n°1 de la ged intuitive -...
Post on 14-Sep-2018
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N ° 1 d e l a G E D i n t u i t i v e
Responsable Formation
Emilie PIERENS
formation@novaxel.tm.fr
Novaxel
1 rue de la République
69001 LYON
Tél. : 04 78 30 62 41
Fax : 04 78 29 55 58
Site commercial : www.novaxel.com
Site technique : www.novaxel2.com
© Novaxel – Septembre 2006
SUPPORT
DE FORMATION
S'APPROPRIER NOVAXEL…
MODIFIER L'ARBORESCENCE…
INTÉGRER DES DOCUMENTS…
GÉNÉRALITÉS
Ouverture de Novaxel
L'écran principal
L'écran Dossier
L'AFFICHAGE
Les options d'affichage
LES BARRES D'OUTILS
L'écran principal
L'écran Dossier
Un document image
LES MENUS CONTEXTUELS
L'écran principal
Un document
L'ARBORESCENCE
Création manuelle
Création automatique
LA NUMÉRISATION
La numérisation directe
La numérisation sur le réseau
LES DOCUMENTS DANS LEUR
FORMAT D'ORIGINE
Intégrer des documents existants
Créer des documents
Agir sur les documents
LA CAPTURE D'IMPRESSION
La capture d'impression dans un dossier
La capture d'impression dans la panière
LA MESSAGERIE
Envoyer un message
Classer un message
RECHERCHER…
LA RECHERCHE
La recherche simple
La recherche avancée
Les résultats
LES OPTIONS…
LE NOMADISME
LE CDROM AUTONOME
S'approprier Novaxel…
GÉNÉRALITÉS
PRINCIPE DE NOVAXEL
Novaxel est un logiciel de classement. Tous les éléments qui constituent le dossier papier
peuvent être fédérés dans une seule et même base de données. Qu’ils soient d’origine
bureautique, papier, qu’ils viennent d’Internet ou qu’ils soient générés à partir d’une base de
données de production.
Vos dossiers papiers sont constitués dans la majorité des cas de la manière suivante :
− Ce qui rentre dans l’entreprise : courriers, fax, e-mails.
− Ce que produit l’entreprise : documents de gestion (BL, factures), documents
bureautiques (courriers, tableaux), documents techniques (plans, dessins), fax,
e-mails.
E-mails Documents bureautiques
Documents papiers Applications de production
S'approprier Novaxel…
GÉNÉRALITÉS
Tout est intégré pour mieux être consulté et exporté vers une imprimante, une
messagerie Internet, un module de fax, Internet, un CD Rom, un portable.
Une imprimante
Une messagerie Internet
Un module de fax
Internet
Un CD Rom
Un portable
S'approprier Novaxel…
GÉNÉRALITÉS
OUVERTURE DE NOVAXEL
Double cliquez sur l’icône .
Sélectionnez la bibliothèque Novaxel que vous souhaitez
ouvrir grâce au menu déroulant.
Saisissez le nom d’utilisateur ainsi que le mot de passe s'il
y a lieu.
L’utilisateur et le mot de passe sont sensibles aux majuscules et aux minuscules.
Cliquer sur le bouton .
L'ÉCRAN PRINCIPAL
L'écran principal de Novaxel se définit sur 2, 3, 4 ou 5 colonnes. Chaque sous niveau est
rattaché à un seul niveau supérieur.
Pour créer ou modifier une armoire, un rayon, un classeur ou un dossier, il suffit de faire un
clic droit dans la colonne concernée, puis "Ajouter" ou "Modifier".
S'approprier Novaxel…
GÉNÉRALITÉS
L'ÉCRAN DOSSIER
Aperçu du document
Barres d’outils
Barre d’outils du document
Liste des documents
Bureau Novaxel
Informations sur : - Type du document - Taille du document - N° de volume où est stocké le
document
S'approprier Novaxel…
L'AFFICHAGE
LES OPTIONS D'AFFICHAGE
L'onglet APPARENCE INFO EN +
Les options sont disponibles au
niveau de l’écran principal en
cliquant sur "Affichage", puis
"Options". Sur chaque poste
les paramètres d’affichage sont
propres à chaque bibliothèque.
Vous avez aussi la possibilité de
changer la police, les
couleurs et les attributs des
items vides.
L'onglet NAVIGATION INFO EN +
Les rubriques suivantes
Asynchrone, Filtrer la
saisie, Charger le premier
document et Entrée pour
charger les documents sont
souvent très intéressantes
pour une gestion affinée des
flux sur des bases très
importantes ou des réseaux à
faible débit (accès distant).
Asynchrone
C’est le double clic sur un
élément qui déclenche
l’affichage du reste de
l’arborescence.
Recherche inclus dans
Cette option permet lors de la
frappe intuitive dans une
colonne de se positionner sur
l’enregistrement qui contient
la chaîne (par défaut, on a
"Commence par").
Charger le premier
document
Lors de l’ouverture du dossier,
seuls les titres de pages sont
affichés. Il faut cliquer sur le
titre pour afficher le
document.
"Entrée" pour charger
les documents
Il faut faire "Entrée" pour
charger les documents.
