FAQs

e-Services Phase II

Service Contract Holders

ContentsHow to get Started..................................................................................................................................................................................................................................................................... 3

1. Où trouver les informations pour me connecter.................................................................................................................................................................................................... 3

2. Comment configurer la page d’accueil de demande de congé pour la 1ere fois- ................................................................................................................................................3

3. Qui est mon point focal RH et quel est son rôle-...................................................................................................................................................................................................6

4. Qui est mon leave monitor et quel est son rôle ....................................................................................................................................................................................................6

5. Qui est mon superviseur.......................................................................................................................................................................................................................................... 6

Annual Leave (AL)...................................................................................................................................................................................................................................................................... 7

7. Comment faire la demande de congé annuel.........................................................................................................................................................................................................7

8. Puis-je faire une demande anticipative de congé annuel......................................................................................................................................................................................9

9. Puis-je faire une demande de congé au délà de la date de fin de mon contrat ...................................................................................................................................................9

10. Vai-je continuer à accumuler des jours de congé annuel si je ne prends pas de congé ........................................................................................................................................9

11. Est-ce que les jours de congé non utilisés seront payés au moment de la séparation .........................................................................................................................................9

12. Les jours de congé annuel non utilisés peuvent-ils être reportés/transférés lors du renouvellement du contrat contract............................................................................9

13. Comment est-ce que le système calcul mes congés annuels lorsqu’ils concoincident avec des jours fériés, en particulier les jours lunaires- ...........................................9

14. Puis-je faire une demande d’une demi-journée de congé annuel ........................................................................................................................................................................9

15. Puis-je faire une demande de congé annuel retro active)...................................................................................................................................................................................10

16. La mise à jour de la balance des jours de congé se fait-elle automatquement dans ATLAS ............................................................................................................................10

Congé de maternité et de paternité ....................................................................................................................................................................................................................................... 11

17. Puis-je diviser ma demande de congé de maternité ou de parternité...............................................................................................................................................................11

18. Le congé de maternité/partenité inclut-il les jours fériés et les weekends.......................................................................................................................................................11

19. Le congé de maternité/partenité doit-il être approuvé par mon leave monitor et/ou mon superviseur dans le e-Services d....................................................................11

20. Comment faire la demande de congé de maternité et quels documents de support annexe attached..........................................................................................................12

21. Comment faire la demande de congé de paternité et quels documents de support annexer ........................................................................................................................13

22. Le congé de maternité/partenité est il calculé au prorata lorsque mon contrat est à temps partiel ..............................................................................................................13

23. Est-ce que je continue de accumuler des jours de- congé annuel durant mon congé de maternité/paternité ..............................................................................................14

24. Quand dois-je commencer mon congé de maternité/paternité -.......................................................................................................................................................................14

Congé maladie certifié et congé maladie non certifié............................................................................................................................................................................................................. 14

25. Comment faire une demande de congé maladie (Sick Leave).............................................................................................................................................................................14

26. Comment faire une demande de congé maladie non certifié (uncertified sick leave) ......................................................................................................................................15

27. Les congé maladies certifiés et non certifiés doivent-ils être approuvés par mon leave monitor et mon superviseur dans le eServices ....................................................16

28. A combien de jour de congé maladie non certifié ai-je droit et quel est le nombre de jour de congé maladie maximum à prendre de manière consécutive - ...............17

29. Dois-je attacher/annexer mon rapport/certificat médical dans ATLAS lors de la soumission de ma demande de congé maladie certifié ..................................................17

30. Puis-je faire une demande de congé maladie certifié de manière anticipative................................................................................................................................................17

31. Est-ce que les jours des congé maladie non utilisés, sont transférés lors du renouvellement de mon contrat - ........................................................................................17

32. Puis-je faire une demande de congé maladie au-délà de la date de fin de mon contrat ..................................................................................................................................18

Supprimer et modifier une demande de congé....................................................................................................................................................................................................................... 18

33. Comment supprimer ou modifier une demande de congé dans le eServices-...................................................................................................................................................18

