le systÈme d’information documentaire

1DES - Marie-Thérèse REBAT2005.01.25

LE SYSTÈME LE SYSTÈME

D’INFORMATION D’INFORMATION

DOCUMENTAIREDOCUMENTAIRE

2005.01.25 DES - Marie-Thérèse REBAT 2

Plan

Le Système d’information documentaire dans le contexte du système d’information global de l’établissement

1. L’Etat des lieux dans les bibliothèques

2. Les Fonctionnalités du système d’information documentaire + Un cas concret : l’université de technologie de Compiègne (Annie Bertrand)

3. La Stratégie et le pilotage d’un système d’information global : la démarche de l’université de Rennes 1 (Thierry Bédouin et Ghyslaine Duong Vinh)

4. Les Evolutions technologiques par Jean-Paul Le Guigner (CRU)

5. L’Intégration du système d’information documentaire dans le système d’information global + Une illustration : l’université de Valenciennes (Stéphane Bassinet, Arnaud Moulard et Guillaume Hatt)

La Dynamique des systèmes d’information


Le Système d’information documentaire dans le contexte

du Système global d’information

Le S.I. est le reflet de la politique de l’établissement :

construire un système d’information, c’est poser un acte politique


Définition

Le Système d’information documentaire n’est pas un S.I.G.B.

Même avec des fonctionnalités étendues, le S.I.G.B. est seulement un progiciel de gestion,

comparable aux autres logiciels de gestion


Définition

Mais le S.I.G.B. est un des éléments constitutifs

du système d’information documentaire (S.I. doc.)


Alors, qu’est-ce que le S.I. doc. ?

DEFINITION :

Un dispositif global d’accès à la documentation et à l’information multimédia,

depuis un poste banalisé, sur place ou à distance,

en intranet ou extranet et sur l’internet, selon une habilitation personnalisée

pour chaque usager,

…/…


Définition

…/… construit selon un schéma d’intégration

de ressources et de services, dans une totale compatibilité

avec le Système global d’information (S.G.I.), fondé sur le socle de l’Environnement numérique de

travail (E.N.T.), un pré-requis,

dont le corollaire indispensable est une interface universelle et conviviale,

dans le respect des normes (interopérabilité)


Le Périmètre du S.I. doc.

Une offre de ressources

Une offre de services


Définition

Des ressources gratuites ou payantes, produites en interne ou acquises chez des éditeurs ou des auteurs extérieurs, indexées par les soins des bibliothécaires (ou documentalistes)

Des services de base qui peuvent aussi être inclus dans le périmètre fonctionnel du S.G.I. (et de l’E.N.T.) : bureau virtuel, GED et workflow, méta-moteur de recherche à la frontière avec les autres métiers


Définition

Le S.I. doc. ne peut être isolé des autres projets La documentation est certes un métier… Mais les professionnels de la documentation travaillent au service d’une politique d’établissement


Définition

Le S.I. doc. doit donc être conçu comme intégré dans le S.G.I. La notion d’intégration remplace celle de juxtaposition Ce n’est pas une succession d’outils mais une construction raisonnée basée sur la notion de bureau virtuel

Le S.I. doc. est complémentaire et compatible, une « brique » du S.G.I., comme la pédagogie, la recherche, l’administration…


1. L’Etat des lieux des S.I. doc.

1.1 Le budget

1.2 L’équipement

1.3 Les 2 briques constitutives du S.I. doc.


1.1 Le budget

La dépense des établissements

La contribution du ministère

L’équipement matériel

Les logiciels

La maintenance


Etat des lieux

La dépense totale des établissements en informatique documentaire :

Selon l’E.S.G.B.U., dernière enquête, 10,95 M€, soit moins de 9 % des dépenses totales des bibliothèques


Etat des lieux

La contribution du ministère :

La participation de la S.D.B.D., en 2004, plus de 6 M€, soit près de 55 % du montant total des dépenses des établissements en informatique documentaire


Etat des lieux

Le matériel : Le 1er poste de dépense (4,95 M€), soit plus de 40 % des dépenses d’informatique documentaire

Les logiciels : 2,7 M€, soit plus de 25 % des dépenses d’informatique documentaire

La maintenance : 3,13 M€, près de 30 % du montant total des achats informatiques


1.2 L’équipement

±10 000 postes dans les lieux de bibliothèques

L’objectif demeure : 1 poste pour 10 au minimum, 1 poste pour 5 au mieux


1.3 Les briques constitutives du S.I. doc.

Les S.I.G.B.

