Séminaire ARSPlan d’actions régional urgences

6 novembre 2013

Programme de gestion des lits ANAP

Retour d’expérience du Centre Hospitalier de la Région d’Annecy

Myriam CHEVILLARD Directrice des soins CGS

Patricia ROUSSILLON Cadre soignant du pôle Médecine

Dr Didier DOREZ Président de la CME

Le Centre Hospitalier de la Région d’Annecy (CHRA)

• Premier établissement public de santé de Haute-Savoie :

- 1025 lits et places (MCO, filière gériatrique, psychiatrie, HAD)

- près de 3000 agents, plus de 300 médecins

- de nombreuses spécialités (neurochirurgie, chirurgie cardiaque, UNV, cardiologie interventionnelle, médecine interne, rhumatologie, chir.traumato-ortho, chir. thoracique et vasculaire, chir. maxillo-faciale, dermatologie, hématologie, radiothérapie, dialyse, SAMU-SMUR, Réa-USC adultes et pédiatriques, pédopsychiatrie, handiconsult, CDOT, …)

- un plateau technique performant (NHRA en 2008) : 14 salles de Bloc (+ 2), PUI automatisée (DJIN), Laboratoires, Imagerie, Radiothérapie

• FUSION le 1er janvier 2014 avec l’HISLV et création du Centre Hospitalier Annecy Genevois (CHANGE) : 1451 lits et places avec un budget de 320 millions d’€.

L’activité d’urgence au CHRA

Les URGENCES au CHRA (en 2012) :• au SAU = 72 394 passages avec 25 % d’hospitalisations en MCO• aux urgences pédiatriques = 10 605 passages(hors autres urgences : REA/USC, USIC, UNV, gynéco)

Depuis 2009-2010, l’aval des urgences devient une réelle préoccupation

Un projet d’établissement dont le projet médical et le projet de soins et de PEC du patient sont axés sur l’accueil, l’organisation efficiente de la PEC, la sécurité et la continuité des soins tout au long du parcours patient

Le contrat performance ANAP-ARS-CHRA en 2011-2012 :• le chantier d’optimisation de la gestion des lits• les objectifs :

- Fluidifier les filières de soins au sein de l’hôpital- Réduire la DMS et augmenter le TO pour développer de nouvelles activités

LE PARCOURS PATIENT

Prise en charge d’un patient entré par le SAU

Les FILIERES MEDICALES

L’IDE de FLUX

UNE ENTREE

le MATIN

L’ANTICIPATION de la SORTIE

Les COOPERATIONS INTERNES

La CACNP La COMMUNICATION

La GESTION CENTRALISEE des LITS

Le SERVICE SOCIAL et les SSR

Les Urgences FME Les Urgences de PSYCHIATRIE

LA COORDINATION

CONCILIERL’ACTIVITE

PROGRAMMEEet d’URGENCE

Les FILIERES MEDICALES« Le patient au bon endroit, au bon moment et le temps

qu’il faut »

Objectif : structurer les filières médicales (4ème trimestre 2012 - 1er trimestre 2013)

• Rencontres de toutes les filières médicales pour améliorer le dispositif d’organisation des filières et redéfinir les règles d’hébergement et de PEC des patients hospitalisés hors filière

• Formalisation des critères d’appartenance à une filière (patients polypathologiques et/ou âgés) et périmètre de chaque filière

• Identification d’un médecin responsable de filière joignable par DECT et contractualisation sur les avis demandés par le SAU

• Organisation et délai de PEC par médecins seniors hors filière• Distinction entre UF de responsabilité et UF d’hébergement (T2A)• Identification et analyse des écarts entre l’IPDMS et la DMS de la

spécialité (avec pistes d’amélioration).

