Okapi Province Orientale

Ottawa - Gatineau

Association apolitique but non lucratif

STATUTS

Septembre 2015

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TABLE DES MATIRES

I. DISPOSITIONS PRLIMINAIRES _________________________________________________ 2

ARTICLE 1 : DE LA DENOMINATION, DU SIEGE SOCIAL, DU CHAMP DACTIVITES ET RESSOURCES __ 2

ARTICLE 2 : DU MANDAT ET DES OBJECTIFS _____________________________________________ 2

ARTICLE 3 : DES CATEGORIES DES MEMBRES ____________________________________________ 2

ARTICLE 4 : DES CONDITIONS DADHESION LASSOCIATION _______________________________ 3

ARTICLE 5 : DES DROITS DES MEMBRES ________________________________________________ 3

ARTICLE 6 : DE LA TRANSFERABILITE DES DROITS _________________________________________ 4

ARTICLE 7 : DESISTEMENT ET PERTE DE LA QUALITE DE MEMBRE ____________________________ 4

II. ORGANES _________________________________________________________________ 4

ARTICLE 8 : DE LA CONSTITUTION ET TENUE DE LASSEMBLEE GENERALE _____________________ 4

ARTICLE 9 : DES ATTRIBUTIONS DE LASSEMBLE GENERALE ________________________________ 5

ARTICLE 10 : DE LA MODALITE DE NOMINATION, DE LA FORMATION ET DU FONCTIONNEMENT DU

CONSEIL DADMINISTRATION ________________________________________________________ 5

ARTICLE 11 : DU FONCTIONNEMENT DU SECRETARIAT EXECUTIF ____________________________ 6

ARTICLE 12 : DES ATTRIBUTIONS PARTICULIERES DES MEMBRES DU SECRETARIAT EXECUTIF _____ 7

ARTICLE 13 : DU COLLGE DES FONDATEURS ____________________________________________ 8

ARTICLE 14 : DE LA REVOCATION ET DE LA CESSATION DES FONCTIONS DES MEMBRES DU

SECRETARIAT EXECUTIF _____________________________________________________________ 8

III. DISPOSITION FINALES _______________________________________________________ 9

ARTICLE 15 : DE LA SOUSCRIPTION DE DOCUMENTS ______________________________________ 9

ARTICLE 16 : DU MODE DALIMENTATION DE LA CAISSE DE LASSOCIATION ___________________ 9

ARTICLE 17 : DE LA FINALITE DE LA CAISSE ______________________________________________ 9

ARTICLE 18 : DES COMMISSAIRES AUX COMPTES _________________________________________ 9

ARTICLE 19 : DE LA DISSOLUTION ET CESSATION DE LASSOCIATION _________________________ 9

ARTICLE 20 : DE LACTION JUDICIAIRE EN CAS DE CONFLIT RELATIF A LA GESTION DE LASSOCIATION

________________________________________________________________________________ 9

ARTICLE 21 : DE LABROGATION OU MODIFICATION DES STATUTS __________________________ 10

ARTICLE 22 : DE LACTE CONSTITUTIF _________________________________________________ 10

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I. DISPOSITIONS PRLIMINAIRES

ARTICLE 1 : DE LA DENOMINATION, DU SIEGE SOCIAL, DU CHAMP DACTIVITES

ET RESSOURCES

1.1 Lan 2015, le 4me jour du mois davril est cre, Ottawa une association apolitique but non lucratif dnomme Okapi Province Orientale , en sigle O.P.O, rgie par les

prsents statuts et conformment la Loi canadienne sur les organisations but non lucratif.

1.2 Le sige social dOKAPI Province Orientale est situ Ottawa, la Capitale nationale du Canada. Il peut tre transfr en tout autre lieu du territoire du Canada, sur rsolution de lAssemble gnrale.

1.3 Okapi Province Orientale est dsign dans les prsents textes comme Association .

1.4 LAssociation susmentionne exerce ses activits sur toute ltendue du territoire du Canada. Toutefois, ses activits peuvent stendre au-del des frontires du Canada.

