comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

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Les principes et les enjeux de la dématérialisation fiscale

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Page 1: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Les principes et les enjeux de la dématérialisation fiscale

Page 2: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Sommaire

• Les principes et les enjeux de la dématérialisation fiscale

Aspects légaux Les enjeux Les deux modes de dématérialisation

Page 3: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

• La dématérialisation chez Carrefour Voyages Le choix d’un tiers Cinématique d’un échange Schéma collaboratif

• Le fournisseur et le distributeur ont le même tiers de confiance

Schéma interopéré• Le fournisseur et le distributeur ont un tiers de

confiance différent

Sommaire

Page 4: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Sommaire

• La dématérialisation fiscale : Comment y parvenir ? Le problème de la démat fiscale Les solutions existantes Utiliser un flux dématérialisé formaté en XFT Facture dématérialisée : le code XFT Principe général de la facture dématérialisée Intégration d’un flux de factures dématérialisées Pilotage des rapprochements « à valider » Pilotage des erreurs techniques

Page 5: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Aspect Légaux

• Solution EDI Le papier reste la seule preuve légale

Page 6: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Aspects Legaux

• Solution Dématérialisée Suppression totale du papier

• Double original électronique• Facture Émetteur = Facture Receveur (au sens

informatique le plus strict)

Emetteur Receveur

Page 7: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Aspects légaux

• Solution Dématérialisée Principes

• D’inviolabilité des informations• De non répudiation

La solution doit garantir qu’une pièce émise a bien été reçue par le partenaire

• De non modification possible des documents Archivage légal

• 10 ans pour les factures et les avoirs

Page 8: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Les enjeux

• Objectifs Réduction des coûts

• Suppression de la gestion physique (réception, traitement, archivage)

• Suppression de la saisie• Archivage sur coffre fort électronique centralisé• Gestion des litiges améliorée

Page 9: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

• Objectifs Améliorations

• Mise en conformité des factures• Suppression des erreurs de saisie• Diminution du temps de traitement global

Les enjeux

Page 10: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Les deux modes possibles

• Suivant l’article 289V du CGI Fichiers structurés ou non

• Possibilité d’utiliser des images Utilisation de la signature électronique

Page 11: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Les deux modes possibles

• Suivant l’article 289bis du CGI Fichiers structurés uniquement

• Utilisation d’un langage clair pour l’Administration Fiscale

Gestion d’une Liste Récapitulative• Chaque partenaire conserve la trace de tous les

échanges Maintien d’un Carnet Partenaire

• Le carnet partenaire permet de gérer à date la relation entre le fournisseur et son client

Signature d’un Contrat d’interchange• Le contrat d’interchange décrit les règles d’élaboration

du fichier d’échange (format et contenu)

Page 12: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

• La dématérialisation chez Carrefour Voyages Le choix d’un tiers Cinématique d’un échange Schéma collaboratif

• Le fournisseur et le distributeur ont le même tiers de confiance

Schéma interopéré• Le fournisseur et le distributeur ont un tiers de

confiance différent

Rappel du sommaire

Page 13: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Choix d’un tiers de confiance

• Mode de dématérialisation Orienté vers la dématérialisation au sens 289bis de la

DGI Choix de faire intervenir un partenaire externe de

dématérialisation• b-Process

Page 14: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Choix d’un tiers de confiance

• Choix de b-Process Solution déjà éprouvée chez Carrefour Solution capable de communiquer avec d’autres outils

de Dématérialisation Fiscale (interopérabilité) Solution évolutive simultanément chez CARREFOUR

et le fournisseur Assistance lors des contrôles inopinés de la DGI

Page 15: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Outil de rapprochement

Outil de rapprochement

Comptabilité

ClientClient

Comptabilité

Outil de Facturation

Outil de Facturation

FournisseurFournisseur

Données de facturation

Données de facturation

Facture Facture

ArchivageCDC-Arkhinéo

Facture Facture

Facture Facture Liste

Récap.

Facture Facture

ArchivageCDC-Arkhinéo

Facture Facture

Facture Facture Liste

Récap.

