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CESAG

C.l:NTP.E AfRrCAJH n·!Eruou ôUI•Erm;urœs EN G ESTION

MAITRISE PROFESSIONALISEE DE GESTIOr f DES ENTREPRISE[, ET DES ORGANISATIONS

MEMOIRE I>E Fli'l D'ETli>ES

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LI<: CAS Hf. L.IM.-JRMERIC HOPlTAL IlE ()li \KA.I\1

Ptümtt a Soutenu par :

M. Mamadou NGOM

Officier du Corps Technique et Administtatif du Sen;cr de Sant-é

des Arro~ du Sén~al

Sousrcncad~entde :

M. .Boubacar BAIDARI,

Professeur et Conseiller du Directeur Ginéral du CESAG

M. le Médecin-Capitaine Tbrabjma S. FALL Division Etudes-Contrôle OSA

Sénrgal

M0005MPGE002. 2

J \!\"\ 1ER 2003

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CESAG - BIBLIOTHEQUE

C?J

DEDICACES

ln memoriant A nton père Latyr NGOM

Cet homme pétri de vertus, honnête et travailleur;

Cet homme qui a aimé sa famille au plus profond de lui-même;

Cet homme qui a tout donné durant sa vie et qui n'a reçu que« je lui dédie affectueusement ce travail », en priant le bon DIEU qu'il l'accueille dans son paradis.

CESc\(i-M.:,mnir~ J~ lin d'~tud..:s sur 1..: thi:mc: 1 :analvs~ du svst'-'m..: & r..:..:ouvr..:mcnt dcs cnùts dc pr .. "tations de scf\·i.:..:s: 1,..: GIS Je lïnlinn..:ri..: Hôpital dc Ouakam (1110) l'r~s..:nté et souknu par !\1. Mamadou :\GO\t O!Ii.:i..:r du Corps T~>clmilJUè ct Administratif du S~f\·iœ Je Sant.:, J~>s .-\nn0cs du s.:,n.:,gal


» A ma mère Gnilane FAYE, Aucune dédicace ne pourrait exprimer le profond amour que j'ai pour toi. Je te souhaite une très longue vie accompagnée d'une santé de fer. » A mon épouse Daya Dia NGOM, Tu es une mère distinguée, brave et digne. Ce modeste travail t'est dédié pour toutes les périodes de sacrifices que tu as vécues. Que DIEU, le TOUT PUSSANT te donne longue vie. » A mes enfants: Ndèye Gnilane Ndombé, Abdoul Aziz, Latyr dit

Papis, Pape Christian Saliou. En témoignage de l'affection indéfectible qui nous lie, puisse ce travail vous servir d'exemple. » A mes frères et sœurs : lbrahima, Babacar et Fatou » A mon frère et ami Pape Christian NDIOR, Tu as toujours su être présent quand il le faut. Puisse le Bon DIEU préserver cette amitié sans faille entre nous. » A mon ami et cadet d'école Ndiogou NDOUR, Que DIEU puisse guider vos pas vers la réussite. » A la famille Sérigne Sylla Mbow ; » A la famille Modou Kane ; » A la famille Babacar DIOUF « DINA » ; » A la famille Lamine NGOM; » A là famille Mamadou BOP; » A la famille Lamine NDIA YE ; » A la famille Mamadou MBODJ ; » A la famille Mahmoudou DIOUF ; » A la famille Fatou Kiné NDIA YE ; » A la famille Emmanuel Dit Mansour DIOKH ; » A la famille Ndèye THIAM; » A la famille Mamadou DIOP ; » A la famille Pape Sidy SARR ; » A la famille Abdoulaye SENE ; » A la famille Omar FAYE ; » A la famille Ameth FAYE ; » A la famille Mamadou BADn ; » A la famille Aminata Baldé GANO ; » A la famille Rokheya Diouf DIOP; » A la famille Boubou DIRRA. ~ A mes camarades de promotion du cycle MPGEO/ Spécial; » A mes camarades de la lOème promotion de l'ENSOA. Ensemble, nous avons

arpenté le chemin de l'honneur, sous l'œil superviseur d'un excellent encadrement.

» A Monsieur le Colonel Victor TINE, qui a largement contribué à faire de moi un militaire qui croit à la discipline, à l'honneur et au travail bien fait. Vous m'avez touiours servi de modèle d'honnêteté, de lovauté et de combattant.

CESAG-Mémoire de fin d'études sur le thème: L'analyse du système de recouvrement des coûts de prestations de services: Le cas de l'Infirmerie Hôpital de Ouak:am (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal


REMERCIEMENTS

~;;> Au ministère de la santé publique de la république du Sénégal Toute ma gratitude pour avoir parrainé cette formation ;

,_ A la Mission française de coopération et d'action culturelle, ~ A la Mission taïwanaise de coopération,

. Merci pour avoir financé cette formation. ~ A monsieur le Médecin Colonel Babacar DRAME, merci d'avoir

rendu possible ce stage ; ~ A Monsieur Boubacar BAIDARI, Je ne saurai en si peu de mots vous

remercier. Vous avez consacré de longues heures de votre temps si précieux pour ce travail. Votre générosité pour le travail, votre disponibilité, vos conseils, vos critiques et vos suggestions ont été et reste très importants pour moi et pour ce travail ;

~ A Monsieur le Médecin Capitaine Ibrahima Socé F ALL, pour avoir accepté de diriger ce travail malgré le devoir qui 1' appelle souvent hors du territoire sénégalais ;

~ A tout le personnel administratif et le corps enseignant du CESAG ~ A Monsieur Ahmadou TRAORE ; ~ A Monsieur Ibrahima FALL ; ~ A Madame Aby SANE; Merci pour toute votre disponibilité, votre patience et votre diligence à solutionner les préoccupations des stagiaires ; ~ A Monsieur le Médecin Colonel Cheikh DIAGNE, pour m'avoir

accordé le temps de suivre ce stage; ,_ A Monsieur le Médecin Colonel Madické NDAO, Pour le soutien moral

et matériel qu'il m'a accordé; ~ A Monsieur le Dentiste Chirurgien Colonel Mbaye Khary DIENG, La

pertinence de vos conseils porte toujours ses fruits; ~ A M. SENSEI Mandiaye TOURE ; ')' A M. SENSEI Pierre NDOYE ; Merci pour votre soutien mental et physique ~ A M. Ngor SARR ; ~ A M. DIALLO et BOLY Merci pour votre précieuse contribution à la confection de ce travail " A M. Alé THIAM; ~ A M. Mamadou D.DIALLO Agent comptable particulier du CHU FANN ~ A tout le personnel de l'agence comptable particulière du CHU FANN

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TABLE DES MATIERES PAGES

INTRODUCTION GENERAL E ••..•.•.••..••..•••.•..••••••.•••.••.••••.••••..•.•.•..••••.•••.• 07 1- PROBLEMATIQUE •••••••••••..•••.••••••••.•••.••••••••••.••••••...•...••.•••..•••••.••.••••••• 09 ll- OBJECTIFS DE L'ETUDE ..••..•....••...•.......•.....•.......•..•.•...•...•................ 12

ID- DEMARCHE DE L'ETUDE •...•••.••.••••.•••••••••.•••••••..•••••••.•••••••••.••••••..•••..• 13 1"- INTE~T DE ~'ET1JDE ....................................................................... l4 "'- P~N DE L'ETUDE ............................................................................. l4

PREJJlERE PARTIE: PROBLEMATIQUE DU ~COUVREMENT DES COUTS DE P~STATIONS DE SERVICES: P~SENTATION DU SYSTEME DE ~COUV~MENT DE LHOPITAL MILITA~ DE OUAKAM

CHAPITRE 1 : LES FONDEMENTS DU SYSTEME DE ECOUVREMENT

1: THEORIES RELATIVES AU RECOUVREMENT DES COUTS DES PRESTATIONS DE SERVICES ............................................................................................................... 17

1.1-RISQUES EN MATIERE D'ENCAISSEMENT .............................................................. 20 1.2 RISQUES DU SECTEUR ••••••••.•••.•••••••••.••••.••••..••••••••••••.•••••••••.•••..••••••••••••..•••.••..••• 22 1.3- RISQUES DUS A LA CONCEPTION DU SYSTEME .•...•••••.••••....•.••..••.•...••••...••...•.••....•• 22 1.4-LES PROCEDURES DE RECOUVREMENT •••.••••..•.••..•••••••..•••...••....••••.•.•.••....••.•.•.••.••.• 22

1.4.1- LE SYSTEME DE FACTURATION ET DE RECOUVREMENIT DES SOINS EXTERNES ••••••••••••••••• 22 1.4.2- LE SYSTEME DE FACTURATION ET DE RECOUVREMENT DES HOSPITALISATIONS •••••••••••••••• 25

1.5-CONTROLE INTERNE EN MATIERE D'ENCAISSEMENT ET DE VENTES AU COMPTANT •••.••••••••••••••••••..•••.•••••••••.••••..•••••••.•••..•••...••••.•••.•••. 27

1.5.1- ENCAISSEMENTS DES CREANCES ET DEPOT DES REGLEMENTS RECUS ••••••••••••••••••••••••••• 27 1.5.2-VENTES AU COMPTANT ................................................................................. 27 1.5.3- CON1ROLE DES MOUVEMENTS CONCERNANT LES RECETTES ..................................... 29

1.5.3.1- DESCRIPTION DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES .......................................... 29 1.5.3.2-LE CONTROLE DES MOUVEMENTS .............................................................. 30

CHAPITRE 2 : L'HOPITAL MILITA~ DE OUAKAM ET SON SYSTEME DE ~COUVREMENT

1-L'HOPITAL MILITAIRE DE OUAKAM ................................................................. 33 1.1- HISTORIQUE ...••.....•....•..•..•.••.•••.•••...•.•..•••.••••.•••..•••••..•••.••..••••...•...•..•.•.•.••.•..•• 33 1.2~CARACTERISTIQUES GEOGRAPHIQUES ............................................................... 33 1.3-MISSIONS ....................................................................................................... 33 1.4- ORGANISATION ••••••••••••••.•••••.•••••••.•••.•.••••.•..••••..••••••••••••••••••••••••••.••••••••••••••••• 36

1.4.1-ATTRIBUTION ET RESPONSABILITE DU PERSONNREL .................................................... 36 1.4. 2-PRESENTATIONDUSHSE .................................................................................... 38

II- LE SYSTEME DE RECOUVREMENT DE l'IBO ..................................................... .40 2.1- CADRE REGLEMENTAIRE D'EXECUTION DU RECOUVREMENT .............................. 40 2.2- RECOUVREMENT DES COUTS ........................................................................... 40

2.2.1-LES P ARTICULŒRS A LEURS FRAIS (PAF) .............................................................. 40 2.2.2-LES MUTUALISTES ET AYANTS CAUSE DES ARMEES ................................................. 41 2.2.3-LA VENTE DES MEDICAMENTS ......................................................................... 43 2.2.4-LA VENTE DES PRODUITS DES CPN ..................................................................... 43 2.2.5-LES OU11LS DE GESTION EN PLACE ..................................................................... 43

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DECXIEJIE PARTIE:

ETUDE DU SYSTEME DE RECOUVREMENT DES COUTS DE L'HOPITAL ET RECOMMANDATIONS

CHAPITRE1 : ETUDE DU SYSTEME DE RECOUVREMENT 1- METHODOLOGIE DANAL YSE ................................................................................ 46 2-ANALYSE DU RECOUVREMENT PAR RAPPORT AUX PROCEDURES ............................... 46 3-ANAL YSE DU RECOUVREMENT PAR RAPPORT AU CONTROLE .................................... 49 4-ANALYSE DU RECOUVREMENT PAR RAPPORT A LA CONCEPTION DU SYSTEME ............ 49 5-ANAL YSE DU RECOUVREMENT PAR RAPPORT AUX RISQUES DU SECTEUR .................... 51 6-ANAL YSE DU RECOUVREMENT PAR RAPPORT AUX RISQUES D'ENCAISSEMENT ............ 52

CHAPITRE 2 :RECOMMANDATIONS

1-AMELIORA TION DU SYSTEME DE RECOUVREMENT 1.1-LES PROCEDU,RE.S ••••••••••••••••••••••••••••.•••••••••••••••••••••••••••••••••••••.•••.••••••••.•••••••••••• 55 1.2-LE CONTROLE .•...••.•••..•..•.......••.••.•.•••.•.•.••...•••••.•••••••••••••..•••..••••••...••..••••.••..•••• 55 1.3-LA CONCEPTION DU SYSTEME ........................................................................... 55 1.4-LES RISQUES DU SECTEUR ................................................................................. 56 1.5-LES RISQUES D'ENCAISSEMENT •.••••..•••.•••••....•••..••••••••••••..•.•••••••••...•.••••.••••..••••••. 56

11- AMELIORATION DES DOCUMENTS DE GESTION ET DES PROCESSUS DE RECOUVREMENT DES RECETTES

2.1-LES DOCUMENTS DE GESTION ............................................................................ 57 2.1.1-NATURE DES :r:x:>CUMENTS DE GESTION ......................................................... 57 2.1.2-AMELIORATION DE lA FICHE NA VElTE DE P AlEMENT ET D'ORDRE DE P AlEMENT ....... 57 2.1.3-ELABORA TION DU REGISTRE DE DECHARGE DES FICHES NA VElTES ...................... 57 2. 1.4-ELABORA TION DU REGISTRE DE DEPOT DE GARANTIE ...................................... 58 2.1.5-ELABORATION DU REGISTRE D'HOSPITALISATION DU PERSONNEL CIVIL ................. 58

2.1.6 ... ELABORATION DU RECU DE P A.IE.MEN1' •••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• 58 2.1. 7-ELABORA TION DU BORDEREAU DE VERSEMENT JOURNALIER DES RECE1TES ............ 58 2.1.8-ELABORATION DE lA QUITTANCE DU TRESORIER ............................................ 58

2.2-AMELIORATION DES PROCEDURES DE RECOUVREMENT DES RECETTES .................. 59 2.2.1-LE PRE PAIEMENT ........................ , .................................................... 59 2.2.2-LES TIERS PAYANT ........................................................................... 61

CONCLUSION GENERA.LE .•••...•.••.••...••••••••...••..••.•...•...••••...•...•.•.•. 65

IIIII~I()GRA.J?IIIE ....•••.••....••••.•••.•.••••.••••.•••••..••..••.•...•...•..••..•...••••. 66

J\NNE)(E~ ••••.•••..•••••...•.•••.••.....•••.••••..••••.•••.•••••..•••..•..•...••.••..••..•... 68

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CIGLES ET ABREVIATIONS

APH: Association pour la promotion de l'hôpital

APS : Association pour la promotion de la santé

CMG: Centre médical de garnison

CHU : Centre hospitalier universitaire

CS : Consultation spécialisée

DAS: Domaine d'activité stratégique

EPS : Etablissement public de santé

lB : Initiative de Bamako

IHO : Infirmerie hôpital de Ouakam

0 MS : Organisation mondiale de la santé

PAF : Particulier à leur frais

PM : Institut de prévoyance maladies

PMS : Prestations médicales spécialisées

SC : Service clinique

SHSE : Service des hospitalisations et des soins externes

SM: Solde mensuelle

SS : Solde spéciale

SSP: Solde spéciale progressive

SSP : Soins de santé primaire

STC : Service technique commun

SYSCOA: Système comptable Ouest africain

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LISTE DES TABLEAUX

PAGES

TABLEAU N° 1 : Critères liés aux objectifs de régularité et de sincérité de Bumer et Ravard ................................................................ 21

TABLEAU N°2: Eléments et phases du circuit des soins curatifs et niveau responsable ........................................................................................ 3 5

TABLEAU N°3: Outils de gestion, place dans le système et contenu ........ .44

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LISTE DES FIGURES

FIGURE N° 1: Diagramme du circuit des documents à l'accueil du SHSE ......... 24

PAGES FIGURE N°2 : Ordinogramme du malade venant pour une

u1 . 'di 1 , 'ali , 25 cons tan on me ca e spec1 see ...................................... .

FIGURE N°3: Ordinogramme du malade venant en hospitalisation ................ 26

FIGURE N°4: Diagramme de causes à effets de Ichikawa ........................... 32

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INTRODUCTION GENERALE

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INTRODUCTION GENERALE

La ratification des conventions internationales de Alma Ata en 1978, de l'Initiative de Bamako (IB) en 1996, la promulgation des lois 98-08 portant réforme hospitalière et 98-12 du 12 février 1998 relative à la création, à 1 'organisation et au fonctionnement des établissements publics de santé sont les témoins de la volonté politique du Sénégal en matière de santé.

Ces textes de lois ont été complétés par le décret 98-701 relatif à l'organisation des établissements publics de santé ( E. P. S ) et le décret 98-702 portant organisation administrative et financière des E.P.S.

La participation des populations à l'effort de santé s'inscrit dans le cadre de la politique globale instituée par la loi 72-02 du 01 FEVRIER 1972 portant réforme de l'administration territoriale et locale avec quatre principales options à savoir la déconcentration, la décentralisation, la régionalisation et enfin la participation qui se traduit, dans le domaine de la santé, par l'adoption au Sénégal de la stratégie des soins de santé primaire préconisée par 1' Organisation Mondiale de la Santé (OMS).

C'est par des assoc1at1ons pour la promotion de la santé (A.P.S), des associations pour la promotion de l'hôpital (A.P.H) et des comités de santé que les recettes provenant de la participation ont été collectées et gérées.

Bien que visant à promouvoir la santé et le bien-être des populations, le mode de fonctionnement et de gestion de ces différentes associations présente des limites1

:

~ Fonds collectés, thésaurisés pendant que les structures manquent de médicaments, produits et matériels d'exploitation;

~ Instances dirigeantes jamais renouvelées ; ~ Détournement de fonds ; ~ Dysfonctionnement au niveau des structures, etc.

C'est pour tout cela qu'il est apparu nécessaire pour les autorités sanitaires d'engager une réforme du secteur de la santé afin de répondre aux exigences d'une politique orientée vers une santé pour tous, dotée d'exigences d'une société moderne qui demande une médecine plus efficace.

Ces exigences viseront à assurer aux hôpitaux une autonomie de gestion avec un nouveau mode de fonctionnement et de gestion des ressources générées par les E.P.S. Il sera nécessaire de renforcer la structure hospitalière par la mise en place de nouveaux services 2

( service administratif et financier, contrôle de

1 Source: Réfonne hospitalière: présentation, lois et décrets «Art. Pourquoi la réfonne hospitalière». Conception et réalisation ERCOM; COPYRIGT Direction des Etablissements de Santé du Ministère de la Santé-1999. 2 Source : Décret 98-702 portant organisation administrative et financière des E.P. S.

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gestion, contrôle interne, etc.) et par l'application de la loi relative à une comptabilité sous- régionale homogène basée sur le Système Comptable Ouest Africain (SYSCOA.)

Devant ces nouvelles perspectives, et face à tout ce qui a été diagnostiqué comme dysfonctionnement sur la collecte et la gestion des recettes par les A.P.H et les comités de santé, une exigence de taille est à satisfaire en matière de recouvrement au niveau de toutes les structures hospitalières en général et en particulier au niveau de l'Infirmerie Hôpital de Ouakam (I.H.O.). L'IHO aspire à l'heure actuelle aux statuts d'E.P.S. de deuxième niveau3

• A ce titre, elle sera le second niveau de référence, pour les formations sanitaires publiques et privées de sa zone de couverture, capable de dispenser des prestations de médecine et de chirurgie générale, d'obstétrique, des soins d'urgence et des soins spécialisés à caractère médical, chirurgical ou psychiatrique.

Le recouvrement des coûts constitue donc à 1 'heure actuelle une préoccupation majeure pour l'ensemble des hôpitaux du pays appliquant ou non la réforme hospitalière. A titre d'exemple, lors d'une de nos journées de travaux de recherche sur la question qui nous a conduit au CHU de FANN, nous avons été témoin d'une vaste croisade contre ce qu'il convient d'appeler «caisses parallèles» destinées à passer outre, contre l'intérêt général de l'établissement, le système de recouvrement mis en place.

C'est pourquoi, dans le cadre de la recherche de solutions liées aux problèmes de recouvrement au niveau de l'hôpital militaire de Ouakam, l'objet de notre étude porte sur 1' analyse du système de recouvrement des coûts des prestations de services à caractère onéreux fournies à l'I.H.O.

A cet effet, nous allons parcourir 1' essentiel des problèmes que pose le recouvrement au niveau de l'lliO.

3 Source: Loi 98-08 du 12 février 1998 portant réforme hospitalière« Art.3. »

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1- PROBLEMATIQUE L'une des grandes orientations de la réforme hospitalière au Sénégal est

administrative. Contrairement aux dispositions du décret n°74-1082 du 04 novembre 1974

qui demandaient aux hôpitaux de verser au Trésor Public toutes les recettes encaissées, le 25 de chaque mois, le régime financier dans le nouveau statut des EPS, veut désormais que ces structures collectent et disposent de 1' ensemble des ressources générées par leurs activités, ainsi que celles qui leur sont affectées.

A cet effet, toute la problématique se situera autour du rôle opérationnel du recouvrement. L'agent comptable sera désormais chargé de recouvrer l'ensemble des recettes de l'hôpital4• Les comités de santé et les APH disparaîtront quant à eux, en vertu des nouvelles dispositions légales.

Au sein des hôpitaux, différents acteurs (opérationnels et administratifs) se sont disputés, pendant longtemps, la légitimité d'assurer le recouvrement des recettes générées.

C'est pour cette raison que l'application du recouvrement organisé dans le cadre légal de la réforme hospitalière a beaucoup tardé à être adoptée.

Dans certaines structures comme les Centres Hospitaliers Universitaires (CHU), les chefs des différents services cliniques ont mis en place leurs propres APH dites sectorielles, destinées à assurer le recouvrement des coûts de leurs activités à la place de l' APH centrale de l'hôpital.

Ils justifient leur système de gestion défensive en évoquant et en dénonçant la faillite profonde de la gestion administrative antérieure des hôpitaux et en refusant d'être manipulé: l'exemple patent en annexe au sujet d'une lettre en date du 30 décembre 1999 adressée au Ministère de la santé Public par le collectif des chefs de services du CHU Aristide Le Dantec. L'administration les taxe de résistance au changement.

La question que nous nous sommes posée est de savoir où se situe le véritable problème de la gestion hospitalière ?

A l'issue du constat que nous venons de faire, il convient d'admettre que le problème du recouvrement des coûts des prestations de services pour les hôpitaux se pose de manière ardue et que le système actuel ne fédère pas 1' ensemble des acteurs que sont les administratifs et les opérationnels. Alors, comment faire pour fédérer 1' ensemble des acteurs ?

La réforme hospitalière n'est pas encore appliquée à l'hôpital militaire de Ouakam, mais des textes réglementaires5 ont été élaborés pour permettre au système de soins, de financer une partie du fonctionnement de l'hôpital. C'est à

4 Source: Art.l3/ Loi 98- 12 du 12 février 1998 relative à la création, à l'organisation etau fonctionnement des EPS. 5 Instruction ministérielle n°1716/MFAJ Dir. Cel, du 28 juin 1994 fixant l'organisation et le fonctionnement de l'ffiO et Décision ministérielle n° 1717/MFAJDir,.Cel, du 28 juin 1994, fixant les tarifs d'hospitalisation et des prestations médicales spécialisées à l 'IHO.

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partir des recettes collectées dans le cadre de la participation des populations à l'effort de santé que l'hôpital génère des ressources additionnelles.

Le système d'information mis en place représente 1' élément essentiel du processus de la gestion des prestations de service. Cependant, des dysfonctionnements sont constatés. Ils indiquent que l'lliO n'est pas à l'abri des problèmes dont les manifestations sont multiples et variées.

l1 existe, en effet, des procédures basées sur un système centralisé à guichet unique pour le recouvrement des recettes provenant de la participation des populations qui payent à leur frais, mais nous avons constaté que ces procédures ne sont pas appliquées. Certains services se sont détachés du système centralisé pour organiser leurs propres circuits de recouvrement à einstar des APH sectorielles que certains hôpitaux ont connu dans le passé, occasionnant ainsi chez le personnel médical, le cumul de fonctions opérationnelles et d'encaissements.

S'agissant du recouvrement des prestations réalisées au profit des patients des forces armées et suivant les dispositions de la décision ministérielle 001717 1 MFA 1 Dir. Cel du 28 juin 1994 qui fixe les tarifs d'hospitalisation et de prestations médicales spécialisées (PMS), une convention a été signée entre la direction de tutelle de l'hôpital et la mutuelle des armées. Cette convention définit les modalités de remboursement à l'hôpital des frais d'hospitalisation et de PMS pour le personnel concerné par cette décision et affilié à la mutuelle des armées. C'est un système garantissant des soins sans frais ou les atténuant pour les bénéficiaires de la mutuelle.

Le recouvrement des coûts de prestations au profit des mutualistes pose des problèmes réels et préoccupants car, bien que l'hôpital ait une autonomie de gestion6

, la Direction de la Santé des Armées (DSA) intervient activement dans le processus de recouvrement des recettes auprès de la mutuelle.

Par cet acte, cette direction entretient une relation de clientèle avec la mutuelle d'où des conflits inévitables. Cela aboutit parfois et pendant tout le temps nécessaire pour trouver une solution au problème posé, à l'arrêt des remboursements des sommes dues à 1 'hôpital.

L'lliO voit quelquefois ses avoirs gelés spontanément et parfois se trouve dans 1' obligation de demander aux ayants droit de débourser et de se faire rembourser individuellement au niveau de la mutuelle des armées ; pratique contraire à l'objectif principal d'une mutuelle qui est de ne pas faire débourser ses affiliés.

6 Instruction ministérielle n°1716/ MFA 1 Dir.Cel du 28 juin 1994, fixant l'organisation et le fonctionnement de l'IHO

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Au cumul de fonction de contrôle et d'encaissement par la DSA, il s'y ajoute des modifications d'encaissements. Les règlements effectués par la mutuelle au profit de l'hôpital sont versés dans un compte de la DSA, qui pour des raisons diverses ne reverse pas généralement la totalité des sommes recouvrées.

Une baisse de la fréquentation des services spécialisés a été constatée suite au dépouillement des registres dans les unités spécialisées. Cette baisse serait en corrélation avec 1' arrêt de certaines activités, motivé par 1' indisponibilité des médecins spécialistes, affectés ou en stage, sans que leur remplacement ne soit opéré.

Sur le plan organisatiollllel, le personnel des services cliniques cumule des fonctions opératiollllelles et d'encaissement pendant que du persollllel se disant formé dans le domaine de la gestion hospitalière, disponible et en mesure d'assurer le recouvrement est au « chômage )) .

