Initiation au désherbage

Jeudi 7 et vendredi 8 février 2013

Vincent Deyris

vincent.deyris@univ-artois.fr

Bie nve nue  !

« Les collections des bibliothèques publiques doivent […] être régulièrement renouvelées et actualisées. »

I- Introduction

Extrait de la Charte des bibliothèques (1991), titre I – article 7

« En bref, si excellent soit-il en théorie, le désherbage est peut-être la chose du monde bibliothéconomique la plus difficile à mettre

en pratique avec succès. »

Melvil Dewey, 1895.

Le désherbage, c'est quoi ?

1. Le désherbage, c'est difficile

- objet sacré : « Tuer un livre, c'est commettre un attentat plus grave que le meurtre d'un homme » (Milton)

LA BIBLIOTHECAIRE M'A TUER

- faire un pari difficilement explicable : « Au nom de quelle légitimité, selon quel art divinatoire serait-on capable de choisir, puisqu'on ne saurait imaginer maintenant ce dont on aura besoin plus tard ? » (Chartier)

2. Le désherbage, étymologie ?

Weeding = enlever les mauvaises herbes

Pruning = tailler un arbre

Désherbage = action de retirer des collections

Weeding : enlever les mauvaises herbes

Pruning : tailler un arbre

3. Désherber, c'est jeter ?

● Le désherbage vient à la fin de la révision des collections = regard porté sur les collections avant de les retirer des rayons

● Une étape dans le traitement physique et

intellectuel des collections

4. Et si on ne jette pas ?

- relégation interne = magasin, réserve

- relégation externe = en dehors de l'établissement (dépôt, centrale, ...)

- élimination = sortie physique(don, vente, destruction)

5. Aux origines du désherbage ...

● 1937, 1er ouvrage édité à New York : Weeding the Library

● Anglo-saxons et Français réfléchissent à ce problème depuis le XIXème siècle, mais les Français ont du mal à théoriser et surtout à passer à l'action !

● Les restrictions budgétaires dans les universités américaines dans les années 60/70 vont faire accélérer les choses.

II- Méthodologie

Le désherbage, on le fait comment ?

1. La croissance zéro

● Méthode Atkinson (1976) dite de la bibliothèque « auto-renouvelante »

A = R = REPour 1 livre acheté,

1 part en magasin

1 quitte la bibliothèque

AcquisitionAcquisition RefoulementRefoulement RetraitRetraitBibliothèque Magasin

2. Le stockage idéal

● Méthode McClellan (1978) dite du stock idéal disponible dans une catégorie.

Nl : Nombre de livres idéal dans une catégorie

C : Capacité de stockage idéale du fonds

L1 : Nombre de prêts/un an/sur une catégorie

L : Somme des racines de prêts/un an/sur toutes les catégories

Petit exemple ...

● Soit une bibliothèque pouvant présenter en rayon 30 000 livres

● Les livres du fonds « généralités » sont sortis 64 fois sur une année

● Il y a eu 15 000 prêts sur l'année tous fonds confondus sur la bibliothèque

● Le nombre idéal de livres à avoir en généralités est de 16 livres environ

3. Bilan

● L'idée est qu'un fonds doit pouvoir se corriger● Les livres abîmés ne donnent plus envie● Ne présenter que les mêmes titres n'attire pas● Il faut donc que le stock soit représentatif de la

quantité de prêts dans un domaine et qu'il présente en même temps des nouveautés

III- Critères d'analyse

- Existe-t-il des critères objectifs ?

- Sont-ils fiables pour tous les documents ?

- Comment les appliquer ?

Quels outils utiliser ?

