Réussir l’implantation du Réussir l’implantation du SIMS2AHSIMS2AH

Association des Paralysés de France

Historique de la démarcheHistorique de la démarche

1982 - 2007

Le contexte législatifLe contexte législatif

Loi 1975 L’État providence, époque de créations +++

d’établissements 1988: « La santé n’a pas de prix, elle a un coût » 1989: Annexe 24: Nécessité de redéfinir les projets 1995: rationalisation des soins 2000: Démarche qualité, 35 heures… Loi 2002.2: Indicateurs d’activité, Contractualisation… Loi 2005: droit à compensation des conséquences du

handicap…

Les grandes étapes à l’APFLes grandes étapes à l’APF

1990: Volonté d’avoir une meilleure connaissance des usagers des structures – Dans chaque établissement– Au niveau national

1995-2001: Logiciel « Fiesta » 2000: Besoin de se doter d’outils plus performants

– Démarche qualité– Meilleure gestion en interne– Répondre aux obligations législatives

Des solutions à trouver…

Audits Fiesta 1998...

Historique FiestaHistorique FiestaAudits Fiesta 1998...

Fiesta rendait de grands services à l ’association,

mais moins aux structures, pour qui il représentait une grande charge de travail, et permettait une

exploitation minimale…

Service Informatique de l’APF

devait entièrement reprendre le produit à zéro, et l ’étendre à toute l ’APF

Versions disponibles en 2000

F ies taIE M

D em an d esd 'en tré e

E n q u ê teS ortie

F ies taIE M -F P

F ies taC A M S P

F ies taS E S S D

SecteurEM E

F ies taTrava il P ro .

SecteurT ravail Protégé

F ies taA d u ltes

F ies taE n fan ts

HANDAS

F ies taIS ID

IS ID

D em an d esd 'en tré e

F ies taH V S

HVS

ProjetFiesta

Pourquoi un audit ?Pourquoi un audit ?

Mieux comprendre le fonctionnement informatique des structures

Savoir si un outil de gestion des usagers leur rendrait service au quotidien

Comment ?Comment ?

Détail de tout le processus qui va de l ’admission d ’un usager, à sa sortie, en passant par le fonctionnement au quotidien.– Flux d ’informations générés,– Problèmes rencontrés,– Outils internes développés,– ...

Bilan des auditsBilan des audits

Une disparité...Première impression :

Il doit exister autant d ’organisations que de structures… … et ceci car :

1. Les fonctionnements ne sont pas les mêmes selon la population accueillie et l ’activité de la structure,2. Les attentes des tiers diffèrent d ’une région à une autre (contenu et forme des documents à fournir),3. Chaque structure a mis en place une organisation qui lui est propre.

Bilan des audits: Bilan des audits: Les structures souhaitent…Les structures souhaitent…

mieux quantifier les ressources déployées par usager l’amélioration du travail d ’équipe l’obtention de rapports plus facilement mieux suivre les échéances et renouvellements avoir un meilleur suivi des usagers présents

Tous les directeurs rencontrés souhaitent améliorer la circulation de l ’information dans leur structure.

Vers une solution APF : Vers une solution APF : SIMS2AHSIMS2AHLe service Informatique de l’APF a

écrit cette solution adaptée à l ’APF

Développement modulaire, comprenant un tronc commun, et des modules annexes personnalisés

Système d’Information Médico-Social et Associatif de l’APF et d’HANDAS

SIMS2AHSIMS2AH

Topologie Physique du SIMS2AHTopologie Physique du SIMS2AHInternet

MacIntosh MacOs X

+ Client RDP TSE

PortablesWindows Xp

Pc Windows Xp

Serveur Sims2Ah

Pc Windows 9X

+ Client RDP TSE

Utilisateur Itinérant

EEP593xxx.xxx.xxx.xxx

ADSLFREExxx.xxx.xxx.xxx

Routeur modem ISDN

xxx.xxx.xxx.xxx

xxx.xxx.xxx.xxx

xxx.xxx.xxx.xxx

xxx.xxx.xxx.xxx

xxx.xxx.xxx.xxx

médical

médical2

Salle de Réunion

Accueil1

Accueil2

xxx.xxx.xxx.xxx

xxx.xxx.xxx.xxx

xxx.xxx.xxx.xxx

xxx.xxx.xxx.xxx

Secrétariat2

Secrétariat

Compta

Masque sous réseau : xxx.xxx.xxx.xxxPasserelle : xxx.xxx.xxx.xxx DNS1 : xxx.xxx.xxx.xxxDNS2 : xxx.xxx.xxx.xxx

MAPPING RESEAU

DirecteurImprimante réseau

HP xxx.xxx.xxx.xxx

Biens

UsagersIntervenants

Partenaires

- Activité- Exploitation

Les différents modules du Les différents modules du programmeprogramme

- Messagerie

S

E

S

A

M

E

Paramétrage

Ensemble paramétrable (1)Ensemble paramétrable (1)

Accès sécurisé et sélectif

en fonction du type d’intervenant.