1.5 Les ressources de l'Association proviennent des cotisations verses par les membres, des subventions publiques et prives, des dons et legs, du parrainage ou de toute autre ressource

autorise par la loi. Les fonds sont utiliss conformment au but social et aux orientations de

lOPO.

ARTICLE 2 : DU MANDAT ET DES OBJECTIFS

2.1 Dans le respect de la Charte canadienne des droits et liberts et des lois en vigueur au Canada,

Okapi Province Orientale poursuit le mandat de favoriser lintgration de ses membres dans la socit canadienne en encourageant la solidarit, lentraide et lassistance mutuelle entre ses membres, de promouvoir le dialogue entre les membres et la coopration avec les autres

associations poursuivant des objectifs similaires.

2.2 Lassociation a pour objectifs d'intervenir dans les domaines de laccueil et de lentraide mutuelle des ressortissants de la Tshopo, du Bas-Ul, du Haut-Ul et de lIturi (ex-Province Orientale de la Rpublique Dmocratique du Congo), de promouvoir toute action qui contribue au bien-tre

desdits ressortissants et de dfendre les intrts communs, de porter assistance aux membres

statutaires selon lesprit du rglement dordre intrieur en vigueur

ARTICLE 3 : DES CATEGORIES DES MEMBRES

3.1 Okapi Province Orientale est constitue de quatre catgories de membres, savoir :

Les membres fondateurs ;

Les membres effectifs;

Les membres dhonneur;

Les membres sympathisants.

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3.2 Les membres fondateurs sont les signataires, soit de lActe constitutif de lAssociation, dpos auprs dIndustrie Canada, soit du procs-verbal de lAssemble gnrale constitutive.

3.2 Est membre effectif, toute personne majeure, originaire de la Province Orientale de la

Rpublique Dmocratique du Congo, rsidant au Canada, voire temporairement et qui adhre

librement aux prsents statuts, sacquitte de sa cotisation, fait preuve de son attachement aux idaux de l'Association travers ses actions et sengage les respecter.

3.3 Est membre dhonneur, toute personne physique ou morale qui pouse les objectifs de lAssociation, assiste celle-ci de faon hors-pair dans la ralisation de ses objectifs et pour son rayonnement travers le Canada ou dans le monde.

3.4 Est membre sympathisant, toute personne physique dge majeur qui adhre librement aux prsents statuts, sengage les respecter et promouvoir les activits de lAssociation. Les membres sympathisants nont pas dobligation statutaire de cotisation.

3.5 Les membres fondateurs jouissent galement du statut de membre dhonneur, et sont membres permanents du Collge des fondateurs de lAssociation.

3.6 Le conjoint dun membre effectif, non-originaire de la Province Orientale, peut tre membre sympathisant, sil en fait la demande. Les enfants mineurs dun membre effectif sont de facto membres sympathisants. Ils deviendront membres effectifs sils le dcident ainsi, aprs avoir atteint lge de majorit.

3.7 Le membre dhonneur est dsign par une rsolution du Conseil dAdministration de lAssociation.

ARTICLE 4 : DES CONDITIONS DADHESION LASSOCIATION

4.1 Ladhsion en qualit de membre effectif est volontaire. Elle est ouverte toute personne originaire de la Tshopo, du Bas-Ul, du Haut-Ul et de lIturi en Rpublique Dmocratique du Congo, ayant fait une demande, accepte librement de respecter les statuts de lAssociation et sacquitte de ses obligations de cotisations.

4.2 Le membre dhonneur est dsign sur une rsolution du Conseil dAdministration de lAssociation.

ARTICLE 5 : DES DROITS DES MEMBRES

5.1 Tout membre statutaire, en rgle de cotisation, a le droit de vote.

5.2 Tout membre statutaire jouit du droit toute assistance, telle que dfinie dans le Rglement

dOrdre Intrieur de lAssociation.

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ARTICLE 6 : DE LA TRANSFERABILITE DES DROITS

6.1 En cas de dcs dun membre effectif, les enfants, sils sont mineurs, continuent de bnficier de tous les droits jusqu ce quils atteignent lge majeur.

