement erroné. 25% Elevée Elevée Vérificationduclassement

Reclassement


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II. Approche processuelles :

1. Processus de démarrage :

Charte de projet

Date début :- Date de début : 18 avril 2015- Date d’exécution :- Date de fin :

Parties prenantes :- Administration (autorisation)-

Mme AMANSOU Saida (chef de projet)

-

Etudiantes S8 (Groupe management de projet)

Exigences :- Respect des délais.-

Objectif : Réorganisation du service : archive-

Qualité : Garantir une réorganisation optimale.- Coût : Coût du matériel utilisé.


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2. Processus de planification :

A. Management de contenu :

a. Recueil des exigences :

Lors de l’exécution, il y’a certaines exigences qu’il faut respecter telles que la veille à ce qu’aucune pièce

administrative ne se perd ou quitte le local des archives sans qu’elle ne soit envoyée par les parties prenantes àd’autres services. Ainsi qu’un respect du délai lié à l’exécution du projet.

b. Définition du contenu :

Notre projet répond aux besoins suivants :

Accès facile aux différentes informations ;

Ordonnancement des dossiers ;

Gestion de la Croissance exponentielle des volumes de documents et des données ;

Numérisation et dématérialisation des documents ;

Préservation du contexte légal des documents.

Quant aux objectifs qui répondent à ces besoins, ils sont les suivants : Réorganisation de l’archivage de l’école

d’une façon qui permettra à la fois un traitement des dossiers qui y sont cumulés pour en déduire l’utilité, la

provenance , … et un accès facile aux dossiers souhaités (que ce soit une recherche manuel basée sur le

classement des dossiers au local ou une recherche informatisé à l’aide d’une application informatique).

S’agissant des parties prenantes dans ce projet, elles sont formées par notre groupe de travail, et il est de notre

responsabilité de veiller à la réalisation de ce projet, en remettant l’ordre à ce service d’archivage et y instaurer

un système de classement qui permettra d’éviter une nouvelle situation d’anarchie dans les dossiers composant

l’archive de notre école.

Les résultats attendus en fin de ce projet (livrables) seront un local d’archivage bien organisé avec des dossiers

bien classés en fonction de leur provenance. Autrement dit, les dossiers contenant des projets de fin d’étude

seront envoyés à la bibliothèque de l’école, les dossiers à caractère administratifs et les dossiers des étudiants

resteront au local des archives.

S’il est important de bien décrire les livrables attendus au terme du projet, il est tout aussi important de bien

définir les éléments qui en sont spécifiquement exclus. C’est le cas des feuilles volantes, et des dossiers inutiles

qui n’ont aucune raison de rester à l’archive.

Finalement, et pour pouvoir évaluer la réussite du projet, des indicateurs de succès pouvant être mesurés. Ces

indicateurs sont liés à la qualité d’ordonnancement des dossiers, la rapidité quant à l’utilisation de ces dossiers et

la facilité de manipulation de l’application qui remplacera la paperace.


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c. Structure de découpage du projet (SDP) :

4 )Conception d'une méthode declassement:

-Une méthode qui facilitera aux

utilisateurs l'accès aux dossiersrecherchés.

4 )Classement :

-Classement des dossiers suvant laméthode choisit.

3) Indexation des dossiers:

- Attribuer une références a tout typesde documents.

2)Rangement des dossiers:

-En fonction de la date

- En fonction de l'ordre alphabétique

-En fonction des thématiques1)Traitement des dossiers :

-Tri par provenance

-Tri par ancienneté

- Tri par utilité ( dossiers utiles-dossiers eliminables)


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B. Management des délais de projet :

Les activités de notre projet sont traitées par ordre de postériorité-antériorité. A l’intérieur de chaque activité, il

s’agit d’un ensemble de tâches qui peuvent se faire d’une manière simultanées.

a. Définition des activités

Elément d’entrée :

Les éléments d’entrée de cette étape représentent les éléments de sortie du management du contenu du

projet constitués par le référentiel du contenu de projet, la structure de découpage du projet (SDP) et

l’énoncé du contenu du projet.

