windows tenniswtennis.free.fr/telecha/windows arbitres juges arbitres … · web viewa la fin il...

Windows ARBitres Juges Arbitres

Windows ARBitres Juges ArbitresLogiciel de Gestion d’une Commission d’Arbitrage.

Pour les Comités Départementaux et les Ligues de Tennis.

Logiciel réalisé par un professionnel de l’informatique et Président de Commission Départementale de Tennis et membre élu de Commission Régionale de Tennis et Juge Arbitre et Arbitre de Tennis.

Michel CARNEJAC

Windows ARBitres Juges Arbitres est un logiciel d’aide à la gestion d’une commission d’arbitrage départementale ou régionale, Windows ARBitres Juges Arbitres se charge de toute la gestion administrative et budgétaire, suivi des juges arbitrages et arbitrages et des examens en permettant d’exploiter des documents personnalisables et d’effectuer des mailings, des lettres et jusqu’aux procès verbaux d’examen.

Windows ARBitres Juges Arbitres facilite tout ce qui est gestion au sein d’une commission d’arbitrage, et il facilite la communication entre les arbitres et juges arbitres et la commission :

Suivi d’activités, Suivi de prise de licence, Suivi du paiement des indemnités, Suivi des examens, Suivi des InterClubs, Tournois, Suivi des Animations, Formations, Recyclages, Suivi des épreuves juges arbitrées et arbitrées, Organisation de la commission, Suivi du budget de la commission, Envoi de courrier personnalisé, convocation, résultats d’examen, informations…, Fiche de paiements des indemnités avec les retenues officielles URSSAF, ASSEDIC.. …. etc

Windows ARBitres Juges Arbitres est simple d’utilisation et reprend les concepts de base de l’organisation d’une commission d’arbitrage sans utiliser d’outils informatique, il est sous Windows, utilisant pleinement cette interface de façon à faciliter son utilisation et il utilise pour la partie courrier Microsoft Word le logiciel standard de la bureautique.

Windows ARBitres Juges Arbitres permet de libérer du temps aux membres de la commission arbitrage pour qu’ils se consacrent à de la formation, formation de nouveaux arbitres et juges arbitres aux recyclage, Windows ARBitres Juges Arbitres facilitant toute la gestion de la commission.

Windows ARBitres Juges Arbitres est un outil d’aide au travail de la commission, il a été conçu par Michel CARNEJAC Arbitre A3 et Formateur d’Arbitre FA3, Formateur Juge Arbitre Equipe 3 (JAE3) et Formateur Juge Arbitre de Tournois (FJAT3) (ex Juge Arbitre Fédéral et Arbitre Fédéral) président de la commission départementale d’arbitrage de la Haute Garonne et membre de la commission régionale d’arbitrage et enseignant en Informatique.

Les concepts de base de Windows ARBitres Juges Arbitres

Windows ARBitres Juges Arbitres fonctionne au travers d’un répertoire ou dossier pour chaque saison tennistique, à chaque nouvelle saison il faudra « créer une saison de travail » c’est à dire un dossier et l’ouvrir de façon à accéder à cette zone, des options dans les menus de Windows ARBitres Juges Arbitres permettent de manipuler très simplement ces zones.

Windows ARBitres Juges Arbitres, c’est une base de données des arbitres et juges arbitres unique à définir, cette base de données contiendra toutes les caractéristiques des arbitres et juges arbitres :

- Nom, prénom,- Adresse,- N° téléphone domicile, portable, bureau,- Date de naissance,- N° de licence,- Club,

Michel CARNEJAC sur 17 11/09/2023


- Grade arbitre et/ou juge arbitre, l’année d’obtention du grade,- Le recyclage des juges arbitres,- La partie habillement,- Le suivi activité,- Le suivi des disponibilités.

Windows ARBitres Juges Arbitres, c’est une base de données relationnelle avec celle des arbitres juges arbitres qui gèrent :

les disponibilités, les activités, les épreuves, les indemnités.

Windows ARBitres Juges Arbitres, c’est la mise à jour très facile des données, modification d’un ARBitres Juges Arbitres, nom, prénom, N° de licence … etc, modification de l’affectation à une épreuve.Il n’est pas nécessaire de supprimer pour modifier, point très important de Windows ARBitres Juges Arbitres, toutes les bases de données sont de type relationnelle et travaille avec des requêtes de type SQL.

Les menusUn menu général standard aux applications Windows est utilisé dans Windows ARBitres Juges Arbitres.La fenêtre principale regroupe les parties suivantes : Le menu général, Le nom et les caractéristiques de la commission d’arbitrage avec son logo, Le nom de la zone de travail active, Un bouton permettant de quitter rapidement l’application.