Une enquête menée de manière informelle révèle un mécontentement d'une partie du persollllel administratif qui estime qu'elle est sous employée. Ce persollllel déplore leur oisiveté pendant que le SHSE demande à être restructuré et qu'au niveau de certains services techniques ou cliniques, les opératiollllels cumulent les fonctions.

Le service des hospitalisations et des soins externes (SHSE) chargé du recouvrement collllaît des problèmes d'organisation. Le SHSE est en sous-effectif suite à 1' affectation du persollllel vers d'autres formations sanitaires sans leur remplacement. Cette situation empêche la mise en place des différentes cellules qui composent le SHSE.

Au niveau de la pharmacie de «l'ffi», une seule persolllle exécute à la fois les opérations de vente, de réception de l'argent et de l'enregistrement comptable. C'est un domaine d'activités stratégique ( DAS) qui mérite une attention toute particulière en raison du double enjeu qu'il représente:

-d'une part, il répond à une politique de soins de santé primaire par la fourniture de médicaments essentiels destinés aux affections les plus couramment rencontrées, et qui sont les plus efficaces, les moins dangereux et les plus accessibles à tous les points de vue ;

-d'autre part, il permet la mobilisation de ressources additiollllelles destinées à suppléer les finances publiques allouées au fonctiollllement des structures sanitaires.

Eu regard à tous ces problèmes constatés, la situation peut déboucher sur des conséquences de plusieurs ordres si nous laissons les choses évoluer.

L'inapplication des procédures de recouvrement par le cumul de fonctions peut entraîner l'insuffisance de la protection des actifs liquides dont les conséquences peuvent être des pertes financières, des objectifs de la structure non atteints ou d'autres valeurs perdues notamment, l'image de marque de l'hôpital.

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Les délais de recouvrement sont longs et entraînent 1' indisponibilité de liquidités et des difficultés à honorer certains règlements.

La restauration qui est essentiellement financée par le remboursement des frais d'hospitalisation, composés des frais de l'alimentation servie au malade majorée d'un forfait d'entretien du matériel et des locaux utilisés7

, connaît des insuffisances au niveau des achats de stocks en denrées alimentaires et enregistre parfois une baisse de la qualité des repas. Ceci occasionne le mécontentement des malades hospitalisés.

Le cumul de la gestion des encaissements et de 1' établissement de documents comptables peut déboucher sur des risques potentiels de détournement. En effet, les règlements effectués à partir de fonds encaissés sont difficiles à contrôler et sont réputés accroître les facilités de détournements.

Face à certains dysfonctionnements, les causes évoquées sont multiples. Certains évoquent le manque d'espace pour accueillir des agents de recouvrement dans leur service, tandis que d'autres estiment que mettre à leur disposition un ou des agents de recouvrement, serait synonyme de manque de confiance à leur égard.

Face à ces problèmes, des tentatives de solutions ont été envisagées par la direction de la santé des armées. Elles ont permis à l'IHO de pouvoir disposer de la presque totalité des flux financiers provenant de ses activités mais il reste beaucoup à faire dans ce domaine car les problèmes subsistent. En effet, certaines prestations sont toujours recouvrées par la DSA et les règlements au profit de 1 'hôpital connaissent toujours de longs délais et des modifications d'encaisse. Le système de recouvrement demande à être amélioré eu égard aux distorsions constatées.

Sans prétendre apporter des solutions définitives aux différents problèmes soulevés dans notre étude, nous espérons que notre travail permettra une amélioration du système de recouvrement de l'hôpital.

II- OBJECTIFS DE L'ETUDE Notre travail a pour objectif d'améliorer les outils de gestion mis en place et

au besoin, en élaborer d'autres permettant de recouvrer les prestations réalisées au profit des personnels porteurs de lettre de garantie, de minimiser les risques de dysfonctionnements et de pertes d'actifs liquides et de maximiser ainsi les ressources nécessaires pour faire face aux charges de fonctionnement que l'allocation attribuée par l'Etat n'arrive pas à couvrir.

Compte tenu de l'actualité du sujet, nous avons jugé plus urgent d'axer notre effort sur le recouvrement, bien qu'en matière de trésorerie, il soit nécessaire aussi bien pour les encaissements que pour les décaissements, de s'entourer de toutes les

7 DM n°1717/ MFA/DIR. Cel du 28 juin 1994 fixant les tarifs d'hospitalisation et de PMS Art2 «Frais d'hospitalisation».

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sécurités visant à sauvegarder le patrimoine et permettre la rentabilité des domaines d'activités, de même que l'amélioration des performances.

Pour atteindre cet objectif général, nous serons de manière spécifique amener à:

-évaluer le système de recouvrement par une analyse des procédures de facturation et/ou de recouvrement des coûts au niveau des différents domaines d'activités de 1 'hôpital ~

-proposer des mesures d'amélioration des procédures; -évaluer 1' organisation du SHSE afin de proposer une réorganisation pour

assurer un meilleur recouvrement.

III- DEMARCHE DE L'ETUDE Nouvellement installé à la tête de la DSA, le Directeur de la Santé des

Armées nous a reçus dans le cadre de sa prise de contact avec le personnel du sernce.

Abordant le volet formation, la filière du CESAG et le mémoire que je venais de soutenir au profit du centre hospitalier régional de Ziguinchor sur le thème de «l'organisation du service d'accueil des urgences», le Directeur a émis le souhait de faire bénéficier nos structures militaires de cette expérience.

TI devient important pour nous, d'exhausser ce souhait, d'autant plus qu'au niveau de l'Etat Major Général des Armées, une cellule venait d'être mise sur pied pour résoudre les problèmes de gestion que connaît 1 'hôpital militaire de Ouakam.

Nous avons été invités par le Médecin chef de 1 'hôpital à rejoindre cette cellule en qualité de personne ressource, pour avoir géré la structure au moins six ans.

Le thème de notre étude s'est imposé à nous, car, 1' essentiel des informations demandées par le groupe de travail n'était pas souvent disponible ou pas facile à collecter, en raison des conséquences des dysfonctionnements du système de recouvrement.

L'échange de correspondances entre le CESAG et 1 'Etat Major Général des Armées qui a bien voulu donner son accord a permis de démarrer notre étude.

Au niveau de 1 'hôpital, nous nous sommes entretenus avec les responsables pour implanter les jalons qui vont faciliter notre intervention. La recherche d'une certaine expertise dans le domaine du recouvrement des coûts nous a également poussé à visiter le Centre hospitalier universitaire de F ANN, faisant parti des premières structures à appliquer la réforme hospitalière au Sénégal.

Dès lors, cette intervention en entreprise est pour nous, comme une mission, eu égard à 1' intérêt que présente notre étude.

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IV- INTERET DE L'ETUDE

Pour nous: Il s'agit: -de satisfaire aux exigences pédagogiques en mettant en œuvre des

connaissances acquises et qui, à ce titre fait partie intégrante de la formation des auditeurs~

-de mettre à la disposition du groupe de travail, chargé « d'assainir » la gestion de l'hôpital, un document de base de travail, leur permettant d'appréhender l'essentiel des problèmes constatés dans le système de recouvrement de l'hôpital et à cet effet, d'orienter leur domaine d'intervention.

Pour la structure L'intérêt est de susciter au niveau des autorités de l'hôpital une attention

toute particulière qu'ils se doivent de porter à un système fiable de recouvrement et d'appeler leur conscience sur tout le profit qu'ils peuvent tirer d'un bon système de recouvrement.

V- PLAN DE L'ETUDE Notre travail comporte deux grandes parties. La première partie porte sur la

théorie du recouvrement des coûts, la présentation de l'hôpital militaire de Ouakam et de son système de recouvrement avec deux chapitres :

'i' Les fondements du système de recouvrement ; 'i' L'hôpital militaire de Ouakam et son système de recouvrement.

Quant à la deuxième partie, elle est consacrée à 1' analyse du système de recouvrement des coûts à l'IHO et aux recommandations avec comme la première partie, deux chapitres :

'i' Analyse du système de recouvrement de l'hôpital;

'i' Recommandations et plan de mise en œuvre.

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PREMIERE PARTIE:

PROBLEMATIQUE DU RECOUVREMENT DES COUTS DE PRESTATIONS DE SERVICES: PRESENTATION DU

SYSTEME DE RECOUVREMENT DE LHOPITAL MILITAIRE DEOUAKAM

CHAPITRE 1 : LES FONDEMENTS DU SYSTEME DE RECOUVREMENT

CHAPITRE 2: L'HOPITAL MILITAIRE DE OUAKAM ET SON SYSTEME DE RECOUVREMENT

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PREMIERE PARTIE :

PROBLEMATIQUE DU RECOUVREMENT DES COUTS DE PRESTATIONS DE SERVICES: PRESENTATION DU SYSTEME DE RECOUVREMENT DE LHOPITAL MILITAIRE DE OUAKAM

Dans cette partie de notre étude, nous traiterons, dans un premier chapitre, des fondements du système de recouvrement et dans le second chapitre, de la présentation de l'hôpital militaire de Ouakam et de son système actuel de recouvrement.

Avant tout, attelons-nous à définir deux termes essentiels de notre travail : ,., le système ,., le recouvrement.

Le dictionnaire définit le mot système comme étant un ensemble de règles, de moyens tendant à une même fin. Un ensemble d'éléments formant un tout structuré 8.

L'analyse de cette définition fait ressortir d'importantes notions comme les procédures (ensemble de règles), les moyens mis en œuvre et l'organisation; c'està-dire une interprétation d'un ensemble d'éléments formant un tout structuré. La symbiose de toutes ces différentes notions est destinée à atteindre une fin ; donc un objectif.

Pour ce qui concerne le mot recouvrement, le même dictionnaire hachette le définit comme étant une perception de sommes dues, une réception en paiement des créances.

Par ailleurs, divers auteurs ont défini le recouvrement mais c'est surtout en fiscalité que nous avons retrouvé les définitions les plus intéressantes. C'est ainsi que les fiscalistes Emmanuel Disle et Jacque Sarot qualifient le recouvrement de phase qui consiste à opérer l'encaissement réel d'une prestation pécuniaire.

D'après Philippe Collin et collaborateurs, recouvrer consiste à mettre en œuvre un ensemble de procédures qui ont pour but d'obtenir le paiement des sommes exigibles10

.

En analysant ces différentes définitions, nous constatons que le recouvrement s'explique par le simple fait d'encaisser des actifs financiers. C'est le cas de la définition tirée du dictionnaire et celle donnée parE. Disle.

Cependant, de manière beaucoup plus élaborée, P. Collin introduit la notion de «système>> avec une mise en œuvre de tout un ensemble d'organisation et de procédures.

8 Source: Dictionnaire Hachette Edition Spadem- ADAGP Paris 1980. 9 E. Disle et J. Sarof: Droit fiscal, manuel et application DECF n°l- Dunod, Paris, 2000. 1° Collin.P et alü: Fiscalité et entreprise« technique de recouvrement »Guibert, Paris mai 1994.

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Se fondant sur la comptabilité de trésorerie ou de caisse qui note les encaissements, les décaissements et leur incidence sur les liquidités, Pierre Lassègue11 fait remarquer que le recouvrement s'appuie sur des droits constatés dont les produits sont des augmentations de patrimoine à savoir:

)o. naissance d'une créance ; )o. ou encaissement immédiat ; )o. ou décision d'attribuer un enrichissement à 1' exercice (cession,

subvention, etc). Se basant sur ce constat de P. Lassègue sur la notion du droit constaté et des

différents concepts de système de recouvrement dont nous venons d'évoquer, nous pouvons dire que le recouvrement est un ensemble de moyens et de règles de procédures mis en œuvre pour obtenir le paiement des sommes dues à encaisser immédiatement, des créances constatées et de tout autre produit financier destiné à enrichir le patrimoine de l'entreprise.

CHAPITREl:LESFONDEMENTSDUSYSTEMEDERECOUVREEMENT La conjoncture difficile dans laquelle vivent les entreprises fait dire à

certains auteurs que les problèmes de trésorerie constituent très souvent des goulots d'étranglement pour la plupart d'entre elles. Dans un contexte où bon nombre d'entreprises se heurtent au mur de 1' argent, un certain nombre de mesures visant à protéger les actifs financiers s'impose.

A cet effet, un accent particulier doit être porté au contrôle interne défini comme étant 1' ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de 1' entreprise et ayant pour but d'assurer la protection et la sauvegarde du patrimoine, la qualité des instructions de la direction et l'amélioration des performances. Il se manifeste par 1' organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l'entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci.

Suivant cette manifestation, il s'agira pour nous de faire une revue de la littérature développée par certains auteurs au sujet de la trésorerie mrus précisément, dans un cadre plus restrictif traitant du recouvrement.

1: THEORIES RELATIVES AU RECOUVREMENT DES COUTS DES PRESTATIONS DE SERVICES

J. Lecaillon12 définit la science économique comme étant l'étude des procédés par lesquels les ressources rares sont réparties entre les besoins alternatifs et concurrents en vue d'obtenir le maximum de satisfaction de ces besoins.

Faire référence à cette définition n'est pas fortuit pour nous car il convient de retenir, dans le contexte de notre étude, que la rareté des ressources traduit une

11 Lassègue P. : Gestion de 1 'entreprise et comptabilité 11 ème Edition 1996- Dalloz. 12 Lecaillon Jacques:« Théories économiques» :Analyse micro- économique {tome l) Editions Cujas. 4-6-8 rue de la Maison Blanche 75013 Paris.

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politique de participation à 1' effort de santé par les ménages nen que pour la satisfaction de leurs besoins en matière de soins de santé.

En plus, dans un cadre essentiellement économique, des stratégies développées sur la question du recouvrement sont sérieusement posées.

Il est important de trouver aujourd'hui une solution qui permette de rentabiliser nos structures sanitaires par une introduction d'une gestion dynamique des risques. Ces risques sont induits en partie, par des aléas autour des systèmes de recouvrement des coûts.

C'est pour cette raison que S. Khath et A.B. Delienne13 se sont intéressés à la sécurisation des flux financiers et au strict respect des procédures.

A titre d'illustration, ils ont estimé à cent cinquante millions (150.000.000.) d'euros de chiffre d'affaires par an, les tentatives de fraudes en France dont plusieurs dizaines de millions non déjouées. n est toujours difficile d'établir des statistiques dans ce domaine reconnaissent-ils, car des fraudes restent inconnues et les entreprises préfèrent la discrétion. Au Sénégal, il est de même si la situation n'est pas pire.

Face à ce phénomène qu'ils qualifient de fléau qui ne peut que s'étendre avec l'évolution des techniques modernes (photocopie en couleur, scanner ou effets volés, perdus, falsifiés, altérés, détournés etc.), ils recommandent la vigilance pour réduire les risques de fraude sur les flux financiers.

Ils estiment que l'organisation interne doit être revue car, il est aussi indispensable de mettre en place une séparation des tâches et une protection physique des documents sensibles.

Les difficultés rencontrées en France dans le recouvrement ont donné naissance à « un marché du recouvrement » assuré par des sociétés spécialisées qui effectuent au nom de 1' entreprise les relations habituelles faites par son service comptable avant ou peu après 1' échéance de paiement

Selon Myriam Chevet, 14 dix huit pour cent (18%) des entreprises françaises faisaient appel au service d'une société de recouvrement La baisse du taux à 16% à la fin 2001 a entraîné une hausse significative des impayés de 0,54% par rapport à 0,41% en 2000.

Face à des millions de factures émises chaque mois et à la difficulté de contrôler les encours- clients, faute de temps et de personnel, le choix entre externaliser la gestion du poste client ou renforcer la maîtrise du risque en interne est fortement posée.

Il est clair que la hausse des impayés entraînée par 1' option sur la gestion du risque en interne (0,13%) demande le renforcement du contrôle interne.

Au Sénégal, la réforme fondée sur des principes fondamentaux parmi lesquels la maîtrise des charges financières et le recouvrement des coûts a pour objectif principal de rentabiliser le service public hospitalier.

13 Khath S. et Detienne A.B. « sécuriser ses flux financiers » : Gestion de la trésorerie : Edition Economa Paris 2000. 14 Chevet M. : « Spécial risque client» Option finance n° 693 juin 2002.

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Il est reconnu que les comités de santé des hôpitaux constituent un outil de participation des populations à la gestion de ces établissements, mais leur mode de fonctionnement a conduit, dans certains cas, à des dérives qui ont pour conséquence le dysfonctionnement de 1 'hôpital15

.

Par ce constat, nous pouvons dire que l'échec de la mise en place des APH et des comités de santé respectivement au sein des hôpitaux et centres médicaux est lié à une incompatibilité certaine entre les préoccupations de ces différentes associations et les objectifs de santé préconisés par les professionnels de la santé au niveau des structures hospitalières.

Répondant ainsi à la question du rôle de 1 'hôpital : « dispenser ou soutenir les SSP? », W.V. Lerberghe et Y Lafort16 ont conclu que «c'est courir un risque d'échec que d'essayer de remplir les fonctions de centre de santé en même temps que celles d'un hôpital.

En effet, conclurent-ils,« dispenser des SSP et les soutenir sont deux choses différentes. Lorsqu'un hôpital essaie d'être à la fois un centre de santé (unité de premier contact) et un hôpital (unité de premier recours), il se trouve pris dans une triple difficulté :

'» TI ne dispense pas de bons soins de santé primaires, du seul fait qu'il n'est pas en mesure de consacrer toute l'attention et le temps voulu à la dimension humaine des soins aux individus ;

'» Il n'assure pas de bons soins d'orientation - recours, parce que son maigre personnel médical est surchargé par le travail de SSP ;

'» Enfin, par sa compétition avec les centres de santé, compétition que ceux-ci ne peuvent gagner, étant donné le prestige de l'hôpital et le contrôle qu'il exerce sur les ressources, il enlève à ces centres leur chance d'acquérir le crédit dont ils ont besoin pour fournir des SSP de bonne qualité et réduire la charge pesant sur l'hôpital».

C'est à la suite de l'échec d'un système centré surtout autour d'une question de gestion de ressources financières notamment sur la légitimité ou non de recouvrer et de gérer, que la réforme est venue restructurer ou réorganiser le système de recouvrement hospitalier.

Au CHU Aristide Le Dantec, le Docteur Camara17 s'est penché sur la question du recouvrement et du dysfonctionnement issu d'une certaine crise de

15 Source : Réforme hospitalière - présentation, lois et décret : Art, Pourquoi la réforme hospitalière. Conception et réalisation: ERCOM; Copyrigt Direction des Etablissements de Santé du Ministère de la Santé-1999. 16 Lerbergh W. V. et Lafort Y. L rôle de 1 'hôpital dans le district : Dispenser ou soutenir les SSP ? Questions d'actualité- document SHS n°2 Division de Renforcement des services de santé (OMS). 17 Dr CAMARA Fodé Ibrahima : Mémoire de fin de cycle ( étude sur le recouvrement des coûts de prestation et amélioration des outils de gestion au CHU Le Dantec) CESAG mai 2000.

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confiance qui est à l'origine des APH sectorielles, rebelles à l' APH centrale régie par des textes légales.

Le constat aujourd'hui est que ni le système d' APH centralisée ni celui d' APH sectorielle n'a la même conception que celle préconisée dans le cadre de la réforme hospitalière. Ces conceptions disparates, voire même divergentes, ont d'ailleurs contribué à rendre plus difficile l'adoption de la réforme dans presque tous les hôpitaux qui ont commencé à 1' appliquer.

La réforme a jeté les bases d'une nouvelle restructuration mais il revient certainement aux structures hospitalières de développer des systèmes de procédures et de contrôle permettant d'enrayer les risques éventuels en matière de recouvrement.

Au sujet de ces risques, Olivier Lement, 18 fait remarquer que dans le langage courant, le mot «risque», désigne indifféremment la réalisation d'un événement redouté, ses conséquences, ses causes ou les trois à la fois. Le risque est la combinaison de trois constituants qu'il est nécessaire de distinguer :

1. l'incident réalisé ou potentiel ou manifestation du risque; 2. son incidence financière (ou autre) ou impact du risque ; 3. les causes organisationnelles du risque ou facteurs de risques.

Il convient à cet effet d'identifier quelques risques encourus par nos structures en matière d'encaissement.

1.1- RISQUES EN MATIERE D'ENCAISSEMENT Les encaissements sont constitués par les espèces, les chèques, effets à

recevoir et avis de virements reçus et concernant l'entreprise. En matière de risques, sont relevés 19

:

~ les doubles enregistrements d'encaissements reçus ~ ~ la mauvaise séparation des exercices du fait d'un enregistrement

anticipé ou tardif ; ~ l'omission volontaire ou non d'enregistrements; ~ les détournements d'encaissements.

Les objectifs du contrôle interne en matière d'encaissement visent pour les recettes à s'assurer que :

- les séparations des fonctions sont suffisantes ; - les recettes, dans leur totalité, sont remises en banque dans un

délai raisonnable ; - le système de tenue et de comptabilisation de la caisse est

fiable; - il est procédé à un suivi régulier de 1' encaissement des effets ; - l'intégralité des recettes a fait l'objet d'une comptabilisation

correcte;

18 Olivier Lement ((triptyque des risques>> :La conduite d'une mission d'audit interne 2<:me édition Dunod, Paris, 1995. 19 Sources: Sané Alassane: Codex/ PIFM «Gestion de la trésorerie >>Année académique 2001.

CES AG-Mémoire de fin d'études sur le théme : L'analyse du système de reœuwement des ooùts de prestations de services: Le cas de l'Infumerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGO~f, Officier du Corps T eclmique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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- les soldes caisse et banque issus des livres comptables sont bien le reflet de la réalité ; etc.

J. Bumer et G. Ravard20 évoquent, à ce titre, des risques liés à des objectifs de régularité et de sincérité, sou-tendus par des critères d'ordre divers.

L'observation de ces critères peut être déterminant dans le travail quotidien des différentes cellules du SHSE qui doivent avoir comme credo, la régularité et la sincérité dans leur action.

Nous ne devons pas perdre de vue que la fiabilité de l'information financière peut être influencée par les différents facteurs de risques que nous devons prendre en compte afin d'obtenir une bonne adéquation entre les moyens mis en œuvre et la gravité des erreurs qui risquent de se produire.

La prise en compte de ces critères peut contribuer à cerner : » les erreurs potentielles qui risquent théoriquement de se produire si

aucun contrôle n'est mis en place pour les éviter ou les détecter et les comger;

» les erreurs possibles causées par 1' absence de contrôle dans 1' entité et qui permettrait de les empêcher, les détecter, les corriger;

» les erreurs réelles qui se produisent effectivement. (Cf. tableau n°1).

TABLEAU N°l : Critères liés aux objectifs de régularité et de sincérité selon Borner et Ravard21

CRITERES INTERPRETAtiONS Exhaustivité Toutes les transactions réalisées par l'entité

sont reflétées. Réalité Seules les transactions réalisées par l'entité ·

sont reflétées. Propriété : Les actifs appartiennent à l'entité, les passifs

la concernent. i Evaluation correcte Les transactions sont valorisées lors de leur

entrée dans les livres et à la date de clôture. Enregistrement dans la bonne période Respect des exercices, éviter les J

LLII1Qutation correcte encaissements tardifs. Enregistrement dans le bon compte.

Totalisation et centralisation correcte Fiabilité du processus comptable. Information adéquate Toute information financière est

accompagnée des explications nécessaires et suffisantes à son utilisation par son destinataire. On s'assure que: l'information fournie répond à chacune des critères et si à la source, on choisit l'information probante et la mieux j

1 adaetée à chacun des critères.

20~ J.Burner et G. Ravard: «Guide pour l'audit de l'information financière des entreprises» ATH Dunot, Paris 1991. 21 J.Burner et G. Ravard: «Guide pour l'audit de l'information financière des entreprises» ATH Dunot, Paris 1991.

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A ces différents risques) il s'y ajoute les risques liés au secteur et ceux relatifs à la conception du système.

1.2- RISQUES DU SECTEUR Ces risques se manifestent par des blocages institutionnels. Il s'agit des lois

et des règlements qui ne favorisent pas l'organisation et le bon fonctionnement des organisations. Ils se manifestent également par la volonté d'une administration de multiplier les contraintes, d'empêcher les organisations ou les services de tourner en rond et par les tentatives de gestion par les opérationnels.

1.3- RISQUES DUS A LA CONCEPTION DU SYSTEME Ils sont souvent liés aux risques dus au fonctionnement du système car,

quelle que soit une conception théoriquement bonne, il existe toujours un risque que son fonctionnement réel soit défaillant (contrôle prévu non exécuté) et que des facteurs viennent accroître les risques liés au fonctionnement.

Il s'agit notamment de : > La rotation excessive du personnel ; > Les lacunes rencontrées dans 1' organisation du système ; > L'absence de formation du personnel; > Le déficit en personnel qualifié.

La prise en compte de ses différents risques est un pré-requis pour un bon système de recouvrement. C'est pourquoi, il est conçu un système de recouvrement à l'lliO car, après le constat d'échec des APH en matière de recouvrement et de gestion des ressources financières des hôpitaux au Sénégal, les responsables financiers cherchent à mettre en place un système de recouvrement fiable fondé sur des procédures visant à sauvegarder le patrimoine de l'hôpital.

1.4-LES PROCEDURES DE RECOUVREMENT La réforme hospitalière initiée pour résoudre certains dysfonctionnements

n'a pas mis en place un référentiel de recouvrement. Cette situation impose à chaque structure de développer sa propre expérience afin de recouvrer au mieux ses coûts.

A l'lliO, le système de recouvrement est fondé sur l'instruction ministérielle française n°1800 /DEF/AAF/AAGDS relative au fonctionnement du SHSE des hôpitaux des Armées et sur les réalités de la structure, compte tenu des textes réglementant son mode de fonctionnement

1.4.1- LE SYSTEME DE FACTURATION ET DE RECOUVREMENT DES SOINS EXTERNES

Les sections soins externes et hospitalisations interviennent dans les diverses opérations de facturation et de recouvrement des coûts.

Pour la facturation et le recouvrement des prestations effectuées à titre externe, la cellule d'accueil reçoit le consultant et procède aux opérations suivantes:

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Y La vérification du droit d'accès aux soins et de l'identité du consultant : le consultant est adressé par un médecin qui lui a prescrit une consultation, une affection ou une assistance médicale urgente. Il en est de même pour le personnel devant subir des examens spécifiques, effectués dans le cadre de directives particulières ;

Y La détermination de la catégorie administrative du consultant : la catégorisation est effectuée pour déterminer le mode de prise en charge (mutualiste, non mutualiste, couverture entière, personnel payant à ses frais ... ) ;

Y Le contrôle, à priori, du représentant de la mutuelle des armées : le représentant de la mutuelle vérifie 1' identité des ayants-droit et des ayants-cause, élabore des états et les transmet à la mutuelle, en vue d'un contrôle par corrélation avec les états de remboursement envoyés par 1 'hôpital ;

Y La préparation de la facturation des soins prodigués éventuellement : Le préposé à 1' accueil délivre au consultant une « fiche navette » ( en annexe) et l'inscrit dans le registre d'enregistrement des consultations ou celui des actes effectués à titre externe. Ce même type de registre est tenu dans chaque service.