1. L'âge ● Critère déterminant et pourtant très aléatoire● Selon les domaines et le type de bibliothèque,

on peut conserver un livre plus ou moins longtemps

● Il faut aussi différencier l'âge de l'information et l'âge du document : Grèce antique VS conflit israélo-palestinien

● Il faut considérer la date de la 1ère édition et l'évolution dans la discipline, les rééditions éventuelles

2. Le prêt et la consultation

On travaillera plutôt sur le prêt, sauf :● si les livres en magasin font l'objet de

statistiques lorsqu'ils sont prêtés pour consultation

● si la bibliothèque demande aux usagers de ne pas ranger les ouvrages consultés

èCes deux points ont l'avantage de permettre des statistiques de grande qualité

Deux méthodes de travail sont possibles :

1/ la méthode diachronique : on examine les prêts d'un volume depuis le jour où il a été mis en rayon (intérêt des fiches de retour lorsque l'on parcourt les rayons).

2/ la méthode synchronique : on examine les prêts d'une classe Dewey, d'un fonds, de toute une bibliothèque entre deux dates que l'on juge représentatives.

3. Le contenuIl requiert :

- d'être soi-même spécialiste d'un domaine (mais on ne peut l'être de tous)

- de travailler avec des chercheurs, des enseignants, des laboratoires

- de discuter avec le public

- Difficultés de tomber d'accord en raison des réticences à désherber

- Demande de disposer de beaucoup de temps

4. Pour les monographies, IOUPI

I : Information incorrecte

O : Contenu ordinaire (= médiocre)

U : Document usé, détérioré, incomplet

P : Informations périmées aujourd'hui

I : Document inadéquat dans le fonds

● Un document peut entrer dans plusieurs catégories

Petit exemple ...

● IOUPI fonctionne en associant trois critères

1/ le nombre d'années depuis le dépôt légal

2/ le nombre d'années sans prêt

3/ le(s) paramètre(s) IOUPI

14/3/UP = livre publié il y a quatorze ans, n'étant pas sorti depuis trois ans, aujourd'hui usé physiquement et contenant des informations dépassées

5. Pour l'audiovisuel, EPUREE Exécrable (mal joué pour les fictions)

P Périmé (documentaires)

U Usé (disque rayé, bande cassée)

R Rarement utilisé

E Existe ailleurs

● Deux critères, le premier et le dernier, absents de IOUPI, permettent de désherber de façon plus tranchée et prennent en compte la notion de réseau.

IV- Préparer le désherbage

Comment organiser le chantier ?

1. Créer des groupes

Nécessité de constituer des groupes :

1/ Groupes de projet :- que va-t-on désherber ?

- dans quel but ?- que mettre en valeur ?

2/ Groupes de travail :- qui supervise ?

- quelles équipes former ?- comment faire le travail ?

2. (Se) fixer des objectifs précis

● Pourquoi fait-on un désherbage ?– Fonds jamais traité– Manque de place– Actualités marquantes dans un domaine– Procédure traditionnelle – Intégration dans la politique documentaire

● Que va-t-on désherber ?– Une discipline en particulier– Un étage, un bâtiment– L'ensemble des collections

● Quel type de désherbage ?– Tout doit disparaître– Mettre en magasin– Partager ses documents en réseau– Occasion d'une donation

● Quelle politique de désherbage ?– Méthode synchronique, diachronique– IOUPI, EPURE– Méthode systématique (désherbage régulier, annuel)

3. Pré-évaluer les résultats

● Le groupe de travail permet de faire émerger de grands axes (quantité, collections à désherber)

● Toujours avoir deux choses en tête :– Quel impact sur les collections ? Ai-je l'argent pour

acheter à nouveau ? Un effort sera-t-il fait sur le domaine désherbé pour racheter en conséquence ?

– Quel impact sur le public ?● Assez d'ouvrages à lui fournir ?● Etre certain de ne pas le léser intellectuellement● Faire la communication nécessaire● Laisser les chercheurs et les usagers s'exprimer

4. Evaluer les collections

● Une étude des zones à désherber doit être faite au préalable via le SIGB :

– Combien de documents ?– Accroissement annuel ?– Combien de perdus ?– De quand datent-ils ?– Prix moyen d'un ouvrage dans ce domaine ?– Taux de rotation ?– Nombre de prêts ?– Etat des documents ?– Peut-on les racheter si nécessaire ?