Le système Windows ARBitres Juges Arbitres se présente sous la forme d’une fenêtre Windows principale et d’un menu général qui permet d’accéder aux principales fonctions. Ce menu général se décompose en sept parties principales: Fichier, Arbitres Juges Arbitres, Epreuves, InterClubs, Examens, Options,


Nom de la zone de travail

Menu général

Caractéristiques de la commission d’arbitrage

Quitter, pour sortir rapidement


Aide.



Mise en place des arbitres et juges arbitres

Pour utiliser Windows ARBitres Juges Arbitres il faut créer des arbitres juges arbitres dans la base de données, cette base de données étant la base central du système Windows ARBitres Juges Arbitres .Il est possible de récupérer des données à partir d’un fichier existant qui devra être au format dBase. Mais il est tout à fait possible de convertir un fichier dans ce format grâce par exemple à Microsoft Excel.

Cette fiche présente l’interface gérant la base de données globale du système Windows ARBitres Juges Arbitres, 3 onglets sont accessibles et permet d’accéder :

Informations Arbitre JA : permet de gérer les informations d’ordre générale, adresse, n°Téléphone, adresse mail et la partie grade,

Activités et observations : permet de gérer les activités de juge arbitrage ou d’arbitrage et un champ observation permet de compléter par des informations ou remarques complémentaires,

Disponibilité et Habillement : permet de gérer les disponibilités de l’arbitre ou juge arbitre et de gérer l’habillement.

Il est possible : d’ajouter des arbitres ou juges arbitres, de modifier une fiche, de supprimer une fiche.



Désignation du juge arbitre et des arbitres

Windows ARBitres Juges Arbitres permet de gérer des épreuves à juge arbitrer et à arbitrer. Une épreuve peut être Juge Arbitré sans la présence d’arbitre ou une épreuve avec Juge arbitre et des arbitres.Il est tout à fait possible d’utiliser Windows ARBitres Juges Arbitres pour gérer un tournoi avec des juges de lignes.

Une épreuve est définie par : par sa date, son nom, des informations complémentaires comme l’heure de convocation dont de début d’épreuve et le lieu

peuvent être ajouté.Pour une même date il peut y avoir plusieurs épreuves, il faudra que le nom de l’épreuve soit différent, le classement des épreuves s’effectue par la date + Epreuve.Pour désigner le Juge Arbitre de l’épreuve, il faut cliquer sue la zone en vert du nom ou du prénom, une fenêtre donnant la liste des juges arbitres permet d’effectuer la sélection.Une option permet d’afficher dans la fenêtre de sélection que les juges arbitres disponibles pour cette

date.



Une zone à cocher permet d’activer l’affichage dans la fenêtre de tous les juges arbitres et de tous les grades par défaut, si vous demandez :

Disponibles, affiche tous les arbitres disponibles à la date de l’épreuve, Sélectionner un grade dans la liste pour avoir par exemple la liste des juges arbitres régionaux.Il est possible en cliquant sur la grille et en tapant sur une lettre de positionner rapidement sur le nom d’in juge arbitre commençant par cette lettre ou de rechercher un juge arbitre en tapant son nom, son début de nom et en faisant « entrer » pour lancer la rechercher, Windows ARBitres Juges Arbitres recherche la première occurrence correspondant à ces données, il est possible de poursuivre la recherche sur l’occurrence suivante en appuyant sur la touche « Page Suivante ».Cliquer sur le bouton « OK » pour effectuer la mise en place du juge arbitre. Pour le moment ce juge arbitre n’a pas d’activité de définir, il n’est que désigné pour une épreuve.Il est possible de modifier la désignation du juge arbitre en cliquant sur la zone verte du nom ou prénom et dans la fenêtre de re-sélectionner un autre juge arbitre.

Pour désigner des arbitres, il faut cliquer : Cliquer sur l’option du menu « Arbitre / Ajouter un arbitre, Ou cliquer sur la grille avec le bouton droit de la souris et cliquer sur l’option « Ajouter un arbitre ».

Une fenêtre affichant la liste des arbitres comme pour le juge arbitre avec les mêmes possibilités, permettant de sélectionner l’arbitre à désigner.Il est possible de désigner plusieurs arbitres limites 10000.

Vous pouvez à tout moment au niveau des arbitres : Modifier la désignation d’un arbitre, en double cliquant sur la ligne de l’arbitre à modifier, la

fenêtre de sélection s’affiche et permet de re-sélectionner un autre arbitre. Supprimer la désignation d’un arbitre, en cliquant sur la ligne de l’arbitre à supprimer, puis cliquer

sur le menu « Arbitre / Supprimer un arbitre » ou en cliquant avec le bouton droit de la souris et activer l’option « Supprimer un arbitre ».

