m3 -17 01 2012 - le meilleur logiciel de caisse et de ... · les taux de tva ... imerlin vous...
TRANSCRIPT
M3 -17 01 2012 1
M3 -17 01 2012 2
LES PREMIERS PAS ............................................................................................................................................ 3
LES REGLAGES .................................................................................................................................................. 6
Les Mises à jour .................................................................................................................................................. 6
Les Sauvegardes .................................................................................................................................................. 6
Le Questionnaire de satisfaction ........................................................................................................................ 7
La Licence iMerlin ............................................................................................................................................... 7
Les Taux de Tva ................................................................................................................................................... 7
Les services en facturation ................................................................................................................................. 8
LA FICHE CLIENT ............................................................................................................................................. 10
Créer un client .................................................................................................................................................. 10
Modifier la fiche client ...................................................................................................................................... 12
Les collections ................................................................................................................................................... 13
Les fiches techniques ........................................................................................................................................ 15
Le questionnaire de satisfaction ....................................................................................................................... 16
Prendre une photo de votre client ................................................................................................................... 17
Le mode client .................................................................................................................................................. 18
LE PERSONNEL ................................................................................................................................................ 19
LES COLLECTIONS ........................................................................................................................................... 20
LES PRODUITS ................................................................................................................................................ 21
Les catalogues de produits ........................................................................................................................... 21
Les fournisseurs ............................................................................................................................................ 22
Les types de produits.................................................................................................................................... 22
Les familles de produits ................................................................................................................................ 22
Les gammes de produits ............................................................................................................................... 22
La liste des produits ...................................................................................................................................... 23
LES SERVICES .................................................................................................................................................. 24
Les familles de service .................................................................................................................................. 24
La liste des services ...................................................................................................................................... 24
LES FORFAITS ................................................................................................................................................. 26
LA FACTURATION ........................................................................................................................................... 27
Facturer un service ou un forfait ...................................................................................................................... 27
Facturer un produit ........................................................................................................................................... 28
Faire une remise ............................................................................................................................................... 28
Procéder à l’encaissement ................................................................................................................................ 29
LA CAISSE ....................................................................................................................................................... 31
LES RENDEZ-VOUS .......................................................................................................................................... 32
M3 -17 01 2012 3
LES PREMIERS PAS
Vous venez d’installer iMerlin, le premier logiciel de gestion de salon de coiffure sur Ipad.
Vous allez pouvoir personnaliser vos services, compléter votre équipe de travail, créer vos clients,
facturer et prendre des rendez-vous.
Voici l’écran principal de votre application. Il est composé de plusieurs parties.
En haut, le cadenas permet de protéger ou d’accéder à vos données.
Il existe 3 niveaux d’accès dans iMerlin. Le niveau d’accès est défini pour chaque collaborateur.
Manager : qui permet d’accéder à toutes les fonctions y comprises les fonctions de réglages.
Employé : qui permet d’accéder aux fonctions standard.
Aucun : Par défaut, s’il n’y a pas de mot de passe, ce mode est réservé à la consultation de vos clients.
Lorsque vous saisissez le mot de passe du manager, l’icône « Manager » apparait en bas à droite de l’écran.
M3 -17 01 2012 4
En tapant dessus vous accédez aux fonctions de réglages iMerlin.
Ces fonctions vous permettront de paramétrer vos données, de configurer votre caisse, et de choisir vos collections.
Cette icône vous permettra, sur chaque écran, de revenir sur l’écran précèdent.
M3 -17 01 2012 5
Au centre, vous pouvez présenter des collections. Nous verrons dans la partie réglages comment les sélectionner.
Au fur et à mesure que vous accueillerez vos clients dans votre salon, ils apparaitront sur votre écran.
Pour accéder à vos différentes fiches vous pouvez les balayer d’un doigt.
Tapez tout simplement sur l’icône du client pour accéder à sa fiche, ou pour facturer.
En bas, il y a plusieurs icônes qui correspondent à différentes fonctions.