L’énoncé du contenu du projet est comme suit :

Besoins Actif organisationnel Facteursenvironnementaux

-Accès facile aux différentesinformations-Ordonnancement des dossiers-gestion de la Croissanceexponentielle des volumes dedocuments et données- numérisation et

dématérialisationdes documents-Préservation de contexte légaldes documents

-Ressources humaines-Local-Equipement (meubles)-Outils informatiques

-coopération de l’administration-conception d’application par unspécialiste d’informatique.


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Elément de sortie :

Activités /tâches Durée

1) Traitement des dossiers :

- Tri par provenance 3

-Tri par ancienneté 2

- Tri par utilité 2

2) Rangement des dossiers:

-En fonction de la date 2

- En fonction de l'ordre alphabétique 3

-En fonction des thématiques 2

3)

Conception d'une méthode de recherche informatisée :

-Une application qui facilitera aux utilisateursl'accès aux dossiers recherchés

10

4) La mise en œuvre de l'application:

-Passage du pape race au format électronique 5

Quant aux tâches jalons, il n’existe qu’une seule qui est la tâche d’élimination des pièces inutiles.


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b. Organisation des activités en séquences :

La liste des activités avec leurs attributs et les activités jalons sont considérés comme nos éléments d’entrée pour

cette étape de séquençait des activités

Comme éléments de sortie on a le diagramme de PERT, ce diagramme permet de faire apparaître la répartition

des activités dans le temps et l'affectation attribuée à chaque tache, Il fournit ainsi une description détaillée desdates pour chaque tâche et pour chaque phase du projet

Taches Durée Date débuttôt

Datedébut tard

Fin tôt Fin tard

A Traitement des dossiers 3 0 0 3 3

B (Tri des dossiers par

provenance)

1 3 5 4 6

C (Tri des dossiers par

ancienneté)

2 3 3 5 5

D (Tri des dossiers par

utilité)

1 3 4 4 5

E Indexation 1 4 6 5 7

F (rangement des dossiers

en fonction de la date)

3 5 5 8 8

J (rangement des dossiers

En fonction de l'ordre

alphabétique)

2 5 5 8 8

H (rangement des

dossiers en fonction des

thématiques)

1 5 7 6 8

I (conception d'une

méthode de recherche

informatisée)

6 8 8 14 14


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0 0

5 6

5 5

5 7

8 8 14 14

Tache jalon (Elimination des dossiers inutiles)

4 5

3 3

c. Graphique PERT :

A (3)

B (1)

C (2)

D (1)

E(1)

F (3)

J(2)

H (1) Z(0)

I (6)


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d. Diagramme GANTT :

e. Estimer les ressources et durées nécessaires aux activités :

Calendrier des ressources et délais :

Ce calendrier représente les besoins nécessaires aux activités ainsi que l’estimation des délais pour leur

réalisation.

Activités Les ressources Délais

Date début Date de fin

Traitement des dossiers Des ressources humaines (Chefdu projet, Equipe gérante du

projet).

Le29.04.2015

à 14 :00

Le29.04.2015

à 18 :00

Rangement Des pochettes ; des parapheurs,Choix des boîtes et chemisessolides pour assurer une bonneet durable protection.

Le 03 Mai2015 àpartir de9 :00

Le 03 Mai2015 à17 :00

Conception d’une méthode derecherche informatisée

Un ingénieur en informatique,Technicien, un outilinformatique.

Dans un délai de 15 jours(Après l’achèvement des

étapes ‘’traitement des

dossiers’’

et ‘’Rangement’’)Mise en œuvre de l’application Des spécialistes dans le domaine

informatique.