5. Quelques calculs utiles

Sur une année sur un domaine :● Nombre cumulés de prêts : total des prêts● Taux de rotation : nombre de prêts/nombre total

de documents● Nombre de documents en prêt un jour donné :

voir ce que propose le SIGB● Durée moyenne de prêt : nombre de

documents en prêt * 365 / nombre de prêts cumulés

● Nb de docs disponibles par usager : nb total de documents / nombre d'usagers

● Possibilité d'affiner, en fonction des TPU (types d'usager) par profs, étudiants, personnels

● Indice de disponibilité : nb total de docs / nb de documents en prêt (à * par 100 pour avoir le %)

● % annuel de renouvellement : (nb de docs acquis / nb de docs possédés) * 100

● Âge moyen : permet de voir l'ancienneté● Âge médian : année partageant en deux une

liste d'ouvrages.

6. Du matériel à avoir

● Des blouses et des gants pour le personnel, des masques pour certains magasins

● Des chariots solides et faciles à manier● Des tampons « sorti des collections »● Des bandes de couleur autocollantes si l'on

veut marquer les documents désherbés● Des cartons si les documents partent à la

destruction

6. Du matériel à avoir

● Des blouses et des gants pour le personnel, des masques pour certains magasins

● Des chariots solides et faciles à manier● Des tampons « sorti des collections »● Des bandes de couleur autocollantes si l'on

veut marquer les documents désherbés● Des cartons si les documents partent à la

destruction

7. Une fois les documents choisis●Changement de statut des ouvrages pilonnés :èSuppression de l'exemplaire dans le SudocèChangements nécessaires dans le SIGB (motif du pilon, cacher l'exemplaire au public, …)

●Etablir un bilan écrit :èRécapitulant les actions menéesèInventoriant précisément les documents enlevés avec motifs précis du désherbage

●Transmission aux autorités compétentes :èConseil de la documentation, mairieModèles : http://www.adbdp.asso.fr/Elimination-des-documents%20 http://pierresvives.herault.fr/ressource/modèle-de-délibération-autorisant-le-désherbage

8. Organiser le travail post-désherbage

● Manutention de la salle au magasin/à la réserve● Stockage en attendant de jeter● Préparation des cartons et étiquetage

● Attendre les décisions politiques :

èUniversité : conseil de la documentation et CA

èBM : délibération du conseil municipal

9. En route !

Personne ne doit être oublié :

Les acquéreurs savent ce qu'ils achètent

Les catalogueurs savent comment ils indexent

Les magasiniers connaissent l'état

des collections

Les fonds

Cibler : cotes, étages, années (quels critères ?)

Ne jamais perdre de vue la politique documentaire de l'établissement

Préparer les fonds : rangement, récolement

Préparer les locaux : salle, magasins, cartons

Préparer le matériel : douchettes, filmolux, gants, blouse, signalétique, …

Les usagers

Communiquer et signaler : prévenir qu'une partie de la bibliothèque est traitée.

Eviter la fermeture. Préférer la condamnation des tranches à traiter.

Trouver la bonne date : après les partiels, avant conseil de la documentation, en été.

V- Les différents types de documents à désherber

1. Les monographies

Dernière édition conservée, les autres désherbées (magasin ou pilon)

On ne garde plus qu'un seul exemplaire des anciennes éditions si elle est indispensable

Ouvrage descriptif, concept, critique > données, technologie, sciences

Classiques, ouvrages de base > synthèse thématique > phénomènes de mode

> = supérieur en terme de qualité

Les classiques doivent être conservés. Les œuvres majeures en rayon, secondaires en magasin.

Toutes les langues et toutes les époques doivent être représentées.

2. Les périodiques

● Vérifier si le titre fait partie d’un plan de conservation partagée au niveau régional.

● Avant de jeter, proposer la liste des numéros à tous les établissements de la région, ainsi qu’au CADIST référent dans le domaine en question.