Les S.I. doc.


Etat des lieux

Les S.I.G.B. :

Tous les SCD et bibliothèques ont un S.I.G.B.,

MAIS toutes les unités documentaires ne sont pas encore intégrées dans le S.I.G.B.


Etat des lieux

Les S.I. doc. :

offrent des ressources juxtaposées :

des pages d’information sur le serveur web

le catalogue (opac web), voire les catalogues de l’établissement,

des liens vers les bases de données, les documents numérisés et, principalement, vers les revues électroniques,

un répertoire de sites web ou une liste de signets

…/…


Etat des lieux

…/…

et des services :

l’authentification de l’usager

l’accès au réseau de CD-Rom

un album (dossier personnel de l’usager)

le déchargement et l’impression des résultats de recherche

un système de GED, plus ou moins complet, dont, par exemple, la numérisation des thèses


Etat des lieux

Aujourd’hui, ≈ 20 S.I. doc.

des S.I. doc. de 1re génération, dont 5 présentant toutes les fonctionnalités, développés de façon autonome, comme une brique complète et quasiment autosuffisante, en avance sur les E.N.T. des universités

et seulement 8 S.I. doc. de nouvelle génération (intégrant de nouvelles technologies)

9 SCD développent une démarche d’intégration dans le S.G.I. de l’établissement


Etat des lieux

… Et des morceaux de S.I. doc. développés de manière complémentaire et éparse :

Liste de revues : • Bimpe (Saint-Etienne) • APE (Abes)

GED B.U. : • Base institutionnelle d’archives (Besançon) • Archive institutionnelle ouverte (Nice) • Chaînes de numérisation des thèses courantes Cyberdocs et Sparte (Lyon 2, Limoges)

…/…


Etat des lieux

…/…

GED recherche : • E-prints (Strasbourg 1) • E-journal (Limoges)

Ces outils ont vocation à être intégrés dans le S.I. doc. de nouvelle génération


2. Les Fonctionnalités du S. I. doc.

2.1 Informations institutionnelles

2.2 Ressources internes et externes

2.3 Services internes et externes

2.4 Liens vers les autres informations au sein du S.G.I. et vers des réseaux documentaires spécifiques


2.1 Les Informations institutionnelles

Coordonnées administratives

Plan de situation des locaux de bibliothèque sur les campus Plan des accès et transports

Présentation institutionnelle du Service commun de la documentation Présentation des bibliothèques : notices du R.N.B.C.D.

Règlement intérieur

…/…


Fonctionnalités

…/…

Conditions et modalités d’inscription

Horaires d’ouverture… et de vacances

Conditions de consultation, de prêt, de prêt inter, de réservation de places

Des renseignements pratiques, les expositions, les actualités

Nouveautés documentaires : acquisitions, abonnements

État du catalogue : collections intégrées, collections encore sur fichiers, collections non traitées

…/…


Fonctionnalités

…/…

Comptes rendus du Conseil de la documentation et des commissions de sélection par domaine

Charte documentaire

Liens avec d’autres pages ou d’autres sites de l’établissement

Certaines de ces pages doivent être actualisées… EN PERMANENCE


2.2 Les Ressources internes et externes

Les ressources documentaires

Les ressources pédagogiques

Les ressources de la recherche

Les ressources administratives


Fonctionnalités

Les ressources documentaires

Catalogue unique des collections de toutes les bibliothèques (Opac en mode web)

CD-Rom et DVD-Rom en monoposte ou en réseau

Documents patrimoniaux numérisés (fonds particuliers…)

Abonnements électroniques

Bases de données bibliographiques, textuelles, factuelles, d’images, d’auto-formation

Liste de signets… …/…


Fonctionnalités

…/…

Catalogue inter-établissements, catalogue disponible sur le site du Pôle,

Catalogue Sudoc, « Portail » Sudoc

Catalogue CCFr

Bases de données disponibles sur le site de l’Urfist

Sites de revues électroniques (revues.org), de signets (Cerimes) etc.


Fonctionnalités

Les ressources pédagogiques

Productions pédagogiques : intégralité de cours composant un diplôme complet ensemble de cours d’une unité d’enseignement courssupports de cours auto-évaluation (Q.C.M.)… y compris le catalogue des publications du S.C.U.I.O.

Campus numériques nationaux

Productions de Canal U, des Amphis de la 5e etc.