0 2 4 6 8 10 12 14

Taches critiques

B

D

E

J

H

Diagramme de GANT

A C F I


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C. Management de qualité :

a. Les exigences :

1-Faire un état de l’existant (un listing des types de documents existants)

2- Définir les priorités (un classement selon l’importance)

3- Définir les actions à mettre en œuvre (les différentes taches déjà définies)

b. Plan de management de qualité :

Pour assurer l’amélioration continue de la qualité d’archivage on choisit les outils

suivants :

La méthode des 5 S qui va nous permettre d’optimiser en permanence les

conditions de réalisation du projet.

Elle présente plusieurs avantages à savoir moins de perte de documents et dumatériel et environnement de travail plus agréable.

Elle permet de réduire voire d’éviter le désordre et la perte de document.

Elle permet d’optimiser le temps de travail et les conditions de travail.

La roue de Deming qui va nous faciliter le repérage des étapes à suivre pour

améliorer la qualité de notre projet.

Plan /planifier : Définir les objectifs de notre projets et lister les actions et les

taches pour y parvenir en se basant sur un planning.

Do/ Réaliser : - Tester une méthode de classification et vérifier son efficacité.- Modifier la méthode ou l’appliquer à l’ensemble des dossiers.

Check/ Vérifier, contrôler : Déterminer l’écart entre les objectifs de notre

projets et les résultats obtenus après l’exécution.

Act/ Agir : Analyser les taches qu’on peut encore améliorer puis recommencer

le processus depuis l’étape plan.


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D. Management des ressources humaines :

Le projet de réaménagement de l’archive de l’ENCGO sera planifié et exécuté par une

équipe de six étudiantes sous l’encadrement de Mme Amansou Saida. Ce projet constitue

la résultante d’un objectif commun, d’une volonté commune ainsi que d’effort commun

et constant de tous les membres qui la compose.

a. Management des ressources humaines du projet :

L’élaboration d’un plan de ressources humaines :

Les ressources humaines sont un des principaux facteurs du succès de ce projet. Donc il est nécessaire d’établir un

bilan de compétences de chaque personne.

Ressources Humaines Qualités et CompétencesChef de projet -Capacité de gérer et encadrer l’équipe

existante du projet.-Un sens de leadership-Veille sur le bon déroulement de toutes lestâches du projet.

L’équipe organisatrice du projet -Etudiantes à l’ENCGO ayant une expériencede réorganisation des archives entant queStagiaires.-Un esprit d’équipe et de collaboration -Endurance et patience

Ingénieur -Capacité de mettre en œuvre unlogiciel/application pur une bonne gestion desdonnées.-Conception d’un dépliant en line qui seraconsulté par tout le staff administratif

Responsable d’archives -Capable de veiller en permanence sur lacompatibilité des dossiers format électroniqueet ceux existants dans l’archive

-Apte d’effectuer des mises à jour-Suivi régulier du logiciel-Répondre en temps réel aux besoins.

- Veiller sur la conservation des dossiers enbon état.-Endurance et persévérance- Vérification d’autorisations et dérogations

Agent de sécurité -Veille sur la sécurité de l’archive. -Vérification d’autorisations et dérogations(en cas de besoin)-Ne permettre l’entrée au services qu’auxpersonnes autorisées.

Femme de ménage -Veille sur la propreté du local.


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b. Management d’équipe projet :

Selon la disponibilité des responsables de ce projet on va essayer d’affecter les taches

d’exécution selon le tableau suivant :

Taches Responsable échéance Rencontre/ date,heure

Traitement des dossiers

Trie des dossiers

Conception d’une

méthode de classement

Indexation des dossiers

Classification


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E. Management de communication du projet :

En archivistique, le terme communication regroupe l'ensemble des données et actions qui permettent aux

archives d'être consultées. Il s'agit à la fois de données théoriques, telles que la connaissance des délais

réglementaires qui régissent la communicabilité des documents, ou des procédures qui assurent leur

protection lors de leur consultation. Mais il s'agit aussi de considérations pratiques telles que l'aménagement

des espaces de travail, l'organisation de l'information du public, de la délivrance des documents et de la

surveillance de leur utilisation.

Conditions générales et moyens pour une bonne communication des documents d’archive

a.