Cette fiche navette a pour objet de s'assurer du passage du consultant à l'accueil et de l'enregistrement de la cotation des actes pratiqués. Elle comprend trois feuilles renseignées par auto duplication ou au carbone,

La première feuille est conservée à l'accueil, la deuxième et la troisième sont remises au consultant qui les présente au secrétariat du ou des services cliniques (SC) ou techniques communs (STC) concernés.

Ceux-ci procèdent à la cotation des actes effectués et le remettent au SHSE le lendemain matin.

Le second feuillet est confié au consultant pour remise à la section des soins externes en vue du paiement

La fiche navette n'est pas obligatoire pour les personnels à charge mais peut aider à la comptabilisation des activités.

En dehors des heures normales de service, ces formalités incombent à la permanence administrative qui procède, auprès du SHSE, dès reprise du travail, à la régularisation des opérations effectuées.

En cas de pré-paiement, la cellule d'accueil du SHSE remplit la fiche navette, retire le premier feuillet et oriente le consultant vers la sous caisse où il présente 1' ordonnance du médecin prescrivant les actes à pratiquer ainsi que la fiche navette décomptée.

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Le sous-caissier établit la facture et procède à 1' encaissement des sommes dues.

Tous les jours, le sous-caissier reverse auprès du trésorier la totalité de l'argent encaissé dans la journée et celui-ci la reverse, à son tour, à la banque ou au centre des chèques postaux. La fréquence des dépôts par le trésorier au niveau de la banque est déterminée en fonction de 1' importance des sommes encaissées.

Pour les mutualistes des armées, l'hôpital envoie un état mensuel des prestations effectuées pour obtenir le remboursement des sommes dues.

Le contrôle comptable s'exerce périodiquement, par le rapprochement des documents retraçant l'activité quantitative et le recouvrement des frais.

Les deux figures suivantes représentent respectivement, le flow-charts ou circuit des docmnents relatifs aux consultations à titre externe et 1' ordinogramme du malade venant pour une consultation médicale spécialisée.

a) FIGURE N°l: Diagramme du circuit des documents à l'accueil des soins externes22

:

La consultation SE

* • ******, Bon de consultation

* Fiche de renseignement

* consultant

* * ~ * Fiche navette

***** *

~

, ,,. Registre Registre d'enregistrentent des actes

d'enregistrement des effectués à titre externe: consultants : niveau service.

SHSE

***** itiCircuit du patient payant à ses frais

---;•..,. Circuit des mutualistes et des ayants causes

22 Source: Instruction ministérielle française n° 18001 DEFI AAF! AAGDS, relative au fonctionnement du SHSE des hôpitaux des années.

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ruveau


b) FIGURE N°2 : Ordinogramme du malade venant pour une consultation médicale spécialisée.

Poste de police SHSE

Entrée malade : Orientation vers le SHSE ----------+___,~" ellule d'accueil :

Sortie malade 1

-Formalités administratives

Représentant de la mutuelle: -Vérification (ayants droit ou ayants cause)

La sous caisse : Paiement des sommes dues (cas de prépaiement)

Cellule comptabilité: -Préparation au recouvrement Orientation vers les CS

Services cliniques ou techniques communs

1 STC

~ Réalisati on des examens

- Ordon nance -RV

\

• sc 1

~ Hospita lisation

Non om

Pavillon hospitalis ation

'-----------~~---··------··-· '---·-----------'

Le malade venant pour une prestation médicale spécialisée (urgente ou non) est reçu au poste de police de l'hôpital et dirigé vers le SHSE (section soins externes).

Le SHSE procède aux diverses formalités administratives, décrites dans les procédures du système de facturation et de recouvrement et dirige le malade vers le service clinique ou technique devant l'accueillir.

1.4. 2- LE SYSTEME DE FACTURATION ET DE RECOUVREMENT DES HOSPITALISATIONS Les malades venant en hospitalisation après une consultation, sur rendez

vous, référés ou à l'issue d'une évacuation d'urgence sont orientés vers les pavillons d'hospitalisation par le service des consultations externes. Les échanges d'informations entre le SHSE et le service des hospitalisations permettent 1' enregistrement du malade hospitalisé et son suivi administratif.

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Le recouvrement des frais d'hospitalisation ne se fait pas à la sortie définitive du malade. Les frais d'hospitalisation sont réclamés à la fin de chaque mois et remboursé à l'issue.

Lorsque le séjour n'atteint pas un mois, les frais sont remboursés jusqu'à concurrence du nombre de journées d'hospitalisation.

Suivant la catégorie du malade hospitalisé (militaires à solde mensuelle« SM», à solde spéciale« SS » ou à solde spéciale progressive « SSP » ), la facture émise est adressée, pour règlement, à la mutuelle pour les SM et à l'intendance des armées pour les SS et SSP.

a) FIGURE N°3 : Ordinogramme du malade venant en hospitalisation

Hospitalisation du malade

1

1'4--- Référés .. "D endez-vous ... Consultation :;__pvacuation d'urgence

1 Bureau de~, 1 externes

consultations SHSE (section hospitalisation)

Entrée malade

Orienté vers les pavillons d'hospitalisation.

********************** ** .. •********** - Enregistrement du malade

Service des hospitalisations (les pavillons)

...

**

Hospitalisation Traitement

- suivi administratif S ss 1 SSP

Sortie malaC:Ie

1

_ ___.,..., Circuit du malade ** ........ Echange d'informations

CESAG-Mémoire de fin d'études sur le thème:

,1, Recouvrement mensuel

des journées d'hospitalisation

L'analyse du système de rccou>Telllent des coûts de prestations de services: Le cas de l'Infirmerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps T eclmique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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En plus des activités de prestations médicales spécialisées et d'hospitalisation, l'hôpital mène des actions de soutien aux soins de santé primaire par la vente de médicaments génériques à la pharmacie de « l'ffi » 23

•

A cet effet, quelques référentiels en rapport avec les encaissements de créances et dépôts des règlements reçus de même que les opérations de ventes au comptant, sont définis en matière de contrôle interne.

1.5- LE CONTROLE INTERNE EN MATIERE D'ENCAISSEMENT ET DE VENTESAUCOMœTANT Toutes les transactions de l'entreprise, tôt ou tard, impliquent le

déboursement ou la réception de fonds. Donc, pour gérer le volume des opérations qui en résultent, le problème du contrôle interne s'accroît par le fait que des tentations s'attachent aux disponibilités.

1.5.1- ENCAISSEMENTS DES CREANCES ET DEPOT DES REGLEMENTS RECUS La réflexion sur la gestion des encaissements a abouti sur le fait que ceux

qui gèrent les encaissements ne doivent pas avoir de responsabilités dans 1' établissement des documents comptables et que tout encaissement doit être déposé rapidement et sans modification. Les dépôts journaliers réduisent le montant des liquidités en transit, et, par la même, réduisent les risques de pertes par effraction. De plus, les personnes qui ont accès à la trésorerie ont moins de possibilité « d'emprunter » des fonds pour de courtes périodes et ont moins de facilité pour dissimuler les insuffisances de trésorerie en utilisant des entrées ultérieures. Les rentrées doivent être déposées telles qu'elles sont reçues, parce que les règlements faits à partir de fonds encaissés sont difficiles à contrôler et accroissent les facilités de détournement. Un détournement de fonds reçus peut être caché par une majoration de règlements ou par 1 'enregistrement de règlements fictifs.

1.5.2- VENTES AU COMPTANT Dans le cas où la structure posséderait une caisse enregistreuse, une pièce

justificative d'un enregistrement sous forme d'un ticket de caisse est exigible pour la remise des marchandises.

Une personne fera la vente, recevra l'argent et procédera à 1' enregistrement comptable. On s'assure de ce fait que toutes les ventes sont enregistrées.

Dans d'autres cas, du personnel différent peut intervenir pour effectuer l'opération de vente, de façon à améliorer le contrôle interne. A cet effet, plusieurs méthodes sont employées :

23 rn: stratégie de renforcement des SSP sous l'égide de l'OMS 1 UNICEF à Bamako au Mali, 1987.

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a) Méthode du« caissier et de l'empaqueteur» Dans cette méthode, le vendeur apporte les marchandises du client et le

règlement correspondant à un comptoir central où une ou plusieurs personnes enregistrent la vente, rendent la monnaie et empaquettent la marchandise. Dans le cadre d'une telle organisation, tout essai pour détourner les encaissements nécessiterait, soit une violation facilement décelée des procédures établies, soit une collusion.

Cependant, la manière la plus connue de contrôler les ventes au comptant est l'utilisation de caisse enregistreuse que fait fonctionner directement le vendeur~ c'est le système de « totalisation ».

b) Méthode dite de « totalisation » Par l'intermédiaire d'un système de «totalisation» verrouillée, des

machines établissent un contrôle sur tous les enregistrements effectués par la machine. Un (ou les trois à la fois) des trois moyens suivants est utilisé pour s'assurer que les ventes sont enregistrées pour leur montant exact et qu'aucune n'est omise :

'l' Moyen 1 : un timbre familier qui signale qu'une vente a été faite et que le tiroir- caisse est ouvert.

'l' Moyen 2 : un affichage visible en haut de la caisse qui indique à tout intéressé le montant exact pour lequel la vente a été enregistrée.

}ô> Moyen 3: un ticket imprimé que le client a l'habitude de demander qui justifie le paiement et qui peut servir de preuve, dans le cas où un remboursement ou un ajustement de prix serait ultérieurement demandés.

L'intérêt du client implique, ordinairement, un examen soigneux des tickets de la caisse enregistreuse. Ils doivent indiquer de manière indélébile les renseignements relatifs à chaque opération.

La séparation essentielle entre suivi comptable et conservation des fonds intervient après l'enregistrement de la vente.

Par ailleurs, il n'est pas suffisant de mettre en place un bon système pour se dire être à l'abri de certains risques. Quelle que soit sa performance, le paramètre contrôle est incontournable pour prévenir ou détecter les écarts. Nous citerons essentiellement le contrôle de prévention, exécuté au jour le jour, sur les transactions et le contrôle de supervision ou de détection, mis en place pour déceler les anomalies qui auraient échappé aux contrôles précédents. Le contrôle a son efficacité lorsqu'il est réellement et régulièrement fait, correctement effectué et réalisé par des personnes habilitées. C'est ainsi qu'il est élaboré un contrôle des circuits de trésorerie et plus particulièrement pour ce qui nous concerne, les mouvements concernant les recettes.

CESAG-Mémoire de fin d'études sur le thème : L'analyse du système de recouvrement des coûts de prestations de services : Le cas de l'Infirmerie Hôpital de Ouakam (lllO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Tecbnique et Administratif du Service de Santé des Années du Sénégal.

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1.5.3- CONTROLE DES MOUVEMENTS CONCERNANT LES RECETTES Il s'agit de la description des procédures administratives et du contrôle des

mouvements de flux financiers.

1.5.3.1- DESCRIPTION DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES La description des procédures porte principalement sur la réception et la

vérification des recettes en espèces et par chèque, sur la conservation des espèces et des chèques à encaisser et sur la vérification de 1' enregistrement des recettes et des chèques dans la comptabilité

a) La réception et la vérification des recettes en espèces et par chèque Pour les espèces reçues directement à la caisse centrale, il convient de

s'assurer qu'il existe un responsable des encaissements et de rechercher si la conformité de la recette avec la pièce justifiant la cause de la recette est vérifiée par le caissier ou bien est contrôlée au préalable par une autre personne.

S'agissant des espèces reçues par des intermédiaires (agents, caisses annexes) il faut examiner et noter les procédures mises en place pour recevoir et vérifier les encaissements effectués chez les clients par les agents ou les caisses annexes afin de s'assurer de 1' exactitude des recettes et de 1 'existence de responsables pour chacune des caisses annexes.

Concernant les chèques reçus directement ou par des intermédiaires, il faut examiner et noter les conditions dans lesquelles les opérations suivantes sont effectuées :

- Réception directe des chèques remis à la caisse par des clients, - Réception des chèques par courrier ; - Vérification de la conformité du montant des chèques avec les pièces

justificatives. Il est nécessaire d'examiner et de noter les procédures mises en place pour

recevoir et vérifier les encaissements par chèques, effectués chez les clients par des agents ou autres intermédiaires.

Quant à la vérification des avis de virement, il faut rechercher si les avis de virement reçus font, avant inscription en comptabilité, 1 'objet d'une vérification en ce qui concerne la conformité du montant du virement avec la pièce justifiant la cause de la recette.

b) La conservation des espèces et des chèques à encaisser Pour le transport des espèces il faut examiner et noter les dispositions prises

pour assurer la sécurité des transports (fonds encaissés chez les clients, mouvements entre caisses) et pour la conservation des espèces, il convient de rechercher le responsable de chacune des caisses et de noter dans quelles conditions et avec quelle périodicité sont effectuées les vérifications des encaisses.

S'agissant de la conservation des espèces (mesure de sécurité), il faut noter les mesures de protection de toutes sortes (disposition des locaux, surveillance

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interne ou externe, assurance) qui ont été pnses pour la conservation et la sauvegarde des espèces en caisse.

Pour ce qui concerne la conservation des chèques à encaisser, il faut rechercher pour les mouvements des chèques, si un dispositif a été mis en place pour noter les entrées des chèques dès leur réception et leurs sorties au moment de leur remise en banque.

En plus, ce dispositif doit être analysé pour rechercher en particulier si un contrôle des existants est possible à tout moment.

Pour la conservation des chèques, nous devons rechercher quelles mesures ont été prises, pour assurer la conservation des chèques pendant le délai s'écoulant entre leur réception et remise en banque et noter la longueur moyenne de ce délai.

c) Vérification de l'enregistrement des recettes et des chèques dans la comptabilité Pour les recettes en espèces, nous devons examiner la manière dont sont

notées les entrées d'espèces sur le brouillard de caisse et le délai s'écoulant éventuellement entre 1' entrée et sa notation et la manière dont est assuré l'enregistrement de ces mouvements dans les documents comptables (livres auxiliaires, comptes individuels, comptes collectifs).

Concernant les recettes par chèques, nous devons également examiner si les mouvements des chèques à encaisser font l'objet d'un enregistrement en comptabilité et dans l'affirmative, noter les modalités.

1.5.3.2- LE CONTROLE DES MOUVEMENTS Il s'agit essentiellement de vérifier : -la séquence de recettes directes en espèces et celle d'une séquence de

recettes en espèces par intennédiaires ; -la séquence de recettes par chèques et celle par chèques transmis par des

intennédiaires ; -la centralisation des écritures.

a) Vérification d'une séquence de recettes directes en espèces et d'une séquence de recettes en espèces par intermédiaires Pour la vérification d'une séquence de recettes directes en espèces, le

programme définira la période sur laquelle portera le contrôle et toutes les opérations de recettes enregistrées sur le livre de caisse pendant cette période feront 1' objet des vérifications ci-après :

Justification des recettes : Présenter toutes les pièces justificatives relatives aux recettes et noter les

déficiences constatées ; Imputation des recettes : S'assurer que toutes les recettes sont correctement imputées sur un compte

individuel ou sur un compte de produits ; Retrait de banque :

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Examiner et noter dans quelles conditions ont été effectuées les retraits de banque pour alimenter la caisse, vérifier la nécessité de ces retraits.

Quant à la vérification d'une séquence de recettes en espèces par intennédiaires, le programme définira soit une journée ou une période soit un ou plusieurs intennédiaires ; toutes les opérations de recettes effectuées pendant ce temps ou par ces intennédiaires feront 1' objet de vérification ci-après :

Justification des recettes : Examiner et noter les conditions dans lesquelles ont été operees les

vérifications indispensables pour s'assurer de 1' exactitude des sommes remises à l'organisation par les intennédiaires. Examiner les documents utilisés à cet effet.

Imputation des recettes : S'assurer que toutes les recettes sont correctement imputées sur un compte

individuel ou sur un compte de produit d'exploitation.

b) Vérification d'une séquence de recettes par chèques et vérification d'une séquence de recettes par chèques transmis par des intermédiaires Concernant la vérification d'une séquence de recettes par chèque, le

programme définira la période sur laquelle portera le contrôle ainsi que les établissements bancaires sur les comptes desquels sont inscrites les recettes à vérifier. Toutes les opérations de recettes enregistrées pendant cette période sur ces comptes feront 1' objet de vérifications pour :

Justification des recettes : Vérifier les pièces justificatives relatives aux recettes contrôlées et noter les

déficiences constatées ; Imputation des recettes: S'assurer que toutes les recettes sont correctement imputées sur un compte

individuel ou sur un compte de produits. Pour la vérification d'une séquence de recettes par chèques transmis par des

intennédiaires, il convient de définir une journée ou une période et un ou plusieurs intennédiaires ; toutes les opérations de recettes effectuées pendant ce temps par ces intennédiaires feront l'objet de vérifications ci-après :


vérifications indispensables pour s'assurer de l'exactitude des sommes remises à la société par les intennédiaires. Examiner les documents utilisés à cet effet ;

Imputation des recettes S'assurer que toutes les recettes sont correctement imputées sur un compte

individuel ou sur un compte de produits d'exploitation.

c) Vérification de la centralisation des écritures A cet effet, il faut s'assurer : -que les écritures portées sur les comptes individuels et ayant fait l'objet des

vérifications précédentes ont également été portées sur les comptes collectifs ; -que la centralisation des livres auxiliaires est nonnalement effectuée.

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PREMIERE PARTIE :

PROBLE~IA TIQUE DlJ RECOlJVREMENT DES COlJTS DE PRESTATIONS DE SERVICES: PRESENTATION DU

SYSTEME DE RECOUVREMENT DE LHOPITAL ~IILIT AIRE DEOUAKAM

CHAPITRE 1 : LES FONDEl\IENTS DU SYSTENIE DE RECOUVREMENT

CHAPITRE 2: L'HOPITAL MILITAIRE DE OUAKAM ET SON SYSTEME DE RECOUVREMENT

l LS \ti-.\kmüir.: d..: tin d'"tuJ"' ,ur k th..:m..:: L'analyse du système de re~-ouvrem.mt des coût~ de prestations de sc:rvices: Le cas de l'Infirmerie Hôpital de Ouakam (!HO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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Pour conclure ce premier chapitre sur les fondements du système de recouvrement, nous allons établir à travers un modèle de synthèse, une corrélation entre le dysfonctionnement du système de recouvrement et les différentes causes.

Notre recherche fait apparru"tre clairement des variables explicatives des causes de dysfonctionnement dans le système de recouvrement des coûts que nous présentons à travers le diagramme de causes à effets élaboré par Ichikawa.

Le choix porté au modèle de Ichikawa se justifie par le fait que le diagramme permet d'avoir une synthèse de rétude sur la théorie du recouvrement et une lecture d'ensemble des déterminants de nos variables explicatives.

Nous précisons que l'ensemble des variables retenues a une portée générale, et à ce titre, concerne tout système de recouvrement.

En ce qui concerne l'hôpital militaire de Ouakam, c'est l'analyse de son système de recouvrement qui nous permettra d'identifier de manière plus concrète, les variables concernées et leur degré de mise en cause.

FIGURE N°4 : MODELE D'ANALYSE DE CAUSES A EFFETS DE ISHIKA WA

Conception du système

Rotation excessive de rsonnel

Absences de procédures

Mauvaise conception des procédures

Non-application des procédures

Procédures

CESAG-Mémoire de fin d'études sur le thème :

Risques d'encaissement

Mauvaise séparation des exercices

Modification des encaissements

Mauvaise corn bilisation de la totalité des recettes

Omission volontaire ou non d'enregistrements de recettes

Blocages administratifs

Risques du secteur

Absence de système de contrôle

Contrôle prévu non exécuté

Contrôle

L'analyse du système de recouvrement des coûts de prestations de services : Le cas de l'Infinnerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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Se fondant sur la comptabilité de trésorerie ou de caisse qui note les encaissements, les décaissements et leur incidence sur les liquidités, Pierre Lassèguell fait remarquer que le recouvrement s'appuie sur des droits constatés dont les produits sont des augmentations de patrimoine à savoir:

'li- naissance d'une créance ~

Jir ou encaissement immédiat ~ -, ou décision d'attribuer un enrichissement à l'exercice (cession,

subvention, etc). Se basant sur ce constat de P. Lassègue sur la notion du droit constaté et des

différents concepts de système de recouvrement dont nous venons d'évoquer, nous pouvons dire que le recouvrement est un ensemble de moyens et de règles de procédures mis en œuvre pour obtenir Je paiement des sommes dues à encaisser immédiatement, des créances constatées et de tout autre produit financier destiné à enrichir le patrimoine de l'entreprise.

CHAPITRE 1 : LES FONDEMENTS DU SYSTEME DE RECOUVREEMENT La conjoncture difficile dans laquelle vivent les entreprises fait dire à

certains auteurs que les problèmes de trésorerie constituent très souvent des goulots d'étranglement pour la plupart d'entre elles. Dans un contexte où bon nombre d'entreprises se heurtent au mur de l'argent, un certain nombre de mesures visant à protéger ]es actifs financiers s'impose.

A cet effet, un accent particulier doit être porté au contrôle interne défini comme étant l'ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de 1' entreprise et ayant pour but d'assurer la protection et la sauvegarde du patrimoine, la qualité des instructions de la direction et l'amélioration des perfonnances. Il se manifeste par l'organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l'entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci.

Suivant cette manifestation. il s'agira pour nous de faire une revue de la littérature développée par certains auteurs au sujet de la trésorerie mais précisément, dans un cadre plus restrictif traitant du recouvrement.

I: THEORIES RELATIVES AU RECOUVREMENT DES COUTS DES PRESTA TlONS DE SERVICES

J. Lecaillon12 définit la science économique comme étant l'étude des procédés par lesquels les ressources rares sont réparties entre les besoins alternatifs et concurrents en vue d'obtenir le maximum de satisfaction de ces besoins.

Faire référence à cette définition n'est pas fortuit pour nous car il convient de retenir, dans le contexte de notre étude, que la rareté des ressources traduit une

:. Lassègue P. : Gestion de r entreprise et comptabilité 1 r'n" Edition 1996- Dalloz. 12 Lecaillon Jacques:« Théories économiques>>: Analyse micro- économique (tome 1) Editions Cujas. 4-6-8 rue de la Maison Blanche i50 15 Paris

CESAG-Mémoirc de fin d'étudessur le lhémc: L'analyse du système de recouvrement des coûts de prestations de services: Le ca'! de l'Infmnerie Hôpital de Ouakam (!HO) Pré-senk d soutenu par ~1. Mamadou NGOM, Officier du Corps Technique el Administratif du Service de Sant~ des Anu.;,>s du Sén~gal. J~

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CHAPITRE 2:

L'HOPITAL MILITAIRE DE OUAKAM ET SON SYSTEME DE RECOUVREMENT Ce chapitre est consacré à la présentation de l'hôpital militaire de Ouakam et

à la description de son système de recouvrement.

1-LHOPITAL MILITAIRE DE OUAKAM Notre étude va porter sur un cadre hospitalier militaire dénommé Infirmerie Hôpital de Ouakam (IHO).

1.1- HISTORIQUE L'hôpital militaire de Ouakam est une structure hospitalière héritée des

installations de 1' ancien camp du 7ème régiment des tirailleurs sénéglais par les forces armées nationales à leur création en 1960.

1.2-CARACTERISTIQUES GEOGRAPHIQUES L'lliO est implantée dans la commune de Ouakam, située au nord de la ville

de Dakar qui tient lieu de capitale régionale dont elle porte le nom. La commune de Ouakam est limitée au nord par les Almadies et la zone de 1' aéroport, à l'est par la voie de dégagement nord (VDN), au sud par le quartier Mermoz et à l'ouest par l'océan atlantique.

Formation sanitaire, 1 'lliO est caractérisée par sa bonne position géographique. Non loin de l'aéroport, les délais d'intervention sont réduits dans le domaine des évacuations sanitaires par voie aérienne ; ce qui représente un facteur déterminant dans la prise en charge des urgences médicales.

Par ailleurs, 1' axe périphérique ouest facilite le déplacement de ces ambulances vers les structures sanitaires de troisième niveau de référence.

En effet, l'lliO est à 15 minutes d'ambulance de l'hôpital Principal de Dakar, son principal centre de référence et à 5 minutes de 1 'aéroport de Dakar où elle intervient pour des évacuations de relais aérien et terrestre.

Elle a une capacité théorique de 105 lits et elle va bientôt bénéficiée de nouveaux services car un pavillon de médecine interne est en cours de construction et un service d'accueil des urgences verra bientôt le jour. Sa superficie est passée récemment de 5000 à 6000 m2 environs.

1.3-MISSIONS En application de l'instruction ministérielle n°1716/MFA/Dircel du 28 juin

1994, L'lliO est une formation sanitaire autonome qui relève de la Direction de la Santé des Armées et qui est chargée du diagnostic, de 1' expertise et du traitement médical et chirurgical des personnels des armées et des membres de leurs familles.

Dans le cadre «Armée-Nation», elle reçoit gratuitement le «tout venant» pour des consultations de médecine générale et de soins dentaires.

CES AG-Mémoire de fin d'études sur le thème : L'analyse du système de recouvrement des coûts de prestations de senices: Le cas de l'Infirmerie Hôpital de Oua.kam (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Technique et Adminis1ratif du Service de Santé des Années du Sénégal.

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politique de participation à 1' effort de santé par les ménages nen que pour la satisfaction de leurs besoins en matière de soins de santé.

En plus, dans un cadre essentiellement économique, des stratégies développées sur la question du recouvrement sont sérieusement posées.

Il est important de trouver aujourd'hui une solution qui permette de rentabiliser nos structures sanitaires par une introduction d'une gestion dynamique des risques. Ces risques sont induits en partie, par des aléas autour des systèmes de recouvrement des coüts.

C'est pour cette raison que S. Khath et A.B. Delienne13 se sont intéressés à la sécurisation des flux financiers et au strict respect des procédures.

A titre d'illustration, ils ont estimé à cent cinquante millions (150.000.000.) d'euros de cl1iffre d'affaires par an, les tentatives de fraudes en France dont plusieurs dizaines de millions non déjouées. Il est toujours difficile d'établir des statistiques dans ce domaine reconnaissent-ils, car des fraudes restent inconnues et les entreprises préfèrent la discrétion. Au Sénégal, il est de même si la situation n'est pas pire.

