À LIRE TRÈS ATTENTIVEMENT AVANT DE COMMENCER (10 minutes)

Nous vous conseillons vivement d'imprimer ce mode d'emploi et de le conserver à proximité lors de vos premières utilisations du fichier.

Le présent fichier peut contenir jusqu'à 60 000 adhérents.

Il est compatible avec le Fichier des adhérents - Excel (version de février 2015) et Excel (version de décembre 2016). disponible sur le site de la Fédération nationale

Vous pourrez donc importer vos données déjà enregistrées précédemment sur l'un de ces fichiers par un simple clic (voir page 3 : page de saisie).

Ce fichier contient une page de saisie unique (dans laquelle vous enregistrez et modifiez toutes vos informations), et 8 onglets que vous pourrez consulter et exploiter à tout moment :

L'onglet ''Informations Générales''Cet onglet correspond à la liste de vos adhérents, avec toutes les informations qui les concernent et que vous aurez saisies.

L'onglet "Conseil Administration"Il vous permet d'avoir la liste de vos administrateurs avec la fonction de chacun et ses dates de fins de mandats successives.

L'onglet "Emargement" Il vous fournit la feuille d'émargement de votre assemblée générale par ordre alphabétique, avec les "présents", "absents" ou "représentés".

L'onglet ''Statistiques" Il vous propose des tableaux statistiques sur les adhérents de votre association: la répartition par âge, sexe, l'ancienneté, etc.

L'onglet "Visuels" Il vous propose des graphiques pour visualiser en un clin d'œil les statistiques contenues dans l'onglet précédent.

L'onglet ''Radiation" Il vous permet de conserver les données d'un adhérent qui ne prend pas sa cotisation une année mais est susceptible de revenir l'année suivante.

L'onglet "Activité" Il vous permet d'éditer et d'imprimer la liste des participants à une activité (un voyage, un concours, etc.), en choisissant les champs qui vous intéressent.

L'onglet "Edition" Il vous permet d'éditer la liste de vos adhérents et informations souhaitées en les triant sur le critère de votre choix (leur n°, par exemple)

À la première ouverture de ce fichier, et chaque fois qu'on vous le demandera, vous devrez impérativement "activer le contenu".

Attention : le fichier des adhérents ne fonctionne qu'avec le logiciel Excel (version 2003 et suivantes). Microsoft préconnise une installation en 32 bits et non 64.Selon la version de votre logiciel Excel, on vous demandera d'"activer la modification" ou "activer les macros" ou un bouton "options" qui vous permettra

ensuite d'activer les macros ou le contenu. C'est la même chose. Cela permettra au fichier de prendre en compte vos saisies pour mettre à jour les différents onglets.

Comment ça marche ?

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MODE D'EMPLOI

FICHIER DES ADHÉRENTS

Version de janvier 2018

C'est dans cette page (et uniquement là) que vous saisirez, modifierez ou supprimerez toutes les informations de votre fichier.

Pour faire apparaître cette page de saisie, il suffit de cliquer sur l'un des deux logos (Générations Mouvement ou IFRA) présents dans chacun des onglets.

La page de saisie se compose de 4 parties et d'un ascenseur central qui vous permettra d'adapter la page à la taille de votre écran :Vous pouvez vous déplacer sur cette page en utilisant l'ascenseur vertical (à droite de la page de saisie) et le translateur horizontal (en bas).

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À tout moment, ce bouton vous permet d'annuler les données en cours de saisie pour revenir à l'état précédent.

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1 . La page de saisie

Dès le commencement, 4 possibilités s'offrent à vous :

1. Vous n'avez pas de fichier informatisé de vos adhérents. Vous devrez donc saisir dans la "page de saisie" toutes les informations requises par le fichier.2. Vous avez un fichier informatisé Adhérents autre que Fichier des adhérents - Excel (version de février 2015) disponible sur le site generations-mouvement.orgDans ce cas, vous devez d'abord télécharger cette version Fichier des adhérents - Excel (version de février 2015) sur le site generations-mouvement.org. Dans ce fichier, vous devez renseigner les colonnes A à P à partir de votre ancien fichier. Un copier-coller par colonnes de vos données est possible.

Maintenant, votre fichier est compatible pour être téléchargé dans le présent Fichier des adhérents - Excel (version de septembre 2017). Voir ci-dessous.