ARTICLE 7 : DESISTEMENT ET PERTE DE LA QUALITE DE MEMBRE

7.1 La qualit de membre prend fin par retrait volontaire, exclusion ou dcs.

7.2 Tout membre peut se retirer en tout moment, condition den aviser leConseil dadministration par lettre recommande 3 semaines lavance.

7.3 Tout membre effectif en arrirs de cotisation de plus de 90 jours perd temporairement sont droit

de vote jusqu la rgularisation de ses cotisations.

7.4 Tout membre qui, sans motif valable, se serait rendu coupable datteinte lhonneur ou la bonne marche de lAssociation pourrait, aprs apprciation objective, en tre temporairement exclu sur dcision du Conseil dadministration.

7.5 Tout membre exclu ou qui dmissionne de lAssociation ne peut faire se prvaloir daucun droit sur celle-ci, ni revendiquer quelque bien, ni exiger une quelconque rtribution, ni remboursement de

ses cotisations verses lAssociation.

7.6 Seule lAssemble gnrale a le pouvoir de dcider lexclusion dfinitive dun membre.

II. ORGANES

ASSEMBLE GNRALE

ARTICLE 8 : DE LA CONSTITUTION ET TENUE DE LASSEMBLEE GENERALE

8.1 Les organes de l'association sont lAssemble gnrale, le Conseil dadministration, le secrtariat excutif et le Collge des fondateurs. LAssemble gnrale est le pouvoir suprme de lAssociation. Elle est constitue de tous les membres effectifs, sympathisants et membres dhonneur.

8.2 LAssemble gnrale annuelle (dsign ici comme ordinaire) se tient un lieu choisi lavance. Les assembles gnrales se tiennent en sessions ordinaires une fois tous les 6 mois. Lassemble gnrale annuelle se tient endans de 90 jours suivant la clture de lexercice comptable de lAssociation fix au 30 mars.

8.3 Le quorum dun tiers des membres effectifs en rgle de cotisation est exig pour la tenue dune assemble gnrale.

8.4 Les dcisions sont prises par vote majorit simple, soit plus de 50%. Aucun vote ne peut tre

fait par procuration ou par dlgation. En cas d'galit des voix, le vote du prsident de la sance

plnire servira dpartager.

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8.5 En cas de ncessit ou en situation dextrme urgence, une assemble gnrale extraordinaire peut tre convoque, soit par le prsident en exercice, soit par au moins un-tiers des membres

effectifs en rgle de cotisations.

8.6 Les rsolutions des Assembles gnrales sont souveraines, excutoires et applicables tous les

membres sans aucune distinction. 8.7 L'Assemble gnrale ordinaire est modre par le prsident de lAssociation.

8.8 LAssemble gnrale extraordinaire ne peut tre prside, ni par le prsident en exercice, ni par ses vice-prsidents. Il incombe aux membres effectifs dlire le modrateur.

8.9 Lordre du jour dune assemble gnrale extraordinaire ne peut tre amend.

8.8 Les votations sont main leve. A la demande dun-tiers des membres au plus, elles peuvent se drouler en scrutin secret.

8.9 Seules les votations sur lexclusion dun membre se tiennent au scrutin secret imprativement.

8.10 Avant la tenue dune assemble gnrale ordinaire, un avis accompagn de lordre du jour est envoy au moins 30 jours avant la tenue de lAssemble gnrale.

ARTICLE 9 : DES ATTRIBUTIONS DE LASSEMBLE GENERALE

9.1 LAssemble gnrale dispose des pouvoirs les plus tendus sur la gestion de lAssociation. Elle a pour attributions dlire les membres du Comit Excutif et de deux-tiers des membres du Conseil dadministration, de proposer et adopter les amendements ncessaires aux statuts, dentriner les actes et les dcisions du Conseil dadministration sur la politique gnrale, les objectifs et lorientation de lAssociation, de ratifier les propositions dadmission ou dexclusion dun membre soumises par le Conseil dadministration, dlire les membres des commissions de vrification et des finances, de crer ou dissoudre les commission spciales, dapprouver le budget annuel de lAssociation, de dterminer le montant des cotisations, daborder tout sujet jug vital pour un fonctionnement adquat de lAssociation.