Face à ce phénomène qu'ils qualifient de fléau qui ne peut que s'étendre avec l'évolution des techniques modernes (photocopie en couleur, scanner ou effets volés, perdus, falsifiés, altérés, détournés etc.), ils recommandent la vigilance pour réduire les risques de fraude sur les flux financiers.

Ils estiment que l'organisation inteme doit être revue car, il est aussi indispensable de mettre en place une séparation des tâches et une protection physique des documents sensibles.

Les difficultés rencontrées en France dans le recouvrement ont donné naissance à « un marché du recouvrement » assuré par des sociétés spécialisées qui effectuent au nom de 1 'entreprise les relations habituelles faites par son service comptable avant ou peu après 1' échéance de paiement.

Selon Myriam Chevet, 14 dix huit pour cent (18%) des entreprises françaises faisaient appel au service d'une société de recouvrement. La baisse du taux à 16% à la fin 2001 a entnimé une hausse significative des impayés de 0,54~ô par rapport à 0,41%) en 2000.

Face à des millions de factures émises chaque mois et à la difficulté de contrôler les encours- clients, faute de temps et de personnel, le choix entre extemaliser la gestion du poste client ou renforcer la maîtrise du risque en interne est fortement posée.

Il est clair que 1a hausse des impayés entraînée par l'option sur la gestion du risque en interne (0,13°/o) demande le renforcement du contrôle interne.

Au Sénégal, la réfonne fondée sur des principes fondamentaux panni lesquels la maîtrise des charges financières et le recouvrement des coûts a pour objectif principal de rentabiliser Je service public hospitalier.

13 Khath S. et Delienne A.B. « sécuriser ses flux financiers » : Gestion de la trésorerie : Edition Economa Paris 2000 11 CheYet M. : « Spécial risque clienl » Oplion finance no 693 juin 2002.

CESAG-Mémoire de fin d'études sur le thème· !:analyse du sysli:me de re..:omr.:ment d"s coùts de pr.:stations de scrckes. u ca:; de llntinnene Hôpital d..: Ouakam (lliOJ 1 Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM. Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal. t

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confiance qui est à l'origine des APH sectorielles, rebelles à l' APH centrale régie par des textes légales.

Le constat aujourd'hui est que ni le système d' APH centraiisée ni celui d' APH sectorielle n'a la même conception que celle préconisée dans le cadre de la réforme hospitalière. Ces conceptions disparates, voire même divergentes, ont d'ailleurs contribué à rendre plus difficile 1' adoption de la réfonne dans presque tous les hôpitaux qui ont commencé à 1' appliquer.

La réforme a jeté les bases d'une nouvelle restructuration mais il revient certainement aux structures hospitalières de développer des systèmes de procédures et de contrôle permettant d'enrayer les risques éventuels en matière de recouvrement.

Au sujet de ces risques, Olivier Lement, 18 fait remarquer que dans le langage courant, le mot «risque », désigne indifféremment la réalisation d'un événement redouté, ses conséquences, ses causes ou les trois à la fois. Le risque est la combinaison de trois constituants qu'il est nécessaire de distinguer:

1. l'incident réalisé ou potentiel ou manifestation du risque ; 2. son incidence financière (ou autre) ou impact du risque; 3. les causes organisationnelles du risque ou tàcteurs de risques.

Il convient à cet effet d'identifier quelques risques encourus par nos stntctures en matière d'encaissement.

1.1- RISQUES EN MATIERE D'ENCAISSEMENT Les encaissements sont constitués par les espèces, les chèques, effets à

recevoir et avis de virements reçus et concernant l'entreprise. En matière de . 1 ' 19 nsques, sont re eves :

'Ji' les doubles enregistrements d'encaissements reçus; r la mauvaise séparation des exercices du fait d'un enregistrement

anticipé ou tardif ; ..,. l'omission volontaire ou non d'enregistrements~ ,_ les détournements d'encaissements.

Les objectifs du contrôle interne en matière d'encaissement visent pour les recettes à s'assurer que :

les séparations des fonctions sont suffisantes ; les recettes, dans leur totalité, sont remises en banque dans un délai raisonnable ; le système de tenue et de comptabilisation de 1a caisse est fiable ; il est procédé à un suivi régulier de 1 'encaissement des effets ; l'intégralité des recettes a fait 1' objet d'une comptabilisation correcte;

18 QJiyicr Lcment «triptyque des risques» : La conduite d'une mission d'audit interne zèrne édition Dunod. Paris. 1995. 19 Sources: Sané Alassane: Codex/ PIFM «Gestion de la trésorerie »Année académique 2001.

Cl :-.. \Ci-:'lkmüin.: d~ lin ,rdw.ks sur k th~m.:: L ·analyse du système de recou H<;,'tllent des •'OÛis de prestations de services : Le cas de 11nfumerie Hôpital de Ouakam (!HO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Années du Sénégal.

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TABLEAU 2: Eléments et phases du circuit des soins curatifs et niveau responsable24 (processus de recours entre les structures de premier contact et ceux de premiers recours).

Niveau de contact Premier contact (les CMG) Rassemblement des informations Cliniques et psychologiques initiales

Niveau de référence (IHO)

~ Choix de la stratégie pour résoudre le problème r----. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Envoi pour

~; ................................................................ ...

.... ,

Avis d'expert

Analyse et décision sur la stratégie thérapeutique

,r

Intervention examen technique technique

,,

Mise en œuvre du plan de traitement et continuité des soins

,, Surveillance de la guérison et réintégration sociale

__ Trait plein : circuit normal ;

Hospitalisation

------ Trait pointillé : circuit lorsque le premier niveau ne peut pas prendre en main la situation.

24 Source: Lebergh W.V. et LAFORT Y.L. rôle de l'hôpital dans le district. Dispenser ou soutenir les SSP? Document SHS N°2 Division de renforcement des services de santé (OMS)

CESAG-Mémoire de fin d'études sur le thème: L'analyse du système de recouvrement des coûts de prestations de services : Le cas de 1 'Infirmerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Teclmique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal

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les soldes caisse et banque issus des livres comptables sont bien le reflet de la réalité ; etc.

J. Bnrner et G. Ravard20 évoquent, à ce titre, des risques liés à des objectifs de régularité et de sincérité, sou-tendus par des critères d~ordre divers.

L'observation de ces critères peut être déterminant dans le travail quotidien des différentes cellules du SHSE qui doivent avoir c01mne credo, la régularité et la sincérité dans leur action.

Nous ne devons pas perdre de vue que la fiabihté de llnfonnation financière peut être influencée par les différents facteurs de risques que nous devons prendre en compte afin d'obtenir une bonne adéquation entre les moyens mis en œuvre et la gravité des erreurs qui risquent de se produire.

La prise en compte de ces critères peut contribuer à cerner : ,- les erreurs potentielles qui risquent théoriquement de se produire si

aucun contrôle n'est mis en place pour les éviter ou les détecter et les corriger;

? les erreurs possibles causées par l'absence de contrôle dans 1' entité et qui pennettrait de les empêcher, les détecter, les corriger :

,. les erreurs réelles qui se produisent effectivement. (Cf tableau n°l ).

TABLEAU N°l : Critères liés aux objectifs de régularité et de sincérité selon Borner et Ravard21

! C'RITERES i Exh~ustivité

~

Réalité

Propriété

Evaluation correcte

Enrc:~l:5lJ"'H''-'H~ dans la bonne période

Imputation correcte Totalisation et centralisation correcte Information adéquate

INTERPRETA TI ONS 1 Tou tes les transactions réalisées par l'· • sont reflétées.

Seules les transactions réalisées par r entité sont reflétées. Les actifs appartiennent à l'entité, les passifs 1

la concernent. 1

1

Les transactions sont valorisées lors de leurj entrée dans les livres et à la date de cloture.__J Respect des exercices, éviter 1~ encaissements tardifs. Enregistrement dans le bon compte.

' Fiabilité du processus comptable. Toute information financière est t

accompagnée des explications nécessaires et 1

suffisantes à son utilisation par son .

• destmata1re. 1

On s'assure que: l'information fournie ! répond à chacune des critères et si à ta source, , 1 on choisit l'information probante et la mieux !

adaptée à chacun des critères. 1

2''- J.Bumer et G. Ravard : «Guide pour raudit de rinformation financière des entreprises}) ATH Dunot Paris

1991. 21 J.Bnrner et G. Ravard: «Guide pour l'audit de 1'infonnation financière des entreprises>> ATH Dunot. Paris 1991.

CESAG-Mémoire de fin d'études sur le thème: L'analyse du systèm.: de rccouvnlment des coût• de pr~stalions de servie.:.~:!,.: cas d~ rlnlînneric Hôpital de Oualcam (IIIO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM. Offt.:ier du Corps Tecluùque et Administratif du Servîce de Srutté des Années du SénégaL

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Examiner et noter dans quelles conditions ont été effectuées les retraits de banque pour alimenter la caisse, vérifier la nécessité de ces retraits.

Quant à la vérification d'une séquence de recettes en espèces par intermédiaires, le programme définira soit une journée ou une période soit un ou plusieurs intermédiaires ~ toutes les opérations de recettes effectuées pendant ce temps ou par ces intermédiaires feront 1 'objet de vérification ci-après :


vérifications indispensables pour s'assurer de l'exactitude des sommes remises à l'organisation par les intermédiaires. Examiner les documents utilisés à cet effet.

Imputation des recettes : S'assurer que toutes les recettes sont correctement imputées sur un compte

individuel ou sur un compte de produit d'exploitation.

b) Vérification d'une séquence de recettes par chèques et vérification d'une séquence de recettes par chèques transmis par des intermédiaires Concernant la vérification d'une séquence de recettes par chèque, le

programme définira la période sur laquelle portera le contrôle ainsi que les établissements bancaires sur les comptes desquels sont inscrites les recettes à vérifier. Toutes les opérations de recettes enregistrées pendant cette période sur ces comptes feront 1' objet de vérifications pour :

Justification des recettes : Vérifier les pièces justificatives relatives aux recettes contrôlées et noter les

déficiences constatées ; Imputation des recettes : S'assurer que toutes les recettes sont correctement imputées sur un compte

individuel ou sur un compte de produits. Pour la vérification d'une séquence de recettes par chèques transmis par des

intermédiaires, il convient de définir une journée ou une période et un ou plusieurs intermédiaires ~ toutes les opérations de recettes effectuées pendant ce temps par ces intermédiaires feront l'objet de vérifications ci-après :


vérifications indispensables pour s'assurer de l'exactitude des sommes remises à la société par les intermédiaires. Examiner les documents utilisés à cet effet;

Imputation des recettes S'assurer que toutes les recettes sont correctement imputées sur un compte

individuel ou sur un compte de produits d'exploitation.

c) Vérification de la centralisation des écritures A cet effet, il faut s'assurer : -que les écritures portées sur les comptes individuels et ayant fait 1' objet des

vérifications précédentes ont également été portées sur les comptes collectifs ; -que la centralisation des livres auxiliaires est normalement effectuée.

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Pour conclure ce premier chapitre sur les fondements du système de recouvrement, nous allons établir à travers un modèle de synthèse, une corrélation entre le dysfonctionnement du système de recouvrement et les différentes causes.

Notre recherche fait apparaître clairement des variables explicatives des causes de dysfonctionnement dans le système de recouvrement des coûts que nous présentons à travers le diagramme de causes à effets élaboré par Ichikawa.

Le choix porté au modèle de Ichikawa se justifie par le fait que le diagramme permet d'avoir une synthèse de 1' étude sur la théorie du recouvrement et une lecture d'ensemble des déterminants de nos variables explicatives.

Nous précisons que l'ensemble des variables retenues a une portée générale, et à ce titre, concerne tout système de recouvrement.

En ce qui concerne 1 'hôpital militaire de Ouakam, c'est 1' analyse de son système de recouvrement qui nous permettra d'identifier de manière plus concrète, les variables concernées et leur degré de mise en cause.

FIGURE N°4 : MODELE D'ANALYSE DE CAUSES A EFFETS DE ISHIKA WA


Rotation excessive de rsonnel

Absence de formation du personnel

Insuffisance des outils de gestion

Absences de procédures

Mauvaise conception des procédures

Non-application des procédures

Procédures


Risques d'encaissement

Mauvaise séparation des exercices

Modification des encaissements

Mauvaise corn tabilisation de la totalité des recettes

Omission volontaire ou non d'enregistrements de recettes

Blocages administratifs

Risques du secteur

Absence de système de contrôle


Contrôle

L'analyse du système de recouvrement des coûts de prestations de services: Le cas de l'Infirmerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M. !1.-fama.dou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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CHAPITRE2:

L'HOPITAL MILITAIRE DE OUAKAM ET SON SYSTEME DE RECOUVREMENT Ce chapitre est consacré à la présentation de 1 'hôpital militaire de Ouakam et

à la description de son système de recouvrement.

!-LHOPITAL MILITAIRE DE OUAKAM Notre étude va porter sur un cadre hospitalier militaire dénommé Infirmerie Hôpital de Ouakam (lliO).

1.1- HISTORIQUE L'hôpital militaire de Ouakam est une structure hospitalière héritée des

installations de l'ancien camp du 7ème régiment des tirailleurs sénéglais par les forces armées nationales à leur création en 1960.

1.2-CARACTERISTIQUES GEOGRAPHIQUES L'lliO est implantée dans la commune de Ouakam, située au nord de la ville

de Dakar qui tient lieu de capitale régionale dont elle porte le nom. La commune de Ouakam est limitée au nord par les Almadies et la zone de l'aéroport, à 1' est par la voie de dégagement nord (VDN), au sud par le quartier Mermoz et à r ouest par l'océan atlantique.

Formation sanitaire, l'lliO est caractérisée par sa bonne position géographique. Non loin de l'aéroport, les délais d'intervention sont réduits dans le domaine des évacuations sanitaires par voie aérienne ; ce qui représente un facteur déterminant dans la prise en charge des urgences médicales.

Par ailleurs, l'axe périphérique ouest facilite le déplacement de ces ambulances vers les structures sanitaires de troisième niveau de référence.

En effet, l'IHO est à 15 minutes d'ambulance de l'hôpital Principal de Dakar, son principal centre de référence et à 5 minutes de l'aéroport de Dakar où elle intervient pour des évacuations de relais aérien et terrestre.

Elle a une capacité théorique de 105 lits et elle va bientôt bénéficiée de nouveaux services car un pavillon de médecine interne est en cours de construction et un service d'accueil des urgences verra bientôt le jour. Sa superficie est passée récemment de 5000 à 6000 m2 environs.

1.3-MISSIONS En application de l'instruction ministérielle n°1716/MFA/Dircel du 28 juin

1994, L'lliO est une formation sanitaire autonome qui relève de la Direction de la Santé des Armées et qui est chargée du diagnostic, de 1' expertise et du traitement médical et chirurgical des personnels des armées et des membres de leurs familles.

Dans le cadre «Armée-Nation», elle reçoit gratuitement le «tout venant» pour des consultations de médecine générale et de soins dentaires.

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L'IHO constitue également un terrain de stage au profit des personnels militaires et paramilitaires et représente une structure de recours pour les Centres Médicaux de Garnison (CMG) des armées selon le schéma suivant:

d) Envoie pour examen technique: lorsqu'il faut recourir à des examens de laboratoire ou autres techniques de diagnostiques que 1' on ne trouve pas à son niveau ;

);;- Envoi pour avis d'expert: lorsque l'établissement du plan de traitement exige des compétences supérieures à celles du personnel de son niveau;

);;- Envoi pour intervention technique : lorsque le plan de traitement exige une technique que 1' on ne trouve pas à son niveau ( la chirurgie en est un exemple typique).

);;- Envoi pour hospitalisation : lorsque 1' établissement du plan de traitement exige des interventions que l'on ne trouve pas à son niveau. Dans ce cas, la structure de référence doit prendre en charge le patient jusqu'à ce que ( et jusque là seulement) celui-ci puisse revenir au centre pourvoyeur car, adresser un malade à l'hôpital n'est pas synonyme d'un transfert permanent de responsabilité et l'hôpital de recours n'est utile que si 1' on peut faire à ce niveau une chose impossible à la périphérie.

Le tableau de la page suivante retrace la procédure des recours entre les structures sanitaires de premier contact ( les CMG et les établissements de santé de même niveau) et l'IHO.

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TABLEAU 2: Eléments et phases du circuit des soins curatifs et niveau responsable24 (processus de recours entre les structures de premier contact et ceux de premiers recours).

Niveau de contact Premier contact (les CMG) Rassemblement des informations Cliniques et psychologiques initiales

Niveau de référence (IHO)

~ Choix de la stratégie pour résoudre le problème

r---..., . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • Envoi pour ................................................................

Examens Techniques

....._J

Avis d'expert

Analyse et décision sur la stratégie thérapeutique

,,

Intervention examen technique technique

Mise en œuvre du plan de traitement et continuité des soins

Surveillance de la guérison et réintégration sociale

__ Trait plein : circuit normal ;

Hospitalisation

. ------ Trait pointillé : circuit lorsque le premier niveau ne peut pas prendre en · main la situation.

24 Source: Lebergh W.V. et LAFORT Y.L. rôle de l'hôpital dans le district. Dispenser ou soutenir les SSP? Document SHS W2 Division de renforcement des services de santé (OMS)

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1.4- ORGANISATION

L'lliO est composé de services articulés comme suit: );;> Une chefferie ; );;> Des services administratifs et techniques ; );;> Des services cliniques ; );;> Des services techniques communs.

A la tête de chaque service, est placé un chef de service, responsable du fonctionnement du service et de ses démembrements (voir organigramme en annexe)

1.4.1-ATTRIBUTION ET RESPONSABILITE DU PERSONNREL

Les attributions et les responsabilités du personnel sont définies dans l'instruction ministérielle n°001716 1 MFA 1 Dir.Cel du 28 juin 1994 fixant !',organisation et le fonctionnement de l'lliO.

a)- Le médecin chef Il assure en collaboration avec les médecins placés sous ses ordres, le

service médical. Il coordonne 1' action des médecins spécialistes appelés à intervenir au niveau de la fonnation.

Il signe ou vise les correspondances relatives à 1' administration et au bon fonctionnement du service.

b) - Le chef des services administratifs Le chef des services administratifs est responsable du service administratif

de l'établissement sous l'autorité du médecin-chef dont il est le conseiller. Il est responsable du recouvrement des frais d'hospitalisation et des

prestations spécialisées remboursables. Il est agent comptable de la caisse de l'hôpital et surveillant de la

comptabilité des matières, effets ou objets en service dans 1' établissement. Il est responsable de la fonnation administrative du personnel.

c) - Le personnel médical Les médecins, chirurgiens, chirurgiens-dentistes et les phannaciens, sont

chargés du dépistage et du traitement des malades. Ils sont responsables devant le médecin-chef du fonctionnement et de la bonne tenue de leur service. Ils rendent compte au médecin-chef de toutes les circonstances grave. Ils participent à 1' instruction du personnel.

d) - Le médecin résidant En dehors des heures nonnales de service, le médecin résident est

responsable de la continuité de 1' ensemble des services de 1 'hôpital. A ce titre, il veille à la surveillance et au traitement des malades hospitalisés. Il prend toutes les mesures utiles en cas d'urgence. Il réside dans un logement de service à l'intérieur de l'hôpital. De ce fait, il est responsable de l'ordre et de la discipline à l'intérieur de l'hôpital.

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e)- L'infirmier chef Il est 1' auxiliaire immédiat du médecin-chef pour la surveillance des détails

médicaux. L'infirmier chef exige que les infirmiers remplissent exactement leurs devoirs. Il veille au bon ordre des salles, à la propreté des locaux et au bon entretien des matériels. TI participe à la formation du personnel médical.

t) -Le personnel paramédical Les infirmiers, infirmières et sages femmes, sont chargés de prodiguer les

soins aux malades selon les directives des médecins traitants. lis concourent au service de garde organisé au sein de 1 'hôpital.

g) - Le gestionnaire de la pharmacie Le responsable de la pharmacie est chargé, sous 1' autorité du médecin chef,

de la comptabilité des médicaments et du matériel et objets de consommation courante (MOCC).

Il veille au niveau des approvisionnements en médicaments et MOCC et exprime les besoins au chef des services administratifs.

h)- L'assistante sociale (AS) Elle assure :

"'-" Une permanence sociale pour recevoir : • Les malades hospitalisés et leurs parents ; • Les indigents qui ont besoin de l'aide de l'AS pour les services

de 1 'hôpital ; • Les personnes qui présentent un problème social nécessitant

une intervention des services de l'hôpital ; • Les anciens malades convoqués pour compléter un dossier ou

sur la demande du médecin.

"'-" Visite des différents services de l'hôpital : • Pour relever les différents cas sociaux et établir un contact

humain avec le malade et dégager les différents problèmes posés par l'hospitalisation et surtout pour mieux s'intégrer à 1' équipe médicale.

i}- Le trésorier Il est placé sous les ordres du chef des services administratifs. Le

trésorier tient une caisse dont les recettes proviennent : "'-" Du remboursement des frais d'hospitalisation et de prestations

médicales spécialisées ; "'-" Des droits d'alimentation acquis pour le personnel militaire à solde

spéciale et spéciale progressive nourri au service de restauration de l'hôpital;

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)~o. Du remboursement des montants dus par le personnel autorisé à être pris en charge par le service de la restauration.

Ces recettes sont exclusivement réservées aux frais de fonctionnement de l'hôpital. Les dépenses à inscrire sont celles autorisées par le médecin chef et comprennent notamment :

-Les dépenses de fonctionnement et d'entretien de l'hôpital; -Les dépenses de renouvellement des équipements; -Les achats de stocks de produits pharmaceutiques et de restauration.

La caisse du trésorier est alimentée par les recettes collectées par le Service des Hospitalisations et des Soins Externes (SHSE) chargé du recouvrement de toutes les prestations à titre onéreux de l'hôpital.

1.4.2-PRESENTATION DU SHSE

a) Missions Le SHSE est chargé de :

)~o. L'accueil de la clientèle ; )~o. Des questions administratives les concernant ; )~o. Du recouvrement des frais d'hospitalisation, de consultations et de

soins externes ; )~o. De la production des renseignements administratifs et statistiques

relatifs aux activités hospitalières ; )~o. De la tenue de la comptabilité des hospitalisations et des soins

externes.

b) -Articulation Le service comprend:

)~o. Une cellule d'accueil ; )~o. Une section d'hospitalisation; )~o. Une section de soins externes ; )~o. Une section de comptabilité ; )~o. Une sous-caisse ; )~o. Une antenne de la mutuelle des armées ; )~o. Un état civil.

c) -Liaison Du SHSE Avec Les Services De L'hôpital Le SHSE joue un rôle prépondérant dans ses relations avec les autres

services de 1 'hôpital.

)~o. Liaison avec les services cliniques : L'échange d'information entre le SHSE et les services cliniques est

fondamental en ce sens qu'elle concerne 1' occupation des lits et le mouvement des hospitalisés ou les consultants à titre externe, notamment en ce qui concerne la nature des soins dispensés en vue de leur facturation.

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'» Liaison avec le service administratif et de gestion financière (SAGF) de l'hôpital :

Chargé de collecter et de traiter les renseignements administratifs et comptables, le SHSE fournit au chef des services administratifs, le montant et la ventilation des recettes recouvrées ou en attente de règlement, les éléments statistiques relatifs à 1' activité hospitalière et de manière quotidienne au service de la restauration, 1' effectif des hospitalisés à nourrir à la restauration.

'» Liaison avec les tiers payant : Les liaisons avec les tiers payant s'effectuent en vertu des lois et de la

réglementation en vigueur et des conventions passées. Elles concernent notamment, le contrôle de l'ouverture des droits d'accès aux soins, les modalités de prise en charge, de facturation et de recouvrement des frais de traitements.

'» Liaison avec le service social de l'hôpital : Le SHSE entretien une liaison permanente avec 1' assistante du service

sociale de l'hôpital. Il signale les cas particuliers de malades insolvables qui ne peuvent pas être pris en charge par un organisme de sécurité sociale ou par un organisme agréé.

Le SHSE entretient d'autres liaisons avec d'autres services mais nous nous sommes limités aux services essentiellement concernés par les activités de recouvrement dont il convient, à présent, de décrire le système à l'hôpital militaire de Ouakam.

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II- LE SYSTEME DE RECOUVREMENT DE l'ffiO Nous présentons ici, le système de recouvrement des coûts tel qu'il est

pratiqué actuellement à l'hôpital militaire de Ouakam.

2. 1- CADRE REGLEMENTAIRE D'EXECUTION DU RECOUVREMENT La réglementation détermine la catégorie des personnels pouvant bénéficier

des prestations fournies à l'hôpital à titre onéreux. Il s'agit essentiellement en plus des particuliers qui paient à leurs frais et qui peuvent bénéficier des prestations à titre externe, les ayants-droit aux soins, aux prestations médicales spécialisées et à 1 'hospitalisation définis dans 1' instruction ministérielle no 17171 MF A /Dir cel du 28 juin 1994 fixant les tarifs d'hospitalisation et de prestations médicales spécialisées à titres onéreuses. Il s'agit:

}i- des personnels militaires et civils des forces armées ainsi que les membres de leur famille ;

}i- des bénéficiaires de 1' article 93 du code des pensions militaires d'invalidité ;

,_ peuvent être exceptionnellement admis en fonction des circonstances et dans la limite des places disponibles, les personnes étrangères aux forces armées.

Par ailleurs, aucune disposition n'a été prise jusqu'à présent pour la prise en charge de patients porteurs d'autres lettres de garantie telles que les imputations budgétaires des personnels de la fonction publique, les prises en charge du personnel des instituts de prévoyance maladie et des collectivités locales.

La décision ministérielle n°1717 /MFA 1 Dircel du 28 juin 1994 ( en annexe) fixe les différentes prestations payantes servies à 1 'lliO ainsi que leurs tarifs. Cependant, les soins et consultations de médecine sont dispensés gratuitement dans la structure, conformément aux dispositions de 1' article2 du décret n°72-215 du 07 mars 1972.

Ainsi donc, les recettes collectées proviennent essentiellement des particuliers qui paient à leurs propres frais, du remboursement par la mutuelle des armées des prestations servies à leurs affiliés et ayants cause, de la vente des médicaments de l'IB et des CPN et de l'hospitalisation.

2.2- RECOUVREMENT DES COUTS Il s'agit de décrire, les procédures suivies par les différents services pour

assurer le recouvrement des sommes à encaisser immédiatement ou à réclamer aux différents services de prise en charge.