3. Vous avez un fichier informatisé - version Fichier des adhérents - Excel (version de février 2015) disponible sur le site www.generations-mouvement.orgSi tous les champs sont renseignés, votre fichier est directement compatible pour être téléchargé dans le nouveau fichier 2017. Voir ci-dessous.S'il vous manque des informations pour vos adhérents (notamment l'année de leur entrée au club), indiquez une année fictive (2010, par exemple). Vous pourrez la modifier plus tard.

4. Si vous utilisez déjà la version Fichier des adhérents - Excel (version de décembre 2016) votre fichier sera téléchargé sans difficulté.Pour télécharger votre fichier compatible :

1. Vos deux fichiers (Fichier des adhérents - Excel version de février 2015 ou Fichier des adhérents - Excel version de décembre 2016 )et Fichier des adhérents - Excel (version de septembre 2017) doivent être classés dans le même répertoire de votre ordinateur (ou sur le bureau).

2. Lorsque c'est le cas, ouvrez le Fichier des adhérents - Excel (version de septembre 2017) et cliquez sur un des logos après avoir actionné les macros pour faire apparaître la page de saisie.

Renseignez ensuite ces deux pavés puis cliquez sur "ENREGISTRER".

3. Vous pouvez maintenant importer votre fichier en cliquant sur "Télécharger fichier existant".

Tous les fichiers excel disponibles dans le répertoire s'affichent. Sélectionnez d'un clic celui que vous souhaitez importer et cliquez sur Choisir fichier.

Après un temps de téléchargement (quelques secondes), un message vous informe que votre fichier a été téléchargé avec succès.

Cliquez sur "OK". Refermez la fenêtre de saisie et enregistrez votre fichier. Il est maintenant converti dans la version de septembre 2017 et vous pouvez l'utiliser normalement.

Ce numéro est constitué ainsi : code département - code commune - indice de 0 à 9. Dans notre exemple : 750561Ces données se rempliront automatiquement

à partir des informations que vous aurez renseignées

dans la cellule "Fonction au conseil" (voir "2. Votre adhérent(e)").

Ces informations doivent figurer dans vos statuts. Elles seront utiles N'oubliez pas d'enregistrer avant de poursuivre.

au fichier pour calculer les dates de fin de mandats de vos administrateurs,

qui apparaîtront dans l'onglet "Conseil Administration".Vous pouvez les modifier à tout moment.

1. Votre association

Ici, saisissez les donnéesrelatives à tous vos adhérents,que vous aurez préalablement Ces deux cellules permettent le calcul des dates successives collectées. de fin de mandat des administrateurs Le fichier vous précise (voir onglet "Conseil administration").le prochain N° d'adhérent La première correspond à l'année de leur première élection.à saisir. Dans la seconde, indiquez le nombre d'années

de leur 1er mandat.Par exemple, 2012 et 3 signifient que la personne a été élue

en 2012 pour un premier mandat complet, soit 3 ans. Si cet(te) adhérent(e) est membre 2014 et 2 signifieraient qu'elle a été élue en 2014 du Conseil d'administration de mais pour un premier mandat de seulement 2 ansl'association, cliquez sur la (parce qu'elle récupère un mandat laissé vacant, par exemple).fonction qui lui correspond.

N'oubliez pas d'enregistrer avant de poursuivre.

2. Votre adhérent(e)

Cette partie permet de modifier les données relatives

à un adhérent, de le radier ou de le supprimer.En début d'année, cliquez ici si vous souhaitez remettre toutes les cotisations à 0.

Ce bouton permet d'effacer les informations relatives à la participation de l'année précédente

(Pensez d'abord à radier ceux qui n'ont pas payé sinon vous ne pourrez plus les différencier

des adhérents à l'assemblée générale de l'année précédente (voir 4. Activités).

Saisissez ici les premières

lettres du nom recherché

pour le retrouver plus vite.

La fenêtre du haut donne accès à la liste alphabétique de tous les adhérents enregistrés.Pour modifier les données d'un adhérent, cliquez sur son nom puis sur "Modifier".

Les données saisies pour cet adhérent réapparaîtront dans la partie "Votre adhérent(e)" vue à la page précédente et vous pourrez toutes les modifier. N'oubliez pas de cliquer chaque fois sur "Enregistrer" pour mettre à jour vos données.

Si vous sélectionnez un adhérent dans cette liste et que vous cliquez sur "Radier",il basculera aussitôt dans la fenêtre du dessous.