Carnet Partenaire

Partenaire de Dématérialisation

Partenaire de Dématérialisation

Pa

rtie

F

ou

rnis

se

ur

Pa

rtie

F

ou

rnis

se

ur

Pa

rtie

Cli

en

tP

art

ieC

lie

nt

DEMATDEMAT

CtrlCtrl CtrlCtrl

Accusé de Réception

Accusé de Réception

Accusé de Réception

Accusé de Réception

15

Cinématique d’un échange

Facture Facture

Page 16: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

FactureFacture

Comptabilité

Facture Facture

Partenaire de Dématérialisation

b-Process

Partenaire de Dématérialisation

b-Process

Gestion Co

Archivage

Accusé de Réceptin

Accusé de Réceptin

Données de Facturation

XFT

Données de Facturation

XFT

Facture Facture

Facture Facture Liste

Récap.

FOURNISSEURFOURNISSEURFacture Facture

Gestion desLitiges

Gestion desLitiges

Facture Facture

Archivage

Facture Facture

Facture Facture Liste

Récap.

Pa

rtie

F

ou

rnis

se

ur

Pa

rtie

F

ou

rnis

se

ur

Pa

rtie

Cli

en

tP

art

ieC

lie

nt

Carnet Partenair

e

DEMATDEMAT

CtrlCtrl CtrlCtrl

Traduction XFT

Traduction XFT

ImageTIFF

ImageTIFF

Schéma collaboratif

Page 17: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

FactureFacture

ComptabilitéFacture Facture

Autre Partenaire de

Dématérialisation

Autre Partenaire de

Dématérialisation

Gestion Co

Archivage

Accusé de Réception

Accusé de Réception

GOLD

Données de facturation

Données de facturation

Facture Facture

Facture Facture Liste

Récap.

FOURNISSEURFOURNISSEUR

Facture Facture

Gestion desLitiges

Gestion desLitiges

TraductionXFT

TraductionXFT

ImageTIFF

ImageTIFF

Facture Facture

Archivage

Facture Facture

Facture Facture Liste

Récap.

Carnet Partenair

e

DEMATDEMAT

Facture Facture

Facture Facture

Facture Facture

Partenaire de Dématérialisation

B-Process

Partenaire de Dématérialisation

B-Process

Carnet Partenair

e

CtrlCtrl

CtrlCtrl

CtrlCtrl

Schéma Interopéré

Page 18: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

• La dématérialisation fiscale : Comment y parvenir ? Le problème Les solution existantes Utiliser un flux dématérialisé formaté XFT Facture dématérialisée: code XFT Principe général de la facture dématérialisée Intégration flux de factures dématérialisées Pilotage des rapprochements « à valider » Pilotage des erreurs techniques

Rappel du sommaire

Page 19: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Le problème

• Pour un réseau d’agences ce sont plusieurs dizaines de milliers de pièces qu’il faut traiter annuellement.

Qui saisit les pièces ? Qui rapproche les achats et les ventes ? Le comptable ? L’agent à l’origine de la vente

Page 20: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Les solutions existantes

• Gestion manuelle Saisie de la pièce à partir de la vente ou sur

recherche d’élément de vente Vérification des données sur le document papier Traitement des erreurs Imaginons le temps passé pour traiter 30000 pièces ?

• Minimum 1000 heures annuelles passées à saisir et à pointe

Page 21: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

• Intégration de fichiers transmis par les fournisseurs Chaque fournisseur a son format Souvent ces fichiers sont des synthèses des factures

déjà transmises (donc les données sont avant tout des données globales liées aux factures)

Mais assistance non négligeable pour l’automatisation Permet d’effectuer des contrôles et de garantir que

toutes les pièces sont bien intégrées

Les solutions existantes

Page 22: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Utiliser un flux dématérialisé formaté XFT

• Bâtir un flux dématérialisé qui soit un gain pour tous Financier

• Limitation des coûts d’édition et d’expédition (il reste des frais demandés par les tiers de confiance)

Organisation • Automatisation des flux sortants vers les clients et mise

à disposition des documents dématérialisés

Page 23: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

• Bâtir un flux dématérialisé utilisable par tous Ne pas se limiter à la fourniture d’un document avec

signature électronique ou transfert des données minimales légales

Présenter les éléments impliqués de manière normalisée• Utiliser un vocabulaire de termes connus (XFT)• Détailler les données pour donner une capacité de

traitements automatisés

Utiliser un flux dématérialisé formaté XFT

Page 24: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Facture dématérialisée: code XFT

Page 25: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Principe général de la facture dématérialisée

Envoi de la facture à nos partenaires

TO

Intégration du fichier d’entrée

Dématérialisation et Archivage de la facture

Génération d’un fichier d’intégration

Partenaires

Visualisation de la facture dématérialisée

Récupération du fichier d’intégration

Agence

Page 26: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Intégration flux de factures dématérialisées