CONSEIL DADMINISTRATION ET LES ADMINISTRATEURS

ARTICLE 10 : DE LA MODALITE DE NOMINATION, DE LA FORMATION ET DU

FONCTIONNEMENT DU CONSEIL DADMINISTRATION

10.1 Le Conseil dAdministration est compos du prsident et de trois secrtaires excutifs reprsentant la Tshopo, le Bas-Ul, le Haut-Ul et Ituri, dun rapporteur et de trois administrateurs, soit un total de neuf administrateurs.

10.2 Le Conseil dadministration a les prrogatives de dfinir la politique gnrale, les objectifs et lorientation de lAssociation, de veiller lapplication par le Secrtariat excutif des rsolutions de lAssemble gnrale, de prodiguer des conseils, arbitrer ou juger de la ncessit de soumettre le cas lAssemble gnrale ou une commission ad hoc en cas de conflits ou de diffrends caractre civil entre les membres, de proposer ladmission, la suspension ou lexclusion dun membre lAssemble gnrale.

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10.3 Les membres du Conseil dadministration sont lus pour un mandat de deux ans renouvelables une fois.

10.4 La Loi canadienne sur les organisations but non lucratif accorde au prsident de lassociation la prrogative de dsigner librement trois administrateurs siger au Conseil dadministration. Cependant, ils doivent tre approuvs par lAssemble gnrale.

10.5 Le Conseil dadministration se runit tous les trois mois en sance ordinaire ou en sance extraordinaire au besoin; le quorum est fix 40% des administrateurs. Les membres sont prvenus

quatorze jours lavance par tlphone, courrier lectronique ou par courrier ordinaire. Les dcisions doivent tre prises la majorit de plus de 50 % du quorum.

10.6 Le prsident de lAssociation cumule la fonction du prsident du Conseil dadministration. Il est dot du pouvoir de convoquer les runions et den dterminer lordre du jour du Conseil dadministration. Cependant, en cas de crise, deux-tiers des administrateurs peuvent initier la tenue dune runion extraordinaire.

10.7 Il appartient au Conseil dadministration de fixer les dates et le lieu de sa runion. Tout membre du conseil d'administration, qui, sans excuse, n'aura pas assist trois runions conscutives pourra

tre considr comme dmissionnaire.

10.8 Il ny a pas de rmunration prvue pour les fonctions dadministrateurs, ni une distribution des tantime.

ARTICLE 11 : DU FONCTIONNEMENT DU SECRETARIAT EXECUTIF

11.1 Le Secrtariat excutif a le mandat dassurer le fonctionnement courant de lAssociation, dexcuter les rsolutions de lAssemble gnrale et les dcisions du Conseil dadministration, de grer les fonds et les biens de lAssociation, de prparer lorganisation matrielle des assembles gnrales et autres manifestations caractre socioculturel et de sassurer de la bonne continuit des affaires de lAssociation.

11.2 Le Secrtariat excutif est constitu de :

un secrtaire excutif ;

un 1er secrtaire excutif adjoint ;

deux secrtaires excutifs adjoints ;

un rapporteur ;

un trsorier.

11.3 Les membres du secrtariat excutif sont proposs par le Secrtaire excutif en consultation

avec le Conseil dadministration. Leurs nominations sont ratifies par lAssemble gnrale ordinaire ou extraordinaire selon le besoin. La reprsentativit des quatre rgions de la Province Orientale au

sein du secrtariat excutif est assur le secrtaire excutif et ses trois adjoints.

11.4 Le mandat du Secrtariat excutif est fix deux ans, renouvelable une seule fois.

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11.5 Le Secrtariat excutif ne peut dlibrer que lorsque le quorum est atteint. Le quorum est

dfini par la prsence dau moins 3 membres, dont obligatoirement le secrtaire excutif ou son adjoint dsign.

