comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Les principes et les enjeux de la dématérialisation fiscale

Sommaire

• Les principes et les enjeux de la dématérialisation fiscale

Aspects légaux Les enjeux Les deux modes de dématérialisation

• La dématérialisation chez Carrefour Voyages Le choix d’un tiers Cinématique d’un échange Schéma collaboratif

• Le fournisseur et le distributeur ont le même tiers de confiance

Schéma interopéré• Le fournisseur et le distributeur ont un tiers de

confiance différent

Sommaire

• La dématérialisation fiscale : Comment y parvenir ? Le problème de la démat fiscale Les solutions existantes Utiliser un flux dématérialisé formaté en XFT Facture dématérialisée : le code XFT Principe général de la facture dématérialisée Intégration d’un flux de factures dématérialisées Pilotage des rapprochements « à valider » Pilotage des erreurs techniques

Aspect Légaux

• Solution EDI Le papier reste la seule preuve légale

Aspects Legaux

• Solution Dématérialisée Suppression totale du papier

• Double original électronique• Facture Émetteur = Facture Receveur (au sens

informatique le plus strict)

Emetteur Receveur

Aspects légaux

• Solution Dématérialisée Principes

• D’inviolabilité des informations• De non répudiation

La solution doit garantir qu’une pièce émise a bien été reçue par le partenaire

• De non modification possible des documents Archivage légal

• 10 ans pour les factures et les avoirs

Les enjeux

• Objectifs Réduction des coûts

• Suppression de la gestion physique (réception, traitement, archivage)

• Suppression de la saisie• Archivage sur coffre fort électronique centralisé• Gestion des litiges améliorée

• Objectifs Améliorations

• Mise en conformité des factures• Suppression des erreurs de saisie• Diminution du temps de traitement global

Les enjeux

Les deux modes possibles

• Suivant l’article 289V du CGI Fichiers structurés ou non

• Possibilité d’utiliser des images Utilisation de la signature électronique

Les deux modes possibles

• Suivant l’article 289bis du CGI Fichiers structurés uniquement

• Utilisation d’un langage clair pour l’Administration Fiscale

Gestion d’une Liste Récapitulative• Chaque partenaire conserve la trace de tous les

échanges Maintien d’un Carnet Partenaire

• Le carnet partenaire permet de gérer à date la relation entre le fournisseur et son client

Signature d’un Contrat d’interchange• Le contrat d’interchange décrit les règles d’élaboration

du fichier d’échange (format et contenu)

• La dématérialisation chez Carrefour Voyages Le choix d’un tiers Cinématique d’un échange Schéma collaboratif

• Le fournisseur et le distributeur ont le même tiers de confiance

Schéma interopéré• Le fournisseur et le distributeur ont un tiers de

confiance différent

Rappel du sommaire

Choix d’un tiers de confiance

• Mode de dématérialisation Orienté vers la dématérialisation au sens 289bis de la

DGI Choix de faire intervenir un partenaire externe de

dématérialisation• b-Process

Choix d’un tiers de confiance

• Choix de b-Process Solution déjà éprouvée chez Carrefour Solution capable de communiquer avec d’autres outils

de Dématérialisation Fiscale (interopérabilité) Solution évolutive simultanément chez CARREFOUR

et le fournisseur Assistance lors des contrôles inopinés de la DGI

Outil de rapprochement

Comptabilité

ClientClient

Comptabilité

Outil de Facturation

FournisseurFournisseur

Données de facturation

Facture Facture

ArchivageCDC-Arkhinéo

Facture Facture

Facture Facture Liste

Récap.

Facture Facture

ArchivageCDC-Arkhinéo

Facture Facture

Récap.

Carnet Partenaire

Partenaire de Dématérialisation

DEMATDEMAT

CtrlCtrl CtrlCtrl

Accusé de Réception

Cinématique d’un échange

Facture Facture

FactureFacture

Comptabilité

Facture Facture

b-Process

Gestion Co

Archivage

Accusé de Réceptin

Données de Facturation

Facture Facture

Récap.

FOURNISSEURFOURNISSEURFacture Facture

Gestion desLitiges

Facture Facture

Archivage

Facture Facture

Récap.

Carnet Partenair

DEMATDEMAT

CtrlCtrl CtrlCtrl

Traduction XFT

ImageTIFF

Schéma collaboratif

FactureFacture

ComptabilitéFacture Facture

Autre Partenaire de

Dématérialisation

Autre Partenaire de

Dématérialisation

Gestion Co

Archivage

Accusé de Réception

Données de facturation

Facture Facture

Récap.

FOURNISSEURFOURNISSEUR

Facture Facture

Gestion desLitiges

TraductionXFT

ImageTIFF

Facture Facture

Archivage

Facture Facture

Récap.

Carnet Partenair

DEMATDEMAT

Facture Facture

B-Process

Carnet Partenair

CtrlCtrl

Schéma Interopéré

• La dématérialisation fiscale : Comment y parvenir ? Le problème Les solution existantes Utiliser un flux dématérialisé formaté XFT Facture dématérialisée: code XFT Principe général de la facture dématérialisée Intégration flux de factures dématérialisées Pilotage des rapprochements « à valider » Pilotage des erreurs techniques

Rappel du sommaire

Le problème

• Pour un réseau d’agences ce sont plusieurs dizaines de milliers de pièces qu’il faut traiter annuellement.