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L’IDE de coordination du FLUX patients

• Présence au SAU : IOA / MOA / BOA / accueil administratif

• Mise en place d’un IDE de Flux au SAU 10h/jour (9h00-19h00) 7j/7 depuis février 2013

• Profil de poste élaboré avec les CS et les IOA (équipe de 7 IDE) décrivant missions et fonctionnement : un interlocuteur unique recense les disponibilités en lits auprès des unités et les besoins en hospitalisation du SAU (+ Réa/USC).

• Constat positif de tous les partis : amélioration du flux entre les différents secteurs du SAU - UHCD / meilleure adéquation entre la filière prescrite et le service d’hospitalisation / meilleure répartition des placements inadaptés et des lits supplémentaires / amélioration des critères d’hospitalisation en UHCD et à l’UPUM / disponibilité rendue aux CS pour les projets.

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UNE SORTIE pour une ENTREE le MATIN

Objectif : Organiser plus de mouvements patients sortants et entrants le matin

• Présentation mensuelle d’indicateurs aux unités de médecine (tableaux de suivi des mouvements : entrées / tranches horaires / jours) = amélioration notable (avril 2012)

Actions : Accueillir un patient le matin en provenance du SAU + favoriser l’accueil dans l’unité de filière (un lit supplémentaire si besoin par unité) + organiser l’accueil en journée dans les unités + organiser la disponibilité des lits en UHCD pour la nuit

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L’ANTICIPATION de la SORTIE

Objectif : optimiser le processus de sortie (dés la programmation du séjour, la pré-admission et durant l’hospitalisation)

Mieux identifier les difficultés de sortie du patient et prévoir les démarches (début 2012) :

• Dossier de soins : indications concernant la sortie sur la Fiche d’entrée• Conception d’une enveloppe de sortie ouverte dés l’entrée afin

d’anticiper la sortie du patient dés le début et tout au long du séjour (check list de sortie : à prévoir / fait / à annuler + insertion des documents) = moins de plaintes pour report de sortie (patients, transports sanitaires)

• Rencontre avec les responsables des plateaux techniques (radio, labo, expl. fonct. cardio-neuro-pneumo) afin d’éviter le report du RV sur des créneaux d’externes en cas de sortie (été 2012)

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Le SERVICE SOCIAL et les SSR

Objectif : Systématiser au plus tôt les demandes de structures d’aval par le logiciel TRAJECTOIRE exclusivement (fin 2011)

• Rencontres avec 3 structures SSR = facilitation de l’accueil des patients suite aux échanges entre équipes médicales et cadres des unités pilotes (neuro-pneumo-nephro) et cadres des SSR (début 2012)

• Réunion de Concertation Pluridisciplinaire RCP « sorties complexes » (fév. 2012) : une réunion tous les 15 jours et présentations par équipes médecin-cadre-assistante sociale afin d’anticiper « la sortie à risque » (avec présence du Dr Avèque coord. du COSSER 74)

• Impliquer le Service social au plus tôt (réorganisation, formalisation de son fonctionnement, participation aux staffs, rencontres ASE/CS précisées dans chaque unité) (2nd semestre 2012)

• Avenir : création de lits SSR sur le site de St Julien et Annecy

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Les COOPERATIONS internes

• Création d’une UPUM : unité post urgences médicales, 20 lits, DMS inf. à 72h) en 2008

• Création d’une UPUP : unité de post-urgences psychiatriques, 12 lits, gestion de la crise, équipe soignante mutualisée avec l’Antenne de liaison basée au SAU

• L’antenne de liaison de Psychiatrie 7j/7 (8h00-20h00)• L’équipe mobile de Gériatrie intra.• L’équipe SMUR (2ème équipe présente au SAU à/c de

19h00 chaque soir et le w-end / PEC de la filière courte)• Le Centre 15 (alerté si tension sur les lits)

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La Commission des Admissions et Consultations Non Programmées