Filtrer la saisie
Lors de la frappe intuitive,
n’est affiché que ce qui
correspond à la frappe.
Sauver les positions
Cette option enregistre le
réglage de la taille des
colonnes.
Grandes icônes
Cette option permet de
choisir si les icônes
s’affichent en grand ou en
petit.
Panneau dossier en bas
Grâce à cette option, la
dernière colonne de Novaxel
est décalée vers le bas de
l’écran pour permettre une
meilleure lisibilité.
Titre sur les boutons
Cette option permet d'afficher
un intitulé sous chaque bouton.
S'approprier Novaxel…
L'AFFICHAGE
LES OPTIONS D'AFFICHAGE
Sélectionnez les répertoires grâce à l'icône qui vous permet
de parcourir le réseau.
Cliquez sur "Enregistrer".
Cliquez sur "Valider".
L'onglet RÉPERTOIRES INFO EN +
L'intérêt principal de cet onglet
est le partage des
répertoires pour tous les
utilisateurs afin d'y stocker
notamment des listes types,
des sélections, des recherches
enregistrées, etc.
Ces répertoires doivent être
paramétrés lors de
l'installation du logiciel
Novaxel. Les modifications
de ces répertoires doivent
être réalisées par
l'administrateur.
S'approprier Novaxel…
LES BARRES D'OUTILS
L'ÉCRAN PRINCIPAL
Cette icône permet de fermer la bibliothèque Novaxel.
Cette icône permet de rechercher des armoires, des rayons, des classeurs, des
dossiers ou des documents selon leurs titres, leurs notes, leurs dates de création et
taille.
Cette icône ouvre le dossier sélectionné.
Cette icône ouvre la panière (raccourci clavier F11).
Il s’agit d’informations techniques relatives au nombre d’utilisateurs connectés, à la
version du programme client, à celle du serveur, ainsi que celle de la base de données.
L'ÉCRAN DOSSIER
Cette icône permet de retourner sur l’écran principal.
Cette icône active la liste des documents dans les dossiers.
Cette icône permet d’afficher le bureau Novaxel en bas de la liste des documents pour
effectuer des modifications de documents (Word, Excel).
Cette icône donne les propriétés du dossier : classement, date, taille, note apposée.
Cette icône permet de se déplacer dans le dossier en utilisant les boutons.
Cette icône permet d'imprimer le ou les documents du dossier.
Cette icône permet d'apposer une note à un document. La note est indépendante du
document, elle ne s’imprime donc pas avec celui-ci.
Cette icône permet d'enregistrer les modifications. En changeant de documents ou en
fermant le dossier, les modifications sur les images sont enregistrées après confirmation.
Cette icône permet d’annuler les modifications non enregistrées sur le document.
Cette icône permet de lancer la numérisation.
La panière est un élément permettant de pointer sur un répertoire et d’en
visualiser le contenu. On peut alors obtenir l’aperçu d’un répertoire contenant différents
documents types, des documents numérisés en réseau.
Cette icône permet d'activer la capture d’impression. Il s'agit de transformer en pdf les
documents issus de tout logiciel Windows dans lequel on peut utiliser l’imprimante
NOVAXEL.
On peut composer directement un message e-mail à partir de Novaxel et y joindre des
documents contenus dans la bibliothèque.
Cette icône permet d’accéder à votre boîte de réception, de classer les messages et les
pièces jointes (Outlook et Outlook Express seulement).
S'approprier Novaxel…
LES BARRES D'OUTILS
UN DOCUMENT IMAGE
Cette icône active le zoom progressif. Il faut se positionner sur le centre de
l’écran au moment du zoom et cliquer.
Cette icône active le zoom dégressif.
Cette icône active le zoom par sélection de l’image. Il suffit de cliquer sur
l’icône et d’ensuite se placer sur le document en faisant une sélection à l’aide
du bouton gauche de la souris. Quand on lâche le bouton, le zoom se fait
automatiquement.
Cette icône permet d'ajuster en largeur l'aperçu du document
sélectionné.
Pour les documents numérisés en TIF noir et blanc, cette icône permet
d'améliorer la qualité de l'image.
Cette icône permet de pivoter les documents image de 90° à gauche ou à
droite. Ce que vous voyez à l’écran est le reflet exact de vos documents lors
de l’impression. Si vous avez basculé des documents en paysage pour qu’ils
soient lisibles dans NOVAXEL, il ne faut pas oublier de les re-basculer et de
les imprimer en format paysage.
Cette icône active une loupe permanente sur les documents image.
Cette icône permet d’accéder aux options d’affichage : recadrage du
document, passage en inverse vidéo, etc. (cf. Traitement d’image)
Cette icône permet d'imprimer tout ou partie d'un document.
Cette icône permet de sélectionner une partie d’image pour la passer
en inverse vidéo, la copier dans un autre document… Il est souhaitable
d’avoir un plein aperçu du document. Il faut ensuite cliquer sur l’icône et
sélectionner la partie de l’image qui vous intéresse avec le clic gauche de la
souris. Une fois que vous lâchez le bouton droit de la souris, la sélection est
faite.