Lettre de convocation juge arbitre, arbitre désignés

Windows ARBitres Juges Arbitres permet d’éditer des lettres de convocations personnalisés pour

convoquer le juge arbitre et les arbitres désignés à une épreuve. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionner l’épreuve concernée et cliquer sur le bouton « Ok » et le document de base par défaut sera utilisé.Il est possible de créer des documents personnalisés stocker dans un répertoire spécial et accessible par le bouton personnalisé, Windows ARBitres Juges Arbitres mémorisera le dossier contenant ces documents personnalisés.



Pour éditer la lettre de convocation :Comme pour le juge arbitre il faut sélectionner l’épreuve.Après avoir cliquer sur le bouton « OK », Microsoft Word est ouvert avec le document de base pour effectuer la fusion avec la liste juge arbitre ou arbitres , avant de lancer l’impression sous Word il faut provoquer la fusion en cliquant sur le bouton « Fusionner » dans la barre outils ou dans le menu « Outils / Publipostage » et dans la boite de dialogue cliquer sur le bouton « Fusionner » et à nouveau cliquer sur le bouton « Fusionner » pour afficher les fusionner.A partir de là il est possible de lancer l’impression des lettres en cliquant sur « Fichier / Imprimer » pour lancer l’impression.

A la fin il faudra fermer Microsoft Word et répondre non à l’enregistrement des données sous Word, surtout au niveau de lettre type si aucune modification n’a été apporté.

Fiche de suivi Juges Arbitres, ArbitresWindows ARBitres Juges Arbitres permet d’éditer une fiche de suivi juges arbitres et arbitres pour une épreuve.Cette fiche va permettre de connaître la liste des matchs arbitrés, par qui et le temps de chaque match et de donner une évaluation pour chaque arbitre.Cette fiche est gérée par le juge arbitre elle est envoyée avec sa convocation et retournée par lui même à la commission.Sélectionner l’épreuve concernée et activer l’option éditer, et cliquer sur le bouton « OK » pour obtenir cette fiche.

Epreuve terminée

Il faut rentrer les données résultat de l’épreuve dans Windows ARBitres Juges Arbitres, ceci permettra de gérer la partie indemnité, activité.

Le juge arbitre doit retourner la fiche de suivi Juge Arbitrage et Arbitrage complétée à la commission d’arbitrage pour mettre à jour les données dans Windows ARBitres Juges Arbitres.

Il faut sélectionner l’épreuve concernée et compléter :

Pour le juge arbitre le montant du forfait et/ou le nombre de joueur si une indemnité par joueur est alloué, Windows ARBitres Juges Arbitres calculera le montant total à verser au juge arbitre. (Par joueur le montant est calculé nbJoueur x indemnité par joueur, voir paramètres de Windows ARBitres Juges Arbitres).

Pour chaque arbitre, vous devez indiquer la journée d’activité en choisissant :o Journ, pour une journée, le forfait journée sera appliqué,o ½ jo, pour demi journée, le forfait demi journée sera appliqué.

Pour chaque arbitre le nombre de match effectués, Pour chaque arbitre le kilométrage si vous voulez que Windows ARBitres Juges Arbitres calcule

l’indemnité kilométrique à appliquer.Windows ARBitres Juges Arbitres calculera le montant total d’indemnité pour chaque arbitre.

Pour chaque arbitre le code d’évaluation attribué par le juge arbitre.



Editer une feuille de frais

Windows ARBitres Juges Arbitres permet d’éditer une feuille indiquant la liste juge arbitre et des arbitres avec le montant des indemnités à payer à chacun.

o Liste de frais globale pour l’épreuve affichée ou toutes les épreuves,o Liste des frais avec détail des arbitres pour l’épreuve

affichée ou toutes les épreuves.

Ces listes sont pré visualisées à l’écran un bouton permet d’imprimer le document affiché.

Ces listes permettront d’établir les chèques pour chaque arbitre ou juge arbitre.

Pour joindre à l’envoi et permettre à chaque arbitre ou juge arbitre de retrouver à quoi correspondent les sommes payées, il est possible d’éditer des fiches de paiement à joindre avec les chèques.



