Version de septembre 2016

Nous vous conseillons vivement d'imprimer ce mode d'emploi et de le conserver à proximité lors de vos premières utilisations du fichier.

Le présent fichier peut contenir jusqu'à 60 000 adhérents.

Il est compatible avec le Fichier des adhérents - Excel (version de février 2015) disponible sur le site de la Fédération nationale et avec le Fichier des adhérents - Excel (version de décembre 2015) .

Vous pourrez donc importer vos données déjà enregistrées précédemment sur l'un de ces fichiers par un simple clic (voir page 3 : page de saisie).

Ce fichier contient une page de saisie unique (dans laquelle vous enregistrez et modifiez toutes vos informations), et 7 onglets que vous pourrez consulter et exploiter à tout moment :

L'onglet ''Informations Générales'' Cet onglet correspond à la liste de vos adhérents, avec toutes les informations qui les concernent et que vous aurez saisies.

L'onglet "Conseil Administration" Il vous permet d'avoir la liste de votre CA, avec la fonction de chaque membre et les dates successives de réélection à prévoir (fin de mandat).

L'onglet "Emargement" Il vous fournit la feuille d'émargement de votre assemblée générale par ordre alphabétique, avec les "présents", "absents" ou "représentés".

L'onglet ''Statistiques" Il vous propose des tableaux statistiques sur les adhérents de votre association: la répartition par âge, sexe, l'ancienneté, etc.

L'onglet "Visuels" Il vous propose des graphiques pour visualiser en un clin d'œil les statistiques contenues dans l'onglet précédent.

L'onglet ''Radiation" Il vous permet de conserver les données d'un adhérent qui ne prend pas sa cotisation une année mais est susceptible de revenir l'année suivante.

L'onglet "Activité" Il vous permet d'éditer la liste des participants à une activité (un voyage, un concours, etc.), en choisissant les champs qui vous intéressent. Vous pouvez ensuite imprimer cette liste.

À la première ouverture de ce fichier, et chaque fois qu'on vous le demandera, vous devrez impérativement "activer le contenu".

Attention : selon la version de votre logiciel Excel, on vous demandera plutôt de : "activer la modification" ou "activer les macros" ou on vous proposera un bouton "options" qui vous permettra

ensuite d'activer les macros ou le contenu. C'est la même chose. Cela permettra au fichier de prendre en compte vos saisies pour mettre à jour les différents onglets.

À lire avant de commencer (10 minutes)

Comment ça marche ?

C'est dans cette page (et uniquement là) que vous saisirez, modifierez ou supprimerez toutes les informations de votre fichier.

Pour faire apparaître cette page de saisie, il suffit de cliquer sur l'un des deux logos (Générations Mouvement ou IFRA) présents dans chacun des onglets.

La page de saisie se compose de 4 parties et d'un ascenseur central qui vous permettra d'adapter la page à la taille de votre écran :

4

1

2

À tout moment, ce bouton vous permet d'annuler les données en cours de saisie pour revenir à l'état précédent.

3

1 . La page de saisie

Dès le commencement, 4 possibilités s'offrent à vous :

1. Vous n'avez pas de fichier informatisé de vos adhérents. Vous devrez donc saisir dans la "page de saisie" toutes les informations requises par le fichier.

2. Vous avez un fichier informatisé de vos adhérents qui n'est pas la version Fichier des adhérents - Excel (version de février 2015) disponible sur le site www.generations-mouvement.org

Dans ce cas, vous devez d'abord télécharger cette version Fichier des adhérents - Excel (version de février 2015) sur le site www.generations-mouvement.org.

Dans ce fichier, vous devez renseigner les colonnes A à P à partir de votre ancien fichier. Un copier-coller par colonnes de vos données est possible.

Maintenant, votre fichier est compatible pour être téléchargé dans le présent Fichier des adhérents - Excel (version de juin 2016). Voir ci-dessous.

3. Vous avez un fichier informatisé qui est la version Fichier des adhérents - Excel (version de février 2015) disponible sur le site www.generations-mouvement.org

Si tous les champs sont renseignés, votre fichier est directement compatible pour être téléchargé dans le nouveau fichier 2016. Voir ci-dessous.