S'approprier Novaxel…
LES MENUS CONTEXTUELS
L'ÉCRAN PRINCIPAL
Armoire, rayon, classeur et intercalai re
Cette action permet d'ajouter des armoires, des rayons, des classeurs, des
intercalaires.
Cette action permet de modifier l'intitulé des armoires, des rayons, des
classeurs et des intercalaires.
Cette action permet de supprimer l'élément sélectionné.
Cette action permet de couper un élément de l'arborescence (et tout ce qui
suit : dossiers, documents, etc.).
Cette action permet de coller, au même niveau mais dans un parent
différent, l'élément de l'arborescence qui a été coupé.
Novaxel permet l'utilisation de liens entre les différents éléments de
l'arborescence pour éviter de stocker à plusieurs endroits un même document.
Cette action permet d'accéder aux informations de l'élément.
Cette action permet d'initialiser la recherche avec des filtres.
Cette action permet de créer et d'appliquer des listes types.
Cette action permet d'ajouter des armoires, des rayons, des classeurs, des
intercalaires.
Cette action permet de modifier l'intitulé des armoires, des rayons, des
classeurs et des intercalaires.
Cette action permet de supprimer l'élément sélectionné.
Cette action permet de couper un élément de l'arborescence (et tout ce qui
suit : dossiers, documents, etc.).
Cette action permet de coller, au même niveau mais dans un parent
différent, l'élément de l'arborescence qui a été coupé.
Novaxel permet l'utilisation de liens entre les différents éléments de
l'arborescence pour éviter de stocker à plusieurs endroits un même document.
Cette action permet d'accéder aux informations de l'élément.
Cette action permet d'initialiser la recherche avec des filtres.
Cette action permet de créer et d'appliquer des listes types.
Cette action permet d'ouvrir le dossier sélectionné.
Cette action permet d'ouvrir le dossier dans le visualisateur Novaxel.
Cette action permet d'envoyer par mail le dossier sélectionné.
Cette action permet d'enregistrer le dossier sélectionné (au format .nov).
Armoire, rayon, classeur et intercalaire
Dossier
S'approprier Novaxel…
LES MENUS CONTEXTUELS
UN DOCUMENT
Cet élément permet de copier un ou plusieurs documents vers un
autre dossier, ou une autre bibliothèque.
Cet élément permet de couper un ou plusieurs documents vers un
autre dossier, ou une autre bibliothèque.
Cet élément permet de coller ce que l’on vient de copier ou couper
dans Novaxel, dans l'explorateur Windows ou dans une panière. Quand
vous copiez ou coupez un lot de documents celui-ci ne pourra être coller
que dans un dossier. Quand on réalise des copier coller entre
bibliothèques, il faut les laisser ouvertes pendant l’opération.
Cet élément permet de sélectionner l’intégralité des documents.
Cet élément permet de supprimer la ou les pages sélectionnées.
Celles-ci vont dans une corbeille où chaque utilisateur pourra récupérer,
ses documents propres, et l’administrateur tous les documents.
Cet élément permet d’ajouter de façon chronologique un document
dans le dossier Novaxel en cours.
Cet élément permet d’insérer un document où on le souhaite.
Novaxel permet l'utilisation de liens entre les différents éléments de
l'arborescence ou entre dossiers. En réalité, le but est de pouvoir accéder
à un document depuis un dossier autre que son dossier d'origine.
Cet élément permet de modifier le titre des documents.
Cet élément permet de renuméroter les pages dans l’ordre
chronologique du dossier.
Cet élément permet d'actualiser la liste des documents.
Cet élément permet d'accéder aux informations du document : titre,
numéro de classement, type de document, date de création, date de
modification, etc.
Cet élément permet d'envoyer le ou les documents sélectionnés en
pièces jointes dans un message e-mail. Vous pouvez envoyer soit le
document par mail, soit un raccourci vers ce document. Cette dernière
option n’est exploitable si et seulement si vous vous adressez à un
interlocuteur interne ayant accès à la base Novaxel.
Les raccourcis Novaxel ont été créés pour permettre un accès direct à
un dossier donné.
Modifier l'arborescence…
L'ARBORESCENCE
CRÉATION MANUELLE
Sur la colonne de votre choix, cliquez
avec le bouton droit de la souris et
sélectionnez "Ajouter". L’ajout peut être saisi
directement au clavier, ou bien l’utilisateur peut faire
appel au dictionnaire de tout ce qui existe déjà dans
Novaxel comme référence.
Vous pouvez :
- saisir directement au clavier et
cliquer sur le bouton OK pour valider
- saisir directement au clavier et cliquer sur pour
valider et ajouter au dictionnaire
- sélectionner un élément dans le
dictionnaire et cliquer sur le bouton
OK pour valider
La flèche à droite permet d’afficher le
dictionnaire ou de le refermer.
- annuler pour ne pas valider votre
saisie.
La chemise est un niveau supplémentaire de classement. Vous pouvez
ajouter un nombre illimité de chemises, les modifier et les supprimer.
Faites un clic droit sur l’onglet
Dossier.
Sélectionnez "Ajouter".