2.2.1- LES PARTICULIERS A LEURS FRAIS (PAF)

Au niveau du service du laboratoire d'analyse, les PAF sont reçus directement par un des techniciens qui leur délivre une fiche navette et qui encaisse les sommes représentant le coût des actes à effectuer (le pré-paiement est appliqué au laboratoire pour les PAF). A l'issue de l'examen, un des volets de la fiche navette est remise au malade et les deux autres sont conservés par le service.

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A l'aide d'un bordereau de dépôt journalier de recettes sous forme de registre à souche avec doubles feuilles auto carbonées, les sommes encaissées sont versées toutes les fins de journées au niveau du trésorier.

Par ailleurs, au niveau de la cardiologie et de la gastro-entérologie, les PAF sont directement accueillis dans ces services qui, en plus de leurs consultations, pratiquent des actes d'électrocardiogramme et de fibroscopie digestive. Après les activités de consultations et d'actes techniques, l'infirmier préposé aux encaissements pour chacun de ces deux services reverse les recettes collectées au SHSE avec, à l'appui, une liste des patients reçus dans la journée.

C'est sur la base de cette liste que le SHSE procède à des régularisations ( établissement des fiches navettes, emegistrement dans le registre d'accueil du SHSE, emegistrement des sommes reçues dans le bordereau de dépôt des sommes encaissées).

Concernant le service d' odonto stomatologie, c'est grâce à un stock de fiches navettes détenu à leur niveau, que le service reçoit directement les PAF. Les modalités administratives de même que les opérations d'encaissement sont assurées par un des spécialistes du service. A la fin de la journée les sommes encaissées sont reversées directement à la trésorerie après visa du gestionnaire.

Les services de chirurgie, de radiologie, d'ophtalmologie, de gynécologie et d'échographie pelvienne, suivent les procédures mises en place au niveau de l'hôpital.

Les PAF font leur circuit à partir du SHSE où le préposé à 1' accueil leur délivre une fiche navette décomptée après formalités administratives et les oriente vers la sous caisse (pré-paiement) pour l'encaissement des sommes à recouvrer. La sous caisse, après encaissement des sommes dues, les oriente à son tours vers les services cliniques ou techniques spécialisés munis des deux autres volets de la fiche navette qui justifient de leur passage au SHSE et de l'acquittement de leurs frais de prise en charge.

En fin de journée, le SHSE reverse les sommes encaissées à la trésorerie après visa du chef de service SHSE et du gestionnaire.

2.2.2-LES MUTUALISTES ET AYANTS CAUSE DES ARMEES

Le recouvrement des coûts des prestations effectuées au profit des affiliés de la mutuelle des armées varie d'un service à l'autre au niveau de l'hôpital militaire de Ouakam.

a) Les Consultations et actes techniques Au niveau du laboratoire d'analyse, les patients sont accueillis par le SHSE

(cellule d'accueil) qui vérifie, en même temps que le représentant de la mutuelle des armées, le droit d'accès aux soins.

Le SHSE détermine ensuite, la catégorie administrative du patient en vue de la préparation à la facturation, s'il y a lieu, conserve le premier volet de la fiche

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navette et remet les deux autres au patient qui les présente au laboratoire qui de ce fait, s'assure du passage du client au SHSE.

A l'issue des prestations, le labo délivre au patient un des deux volets de la fiche navette et maintient le troisième qui va servir de base de comptabilisation des actes effectués pour l'établissement de 1' état mensuel de remboursement adressé à la mutuelle. A cet effet, les chèques émis par la mutuelle sont recouvrés par la DSA qui rembourse l'IHO.

Les services de cardiologie, de gastro-entérologie et d'odonto stomatologie fonctionnent comme le laboratoire, à 1' exception des services de gastro et de cardiologie qui laissent le soin au SHSE de facturer le remboursement.

Le service d'odontostomatologie quant à lui, reçoit directement les malades au service. Il effectue les opérations de comptabilisation et de facturation des prestations effectuées à la fin du mois.

Par ailleurs, pour les services d'ophtalmologie, de gynécologie et d'échographie pelvienne, les patients sont accueillis au SHSE qui effectue les formalités administratives et de contrôle à priori en même temps que le représentant de la mutuelle.

Après consultation, les fiches navettes sont retournées au SHSE qui procède à l'établissement des états mensuels de remboursement en vue du recouvrement des coûts des prestations effectuées par ces différents services.

En fin, pour les services de chirurgie et de radiologie, la particularité réside dans le fait que les mutualistes sont contraints de débourser.

Il s'agit de payer un plein tarif en radiologie et une moitié prix pour les prestations de chirurgie.

Néanmoins, les patients font le circuit normal en passant par le SHSE qui leur délivre des fiches navettes.

b) L'hospitalisation L'hospitalisation d'un particulier ou des personnels de la fonction publique

demeure une exception à l'IH025. Le remboursement de leurs frais

d'hospitalisation peut s'opérer par règlement direct par les intéressés ou pré -compte sur leur solde.

suit: Cependant le remboursement des frais d'hospitalisation s'effectue comme

'i' La mutuelle des armées rembourse les frais afférents à l'hospitalisation des militaires à solde mensuelle et les membres de leur famille, dans le cadre de la convention « mutelle-service de santé des armées ».

25 Source : ArticleS, Al 5-5 de la décision ministérielle n° 1717/MF A/Dir cel du28 juin 1994 fixant tarif d'hospitalisation à l'IHO.

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Sur la base des états de remboursement mensuel, la mutuelle émet des chèques à l'adresse de la DSA qui rembourse l'lliü à son tour.

""' L'intendance des armées rembourse les frais afférents à rhospitalisation des militaires à solde spéciale et spéciale progressive. Les états de remboursement adressés à 1' intendance des armées pour règlement sont recouvrés et gérés par le bataillon de santé.

);- Pour les élèves des écoles militaires, les élèves-gendarmes et les gendarmes auxiliaires, le remboursement des frais d'hospitalisation est effectué par leur formation d'appartenance. L'lliü recouvre directement ses créances auprès de ces structures.

2.2.3~ LA VENTE DES MEDICAMENTS DE L'm

C'est le gérant du service qui assure la vente des médicaments. Il est parfois en situation de gérant-vendeur et, de ce fait, assure seul la réception des ordonnances, livraison des médicaments, encaissement des recettes et met à jour les documents comptables.

2.2.4~LA VENTE DES PRODUITS DES CPN

Les produits cédés à titre onéreux à la population sont gérés par une sagefemme qui assure seule les opérations de vente, et de mise à jour des documents comptables. Elle établit le rapport mensuel d'activités.

2.2.5-LES OUTILS DE GESTION EN PLACE

Les outils de gestion de la facturation à l'hôpital sont un ensemble de supports et leurs règles de circulation et de traitements nécessaires à l'accomplissement de la mission de gestion.

Les outils de gestion du système de recouvrement doivent permettre : • de faciliter la gestion des ressources et augmenter le taux de

recouvrement des recettes ; • 1' exhaustivité dans la constatation et la perception des produits

de la facturation ; • connaître la capacité de générer des recettes ; • de mesurer le niveau de recouvrement des produits de la

facturation par prestation ; • de faciliter la supervision ; • de livrer des données statistiques fiables

Le tableau suivant indique les outils de gestion mise en place à 1 'hôpital militaire de Ouakam, leur place dans le système et leur contenu.

CES AG-Mémoire de fin d'études SUT le thème : L'analyse du système de recouvrement des cofrts de prestations de services: Le cas de I'Infinnerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamaoou NGOM, Officier du Corps Teclmique et Administratif du Service de Santé des Années du Sénégal.

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TABLEAU N°3: Outils de gestion, place dans le système et contenu:

Désignation des outils Place dans le système contenu -date

1-FICHE NA VETIE SHSE -n° d'ordre -Nom, prénoms -n° mutuelle -n° carte de soins -nature des prestations -renseignements

1 complémentaires -date

1 -n° d'ordre 2-REGISTRE DES SHSE et TOUT SERVICE -Nom- prénoms 1

CONSUL TATI ONS OU DES CLINIQUE OU TECHNIQUE -mutualiste ACTES EFFECTUES LIVRANT DES -famille

PREST A TI ONS A TITRE -lien de parenté ONEREUX -âge

-n° carte mutuelle -n° carte de soins -nature des actes -coûts

• -observations -date -nom, prénoms

3-BORDEREAU DE SOUS CAISSES -nature des actes REVERSEMENT DES ACTES -coûts EFFECTUES -observation

4-ET AT DE REMBOURSEMENT -date MENSUEL DES ACTES -n° d'ordre EFFECTUES SHSE, LABO, ODONTO -Nom- prénoms

-mutualiste -famille -lien de parenté 1

-âge 1

-n° carte mutuelle -n° carte de soins -nature des actes -coûts -observations

5-REGISTRE SHSE (section d'hospitalisation) -nom- prénoms D'HOSPITALISATION DES -grade MILITAIRES SS, SSP ET SM -date de naissance

-lieu de naissance -filiation 1

1

-corps ou service 1

-adresse familJe 1

-date d'entrée -date de sortie -n° mutuelle -n° CCAP -diagnostic à l'entrée -diagnostic à la sortie -observation

1

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DEUXIEME PARTIE :


CHAPITRE! : ETUDE DU SYSTEME DE RECOUVREMENT DE LHOPITAL

CHAPITRE 2 : RECOMMANDATIONS

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DEUXIEME PARTIE :


Cette deuxième partie de l'étude est composée de deux chapitres. Dans un premier temps, nous procéderons à l'analyse du système de recouvrement de l'hôpital avant de faire en deuxième phase des recommandations.

CHAPITRE 1 : ETUDE DU SYSTEME DE RECOUVREMENT DE LHOPITAL

1-METHODOLOGIE D'ANALYSE Notre travail de recherche nous a permis de mettre en exergue un certain

nombre de variables qui, lorsqu'elles sont ignorées ou mal mises en œuvre, aboutissent à des dysfonctionnements considérables.

Par rapport à ces variables de référence, notre analyse consiste à vérifier les séquences de recouvrement, le circuit des malades, celui des documents, le système d'organisation et les points de contrôle du système.

Pour les situations qui ne se prêtent pas à comparaison, nous allons procéder à 1' interrogation des chefs de service et des personnes impliquées dans le recouvrement, sur la base d'un guide d'interview qui nous permet d'avoir des éléments de réponse à des actes ou idées relatives à certains aspects du système de recouvrement de l'hôpitaL

Nous avons listé dans notre guide d'interview les points suivant: ~ la circulation des documents ; ~ les relations inter services de travail ; ~ l'évaluation des activités ; ~ les délais de recouvrement ~ ~ les éléments factuels de modification d'encaissement.

A cet effet, nous n'avons pas jugé nécessaire d'établir un entretien sur la base d'un échantillon homogène. Il s'agit pour nous, d'identifier parmi la population, les personnels porteurs de réponse à la question qui nous semble pertinente, compte tenu des éléments dans le système de recouvrement, que l'analyse comparative entre le référentiel et la pratique ne saurait atteindre.

2-ANAL YSE DU RECOUVREMENT PAR RAPPORT AUX PROCEDURES : A l'IHO, il existe des procédures écrites exposées dans notre chapitre relatif

au fondement du système de recouvrement. Cependant, ces procédures ne sont pas respectées par les des services de l'hôpital.

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Au laboratoire d'analyse par exemple, le recouvrement est dit décentralisé. Il s'agit d'une décentralisation incomplète parce que les personnels mutualistes des armées font le circuit du système centralisé car ils passent par le SHSE. Quant aux particuliers qui paient leurs frais au comptant, ils sont accueillis directement au labo.

Nous constatons alors, un cumul incompatible de fonctions opérationnelles et d'encaissement par le fait que les techniciens du labo sont préposés à l'accueil administratif et au recouvrement des sommes versées par les patients.

Le passage au SHSE des personnels des armées mutualistes et des ayantscause, contrairement aux particuliers, obéit aux procédures prescrites et permet de gérer les problèmes liés au contrôle du droit d'accès aux soins. Il obéit également aux objectifs de régularité et de sincérité (1 'exhaustivité des transactions, leur réalité, leur évaluation correcte, etc.) qui fondent essentiellement la convention « Mutuelle-Service de Santé des Armées ».

La cardiologie et la gastro-entérologie respectent, quant à elles, le circuit centralisé par les mutualistes contrairement aux particuliers qui paient leurs frais au comptant. Ces derniers empruntent un circuit tout à fait différent et contraire aux procédures établies.

Les malades sont accueillis directement dans ces services sans formalités administratives. C'est en fin de journées que des régularisations sont effectuées au niveau du SHSE par l'établissement, à posteriori, de leurs fiches navettes et leur enregistrement dans le registre des consultations et des actes du service.

Par ailleurs ce sont les opérationnels qui exercent, en même temps, le rôle de recouvrement. C'est sur la base d'une liste présentée par les préposés aux encaissements que les régularisations sont effectuées. Ceci pose le problème du cumul des fonctions incompatibles avec la potentialité de tous les risques liés aux objectifs de régularité et de sincérité car, non seulement, tous les points de contrôle prévus par les procédures sont contournés mais la séparation des fonctions n'est pas respectée et la fiche navette qui doit autoriser aux patients d'accéder aux services cliniques et techniques est établie à titre de régularisation.

En odontostomatologie comme au laboratoire, la pratique du système décentralisé se justifie par l'afllux important de patients au niveau de ces services. Cependant, le recouvrement est laissé une fois encore aux opérationnels qui exercent ainsi des cumuls de fonctions incompatibles du point de vue gestion.

L'ordinogramme définissant le circuit des patients et permettant l'accueil, le contrôle, la facturation et le recouvrement n'est observé ni par les particuliers payant leurs frais ni par les personnels militaires mutualistes et leur famille. Cette situation entraîne le contournement des points de contrôle des procédures de 1 'hôpital, avec les risques de prise en charge de personnes non bénéficiaires de la couverture de la mutuelle car le contrôle effectué à posteriori par le représentant de la mutuelle et du SHSE ne permet pas, en réalité, la détection des tentatives de fraude de certains patients qui abusent de leur situation d'ex mutualistes.

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En chirurgie et en radiologie, les procédures de 1 'hôpital sont appliquées pour les PAF. Par contre, la prise en charge des mutualistes des armées pose un certain nombre de problèmes. Les coûts des prestations fournies par la radio et la chirurgie sont post-décisionnels et conventionnels. Ces services ont démarré leurs activités bien après la décision ministérielle (base de la convention « mutuelleservice de santé des armées >>) qui fixe la nature et les tarifs des prestations à l'lliO.

Les prestations de ces services n'ayant fait l'objet d'aucune convention, les mutualistes et les ayants cause sont contraints pour 1' instant au pré-paiement, ce qui est contraire à l'objectif principal d'une mutuelle qui est de ne pas faire débourser ses affiliés.

L'lB et les CPN connaissent le même problème. Il n'existe pas à l'hôpital de procédures écrites en matière de vente de marchandises (médicaments ou produits cédés au niveau des CPN) au comptant. Il est nécessaire d'élaborer un mécanisme fiable pour leur permettre d'améliorer leurs procédures actuelles de recouvrement.

En fin, les seuls services de 1 'hôpital à appliquer les procédures telles qu'elles sont définies sont les services d'ophtalmologie, de gynécologie et d'échographie pelvienne. L'ordinogramme est suivi aussi bien par les particuliers «à leurs frais» que par les personnels des forces armées. Les points de contrôle sont respectés et la séparation des fonctions est nette.

Le règlement des sommes dues par la mutuelle s'effectue de manière identique pour tous les services. Les remboursements sont libellés au profit de la DSA qui règle ensuite 1 'hôpital.

La même procédure de recouvrement est appliquée pour la facturation des produits de l'hospitalisation. La particularité relevée à ce niveau concerne le recouvrement des frais d'hospitalisation des personnels militaires SS et SSP par le Bataillon du service de Santé qui, en plus, gère la totalité des sommes recouvrées. A cet effet, nous constatons une modification absolue d'encaissement, contraire aux principes de 1 'autonomie de gestion.

Par ailleurs, en ce qui concerne les outils de gestion mis en place à l'ffiO, à 1' exception de ceux permettant de recouvrer les produits de la facturation provenant des particuliers « à leurs frais >> et du personnel des forces armées et les membres de leurs familles, nous constatons une absence de mécanisme et d'outils permettant de prendre en charge les patients munis d'imputations budgétaires ou autres lettres de garantie. C'est la raison pour laquelle, l'ffiO ne peut assurer le recouvrement que pour les particuliers solvables et pour les affiliés de la mutuelle.

Compte tenu des ambitions de 1 'hôpital qui visent, dans un avenir proche, à devenir un centre de référence de deuxième niveau, les outils actuels nécessitent

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une amélioration afin de permettre de recouvrer certaines catégories de patients et augmenter par-là même, la fourchette des recettes.

A ce sujet, il sera nécessaire d'identifier et de connaître le mode de paiement pour chaque catégorie de malade ( PAF, porteurs d'imputation budgétaire, redevables de ticket modérateur, patients pris en charge par les institutions de prévoyance maladie et autres mutuelles, collectivités locales et indigents).

De façon générale, la procédure sera différente d'un individu ou d'une organisation à l'autre. On distingue à cet effet:

'» Les PAF qui paient en espèces et au comptant ; '» Les imputations budgétaires qui couvrent entièrement ou

partiellement les travailleurs de l'Etat et leur famille ~ Y Les lettres de garantie, les conventions représentant les contrats passés

entre l'hôpital et les services employeurs, les instituts de prévoyance maladie (IPM) et autres assurances ;

Y Les collectivités locales ; Y Le ticket modérateur du système de paiement mixte qui représente la

part qui reste à payer par le malade après recouvrement de la totalité des sommes à verser par les organismes de prise en charge.

3-ANAL YSE DU RECOUVREMENT PAR RAPPORT AU CONTROLE : Excepté les services de gynéco, d'ophtalmo et d'échographie pelvienne où

des points de contrôle existent, le contrôle est presque inexistant dans la plupart des autres domaines d'activités.

Le passage des visiteurs au SHSE dans le système centralisé impose un double contrôle et permet en même temps le contrôle par corrélation entre les services cliniques ou techniques et le SHSE. Or, le contournement de ce système par l'inapplication des procédures et rinsuffisance rencontrée dans la décentralisation du recouvrement ne permet pas d'assurer ces contrôles. Le manque de contrôle à priori sur l'exhaustivité, la régularité, la sincérité des opérations d'encaissement au niveau des services spécialisés fait courir un risque potentiel sur les actifs de 1 'hôpital.

Par ailleurs, le manque de contrôle du droit d'accès aux soins par les exmutualistes entraîne, aussi, quelques rejets dans les règlements de la mutuelle.

Sur le plan statistique, le manque de contrôle des activités des services pose le problème de la comptabilisation des actes effectués à titre « gratuit » car seule la liste des patients qui ont payé parvient au SHSE.

4-ANALYSE DU RECOUVREMENT PAR RAPPORT A LA CONCEPTION DU SYSTEME: A titre de rappel, les risques dus à la conception du système sont ceux qui

peuvent occasionner des défaillances dans le fonctionnement du système mis en

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place. Ce dysfonctionnement peut être causé par le mécanisme de fonctionnement du système ou par d'autres variables telle que le facteur humain.

C'est ainsi qu'en dehors du mécanisme de fonctionnement centralisé initialement mis en place dans le cadre du recouvrement, des sous systèmes informels ont été créés par certains services et leur application confiée à des opérationnels non formés au recouvrement. Il est évident que ce dysfonctionnement est en grande partie à 1' origine des insuffisances que nous avons relevées du point de vue contrôle interne.

Par ailleurs, la conception des outils de gestion ne permet pas aujourd'hui, même de façon exceptionnelle, de prendre en compte certaines catégories de patients.

Dans le cadre de son fonctionnement actuel, le SHSE au sein duquel nous constatons 1' inexistence de sous unités (sections et cellules) et d'effectif réduit à un seul agent d'accueil, ne permet pas d'assumer le véritable rôle stratégique attendu par ce service. TI est certain qu'un seul agent, fut-il aidé de temps en temps dans son travail par le représentant de la mutuelle, ne peut pas assurer les tâches relatives à la comptabilisation et à l'évaluation correcte des activités de la facturation et de contrôle de prévention ou de détection. TI a encore moins la possibilité de fournir des données statistiques fiables et à temps réel.

En effet, ce seul agent assure 1' accueil des patients, tient la sous caisse et effectue la mise à jour des documents comptables.

Le déficit en ressources humaines au niveau de l'IB et des CPN pose un problème dans la gestion de ces services.

L'organisation non gouvernementale « santé familiale » (SANF AM), met à la disposition des CPN, dans le cadre de la promotion des SSP, des produits, matériels et objets de consommation sanitaire acquis à titre participatif par la population féminine. Ces produits sont renouvelés sous contrainte d'envoyer à SANFAM les rapports d'activités devant leur permettre d'apprécier l'utilisation faite de leurs produits.

Du fait qu'une seule sage-femme s'occupe des consultations prénatales et gynécologiques, de la vente de certains produits, de 1 'établissement et de la mise à jour de documents comptables et des rapports d'activités, les produits n'ont pu être renouvelés car les derniers rapports n'ont pas été faits et transmis à SANFAM.

L'IB connaît les mêmes problèmes sur le plan des effectifs, mais en plus de ce constat, aucun système visant à améliorer le contrôle interne en matière de vente au comptant n'est mis en place.

En résumé, les systèmes décentralisés et autres systèmes hétéro-formes concourent au même titre que l'inapplication des procédures et l'absence de contrôle des dysfonctionnements du système de recouvrement de l'hôpital.

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5-ANAL YSE DU RECOUVREMENT PAR RAPPORT AUX RISQUES DU SECTEUR:

Il s'agit, comme il a été défini dans la partie théorique, des risques liés aux blocages institutionnels, des tentations de gestion par les opérationnels ou une administration qui empêche le plein -développement des activités d'une organisation.

La description faite du système de recouvrement de l 'IHO nous permet d'affirmer qu'il existe ce qu'il est question d'appeler dans notre contexte, risques du secteur.

Le bas niveau des tarifs appliqués à 1 'hôpital militaire de Ouakam par rapport à ceux du secteur et l'impossibilité de les corriger en cas d'inflation sans introduire un nouveau texte réglementaire constitue un vrai blocage dans le recouvrement des coûts.

En terme économique, ce blocage minimise la rentabilisation des activités de l'hôpital et par conséquent, son pouvoir d'autofinancement.

Par ailleurs, la convention signée entre la DSA et la mutuelle des armées dans le cadre des remboursements des prestations fournies aux mutualistes pose le problème des activités post conventionnelles.

La nature et les tarifs des nouvelles prestations ne figurent pas dans le texte ministériel réglementant les prestations à titre onéreux de 1 'hôpital. Ils n'ont pas fait non plus l'objet d'un protocole d'accord entre la mutuelle et la DSA dans le cadre d'une révision ou d'une mise à jour de la convention.

La conséquence directe née de cette situation, en évitant une quelconque divergence avec la mutuelle au sujet de 1' acceptation ou pas de rembourser à l'hôpital les coûts des prestations naissantes, est de faire payer les mutualistes au même titre que les particuliers à leurs frais. Ces derniers feront la démarche de se faire rembourser par la mutuelle.

Cette situation pose un problème au niveau de la permanence des méthodes de recouvrement des coûts des prestations au profit des mutualistes et crée l'incompréhension chez ces derniers. Ils bénéficient tantôt d'une prise en charge complète et tantôt soumis au pré-paiement. Rappelons que l'objectif premier d'une mutuelle est de ne pas faire débourser à l'avance ses affiliés.

Malgré 1' autonomie de gestion réglementairement acquise par 1 'hôpital, la DSA et le bataillon de santé continuent à recouvrer 1' essentiel de ses activités.

Pour le bataillon, il s'agit des recettes provenant du remboursement des frais d'hospitalisation des militaires SS et SSP qu'il recouvre et gère en totalité et pour la DSA, les frais d'hospitalisation et autres prestations au profit des mutualistes à SM. Le remboursement des produits de la facturation est d'abord libellé au profit de la DSA qui règle ensuite l'hôpital.

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Ce mode de recouvrement crée non seulement des modifications d'encaisses car 1 'hôpital ne perçoit pas la totalité des sommes attendues mais également la confusion des caisses de dépenses et de recettes. Les sommes dépensées par le bataillon et la DSA, même justifiées, devraient au préalable être encaissées par l'hôpital avant de faire, par la suite, l'objet d'un quelconque décaissement.

Sans ignorer que cette situation fait courir à la structure des nsques potentiels liés aux objectifs de régularités et de sincérité (exhaustivité, réalité, évaluation correcte, enregistrement dans la bonne période, totalisation et centralisation correcte et surtout propriété indiquant que les actifs appartiennent à l'entité et les passifs la concernent), elle empêche aujourd'hui à l'hôpital de disposer pleinement de ses actifs financiers et d'avoir une idée exacte de ses réelles capacités de générer et de gérer ses propres produits.

En outre, face au délai fournisseur pratiquement nul ( la structure paie au comptant ses besoins immédiats et ses achats de stocks) et son délai client qui dépasse en moyenne 120 jours, l'hôpital est souvent confronté à des problèmes d'actifs liquides.

En plus de ces blocages institutionnels et administratifs, nous avons plusieurs fois, relaté dans les chapitres précédents, la gestion par les opérationnels et le cumul de fonctions incompatibles avec tous les risques potentiels connus à ce sujet.

6-ANALYSE DU RECOUVREMENT PAR RAPPORT AUX RISQUES D'ENCAISSEMENT :

Les paramètres explicatifs des risques d'encaissement tels que les modifications d'encaissement et la mauvaise comptabilisation de la totalité des recettes peuvent être causées par 1' ensemble des variables retenues.

En outre, l'omission volontaire ou non d'enregistrement de recettes sont des risques potentiels qui pourraient survenir dans tous les cas où le circuit du malade n'est pas respecté, dans le processus de recouvrement et du reversement par régularisation et dans les cas de cumul de fonctions.

La structure n'est pas à l'abri d'une mauvaise séparation des exercices qui se caractérise dans notre contexte par des enregistrements tardifs ou anticipés et représente une la suite logique à l'omission volontaire d'enregistrement de recettes. Ces enregistrements tardifs ou anticipés sont surtout destinés à masquer 1' identité exacte des comptes pendant une période bien déterminé.

Avant de conclure le chapitre sur 1 'analyse du système de recouvrement, rappelons que notre démarche est également basée sur un guide d'interview qui a pour objectif de renforcer cette analyse.

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A ce sujet, 1' entretien avec les préposés au recouvrement révèle que ces derniers ignorent les procédures notamment en ce qui concerne le circuit des documents.

Le SHSE ne reçoit pas en retour, le troisième volet des fiches navettes dès le lendemain des consultations, ce qui entraîne des difficultés aussi bien dans la comptabilité des activités de l'hôpital que dans l'établissement de la facturation.