Types d’accèsTypes d’accès

Type Administrateur– Droits illimités : Consultation, Création, Suppression

Type Utilisateur standard (intervenant)– Droits limités : Consultation, Création, Suppression, limités

aux activités de l’intervenant

Type Usager– Droits Limités : Consultation de son dossier

Types définis au niveau de chaque structure – En fonction des besoins, restrictions d’accès multiples

Modules + ou - accessiblesModules + ou - accessibles

Administrateur

Référent SIMS SecrétairesIntervenant

Paramédical

Intervenant

Éducatif

AGENDA Oui Oui Oui Oui

DOSSIERS

médical

Non? Oui Oui Non

STATISTIQUES Oui Oui Non Non

IMPRESSION Oui Oui Non Non

Paramétrage Oui Non Non Non

Ensemble paramétrable (2)Ensemble paramétrable (2)

Logiciel qui permet une personnalisation, même s’il n’existe qu’un seul SIMS2AH

- Multi-dossiers (sur le même serveur)

- Multi-sites (via Internet: ADSL)

- Choix des types d’activité en fonction de la structure

- Possibilité de filtrer certains écrans

- …..

Ensemble des ActivitésEnsemble des Activités

Personnalisation Personnalisation de l’activité par structurede l’activité par structure

Restriction de certains écransRestriction de certains écrans Module administrer

Clic droit permet de modifier les paramètres

Permet de sélectionner les écrans à masquer

Ensemble paramétrable (3)Ensemble paramétrable (3)

Possibilité d’adapter ces listes de choix en fonction des besoins spécifiques de la structure.

Si certains items manquent, il est demandé de faire remonter la demande à chaque référent

-Pour les IEM : Yves Laurière (à vérifier)

-Pour les FOYERS : Daniel Cramet (à vérifier)

-Pour les CAMSP: Christian Caron

- Pour les SESSD : Dominique Leviel

-Pour les SAV : Yves Laurière (à vérifier)

-Pour les ESVAD : Evelyne Marion

-Pour les CAT : Jean Claude Lebarbier

-Pour HANDAS : Michel Houllebreque

Personnalisation des Personnalisation des listes de choix modifiable.listes de choix modifiable.

Personnalisation des Personnalisation des listes de choix non modifiable.listes de choix non modifiable.

Ensemble paramétrable (4)Ensemble paramétrable (4)

- Chaque utilisateur peut choisir son environnement

- choix de l’écran de départ,

- de l’affichage,

- des couleurs….

Choix de l’écran à l’ouvertureChoix de l’écran à l’ouverture

Paramétrage de l’agendaParamétrage de l’agenda

Biens

Intervenants

Partenaires

- Activité- Exploitation

Base UsagersBase Usagers

- Messagerie

Usagers- Nom, prénom, adresse…- Date de naissance- Dates d’entrée, de sortie, type de séjour- Besoin de la personne- Projet proposé- Projet réalisé- . . . .

Dossier de l’usagerDossier de l’usager

Biens

Usagers

Intervenants- Nom, prénom, age …- Fonction, date d’entrée, … -Temps et Répartition du temps de travail…-

Partenaires

- Activité- Exploitation

Base IntervenantsBase Intervenants

-Messagerie interne

Dossier IntervenantDossier Intervenant

Biens

IntervenantsUsagers

Partenaires= carnet d’adresseNom, prénom, fonction …Adresse, téléphone, …Possibilité d’avoir une liste détaillée…

Base PartenairesBase Partenaires

- Activité- Exploitation

- Messagerie

Dossier PartenaireDossier Partenaire

Biens = matériel à réserver

pour une activité donnée- référence, date d’achat….