Si cet adhérent radié reprend une cotisation plus tard, sélectionnez-le dans la fenêtredes radiés et cliquez sur "Ré-intégrer".Si vous souhaitez le supprimer définitivement de vos listes, sélectionnez-le dans la fenêtre des radiés et cliquez sur "Supprimer".

3. Gestion des adhérents

Saisissez ici le nom de l'activité que vous organisez.Ce pavé vous permet de créer les activités Ici, vous avez trois possibilités : que vous souhaitez (votre voyage, votre atelier 1. Indiquer un montant d'inscription (sans le sigle €), informatique, votre concours, sans limite) 2. Indiquer de une à trois lettres séparées par des blancs ouet de gérer les inscriptions de vos adhérents 3. Indiquer le mot "CODE" qui permettra d'entrer tout type de données.à ces activités. Cliquez ensuite sur "CREER" et l'activité apparaîtra dans la fenêtre du dessous.

Dans le même temps, une nouvelle colonne sera créée automatiquement dans l'onglet "Informations générales". Vous pourrez donc consulter à loisir et sans autre formalité la liste des adhérentsinscrits à votre atelier cuisine ou votre sortie surprise !

Vous pouvez aussi modifier cette activité (son intitulé ou le montant de l'inscription) en sélectionnant l'activité puis en cliquant sur "MODIFIER".

Pour inscrire un adhérent à une activité, rien de plus simple !Sélectionnez cet adhérent dans la liste à gauche, puis cliquez sur le nom de l'activité dans la fenêtre, inscrivez dans la case vierge la sommequ'il a versée ou saisissez "X" pour indiquer sa présence (ou le "A", "P" ou "R"),et cliquez sur "ENREGISTRER". L'information sera prise en comptedans l'onglet "Informations générales".Pour annuler l'inscription d'un adhérent à une activité, sélectionnez l'adhérentdans la fenêtre de gauche puis l'activité concernée et cliquez sur "ANNULER".

Ce bouton vous permettra de visualiser en un clin d'œil la liste des adhérentsqui sont inscrits à une activité (que vous aurez sélectionnée dans la liste).

Enfin, si vous sélectionnez une activité dans la fenêtre et que vous cliquez sur

ce bouton, l'activité sera supprimée de la liste. Si des adhérents sont engagésfinancièrement sur cette activité, vous recevrez une message d'avertissement.

Allons maintenant regarder comment toutes les informations saisies dans cette page de saisie se répartissent dans les 7 onglets du fichier…

4. Activités

Toutes les informations relatives aux adhérents apparaissent désormais dans cet onglet.Au-delà de leurs données individuelles (colonnes A à R), vous pouvez aussi suivre leur participation à vos activités (colonnes S à V dans notre exemple).

Le fichier a ajouté autant de colonnes que vous avez créé d'activités.

Il indique l'information que vous avez enregistrée pour les adhérents inscrits.

À noter : lorsque vous lancerez une impression de votre fichier, seule la partie blanche contenant tous vos adhérents

et les données qui les concernent sera imprimée.

À chaque fois que vous ajouterez un nouvel adhérent dans la page de saisie, cette zone blanche se prolongera automatiquement,augmentant d'une ligne la zone d'impression.

Pour imprimer la liste des participants à une activité, reportez-vous à l'onglet "Activité".

2 . Onglet " Informations Générales"

Astuce : filtrer vos adhérents sur différents critères

À partir des informations désormais saisies dans le fichier, vous allez pouvoir effectuer des filtres par critères pour ne cibler qu'une partie de vos adhérents.

Vous pouvez avoir besoin d'obtenir seulement la liste de vos adhérents inscrits à une activité. Notre exemple, on recherche les acteurs du film Les tontons flingueurs.Vous allez pour cela effectuer un filtrage en utilisant la flèche située à la ligne 9, dans la colonne T. Des menus déroulant apparaissent : décochez "vides".Vous obtenez alors la liste des adhérents (acteurs) qui jouent dans le film, et seulement ceux-là.

Attention : les flèches des colonnes dans lesquelles un filtre est actif se sont changées en entonoirs.

Pour retrouver la liste complète de vos adhérents, n'oubliez pas de désactiver les filtres : 1. Cliquez sur le ou les entonoirs. 2. Cochez "sélectionner tout".À noter : vous pouvez croiser autant de filtres que vous le souhaitez.

Par exemple, sélectionner la liste de vos adhérentes nées avant 1955, et qui participent à votre sortie suprise.