● Proposer les titres sur la liste Euroback (euroback@lists.ulg.ac.be) qui permet, contre frais de remboursement, de fournir des bibliothèques essentiellement francophones.

● Dans les endroits où il y a plusieurs bibliothèques, essayer de faire une collection entière et unique sur l’ensemble du réseau. Il ne restera ensuite que les doubles à proposer puis à désherber.

● Si un titre est présent sur plusieurs bibliothèques du réseau, ne donner l’exhaustivité qu’à un seul site, et définir combien d’années garderont les autres sites :

– Un an maximum pour la presse généraliste– 10 ans pour les revues de type « Recherche »– Ramener le délai à 5 ans si la revue est en ligne

Fiche revue : Fiche revue : Le Magazine Littéraire

3. Les supports audio/vidéo● Désherbage systématique dès lors que le

support est illisible.● Désherbage systématique si l’on se rend

compte que le document est pirate ou qu’il a été acheté sans les droits nécessaires.

● Documentaires : comme pour les livres, se soucier de l’actualisation

● Fictions : essayer d’avoir des retours d’usager, regarder si un film est devenu un « classique »

● K7 et VHS : à remplacer par des DVD si le titre est toujours pertinent

Miser sur de nouveaux supports à succès pour renouveler les fonds :

– Les docu-fictions plus agréables à suivre et tout autant instructifs

– Les séries télévisées basées sur une thématique, essentiellement historiques ou adaptant des œuvres

4. Les thèses● L’arrêté du 7 août 2006 laisse le choix entre un

dépôt papier ou un dépôt électronique.● Privilégier le dépôt électronique sur TEL qui

impose de donner l’équivalent papier au jury mais pas au SCD. (http://www.theses.fr/)

● Pour les thèses papier, se poser la question de la conservation une fois que les Ateliers Nationaux de Reproduction ont effectué une copie micro-graphique.

● Essayer de contacter les anciens docteurs pour qu’ils fournissent un dépôt électronique.

Les thèses papiers :

● Prennent de la place

● Sont lourdes à manier et

à manipuler

● Sont difficiles à conserver

● Pas toujours d’index ou

parfois mal fabriqué

Les thèses électroniques :

● Aucun problème de place

et de disponibilité

● Possibilité d’effectuer des

recherches par mots

● Meilleure accessibilité

pour trouver une

information cachée dans

plusieurs centaines de

pages

5. Les mémoires

● Aucune obligation réglementaire nationale pour leur conservation

● Grande prudence concernant :– les droits de consultation sur place et d’emprunt– la pertinence des informations contenues

● Essayer de proposer une conservation en ligne sur DUMAS, selon deux critères :

– Une sélection des meilleurs mémoires– Un accord de l’auteur ET du directeur de recherche

VI- Les différents types de documents à désherber

avec précaution

1. Les disques vinyles

● Prendre contact avec tout établissement, au niveau régional ou national, qui conserve ce type de support : médiathèques, conservatoires

● Eviter au maximum de jeter car bon nombre d’organismes ou particuliers peuvent être intéressés.

2. Le texte imprimé

Qu’il s’agisse de périodiques ou de monographies, et quel que soit le contenu, il convient de ne pas jeter :

– Les fonds patrimoniaux– Les documents dits « rares ou précieux »– Les fonds spécifiques et/ou spécialisés– Les fonds locaux et régionaux– Certaines donations particulières

Cela n’interdit pas de se poser des questions :● Va-t-on garder un titre en cinq exemplaires ?

– s’il s’agit d’un livre du XVIIème avec des signatures ou des sceaux différents, on gardera tout

● Va-t-on garder un livre déchiré, humide, irréparable, infecté ?

– Non, cela n’est pas souhaitable pour la bonne conservation du reste du fonds et ne profitera pas à l’usager

Depuis la publication du Code général de la propriété des personnes publiques en 2006, seuls « les documents anciens, rares ou précieux des bibliothèques » font désormais partie du domaine public (Ordonnance n° 2006-460 du 21 avril 2006, article L 2112-1).