UsagersIntervenants

Partenaires

- Activité- Exploitation

Base BiensBase Biens

- Messagerie

Dossier BiensDossier Biens

Biens

Usagers Intervenants

Partenaires

-Exploitation-Activité = Possibilité de générer les plannings par l’entrée souhaitéeUNE SEULE SAISIE, TOUS LES AGENDAS sont renseignés

ActivitéActivité

- Messagerie

AGENDA d’un IntervenantAGENDA d’un Intervenant

Biens

Usagers Intervenants

Partenaires

-Activité-Exploitation = Possibilité de traiter toutes les informations présentes dans les différentes bases- sous forme de tableaux, graphes, camembert…- sous forme de listes ou de formulaires…

ExploitationExploitation

- Messagerie

Évolution de l’effectif Évolution de l’effectif 2000-20042000-2004

0

50

100

150

200

250

2000 2001 2002 2003 2004 au 23/03/05

Nouveaux Contact

liste d'attente

Nouveaux entrants

Sortants

Présents

Effectif au 31/12/04 2000 2001 2002 2003 2004 23/03/05Nouveaux Contact 76 125 124 123 107 40Fin Contact 3 10 7 6 11 3

liste d'attente 0 0 0 0 28 60Nouveaux entrants 72 106 120 110 62 5

Présents 70 139 187 199 167 171Sortants 5 40 75 95 95 5

Effectif cumulé 75 179 262 294 290 236

Pyramide des âges au 31/12/2004Pyramide des âges au 31/12/2004

Age des usagers suivis au 31/12/2004

Classes d'âge[0 ; 0.99[ [1 ; 1.99[ [2 ; 2.99[ [3 ; 3.99[ [4 ; 4.99[ [5 ; 5.99[ [6 ; 10[

Effectif

40

39

38

37

36

35

34

33

32

31

30

29

28

27

26

25

24

23

22

21

20

19

18

17

16

15

14

13

12

11

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

0

12

39

33

34 34

11

3

Effectif au 31/12/04 0 à 1 1 à 2 2 à 3 3 à 4 4 à 5 5 à 6 > 6 TotalPrésents 12 39 33 34 34 11 3 166Sortants 3 13 19 22 19 19 0 95

liste d'attente 7 11 2 3 4 1 0 28Effectif cumulé 22 63 54 59 57 31 3 289

Nouveaux entrants 12 20 9 8 5 6 2 62

Origine des Origine des demandesdemandes20042004

Médecin Hopital LocalMédecin libéralPsychologue scolaire ( +école)PMIMédecin Hopital AutreStructure Médico socialeParent(s)Kiné Ortho libéralPersonnel de la structureSocialHalte garderie Crèche

Origine de la demande d'accompagnement / séjour sur une période

38.3 %

13.83 %

10.64 %

8.51 %

6.38 %6.38 %

5.32 %

5.32 %

3.19 %

1.06 %1.06 %

Origine demande Effectif % rép.Médecin Hopital Local 36 38.3Médecin libéral 13 13.83Psychologue scolaire ( +école) 10 10.64PMI 8 8.51

Médecin Hopital Autre 6 6.38Structure Médico sociale 6 6.38Parent(s) 5 5.32Kiné Ortho libéral 5 5.32Personnel de la structure 3 3.19Social 1 1.06Halte garderie Crèche 1 1.06

Les orientations Les orientations 20042004

DomicileCMPAvec suivi libéral ou accompagnement social simpleSESSDSans prise en charge par choix de la familleSESSADIEMAccueil de jourCMPPCAMSPDéménagementSESAD ou CMPPIMEAutre

Type d'orientation à la sortie

31,31 %

24,24 %

12,12 %

6,06 %5,05 %

5,05 %

4,04 %

3,03 %

3,03 %

2,02 %

1,01 %

1,01 %

1,01 %

1,01 %

2004 Type Effectif % rép.Domicile 31 31,31CMP 24 24,24Avec suivi libéral ou accompagnement social simple12 12,12SESSD 6 6,06

Sans prise en charge par choix de la famille5 5,05SESSAD 5 5,05IEM 4 4,04Accueil de jour 3 3,03CMPP 3 3,03CAMSP 2 2,02Déménagement 1 1,01SESAD ou CMPP 1 1,01IME 1 1,01Autre 1 1,01

Analyse de l’activitéAnalyse de l’activité

La requête renvoie une liste détaillée.La requête renvoie une liste détaillée.A ce jour, il existe A ce jour, il existe plus de 150 requêtes…plus de 150 requêtes…

Un état prépare un document formatéUn état prépare un document formaté

Biens

Usagers Intervenants

Partenaires

-Activité-Exploitation =

CE PAR QUOI IL FAUT COMMENCER POUR

S’APPROPRIER L’OUTIL

ExploitationExploitation

- Messagerie

POURQUOI & COMMENTPOURQUOI & COMMENT

LA FINALITE DU LOGICIEL- Une seule saisie (ce qui m’est utile)

- Une multitude de possibilités d’exploitation

LA DEMARCHE- Faire l’inventaire des taches répétitives et

complexes

- Impliquer toute l’équipe dans la démarche pour amplifier les possibilités

Le SIMS2AH ne peut être l’affaire d’une personne!