Les fiches clients.
Les news.
Les formations.
Les rendez-vous.
Les ABS.
Vous remarquerez qu’en tapant sur cette icône , vous faite apparaitre différentes fonctions.
En conservant le doigt sur cette icone vous faites apparaître ou disparaître le nom des icônes.
Dans tous les écrans vous pourrez ainsi faire apparaitre ou disparaitre les différentes fonctions disponibles.
M3 -17 01 2012 6
LES REGLAGES
Les fonctions de réglages sont accessibles uniquement si le mot de passe du manager a été saisi.
Sur l’écran principal, allez sur « Manager » .
Pour visualiser tous les réglages, balayez votre écran de bas en haut.
Les Mises à jour
Permet de faire les mises à jour du logiciel iMerlin.
Si une mise à jour est disponible un petit 1 s’affichera sur l’icône Manager et la fonction de mise à jour sera alors active. Il vous suffira d’aller sur « Mise à jour iMerlin » pour lancer l’installation de celle-ci.
Les Sauvegardes
La fonction « sauvegarder mon iPad » sauvegarde les données de l’application sur iTunes. Vous pourrez si nécessaire restaurer les données dans iMerlin à partir d’iTunes.
M3 -17 01 2012 7
Le Questionnaire de satisfaction
Permet de visualiser la synthèse des réponses au questionnaire de satisfaction (en pourcentage).
La Licence iMerlin
Permet d’activer la licence de votre logiciel iMerlin.
Les Taux de Tva
Pour accéder aux réglages des taux de TVA, aller sur « Manager » , puis dans la partie
Caisse/Facturation, allez sur « Taux de TVA » .
Vous accédez à la liste des TVA disponibles dans iMerlin.
Pour modifier un taux de tva sélectionnez-le dans la liste. Par défaut il existe déjà les trois taux,
19.60%, 5.50% et 0%.
Pour créer un nouveau taux taper sur .
M3 -17 01 2012 8
Saisissez le nom, et le taux.
Tapez sur « Sauvegarder » pour enregistrer votre nouveau taux.
Les services en facturation
iMerlin vous offre la possibilité de personnaliser une « palette d’icônes», pour une facturation plus
rapide.
Chaque icône correspondra à un service ou un forfait.
Pour personnaliser cette palette, allez dans « Manager » , puis dans la partie
Caisse/facturation, allez sur « Services en facturation » .
M3 -17 01 2012 9
Vous pouvez choisir la taille des icônes, petites, moyennes ou grandes, en fonction de la catégorie de clients.
Par défaut, tous les services et les forfaits sont déjà représentés par des icônes, dont la couleur correspond à la couleur de la famille à laquelle le service ou le forfait appartient.
Pour modifier une icône, sélectionnez-la.
Tapez sur la loupe et sélectionnez dans une des listes, le service ou le forfait que vous voulez attribuer à cette icône.
Vous pouvez modifier le nom qui s’affichera sur le bouton, en tapant dans la zone de texte.
Tapez sur « Sauvegarder » pour enregistrer les modifications.
M3 -17 01 2012 10
LA FICHE CLIENT
Avec votre fichier clients iMerlin, vous allez encore plus facilement fidéliser vos clients.
Pour accéder à la liste de vos clients, tapez sur l’icône . Pour un client existant, tapez dans la zone Nom, et tapez la première lettre de son Nom.
Tapez sur la loupe. , la liste des clients s’affiche à l’écran. Sélectionnez alors votre client dans la liste.
Créer un client
Pour créer un nouveau client, tapez sur l’icône , puis sur l’icône .
Vous accédez alors directement à la saisie des informations générales de votre client.
Vous devez renseigner au minimum, le nom et le prénom.
En tapant sur une zone de texte vous ferez apparaitre le clavier pour saisir les informations.
M3 -17 01 2012 11
Si vous souhaitez saisir des chiffres tapez sur la touche chiffre du clavier en bas à gauche. Pour
revenir à la fiche tapez sur l’icône du clavier en bas à droite .