Saisissez l'intitulé de la
chemise.
Ajout d'un item INFO EN +
Toutes les colonnes doivent
contenir un item avant de
pouvoir ouvrir l’écran
dossier. Un item est rattaché
à un parent existant qui se
trouve dans la colonne
précédente.
Dans chaque colonne, les
items se classent par ordre
alphabétique. Si vous
souhaitez les classer dans un
ordre défini, il suffit de leur
attribuer un numéro. Par
exemple : 01 – xxxx.
Ce dictionnaire est défini et
mis à jour par l'administrateur.
Info Administrateur…
Pour paramétrer le
dictionnaire, reportez-vous
à la fiche technique.
Ajout d'une chemise INFO EN +
Vous pouvez définir leur
position sur l’écran (clic
droit - "Position") et leur
ordre d'affichage (clic droit -
"Ordre"). Il est possible de
gérer des couleurs par
chemises.
Info Administrateur…
Pour paramétrer les
couleurs des chemises,
reportez-vous à la fiche
technique.
Modifier l'arborescence…
L'ARBORESCENCE
CRÉATION AUTOMATIQUE
Il faut d’abord créer l’index auquel vous souhaitez attribuer la
liste type. Pour cela, faites un clic droit dans la colonne dans laquelle
vous souhaitez ajouter un index et sélectionner "Ajouter".
Positionnez vous dans la colonne dans laquelle vous voulez
ajouter le modèle de classement.
Faites un clic droit dans la colonne et choisissez
.
Attribution d'une liste type INFO EN +
La liste type est en réalité un
modèle de classement que
vous pouvez attribuer à tout
nouvel item que vous créez :
un nouveau client, un nouveau
fournisseur, etc.
Cette liste type est définie et
mise à jour par
l'administrateur.
Sélectionnez dans
le menu déroulant la
liste type.
Cliquez sur le
bouton "Ecriture".
Confirmez
l'écriture dans la
colonne sélectionnée.
Info Administrateur…
Pour paramétrer les listes
type, reportez-vous à la
fiche technique.
Intégrer des documents…
LA NUMÉRISATION
LA NUMÉRISATION DIRECTE
Entrez dans le dossier Novaxel où vous souhaitez intégrer
les documents.
Cliquez sur (raccourci clavier F7). Les documents viennent
s’ajouter directement dans le dossier.
Interface Twain désactivée
Pour les documents "faciles" (texte en noir et blanc)
Vous sélectionnez les paramètres de numérisation qui permettent
de définir si vous scannez :
- en simple page (SIMPLE)
3 pages scannées créent 3 documents de 1 page
- en multi page (MULTI)
3 pages scannées créent 1 document de 3 pages
Interface Twain activée
Pour les documents "difficiles" (texte recto verso, couleur, etc.)
Vous sélectionnez les paramètres de numérisation qui permettent
de définir si vous scannez :
- en simple page (SIMPLE)
3 pages scannées créent 3 documents de 1 page
- en multi page (MULTI)
3 pages scannées créent 1 document de 3 pages
Vous sélectionnez, pour affiner la numérisation :
- en couleur
- en noir et blanc.
Via un scanner relié à un poste INFO EN +
est l'icône qui permet
d'identifier les documents
numérisés au format image
dans Novaxel.
Quelques paramètres peuvent
être réglés avant la
numérisation grâce à la flèche
située à côté de l’icône de
numérisation.
Interface Twain
Cet élément permet d’utiliser
l’interface Twain du scanner.
Pour cela, cochez l'option.
Source
Si plusieurs scanners sont
installés sur le poste, il faut
choisir le driver du scanner que
l’on souhaite utiliser.
Intégrer des documents…
LA NUMÉRISATION
LA NUMÉRISATION SUR LE RÉSEAU
Sur le scanner réseau, choisissez le répertoire dans lequel le ou les documents
numérisés vont être stockés et lancez la numérisation.
Dans Novaxel, sur l’écran principal, cliquez sur l’icône et choisissez la panière
contenant les documents numérisés.
Ouvrez le premier dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez ranger vos documents.
Cliquez sur l’icône Classer. Les documents viennent s'ajouter directement dans la liste
des pages. Si vous n’avez pas coché l’option Déplacer, une fois les documents classés, il ne faut
pas oublier de venir les supprimer, en faisant un clic droit sur leur titre et Supprimer.
Via un scanner réseau
Sélectionner le ou les documents à classer
dans le dossier en cours. Vous pouvez renommer
les documents directement dans la panière en faisant
un clic droit sur le titre, puis Renommer.
Intégrer des documents…
LES DOCUMENTS DANS LEUR FORMAT D'ORIGINE
INTÉGRER DES DOCUMENTS EXISTANTS
Ouvrez l’explorateur Windows.
Dans Novaxel, ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez
classer vos documents.
Dans l'explorateur Windows, sélectionnez le(s) document(s)
que vous voulez intégrer à Novaxel.
Maintenez le clic gauche de la souris et glisser déplacer le(s)
document(s) vers la liste des pages du dossier Novaxel.
Les documents sont alors copiés dans Novaxel. L'original
demeure dans l'arborescence Windows.