34. Mon leave monitor peut-il insérer, changer ou supprimer un congé à ma place..............................................................................................................................................19

35. Comment puis-je voir mon rapport de congé, l’historique de mes congés ainsi que mes fiches de présences dans le eServiceS- ..............................................................19

Rapports................................................................................................................................................................................................................................................................................... 20

36. Revue des rapports d'absence et du solde des congés pour le titulaire de contrat de service ........................................................................................................................20

Types de congé non disponibles dans leeServices/ Leave Types not in e-Services..................................................................................................................................................................21

37. Doit-on continuer à utiliser les formulaires papiers pour les demandes d’absence/de congé- ......................................................................................................................21

38. Comment enregistrer une mission officielle......................................................................................................................................................................................................... 21

39. Comment enregistrer la demande de congé compensatoire ( Compensatory time off) .................................................................................................................................22

COMMENT COMMENCER1. Où trouver les informations pour me connecter Le module RH de gestion des absences; eServices, se trouve dans ATLAS. Le lien pour y accéder est :

https://hr.partneragencies.org.

Si vous avez un nom d’utilisateur ATLAS, mais que vous ne vous souvenez pas des informations d'identification, cliquez sur "Mot de passe oublié" et suivez les instructions. Un mot de passe temporaire vous sera envoyé par e-mail (professionel) dans les secondes qui suivent. Si vous n'avez pas de nom d'utilisateur Atlas, contactez votre point focal RH pour coordonner la création de votre profil ATLAS, qui se fera par le point focal ARGUS de votre bureau.

2. Comment faire la 1ere configuration de la page d’acceuil de demande de congé ?

Dès que vous accédez à Atlas HCM, cliquez sur le dossier e-Service :

Insérer le nom de votre superviseur, celui de votre point focal RH et celui de votre leave monitor (gestionnaire des absences). Cliquer sur SAVE dès que les informations requises sont insérées.

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3. Qui est mon point focal RH et quel est son rôle ? Votre point focal RH est une personne faisant partie du département des ressources Humaines au niveau local, au sein du bureau pays, et que vous contactez pour les questions liées aux ressources humaines

Le rôle de votre point focal RH est de s’assurer que vos demandes d’absence sont conformes aux règles et procédures qui régissent les détenteurs de contrat de service.

4. Qui est mon leave monitor et quel est son rôle ?

Votre leave monitor est la personne qui, au sein de votre bureau pays, administre vos absences, établi et vous fait signer vos fiches de présences mensuelles et certifie votre présence, ainsi que vos absences du bureau. En fonction de l’organisation interne de votre bureau pays, votre point focal RH peut également être votre leave monitor.

Le rôle de votre leave monitor dans le e-Service est de s’assurer que les balances des congés soient correctes, que les congés pris soient en adéquation avec le nombre de jour de congé accumulés ou le nombre de jour de congé auquel vous avez droit.

5. Qui est mon superviseur ?

Votre superviseur est un responsable de l’Organisation, à qui vous reportez directement.

Le rôle de votre superviseur dans les e-Services est d'examiner vos demandes de congés, de les approuver ou les rejeter, en fonction des exigences de service et de vos obligations contractuelles.

6. Est-il possible d’ajouter/modifier le point focal RH/le Leave monitor/le superviseur dans le e-Service, en cas d’absence ?Oui, vous pouvez modifier le nom du point focal HR / du leave monitor / du superviseur sur la page My Leave dans le module e-Services. La mise à jour de l’information dans Atlas se fait avant de demander un congé. N'oubliez pas de cliquer sur "SAVE" une fois que vous avez mis à jour les informations sur le point focal HR / Leave Monitor / Superviseur. Vous pouvez ajouter jusqu'à 3 superviseurs en cas de besoin et sélectionner celui qui est présent au bureau, lorsque vous soumettez votre demande de congé.

Congé Annuel (Annual Leave /AL)7. Comment faire la demande de congé annuel ?