Le leader est le collaborateur qui s’est occupé d’un client lors de sa première visite au salon et qui par la suite à l’habitude de s’occuper de lui.
Pour la date de naissance, vous pouvez choisir de saisir uniquement le jour et le mois de naissance de vos clients.
Tapez sur « Sauvegarder » pour enregistrer votre nouveau client.
Vous êtes maintenant sur la fiche de votre client. Elle se déroule et comprend plusieurs parties :
Ses coordonnées.
Ses photos.
Ses visuels préférés.
Ses dernières visites.
Ses derniers produits achetés.
La fiche conseil.
Et le détail du dernier ticket.
Nous allons voir en détail les différentes fonctions accessibles à partir des icônes en bas de la fiche client.
Permet de revenir sur l’écran précèdent
Permet d’accéder aux collections.
Permet de créer, de modifier ou de consulter les différentes fiches techniques de votre client.
Permet d’accéder au questionnaire de satisfaction.
M3 -17 01 2012 12
Permet de prendre la photo de votre cliente et de la conserver dans sa fiche.
Permet d’accéder à la facturation pour ce client.
Permet de modifier et mettre à jour les informations de votre client.
Permet d’accéder à la fiche client en « Mode client ».
Permet de sortir de la fiche client et revenir sur l’écran principal.
Modifier la fiche client
Lorsque vous tapez sur , vous accédez à la fiche client en mode modification.
En tapant sur une zone de texte vous ferez apparaitre le clavier pour saisir les informations.
Pour revenir à la fiche tapez sur l’icône du clavier en bas à droite .
Tapez sur « Sauvegarder » pour enregistrer les modifications.
M3 -17 01 2012 13
Les collections
Améliorez le dialogue avec vos clients en leur laissant choisir des looks parmi des collections de photos issues des plus grandes marques de la coiffure.
Chaque client peut consulter les collections et choisir des visuels à partir de sa fiche client.
Pour cela, lorsque vous êtes sur la fiche client allez sur « Looks » .
Les collections s’affichent alors à l’écran sous forme de vignettes.
Vous pouvez affiner la sélection à l’aide des cases à cocher.
Pour choisir un visuel, sélectionnez-le et lorsqu’il est en plein écran tapez sur puis sur .
M3 -17 01 2012 14
Les différentes photos sélectionnées sont consultables en cochant « ma sélection » (une étoile indique la sélection).
Vous retrouverez alors les visuels préférés de votre cliente dans sa fiche.
M3 -17 01 2012 15
Les fiches techniques
Pour créer une fiche technique à partir de la fiche client, allez sur « Fiches Techniques » .
La liste des fiches techniques s’affiche à l’écran.
Vous pouvez modifier ou supprimer une fiche technique en la sélectionnant.
Pour en créer une nouvelle, sélectionnez la famille correspondante à la fiche technique que vous
souhaitez créer, Coloration, Permanente ou Coupe en tapant sur .
Remplissez alors, la date, l’exécutant et dans Remarques vous pouvez saisir par exemple les produits et la formule utilisés pour une coloration ou une permanente.
Allez sur « Sauvergarder » pour enregistrer la nouvelle fiche technique.
M3 -17 01 2012 16
Le questionnaire de satisfaction
iMerlin vous propose un questionnaire de satisfaction à soumettre à vos clients afin de connaître leur avis. A partir de la fiche client, vous pourrez consulter les réponses de chaque client au questionnaire de
satisfaction, en tapant sur cette icône .
Vous pourrez consultez la synthèse de toutes les réponses de vos clients au questionnaire de
satisfaction, en allant sur Manager, Accès Manager, puis sur « Satisfaction » .
M3 -17 01 2012 17
Prendre une photo de votre client
A partir de la fiche de votre client, vous pouvez le prendre une photo en tapant sur « Photo » .
Remarque : L’ipad posséde 2 appareils photos, un sur la face avant de l’ipad, et un au dos de l’ipad, par défaut c’est celui du dos qui est selectionné. Si vous souhaitez basculer sur l’appareil face
à vous, tapez sur l’icone de changement (en haut de l’écran à droite).