Le maintien de ces fiches navettes au niveau des services cliniques et techniques les oblige à effectuer des tâches administratives spécifiquement réservées aux SHSE.

Cette situation est devenue préoccupante pour certains responsables. Au labo par exemple, il était nécessaire de mettre en place une organisation du travail avec un temps destiné à l'accueil administratif des patients et une période consacrée aux tâches techniques. Cette organisation connaît aujourd'hui des perturbations. Devant des cas d'urgence, les techniciens sont obligés d'interrompre les tâches techniques au profit d'activités administratives.

Il convient de noter que les fiches navettes mises à la disposition des services qui assurent eux-mêmes le recouvrement ne font l'objet d'aucune comptabilisation et qu'il n'existe pas de registre de décharge concernant ces fiches. Il existe à cet effet un réel risque sur les encaissements.

Des informations factuelles nous ont permis de mieux cerner les modifications d'encaissements au niveau du recouvrement des prestations par la DSA et des longs délais de recouvrement.

L'examen de quelques bordereaux de règlement de la mutuelle nous ont permis de constater que des fonds décaissés depuis trois mois, au profit de l'hôpital, sont jusqu'à présent en transit à la DSA.

Sur deux bordereaux d'un montant global de 5.239.775 de francs CFA, seulement 2.733.950 ont été perçus par l'hôpital.

Cette situation est la confirmation des longs délais de recouvrement liés au système de recouvrement par des tiers, de la modification des encaisses, de la nonséparation des caisses de recettes et de dépenses et des risques liés aux objectifs de régularité.

En résumé, 1' analyse du système de recouvrement nous a permis de préciser à quel niveau se situent les causes de dysfonctionnement.

La non-application des procédures et 1' insuffisance dans la conception des outils de gestion ont été constatées comme causes de dysfonctionnement plutôt que l'absence de procédures ou leur mauvaise conception.

Pour la variable «conception du système», le constat s'articule autour du déficit en personnel et des lacunes relevées dans l'organisation du SHSE en tant que service de recouvrement.

Quant aux «risques d'encaissement», la modification des encaissements et la mauvaise comptabilisation des recettes ont fait l'objet d'un constat tout comme

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les paramètres « contrôle prévu et non exécuté » et «1' absence de contrôle interne » pour la variable contrôle.

Les risques du secteur existent et affectent beaucoup le fonctionnement de l'hôpital.

Un tableau récapitulatif des forces et faiblesses du système figure en annexe.

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CHAPITRE Il: RECOMMANDATIONS Cette partie de notre étude sera consacrée aux recommandations relatives

aux dysfonctionnements constatés de manière spécifique à la structure, à travers 1' analyse des variables étudiées, et à celles, destinées à 1' amélioration des documents de gestion et des processus de recouvrement des recettes

1-AMELIORA TION DU SYSTEME DE RECOUVREMENT

1.1- LES PROCEDURES Nous recommandons l'application des procédures déjà établies pour le

processus de recouvrement des coûts des prestations de service. Le respect du flow-charts et de l' ordinogramme des patients venant pour les consultations et actes techniques est un impératif et permet la séparation des fonctions, la maîtrise du volume des activités et le respect des points de contrôle. _/" 1.2 -LE CONTROLE

/ Nous insistons sur le passage des patients aux différents points clés du système. Ceci permet de rétablir le contrôle sur 1 'ensemble des activités, le contrôle à priori des prises en charge par les tiers-payants, un meilleur traitement de l'information sur les activités et une exhaustivité dans le traitement comptable.

Pour les ventes au comptant des produits des CPN et des médicaments de l'IB, nous recommandons l'application de la méthode du «caissier et de l'empaqueteur» à défaut de celle dite de «totalisation». Ceci permet d'assurer le contrôle des ventes et d'établir des rapports d'activités corrects et à temps réeL

Il est également nécessaire d'effectuer le contrôle périodique des mouvements concernant les recettes pour s'assurer que toutes les recettes sont conformes aux pièces administratives qui les justifient. Ce contrôle permet en même temps celui des responsables des encaissements.

1.3-LA CONCEPTION DU SYSTEME

Pour que le recouvrement soit pleinement assuré par le SHSE, nous recommandons à la direction de 1 'hôpital de corriger les lacunes observées dans

/.

'organisation du service. Il s'agit de mettre en place les différentes cellules qui le composent et d'y

affecter du personnel qualifié. Les cellules et section à mettre en place sont :

);> la cellule d'accueil ; );> la section d'hospitalisation; );> la section de soins externes ; );> la section de comptabilité ; ;,.. la sous-caisse.

L'hôpital n'ayant pas un service de maternité, la mise en place de la cellule «état civil» peut être différée jusqu'à nouvel ordre.

Les recommandations pour 1' amélioration des documents de gestion sont traitées dans le chapitre « recommandations pour 1' amélioration des documents de gestion».

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1.4-LES RISQUES DU SECTEUR Nous recommandons la révision de la convention « servtce de santé-

mutuelle des années ». Il s'agit d'intégrer dans la gamme des produits remboursés par la mutuelle,

les prestations post-conventionnelles et corriger les pièges qui ne permettent pas, ni à l'hôpital, ni à la mutuelle, de s'adapter aux nouvelles situations.

Cette préoccupation est valable pour la révision de la décision ministérielle 001717 1 MFA 1 Dir.Cel du 28 juin 1994 qui fixe les tarifs d'hospitalisation et de prestations médicales spécialisées. Ceci permet de corriger le niveau très bas tarifs par rapport au secteur et de pouvoir réviser ces tarifs en cas d'inflation.

Pour le respect du principe de la propriété et de l'autonomie de gestion, nous recommandons à la direction de l'hôpital en collaboration avec la DSA et le BatSanté d'accorder à l'hôpital l'exclusivité de recouvrer ses coûts.

L'intérêt est d'éviter les modifications d'encaissements, la gestion des ressources de 1 'hôpital par des structures, qui réglementairement ne sont pas pécuniairement responsables du patrimoine de 1 'hôpital et de reprendre la comptabilité du service de la restauration, aujourd'hui bloquée par l'absence d'informations comptables.

En évitant le cumul de fonctions opérationnelles et de contrôle par la DSA, il permet également de faciliter la supervision, le contrôle externe et 1 'évaluation correcte des activités.

1.5- LES RISQUES D'ENCAISSEMENT

Pour la protection des actifs liquides, nous recommandons la désignation de l manière formelle les agents de recouvrement, la remise des fonds encaissés aux j dates et heures indiquées et à l'examen de l'annulation des pièces justificatives. A ce sujet, il faut strictement veiller à ce que tous les remboursements, quel que soit le motif, fassent l'objet d'une demande adressée au médecin chef de la structure.

Un récapitulatif de ces recommandations, tenant compte des avantages par rapport à ce qui existait, des actions à mener suivant les observations constatées par variable ainsi que le plan de mise en œuvre figurent en annexe.

CES AG-Mémoire de fin d'études sur le thème : L'analyse du système de recouvrement des cofns de prestations de services: Le cas de l'Infinnerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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Il- AMELIORATION DES DOCUMENTS DE GESTION ET DES PROCESSUS DE RECOUVREMENT DES RECETTES

Nous envisageons ici des solutions pour l'amélioration du recouvrement des recettes de l'hôpital en vue d'augmenter les ressources nécessaires à la prise en charge des dépenses de fonctionnement. Il s'agit de mettre en place des documents de gestion et expliciter la procédure de recouvrement des revenus de la facturation.

2.1-LES DOCUMENTS DE GESTION

2.1.1-LA NATURE DES DOCUMENTS DE GESTION

Nous proposons de mettre en place: 1- La fiche navette de paiement et de paiement d'ordre; 2- Le registre de décharge des fiches navettes de paiement et de paiement

d'ordre; 3- Le registre de dépôt de garantie ; 4- Le registre des hospitalisations pour le personnel civil ; 5- Le reçu de paiement; 6- Le bordereau de versement journalier des recettes de la crusse de

centralisation; 7- La quittance du trésorier.

1.1.1-AMELIORATION DE LA FICHE NAVETTE DE PAIEMENT ET DORDRE DE PAIEMENT

( voir annexe ). Formulaire de dimensions (21x 16 cm), elle retrace la contre partie de la valeur payée par le patient ou à payer (cas de prise en charge par un tiers payant). Les prestations sont mentionnées sur la fiche auto carbonée en trois (03) exemplaires au minimum (pour la cellule d'accueil, la comptabilité et 1' intéressé).

La fiche comporte des renseignements sur le bénéficiaire, le prestataire, la nature des prestations et leurs coûts, le mode de paiement et en cas de prise en charge, 1' adresse exacte de 1' organisme de prise en charge et la référence de la prise en charge.

La fiche navette de paiement et de paiement d'ordre est pré-numérotée avec le visa du gestionnaire.

2.1.3-ELABORATION DU REGISTRE DE DECHARGE DES FICHES NAVETTES( voir annexe) Les fiches navettes remises aux sous caissiers sont comptabilisées dans le

registre de décharge ouvert à cet effet. Les demandes de fiches émises par les sous caissiers sont visées par le chef de la section soins externes et adressées au chef du SHSE. Les sorties sont consignées dans le registre de décharge et renseignent essentiellement sur la date de sortie, le nom du demandeur, le nombre de liasses de trois demandé, le numéro de série des fiches et l'émargement du demandeur.

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2.1.4-ELABORATION DU REGISTRE DE DEPOT DE GARANTIE (VOir annexe) Ce registre a pour objet de comptabiliser les dépôts de garantie d~s

hospitalisés qui assurent personnellement le remboursement de leurs frats d'hospitalisation.

A cet effet, tout malade hospitalisé qui ne dispose d'aucune possibilité de prise en charge par un tiers payant des frais engagés ou qui déclare en assurer lui-même le remboursement doit procéder au versement d'un dépôt de garantie équivalant au montant de 10 jours d'hospitalisation au tarif normal.

Le dépôt est renouvelé au terme de chaque période de 10 jours et le montant de chaque dépôt est mentionné sur le registre des dépôts de garantie et donne lieu à la remise d'un reçu provisoire.

Au moment de la sortie du malade, la somme réellement due à l'hôpital est décomptée et une facture est remise au sortant. En cas de trop perçu, 1 'hôpital rembourse au sortant :

,. Dépôt de garantie versé en numéraire : le reliquat du dépôt est versé en numéraire par 1 'hôpital au sortant ~

,. Dépôt de garantie versé par chèque postal ou bancaire, le reliquat n'est versé qu'après réception de 1' avis de virement du dépôt sur le compte de l'hôpital.

2.1.5-ELABORATION DU REGISTRE D'HOSPITALISATION DU PERSONNEL CIVIL( voir annexe)

Il contient en plus des renseignements généraux sur 1 'hospitalisé, un numéro indexe patient, le mode de paiement. Il renseigne à la comptabilité à tout moment sur chacune de ces informations.

2.1.6-ELABORATION DU RECU DE PAIEMENT ( voir annexe ). Il mentionne les transactions n'ayant pas fait l'objet de délivrance de fiche

navette de paiement, la contre partie de la valeur payée par l'usagé pour avoir bénéficié d'une prestation. Le reçu est établi en trois exemplaires (pour le bénéficiaire, le prestataire et la comptabilité).

Le reçu comporte les renseignements généraux sur le bénéficiaire, le prestataire, la nature de la prestation et les montants payés. TI est pré numéroté avec le visa du gestionnaire

2.1.7-ELABORATION DU BORDEREAU DE VERSEMENT JOURNALIER DES RECETTES (voir annexe)

La fiche de livraison de la caisse de centralisation et le trésorier renseigne sur le volume total de la collecte quotidienne et sur les activités de collecte des sous caisses. Elle est établie en trois exemplaires (pour le trésorier, la comptabilité et une feuille souche pour la caisse de centralisation).

2.1.8-ELABORATION DE LA QUITTANCE DU TRESORIER (voir annexe ) Outil de centralisation de recettes, la quittance du trésorier est un registre

auto carboné, à numéro unique par double feuille et visé par le gestionnaire. Elle

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mentionne le numéro d'ordre de versement, la nature de la recette, les références, le montant et 1' émargement de la partie versante

2.2-AMELIORA TION DES PROCEDURES DE RECOUVREMENT DES RECETTES L'amélioration des procédures de recouvrement des recettes vise le système

du pré paiement appliqué aux particuliers qui paient à leurs frais et celui du paiement différé pratiqué au profit des tiers payant suivant les modalités de règlement négociées avec la direction de 1 'hôpital.

Ce système du paiement différé fait l'objet de disposition légale pour l'Etat et ses démembrements et de contrat ou convention pour les employeurs ou les instituts de prévoyance maladie entre 1 'hôpital et ces différents demandeurs de soms.

2. 2.1 LE PRE PAIEMENT: Il convient de décrire ici les séquences relatives aux opérations à faire pour

parvenir à recouvrer les PAF tout en minimisant les risques d'encaissement.

Opération! :Accueil des patients Outils de gestion QUI? + Le préposé à r accueil Quand? + Chaque fois qu'\Ul

patient se présente pour \Ule prestation;

Comment? + Renseigne la fiche navette de paiement, décompte les sommes à payer et retire le premier feuillet de la liasse de la fiche navette; + Fiche navette de

+ Remet les deux paiement et de autres feuillets de la fiche navette et paiement d'ordre oriente le patient à la sous caisse pour paiement des coûts des prestations à + Registre des faire·

' consultations et des

+ Enregistre les actes effectués prestations dans le registre des consultations et des actes effectués après consultation ou examen du patient.

Opération2 : Encaissement des recettes par la sous Outils de gestion caisse Q . ? m. + Le sous caissier Quand? + A chaque fois

qu'\Ul patient est adressé par la cellule + Reçu de paiement . d'accueil,

Comment? i + Reçoit le montant

CES AG-Mémoire de fin d'études sur le thème : L'analyse du système de recouvrement des ooûts de prestations de services: Le cas de l'Infirmerie Hôpital de Ouakarn (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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à payer par le patient, + Certifie sur la fiche

navette les sommes reçues du patient et émet un reçu de paiement qu'il remet à ce dernier et l'oriente vers les services cliniques ou techniques concernés;

Opération3 : Arrêt journalier de la collecte et Outils de gestion 1* versement

Qui? + Le sous caissier + Le bordereau de Quand? + A la fin de chaque versement

journée journalier des Comment? + Arrête de la recettes

1 situation 1

+ Renseigne sur les recettes du bordereau de versement journalier des recettes (espèces et autres)

+ Contrôle la conformité des recettes avec les pièces justifiantes les causes de recettes

+ Verse les recettes au trésorier

·~

1 Opération4 : Encaissement des recettes par Je Outils de gestion trésorier i

Qui? +Le trésorier + La quittance Quand? + A la fin de chaque

journée Comment? + Reçoit les recettes

de la sous caisse + Contrôle la

conformité des recettes avec les pièces justifiantes les causes re recettes

+Vérifie la confonnité entre le bordereau de versement des recettes et les montants encaissés

+ Signe le bordereau de versement des recettes et délivre une quittance au sous caissier

CESAG·Mémoire de fin d'études sur le théme: L'analyse du systéme de reoou>nment des coûts de prestations de services: l.e cas de l'Infinnerie Hôpital de Oua.kam (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Années du Sénégal.

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OpérationS : Dépôt des fiches navettes de paiement Outils et de paiement d'ordre à la section comptabilité du

!SHSE Qui? + Les secrétaires Fiches navettes de

médicaux des services cliniques ou paiement et de paiement techniques d'ordre

Quant? + Au plus tard le lendemain matin des prestations

Comment? + Envoi à la section de comptabilité de toutes les fiches navettes de paiement et de paiement d'ordre avec certification du médecin des services faits au profit des patients

1 *-En cas d'application de la caisse de centrahsat10n par la nnse en place de sous caisses au niveau de certains services nécessitant la décentralisation des opérations de collecte, 1' opération3 va consister à la centralisation des recettes collectées au niveau des différentes sous caisses par le responsable de la caisse de centralisation avant de procéder au versement des sommes encaissées auprès du trésorier.

Pour le contrôle des mouvements concernant les recettes, le responsable de la caisse de centralisation va non seulement rechercher s'il y a conformité des recettes avec les pièces justificatives des causes de recettes, mais également va toujours contrôler l'application des procédures mises en place pour recevoir les encaissements (en espèces ou par chèques) effectués chez les patients par les sous caissiers décentralisés et s'assurer de l'exactitude des recettes.

2.2.2 LES TIERS PAYANT :

Il s'agit des clients porteurs de lettre de garantie ou des hospitalisés dont la prise en charge est assurée par des tiers personnes ou structures.

: Opération 1 : Accueil des patients Qui ? + Le préposé à l'accueil

Quand? + Chaque fois qu'un patient se présente pour une prestation avec une lettre de garantie

Comment ? + Renseigne la fiche navette de paiement d'ordre sur le tiers payant, le mode de paiement et les échéances, décompte des sommes à payer et retire le premier feuillet de la liasse de la fiche navette;

+ Remet les deux -------''--·----

CESAG·Mémoire de fin d'études sur le thème :

· Outils de gestion

+Fiche navette de paiement et de paiement d'ordre

L'analyse du système de recouvrement des coûts de prestations de services: Le cas de l'Infirmerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Teclmique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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autres feuillets au patient et r oriente + Registre des vers les services cliniques ou consultations et des techniques concernés; actes effectués

+ Enregistre dans le registre des consultations et des actes effectués après consultation ou examen du patient.

Opération2 : Dépôt des fiches navettes de paiement Outils de gestion d'ordre à la section comptabilité du SHSE Qui? + Le secrétaire + Fiche navette de

médicale ou le sous caissier (système paiement et de de décentralisation) paiement d'ordre

Quand? + Fin de journée ou au plus tard le lendemain de la

consultation Comment? + Dépôt de tous les

fiches navettes de paiement et de paiement d'ordre à la section de

1

comptabilité du SHSE;

1

! Opération3 :La facturation Outils de gestion

Qui? + Le comptable + Fiche navette de Quand? + Suivant les paiement et d'ordre

échéances des contrats liant les tiers de paiement payant à l'hôpital (FNPOP)

Comment? + Triage des FNOP +Factures ou états de de prise en charge, remboursement des + Recherche la prestations

conformité des recettes avec les pièces effectuées à charge justifiantes les causes re recettes des tiers payant et

+Etablissement des la liasse factures et de la liasse administrative administrative de composant toutes les pièces qui pièces justificatives justifient les prestations imputables au des prestations tiers payant concerné, effectuées.

+ Envoie de la facture après visa du gestionnaire et du

médecin-chef de l'hôpital

i 1

CESAG-Métnoire de fin d'études sur le thème : L'analyse du système de reeouvrement des coûts de prestations de services: Le cas de l'Infinnerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Tecluùque et Administratif du Service de Santé des Années du Sénégal.

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10Dération4 : Recouvrement des prestations 1 fa~turées aux tiers payant Qui ? + Le comptable,

Quand?

+ Le responsable du bureau courrier. D'abord, le responsable du bureau courrier réceptionne les effets de paiement et 1' enregistre dans le registre d'enregistrement des effets à payer ouvert à cet effet et transmet le chèque à la comptabilité.

+ Dès réception de l'effet de paiement

Comment ? + Ensuite, dès réception de l'effet de paiement, le comptable contrôle la conformité des recettes avec les pièces justifiantes les causes re recettes et prend toutes les dispositions pour 1' acheminement rapide de 1' effet de paiement à la banque, -Assure le suivi des effets de paiements pour s'assurer que les fonds ont été virés et au cas contraire, signale à la direction tous les règlements non virés dans les comptes de 1 'hôpital dans les limites nonnales.

+ Dans les règlements par virement direct dans les comptes de 1 'hôpital par le tiers payant, le comptable identifie la provenance des fonds, vérifie la conformité entre le montant des sommes virées et les causes de la recette et régularise le compte du client.

CESAG-Mérnoire de fin d'études sur le thème:

1

Outils de gestion

+ Le registre d'enregistrement du coumer

+ Fiche navette de paiement et d'ordre de paiement (FNPOP)

+ Les liasses administratives de pièces justificatives.

L'analyse du système de recouvren:100t des coOts de prestations de services: Le cas de l'Infirmerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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En résumé, 1' ensemble de nos recommandations visent trois objectifs qui doivent guider 1' établissement des états financiers26 à savoir : la régularité, la sincérité et l'image fidèle.

LA REGULARITE: c'est la conformité à la réglementation ou, en son absence, aux principes généralement admis. La réglementation se compose des textes législatifs ou réglementaires mais aussi des règles fixées par la jurisprudence et des normes élaborées par les organisations professionnelles compétentes.

LA SINCERITE: La sincérité résulte de l'évaluation correcte des valeurs comptables ainsi que d'une appréciation raisonnable des risques de la part des dirigeants. C'est l'application de bonne fois des règles et procédures en fonction de la connaissance que les responsables de comptes doivent normalement avoir de la réalité et de l'importance des opérations, événements et situations.

L'IMAGE FIDELE: L'image fidèle sert de référence lors de rétablissement des comptes annuels. Ces comptes doivent donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière ainsi que les résultats de la société.

26 Source: Directives pour la conduite des audits financiers, publié par l'Inspection Générale de l'Agence pour le

Développement International (USA JUJLLET 1998).

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CONCLUSION GENERALE En tenne économique, les prestations hospitalières représentent aujourd'hui

l'un des points stratégiques de revitalisation mais aussi de rentabilisation des structures hospitalières de santé comme le préconise la réfonne hospitalière.

Le régime financier dans ce nouveau statut de 1 'hôpital demande un allégement des procédures administratives ; c'est à dire la décentralisation et la possibilité de prise de décision portant sur les aspects de la gestion de 1' établissement. Ce nouveau statut recommande également le passage de la fausse gratuité des prestations de soins à la conscience d'un prix de la santé.

A cet effet, la gestion des risques financiers sera l'une des conditions de la réussite du changement et de la pérennité de l'hôpital. Pour cela, il convient de la part des managers de l'hôpital d'assurer la transparence interne de la gestion financière sur la base de pouvoir livrer à temps réel, des infonnations utiles et disponibles pour tous les acteurs de l'entreprise.

C'est pourquoi, notre étude avait pour objet d'analyser le système de recouvrement des coûts des prestations fournies à l'hôpital militaire de Ouakam en vu d'accroître les ressources nécessaires à la prise en charges des dépenses de fonctionnement.

A ce titre, notre inspiration s'est fondée sur la notion de « système qualité » définie comme étant l'ensemble de l'organisation des procédures, des processus et des moyens nécessaires pour mettre en œuvre le management de la qualité27 en général et en particulier pour ce qui nous concerne dans notre étude, 1' amélioration du système de recouvrement des coûts des prestations de l'hôpital.

Notre démarche méthodologique consistait à comparer les activités de recouvrement de 1 'hôpital que nous avons examiné par rapport aux exigences spécifiées dans le cadre théorique en vu de déterminer si la confonnité est obtenue pour chacune des variables qui ont été retenues.

A la lumière des résultats tirés de 1' analyse des variables étudiés au niveau de l'hôpital militaire de Ouakam, les risques du secteur, les procédures et le contrôle constituent plus de préoccupations. Eu égard aux dysfonctionnements constatés à l'issue de notre analyse du système de recouvrement des coûts au niveau de la structure, ces trois variables convergent vers les mêmes risques potentiels de baisse du chiftre d'affaire sur les activités de 1 'hôpital. Cependant, la gestion des autres variables n'est pas pour autant maîtrisée au niveau de l'hôpital militaire de Ouakam. Les conclusions de 1' étude menée sur les risques d'encaissement et sur la conception du système n'ont pas résisté, à cet effet, à des observations à corriger.

En fin, notre étude comporte des limites. D'une part, il faut admettre qu'il ne suffit pas seulement de se focaliser sur le système de recouvrement pour sécuriser ses actifs financiers. Le système de décaissement comporte également autant si non plus de risques que le recouvrement que nous venons d'étudier. D'autre part, notre travail s'est porté sur l'hôpital militaire de Ouakam et pour le généraliser, il faut d'autres études comparatives du sujet et dans le secteur.

27 International standard reference number ( ISO 8402 : 1994fE/F/R).

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BffiLIOGRAPHIE :

OUVRAGES ET REVUES

1- Agence pour le Développement International (AID) USA JUILLET 1998 : « Directives pour la conduite des audits financiers~ publié par 1 'Inspection Générale de l' AID ».

2-BURNER. Jet RA V ARD. G : Guide pour l'audit de l'information financière des entreprises, A TH Dunot, Paris 1991.

3-CAMARA Fodé Ibrahima: Mémoire de fin de cycle d'études sur le recouvrement des coûts de prestation et amélioration des outils de gestion au CHU Le Dantec: CESAG mai 2000.

4-CHEVET .M : « Spécial risque client » hebdomadaire des décideurs financiers : Option finance n°693 juin 2002.

5-COLLIN P et alii : Fiscalité et entreprise « technique de recouvrement » Guibert, Paris mai 1994.

6-DISLE. E et SAROF. J: Droit fiscal, manuel et application DECF n°l, Dunod, Paris 2000.

7-KHATH. Set DELIENNE.A.B: «Sécuriser ses flux financiers»: Gestion de la trésorerie, Edition Economa Paris 2000.

8-LASSEGUE.P : Gestion de l'entreprise et comptabilité 11 ème Edition1996-Dalloz.

9-LECAILLON Jacques: «Théories économiques»: Analyse micro-économique (tomel) Editions Cujas, 4,6,8 rues de la Maison Blanche 75013 Paris.

10-LERBERGH.W.V et LAFORT.Y: Le rôle de l'hôpital dans le district: Dispenser ou soutenir les SS? Question d'actualité, Document SHS n°2 Division de renforcement des services de santé (OMS).

Il-OLIVIER Lement «triptyque des risques»: La conduite d'une mission d'audit interne 2èmeédition, Dunot, Paris, 1995.

CESAG-Mémoire de fm d'études sur Je thème : L'analyse du symème de recouvrement des coûts de prestations de services: Le cas de l'Infirmerie Hôpital de Ouakarn (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Tectmique et Administratif du Service de Santé des Armées du SénégaL

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TEXTES REGLEMENTAIRES ET NOTES

1- Direction des Etablissements de Santé du Ministère de la Santé : « Pourquoi la réforme hospitalière? (présentation lois et décrets: ERCOM

2- International standard ISO reference number (ISO 8402: 1994/E/F/R).

3- Lettre du 30/12/1999 adressée à M. le Ministre de la santé du Sénégal par le collectif des chefs de services du CHU A. Le Dantec.

4-0MS/UNICEF Bamako 1987 « IB »:Stratégie de renforcement des SSP.