• Reconnaissance origine flux (fournisseur)• Création de la pièce • Recherche des ventes à partir des critères

descriptifs• Analyse de la situation achat et de la vente

recherchée Différence de données d’identification Différence montant et taxabilité (règles de validation) Analyse des rapprochements déjà effectués

• Rapprochement achat/vente « validé » ou « à valider »

• Suivant les paramètres du flux, activation du bon à payer

Page 27: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Pilotage des rapprochements « à valider »

Page 28: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Pilotage des erreurs techniques

Page 29: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

XFT Les factures dématérialisées

Page 30: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Sommaire

• Pourquoi dématérialiser ses factures ?• Initialisation de l’environnement d’Accelya• Emission des factures dématérialisées• Traitement d’Accelya• Mise à disposition des factures dématérialisées• La dématérialisation des factures chez Fram

Page 31: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Pourquoi dématérialiser ses factures ?

• Principaux bénéfices Archivage sécurisé des documents pendant 10 ans Mise à disposition/diffusion des documents via un

portail internet Fourniture d’extractions à la charge du prestataire

• Réduction des coûts Plus de stockage de documents Plus d’impression Gains de productivité Plus d’affranchissement

Page 32: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Initialisation environnement Accelya

• Analyse base client Domestique vs étranger (UE vs international) Approche par réseau / solution back-office

• Collecte des informations clients SIREN / n°TVA intracommunautaire Adresses email de remise et d’envoi des codes d’accès au portail

• (In)formation des clients Présentation du service et de ses implications pratiques et fiscales Octroi d’un délai raisonnable de réflexion

• Initialisation du service …cf. slide suivant…

Page 33: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Initialisation environnement Accelya

• Initialisation du service

Fichier de chargement Clients

Acquittement

Création des environnements « légaux » et des codes d’accès au portail

Cloisonnement par compte de facturationE-coffre fort par entité fiscale

Activation du mode de facturation « Démat’ »

« Environnements créés »

Serveur FTP

Page 34: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Emission des factures dématérialisées

Chaine de facturation Serveur FTP

1 fichier par facture

Journal de log

Intégration des factures

Page 35: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Traitement Accelya

- XFT format Pivot- Contrôle des Mentions

obligatoires- Contrôles métier

289 BIS

- Création de la facture au format structuré- Mise à jour du fichier des partenaires- Mise à jour de la liste récapitulative des factures - Archivage à valeur probante - Envoi de la facture dans le format « structuré »- Mise à disposition via portail Ci et/ou webservice

- Création de l’image pdf- Création de l’original fiscal (signature électronique)- Archivage à valeur probante - Mise à disposition via portail CI et/ou webservice

289_V

ET pour le compte du client de FRAM

- Vérification de la signature - Archivage à valeur probante - Mise à disposition- Envoi par email du pdf et/ou XFT

Page 36: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Emission des factures dématérialisées

Chaine de facturation Serveur FTP

1 fichier par facture

Journal de log

Intégration des factures

Journal de log

Page 37: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Mise à disposition des factures dématérialisées

Portail

Agents de voyages

Page 38: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Mise à disposition des factures dématérialisées

Agents de voyages

Facture démat Convocation Voucher

Portail

Web Services

Page 39: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

La dématérialisation facture chez FRAM

• Actuellement 59 FRAM Agences 41 Ambassades FRAM 25 Co-affréteurs 87 590 factures dématérialisées 2010

• Objectif : Dématérialiser l’ensemble de nos factures soit environ 350 000 factures par an

Page 40: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

La dématérialisation

Comité du 13 Septembre 2011

Page 41: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Sommaire

• Le projet initial Rappel des acteurs et des partenaires Rappel des l’objectifs et de l’issue du projet initial Ce qui est disponible

• Schémas de principes Avec une dématérialisation uniquement côté fournisseur Avec 1 tiers de confiance Avec 2 tiers de confiance

• La suite Des spécifications et une standardisation publique? De l’accompagnement pour les membres ? Une certification des formats?

