système d’information secteur bruxelles

S.LHOIR - BFAC 12/12/2005

Système d’Information secteur Bruxelles

- Équipement des personnes.

- Acquisition par le SGSI d’un logiciel de gestion de parc.

- Aménagement de l'espace didactique centre faculté.

- Portail et identifiant global UCL.

- Courrier électronique des étudiants.


Aménagement espace didactique centre-faculté

- Répondre aux besoins générés par la mise en place des nouveaux outils.

- Permettre une plage d’ouverture plus importante.- Scinder les activités informatiques, travaux de

groupes et bibliothèques afin de diminuer les nuisances occasionnées par les travaux de groupes dans l’espace bibliothèque.

- Aménagement des locaux.- Remplacement des ordinateurs.- Organisation d’une permanence informatique.- Déploiement d’un réseau sans fils.

Pourquoi ?

Comment ?


Plusieurs aménagements ont été réalisés.

- Entrée directe à l’espace didactique par le –1.- Condamnation de l’accès à l’espace didactique à partir de

la bibliothèque.- Paroi pour fermer l’espace ouvert contenant des postes de

travail.- Contrôle d’accès à l’entrée des trois salles didactiques sur

base de la carte d’accès électronique.- Heures d’ouverture : 7h30 à 19h30 + samedi de 13h à 17h.- Déploiement d’un réseau sans fils dans l’espcace commun.


Les ordinateurs offrent plus de possibilités que par le passé.

Les ordinateurs :

- sont équipés du système d'exploitation Windows XP,- possèdent un graveur CD/lecteur DVD, 256MB de

mémoire et une capacité disque importante,- permettent la connectivité de périphériques externes USB

et- ont un accès à l'internet illimité (mais toujours contrôlé).


Une permanence informatique est organisée.

La permanence : - a lieu tous les jours de 11h30 à 14h30 et - résout les problèmes informatiques uniquement. En dehors de ces heures, une boîte aux lettres physiqueest disponible à l'espace commun.

Pour les problèmes urgents (ex : bourrage imprimante), une adresse de courrier électronique a été instaurée : <[email protected]>


Deux réseaux sans fils ont été déployés.

1. Un réseau sans fils accessible sans identification ne permettant qu’un accès à l’intérieur de l’UCL (iCampus, courrier électronique, portail, sites web, etc.).

2. Un réseau sans fils avec identification permettant un accès complet à l’internet.


Diverses mises au point sur l’usage des salles didactiques

1. L’utilisation individuelle des salles augmente, surtout durant les heures de permanence.

2. Les salles sont très peu réservées pour des cours.3. Si des besoins en logiciels autres que ceux installés existent,

il faut nous en faire part.4. Un investissement a été consenti cette année, mais si

l’utilisation des ressources est faible, il est probable qu’il soit plus difficile d’en imaginer d’autres à l’avenir.

5. A partir de janvier la réservation de ces salles se fera via Melle Clarembaux. Il est préférable de tester l’environnement avant le cours.

6. Si d’autres besoins existent ailleurs (ESP ?), il faut nous en faire part et monter un projet plutôt que d’acheter des ordinateurs et de les installer dans une entité.


L’UCL a acquis un logiciel de gestion de parc.

Pour pouvoir répondre à diverses questions telles que : - Combien de postes sont connectés au réseau ? - Quels budgets faut-il prévoir pour l’équipement des

personnes ?

Mais aussi pour : - faire des économies en ressources nécessaires pour

gérer le parc informatique, - fournir un meilleur service, - garantir une meilleure stabilité et sécurité, - etc.


Le logiciel n’a que des avantages.

Les avantages sont perceptibles pour l’UCL, pour le SGSI, mais aussi pour les entités et il n’y a pas d’inconvénients en contrepartie.

Le projet est une priorité institutionnelle décidée par le CDSI, mais, à ce stade, chacun est libre de refuser le déploiement sur son poste de travail.

Le Conseil Académique se penchera de façon definitve sur ce projet et son déploiement en debut d'année 2006.


Le logiciel libère des ressources dans les entités.

Le logiciel réalise une série d’opérations de maintenance à distance (comme le font déjà d’autres logiciels tels que Microsoft, McAfee).

Conséquences :- Pour l’UCL : économie d’échelles.- Pour les entités : récupération de ressources et moins de

perte de temps pour indisponibilités.- Pour le SGSI : activités pro-actives plutôt que réactives.


Le logiciel est intimement lié au helpdesk.