5- Sénégal: Loi 98-08 du 12 février 1998 portant réforme hospitalière (Art.3).

6- Sénégal: Loi 98-12 du 12 février 1998 relative à la création, à l'organisation et au fonctionnement des EPS ( Art.13).

7-Sénégal : Décret 98-702 portant organisation administrative et financière des EPS.

8- Sénégal: Décision ministérielle n°1717/MFA/Dir.Cel du 28 juin 1994, fixant tarifs d'hospitalisation et prestations médicales spécialisées à l'IHO (Art.5, Al5-5).

9- Sénégal : Instruction ministérielle n°1716/MF A/Dir.Cel du 28 juin 1994, fixant l'organisation et le fonctionnement de l'IHO.

CESAG-~émoire de fin d'études sur le théme: L'analyse du systéme de recouvrement des coûts de prestations de serv:iœs: Le cas de I'Infmnerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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ANNEXE 1 : PRESENTATION DES POINTS FORTS THEORIQUES ET POINTS FAffiLES DU SYSTEME

1- LES PROCEDURES

Variable étudiée

procédures

Points forts théoriques

- Existence de procédures écrites ~

- Système centralisé avec guichet umque;

- Possibilité d'appliquer sans compromettre le système de recouvrement centralisé, la procédure de la caisse de centralisation ;

- Stricte séparation des fonctions entre la constatation ou acte qui fait natîre la recette ou la créance et la facturation qui matérialise cette constatation, du recouvrement qui est l'encaissement immédiat des sommes dues ( prépaiement) ou la perception future des créances;

- Stricte séparation des fonctions opérationnelles et de gestion ;

Une bonne circulation des patients ( ordinogramme) et des documents

CESAG-Mêmoite de fin d'études sur le thème :

1 Points faibles

• L'inapplication des procédures par la plupart des services entraînant :

- Gestion par les opérationnels entraînant le cumul de fonctions incompatibles~

-Circulation d'informations non opportunes entre services ;

- Les actifs liquides ne sont pas suffisamment protégés ;

- Pas de permanence dans le mode de recouvrement des produits de la facturation des mutualistes ; - Insuffisance du processus comptable par l'absence de totalisation et de centralisation correcte;

- Les transactions réalisées par l'entité ne sont pas bien reflétées;

-Non-respect du principe de la propriété;

• Méconnaissance des liens qui unissent les services

cliniques et techniques au SHSE ; • Pas de registre de

décharge des fiches navettes ;

• Insuffisance des outils de gestion et l'absence de mécanisme pour recouvrer s'il y a lieu, les imputations budgétaires et autres lettres de garantie ;

• Absence de suivi comptable;

• Absence de procédures

L'analyse du système de recouvrement des coûts de prestations de services: Le cas de l'Infirmerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Teclmique et Administratif du Serviœ de Santé des Armées du Sénégal.

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. Procédures

1

2- LE CONTROLE

·Variable étudiée

Le contrôle

1 Points forts théoriques

Existence de points de contrôle; - Possibilité de contrôle par corrélation ;


1

i

de vente au comptant des médicaments de l'ffi et des CPN ;

• Recouvrement des produits de la facturation par des tiers entraînant :

-Des modifications d'encaisses -La non-séparation des crusses de recettes et de dépenses ;

Points faibles

• Contrôle prévu et non exécuté causé par:

- Le non-respect de 1' ordinogramme défini, entraînant le contournement des différents points de contrôle peut déboucher sur:

- Le risque de surfacturation de la mutuelle par la prise en compte de non ayant droits par défaut de contrôle ;

-Des risques d'écarts sur les objectifs de régularité et de sincérité ;

- des sous facturations de produits ;

-Des sous notifications d'encaisse;

- Des pertes de gain ;

- L'ignorance du taux de gratuité par défaut de contrôle ;

L'analyse du système de recouvre!llœt des coûts de prestations de services: Le cas de l'Infirmerie Hôpital de Ouakam (llfO) Présenté et soutenu par M. Marnadou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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1

3- LA CONCEPTION DU SYSTEME

Variable étudiée


Points forts théoriques

*Sur le plan de l'organisation :

Points faibles

• Lacunes dans l'organisation du SHSE de l'lB et des CPN entraÎnant :

-Le non-respect de l'organigramme du SHSE ;

- Le système prévoit une - La pratique de systèmes informels de bonne organisation du recouvrement ; SHSE;

- La gestion par les opérationnels ; - Des liaisons très étroites du SHSE avec les autres - L'absence de mécanisme sécurisant les ventes services ; de médicaments au comptant et le recouvrement

*Sur le plan de la gestion des ressources humaines : - Les fonctions et les tâches bien définies ;

-Les postes à occuper bien identifiés.

des sommes à encaisser;

• Déficit en ressources humaines au niveau du SHSE, de l'lB et des CPN entraÎnant :

-Le cumul de rôles;

- Des surcharges de travail du personnel du SHSE, de l'ffi et des CPN;

• Sous emploi d'un certain nombre de personnels administratifs ;

• Rotation excessive par affectation du personnel administratif dans d'autres structures.

CESAG-Mémoire de fin d'études sur le thème : L'analyse du système de recouvTement des coûts de prestations de services: Le cas de l'Infumerie Hôpital de Ouakarn (lliO) Présenté et soutenu par M. Marnadou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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4- LES RISQUES DU SECTEUR

Variable étudiée

Points forts théoriques Points faibles

----t--,--• Le blocage institutionnel

du système entraînant :

Risques secteur

- Le maintien des tarifs à un niveau très bas par rapport à ceux pratiqués dans le secteur;

- Le recouvrement partiel des coûts ;

-L'admission exceptionnelle qu'en urgence des personnels de la fonction

-Volonté des autorités sanitaires à publique ; faire de l'IHO un véritable centre de référence de deuxième niveau; -La limitation dans la diversité

d'accueillir plusieurs catégories de du -Volonté du haut commandement consultants, suite à certains modes de

des armées à « assainir » la gestion règlement ; de l'IHO.

i

- La convention avec la mutuelle non révisée malgré le lancement de nouvelles prestations et en conséquence de nouveaux prix ;

- Les affiliés de la mutuelle des armées ne sont plus épargnés du déboursement

• Le recouvrement des produits de la facturation de l'hôpital par des tiers (DSA, Bat santé) entraînant :

- Le non-respect du pnnctpe de la propriété;

- La modification d'encaissement ;

- L'absence de séparation des caisses de recettes et de dépenses ;

CES AG-Mémoire de fin d'études sur le thème : L'analyse du système de recouvrement des coûts de prestatiuns de services: Le cas de I'Infumerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M, Mamadou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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5- LES RISQUES DENCAISSEMENT

,--------------.~~------~---;=-~~~~·---··---------------------, Variable étudiée Points forts Points faibles

Risques d'encaissements

théoriques

L'existence de procédures et de points de contrôle du système

CESAG-Mémoire de fm d'études sur le thème :

• Insuffisance dans la protection des actifs liquides avec : - Les cumuls de fonction pouvant entraîner : - Des risques d'omission volontaire ou non d'enregistrement des encaissements reçus ;

-Des risques d'encaissements ;

de sous notification

-La mauvaise séparation des exercices par des enregistrements tardifs ou anticipés ;

• Absence de désignation de responsables pour le recouvrement au niveau des services ;

• Centralisation de tous les comptes bancaires dans un seul registre journal;

• Pas de date de dépôt des valeurs ;

• Les annulations de pièces justificatives ne sont pas examinées ;

• Les sous caissiers procèdent des remboursements à leur niveau.

L'analyse du système de recouvrement des coûts de prestations de services: Le cas de l'lnfumerie Hôpital de Ouakam (IBO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Années du Sénégal.

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ANNEXE 2: TABLEAU RECAPITULATIF DES RECOMMANDATIONS

-·-

VARIABLE OBSERVATIONS RECOMMANDATIONS ·----·~-~

Action à mener Avantage par rapport ce qui existait

~---~·~~·--

LES Inapplication des Appliquer les procédures en -éviter la gestion par les PROCEDURES règles de adoptant: opérationnels ;

procédures de -le système de la caisse de -éviter le cumul de recouvrement centralisation : à défaut du fonctions incompatibles ;

guichet unique qui risque de -protéger les actifs ne pas être opérationnel à liquides; cause de 1' afllux important -assurer la permanence de patients au niveau de dans le mode de certains services, placer une recouvrement ; sous caisse au niveau du -permettre la séparation SHSE pour l'ensemble des des caisses de recettes et services pouvant être de dépenses ; centralisé à ce niveau et une -respect du principe de la sous caisse au niveau de propriété; chaque service à afllux -meilleur reflet des important qui le nécessite. transactions réalisées par -Toutes les recettes l'entité ; 1

1

collectées par les sous -éviter le risque de 1 1

caisses sont centralisées surfacturation des enfin de journée par la caisse mutualistes ; de centralisation qui reverse -éviter les erreurs à son tour les fonds reçus au d'identification sur les niveau du trésorier. personnes ayant droit à -respect de l'ordinogramme l'accès aux soins ; pour permettre le passage du -minimiser les écarts par consultant à 1' accueil et rapport aux objectifs de d'enregistrer la cotation des régularité et sincérité ; actes en vue de facturer la -éviter la sous-facturation

1 prestation à effectuer des produits des 1

activités; -éviter la sous notification des encaissements ; -maîtriser le taux de gratuité ; -permettre une meilleure totalisation et une centralisation des recettes; 1

1 1

-assurer une bonne 1

circulation des 1

documents de gestion ; -le respect du circuit du malade ( ordinogramme) ; -permet le passage des patients aux différents

1

points de contrôle du système.

CESAG-Mémoire de fm d'études sur le thème: L'analyse du système de recouwement des coûts de prestations de services: Le cas de l'Infirmerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Teclmique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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F Méconnaissance Sensibilisation du personnel -une meilleure adhésion par les services de du personnel au système ; OCEDURES

leurs liens avec le -éviter les tentations de SHSE gestion par les

opérationnels LES Absence de registre Mise en place du registre de -une meilleure PROCEDURES de décharge des décharge des fiches navettes comptabilisation des

fiches navettes activités; -minimiser le circuit de fraude ( tous les patients reçus au niveau des 1

services cliniques et 1 1

techniques présentent la 1

fiche navette ) ; -éviter l'annulation abusive des fiches navettes pour fraude ; -économie sur les imprimés techniques ; -meilleure maîtrise du

, taux de gratuité. LES -pouvoir recouvrer toutes PROCEDURES Insuffisance des Elaboration de nouveaux les catégories de i

outils de gestion outils et amélioration des patients; avec impossibilité outils existant, s'il y a lieu. -augmenter la part du de renseigner s'il y marché; a lieu de -augmenter les ressources recouvrement des additionnelles de patients porteurs l'hôpital d'imputation budgétaire et autres lettres de garantie

-assurer le suivi comptable des activités ; -assurer une meilleure facturation ; -éviter les surcharges de

Réorganiser le SHSE en travail des opérationnels LES Absence de suivi mettant en place toutes les en leur épargnant des PROCEDURES comptable sections et cellules prévues à tâches administratives ;

cet effet -permettre à temps réel 1

de fournir des renseignements statistiques ou données comptables aux autorités de l'hôpital ;

-permettre un meilleur suivi des activités.

CESAO..Mémoire de fin d'ètudes sur le thème: L'analyse du système de reœuvTement des coûts de prestations de services: Le cas de l'Infumerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Années du Sénégal.

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LES Absence de -Placer les produits des CPN Tout essaie pour PROCEDURES procédure de vente au niveau de l'I.B. détourner les

au comptant des -De façon à améliorer le encaissements nécessite

médicaments de contrôle interne, appliquer la soit: l'ffi et des produits méthode du « caissier et de - une violation facilement

des CPN l'empaqueteur>> : le vendeur décelable des apporte médicaments et procédures ; autres produits de la vente et -une collusion le règlement correspondant à -Eviter la surcharge de un comptoir où une personne travail du gérant de l'I.B. enregistre la vente, encaisse et de la sage-femme les fonds, rend la monnaie et responsable des CPN ; empaquette les produits. - éviter les retards dans

l'exécution des rapports d'activités.

Recouvrement -Sensibiliser la d'une partie des Direction de la Santé des -minimiser les risques

LES produits de la Armées et le Bataillon pour : liés aux objectifs de PROCEDURES facturation par ( la - le respect du principe de la régularité et de sincérité ;

Direction de la propriété ( les actifs Santé des Armées appartiennent à l'entité, les -meilleure évaluation des et le Bataillon de dettes la concernent) activités; Santé) - le respect du principe de -une meilleure

1' autonomie de gestion. comptabilisation des activités -permet la possibilité de fournir des données statistiques fiables ; -augmentation de la capacité d'autofinancement ;

1 -éviter les modifications d'encaisses

-la séparation des caisses de recettes et de dépenses;

-éviter les longs délais de recouvrement en traitant directement avec la mutuelle;

- permettre de faciliter le contrôle ou la supervision. - permettre de faciliter le contrôle ou la

1 1

supervision. 1

CESAG-Mémoire de fm d'études sur Je thème : L'analyse du système de recouvTement des coûts de prestations de services: Le cas de l'Infirmerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M. ~!amadou NGOM, Officier du Co!pS Technique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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LE CONTROLE


Respecter 1' ordinogramme qui indique le circuit du consultant à l'hôpital en permettant le passage de celui-ci aux différents points clés du système.

-s'assurer du passage du consultant à la cellule d'accueil du SHSE ( premier point de contrôle) ;

-s'assurer de la vérification du droit d'accès aux soins pour les patients pris en charge par des tiers payants (deuxième point de contrôle); -permet aux spécialistes de s'assurer du passage des patients au niveau de l'accueil, de la sous caisse s'il y a lieu (prépaiement) et de l'identification du droit d'accès aux soins (troisième point de contrôle); -s'assurer de la solvabilité du patient avant l'exécution des actes; -éviter la surfacturation par la prise en charge de non ayant droit ; -éviter les rejets des facturations auprès des tiers payants ; -minimiser les risques potentiels liés aux objectifs de régularité et sincérité; -minimiser les risques potentiels de sous facturation ; - de sous notification d'encaisses ;

-contrôle des gratuités ;

-séparation des fonctions facturations et recouvrements ; -sécurisation des

'---------'--------_1,._----------·) encaisses.

CESAG-Mémoire de fin d'études sur le thème : L'analyse du système de recouvrement des coûts de prestations de services :Le cas de l'Infirmerie Hôpital de Ouakam (lHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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-éviter les pratiques informelles de

Rendre fonctionnel . recouvrement ; - la section des Soins Externes du SHSE; -éviter le cumul de

LA -la section des fonction administrative, CONCEPTION Lacunes dans hospitalisations ; opérationnelle et de DU SYSTEME l'organisation du -la cellule comptabilité ; contrôle; 1

1

SHSE -la cellule d'accueil; -les sous caisses (suivant -éviter la gestion par les leur nécessité) ; opérationnels. -la caisse de centralisation.

-permet une prise en charge et le recouvrement de toutes les catégories administratives de

Insuffisance dans la -Elaboration des outils de consultants ; conception des gestion; -permet une meilleure

LA outils de gestion -Amélioration des outils comptabilisation des CONCEPTION déjà existants ; activités; DU SYSTEME -permet une sécurisation

des actifs financiers par un meilleur mécanisme de recouvrement. -mise en place de

LA -affectation du personnel procédure et de

CONCEPTION Déficit en conformément à mécanisme de

DU SYSTEME ressources l'organisation du SHSE recouvrement de vente au humaines -affectation de deux agents à comptant

l'lB. pour complément -permet une sécurisation d'effectif : des actifs financiers ou un agent pour la vente et la bien sécurisation des facturation un autre pour le ventes au comptant ; rôle de caissier- -évite le cumul des rôles

LA empaqueteur. par un seul agent ;

CONCEPTION -permet une décharge de

DU SYSTEME travail; -permet le dépôt des rapports à temps normal ;

1

-permet la pérennité des 1 activités des CPN -le blocage -initier des textes en vue institutionnel par d'élever l'hôpital en -lever le blocage les textes structure de deuxième institutionnel ;

RISQUES DU réglementaires ; niveau de référence -améliorer le système de DECTEUR conformément à la loi sur la fonctionnement ;

réforme hospitalière et à la -éviter le recouvrement volonté affichée des partiel des coûts ;

1 autorités sanitaires du SSA . -Eratiquer des tarifs

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.-~~

conformes aux coûts réellement évalués ; -pouvoir recevoir toutes catégories de consultant ; -pouvoir recouvrer tout tiers payant

-~-~-~-

-respect du principe de la propriété; -respect du principe de l'autonomie de gestion; -éviter les modifications d'encaisses ; -permettre une séparation

-stopper l'intervention des des caisses de recettes et 1

-le blocage par tiers dans le système de de dépenses ; 1

RISQUES DU DECTEUR 1' administration recouvrement -assurer une meilleure

hiérarchique comptabilisation des ressources ; -assurer une utilisation rationnelle des ces ressources additionnelles

--~-~-~~-~ ~-

-Absence de -responsabiliser les -mieux protéger les désignation des préposés au recouvrement encaissements,

RISQUES responsables pour sous la supervision du D'ENCAISSE le recouvrement au responsable du SHSE et -éviter les sous MENT niveau des sous le contrôle du notifications,

services et gestionnaire, insuffisance dans la -contrôler au maximum 1

1

protection -veiller à la remise rapide l'ensemble des 1

des actifs liquides. des fonds encaissés, opérations, 1

- pour les chèques, veiller à ce que leur ouverture soit -éviter les risques accomplie par des personnes d'omission volontaire ou n'accomplissant pas des non d'enregistrement des

1

opérations de trésorerie et encaissements reçus, 1

s'il y a lieu, compléter les mentions portées sur les -éviter les chèques ( le bénéficiaire), enregistrements anticipés barrement des chèques reçus ou tardifs des non barrés, le encaissements rapprochement des pièces justificatives avec les titres -sécuriser les paiements de paie par chèque. ment.

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-·

-Centralisation de Il est vivement conseillé

tous les Mise en place de registres d'utiliser un journal

comptes bancaires journaux différent pour chaque dans un seul compte bancaire

registre journal ; (meilleur suivi des comptes).

RISQUES D'ENCAISSE MENT Les chèques doivent être

remis à la banque le plus rapidement possible

-Pas de date de Dépôt rapide des valeurs pour: dépôt des valeurs ; - éviter les risques de

perte, -maintenir un niveau minimum d'encaisse, -payer moins d'agios.

-Eviter les risques de l Les annulations de -Examiner les annulations fraude par annulation de pièces de pièces justificatives, fonds dument encaissés justificatives ne

RISQUES sont pas examinées,

D'ENCAISSE MENT -Eviter les risques de

fraude par des -Les remboursements de remboursements qui ne

-Les sous caissiers fonds doivent faire l'objet tiennent pas lieu effectuent des d'une demande adressée au -Contrôler l'activité des remboursements de médecin chef par le services,

1 frais à leur niveau. demandeur.

CESAG-Mémoire de fm d'études sur le thème: L'analyse du système de recoU\·Tement des ooùts de prestations de services : Le cas de l'Infirmerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NOOM, Officier du Corps Teclmique et Administratif du Service de Santé des Années du SénégaL

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ANNEXE 3 : PLAN DE MISE EN ŒUVRE

1-ACTIONS A MENER, OBJECTIFS, RESPONSABILITES ET DELAIS D'EXECUTION

Le plan de mise en œuvre que nous proposons dans le tableau ci-dessous retrace les principales actions à mener par rapport aux observations les plus déterminantes, ainsi que les objectifs visés et les délais d'exécution.

ACTIONS OBJECTIFS COMMENT RESPONSA DELAIS BILITES

Appliquer les -Comprendre d'abord les La direction de l'hôpital -Médecin chef Application procédures de systèmes opératoires, doit: -Gestionnaire immédiate recouvrement -Réalisation des points de -fuire appliquer les

contrôle, procédures et contrôler -Protection des revenues 1 'application effective des

financières, dites procédures -Existence et qualité des

r-~---~ documents de synthèse

~ rséance de sensibilisation -~---

Maîtriser les Atteindre une meilleure Médecin chef, Aussitôt liens qui unissent coordination des actions ; des différents acteurs Gestionnaire, après le SHSE et les -Pouvoir évaluer la qualité Stagiaire soutenance différents des procédures ; du mémoire services -Atteindre une meilleure

communication par les outils de gestion

Améliorer les Permettre la réalisation -Améliorer des outils déjà Stagiaires Suivant les outils de gestion des principaux objectifs de existant en cas de possibilités

gestion du recouvrement nécessité, financières à notamment: -élaboration de nouveau les acquérir -la protection des actifs outils compte tenu des financiers, nouveaux objectifs visant -la possibilité pour la à accueillir diverses comptabilité de catégories de clients rassembler, conserver, combiner les informations nécessaires à la gestion de l'hôpital, -réduire les dépenses en

1 formulaires de gestion Assurer le suivi -Observation des faits au Mise en place de la cellule Médecin comptable des jour le jour ; comptabilité du SHSE en chef; activités -observation périodique vue d'assurer le suivi Gestionnaire ;

des faits; comptable des activités de Stagiaires. -Evaluation périodique des l'hôpital faits qui ne se prêtent pas à des observations continues et directes

Mettre en place Amélioration du contrôle Application de la méthode Gestionnaire, Immédiat des procédures interne en matière de du caissier et de Gérant de la de vente au vente au comptant l'empaqueteur pharmacie de comptant nB;

t-::--~ ~----- Stagiaire -~

Eviter le -EVite~les modifications Rencontre OSA- iJJSA, Suivant recouvrement par d'encaissements ; Mut.Armées, Intendance Batsanté, délais de des tiers -respecter le principe des Armées, Bat santé et Direction de restructura ti

_, -~-~-------~~l1t~~()~~e de gestion ; j direJ:!i~!l_de 1 'J!ôpital pour_~ l 'l!ôpital en .. on du SHSE.

CESAG·Mémoire de fin d'études sur le thème : L'analyse du système de recou\-Tement des coûts de prestations de services : Le cas de l'Infirmerie Hôpital de Ouakam (lliO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Teclmique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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-assurer la séparation des définir les modalités qui --~------

collaboration caisses de recettes et permettront à l'hôpital avec d'autres dépenses. d'assurer le recouvrement structures ou

de ses créances. personnes ressources pouvant aider à solutionner le problème.

Assurer le Sécurisation des actifs Respect des procédures Médecin chef, Immédiat contrôle des liquides de l'hôpital par le mises en place Gestionnaire. activités de respect des points clés recouvrement Organiser SHSE Assurer les missions Mise en place des Médecin chef, Avant fin

dévolues au SHSE différentes sections et Gestionnaire, premier cellules composant le Stagiaire semestre SHSE et affectation des 2003 personnels aux différents

! postes. Réviser des -Eriger l'hôpital au niveau Initier de nouveaux textes Direction de Année 2003 textes de deux (02) de la permettant de classer l'hôpital en réglementant le hiérarchie des hôpitaux l'hôpital au deuxième collaboration fonctionnement suivant les dispositions et niveau de la hiérarchie des avec la actuel de le classement de la loi sur hôpitaux et 1 'application hiérarchie l'hôpital la réforme hospitalière ; de la réforme hospitalière. militaire.

-Lever le blocage institutionnel sur la limitation de 1 'accueil des différentes catégories de patients, -Permettre le passage de la fausse gratuité à la conscience d'un prix de la

, santé. Appliquer le Eviter la gestion par les Installer des sous caisses Médecin Immédiat système de la opérationnels par note d'affectation dans chef; caisse de les différents services Gestionnaire. centralisation nécessitant une 1

décentralisation du système de recouvrement de l'hôpital

Mise en place de Séparation et bon suivi des Affectation d'un registre Gestionnaire; Immédiat registres comptes bancaires ou CCP pour chaque compte Chef de la _j !journaux 1 bancaire ou CCP comptabilité.

CESAG-Mémoire de fin d'études sur Je thème: L'analyse du système de recouvrement des coûts de prestations de services : Le cas de l'Jnfinnerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M- Mamadou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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Annexe 4 Lettre en date du 30 décembre 1999 adressée au Ministère de la santé Public par le collectif des chefs de services du CHU Aristide Le Dantec

CES AG-Mémoire de fin d'études sur le théme : L'analyse du système de recouvrement des coûts de prestations de services: Le cas de I'Infumerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Cmps Teclmique et Administratif du Serviee de Santé des Armées du Sénégal.

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l' *

1 1

.\nn.,_l ;, T ettre ad(ess.éMMon~~UL~t!i~~~::~~~=~r·)Jj.'qq~=;;: L r;cs )....~''t'f(fl'fl~c~h~~ ue-s~ëf\il~S§•m.OOie'f$ari~t:rst~m1cès1JIM dr-Te'd\Hlt)U'es du ~.ifïf.rfciBanfec CHU. L Dantec

1

1

:AKAR, le 30 Dtce~bre 1999

//-)

1

Monsieur le Ministre de la Santé de la République du Sénégal

1 1

1

Nous, Chefs de services du CI-IU le Dantec, nous élevons unanimement contrle les procédures administratives irrévérencieuses, faites d'une série de notes de service, de convocation de personnel paramédical sans respect de Ja hiérarchie, alors qu'aucune concert tion. qu'aucune stmcture de réflexion ou de décision nous impliquant n'a été mise en œuvre. dans le cadre de Papplication de la foi hbspitalière. · · · ·

· IL'exemplc de l'hôpital de Fann où les praticiens, ont accepté les faits de bo~9e. foi et se retrouvent}déjà démunis dans l'exercice de leur fonction de soins nous amfnçift à rappeler

• 1 aux autontés : ·

l . ·que la gestion sectorielle provient d'une faillite profonde d~ l;r-' gestion administrative antérieur~ de nos hôpitaux j

2. que .. nous sommes des rc~ponsabl~s au plan national 3. que nous n'entendons pas être m3.!1Îpulés par des administratifs qui font fi des

réalités '.P\~ 4. que nous érftén(\(;hs participer activement à l'application de la loi ho pitnlière

Nul plus que nous n'a intérêt il. Ace, que notre strocturc fonctionne,! puisque nous sommes les garants de la qualité des sbins, dè la fom1ation, de la rccpcrche et de la réputation de notre institution. . 1

1 •

1

En attendant la conc~rtation que nous appelons de tous nos vœux, !1 'cnsernbl e des chefs de service :

1 - décide de continuer à faire fonctionner leur service selon le système antérieur. . '. 1 d 1

JUsqu a nouve or re ~

2 invite la direction à respecter la hiérarchie dans toute décision ·. ·

ci-joint l'ensemble des notes de service qui nous ont été adressées

Amnlintious :Monsieur le Ministre de l'Education Nationale i Monsieur le Ministre de la Recherche Scientifique ct tcchniC]uc i Monsieur le Recteur de l'Université Cheikh Antn Diop Monsieur le Doyen de la F M.P.O.S Monsieur le Directeur A. LI: Dante~~

.. · ..