Qui saisit les pièces ? Qui rapproche les achats et les ventes ? Le comptable ? L’agent à l’origine de la vente

Les solutions existantes

• Gestion manuelle Saisie de la pièce à partir de la vente ou sur

recherche d’élément de vente Vérification des données sur le document papier Traitement des erreurs Imaginons le temps passé pour traiter 30000 pièces ?

• Minimum 1000 heures annuelles passées à saisir et à pointe

• Intégration de fichiers transmis par les fournisseurs Chaque fournisseur a son format Souvent ces fichiers sont des synthèses des factures

déjà transmises (donc les données sont avant tout des données globales liées aux factures)

Mais assistance non négligeable pour l’automatisation Permet d’effectuer des contrôles et de garantir que

toutes les pièces sont bien intégrées

Les solutions existantes

Utiliser un flux dématérialisé formaté XFT

• Bâtir un flux dématérialisé qui soit un gain pour tous Financier

• Limitation des coûts d’édition et d’expédition (il reste des frais demandés par les tiers de confiance)

Organisation • Automatisation des flux sortants vers les clients et mise

à disposition des documents dématérialisés

• Bâtir un flux dématérialisé utilisable par tous Ne pas se limiter à la fourniture d’un document avec

signature électronique ou transfert des données minimales légales

Présenter les éléments impliqués de manière normalisée• Utiliser un vocabulaire de termes connus (XFT)• Détailler les données pour donner une capacité de

traitements automatisés

Utiliser un flux dématérialisé formaté XFT

Facture dématérialisée: code XFT

Principe général de la facture dématérialisée

Envoi de la facture à nos partenaires

Intégration du fichier d’entrée

Dématérialisation et Archivage de la facture

Génération d’un fichier d’intégration

Partenaires

Visualisation de la facture dématérialisée

Récupération du fichier d’intégration

Agence

Intégration flux de factures dématérialisées

• Reconnaissance origine flux (fournisseur)• Création de la pièce • Recherche des ventes à partir des critères

descriptifs• Analyse de la situation achat et de la vente

recherchée Différence de données d’identification Différence montant et taxabilité (règles de validation) Analyse des rapprochements déjà effectués

• Rapprochement achat/vente « validé » ou « à valider »

• Suivant les paramètres du flux, activation du bon à payer

Pilotage des rapprochements « à valider »

Pilotage des erreurs techniques

XFT Les factures dématérialisées

Sommaire

• Pourquoi dématérialiser ses factures ?• Initialisation de l’environnement d’Accelya• Emission des factures dématérialisées• Traitement d’Accelya• Mise à disposition des factures dématérialisées• La dématérialisation des factures chez Fram

Pourquoi dématérialiser ses factures ?

• Principaux bénéfices Archivage sécurisé des documents pendant 10 ans Mise à disposition/diffusion des documents via un

portail internet Fourniture d’extractions à la charge du prestataire

• Réduction des coûts Plus de stockage de documents Plus d’impression Gains de productivité Plus d’affranchissement

Initialisation environnement Accelya

• Analyse base client Domestique vs étranger (UE vs international) Approche par réseau / solution back-office

• Collecte des informations clients SIREN / n°TVA intracommunautaire Adresses email de remise et d’envoi des codes d’accès au portail

• (In)formation des clients Présentation du service et de ses implications pratiques et fiscales Octroi d’un délai raisonnable de réflexion

• Initialisation du service …cf. slide suivant…

Initialisation environnement Accelya

• Initialisation du service

Fichier de chargement Clients

Acquittement

Création des environnements « légaux » et des codes d’accès au portail

Cloisonnement par compte de facturationE-coffre fort par entité fiscale

Activation du mode de facturation « Démat’ »

« Environnements créés »

Serveur FTP

Emission des factures dématérialisées

Chaine de facturation Serveur FTP

1 fichier par facture

Journal de log

Intégration des factures

Traitement Accelya

- XFT format Pivot- Contrôle des Mentions

obligatoires- Contrôles métier

289 BIS

- Création de la facture au format structuré- Mise à jour du fichier des partenaires- Mise à jour de la liste récapitulative des factures - Archivage à valeur probante - Envoi de la facture dans le format « structuré »- Mise à disposition via portail Ci et/ou webservice

- Création de l’image pdf- Création de l’original fiscal (signature électronique)- Archivage à valeur probante - Mise à disposition via portail CI et/ou webservice

ET pour le compte du client de FRAM

- Vérification de la signature - Archivage à valeur probante - Mise à disposition- Envoi par email du pdf et/ou XFT