Novaxel vous propose alors un classement
assisté : choix de la bibliothèque et du dossier
où classer le document.
Les documents sont alors copiés dans
Novaxel. L'original demeure dans Windows.
A partir de l'explorateur Windows INFO EN +
On ne peut pas importer un
répertoire directement. En effet
il faut impérativement l’ouvrir
et sélectionner les documents.
Si on sélectionne plusieurs
documents, ils iront
obligatoirement dans un seul
dossier Novaxel.
Il est également possible de
faire "copier coller" entre
l'explorateur Windows et
Novaxel pour intégrer des
documents.
A partir de Windows
Sélectionnez le document que vous voulez intégrer à Novaxel.
Faites un clic droit et choisissez Envoyer vers, puis GED
Novaxel.
Intégrer des documents…
LES DOCUMENTS DANS LEUR FORMAT D'ORIGINE
CRÉER DES DOCUMENTS
Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez créer votre document.
Cliquez sur et ouvrez le répertoire contenant la matrice que vous souhaitez
utiliser.
Glissez déplacez la matrice dans la liste des pages du dossier Novaxel. Vous pouvez
également effectuer un copier coller.
Sélectionner le document que vous souhaitez réutiliser.
Faites un clic droit sur son titre, et choisissez "Copier".
Faites un clic droit dans la liste des pages d’un dossier et choisissez "Coller".
Vous pouvez alors modifier votre document.
Ouvrez Word ou Excel.
Dans Word ou Excel, saisissez votre texte, faites la mise en page, etc.
Dans Novaxel, ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez classer votre document.
Retournez sur votre document, cliquez sur le bouton et saisissez le
nom du document. Le document se classe automatiquement dans le dossier Novaxel ouvert.
Vous pouvez fermer Word ou Excel sans enregistrer le document. Le document est déjà
classé dans Novaxel.
A partir d'un modèle de documents
A partir de documents existants
A partir d'un logiciel Office (Word et Excel)
Intégrer des documents…
LES DOCUMENTS DANS LEUR FORMAT D'ORIGINE
AGIR SUR LES DOCUMENTS
Positionnez-vous sur l’aperçu du document.
Pour modifier le document, faites un double clic ou un clic
droit "Editer dans le bureau Novaxel".
Plus simplement, vous pouvez également cliquer sur le bouton
. Le document s'ouvre dans son logiciel d'origine.
Effectuez les modifications, enregistrez et fermez le document.
Le document est mis en attente dans le bureau
Novaxel. Il faut le réintégrer en cliquant sur la flèche
verte ou en faisant un clic droit "Réintégrer dans
Novaxel".
Modifier les documents
Intégrer des documents…
LES DOCUMENTS DANS LEUR FORMAT D'ORIGINE
AGIR SUR LES DOCUMENTS
Positionnez-vous sur l’aperçu du document.
Pour consulter le document, faites un clic droit "Consulter".
Le document s'ouvre, en lecture seule, dans son logiciel d'origine.
Consulter et fermez le document.
Positionnez-vous sur l’aperçu du document.
Pour transformer le document en PDF, faites un clic droit
"Enregistrer PDF". Un nouveau document, au format PDF,
s'ajoute à la liste des pages.
Consulter les documents
Transformer les documents en PDF
Intégrer des documents…
LA CAPTURE D'IMPRESSION
LA CAPTURE D'IMPRESSION DANS UN DOSSIER
Ouvrez le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez intégrer
votre document.
Cliquez sur l’imprimante . La disquette devient rouge , la
capture est active.
Ouvrez le document à imprimer.
Sélectionnez l’imprimante NOVAXEL et imprimez. Le fichier
PDF vient s’ajouter automatiquement dans la liste des documents.
Une fois l’impression terminée, cliquez à nouveau sur pour
la désactiver. Notez qu'en fermant le dossier elle se désactive
automatiquement.
Via l'imprimante NOVAXEL INFO EN +
La capture d’impression
permet d’imprimer des
documents en PDF
directement dans un dossier
Novaxel.
Pour pouvoir consulter les
documents PDF, il faut
qu’Acrobat Reader soit
installé sur le poste (au
minimum 4.0).
Novaxel possède un
visualisateur interne qui
peut être utilisé si l'on ne
possède pas Acrobat Reader
ou si l'on veut un affichage
plus rapide des PDF.
Intégrer des documents…
LA CAPTURE D'IMPRESSION
LA CAPTURE D'IMPRESSION DANS LA PANIÈRE
Cliquez sur et choisissez la panière dans laquelle vous
souhaitez classer les impressions PDF.
Cliquez sur l’imprimante . La disquette devient rouge ,
la capture est active.
Ouvrez le document à imprimer.
Sélectionnez l’imprimante NOVAPANIERE et imprimez. Le
fichier PDF vient s’ajouter automatiquement dans la liste des pages de
la panière.
Pour le classer dans Novaxel, ouvrez le dossier, sélectionnez le
document et cliquez sur Classer. Le fichier se classe
automatiquement dans le dossier.
Si vous n'avez pas coché la case Déplacer, supprimez le fichier
de la panière (clic droit sur son titre et supprimer).