S'il vous manque des informations pour vos adhérents (notamment l'année de leur entrée au club), indiquez une année fictive (2010, par exemple). Vous pourrez la modifier plus tard.

4. Si vous utilisez déjà la version Fichier des adhérents - Excel (version de décembre 2015) votre fichier sera téléchargé sans difficulté.

Pour télécharger votre fichier compatible :

1. Vos deux fichiers (Fichier des adhérents - Excel version de février 2015 ou Fichier des adhérents - Excel version de décembre 2015 )

et Fichier des adhérents - Excel (version de juin 2016) doivent être classés dans le même répertoire de votre ordinateur (ou sur le bureau).

2. Lorsque c'est le cas, ouvrez le Fichier des adhérents - Excel (version de juin 2016) et cliquez sur un des logos après avoir actionné les macros pour faire apparaître la page de saisie.

Renseignez ensuite ces deux pavés puis cliquez sur "ENREGISTRER".

3. Vous pouvez maintenant importer votre fichier en cliquant sur "Télécharger fichier existant".

Tous les fichiers excel disponibles dans le répertoire s'affichent.

Sélectionnez d'un clic celui que vous souhaitez importer et cliquez sur Choisir fichier.

Après un temps de téléchargement (quelques secondes), un message vous informe que votre fichier a été téléchargé avec succès.

Cliquez sur "OK". Refermez la fenêtre de saisie et enregistrez votre fichier. Il est maintenant converti dans la version de juin 2016 et vous pouvez l'utiliser normalement.

Cette information pourra vous être communiquée par votre fédération,

si elle attribue des numéros à ses associations. Ces données se rempliront automatiquement

à partir des informations que vous aurez renseignées

dans la cellule "Fonction au conseil" (voir "2. Votre adhérent(e)").

Ces informations doivent figurer dans vos statuts. Elles seront utiles N'oubliez pas d'enregistrer avant de poursuivre.

au fichier pour calculer les dates de fin de mandats de vos administrateurs,

qui apparaîtront dans l'onglet "Conseil Administration".

Vous pouvez les modifier à tout moment.

1. Votre association

Ici, saisissez les données

relatives à tous vos adhérents,

que vous aurez préalablement

collectées.

Le fichier vous précise

le prochain N° d'adhérent

à saisir.

Si cet(te) adhérent(e) est membre

du Conseil d'administration de

l'association, cliquez sur la

fonction qui lui correspond.

N'oubliez pas d'enregistrer avant de poursuivre.

Ces deux cellules permettent de calculer les dates successives de fin de mandat des administrateurs (voir onglet "Conseil administration").

La première correspond à l'année de leur première élection. Dans la seconde, indiquez le nombre d'années de leur 1er

mandat.

Par exemple, 2012 et 3 signifient que la personne a été élue en 2012 pour un premier mandat complet, soit 3 ans. 2014 et 2 signifieraient

qu'elle a été élue en 2014 mais pour un premier mandat de seulement 2 ans (parce qu'elle récupère un mandat laissé vacant, par exemple).

2. Votre adhérent(e)

En début d'année, cliquez ici si vous souhaitez

remettre toutes les cotisations à 0.

(Pensez d'abord à radier ceux qui n'ont pas payé Ce bouton permet d'effacer les informations relatives à la participation

l'année précédente sinon vous ne pourrez plus les repérer). des adhérents à l'assemblée générale de l'année précédente (voir 4. Activités).

Cette partie permet de modifier les données relatives

à un adhérent, de le radier ou de le supprimer.

Saisissez ici l'initiale

du nom recherché

pour le retrouver plus vite.

La fenêtre du haut donne accès à la liste alphabétique de tous les adhérents enregistrés.

Pour modifier les données d'un adhérent, cliquez sur son nom puis sur "Modifier".

Les données saisies pour cet adhérent réapparaîtront dans la partie "Votre adhérent(e)"

vue à la page précédente et vous pourrez toutes les modifier.

N'oubliez pas de cliquer chaque fois sur "Enregistrer" pour mettre à jour vos données.

Si vous sélectionnez un adhérent dans cette liste et que vous cliquez sur "Radier",

il basculera aussitôt dans la fenêtre du dessous.

Si cet adhérent radié reprend une cotisation plus tard, sélectionnez-le dans la fenêtre

des radiés et cliquez sur "Ré-intégrer".