À l'ouverture de cet onglet, cliquer sur "Mise à jour".

À partir des données que vous avez enregistrées dans la fenêtre de saisie, le fichier établit la liste des membres de votre Conseil d'administration.

Pour chaque administrateur, il indique aussi la date à laquelle il devra repasser au vote (fin de mandat), jusqu'à ce qu'il atteigne la limite fixée dans vos statuts.Les cases qui apparaissent en rouge permettent d'identifier rapidement les administrateurs qui sont en fin de mandat dans l'année en cours.

3 . Conseil D'Administration

Cet onglet génère la feuille d'émargement de votre assemblée générale. Elle fait apparaître la totalité de vos adhérents et indique (colonne E) les présents, représentés ou absents.

Nous avons créé une colonne pour l'émargement, et deux autres pour les éventuels votes qui sont prévus (élections, par exemple).

Comme son nom l'indique, cet onglet vous propose des tableaux de statistiques concernant vos adhérents : répartition par sexe et par tranche d'âge, moyenne d'âge globale et ancienneté dans l'association.

6 . Onglet "Visuels"

Il s'agit ici de graphiques qui illustrent les statistiques contenues dans l'onglet précédent.

7 . Onglet "Radiation"

On retrouve ici l'historique des adhérents radiés, réintégrés et même supprimés au fil des années.

Cet onglet vous permet d'éditer (puis d'imprimer, si vous le souhaitez) la liste des participants à l'une de vos activités. Vous allez d'abord choisir l'activité qui vous intéresse dans la liste déroulante.

Ensuite, vous devez choisir les champs que vous souhaitez voir apparaître dans votre liste, et l'ordre dans lequel ils doivent apparaître.

Pour la liste des acteurs qui jouent dans Les tontons flingueurs, par exemple, vous voulez voir apparaître leurs noms, leurs prénoms puis leur adresse courriel puis le rôle qu'ils interprêtent dans le film. Vous allez tout simplement inscrire 1 dans la cellule D7 correspondant à "Nom", puis 2 dans la cellule D8 correspondant à "Prénom", puis 3 dans la cellule D15 correspondant à "Courriel" et enfin 4 dans la cellule D5 correspondant à "Ma sélection" (où se trouvent les rôles que vous avez indiqués dans la page de saisie et qui figurent dans la colonne T de l'onglet "Informations générales").

Cliquez ensuite sur le bouton "Participants", et votre liste apparaît.

4 . Onglet "Emargement"

5 . Onglet "Statistiques"

8 . Onglet "Activité"

Dans notre exemple, avec l'activité Les tontons flingueurs et les 4 champs que nous avons réclamés, ça donne la liste suivante :

Vous pouvez imprimer la liste que vous avez créée normalement ("Fichier" dans la barre de menu, puis "Imprimer"). Les paramètres d'impression pour vos listes ont été prédéfinis par nos soins pour que votre liste s'ajuste à la taille d'une feuille A4 standard.Il est évident que si vous souhaitez faire apparaître 10 champs dans votre liste, et donc que vous crééz un tableau de 10 colonnes, la taille du texte à l'impression sera très réduite.

Sur le même principe que l'onglet précédent, vous pouvez ici éditer une liste de vos adhérents en ne faisant apparaître que les informations qui vous intéressent et dans l'ordre voulu.Vous avez également la possibilité de trier vos adhérents sur le critère de votre choix : par exemple, par N° d'adhérent de 1 à XX, puis par année de naissance, etc.

La zone d'impression de l'onglet "Informations générales" se fait automatiquement, vous avez juste à lancer l'impression pour obtenir la liste de tous vos adhérents.Si un filtre est actif dans l'onglet "Informations générales" lorsque vous lancez une impression, l'imprimante ne retiendra que les personnes filtrées.Il est donc possible de n'imprimer, par exemple, que la liste des adhérents qui n'ont pas encore acquitté la cotisation.

Ou la liste des femmes dont c'est l'anniversaire dans le courant de la semaine à venir.

N'oubliez pas de sauvegarder régulièrement votre travail.

Pensez à garder un fichier vierge avant de commencer à travailler.

Pour imprimer

Quelques conseils pour finir…

9 . Onglet "Edition"

Les 4 champs apparaissent bien dans l'ordre que nous avons demandé : 1. Le nom 2. Le prénom 3. L'adresse courriel 4. La sélection elle-même.