Cliquez à nouveau sur pour désactiver la capture
d'impression.
Via l'imprimante NOVAPANIERE INFO EN +
L’impression via une panière
permet de mettre en attente
les documents, le classement
n’étant pas immédiat.
Dans la panière, il est possible
de fusionner plusieurs
documents PDF en un seul
fichier PDF :
- Sélectionnez les documents à
fusionner
- Faites un clic droit
- Sélectionnez "Fusionner PDF"
- Un nouveau document
Multipages.pdf est créé.
Si la case Supprimer après
fusion n'est pas cochée,
supprimez les documents qui
ont permis de générer le
multipage.
Intégrer des documents…
LA MESSAGERIE
ENVOYER UN MESSAGE
Faites un clic droit sur le titre du document.
Sélectionnez "Envoyer", puis "Envoyer".
Une fenêtre "Nouveau message" de votre messagerie s'ouvre alors
avec, en pièce jointe, le document que vous avez choisi
d'envoyer.
Faites un clic droit sur le titre du
document.
Sélectionnez "Envoyer", puis
"Raccourci".
Une fenêtre "Nouveau message" de votre
messagerie s'ouvre alors avec, en pièce
jointe, le raccourci du document que
vous avez choisi d'envoyer.
Le destinataire du message n'a plus qu'à ouvrir la pièce
jointe. Novaxel s'ouvre alors et se positionne directement sur le
document défini comme raccourci.
Envoyer un message avec une pièce jointe
Envoyer un message avec un raccourci INFO EN +
Cette fonction permet d'éviter
l'envoi systématique de
documents et donc d'alléger
les échanges par
messagerie. Cette option n’est
utilisable que pour une
bibliothèque accessible par le
destinataire du message.
Intégrer des documents…
LA MESSAGERIE
ENVOYER UN MESSAGE
Faites un clic droit sur le dossier
que vous souhaitez envoyer
Choisissez "Envoyer"
Le message est automatiquement
créé avec, en pièce jointe, le dossier
Novaxel sélectionné.
Saisissez le destinataire, l’objet et le message avant de faire
"Envoyer".
Envoyer un dossier complet INFO EN +
L’envoi d’un message avec des
documents sous un format
dossier Novaxel nécessite pour
le destinataire d’avoir, soit le
logiciel Novaxel, soit le
visualisateur Novaxel. Celui-
ci est distribué gratuitement sur
le site www.novaxel.com.
Ce format permet en effet de
compresser la taille des
fichiers.
Toutefois, les notes restent
présentes sur les documents, le
dossier Novaxel envoyé étant
une copie conforme du dossier
d’origine.
Intégrer des documents…
LA MESSAGERIE
CLASSER UN MESSAGE
Sélectionnez le mail que vous souhaitez classer
Cochez ou décochez "Message" et "Pièces jointes" en fonction
de ce que vous souhaitez archiver
Cliquez sur pour classer le message
NovaMail INFO EN +
La boîte de réception
NovaMail permet de classer les
messages (au format RTF),
ainsi que les pièces jointes (si
leur format est reconnu par
Novaxel).
Une fois classés dans Novaxel,
les messages restent dans la
boîte de réception. Si vous
supprimez les messages
directement de la boîte de
réception Novaxel, ils sont
envoyés dans la corbeille de
votre messagerie.
Intégrer des documents…
LA MESSAGERIE
CLASSER UN MESSAGE
Ouvrez le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez
classer le message
Sélectionnez le message dans Outlook
Cliquez sur le bouton .
Le message se range automatiquement au format Outlook, les pièces
jointes restent intégrées au message.
Outlook INFO EN +
indique un document au
format Message.
est une icône qui
permet d'ouvrir le message, de
l'imprimer, de le transférer ou
bien encore d'accéder aux
pièces jointes.
au format MSG
Info Administrateur…
Pour paramétrer Outlook,
reportez-vous à la fiche
technique.
Intégrer des documents…
LA MESSAGERIE
CLASSER UN MESSAGE
Ouvrez le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez
classer le message
Sélectionnez le message dans Outlook
Cliquez sur le bouton .
Le message se range automatiquement au format HTML, les pièces
jointes se classent à la suite du message.
Outlook
Message et ses pièces
jointes
INFO EN +
indique un document au
format HTML.
est une icône qui
permet d'ouvrir le message
dans une page Internet.
au format HTML
Info Administrateur…
Pour paramétrer Outlook,
reportez-vous à la fiche
technique.
Intégrer des documents…
LA MESSAGERIE
CLASSER UN MESSAGE
Ouvrez le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez
classer le message
Sélectionnez le message dans votre boîte de réception ou
dans vos éléments envoyés
Faites glisser le message jusque dans la liste des documents
Outlook Express INFO EN +
indique un document au
format Message.
est une icône qui
permet d'ouvrir le message
dans une page Internet.
Intégrer des documents…
LA MESSAGERIE
CLASSER UN MESSAGE
Ouvrez le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez
classer le message
Sélectionnez le message dans Lotus
Cliquez sur le menu "Actions", puis sur "Ranger dans
Novaxel"
Sélectionnez l'imprimante NOVAXEL en cliquant sur le
bouton "Imprimante".