Fonctionnalités

Les ressources de la recherche

Thèses Masters

Productions des enseignants-chercheurs (prépublications, articles, postpublications…)

Publications des presses universitaires, revues universitaires électroniques

Actes de colloques, Canal C2 Rapports de stages

etc.


Fonctionnalités

Les ressources administratives

de type institutionnel : livret de présentation de l’établissement charte de l’usagerlettre du président ou du directeur comptes rendus des différents conseils

règlements et circulaires… toute la production éditoriale officielle de l’établissement

de type plus immédiat, moins pérenne, traitant de la vie courante de l’établissement ou du campus : un relais vers l’administration, la culture, la santé, le sport…


2.3 Les Services externes et internes

Gestion

Recherche

Edition


Fonctionnalités

La gestion S.I.G.B. :

fonctionnalités utiles aux professionnels fonctionnalités utiles à l’usager : prêt, réservation de places, commande ou la réservation de documents, prêt entre bibliothèques (PEB) dossier (suivi de la situation de l’emprunteur)

Messagerie, fils de discussion (groupes de travail), forum… Foire aux questions (FAQ)

Renseignements pratiques (agenda des formations et activités proposées aux professionnels)


Fonctionnalités

La recherche

Diffusion sélective de l’information (D.S.I.)

selon les droits d’accès

profils personnalisés

parcours pré-établis en fonction des diplômes en fonction de profils de groupes d’usagers…

le cœur du métier de la politique documentaire

…/…


Fonctionnalités

La recherche

…/…

Service de la recherche : Permanence de personnels, par tél. et par courriel Aide en ligne personnalisée Service de SOS

Formation à la méthodologie et à la recherche documentaire Offre de base ou spécialisation par le SCD Enseignement intégré dans les cursus

une consolidation de la profession de bibliothécaire

…/…


Fonctionnalités

La recherche

…/…

Accès au dossier personnel : Album (sauvegarde de profils de type D.S.I.) Panier (sauvegarde temporaire de recherches en cours)

Déchargement des recherches : impression déportée sauvegarde temporaire sur un périphérique extérieur (clé USB…) sauvegarde dans un espace de stockage personnalisé sur un serveur de l’établissement

etc.


Fonctionnalités

L’édition

GED (Gestion électronique de documents)avec ROC-O.C.R. (Optical Character Recognition)

C.M.S. (Content management System) Système de gestion de contenus et de constitution dynamique de pages web avec signalement et indexation

…/…


Fonctionnalités

…/…

avec intégration d’outils de travail collaboratif :

Workflow ou système de suivi de l’élaboration d’un document jusqu’à sa validation

Business Process Management (B.P.M.) ou orchestration ou principes de modélisation de processus utilisant le format de Records Management

…/…


Fonctionnalités

…/…

Questions juridiques : réflexion avec les auteurs, avec les services…

Impression : Achat et installation concertés des imprimantes…


2.4 Les Liens avec les autres informations du SGI

avec les outils de gestion : progiciels de l’Amue ou du groupe de la Rochelle outils de gestion créés par l’établissement ou en collaboration avec d’autres établissements

avec les sites de marchés publics : le site interne, celui de l’Amue, ceux du B.O.A.M.P. et du J.O.U.E.

…/…


Fonctionnalités

…/…

avec le site de l’U.N.R.

avec les sites des établissements, écoles, pôle, associations de l’académie, de la région, d’un ensemble interrégional le site de l’agence de coopération

etc.


(2.5) UN CAS CONCRET DE S.I. DOC. :

L’UNIVERSITE DE TECHNOLOGIE DE COMPIEGNE

ANNIE BERTRAND


3. LA STRATEGIE ET LE PILOTAGE D ’UN SYSTEME GLOBAL D’INFORMATION :

LA DEMARCHE DE

L’UNIVERSITE DE RENNES 1

THIERRY BEDOUIN

GHYSLAINE DUONG VINH


4. LES EVOLUTIONS TECHNOLOGIQUES :

COMITE RESEAU UNIVERSITES

JEAN-PAUL LE GUIGNER


5. L’Intégration du système d’information documentaire dans le système global

d’information

5.1 Les domaines de collaboration entre le S.I. doc. et le S.G.I.

5.2 Les développements en cours


5.1 Les Domaines de collaboration

Logiciels libres

Outils de gestion de documents et de bases de données … et outils de recherche

Outils de tableaux de bord

Politique de publication


Intégration S.I. doc. dans S.G.I.