Puis prenez votre photo à l’aide de ce bouton, . Choisissez alors de l’utiliser ou de recommencer.
Pour choisir cette photo comme photo principale de votre client, tapez sur la photo puis sur .
Vous pouvez aussi la supprimer en tapant sur .
M3 -17 01 2012 18
Le mode client
iMerlin va permettre de rendre encore plus facile la saisie des informations fondamentales de votre client en lui remettant tout simplement votre iPad.
À partir de la fiche client vous pouvez permettre à vos clients d’accéder à leur fiche en tapant sur
cette icône . Chaque client pourra alors visualiser sa fiche personnelle (simplifiée).
Donnez ainsi à vos clients la possibilité de remplir eux-mêmes les informations principales de leur fiche et de répondre au questionnaire de satisfaction.
Votre cliente pourra :
Choisir ses viuels préférés. (Voir chap. Les collections)
Se prendre en photo. (Voir Chap. Prendre une photo de votre client)
Répondre au questionnaire de satisfaction.
Pour chaque question, votre client pourra choisir parmi les réponses suivantes :
Oui Non Sans avis.
Modifier ses données personnelles. (Voir Chap. Modifier la fiche client). Pour revenir aux
fonctions Manager d’iMerlin, tapez sur l’icône , vous devrez alors ressaisir votre mot de passe.
M3 -17 01 2012 19
LE PERSONNEL
En allant sur « Personnel» , vous accédez la liste des collaborateurs.
Vous pouvez modifier la fiche d’un collaborateur en le sélectionnant.
Pour ajouter un collaborateur, tapez sur .
Saisissez au minimum :
Son nom, son prénom, son niveau d’accès et son mot de passe.
Vous pouvez lui attribuer un pictogramme ou une photo en tapant sur la flèche dans la partie « Photo ».
Tapez sur « Sauvegardez » pour enregistrer votre nouveau collaborateur.
M3 -17 01 2012 20
LES COLLECTIONS
Vous allez pouvoir choisir les visuels que vous souhaitez afficher pour vos clients, en allant sur
« Manager » et dans la partie Réglages allez sur « Collections » .
Ces collections vous permettront d’établir un dialogue professionnel avec vos clients.
Vos clients pourront ainsi choisir des looks qui leur correspondent et vous pourrez ainsi mieux les conseiller.
Par défaut tous les visuels sont sélectionnés dans « Ma sélection ».
Si vous souhaitez enlever un visuel de la collection, pour ne pas qu’il s’affiche sur l’écran principal ou dans la fiche client, alors sélectionnez-le et décochez la case « Ma sélection ».
Pour retrouver tous les visuels, tapez sur « Réinitialiser ».
M3 -17 01 2012 21
LES PRODUITS
iMerlin met à votre disposition les catalogues produits de plusieurs fournisseurs afin de les importer dans le logiciel.
Vous avez sans doute déjà choisi dans l’assistant de démarrage les fournisseurs dont vous souhaitez
utiliser les produits.
Vous retrouverez toutes les informations sur ces produits en allant dans « Manager », dans la partie
Produits.
Ces icônes : familles, gammes, fournisseurs, catalogues produits, liste de produits et types, vous permettront d’accéder aux différents réglages pour tous vos produits.
Les catalogues de produits
Pour importer un nouveau fournisseur, sélectionnez-le en activant ce bouton , il doit être sur 1 pour que le fournisseur soit importé.
Une fois que vous avez activé les fournisseurs que vous souhaitez l’importer, tapez sur .
Ce bouton vous permettra également de mettre à jour les fournisseurs que vous avez déjà
importés.
M3 -17 01 2012 22
Les fournisseurs
En allant sur « Fournisseurs », vous affichez la liste des fournisseurs disponibles dans iMerlin.
Vous pouvez modifier un fournisseur en le sélectionnant.