Gestion des interclubs

Windows ARBitres Juges Arbitres permet de gérer les interclubs pour désigner les juges arbitres mais aussi

les arbitres par exemple pour les interclubs de nationale 1A.Il faut définir :

le type d’interclub en distinguant les interclubs masculin et féminin dans l’intitulé par exemple : « Championnat nationaux Messieurs »

la date de l’interclub, le nom du club visité, et il sera possible de préciser surtout dans le cas ou un club reçoit deux

équipes messieurs pour ce même jour l’équipe qui reçoit par exemple « Ramonville 2 », Le nom du club visiteur, La division et la poule, Le juge arbitre désigné, Les arbitres

éventuellement désignés.

La mise en place du club visité doit s’effectuer en sélection le club dans la liste affichée, cette liste pourra être compléter en cliquant à partir du menu général sur « Option / Gestion des clubs ».Sélection du club visité dans la liste s’affichant.



Liste des juges arbitres désignés et interclubs

Il faut produire à la FFT un document donnant la liste des juges arbitres désignées aux interclubs nationaux et une liste des coordonnées des juges arbitres. Ces deux listes sont prévues par Windows ARBitres Juges Arbitres :Option : « Interclub / Liste des juges arbitres désignés et interclubs et Liste des juges arbitres désignés »Pour éditer ces données il vous sera demandé de sélectionner la liste des interclubs à éditer, il est possible de gérer plusieurs interclubs et d’éditer que partie par partie des aides de sélection sont à votre disposition.

Un menu local accessible avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre sélection des interclubs permet d’effectuer la phase de sélection des données à éditer.

Des lettres de convocations et d’informations

Windows ARBitres Juges Arbitres permet d’éditer des lettres de convocations des juges arbitres désignés, avec la liste des interclubs auxquels ils sont désignés, il en est de même pour les arbitres. Windows ARBitres Juges Arbitres permet d’éditer une lettre d’information en direction des clubs permettant d’informer les Présidents de la liste des juges arbitres désignés pour leurs rencontres d’interclub.

Tous ces documents permettent de faciliter la gestion des interclubs pour une commission d’arbitrage.



Gestion des examens

Windows ARBitres Juges Arbitres permet de gérer les examens d’arbitres, juges arbitres, concours du jeune arbitre organisés par la commission d’arbitrage et pour tous les grades.

Windows ARBitres Juges Arbitres à partir de la liste des candidats, il permet d’avoir : des listes d’émargement pour les séances de formation et pour l’examen, le suivi des notes, des courriers personnalisés permettant de convoquer les candidats à l’examen, d’envoyer les

résultats…

Entrer les candidats à l’examen

En cliquant sur le bouton « + » ou à partir du menu « Examen / Ajouter une fiche » vous créez un nouveau examen, il faut indiquer :

la date de l’examen, le type d’examen, le grade obtenu, le lieu de l’examen, et l’heure de l’examen, un champ référence permet d’indiquer la référence du courrier envoyé aux candidats pour cet

examen.Puis vous devez compléter le nom du président d’examen et 2 membres du jury d’examen.Deux volets existent à l’onglet des candidats le premier concerne toute la partie informations générales et le deuxième informations supplémentaires concerne les résultats à l’examen.

Il faut donc rentrer la liste des candidatures à l’examen, pour cela vous pouvez : cliquer sur le menu « Candidats / Ajouter un candidat » , sur la grille en cliquant bouton droit de la souris et choisir l’option « Ajouter un candidat ».

A partir de la une fenêtre s’ouvre, vous invitant à définir les données du candidat.La partie résultat examen sera complétée par la suite.Vous pouvez à partir du menu « Candidats » ou du menu local bouton droit de la souris sur la grille :



ajouter un candidat, modifier un candidat, supprimer un candidat, supprimer tous les candidats.

Par cette option vous pouvez inscrire un candidat à 1 ou 2 examens, par exemple très souvent un candidat passe l’arbitre de club et le juge arbitre d’interclub. Il faut avoir défini les deux examens et pour inscrire un candidat il faut dans la partie « Inscription aux examens » sélectionner le ou les examens concernés, et à chaque candidature cliquer sur le bouton « Inscrire » pour valider l’inscription d’un candidat.

A la fin de l’examen et après correction, il faut rentrer les notes, vous procéderez de la même manière au menu « Examens / Gestion des examens… », en sélectionnant le candidat et en double cliquant sur le candidat la fenêtre de saisie s’ouvre il suffit de compléter les notes.Il est possible d’indiquer le résultat final de cette manière mais une procédure automatique peut être déclenchée permettant après saisie de toutes les notes de définir si le candidat est reçu ou par l’option du menu :

« Candidats / Traitement du résultat des notes »Cette option déclenche la procédure de vérification des notes par rapport aux notes minimales à obtenir définies dans la partie « Paramètres ». Si vous avez défini manuellement le résultat d’un candidat il ne sera pas réexaminé.