Si vous souhaitez le supprimer définitivement de vos listes, sélectionnez-le

dans la fenêtre des radiés et cliquez sur "Supprimer".

3. Gestion des adhérents

Ce pavé vous permet de créer les activités

que vous souhaitez (votre voyage, votre atelier

informatique, votre concours, sans limite)Saisissez ici le nom d'une activité que vous organisez.

et de gérer les inscriptions de vos adhérentsAjoutez le montant de l'inscription à cette activité ou un simple "X"

à ces activités.si l'activité est gratuite. Vous pouvez aussi utiliser les lettres "A", "P" et "R"

(avec un espace entre chaque) pour "absent", "présent" ou "représenté".

Cliquez ensuite sur "CREER" et l'activité apparaîtra dans la fenêtre du dessous.

Dans le même temps, une nouvelle colonne

sera créée automatiquement dans l'onglet "Informations générales".

Vous pourrez donc consulter à loisir et sans autre formalité la liste des adhérents

inscrits à votre atelier cuisine ou votre sortie surprise !

Vous pouvez aussi modifier cette activité (intitulé ou prix de l'inscription)

en cliquant sur "MODIFIER".

Pour inscrire un adhérent à une activité, rien de plus simple !

Sélectionnez cet adhérent dans la liste à gauche, puis cliquez sur

le nom de l'activité dans la fenêtre, inscrivez dans la case vierge la somme

qu'il a versée ou saisissez "X" pour indiquer sa présence (ou le "A", "P" ou "R"),

et cliquez sur "ENREGISTRER". L'information sera prise en compte

dans l'onglet "Informations générales".

Pour annuler l'inscription d'un adhérent à une activité, sélectionnez l'adhérent

dans la fenêtre de gauche puis l'activité concernée et cliquez sur "ANNULER".

Enfin, si vous sélectionnez une activité dans la fenêtre et que vous cliquez sur

ce bouton, l'activité sera supprimée de la liste.

Allons maintenant regarder comment toutes les informations saisies dans cette page de saisie se répartissent dans les 7 onglets du fichier…

4. Activités

Toutes les informations relatives aux adhérents apparaissent désormais dans cet onglet.

Au-delà de leurs données individuelles (colonnes A à Q),

vous pouvez aussi suivre leur participation à vos activités (colonnes S à W dans notre exemple). Le fichier a ajouté autant de colonnes que vous avez créé d'activités.

Pour chacune, il indique la réponse (lettre ou chiffre) de l'adhérent.

À noter : lorsque vous lancerez une impression de votre fichier, seule la partie blanche contenant tous vos adhérents et les données qui les concernent sera imprimée.

À chaque fois que vous ajouterez un nouvel adhérent dans la page de saisie, cette zone blanche se prolongera automatiquement d'une ligne et repoussera d'autant la limite de la zone d'impression.

Pour imprimer la liste des participants à une activité, reportez-vous à l'onglet "Activité".

2 . Onglet " Informations Générales"

Astuce : filtrer vos adhérents sur différents critères

À partir de l'ensemble des informations qui sont désormais saisies dans le fichier, vous allez pouvoir effectuer des filtres par critères pour ne cibler qu'une partie de vos adhérents.

Vous pouvez par exemple avoir besoin d'obtenir seulement la liste de vos adhérents qui sont inscrits à votre atelier cuisine.

Vous allez pour cela effectuer un filtrage en utilisant la flèche située à la ligne 9, dans la colonne T. Des menus déroulant apparaissent : 1. Décochez "sélectionner tout". 2. Cochez la case "25,00 €".

Vous obtenez alors la liste des adhérents qui sont inscrits :

Attention : les flèches des colonnes dans lesquelles un filtre est actif se sont changées en entonoirs.

Pour retrouver la liste complète de vos adhérents, n'oubliez pas de désactiver les filtres : 1. Cliquez sur le ou les entonoirs. 2. Cochez "sélectionner tout".

À noter : vous pouvez croiser autant de filtres que vous le souhaitez. Par exemple, sélectionner la liste de vos adhérentes nées avant 1955, et qui participent à votre sortie suprise.

À l'ouverture de cet onglet, cliquer sur "Mise à jour".

À partir des données que vous avez enregistrées dans la fenêtre de saisie, le fichier établit la liste des membres de votre Conseil d'administration.