Assujettis à la règle de l’inaliénabilité, ces derniers doivent être, pour être cédés ou vendus, soumis à une procédure de déclassement et de désaffectation.

● Pour les fonds spécifiques/spécialisés, on essaiera au maximum de trouver LA bibliothèque qui fera la meilleure utilité du fonds en question. Par exemple, on pourra se rapprocher d’un CADIST, d’un établissement spécialisé ou envoyer un message sur la liste de diffusion BiblioPat qui propose aussi un accès aux archives des anciennes discussions.

● Les fonds locaux et régionaux doivent garder leur place dans le secteur géographique. Si ce n’est pas le cas, on peut se rapprocher de la bonne région.

● Privilégier la conservation en BMVR ou BM.● Les donations qui ont fait l’objet de convention

doivent impérativement être gardées dans l’état initial lors du dépôt du don dans l’établissement receveur … à moins que les deux parties ne s’entendent pour faire évoluer la convention.

VII- Et après le désherbage ?

1. Des listes clairement définies

● Il est indispensable d’éditer des listes précises et complètes des documents retirés, qu’il s’agisse de relégation ou d’élimination

● Il faut éviter de supprimer du SIGB les documents désherbés, car il est toujours intéressant de connaître la date et le motif du désherbage, ainsi que les statistiques de prêt liées à l’exemplaire pilonné.

2. Les conventions● L’établissement de conventions permet de

proposer les livres dont la bibliothèque ne veut plus à d’autres bibliothèques, à des écoles, des associations, …

● En fonction du destinataire, on proposera des livres dont le contenu et l’état sont variables, mais toujours sans danger pour le public.

● Pour l’élimination, on peut aussi se renseigner pour faire recycler le papier avec une entreprise qui reverse l’argent à un projet en lien avec la lecture ou l’éducation.

● Les conventions sont faites en deux exemplaires, elles comportent la liste de tous les documents que l’on va céder.

● Signée par le directeur et l’organisme receveur, elle est validée par le Président de l’Etablissement. Un exemplaire est remis à l’établissement receveur.

● Peuvent faire partie des établissements receveurs la BNF, les BU (en particulier les CADIST), les BM. Il est aussi possible de vendre les livres (surtout pratiqué en BM).

3. Le conseil de la documentation

● Il regroupe des membres du SCD, mais est aussi ouvert aux enseignants et étudiants.

● La liste des documents proposés au désherbage pour retrait définitif est soumise. Toute personne peut apporter son droit de regard et interroger les bibliothécaires.

● La liste peut ensuite être publiée sur le portail pendant une durée définie (un mois par exemple), durant laquelle il est possible à tout usager de donner son avis sur la liste.

4. Les changements physiques

● On arrache le code-barre● On déchire la page de titre où sont les

tampons, la cote, le PPN, les n° d'inventaire● On met le tampon « Sorti des collections » sur

la page suivante.

5. On peut donner ?

6. On peut vendre ?

Le document est en bon état

Aucun intérêt scientifique pour la médiathèque

Proposition au RDEF puis aux BU du SCD de l'Artois

Une BU est intéressée

Envoi par la navette

Aucune BU intéressée

Propositions hors réseau *

Pas de réponse

Désherbage

Traitement par la BU

Intérêt scientifiquepour la médiathèque

Aucun intérêt scientifique pour la médiathèque

Désherbage Réparation possible

Le document n'est pas en bon état

Oui Non

Tentative de restauration

Disponible dans le cadre du marché

Oui Non

Désherbage

Rachat

* En fonction de la nature de l'ouvrage, voir si une BU, un CADIST, une BM, une école est intéressée.

Le document est postérieur à 1991 Le document est antérieur à 1991

Voir la personne en charge du fonds patrimonial

Réponse

Convention

Disponible hors marché

Oui Non

Rachat

Mise en rayon