le facilitateur, un role encore meconnu

Le facilitateur,un rôle encore méconnu

David GageotDirecteur Technique de Valtech Technology

Petite histoire…

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• David Gageot, directeur technique deValtech Technology

– Certified Scrum Master– Coach et Formateur Scrum– 10 ans au cœur d’équipes de développement– En recherche constante d’amélioration– Blog depuis 2004 : http://sunchic.free.fr– Modeste participation à

« Gestion de projets,vers les méthodes Agiles »

Pourquoi je m’intéresse à la facilitation

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• Aide une équipe à prendre des décisions de groupe, en explorant collectivement les problèmes, leurs causes et les actions correctives

• Met en place un cadre propice à la communication et s’assure que chacun peut exprimer son opinion sans crainte

• Tantôt animateur, tantôt modérateur, il est à l'écouteet cherche à faire sortir des idées qui n'auraient pu émerger individuellement

Le facilitateur en bref

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• Êtes-vous ou ?

• Avez-vous déjà fait appel à un facilitateur ?

• Êtes-vous un facilitateur ?

Sondage

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GEEK BOSS

• Les DSI ( ) font souvent appel à des auditeurs

• Les équipes Agiles ( ) font appel à des facilitateurs

• Un même objectif : améliorer l’existant à travers la mise en œuvre de plans d’action

• Des méthodes différentes

Parallèle entre auditeur et facilitateur

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BOSS

GEEK

Auditeur :• Expert du domaine

(technique, fonctionnel, méthodes…)

• Plutôt externe• Mène des interviews• Observe les équipes• Rédige un bilan d’audit• Présente une synthèse à

l’équipe, à la fin

Comparaison entre auditeur et facilitateur

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Facilitateur :• Expert en facilitation• Externe ou interne• Anime des ateliers de

groupe• Intègre toute l’équipe dans

la démarche dès le début

Auditeur :• Expert du domaine

(technique, fonctionnel, méthodes…)

• Plutôt externe• Mène des interviews• Observe les équipes• Rédige un bilan d’audit• Présente une synthèse à

l’équipe, à la fin

Pour ceux au fond de la salle

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Facilitateur :• Expert en facilitation• Externe ou interne• Anime des ateliers de

groupe• Intègre toute l’équipe

dans la démarche dès le début

• Intègre toute l’équipe dans la démarche dès le début

• Intègre toute l’équipe dans la démarche dès le début

• Intègre toute l’équipe dans la démarche dès le début

• Intègre toute l’équipe dans la démarche dèsle début

Si je n’ai pas été clair

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• Rétrospective de groupe sur un thème imposé :« Les tests dans l’équipe R&D »– Dans le cadre d’un audit classique– 6 à 8 personnes de profils très différents tous seniors et

expérimentés– Travaillent tous sur les mêmes projets depuis plusieurs années

• « Porter à ébullition puis laisser mijoter dansune même pièce, 4 heures avec un facilitateur »

Premier exemple: rétrospective de groupe

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Photos

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• Chaque membre de l’équipe liste sur des post-its les points positifs ou négatifs sur le projet

• L’équipe partage et priorise les problèmes par un simple vote avec des points sur les post-its

• L’équipe tente de trouver les causes des problèmes

• L’équipe cherche un plan d’action qui agisse sur les causes des problèmes les plus prioritaires

Démarche

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• « C’est bien de prendre le temps de confronter nos points de vues quand on sait qu’on essaye, avec Intel de se bloquer une heure ensemble depuis près d’un an »

• Plan d’action mis en œuvre en seulement quelques jours

Plan d’action

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• Un facilitateur intervient à priori dans un contexte difficile donc le travail d’équipe sera d’autant plus dur– Peur de « mettre tout le monde dans la même pièce »– Crainte de ne pas obtenir de résultats dans des délais courts

• Plus rassurant pour un DSI de s’appuyer sur un expert du domaine– Méconnaissance du rôle et de ses techniques– L’expert pourra comparer l’équipe à l’état de l’art

• L’état de l’art, c’est la facilitation !

Difficultés

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• Mettre en place un climat de confiance demande à la fois de l’expérience et du charisme

• Des conflits vont apparaître lors de la facilitation. Il va falloir les modérer

• Les techniques de facilitation utilisent souvent des outils à caractères régressifs : post-its, tableau blanc, gommettes, crayons de couleur…

• Cela intrigue, effraie, amuse…

Autres difficultés

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Gommettes et crayons de couleur !

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• A huit, ça fonctionne bien

• Mais pour une équipe plus importante, on fait quoi ?

Et pour une équipe plus grande ?

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• 150 personnes par exemple ?

Deuxième exemple : Open Space

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Agenda

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• Trop nombreux pour récolter à priori les avis de chacun

• Même les axes de discussions sont flous, voire complètement inconnus

• Un seul facilitateur ne suffit pas

• Il faut diviser le groupe en sous groupes parcentre d’intérêt

• Du sur-mesure, en live

Dans quel contexte ?

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Lancement de l’Open Space

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Le Facilitateur

Petits groupes de travail

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Le Facilitateur

Auto-organisation

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• Avec une équipe si grande, tout le monde ne sera pas satisfait à 100% à la fin

• La méthode parvient toutefois à satisfaire le plus grand nombre

• Les groupes de travail ont besoin d’un facilitateur souvent improvisé. Les effets sont donc variables

• Il faut insister sur la retranscriptions de notesdes sessions

Toujours des difficultés

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• Scrum est une méthode agile qui prône l’introspection et l’amélioration continue

• Chaque itération se termine par une rétrospective d’équipe

• Le travail d’équipe est facilité par un Scrum Master

Troisième exemple : Rétrospective Scrum

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Mad / Sad / Glad

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Radar d’équipe

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• Rétro Bistrot

• Is / Is Not

• Cartes hexagonales

• Rétrospective projet sur 2 jours

• Core protocols…

Autres techniques

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• Le facilitateur aide les équipes à s’améliorer

• Il a une boîte à outils à sa disposition

• C’est un rôle méconnu

• Et qui demande de l’expérience terrain

Synthèse

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• Comment puis-je aller plus loin ?

• Je vais utiliser une de ces techniques– Lors d’un audit– A ma prochaine réunion– Lors de ma prochaine rétrospective d’équipe Scrum ou XP– A la fin de mon projet pour améliorer les prochains– Participer à un Open Space des praticiens XP

Après cette présentation ?

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Livres

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• Je vais en apprendre plus

Questions et peut être réponses

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