Emission des factures dématérialisées

Chaine de facturation Serveur FTP

1 fichier par facture

Journal de log

Intégration des factures

Journal de log

Mise à disposition des factures dématérialisées

Portail

Agents de voyages

Mise à disposition des factures dématérialisées

Agents de voyages

Facture démat Convocation Voucher

Portail

Web Services

La dématérialisation facture chez FRAM

• Actuellement 59 FRAM Agences 41 Ambassades FRAM 25 Co-affréteurs 87 590 factures dématérialisées 2010

• Objectif : Dématérialiser l’ensemble de nos factures soit environ 350 000 factures par an

La dématérialisation

Comité du 13 Septembre 2011

Sommaire

• Le projet initial Rappel des acteurs et des partenaires Rappel des l’objectifs et de l’issue du projet initial Ce qui est disponible

• Schémas de principes Avec une dématérialisation uniquement côté fournisseur Avec 1 tiers de confiance Avec 2 tiers de confiance

• La suite Des spécifications et une standardisation publique? De l’accompagnement pour les membres ? Une certification des formats?

Rappel des partenaires du projet

• Les partenaires historiques

• Objectifs initiaux fixés

Dématérialiser

Mettre en place des

processus

Aménager le langage

Fournir des squelettes

Les factures dématérialisées dans le cadre du projet correspondaient à un dossier unique

Les formats pour Kuoni, Fram et Marmara sont identiques pour la partie dématérialisation

IL reste quelques différences historiques sur le contenu purement voyage

Les factures couvrant plusieurs dossiers ont été écartées du projet

Les échanges se font par transfert de fichier

Seules les factures sont échangées en format XFT, les flux de validation ne faisaient pas partie du projet

• La dématérialisation a été réalisée Quand le tiers est identique

• Pour le fournisseur• Pour le distributeur

• Exemples

• La dématérialisation n’a pas été réalisée Quand le tiers de confiance n’est pas le même

• Pour le fournisseur• Pour le distributeur

• Exemples: Fram ou Kuoni, Accelya bProcess, Carrefour

Voyages + Gestour• A ce jour, pas d’échanges entre Accelya et bProcess ?

• Qu’est-ce qu’un tiers de confiance ? Le tiers de confiance conserve l’information

dématérialisée pendant un certain nombre d’années Il se porte garant de l’authenticité de la facture. Il existe le tiers de confiance

• du fournisseur • du distributeur

Les tiers de confiance peuvent être les mêmes

Qu’est-ce qu’un tiers de confiance ?

• Le tiers de confiance n’est pas nécessaire pour de la dématérialisation non fiscale

Il ne sert qu’à intégrer des données dans le mid office Il nécessite toujours les échanges de factures

Qu’est-ce qu’un tiers de confiance ?

Ce qui est disponible

• Le dictionnaire des données pour une facture associée à un dossier unique

Côté fournisseur Côté distributeur

• Un exemple de facture XFT du fournisseur vers le tiers

• Un exemple de facture XFT du tiers vers le distributeur

Dématérialisation uniquement côté fournisseur

Création Envoi

Consommation Traitement

Le fournisseur Le tiers Le distributeur

Validation des Factures reçues et émises

Vérification dans les 2 sens

Emission, stockageTransfert

PDF signé

Schéma global avec 1 tiers

Création Envoi

Consommation Traitement

Le fournisseur Le tiers Le distributeur

Validation des Factures reçues et émises Vérification des

factures transférées

Vérification dans les 2 sens

Emission, stockageTransfert

Schéma global avec 2 tiers

Création Envoi

Emission, stockage, transfert

Stockage, transfertConsommation

Traitement

Le fournisseur Le tiers fournisseur Le tiers distributeur Le distributeur

Validation des Factures reçues et émises Vérification des

factures transférées

Vérification possible

La suite

• Des spécifications et une standardisation publique?• De l’accompagnement pour les membres ? • Une certification des formats?

Etendre les spécifications

• Etendre le contenu d’une facture

• Etendre l’usage

• Etendre l’usage et favoriser les autres échanges

• Les réponses apportées ….

• Étendre à d’autres flux Extension des flux XFT aux flux non XFT

• Fichiers ? • Web services ?• Le distributeur va chercher l’info chez le fournisseur ?• Le fournisseur pousse l’information chez le

distributeur ?

Spécifications et standardisations

De l’accompagnement pour les membres

• Faciliter les projet En participant à la mise en place du dictionnaire? En faisant des présentations internes? En participant au projet?

• Faciliter les démarches conjointes Discussions avec les tiers de confiance? Mise en place de projets regroupant plusieurs

fournisseurs ou distributeurs?

De l’accompagnement pour les membres

De l’accompagnement pour les non membres?

• Faire des présentations sur la démat et l’aide qui peut être apportée…

Pour du recrutement? Dans le cadre d’une démarche sponsorisée par les

acteurs intéressés?• Publier des articles et études de cas dans la partie

publique du site?• Déplacer les spécifications dans la partie publique?

Accompagnement des membres

Standardisation et certification

• Aller dans le même sens que le catalogue: Proposer un standard d’échange et non juste des

recommandations et des exemples Mettre en place une procédure de validation des

formats Définir comment traiter les demandes de support et

d’évolutions.

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Documents

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