8. Puis-je faire une demande anticipative de congé annuel ?

Non, il n’existe pas des dispositions qui permettent aux détenteurs de contrat de service de demander une avance sur les jours de congé annuel.

9. Puis-je faire une demande de congé au delà de la date de fin de mon contrat ?

Les congés doivent être demandés et être pris en cours de contrat.

10. Vais-je continuer à accumuler des jours de congé annuel si je ne prends pas de congé ?

Oui, les jours de congé annuel sont accumulés sur une base mensuelle, pour chaque mois de travail accompli, conformément aux conditions de votre contrat.

11. Est-ce que les jours de congé non utilisés seront payés au moment de la séparation ?Non, tous les jours de congé annuel non utilisés au moment de la séparation ne vous seront pas payés. Les jours de congé annuel non utilisés peuvent-ils être reportés/transférés lors du renouvellement de mon contrat Oui, si votre Contrat de service est prolongé pour une période supplémentaire un maximum de 18 jours de congés annuels accumulés peuvent être transférés/reportés lors de la prolongation du contrat

12. . Comment est-ce que le système calcul mes congés annuels lorsqu’ils coïncident avec des jours fériés, en particulier les jours lunaires - Les jours fériés et chômés sont exclus de la période de congé annuel, par exemple: Si le titulaire de contrat de service demande un congé annuel du lundi au mercredi (3 jours) et que le mardi est un jour férié officiel dans le lieu d'affectation, Atlas déduira seulement 2 jours de votre balance de jour de congé accumulé.

13. Puis-je faire une demande d’ une dem-journée de congé annuel -

Oui, lorsque vous faite votre demande de congé annuel, vous avez la possibilité de demander une ou des demi-journées de congé.

14. Puis-je faire une demande de congé annuel retroactive ?

Le congé doit être planifié et convenu avec le superviseur à l'avance et doit être approuvé dans Atlas avant la date de début du congé. Pour toutes circonstances inhabituelles ou problèmes techniques, contactez votre point focal RH local pour un appui.

15. La mise à jour de la balance des jours de congé se fait-elle automatiquement dans ATLAS ? Les soldes de congés sont mis à jour lors du traitement de la paie, qui s’effectue généralement entre le 10 et le 18 du mois.

Exemple:

• Si vous soumettez votre demande de congé durant le mois de décembre votre solde de congés sera mis à jour en décembre le jour où la paie sera traitée (du 10 au 18 du mois).

• Si vous demandez un congé à la fin du mois en cours (après le traitement de la paie) et qu'il est approuvé à la fin du mois en cours, le solde de congés sera mis à jour le mois suivant

Congé de maternité et de paternité

16. Puis-je diviser ma demande de congé de maternité ou de parternité ?

Il n'y a pas de disposition pour la division du congé de maternité. Le congé de maternité payé est établi conformément au contrat de service. Le congé de maternité doit commencer et être pris durant la validité du contrat.

Le congé de paternité peut être pris en une ou deux périodes égales pendant les douze premiers mois de la naissance de l’enfant. Le congé de paternité est établi conformément aux dispositions du Contrat de Service. Le titulaire du Contrat de Service doit avoir eu au moins 6 mois de service au PNUD au moment de la naissance de l'enfant.

Le Congé de Paternité est limité à une fois par an, quel que soit le nombre d'enfant né au cours de l’année et ne peut être accordé qu’au maximum six fois, pendant l'engagement total au sein du système des Nations Unies. Le congé de paternité doit commencer et être utilisé durant la validité du contrat

17. Le congé de maternité/paternité inclut-il les jours fériés et les weekends ?

Oui, les congés de maternité et de paternité incluent les jours fériés et les week-ends. Une fois que vous avez sélectionné la date de début du congé de maternité/paternité, Atlas affiche par défaut la date de fin du congé, qui sera soit 112 jours (Congé de maternité) ou 28 jours ( congé de paternité) calendaires plus tard. Les jours fériés intermédiaires n'auront aucune incidence sur le calcul.