LES POSSIBILITESLES POSSIBILITES

- Rendu compte d’activité, Rapport annuel , Indicateurs d’activité (Ind.11….)

- Édition de publipostage: RDV, attestation de présence…

- Facturation…

- Échéancier, alertes, taches à planifier….

- Paiement des frais de déplacement des intervenants…

- Listes en tout genre: effectif, calcul, sélection, tri…

- Aide à la prise de décisions: programmation de réunions...

- Statistiques: usager, intervenants…

- Suivi des projets individuels…

- ….

Réussir l’implantation du Réussir l’implantation du SIMS2AHSIMS2AH

CONCRETEMENT

6 étapes essentielles6 étapes essentielles

1.Être convaincu (que le SIMS2AH est un +)

2.Suivre la formation n°13.Appliquer à la structure 4.Généraliser à toute l’équipe 5.Communiquer et s’entraider (forum…)

6.Approfondir (Formation n°2)

Être convaincu Être convaincu (enjeu de cette journée)(enjeu de cette journée)

Que le logiciel répond à mes besoins

Que le directeur insuffle avec envie ce nouveau système

Pourquoi changer ?Pourquoi changer ?

– Pour une meilleure communication et une maîtrise accrue des flux d’information

– Pour bénéficier d’un outil plus performant, adapté à chaque structure

– Pour bénéficier d’une vue globale de la structure et assurer un meilleur suivi

– Un choix stratégique pour anticiper les évolutions

– Pour répondre aux exigences de notre environnement

Comment changer ?Comment changer ?

– Présenter le système aux dirigeants pour qu’ils adhèrent au projet. Le SIMS2AH, c'est l'avenir. Tout le monde y va.

– Identifier et définir les processus clés

– Construire le plan de changement

– Adapter l'organisation à l’outil

– Adapter l’outil à l'organisation

– Former un référent SIMS2AH par établissement

Changement de logiciel:Changement de logiciel:

La conduite du changementLa conduite du changement

+ Repoussoir

Repoussoir

Poids mort

Poids mort

STARSTAR

VirtuelVirtuel-

- +

crédibilité

attractivité

cartographie des populations cartographie des populations

Pop Nbr impacts risques

matrice d’impact

comportements

matrice d’impact

comportements

organi-sation

métier

outil ContraintesLeviers

Comment le projet est-il perçu ? Quelles sont les principales populations impactées? Comment ?

Quels sont les changements majeurs générés

sur chacune des populations ?

Quels sont les facteurs d'accélération et/ou de ralentissement ?

++++++

+++ +

+ + ++

++ +

+ + - - - - - - - - - - - - - - -

- - - - - + + + + +-

+- +-+ + +

+ +

- - - - - - - - - - Les “convaincus” (équipe projet, direction, tous ceux qui aiment le changement)

Cibler son énergie sur les hommes

Les “ça ne marchera jamais”

+ + +

+ +

3 types de personnes à entraîner dans le projet

Injecter la juste énergie : Prendre en compte le passé (Ecouter les utilisateurs)

Communiquer, informer

Montrer concrètement les avantages du nouveau système

Sortir de son univers : aller voir ailleurs ce que d’autres ont fait

S’appuyer sur les convaincus

Prendre du temps avec certains

Faire confiance

…

Les autres (80% au début du projet)

… DES PRINCIPES QUI SERVIRONT TOUS LES AUTRES PROJETS DE L’ENTREPRISE

- -

- - - -

RH

Technique Organisation

Définition et mise en œuvre de l’outil

Adaptation aux spécificités de l’entreprise

Individuelle : peur, limites, changements

Collective : montée en compétence ; re-répartition des fonctions

Système de reconnaissance

Restructuration des processus

Faire participer les utilisateurs à la construction de la nouvelle organisation

Rendre visible le rôle et la place de chacun

La réussite

du projet passe

obligatoirement par la

prise en compte de ces 3 logiques

CO

MM

UN

ICA

TIO

N

GES

TIO

N D

E P

RO

JET

Fun & transparence !Structurée &

structurante

Les 3 logiques d’un projet ERP

À suivre…..À suivre…..

Un peu de TECHNIQUEUn peu de TECHNIQUE

1. Bonne évaluation du besoin en équipement informatique

2. Installation faite suivant le cahier des charges (utilisation du réseau avec une sécurisation

accrue)

3.