11.6 Il ny a pas de rmunration prvue pour les fonctions remplies par les membres du secrtariat excutif.

ARTICLE 12 : DES ATTRIBUTIONS PARTICULIERES DES MEMBRES DU

SECRETARIAT EXECUTIF

12.1 Le secrtaire excutif :

Est lun des signataires de lAssociation ;

Reprsente lassociation dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous pouvoirs cet effet ;

Est membre et prside les runions du Conseil dadministration ;

Dirige les dbats et veille au respect des procdures des runions ;

Ordonne les dpenses entrant dans le cadre du budget prvisionnel approuv par le Conseil dadministration ;

Dcide de la mise en place des commissions et comits ;

Reprsente lassociation auprs de tiers ;

Offre des conseils et une vision sur les futurs travaux de lassociation;

Supervise tous les votes concernant les lections ou les dcisions prendre ;

Peut modifier la configuration du Secrtariat excutif selon la vision et lvolution des priorits de lAssociation tout en saccordant avec la volont du Conseil dadministration.

12.2 Le 1er secrtaire excutif adjoint :

Est lun des signataires de lAssociation;

Remplace le secrtaire excutif en cas dabsence de celui-ci ;

Effectue toute autre tche que peut de temps autre tre dtermin par le Secrtariat ;

Assiste le secrtaire excutif dans lexercice de ses fonctions.

Est membre du Conseil dadministration

12.3 Les secrtaires excutifs adjoints :

Remplacent le 1er secrtaire excutif adjoint en cas dabsence de celui-ci ;

Effectuent toute autre tche que peut de temps autre tre dtermin par le Secrtariat ;

Assistent le secrtaire excutif dans lexercice de ses fonctions.

Sont membres du Conseil dadministration

12.4 Le trsorier :

Est lun signataire de lAssociation;

Assure le suivi des dcisions budgtaires de lassociation ;

Prpare une copie du relev de compte officiel de lAssociation ainsi quun compte rendu trimestriel de toutes les transactions et de la situation financire de

lAssociation ;

Prpare la documentation aux fins de dclarations fiscales auprs de lAgence du revenu du Canada ;

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Effectue toute autre tche que peut de temps autre tre dtermine par lAssociation.

12.5 Le rapporteur :

Est signataire de lAssociation;

Prpare les avis et les convocations des membres;

Assiste toutes les runions de lAssociation et rdige les comptes rendus et procs-verbaux;

Fournit les comptes-rendus des runions dans la semaine suivant la runion ;

Est le gardien de tous les livres, sceaux, documents et autres pices appartenant lAssociation ;

Excute les autres fonctions que peuvent de temps autre tre dtermines par lAssociation.

ARTICLE 13 : DU COLLGE DES FONDATEURS

13.1 Le Collge des fondateurs est compos:

des signataires du mmorandum du 4 avril 2015 relatif au lancement du projet de cration de lAssociation ;

des tous les membres ayant constitu le premier Conseil dadministration de lAssociation ;

de tout prsident ayant dirig lassociation dans le pass.

13.2 Le Collge des fondateurs est un organe consultatif charg de surveiller la primaut et le respect

des statuts de lAssociation et rgles en vigueur, dmettre des avis sur des contentieux relevant de lapplicabilit des statuts et de servir de mdiation dans la rsolution des conflits.

13.2 Le Collge des fondateurs est dot dun porte-parole dsign par le secrtaire excutif en exercice. Le Collge ne dispose daucun pouvoir dcisionnel.

13.3 Les membres du Collge des fondateurs jouissent du statut de membre dhonneur.

ARTICLE 14 : DE LA REVOCATION ET DE LA CESSATION DES FONCTIONS DES

MEMBRES DU SECRETARIAT EXECUTIF

14.1 Les fonctions dun membre du Secrtariat excutif prennent fin lexpiration de son mandat ou encore pour des raisons de dmission volontaire, de rvocation par motion de confiance de

lAssemble gnrale. Dans le cas de vacances, le Conseil dadministration dsigne un membre statutaire pour exercer les fonctions au poste concern en attendant la prochaine assemble gnrale.