Le logiciel permet la prise de contrôle à distance (uniquement avec l’accord de l’utilisateur) permettant1. d’éviter certains déplacements,2. de répondre plus rapidement aux utilisateurs, 3. d’éduquer les utilisateurs en leur montrant la solution.

Les personnes participant au projet de gestion de parc auront donc indirectement un meilleur support.

Le logiciel de helpdesk associé permet de trouver une solution plus rapidement lors d’un problème…


Nous essayons d’améliorer le helpdesk à Bruxelles.

Afin d’améliorer le support, nous avons mis trois canaux de communication : - un formulaire web (<http://www.sibx.ucl.ac.be/helpdesk>), - une adresse de courrier électronique (<[email protected]>), - un numéro d'appel téléphonique unique (72.72).

Ce service est accessible à tous.

En cas de problèmes persistants, faites-en part au RSI !!!

http://www.sibx.ucl.ac.be/helpdesk











mailto:[email protected]










Le logiciel favorise les nouveaux projets.

Grâce à ce logiciel, le déploiement de nouveaux projets en cours d’élaboration sera plus aisé.

Le premier projet sera le backup des postes individuels.


Nous sommes sensibles à la protection

de la vie privée.

Les gestionnaires sont sensibilisés à la protection de la vie privée, comme les gestionnaires du mail et ceux du réseau.

Des lois existent et des codes de conduite sont en cours d'approbation finale.

Les risques sont bien plus importants vis-à-vis de l’extérieur de l’UCL lorsque le poste n’est pas correctement géré.


Les règles concernant l’équipement des

personnes évoluent.

Avantages :- Pour vous, vous ne dépensez que la partie dépassant le

montant de 650 euros (équivalent au chèque précédemment).- Pour nous, nous bénéficions d’une simplicité de gestion.

Le système de chèques est remplacé au profit d’un système de double vignettes lors d’une nouvelle acquisition.

Votre contribution à l’achat d’un nouveau poste est un droit d’entrée dans le patrimoine UCL géré par le SGSI.


Le SGSI prend en charge les postes

faisant partie du patrimoine.

Une fois un poste de travail introduit dans le système de gestion de parc, il fait partie du patrimoine de l’UCL et les frais relatifs à sa gestion sont entièrement payés par le SGSI.

Le remplacement d’un poste est décidé en concertation avec le SGSI.

Pour le remplacement des postes de travail non standards, une participation est demandée à l’entité.


Prenez contact avec le RSI !

- Avant tout investissement.

- Pour toute problématique liée à l’informatique.


L’UCL a mis en place un portail.

Le projet portail est un projet organisationnel et de communication.


L’information du portail varie selon que

vous êtes identifiés ou non.

Une fois identifié, vous pouvez avoir accès à

- Votre bureau virtuel (vos publications, vos

charges de cours, vos étudiants, etc.)

- Comptes-rendus des BFAC,

- Recherche scientifique,

- Plus d’informations dans l’annuaire du personnel,

- Etc.

Les étudiants identifiés ont, par exemple, accès aux cotes

obtenues durant leur cursus.


Si votre identifiant global est déjà actif,

il faut le réinitialiser.

Pour réinitialiser votre accès, il suffit de suivre les

liens « Gérer votre compte utilisateur global UCL »,

puis « Réinitialiser son identifiant portail » à partir de

la page d’identification.


La procédure nécessite une intervention

manuelle par l’équipe informatique.

La procédure demande les renseignements se trouvant

sur votre carte d’accès électronique et vous envoie un

message électronique. Il suffit de suivre le lien proposé

dans le message. Suivre ce lien envoie automatiquement

un message à l’équipe informatique qui traîte ensuite le

message manuellement.


Pour contacter les étudiants, des listes existent.

Une adresse à retenir : <https://sympa.sipr.ucl.ac.be/md>

(cycles, années d’étude, cours, globales, groupes, autres).


Il faut susciter l’usage de la messagerie auprès

des étudiants. Seulement 5 à 10% des étudiants consultent leur messagerie.

Si vous voulez que cet outil devienne un canal de communication

officiel, il faut en susciter l’usage :

- en refusant l’usage d’adresses hors ucl (yahoo, hotmail) et

- en utilisant le système.

Nous ne pouvons ni garantir, ni tracer un message vers une

messagerie hors UCL.


Prenez contact avec le RSI !

Le RSI est là pour défendre vos besoins face aux

impératifs institutionnels et face aux besoins des

autres secteurs. Si le RSI ne connaît pas vos besoins,

il ne peut les faire remonter, ni les défendre.

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