Annexe 5 : La fiche navette

FORCE ARMEES I>A1fE .................... .

I>IREC1fiON SERVICE SAN1fE

HOPI1fAL MILI1fAIRE I>E OUAKAM

FICHE NAVETTE

N° d'ordre ................. Grade ............... Prénoms : .................. Nom ........... .

Lien de parenté : .................. Age enfant : ............... N° Mut ou CCAP ......... .

N° Carte de soins ........................... ·····

Nature des prestations : Coût Renseignements complémentaires

VuauBHSE Vu le Médecin

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Annexe 6 :Organigramme de 1 'hôpital

1 Direction

1

1

Service social r ~ Secrétariat

1

.. Service intérieur

J \ Services administratifs ~ Services cliniques

"" ...-,

Service du matériel Soins externes Hospitalisation .. . .... ...

Service de la Consultations Chirurgie restauration

~ spécialisées ~

Service Consultation Médecine d'administration de médecine • générale et financière • générale

Service des .. Services techniques communs 1 hospitalisation et des r ~

soins externes 1

Laboratoire Radiologie d'analyse ..

Service du personnel ... ...

,, Les moyens Pharmacie

généraux

CESAG·Mémoire de fin d"études sur le thème : L"analyse du système de recou\Teillent des coûts de prestations de services: Le cas de I'Infinnerie Hôpital de Ouakam (lHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps T eclmique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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Annexe 7: Décision ministérielle no 1717 fixant les tarifs d'hospitalisation et des prestations médicales spécialisées à 1 'lliO

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'\:

1

, .. HE?üBLlQUE DU SEN EGAL

fllSTERE DES FORCES ARMEES

~§ÇJl_ON DE. CONTROLE, ETUDES

--~

Dakàr, lo 28 juin 199q ET LEGISLATION

\ \ -/- DECISION MINISTERIELLE -/-

\

tixnnt les tarifs d'hospitalisation à l'infir-' '.. merle hôpital de Ouakam ( HIO) et des \ prestations mêdlcales spOcialisOes/

LE 11WISTRE DES FORCES AR~1EES,

Vu l~ décret n 72-215 du 07 mars 1972, fixant la s6curitQ oociolo dca fNtctlon-naireo ;

VlJ_ 1' arrtJtt~ mlntstériel n 0 110!31/~ii:/\/DM\.EI:l du 17 septembre 19!33, fixant le taux ct la prime globalo d'alimentation dAllS les corps de troupe dos ArmQcs et de la G0ndarmer1e nG.t!r::vün ;

···u l'arrêté mlnlot6riel ". 00111j!1FI\/DHLCEL du 211 juill~~ 1990, portant organino.tlon de la Direction (h lH [)nnt~ dc;.t At'T.léGs ;

~

( \ .. c t .. 'lu l'm~rt!tf:! r.lini8tf)rJ~:l. n· Oll051;11FA/OIH.CEL du 29 aoCt 1986, fixant les tarifs

s'hospHalisnticn i't l'inf;.rmeri{) llûpltal de CNaknm ainsi quo leG mode.li\:68 d~ ""- 'L pl'iso en chargn df!<< c8::6!'i.cte.iros ;

lu 1' instruction i:ll.nistüriGll~ n· 0031/MF/\/Cùô/LOG dH 12 juin 1971 r~l.ati ... ·e ù 1& prioa en charge cl1~s fraio de consultation et d' hoopi talisabion par l::t~ p~r1:~0:::!~aJ-s-- ; f ù:~s Forces armées et leurs fnmill~ -~- 6- 28 JUir/199,: ~r

Vu l' instl:'uctlon r:tinistéricllc n • Î f \ /MF/\/!HR .CEL du '1" . '1 fi.~o.nt tJ

l'organisation ct le fonctionncmont do l'infirmerie hupital de oJ~kam ; Vu lu décision ndniotéri;:;llc n • 02068/r1FA/DHL INT/AGP du 0:1 juin 1987 · définisuant

1 1

los modalit6s do priso en cl1arga par la Direction da l Intendanco Gee fraiu ufféronts à l'nlimento.tLon dos p;:;rsonn;:;ls dont l'indjce dD solde est inférleur

.~

tl i '

.· l1 6(11 ainsi quo leH m0fllbrcn.dc_leut' far.dlle; ., .,.<>~-· ..... . . _ É''~'

Vu ~a dt!ciaion mlli.iel:(!riell~ .. n.:.0175/MF/\/Dli1.INT/i'BF du 20 janvier 1988, fiiàht J:c ._ . ..., 1 •

'taüx--d:wâ''~u;;~~,j~e.d'"Ume~i:"~·\Jon·vcrs6c""à l'ordÎnÜTro de l'infirmerie Hôpllol 1f:-:--·-" ........ - ......... ' ~~· dn ·Ouak(l.m ol 1 e ''1')ntrmt dcH fndrl j0urnalicr'B d' hoR.pi tellsation à 1' infi.rm;n·ie i:', l!ôpil.;o.l d~ 0uHL&r:1 ; ,.

' •.

- D E i; r D F. -

{.\;rti~lo p;;_·e~,!~.:.: : ::.;.,,~;·."•·m(~ment oM." .J4)~1:t,;;tN rl\J l'arlicl() 2 du d(•cret n· 72-21'j i du lY/ mars 11)(2, prüci!J:, le~~ soin13 et ]C(I conmlltntions l'OÇt ùiupensés grotuitcnHmt ·~

Il l' lnfirmedc lH)pttsü d"l Ounkam ( 1110)

Cepemtrmt. Jc8 pal;icni./B peuvent l~trt'l noepitol!sua dans loG pavllJ.one d'occ\Jnil ou recovoir des prestations spOcislieOoa g6n~rnlemant diopenu6co po.l~ les hOpitaux.:, C81: r>fîet. leR frais d'hosr.itlllisation des mnlades ainr,i quo .1.\?t:: {-'l'L!Bt.dtic....l!•l r: ·idJ •:o.:.L'~' E-;,6ci<'dl:::t.:~J; i'onl. i. · ,)b,i u:. de r:.:::\tounwmen\.: corrfor:ro6r.u;nt ~"'t .iiH;.r~illr.n; d·-:t_; a·~ .. 1-~~ 3 ,•:; tj du d6crct. précit6 ct danR le8 conditions d6finiee par la pr6sento décisio:r.

hrticlo 2 : On ontenrl i1nr fraJe d'hospitalis<,tion. le11 frais de 1 'olimentatlcm set'~eau-mn:-ladll majocl:fl d'un forfait d'entretien du mntlt'fcl ct dco locaux occup~a.

On enlc1:d pi!!' prC!jlat1c~w r.~·~dicnl CG f3p'?dllliut!efl, los p['i)S-Ul.tiong. m6dl-' .,,,.,,. ,.,,,.;- ~- ,. 1-, A~ 'Oc 6reu:~~: notai\T.ler'lt: l0s cono;D.-


- 02 -

Article 3 Les taux. jouma.lieru de remboursement des frais d'hospitalisation è calcuH:s sur la bl:ise de la prime globale d'alimentation (P.G.A~) auim~!ltéo rle la. •.

~surprime d' alirrcnta ti on, le tout affecté d'un coefficient propre i\ chaque ·cé.tégdÎ' · - '• ::.k··--' : ,.·., - • : -~·.,.

' 1/

... c~· Les tarifs sont revisablcs en fonction ùe l'évolution dea prix des mat: ·' res et fourni tu rea consommé es.

Article 4 : Conformément à 1 'art:iclo premier, les tarifs sont fixés à 1 'annexe da pr~sentc décision.

1\rticle 5 : L2 rer.1bourscment dos frais d'hospital-isation s'effectue comme suit :

·5 .1-

5.2-

).3

Les mil it:.li res ô soldo r.1ensuelle et los membres de leurs familles remb sent les feois afféecnU1 à l'hospitalisation ct nux prestat:ions médicale

1 . • .. '"' ~

sp6cialis6es vis0ca A l'article premier. · . ~.

Lctl pcrnonncl8 ci; ils des Forces armées dont> l'indice do solde est supéf .• rieur ou égnl à 6711 ot l2s memllr2s de leurs fMnilles remboursent les fr;. J;

d' nllmm1lu li on d&no l cs rn0mcs conditions que les personnels .mi li taire a \·~; dell Forcv~J rn'r;1QC8 6uxquele ils sont· 68Similés. · .1 \

; -~--·

Lcl' r:lil ll..nirOl4 !\ 80ltli:~ sp.~cialc ou à solde sp~ciula progressive sont pr:;;_.., en subsÎ!3tf,rlCC par l.'ordinaiec d;~ l'Infirmerie Hôpital do Ouakarn (IHO)· {~:_:

~- -~'

s'c.cquillc v Pour 1 C(l élèves des écolco mililnires, les élèves""gendarr.:~es et les!~

gcndarmeo auxiliaires, le eembourse.'Tlent des frais d11'x.x:\'it.8J..i.OOI.:!.::n œt. ~foc: tu(; par leur forma lion d'appartenance. i• .. ; ..

5 . 1!-. Lez.; personne if.: civils des Forces arm6cB dont l' !nqi<:=.e,,de,.soj;g~, est: infé..: · rieur à~74~einsi que les membres de leurs familles sont pris en charge~· par la Direction de 1' Inlenùancc qui remboursa ô 1' Infirmerie llôpilal.è0 ' Ouak&m (IHO) l~s frniu afférente à l'alimentation. ~

Les pcn;onncls de lu fonction publique admis exceptionnellement en urge;. ô 1' In fi rmeric Hôpi lal de Ouakam rcrnboursrmt les frais d' hoapitalisatio: sur ln b~:n;o des tarifo fixés à l'nnnex.e de la prés~nto décision. Ce r~··,, boursenwnt peu~ s'opérer par r~glcr:H:mt direct par les int.6rcesés ou pracompte 8Ur le~ro soldes.

:·;

).6-

~~f ~!;:'

Les pen~onm~ls milituircs ct clvilr> deo Forces armées sttointls de blcssu~::, res ou do r1;;ladies tn,pul&blcs nu serv lee ou victimes d'accidents du tra-;:,.-(_ . ,., vnU ou cl~ r:,,Ladic(' profN,sionncllc~J t:anl cnlièrc.m<:mt pria 011 charge par·' ln D.i rr:<~li on r.!e ln SHnté dcH Foce cs ormôe8 qui rcoboursc à l' vrdinnir~ de . ._. l'lnfir-mcJ'it! Hôpital de Ouakam (1110) le8 frais afférents à l_'nlimentatior.r

;J Article G : Le rr:r.1bour.·scmcnt dCfJ prc!:ll..:allons sp(;cialis6e(l •. ,.t:':e fait 8Ut" placo

es modtllitén pratiques définlcG par une note d'!!i.in:1r.rlJ!til(>t)i1.n do ·1.a Dircc~ion vice do Snnl~ deB i\t'm(!co.

l t. se on .;•

du SC!"'·

: Le ponc;onnel hospi lnl is6 8 • nc4ultlc noulcwmi: du ta\lJc de rcmbou.;.t'SC;nc;:'.

à l'c~clusion du rembourscmont de toute autre prestation.

1\rticle 8 : Les frais d'hospitalisations ct leo prestations ~p6cialiaêe8 au P~ des mutualistes, peuvent :'!lro directoment rcr.1bours6s par la Mul"Uclle des i\rr..6r:: ,· l'Infiroerio 116p1tal de Ounkam (II!O) dans lotl conditionu qui HOront définie-s C'tnf d'Etal-t·1nj :·r g6n6n~}. dos m'r.16co apr~n avis du pré1:1lôent du Consoil d'r,,· tion do la Mutuelle.


, ·--.~·~;·1 ~ ·-~l[.~(- .. '

~1~~~ -•, § / .-~ ~ ,., •• •- • ~ .. ... ...... • t ..

·"= 03

. ·' ~-- .. ,_,_,

lirtié:ie ·q Les pr6sen::a tarifa entrent: tm vigueur à compter du 1er ju'illet 1994.

.. &Ude· iO Sont abrogées, toutes dispositions antérieures, contraires' à _la pr6aen-te décision, notan~ent. la d6cision minist6rielJ.e n" 0175/MFA/DIR.INT/PB~ du 10 janvier 1988. ·

Article 11 : Le Chef d'Etat-Major général dca arm6es aat charg6 de l'exécution do la.· présente d6cision qui ser:u 1pubUée P~"r.JCAll .. ::~{} b<1~1n BJr:a. '

Madlcng Khary DIENG.

'!'' .

. ' \ ... H 1',.

_, __ .

' F


A N N E X E

1/- TMIFS D'HOSPITALISATION (FRAIS D'ALIMENTATION ET D'ENTRETIEN)

a/-: Adultee

f.

1 · •· .. ' 15 ;A .t E G 0 R I E S f·lODE DE CALCUL 1 ~--------------------------------~------------------------~------------------··

t 1ère catégorie

-Officiers, ?Crsonnuls civils,

Il 1

assimilés et familles ~"" surwnum x 3.5

1 1 0~ ( 2oo) -2-.2:00- ~_/j}S t

---------...-----''-------------.------------lrr 2èmn catégorie "

· ·l--. ·.::.sous-officiers et pcr~;onncls PGA + SURPRHiE X 2, 5 Î"'· : civils assir:1iJ.és et frtiDilles (l(~J (200) __ .L..!jGO-:lA':25 (

1 ----~····---------------------,--"'------------ --------r--------~---~,; , ; )èm2 en té gor i c.

-H onrrncs de tt'o ~~Pi) et: 1 h~ r~wrm c ls civils assülllé"s et far.lillcs

FGA • SURPRIME X 1 (:4~); ( 200)

. ' ' ~.

r..,c-- ç5u ) ~.) ù j

' -----~ ··- ---···-- ---·····------_::_ _________________________ ~ ;.,~;

b/- Enfants ";_· ., l

Le prix de la journée représentera ')0% du coO.t réel de ln catégod.o · H . •·' corr'ef>pondante. t.~

II/- TARIFS OSS PRESTATIONS 11EDICALES SPECIALISEES

o/- Les consultations Gpécia1io6es

b/-

1/ 2/ 3/ llj

-Gynécologie ....... , ............................ 1.500F -Ophtalmologie .............••...•............... 1. 500F -0. f·: . L . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • . • . . . . • . . . . . . . . . . . . . 1 • 500F -Pédinlric ...................................... 1.500F -Cardio]r)gi.l:! .........•.••..• , , •..••• , •••.•..•••• 1.500F

de J abon1.

-Bilnn -13 il an

prénatal COr:'rplot: • • . . • • • • . • • • . . • . • . . . . . . . 2.QO:JF peénn la 1. 86loctif ...•.•••.•....•.•..•••.. 1. 200F contr·occpli f ............................. 3 .OOOF' r·énal .....................•..........•... 1··: 200F··

-Ui.lc.n -I3ilan

-Num. GlobuJnieo -l"\6diculocylc .................................. . -N. l'lBQè:ollP ...................... , · • • · · · · · · · · · -v. s ........................................... . -N.F.S ..•••.•....•••••.••••••••••••••••••••••••• -G. E .........•....•..•...•••••••.•••.••.••••••••

- T. S ........... · • · . · · · · · · · · • • • · · · · · • · • · · · · · · ' .. . -T. C ........ · .. • · .. • · • · · · • · • • · • · · · • • • · · · ' · . ' ' ' .. -C . K ............• , .••.•••••••••••.•••••.•.••••••

-T X i' t•c.,t.h 1"-:-Jr.lb inG ••••••••••••••••• • • • • • • • • • • • •

300F 300F 300F 300F 500F 300F 300F 300F 500F ')OOF

' ' t·


c/-

- 02 -

-G.R.S. Rh .•..•.•..•.•.•.••••••.•••••••.•.•.•.•• - B • \-J' • • • • • • • • • • • • • • • . • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

-Tests Coombs di~ect •••.•.•.•..••••.•...••.••.• -:.·~:. '13 Coombs ind i ~ec 1.: •••••••••••••••••••••••••• -Test d' Enunel . : ................................. . -Glycémie à jeQn •••••••••••••••••••••••••••••••• -Olyc6mie post prandial .•.........•............• -Azotémie ......•....•..•.••••...••....•.••.••.•• -Créatinémie •.........•••••••••.•.•..•..•••.•..•

. -Lipides tot:"!ux . .' ........•..•............•......• -J\SLO •.........•..•..•••..•••..•.•.•.•••..•..... -Cholesté~ol l:otaJ: -Cholestérol HPD ......•.•..•..• ~ •..........•...•

· .-Triglyc~~ides .....•..•.•.•••....•••...•.•..•••. -Culot Urinai~e ......•..•..•••...•••.••...•..... -E.C.B.U .................•.••....•••....•..•.••• -Cv.npte d'/\ddis .......•.....•.............••.•.• -P.V direct ..............••.......•.......••..• -P.U . ............................................. . -P. Séeosité ............•.••......•......•..••.• -C~ac~:at:s !3. K ......•.•••.•.••........•..•.•..••. -Crachats O. B ................•..............•.•.. -P.· Plus abcés .............•.....•.•.•.. ~ ....•.. -Ka op ................................................ . -Sara J\g \4idal ••....••..•••.••••..•.••.•..•...•••• -J\lb. Suc~e ............•...••..••.............. -1\n.ti HBS .............•... · ...•................•.

COSFJ\

·---~--------

N 0 1'1 E N c L IÎ T 1 J [\ E l TfüJX

-Consultation + soins 1·. D. 5 D.l3 0.10 D.l2

-Obsturation 1 face -Oust ur::> H_.~~· 7 :.-- ,. ""

-ObGturation 3 fncct; ct plus

-Trai ternent cannlnir:e monorndiculé -'ù·ni tem,;nt cott~üairn plut' j duriculé

-Co~>oslto 1 facn -Com~J8ito 1 fac~

-Exlt'uction simple -Extraction chirut'gical~

D. [). D.20

D.l') D.20

D. 0 0.20

50:JF 600F 500F 500F' 300F' 500F 500F 500F' 300F 600F

1.20:JF 500F 500F

OJF 3ŒJF 500F 500F 30:JF

1.200F 'jOOF 300F 30JF 30JF 300[-'

1. t::;)()[-' 50F

1. 50JF 70JF'

•:-.:.. : ..

PlU Y.

Gratuit 1.')00 1. 750 2.000

2.000 2.250

s:ooo 5.500

1.500 2.000

---·-~ --~-· ___ .!__ .. ~.~·-------..!___--------

D8

-C0rnplct -Par s6ance

0.20 D. 5

1.050 1.050

--------·-----·--.. ~---__ ._.!__ _________ ~L----·---------

-Radio 500

t ~

r· ~ . .. ~. ':

v ~-:r: ..

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~: ·'4

f -~


r~c~;-;.:. ···--.·-··. ,,.

d/- P~rothéscs Riq?lœ- par arcade

NŒ>'JBRE DE JEHTS

-1 ù 3 -4 -y -6 _., -8 -9

10 -11 -12

13 14

-Complet du hnut

cf-

TYPE Dl~ i'ROlllESE

03

Faux moi.gnon ....•...........•....••.••••.•..•.....••• Cot'.ronne coulée ..........................•........... C.I.V. Richmond ...............•.••....•....•.....•... Intermédiolrc métallique .......•.••..•..•.•........• Intermédiaire Esth6tiquc ............................ .

f/-

1 1 1 1.

12.00J F 1lt.O'JO F

. : 16.000 F , '18.000 F

20.000 F 22.0JO F 24.~000 F 26.00J F 28.000 F 30.000 F 32.000 F 34 .00::> F 68.000 F

T. A R 1

14.0CXJ 25.000 30.000 25.000 30.000

6.000 F

F

\ i

r '.,

' . ;

.. . '\.

1 ... ., '

11.:

t. _,;. ..

-t ..


Annexe 8 : La fiche navette de paiement et d'ordre de paiement

Direction de la Santé des Années

Hôpital Militaire de Ouakam

NOM ............................................. . P.-énoms ..... ....................................... . Grade ...•.•••..•.. N° mutuelle •..•....•.•.•.••. Age .....•.•••••.••• N° carte de soins .......... . Adre-sse ........................................... .

Prestations . ........................................ ..

Coût ................•.......................•....•.

Visa du gestionnaire La sous caisse

(1) Rayer la mention inutile (2) Porter une croix sur le mode de paiement

Date .. ... 1 •••••••••• / •••••••••

(DE PAIEMENT FICHE NAVETTE ( 1)

( DE PAIEMENT D'ORDRE

MODE DE 1 Références prise en Renseignements PAIEMENT (2) charge complémentaires

PAF

IPM

~( Mut Années i Collectivités locales

1

Indigent

Autres

Le chef de semee clinique ou technique

(3) Nota : Les souches détenues par les semees cliniques et techniques doivent être retournées à la comptabiJité au plus tard le lendemain matin de la consultation.

(4) Cette souche n'est valable sans le visa du gestionnaire.

CESAG-Mémoire de fin d'études sur le thème : L'analyse du système de recouvrement des coûts de prestations de services : Le cas de l'lnfinnerie Hôpital de Ouakam (!HO) Présenté et soutenu par M. Marnadou NOOM, Officier du Corps T ecbnique et Administratif du Service de Santé des Années du Sénégal.

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Annexe 9 : Registre de décharge des fiches navettes Date .•..• ! ......... .! ••.......

Direction de la Santé des Armées

Hôpital Militaire de Ouakam Registre de décharge des fiches navettes

SHSE

r=-·· Date Nom et fonction du Nombre de liasses Numéros de la série Emargement du

demandeur de trois demandées livrée demandeur

1

! i

r-· --r----·-·-·-

1

--

1

·-~·--·-·

1 ·--

1

1 ·-~·

1

1 1

CESAG-Mémoire de fin d'études sur le thème : L'analyse du système de recouvrement des coûts de prestations de services : Le cas de 1 'Infinnerie Hôpital de Ouakarn (lHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Années du SénégaL

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Annexe 10: Registre de dépôt de garantie

Date ..... / ......•... / ..•.•....

Direction de la Santé des Années

Hôpital Militaire de Ouakam Dépôt de garantie

SHSE Numéro d'ordre : ..................... .

Nom Prénoms

Adresse

Numéro d'hospitalisé 1 ---·--

Détail des versements

1 Période j Montant ~m 1 ~~ ~~ Emargement

~P-re-m-~-n--~D--u.-.-./-.. -.~--------------+-----~----~-----4----------~ 10 joun Au ~·- 1

... -1.. •. /.... 1

2eme

lOjoun

3eme

10 joun

Du ... / ... / .... Au ..... / .... / .... Du .. ./ ... / .... Au ..... / ... .! .... Du ... / .• .1 •••• Au .... ./ .... ! ....

D' t ecomp1e Date Date de Date de d'entrée sortie décès

l

Montant de la somme due : ................

Montant de l'avance effectuée ..............

Montant des sommes restant à charge sortant: .........................................

Montant du trop perçu à rembourse : ...

(1)- Rayer la mention inutile

Nombre de Décompte

1

joun 1 Tarif l Total

1

1 1

Montant Opérations de ! Obsen'ations règlement . ...................

. ....................

. ...................

. ....................

~-----------~~-- ------------------------------------CESAG·Mémoire de fin d'études sur le thème: L'analyse du système de recouvrement des coûts de prestations de services : Le cas de l'Infirmerie Hôpital de Ouakam (THO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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1

i


Annexe 11 :Registre d'hospitalisation du personnel civil

Date •.••• / ••..•••••. / ••.•••••• Direction de la Santé des Armées


SHSE 1 Section hospitalisation

Numéro indexe patient : ...................... .

N°d'ord Nom et Age Sexe Adresse Prestations ! Mode de paiement Observa re prénoms ti ons

PAF IPM rn CL IN Ou D MU

1 1 T

-~--

1 1 !

CESAG-Mémoire de fin d'études sur le thème : L'analyse du système de recouvrement des coûts de prestations de services : Le cas de 1 'Infirmerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Teclmique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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Annexe 12 : Reçu de paiement

Date ••••. / •••••..•• ./ ••.••••.• Direction de la Santé des Armées

Hôpital Militaire de Ouakam ...........................

Service ......................... . RECU DE PAIEMENT

Reçu de Monsieur : ....•••••..••••••.•••••••.•••••••••••••••..••

Nature de l'acte : •.•••••••.•••.••..•...••.••••••••••...•.•••.••...

... . . . . . .. . .. . . ...... ......... ........ ... . . .. . . . . . . ......... ....... ... .

Montant en lettres : •••••.•••••••••••••••.••••.••.•• , ..................................................................... .

........ ... . . .......... ... ..... ... . . ....... .. . .... .. . ... . . . . ... .. . . .. .... .. . . ... .. .. ... . . . ...... .......... .. ..... ... .. . ... ... . . .. .. Montant en chiffres

Visa du gestionnaire Le caissier

CESAG-Mémoire de fin d'études sur le thème: L'analyse du système de rocou'vTllmellt des coûts de prestations de services : Le cas de 1 'Infirmerie Hôpital de Ouakam (!HO) Présenté et soutenu par M. Mamad.ou NGOM, Officier du Corps Technique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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Annexe 13: Le bordereau de versement journalier des recettes

Date •••. / ••••..•••• / •.•••.••• Direction de la Santé des Années


SHSE Journée du : ..... / ...... / ........ .

Numéro Origine des recettes Montant Cumul D'ordre

Total

1

Billets et pièces Nombre Montant Observations

10.000

5.000

1.000

5.00

250

100 1

50

25

10

5 Total

J La caisse de centralisation Le trésorier

CESAG-Mérnoire de fin d'études sur le thème: L'analyse du système de recouvrement des coûts de prestations de services: Le cas de l'Infinnerie Hôpital de Ouakam (IHO) Présenté el soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Teclmique el Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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Annexe 14: La quittance du trésorier

Date ••.. / .......•.. / ........ . Direction de la Santé des Années


La trésorerie Journée du : ..... ! .•.... ! ..•......

QUITTANCE

NO Nature de la recette Référence Montant Emargement de la partie versante

1 1

1 1

l Total quittance

l

Le trésorier Nature = raison de la quittance Référence = Numéro du bordereau de versement Partie versante = Identité du bénéficiaire de la quittance

CESAG-Mémoire de fin d'études sur le thème : L'analyse du système de reeou•Tement des coûts de prestations de services : Le cas de l'Infirmerie Hôpital de Ouakarn (IHO) Présenté et soutenu par M. Mamadou NGOM, Officier du Corps Teehnique et Administratif du Service de Santé des Armées du Sénégal.

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