Pour ajouter un fournisseur, qui n’est pas dans la liste des fournisseurs à importer, tapez sur .
Donnez-lui un nom, et tapez sur « Sauvegardez » pour enregistrer votre nouveau fournisseur.
Les types de produits
En allant sur « Types de produits », vous accédez à la liste des types de produits disponibles dans
iMerlin.
Par défaut il y en a trois : Mixte, Technique et Vente.
Vous pouvez modifier un type en le sélectionnant.
Pour ajouter un type, tapez sur .
Donnez-lui un nom, et tapez sur « Sauvegardez » pour enregistrer votre nouveau type de produit.
Les familles de produits
En allant sur « Familles », vous accédez à la liste des familles de produit disponibles dans iMerlin.
Vous pouvez modifier une famille en la sélectionnant.
Pour ajouter une famille tapez sur .
Donnez-lui un nom, et tapez sur « Sauvegardez » pour enregistrer votre nouvelle famille de produit.
Les gammes de produits
En allant sur « Gammes », vous accédez à la liste des gammes de produit disponibles dans iMerlin.
Vous pouvez modifier une gamme en la sélectionnant.
M3 -17 01 2012 23
Pour ajouter une gamme tapez sur .
Donnez-lui un nom, et tapez sur « Sauvegardez » pour enregistrer votre nouvelle gamme de produit.
La liste des produits
En allant sur « Liste des produits », vous accédez la liste des produits disponibles dans iMerlin.
Vous pouvez filtrer la liste des produits par fournisseur, famille, gamme ou type de produit afin
d’affiner votre sélection.
Pour modifier un produit sélectionnez-le.
Pour créer un nouveau produit, tapez sur .
Renseigner le nom (référence), le code à barres et le prix.
Sélectionnez ensuite, le fournisseur, le type et la famille.
Vous n’êtes pas obligé de mettre la sous-famille et la gamme.
Tapez sur « Sauvegardez » pour enregistrer votre nouveau produit.
M3 -17 01 2012 24
LES SERVICES
Afin que vous puissiez en profiter immédiatement, nous avons installé une base de données par
défaut comprenant quelques services et forfaits types que vous pourrez aisément modifier.
Les services et les forfaits vont vous permettre de gagner un temps considérable en facturation.
Les familles de service
En allant sur « Familles» , vous accédez à la liste des familles de service disponibles dans
iMerlin.
Vous pouvez modifier une famille en la sélectionnant.
Pour créer une nouvelle famille de service tapez sur .
Donnez-lui un nom, et attribuez-lui une couleur qui sera utilisée pour l’affichage en facturation.
Tapez sur « Sauvegardez » pour enregistrer votre nouvelle famille de service.
La liste des services
En tapant sur « Liste des services» , vous accédez la liste des services disponibles dans
iMerlin.
Vous pouvez modifier un service en le sélectionnant.
Pour créer nouveau service tapez sur .
M3 -17 01 2012 25
Saisissez le nom de votre nouveau service.
Définissez les catégories de clients auxquelles il se rapporte en sélectionnant le sexe et la tranche d’âge.
Sélectionnez dans la liste la famille à laquelle il se rapporte.
Définissez son prix et son taux de tva.
Tapez sur « Sauvegarder » pour enregistrer votre nouveau service.
M3 -17 01 2012 26
LES FORFAITS
En tapant sur « Liste des Forfaits» , vous accédez la liste des forfaits disponibles dans iMerlin.
Vous pouvez modifier un forfait en le sélectionnant.
Pour créer nouveau forfait tapez sur .
Un forfait est un ensemble de service proposé à un prix unique.
Pour créer un forfait il faut donc que les services qui le composent, existent déjà dans la liste des services.
Saisissez le nom de votre nouveau forfait.
Définissez la catégorie de clients à laquelle il se rapporte en sélectionnant le sexe et la tranche d’âge.
Pour ajouter les services qui composent votre forfait tapez sur le signe +.
Sélectionnez les services un par un en tapant à chaque fois sur le bouton +.