Après avoir défini les résultats de chaque candidat une procédure automatique de transfert des candidats dans la base de données des arbitres juges arbitres est possible et permet d’avoir ces nouveaux arbitres ou juges arbitres à jour dans cette base de données.Pour déclencher ce transfert il faut cliquer dans le menu « Examen / Transférer au fichier arbitres », une boite de dialogue demande la confirmation du transfert des arbitres reçus.Dans la partie examen la liste des arbitres reste.

A la fin de l’examen il faut réaliser le Procès verbal d’examen pour envoie à la commission régionale d’arbitrage ou fédérale d’arbitrage suivant le grade de l’examen.Windows ARBitres Juges Arbitres effectue la réalisation de ce procès verbal automatiquement.

A partir du menu général « Examens » il est possible d’éditer des documents pour gérer ces examens ou à partir de la gestion des examens et dans le menu « Edition » vous retrouvez ces mêmes éditions :

Liste d’émargement, Liste résultat d’examen, Procès verbal d’examen, Convocation d’examen, Lettre de résultat d’examen.

Gestion des Animations

Windows ARBitres Juges Arbitres permet de gérer les animations organisées par la commission, les réunions, les recyclages ou les mises à niveau…etcVous pourrez définir le responsable de l’animations et les différents participants et éventuellement payer des indemnités de déplacements ou autres…



Et pour chaque animations la possibilité d’éditer les lettres de convocations, une fiche de suivi de l’animation, un trombinoscope, des étiquettes ou des enveloppes des participants.

Gestion de la commission

Windows ARBitres Juges Arbitres permet de gérer la commission d’arbitrage :

ses membres, son organisation au

sein de la commission, ses réunions, son budget, son bilan.

Il sera possible d’obtenir la liste des membres de la commission pour la remettre au président du comité départemental ou de la ligue, ainsi que l’organisation de la commission.



La fiche de gestion des membres de la commission.

La fiche organisation de la commission permet de définir les différentes sous commission et les membres qui y sont affectés.



La partie gestion des réunionsLa partie gestion des réunions permet de définir l’ordre du jour de la réunion dans un document Microsoft Word mais aussi de gérer dans une fenêtre sous la forme de prise de notes les éventuelle éléments à prendre en compte pour la prochaine réunion.Un bouton permet de gérer un document compte rendu de réunion sous Microsoft Word.

Gestion du budgetCette partie permet de gérer le budget de la commission avec suivi des indemnités versées pour chaque épreuve et des frais liés au fonctionnement de la commission.Vous pouvez indiquer un budget de départ de la commission s’il est connu et pour chaque épreuve réalisées dans le groupe correspondant « Frais d’arbitrage » ou « Frais de juge arbitrage » une ligne apparaîtra indiquant les frais totaux engagés pour arbitrage et juge arbitrage.

Vous pouvez définir des groupes d’opérations, Windows ARBitres Juges

Arbitres créera automatiquement 2 groupes, le premier gérant les indemnités des arbitres et un autre gérant les indemnités des juges arbitres.Il est possible d’ajouter des lignes de frais en cliquant sur le menu « Opérations / Ajouter une opération ».

La gestion de cette partie date de paiement et Paiement effectué est indépendante et doit être mise à jour par cette même option de création des opérations.



Bilan de la commissionCette option permet d’effectuer le bilan de la commission d’arbitrage :

nombre d’épreuves arbitrées, nombre de rencontres juges arbitrées, nombre de partie arbitrées, nombre de juge arbitre ayant travaillé, nombre d’arbitre ayant travaillé, total des indemnités pour le juge arbitrage, total des indemnités pour l’arbitrage, total des frais.



Où trouver

Windows ARBitres Juges ArbitresLogiciel de Gestion d’une Commission d’Arbitrage Départementale, Régionale de

TENNIS.

Edition par :CHRYSIS

1, Allée de la Providence86002 POITIERS Cedex

Tél. 05 49 45 20 20 Fax. 05 49 45 23 23Equipement de base, PC + Imprimante et Windows.Détail du matériel : Version 32 bits fonctionnant sur PC Pentium et sous Windows 9x, Windows Me, Windows NT, Windows 2000.

Prix TTC * :Version Comité, Ligue 290,00 € (Mono-poste).Version Comité, Ligue 590,00 € (Fonctionnement réseau).* + frais d’envoi de 5,35 €, commande sur papier libre ou bon de commande à entête avec règlement joint envoyé à Chrysis Poitiers.


windows tenniswtennis.free.fr/telecha/windows arbitres juges arbitres … · web viewa la fin il...

Documents