18. Le congé de maternité/partenité doit-il être approuvé par mon leave monitor et/ou mon superviseur dans le eServices ?

Les demandes de congé de maternité et paternité dans le eServices doivent être approuvées par le superviseur et le point focal RH.

19. Comment faire la demande de congé de maternité et quels documents de support annexer ?

Sélectionnez l'icône correspondant au congé de maternité sur la page principale de eServices:

20. Comment faire la demande de congé de paternité et quel document de support annexer -

Sélectionnez l'icône correspondant au congé de paternité sur la page principale de eServices:

21. Le congé de maternité/paternité est- il calculé au prorata lorsque mon contrat est à temps partiel ? Le congé de maternité/paternité est calculé sur la base des jours calendaires à partir de la date de début du congé.

22. Est-ce que je continue de accumuler des jours des congés annuels durant mon congé de maternité/paternité - Oui, pendant le congé de maternité ou de paternité, vous continuez de accumuler des jours de congé annuel.

23. Quand dois-je commencer mon congé de maternité/paternité -

La date de début du congé de maternité ou de paternité est établie conformément à la pratique du marché local, si ce n'est pas spécifié, les normes du PNUD peuvent s'appliquer .

Congé maladie certifié et congé maladie non certifié24. Comment faire une demande de congé maladie (Sick Leave)

Sélectionnez l'icône correspondant au Congé Maladie (Sick Leave) sur la page principale de eServices:

25. Comment faire une demande de congé maladie non certifié (uncertified sick leave)-

Sélectionnez l'icône correspondant au congé maladie ( Sick Leave) sur la page principale du eServices, puis dans le menu déroulant, sélectionnez le type de congé: Congé de maladie non-certifié:

Le congé maladie non-certifié (Uncertified Sick Leave) fait partie du congé de maladie: 3 jours au total pour 12 mois de période contractuelle. Ces 3 jours sont pris en compte dans le nombre total des jours de congé de maladie pour la période. Par conséquent, les jours utilisés comme congé maladie non-certifié (Uncertified Sick Leave) sont déduits du crédit annuel des jours de congé maladie.

26. Les congés maladies certifiés et non certifiés doivent-ils être approuvés par mon leave monitor et mon superviseur dans le eServices ? Le congé de maladie non certifié (USL) ne nécessite pas l'approbation du superviseur ou du leave monitor, cependant des notifications par e-mail sont générées.

27. Le congé maladie certifié nécessite quant à lui l‘approbation de votre superviseur ? Une fois que votre superviseur aura approuvé la demande congé maladie certifié , votre leave monitor resoit une notification par email.

28. A combien de jour de congé maladie non certifié ai-je droit et quel est le nombre de jour de congé maladie maximum à prendre de manière consécutive ?

Les congés maladie de 3 jours ou moins (cumulatif ou consécutif) pour des contrats de 6 à 12 mois maximum ne nécessitent pas de certification médicale. Pour toute absence médicale supplémentaire, un certificat médical est requis pour le reste de la période contractuelle.

29. Dois-je attacher/annexer mon rapport/certificat médical dans ATLAS lors de la soumission de ma demande de congé maladie certifié ? Oui, pour une demande congé maladie certifié, vous devez télécharger/annexer le certificat médical de votre médecin.

30. Puis je faire une demande de congé maladie certifié de manière anticipative ?

Oui, il est possible de demander le congé maladie certifié à l'avance, à condition qu'il soit soutenu par le certificat médical.

31. Est ce que les jours des congé maladie non utilisés, sont transférés lorsque mon contrat est renouvellé ?

- Le calcul du congé maladie certifié est effectué conformément au contrat de service, il est lié à la durée du contrat. Après 12 mois de service (y compris les prolongations), les jours de congé maladie non utilisés ne sont pas transférés au contrat faisant l’objet de l’extension. Le calcul des jours de congé maladie commence à partir de la nouvelle extension jusqu'à 12 mois suivants. De plus, les jours de congé maladie non utilisés ne sont pas commutables en espèce à la fin de la période de service / contrat.