Page 42: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Rappel des partenaires du projet

• Les partenaires historiques

Page 43: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Bilan

• Objectifs initiaux fixés

Dématérialiser

Mettre en place des

processus

Aménager le langage

Fournir des squelettes

Page 44: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Bilan

Les factures dématérialisées dans le cadre du projet correspondaient à un dossier unique

Les formats pour Kuoni, Fram et Marmara sont identiques pour la partie dématérialisation

IL reste quelques différences historiques sur le contenu purement voyage

Page 45: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Les factures couvrant plusieurs dossiers ont été écartées du projet

Les échanges se font par transfert de fichier

Seules les factures sont échangées en format XFT, les flux de validation ne faisaient pas partie du projet

Bilan

Page 46: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Bilan

• La dématérialisation a été réalisée Quand le tiers est identique

• Pour le fournisseur• Pour le distributeur

Page 47: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

• Exemples

Bilan

Page 48: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

• La dématérialisation n’a pas été réalisée Quand le tiers de confiance n’est pas le même

• Pour le fournisseur• Pour le distributeur

Bilan

Page 49: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

• Exemples: Fram ou Kuoni, Accelya bProcess, Carrefour

Voyages + Gestour• A ce jour, pas d’échanges entre Accelya et bProcess ?

Bilan

Page 50: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

• Qu’est-ce qu’un tiers de confiance ? Le tiers de confiance conserve l’information

dématérialisée pendant un certain nombre d’années Il se porte garant de l’authenticité de la facture. Il existe le tiers de confiance

• du fournisseur • du distributeur

Les tiers de confiance peuvent être les mêmes

Qu’est-ce qu’un tiers de confiance ?

Page 51: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

• Le tiers de confiance n’est pas nécessaire pour de la dématérialisation non fiscale

Il ne sert qu’à intégrer des données dans le mid office Il nécessite toujours les échanges de factures

Qu’est-ce qu’un tiers de confiance ?

Page 52: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Ce qui est disponible

• Le dictionnaire des données pour une facture associée à un dossier unique

Côté fournisseur Côté distributeur

• Un exemple de facture XFT du fournisseur vers le tiers

• Un exemple de facture XFT du tiers vers le distributeur

Page 53: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Dématérialisation uniquement côté fournisseur

Création Envoi

Consommation Traitement

Le fournisseur Le tiers Le distributeur

Validation des Factures reçues et émises

Vérification dans les 2 sens

Emission, stockageTransfert

PDF signé

PDF signé

PDF signé

PDF signé

Page 54: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Schéma global avec 1 tiers

Création Envoi

Consommation Traitement

Le fournisseur Le tiers Le distributeur

Validation des Factures reçues et émises Vérification des

factures transférées

Vérification dans les 2 sens

Emission, stockageTransfert

Page 55: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Schéma global avec 2 tiers

Création Envoi

Emission, stockage, transfert

Stockage, transfertConsommation

Traitement

Le fournisseur Le tiers fournisseur Le tiers distributeur Le distributeur

Validation des Factures reçues et émises Vérification des

factures transférées

Vérification possible

Page 56: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

La suite

• Des spécifications et une standardisation publique?• De l’accompagnement pour les membres ? • Une certification des formats?

Page 57: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Etendre les spécifications

• Etendre le contenu d’une facture

Page 58: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Etendre les spécifications

• Etendre l’usage

Page 59: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Etendre les spécifications

• Etendre l’usage et favoriser les autres échanges

Page 60: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

• Les réponses apportées ….

Etendre les spécifications

Page 61: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

• Étendre à d’autres flux Extension des flux XFT aux flux non XFT

• Fichiers ? • Web services ?• Le distributeur va chercher l’info chez le fournisseur ?• Le fournisseur pousse l’information chez le

distributeur ?

Spécifications et standardisations

Page 62: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

• Les réponses apportées ….

Spécifications et standardisations

Page 63: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

De l’accompagnement pour les membres

• Faciliter les projet En participant à la mise en place du dictionnaire? En faisant des présentations internes? En participant au projet?

Page 64: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

• Faciliter les démarches conjointes Discussions avec les tiers de confiance? Mise en place de projets regroupant plusieurs

fournisseurs ou distributeurs?

De l’accompagnement pour les membres

Page 65: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

De l’accompagnement pour les non membres?

• Faire des présentations sur la démat et l’aide qui peut être apportée…

Pour du recrutement? Dans le cadre d’une démarche sponsorisée par les

acteurs intéressés?• Publier des articles et études de cas dans la partie

publique du site?• Déplacer les spécifications dans la partie publique?

Page 66: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

• Les réponses apportées ….

Accompagnement des membres

Page 67: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Standardisation et certification

• Aller dans le même sens que le catalogue: Proposer un standard d’échange et non juste des

recommandations et des exemples Mettre en place une procédure de validation des

formats Définir comment traiter les demandes de support et

d’évolutions.

Page 68: Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13

Merci