Pour chaque administrateur, il indique aussi la date à laquelle il devra repasser au vote (fin de mandat), jusqu'à ce qu'il atteigne la limite fixée dans vos statuts.

Les cases qui apparaissent en rouge permettent d'identifier rapidement les administrateurs qui sont en fin de mandat dans l'année en cours.

3 . Conseil D'Administration

A l'ouverture de cet onglet, cliquer sur "Mise à jour".

Cet onglet génère la feuille d'émargement de votre assemblée générale. Elle fait apparaître la totalité de vos adhérents et indique (colonne E) les présents, représentés ou absents.

Nous avons créé une colonne pour l'émargement, et deux autres pour les éventuels votes qui sont prévus (élections, par exemple).

A l'ouverture de cet onglet, cliquer sur "Mise à jour".

Comme son nom l'indique, cet onglet vous propose des tableaux avec des statistiques concernant vos adhérents : répartition par sexe et par tranche d'âge, moyenne d'âge globale et ancienneté dans l'association.

Il s'agit ici de graphiques qui illustrent les statistiques contenues dans l'onglet précédent.

On retrouve ici l'historique des adhérents radiés, réintégrés et même supprimés au fil des années.

Cet onglet vous permet d'éditer (puis d'imprimer, si vous le souhaitez) la liste des participants à l'une de vos activités.

Vous allez d'abord indiquer dans la cellule B3 l'activité qui vous intéresse. Pour cela, saisissez la lettre de la colonne

correspondant à l'activité dans l'onglet "Informations générales". Par exemple, pour éditer une liste des adhérents

inscrits au voyage à venise (colonne V dans l'onglet "Informations générales"), vous saisirez un V dans la cellule B3.

Ensuite, vous devez choisir les champs que vous souhaitez voir apparaître dans votre liste, et l'ordre dans lequel ils doivent apparaître.

Pour la liste de votre voyage à Venise, par exemple, vous voulez le nom des adhérents inscrits, puis leur prénom, puis

leur adresse courriel puis le montant qu'ils ont versé au titre de leur inscription. Vous allez tout simplement inscrire 1

dans la cellule D7 correspondant à "Nom", puis 2 dans la cellule D8 correspondant à "Prénom", puis 3 dans la cellule D15

correspondant à "Courriel" et enfin 4 dans la cellule D5 correspondant à "Ma sélection" (où se trouvent les montants qui

figurent dans la colonne V de l'onglet "Informations générales").

Cliquez ensuite sur le bouton "Etablir liste pour", et votre liste apparaît.

7 . Onglet "Radiation"

8 . Onglet "Activité"

5 . Onglet "Statistiques"

6 . Onglet "Visuels"

4 . Onglet "Emargement"

Dans notre exemple, avec l'activité VOYAGE VENISE MARS et les 4 champs que nous avons réclamés, ça donne la liste suivante :

Vous pouvez imprimer la liste que vous avez créée normalement ("Fichier" dans la barre de menu, puis "Imprimer").

Les paramètres d'impression pour vos listes ont été prédéfinis par nos soins pour que votre liste s'ajuste à la taille d'une feuille A4 standard.

Il est évident que si vous souhaitez faire apparaître 10 champs dans votre liste, et donc que vous crééz un tableau de 10 colonnes, la taille du texte à l'impression sera très réduite.

La mise en page (zone d'impression) de l'onglet "Informations générales" se fait automatiquement, vous avez juste à lancer l'impression pour obtenir la liste de tous vos adhérents.

Si un filtre est actif dans l'onglet "Informations générales" lorsque vous lancez une impression, l'imprimante ne retiendra que les personnes filtrées.

Il est donc possible de n'imprimer, par exemple, que la liste des adhérents qui n'ont pas encore acquitté la cotisation. Ou la liste des femmes dont c'est l'anniversaire dans le courant de la semaine à venir.

N'oubliez pas de sauvegarder régulièrement votre travail.

Pensez à garder un fichier vierge avant de commencer à travailler.

Pour imprimer

Quelques conseils pour finir…

Les 4 champs apparaissent bien dans l'ordre que nous avons demandé : 1. Le nom 2. Le prénom 3. L'adresse courriel 4. La sélection elle-même.