14.2 Un membre du Secrtariat excutif reconnu incomptent ou coupable dacte criminel, de faute grave dans lexercice de ses fonctions ou faisant tat de manque flagrant de disponibilit ou accusant, cause de son tat psycho-socio-physique, une incapacit vidente assurer pleinement et

dignement ses fonctions, sil ne dmissionne pas, peut-tre suspendu temporairement par le Conseil dadministration sur motion de son prsident. Une proposition de destitution sera soumise lAssemble gnrale pour ratification.

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III. DISPOSITION FINALES

ARTICLE 15 : DE LA SOUSCRIPTION DE DOCUMENTS Les contrats, documents, ou tous autres actes exigeant la signature de lassociation seront signs par le Prsident du Conseil dadministration ou par la personne dlgue par celui-ci exclusivement par voie crite, et engagent, une fois signs, lassociation sans autres formalits.

ARTICLE 16 : DU MODE DALIMENTATION DE LA CAISSE DE LASSOCIATION Lassociation dispose dune caisse par les cotisations de ses membres. Elle peut aussi tre alimente par des subventions, des legs et des dons ou par certaines activits de leve de fonds.

ARTICLE 17 : DE LA FINALITE DE LA CAISSE Largent de la caisse et les biens de lAssociation ne peuvent servir qu des fins de la ralisation des objectifs de lAssociation.

ARTICLE 18 : DES COMMISSAIRES AUX COMPTES Lors de chaque assemble annuelle, les membres nomment le Commissaire aux comptes pour la

vrification des tats financiers de lassociation. Le Commissaires aux comptes doit faire un rapport aux membres la runion annuelle. Il reste en fonction jusqu lassemble annuelle suivante, condition que les administrateurs puissent pourvoir toute vacance qui se produit fortuitement au

poste de Commissaire aux comptes. Le Commissaire aux comptes doit tre membre en rgle dun des trois ordres professionnels des comptables agrs au Canada (CGA, CA ou CMA), ou alors il

doit avoir au moins rempli les critres dadmissibilit lexamen uniforme national de lun de ces trois ordres, ou enfin, la discrtion de lAssemble gnrale, il peut tre une personne dont le parcours professionnel tmoigne clairement de sa comptence en matire dadministration et de vrification des tats financiers.

ARTICLE 19 : DE LA DISSOLUTION ET CESSATION DE LASSOCIATION Lassociation peut tre dissoute la suite dune dcision judiciaire ou de lAssemble Gnrale. En cas de dissolution ou de cessation des activits, les biens et largent amasss pour le compte de lAssociation serviront une finalit sociale dont le contenu sera dtermin par lAssemble gnrale.

ARTICLE 20 : DE LACTION JUDICIAIRE EN CAS DE CONFLIT RELATIF A LA

GESTION DE LASSOCIATION Les tribunaux canadiens seront, selon le lieu de la contestation, territorialement et matriellement

comptents pour entendre des causes rsultant ou relatives la gestion de la prsente association.

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ARTICLE 21 : DE LABROGATION OU MODIFICATION DES STATUTS Ces statuts peuvent tre abrogs ou modifis sur proposition de lassemble gnrale et entre en vigueur le mme jour de la tenue de lassemble gnrale, sous rserve de lapprobation du prsident en exercice.

ARTICLE 22 : DE LACTE CONSTITUTIF Aprs avoir approuv les prsents statuts et en avoir accept les termes, les membres prsents

lAssemble constitutive dcident de fonder OKAPI PROVINCE ORIENTALE, en tant quassociation regroupant les ressortissants des rgions de la Tshopo, du Bas-Ul, du Haut-Ul et de lIturi de la Rpublique Dmocratique du Congo, vivant dans la rgion de la capitale canadienne dOttawa-Gatineau. Les prsents statuts lient les membres, les administrateurs et reprsentants lgaux de

lAssociation.

Fait Ottawa, le 26 septembre 2015