jive meets alfresco - 20120411

29 Mars 2012

Réussir l'intégration de votre gestion documentaire au cœur de votre réseau social d'entreprise

2  

OBJECTIFS

RSE   GED  ?

+

3  

§  Présentation d’Alfresco §  Présentation d’Alfstore §  Principes GED, RSE, RSE+GED §  DÉMO intégration Jive+Alfresco §  Témoignage Saint-Gobain §  DÉMO Jive | Alfresco Toolkit §  Synthèse §  Questions

AGENDA

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Sondage

? RSE   + GED  

?

5  

PRESENTATION

6  

ALFSTORE

+ PARTENAIRE PARTENAIRE

7  

Intégrateur Alfresco

ALFSTORE

8  

Editeur de logiciels pour Alfresco

ALFSTORE

Widget  |  Portlet  |    Gadget  

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§  Principes

§  Rôle de la GED ?

§  Rôle du RSE ?

§  RSE = GED ?

ALFSTORE

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§  Document Centric Stockage gros volume de documents

§  Plan de classement Arborescence, Catégories, Tags

§  Securité Gestion FINE des permissions

§  Méta-données Propriétés métiers (ex: code produit, réf. projet)

§  Workflow §  Archivage

RÔLES DE LA GED

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§  User Centric §  Profiles

Profiles riches §  Communautés

Gestion de droits par communauté §  Discussion

Démarrer une discussion, commentaires, votes

§  Collaboration Autour des contenus

RÔLES DU RESEAU SOCIAL

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Document Centric Plan de classement

Securité Méta-données

Workflow Archivage

Recherche

LE MEILLEUR DES 2 MONDES

User Centric Profiles Communautés Discussion Collaboration

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§  2 types de documents

TYPOLOGIE DES DOCUMENTS

§  Documents  de  travail  §  MaCère  première  

§  Documents  de  référence  §  Livrables  

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AVEC INTÉGRATION

RSE   GED  

EQUILIBRE

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SANS INTÉGRATION

RSE  

GED  

CHAOS duplication, obésité RSE

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CONCLUSIONS

§  2 besoins forts : GED et RSE

§  GED et RSE : 2 rôles différents et complémentaires

§  L’entreprise va devoir faire cohabiter les 2 systèmes

§  Besoin d’intégration maîtrisée

§  Sinon risques : chaos, duplication, scalabilité RSE

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RSE+GED : les bénéfices

§  Bénéfices de l’intégration ? PRODUCTIVITÉ | ADOPTION | PERENNITÉ

§  3 use-cases: §  Use-case 1 : intégration simple (portail) §  Use-case 2 : Socialize content §  Use-case 3 : Collaboration

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USE-CASE 1 : intégration simple

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ARCHITECTURE

LDAP  

SSO  HTTP/REST  

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ARCHITECTURE

Composant  :  WIDGET  

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§  DEMO

§  Use-case 1 : intégration simple

§  Composant Alfstore : Jive Widget pour Alfresco

DEMO

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Un cas concret d’intégration entre Jive et Alfresco

+

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Toolkit

§  Jive et Alfresco propose un toolkit commun

Jive Toolkit

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Toolkit

§  Quelle est l’approche ?

§  Cible  :  partage  de  fichiers  entre  les  2  systèmes.  

§  Mais  les  besoins  et  les  use-­‐cases  d’intégraCon  sont  variés  et  diffèrent  selon  les  clients.  

§  Approche  toolkit  (API)  :  boîte  à  ouCls.  

§  Pour  perme_re  aux  intégrateurs  de  construire  des  scénarios  et  des  IHM  avancées.  

25  

Toolkit

§  Use-case 2 : socialize content

Un document Alfresco peut être « socialisé » vers Jive

Création d’un document Jive « virtuel » (proxy)

Depuis Jive discussion autour du

document

26  

Toolkit

§  Use-case 2 : socialize content

§ DEMO

27  

Toolkit

§  Use-case 3 : Dépôt d’un document dans Alfresco depuis Jive

§  Le document est physiquement stocké dans Alfresco

§  Jive conserve un pointeur vers le doc. Alfresco

§  Jive est l’interface utilisée pour uploader le document

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Toolkit

§  Use-case 3 : §  Dépôt d’un document dans Alfresco depuis Jive

§ DEMO

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Toolkit

§  Toolkit : retour d’expérience

§  Ouvre  de  nouvelles  perspecCves  :  possibilités  d'intégraCon  avancées.  

§  Version  1.0  :  maturaCon  du  toolkit  nécessaire.  

§  Conseils:  §  Expérimenter  avant  de  déployer  §  Il  faut  rester  sur  des  scénarios  simples  (sinon  

confusion  uClisateur)  §  1  scénario  simple  :  socialize  content  (use-­‐case  2)  

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SYNTHÈSE

§  Synthèse

31  

SYNTHÈSE

§  J’ai déjà un RSE…dois-je ajouter une GED ?

§  Réponse : OUI (si gros volumes de documents)

§  Pourquoi ?

§  Organiser vos documents (plan de classement) §  Stocker/rechercher vos documents de référence §  Eviter l’explosion du RSE (obésité)

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SYNTHÈSE

RSE GED + ?

OUI si gros volumes de documents

1- Organiser vos documents (plan de classement)

2- Stocker | Rechercher vos documents de référence

3- Eviter l’explosion du RSE (obésité)

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SYNTHÈSE

§  J’ai déjà une GED…pourquoi aurais-je besoin d’un RSE ?

§  Réponse : ceux sont des usages différents…

§  Pourquoi ?

§  Le RSE apporte une capacité collaborative > GED

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SYNTHÈSE

RSE GED + ?

OUI Des usages différents

Capacité collaborative supérieure à la GED

GED = documents

RSE = personnes

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SYNTHÈSE

§  J’ai déjà une GED et un RSE…ai-je intérêt à les intégrer ?

§  Réponse : OUI

§  Pourquoi ? §  Productivité : faciliter l’accès à la GED §  Eviter la duplication des doc. de référence

dans le RSE §  Eviter l’explosion du RSE (obésité)

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SYNTHÈSE

RSE GED ?

OUI

Productivité : faciliter l’accès à la GED

Eviter la duplication des doc. de référence

dans le RSE

Eviter l’explosion du RSE (obésité)

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SYNTHÈSE

GED =

OUI

Facilité d’intégration : open-source = ouverture

(WebService, SSO, etc)

Rapidité d’installation

Evolutivité (on peut commencer petit, puis grandir)

Rapport Qualité/Prix

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SYNTHÈSE

§  Jusqu’où aller dans l’intégration RSE+GED ?

§  L’intégration de 2 systèmes soulèvent toujours des problématiques complexes (LDAP, SSO, permissions, etc)

§  Conseil : approche pas à pas: §  Commencer simple (use-case 1), §  Attendre retour utilisateurs, §  Améliorer si besoin.

39  

ALFSTORE

+ PARTENAIRE PARTENAIRE

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§  Nos composants pour l’intégration Alfresco

ALFSTORE

41  

§  Support  (bugfix)  

ALFSTORE

§  Maintenance  

4.x 5.x

Editeur de logiciel

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QUESTIONS

?

43  

§  More info §  info@alfstore.com §  Sales contact §  sales@alfstore.com

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