Le message se range automatiquement au format PDF, les pièces
jointes se classent à la suite du message.
Lotus Notes INFO EN +
Info Administrateur…
Pour paramétrer Lotus
Notes, reportez-vous à la
fiche technique.
Rechercher…
LA RECHERCHE
LA RECHERCHE SIMPLE
Rechercher un document
Lancez la recherche
Saisissez le
nom du
document à
rechercher
Sélectionnez
le domaine de
recherche
DOCUMENTS.
Double cliquez sur le
document qui vous intéresse.
Vous arrivez directement sur le document
dans l’arborescence.
Rechercher…
LA RECHERCHE
LA RECHERCHE SIMPLE
Rechercher un élément de l'arborescence
Saisissez le
nom de l'élément
à rechercher
Sélectionnez
le domaine de
recherche :
ARMOIRE, RAYON,
CLASSEUR,
DOSSIERS.
Double cliquez sur
l'élément qui vous intéresse.
Vous arrivez directement sur
l’arborescence.
Lancez la recherche
Rechercher…
LA RECHERCHE
LA RECHERCHE AVANCÉE
Rechercher en utilisant les filtres
Se positionnez sur l'élément d'arborescence
qui va permettre d'affiner la recherche.
Faites un clic droit et sélectionnez
"Chercher".
INFO EN +
Le filtre Armoire = DURANT est
activé.
ICI, NOUS CHERCHONS TOUS
LES DOCUMENTS DONT LE TITRE
CONTIENT "BON DE COMMANDE"
ET QUI SE TROUVE DANS
L'ARMOIRE DURANT.
Sélectionnez le domaine de recherche :
ARMOIRE, RAYON, CLASSEUR, DOSSIERS,
DOCUMENTS.
Saisissez 1 ou 2 mots du titre de l'élément
recherché.
Lancez la recherche.
INFO EN +
La recherche par mots-clés
permet de retrouver tous les
documents, armoires,
rayons, classeurs, dossiers,
documents sur lesquels ont
été apposées des notes
saisies directement.
ICI, NOUS CHERCHONS TOUS
LES DOCUMENTS DONT LE TITRE
CONTIENT "BON DE COMMANDE"
ET QUI ONT UNE NOTE "A PAYER
AVANT LE : 30/06/2006".
IL SUFFIT D'INDIQUER DANS LA
RECHERCHE LA DATE BUTOIR.
en texte libre Rechercher à partir des notes
Saisissez la note.
Saisissez le nom de l'élément à
rechercher.
Sélectionnez le domaine de recherche.
Validez votre saisie en cliquant sur .
Les mots passent dans le cadre du dessous.
Lancez la recherche.
Rechercher…
LA RECHERCHE
LA RECHERCHE AVANCÉE
INFO EN +
La recherche par mots-clés
permet de retrouver tous les
documents, armoires,
rayons, classeurs, dossiers,
documents sur lesquels ont
été apposées des notes
utilisant des mots-clés.
ICI, NOUS CHERCHONS TOUS
LES DOCUMENTS DONT LE TITRE
CONTIENT "BON DE COMMANDE"
ET QUI ONT UNE NOTE "A
TRAITER".
Il est tout à fait possible
d'utiliser plusieurs listes de
mots-clés.
avec les mots-clés Rechercher à partir des notes
Cliquez sur l'icône MOTS CLES.
Lancez la recherche.
Saisissez le nom de l'élément à
rechercher.
Sélectionnez le domaine de recherche.
Info Administrateur…
Pour paramétrer les listes
de mots-clés, reportez-vous
à la fiche technique.
Info Administrateur…
Pour paramétrer les listes
de mots-clés, reportez-vous
à la fiche technique.
Sélectionnez le ou les mots-clés
qui vont vous permettre d'affiner votre
recherche.
Le mot-clé s'ajoute automatiquement
dans les critères de recherche.
Rechercher par date INFO EN +
Il est possible dans cette
recherche de retrouver, par
exemple, les derniers
documents intégrés dans
Novaxel, ou le nombre de
documents créés sur une
période donnée.
Rechercher…
LA RECHERCHE
LES RÉSULTATS
Note
INFO EN +
L'icône permet d'afficher le
nombre total de documents
ainsi que leur taille.
Le résultat peut être trié en
cliquant sur l’en-tête des
colonnes.
Il suffit d'un double clic sur
un résultat de la recherche
pour ouvrir l'élément
sélectionné.
En cliquant sur , vous
pouvez exporter dans un état
Excel la liste des résultats
de votre recherche pour, par
exemple, une présentation
individualisée du résultat.
La recherche est enregistrable
de manière à être rappelée par
un bouton pré paramétré.
Liste des résultats
Vous n’affichez par défaut que les 100
premières réponses. Vous pouvez choisir
d’afficher la totalité des résultats en cliquant
sur .
Aperçu
Info Administrateur…
Pour paramétrer les
recherches paramétrées,
reportez-vous à la fiche
technique.