Améliorer la gestion des Améliorer la gestion des structures:structures:

– Automatisation des tâches – Améliorer l’organisation des structures et la performance

des salariés:– Réduction des délais de traitement ou un meilleur échange

d'information dans l‘établissement– Amélioration des processus– Accroissement de l'agilité de la structure : en faire plus

avec moins (données qualifiées)– Rationalise l’activité et la performance individuelle– > une réduction des délais (fluidité de l’information)

– > une réduction des coûts administratifs (meilleur suivi)

Comment faire pour améliorer la Comment faire pour améliorer la gestion des structures: gestion des structures:

– Stockage en un seul endroit des données utiles et qualifiées

– Garantie de la qualité des informations

– Partage d'informations au sein de l’établissement

– Système d'informations en temps réel comme support aux décisions

– Garantie de la qualité d'exécution des processus supportés par le logiciel

1. Utilisation de l’information en temps réel

2. Traçabilité et garantie de cohérence des opérations– > une plus grande cohérence entre les fonctions au sein des structures :

• éviter les ruptures lors du passage d’un système à l’autre• éviter les redondances (ressaisies, informations identiques mais exprimées sous des

formes différentes…)

1. Traitements de la globalité des besoins des structures

Les résistances au changement (1)Les résistances au changement (1) (couramment entendu lors des formations(couramment entendu lors des formations ) )

« Déshumanisation » :– Ne permet plus de s’occuper des usagers– Laisse peu de place à l’initiative de l’employé– Mode de fonctionnement toujours identique – Modification parfois radicale des processus de travail

• Ex règles APF pour le calcul des Km…• Ex Tradition de l’oral, pas de l’écrit…

– Contraintes lourdes sur les données

Les résistances au changement (2)Les résistances au changement (2)(couramment entendu lors des formations(couramment entendu lors des formations ) )

Technique :– Le produit ne répond pas à nos attentes– Coût d’investissement élevé (financier et humain)

• Manque de matériel• Peu de maîtrise de l’outil informatique• Besoin de beaucoup de formation

– Risques liés à la migration des données et aux interfaces

Les « peurs »– Risque de « flicage »

– Perte de temps– Les éléments recueillis = bâtons pour se faire battre

Les MANQUES Version1 Les MANQUES Version1 alors que la plupart des données existentalors que la plupart des données existent

- Sécurité

-Sauvegarde sur poste local-Protection des données qui relèvent de la paie et du bilan social (module pour les comptables)

- Édition des états préparatoires à la paie

- Calcul du présenteisme des usagers, nbre repas…

- Calcul du présenteisme des salariés

- Suivi du plan de formation, calcul du DIF…

Les PERSPECTIVES Version2 Les PERSPECTIVES Version2 demandes formulées à ce jourdemandes formulées à ce jour

- Interface OUTLOOK (synchronisation PALM)

- Facturation (IEM, Foyers)

- Assistance à la conception de planning (IEM)

- Lecteur carte vitale

- Tableaux de bord

FinFin

Les indicateurs concernent plusieurs types d’établissements, mais ils ne concernent pas systématiquement toutes les catégories.

  Sont applicables à l’ensemble des établissements et services les indicateurs :

1 = répartition par age 2 = répartition par sexe 3 = Durée de prise en charge 5 = Indicateur de qualification professionnelle 6 = Indicateur vieillesse technicité 7 = Coût de structure 8 = Fonction d’encadrement

  Sont applicables aux CAT, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

4 = Nombre de travailleur handicapés9 = Indicateur relatif à l’immobilier

Indicateurs par type de structureIndicateurs par type de structure

•caractéristiques cibléescaractéristiques cibléesMultiprise en chargeMultiprise en charge

SESSDSESSDCAMSPCAMSP

•Répartition par tranche d’ageRépartition par tranche d’age•Répartition par sexeRépartition par sexe

• Situation familiale (CHRS)Situation familiale (CHRS)1ère phase1ère phase

1ère approche 1ère approche des besoinsdes besoins

d’accompagnementd’accompagnement2ème phase2ème phase

Rappel des indicateurs de population DGASRappel des indicateurs de population DGAS

Temps de présenceTemps de présence de l ’usagerde l ’usager

Temps de présence effectiveTemps de présence effective des salariésdes salariés

REPARTITION HORAIREREPARTITION HORAIRE PAR NATURE D ’INTERVENTIONPAR NATURE D ’INTERVENTION

Indicateurs d ’activitéIndicateurs d ’activité 2ème phase DGAS 2ème phase DGAS