Le prix est défini automatiquement à chaque fois que vous ajoutez un service.
Pour modifier le prix du forfait, modifiez le prix de chaque service en tapant dessus.
Pour supprimer un service du forfait, sélectionnez-le et tapez sur la poubelle en bas à droite.
Tapez sur « Sauvegarder » pour enregistrer votre nouveau forfait.
M3 -17 01 2012 27
LA FACTURATION
La facturation se fait à partir de la fiche client. Lorsque vous avez sélectionné votre client, allez sur
« Facturation » . L’écran facturation s’affiche à l’écran.
Facturer un service ou un forfait
Vous visualisez tous les services et les forfaits en les balayant de droite à gauche.
Tous les boutons permettant de facturer un service ou un forfait sont paramétrables dans la partie « Manager- Services en factuation ».
Pour facturer un service (ou un forfait), sélectionnez-le, puis choisissez le collaborateur qui l’a réalisé.
Sélectionnez ainsi tous les services facturés à votre client de la même façon.
M3 -17 01 2012 28
Facturer un produit
Pour facturer un produit, tapez sur .
Tapez dans la zone de recherche, le clavier apparait.
Tapez la première lettre du produit recherché, et validez sur le bouton du clavier.
La liste des produits s’affiche alors à l’écran.
Sélectionnez le produit, puis tapez sur . Sélectionnez ensuite le collaborateur qui a vendu le
produit.
Le produit apparait alors sur le ticket.
Faire une remise
Vous pouvez appliquer une remise sur le service votre choix ou sur l’ensemble du ticket.
Pour cela, sélectionnez le service, puis allez sur remise .
M3 -17 01 2012 29
Cochez « Sur la ligne sélectionnée uniquement ».
Sélectionnez si la remise est en montant ou en pourcentage.
Tapez le montant de la remise.
Sélectionnez l’arrondi puis validez sur .
Procéder à l’encaissement
Une fois que vous avez terminé votre ticket, il ne vous reste plus qu’à procéder à l’encaissement en choisissant le mode de règlement :
Espèces, carte bleue ou chèque.
Si vous encaissez en espèces, l’écran de rendu monnaie s’affiche à l’écran.
Saisissez à l’aide des billets le montant encaissé, le montant à rendre s’affichera automatiquement.
Vous pouvez aussi taper sur « Montant encaissé » et saisir le montant à l’aide du clavier.
Vous pourrez alors :
Revenir à la facturation Valider votre ticket.
M3 -17 01 2012 30
Une fois que vous avez validé votre ticket vous pourrez :
Envoyer le ticket par email à votre client.
Imprimer le ticket.
Revenir sur la fiche client.
M3 -17 01 2012 31
LA CAISSE
Pour accéder à la caisse, sur l’écran principal, allez sur « Manager », puis dans la partie « Accès
Manager » allez sur « Caisse » . Vous accédez alors à l’analyse de votre caisse et aux différents
états d’iMerlin. Vous devez d’abord sélectionnez la période d’analyse.
Vous visualisez le détail de la caisse sur la période choisie.
En bas de cet écran, vous avez deux icônes qui vous permettront respectivement d’imprimer le détail de la caisse et la liste des tickets sur la période sélectionnée. Pour chaque état vous pourrez
choisir de le sauvegarder sur ITunes ou de l’imprimer .
M3 -17 01 2012 32
LES RENDEZ-VOUS
Pour accéder à la gestion des rendez-vous, allez sur le bouton « Rendez-Vous » sur l’écran
prinicpal. Le carnet de Rendez-vous s’affiche à l’écran.
Pour poser un rendez-vous tapez sur .
Choisissez votre client dans la liste.
Sélectionner la date et l’heure du rendez-vous, la durée de la prestation et le collaborateur.
Validez le RDV en tapant sur . Le rendez-vous apparait alors dans le carnet de rendez-vous. Vous pouvez le consulter en tapant dessus.
M3 -17 01 2012 33
M3 -17 01 2012 34