Moyens de communication :

- L'envoi d'inventaires de bases de données aux personnes autorisées d’avoir communication des archives.- Dépliant du service : Coordonnées, accès, horaires d’ouverture, description rapide des fonds, règles de

communicabilité et de reproduction..., ces pages sont extrêmement utiles aux lecteurs.

-

Ajout d’une rubrique archive sur le site de l’école.

b. Conditions générales de communication :

- La consultation des documents se fait sous la surveillance et l’encadrement du responsable d’archive.

-

Mettre à la disposition du public une information la plus complète possible sur les ressources

documentaires conservées.


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F. Management des risques du projet :

a. Planifier le management des risques :

Les objectifs du management des risques du projet sont d’augmenter la probabilité et l’impact des

événements positifs et de diminuer la probabilité et l’impact des événements défavorables au projet. Ce

processus permet de décider comment approcher, planifier et exécuter les activités de management des

risques du projet.

Pour la réussite du notre projet, l’équipe a décidé de traiter le management des risques de manière

cohérente tout au long du projet, en passant par une identification des aléas et la recherche des réponses

adaptées.

b. Approche de management des risques :

Nous avons choisi l’approche suivante : Essayer d’éliminer au maximum les risques, en se basant sur

ce qui a été établi dans le management de qualité, tout en s’inscrivant dans une logique d’amélioration

continue.

c. Identification des risques et des actions préventives :

Risques Actions préventives/ Régulatrices

A. Risques liés à la réorganisation de l’archive :

Non-respect des délais -Bonne gestion du temps.-Consultation de l’échéancier en permanence.

Cout jugé élevé par l’administration (cout des supports d’archivage ou des

immobilisations)

-Optimisation des approvisionnements.

Perte des pièces(dossiers incomplet)

-vérification en permanence de l’intégrité desdocuments.

Non adaptation de la méthode de classement atous les dossiers

-recherche d’une nouvelle méthode adapté atous les dossiers.

B. Risques liés à l’exploitation de l’archive :

Risque intrinsèques liés aux supports

(vieillissement naturel des supports)

-Dépoussiérage et l’entretien continu du servicearchive.

Risques liés à l’environnement(inondation, incendie, poussière)

-Mettre en place un extincteur-Conditionnement imperméable

Risques liés aux manipulations(transports, consultations)

-Vérification du retour des documents en bonétat après utilisation.-Restauration des documents par un archivistecompétent et spécialisé.

Risque liés à la malveillance(vols, perte des documents) -Veillé sur la sécurité du service.

Risque intrinsèques liés aux supports - Prévoir un renouvèlement des supports)

http://w3blog.fr/tag/management/http://w3blog.fr/tag/risques/http://w3blog.fr/tag/risques/http://w3blog.fr/tag/management/


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G. Management des approvisionnements :

On a besoin d’une détermination de la quantité de documents existants et du nombre des supports existants ainsi

que leur qualité pour avoir une idée sur l’écart qui doit être comblé par un approvisionnement (Epi double face,

Classeurs et dossiers, Pochettes et cartons, Boîtes, Chemises, Étiquettes)

Actifs Disponibilité Caractère

Epi double face (à vérifier) Indispensable

Fournitures de bureau (à vérifier) Indispensable

Classeurs et dossiers (à vérifier) Indispensable

Pochettes et cartons (à vérifier) Indispensable

Boîtes (à vérifier) Indispensable

Chemises (à vérifier) Indispensable

Étiquettes (à vérifier) Indispensable

Matériel informatique (à vérifier) Accessoire

[En cas d’approvisionnement, les fournisseurs à contacter et le budget à consacrer seront déterminés

par la direction de l’école.]


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Conclusion :

L’ensemble des étapes de cette planification feront l’objet d’une exécution.

A ce stade on va mobiliser les ressources humaines et d'autres ressources pour effectuer

les activités comme défini dans le plan de projet. Les livrables dans cette étape se

concentrent sur les changements approuvés, les mises à jour du planning suivantl’avancement des tâches, ainsi que la communication des informations du projet.

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