supervision et revue à mi-parcours

République du Togo République du Togo Programme d’Appui aux Développement Agricole au Togo (PADAT) Programme d’Appui aux Développement Agricole au Togo (PADAT)

Lomé, 23 au 26 janvier 2012

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Apprécie l’’état d’avancement des activités du projet

N’est pas un exercice de police

Deux missions de supervision et deux missions de suivi par année pour: Mise en œuvre du projet avec

efficacité, efficience, et pour produire un IMPACT

Atteinte des objectifs du projet (et s’ils sont toujours valides)

Identification des problèmes et mesures correctives/ajustements

Appui pour la mise en œuvre: former et renforcer les capacités de l’UCP

Equipe de Supervision Equipes Pays Rome et Togo CPM et équipe consultants Partenaires du projet (institutions

nationales concernées, co-financiers, UCP, opérateurs partenaires, groupes cibles et unité d’appui à la mise en œuvre du portefeuille des projets du FIDA en Guinée)


Avant la mission - SE PREPARER A L’AVANCE! C’est 50% du travail effectué avant de se rendre sur le terrain

Rôles du CPMPréparer les TDR, recruter

les consultantsConfirmer les dates de

mission et notifier le Gouvernement et les institutions clefs

Logistique de terrain, collecte et transmission des documents clefs aux consultants (PTBA, PPM, rapports d’activités, états des décaissements, etc.)

Rôles du ProjetEnvoyer documents clefs

au CPMFinaliser agenda missionEtat sur comptes spécial

et désignéSuivi recommandations

rapport auditEbauche annexes Aide-

mémoire

Objectif: Revue des forces, faiblesses, améliorations requises:Stratégie générale du projet et ses

objectifsEtat d’exécution des activités, résultats et

l’IMPACT

Procédures et programmation:Visites: sites à problème et sites à

résultats positifsRéunions: population, agents techniques

& opérateursComparer conclusions rapports d’activités

avec situation sur terrainEncourager échanges interactifs sur

l’impact, les contraintes et solutionsEncourager les bénéficiaires à parler:

éviter que le projet/opérateurs parlent à leur place


Objectifs: Réunion individuelle avec le projet et les

opérateurs partenaires pour une meilleure prise en compte des leçons tirées des visites sur le terrain

Identifier et documenter les forces et faiblesses de chaque volet

Proposer l’ensemble des améliorations et le calendrier de mise en œuvre des recommandations

Paragraphes synthétiques préparés par chaque consultant, avec annexe technique pour AM

Chef de mission consolide l’Aide Mémoire


Manuel des procédures administratives, financières et comptables

Manuel de gestion des fonds de développement à la base/manuel des opérations du projet

Structure organisationnelle

Inventaire

Contrôle des véhicules

Assurance des actifs

Gestion des actifs immobilisés

Exécution du PTBA en cours Exécution des PTBA consolidés Appréciation du taux d’exécution

moyen par rapport à l’indicateur de performance d’exécution du PTBA

Gestion du PTBA

Processus de passation de marchés et contractualisation

A posteriori et PPM, fiches de suivi et registre de contrats

Tableaux de contrôle d’exécution physique et financière des contrats

Gestion du PPM


Effectif, mouvement, évaluation du personnel

Renforcement des capacités

Gestion du personnel

Performance de la mobilisation des fonds (registre des DRF/DPD)

Performance financière par bailleur et par composante

Décaissement des fonds du don (Tableau 3C, DTS)

Reconstitution du CS ou désigné et revue des ECD

Etat du fonds de contrepartie et de la contribution des bénéficiaires

Mise en œuvre des fonds de développement à la base

Gestion financière Etats synthétiques mensuels Fonctionnement du CS et des

états de rapprochement bancaires + analyse des comptes

Tenue documents comptables et classement

Calendrier clôture annuelle comptes + élaboration audit

Revue de conformité avec AF

Gestion comptable


Vérification de la qualité du système comptable et des contrôles internes

Vérification ponctuelle de la documentation relative aux ECD

Vérification de la passation des marchés non soumis a priori à revue/examen

Vérification du respect des recommandations de l’audit


Conclusion mission avec équipe de supervision pour: Partager l’évaluation globale de mise en œuvre

du projet Revue des résultats, contraintes et

améliorations requises pour chaque volet Vérifier la pertinence globale

recommandations

Revue détaillée de l’AM avec la direction/ les experts techniques du projet pour clarifications etcommentaires

Feedback auprès des institutions clefs: Ministère des Finances et Ministères

techniques Co-financiers, UCP, opérateurs clefs


Rapport de supervisionFormat standardisé (9-12 pages)

Introduction Evaluation générale de la mise

en œuvre Activités et résultats Evolution de la mise en œuvre

du projet Aspects fiduciaires Durabilité Autres Conclusion

Rester succinct et précis pour : AM soit lu Permettre une discussion de

fond pendant la restitution

Appendices et annexes: Synthèse sur l’état et les caractéristiques du

projet Synthèse des actions à mener et les calendriers

convenus Performance financière par bailleur, catégorie

et composante Respect des conventions et de l’AF Évolution physique au regard du PTBA, surtout

indicateurs SYGRI Cadre logique mis à jour (évolution par rapport

aux cibles) Gestion des savoirs: apprentissage et

innovation Annexe I : Rapport technique Annexe II : Complémentaires, demandées par

la mission La Lettre de la Direction:

Envoyée aux autorités par le Directeur de la Division

Synthétise principales actions à prendre


Initiée par le Gouvernement (FIDA comme cellule d’appui)

Revue complète du projet à mi-parcours pour:

Ajuster la formulation et le cadre initial (quel est l’impact des changements de circonstances et de l’environnement sur la mise en œuvre?)

Laisser tomber ce qui ne marche pas et ne peut probablement pas être amélioré (être flexible)

Nécessité de modifier l’AF (moment le plus opportun)

Début AchèvementRevue à

Mi-Parcours


A tout moment (souvent après la mi-parcours), sur demande officielle et justifiée du Gouvernement:

Réaffectation des ressources du don parmi les catégories ou le montant non alloué

Extension de l’éligibilité des ECD

Augmentation en % de financement

Création/réduction des zone(s) du projet, composantes ou catégories

Prorogation de la date d’achèvement et de la date de clôture du don

Augmentation du niveau d’affectation autorisée


Sur sollicitation du Gouvernement, le FIDA peut accorder l’extension si:consentement de toutes les parties à un effort

concerté pour aborder les questions relatives au retard

le projet reste viablel’engagement des emprunteurs demeure fort

Récemment, quelques demandes de prolongation n’ont pas été approuvées

Début Mi-parcours Achèvement


supervision et revue à mi-parcours

Documents