Logiciels libres

Une préconisation : l’ADAE ( Agence pour le développement de l’administration électronique) // une position pragmatique

La licence est gratuite, mais le service est payant

La communauté des développeurs en copropriété doit être pérenne



Gestion électronique de documents et recherche

Les outils de gestion électronique de documents (GED) et workflow

Les moteurs de recherche et le méta-moteur d’accès universel intégrant un outil de moissonnage et un protocole de recherche fédérée

Le dossier de l’usager, partiellement proposé par l’E.N.T.

Le comité de pilotage doit se prononcer sur le rôle fonctionnel de chaque service

et sur le choix et le partage des outils



Outils de tableaux de bord

2 niveaux : évaluation de la politique publique par le ministère (mise en œuvre de la LOLF) évaluation des axes stratégiques de l’établissement et orientation de la politique par

l’équipe dirigeante

Outils, critères, indicateurs et statistiques mutualisables

Le système d’information de gestion (SIG) permet le pilotage de la politique d’établissement

Il est impératif que les services travaillent ensemble à la construction d’un projet intégré



Politique de publication

Un objectif de cohérence et une coordination entre les services

pour une politique globale de rédaction, de signalement et d’indexation, de stockage, de diffusion :

l’université est un éditeur

Rôle particulier dans l’organisation de l’accès aux publications : recensement de toutes les publications,

particulièrement des enseignants et des chercheurs indexation de toutes les productions universitaires aide à l’édition questions juridiques


5.2 Les Développements à suivre

Une information pertinente et pérenne garantie par le respect des normes et standards

Langages : X.M.L. (Extensible Markup Language) ; P.D.F. (Portable Document Format)

Métadonnées

D.T.D. (Document Type Definition), schémas

Records Management

…/…



…/…

Indexation :

Indexation sujet selon des listes d’autorité nationales (Rameau, F-Mesh), des thésaurus, selon le référentiel de l’offre de formation, etc.

Formats LOM (Learning Object Metadata) et SCORM (Sharable Content Object Reference Metadata)

I.S.T.C. (Code international normalisé pour les textes)

Interfaces d’accès à des bases, des sites…(outils de résolution de liens contextuels)

Protocole Z 39-50 et serveur de protocoles Open U.R.L.


Repères

Il est indispensable et urgent que les professionnels de la documentation organisent la veille

et améliorent leur formation et leur information

Références de veille informationnelle : Educnet (SDET) CRU Aristote, groupe PIN Culture - Archives de France Afnor (CG 46) ISO (TC 46)

Nécessité de former et d’informer le personnel : ENSSIB A.D.B.S. URFIST, C.R.F.C.B. Relais d’information : les CRI, les cellules de TICE


UNE ILLUSTRATION DE S.G.I. ET DE S.I. DOC. INTEGRE :

L’UNIVERSITE DE VALENCIENNES

STEPHANE BASSINET GUILLAUME HATT

ARNAUD MOULARD


Pour conclure aujourd’hui… Le système d’information documentaire représente

pour les SCD, bibliothèques…

Un défi pour le métier : le signalement de toutes les ressources,

à commencer par les ressources documentaires

Une évolution de la profession : l’intégration dans l’établissement, l’interaction

(l’indexation, l’aide à la publication)

Pour une amélioration de la qualité de service auprès des usagers


Conclusion

Le système d’information global représente pour tout l’établissement

Une prise de conscience des personnels : le S.I. est une conduite du changement

Élaboration de guides de procédures, développement d’une démarche qualité

Adaptation aux nouvelles structures,aux évolutions technologiques


Conclusion

Une mobilité des compétences // une réorganisation structurelle // de nouvelles orientations des métiers

Relations interprofessionnelles et inter-services : l’informaticien

le bibliothécaire-documentaliste le graphiste

l’enseignant, le chercheur, l’administratif travaillent dans un souci d’ergonomie,

d’interopérabilité et d’évolutivité, d’interdisciplinarité et de transversalité


Conclusion

Le S.I. nécessite une démarche de mutualisation des compétences, des ressources et des moyens

et favorise la mise en œuvre d’une politique raisonnée d’établissement

dans le cadre d’un comité de pilotage

Le S.I. est une opportunité pour la vie de l’établissement,

un signe du changement et du dynamisme de l’établissement


Le Système d’information documentaire dans le contexte

du Système global d’information

Le Système d’information documentaire représente une obligation et un enjeu d’avenir