32. Puis-je faire une demande de congé maladie au-delà de la date de fin de mon contrat ?

Aucun congé ne devrait être accordé après la date d'expiration du contrat. Lorsque cela est requis, les jours de congé maladie, doivent être demandés et pris en cours de contrat .

Supprimer et modifier une demande de congé

33. Comment supprimer ou modifier une demande de congé dans le eServices

Si vous souhaitez supprimer ou modifier une demande de congé dans le eServices, suivre la navigation suivante : Main Menu>eServices>My Leave>View Absence Request History

34. Mon leave monitor peut-il insérer, changer ou supprimer une demande de congé à ma place ?

- Oui, techniquement c'est possible. Parfois, lorsque les titulaires de Contrat de Service ne sont pas physiquement en mesure de gérer leur demande de congé dans les eServices (SC est à l'hôpital, etc.), les leave monitors ont les droits nécessaires dans Atlas HCM pour entrer / modifier / annuler un congé.

35.Comment puis-je voir mon rapport de congé, l’historique de mes congés, ainsi que mes fiches de présences dans le eServices- ?L'historique des demandes d'absence peut être consulté en suivant la navigation ci-dessous. Le rapport sur les absences fournira les soldes à partir du calendrier de la paie précédemment finalisé. L’ARC peut être généré instantanément pour une période spécifique, comme indiqué sur la capture d'écran ci-dessous.

Rapports

36. Revue des rapports d'absence et du solde des congés pour le titulaire de contrat de service

Il est conseillé aux titulaires de Contrat de Service de consulter leurs ARC et les soldes des congés de manière régulière, grâce aux outils de reporting disponibles sur la page principale des eServices / My Leave.

Types de congé absents du eServices

37.Doit-on continuer d’utiliser les formulaires papiers pour les demandes d’absence/de congé ?

Pour les congés administrés dans les e-Services, une fois que le titulaire de Contrat de Service a obtenu des droits d'accès au eServices, il n'est pas nécessaire de continuer d’utiliser les formulaires papier pour les demandes de congé annuel, de congé maladie, de congé de maternité ou de paternité (seuls les documents de support papier doivent être téléchargés sur e-Services, ex. certificat médical / certificat de naissance de l'enfant, etc ...).

Cependant, pour les types de congés qui ne sont pas encore dans le module eServices, comme les missions officielles, le congé compensatoire “CTO”, etc., l’utilisation du formulaire papier devrait continuer selon la pratique du bureau pays.

38 Comment enregistrer une mission officielle?

La possibilité de soumettre une demande de mission officielle pour les SC via le eServices n’est pas encore activée, les demandes de mission officielle doivent être faites en dehors d'Atlas selon la pratique établie dans votre bureau. Cependant, le leave monitor peut insérer l’absence sur la page Absence Event dans Atlas.

39. Comment enregistrer la demande de congé compensatoire ( Compensatory time off )

Le congé compensatoire (CTO) ne fait pas partie du module e-Services. Votre point focal RH et le leave monitor peuventmonitor peuvent enregistrer le CTO dans Atlas pour vous. Comme pour les heures supplémentaires, le CTO s'applique uniquement aux niveaux SB1-SB3. Lorsque la pratique locale favorise le congé compensatoire, en lieu et place du paiement des heures supplémentaires et sous réserve des exigences du service, les SC sont rémunérés sur la base d'un taux d’une heure et demi de CTO pour une heure de travail supplémentaire. Le droit au congé compensatoire doit êtredoit être exercé dans les quatre mois suivants le mois où le travail supplémentaire est effectué, sinon il est perdu.

Les heures supplémentaires et CTO doivent être demandées et approuvées par le superviseur avant la période d’heure de travail supplémentaire à effectuer, sous réserve de la disponibilité des fonds et des exigences des services. Les approbations de CTO, ainsi que les heures supplémentaires doivent être conservées dans des dossiers. Les heures supplémentaires peuvent être approuvées pour un maximum de 40 heures par mois.