Les options Novaxel…
LE NOMADISME
DANS LA BIBLIOTHÈQUE RÉSEAU
Emporter une partie de la bibliothèque INFO EN +
Avec le nomadisme, vous
prenez sur votre portable
seulement un partie de la
bibliothèque, à différents
niveaux : ARMOIRE, RAYON,
CLASSEUR.
ICI, NOUS SOUHAITONS
EMMENER L'ARMOIRE DURANT.
Le paramétrage des
ordinateurs doit être
réalisé par l'administrateur.
ACTIONS
- Créer une nouvelle base
Vous n'avez jamais pris cet
élément sur votre portable.
- Ecraser une base
existante
Vous avez déjà pris cet
élément sur votre portable et
vous souhaitez mettre cette
bibliothèque nomade.
- Ajouter les données à une
base existante
Vous voulez stocker dans une
même bibliothèque nomade
tout ce que vous exportez.
Info Administrateur…
Pour paramétrer le
nomadisme, reportez-vous
à la fiche technique.
Sélectionnez
l'élément que vous
souhaitez prendre
sur votre ordinateur
portable.
Cliquez sur la
flèche qui pointe
vers la droite.
Choisissez le niveau
d'export.
Choisissez l'action à
réaliser.
Novaxel crée automatiquement un
répertoire reprenant le nom de l'élément
exporté.
Après un temps de traitement, vous avez
un message vous donnant le nombre de
dossiers Novaxel exportés. Cliquez sur
"Ok".
La bibliothèque nomade s'ouvre alors.
Les options Novaxel…
LE NOMADISME
DANS LA BIBLIOTHÈQUE NOMADE
Pour accéder à une bibliothèque Nomade, il suffit de double cliquer
sur le raccourci Novaxel contenu dans le répertoire reprenant
le nom de l'élément exporté.
Une bibliothèque Nomade est absolument identique à la bibliothèque
Réseau. On y retrouve exactement les mêmes fonctions :
numérisation (via un scanner connecté au portable), intégration de
documents bureautique, capture d'impression.
Accéder à une bibliothèque Nomade INFO EN +
Une bibliothèque Nomade est
absolument identique à la
bibliothèque Réseau, excepté
la mention "Nomade" qui
apparaît dans le logo.
Modifier une bibliothèque Nomade INFO EN +
Lorsque vous avez pris une
partie de la bibliothèque sur
votre portable (en copie), les
utilisateurs peuvent
continuer à travailler sur la
bibliothèque Réseau.
Les options Novaxel…
LE NOMADISME
DANS LA BIBLIOTHÈQUE RÉSEAU
Novaxel réintègre les données de la bibliothèque Nomade à
la bibliothèque Réseau.
1er cas de figure : vous n'avez pas modifié de documents.
Le message "Pas de dossier à mettre à jour" apparaît.
2e cas de figure : vous avez modifié un ou plusieurs documents.
Vous avez alors la liste des dossiers qui ont été mis à jour. Vous
devez alors valider le remplacement des documents qui ont été
modifiés.
Réintégrer une bibliothèque Nomade INFO EN +
Lors de la réintégration de la
bibliothèque Nomade, Novaxel
compare les dates de
modification.
Le dernier document
modifié sera toujours celui
qui sera pris en compte.
Une fois réintégrée, il reste
une copie de la
bibliothèque Nomade sur
l'ordinateur portable. Vous
pouvez la supprimer ou alors
la conserver et la mettre à
jour quand vous le souhaitez.
Cliquez sur la
flèche qui pointe
vers la gauche.
Sélectionnez le répertoire qui contient
la bibliothèque Nomade.
Les options Novaxel…
LE CDROM AUTONOME
SUR LE POSTE DÉDIÉ À LA CRÉATION D'UN CDROM AUTONOME
Entrez dans la base que vous
souhaitez graver en sélectionnant
l'utilisateur CD qui a des droits de
consultation.
Placez-vous sur l’armoire, le rayon ou
le classeur que vous souhaitez graver.
Cliquez sur le bouton CD autonome .
Choisissez le niveau
d'export.
Choisissez l'action à
réaliser.
Fermez la base CDROM qui se lance automatiquement.
Mettez en lecture seule la base CDROM en cliquant
sur l'icône suivante.
Créez le CDROM autonome en gravant tout le contenu du
répertoire C:\Novaxel_CDAutonome\.
Annulez la lecture seule de la base CDROM en
cliquant sur l'icône suivante.
Tester le CDROM en lançant le CD.
Générer un CDROM autonome INFO EN +
Il est possible de créer un CD
totalement autonome qui,
sans avoir à installer Novaxel,
est utilisable sur une station
Windows avec toutes les
fonctions de consultation et
de recherche de Novaxel.
ACTIONS
- Ecraser une base
existante
Vous effacez toutes les
données de la base CDROM.
- Ajouter les données à une
base existante
Vous voulez stocker dans une
même bibliothèque CDROM
tout ce que vous exportez.
La mise en lecture seule de la
base CDROM est obligatoire
pour le bon fonctionnement du
CD autonome.
Info Administrateur…
Pour paramétrer le CD
autonome, reportez-vous à
la fiche technique.
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