(CACNP)• Animation : Direction des Activités de Réseaux et de la Qualité (4 x / an)• Composition : Trios de pôle, responsables du SAU et des urgences

pédiatriques, président de la CME, directions (DG, DS, DRH, DAF, DSI,…), SIEM et invités selon les thématiques

• Thèmes : la saisonnalité (regroupement de services HC HDS l’été, le plan hiver, le plan canicule, le plan blanc, la baisse de l’ortho. programmée sur le début d’année,…), le bilan des activités, le placement des lits supplémentaires sur l’année, les projets (ANAP : gestion des lits, facturation), le suivi SIEM de l’allongement DMS quand hospitalisation hors filière, élaboration d’un tableau des placements inadaptés envoyé chaque matin par le SAU aux filières,…

• Travaux : élaboration de procédures et de modes opératoires (« PEC des patients de médecine et de chirurgie hospitalisés en dehors de l’UF de responsabilité médicale » en 2009, « l’hôpital en tension - dispositif de crise » en 2010, « hospitalisation des patients entrés par le SAU » en 2013, …)

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Les Urgences FME Les Urgences psychiatriques

• Pôle FME : entrée spécifique pour les urgences Maternité/Gynécologie et Pédiatrie, sauf traumatologie pédiatrique vue au SAU pour réalisation des examens d’imagerie.

• Pôle Santé mentale : 3 unités de 30 lits et 2 chambres d’apaisement (nouveaux locaux en 2010). Les urgences arrivent au SAU avec la problématique d’hospitalisation en UHCD sous contention quand manque de lits d’hospitalisation.

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La COMMUNICATION

• Importance de porter attention à la conduite du changement collective. La reconnaissance d’une meilleure pertinence des soins, de la satisfaction des patients, de la fluidification des parcours patients évitera les résistances médicales, de l’encadrement soignant et des personnels = interventions en CME, en réunions d’encadrement, à la CSIRMT, aux Instances.

• Information au grand public sur la démarche et l’augmentation des sorties patients le matin (mai 2012) : informations en CRUQPC, dans le livret d’accueil, auprès des structures d’aval, support d’info. sur la notion de lit supplémentaire (flyer en octobre 2013), …

• Mail aux médecins traitants + article dans presse locale pour informer sur les actions menées afin d’anticiper la période hivernale (filières médicales, IDE de Flux, lits supplémentaires, SSR, transfert entre établissements, …) (novembre 2013)

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La GESTION CENTRALISEE des LITS

• 1ère phase : amélioration des organisations (2012-2013)

• 2ème phase : mise en œuvre d’une gestion centralisée des lits (les étapes, les outils et l’accompagnement au changement) (été 2013)

• Formalisation du cahier des charges pour une adaptation du SIH• Détermination des missions de la cellule (recueil de la disponibilité, de

la DPS à 48h, transmissions PUI-Imagerie-Restauration, réservation transports, lissage de l’activité, …), du rattachement, des besoins EPRD (effectifs, locaux, équipements) (automne 2013)

• Démarrage et test sur le périmètre des unités de médecine (avril

2014) puis déploiement avant l’hiver 2014-2015• Entrée dans le programme ANAP Gestion des lits du site de St

Julien (avril 2014) avec un objectif de gestion unique bi-site (printemps 2015)

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Un chantier porté par l’Institution

Un groupe de pilotage engagé : • Le Président de la CME + le CSS du pôle Médecine + le

DGA + la DS• Les membres du groupe présents selon la thématique

de réunion : médecins et cadres du SAU, chefs de pôle / CSS et cadres administratifs des pôles les plus concernés, médecins et CS des unités pilotes, médecins SIEM, Responsable des affaires juridiques, CS de nuit, cadre socio-éducatif, CSS en mission transversale Qualité/SIH et Responsable des SIH

• Un investissement du CSS dans le groupe de pilotage national ANAP de ce chantier (témoignages-film)

Concilier l’activité programmée et l’activité d’urgence

Merci pour votre attention

des questions ou des précisions ?