Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

Cohabitation Dossier Patient Informatisé (DPI) et Dossier Patient Papier (DPP) :Facteurs clés de succès

Journée nationale du 2 février 2012

Philippe Manet

Liens d’intérêt avec les industries de santéen rapport avec le thème de la présentation (loi du 4 mars 2002)

1 – Titulaire de brevets/Porteur de parts sociales ou membre d’une structure de gouvernance ou salarié ANAP..................................

2 – Consultant ou membre d’un Conseil scientifique

CNOP ………......................

3 – Conférencier ou auteur/rédacteur rémunéré d’articles ou documents

Néant ………......................

4 – Prise en charge de frais de voyages, d’hébergement ou d’inscription à des congrès ou autres manifestations

ANAP, CNOP.......................

5 – Investigateur principal d’une recherche ou d’une étude clinique Néant ………......................

6 – Co-Investigateur d’une étude clinique Néant ……….......................

Contexte : la cohabitation DPP/DPI, sujet d’actualité des revues H2012 projets H2012 en phase de déploiement

stockage informatique des données patientspersistance du dossier papier

Ü La cohabitation DPP / DPI mérite une analyse spécifique.

stratégie => dossier de référenceorganisation associée

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DPI / DPP : notions de baseLe « zéro papier » n’est pas une fin en soi

objectif : une information uniquefiablepartageable

L’information peut prendre 2 formes :o figée papier ou numérisée => non exploitableo donnée vivante (base de données) => exploitable

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Les situations de cohabitation

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Avant projet DPI Déploiement : période transitoire Post déploiement Cible

§Période 1 : Cohabitation de fait pendant le déploiement du DPI

§Période 2 : Cohabitation résiduelle en fin de déploiement

1 2

Temps

EXEMPLE :1ère informatisation

Unité  de  soins  1(DPP)

Unité  de  soins  2(DPI)

Unité  de  soins  3(DPI)

Unité  de  soins  4(DPP)

Unité  de  soins  1(DPP)

PATIENT

La situation type :« Cohabitation de fait pendant le déploiement du DPI »

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• Consultation externe• Hospitalisation – Accueil du patient• Hospitalisation – Production des actes cliniques• Hospitalisation – Production des actes médico techniques • Hospitalisation – Coordination et planification• Hospitalisation – Sortie du patient• Urgences (SAU)• Exploration fonctionnelle• Gestion des identités patients• Gestion des documents médicaux• Archivage• Transfert patient

Ü Liste non exhaustive, à compléter selon le contexte de votre établissement

Les processus potentiellement impactés par l’informatisation

Processus internes à l’unité de soinsProcessus inter-unités de soins

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Exemple d’un processus impacté : la consultation externe

Les préconisations ANAP

q Identifier les situations de cohabitation DPP/DPI

q Identifier les risques associés

qConstruire une démarcheq maîtriser ces risques

q via une analyse des processus métiers

q pour atteindre les objectifs de l’informatisation

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l’ANAP propose une analyse

spécifique de la cohabitation

DPP / DPI

objectif : une information uniquefiablepartageable

Juridiques et administratifs

Organisationnels

Identification des risques

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Sécurité du patient

Risques sécurité patient

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Prise en charge non optimisée

§ Processus cibles non définis et / ou non appliqués

§ Utilisation partielle du DPI ou du DPP

§ Ressaisies incontrôlées§ Difficultés pour accéder à

l’information§ Difficultés pour numériser

des documents

Origine :

§ Dispersion de l’information entre les différents DPP ou DPI

§ Hétérogénéité / incohérence des informations

§ Perte d’informations§ Rupture dans la

coordination de la prise en charge

Conséquences :

Risques liés à la sécurité du patient

Risques juridiques et administratifs

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Situation de contentieux

§ Non-conformité aux exigences de la Certification

§ Non-conformité aux obligations règlementaires en matière de gestion des archives

Conséquences :

Risques juridiques et

administratifs

§ Processus cibles non définis et / ou non appliqués

§ Utilisation partielle du DPI ou du DPP

§ Ressaisies incontrôlées§ Difficultés pour accéder à

l’information§ Difficultés pour numériser

des documents

Origine :

Risques organisationnels

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Risques organisationnels

§ Processus cibles non définis et / ou non appliqués

§ Utilisation partielle du DPI ou du DPP

§ Ressaisies incontrôlées§ Difficultés pour accéder à

l’information§ Difficultés pour numériser

des documents

Origine :

§ Cohabitation de plusieurs processus non maîtrisés et parfois non définis

§ Rupture de la chaîne de production de l’information

§ Perte d’efficience liée à une information atomisée

§ nécessité de ressaisies

Conséquences :

perte de performance

mauvaise acceptation

de la solution

Les pistes de réflexion

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§ Les moyens envisageables :üCoexistence physiqueüNumérisationüSaisie des données

DPP vers DPI

§ Les moyens envisageables :ü Impression üAccès en lecture

DPI vers DPP

DPP vers DPI : coexistence physique

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§ Aucun surcoût immédiat

Avantages

§ Risque majeur d’incohérence§ Risque de perte d’information§ Recopie occasionnelle non

maitrisée

Inconvénients

DPP vers DPI : numérisation

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§ Facilité d’archivage§ disponibilité et transmission

Avantages

§ Process nécessitant du temps§ Information non exploitable

Inconvénients

Options

§ Globale / sélective§ Centralisée / décentralisée (formation / matériel)§ Synchrone / asynchrone (avant ou après)§ Traitement des originaux

=> Coûts variables

DPP vers DPI : saisie des données

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§ Favorise l’interactivité et l’exploitation des données (information vivante)

Avantages

§ Risque d’erreurs (ressaisie)§ Nécessité de validation§ Coûts

Inconvénients

Caractéristiques§ Forcément sélective§ Personnel spécialisé§ Processus de validation à définir

DPI vers DPP : impression

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§ Encore indispensable pour l’extérieur

Avantages

§ Consommation papier§ Identification de l’information

pertinente en amont§ ne pas tout imprimer !!!

Inconvénients

Options§ Synchrone ou a posteriori§ Fiches de transmission à paramétrer par besoin

spécifique§ Destruction des papiers édités

DPI vers DPP : accès en lecture

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§ Aspect pédagogique facilitant le déploiement

Avantages

§ Impacts sur le calendrier de formation§ Impacts sur le déploiement du matériel,

du support utilisateur et des autorisations

§ Risque d’une demande d’accélération du déploiement

Inconvénients

Caractéristiques § Accès informatique (uniquement consultation) pour les acteurs non déployés

La démarche proposée

1 – Etat des lieux et cartographie des dossiers patients

2 – Identification des processus impactés

3 – Formalisation des processus cibles avec analyse d’impacts et de risques

4 – Validation et diffusion des processus cibles

Facteurs clés de succès

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L’étude de la cohabitation doit être menée de préférence en même temps que l’étude relative au déploiement du DPI

Elle nécessite d’être menée par une équipe multidisciplinaire selon une approche par processus métiers

Cette réflexion est un chantier à part entière qui doit être mené de manière itérative durant tout le projet.

Ü l’atelier de réflexion de la prochaine campagne de revues régionales sera dédié à la cohabitation DPI / DPP

L’ANAP vous propose…

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• Des ateliers sur le sujet lors des prochaines revues régionales :–Analyse de cas

• Une capitalisation sur le sujet :–Bonnes pratiques

–Eléments méthodologiques

Merci de votre attention

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Dr Philippe Manet

Philippe.Manet@anap.fr